時間：2023-06-04 08:37:15
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇單位檔案管理基本情況范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
檔案統(tǒng)計工作的要求。第一，要保證統(tǒng)計資料的準確性、客觀性和科學性，這是檔案統(tǒng)計的重要要求。第二，檔案統(tǒng)計工作要符合企業(yè)建設(shè)要求，對檔案統(tǒng)計要標準化，統(tǒng)計調(diào)查工作要科學化、系統(tǒng)化，統(tǒng)計服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。第三，充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作的服務(wù)和監(jiān)督作用。檔案統(tǒng)計工作，不僅是有關(guān)部門從事研究、進行決策不可缺少的耳目和參謀，不局限于一般的登記、填送報表，同時，還是通過檔案統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的依據(jù)。邯鋼公司非常重視檔案統(tǒng)計工作，公司檔案館承擔全公司檔案管理職責及檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。在檔案管理工作中責令各單位定期開展自糾、自查、自改工作，形成文字報告上報公司檔案館，便于掌握一手資料，統(tǒng)籌管理。同時，由公司檔案館牽頭，組成檢查小組，由檔案館館長帶隊，2~3名具有副研究館員職稱的人員為組員，不定期地對公司所屬二級廠、機關(guān)部室的檔案部門進行檢查工作，依據(jù)本企業(yè)制定的《檔案館藏基本情況統(tǒng)計臺賬》所涵蓋的各項工作逐條逐項進行檢查，核實所統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性、真實性，發(fā)現(xiàn)問題，及時提出整改意見，對個別問題由公司檔案館檢查組事后匯總，形成文字報告上報相關(guān)部門，請求支持。通過一系列舉措，加強了檔案統(tǒng)計基礎(chǔ)工作，確保檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確、翔實，才能更好地服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等項工作。邯鋼公司檔案館承擔著全公司檔案基本情況統(tǒng)計工作，公司檔案館指定專人負責檔案統(tǒng)計管理工作，按照國家、省、市檔案局的有關(guān)要求，在本公司制定的《檔案館藏基本情況統(tǒng)計臺賬》基礎(chǔ)上，認真填寫《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》，針對這一項工作，公司檔案館利用公司內(nèi)部局域OA網(wǎng)、電話等形式下發(fā)通知，要求公司所屬29個具有檔案室的單位報送統(tǒng)計表。并對報送的4200條數(shù)據(jù)逐條、多次審核，直到數(shù)據(jù)準確、邏輯關(guān)系清楚，匯總后經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章，將電子版、紙質(zhì)報表報送邯鄲市檔案局，圓滿完成歷年來《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報》統(tǒng)計、上報工作。加強內(nèi)部培訓，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力，確保檔案統(tǒng)計工作順利進行。在企業(yè)降低成本、挖潛增效、節(jié)能減排的主旋律下，機構(gòu)的整合、人員配置調(diào)整、人員到齡退休等情況經(jīng)常發(fā)生，從事檔案管理的人員也經(jīng)常發(fā)生變動，給檔案管理工作也帶來了一定的影響。邯鋼公司檔案館針對這種情況，在要求各單位報送統(tǒng)計數(shù)據(jù)之前特舉辦一期“檔案統(tǒng)計工作業(yè)務(wù)”培訓班，對全公司檔案工作專、兼職人員進行培訓。培訓班內(nèi)容針對《檔案室藏基本情況統(tǒng)計臺賬》《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》進行逐條講解，闡明各數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，強調(diào)了重點部分、共性問題。例如，在統(tǒng)計報表中有一項“未整理零散檔案排架長度”是按米為單位計算統(tǒng)計的，因為是未整理零散的檔案，可能會以捆、箱、包等形式存放，但是在統(tǒng)計時不能以幾捆、幾箱、幾包來統(tǒng)計，會使檔案的實際數(shù)量統(tǒng)計不精確。對個性問題舉例說明，引以為戒。培訓班的實用性、可操作性很強，受到廣大檔案人員的一致好評，特別是對新接手檔案工作的人員幫助很大，幫助他們理清了頭緒，找準了切入點，解答了疑難問題，為做好檔案統(tǒng)計工作創(chuàng)造了條件。培訓班由公司檔案館具有副研究館員職稱的人員擔任講師，講師自行制作授課課件，該講師也是檔案檢查組成員，所以對基層工作也很了解，在授課時能夠抓住重點，對學員提出的問題能夠一一解答。通過加強內(nèi)部培訓，講師能夠從基礎(chǔ)工作入手，照顧到點、面的問題，學員能夠帶著本單位實際問題來咨詢，從而提高了學員業(yè)務(wù)能力。通過內(nèi)部培訓形式，減少了外培經(jīng)費，也為企業(yè)降低成本發(fā)揮微薄之力。檔案統(tǒng)計工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是檔案管理基礎(chǔ)工作，通過對檔案的收集、移交、整理、鑒定、保管、提供利用等情況最基本內(nèi)容的記載，揭示了它們形成過程、現(xiàn)狀和變化，反映出企業(yè)由小到大的歷程，因此，檔案工作者要有高度的責任心、事業(yè)心，在加強提高業(yè)務(wù)能力的同時，以一顆平凡心做好檔案統(tǒng)計工作，為企業(yè)建設(shè)、發(fā)展貢獻自己的力量。
作者:楊 芳 陳林濤 徐志紅 單位:河鋼股份有限公司邯鄲分公司
參考文獻：
2.適應(yīng)范圍：適用于公司及各管理部門消防檔案的管理。
3.職責
3.1消防管理員負責制定檔案的相關(guān)內(nèi)容，并每年一次對檔案規(guī)定的內(nèi)容進行收集、歸檔、保存，若有修改變化的應(yīng)告知經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徟?，及時更新。
