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時間：2023-06-01 08:55:48
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檔案的征集是檔案整理、檔案歸檔以及檔案保管等工作的基礎(chǔ)，檔案的整理要以檔案征集的收集數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，檔案的管理要以安放完好的檔案數(shù)據(jù)架構(gòu)為前提，因此滿足這些前提的首要條件就是進(jìn)行檔案征集工作，從而使接下來的檔案工作內(nèi)容得到保障，因此在檔案征集工作上必須嚴(yán)肅對待，馬虎不得。這也是為后續(xù)的檔案歸檔、管理工作打下良好而穩(wěn)定基礎(chǔ)的前提。為了使檔案的征集工作更具條理性，應(yīng)該對檔案的征集工作進(jìn)行一定的規(guī)范化管理，進(jìn)而使其向我們所期望的方向順利發(fā)展。
1 檔案征集工作的環(huán)節(jié)
檔案征集工作主要指的是人力資源與社會保障局根據(jù)具體的征集計劃來征集所需線索、明確主要的征集對象，通過規(guī)范的程序征集對象進(jìn)入館內(nèi)，將實際征集的對象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個環(huán)節(jié)：首先是征集計劃的編制；其次是征集對象明確后，檔案征集工作人員和征集對象持有人間的互動過程；第三是對已選的征集對象進(jìn)行評估鑒定和征集批準(zhǔn)的過程；第四是和征集對象持有人進(jìn)行征集手續(xù)的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關(guān)文件遞交給館內(nèi)相關(guān)部門的過程。
2 檔案征集工作規(guī)范化管理的手段
2.1 意向申請的規(guī)范化
任何工作的有序開展都需要一個正確而明晰的理論指導(dǎo)，以此為基，能夠使工作有條不紊地進(jìn)行下去，進(jìn)而使工作的效率和質(zhì)量都得以保證，并促進(jìn)此工作過程帶來的經(jīng)濟(jì)效益和人文效益的提升。而檔案征集工作也不例外，檔案征集工作也需要有一個明確的目的和工作流程體系為指導(dǎo)。因此在進(jìn)行檔案征集工作之前，首先要有一個檔案征集的意向，并將這意向通過單位的組織機(jī)構(gòu)傳達(dá)到員工處。最少應(yīng)傳達(dá)到兩人，在意向傳達(dá)之后，檔案征集相關(guān)意向的發(fā)起人要就這一事件填寫檔案征集的相關(guān)公文性意向書，以及規(guī)范檔案表格申請書，因為檔案作為一項嚴(yán)肅的書面文件具備一定的法律效益，不能由公民擅自書寫，檔案表格也應(yīng)由國家統(tǒng)一，不能任由公民擅自復(fù)制。
在相關(guān)資料填寫完畢后，將之遞交給上級部門，在上級部門審閱并肯定之后會安排一定的調(diào)查人員核實檔案征集者的相關(guān)資質(zhì)，并且上級部門還會對上述申請文件的真實性予以評定并加蓋工章。為了這一環(huán)節(jié)不出現(xiàn)任何紕漏，進(jìn)而導(dǎo)致檔案征集意向傳達(dá)失敗，申請人應(yīng)就檔案涵蓋的對象的詳細(xì)個人信息整合一份具體的數(shù)字報告，在報告中寫明相關(guān)注意事項，以報告書的形式陳述這一流程中將會涉及到的全部數(shù)字以及相關(guān)詳細(xì)信息，在書面報告紙樣出來后加蓋負(fù)責(zé)部門的公章，并將報告隨申請書一同提交至上級處，以便上級審核。當(dāng)上級的意見隨公章一并返回之后，此征集意向才算傳達(dá)完畢，相關(guān)人員必須遵循上述章程嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)步驟，以保證檔案征集工作的規(guī)范化進(jìn)行。
2.2 制定檔案計劃
檔案征集計劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且，其還是后續(xù)對征集對象予以準(zhǔn)確評估與鑒定的最有力依據(jù)。檔案征集計劃內(nèi)容具體應(yīng)涵蓋征集方式、征集原則、入藏標(biāo)準(zhǔn)、征集范圍等諸多的內(nèi)容" 檔案征集工作人員主要擔(dān)任歸檔人一職，財務(wù)人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項內(nèi)容$征集對象評估報告（副本），征集對象專家鑒定會會議紀(jì)要（正本）、檔案征集協(xié)議（正本）、征集經(jīng)費(fèi)支付憑證（正本）、征集檔案點交記錄表等。
2.3 對檔案征集對象的評估
通常情況下，在實際的檔案征集工作中，主要是對征集對象進(jìn)行了全面的評估，而在這一環(huán)節(jié)中，相關(guān)檔案征集工作人員應(yīng)該充分準(zhǔn)備好相關(guān)材料，具體包括了申請表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次，在對征集檔案評估專家的選擇上，將會由檔案館領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一制定。
2.4 對征集來的檔案的審批
對征集而來的檔案不能直接進(jìn)行歸檔處理首先要對檔案本身進(jìn)行一定的檢驗和審批程序，進(jìn)而使檔案的法律效力得到確認(rèn)，從而避免因檔案問題而引發(fā)的經(jīng)濟(jì)類、法制類民事糾紛的發(fā)生。具體的審批流程較為簡單，由被征集人將檔案交付給征集者，然后征集者將收到的檔案文件交給具備法律鑒定資質(zhì)的審核部門審核檔案的真實性以及檔案的法律實用性，在審核者確認(rèn)檔案無誤后出具資質(zhì)鑒定證明，然后檔案在交由收集者進(jìn)行接下來的檔案使用及保管流程。這一系列流程都要以法律為約束，進(jìn)而保證檔案審批的合理性。此審批環(huán)節(jié)一定要在國家承認(rèn)的地點交由國家委派的檔案審批人員親自執(zhí)行，進(jìn)而避免因個人審核資質(zhì)的不真實而導(dǎo)致審核失效的情況發(fā)生，這也是間接提升檔案工作效率的合理化方式。
2.5 相關(guān)材料的書面化
在這一環(huán)節(jié)的檔案征集工作中，一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協(xié)議也要一式三份。其中，檔案持有人將會保留一份，另外兩份將由檔案館統(tǒng)一保管。在這一環(huán)節(jié)過程中，要將檔案數(shù)量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協(xié)議清單中。
2.6 尋求專家鑒定
開展專家鑒定會過程中，檔案征集工作者要準(zhǔn)備好所需的材料，擔(dān)任鑒定會的鑒定人員應(yīng)從檔案征集的專家?guī)熘谐槿。詈髮⑿纬晌募鳛閷＜一谡骷瘜ο蠖_展的鑒定會議的會議紀(jì)要。相關(guān)整理工作者要及時有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進(jìn)行轉(zhuǎn)交的資料包括了檔案征集意向書、申請表、審批表合同、專家鑒定會的會議紀(jì)要等諸多資料的正本。同時，還有征集資料的有關(guān)資料與圖片以及征集的經(jīng)費(fèi)支出憑證的副本。
結(jié)束語
總而言之，檔案的征集工作是一項法制化的工作，對這一工作的規(guī)范化管理有利于我國檔案工作的順利有序進(jìn)行，有利于保障被制檔案者的經(jīng)濟(jì)利益和人身利益，貫徹了以人為本的政策理念。同時對檔案的征集工作的規(guī)范化管理還有利于提升我國檔案相關(guān)部門的整體執(zhí)行力。因此相關(guān)部門務(wù)必要重視這一點，對檔案征集工作提供一定的政策支持，完善相關(guān)的法規(guī)和法律就能夠使這一項工作處于一個合理的約束范圍內(nèi)，進(jìn)而在計提的工作流程上得到合理化的管理，從而推動我國檔案事業(yè)的全面和整體化發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]楊彩虹.檔案征集工作規(guī)范化管理初探[J].科學(xué)中國人，2016.
