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時(shí)間：2023-05-30 08:37:41
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種子檔案是種子工作歷史軌跡的真實(shí)記錄和縮影．因此要運(yùn)用種子從生產(chǎn)到發(fā)展至消亡各階段的規(guī)律．總結(jié)各階段種子工作的經(jīng)驗(yàn)．按照各類生物種子的整個(gè)生命歷程的科學(xué)發(fā)展規(guī)律和人們圍繞這種生命歷程所進(jìn)行的各項(xiàng)工作．有計(jì)劃地收集、整理、鑒定、登記、保存、交流推廣和利用種子資源。各級(jí)政府要以《中華人民共和國(guó)種子法》為依據(jù)，根據(jù)種子檔案自身的規(guī)律和特點(diǎn)，構(gòu)建起完善的、科學(xué)的、運(yùn)作靈活的種子檔案管理體系和服務(wù)體系2建立健全種子生產(chǎn)檔案體系根據(jù)種子生長(zhǎng)特點(diǎn)．建立健全種子生產(chǎn)單位檔案載明生產(chǎn)地點(diǎn)、地塊環(huán)境、前茬作物、親本種子來源和質(zhì)量、播種期、播種量、密度、施肥用藥、技術(shù)負(fù)責(zé)人、田間檢驗(yàn)記錄、產(chǎn)地氣象記錄、種子流向等在生產(chǎn)過程中所形成的全部檔案定期審核生產(chǎn)者有無繁殖種子的隔離和栽培條件．查看種子生產(chǎn)相適應(yīng)的資金、檢驗(yàn)設(shè)施、檢驗(yàn)專業(yè)技術(shù)人員等情況，建立專業(yè)、統(tǒng)一、成套的種子生產(chǎn)檔案新體系，切實(shí)保證種子質(zhì)量。
3加強(qiáng)流通監(jiān)督．建立健全種子經(jīng)營(yíng)檔案體系對(duì)種子企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證編號(hào)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)品種真實(shí)名稱、品種審定證書、品種授權(quán)證明或轉(zhuǎn)讓文件、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、分支機(jī)構(gòu)分布情況等重要信息全面詳細(xì)地編錄入庫，載明種子來源、數(shù)量、名稱、加工、貯藏、運(yùn)輸和質(zhì)量檢測(cè)各環(huán)節(jié)的簡(jiǎn)要說明及責(zé)任人、銷售去向等內(nèi)容，并對(duì)品種進(jìn)行抽樣封存。有效地規(guī)范種子企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)行為．使種子管理逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化、規(guī)范化、信息化、科學(xué)化的新體系。同時(shí)要加強(qiáng)流通監(jiān)督．依法規(guī)范種子市場(chǎng)．有效地維護(hù)農(nóng)民合法權(quán)益．促進(jìn)農(nóng)業(yè)增產(chǎn)．農(nóng)民增收。
中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）25-0338-01
引言
根據(jù)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展情況來看，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)主要涉及三個(gè)方面，即；檔案資源體系建設(shè)、檔案利用體系建設(shè)、檔案安全體系建設(shè)。
一、事業(yè)單位檔案資源體系建設(shè)應(yīng)該遵循的原則
1、地域化原則
每個(gè)地區(qū)都在歷史發(fā)展過程中形成了本地的地域特色，這些地域特色以各不相同或者相同、相近的方式融入到社會(huì)群體工作、生活等活動(dòng)的多個(gè)方面，成為了推動(dòng)區(qū)域發(fā)展的根本動(dòng)力。利用區(qū)域特色來建設(shè)事業(yè)單位檔案資源體系，主要包含以下方面：
（1）收集事業(yè)單位檔案時(shí)要對(duì)該地區(qū)的地域特色進(jìn)行充分考慮，將那些能夠反映本地區(qū)特色的檔案資源收集進(jìn)館。受歷史問題影響，很多檔案館都沒有豐富的館藏文化方面的檔案，所以檔案館在收集反映本地區(qū)特色的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)建設(shè)檔案資源時(shí)，還要收集有關(guān)文化方面檔案資源。檔案館還可以利用現(xiàn)代科技手段，將記錄非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的種類、數(shù)量、分布狀況、表現(xiàn)形式、生存環(huán)境等方面的文書檔案、音像檔案收集進(jìn)館，并為其建立起檔案數(shù)據(jù)庫?！?】
（2）檔案資源整理必須要突出地域特色，并按照最能反映區(qū)域歷史真實(shí)的肌理整理卷宗和編輯展示。事業(yè)單位檔案資源體系的構(gòu)建要從源頭開始抓，不僅要重視起檔案收集工作，還要注意在整理的過程中突出地域特色，從而使檔案的歸集形式能更加符合歷史，也更符合當(dāng)前事業(yè)單位的實(shí)際情況。此外，從原則上來說，檔案館可以在保持過去文本檔案卷宗不動(dòng)的情況下，將館藏檔案資源開發(fā)利用的成果建立成專題數(shù)據(jù)庫，達(dá)到豐富館藏利用路徑，發(fā)展服務(wù)科學(xué)的目的，這對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作開展也有重要意義。
2、多元化原則
總的來說，事業(yè)單位檔案資源體系建設(shè)多元化原則主要包括檔案資源內(nèi)容的多元化和檔案資源收集手段的多元化。
（1）檔案資源內(nèi)容的多元化。目前，我國(guó)各級(jí)檔案館接收的主要是現(xiàn)有機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)檔案，由此出現(xiàn)了各級(jí)檔案館館藏資源內(nèi)容單一的問題，所以為了給事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)打好基礎(chǔ)，就要先解決好檔案資源多元化問題。可以通過以下途徑去實(shí)現(xiàn)：一是擴(kuò)大檔案的接收范圍，事業(yè)單位檔案部門要改變過去不重視檔案管理的做法，擴(kuò)大檔案的接收范圍；二是不斷豐富接收檔案的種類，從多個(gè)角度去收集各種檔案資源，不僅局限于文書檔案，還可以延伸到實(shí)物檔案、音像檔案等，從而促使檔案資源的準(zhǔn)確度得以提升?！?】
（2）檔案資源收集手段多元化。事業(yè)單位檔案資源收集作為整個(gè)檔案工作開展的一個(gè)重點(diǎn)，其收集工作質(zhì)量的高低將直接關(guān)系到檔案資源的建設(shè)水平。所以，就要運(yùn)用多元化手段去收集檔案。一方面可以在企業(yè)內(nèi)部定期舉辦展覽等檔案利用活動(dòng)，以該類活動(dòng)作為契機(jī)，加強(qiáng)收集檔案資源；另一方面則可以提前介入到重大活動(dòng)的籌辦舉辦、重要事件的處置，通過相關(guān)檔案資源的收集，構(gòu)建出專題數(shù)據(jù)庫，這也是豐富檔案資源的一個(gè)有效方法。
3、規(guī)范化原則
檔案資源體系構(gòu)建的過程中，要根據(jù)新的政策精神，發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，逐步建立起健全的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案資源建設(shè)工作的規(guī)范化水平。
（1）健全歸檔規(guī)范。事業(yè)單位檔案部門要認(rèn)真調(diào)研當(dāng)前不適合檔案事業(yè)發(fā)展的條款，完善歸檔范圍、健全歸檔制度。
（2）健全流程規(guī)范。流程的規(guī)范化有利于保證檔案資源體系建設(shè)的良性發(fā)展，只有將檔案資源體系各部分、各環(huán)節(jié)的建設(shè)流程都納入規(guī)范化管理，才能使整個(gè)體系能按照預(yù)定的設(shè)計(jì)軌道發(fā)展。【3】
二、拓展檔案利用體系建設(shè)
1、增加檔案利用設(shè)施，對(duì)信息查閱平臺(tái)進(jìn)行不斷完善
為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)，應(yīng)該積極的改造查閱環(huán)境，可以為檔案館多添置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、視頻監(jiān)控等查閱利用設(shè)備，從而為檔案查閱提供便利條件，人們也能享受到更便捷的服務(wù)。
2、健全資料檢索體系，完善檔案利用制度
事業(yè)單位檔案部門要健全資料檢索體系，完善檔案電子目錄，及時(shí)更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫。此外，還要完善檔案工作人員職責(zé)、工作流程、查檔須知及現(xiàn)行文件查閱利用辦法等，在網(wǎng)上公示出查閱利用指南和查閱須知等。
3、規(guī)范檔案服務(wù)窗口，提高服務(wù)質(zhì)量
為了能突出為民服務(wù)主題，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，檔案館還應(yīng)該設(shè)立檔案保管利用室，并由專人查檔。檔案管理人員要熟練掌握檢索體系，熟悉館藏內(nèi)容，了解檔案利用者的信息需求，使服務(wù)的針對(duì)性得以提高。
三、提升檔案安全體系建設(shè)
檔案安全是檔案部門的第一要?jiǎng)?wù)，同時(shí)也是事業(yè)單位檔案管理工作的生命線。所以，在檔案安全體系建設(shè)方面就要先加強(qiáng)檔案人的安全思想建設(shè)，提高他們的安全意識(shí)，并且執(zhí)行安全法規(guī)。
1、建設(shè)安全的檔案室
應(yīng)按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的具體要求，建設(shè)起能滿足未來幾十年查閱需要的高標(biāo)準(zhǔn)檔案室及確保檔案安全的檔案庫房。
2、完善安全設(shè)施建設(shè)？
在檔案室內(nèi)應(yīng)該安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火設(shè)施，配備滅火器材等。而對(duì)于那些溫濕度不利于檔案安全的檔案室，則有必要安裝溫濕度調(diào)控設(shè)施，對(duì)特殊載體檔案，如電子檔案、音像檔案等就要安裝特殊的溫濕度調(diào)控和防磁等設(shè)施。總之，所有涉及檔案原件的場(chǎng)所，都有必須安裝監(jiān)控設(shè)施?！?】
3、管理好電子文件，保證電子文件的安全性？
統(tǒng)一技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔范圍，保證數(shù)字檔案和電子文件內(nèi)容真實(shí)、有效。電子文件的檔案室，要安裝經(jīng)過檢測(cè)的檔案信息系統(tǒng)，以確保電子信息在傳輸、存貯中的安全。用來掃描、復(fù)印、存貯、縮微檔案的設(shè)備必須經(jīng)過安全檢測(cè)才可使用，以免檔案信息被竊取。
四、結(jié)束語
通過上述的分析可知，檔案管理在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要作用，對(duì)于事業(yè)單位的未來發(fā)展有著極為重要的借鑒意義。它不僅記錄著每位員工的成長(zhǎng)、也見證了整個(gè)單位的發(fā)展。雖然當(dāng)前來看事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)仍然有很多問題存在，但是只要進(jìn)行有針對(duì)性的分析，就可以將這些問題解決。為此，事業(yè)單位需要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，完善檔案管理體系建設(shè)，使用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高檔案管理人員的水平，優(yōu)化事業(yè)單位檔案室的建立，使事業(yè)單位的檔案管理工作有良好的環(huán)境和氛圍，促進(jìn)檔案管理效率以及效果的順利實(shí)現(xiàn)。