3.2辦公室負責審閱，并監(jiān)督各相關(guān)部門依規(guī)程執(zhí)行。同時負責對文件、表單、檔案內(nèi)容統(tǒng)一保管和立卷歸檔工作。
3.3各部門經(jīng)理、消防管理員為檔案管理負責人、案卷質(zhì)量審核人；監(jiān)督本部門檔案管理的實施工作。
3.4管理部檔案員職責
3.4.1熟悉公司檔案管理操作規(guī)程，掌握檔案規(guī)定的具體內(nèi)容，做好檔案的整理裝訂工作，做到檔案目錄齊全，內(nèi)容清楚，便于查找和利用；
3.4.2維護檔案的安全性、完整性、不丟失，人員若有變動應(yīng)辦好移交手續(xù)；
3.4.3每年一次按時向公司檔案室移交檔案，辦好移交手續(xù)，并將案卷目錄一同移交；
3.4.4做到文件材料年年清，無積存；
3.5各部、室檔案管理員（兼）負責日常檔案管理工作。
4.消防管理記錄
4.1消防安全管理情況記錄是反映單位消防工作開展情況，記錄管理過程的有效憑證，認真填寫各類記錄表，是落實逐級和崗位責任制的重要手段，對規(guī)范單位消防安全管理有重要的意義。填表應(yīng)該客觀屬實，并要作為消防檔案內(nèi)容，統(tǒng)一保管、備查
4.2檔案管理員應(yīng)根椐以下提供的消防檔案樣式和內(nèi)容表單實事求是填寫、認真整理，全面反映單位消防工作的基本情況并附有必要的圖表，后提交消防管理員審閱簽字，并歸檔。
4.2.1 單位基本概況
4.2.1.2單位總平面、道路、水源示意圖
4.2.1.3消防安全重點部位確定表
4.2.1.4消防管理組織機構(gòu)和各級消防安全責任人
4.2.1.5主要消防設(shè)施
4.2.1.6專職（義務(wù)）消防隊隊員名冊
4.2.1.7專職（義務(wù)）消防隊消防裝備配備情況
4.2.1.8與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況
4.2.1.9消防安全協(xié)議
4.2.2 培訓與考核
4.2.2.1培訓記錄表
4.2.2.2考評細則
4.2.2.3會議記錄
4.2.2.4消防獎懲情況記錄
4.2.3日常運行管理與檢查
4.2.3.1火災(zāi)情況記錄
4.2.3.2消防日運行值班表
4.2.3.3樓宇消防基本情況登記表
4.2.3.4消防季檢登記表
4.2.3.5消防年檢登記表
4.2.3.6節(jié)前消防安全常規(guī)檢查表
4.2.3.7消防設(shè)施維修保養(yǎng)記錄
4.2.3.8消防設(shè)施檢測記錄
4.2.3.9消防安全隱患整改通知書
4.2.3.10臨時動火作業(yè)申請表
4.2.4演練與演習
4.2.4.1滅火預(yù)案登記表
4.2.4.2消防技能演練記錄表
4.2.4.3消防演習記錄表
4.2.5消防器材管理
4.2.5.1樓宇消防器材缺損情況匯總表
4.2.5.2消防器材設(shè)備臺帳
4.2.5.3設(shè)備維修申請報告
5.檔案袋（技術(shù)檔案袋、資料袋）用于保管技術(shù)圖紙、業(yè)主資料、協(xié)議檔案、證照檔案等。文書、圖紙檔案應(yīng)有卷內(nèi)目錄和備考表，目錄中的內(nèi)容必須與袋中的檔案相對應(yīng)。證照檔案的目錄可直接寫于檔案袋封面。檔案袋正面應(yīng)擬寫案卷標題。
5.1 立卷歸檔
5.1.1部門經(jīng)理和消防管理員應(yīng)支持檔案員的資料收集工作，
5.1.2將需歸檔的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。
5.1.3在文件的形成和收集歸檔的過程中，應(yīng)注意文件材料的規(guī)范和書寫字跡的牢固持久，一般應(yīng)采用A4紙張，書寫材料宜使用碳素或藍黑鋼筆水（黑色水筆），不宜使用圓珠筆、純藍或紅色鋼筆水、水彩筆等；重要的傳真件應(yīng)盡可能索要原件，索要不到應(yīng)將傳真件復(fù)印，用復(fù)印件存檔。
5.1.4歸檔整理時間：每年2月1日前整理上一年度文件材料。
5.1.5裝訂：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均應(yīng)使用檔案線裝訂成冊，不用金屬物裝訂；或采用合適的卷皮、袋、筒、盒等形式將全卷文件裝封為保管單位；裝訂必須牢固、規(guī)范。原文件上的金屬物（曲別針、大頭針、訂書釘?shù)龋┍仨毑鸪?/p>
5.1.6檔案大部分為紙質(zhì)載體檔案，若為證照、聲像或數(shù)碼電子檔案，應(yīng)在 “備注”欄別注明。
5.2照片說明的編寫方法和要求：
文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。
事由：照片影像所反映事件、事物的情由；
時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間；
地點：被攝物所在的具體地點；
人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
背景：照片影像所反映的場景；
攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。
5.3 錄像內(nèi)容應(yīng)加注文字說明。
Abstract: with the continuous development of market economy, our country enterprise human resources system is also constantly reform, the traditional human resource file management mode has been unable to adapt to the needs of social development, the traditional archives management of human resources has many problems, seriously restrict the work of archives management of human resources in the new period. It is imperative to improve enterprise management level of human resource files into things. At first, this paper analyzes the necessity of improve enterprise human resources archives management level, and then summarizes the current problems existing in the enterprise archives management in human resources, the system is discussed from seven aspects effectively improve enterprise human resources records management level of countermeasures, so as to provide reference for industry human resources managers.