[2]王光玉.檔案征集工作規(guī)范化管理初探[J].檔案學(xué)研究，2009.
1.2 檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應(yīng)急處置方案和計算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案；二是部分機(jī)關(guān)檔案室對各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統(tǒng)計報表及人員編制名冊未及時歸檔；三是部分機(jī)關(guān)檔案室沒有建立全宗卷，有些機(jī)關(guān)檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內(nèi)容不齊全；四是部分機(jī)關(guān)沒有單獨的檔案庫房、閱覽室和辦公室；五是有的機(jī)關(guān)檔案保管沒有實現(xiàn)“三鐵”，達(dá)不到“十防”措施要求。
1.3 檔案信息化建設(shè)上“松”。很多單位對檔案信息化建設(shè)的緊迫性、重要性認(rèn)識不足，不能夠把檔案信息化建設(shè)列入電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，與之同步實施，同步發(fā)展。應(yīng)配備的計算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實行。
1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。
2 機(jī)關(guān)檔案工作存在問題的原因
2.1 領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到位。由于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責(zé)任不明確，工作被動。
2.2 對檔案工作人員管理不到位。第一，機(jī)關(guān)檔案員不能保持相對穩(wěn)定，調(diào)動過于頻繁。第二，機(jī)關(guān)檔案工作人員少，不適應(yīng)檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應(yīng)付。第三，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。有的檔案員不是學(xué)檔案專業(yè)的，有的是從其他崗位上調(diào)動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發(fā)揮，機(jī)關(guān)檔案工作也很難有起色。
2.3 經(jīng)費(fèi)投入不到位。機(jī)關(guān)檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器和計算機(jī)等沒有配備或配備不全，機(jī)關(guān)檔案庫房達(dá)不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設(shè)工作開展。
3 機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證對策
3.1 抓領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高思想認(rèn)識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人參加，增強(qiáng)其重視支持檔案工作的責(zé)任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實例匯編，發(fā)給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，加深他們對機(jī)關(guān)檔案工作的認(rèn)識和理解；③檔案部門的干部在對機(jī)關(guān)單位檢查工作、業(yè)務(wù)指導(dǎo)時，利用正反實例宣傳機(jī)關(guān)檔案工作的重要性和必要性。
3.2 抓隊伍，加強(qiáng)對機(jī)關(guān)檔案干部的管理。首先，要保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定。實行機(jī)關(guān)檔案干部備案制度，各機(jī)關(guān)檔案干部交流調(diào)動前，要向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調(diào)動。其次，提高機(jī)關(guān)檔案室的規(guī)格。如能把機(jī)關(guān)檔案室編制為機(jī)關(guān)內(nèi)部科室，提高其規(guī)格，既能保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定，發(fā)揮檔案干部的積極主動性，又能提高機(jī)關(guān)工作效率。最后，提高機(jī)關(guān)檔案干部業(yè)務(wù)素質(zhì)。理論與實踐相結(jié)合，“走出去，請進(jìn)來”，集中與分散，有計劃有步驟地對各級機(jī)關(guān)檔案干部分期分批進(jìn)行輪訓(xùn)，使其提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作開展。
二、實現(xiàn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的必要途徑
隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，我院檔案開發(fā)利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了檔案規(guī)范化管理的重要作用與效能。2005年，我院現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)班子組建后，著力打造“全國知名的，全省一流的、學(xué)科優(yōu)勢突出的三級甲等婦幼保健院”，在狠抓醫(yī)院綜合管理的基礎(chǔ)上，院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作高看一眼、厚愛一層，對檔案工作高度重視和大力支持。
一是在組織管理方面。成立和調(diào)整了院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定了主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案專職人員；建立了符合我院工作實際的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，抽調(diào)各科室精兵強(qiáng)將負(fù)責(zé)科室檔案資料的收集、整理、保管和歸檔工作，明確了工作職責(zé)、強(qiáng)化了責(zé)任意識，建立和完善了綜合檔案室和各科室檔案管理制度，實行了檔案工作同業(yè)務(wù)工作同部署、同安排、同檢查、同考核。
二是在設(shè)施設(shè)備方面。我院在原有基礎(chǔ)上，先后增加了60平方米的檔案專用庫房，做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室、陳列室“四分開”，進(jìn)一步完善了“八防”措施；新增了檔案柜、密集架、消毒柜、資料柜、防磁柜、加濕器、除塵器、空調(diào)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等設(shè)備。
三是在業(yè)務(wù)建設(shè)方面。我院嚴(yán)格按照國家檔案局頒布的關(guān)于《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和《山西省歸檔文件整理規(guī)則》實施細(xì)則以及《事業(yè)單位檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)》，對我院13個類目的檔案資料重新進(jìn)行了編目、排序和上架管理。對檔案資料管理臺賬：即案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、移交清冊、查借閱登記簿、利用登記簿等都進(jìn)行了重新整理和裝訂。同時我們還按照國家檔案局10號令的規(guī)定，重新修訂了我院《文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表》。
聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議:
(一)加強(qiáng)宣傳,提高意識,爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。
(二)加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實。要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。
(三)加強(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。針對聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
(四)全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道。要實現(xiàn)聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際,各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊,采取多種形式收集。
二、檔案信息電子化
所謂檔案信息電子化,就是以館、室、藏檔案資料、紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象,用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能,提高利用率;2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間,提高檔案信息的時效性;3、檔案信息電子化,可一次投入,多次產(chǎn)出,可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面;4、檔案信息電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門,擴(kuò)大社會影響,拓寬服務(wù)范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高;5、檔案信息電子化,可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)
當(dāng)前,檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源,不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制,積極主動地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù),為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù),并加強(qiáng)各項事務(wù)管理,促使檔案管理現(xiàn)代化。1、創(chuàng)新服務(wù)手段。建立檔案館(室)網(wǎng)頁,開展網(wǎng)上利用服務(wù);2、建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”;3、電子文件的自動上傳收集;4、開展在線服務(wù)。
