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作者簡介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發(fā)有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發(fā)有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）
中圖分類號：G27?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）21-0122-02
我國水電資源豐富，理論蘊藏量居世界首位。近年來，水電開發(fā)迅猛，2010年8月，全國投產(chǎn)裝機容量超過了2億kW。隨著水電項目投資的加快，對水電項目工程檔案的科學、規(guī)范管理也需要及時跟進。水電工程檔案作為基本建設(shè)工程檔案的重要組成，是企業(yè)檔案的工作主要內(nèi)容，是工程管理的重要部分。完整、準確、系統(tǒng)[1]做好水電工程檔案，實現(xiàn)檔案能夠?qū)λ婍椖空鎸嵱行в涊d，不僅是檔案服務于整個項目建設(shè)周期、規(guī)避諸多風險的要求，也是工程投產(chǎn)后安全經(jīng)濟運行、維護各方權(quán)益的需要，更是積累社會發(fā)展成果財富的需要。
一、工程檔案的概念及水電項目工程檔案的特點
工程檔案是指建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)及項目后評價整個活動過程中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實歷史記錄，又稱基建工程檔案或項目檔案。
水電項目工程檔案是基建工程檔案的重要構(gòu)成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設(shè)的長周期性、嚴格的建設(shè)程序性、多學科跨專業(yè)性，決定了水電工程檔案內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大等特性，具有綜合性強、形成周期差異大、形成時機性強、文書與科技檔案相互滲透等特點。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項目管理的重要內(nèi)容，也是水電項目竣工驗收前必須完成的單項驗收工作之一。
二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內(nèi)容
水電項目工程檔案基本上分為項目專項評價檔案、設(shè)計成果檔案、招標投標及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設(shè)備儀器檔案、工程財務檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構(gòu)成內(nèi)容是管好水電工程檔案的前提。
1.項目專項評價檔案
按照國家有關(guān)建設(shè)項目管理規(guī)定，項目前期和后期主要進行環(huán)保、水保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、地質(zhì)災害、占壓礦藏、并網(wǎng)審查、取水、地震、安全評估及部分項目竣工單項驗收，按照項目屬地原則逐級上報和下批文件。上述專項報告和審批文件是項目合法性資料，須完整歸檔。
2.設(shè)計成果檔案
項目總體規(guī)劃、項目建議書、可行性研究、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計報告及按項目規(guī)模審批權(quán)限的報批文件；施工圖、設(shè)計變更、專業(yè)模型試驗、地質(zhì)、地形和地貌測繪報告等設(shè)計基礎(chǔ)成果資料。
3.招投標、合同檔案
招投標檔案是對從招標公告開始到中標通知發(fā)出整個招標活動過程的反映，主要由招標文件、投標文件、招評標組織機構(gòu)、評標辦法、會議制度、會議記錄、澄清函、評標報告等組成。按照規(guī)定，投標文件一般只歸檔已中標單位的投標文件，對于未中標者的投標文件在項目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標過程，應將未中標單位的投標報價附于開標記錄后進行永久歸檔。
合同檔案包括合同會簽單、談判紀要，補充協(xié)議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權(quán)書。
4.移民征地檔案
移民征地檔案主要有移民規(guī)劃、勘測、勘驗報告、報批文件、土地丈量、公告、合同協(xié)議、補償費發(fā)放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協(xié)議、補償費發(fā)放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉(xiāng)、村、社行政機構(gòu)分別造冊，三者應相互對應，形成有效閉環(huán)，便于檔案檢索利用。
移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗收的基礎(chǔ)和憑據(jù)[3]，是水電工程檔案管理的難點。
5.建筑安裝工程檔案
建筑安裝工程是水電工程檔案的重點，直接反映工程質(zhì)量、進度、造價、安全、監(jiān)理、階段驗收、竣工圖等內(nèi)容。
（1）質(zhì)量管理文件。工程質(zhì)量文件是基本建設(shè)項目檔案的主體，案卷數(shù)量約占項目檔案的80%左右，歸檔需經(jīng)施工、質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理三方對文件齊全、完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行會審。主要有三部分：
基礎(chǔ)部分——質(zhì)量控制體系建設(shè)，包括技術(shù)負責人、三檢人員名單及資質(zhì)的質(zhì)量控制機構(gòu)；測量成果；施工技術(shù)要求；施工組織設(shè)計、施工方案及其監(jiān)理人批復等資料。
原材料、建筑成果檢測檢驗——原材料（構(gòu)配件）進場報驗（包括出廠試驗報告、合格證，工地復檢材料并報監(jiān)理人審批后使用）、成品（半成品）現(xiàn)場檢測檢驗及其橫向檢驗；取芯試驗報告。
過程控制部分——分項質(zhì)量驗收、單元工程、分部工程、單位工程、單項工程質(zhì)量評定，單位（單項）工程移交申請及鑒定書。分項驗收是質(zhì)量控制最底層環(huán)節(jié)，以土建砼工程為例，主要由基礎(chǔ)面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關(guān)系依次為：過程控制資料—單項工程評定資料—單位工程評定資料—分部工程評定資料—分項工程評定資料。
隨著我國城市化進程的加快，城建檔案工作越來越受到關(guān)注。其作為城市建設(shè)與發(fā)展的真實記錄，客觀的反映著城建過程中的進步與問題，對于城市未來規(guī)劃建設(shè)提供了重要的參考依據(jù)。隨著城建檔案的日已收到廣發(fā)關(guān)注，以及檔案信息的形式越來越多，加強對于城建檔案的管理十分必要。
一、城建檔案在城市建設(shè)中的作用分析
1.城建檔案在城市規(guī)劃、城市建設(shè)以及城市管理中的作用
在城市規(guī)劃的制定中，必須以記載著城市在建設(shè)中所形成的檔案資料為基礎(chǔ)進行規(guī)劃的制定。以城市建設(shè)中所進行的舊城區(qū)改造為例，如果缺乏有效的城建檔案作為資料借鑒，那么就會增加舊城區(qū)改造工作的難度。同樣的，具有系統(tǒng)與可靠的城建檔案資料對城市建設(shè)以及城市管理也有著重要的作用。以地下管線工程為例，如果在城市建設(shè)中不注意地下管線檔案的管理，就會加大地下管線管網(wǎng)普查的工作難度，甚至會給地下管網(wǎng)管理帶來不必要的麻煩。
2、城建檔案在人們生活與工作秩序方面的作用
城建檔案不止對城市規(guī)劃以及城市建設(shè)等政府管理產(chǎn)生影響，同樣的也對人們的日常生活與工作產(chǎn)生不可低估的影響。對于人們來說，人們的日常生活工作離不開水、電、通信、住房以及交通等等基礎(chǔ)設(shè)施，確保這些基礎(chǔ)設(shè)施檔案的完整性與系統(tǒng)性，對保證人們?nèi)粘９ぷ魃畹恼＿\行有著不可取代的作用。
3、城建檔案在防災抗災方面的作用
對于城市管理來說，不可避免的會出現(xiàn)地震之類的自然災害。在汶川地震中，四川災區(qū)的城建檔案管理部門就極好的發(fā)揮了城建檔案在救災方面的作用。除此以外，城建檔案在防災方面所具有的作用也是不可取代的。
這是由城建檔案本身作為城市規(guī)劃與城市基礎(chǔ)建設(shè)的歷史記錄資料的本質(zhì)所決定的。除此以外，城建檔案本身也是重要的科研資料，城建檔案不僅僅能為城市建設(shè)、城市管理以及城市規(guī)劃等等提供必要的科研資料，更為城市科學的理論研究與實踐應用提供重要的基礎(chǔ)性資料。
二、目前城建檔案管理存在的一些難點問題
1、缺乏檔案意識，無法及時準確建檔
在城市建設(shè)如此快速發(fā)展的今天，我們的城建檔案管理部門，嚴重缺乏城建檔案的管理意識，對城建檔案管理不夠重視，在加上缺乏專業(yè)檔案管理人員，建檔不及時、資料收集不全面、編排維護不到位，甚至根本就不建檔，工作往往就是走走形式而已，應付差事罷了，嚴重的影響了城建檔案管理工作的順利進行，結(jié)果會給城市的發(fā)展帶來不可估量的危害。
