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時(shí)間：2023-05-31 08:33:42
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中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2012）12（b）-0-01
文件材料收集到檔案室后，就要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)整理、立卷歸檔、編號(hào)上架。文件材料只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理歸檔后才成其為檔案。歸檔文件材料的整理工作，就是按照科學(xué)的方法、規(guī)財(cái)，將零亂的和需要進(jìn)一步系統(tǒng)化的文件材料組織成有序的單位，使之有效地提供利用的環(huán)節(jié)和過(guò)程。換句話說(shuō)，將歸檔文件材料轉(zhuǎn)化為檔案之前的過(guò)程就是歸檔文件材料的整理。對(duì)收集起來(lái)的文件材料進(jìn)行加工的過(guò)程?，F(xiàn)行的文件還不是檔案，而沒(méi)有進(jìn)行加工的檔案就像大海撈針，不能有效地提供利用。只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理的檔案才能在人們需要的時(shí)候更好地提供利用。歸檔文件材料的整理是將無(wú)序的文件材料有序化和系統(tǒng)化的過(guò)程。所謂系統(tǒng)化，即在整理時(shí)，按照文件材料的來(lái)源、形成的時(shí)間、重要程度、形式等方面的不同特點(diǎn)，文件材料進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列和編目，組成有序體系。保持文件材料之間的各種有機(jī)聯(lián)系，使其能更容易地被檢索和反映內(nèi)涵。所謂有序化，是將文件材料按照一定的規(guī)律進(jìn)行編排，使其系統(tǒng)脈絡(luò)明晰，因果關(guān)系清楚，便于查證。文件材料的整理是按照科學(xué)的方法和規(guī)則進(jìn)行的，是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性的工作。對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行科學(xué)的整理是檔案室的主要任務(wù)之一。通過(guò)收集工作集中到檔案館韻檔案，只有經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，使零散的文件資料實(shí)現(xiàn)條理、秩序，并將其中的關(guān)鍵成分通過(guò)整理凸現(xiàn)出來(lái)，才能有效地提供利用。因此，文件材料歸檔整理工作是檔案業(yè)務(wù)的中心環(huán)節(jié)。在文件材料歸檔、整理的同時(shí)，還要對(duì)其真實(shí)性和價(jià)值的高低進(jìn)行鑒定?！皺n案鑒定就是鑒別和判定檔案的價(jià)值，挑選出有價(jià)值的檔案交檔案機(jī)構(gòu)保存，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀。它直接決定著檔案的存毀，是檔案管理中最重要同時(shí)也是難度最大的工作”。檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文書(shū)檔案的保存價(jià)值作鑒定，即根據(jù)文書(shū)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值，以及保管期限的有關(guān)規(guī)定，對(duì)所藏各案卷的保存價(jià)值加以科學(xué)的估量，對(duì)仍有保存價(jià)值的文書(shū)檔案繼續(xù)保存，對(duì)無(wú)保存價(jià)值和已滿保管期限的文書(shū)檔案定期剔除，經(jīng)審批后銷(xiāo)毀，進(jìn)而使檔案室保存的案卷具有較高的質(zhì)量。
（1）保存檔案工作基礎(chǔ)：不論是本單位產(chǎn)生的，還是上級(jí)針對(duì)本單位下發(fā)的指示性、指導(dǎo)性文件材料，或者相關(guān)的批示、批復(fù)，本單位編印的簡(jiǎn)報(bào)刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本等等，這些文件材料之間已相互構(gòu)成了來(lái)源方面不可分割的聯(lián)系。因此，只有在保持文件來(lái)源方面聯(lián)系的前提下，文件的時(shí)間、內(nèi)容、形式等方面的聯(lián)系，才能更深刻地反映文件形成的活動(dòng)面貌，體現(xiàn)檔案作為歷史記錄的特點(diǎn)。我們所做的工作都是在前人的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。事業(yè)單位檔案在形成的過(guò)程中融入了許多他人的勞動(dòng)，而且也直接體現(xiàn)了人們歷來(lái)整理和保存檔案的情況和成果。因此，在整理檔案的時(shí)候，應(yīng)該做到；盡量不進(jìn)行拆卷整理。對(duì)部門(mén)整理歸檔的檔案，應(yīng)當(dāng)充分研究和利用原來(lái)案卷、檢索工具等整理的成果，力求保持已整理過(guò)的原狀。對(duì)先前整理不當(dāng)以至明顯錯(cuò)誤的，可通過(guò)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式加以改動(dòng)和糾正。（2）遵循文件形成的規(guī)律：事業(yè)單位檔案是在事業(yè)單位各項(xiàng)學(xué)習(xí)活動(dòng)中產(chǎn)生的，真實(shí)地記錄和反映了事業(yè)單位活動(dòng)的歷史面貌，文件材料整理工作應(yīng)維護(hù)事業(yè)單位工作內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的整體性，順應(yīng)文件材料自身的形成特點(diǎn)和規(guī)律。其中，包含以下三層意思：在整理文件材料時(shí)，注意活動(dòng)的整體性，如：要求正式會(huì)議、某項(xiàng)活動(dòng)形成的文件要保持其齊全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)不可分割，即注重文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系；三是在對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)和排列時(shí)保持文件材料之間固有的自然次序，如歸檔文件整理依照會(huì)議通知、報(bào)告、決議，重要文件的初稿、討論稿、修改稿等自然形成過(guò)程加以排列。（3）于保管及利用：對(duì)檔案進(jìn)行有序化的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)滿足維護(hù)檔案的安全和有效地提供利用的目的。現(xiàn)在，檔案的計(jì)算機(jī)檢索正在不斷地發(fā)展中，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)把分散在不同類(lèi)目中的同一事由或問(wèn)題的檔案信息快捷地檢索出來(lái)，這也是保持歸檔文件在檔案信息上的聯(lián)系的最有效的方式，同時(shí)，有利于檔案的成套利用。
2 事業(yè)單位檔案文件歸檔整理程序
整理的環(huán)節(jié)使文件材料有序化、科學(xué)化。事業(yè)單位文件材料整理工作內(nèi)容主要包括：全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件的整理、案卷的裝訂和案卷目錄的編制等。整理文件材料主要包括以下基本環(huán)節(jié)：（1）檔案的分類(lèi)：檔案實(shí)體分類(lèi)，主要是從檔案信息的物理形態(tài)進(jìn)行的保管、排架、存放等工作。管理層分類(lèi)?！霸跈n案實(shí)體分類(lèi)中，第一層次是國(guó)家全部檔案韻宏觀分類(lèi)，它為規(guī)劃國(guó)家檔案館網(wǎng)系統(tǒng)，建立各級(jí)各類(lèi)檔案館提供理論依據(jù)?！睓n案館內(nèi)的區(qū)分全宗是第二層的分類(lèi)，“全宗內(nèi)檔案分類(lèi)是第三層的分類(lèi)，它根據(jù)全宗內(nèi)檔案的來(lái)源、時(shí)間、主題內(nèi)容和檔案的形式等標(biāo)準(zhǔn)，將全宗內(nèi)檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化，直至建立起檔案的最小保管單位―案卷?！睔w檔文件材料的整理就是進(jìn)行這樣的分類(lèi)。（2）檔案的整理：通過(guò)進(jìn)行具體的有序化工作將歸檔的文件材料組成保管單位以方便查閱的程序。整理工作并不是單純、孤立的。文件材料整理環(huán)節(jié)應(yīng)與文書(shū)處理工作相銜接，查疑補(bǔ)缺，保證疏而不漏。例如，有請(qǐng)示還應(yīng)有批復(fù)，重要文件的征求意見(jiàn)稿、討論稿、定稿齊全；文件的附件情況；與首次簽訂的合同、協(xié)議相關(guān)的補(bǔ)充合同、補(bǔ)充協(xié)議；批示與辦理情況；計(jì)劃與總結(jié)等，都必須環(huán)環(huán)相扣，與文書(shū)處理的結(jié)果和歸檔責(zé)任保持緊密的聯(lián)系。如果哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了缺失，歸檔就不可能完整，也將給今后的利用帶來(lái)困惑。（3）檔案的編目：以案卷級(jí)進(jìn)行整理時(shí)，卷內(nèi)文件整理結(jié)束后，要對(duì)案卷封面項(xiàng)目進(jìn)行標(biāo)注。狹義的編目是指對(duì)歸檔文件編制引導(dǎo)目錄等工作。歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注七項(xiàng)。廣義的編目還應(yīng)該包括對(duì)檔號(hào)的編制。檔號(hào)是檔案實(shí)體管理編號(hào)的總稱，它包括全宗號(hào)、類(lèi)目名稱、卷盒號(hào)或案卷號(hào)、保管期限、件號(hào)和頁(yè)（張）號(hào)等。其中全宗號(hào)是檔案館指定給每個(gè)全宗的代碼；案卷號(hào)是檔案館、室內(nèi)案卷排列的順序號(hào)；件號(hào)是卷內(nèi)文件的順序號(hào)；頁(yè)（張）號(hào)是卷內(nèi)每頁(yè)文件的順序號(hào)。
3 結(jié)語(yǔ)
檔案整理工作簡(jiǎn)單的說(shuō)就是將檔案按照檔案的內(nèi)容、特征和形式等?M行合理加工的過(guò)程。一般來(lái)說(shuō)，檔案整理工作包含兩個(gè)層面的思想，即結(jié)合檔案具體內(nèi)容按照檔案知識(shí)條理對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)；結(jié)合檔案記載內(nèi)容的主要方式和載體形式對(duì)檔案進(jìn)行合理歸類(lèi)，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，這兩個(gè)層面上的整理思想往往協(xié)同進(jìn)行。
事業(yè)單位在開(kāi)展檔案整理工作的過(guò)程中，應(yīng)該明確檔案整理的具體內(nèi)容，只有明確內(nèi)容才能夠保證事業(yè)單位檔案整理工作的方向，切實(shí)提升事業(yè)單位檔案整理實(shí)踐質(zhì)量。具體而言，事業(yè)單位檔案整理工作主要由檔案的分類(lèi)、排列、編目和組卷等幾個(gè)項(xiàng)目組成[1]。其中排列和編目能夠結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行具體的劃分，具體工作流程為對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、對(duì)檔案加以組卷、對(duì)檔案文件加以排列、對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行合理編目、排列案卷、編制案卷目錄、在庫(kù)房中排架等，保證這些環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)踐就能夠取得良好的成果。
同時(shí)，按照我國(guó)相關(guān)法律的規(guī)定，事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)踐一般涉及到兩個(gè)主要的工作環(huán)節(jié)，即第一環(huán)節(jié)應(yīng)該在形成檔案文件的部門(mén)對(duì)檔案文件進(jìn)行組卷、排列、編目等，第二環(huán)節(jié)則應(yīng)該在檔案管理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理和排架，這樣，在不同環(huán)節(jié)分工開(kāi)展檔案整理工作后，檔案整理的有序性和條理化能夠得到明顯的增強(qiáng)。