四、文書管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
在實際工作中,把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān),做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。
(一)公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提。一是規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),符合國家的有關(guān)規(guī)定,排版形式為橫寫橫排,左側(cè)裝訂;二是注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權(quán)限,公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確,主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn),落款是否與公文一致,有無日期等;三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文、繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用;四是使用文種要合理,擬制格式要規(guī)范,行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字,以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。
(二)實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則,而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中,在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個問題:一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂;二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工;三是注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入;同時,又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。
作者簡介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學(xué)本科，副研究館員，檔案管理
隨著社會的進(jìn)步，檔案工作顯得愈發(fā)重要，我們要不斷發(fā)展檔案館中的檔案類型，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，要想做到檔案資源的豐富，就要進(jìn)行檔案的收集工作。在我國的眾多地區(qū)，都已經(jīng)逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經(jīng)驗，進(jìn)一步探討了如何對檔案的收集工作進(jìn)行規(guī)范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關(guān)人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，豐富檔案館內(nèi)的收藏。
一、檔案征集工作的涵義
要相對檔案進(jìn)行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發(fā)展檔案事業(yè)的重點任務(wù)。檔案征集就是將檔案進(jìn)行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行細(xì)致的分析，進(jìn)行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進(jìn)檔案館內(nèi)。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現(xiàn)出一個國家發(fā)展的狀況，還能預(yù)示今后國家的進(jìn)一步發(fā)展，所以我們要加強(qiáng)檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對檔案進(jìn)行的進(jìn)一步整理或是保管工作。
二、檔案征集工作的流程
在檔案征集的過程中，我們應(yīng)該從如下幾個方面開展，大致的流程可以分為五個部分，其中又可以細(xì)化為多個步驟，下面我們來進(jìn)行大致的了解。首先，要想進(jìn)行檔案的收集，就要制定合理的計劃，這樣才能有序的進(jìn)行工作，在完成規(guī)劃的制定后，我們就可以廣泛對檔案的征集提出意向了，在此基礎(chǔ)上，對檔案的規(guī)劃進(jìn)行評估，看使其否符合檔案征集的相關(guān)要求，并且召開專家會議，對檔案征集的可行性進(jìn)行詳細(xì)的探討，在完成上述步驟后，就可以進(jìn)行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進(jìn)行檔案的收集過程中，篩選出有價值的檔案進(jìn)行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進(jìn)行整理，同時要對檔案的捐贈者進(jìn)行一定的獎勵，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進(jìn)行保管了，在保管的同時，還應(yīng)該建立專門的業(yè)務(wù)檔案，以便做到有據(jù)可依，也便于對檔案進(jìn)行查找。
三、檔案征集工作流程規(guī)范化管理探討
檔案的征集工作每一個環(huán)節(jié)、每一個步驟都要設(shè)立相應(yīng)的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據(jù)。只有進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能將我國的檔案事業(yè)發(fā)展得越來越好，同時也能夠促進(jìn)檔案征集工作的進(jìn)一步發(fā)展，下面我們對其中的幾個環(huán)節(jié)進(jìn)行一定的分析。
1、“檔案的征集規(guī)劃”是保證檔案征集工作順利實施的基礎(chǔ)，工作人員在對檔案進(jìn)行征集的過程中，都是以該規(guī)劃為向?qū)Ф_展工作的。對檔案征集進(jìn)行規(guī)劃其中包含了較多的內(nèi)容，以征集原則為基礎(chǔ)，涵蓋了各個方面的內(nèi)容，例如征集的方式，對不同的檔案信息進(jìn)行不同方式的征集工作，還有從經(jīng)費(fèi)的方面進(jìn)行考慮，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)的預(yù)算等。其中征集原則是十分重要的，因為其涵蓋了檔案征集工作的重要內(nèi)容。要在檔案館的收藏范圍內(nèi)進(jìn)行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進(jìn)館的，如果將所有的信息都收集進(jìn)檔案館內(nèi)，其空間也不能夠滿足相應(yīng)的要求，所以我們應(yīng)該從實際出發(fā)，充分考慮到檔案館內(nèi)所需要的資源。除此之外，對檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對檔案的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以便在今后的工作中向貢獻(xiàn)檔案的人員進(jìn)行一定的獎勵。
2、“召開專家鑒定會”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當(dāng)單件或批量征集金額超過規(guī)定金額，或?qū)φ骷瘜ο蟮恼鎮(zhèn)位蛘邇r值存在爭議的時候，才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會?！罢骷瘷n案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨立于征集人員的其他人員。筆者認(rèn)為，為了保證征集檔案及時交到檔案館，及時完成整理工作進(jìn)入庫房，由獨立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進(jìn)館后未能進(jìn)入庫房這一暫存時期的管理，更為穩(wěn)妥。
3、“獎勵捐贈”。獎勵僅適用于持有人無償向檔案館捐贈檔案的行為。為了達(dá)到規(guī)范的目的，在控制流程的基礎(chǔ)上，需要制定系列配套的制度和相應(yīng)的文本。
四、規(guī)范檔案征集人員行為
1、現(xiàn)有的行政規(guī)章，如某省《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規(guī)定“：檔案館征集檔案，應(yīng)當(dāng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行。征集檔案時，檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件。檔案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的檔案交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊。檔案征集人員將征集的檔案據(jù)為己有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責(zé)令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
2、征集工作是一項政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上，依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》和《國際博物館協(xié)會職業(yè)道德準(zhǔn)則》等，制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象；二是必須認(rèn)真收集、科學(xué)記錄擬征集對象的原始資料；三是嚴(yán)格執(zhí)行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務(wù)工作領(lǐng)域相同的私人收藏活動；五是嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