五、參考文獻(xiàn)
【1】李東《“三個(gè)體系”建設(shè)對(duì)檔案管理工作的重要性分析》[J]，《黑龍江檔案》2014年02期。
1 高職院校建立學(xué)生誠(chéng)信檔案的作用
誠(chéng)信是現(xiàn)代人才素質(zhì)的基本要求，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的道德基礎(chǔ)建設(shè)，誠(chéng)信是大學(xué)生的基本道德素質(zhì)必須具備的，高職院校在學(xué)生誠(chéng)信檔案管理中的誠(chéng)信教育，主要目的是監(jiān)督學(xué)生的行為，誠(chéng)信鑄就人生道路不可缺少的競(jìng)爭(zhēng)力，告訴學(xué)生，如果個(gè)人誠(chéng)信問題，將對(duì)就業(yè)和社會(huì)生活帶來了不便，誠(chéng)信是一種品德，不是單純的個(gè)性要求，關(guān)乎一個(gè)人，甚至整個(gè)社會(huì)。學(xué)生失去了誠(chéng)信不僅不能申報(bào)學(xué)校的獎(jiǎng)學(xué)金，更不能辦理個(gè)人貸款，學(xué)校還可以公布因違反誠(chéng)信學(xué)生行為，讓他們了解社會(huì)輿論的壓力的嚴(yán)重性，在一般情況建立誠(chéng)信意識(shí)，有利于督促學(xué)生重視信用，自覺維護(hù)良好的信用。高職院校學(xué)生獲得良好的誠(chéng)信教育，學(xué)校還為學(xué)生提供了信用檔案，這將大大降低單位用人的工作量，有利于用人單位、學(xué)生的雙向選擇，有效地遏制了學(xué)生使用假文憑，證明作弊現(xiàn)象。
2 大學(xué)生誠(chéng)信檔案的含義及內(nèi)容
誠(chéng)信是現(xiàn)代人才素質(zhì)的基本要求，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的道德基礎(chǔ)建設(shè)，誠(chéng)信是大學(xué)生的基本道德素質(zhì)必須具備的，高職院校誠(chéng)信教育的主目的是為了督促學(xué)生的誠(chéng)信行為，大學(xué)生信用檔案是指大學(xué)生在校期間的生活記錄，能反映其在誠(chéng)實(shí)信用狀況的全面信息，對(duì)在校學(xué)習(xí)期間記錄的獎(jiǎng)懲，志愿服務(wù)，參加活動(dòng)情況，其內(nèi)容包括學(xué)生的思想道德，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和日常生活，工作和學(xué)習(xí)等諸多方面。
大學(xué)生個(gè)人信用檔案客觀評(píng)價(jià)作為真實(shí)記錄的輔助部分，其具體內(nèi)容包括個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)、學(xué)校綜合評(píng)價(jià)、實(shí)踐承諾四個(gè)部分。個(gè)人基本信息，包括個(gè)人基本情況，家庭情況，家庭成員基本情況，身體檢查的情況，入學(xué)后由學(xué)校統(tǒng)一組織學(xué)生工作人員收集上述信息，根據(jù)學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)過程中，不斷補(bǔ)充更新。
學(xué)習(xí)誠(chéng)信評(píng)價(jià)關(guān)于學(xué)生參加各種學(xué)習(xí)，考試，借閱等活動(dòng)中的信用評(píng)估，包括獎(jiǎng)學(xué)金獲得，計(jì)算機(jī)等級(jí)考試，護(hù)士或護(hù)理人員通過資格審查、考試違紀(jì)、紀(jì)律處分等，特別是對(duì)學(xué)生存在的學(xué)習(xí)問題都如實(shí)記錄，如：考試作弊、抄襲、上課遲到、早退等。
學(xué)校全面完整的評(píng)估，可以細(xì)分為以下四大類的記錄：道德誠(chéng)信記錄，具體包括：每年道德素質(zhì)綜合評(píng)價(jià)的評(píng)價(jià)、違反學(xué)校的紀(jì)律處分的紀(jì)錄、獎(jiǎng)勵(lì)和日常生活誠(chéng)信狀況的評(píng)價(jià)等。經(jīng)濟(jì)信用記錄的完整性，個(gè)人經(jīng)濟(jì)的基本情況，交學(xué)費(fèi)，助學(xué)貸款，勤工助學(xué)，社會(huì)支持的誠(chéng)信記錄，如學(xué)生貸款，包括無條件和理由不償還、弄虛作假、騙取生活困難的津貼。社會(huì)實(shí)踐誠(chéng)信評(píng)價(jià)，學(xué)生在校期間的記錄，以參與社區(qū)活動(dòng)，公益活動(dòng)，如：愛心捐贈(zèng)、扶老助殘和在體育、科學(xué)和技術(shù)等方面的各種榮譽(yù)等。畢業(yè)生就業(yè)記錄：在學(xué)生畢業(yè)前誠(chéng)信求職，學(xué)校將畢業(yè)生在校期間，個(gè)人信息細(xì)致、全面的記錄，求職期間給予每個(gè)學(xué)生完整詳細(xì)的記錄，畢業(yè)生的簡(jiǎn)歷也要經(jīng)過嚴(yán)格的審核部門簽字，這樣也能形成一個(gè)嚴(yán)密和完整的個(gè)人簡(jiǎn)歷。
踐行誠(chéng)信承諾是大學(xué)生信用檔案的必要補(bǔ)充，根據(jù)《大學(xué)生誠(chéng)信行為規(guī)范細(xì)則》編制，是在校期間學(xué)生有關(guān)行為的承諾。大學(xué)生自愿申請(qǐng)建立信用檔案，并在誠(chéng)信承諾書簽字，同時(shí)，學(xué)生應(yīng)切實(shí)保障嚴(yán)格的恪守誠(chéng)信校規(guī)。
3 大學(xué)生誠(chéng)信檔案管理體系運(yùn)行模式
大學(xué)生信用檔案的基礎(chǔ)工作，以收集，歸納、分類、整理、鑒定、利用等工作流程為主要線索，首先，要明確信用檔案的收集范圍，在數(shù)據(jù)收集過程中整理文件，學(xué)校各部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)誠(chéng)信檔案信息的活動(dòng)予以重視。其次，建立信用檔案資料3級(jí)收集機(jī)制。第一階段由在校大學(xué)生基層管理人員對(duì)學(xué)生的信用信息的采集，建立了專門的學(xué)生個(gè)人信用檔案；第二階段由高校將所有的學(xué)生檔案匯總一起，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)匯總到學(xué)校檔案館；第三階段由檔案館為每位學(xué)生接收，存儲(chǔ)，歸檔，誠(chéng)信記錄，以確保完整的庫文件的完整，隨時(shí)以備將來參考。
同樣，學(xué)生信用檔案的材料，必須進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，并堅(jiān)持以下四點(diǎn)。
（1）嚴(yán)格鏈接學(xué)生信用檔案管理信息。大學(xué)生信用檔案的基本內(nèi)容是復(fù)雜的，每個(gè)學(xué)生的信用記錄都是獨(dú)立的文件類型，形成學(xué)生個(gè)人的自我活動(dòng)，如果學(xué)生信用檔案，可根據(jù)學(xué)生―― 年級(jí)、性別、籍貫，各部門細(xì)化分類內(nèi)容，將對(duì)讀取檔案提供極大的方便。
（2）規(guī)范文件管理工作流程的處理。作為檔案管理部門，高校檔案館在高校學(xué)生信用檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。不僅要對(duì)學(xué)生信用檔案，收集數(shù)據(jù)和初步審核，整理，同時(shí)也要科學(xué)分類和歸檔數(shù)據(jù)，使信用檔案作為一個(gè)真正的實(shí)體，能達(dá)到識(shí)別和利用安排的完整性地步。
（3）科學(xué)借閱審查程序。信用檔案，因?yàn)樵摬牧系慕M成是在不斷的變化，信用檔案及時(shí)識(shí)別是必要的，在校大學(xué)生信用檔案價(jià)值鑒定，直接關(guān)系到學(xué)生的個(gè)人信用問題，是一個(gè)非常嚴(yán)肅的工作，確定信用檔案，要堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度，遵循其真實(shí)性，普遍性，由學(xué)生事務(wù)處，學(xué)校誠(chéng)信紀(jì)律辦公室等職能部門組成學(xué)生信用檔案評(píng)審組，以確保信用檔案的綜合性和真實(shí)性。
（4）建立一個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)，方便查詢閱讀網(wǎng)上信用檔案制度。因此，將學(xué)生誠(chéng)信檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的自動(dòng)化，大學(xué)生信用檔案和開放式管理的規(guī)范，將有助于進(jìn)一步發(fā)揮大學(xué)生信用檔案系統(tǒng)的作用。
【關(guān)鍵詞】
測(cè)繪檔案；管理體系；建設(shè)
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人們的生活水平不斷提高，對(duì)于物質(zhì)文化和精神文化的追求也在逐漸改變。其中，測(cè)繪是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和國(guó)防建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，測(cè)繪檔案是國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)和諧的重要資源。本文通過對(duì)當(dāng)前測(cè)繪檔案的利用與服務(wù)管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題和不足，然后分析其發(fā)展趨勢(shì)，提出一些有效方法促進(jìn)測(cè)繪檔案的利用與服務(wù)管理體系的建設(shè)完善，從而有效實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案的現(xiàn)代化管理。其實(shí)，不同地區(qū)的地理特征、環(huán)境條件等都不同，測(cè)繪則是將地面已有的特征點(diǎn)和界線通過測(cè)量手段獲得反映地面現(xiàn)狀的圖形和位置信息，供工程建設(shè)的規(guī)劃設(shè)計(jì)和行政管理之用。測(cè)繪檔案是指在大地測(cè)量和地圖繪制活動(dòng)中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。按照使用性質(zhì)不同，測(cè)繪檔案一般分為基本測(cè)繪檔案、專業(yè)測(cè)繪檔案、特業(yè)測(cè)繪檔案和現(xiàn)勢(shì)參考檔案。測(cè)繪檔案的信息化管理和服務(wù)管理體系的建設(shè)與完善，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案現(xiàn)代化管理，提高工作效率和質(zhì)量，為人民生產(chǎn)生活提供更大方便。但是，在測(cè)繪檔案的管理過程中也存在一些問題，阻礙了檔案的系統(tǒng)化、信息化管理，有關(guān)單位和機(jī)構(gòu)應(yīng)該高度重視起來，促進(jìn)改革。
一、測(cè)繪檔案的發(fā)展趨勢(shì)
（一）紙質(zhì)測(cè)繪檔案的提供和使用呈下降趨勢(shì)。紙質(zhì)測(cè)繪檔案由于保存時(shí)占用空間大、使用時(shí)間短、更新周期慢、產(chǎn)品單一等，逐漸不能夠滿足人類生產(chǎn)生活需求，它的提供和使用整體呈下降趨勢(shì)。
（二）數(shù)字化檔案現(xiàn)勢(shì)性好。數(shù)字化檔案的更新周期短、易于保存，并且能夠結(jié)合計(jì)算機(jī)進(jìn)行利用和管理，使得數(shù)據(jù)更加科學(xué)化、準(zhǔn)確化，滿足人類需求。并且近年來政府正在加大對(duì)測(cè)繪檔案利用與管理的基礎(chǔ)投資。有了政府的支持，相信數(shù)字測(cè)繪檔案在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展空間是非常大的。