此外，事業(yè)單位的檔案整理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，檔案整理工作質(zhì)量對(duì)檔案使用者的檢索結(jié)果以及檔案資源的有效利用產(chǎn)生著極其重要的影響。所以檔案整理人員在工作實(shí)踐中應(yīng)該明確自身崗位責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案整理工作的重視，通過(guò)合理的整理逐步提升檔案整理工作質(zhì)量，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件[2]。簡(jiǎn)言之，在當(dāng)前檔案資源得到廣泛應(yīng)用的社會(huì)背景下，事業(yè)單位以及事業(yè)單位中的檔案整理人員只有明確檔案整理的重要性，并加強(qiáng)對(duì)檔案整理實(shí)踐的重視，才能夠促使檔案整理實(shí)踐質(zhì)量得到逐步的提升，為事業(yè)單位檔案管理水平的整體性強(qiáng)化創(chuàng)造條件。
2 事業(yè)單位的檔案整理原則
事業(yè)單位的檔案整理工作具有一定的特殊性，不僅檔案數(shù)量龐大，并且檔案資源也相對(duì)重要，因此在對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持科學(xué)的管理原則，即按照檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，為檔案的管理、保密和使用提供一定的支持。基于這一原則，事業(yè)單位檔案整理人員在工作中應(yīng)該注意檔案與各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，然后按照檔案的形成規(guī)律對(duì)不同形式的檔案加以區(qū)分，為檔案管理工作創(chuàng)造條件[3]。同時(shí)，為了方便檔案的保密、管理和使用，檔案整理人員在開(kāi)展檔案整理工作的過(guò)程中應(yīng)該明確不同檔案的保密等級(jí)、應(yīng)用范圍以及管理?xiàng)l件等，促使檔案管理人員能夠結(jié)合檔案整理結(jié)果對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)的管理，為事業(yè)單位檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好的條件。這樣，檔案整理人員在工作中堅(jiān)持科學(xué)的整理原則，檔案整理質(zhì)量必然能夠得到顯著的提升，促使事業(yè)單位檔案管理工作在新時(shí)期獲得新的發(fā)展。
3 對(duì)事業(yè)單位檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新的措施
新時(shí)期社會(huì)的發(fā)展以及信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用促使事業(yè)單位的檔案整理工作發(fā)生了一定的變化，事業(yè)單位中的檔案管理人員要想加強(qiáng)檔案整理質(zhì)量，為檔案資源的高效利用提供一定的支持，就應(yīng)該結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)和理念探索檔案整理工作優(yōu)化創(chuàng)新的措施，進(jìn)而借助科學(xué)的檔案整理，為檔案資源的利用提供一定的支持，為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。具體而言，在信息時(shí)代背景下，檔案工作也逐漸開(kāi)始迎來(lái)了信息化、現(xiàn)代化和數(shù)字化時(shí)代，并且隨著信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用以及電子文件、數(shù)字檔案的產(chǎn)生，檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè)逐漸開(kāi)始對(duì)檔案整理工作產(chǎn)生一定的影響，傳統(tǒng)的檔案整理工作已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展需求，因此檔案整理工作人員必須結(jié)合時(shí)代要求以及事業(yè)單位檔案整理工作的實(shí)際情況對(duì)檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新，為事業(yè)單位檔案資源的有效利用提供良好的支持[4]。一般來(lái)說(shuō)，在對(duì)檔案整理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中，檔案整理人員應(yīng)該在堅(jiān)持傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上引進(jìn)先進(jìn)的檔案整理思維模式和具體方法，促使檔案整理工作的創(chuàng)新能夠在新時(shí)期取得良好的發(fā)展成效。
2人事檔案在管理工作中的重要作用
2.1在人員管理方面起到了重要作用
在辦理保險(xiǎn)和社會(huì)勞動(dòng)保障的時(shí)候，人事檔案的準(zhǔn)備能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的辦理提供更加便利的條件，一些基礎(chǔ)的重要信息會(huì)在檔案中體現(xiàn)出來(lái)。在調(diào)整工資水平和申報(bào)職稱的時(shí)候，檔案的有效記錄也會(huì)起到重要的作用，可以通過(guò)對(duì)檔案的調(diào)取查看，了解員工在工作過(guò)程當(dāng)中的整體工作情況和工作環(huán)境，為員工整個(gè)職業(yè)生涯的記錄做到了有力的保障。
2.2對(duì)單位中的人員任免起到了重要的作用
在檔案中，一系列的工作學(xué)習(xí)思想等具體信息都會(huì)被詳細(xì)記錄，甚至在曾經(jīng)的某段時(shí)間中具體表現(xiàn)都會(huì)在檔案中體現(xiàn)。再加上對(duì)平時(shí)興趣愛(ài)好的描述，整個(gè)檔案在人事任免的過(guò)程中發(fā)揮著非常大的作用，權(quán)威性也有重要的保證。
3目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題
3.1行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視
國(guó)家對(duì)檔案管理工作有明文規(guī)定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)供相關(guān)行政單位進(jìn)行學(xué)習(xí)與貫徹，但是實(shí)際工作中行政事業(yè)單位對(duì)相關(guān)的法律規(guī)定并沒(méi)有引起足夠的重視，在工作中對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導(dǎo)致一些檔案工作在實(shí)際工作中并沒(méi)有發(fā)揮正常的作用，這樣長(zhǎng)期不重視檔案管理工作，容易導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，影響企業(yè)的發(fā)展。
3.2檔案管理工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱
目前行政事業(yè)單位中檔案管理工作相對(duì)基礎(chǔ)比較薄弱，雖然一些單位已經(jīng)建立了檔案的管理制度，但是在實(shí)際工作中卻沒(méi)有真正去落實(shí)這些制度，許多檔案在整理過(guò)程中不夠規(guī)范，沒(méi)有按照要求進(jìn)行檔案歸整，這樣經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的組卷混亂現(xiàn)象。同時(shí)行政事業(yè)單位沒(méi)有進(jìn)行有效的檔案鑒定與監(jiān)督工作，許多工作未能夠按照相關(guān)的法定程序進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而引發(fā)一些工作上的問(wèn)題。
3.3檔案管理的設(shè)施比較落后
行政事業(yè)單位因?yàn)闆](méi)有對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠強(qiáng)烈，進(jìn)而導(dǎo)致單位內(nèi)部的檔案管理部門(mén)的現(xiàn)代化設(shè)施不夠齊全，設(shè)施趨于落后狀態(tài)，比如說(shuō)，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫(kù)房簡(jiǎn)陋，有些儲(chǔ)藏室內(nèi)竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡(jiǎn)陋，未能實(shí)現(xiàn)三室（辦公室、接待室、檔案室）分開(kāi)辦公等，這些因素都會(huì)影響到行政事業(yè)單位的檔案管理工作。
3.4檔案管理工作人員整體素質(zhì)有待提高
行政事業(yè)單位中檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題的原因還有管理人員自身的素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平不高，一些管理人員經(jīng)常會(huì)進(jìn)行變動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)即使對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，但出現(xiàn)工作調(diào)整時(shí)，都會(huì)影響到整個(gè)檔案管理工作的正常運(yùn)行。
4行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思路與對(duì)策研究
4.1建立比較健全的檔案管理制度
為了保證檔案管理工作更加明確，具有創(chuàng)新性，應(yīng)該要建立比較合理的、科學(xué)的檔案管理制度，根據(jù)行政事業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行制度建立，同時(shí)要確保檔案管理制度可操作、實(shí)用、簡(jiǎn)明，能夠在實(shí)際的檔案管理工作中發(fā)揮作用；要保證制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領(lǐng)導(dǎo)與職員的工作行為，使單位上下嚴(yán)格按照制度進(jìn)行工作，保證制度的執(zhí)行力度；建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對(duì)員工的工作進(jìn)行公平的、嚴(yán)肅的管理，保證制度在執(zhí)行和管理工作中發(fā)揮其重要的制約作用，保證獎(jiǎng)懲分明。
4.2加強(qiáng)管理，使檔案管理的水平有所提高
為了保證檔案管理工作有序開(kāi)展，應(yīng)該要對(duì)單位進(jìn)行一定力度的宣傳，使員工進(jìn)行相關(guān)工作的學(xué)習(xí)，進(jìn)而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業(yè)單位要建立一支完善的領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，定期檢查和指導(dǎo)檔案管理工作，并且要根據(jù)單位發(fā)展情況，制定合適的考核機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實(shí)行動(dòng)態(tài)的管理，使員工能夠加深對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而能夠提高檔案管理工作質(zhì)量，確保檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。
4.3引進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，有效提高工作質(zhì)量