3、加強(qiáng)檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規(guī)章的出臺，對加強(qiáng)、規(guī)范檔案征集工作，有效地保護(hù)和利用檔案是十分必要的?！稒n案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)雖然對檔案征集有所規(guī)定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺的行政規(guī)章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規(guī)范檔案征集工作，有必要在上述法規(guī)規(guī)章的基礎(chǔ)上進(jìn)一步認(rèn)真梳理檔案征集工作流程，制定工作規(guī)范。
五、結(jié)語
綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的重點環(huán)節(jié)之一，為了不使眾多具有價值的檔案流落在民間，我們要加強(qiáng)檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規(guī)范的進(jìn)行，促進(jìn)檔案征集工作的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)
檔案——歷史的痕跡，在人類發(fā)展中具有舉足輕重的作用，大到一個國家，小到一個單位，檔案都是不可忽視的部分。檔案因其特殊的作用而受到國內(nèi)外的高度重視。國際檔案大會[1，2]的召開、人民大學(xué)檔案學(xué)院的誕生[3]、《檔案法及實施辦法》的出臺，都充分說明了這一點。俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，國有國法，家有家規(guī)。企事業(yè)要有自己的制度，各項工作也要有自己的規(guī)范。所謂的規(guī)范化管理，就是管理者制定了一定的規(guī)范，工作人員要按照此規(guī)范開展工作。檔案作為一個學(xué)科，自有一套完整的理論體系。從21世紀(jì)開始，各地陸續(xù)制定了適合自己的檔案規(guī)范。那么如何有效地推進(jìn)檔案規(guī)范化管理呢？翻開歷史的畫卷可以發(fā)現(xiàn)，對于此問題的理解大家真可謂是各抒己見、遍地開花。有的認(rèn)為要切實加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，有的認(rèn)為要實行檔案的法制化，有的認(rèn)為要實行檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有的認(rèn)為有必要把檔案工作納入目標(biāo)管理，有的認(rèn)為應(yīng)把檔案工作納入部門、個人年終崗位責(zé)任制考核，有的認(rèn)為要把檔案管理導(dǎo)入ISO 9001質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，還有的認(rèn)為要加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的素質(zhì)等等。雖然各有千秋，但卻不失片面。作者結(jié)合自己的工作實際，認(rèn)為要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，需要從領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員三方面下功夫，三方面都要抓，三方面都要硬。
一、要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，首要的也是最關(guān)鍵的是單位領(lǐng)導(dǎo)要有重視檔案的意識[4]
單位領(lǐng)導(dǎo)要參與檔案工作，對檔案工作進(jìn)行戰(zhàn)略部署，保證檔案工作在本單位的貫徹執(zhí)行。具體地說，有以下幾個方面。
1.單位領(lǐng)導(dǎo)或者主管和分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓(xùn)會、現(xiàn)場會、經(jīng)驗交流會，從而更加了解檔案工作，檔案意識就會進(jìn)一步提高。
2.督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案工作制度，明確目標(biāo)，督促相關(guān)業(yè)務(wù)人員對檔案工作人員進(jìn)行文件的解讀和培訓(xùn)。
3.督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定嚴(yán)格的檔案工作獎懲制度，并在年度內(nèi)體現(xiàn)。
4.督促和領(lǐng)導(dǎo)本單位收文、行文機(jī)構(gòu)向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導(dǎo)行文和歸檔的權(quán)力，保證檔案工作的順利進(jìn)行。
二、要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，必須要建立健全檔案工作制度
在單位領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，相關(guān)部門要建立健全檔案工作制度，在檔案的收集、保管、利用、人員崗位職責(zé)、經(jīng)費(fèi)保障等方面都有章可循、有法可依。具體地說，有以下幾個方面。
1.建立健全納入檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度、目標(biāo)管理制度、綜合計劃制度、部門和個人考核制度及獎懲制度。
在單位領(lǐng)導(dǎo)分工的職責(zé)中要明確檔案管理工作；在目標(biāo)管理考核實施細(xì)則、任務(wù)分解表、目標(biāo)管理考核結(jié)果中體現(xiàn)檔案管理工作；在綜合計劃的制定中，要充分考慮檔案軟硬件的需求，保證檔案管理的設(shè)備齊全、經(jīng)費(fèi)充足；在部門的考核制度中、在個人的崗位責(zé)任制及年終考核中，要體現(xiàn)出檔案管理工作，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案工作作為衡量部門工作的一面鏡子，列入評先、年終考核等活動中去，與部門、個人考核進(jìn)行掛鉤。對檔案管理工作抓得好的部門、個人進(jìn)行表彰獎勵，對造成檔案材料損失或其他原因造成歸檔材料不齊全的單位或個人不能獲得某項榮譽(yù)、獎勵或晉升，并視情節(jié)的輕重依法論處，獎懲應(yīng)在年度內(nèi)體現(xiàn)。
2.建立健全檔案管理方面的制度，使檔案管理的各項工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。如制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到最佳水平；制定接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保進(jìn)館（室）質(zhì)量；制定整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使各項管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化；制定檔案電子化管理制度，使檔案數(shù)據(jù)入庫，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
為了使制度能夠上行下效，為了使院所統(tǒng)一、步調(diào)一致，為了使工作人員能夠很好地領(lǐng)會制度的精神，上層檔案業(yè)務(wù)專業(yè)人員要加強(qiáng)對各級檔案工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。上層管理部門應(yīng)該組織大家學(xué)透檔案法規(guī)和各項標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使檔案工作人員明白分類的依據(jù)、保管期限的劃分等細(xì)節(jié)問題，避免由下層檔案室單方面決定帶來的局限性；同時，上層管理部門要理順分工，加強(qiáng)與檔案人員的溝通，及時發(fā)現(xiàn)、解決問題，做到上下信息暢通，指導(dǎo)工作到位。
3.檔案管理工作加強(qiáng)流程管理。檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。
檔案即“產(chǎn)品”，產(chǎn)品的設(shè)計、開發(fā)和服務(wù)全過程都要符合質(zhì)量管理要求。要提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求，必須先從文件形成的各個具體環(huán)節(jié)抓起。從某種程度上講，檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，比較容易解決，而文件材料的形成辦理過程中出現(xiàn)的問題，就難以解決，有些問題即使補(bǔ)救了，文件材料也會失去原始憑證和依據(jù)作用，檔案就會失去了保存價值。加強(qiáng)流程管理，控制好產(chǎn)品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規(guī)范化管理才可持續(xù)性改進(jìn)。
三、要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，必須要加強(qiáng)檔案工作人員的管理[5]
檔案工作始終離不開檔案工作人員的管理。現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)的科學(xué)管理方法，都要由人去掌握和運(yùn)用。因此，加強(qiáng)檔案工作人員的管理，具有重要的意義。具體地說，有以下幾個方面。
1.檔案工作人員必須具有較高的政治素質(zhì)，要有埋頭苦干、無私奉獻(xiàn)的高尚的道德情操，這是由檔案工作的性質(zhì)和特點決定的。檔案是人們社會活動的原始記錄，無論什么情況，檔案工作人員都必須忠于職守，維護(hù)黨和國家歷史的真實面貌，必須忠誠可靠、意志堅定、嚴(yán)守黨和國家秘密。
2.檔案工作人員要積極參加教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。在新形勢下，檔案管理人員要有緊迫感和危機(jī)感，要不甘落伍于時代的要求，主動地參加繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平，檔案管理人員只有掌握廣博的專業(yè)知識，開拓視野，提高綜合素質(zhì)，才能高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地做好檔案管理工作。
3.同一個單位的檔案工作者，要形成立體知識結(jié)構(gòu)，改變同等知識水平構(gòu)成的平面結(jié)構(gòu)。一個檔案館（室）工作人員要具有高級（精通專業(yè)技術(shù)、進(jìn)行課題研究）、中級（通曉管理技術(shù)）和初級（能夠進(jìn)行熟練操作）等不同層次知識的人才。對于比較大的立檔單位來說，檔案工作人員比較多，這種層次分類就比較容易；對較小的立檔單位來說，檔案工作人員比較少，有可能就會集研究、管理、技術(shù)于一人，對檔案工作人員的要求就會更高。