（三）測(cè)繪檔案的利用與服務(wù)管理體系的建設(shè)促進(jìn)地理信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。地域的廣闊和環(huán)境的復(fù)雜給測(cè)繪工作帶來難度，而數(shù)字化測(cè)繪檔案的發(fā)展與利用大大地降低了工作難度，可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)代替人工勞動(dòng)，并且準(zhǔn)確度很高，有效促進(jìn)地理信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。當(dāng)發(fā)生一些地震等自然災(zāi)害時(shí)測(cè)繪檔案可作為輔助平臺(tái)。
二、測(cè)繪檔案利用與服務(wù)管理體系建設(shè)現(xiàn)狀
（一）缺乏具有實(shí)際指導(dǎo)意義的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。當(dāng)前，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺乏實(shí)際指導(dǎo)意義，只是對(duì)測(cè)繪行業(yè)或者檔案管理進(jìn)行規(guī)定，沒有將二者有機(jī)地結(jié)合起來，無法充分發(fā)揮其可操作性，從而在一定程度上阻礙了測(cè)繪檔案的利用與管理。
（二）歸檔過程不規(guī)范。在測(cè)繪檔案歸檔過程中，有些項(xiàng)目人員沒有很好的進(jìn)行數(shù)據(jù)組織和數(shù)據(jù)命名，導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂繁雜，甚至存在重復(fù)的數(shù)據(jù)，加大了后期整理的難度。或者有些工作人員為了省去繁瑣的歸檔步驟，簡(jiǎn)化歸檔步驟，可能導(dǎo)致檔案的丟失。
（三）管理措施不到位。在測(cè)繪檔案管理過程中，工作人員的管理措施不到位，每個(gè)人的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)不同，在工作中可能由于操作不當(dāng)造成檔案的損壞與丟失。還有就是部分?jǐn)?shù)字測(cè)繪檔案和傳統(tǒng)載體測(cè)繪檔案混雜在一起保管，難以確保載體安全，也給利用帶來不便。
三、促進(jìn)測(cè)繪檔案的利用與服務(wù)管理體系建設(shè)策略
（一）制定可操作性強(qiáng)的規(guī)范制度。有關(guān)單位應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，制定可操作性強(qiáng)的規(guī)范制度，有計(jì)劃地修改數(shù)字測(cè)繪檔案的接收、整理、保管等標(biāo)準(zhǔn)，將測(cè)繪行業(yè)和檔案管理有機(jī)地結(jié)合在一起，有效實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化管理，提高工作效率。
（二）嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度。有關(guān)人員應(yīng)該嚴(yán)格控制歸檔過程，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，在歸檔測(cè)繪成果數(shù)據(jù)的同時(shí)，還必須同時(shí)歸檔其對(duì)應(yīng)的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等技術(shù)因素和背景信息。還有就是及時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺，保證數(shù)據(jù)的完整性等。
（三）提高工作人員職業(yè)素養(yǎng)。有關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該注重提高員工的職業(yè)素養(yǎng)，定期安排員工去優(yōu)秀的其他測(cè)繪檔案管理單位進(jìn)行實(shí)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)科學(xué)的管理技術(shù)?？梢云刚?qǐng)專家為員工進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和知識(shí)講解，幫助老員工學(xué)會(huì)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的使用，幫助新員工進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)的積累。
（四）做好數(shù)據(jù)檢查和數(shù)據(jù)備份。歸檔工作的操作不當(dāng)給數(shù)據(jù)完整性帶來風(fēng)險(xiǎn)。所以有關(guān)人員應(yīng)該注重?cái)?shù)據(jù)的檢查與備份，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)檢查，或者對(duì)部門檔案進(jìn)行抽查，加強(qiáng)監(jiān)督和管理，有效提高數(shù)據(jù)檔案的完整性。
四、結(jié)語
數(shù)字測(cè)繪檔案是測(cè)繪檔案館藏的核心，更是廣大測(cè)繪科技工作者多年辛勤勞動(dòng)與智慧的結(jié)晶。針對(duì)當(dāng)前測(cè)繪檔案利用與服務(wù)管理體系建設(shè)現(xiàn)狀，有關(guān)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和員工應(yīng)該共同努力，互相配合，制定可操作性強(qiáng)的規(guī)范制度，加強(qiáng)監(jiān)督和管理；嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，保證檔案的完整性；提高工作人員職業(yè)素養(yǎng)，避免不必要的錯(cuò)誤發(fā)生；做好數(shù)據(jù)檢查和數(shù)據(jù)備份，確保其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和有效性等。最終有利于人類科學(xué)生產(chǎn)發(fā)展，信息服務(wù)面延伸到各個(gè)角落，影響著人們的生活。
【參考文獻(xiàn)】
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信息技術(shù)的不斷發(fā)展對(duì)檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)提供了更多支持，然而在實(shí)際工作的開展過程中還存在一些問題。深度整理已成為電子檔案管理工作中的重要組成部分，電子檔案文件級(jí)著錄工作的重要性逐漸得到提高，對(duì)整理效果以及服務(wù)效率產(chǎn)生了巨大影響?；诖耍箼n案管理的服務(wù)質(zhì)量得到提升，需要切實(shí)落實(shí)電子檔案深度整理工作和文件級(jí)著錄工作，下面對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行闡述了分析。
1電子檔案文件級(jí)著錄難點(diǎn)分析
1.1著錄規(guī)則具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性
目前，我國(guó)紙質(zhì)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)較為完善，電子檔案著錄方面有所欠缺，為了更好的應(yīng)對(duì)電子檔案文件級(jí)著錄工作，管理人員需要對(duì)著錄規(guī)則系統(tǒng)性方面的要求進(jìn)行明確，對(duì)相應(yīng)的規(guī)則體系進(jìn)行建設(shè)和完善?，F(xiàn)階段，電子檔案著錄工作中存在的問題也均是由規(guī)則體系的不完整所導(dǎo)致的。
1.2來源方面存在問題
對(duì)電子檔案著錄工作而言，文件背景信息及來源具有重要作用。來源背景、文檔結(jié)構(gòu)、內(nèi)容格式、原文等內(nèi)容均包含在電子檔案的著錄信息內(nèi)，同時(shí)文件利用與查找的方法之間的關(guān)系也是其中的重要組成部分。如今，文檔系統(tǒng)與背景信息一類的內(nèi)容和電子檔案產(chǎn)生較大的關(guān)聯(lián)，甚至其本身也具有極其重要的地位，雖然大部分的電子文件可以簡(jiǎn)單的獲取來源信息，但也存在一些電子文件的來源復(fù)雜（多個(gè)人或多個(gè)機(jī)構(gòu)），即使來源相同的文件也可能出現(xiàn)分散的情況。目前在電子檔案著錄體系中，關(guān)聯(lián)信息、背景資料、生成者的著錄工作還存在較高的重復(fù)性，對(duì)檢索工具與著錄文件進(jìn)行重復(fù)操作時(shí)便會(huì)造成共享功能的浪費(fèi)。
1.3在格式方面的項(xiàng)目設(shè)置復(fù)雜程度較高
電子檔案結(jié)構(gòu)中沒有過多的著錄項(xiàng)目，管理人員需要對(duì)結(jié)構(gòu)載體特征、規(guī)格、類型標(biāo)識(shí)等內(nèi)容進(jìn)行著錄，同時(shí)需要將字節(jié)、字符一類的邏輯格式內(nèi)容進(jìn)行著錄，對(duì)于程序文檔方面，應(yīng)將編程語言與版本一類的信息進(jìn)行著錄。但目前對(duì)電子檔案的產(chǎn)生系統(tǒng)方面未能提出相應(yīng)的著錄規(guī)范及要求，文件名、系統(tǒng)、軟件甚至硬件環(huán)境方面的情況均包含在著錄工作中。
2解決電子檔案文件級(jí)問題的對(duì)策
2.1搭建軟件平臺(tái)，為文件級(jí)著錄工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)
管理人員對(duì)電子檔案文件級(jí)著錄時(shí)，若想使著錄工作的水平有所提升，需要結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，對(duì)著錄及管理工作進(jìn)行完善。通過對(duì)文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)的搭建，可以使后續(xù)的著錄工作按部就班。一些電子檔案的易變性較高，需要經(jīng)常對(duì)其進(jìn)行更新或調(diào)整，因此著錄工作靈活性較強(qiáng)，若想使電子檔案的應(yīng)用價(jià)值、實(shí)用價(jià)值得到保障，提高其準(zhǔn)確性，管理人員需要通過動(dòng)態(tài)的方式完成著錄工作，進(jìn)而對(duì)傳統(tǒng)著錄工作中的靜態(tài)性質(zhì)進(jìn)行調(diào)整和改變，實(shí)現(xiàn)多維度的實(shí)時(shí)著錄。電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)的搭建可以對(duì)上述問題進(jìn)行有效的處理和解決，對(duì)全程著錄方面工作的實(shí)現(xiàn)具有較高的價(jià)值和意義，并且這種方式可以確保管理人員在各個(gè)時(shí)期能夠更好地控制電子檔案信息，對(duì)著錄工作進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整，并將背景信息以及檔案內(nèi)容當(dāng)作基礎(chǔ)，促進(jìn)深度整理工作的開展，最終使著錄工作的效率得到提升，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生更多積極的影響。
2.2明確著錄標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，促進(jìn)多級(jí)著錄工作的開展