2、管理方式、技術(shù)陳舊落后，缺乏系統(tǒng)性
現(xiàn)在許多城市的城建檔案管理部門，還都是一些陳舊的管理模式，都是舊體制留下的一些制度，管理技術(shù)基本還停留在紙質(zhì)實體進檔，雖然也開始使用計算機管理，但管理的模式依然還是傳統(tǒng)的，對知識的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上，不適應信息化建設(shè)的發(fā)展及社會對其新的需求。本來就沒有系統(tǒng)的管理模式，再加上技術(shù)的落后，導致在城建檔案管理十分混亂。
3、檔案管理人員缺乏專業(yè)管理技能、自身素質(zhì)低
目前的城建檔案管理人員，大都是以前從一些其它崗位上，由于一些原因，而進到這個部門工作的，本身專業(yè)素質(zhì)低、技能差，對檔案管理知識知之甚少，責任心不強等，在這管理已經(jīng)走向電子信息管理時代的今天，他們是根本無法適應如此快速發(fā)展的需要，大大阻礙了城建檔案工作的順利發(fā)展。
4、管理人員斷檔、缺失嚴重
城建檔案管理工作本身固有的特點，是現(xiàn)如今年輕人都無法喜歡和選擇的。首先，工作重復性勞動極高，勞動強度過大;其次收集資料、建檔整理這樣的性質(zhì)工作特別枯燥、、忙心、繁瑣;再有就是這事職業(yè)病高發(fā)的工作，其工作特點極易引發(fā)腰椎、頸椎疾病。這樣的工作基本沒有人愿意干，老的員工退休的退休、轉(zhuǎn)行的轉(zhuǎn)行，留下了的很少，而且沒有工作熱情。大學生都覺得這樣工作沒有激情、沒有創(chuàng)造、沒有發(fā)展都不愿意選擇這工作，人員缺失、斷檔也就成為這工作一個普遍的現(xiàn)象。
5、城建檔案管理相應的法律法規(guī)不夠完善
國家近些年相繼頒布了一些城建檔案管理方面的法律法規(guī)，也對其管理發(fā)展起到了積極的推動作用，但是這還遠遠不夠。從大局統(tǒng)一的角度看，我們還沒有真正的形成完整的管理體系，中央與地方法規(guī)不一致;城建檔案法規(guī)與建設(shè)行業(yè)以及文書檔案相關(guān)法規(guī)的銜接與配套方面存在一定的沖突及矛盾;城建檔案工作現(xiàn)已經(jīng)成為全國規(guī)模的事業(yè)體系，但是其在立法方面卻非常緩慢，無法跟上工作發(fā)展的需要。
三、加強城建檔案管理的對策與建議
1、以思想為根本，高度重視城建檔案管理
想要加強城建檔案管理，就需要在思想上高度重視城建檔案管理工作。城建檔案管理需要從長期謀略和監(jiān)督檢查兩方面做好。對于長期謀略，首先需要在高度重視的基礎(chǔ)，將檔案管理與城市建設(shè)相融合，共同謀略、共同發(fā)展，讓城市建設(shè)工作做到日益完善的同時檔案管理工作也能夠盡量完善化。做好這方面的工作城建檔案管理部門需要制定相應的工作計劃，以此確保在城建檔案管理工作中能夠得到有效地保障。對于監(jiān)督檢查，它是工作落實的前提，監(jiān)督檢查應該歸納于整體部門的考核體系，以科學嚴謹?shù)膽B(tài)度考核工作人員的績效，對優(yōu)秀的員工進行物質(zhì)上和精神上的獎勵與鼓舞，讓他們能夠充分地激發(fā)出工作的積極性與創(chuàng)新性。
2、加快新技術(shù)應用、創(chuàng)新管理
社會的發(fā)展已近進入高科技信息化時代，各行各業(yè)都在加大高科技的投入和應用，不但提高了工作效率，也提高經(jīng)濟效益。我們已經(jīng)落后的城建檔案管理工作如今更要就快我們的步伐，對傳統(tǒng)的管理模式進行優(yōu)化制定大膽、創(chuàng)新管理模式，果斷的加大各方面的投入，從人員的配備、設(shè)備的更新、網(wǎng)絡的建設(shè)等不斷的完善，堅持‘用戶為中心’的原則，應用先進的檔案管理技術(shù)，從內(nèi)容、形式上實現(xiàn)完全不同與以往的主動服務。
3、加強隊伍建設(shè)、提高專業(yè)技能
領(lǐng)導的重視、創(chuàng)新的管理，還需要過硬的隊伍。城建檔案管理工作從內(nèi)容、方式方法直到技術(shù)都在改變，這樣不斷的變化對管理人員的各項要求就在不斷的提高，要想打造一支過得硬的管理隊伍，我們要做好以下幾點:
(1)制定完善的培訓制度，‘走出去、請進來’相結(jié)合，快速的提高我們管理人員的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能;(2)強化服務意識，注重職業(yè)道德培養(yǎng);(3)提高管理人員各項待遇，留住管理人才;(4)積極招入專業(yè)的技術(shù)人才，管理人員合理配置，明確分工、各盡其責。
4、加強橫向聯(lián)合、適時維護更新、充分開發(fā)利用
城建檔案對城市發(fā)展的作用是至關(guān)重要的，想關(guān)單位都要積極的行動起來，主動配合，提供準確、全面、真實的資料，這樣才會使城建檔案資料才能夠更好的得到利用;再有相關(guān)單位之間相互聯(lián)手，統(tǒng)一合作、真正實現(xiàn)資源共享，為城建檔案資料的交流提供可靠便捷的平臺。
5、加快完善和健全城建檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)
從中央到地方，各級城建檔案管理部門，都要以中央出臺的對城建檔案管理的政策為主導，加快完善和健全其相關(guān)的法律法規(guī)。積極做好各項工作的規(guī)劃，組織相關(guān)各級人員認真學習，在實際工作中全面落實，逐步的把城建檔案管理納入法制的軌道上。
6、做好城建檔案管理工作的監(jiān)督
近年來，隨著社會的發(fā)展和辦公條件的完善，在我國交通系統(tǒng)各項工作和實踐活動中形成了大量聲像檔案，這些檔案是交通行業(yè)的重大歷史寫照，是全宗檔案的重要組成部分。然而，在交通系統(tǒng)聲像檔案實際管理工作中，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，這就嚴重影響了檔案的完整性以及利用率，如何更好的保護好、利用好、管理好這些生動形象的特殊載體檔案已成為當前交通系統(tǒng)面臨的重要課題。針對交通系統(tǒng)聲像檔案管理中的存在問題，本文提出了一些對策及建議。
1 交通系統(tǒng)聲像檔案管理工作的存在問題
根據(jù)工作實踐，我們發(fā)現(xiàn)在交通系統(tǒng)聲像檔案管理工作中還存在一系列問題，這主要表現(xiàn)在：第一，交通系統(tǒng)聲像檔案采錄人員的素質(zhì)參差不齊，很多人員為各業(yè)務部門的兼職人員，采錄技術(shù)較低，工作時間較短，還有一些聲像檔案信息采集人員在思想上存在誤區(qū)，認為檔案就是上級來文或紅頭文件，沒有對公務活動中形成的照片、影像、錄音等信息的保存給予重視，另外，為了個人或部門內(nèi)部的方便，一些工作人員沒有將聲像檔案移交到檔案室統(tǒng)一保存，特別是隨著人員的變動和機構(gòu)的調(diào)整，造成大量聲像檔案的管理失控或流失，對檔案的利用和保護帶來了不利影響。第二，從整體上看，交通系統(tǒng)對聲像檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)的資金投入還是比較大的，但是由于一些單位沒有制定基于聲像檔案管理的制度和使用要求，管理較混亂，導致大量設(shè)備被閑置、沒有專人會用、設(shè)備存于個人或部門內(nèi)部、設(shè)備使用人員不明確等現(xiàn)象普遍存在，設(shè)備添置多、利用率少，不利于交通系統(tǒng)聲像檔案收集和整理工作的順利開展?？傊?，聲像檔案管理工作明顯滯后于其他門類的檔案管理，在管理意識、管理制度以及保存條件方面尚存在一些問題，亟需解決。
2 加強聲像檔案管理工作的對策及建議
2.1 樹立聲像檔案信息資源觀意識
從信息資源角度來看，交通系統(tǒng)中形成的聲像檔案是最真實、最可靠也最權(quán)威的原生信息，其具備以文字為載體的檔案所不能替代的作用，是交通事業(yè)單位檔案信息資源的重要組成部分，這些信息與紙質(zhì)的文書、科技檔案是相互聯(lián)系、相互補充的，共同構(gòu)成了完整的檔案資源體系，對交通運輸事業(yè)的歷史和現(xiàn)實都具有重要現(xiàn)實意義，所以，我們必須樹立聲像檔案信息資源觀意識，實行統(tǒng)一管理，做到層層有人抓，處處有人管，形成工作協(xié)調(diào)一致的交通系統(tǒng)檔案信息資源管理網(wǎng)絡。
2.2 制定切實有效的管理辦法
要想改變交通系統(tǒng)當前聲像檔案管理工作混亂的局面，就必須制定一套切實有效的管理辦法來實現(xiàn)對該項工作的規(guī)范。各個立檔單位都必須建立健全相應的管理制度，加大管理力度，實現(xiàn)聲像信息從產(chǎn)生、收集、歸檔、保存到移交檔案室的統(tǒng)一管理，防止信息的分散或流失，杜絕將聲像檔案歸為個人和部門內(nèi)部所有。明確規(guī)定聲像檔案的日常保管和借閱利用，對于那些永久保存的檔案，應定期向交通主管部門或?qū)I(yè)檔案館移交，與此同時，明確責任，制定并落實各項配套措施，做到依法管理，有章可循，使聲像檔案管理工作逐漸成為一項自覺的行動，不斷提高工作效率和工作質(zhì)量，確保檔案利用率和完整性。
2.3 采取切實有效的前端控制方法