4.檔案工作人員要履行《檔案法》賦予的權(quán)力，理直氣壯地對檔案的前期控制工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查[6]。檔案的前期工作就是文件材料形成辦理的各個過程。而文件材料齊全完整、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是保證案卷質(zhì)量的先決條件和開發(fā)利用的基本要求。目前，我國的大多數(shù)立檔單位，文件材料的形成工作和檔案工作是分開的，所以檔案工作人員參與文件的形成過程尤為重要。檔案工作人員要經(jīng)常參與單位的行政、經(jīng)營管理活動，參與工程竣工、設(shè)備開箱驗收、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)活動，參與科研課題及成果評獎等活動，有針對性地加強(qiáng)單位內(nèi)部科室文件材料的收集積累工作，從而保證歸檔文件材料齊全完整有效，對達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的文件材料不予接收立卷歸檔。
綜上所述，要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員三方面缺一不可。只有領(lǐng)導(dǎo)參與、重視檔案工作，才會建立健全檔案工作體制和制度并貫徹執(zhí)行，形成依法治檔的氛圍，檔案管理工作的各方面才會有章可循，檔案工作人員的管理才會到位，檔案工作才會順利開展?？傊?，要推進(jìn)檔案規(guī)范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齊劃一，檔案管理才能真正地規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)：
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文章通過對醫(yī)院檔案工作及其規(guī)范化的內(nèi)涵和具體要求的探討，解析檔案規(guī)范化管理的作用，并結(jié)合檔案管理和規(guī)范化的重要性來談醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理的重要性，解讀其對醫(yī)院工作開展、歷史文化留存以及未來發(fā)展的作用，從而明確其重要性。期望筆者的研究能夠切實對醫(yī)院檔案規(guī)范化有所助益。
1 醫(yī)院檔案工作及其規(guī)范化管理
1、醫(yī)院檔案及對檔案的管理。醫(yī)院檔案內(nèi)容較為廣泛，一般而言，主要組成部分有醫(yī)院的診療資料、醫(yī)療文獻(xiàn)、學(xué)術(shù)研究成果等，集中體現(xiàn)了一所醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)以及管理。而檔案中所保存的原始記錄，可供醫(yī)務(wù)人員查閱，保留價值較高，為醫(yī)療科研提供了巨大的數(shù)據(jù)支持。檔案管理即是對這些資料進(jìn)行合理、妥善的管理，這種管理絕不是普通意義的保存，而是更具科學(xué)性的信息資料的處理問題，涉及問題較多[1]。近年來，醫(yī)療改革不斷深入，醫(yī)院的檔案管理工作逐漸為社會和各大醫(yī)療機(jī)構(gòu)重視，由于檔案是醫(yī)院的珍貴信息資源，因此檔案管理工作與醫(yī)院的研究、交流、科研以及糾紛解決等各個方面形成了不可分割、相互依存的關(guān)系，決定著醫(yī)院的相關(guān)政策以及建設(shè)發(fā)展的方向問題。
2、解讀規(guī)范化管理的內(nèi)涵。規(guī)范化管理，人們一般將其等同于制度化管理，但是這種觀點是缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性的，二者實則有著較大的區(qū)別。規(guī)范化管理更強(qiáng)調(diào)人或者事物在管理工作中能夠充分發(fā)揮價值，是通過標(biāo)準(zhǔn)化的體系引導(dǎo)行為，但這種體系是建立在人或者事物本質(zhì)特性基礎(chǔ)上的，而制度化卻偏重形式管理，強(qiáng)調(diào)的是制度本身的完善。規(guī)范化管理醫(yī)院檔案的重點領(lǐng)域在病案、行政檔案、科研檔案，通過對三大模塊的規(guī)范化管理，使得醫(yī)院的管理機(jī)制隨之得到完善。針對管理工作人員以及所管理的檔案，研究出完善的管理體系，不僅僅指制度的設(shè)立，而更應(yīng)該側(cè)重于實際管理工作中人員以及檔案的規(guī)范，規(guī)范化強(qiáng)調(diào)的是現(xiàn)實操作層面。醫(yī)院檔案規(guī)范化管理，對醫(yī)院的醫(yī)療工作有著極大的指導(dǎo)作用，能夠有效提升醫(yī)院的競爭力。
3、檔案規(guī)范化管理的要求。首先，進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)組織重組，建立檔案管理專屬小組，確定主管、分管和工作人員，抽調(diào)精英進(jìn)行資料的收集、整理等一系列工作，明確責(zé)任，層級直屬的關(guān)系，便利管理工作的進(jìn)行，同時也說明了工作的重要性，與其他業(yè)務(wù)一同參與考察。其次，在設(shè)備方面，適當(dāng)增加專用庫房，將檔案管理科室辦公與檔案閱覽、陳列分開，強(qiáng)化管理工作的規(guī)范性，增加管理檔案必須設(shè)備，例如檔案柜、復(fù)印打印機(jī)、加濕器、掃描儀等，以一個獨立部門的標(biāo)準(zhǔn)，并考慮檔案保存必要的條件，購置檔案管理工作的設(shè)施、設(shè)備。最后，業(yè)務(wù)建設(shè)嚴(yán)格遵守國家規(guī)范，對檔案資料進(jìn)行重新清算整理，組織制作索引目錄，完善借用登記等。
2 醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的重要性
1、有助于反映歷史，形成醫(yī)院獨特的文化。醫(yī)院檔案往往是醫(yī)院長期發(fā)展中留存下來的，反映了醫(yī)院的歷史進(jìn)程，包括醫(yī)院各方面的內(nèi)容，從診療到人事、財務(wù)，與醫(yī)院全體員工息息相關(guān)，可以說，醫(yī)院檔案就是一部醫(yī)院的發(fā)展史和員工的進(jìn)化史，這其中的歷史價值自然不言而喻。同時，檔案也是醫(yī)院內(nèi)在精神的體現(xiàn)，充分反映其辦院宗旨和服務(wù)質(zhì)量，文化的形成不是一蹴而就，需要經(jīng)歷漫長的過程。檔案的管理如果不能實現(xiàn)規(guī)范化，那么檔案的歷史性、文化性均無從談起，檔案的規(guī)范化管理能夠系統(tǒng)將檔案歸類、整理，檔案的歷史、文化得以更加直觀地體現(xiàn)，因此可以說，醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，促進(jìn)了醫(yī)院傳統(tǒng)歷史與文化的顯現(xiàn)與流傳，是醫(yī)院宣傳的重要支撐，有利于醫(yī)院文化體系的形成。
2、能夠促進(jìn)醫(yī)院的業(yè)務(wù)工作水平。醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，是開展其他業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，而規(guī)范化管理實現(xiàn)后，檔案管理也成為醫(yī)院業(yè)務(wù)工作的重要部門，其對外的宣傳作用以及對內(nèi)的促進(jìn)作用極大。醫(yī)院其他業(yè)務(wù)部門，如人事、診療等業(yè)務(wù)的開展，均與檔案管理有著密切的聯(lián)系。人事部各工作檔位以及人員的歷史、獎懲、信息等，均在檔案中，而人事部的調(diào)任等需要依據(jù)這些資料。而診療則更加倚重檔案，檔案的醫(yī)療記錄幾乎就是醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展史，診療活動需要借助、學(xué)習(xí)這些經(jīng)驗，以便促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)與水平。因此，檔案管理具有重要地位，而是否能夠規(guī)范化管理決定著醫(yī)院檔案能夠高效而且準(zhǔn)確地反映信息，即與各部門業(yè)務(wù)能否及時獲取有效資料與信息有著極大的關(guān)系。而且，也有利于醫(yī)院應(yīng)對各類醫(yī)療糾紛，找出證據(jù)維護(hù)醫(yī)院權(quán)益。
3、為醫(yī)院的長期規(guī)劃提供信息支撐和方向指導(dǎo)。醫(yī)院檔案對于指導(dǎo)醫(yī)院科研事業(yè)有著重要的作用，能夠幫助科研工作者確定研究方向，規(guī)范化的檔案管理簡化了工作人員的尋找過程，體系化呈現(xiàn)了各類參考資料，對于科研工作者研究相關(guān)領(lǐng)域的研究成果、存在問題以及尚未解決的難題具有極大的作用，引導(dǎo)其快速進(jìn)入研究，可以減少過程中的彎路，促進(jìn)其快速成才，加速醫(yī)療研究的進(jìn)程，從而促進(jìn)整個行業(yè)的技術(shù)進(jìn)步。醫(yī)院在人類長期的發(fā)展過程中是共存的，未來也必將如此，醫(yī)院未來的發(fā)展雖然與未來社會的發(fā)展息息相關(guān)，但其發(fā)展方向也能從歷史進(jìn)程與當(dāng)今現(xiàn)狀密切聯(lián)系，醫(yī)院的檔案規(guī)范化管理就是通過對檔案的進(jìn)一步整理，使得醫(yī)院的發(fā)展脈絡(luò)更加清晰，使得其現(xiàn)狀一目了然，從而能夠確定未來的發(fā)展方向，并提前做好準(zhǔn)備。
3 結(jié)語
醫(yī)院與人的生老病死密切相關(guān)，而醫(yī)院檔案是對這一切的忠實記錄，醫(yī)院的發(fā)展、人員的經(jīng)歷也包含其中，這樣龐大的規(guī)模，若是管理缺乏規(guī)范性，則醫(yī)院檔案必然呈現(xiàn)雜亂無章的狀態(tài)，也無法發(fā)揮其應(yīng)有作用。筆者淺層次分析了規(guī)范化管理的重要性，希望以此吸引更多的人對此進(jìn)行研究探討。
參考文獻(xiàn)
規(guī)范化管理
為了更好地貫徹《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，四川省檔案局于2005年6月制定了《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》，并在全省各機(jī)關(guān)、企業(yè)、科技事業(yè)單位、各級檔案館開展了評審認(rèn)定工作。我院于2006年底通過了四川省科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理省二級的認(rèn)定。成為榮縣科技事業(yè)單位中首家檔案工作規(guī)范化管理達(dá)省級標(biāo)準(zhǔn)的單位，作為基層綜合醫(yī)院，我們是從以下幾個方面入手抓好檔案工作規(guī)范化管理的。
一 基本情況