管理人員需要做好信息資源方面的控制工作，這也是電子檔案文件級(jí)著錄方面的重要要求和內(nèi)容，對(duì)其屬性進(jìn)行分析，可以將其歸類于智力控制。為了使人們可以對(duì)電子檔案文件進(jìn)行高效的利用，發(fā)揮其最大價(jià)值，人們需要對(duì)文件級(jí)著錄工作更加重視，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案資源的共享。若想實(shí)現(xiàn)深度整理，人們需要對(duì)著錄標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范方面的內(nèi)容進(jìn)行明確，同時(shí)制定出相應(yīng)的多級(jí)著錄規(guī)則，最終使規(guī)則趨于完整和完善。此外，人們需要對(duì)著錄細(xì)則進(jìn)行明確，這樣在出現(xiàn)著錄方面的問題時(shí)，可以依據(jù)細(xì)則內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行處理。我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂人員要對(duì)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究，完善我國(guó)的規(guī)則的不足之處。為了使不同級(jí)別的實(shí)體管理方面的內(nèi)容可以由電子檔案文件進(jìn)行明確的表達(dá)，管理人員需要提高電子檔案管理的工作效率，為著錄工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在對(duì)多級(jí)著錄規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確時(shí)，需要對(duì)社會(huì)理論原則方面的內(nèi)容進(jìn)行考慮，對(duì)實(shí)際的工作情況進(jìn)行考慮，最終形成特有的著錄系統(tǒng)及結(jié)構(gòu)，使其可以獨(dú)立對(duì)著錄問題進(jìn)行處理，促進(jìn)著錄工作效率的提高。
2.3外包模式及管理工作的細(xì)化分析
管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要將多級(jí)著錄方面的管理工作以及外包模式進(jìn)行分解，換言之，管理人員不僅需要對(duì)電子檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理，同時(shí)還應(yīng)對(duì)自身的服務(wù)水平進(jìn)行提升，使電子檔案配置工作變得更加科學(xué)合理，提高電子檔案資源的利用程度。管理人員需要對(duì)設(shè)備、資金以及人員方面進(jìn)行合理調(diào)配，通過有效的管理手段對(duì)其進(jìn)行管理，對(duì)操作模式以及外包條件進(jìn)行規(guī)范化處理，最終使著錄管理及外包模式的工作效率得到提升。
作者:張冬梅 單位:中航飛機(jī)股份有限公司西安分公司
主要參考文獻(xiàn)：
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一、高校檔案管理質(zhì)量現(xiàn)狀
檔案工作作為高校日常管理工作中重要內(nèi)容，檔案管理工作質(zhì)量高低直接影響到高校日常教育事務(wù)的開展，而構(gòu)建完善的檔案質(zhì)量管理體系涉及內(nèi)容較廣，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，需要工人員綜合能力、服務(wù)意識(shí)、制度完善和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多個(gè)方面提供保障。但是就當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀來看，其中仍然存在一系列問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1.檔案管理工作認(rèn)知存在局限
就檔案管理工作認(rèn)知角度來看，存在十分明顯的局限性。多數(shù)人對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知停留在資料整理，是一項(xiàng)十分枯燥、乏味的工作，沒有什么發(fā)展前途，這就導(dǎo)致很多檔案管理人員對(duì)工作的敷衍了事，責(zé)任意識(shí)欠缺，難以全身心投入工作中，嚴(yán)重影響到檔案管理工作質(zhì)量。
2.檔案管理工作不規(guī)范
檔案管理工作開展中，無論是資料搜集和管理工作，還是借閱制度都存在明顯的缺陷和不足，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是由于高校對(duì)于檔案管理工作重視程度不高，實(shí)際工作開展中未能更加規(guī)范的開展，檔案的分類存放和借閱都存在著明顯的缺陷，很容易造成檔案資料的丟失和損壞。檔案資料在借閱過程中，受到領(lǐng)導(dǎo)干部的影響尤為嚴(yán)重，很多領(lǐng)導(dǎo)說一句話就會(huì)影響到檔案管理工作正常開展，無法遵循檔案借閱流程進(jìn)行[1]。
3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后
就檔案管理工作現(xiàn)狀來看，傳統(tǒng)的管理工作模式已經(jīng)無法滿足實(shí)際工作需求，迫切的需要對(duì)管理理念、管理內(nèi)容和管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，應(yīng)用更多現(xiàn)代化管理技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。諸如，在檔案管理工作中計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備和溫度調(diào)控設(shè)備的應(yīng)用，均是當(dāng)前檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必備品。但是由于高校長(zhǎng)期對(duì)檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不足，存在明顯的缺陷和不足，嚴(yán)重影響到檔案管理工作有序開展。
4.檔案管理獎(jiǎng)懲體系不完善
檔案管理工作開展中，如何能夠?yàn)楣芾砉ぷ髻|(zhì)量提供更堅(jiān)實(shí)的保障，管理工作人員在其中所起到的作用是尤為突出的。這就需要完善的約束機(jī)制，促使管理人員能夠有序開展工作，提升檔案管理工作質(zhì)量[2]。對(duì)于表現(xiàn)良好的檔案管理人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，工作敷衍了事的人員則給予嚴(yán)厲懲罰，以此來調(diào)動(dòng)員工工作積極性，提升檔案管理工作質(zhì)量。
二、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)對(duì)策
1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，營(yíng)造良好的工作氛圍
高校檔案質(zhì)量管理工作開展中，主要是檔案管理工作人員積極參與其中，運(yùn)用科學(xué)合理的管理方法，充分發(fā)揮檔案管理的作用，有針對(duì)性的建立一套完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作能夠有效落實(shí)到實(shí)處，提升管理質(zhì)量。基于此，首先，應(yīng)該號(hào)召檔案管理部門所有領(lǐng)導(dǎo)干部、工作人員的積極參與，實(shí)現(xiàn)全方位的配合，根據(jù)相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，確保檔案資料能夠及時(shí)歸檔，提升檔案管理質(zhì)量[3]。其次，對(duì)檔案管理全方位監(jiān)控。高校建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，加強(qiáng)工作監(jiān)督是尤為必要的，并且貫穿于檔案資料的收集、整理、審核、分類以及使用等全過程，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作問題，及時(shí)有效的制止，尋求合理措施予以解決，確保檔案管理工作能夠落實(shí)到實(shí)處。最后，應(yīng)用先進(jìn)管理技術(shù)手段。通過應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和統(tǒng)計(jì)方法，有針對(duì)性解決檔案管理中存在的缺陷和不足。
2.建立完善的檔案管理制度，為檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)
為了確保高效檔案管理工作能夠有序開張，有章可循，健全和完善檔案管理制度是尤為關(guān)鍵的，促使高校檔案合理利用、規(guī)范整理，健全各方面的管理制度，確保檔案資料的收集、整理、分類、利用等過程都能夠有章可循，形成更加全面的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有針對(duì)性解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，提升檔案管理工作質(zhì)量[4]。完善檔案管理部門的崗位職責(zé)，根據(jù)工作計(jì)劃有針對(duì)性開展檔案管理工作，更加細(xì)致、全面。此外，還應(yīng)該強(qiáng)化檔案質(zhì)量管理意識(shí)，確保檔案資料完整、清晰、無缺陷，實(shí)現(xiàn)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，提升檔案管理效率。
3.強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)力度，提升人員綜合素質(zhì)
中圖分類號(hào)：B文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）03-0209-02
隨著我國(guó)第三產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，“服務(wù)”這個(gè)詞一時(shí)成為人們關(guān)注的熱點(diǎn)。越來越多富有創(chuàng)新意識(shí)的人們嘗試著將這個(gè)詞融會(huì)貫通于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，最終使其獲得了更為廣闊的發(fā)展空間和延伸意義。近年來，“服務(wù)型政府”的建設(shè)便是將第三產(chǎn)業(yè)的思想應(yīng)用于公共事業(yè)管理的典型例子。這種思想上的創(chuàng)新領(lǐng)先于制度創(chuàng)新，又能夠拉動(dòng)制度創(chuàng)新。隨著“服務(wù)”概念的進(jìn)一步普及，服務(wù)思想應(yīng)用于公共管理在人們生活中的表現(xiàn)越來越細(xì)化，信息化時(shí)代之下服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案的管理體系建設(shè)就是一個(gè)極好的探索。這不僅體現(xiàn)了創(chuàng)新的思想，還具有極大的實(shí)用價(jià)值。
一、信息化時(shí)代的獨(dú)特需求
社會(huì)信息化的發(fā)展就像雙刃劍，既為社會(huì)其他領(lǐng)域的發(fā)展提供了機(jī)遇，同時(shí)也帶來了一些挑戰(zhàn)。我國(guó)信息化的技術(shù)基礎(chǔ)有相當(dāng)一部分來源于國(guó)外引入，并非本土自然發(fā)展而成，因此為之后的深入發(fā)展埋下隱患。就短期來看，信息化過程中帶來的挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在三大方面：第一，當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，正確的、錯(cuò)誤的、簡(jiǎn)單的、復(fù)雜的各種信息混合在一起，加大了人們辨識(shí)區(qū)分有效信息的難度。龐大的信息量本來就使人頭昏腦脹，對(duì)于龐大的信息還要進(jìn)行甄別則更為頭痛。第二，信息的交互性進(jìn)一步增大了管理難度。信息數(shù)目和信息正誤是選取信息的第一步操作，而有關(guān)信息的第二步操作是探究信息之間的關(guān)系。在現(xiàn)實(shí)生活中，只選取信息是不夠的，因?yàn)楦鞣N信息之間存在著廣泛性聯(lián)系，就如同在構(gòu)建計(jì)量經(jīng)濟(jì)模型中也要檢驗(yàn)解釋變量之間的多重共線性一樣，我們?cè)趯?shí)際生活的方方面面也要考慮到信息的交互性。第三，這也是現(xiàn)實(shí)節(jié)奏加快的要求。信息化的產(chǎn)生和發(fā)展加快了人們的生活節(jié)奏，人們逐漸形成一種共識(shí)，就是追求高效便捷的處理方式。然而信息化雖引發(fā)了這一需求，但由于我國(guó)信息化發(fā)展不足，很多時(shí)候并不能滿足這一需求。