前端控制是交通系統(tǒng)聲像檔案管理的基礎(chǔ)。首先，針對當前聲像檔案管理現(xiàn)狀，交通行業(yè)檔案主管部門要加大對聲像檔案管理工作的監(jiān)督和指導，將聲像檔案管理納入檔案目標管理和年度執(zhí)法檢查中。針對不同單位的工作現(xiàn)狀，采取不同的方式進行分類指導，疏通收集渠道，全面提升整體水平，比如對于那些在人員、設(shè)備和管理方面都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫，而相反的則應在依法管理和規(guī)章建制上下功夫；比如對于本單位或部門的一般檔案，要及時移交到上級主管部門或?qū)I(yè)部門，對于重點部門或科室產(chǎn)生的比較集中的聲像檔案應強化收集，及時溝通。另外，人是做好聲像檔案管理工作的重要保證，因此，在人員方面，應選派有工作經(jīng)驗和高度工作責任心、懂拍攝的人員擔任信息采錄人員，提高聲像檔案工作的專業(yè)水平；加強業(yè)務培訓，提高檔案管理人員、聲像信息采錄人員的專業(yè)知識和業(yè)務技能；提高聲像檔案人員的歸檔意識，將散存于個人和部門內(nèi)部的資料收集起來，使檔案人員逐漸學會自覺行動，為交通系統(tǒng)聲像檔案管理水平的提升奠定堅實基礎(chǔ)。
2.4 加強聲像檔案編研
交通行業(yè)各個單位必須進一步提高對聲像檔案價值的認識，努力轉(zhuǎn)變觀念，使聲像檔案的編撰朝著專業(yè)化方向發(fā)展，在此過程中，善于依托檔案館藏資源優(yōu)勢，盡量編撰出能夠突出交通系統(tǒng)特色的文獻資源，提高檔案工作知名度。檔案編研工作要由單一型的低層次開發(fā)逐步向多元化的高水平發(fā)展，充分利用先進設(shè)備和現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，保證信息開發(fā)的有效性和實時性，最大限度縮短信息加工時間，提高信息利用效率；打破傳統(tǒng)的“關(guān)門編研”現(xiàn)狀，為各個工作中心和部門提供生動形象的聲像資料，使聲像檔案宣傳更具生命力和活力。
3 結(jié)束語
做好交通系統(tǒng)的聲像檔案管理工作不僅僅是檔案管理部門的事，還是各個立檔單位和全社會的事，我們必須對該項工作給予高度重視，加強宣傳，樹立聲像檔案信息資源觀意識，制定切實有效的管理辦法，采取可行前端控制方法，不斷加大管理力度，將聲像檔案保管好、利用好，管理好，使聲像檔案的價值在交通系統(tǒng)中得以充分發(fā)揮。
參考文獻
通過多年的普及發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸成為當前這個知識經(jīng)濟時代最為耀眼的資源，社會中各行各業(yè)的信息化水平已經(jīng)成為信息化時代衡量一個產(chǎn)業(yè)、一個地區(qū)、一個國家經(jīng)濟能力與發(fā)展程度的關(guān)鍵性指標。對檔案管理事業(yè)來說，通過信息化建設(shè)不僅能夠進一步提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，同時能夠與其他工作進行信息化對接，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的促進作用。然而，我國事業(yè)單位檔案管理通過多年的信息化建設(shè)，在取得成績的同時，仍然存在一些不足，如何解決這些不足就成為各個事業(yè)單位急需解決的重要課題。
一、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析
（一）信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。檔案本身的性質(zhì)決定檔案信息化建設(shè)必然需要一定的軟硬件基礎(chǔ)，比如局域網(wǎng)、性能良好的電腦、檔案數(shù)據(jù)庫以及大容量服務器等等，同時還需要開發(fā)檔案管理專用軟件，加強檔案網(wǎng)絡日常維護管理工作等。然而，檔案管理部門本身不具有盈利水平，無法通過提供社會化服務獲得相關(guān)的收入，資金方面的撥付往往難以滿足信息化建設(shè)的資金投入，導致檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱。
（二）缺乏統(tǒng)一的標準與規(guī)范。檔案標準化、規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的先決條件，即需要共同的信息技術(shù)與信息語言組織檔案資料。從1979年開始，我國政府陸續(xù)頒布了不少檔案管理工作方面的標準，然而當中大部分都是針對音像、紙質(zhì)等檔案類型，針對數(shù)字化檔案的標準與規(guī)范則相對較少，使得檔案管理信息化建設(shè)仍缺乏統(tǒng)一的標準與規(guī)范。
（三）檔案信息化與電子政務缺乏聯(lián)系?，F(xiàn)階段，通行于互聯(lián)網(wǎng)中的有效信息超過80%左右均掌握在政府部門中，而政府部門中的信息大部分都儲存在檔案館中。檔案信息化建設(shè)的目的并不只是局限于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，同時還需要促進政務信息公開的發(fā)展。然而，我國當前仍然沒有形成政府信息資料開發(fā)利用的良好趨勢，缺乏合理的辦法與組織，檔案信息化與電子政務建設(shè)缺乏聯(lián)系。
二、檔案管理信息化建設(shè)的措施與建議
（一）加大各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度。1.檔案管理硬件系統(tǒng)建設(shè)。各個事業(yè)單位應當高度重視檔案信息化建設(shè)的重要性，主動為檔案管理部門提供充足的資金，購置打印機、復印機、掃描儀及高性能計算機等硬件設(shè)施，針對一些關(guān)系到國計民生的機構(gòu)，還應當配置專門用于檔案整理、收集的計算機，便于檔案信息的快速傳遞，進一步發(fā)揮硬盤儲存容量大、檢索快以及儲存方便的優(yōu)勢。2.檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)。針對之前保留的傳統(tǒng)檔案，檔案管理部門應當加大檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度，主動針對各種分散的、多種介質(zhì)的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理，真正實現(xiàn)檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用，進一步提升檔案管理工作的精確度與質(zhì)量。
（二）統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標準。標準規(guī)范與規(guī)章制度不僅是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，同時也是檔案管理信息化建設(shè)的制度保證，只有建立在統(tǒng)一的標準與規(guī)范約束條件下，檔案管理信息化建設(shè)的作用才能夠得到最大程度的體現(xiàn)。對事業(yè)單位來說，在進行檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計的進程中，應當充分考慮檔案管理系統(tǒng)的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術(shù)標準、技術(shù)參數(shù)等實施標準化設(shè)置，例如制定數(shù)據(jù)的接口標準、安全標注及非同一類型之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標準等各個方面，通過針對整個檔案管理系統(tǒng)進行標準化建設(shè)，能夠進一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現(xiàn)象。
（三）有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務建設(shè)。檔案信息資源作為電子政務建設(shè)當中不可或缺的公共信息資源，要想進一步保障檔案信息化建設(shè)的成效，應當有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務建設(shè)。這就需要將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務建設(shè)的層面去進行規(guī)劃，使得檔案信息化建設(shè)、信息資源開發(fā)能夠與電子政務進行有效的整合。對檔案部門來說，應當主動加強與電子政務建設(shè)機構(gòu)的交流，統(tǒng)一協(xié)調(diào)信息化建設(shè)，主動爭取把檔案信息管理歸納到電子政務建設(shè)當中，依托我國電子政務內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，構(gòu)建部門網(wǎng)，建立檔案管理主頁，積極檔案政務相關(guān)的信息資料。除此之外，檔案管理機構(gòu)應當加大網(wǎng)站方面的建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)中主動實施現(xiàn)行文件服務中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務，以便于相關(guān)資料的共建共享。
三、結(jié)語
綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)、繁雜的工程，其不僅關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與效率，并且還關(guān)系到事業(yè)單位未來的發(fā)展。這就需要各個事業(yè)單位高度重視檔案管理工作，正視當前檔案管理信息化建設(shè)存在的不足，針對這些不足制定針對性的解決措施，通過加大各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度、統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標準以及有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務建設(shè)，全面促進檔案管理信息化建設(shè)的有序進行。
【參考文獻】
1、相關(guān)機構(gòu)及人員的人事檔案意識薄弱，對人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分人員對人事檔案管理工作認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，只要不丟失、不泄密，能應付干部調(diào)動或提拔時的查檔工作就行。因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，在一定程度上缺乏應有的理解與重視。
2、人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實不到位。有的單位沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
3、人事檔案管理人員配備不足，管理隊伍有待加強。檔案管理工作任務繁重，但由于重視不夠，事業(yè)單位人事檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致事業(yè)單位人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。這將不利于事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的提高。
4、人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。
5、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。目前很多事業(yè)單位人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。
二、加強事業(yè)單位人事檔案管理的幾點建議
1、加強人事檔案的宣傳教育工作，切實提高事業(yè)單位廣大職工的人事檔案意識。人事檔案管理部門要加強宣傳力度，真正從思想上引起廣大職工對人事檔案工作的高度重視和支持。各級領(lǐng)導要高度重視，切實加強領(lǐng)導，經(jīng)常了解檔案工作情況和存在的問題；同時在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財力上給予大力支持，使事業(yè)單位人事檔案管理工作得以順利進行。人事檔案管理人員應當增強服務意識，積極主動地開發(fā)利用人事信息，為事業(yè)單位人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。
2、要建立健全并認真貫徹落實人事檔案方面的各項規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。面對新時期新任務新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關(guān)制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴格遵守相關(guān)制度，不斷規(guī)范人事檔案管理。
3、增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業(yè)務素質(zhì)。首先，事業(yè)單位人事檔案部門應該落實有專人負責，根據(jù)檔案冊數(shù)的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發(fā)利用。其次，人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，因此要求工作人員嚴守工作紀律，不斷提高自身的政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務技能，充分應用現(xiàn)代科學技術(shù)來推進人事檔案管理工作的科學化和規(guī)范化。
新醫(yī)改背景下醫(yī)院內(nèi)部體制進行深刻的改革，醫(yī)院檔案管理也要適應新醫(yī)改的政策，改進檔案管理工作方法。在實際工作中，醫(yī)院檔案管理中存在著諸多問題，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了許多困難。醫(yī)院檔案管理工作要適應新醫(yī)改政策，就必須進行相應的改進工作，促進醫(yī)院檔案管理工作的完善和發(fā)展。
醫(yī)院要適應新醫(yī)改背景下的改革，就要重視檔案管理工作。檔案管理工作對醫(yī)院經(jīng)營狀況的發(fā)展和改進有重要的作用，是醫(yī)院運營發(fā)展的重要記錄，加強檔案管理工作，改進檔案管理工作方法，能夠使醫(yī)院更加適應新醫(yī)改的發(fā)展和革新，保證醫(yī)院在新醫(yī)改背景下順利開展檔案管理工作。
一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理工作的受重視程度與其它工作存在差異
在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的管理人員和工作人員對檔案管理工作的重視程度與其它工作存在差異。醫(yī)院的檔案管理工作中，現(xiàn)今的檔案管理人員多為兼職，也缺少相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)，相關(guān)檔案在收集、整理和存檔過程中經(jīng)常出現(xiàn)存放不當、遺失、損壞等現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的效果，也使醫(yī)院檔案的利用率下降。新醫(yī)改背景下醫(yī)院的經(jīng)營模式是醫(yī)院改革中的重點，但是醫(yī)院還沒有真正意識到檔案管理工作對醫(yī)院的重要性，投入資金不足，在新醫(yī)改中檔案管理工作改革程度較低，導致檔案管理工作人員積極性不高，在檔案管理工作過程中又缺乏嚴格的工作程序，經(jīng)常處于被動應付的狀態(tài)，從而使檔案管理質(zhì)量低下，醫(yī)院檔案利用率低，難以發(fā)揮檔案應有的作用。
（二）醫(yī)院檔案管理的工作模式不規(guī)范
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院還沒有建立相應的規(guī)范化管理工作模式，缺乏健全的管理模式和考核制度。部分檔案管理人員的工作人員缺乏更高的工作素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，受檔案管理工作的特點的影響，缺乏量化管理的基礎(chǔ)，在檔案管理工作中，工作人員沒有及時做好檔案信息的收集、整理和存儲，使得醫(yī)院檔案的利用率一直不高。
（三）醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)培訓
由于醫(yī)院檔案管理工作的職業(yè)門檻比較低，基礎(chǔ)設(shè)施條件差，導致醫(yī)院檔案工作人員對檔案的管理僅限于紙質(zhì)檔案信息的收集、整理和放置，或者電子信息化檔案信息的錄入和檢索等，缺乏專業(yè)的管理手段，導致檔案管理工作效率低下，不能滿足新醫(yī)改背景的相關(guān)要求。檔案管理人員工作頻繁變動，對醫(yī)院檔案的收集整理歸檔等缺乏了解，對工作環(huán)境和工作流程都不熟悉，影響到檔案管理的工作質(zhì)量，管理人員普遍缺乏專業(yè)知識和綜合素質(zhì)的培訓，業(yè)務能力不熟練，也不能很好地適應現(xiàn)代化管理工作。
（四）醫(yī)院缺乏對管理人員的專業(yè)培訓
由于檔案管理人員的入職門檻低，管理模式落后，醫(yī)院的檔案管理工作效率低下，檔案利用率低。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理的工作范圍不斷擴大，涉及到醫(yī)院的各個科室，現(xiàn)今的醫(yī)院檔案管理一般使用信息技術(shù)和相關(guān)的檔案管理軟件，可以提高工作效率，降低工作量，也可以保證檔案信息的安全和完整。因此在檔案管理工作中，醫(yī)院必須對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，提高檔案管理人員的工作責任感和專業(yè)素養(yǎng)，引進信息技術(shù)，使檔案管理人員可以熟練掌握新的檔案管理工作模式。
（五）不利于適應新醫(yī)改的要求
現(xiàn)階段，受新醫(yī)改的影響，醫(yī)院的醫(yī)療、行政體系都擁有一套完整的管理制度和規(guī)范，但是檔案管理制度還不完善，醫(yī)院還沒有在檔案管理的相關(guān)制度中作出具體的規(guī)定和要求，對檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標準和模式，部分醫(yī)院缺乏檔案管理工作完整的考核制度，導致檔案管理工作管理缺失，缺乏監(jiān)督，使得醫(yī)院檔案管理工作無法適應新醫(yī)改的要求，不利于醫(yī)院在新醫(yī)改背景下的發(fā)展。