Keywords: human resources files; Informatization; The inspection; usage
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
提升企業(yè)人力資源檔案管理水平的必要性
（一）是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要
1、有助于企業(yè)了解人才基本情況
企業(yè)的人力資源檔案管理是企業(yè)對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據(jù)。對于企業(yè)而言，把好人才的進出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人力資源檔案，對人力資源檔案材料中所記錄的個人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。
2、便于企業(yè)內(nèi)部考核
而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過對員工的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據(jù)。
優(yōu)化企業(yè)人力資源配置
人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學預(yù)測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。
4、為企業(yè)人力資源發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)
人力資源檔案管理可以為企業(yè)制定用人計劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說，企業(yè)認真做好人力資源檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業(yè)的人事數(shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。
（二）是個人價值得以體現(xiàn)的途徑
對于個人來說，不管是調(diào)動工作、評定職稱、調(diào)整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據(jù)。企業(yè)的人力資源檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業(yè)生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人力資源檔案的重要性更加突出，加強人力資源檔案管理也成為當今企業(yè)管理的重要工作任務(wù)。比如國家退休待遇調(diào)整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人力資源檔案來作為依據(jù)。所以說，加強人力資源檔案管理在現(xiàn)代的企業(yè)人事管理中仍然非常重要，人力資源檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。
目前企業(yè)在人力資源檔案管理中存在的問題
（一）人力資源檔案內(nèi)容缺少真實性
近年來，個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學歷之風愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人力資源檔案管理人員往往沒有渠道來進行有效的鑒定工作，只能被動接收信息，而不真實的信息導(dǎo)致人力資源部門無法正確評估職工。
（二）人力資源檔案管理技術(shù)落后
傳統(tǒng)的人力資源檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，會出現(xiàn)當事人去了另一個單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個人的檔案就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力的浪費，降低了工作效率。
（三）檔案管理人員減少
當前社會價值取向較以往發(fā)生重大變化，從事檔案管理的人員既不能獲得社會所推崇的高薪、高位，又不能得到應(yīng)有的價值肯定。在企業(yè)中，機構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。
（四）企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備
現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責明確、政企分開、管理科學”，人力資源檔案管理制度作為其中的一項內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達到最佳的經(jīng)濟效益作為目標，這跟一般的機關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人力資源檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實一些內(nèi)容。同時，通過調(diào)整企業(yè)人力資源檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人力資源檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人力資源檔案管理體系。
（五）信息系統(tǒng)中的人力資源檔案信息資源開發(fā)利用有待深化
企業(yè)員工人力資源檔案信息的錄入、修改、存儲、瀏覽、查詢及統(tǒng)計等功能，是人力資源管理信息系統(tǒng)最基層的要求，而合理配置人力資源、最大限度地實現(xiàn)人力資源的價值、為企業(yè)提供科學的決策支持才是人力資源管理信息系統(tǒng)的精華所在，是開發(fā)人力資源管理信息系統(tǒng)的最終目標。但由于企業(yè)在人力資源檔案信息資源地開發(fā)利用上意識淡薄，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍存在，客觀限制了人力資源檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。如何加強人力資源檔案信息資源深度開發(fā)利用，切實發(fā)揮人力資源檔案信息的作用，是企業(yè)人力資源管理信息化管理工作中迫切需要解決的問題。