我院于1988年就建立了綜合檔案室，下設(shè)2個分室，集中保管所形成的各種門類或載體的檔案，分別于1989年、1991年經(jīng)四川省檔案局批準(zhǔn)我院檔案工作達(dá)省三級、二級標(biāo)準(zhǔn)，2006年檔案工作規(guī)范化管理達(dá)省級標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)有庫房面積234平方米，閱覽室3間60平方米，辦公室面積40平方米，電腦3臺，共庫存15種門類的檔案共444647卷（件、冊），每年提供利用檔案2000多卷（袋）。
二 抓好檔案工作規(guī)范化管理的具體做法
近年來醫(yī)院通過管理年活動的開展，使醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)和發(fā)展取得長遠(yuǎn)進(jìn)步，同時也對檔案的利用提出了更高的要求。隨著醫(yī)院自身發(fā)展的需要和上級貫徹《檔案法》力度的加強(qiáng)以及《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》的制定和《四川省醫(yī)藥衛(wèi)生檔案實體分類試行規(guī)則》的下達(dá)。醫(yī)院決定下大力氣，按照以上規(guī)定，抓好檔案工作。其基本做法簡要概括性為“一個提高，兩個堅持，三個規(guī)范，四個到位”。
（一）一個提高。提高對檔案管理重要性的認(rèn)識。檔案是一個單位乃至一個國家寶貴的，不可再生的精神和物質(zhì)財富，是方法的匯集、經(jīng)驗的匯集、智慧的匯集。檔案工作，檔案建設(shè)是一個整體，只要各單位重視檔案工作，自覺貫徹《檔案法》，提高檔案管理工作水平，我國的檔案管理水平才能實現(xiàn)提高。
（二）兩個堅持。
1、堅持把檔案工作列入單位發(fā)展規(guī)劃，檔案工作與單位發(fā)展是相輔相成的，互相促進(jìn)的。單位事業(yè)發(fā)展為檔案工作的進(jìn)步構(gòu)筑更高的平臺和寬松的環(huán)境，檔案工作的進(jìn)步又反過促進(jìn)單位的建設(shè)和發(fā)展。國家綜合醫(yī)院評審，醫(yī)院管理年活動的開展，對檔案工作提出了不同層次的要求，醫(yī)院需要做好檔案工作。
2、堅持把檔案工作納入整體管理，在把檔案工作列入發(fā)展計劃的同時，應(yīng)更加重視落實工作，使檔案工作與各項工作在年初同時布置，年中同時檢查，年末同時目標(biāo)考核。
（三）三個規(guī)范。規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)、職能分工和業(yè)務(wù)建設(shè)。
1、規(guī)范檔案管理組織機(jī)構(gòu)，由一名院領(lǐng)導(dǎo)分管、綜合檔案室組長主管檔案工作，各科室負(fù)責(zé)人為檔案資料員，形成了檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2、規(guī)范檔案管理工作職能分工。醫(yī)院建立了綜合檔案室，下設(shè)2個分室，配備了專兼職檔案工作人員，專人負(fù)責(zé)檔案的管理和文件材料的收集、檔案整理、歸檔工作，監(jiān)督和指導(dǎo)檔案資料員的檔案資料形成和收集工作。
3、規(guī)范檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。按照《檔案法》及其《實施辦法》、《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》、《四川省醫(yī)藥衛(wèi)生檔案實體分類試行規(guī)則》的要求，一是按照檔案管理有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)的要求，結(jié)合實際，加大了檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、裝備、裝具等的投入。對業(yè)務(wù)檔案庫房進(jìn)行了擴(kuò)大調(diào)整。二是重視和不斷完善檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)。制定和完善了符合該院實際和檔案工作人員職責(zé)、檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度。制定了《榮縣人民醫(yī)院檔案管理辦法》和分類大綱，保證了新規(guī)則在醫(yī)院有效實施。三是做到檔案資料的收集與科技活動、業(yè)務(wù)工作“三同時”（同時計劃、同時檢查、同時總結(jié)）。有效地保證了檔案資料收集及時、完整。四是抓好檔案日常管理。明確了各種門類和不同載體的檔案資料的歸檔立卷時間。日常管理重點是檔案庫房管理，它是檔案人員自覺性的管理、責(zé)任心的管理。檔案工作人員恪盡職守，以高度的事業(yè)心和責(zé)任心，對檔案溫濕度情況，安全狀況等，做到每天檢查，常年不斷，并天天有記錄，確保了室藏檔案無霉變、無蟲蛀、無鼠咬等受損現(xiàn)象。五是搞好檔案信息開發(fā)利用，檔案工作根本目的是利用。我院搞好檔案利用，重點放在檔案作用的宣傳、檔案服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變和提供服務(wù)態(tài)度等方面，引導(dǎo)檔案信息利用，使其在提高醫(yī)療技術(shù)水平，病人病歷咨詢等方面收到較好效果。
（四）四個到位。
1、資金投入到位。俗話說經(jīng)濟(jì)是基礎(chǔ)，沒有必要的資金投入，就不可能有與醫(yī)院發(fā)展相輝映的檔案管理水平。
2、人員到位。人員的投入以及組織起有效的運(yùn)作，是搞好檔案管理必不可少的，人的因素是決定性的。
3、制度到位。檔案管理是一項制度的管理。自覺的管理是非?？少F的，但還不夠，必須用制度管人管事管過程。
4、管理到位。管理到位就是工作落實到位。硬件投入了，人員機(jī)構(gòu)到位了，制度也有了，最終靠落實。就是使用上述各要素高效結(jié)合起來，有機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)。管理重在過程，抓好過程，才能顯現(xiàn)于一時。要重視日復(fù)一日，年復(fù)一年的過程管理。
三 抓好檔案工作規(guī)范化管理的幾大因素。
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是決定因素。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案工作的前提。搞好檔案工作管理因素很多，組織機(jī)構(gòu)、挑選人員、資金投入、規(guī)范管理等都重要，但領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到位了，工作重視了，辦法就有了。因此，領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案工作決定性因素。
目前，邵陽市直一、二級機(jī)構(gòu)有近200個單位檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級以上標(biāo)準(zhǔn)，為促進(jìn)這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開展市級標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證工作，納入全年工作計劃，并經(jīng)市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動一項重要內(nèi)容。年初，在印發(fā)的《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號）中推出市級認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，文件中確定“8月為評估合格認(rèn)證月”。6月，我局印發(fā)了《關(guān)于開展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認(rèn)證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認(rèn)證檢查對象。8月份，全局領(lǐng)導(dǎo)、干部分成6組開展合格認(rèn)證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達(dá)到市級合格標(biāo)準(zhǔn)有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進(jìn)了基層單位檔案工作的發(fā)展。
二、認(rèn)證檢查的特點
1.追究性特點。根據(jù)《檔案法》第六條規(guī)定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內(nèi)檔案法規(guī)的貫徹實施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)工作密切結(jié)合，檢查的內(nèi)容和重點應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內(nèi)容和重點”結(jié)合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，以認(rèn)證的形式，重點檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認(rèn)證不合格的單位，依法追究，限期改正。認(rèn)證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。
2.必檢性特點。凡未達(dá)到檔案工作規(guī)范化管理省二級標(biāo)準(zhǔn)以上的單位，都在合格檢查認(rèn)證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強(qiáng)化了檔案行政管理部門的職責(zé)，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認(rèn)證的必須檢查認(rèn)證，不合格的必須抓緊改正。合格認(rèn)證評估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標(biāo)準(zhǔn)評分細(xì)則》的內(nèi)容全面檢查評估，集檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護(hù)25分，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作35分，開發(fā)利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認(rèn)證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權(quán)”。