在此基礎(chǔ)上分析信息化中我國(guó)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理的制約因素：數(shù)字化進(jìn)程緩慢、資源閑置浪費(fèi)、分類體系混亂、思想意識(shí)淡薄等。[1]這與信息化進(jìn)程中存在的問題基本對(duì)照。數(shù)字化進(jìn)程緩慢，換種說法就是指我國(guó)當(dāng)前的相關(guān)技術(shù)不完善普及度不高，這既與我國(guó)大量從國(guó)外引入、本土技術(shù)薄弱的歷史有關(guān)，又反映出信息作為一種特殊資源具有其它資源難以企及的復(fù)雜度。資源的閑置浪費(fèi)主要由龐大的信息量引起，在當(dāng)前圖書館用戶檔案管理特別是人工管理中，面對(duì)龐大的信息管理人員很容易把一些不常用到的資源邊緣化從而減少工作負(fù)擔(dān)。而對(duì)于圖書館和用戶來說，有些潛在的需求資源就這么被閑置，得不到充分利用。我國(guó)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理中分類體系混亂主要由信息的交互性引起。各種信息之間存在著廣泛性聯(lián)系，人們很難做出明確的界定。與此同時(shí)，不同的人對(duì)于同一本書的認(rèn)定也會(huì)有所不同，因此，管理人員想要綜合所有用戶的意見對(duì)資源作出明確分類是不現(xiàn)實(shí)的。我國(guó)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理的第四個(gè)制約因素某種程度上正是源于前三個(gè)因素，管理的難度使部分管理人員安于現(xiàn)狀，不積極尋求解決方案，反而認(rèn)為圖書館管理工作無關(guān)緊要。
二、服務(wù)主導(dǎo)型圖書館
服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的制度建設(shè)是緊扣核心理念層層鋪展開來的。其中，用戶檔案管理制度是其他一切制度的基礎(chǔ)。因?yàn)椋?wù)主導(dǎo)型圖書館是“以用戶為中心”，圖書館用戶檔案是圖書館用戶的一切相關(guān)資料，包括姓名、性別等基本信息，也包括出入記錄、借閱記錄和使用資源記錄等。[2]服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的制度建設(shè)應(yīng)著力于解決當(dāng)前圖書館用戶管理工作中存在的問題。上文中提到數(shù)字化進(jìn)程緩慢，換種說法就是指我國(guó)當(dāng)前的相關(guān)技術(shù)不完善普及度不高，所以相關(guān)部門在制度中應(yīng)明確規(guī)定出用于圖書館用戶檔案系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)開支。有了經(jīng)費(fèi)作為保障，圖書館才能與時(shí)俱進(jìn)地更新信息系統(tǒng)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。如果這一點(diǎn)做好了，那么我國(guó)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館建設(shè)中的資源閑置浪費(fèi)問題迎刃而解。只要登入系統(tǒng)，鍵入搜索書目，有關(guān)該書目的相關(guān)書籍都一一呈現(xiàn)。人員搜索也是如此。服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案中的分類體系混亂，不僅包括書目，還包括用戶級(jí)別。這一問題應(yīng)該主要依靠完善制度建設(shè)來解決，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館應(yīng)在廣泛收集用戶意見的基礎(chǔ)上擬定合理的用戶檔案制度規(guī)定，這樣才能令行禁止、有條不紊，收到令人滿意的效果。我國(guó)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理的第四個(gè)制約因素某種程度上正是源于前三個(gè)因素，管理人員的思想意識(shí)淡薄一方面要著力解決前三個(gè)問題，為管理人員的監(jiān)督管理打下的良好基礎(chǔ)；另一方面要加強(qiáng)相關(guān)宣傳教育，肯定用戶檔案管理對(duì)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的重要意義，也肯定用戶檔案管理對(duì)用戶獲得完美需求體驗(yàn)的重要性。
三、用戶檔案管理
創(chuàng)新和發(fā)展向來離不開客觀環(huán)境，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的用戶檔案管理也是如此。創(chuàng)新和發(fā)展總是從社會(huì)提供的各種要素中抉擇出先進(jìn)的活躍的因素，進(jìn)而逐步替代掉那些陳舊的落后的因素。信息化時(shí)代為服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的構(gòu)建提供了物質(zhì)技術(shù)保障，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的建設(shè)正是為其用戶檔案管理體系的革新提供了機(jī)遇。[3]從范疇來看，三者呈現(xiàn)出層層遞進(jìn)的關(guān)系，用戶檔案管理體系隸屬于服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的基礎(chǔ)建設(shè)，而服務(wù)主導(dǎo)型圖書館又囊括于信息化時(shí)代大背景中。而逆向來看，信息化時(shí)代背景是推動(dòng)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館建設(shè)的洪流，而服務(wù)主導(dǎo)型圖書館客觀上要求高效的用戶檔案管理體系。
首先，與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代背景，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的用戶檔案管理區(qū)別于之前的人工管理。以信息系統(tǒng)為核心構(gòu)建用戶檔案管理體系是服務(wù)主導(dǎo)型圖書館最突出的特點(diǎn)。在以往的用戶檔案人工管理中暴露出很多問題，比如管理人員的登記錯(cuò)誤或記憶錯(cuò)誤，再比如業(yè)務(wù)繁忙時(shí)人工登記的緩慢低效，等等。相比之下，信息系統(tǒng)能夠很好地解決這些問題，信息系統(tǒng)以嚴(yán)格精密的計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，不僅能夠在很短時(shí)間內(nèi)快速處理大量數(shù)據(jù)，而且遵照既定程序運(yùn)行使其失誤的風(fēng)險(xiǎn)被控制在極低的范圍。正是由于信息系統(tǒng)的強(qiáng)大優(yōu)越性，我國(guó)很多高校圖書館都已經(jīng)開始使用這種圖書館用戶登錄和使用模式。
其次，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的理念要求圖書館在用戶檔案管理過程中不僅要滿足多數(shù)用戶的基本需求，而且應(yīng)體現(xiàn)多元化因素、滿足用戶的差異化需求。從用戶檔案設(shè)計(jì)來說，圖書館的信息系統(tǒng)在包括用戶基本信息的同時(shí)也應(yīng)該設(shè)置一些可選信息。借助可選信息，圖書館能夠構(gòu)建豐滿的用戶需求模型，深入了解到用戶的多樣性偏好，然后根據(jù)不同用戶的特質(zhì)能夠貼心高效地給出用戶滿意的建議和服務(wù)。
最后，建立完善的服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的用戶檔案管理規(guī)定是極為重要的。服務(wù)主導(dǎo)型圖書館是以用戶為中心的圖書館，但這并不意味著服務(wù)主導(dǎo)型圖書館要滿足用戶的各種合理和不合理需求。此外，用戶范圍的劃定也是不可忽略的問題。完善的用戶檔案管理規(guī)定就是對(duì)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館“服務(wù)”理念之外的補(bǔ)充，它合理規(guī)定著用戶范圍、用戶級(jí)別等基本問題，成為服務(wù)主導(dǎo)型圖書館日常管理中最最基礎(chǔ)的準(zhǔn)則。
五、結(jié)語
服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的日常管理應(yīng)松弛有度。既要做到信息系統(tǒng)管理和人員駐守結(jié)合，又要做到遵守規(guī)定和顧及人情相協(xié)調(diào)?，F(xiàn)有的圖書館用戶檔案管理模式大多還處于簡(jiǎn)單而單一的管理階段，要么是原始的手工登記管理，要么是粗糙的信息管理錄入，缺少對(duì)用戶體驗(yàn)的追蹤調(diào)查和動(dòng)態(tài)分析，只能片面地重復(fù)基本借閱工作，而不能構(gòu)建完善的圖書館用戶檔案管理體系。一個(gè)完善的體系不僅需要做到基礎(chǔ)服務(wù)的流暢運(yùn)作，而且還要做到不斷求新增添服務(wù)附加值。只有管理人員在信息系統(tǒng)的幫助下微笑服務(wù)，及時(shí)為用戶解決難題，廣泛吸收用戶的合理建議，才能建立完善的服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的用戶檔案管理體系。
參考文獻(xiàn)：
一、測(cè)繪檔案管理信息化的必要性
隨著社會(huì)發(fā)展的信息化程度不斷提高，社會(huì)各界對(duì)測(cè)繪檔案的利用和服務(wù)也提出了信息化的新要求，同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展為測(cè)繪檔案管理信息化建設(shè)提供了技術(shù)支撐，因此，測(cè)繪檔案管理信息化建設(shè)也將成為必然趨勢(shì)。
1.社會(huì)信息化發(fā)展的要求
近年來，隨著經(jīng)濟(jì)城鎮(zhèn)化、信息化的快速發(fā)展，越來越多的數(shù)據(jù)記錄將產(chǎn)生于電子環(huán)境，人們的交流手段也逐步從紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子媒體，同時(shí)，各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域?qū)y(cè)繪檔案的應(yīng)用越來越廣泛，測(cè)繪檔案在政府管理決策、社會(huì)公共管理事業(yè)和城市智能化管理等諸多方面發(fā)揮著重要的作用。因此，應(yīng)充分重視測(cè)繪檔案管理信息化建設(shè)。
2.信息化測(cè)繪體系發(fā)展的要求
測(cè)繪體系從模擬化、數(shù)字化、信息化向縱深發(fā)展，測(cè)繪生產(chǎn)模式也從傳統(tǒng)模擬測(cè)繪、數(shù)字測(cè)繪向信息化測(cè)繪轉(zhuǎn)變，各種來源廣泛、載體不同、內(nèi)容豐富的測(cè)繪檔案應(yīng)接不暇，測(cè)繪檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向地理信息數(shù)據(jù)檔案轉(zhuǎn)變。因此，測(cè)繪檔案管理面臨著更高的要求，必須從傳統(tǒng)的手工管理模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式轉(zhuǎn)變。
二、當(dāng)前測(cè)繪檔案管理存在的問題
1.測(cè)繪檔案管理信息化缺乏相應(yīng)制度
目前針對(duì)傳統(tǒng)的測(cè)繪檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對(duì)健全，但是，隨著測(cè)繪技術(shù)的發(fā)展，測(cè)繪生產(chǎn)體系已經(jīng)由模擬化、數(shù)字化發(fā)展到信息化階段，測(cè)繪生產(chǎn)形成的檔案在內(nèi)容、格式、載體形態(tài)等都已經(jīng)向信息化模式轉(zhuǎn)變，舊的測(cè)繪檔案相關(guān)規(guī)定已難以適應(yīng)現(xiàn)行的測(cè)繪檔案的管理需要，制定適用于信息化測(cè)繪發(fā)展的新的檔案管理規(guī)定已經(jīng)迫在眉睫。
2.測(cè)繪檔案管理機(jī)制和手段相對(duì)落后