隨著信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)無(wú)疑為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展注進(jìn)了一股活力，因此在檔案管理工作中進(jìn)行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質(zhì)量，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的客觀需要。利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開(kāi)發(fā)與利用，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，同時(shí)能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創(chuàng)新性。為了在檔案管理工作中進(jìn)行信息化技術(shù)管理，首先行政事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)之間的信息傳遞要保證及時(shí)與準(zhǔn)確，這樣能夠保證檔案管理的時(shí)效性；然后給單位各個(gè)部門(mén)配置先進(jìn)的設(shè)備，這樣在進(jìn)行檔案資料輸入時(shí)，能夠更加便捷，并且可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文字、圖片與數(shù)據(jù)資料之間的轉(zhuǎn)化，進(jìn)而保存紙質(zhì)和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會(huì)提供更多的檔案信息服務(wù)，這樣能夠保證資料信息共享，進(jìn)而能夠提高檔案的使用效率和工作質(zhì)量。
4.4做好行政事業(yè)單位的檔案保密工作
行政事業(yè)單位的檔案資料十分重要，因此要對(duì)資料進(jìn)行保密工作，首先在進(jìn)行庫(kù)房選址和建造問(wèn)題上，要根據(jù)國(guó)家規(guī)定進(jìn)行建筑物設(shè)計(jì)和施工，要將庫(kù)房與閱覽室、辦公室分開(kāi)，為了防止資料被盜竊，要保證庫(kù)房的門(mén)窗是牢固的；同時(shí)加強(qiáng)庫(kù)房的管理，安排專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行庫(kù)房看管和巡視，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)；在管理庫(kù)房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專(zhuān)業(yè)技能、能夠區(qū)分開(kāi)保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過(guò)程中的完整性。
檔案管理是對(duì)單位原始檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理和統(tǒng)計(jì)的工作，主要為單位檔案進(jìn)行管理和服務(wù)。在社會(huì)不斷進(jìn)步下，單位需要管理的檔案事物較多，管理工作日益復(fù)雜。為了使工作與時(shí)俱進(jìn)，提高管理水平，檔案管理需不斷創(chuàng)新，滿足時(shí)代及工作需要。
一、檔案管理存在問(wèn)題及分析
（一）硬件設(shè)施落后
很多領(lǐng)導(dǎo)將更多財(cái)力、人力和物力投入到其他建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理財(cái)力、人力和物力投入不足，硬件設(shè)施落后，無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)范、科學(xué)和統(tǒng)一管理，滿足不了現(xiàn)代化管理需要。部分辦公環(huán)境差，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)設(shè)立檔案室，集接待室、辦公室和檔案室于一體，影響檔案管理獨(dú)立性。
（二）管理方法及制度有待完善
部分單位針對(duì)檔案管理建立了有關(guān)制度，但制度不完善，在安全保管上未建立具體的制度規(guī)定，組卷混亂或組卷不統(tǒng)一規(guī)范現(xiàn)象嚴(yán)重；很多單位缺乏檔案鑒定，未按一定法定程度對(duì)檔案擅自進(jìn)行銷(xiāo)毀；許多單位雖然引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，但未建立健全信息系統(tǒng)，信息化利用度較低。
（三）對(duì)管理創(chuàng)新缺乏認(rèn)識(shí)
很多單位領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作上存在誤區(qū)，認(rèn)為此工作無(wú)法為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，忽視管理工作，未將檔案管理納入日常議事日程，未將其納入任期考核和年度考核的考核范圍，致使管理措施執(zhí)行不力，缺乏監(jiān)督。
（四）人員素質(zhì)不高
檔案管理專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)管理人員素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力有較高要求?，F(xiàn)階段，很多管理人員多為兼職，忙于其他事物，在檔案管理上相對(duì)薄弱。很多人員并非專(zhuān)業(yè)管理人員，與檔案管理專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，上崗前未接受有關(guān)培訓(xùn)，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏先進(jìn)技術(shù)及理論知識(shí)，在工作中專(zhuān)業(yè)性不高，把握不準(zhǔn)確，導(dǎo)致工作局面混亂不堪。
二、檔案管理創(chuàng)新建議
（一）提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)及重視
單位領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)和決策直接影響著檔案工作，為確保有效管理，單位領(lǐng)導(dǎo)自身應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性及管理創(chuàng)新必要性，提高認(rèn)識(shí)及重視程度，從財(cái)力、人力和物力各方面加大投入，配備先進(jìn)管理設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，配備專(zhuān)業(yè)人員，提高管理高效性。單位宣傳部應(yīng)加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，創(chuàng)新宣傳措施，使單位全員都能了解檔案工作內(nèi)容，主動(dòng)積極配合，如單位議會(huì)宣傳、網(wǎng)絡(luò)宣傳等。
（二）建立完善管理制度
建立完善管理制度是檔案信息有序管理的重要前提與保障。根據(jù)管理工作的現(xiàn)狀及實(shí)際需要，對(duì)現(xiàn)行管理制度進(jìn)行補(bǔ)充、完善，建立合理、科學(xué)的體系。管理制度最終應(yīng)用于實(shí)踐，應(yīng)滿足可操作性強(qiáng)、簡(jiǎn)明實(shí)用等要求，確保在日常工作中有效規(guī)范及約束。該管理制度除了對(duì)管理人員有直接約束作用，還應(yīng)對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)有約束性，確保管理工作獨(dú)立性，防止在管理時(shí)由于個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)意志引發(fā)不符合規(guī)定事件?？茖W(xué)建立獎(jiǎng)罰機(jī)制，堅(jiān)持獎(jiǎng)罰分明，合理制定獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰措施，針對(duì)嚴(yán)格按規(guī)章制度工作的人員，給予口頭表?yè)P(yáng)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)其更好工作；對(duì)于惡意篡改信息、非法操作者，給予嚴(yán)厲處罰，保證管理工作有序、健康、穩(wěn)定進(jìn)行。
（三）實(shí)現(xiàn)信息化管理
以往傳統(tǒng)管理方法已無(wú)法滿足工作需要，應(yīng)借助科學(xué)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，促進(jìn)管理及時(shí)性、實(shí)效性、高效性和準(zhǔn)確性，真正實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理。采用新技術(shù)對(duì)文件傳輸、檢索、接收、加工控制和存儲(chǔ)等流程進(jìn)行改變，應(yīng)用多媒體技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理、共享和共用，解決檔案信息受時(shí)間限制、地域限制等問(wèn)題。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行電子儲(chǔ)存，提高檔案完整性及安全性。對(duì)于保密范圍之外的檔案信息，應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展資源共享，確保檔案信息在單位各部門(mén)之間得到有效的利用，提高檔案信息利用率，并有效提高工作效率，避免財(cái)力資源、人力資源及物力資源浪費(fèi)[3]。通過(guò)信息共享，可大大促進(jìn)的單位發(fā)展，促進(jìn)各部門(mén)之間交流與溝通，使單位領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的了解，更好作出決策，可將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與目錄方式聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息化共享及網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)，拓寬檔案信息服務(wù)范圍。
針對(duì)中小型單位，對(duì)全部收藏的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化信息化管理，工作難度大，付出成本較高，此時(shí)應(yīng)突出重點(diǎn)，選擇使用頻率高、影響范圍大、保管期限長(zhǎng)、使用價(jià)值大的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化信息化處理，以此分層次、有計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)信息化。
（四）提高人員素質(zhì)
想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性及創(chuàng)新性，必須建立優(yōu)秀、專(zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍。積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、信息技術(shù)水平高、綜合素質(zhì)高的優(yōu)秀人才，淘汰缺乏責(zé)任心、消極懈怠的人員。對(duì)現(xiàn)有人員開(kāi)展定期或不定期培訓(xùn)，通過(guò)自學(xué)、專(zhuān)家講座、集中授課等方式，使其了解掌握最新管理理念和管理技術(shù)，加強(qiáng)考核，提高每位人員對(duì)知識(shí)水平提高的迫切愿望，激勵(lì)其進(jìn)步[4]。對(duì)傳統(tǒng)培訓(xùn)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，根據(jù)實(shí)際需要制定特色性、針對(duì)性培訓(xùn)計(jì)劃，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)體系建立多樣化培訓(xùn)，如實(shí)踐培訓(xùn)、多媒體培訓(xùn)等，使人員充分掌握多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)，避免因人員缺乏先進(jìn)技能與知識(shí)導(dǎo)致工作漏洞或局限。作為管理人員，應(yīng)具有積極進(jìn)取精神和較強(qiáng)責(zé)任心，主動(dòng)、積極的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高自身技能水平。
三、結(jié)束語(yǔ)