3.強(qiáng)制性特點。認(rèn)證合格除評估總分要求在60分以上，還強(qiáng)調(diào)必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責(zé)、保密、庫房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標(biāo)準(zhǔn)。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達(dá)到80%的記分比例。如文書檔案、業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達(dá)整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內(nèi)容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認(rèn)證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認(rèn)證工作的底氣，具有較強(qiáng)的強(qiáng)制性。強(qiáng)制性特點揭示認(rèn)證檢查的底線和底氣所在。
三、認(rèn)證檢查的意義
1.加大依法行政力度，形成長效機(jī)制。合格認(rèn)證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級以上標(biāo)準(zhǔn)的單位都有了約束機(jī)制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創(chuàng)省二級以上標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)得以全面展開，具有追究性、必檢性、強(qiáng)制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復(fù)查一次。由此，激活整個認(rèn)證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監(jiān)督機(jī)制。
2.促進(jìn)平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數(shù)不少的單位沒有達(dá)到省二級標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作缺乏爭先創(chuàng)優(yōu)、上等達(dá)標(biāo)意識，發(fā)展不平衡。開展檔案合格認(rèn)證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進(jìn)行認(rèn)證，這樣對后進(jìn)單位有較大的促進(jìn)作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。
3.完善認(rèn)證體系，打造高低呼應(yīng)的格局。檔案工作認(rèn)證管理，是國家檔案局在《加強(qiáng)對基層單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)的意見》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導(dǎo)方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的自愿申報認(rèn)證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標(biāo)準(zhǔn)合格認(rèn)證檢查模式，能彌補(bǔ)省級上等達(dá)標(biāo)輻射面的不足。省、市標(biāo)準(zhǔn)一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應(yīng)、剛?cè)嵯酀?jì)的認(rèn)證格局，使認(rèn)證管理體系更逐完善。
四、認(rèn)證檢查的不足
1.出臺模式還不夠規(guī)范。合格認(rèn)證工作在今年全市檔案工作會議上進(jìn)行了部署安排，合格認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)在《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應(yīng)的認(rèn)證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進(jìn)，合格認(rèn)證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺規(guī)格高，執(zhí)行力度大。
2.宣傳、行動還不夠深入。合格認(rèn)證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區(qū)沒動，這項工作要進(jìn)一步宣傳貫徹落實，統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一行動，要努力形成合格認(rèn)證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認(rèn)證的主動權(quán)，分期分批督促他們達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)。對基層單位也要相應(yīng)開展以合格標(biāo)準(zhǔn)為內(nèi)容的專門培訓(xùn)、指導(dǎo)，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。
關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化
Key words:Records management standardization standardization
檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個非常重要的中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，也要做好文書處理工作。雖然文書處理工作與檔案工作擔(dān)負(fù)著不同的任務(wù)，都具有獨立性，但由于兩者之間的緊密聯(lián)系，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。
一、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提是公文制發(fā)
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。主要是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。同時還要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致等。再次是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。最后是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。
二、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是實施“以我為主”的立卷歸檔原則
實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。
三、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證是提高檔案卷質(zhì)量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
四、推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程需加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
1、檔案管理要分清輕重，逐步推進(jìn)
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有卷宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。
2、檔案管理要分層次著錄
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄。對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、檔案管理要分門別類
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
目前中國處在新時代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)普遍運(yùn)用于社會的生產(chǎn)和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系?，F(xiàn)代化信息技術(shù)給檔案管理工作帶來發(fā)展新機(jī)遇同時，仍然遇到了大量的問題。如何在新形勢下，加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，這是值得我們研究的重大目標(biāo)。
1在新形勢下檔案規(guī)范化管理遇到的問題
在新形勢下，為檔案管理工作注入了新活力，促使我國檔案管理工作取得了一定的成績。但是不容忽視的是，我們同時也遇到了一系列的挑戰(zhàn)性問題，導(dǎo)致檔案管理工作存在著很多的隱患，并不能適應(yīng)我國檔案事業(yè)改革發(fā)展的要求。
1.1不重視檔案管理工作
在新形勢下，檔案管理工作的內(nèi)容比較多，具有一定的復(fù)雜性，對檔案管理者有了更嚴(yán)格的要求。加強(qiáng)檔案管理工作，保證檔案管理工作更加規(guī)范化具有重大的意義。但是據(jù)了解，有部分檔案單位管理者，還沒有意識到規(guī)范化管理的重要性，不僅還沒有編制完整的制度，規(guī)范和約束檔案管理工作，并且檔案管理方法存在一定的落后性，鑒于此情況下，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多的隱患，并不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。以此同時，大部分企業(yè)比較重企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，而忽略檔案管理工作，使得在檔案管理方面，投入力度嚴(yán)重缺乏，致使資源配置工作具有局限性，職工的責(zé)任心不強(qiáng)，并缺少健康進(jìn)取思想，檔案管理工作達(dá)不到新形勢創(chuàng)新的要求，經(jīng)常沿用以前的方式，檔桿管理工作難以規(guī)范化的發(fā)展。
1.2檔案管理體系不健全
隨著社會和經(jīng)濟(jì)飛快的發(fā)展，促進(jìn)了國內(nèi)多數(shù)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的管理制度逐步的健全。然而關(guān)于企業(yè)檔案管理工作，依然缺乏健全的檔案管理制度，致使檔案管理者操作缺乏規(guī)范性，并且檔案管理工作在落實的時候不規(guī)范；相關(guān)資料顯示，目前有部分企業(yè)尚未針對已有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，不符合在新形勢下檔案管理和運(yùn)用的要求，還是在使用過去的檔案管理體系，這樣導(dǎo)致檔案管理工作，發(fā)生激烈的矛盾，檔案管理工作效率降低，檔案管理工作很難實現(xiàn)規(guī)范化。