提升企業(yè)人力資源檔案管理水平的途徑
（一）明確企業(yè)人力資源檔案管理的內(nèi)容——基礎(chǔ)前提
1、員工的測試與甄選材料
現(xiàn)代企業(yè)招聘員工一般都要經(jīng)過層層篩選，采用多種方法對應(yīng)聘人員進行考核。一旦一個應(yīng)聘人員被企業(yè)錄用，企業(yè)面試考核小組對應(yīng)聘人員儀容儀表、應(yīng)變能力、表達能力、判斷分析能力以及其它考核項目的評語、鑒定等材料，在經(jīng)人力資源部門整理以后，應(yīng)該歸入企業(yè)員工人力資源檔案。如果企業(yè)對應(yīng)聘者有筆試考核，筆試成績與試卷等資料也應(yīng)歸檔保存。
員工基本情況檔案
這里主要是指有關(guān)員工的受教育狀況、專業(yè)知識、能力特長、政治面貌、身體狀況、業(yè)余愛好、家庭情況等基本資料。有些資料企業(yè)可能無法保存原件，如員工的學位學歷證書、黨團資料、職業(yè)技能資格證書等，但是企業(yè)人力資源部門在核實這些資料以后，必須對每個員工建立起相應(yīng)的基本情況檔案。
員工培訓檔案
員工培訓檔案至少應(yīng)該包括以下兩個方面的內(nèi)容：一是以員工本人為主擬定、經(jīng)員工本人上級認可、并交企業(yè)人力資源部門備案的員工個人職業(yè)生涯規(guī)劃；二是由企業(yè)人力資源部門根據(jù)員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展、人才需求以及員工培訓規(guī)劃而制定的員工培訓和使用資料。
員工績效檔案
員工績效全面反映了企業(yè)對員工的認可程度，或者說是員工的表現(xiàn)被企業(yè)認可的程度，績效評價材料不能僅僅用于當期的獎勵、表揚、晉升或者獎金發(fā)放，過后就棄置不顧，而必須作為重要的人力資源檔案保存下來。員工績效檔案主要包括績效考核表，員工的自我鑒定和上級鑒定，考核面談情況記錄，員工受到的表揚、獎勵以及處分情況等材料。
（二）建立健全科學合理的人力資源檔案管理制度——制度保障
在人力資源檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人力資源檔案管理制度，使得人力資源檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時、準確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。
（三）推廣信息化人力資源檔案管理——新興手段
利用現(xiàn)代化工具使人力資源檔案管理資源信息化，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)人力資源檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人力資源檔案管理信息資源的共享化，提高人力資源檔案管理的使用價值，為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)。
信息化人力資源檔案應(yīng)增加記錄個人學習能力和工作能力，動態(tài)反映人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓經(jīng)歷、工作履歷、工作業(yè)績、成果榮譽和業(yè)績評估等。
（四）利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對信息系統(tǒng)中的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)進行挖掘?！萍挤绞?/p>
當前數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)日趨成熟，它可以從大量的、有噪聲的、不完全的、隨機的實際應(yīng)用數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潛在有用的信息和知識的高級處理過程。我們可以將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理信息系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)的人力資源管理內(nèi)容多為定性內(nèi)容的局限，發(fā)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)背后隱藏的具有決策意義的關(guān)系和模式，根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)預(yù)測企業(yè)未來的發(fā)展趨勢。通過對企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)中人事檔案數(shù)據(jù)的挖掘能夠保證系統(tǒng)決策支持的實現(xiàn)，從而拓寬企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)的利用領(lǐng)域。
（五）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和自身素質(zhì)——關(guān)鍵因素
眾所周知，人力資源檔案管理工作的特點是專業(yè)性、保密性、政策性。要推進檔案管理工作的發(fā)展，就要努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和自身的素質(zhì)，努力培養(yǎng)員工之間的團隊合作意識。對檔案管理人員的職業(yè)技能、職業(yè)道德進行專業(yè)化的培訓，用現(xiàn)代化的科學知識武裝檔案管理人員的頭腦，使得檔案管理人員一最好的狀態(tài)適應(yīng)新時期新形勢對他們的要求，進而更好的為企業(yè)服務(wù)，為社會服務(wù)。
（六）改進和完善檔案功能——重要補充
對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，如涉及養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等內(nèi)容；側(cè)重對工作業(yè)績的評價；增加一些其他諸如勞動技能、學習獎懲、專業(yè)特長等方面的材料，以便使所具有的功能更加適合用人單位對人才的需求；三是補充其他有關(guān)求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務(wù)，減少“棄檔”現(xiàn)象。