行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新是一項(xiàng)系統(tǒng)、長(zhǎng)久工作，除了積極引進(jìn)新技術(shù)、新方法，加大財(cái)力、人力及物力投入，努力實(shí)現(xiàn)信息化數(shù)字化管理，更需要各個(gè)部門(mén)的緊密配合。在實(shí)際工作中，應(yīng)結(jié)合自身單位特點(diǎn)，完善管理體系，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃和管理，達(dá)到共享性、獨(dú)立性現(xiàn)代化檔案管理目的。筆者查閱有關(guān)資料后，對(duì)檔案管理存在問(wèn)題及創(chuàng)新建議進(jìn)行探討，供學(xué)者參考。
參考文獻(xiàn)：
行政事業(yè)單位檔案是記載行政事業(yè)單位一切活動(dòng)的真實(shí)記錄。它可以再現(xiàn)單位一切活動(dòng)的歷史真實(shí)面貌。有了這些檔案，行政事業(yè)單位就可以很好的在以往工作的基礎(chǔ)上繼往開(kāi)來(lái)，在繼承中發(fā)展。而且重視檔案管理對(duì)于規(guī)范機(jī)關(guān)管理提高機(jī)關(guān)工作效率具有重要意義。
一、行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性
行政事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的組成部分。國(guó)家機(jī)構(gòu)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)與行政事業(yè)單位的健康發(fā)展有著密切的關(guān)系。而行政事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，是保證行政事業(yè)單位健康發(fā)展的有效措施。行政事業(yè)單位檔案記載著本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全部信息資料。也記載著本單位內(nèi)部人員的文檔信息資料。行政事業(yè)單位的工作人員要想搞好本職工作，必須對(duì)本單位的歷史、現(xiàn)狀有所了解，或參考，或借鑒，或繼承…，而檔案資料就是了解這些的唯一資料憑借。所以做好檔案工作對(duì)單位工作的順利健康發(fā)展有著十分重要的作用。
二、行政事業(yè)單位檔案工作中存在的問(wèn)題
（一）檔案工作還沒(méi)有提高到一定的重視程度。行政事業(yè)單位的工作千頭萬(wàn)緒，放在業(yè)務(wù)前沿的工作決不是檔案管理。檔案管理只是單位眾多工作中的一個(gè)不太起眼的部分。而且還是尚處于幕后的一項(xiàng)隱形的服務(wù)性工作。所以往往容易被領(lǐng)導(dǎo)所忽視。個(gè)別單位對(duì)檔案工作重視不夠，監(jiān)督不力。對(duì)檔案工作所需要的人、財(cái)、物沒(méi)有給予適當(dāng)?shù)闹С?。加之，有的單位年度考核的目?biāo)并沒(méi)有對(duì)檔案工作給予足夠的重視。因而檔案工作滯后，重要的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有及時(shí)收集、整理、歸檔的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
（二）行政事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊
由于一些行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，從而忽視了對(duì)行政事業(yè)單位檔案的嚴(yán)格管理。檔案工作，對(duì)這些領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，只要求進(jìn)行基本的日常維護(hù)，不要求有什么新的改進(jìn)。所以對(duì)檔案館員的人員組成并沒(méi)有過(guò)多的去考慮他們的專(zhuān)業(yè)性。甚至?xí)岩恍o(wú)關(guān)緊要的閑置人員調(diào)到檔案管理崗位，也會(huì)無(wú)緣無(wú)故的把剛剛適應(yīng)工作的人員調(diào)離檔案工作崗位。還由于對(duì)檔案工作人員只有使用，沒(méi)有培養(yǎng)。因而這些單位的檔案管理人員素質(zhì)基本上不會(huì)很高。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，檔案管理工作處于應(yīng)付地位，是這些單位檔案管理工作的常態(tài)。
（三）行政事業(yè)單位檔案管理軟硬件跟不上社會(huì)發(fā)展的需要
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)進(jìn)入了各個(gè)領(lǐng)域。為了滿足現(xiàn)代行政事業(yè)單位檔案管理的需要，大量的應(yīng)用于檔案管理的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用而生了。這為我國(guó)檔案的信息技術(shù)不斷完善創(chuàng)造了極好的條件。然而，由于我國(guó)行政事業(yè)單位檔案制度不夠完善，以及一些行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一工作的不夠重視，從而導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案管理的一些現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)施欠缺。使得現(xiàn)有的檔案管理?xiàng)l件滿足不了現(xiàn)代化的光盤(pán)和電子檔案處理的需要。這對(duì)行政事業(yè)單位檔案資料的保存管理是一個(gè)不少的損失。
（四）行政事業(yè)單位檔案管理的方法單一缺乏創(chuàng)新
近年來(lái)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化已遍及各行各業(yè)。檔案數(shù)字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優(yōu)越性也已被很多檔案管理部門(mén)所采納。但在部分行政事業(yè)單位，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠和資金的缺乏，目前，一些行政事業(yè)單位檔案的管理還停留在過(guò)去的簡(jiǎn)單管理水平上，檔案管理方式不能夠充分利用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)提高檔案管理的技術(shù)含金量。致使行政事業(yè)單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件，但是電子文件的歸檔和其他各類(lèi)檔案的數(shù)字化工作不能夠很好的開(kāi)展。其結(jié)果造成了大量的檔案信息的丟失和缺損。
三、搞好行政事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策
（一）加強(qiáng)行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)有決策權(quán)，領(lǐng)導(dǎo)的意志決定走向。單位的領(lǐng)導(dǎo)如果對(duì)檔案工作重視了，那就會(huì)在人力、財(cái)力、物力方面給予檔案工作大力的支持。檔案工作也就會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷下做的有神有色。反之，如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不太重視，那這一工作就會(huì)停滯不前。所以為了檔案信息能夠有效的管理，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)。只要領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)提高了，檔案的順利開(kāi)展就不是一個(gè)問(wèn)題了。
（二）提升行政事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
針對(duì)一些行政事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)不精，提升行政事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的方法有三。一方面，要引進(jìn)一批優(yōu)秀的檔案管理工作人員，并把那些不稱職的人員調(diào)離檔案工作崗位。另一反面，加強(qiáng)檔案工作的培訓(xùn)工作，全面提升在職檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。第三，作為行政事業(yè)單位檔案管理工作人員，為了能夠更好地做好自己的本質(zhì)工作，應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)技能的自身學(xué)習(xí)，以便在行政事業(yè)檔案管理工作中做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
（三）加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化和信息化建設(shè)
1.1規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則
行政事業(yè)單位的檔案管理工作要嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，體現(xiàn)了制度的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但是各個(gè)事業(yè)單位之間的差異是存在的，因此，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的工作特點(diǎn)和管理方式，在不斷的摸索與實(shí)踐中建立起一套結(jié)構(gòu)完善、內(nèi)容全面、符合本單位實(shí)際情況的規(guī)章制度體系。
1.2職責(zé)、權(quán)益兼顧原則
檔案管理過(guò)程必須職責(zé)分明，才能夠保證管理工作的正常進(jìn)行。因此，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干部都要明確自己的工作職責(zé)范圍及權(quán)限，合理制定工作目標(biāo)，進(jìn)行不定期檢查和指導(dǎo)等，在明確責(zé)任的同時(shí)，還要注重保護(hù)工作人員的合法權(quán)益。
1.3制定、執(zhí)行并重原則
行政事業(yè)單位的管理規(guī)則和制度都要在遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身特點(diǎn)進(jìn)行制定，制度的執(zhí)行情況就是檢驗(yàn)制度規(guī)則是否適合單位發(fā)展的關(guān)鍵性指標(biāo)。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要十分注重各項(xiàng)制度的落實(shí)與執(zhí)行情況，在不斷的實(shí)踐與檢驗(yàn)中使制度與規(guī)則更加人性化、規(guī)范化、合理化。
1.4靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合原則
制度是保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要保障，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，制度也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)當(dāng)下的工作需要。目前，我國(guó)的各項(xiàng)行政事業(yè)逐步與國(guó)際接軌，因此，行政事業(yè)單位要善于學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的檔案管理辦法，并結(jié)合自身工作情況進(jìn)行改善與調(diào)整。
2.行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1檔案管理工作得不到足夠的重視
目前，我國(guó)行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)普遍不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致管理力度不夠，難以保證檔案管理資料的連續(xù)性和完整性，難以快速而準(zhǔn)確地提供檔案信息為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，使檔案管理的作用和職能得不到充分的發(fā)揮。