二、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的相關(guān)措施
（一）提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院管理層要提高對檔案管理工作的重視，明確檔案管理工作對醫(yī)院的良好發(fā)展和新醫(yī)改的順利推行的重要作用，將其納入到醫(yī)院新醫(yī)改工作中來，強化檔案管理意識，加大資金投入，改變醫(yī)院上下對檔案管理工作的認識。使醫(yī)院的檔案管理工作人員可以意識到自身的重要責任，能夠有效完成自己的工作任務，及時做好醫(yī)院各科室檔案的收集整理工作，保證檔案的真實和完整，使其按照順序歸檔，便于檔案的查詢檢索。在使用電子檔案和數(shù)據(jù)庫時，要及時錄入新的檔案信息，對原始資料做好整理，保證醫(yī)院檔案信息的安全性和保密性，提高工作效率。
（二）改善醫(yī)院檔案管理工作模式，健全醫(yī)院檔案管理制度
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院可以改善檔案管理工作模式，推行更加合理的管理制度，做出合理的人員安排，使工作人員各負其責，減少檔案管理崗位上的兼職現(xiàn)象，檔案管理逐漸條理化、規(guī)范化。在檔案的收集管理等方面，醫(yī)院也要制定完善的收集、整理和存儲制度，規(guī)定各科室的原始檔案信息及時整理并上交，減少原始檔案的缺損和遺失現(xiàn)象，提高檔案信息的利用率。明確檔案管理人員的職責和工作范圍，做好檔案管理部門工作內(nèi)容的指導和規(guī)范，與現(xiàn)代醫(yī)院管理方式相結(jié)合，在醫(yī)院中對檔案的重要性進行宣傳，轉(zhuǎn)變思想觀念，加強對檔案信息的利用。定期對檔案管理人員進行考核，將工作內(nèi)容與獎懲機制掛鉤，加大對檔案管理工作的投入力度，建立醫(yī)院各科室之間的信息共享機制，保證檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。
（三）開展檔案管理人員培訓工作
新醫(yī)改背景下，信息技術(shù)逐漸進入檔案管理工作中。檔案管理人員要做好大量檔案的整理工作，還要及時檢索出有用的信息，就必須掌握專業(yè)的計算機技能。醫(yī)院要定期開展檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培訓工作，提高檔案管理工作人員的責任感，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，及時向他們傳授信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫相關(guān)的知識，幫助他們學習先進的管理經(jīng)驗和工作模式。醫(yī)院也可以聘請相關(guān)管理專業(yè)的人才，帶動管理工作人員改工作方式，促進信息技術(shù)在檔案管理工作中的深化。檔案管理工作的效率與檔案管理工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)有很大關(guān)系。檔案管理工作人員要及時更新知識，提高自身業(yè)務能力，醫(yī)院要建立一支檔案管理人才隊伍，與時展接軌，不斷創(chuàng)新，建立檔案管理創(chuàng)新激勵機制，建立更加科學高效的檔案管理機制和人才培養(yǎng)機制。
（四）引進信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理方式
醫(yī)院要提高檔案管理工作的工作效率，改進檔案管理的工作方式，就要引進信息技術(shù)對檔案進行管理。加大相關(guān)軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，更新升級計算機的軟硬件設(shè)施，定期更新防火墻和殺毒軟件，注意檔案的保密性和安全性。對檔案信息進行數(shù)字化處理，既可以提高工作效率，減輕工作量，又可以節(jié)省檔案儲存的占地空間，使檔案得到完好保存，便于查閱。促進工作管理方式的現(xiàn)代化改革，設(shè)置嚴格的考核制度，將責任落實在個人，各科室要重視檔案管理工作中，做好原始資料的整理工作，設(shè)立科室中的檔案管理工作。
（五）提高醫(yī)院檔案信息的利用率，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院可以擴大檔案的利用領(lǐng)域，使檔案管理的利用率不斷提升。醫(yī)院可以制定檔案使用的不同等級的權(quán)限，在各科室開放檔案使用，可以通過檔案了解患者的個人信息和患病信息，各科室間要打破傳統(tǒng)的壁壘，多進行溝通，加強科室間檔案信息的聯(lián)系，促進資源共享，患者也可以通過數(shù)據(jù)庫查詢自身的檔案信息，了解自己的病癥。制定嚴格的檔案保管、檢索和借閱程序，保存好借閱記錄，在檔案遺失或損毀后可以追責到人。各科室也要做好線上檢索，利用信息共享平臺，做出遠程、快捷、全面地查詢工作。檔案管理人員也要積極深入實際的科室生活中，及時對檔案進行收集和整理，了解檔案中的內(nèi)容和信息，找出檔案中的缺陷并及時予以改正。醫(yī)院要加強相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，引進先進的信息技術(shù)設(shè)備，設(shè)立獨立的檔案儲存室，并做好設(shè)備的維護保養(yǎng)工作。對以往的紙質(zhì)檔案要做好存放工作，防潮防火，并及時向信息數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移。引進必需的檔案設(shè)計和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，營造信息化的檔案管理環(huán)境，有效保證檔案的安全性和完整性，使其適應新醫(yī)改的要求[6]。建立完善的信息化檔案管理體系，對各科室的檔案文件進行統(tǒng)一的信息化管理，在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)中上傳和分享資料，促進醫(yī)院檔案的利用效率，加強安全管理，定期殺毒和升級防火墻，增強檔案信息系統(tǒng)的安全性。注意突發(fā)事件對檔案管理的影響，預防為主，可以組織人員提前進行演練，應對檔案信息安全問題，提高檔案保存安全系數(shù)，減少檔案遺失或損壞的因素。
（六）完善檔案的收集、整理和歸檔流程
二、加強病歷檔案管理對構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系的意義
近年來，醫(yī)患關(guān)系緊張以及由此引發(fā)的矛盾糾紛日益增多已經(jīng)成為威脅社會和諧穩(wěn)定的重要因素之一。造成醫(yī)患關(guān)系緊張的原因很多，這其中病歷管理不當造成的患者與醫(yī)生或醫(yī)院之間不信任成為最重要的原因。在這種情況下，加強對病歷檔案的管理工作就顯得非常必要。病歷檔案是醫(yī)院對患者醫(yī)學治療全過程進行記錄的職業(yè)文書，具有較高的證明效力，是醫(yī)療糾紛中必不可少的重要證據(jù)。醫(yī)院工作人員對患者病歷客觀、真實、準確、及時、完整地書寫，以及醫(yī)院對病歷的科學歸檔和依法管理，一方面能夠保證患者即使在缺乏醫(yī)療知識的情況下，也可以通過調(diào)取病歷檔案向其他醫(yī)院的權(quán)威專家咨詢，從而獲得充分的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)，以避免不必要的糾紛；另一方面即使發(fā)生了醫(yī)療糾紛，通過調(diào)取病歷檔案就能夠為有疑慮的患者提供可以查詢的依據(jù)，這也是尊重患者、獲得患者理解進而化解矛盾糾紛的前提。此外，真實完整的病歷檔案也能為醫(yī)院工作人員在舉證責任和保護自我權(quán)益時提供有力的證據(jù)。從這個意義上來說，加強病歷檔案管理工作，既是維護醫(yī)患雙方合法權(quán)益的有效方式，也是減少醫(yī)患糾紛，化解醫(yī)患矛盾，構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系的有效檔案人語途徑。
三、加強病歷檔案管理，構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系的舉措
1.規(guī)范檔案管理，提高管理人員素質(zhì)。一方面要建立專門的病歷檔案管理室，健全相應的檔案管理制度，完善檔案管理工作規(guī)范和流程，并且把規(guī)范公之于眾，使全體職工不僅了解檔案管理制度的內(nèi)容，更能自覺遵守。另一方面要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案干部管理隊伍。要以培育專家型、技能型檔案人才隊伍為目標，進一步加強檔案干部思想教育和技能培訓。通過開展對檔案人員在職在崗的專題培訓和競賽考核，著力提高檔案人員的實際應用能力和創(chuàng)新能力。鼓勵檔案管理人員競爭上崗，爭當行家里手，努力把醫(yī)院檔案部門建設(shè)成學習型和研究型部門，在確保醫(yī)療術(shù)語、符號等的正確錄入、患者病歷檔案的及時歸檔整理、電子化管理方式的推進等方面彰顯檔案管理人員不斷提升的能力和素質(zhì)。同時，還應加強檔案管理人員的政治思想、道德品質(zhì)和行為規(guī)范等方面的教育，提高其服務意識和服務技能，激勵檔案管理人員為發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)無私奉獻，促進醫(yī)患關(guān)系和諧。