（七）要逐步提高我國目前人力資源檔案管理的使用率——核心要求
人力資源檔案管理的利用價值通過為使用者提供有效準確、多層次多方位的信息資源而體現(xiàn)出來。這就要求檔案管理者對檔案記錄內(nèi)容進行有效的整合，保證人事信息的完整性以及條理性。同時，檔案管理人員應(yīng)當隨時對數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，還應(yīng)該做好信息保密與信息使用之間的關(guān)系。在保證人力資源檔案資料的安全性的前提下，同時也要提供相應(yīng)的信息服務(wù)，提高檔案信息的利用效率。
結(jié)語
綜上，隨著社會發(fā)展以及就業(yè)制度的不斷完善，人力資源檔案在人們的生活中勢必會起到越來越重要的作用，因此做好檔案管理工作就極為重要。在新形勢下，人力資源檔案管理工作要不斷與時俱進，開拓思維方式，利用先進科學的信息技術(shù)，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，提高人力資源檔案信息的利用效率，是企業(yè)人力資源管理工作能夠科學可持續(xù)的向前發(fā)展。
參考文獻
[1]王新亞.解析當前人事檔案管理存在的問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011.10.
中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A
An Integrated Management Mode of Archives
CHEN Weiguang ， JIN Qinmei
（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）
Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.
Keyword： Archive；Management；Research
1 國內(nèi)檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀
在當今全球經(jīng)濟一體化的發(fā)展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產(chǎn)的價值，也是單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)的法律憑證依據(jù)。有效的檔案管理是單位法規(guī)遵從的關(guān)鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發(fā)展服務(wù)、能夠創(chuàng)造經(jīng)濟效益的重要工作。在推行現(xiàn)代企業(yè)制度“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責明確、管理科學”的環(huán)境下，無論是企業(yè)還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認識都在不斷提高，投入也顯著增加。
國家對檔案管理工作的法規(guī)建設(shè)非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，規(guī)定企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標準。近年來，中船集團公司內(nèi)的企事業(yè)單位檔案工作發(fā)展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進了檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。
2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題
2.1 基本情況
我院自1974年建院至今已經(jīng)歷了四十多年的發(fā)展，其中組織機構(gòu)也發(fā)生多次的變化和調(diào)整，但檔案工作基本維持著初創(chuàng)時期的以產(chǎn)品技術(shù)檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機構(gòu)設(shè)于科技部門下，主要承擔產(chǎn)品技術(shù)檔案管理工作；公文、財務(wù)、黨群和勞資檔案，則由相應(yīng)的職能部門分管。
2.2 存在的主要問題
分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現(xiàn)為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統(tǒng)一的檔案管理制度和考核機制；檔案法規(guī)執(zhí)行力不足。
（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區(qū)，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務(wù)和科技檔案方面開展，而在經(jīng)營、質(zhì)量體系、基本建設(shè)及規(guī)劃、信譽證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導(dǎo)致部分檔案從產(chǎn)生、收集到管理均在同一部門內(nèi)部運行，缺乏監(jiān)管機制，存在一定的管理風險，特別是在文書檔案、財務(wù)檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。
（2）缺乏全院統(tǒng)一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業(yè)務(wù)歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權(quán)限和職責予以明確，因此缺乏監(jiān)管依據(jù)和管理的權(quán)威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項工作同計劃、同落實。
（3）長期以來，檔案工作沒有系統(tǒng)地納入院總體發(fā)展規(guī)劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發(fā)展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術(shù)要求很難達到，不利于檔案的長期保管。
3 檔案綜合管理模式的建設(shè)
為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)的深入研究，結(jié)合廣船院實際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設(shè)方案：