長(zhǎng)期以來，測(cè)繪生產(chǎn)單位一直存在著“重業(yè)務(wù)生產(chǎn)、輕檔案管理”，即注重生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，忽視檔案管理和檔案開發(fā)利用的現(xiàn)象，測(cè)繪檔案管理有被邊緣化的趨勢(shì)，測(cè)繪檔案工作經(jīng)費(fèi)投入相對(duì)不足。目前，提供測(cè)繪檔案和成果服務(wù)仍主要以傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)刻錄、紙圖輸出為主，數(shù)據(jù)分發(fā)、交換還是采用離線拷貝和簽訂保密協(xié)議的方式，管理、服務(wù)手段較為滯后，現(xiàn)代化水平不高，與信息化測(cè)繪體系建設(shè)目標(biāo)相距甚遠(yuǎn)。
3.測(cè)繪檔案管理缺乏復(fù)合型人才
由于歷史原因，測(cè)繪檔案管理長(zhǎng)期缺乏復(fù)合型管理人才，現(xiàn)有人員很難勝任地理信息系統(tǒng)管理和維護(hù)，以及熟練運(yùn)用各系統(tǒng)提供測(cè)繪服務(wù)等工作，這已成為測(cè)繪檔案管理的發(fā)展和業(yè)務(wù)創(chuàng)新進(jìn)程中的阻力之一。此外，檔案專業(yè)的管理人員普遍比較缺乏，而且從事測(cè)繪檔案開發(fā)利用的人員數(shù)量很少，水平參差不齊，難以挖掘歷史檔案潛在價(jià)值。因此，想要開展深化測(cè)繪檔案應(yīng)用、拓展測(cè)繪檔案務(wù)面、提高檔案館影響力等工作比較困難。
三、測(cè)繪檔案管理信息化建設(shè)的措施
測(cè)繪檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，涉及的范圍很廣，它幾乎涵蓋了檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的所有內(nèi)容，筆者主要針對(duì)測(cè)繪檔案管理在信息化建設(shè)方面進(jìn)行了一些思考，認(rèn)為測(cè)繪檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面。
1.重視測(cè)繪檔案管理與服務(wù)的工作
隨著政府公共管理的信息化、電子政務(wù)的發(fā)展，測(cè)繪檔案應(yīng)用已延伸到社會(huì)管理、公共安全管理、應(yīng)急管理等全新的領(lǐng)域，測(cè)繪檔案管理的理念和思路也要隨之變化，才能適應(yīng)新的形勢(shì)、新的要求。首先要通過學(xué)習(xí)宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)測(cè)繪法》和《中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理規(guī)定》等法律、法規(guī)和規(guī)章制度，強(qiáng)調(diào)測(cè)繪檔案在測(cè)繪活動(dòng)中的地位和作用； 同時(shí)測(cè)繪檔案保管部門必須以用戶需求為導(dǎo)向，以用戶滿意為目標(biāo)，以用戶便利為原則，重新構(gòu)建科學(xué)的測(cè)繪檔案知識(shí)服務(wù)體系，加快測(cè)繪檔案從傳統(tǒng)的靜態(tài)服務(wù)向靜態(tài)服務(wù)與動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)相結(jié)合的模式轉(zhuǎn)變。
2.建立健全測(cè)繪檔案管理制度
測(cè)繪檔案管理制度是對(duì)檔案管理工作的約束，測(cè)繪檔案管理制度的內(nèi)容不僅應(yīng)該包括歸檔前后的檔案管理工作的流程制度； 還應(yīng)該是一個(gè)單位檔案管理同科技工作程序、生產(chǎn)研發(fā)工作計(jì)劃及相關(guān)人員職責(zé)相統(tǒng)一的綜合制度。信息化測(cè)繪檔案的管理制度重點(diǎn)應(yīng)針對(duì)數(shù)據(jù)檔案制定相應(yīng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)要規(guī)范數(shù)據(jù)檔案的歸檔范圍、整理立卷、著錄標(biāo)引、歸檔移交、接收檢驗(yàn)、日常維護(hù)、異地備份、存儲(chǔ)介質(zhì)及系統(tǒng)升級(jí)換代、信息安全保護(hù)等管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。
3.建立測(cè)繪檔案“全生命周期”管理機(jī)制
每一個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目無論大小都要經(jīng)過計(jì)劃下達(dá)、測(cè)繪生產(chǎn)、質(zhì)量檢查、成果匯交、歸檔、管理、利用和銷毀等全過程，這個(gè)過程就是測(cè)繪檔案的一個(gè)“全
生命周期”。項(xiàng)目承建單位應(yīng)將檔案的形成、積累、整理和歸檔工作納入工作計(jì)劃、工作程序、相關(guān)部門和人員職責(zé)范圍，每個(gè)單位必須指定專職或兼職的檔案管理人員，項(xiàng)目承建單位在項(xiàng)目開始之初就要對(duì)檔案的整理和歸檔提出明確要求，并對(duì)項(xiàng)目參與的相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)，讓參與項(xiàng)目的人員明確知道哪些文件和材料是應(yīng)該要作為檔案保留的，特別是對(duì)重大測(cè)繪項(xiàng)目，在制定項(xiàng)目管理制度的同時(shí)要考慮項(xiàng)目檔案管理制度的制定，在檔案管理制度中要對(duì)項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等提出明確的要求； 檔案管理部門必須進(jìn)行檔案形成的前端控制，要及早介入對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要及時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，從而確保檔案質(zhì)量和管理水平，避免重復(fù)勞動(dòng)，消除文件形成初期由于管理不善而導(dǎo)致檔案不齊全、不完整等現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案管理的職能部門應(yīng)在任務(wù)下達(dá)、進(jìn)度檢查、成果鑒定驗(yàn)收、評(píng)獎(jiǎng)提職的各階段，都要對(duì)測(cè)繪檔案工作同步提出要求和加以考核。要用制度明確檔案工作職責(zé)，保障經(jīng)費(fèi)投入，強(qiáng)化前端控制和全過程管理。要理順測(cè)繪檔案收集、歸檔工作渠道，延伸建檔指導(dǎo)工作。
4.推進(jìn)測(cè)繪檔案服務(wù)信息化建設(shè)
大數(shù)據(jù)時(shí)代在不斷改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的同時(shí)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式也提出了挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案館建設(shè)將是可預(yù)見的未來。因此，通過采取“存量數(shù)字化”的思路大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，“增量電子化”加強(qiáng)原生電子檔案的歸檔和接收。通過不斷推進(jìn)測(cè)繪檔案管理信息化建設(shè)，依托云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)智能化地管理多元化測(cè)繪檔案資源，逐步改變測(cè)繪檔案管理模式，逐步建成基于測(cè)繪檔案信息資源、檔案信息服務(wù)、檔案信息安全保障的測(cè)繪管理信息服務(wù)平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案管理自動(dòng)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、決策智能化。
四、結(jié)束語
近幾年，隨著信息化測(cè)繪的快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的寶貴資源，測(cè)繪檔案的信息利用價(jià)值和作用也逐步在各行各業(yè)顯現(xiàn)，因此，在新的形勢(shì)下，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)加大對(duì)檔案工作的重視和投入，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性，發(fā)揮測(cè)繪檔案的功能，為各級(jí)政府和社會(huì)各界提供快速、準(zhǔn)確和全方位的地理信息服務(wù)。
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
前言:檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因?yàn)樗陨砭桶畔ⅰ?/p>
1、檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
2 、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程
檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實(shí)改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級(jí)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問題。
2.1 拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會(huì)大眾提供服務(wù)。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅(jiān)持檔案為社會(huì)大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價(jià)值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對(duì)狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會(huì)公眾迎進(jìn)檔案室的大門。
近些年來，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時(shí)，切實(shí)掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技能，從檔案實(shí)體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級(jí)檔案部門，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代所需，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會(huì)大眾提供檔案服務(wù)上來。
2.2 提高檔案信息管理水平
隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計(jì)算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)管理在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用管理過程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中一筆巨大的文化財(cái)富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個(gè)不可回避的現(xiàn)實(shí)問題。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對(duì)性地進(jìn)行開發(fā)和利用是開展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發(fā)利用，形成對(duì)檔案電子文件功能的有益積累和對(duì)檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