2.提高檔案管理信息化程度，加快推進電子檔案建設(shè)。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案已經(jīng)遠遠不能滿足患者和醫(yī)院查詢、整理、分析以及科研等的應用，電子檔案在檔案管理中逐漸成為新的主角。這就要求我們不斷提高檔案管理信息化程度，加快電子檔案建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和資源共享，最大程度提高檔案利用率。此外，利用現(xiàn)代科學技術(shù)，通過對外的網(wǎng)絡信息平臺，在網(wǎng)上公開各種藥品價格、繳費清單，診療過程的全程透明服務，也是從根源上遏制醫(yī)患矛盾發(fā)生進而促進和諧醫(yī)患關(guān)系的重要措施。
3.建立醫(yī)、患檔案“雙向管理機制”，加強醫(yī)德醫(yī)風建設(shè)。和諧的醫(yī)患關(guān)系必須建立在道德和誠實信用的基礎(chǔ)上，良好的醫(yī)德醫(yī)風是醫(yī)院贏得病人信任的有力保證，是維護醫(yī)療秩序的支柱。和諧醫(yī)患關(guān)系的產(chǎn)生，不僅要求檔案管理人員完善患者病歷的管理，同時，也要求醫(yī)院對醫(yī)護人員建立個人診療檔案，形成對醫(yī)護人員的約束機制，實現(xiàn)醫(yī)護、患者的“雙向管理”，促進醫(yī)德醫(yī)風的提升。醫(yī)院要成立醫(yī)德醫(yī)風領(lǐng)導小組，完善醫(yī)德醫(yī)風制度建設(shè)和內(nèi)外約束機制。并在報亭、走廊等公共場所設(shè)立意見箱、投訴電話等，邀請院領(lǐng)導、患者、院外監(jiān)督員組成考察團，對醫(yī)護人員的醫(yī)德醫(yī)風實行周講評、月檢查、半年初評、全年總評的考核制度，并將考核結(jié)果與科室、個人獎金掛鉤，作為應聘、提薪、晉升以及評選先進集體和個人的重要條件，建立醫(yī)務人員個人信用檔案，督促其改正工作缺陷、匡正工作作風，使可能出現(xiàn)的醫(yī)患矛盾“前移”，做到早發(fā)現(xiàn)、早處置、早解決。
檔案管理是醫(yī)院整體管理工作中不可或缺的一個部分，可以體現(xiàn)這個醫(yī)療機構(gòu)的管理水平，因為檔案不僅是對該醫(yī)療機構(gòu)發(fā)展成長的記錄，還是未來發(fā)展進步的啟迪。對于醫(yī)療事業(yè)來說，實踐是非常重要的，而在長期的實踐中積攢的病患檔案更是醫(yī)院的寶貴財富，多家研究可以幫助醫(yī)院提升醫(yī)療水平、積攢寶貴的經(jīng)驗。所以相比起引進更先進的醫(yī)療設(shè)備和技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)更具有價值和意義。
一、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的必然性和意義
1.檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果
如今醫(yī)療事業(yè)和信息技術(shù)都在快速發(fā)展，想要讓醫(yī)院的管理工作更上一層樓，醫(yī)療檔案的信息化管理是必不可少的。計算機以及互聯(lián)網(wǎng)絡具有超強的交互能力，這是醫(yī)院全面信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，人機交互可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)的所有需要人工操作的流程，只有掛號和繳費時需要有人工操作，其他的所有環(huán)節(jié)病患都可以通過醫(yī)療卡和條形碼來實現(xiàn)，這張醫(yī)療卡里存儲有病患的所有信息，不管是檢查、化驗還是就診哪個環(huán)節(jié)，都可以自動流轉(zhuǎn)病患的檔案信息。同時病患還可以更快的完成查詢和取單，提高了病患體驗的同時醫(yī)院的工作效率也得到了成倍的提升，可謂事半功倍。
2.檔案信息化建設(shè)的水平可以反映醫(yī)院管理水平的高低
醫(yī)院的管理水平從一定程度上代表著醫(yī)院的整體素質(zhì)，醫(yī)療事業(yè)如今也提出了更高的要求給醫(yī)院的管理者們。隨著信息化的到來，我國的醫(yī)療機構(gòu)檔案也在擴大自身的規(guī)模，因此在檔案管理方面的要求也更高，進行檔案管理的信息化建設(shè)不僅僅是可行，而是必行，醫(yī)療檔案管理工作需要抓住這個機遇重組醫(yī)院的業(yè)務，讓醫(yī)療工作的各個方面都能實現(xiàn)檔案管理的信息化，用良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)來幫助醫(yī)院大幅度的提升自身醫(yī)療水平。
3.檔案信息化建設(shè)讓檔案管理者的素質(zhì)也得到了提高
在醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)了信息化建設(shè)以后，檔案管理著的工作效率自然也得到了提升，管理層次更上一層樓，因此可以更好的改善檔案管理者的素質(zhì)。醫(yī)院的檔案管理者至少要基本以下幾種素質(zhì)才能算是合格：檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)都必須到位；檔案管理人員應該保持著良好的意識，不斷提升自己的服務技能和意識；檔案管理人員要積極學習計算機應用技能以及相關(guān)的網(wǎng)絡技能，識別更好的操作信息化的管理系統(tǒng)；檔案管理人員對于細節(jié)部分要更加的重視；從事檔案管理工作需要具備足夠的工作熱情和精力。
4.檔案信息化建設(shè)對于醫(yī)院核心競爭力的提升有很大幫助
醫(yī)院的核心競爭力不是從醫(yī)院房屋的規(guī)模以及醫(yī)療器械的數(shù)量上體現(xiàn)出來的，真正能反映醫(yī)院核心競爭力的，是醫(yī)院的醫(yī)療水平以及和醫(yī)療水平相符合的醫(yī)療檔案管理水平。某些醫(yī)療機構(gòu)雖然具有不俗的醫(yī)療水平，但是在醫(yī)療檔案管理上有很多不足，信息化建設(shè)水平較差，那么未來其醫(yī)療水平的提升力就非常有限了。有的醫(yī)院則能做到穩(wěn)扎穩(wěn)打，將檔案管理以及信息化建設(shè)落到實處，醫(yī)院人員有非常詳盡的資料信息可以用來參考，有了這個堅實的基礎(chǔ)自然可以推動整體醫(yī)療水平的提升。完善的信息化檔案管理服務為全體醫(yī)護工作者們提供了條件，去提高自身的整體素質(zhì)，而醫(yī)療工作者整體素質(zhì)的提高最終則會體現(xiàn)在醫(yī)院的核心競爭力上。5.檔案信息化建設(shè)可以為上級提供有效的決策依據(jù)病患的所有資料在檔案管理信息化建設(shè)完成后，都可以采用數(shù)字化的形式錄入計算機中并永久的進行保存，這些數(shù)據(jù)信息是非常寶貴的，可以用來讓決策層進行參考。上級部門可以使用網(wǎng)絡系統(tǒng)中的虛擬通道，登錄進下級醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫中并監(jiān)事和查詢其醫(yī)療數(shù)據(jù)，在制定醫(yī)療事業(yè)的相關(guān)政策和制度的時候，有了這些數(shù)據(jù)資料的參考價值，可以更好的保證政策的有效性和針對性。
二、做好醫(yī)院檔案管理信息化的措施
如今我們的社會已經(jīng)進入了信息時代，全面的信息化也早已悄然來臨，醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理信息化也是必然的，是醫(yī)療機構(gòu)管理工作中的重要內(nèi)容。但是信息化建設(shè)帶來的不僅有給予，還有很多挑戰(zhàn)，所以醫(yī)院在進行檔案信息化建設(shè)的時候也要遵循一定的原則，首先要遵循規(guī)范進行、保證安全可靠，其次要保證效益、具有一定的前瞻性，再次是建設(shè)過程中要注意交互協(xié)作、實現(xiàn)歸檔雙軌制，最后是要保證其實用性，長期進行儲備。
三、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重點內(nèi)容所在
想要做好醫(yī)院的檔案管理工作并對其實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，有以下幾點是需要注意的：其一是做好紙質(zhì)記錄工作，只有打好這個基礎(chǔ)才能完成后續(xù)的信息檔案工作；其二是做好信息網(wǎng)絡化工作以便進行檔案的監(jiān)測和化驗；其三是實現(xiàn)醫(yī)院工作各個方面的信息網(wǎng)絡化建設(shè)，具體來說包括設(shè)備與后勤管理方面的檔案、檢測和化驗檔案、病歷和醫(yī)生開具的處方的檔案、基礎(chǔ)建設(shè)和人才信息檔案以及反饋信息的檔案等。
四、結(jié)束語
醫(yī)院的檔案管理工作要做好信息化建設(shè)，它既是現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理的要求，也是不斷發(fā)展的醫(yī)療事業(yè)對醫(yī)療機構(gòu)提出的要求，還是醫(yī)療機構(gòu)提升自身管理科學和規(guī)范程度的要求。醫(yī)院檔案管理信息化，會在未來的醫(yī)療現(xiàn)代化發(fā)展上發(fā)揮出越來越重要的意義和價值，為醫(yī)療事業(yè)貢獻出自己力量。