3.1 檔案工作組織體系建設(shè)
建設(shè)綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、專業(yè)管理機構(gòu)的設(shè)置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調(diào)動全體員工在檔案工作中的積極性，發(fā)揮主觀能動性作用。
（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領(lǐng)導(dǎo)任主任，相關(guān)部門中層領(lǐng)導(dǎo)和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領(lǐng)導(dǎo)權(quán)和決策權(quán)。
檔案工作委員會的主要職責包括但不限于：審定本院檔案工作發(fā)展規(guī)劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關(guān)檔案工作的重要事項等。
（2）建立綜合檔案室，對全院科研設(shè)計和管理等各項工作中形成的檔案實行統(tǒng)一管理。根據(jù)我院機構(gòu)設(shè)置和運行的實際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業(yè)務(wù)相對成熟的科技檔案室的基礎(chǔ)上，通過對其職能的擴充和硬件條件的適當補充，組建成立我院綜合檔案室，實現(xiàn)全院檔案的綜合管理。
2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設(shè)綜合檔案室，把公文、科研、產(chǎn)品、質(zhì)量、財務(wù)、資產(chǎn)、黨群以及實物等檔案納入綜合檔案室統(tǒng)一管理。綜合檔案室檔案業(yè)務(wù)管理范圍涉及全院的各個業(yè)務(wù)部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關(guān)的法規(guī)仍由人事處獨立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。
（3）建立兼職檔案員系統(tǒng)，目的是為了使我院產(chǎn)品設(shè)計和管理各項工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責包括：直接參與所在部門或項目的檔案收集和歸檔工作；監(jiān)督檔案制度的落實；承擔所在部門和項目的歸檔檔案預(yù)組卷工作等。
2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內(nèi)部培訓工作。
（4）調(diào)動全員參與檔案工作，依據(jù)國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務(wù)和責任，制定相應(yīng)的措施，在企業(yè)內(nèi)部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實全體員工的檔案工作職責。
本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：
3.2 綜合檔案管理制度體系建設(shè)
制度建設(shè)是開展綜合檔案管理的基石，我院現(xiàn)有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關(guān)規(guī)定》、《文書、檔案管理規(guī)則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據(jù)，尚未形成統(tǒng)一標準下的、完整的管理制度體系。而現(xiàn)有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現(xiàn)行標準規(guī)范不相適應(yīng)的問題，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本院的實際情況進行全面的修改和完善。
2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規(guī)范》兩份文件，規(guī)定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據(jù)制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規(guī)定了我院各層級檔案工作的責任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規(guī)范》則依據(jù)DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，并結(jié)合我院各項業(yè)務(wù)開展的實際情況制定，《規(guī)范》首先規(guī)定了黨群工作、行政、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)流程作出了詳細規(guī)定，對文件收集責任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環(huán)節(jié)中所承擔的責任進行了細致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責任等情況的發(fā)生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規(guī)范》同時對檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備等工作提出了具體要求。
3.3 綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我院根據(jù)綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應(yīng)的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監(jiān)控等設(shè)施進行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。
4 結(jié)論