1.3管理方法落后、信息化程度較低
目前我國的計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)都得到飛速的發(fā)展，這些高科技廣泛運(yùn)用于人們的工作和生活中，在促進(jìn)社會發(fā)展中起到重要的作用。通過將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，符合新形勢對檔桿管理工作的要求。但是現(xiàn)階段技術(shù)和管理有效地結(jié)合，仍然存在缺陷，還沒有創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺，在檔案管理方面，信息化程度比較低，一般采用的檔案管理方法，就是紙制以及手工登記方法，導(dǎo)致檔案缺乏完整性和準(zhǔn)確性，不利于檔案的利用，降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還沒有構(gòu)成檔案和現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合的關(guān)系。具體的來說，目前國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平明顯地上升，但是在檔案管理企業(yè)，由于受到了人為或外因素的影響，大多數(shù)企業(yè)還沒有將先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，難以使信息化技術(shù)起到突出的作用，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多的隱患，信息化以及規(guī)范化程度待提高，致使檔案管理工作產(chǎn)生低效化以及低質(zhì)量現(xiàn)象，不利于企業(yè)良好的發(fā)展。
1.4檔案管理員素質(zhì)參差不齊
在新形勢下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化，所以對檔案管理員，有了更嚴(yán)格的要求。不僅要檔案管理員具備專業(yè)化知識，還要求掌握現(xiàn)代化技術(shù)。但是現(xiàn)階段檔案管理員的素質(zhì)參差不齊，有部分專業(yè)化程度較低，特別是計算機(jī)的應(yīng)用和先進(jìn)管理軟件的應(yīng)用，有一些檔案管理員還沒有掌握，只是歸納和整理相關(guān)檔案資料，缺乏自主地采集檔案資料的認(rèn)識，并且檔案管理人員缺少培訓(xùn)，知識和技能難更新，導(dǎo)致有部分檔案管理者無法突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，從而不能很好地適應(yīng)信息化和規(guī)范化檔案管理工作的需求。
2在新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的策略
2.1重視檔案管理工作的規(guī)范化
對于檔案單位的領(lǐng)導(dǎo)者而言，他們應(yīng)及時更新理念，充分地認(rèn)識到檔案管理工作的重要性以及必要性。首先單位領(lǐng)導(dǎo)者要明白檔案規(guī)范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規(guī)范化檔案管理的人力、設(shè)備以及財力等資源，從而為企業(yè)更好更快的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)，幫助企業(yè)獲得更大的市場競爭力。具體的來說，作為檔案單位領(lǐng)導(dǎo)者，不僅要重視檔案管理工作的規(guī)范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說，在檔案管理工作過程中，對那些運(yùn)作時間長，經(jīng)常要維修、并且較落后的計算機(jī)，有必要進(jìn)行淘汰掉，對計算機(jī)進(jìn)行更換或者是更新，增加全新型具有良好性能的計算機(jī)，同時要安裝最正版、最新出、較有名的信息管理軟件。另外在檔案單位內(nèi)部，還可以設(shè)立維修部門，招收具備專業(yè)化計算機(jī)知識和技能的人員，定期對計算機(jī)設(shè)備展開檢修和保養(yǎng)，對軟件實時更新、對病毒進(jìn)行查殺，以此保證檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化。
2.2健全檔案管理體系
從客觀的視野來分析，在新形勢下開展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經(jīng)常產(chǎn)生諸多的問題，少不了相關(guān)規(guī)章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構(gòu)建完善的檔案管理體系，還應(yīng)當(dāng)針對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問題，彌補(bǔ)制度存在的一些不足之處，本質(zhì)上改善檔案管理工作的質(zhì)量。首先是細(xì)節(jié)方面的制度，有必要堅持貫徹落實。我國人口數(shù)量大，所以檔案的數(shù)量也很大。鑒于此狀況下，全部的檔案，都應(yīng)當(dāng)健全細(xì)節(jié)管理工作，包含了編號處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉(zhuǎn)移處理工作等。在進(jìn)行每一項工作的時候，都需求進(jìn)行具體的記錄，而且將相關(guān)的責(zé)任落實到負(fù)責(zé)人，讓檔案管理員清晰自己的職責(zé)，防止存在模糊問題。其次是整體方面的制度。目前的檔案管理工作，已經(jīng)獲得了廣大人們?nèi)罕姷年P(guān)注，不論是哪一個方面發(fā)生了問題，必然會構(gòu)成一定的影響。只有對檔案管理制度進(jìn)行階段性更新和改革，對制度內(nèi)容結(jié)構(gòu)加大優(yōu)化和彌補(bǔ)力度，才可以確保檔案管理工作的規(guī)范化開展，實現(xiàn)有據(jù)可依的目的，最后創(chuàng)造出很高的社會價值。
2.3優(yōu)化檔案管理的方法和技術(shù)
在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐，過去的檔案管理技術(shù)和方法，已經(jīng)難以符合規(guī)范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統(tǒng)一的紙制檔案資料，要想實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過將先進(jìn)的新興電子技術(shù)和信息化技術(shù)，有效運(yùn)用到檔案管理工作中，使得計算機(jī)操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進(jìn)的科技，即便獲得較大的機(jī)遇，同樣會面臨極大挑戰(zhàn)。首先要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的實效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術(shù)有效地結(jié)合，研發(fā)出符合企業(yè)實際需求的信息化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從而使現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時，將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理工作時，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規(guī)范性和保密性，避免檔案由于技術(shù)工具使用不合理，而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現(xiàn)象。所以還需要強(qiáng)化加密系統(tǒng)建設(shè)，對于電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期性檢查，對電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時候，應(yīng)當(dāng)擯棄過去人工管理方法，可以給各份資料創(chuàng)建一個電子檔案，例如針對全部人工記錄資料，通過用掃描儀，將資料掃入到計算機(jī)里面，進(jìn)而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過相關(guān)檔案管理軟件，把全部檔案資料根據(jù)類型和時間實施歸檔好，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建專業(yè)的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節(jié)約人力的時間的投入，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
2.4培養(yǎng)檔案管理者的素質(zhì)
在新形勢下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。由于檔案管理工作的內(nèi)容比較多，信息量比較大，管理具有復(fù)雜性和難度，對檔案管理工作人員要求比較高，作為一名檔案管理者，一定要具備良好的綜合素質(zhì)。但是據(jù)了解，目前企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)良莠不齊，有些檔案管理員并沒有達(dá)到相關(guān)崗位的要求，特別是不擅長運(yùn)用信息化技術(shù)。所以說，有必要培養(yǎng)檔案管理者的整體素質(zhì)，企業(yè)可以了解市場環(huán)境，結(jié)合檔案管理者的具體情況，從而制定出培訓(xùn)計劃，并且針對性加強(qiáng)培訓(xùn)教育，幫助他們豐富檔案管理知識，提高他們運(yùn)用信息化技術(shù)的水平，并且規(guī)范檔案管理員的行為，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，從而提高檔案管理工作的效率，保證多項檔案管理工作更加規(guī)范化進(jìn)行。
3總結(jié)
在新形勢下，企業(yè)的檔案管理工作獲得了一定的發(fā)展機(jī)遇，同時受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化和現(xiàn)代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。這就要檔案單位充分地意識到檔案管理工作的作用，結(jié)合企業(yè)的實情，構(gòu)建完善的檔案管理體系，通過先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養(yǎng)工作，從而推動檔案管理工作的規(guī)范化。
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