2.3 加強(qiáng)工程檔案信息管理
工程建設(shè)的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實(shí)施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計(jì)算機(jī)對(duì)工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對(duì)。
充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高工程檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
3.1 加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
3.2 建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。
3.3 檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。
3.4 數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)。
4、結(jié)語
計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 026
[中圖分類號(hào)] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）12- 0042- 02
1 前 言
建設(shè)項(xiàng)目檔案管理隨著建設(shè)工程項(xiàng)目的發(fā)展而發(fā)展，項(xiàng)目管理在投資建設(shè)等方面不斷改革創(chuàng)新，建設(shè)檔案管理必然也要摒棄傳統(tǒng)管理模式，根據(jù)基建工程的新特點(diǎn)對(duì)其資料進(jìn)行創(chuàng)新管理，采用信息化管理模式，針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理中檔案原始性、有序性、真實(shí)全面性等特點(diǎn)，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理新體系，解決復(fù)雜項(xiàng)目檔案資料難以整理的問題，切實(shí)做好檔案管理工作，推動(dòng)項(xiàng)目建設(shè)有序進(jìn)行。
2 檔案管理創(chuàng)新的意義
（1）檔案包括文字、圖標(biāo)、聲像材料等，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理越是完善越是能夠促進(jìn)項(xiàng)目工程的完成，提高經(jīng)濟(jì)效益。時(shí)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，項(xiàng)目建設(shè)與國(guó)家產(chǎn)業(yè)化管理息息相關(guān)，必然要隨著時(shí)代建設(shè)而不斷改革創(chuàng)新。創(chuàng)新是技術(shù)能力，是具有生產(chǎn)力代表的競(jìng)爭(zhēng)力，是民族進(jìn)步的催化劑。國(guó)家要取得可持續(xù)發(fā)展勢(shì)必要不斷保持創(chuàng)新力，創(chuàng)新發(fā)展才是推動(dòng)時(shí)代進(jìn)步的強(qiáng)大動(dòng)力。建筑項(xiàng)目工程事務(wù)繁多，根據(jù)項(xiàng)目的不同又有不同的項(xiàng)目資料，其管理模式是否有效直接影響著工程建設(shè)的可靠性，影響著未來目標(biāo)的制定，影響著現(xiàn)實(shí)目標(biāo)的決策。檔案建設(shè)工作已經(jīng)列入國(guó)家重點(diǎn)管理項(xiàng)目之一，針對(duì)傳統(tǒng)管理模式提出了改進(jìn)辦法，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理必須跟上時(shí)展要求，進(jìn)一步落實(shí)檔案創(chuàng)新改革。
（2）創(chuàng)新是檔案管理部門發(fā)展的原始推動(dòng)力，檔案改革推動(dòng)了建設(shè)項(xiàng)目工程的發(fā)展，實(shí)踐證明檔案管理要不斷創(chuàng)新才能適應(yīng)不斷發(fā)展中的項(xiàng)目建設(shè)要求。提升業(yè)務(wù)效率離不開檔案的有效管理，在實(shí)施檔案管理過程中，不斷吸引經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為制定最優(yōu)的建筑項(xiàng)目管理制度提供參考，檔案管理過程中自身管理不斷加強(qiáng)，更加能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要。
（3）創(chuàng)新是檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的必然要求，傳統(tǒng)模式的管理方式必有其優(yōu)勢(shì)也有不足之處，檔案創(chuàng)新吸取優(yōu)秀的傳統(tǒng)理念方法，摒棄阻礙性的落后模式，轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，帶動(dòng)建工事業(yè)的全局發(fā)展。檔案建設(shè)是以人為本，按照日常工作流程，記錄工作行為，沒有檔案記錄則建工信息紊亂無序，阻礙經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。
3 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新措施
3.1 檔案輪作透明化
檔案管理的觀念意識(shí)高低直接影響著檔案工作的進(jìn)行，多數(shù)工作人員還保持著落后的管理模式觀念，工作人員較少接觸檔案，加上檔案一般不予公開，缺乏了解繼而不予重視，設(shè)立分項(xiàng)部門，根據(jù)檔案資料的情況分門別類，設(shè)多人專職管理，在年限內(nèi)重新挑選管理人員，為保持工作的熱情，防止隨意更改檔案的情況，要采取規(guī)定年限內(nèi)的輪作制度，三年一選或者三年一輪，但要求檔案管理人員專業(yè)技能要高。逐漸開放適宜公開的檔案收藏部分的內(nèi)容，增加透明度，增加搜索引擎，鼓勵(lì)相關(guān)人員及時(shí)掌握檔案資料，為發(fā)展目標(biāo)提供建議，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的不同設(shè)置管理制度等，實(shí)現(xiàn)理念創(chuàng)新帶動(dòng)行為創(chuàng)新。
3.2 設(shè)立管理反饋機(jī)制
根據(jù)不同項(xiàng)目建設(shè)需要不同的管理模式，強(qiáng)化質(zhì)量責(zé)任制，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。嚴(yán)格按照制度強(qiáng)化管理，要求管理人員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，有效、完整、真實(shí)地管理檔案相關(guān)事宜，采取責(zé)任機(jī)制，若檔案內(nèi)容出現(xiàn)問題則追究檔案管理當(dāng)事人的責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理的自覺自動(dòng)，提高檔案管理及時(shí)有效性。設(shè)立反饋機(jī)制，實(shí)行人人都是管理者，人人都可監(jiān)督的模式，對(duì)于檔案管理過程中優(yōu)秀的項(xiàng)目進(jìn)行表彰，阻礙檔案發(fā)展的行為及時(shí)通報(bào)批評(píng)。制定反饋表，定期進(jìn)行問卷調(diào)查，針對(duì)管理過程中出現(xiàn)的問題聽取民意，了解檔案不合理的地方，通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)反饋的信息整理提出指導(dǎo)基層業(yè)務(wù)的建議、方案，開展業(yè)務(wù)咨詢機(jī)構(gòu)，針對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)給予咨詢服務(wù)，定期定量開展培訓(xùn)活動(dòng)，進(jìn)一步落實(shí)檔案管理責(zé)任制，推動(dòng)檔案管理有序進(jìn)行。
3.3 分層服務(wù)
檔案管理服務(wù)方式多種多樣，有效的服務(wù)可以提高管理的工作效率，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的不同又有其自身的特點(diǎn)，在服務(wù)創(chuàng)新中要注意服務(wù)范圍與內(nèi)容的界定和創(chuàng)新，可以設(shè)置中高層服務(wù)模式，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)容不同，由低到高分層次歸納檔案，大眾檔案、中層檔案、高層檔案，根據(jù)層次的不同設(shè)置不同的服務(wù)態(tài)度，低層要親切，中層要嚴(yán)肅，高層要活潑，不同的服務(wù)模式更易于被大眾接受，更能夠節(jié)省有效的時(shí)間抓住重點(diǎn)，參考有價(jià)值的部分。階段性改變服務(wù)方式，一年一換或者根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)設(shè)定年限，范圍針對(duì)的是不同的人群，根據(jù)不同群體的要求制定不同的理念，橫向交叉縱向服務(wù)管理，共同延伸。此外，從服務(wù)對(duì)象基本要求出發(fā)，真正做到服務(wù)創(chuàng)新，體現(xiàn)人性化措施，有效推進(jìn)檔案管理工作有序進(jìn)行。
3.4 責(zé)任連坐制
檔案管理具有可變性，隨著項(xiàng)目建設(shè)的不同而變化，檔案資料的記錄收集是圍繞建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)過程以及施工工作的內(nèi)容形成，單是依靠檔案項(xiàng)目技術(shù)等工作者是難以推動(dòng)管理機(jī)制建立的。要充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，相關(guān)管理部門協(xié)同合作，科學(xué)有效的管理各項(xiàng)工作。加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，實(shí)行責(zé)任制，切實(shí)把責(zé)任按照工作板塊、職責(zé)落實(shí)到每一個(gè)部門、每一個(gè)工作者身上，進(jìn)一步明確員工職責(zé)范圍，設(shè)立監(jiān)管機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)監(jiān)督管理，推動(dòng)工作有序進(jìn)行，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題對(duì)責(zé)任人依條例嚴(yán)懲，連帶其領(lǐng)導(dǎo)也要負(fù)起責(zé)任，層層負(fù)責(zé)，集體有責(zé)。此外，建立健全內(nèi)部工作制度，針對(duì)內(nèi)部員工工作內(nèi)容、程序、方法、日常工作制度等制定適宜具有操作性的規(guī)章制度，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行管理。
3.5 分地協(xié)管
建設(shè)工程系統(tǒng)包括多個(gè)方面，檔案管理不僅與建設(shè)內(nèi)部各個(gè)部門機(jī)構(gòu)緊密聯(lián)系，還與外部許多單位聯(lián)系著，要建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度就必須加強(qiáng)內(nèi)部與內(nèi)部，內(nèi)部與外部的協(xié)作關(guān)系，確保全體工作人員以及施工、監(jiān)理、建設(shè)等共同努力。例如根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的不同聯(lián)系合作辦事處，設(shè)置外事員一名，建立臨時(shí)或者常駐辦事點(diǎn)，及時(shí)收集資料歸檔，總部檔案中心分為幾個(gè)部分，權(quán)利分開，檔案分開，在分布檔案有效整理前不予受理，幾地分管處互相制約，實(shí)地管理，確保檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。在管理過程中，建設(shè)項(xiàng)目管理部門要及時(shí)了解工程運(yùn)作信息，及時(shí)向相關(guān)工作部門了解情況，適當(dāng)指導(dǎo)工作，同時(shí)創(chuàng)新管理模式，創(chuàng)新服務(wù)方式，根據(jù)不同對(duì)象采用不同服務(wù)模式，個(gè)性創(chuàng)新，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處，真實(shí)反饋施工建設(shè)工作，確保檔案的真實(shí)有效性。