當今，檔案的知識資產(chǎn)和信息資源屬性已逐步被大家認識，質(zhì)量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發(fā)生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發(fā)展記錄，沒有了企業(yè)的知識資產(chǎn)和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應(yīng)了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發(fā)展的需要，目前我院已經(jīng)按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。
中圖分類號:C93文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)19-0192-01
1.加強人事檔案收集與創(chuàng)新檔案內(nèi)容:人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎(chǔ),也是豐富人事檔案內(nèi)容和開展提供利用工作的根本前提。在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上,做好經(jīng)常性、定期的材料收集和補充工作,及時與各部門聯(lián)系,要求他們定期送交檔案材料。對缺少的材料要善于聯(lián)系溝通,變被動為主動,及時追補和不斷充實新的資料。
2.變“被動保管”為“主動服務(wù)”:圍繞醫(yī)院人事工作的需要,堅持“以人為本”的人力資源管理理念,樹立檔案工作的服務(wù)觀念、時效觀念、價值觀念,拓展服務(wù)領(lǐng)域,積極主動提供利用人事檔案。服務(wù)觀念即從被動坐等上門的接待方式,逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源,努力開拓檔案利用的新途徑。時效觀念即醫(yī)院參與醫(yī)療衛(wèi)生市場競爭,歸根結(jié)底就是人才的競爭,檔案人員要樹立效率觀念,在檔案提供利用工作中,及時、準確地為利用者提供檔案,為醫(yī)院競爭服務(wù)。價值觀念即醫(yī)院人事檔案人員要充分認識人事檔案的作用,特別是人才就是潛在的生產(chǎn)力,一旦發(fā)揮作用,就能為醫(yī)院創(chuàng)造效益。
3.管理方式由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)向全面動態(tài)管理:醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)及時補充體現(xiàn)個人特色和時展的新內(nèi)容,增加一些反映個人特色的內(nèi)容,可以是誠信材料,如病人滿意度,也可以是德、能、勤、績的考核材料,還應(yīng)將涉及本人的學歷材料、專業(yè)技術(shù)職稱材料、獎懲材料、黨團材料、工資情況等及時歸檔,實現(xiàn)真正意義上的全面動態(tài)管理,即通過查閱檔案,能夠準確反映當事人所有的信息,并能查到當事人某一階段的真實情況。
4.實現(xiàn)檔案管理信息化:近年來,隨著醫(yī)院辦公自動化、信息化程度日益提高,傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管、輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院人事檔案管理工作的需要。醫(yī)院人事檔案管理信息化程度的高低,直接影響到檔案資源開發(fā)利用的水平。這就要求將現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中,利用計算機將干部檔案資料整理、分類、排序輸入電腦,使檔案據(jù)化、信息化,在檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。使人事檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化,充分發(fā)揮軟件的查詢、搜索、評價等功能,不斷擴大人事檔案信息的內(nèi)涵,為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎(chǔ)。
［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1009－5349（2011）07－0061－01
從檢查中看到，檔案是各單位搞好工作執(zhí)行政策的重要依據(jù)，更是歷史的記錄。檔案管理搞得好的單位，究其原因，檔案管理做到經(jīng)?；?、規(guī)范化，檔案工作納入了單位目標管理考核，領(lǐng)導(dǎo)重視，且利用檔案解決了大量的產(chǎn)權(quán)糾紛、人事問題、債權(quán)債務(wù)等難題。但是有些單位整理過的檔案又變得混亂不堪，主要還是對檔案工作重要性認識不夠，上面要求時突擊一下，抓一次便突擊一次。檔案室又成了雜貨倉庫，文件不立卷歸檔，不及時收集，存在檔案管理是檔案部門的事的模糊認識，故而始終不能徹底解決。
一、建檔工作的幾個基本原則
第一，建以致用。資料可以為企業(yè)當好參謀，利用很重要，資料的貯存更為重要。多年來，企業(yè)積極主動去利用檔案及時提供了有效數(shù)據(jù)，主動去分析、整理檔案內(nèi)容，為企業(yè)和政府提供信息，并在實際工作中，及時發(fā)現(xiàn)各種新問題，使“死”檔變“活”檔。
第二，整理檔案，不搞逐級匯總。在以往檔案管理中，有的地方試行逐級匯總上報，匯總檔案，以便掌握全面情況。每年形成一個綜合檔案資料，經(jīng)過幾年的實踐證明，這種做法出發(fā)點是好的，但同時這種做法也帶來了一些問題。第一，檔案數(shù)據(jù)的整理分析往往需要耗費許多人力和時間去完成，是一項非常繁重的工作，每年付出的勞動在人力投入方面造成較大損失，不能換來有效的參考數(shù)據(jù)。第二，是收集數(shù)據(jù)不全，由于整理檔案不規(guī)范，數(shù)據(jù)不準確等種種原因，造成匯總后的數(shù)據(jù)出入很大，檔案數(shù)據(jù)不準確，直接影響到檔案利用效果。其三，匯總檔案額外的負擔，必然會影響到基層人員的工作積極性，在一定程度上加重了基層工作的負荷量。
第三，收集資料要“精”。從檔案收集的內(nèi)容來說，從多年的實踐經(jīng)驗來看，一般包括生產(chǎn)性有害因素及接觸人群的基本情況、生產(chǎn)單位的基本情況、工藝流程的基本情況等等。若把原始數(shù)據(jù)以流水賬的形式進入檔案，不分周期，不定范圍，必然會給后期的檔案分析帶來不必要的麻煩。對上述各類繁雜的數(shù)據(jù)，如何進行收集整理，必須要涉及到各類數(shù)據(jù)的收集范圍和周期問題。在確定上檔數(shù)據(jù)的周期時，要針對不同企業(yè)提出不同的要求，分別確定檔案的形式和內(nèi)容，以保證建檔工作取得良好效果。對于一些監(jiān)測數(shù)據(jù)多，自我監(jiān)測機構(gòu)，監(jiān)測周期短，要將數(shù)據(jù)進行處理后(原則上按平均值計算)，按照一個地區(qū)的統(tǒng)一要求整理上檔。一般來說，上檔周期定為每年一次比較適宜。在確定范圍和周期的基礎(chǔ)上，為保證歷年數(shù)據(jù)的對比和即時分析，一定要精化所收集的各類數(shù)據(jù)，做到既不重復(fù)，又不遺漏，并力爭使每一個數(shù)據(jù)反映出一方面的情況，對各種原始資料要進行初步整理。