2.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊
檔案管理工作具有很強(qiáng)的政策性，也具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，這就要求檔案管理人員有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)以及較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平。但是目前，我國(guó)行政事業(yè)單位的檔案管理人員往往一崗兼多職，任務(wù)繁多，難以全身心地投入到檔案管理工作中去，還往往因?yàn)楣ぷ餍枰l頻變動(dòng)，難以保證檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。在管理隊(duì)伍中，個(gè)別檔案人員并沒(méi)有很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，應(yīng)付工作的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，再加上沒(méi)有強(qiáng)有力的監(jiān)督與管理措施，導(dǎo)致行政事業(yè)單位的檔案管理效率低下。
2.3檔案管理方法滯后，缺乏現(xiàn)代化管理手段
檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，如果行政事業(yè)單位不能夠及時(shí)學(xué)習(xí)檔案管理的新方法、新技術(shù)，沒(méi)有采用高效的現(xiàn)代化檔案管理手段，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏程序性與針對(duì)性，降低可操作性。在信息化的社會(huì)，檔案管理人員缺乏對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)管理能力與保證信息安全的能力，難以熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，就會(huì)阻礙檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。
3.行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考
3.1不斷加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度
重視行政事業(yè)單位的檔案管理工作，加大檔案管理工作的力度，才能夠保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，才能夠使檔案管理的作用和職能得到充分的發(fā)揮。因此，行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從思想上高度重視檔案管理工作，親自下達(dá)檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)與指標(biāo)，親自督促落實(shí)，才能夠切實(shí)提升檔案管理工作的效率。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還要定期開(kāi)展檔案管理工作職能和作用的宣傳工作，使檔案管理人員都能高度重視檔案管理工作，倡導(dǎo)各部門(mén)主動(dòng)配合本單位的檔案收集與整理工作，同時(shí)要發(fā)揮模范帶頭作用，激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情，不斷提高檔案管理工作水平。
3.2提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，建設(shè)高水平的管理隊(duì)伍
行政事業(yè)單位的檔案管理工作具有連續(xù)性和專(zhuān)業(yè)性，因此應(yīng)當(dāng)盡量減少檔案管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)人才的流動(dòng)性，避免一崗兼多職，崗位頻頻調(diào)動(dòng)的現(xiàn)象出現(xiàn)。行政事業(yè)單位要建立專(zhuān)職檔案管理崗位，為檔案管理人員分配明確的任務(wù)，使其能夠?qū)Ｗ⒂跈n案管理工作?？茖W(xué)合理的檔案管理體系可以保證行政事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與程序化，因此，事業(yè)單位要結(jié)合自身特點(diǎn)，制定一套適合自己的檔案管理體系并嚴(yán)格落實(shí)，使每一個(gè)檔案管理人員在工作時(shí)都能夠有章可循，有助于確保建檔信息的格式化與標(biāo)準(zhǔn)化，有助于保證檔案管理信息的真實(shí)性與可靠性。
3.3加強(qiáng)檔案管理工作的電子信息化
檔案是一種價(jià)值含量高信息內(nèi)容極其豐富的資源，它形成于個(gè)人、組織和機(jī)關(guān)的工作和生活中，以音像、文字、圖表等各種載體和形式保存。然而，對(duì)于檔案的管理工作還存在著一些問(wèn)題，例如檔案的積聚量大、文字冗長(zhǎng)、保管人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不到位等。隨著現(xiàn)代信息的不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)自己的管理需求，對(duì)檔案的管理逐步進(jìn)行數(shù)字化。
一、行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的必要性
行政事業(yè)單位的檔案主要由文書(shū)檔案、基建檔案和人事檔案三部分組成，這些檔案是行政事業(yè)單位管理的重要依據(jù)。長(zhǎng)久以來(lái)，傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位檔案管理的方式一直有工作效率低，信息查找不方便的缺點(diǎn)，但是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)就十分明顯。主要表現(xiàn)在：1.提高了辦公效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是有檔案管理人員親自進(jìn)行整理，需要花費(fèi)很多時(shí)間，行政事業(yè)單位在這一方面也投入了大量的人力資源，但并沒(méi)有取得一個(gè)滿意的成果。然而，實(shí)行行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理能很好的改善這一點(diǎn)，提高辦事的效率。2.提高了經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)代社會(huì)的生活和工作都是快節(jié)奏的方式，實(shí)踐就是效益。隨著時(shí)間的推移，行政事業(yè)單位的信息也會(huì)不斷地增多，而檔案管理人員卻并沒(méi)有增加，這樣會(huì)導(dǎo)致機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)效益低。檔案的數(shù)字化管理方式可以不再使用紙張記載信息，這不但節(jié)省了記載和保管的費(fèi)用和空間，還方便了信息的查閱。3.提高了檔案的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要仔細(xì)的翻閱才能找到想要的信息，往返檔案室也十分的不方便。檔案的數(shù)字化管理方式可以使查找者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)十分準(zhǔn)確方便的查詢到想要的信息，這便大大的提高了檔案的利用率。
二、行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理已具備的條件
在新時(shí)期的背景下，我國(guó)行政事業(yè)單位的檔案管理正逐步地趨于數(shù)字化，顯然我國(guó)已經(jīng)具備了在這一方面發(fā)展的主要條件。我國(guó)的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展十分迅速，約十年的時(shí)間就已經(jīng)廣泛應(yīng)用于很多單位。當(dāng)代社會(huì)計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的快速普及是實(shí)施行政事業(yè)單位檔案管理趨于數(shù)字化的主要條件之一。近年來(lái)，軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)也不斷發(fā)展，甚至隨著科技的發(fā)展呈現(xiàn)出爆炸式的增長(zhǎng)。這些開(kāi)發(fā)的軟件涵蓋了各個(gè)領(lǐng)域，各個(gè)方面并且有著各種用途，就單單在檔案管理方面的軟件就已經(jīng)開(kāi)發(fā)了上千種。另外，檔案的管理工作需要專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行操作，當(dāng)代的教育教學(xué)水平的大大改善使得行政事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化具備了相應(yīng)的條件。
三、行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的化措施
1.樹(shù)立檔案數(shù)字化管理的意識(shí)
隨著其他行業(yè)數(shù)字化技術(shù)的普遍應(yīng)用，行政事業(yè)單位也紛紛使用數(shù)字化的檔案管理模式，檔案管理人員更應(yīng)該改變陳舊的管理觀念，學(xué)習(xí)數(shù)字化管理的知識(shí)，樹(shù)立起行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意識(shí)，提高自身的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力。檔案管理人員在工作的過(guò)程中，可以采取新的檔案管理手段，以自身的專(zhuān)業(yè)技能和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度來(lái)做好行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的工作。
2.制定科學(xué)完善的檔案管理體制
任何的企業(yè)或者是事業(yè)單位都應(yīng)該有符合自身實(shí)際的管理體系，行政事業(yè)單位的檔案管理人員可以根據(jù)檔案數(shù)字化管理的自身特點(diǎn)，從實(shí)際角度出發(fā)，全面考慮行政事業(yè)單位多方面的問(wèn)題，制定出符合本單位的檔案管理機(jī)制。檔案的管理機(jī)制可以包括檔案的保密機(jī)制、檔案的工作機(jī)制、檔案的使用機(jī)制和檔案的安全機(jī)制等。相關(guān)機(jī)制的建立可以使行政事業(yè)單位的管理更加規(guī)范，從而保障數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。一些具體的要求需要在不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的過(guò)程中完善，其中檔案的保密機(jī)制是出于對(duì)檔案信息的安全性考慮，這就要具體規(guī)定保密工作如何執(zhí)行。
3.提高檔案信息的安全程度
檔案的信息和重要的數(shù)據(jù)對(duì)單位和個(gè)人來(lái)說(shuō)都非常重要，行政事業(yè)單位實(shí)施數(shù)字化管理模式是新時(shí)期背景下的機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案的管理人員要多角度全方面的對(duì)電腦軟件進(jìn)行更新殺毒并且一定要做到重要數(shù)據(jù)及檔案?jìng)浞?，后續(xù)防火墻的設(shè)置訪問(wèn)工作也要跟進(jìn)，盡量不要出現(xiàn)意外情況。數(shù)字化管理的模式下，要對(duì)黑客的攻擊做好有效的預(yù)防措施，降低檔案信息泄露發(fā)生的幾率。
四、結(jié)語(yǔ)
在新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的背景下，行政事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)潮流，打開(kāi)新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的大門(mén)，不斷向著檔案數(shù)字化建設(shè)的方向邁進(jìn)。行政事業(yè)單位實(shí)行檔案的數(shù)字化管理，提高了經(jīng)濟(jì)效益、辦公效益以及檔案的利用率，發(fā)揮著巨大的價(jià)值。