參考文獻
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【中圖分類號】G27 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-3783(2012)09-0488-01
衛(wèi)生監(jiān)督對維護人民群眾身體健康和生命安全，保障經(jīng)濟社會持續(xù)全面發(fā)展，具有十分重要意義。近年來，績效考核對衛(wèi)生監(jiān)督工作提出了更為細化和規(guī)范的要求，檔案管理在其中發(fā)揮舉足輕重的作用。
衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案的形成是按照衛(wèi)生監(jiān)督職能和業(yè)務范圍以及績效考核要求，在工作實踐中形成的各種黨政管理、業(yè)務技術(shù)、科研培訓、人員結(jié)構(gòu)、設(shè)備設(shè)施、財會統(tǒng)計以及基礎(chǔ)建設(shè)、督導檢查等全部檔案的總和，是各項工作的真實記錄和有效憑據(jù)。
1 衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案的特點
1.1 內(nèi)容系統(tǒng):自2009年實行績效考核之后，檔案管理工作更加規(guī)范化，得到各相關(guān)部門的重視，其內(nèi)容涉及公共場所衛(wèi)生，醫(yī)療衛(wèi)生，學校衛(wèi)生，放射衛(wèi)生，突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置，行政處罰、健康教育與信息管理，人力綜合素質(zhì)等方面。不同時期，不同內(nèi)容的各種文件、工作計劃、總結(jié)、報告、方案、培訓、督導等業(yè)務工作原始記錄以及科研項目和成果、人力資源、基本建設(shè)、信息利用等資料。按照績效考核要求進行搜集整理，統(tǒng)一歸檔，形成完整、系統(tǒng)的衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案。
1.2 形式多樣:衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案不僅包括各種原始的紙質(zhì)資料，還包括以錄像、光盤、課件、數(shù)據(jù)庫等電子文件，還有紙質(zhì)出版物、榮譽證書以及各種媒體集成資料等。
2 檔案對促進衛(wèi)生監(jiān)督的意義
2.1 具有憑證依據(jù):“原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性”。檔案可為各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)資質(zhì)評定，人員職稱及職務晉級等提供原始、完整而系統(tǒng)的材料；為各項評估提供原始和真實的數(shù)據(jù)和資料。專家組通過對工作檔案的查閱，可迅速、全面地對各項工作及指標完成情況，質(zhì)量水平等進行準確判斷，給予客觀評價?？梢?，檔案的完整性，系統(tǒng)性和準確性能全面體現(xiàn)工作成績，為各項工作評定和考核提供多方面資料支持，也是記錄和反映衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)發(fā)展歷史的重要表現(xiàn)和載體。
2.2 是績效考核的重要組成部分:績效考核是科學評價衛(wèi)生監(jiān)督工作落實程度，促進各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)切實履行基本公共職責的重要舉措；是衡量政府投入效率，促進政府部門切實履行管理指導職責的重要手段，規(guī)范的檔案管理是績效考核的重要內(nèi)容，按照績效考核要求，將日常工作真實而原始的工作形成的記錄或資料及時、全面地收集整理，并對其分類歸檔和完善，規(guī)范的檔案管理為績效考核提供大量豐富、翔實、準確而規(guī)范的資料，能夠真實反映衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)實際工作開展情況，是績效考核的重要組成部分。
2.3 是衛(wèi)生監(jiān)督工作者的重信息資源: “科技檔案是一種特殊的中介物，”它是信息也是資源，衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案是工作人員在實踐和管理過程中形成的原始記錄，是集體智慧和經(jīng)驗的結(jié)晶，且所積累的信息有通約，是相互交流，參考，借鑒，學習的重要資源，可為科研人員經(jīng)驗交流提供借鑒和學習平臺，從中吸收好的工作經(jīng)驗和做法，提高工作效率和科研水平。
2.4 提高衛(wèi)生監(jiān)督管理和決策水平:衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案具有系統(tǒng)性等特點，因此對檔案資料進行統(tǒng)計分析和綜合評價，能直觀地反映出各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)工作質(zhì)量和水平，通過縱橫向比較，可及時發(fā)現(xiàn)工作中的不足，有針對性地加以完善和改進， 促進工作整體水平提高可為及時調(diào)整各項業(yè)務技術(shù)指標，開展新業(yè)務或新技術(shù)評估以及人力資源、財務、設(shè)備設(shè)施等投入和管理提供準確、真實的依據(jù)，為政府和衛(wèi)生監(jiān)督部門科學決策和管理提供指導，全面提高衛(wèi)生監(jiān)督工作水平。
3 建議
3.1 增強責任意識:目前，衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理整體水平不高，檔案管理員專業(yè)水平參差不齊，檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象普遍存在，因此，要強化檔案管理員以及相關(guān)人員的責任意識，增強其對檔案管理重要性的認識，使之在日常工作中養(yǎng)成及時收集，整理，完善并歸檔保存的自覺意識，提高檔案管理水平，
3.2 加強規(guī)范化建設(shè):各級衛(wèi)生監(jiān)督人員要學習掌握《檔案法》及國家機關(guān)公文處理和管理，工作計劃、報告、總結(jié)的撰寫以及歸檔和績效考核的標準的要求，熟練掌握并規(guī)范執(zhí)行，同時逐步納入常規(guī)化管理軌道。
一、企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.服務意識差，檔案信息資源開發(fā)力度不夠
雖然在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業(yè)資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動頻繁，這些都容易造成檔案管理出現(xiàn)漏洞，檔案資料丟失，機密檔案泄密等，無法給企業(yè)決策提供必要的信息資源。
2.檔案管理分散，不利于資源共享
檔案管理基本原則要求檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理方式，保o檔案的安全，這樣有助于資源共享。企業(yè)檔案管理在企業(yè)運行中發(fā)揮著重要作用，需要長遠保存的檔案要由企業(yè)檔案部門統(tǒng)一管理，其他各部門不能分散管理，也不能把檔案據(jù)為己有。統(tǒng)一管理有助于維護企業(yè)檔案的完整性，提高檔案的安全性。現(xiàn)階段，一些企業(yè)的人事檔案、基建檔案、財會檔案等沒有進行統(tǒng)一的管理，還是由各部門分散管理，有的甚至無人管理，有的也意識到了檔案管理的重要性，配備了專門的檔案人員，但由于檔案管理水平參差不齊，檔案的安全、完整還是無從保障，不利于資源共享，也不能給使用者提供快捷的服務。
3.檔案人員整體素質(zhì)不高，更換頻繁
檔案管理是一項政治性、服務性較強的工作，加強檔案管理，需要工作人員熱愛本職工作，既懂科學技術(shù)，又懂檔案管理工作的專業(yè)知識，具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務能力。但一些企業(yè)對檔案管理存在思想認識上的誤區(qū)，認為檔案管理是操作性、常規(guī)性的工作，不需要什么專業(yè)技能，只要識字就能做好此工作。很多單位的檔案人員年齡偏大，知識文化水平較低，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓，整體素質(zhì)不高，很難適應新形勢下企業(yè)檔案工作需求。同時，企業(yè)改制后，各部門精簡人員，企業(yè)檔案人員更換頻繁，檔案的收集、整理、保管工作不能持續(xù)進行，不及時歸檔、整理，致使有的檔案丟失，落到各部門或者個人手中，對以后檔案的利用工作造成難題。
4.檔案館藏良莠不齊，檔案鑒定工作開展不力
檔案管理并不是一成不變的，為了保管有價值的檔案，應剔除銷毀失去保管價值的檔案，突出重點，分類管理，提高檔案管理的質(zhì)量，為檔案的利用及資源共享打下良好的基礎(chǔ)。一般來說，很多企業(yè)的檔案只要進了檔案室，就會永遠藏匿于檔案室，有些檔案沒有了任何價值，不能發(fā)揮任何作用，長期積壓使庫存爆滿，致使新的、有價值的檔案不能及時進館。這主要是因為檔案鑒定工作開展不力，未成立專門負責此項工作的機構(gòu)。