3.6 建立資源共享平臺(tái)
隨著數(shù)字信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)覆蓋工作生活的各個(gè)方面，檔案管理建設(shè)中更是不能缺少信息化建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)管理能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的不足以及人力管理的限制，具有科學(xué)系統(tǒng)管理價(jià)值。建設(shè)項(xiàng)目工程隨著社會(huì)發(fā)展合作更加緊密，建立資源平臺(tái)，檔案創(chuàng)新。例如集合各項(xiàng)目建工單位的信息管理處，構(gòu)建信息平臺(tái)，在平臺(tái)存放各單位、各項(xiàng)目、各信息的自動(dòng)搜索功能，形成統(tǒng)一的工作網(wǎng)，設(shè)置討論板塊，鼓勵(lì)員工提出建議，提高信息共享效率。完善檔案的整理編排工作，建立檢索機(jī)制，信息公開化，方便相關(guān)工作者查閱檔案資料，加強(qiáng)檔案信息把握力，設(shè)置監(jiān)察系統(tǒng)定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。加強(qiáng)資源共享，建立共享平臺(tái)，提供交流合作的互動(dòng)，鼓勵(lì)員工積極建設(shè)數(shù)字化信息平臺(tái)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。
3.7 影像監(jiān)控，確保安全
檔案信息在整個(gè)項(xiàng)目工程建設(shè)中非常重要，要確保檔案信息的持久性、安全性，針對(duì)不同檔案建設(shè)不同安全管理機(jī)制，保護(hù)檔案的安全性能。首先要提高檔案管理人員的安全意識(shí)，切實(shí)注意檔案資料的保持，不能隨意丟棄、損壞、篡改，可以開設(shè)適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)課程，定期定量培訓(xùn)相關(guān)工作人員。檔案管理室與冗雜人群隔離開來，單獨(dú)成室，安裝監(jiān)控設(shè)備，影像監(jiān)督，確保每個(gè)角落都能通過電腦監(jiān)控，實(shí)時(shí)錄像。另外，要做好檔案資料的備份工作，以防檔案丟失破損，不可恢復(fù)，減少損失。對(duì)檔案進(jìn)行分區(qū)分庫管理，確實(shí)保證檔案項(xiàng)目管理有效進(jìn)行。
4 結(jié)束語
建設(shè)項(xiàng)目檔案管理在整個(gè)建設(shè)工程中起到非常大的作用，是項(xiàng)目建設(shè)決策的參考，是日常工作內(nèi)容的管理，是不斷發(fā)展變化的運(yùn)動(dòng)過程，其管理模式是動(dòng)態(tài)的信息化管理。當(dāng)今時(shí)代科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，城市化建設(shè)不斷加強(qiáng)，各種檔案資料越來越多，工作要求也越來越細(xì)致，針對(duì)檔案管理項(xiàng)目出現(xiàn)的問題提出創(chuàng)新制度的要求，不斷加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案制度管理、服務(wù)創(chuàng)新管理、思想觀念提升、加強(qiáng)信息化建設(shè)等，切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作有序進(jìn)行，促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目工作的完成。
主要參考文獻(xiàn)
[1]劉麗平.淺談如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技：下旬刊，2010，12（4）：45-46.
中圖分類號(hào):G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
檔案管理規(guī)范化、信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。從社會(huì)進(jìn)步的速度來看，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，加快檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作的重中之重，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。信息化時(shí)代，各單位為提高自身在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力，都在根據(jù)單位自身的特點(diǎn)，加快信息化建設(shè)步伐。日益豐富的工作實(shí)踐表明，檔案管理采用電子化流轉(zhuǎn)方式，是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，是提高生產(chǎn)效率的一種手段。在建或已投入運(yùn)行的、承擔(dān)單位職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了單位信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將檔案管理工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計(jì)算機(jī)工作流程來支持、執(zhí)行檔案管理的業(yè)務(wù)活動(dòng)。[1]
一 檔案信息化建設(shè)的基本含義
在這里要分清信息化中的信息不單限于檔案本身的記錄信息，還有把原始信息進(jìn)行處理后和社會(huì)其他信息形式綜合形成更廣泛的信息。檔案信息化有狹義上和廣義上兩方面內(nèi)容:狹義上就是檔案自身內(nèi)容的信息化；廣義上就是把檔案信息和社會(huì)政治、文化、經(jīng)濟(jì)等各方面相關(guān)信息進(jìn)行融合處理的信息化。因此，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案自身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)上得到傳播；另一方面是把檔案內(nèi)的信息和其他社會(huì)信息形式綜合使用，在社會(huì)上擴(kuò)大服務(wù)。這兩方面目標(biāo)互相聯(lián)系，共同促進(jìn)。檔案信息一旦被社會(huì)廣泛使用，狹義的檔案信息資源必須和社會(huì)發(fā)生聯(lián)系，被社會(huì)利用廣為傳播，形成廣義上的檔案信息化。
二 改善檔案管理方式，提高工程檔案管理效率
檔案信息化建設(shè)，要以科學(xué)高效的檔案管理為前提，怎樣改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從傳統(tǒng)管理方式向綜合現(xiàn)代化管理方式遞進(jìn)，是各級(jí)檔案管理工作人員要切入思考和實(shí)踐解決的問題。社會(huì)檔案意識(shí)在檔案信息化建設(shè)中必然有能動(dòng)的影響，成為檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力。[2]
①拓展檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會(huì)大眾提供服務(wù)。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅(jiān)持檔案為社會(huì)大眾服務(wù)的思想，從改變傳統(tǒng)的檔案管理重保管輕利用方式，側(cè)重強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整和安全的管理原則和以檔為本的價(jià)值取向；轉(zhuǎn)變那種要提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對(duì)狹窄的局面，將廣大社會(huì)公眾加入檔案室。
近來，檔案管理的方式有了巨大的改變，從過去的手工操作逐漸轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化管理的方式，要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時(shí)，切實(shí)掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技能。
②提高檔案信息管理水平
必須具備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件裝置。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用和完善，可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)和推廣，逐步建立起同一平臺(tái)為分中心做好初期的準(zhǔn)備工作。
檔案中心目錄和全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對(duì)各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不僅節(jié)約了人力和財(cái)力，也在某種程度上加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。
上網(wǎng)信息要進(jìn)行密級(jí)界定。先要制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定;然后對(duì)檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不一樣的信息查詢權(quán)限，做到保障軟件系統(tǒng)的安全。[3]
③加強(qiáng)工程檔案信息管理
工程檔案的建立和形成取決于工程建設(shè)的過程也是工程檔案的形成過程。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的階段，檔案資料的收集、整理都是由不同單位部門來實(shí)施，客觀上加大了工程檔案建立和管理的難度，但信息化管理明顯提高了工程檔案管理效率和效益。
工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計(jì)算機(jī)對(duì)工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對(duì)。
充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高工程檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。 [4]
三 結(jié)語
計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，有針對(duì)性地對(duì)信息化技術(shù)人才進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長(zhǎng)和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。
我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，也是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙甲信.關(guān)于加快推進(jìn)縣域檔案信息化建設(shè)工作步伐的幾點(diǎn)體會(huì)[J].陜西檔案，2008，（06）.