行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案是單位在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、電子會(huì)計(jì)資料和其他會(huì)計(jì)資料，是記錄和反映各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括，會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會(huì)計(jì)賬簿；財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；電算化會(huì)計(jì)檔案：是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等的介質(zhì)，包括磁盤(pán)、磁帶、紙質(zhì)等，還包括每年一次的數(shù)據(jù)庫(kù)備份，財(cái)務(wù)軟件升級(jí)前的數(shù)據(jù)庫(kù)備份，打印輸出的經(jīng)過(guò)蓋章簽字的會(huì)計(jì)資料，每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本，所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件，其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)；其他類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。
2 行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問(wèn)題
（一）思想重視不高。一是不少單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，不夠重視，存在應(yīng)付思想，認(rèn)為“費(fèi)時(shí)費(fèi)力不討好”，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。二是許多單位會(huì)計(jì)檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，由于不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求。三是部分行政事業(yè)單位沒(méi)有根據(jù)國(guó)家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定本單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，或僅作為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的一個(gè)部分。有些單位雖然有制度，但也沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。特別是對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，還沒(méi)有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法。
（二）資料收集不全。一是有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件資料和磁性介質(zhì)等的匯集、整理和歸檔工作，影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。有的單位將會(huì)計(jì)信息存入磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤(pán)、光盤(pán)中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失。二是個(gè)別單位會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類(lèi)分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。三是由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒(méi)有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱。
（三）檔案管理不細(xì)。一是有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證，而是將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長(zhǎng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里，或者不按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂。二是活頁(yè)賬簿裝訂時(shí)無(wú)封面，也不按規(guī)定編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂。三是會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里。四是不少單位過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，對(duì)利用會(huì)計(jì)檔案人員的身份和利用目的作了嚴(yán)格的限制，會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期沉睡在檔案室，沒(méi)有最大限度發(fā)揮其作用。五是會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀難，大有無(wú)人來(lái)銷(xiāo)、無(wú)人敢銷(xiāo)的局面，即使超過(guò)保管期限數(shù)年，也不愿銷(xiāo)毀，會(huì)計(jì)檔案越堆越多。
（四）監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查和審計(jì)工作中，很少有將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理作為檢要事項(xiàng)的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會(huì)計(jì)檔案管理真正融入到財(cái)政財(cái)務(wù)管理工作的全過(guò)程，作為單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來(lái)對(duì)待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，影響了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會(huì)計(jì)檔案的有效利用。
3 加強(qiáng)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的建議
（一）健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。要根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合單位實(shí)際，建立和健全一整套會(huì)計(jì)檔案管理制度。一是建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。二是建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。三是建立和落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制，明_各人職責(zé)，使會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實(shí)。四是對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員設(shè)立獎(jiǎng)懲措施，定期組織對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的檢查，獎(jiǎng)勤罰懶，使物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)與相應(yīng)處罰同步。
（二）提升會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)。一是單位領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法治化的軌道。二是加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，增強(qiáng)責(zé)任心和執(zhí)行力。三是加大投入，改善會(huì)計(jì)檔案工作的硬件設(shè)施，及時(shí)添置、更新檔案室部門(mén)設(shè)備，如防盜門(mén)、空調(diào)、溫濕度計(jì)、滅火器、窗簾等，配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并對(duì)財(cái)務(wù)檔案基礎(chǔ)信息實(shí)行計(jì)算機(jī)存貯。
一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
（一）檔案管理工作缺乏足夠的重視
從我國(guó)行政事業(yè)單位信息檔案管理工作的整體水平來(lái)看，較之一些發(fā)達(dá)國(guó)家，仍然有很大差距。究其原因，主要是因?yàn)椴糠中姓聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，工作開(kāi)展中缺乏健全的制度作為支撐，加上檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，從而導(dǎo)致管理效果達(dá)不到要求。
（二）檔案管理現(xiàn)代化水平不高
隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)被引入到事業(yè)單位檔案管理工作中，但由于對(duì)這些設(shè)備和技術(shù)缺乏充分利用，從而導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對(duì)較低，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂，這又導(dǎo)致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強(qiáng)，沒(méi)有明確的檔案管理工作目標(biāo)及科學(xué)的管理手段。此外，也沒(méi)有結(jié)合部門(mén)的實(shí)際情況制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理模式，而且對(duì)于檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用也相對(duì)較為薄弱，這些問(wèn)題造成了事業(yè)單位檔案管理工作水平得不到有效的提升。
（三）管理人員素質(zhì)參差不齊
目前，很多從事檔案管理的人員在業(yè)務(wù)技能和管理能力方面都無(wú)法滿足檔案管理的根本需求，尤其是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的檔案管理人員，無(wú)論是專(zhuān)業(yè)水平還是文化程度都相對(duì)較低，甚至還有些管理人員是從其他部門(mén)轉(zhuǎn)借來(lái)的，這類(lèi)人員往往身兼數(shù)職，無(wú)法將全部精力放在檔案管理工作上，從而導(dǎo)致檔案管理水平低下，檔案利用率不高。除此之外，事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求在不斷提高，但對(duì)員工的培訓(xùn)工作卻并沒(méi)有得到有效開(kāi)展，從而使員工的業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力落后，在開(kāi)展管理工作的時(shí)候顯得力不從心，無(wú)法提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的措施
（一）建立健全的檔案管理制度