5.管理設(shè)施不齊全，不能滿足檔案保管需求
檔案管理的目的不是為了獲取利益，主要是為了體現(xiàn)社會效益，一些企業(yè)領(lǐng)導比較注重企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展，不注重檔案管理，這也使檔案管理滯后于經(jīng)濟發(fā)展。很多企業(yè)檔案管理部門沒有專門的經(jīng)費，檔案管理設(shè)施不齊全，不能滿足檔案管理的需求，不利于檔案的安全、完整保管，從而造成不了彌補的損失。
二、改善企業(yè)檔案管理的措施
1.提高檔案管理人員的素質(zhì)
企業(yè)在發(fā)展中必會留下大量的檔案資料，如工程圖紙、技術(shù)資料等，這些檔案資料對企業(yè)的運行發(fā)揮著重要作用。檔案管理人員素質(zhì)的高低會影響企業(yè)檔案管理的優(yōu)劣，提高企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)，是提高企業(yè)檔案管理水平的需要。首先，企業(yè)檔案管理人員要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)。這就需要檔案管理人員樹立服務意識，提高服務質(zhì)量。同時檔案人員要尊重歷史，根據(jù)史實入檔、用檔。另外，檔案人員還要有較強的保密意識，不私泄外泄，確保檔案安全。其次，檔案管理人員要具備專業(yè)素質(zhì)。這就需要企業(yè)檔案人員注重專業(yè)知識與技能學習，認識到檔案工作的重要性，不斷擴大自身知識面，以適應信息化社會的需求。最后，企業(yè)檔案管理人員要具備創(chuàng)新意識。企業(yè)檔案管理工作要具有開放性，需要創(chuàng)造性學習，用新思維對待新問題，提高檔案管理層次。
2.充分開發(fā)利用檔案信息資源
檔案管理的目的是提供利用，提高檔案管理水平，是要給企業(yè)提供良好的信息服務。因此，企業(yè)檔案管理要充分開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供有力的保障。首先，建立網(wǎng)絡化系統(tǒng)。企業(yè)制定網(wǎng)絡系統(tǒng)時，考慮檔案網(wǎng)絡化建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源庫，使企業(yè)各部門能快速獲取所需檔案資料，達到資源共享的目的。通過網(wǎng)絡利用資源，不會造成文件的丟失，也有助于檔案的歸檔。檔案人員通過計算機可以隨時對檔案進行歸檔、分類、整理工作，有效減輕了檔案人員的負擔。其次，推進檔案的數(shù)字化進程。企業(yè)檔案管理對有重要價值的檔案資料要進行數(shù)字化，有些檔案由于保存年代已久，拿出來使用的話很容易損壞，要注重對這些檔案的保管，并對這些有重要價值的檔案進行數(shù)字化處理，以便永久保存。最后，加強檔案信息安全保障建設(shè)。注重檔案信息化建設(shè)的同時，也注重對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，配備防病毒軟件，確保信息安全。
3.強化企業(yè)檔案管理標準化建設(shè)
企業(yè)檔案管理首先要確立歸檔制度。企業(yè)所有人員都有建立檔案、保管檔案的義務，不能私自截留檔案。檔案歸檔有明確的日期限制，如行政管理、生產(chǎn)技術(shù)等方面的管理類文件一年歸檔一次；產(chǎn)品開發(fā)、基本建設(shè)等方面文件材料要在項目完成后半月內(nèi)歸檔等。企業(yè)檔案歸檔制度的執(zhí)行，需要檔案人員監(jiān)管，相關(guān)人員積極配合。其次，遵守檔案管理流程。企業(yè)檔案管理要遵守流程，主要有管理部門、文件整理、檔案分類、檔案編號、歸檔、保存檔案、清理檔案等方面。最后，完善檔案管理制度。要建立健全的檔案管理制度，主要包括檔案保管制度、檔案利用制度、檔案統(tǒng)計制度等。
結(jié)束語
企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現(xiàn)觀念、機制、管理的創(chuàng)新。
一、社會保險檔案管理存在的問題
目前，需歸屬于社會保險檔案的，主要有以下幾類文件資料：1.政策依據(jù)類。即國家和地方出臺的各項有關(guān)社會保險的法律法規(guī)和政策性文件。2.業(yè)務憑證類。即在社會保險費用扣繳、匯繳、轉(zhuǎn)接、報銷、理賠等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的憑證。3.結(jié)算賬卡類。具體包括社會保險費用管理手冊、養(yǎng)老保險手冊、費用匯繳賬冊、參保人員花名冊、保險關(guān)系轉(zhuǎn)遞清單、轉(zhuǎn)接變更登記卡等。4.統(tǒng)計報表類。包括社會保險費用匯繳統(tǒng)計表、參保人員工資變動情況統(tǒng)計審核表等。5.離退休人員社會化管理類。具體包括退休人員待遇統(tǒng)計、生存調(diào)查表、遺屬待遇審批表等。6.電子檔案類。這是指社會保險工作實現(xiàn)網(wǎng)絡化辦公后形成的數(shù)字化檔案?，F(xiàn)階段，我國社會保險檔案管理存在以下幾個問題：1.重視程度欠缺。社保經(jīng)辦機構(gòu)未正確認識到社會保險檔案資料的價值，將工作重心放在社會保險的擴面征繳上，對于社會保險檔案管理工作重視度不足。2.缺少統(tǒng)一規(guī)范的管理制度。國家為了規(guī)范社會保險檔案的管理，了社會保險檔案管理制度，但是各地社保經(jīng)辦機構(gòu)在按照規(guī)范實施標準化檔案管理的積極性及進度上存在較大差異，有些區(qū)域檔案信息不全，不同區(qū)域歸檔范圍不明確，導致檔案信息無法實現(xiàn)高效利用。3.缺少專業(yè)的社會保險檔案管理人員。部分社會保險部門缺乏專門的檔案管理機構(gòu)，檔案管理人員業(yè)務水平過低，部分為兼職人員，沒有專業(yè)知識背景。4.社會保險檔案管理設(shè)施配置不足。隨著社會保險制度的健全，社會保險檔案資料增多，檔案室?guī)烊萘考毙柙龃?，而且最好能夠做好防潮、防火工作，并且根?jù)檔案管理信息化建設(shè)進程，完善相關(guān)的硬件、軟件設(shè)置配置，加強計算機網(wǎng)絡通信安全管理。
二、加強社會保險檔案管理的對策及建議
（一）提升社會保險檔案管理重視度。在特色社會主義建設(shè)進程中，國家對于社會保險的重視度一直在提升，在這種情況下，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應該充分重視對于社會保險檔案的管理，將之納入部門的發(fā)展規(guī)劃中，在年度工作計劃中，制定科學合理的社會保險檔案管理改進計劃，加大人力物力資源投入，將檔案房擴建，配置現(xiàn)代化管理設(shè)備及專業(yè)人員，建立健全檔案管理制度。（二）實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化。在大數(shù)據(jù)時代背景下，社會保險檔案具有較高的價值，為了提升檔案利用率，國家應該制定科學合理、標準統(tǒng)一的社會保險檔案管理制度，明確規(guī)定各社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在檔案管理上的人力物力配置要求，明確各類文件歸檔的要求及標準，明確檔案信息在真實性、完整性、及時性上的要求，從而確保檔案信息的參考價值。同時，健全社保檔案管理落實考核機制，將社會保險檔案管理工作任務細分到各個部門，并建立科室聯(lián)動機制，相互監(jiān)督，分工協(xié)作。（三）建設(shè)專業(yè)的社會保險檔案管理隊伍。根據(jù)現(xiàn)代化社會保險檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，學習計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，為社會保險經(jīng)辦機構(gòu)提供人才支持。而且，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應該設(shè)立專門的檔案管理部門，根據(jù)工作需求合理設(shè)置崗位，引進專業(yè)的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續(xù)教育。比如說，現(xiàn)在很多社會保險檔案管理人員存在信息素質(zhì)不足的情況，機構(gòu)在配置信息化檔案管理設(shè)施后，應該組織管理人員學習，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕。（四）推動社會保險檔案管理信息化建設(shè)。用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據(jù)信息利用者的需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，社會保險檔案管理機構(gòu)必須意識到檔案管理信息化建設(shè)的意義，充分重視檔案信息化建設(shè)工作，加大資金投入，選擇合適的信息化模式，引進相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，構(gòu)建檔案信息化管理平臺，簡化檔案借用、查閱的手續(xù)，擴大檔案的利用范疇。