目前，我國(guó)大部分行政事業(yè)單位并沒(méi)有制定完善的檔案管理制度。想要提升檔案管理工作的質(zhì)量，必須建立起一套科學(xué)、完善的檔案管理制度，管理制度中要對(duì)檔案管理工作人員的工作流程、日常行為等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，從而推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。首先，事業(yè)單位要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，制定科學(xué)的制度，制度要涉及檔案的收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索及安全保管等方面，在不斷的實(shí)踐中進(jìn)行摸索，逐漸將其完善，并且要采取有效手段，保證制定的各項(xiàng)措施得到有效落實(shí)。其次，對(duì)立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，保證檔案的及時(shí)性，做好案卷的裝訂工作，提高案卷管理質(zhì)量。
（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化
隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在各個(gè)領(lǐng)域均發(fā)揮著重要作用。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)信息化技術(shù)。紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)核查，沒(méi)有任何錯(cuò)誤后，用掃描儀將其掃描到電腦上，形成電子檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行檢索關(guān)鍵詞設(shè)置，其目的是便于查詢檔案信息。除此之外，要對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行編號(hào)，通過(guò)輸入編號(hào)就可以進(jìn)行調(diào)檔。為了防止檔案丟失，可以對(duì)其進(jìn)行備份。將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，只需要一臺(tái)電腦即可實(shí)現(xiàn)，這降低了檔案管理的成本，而且只需要在搜索欄中輸入關(guān)鍵詞即可，查詢起來(lái)也更加方便，易于管理。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)
近年來(lái)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日愈激烈，網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展日趨訊速，事業(yè)單位中信息化管理已經(jīng)成為計(jì)算機(jī)科技發(fā)揮的重要體現(xiàn)。因此，為適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，需要充分開(kāi)發(fā)事業(yè)單位當(dāng)前信息資源，提高檔案信息資源的共享性，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位辦公、運(yùn)作的高效率。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，已經(jīng)成為時(shí)代建設(shè)和發(fā)展的重要內(nèi)容，本文針對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題，展開(kāi)了詳細(xì)討論，并提出了具體解決問(wèn)題的對(duì)策。
一、行政事業(yè)單位在檔案管理上的現(xiàn)狀
首先，行政事業(yè)單位在檔案管理上的管理制度不完善。很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理上投入精力不夠，缺乏足夠的重視。雖然檔案管理在企業(yè)管理制度中有所顯現(xiàn)，但在實(shí)際執(zhí)行的時(shí)候缺乏深度和廣度，監(jiān)管部門(mén)的職責(zé)處于松懈狀態(tài)，對(duì)相關(guān)事項(xiàng)并沒(méi)有履行到位，檔案管理制度只是以一種形式存在，并沒(méi)有起到實(shí)際性的作用和意義。由于檔案管理工作較復(fù)雜和粗糙，一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員認(rèn)為檔案管理工作政效不明顯，因此就視其為不重要的管理內(nèi)容。長(zhǎng)期下去，檔案管理工作就淪落到被忽略的狀態(tài)。其次就是資金投入不夠，由于行政單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視，也就影響到了員工對(duì)檔案管理的重視程度，使得檔案管理投入資金較少，不能滿足檔案管理的需求；檔案管理部門(mén)的工作環(huán)境簡(jiǎn)陋，設(shè)備破損不修不換，而且沒(méi)有利用現(xiàn)代化的管理設(shè)備，在這種工作環(huán)境的影響下，工作人員的狀態(tài)不佳，積極性不強(qiáng)，極大地降低了檔案管理的規(guī)范化程度。再者，管理人員的素質(zhì)參差不齊，而所有的檔案管理工作對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)業(yè)水平要求較高，如果在這方面的財(cái)力或人力有所欠佳，就很難做到完善?，F(xiàn)在行政單位都在實(shí)行改革和壓縮人員編制，推廣人才的聘用制，這就使各個(gè)部門(mén)的人員流動(dòng)性較大，而一些沒(méi)有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員參加檔案管理，很容易造成檔案管理出現(xiàn)失誤情況，也不利于專(zhuān)業(yè)人員的素質(zhì)提升。第四，管理信息化程度低?，F(xiàn)階段，很多檔案管理工作雖已經(jīng)進(jìn)入了科學(xué)化的管理階段，但這種科學(xué)化的檔案管理沒(méi)有得到落實(shí)，沒(méi)有制定明確的制度和建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，導(dǎo)致當(dāng)前管理制度和設(shè)施混亂，缺乏專(zhuān)業(yè)性和規(guī)范性，更趨于一種形式。
二、深化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略研究針對(duì)上述行政事業(yè)單位管理中存在的問(wèn)題，下面提出了具體改進(jìn)策略：
（一）提高管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
管理人員的工作能力對(duì)于檔案信息化的規(guī)范管理具有非常重要的作用。因此，需要對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與能力進(jìn)一步加強(qiáng)和重視。計(jì)算機(jī)技術(shù)水平是檔案信息化管理的中心內(nèi)容，提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平與能力是深化事業(yè)單位檔案信息化管理的重要條件。只有管理人員具備較高的專(zhuān)業(yè)技能和較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)水平能力，才能順應(yīng)檔案管理工作的需求。同時(shí)需加強(qiáng)對(duì)工作人員的思想教育，讓管理人員從思想意識(shí)上對(duì)自己的工作重視起來(lái)，清楚自身責(zé)任的重要性，明白工作中需要注意的事項(xiàng)，以及自身價(jià)值建設(shè)的意義，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)能力的評(píng)估和考核，并實(shí)行“獎(jiǎng)優(yōu)罰劣”政策，建立嚴(yán)格考核制度，從而使每位工作人員能夠自覺(jué)遵守，更有利于提高和培養(yǎng)他們的素質(zhì)和能力，對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的促進(jìn)作用。
（二）加快檔案管理的硬件建設(shè)檔案管理硬件的建設(shè)
事業(yè)單位要對(duì)保存檔案的硬件設(shè)施進(jìn)行完善，做好對(duì)設(shè)備的清潔和保養(yǎng)，以及定期查看設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，避免由于設(shè)備的性能不穩(wěn)定或是受到外界破壞而導(dǎo)致保存的檔案資料丟失，造成一系列不必要的麻煩。因此，行政事業(yè)單位需加大度檔案管理的硬件設(shè)施資金投資力度，完善檔案管理部門(mén)所必備的硬
件設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)檔案工作的管理，將電子存儲(chǔ)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用
的現(xiàn)代化優(yōu)勢(shì)充分利用和發(fā)揮，使信息的錄入和存儲(chǔ)等諸多復(fù)雜的工作有序、便捷、高效運(yùn)行，推進(jìn)事業(yè)單位的卓越發(fā)展。（三）完善事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)工作檔案信息化建設(shè)是提高事業(yè)單位檔案信息化水平和程度，以及工作效率的基礎(chǔ)條件。因此，我們必須對(duì)檔案信息化建設(shè)重視起來(lái)，對(duì)于管理工作所需的硬件設(shè)備要進(jìn)行不斷完善和開(kāi)發(fā)管理，以使檔案信息化管理工作跟上時(shí)代不斷前進(jìn)和發(fā)展，開(kāi)發(fā)以及選擇適合本單位檔案管理的應(yīng)用軟件，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息管理工作的高效運(yùn)行。
（四）制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃
事業(yè)單位的檔案信息化系統(tǒng)要有可拓展性和靈活性，需要制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃，才能進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化協(xié)調(diào)、穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。充分考慮事業(yè)單位實(shí)際的人才信息需要，努力構(gòu)造一個(gè)符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的網(wǎng)絡(luò)管理模式。
結(jié)語(yǔ)
現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展越來(lái)越快，為了避免我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)誤差和漏洞，以及減少或防止各種缺陷的發(fā)生，就需要將現(xiàn)代化的信息化運(yùn)輸利用起來(lái)，利用信息化的網(wǎng)絡(luò)管理，將檔案信息有序、高效存儲(chǔ)和運(yùn)作，以科學(xué)化的事業(yè)發(fā)展觀來(lái)適應(yīng)科技信息化社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，加大資金的投入，加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的培訓(xùn)和管理，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的高目標(biāo)，進(jìn)一步推動(dòng)行政事業(yè)的發(fā)展。
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中圖分類(lèi)號(hào)：K206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、行政事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的必要性
檔案管理的信息化實(shí)際上就是指改變以往單純保存檔案實(shí)體的形式，實(shí)現(xiàn)以檔案實(shí)體的信息化建設(shè)向人們提供服務(wù)的方式。對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠有效的對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分析、分類(lèi)、加工和提取，從而提高檔案的管理效益。如今的電子檔案和傳統(tǒng)的檔案資料相比，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的修改、保存和查詢，并且可借助于計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)快速傳遞，大大提高了檔案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了檔案的管理成本。
但是，當(dāng)前的行政事業(yè)單位還沒(méi)有真正將檔案管理的信息化建設(shè)工作落實(shí)，還是比較習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，部分單位雖然安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”但經(jīng)常習(xí)慣性的只把一個(gè)人的資料輸入計(jì)算機(jī)中，在進(jìn)行資料檢索和調(diào)閱檔案時(shí)，仍然是手工操作。因此，我們現(xiàn)在經(jīng)常所提及的“無(wú)紙化操作”只是流于形式，而未得到真正落實(shí)。所以，新形勢(shì)下，為了順應(yīng)時(shí)展的要求，行政事業(yè)單位在對(duì)檔案的管理上必須改變以往的單一傳統(tǒng)模式，必須朝著信息化的方向建設(shè)發(fā)展。
二、目前我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
檔案管理的信息化建設(shè)主要包括檔案管理的規(guī)劃、管理平臺(tái)的有效建設(shè)以及
對(duì)檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。但在當(dāng)前我國(guó)的行政事業(yè)單位檔案信息化管理中，許多事業(yè)單位并沒(méi)有對(duì)檔案的管理工作引起足夠的重視，使得檔案管理在信息化建設(shè)中存在著檔案信息更新速度慢，使用率較低和工作人員素質(zhì)不高等問(wèn)題，從而影響 了檔案信息化管理作用的充分發(fā)揮。
（一）檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)更新速度較慢
目前我國(guó)許多行政事業(yè)單位雖然已經(jīng)建立了較為完整的職工檔案信息管理系統(tǒng)，但在實(shí)際的工作中由于缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，使得檔案管理信息化平臺(tái)的模塊設(shè)置更新較慢，導(dǎo)致一些新近的職工檔案信息不能得到及時(shí)的更新，從而影響行政事業(yè)單位人才的優(yōu)化管理。
（二）檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)使用率較低
行政事業(yè)單位進(jìn)行檔案的信息化管理目的在于通過(guò)信息化的檔案管理來(lái)降低管理成本和工作量，提高檔案信息資料查詢的快捷性與高效性。但在目前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)的使用率并不高，影響了信息化平臺(tái)作用的發(fā)揮。
（三）檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)較低
在行政事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，許多檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能并沒(méi)有達(dá)到所需要的標(biāo)準(zhǔn)，其綜合素質(zhì)仍待提高。如許多檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)使得他們的知識(shí)貯備和專(zhuān)業(yè)技能較低，同時(shí)由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務(wù)態(tài)度也有待于進(jìn)一步提高。
三、行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃
在制定檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃時(shí)，應(yīng)該立足實(shí)際，應(yīng)最大化程度的滿足行政事業(yè)單位的發(fā)展需求，從行政事業(yè)單位自身的特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)出發(fā)，經(jīng)過(guò)不斷地調(diào)查和研究，從而制定檔案管理信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)，從而能夠在網(wǎng)絡(luò)模式下，促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。
（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的數(shù)字化
檔案信息資源的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的的重要內(nèi)容，也是對(duì)檔案文件進(jìn)行保護(hù)的重要方式。檔案的數(shù)字化應(yīng)該通過(guò)利用先進(jìn)的科學(xué)手段，將檔案的物質(zhì)載體形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，從而建立檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以提供服務(wù)。檔案的數(shù)字化管理辦法應(yīng)與傳統(tǒng)的檔案管理辦法相結(jié)合，通過(guò)相互補(bǔ)出的形式，以此來(lái)推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)發(fā)展。
（二）檔案信息化應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化
標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是衡量當(dāng)代檔案管理水平的重要標(biāo)志，它是檔案信息化建設(shè)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。因此，行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)該按照國(guó)家頒布的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，然后根據(jù)實(shí)際的發(fā)展需求來(lái)制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，通過(guò)不斷的實(shí)踐來(lái)完善檔案的管理制度。其中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅應(yīng)該滿足實(shí)際操作的簡(jiǎn)便性，還應(yīng)該符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)。其中，應(yīng)該對(duì)檔案及單位文件的著錄項(xiàng)目、內(nèi)容、數(shù)據(jù)庫(kù)架構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，同時(shí)還應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟硬件的數(shù)據(jù)指標(biāo)、文檔格式等。
四、加強(qiáng)和推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員二者之間的合作與工作協(xié)調(diào)性
要保證高效的檔案管理的信息化建設(shè)不僅需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員對(duì)檔案信息的錄入與更新，還需要管理人員對(duì)信息平臺(tái)建設(shè)的及時(shí)維護(hù)以及為他人提供優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)。因此，在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中要通過(guò)有效互通機(jī)制的建立
來(lái)加強(qiáng)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的合作，從而確保檔案信息錄入與更新的及
時(shí)性，促進(jìn)信息化管理效率的提升。同時(shí)在日常的管理中，還要加強(qiáng)對(duì)管理人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，讓他們?cè)诠ぷ髦懈幼⒅匦畔⒐芾淼囊?guī)范化，從而為他人提供更好的服務(wù)。
（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺(tái)推廣模式的構(gòu)建
事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)目的在于為廣大的信息需求者提供更優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，因此，在實(shí)際的工作中，事業(yè)單位的相關(guān)管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息建設(shè)平臺(tái)的推廣與宣傳，以提升信息化建設(shè)平臺(tái)的影響力和知名度。同時(shí)還要借鑒一些大型企業(yè)檔案信息管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)信息化建設(shè)平臺(tái)使用效率的提高來(lái)更好地促進(jìn)事業(yè)單位的人才檔案管理信息化建設(shè)。
（三）加強(qiáng)對(duì)工作人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，促進(jìn)他們綜合素質(zhì)的提高
檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，工作人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理的信息化建設(shè)
進(jìn)程。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行職工檔案的信息化管理中要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員專(zhuān)
業(yè)技能的培訓(xùn)，讓他們?cè)谟?jì)算機(jī)和信息平臺(tái)使用技能的不斷提升中促進(jìn)自身綜合
素質(zhì)的提高，從而有效地推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。
（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高檔案檔案管理服務(wù)水平
檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立檔案管理的服務(wù)意識(shí)，把“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。這就要求檔案管理人員在檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，要把檔案管理系統(tǒng)與行政事業(yè)單位的管理系統(tǒng)緊密的聯(lián)合起來(lái)，構(gòu)建一個(gè)一體化的管理系統(tǒng)，將各個(gè)部門(mén)的信息綜合的統(tǒng)籌進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源的共享，使得檔案的管理能獲得來(lái)良好的系統(tǒng)效益和綜合效益。同時(shí)，對(duì)于一些較為復(fù)雜的檔案信息要做到合理的分類(lèi)、標(biāo)引和管理，使檔案信息能夠最大程度的發(fā)揮其利用價(jià)值。此外，工作人員應(yīng)注重檔案的數(shù)字化管理，才能滿足當(dāng)今社會(huì)科技和發(fā)展的需求，進(jìn)而提高服務(wù)水平。充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，提高服務(wù)質(zhì)量，已成為當(dāng)今檔案管理工作者職業(yè)發(fā)展的必然要求。
結(jié)語(yǔ)
綜上，在新時(shí)期內(nèi)檔案管理工作必須緊跟時(shí)展的步伐，轉(zhuǎn)變管理觀念，提高服務(wù)意識(shí)，采取創(chuàng)新的手段，積極的探索新的管理模式，從而來(lái)不斷提高我國(guó)檔案信息化的建設(shè)水平。
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