二、選擇適當?shù)臋n案形式
在檔案管理工作中，由于地方部門和企業(yè)所承擔的管理范圍、任務(wù)及所收集的資料、數(shù)據(jù)等方面存在著較大的差別，應(yīng)該從各自的需要和實際情況出發(fā)。從幾年的實踐來看，絕不能以一套統(tǒng)一的檔案形式去要求不同層次的管理機構(gòu)。根據(jù)各自的工作特點和資料形式，各工業(yè)企業(yè)采用全國統(tǒng)一檔案的形式和內(nèi)容是基本可行的，但仍然需要在此基礎(chǔ)上加以補充和完善，確定各自適用的檔案形式和內(nèi)容，使得各類有價值的資料能夠真正保存和利用起來。作為地方管理機構(gòu)，由于承擔任務(wù)和管理范圍不同，所應(yīng)建立的檔案形式遠比企業(yè)機構(gòu)的形式要多，一定要靈活掌握，倍加重視，不斷完善，搞好本單位的檔案建設(shè)。
三、檔案的建立
要真正做好建檔工作，建立檔案是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，必須解決好以下幾方面的問題：第一，要做好各種相應(yīng)的配套工作。只有在摸清各種數(shù)據(jù)的前提下，才能夠建出比較真實的檔案來。檔案必須在搞好工作的基礎(chǔ)上才能建檔，因此，在建檔前必須完成各項工作任務(wù)，是一個單位工作情況的真實反映。第二，檔案工作要及時做好復(fù)核、審查、完善工作，遇到問題及時處理，完成之后確保建檔工作的總體質(zhì)量。第三，要做好建檔工作中的技術(shù)指導(dǎo)。由于基層人員業(yè)務(wù)水平有限，為了確保建檔質(zhì)量，必然會遇到各種各樣的技術(shù)問題，隨時發(fā)現(xiàn)和解決建檔過程中出現(xiàn)的具體問題，必須指定專業(yè)人員搞好技術(shù)指導(dǎo)。第四，搞好培訓工作。在全面開展建檔工作之前，當檔案形式確定以后，必須做到統(tǒng)一認識，認真培訓全體建檔人員，統(tǒng)一方法，統(tǒng)一步驟，把建檔過程中可能遇到的各種問題及其解決方法教給建檔人員，將建檔過程中的各項具體任務(wù)都落到實處，確保建檔工作的順利開展。
建立、管理和利用好檔案，有一個從實踐到理論，再到實踐的過程。它是關(guān)系到工作的百年大計，不是一時一事的問題，也是工作重要的信息資料來源。建立、管理和利用好檔案，必然會出現(xiàn)更多新的發(fā)展。
一、人事檔案管理存在的問題
自謀職業(yè)，造成畢業(yè)生就業(yè)單位的不確定性及變動頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學?；蛴萌藛挝粸榱藞D省事，無視檔案保密原則，讓畢業(yè)生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現(xiàn)象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領(lǐng)導(dǎo)以權(quán)謀私，部分檔案管理人員政治覺悟、職業(yè)道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
（一）整理不規(guī)范。
整理人事檔案是一項細致的技術(shù)性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。
盡管我們對人的評價標準始終是又紅又專、德才兼?zhèn)?，即從政治和業(yè)務(wù)兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，事實上由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現(xiàn)分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業(yè)務(wù)觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側(cè)重于政治思想表現(xiàn)材
料的收集，能反映個人業(yè)務(wù)能力的活的材料相對較少，即使有數(shù)量也有限或者補充不及時。
(二)人檔分離現(xiàn)象日趨嚴重，“無頭檔案”增多。
隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現(xiàn)象也日趨增多，其中最突出的表現(xiàn)是大量“無頭檔案”的出現(xiàn)。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案，這種檔案主要產(chǎn)生于下述情況:
第一、人員主管機關(guān)變動與檔案的流動未同步進行。產(chǎn)生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調(diào)動長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發(fā)現(xiàn)時，人員已不知去向;二是工作機構(gòu)或人員大規(guī)模急劇變化，造成一些人員的去向不明。
第二、轉(zhuǎn)遞工作不準確。在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有:
1、在工作調(diào)動時，由于社會上不正之風的影響，少數(shù)人以不正當?shù)那肋M入接收單位，手續(xù)不規(guī)范。不是先調(diào)檔案后調(diào)人，或調(diào)檔與調(diào)人同步進行，而是先調(diào)人后調(diào)檔，人調(diào)入后，轉(zhuǎn)檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時索要檔案，轉(zhuǎn)出單位也未能及時將檔案轉(zhuǎn)出;或是先調(diào)檔后調(diào)人，但檔案轉(zhuǎn)出后，調(diào)人的事要么遇到人事凍結(jié)，要么本人又不愿調(diào)出仍留原單位工作，而轉(zhuǎn)出的檔案又未及時索回，時間拖久了，就造成人與檔案的脫節(jié)。
2、有的人事干部對工作不負責任，在檔案轉(zhuǎn)遞時，不按規(guī)定的渠道和方式轉(zhuǎn)檔，而將檔案直接轉(zhuǎn)至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯遞現(xiàn)象時有發(fā)生。
3、在大中專畢業(yè)生畢業(yè)時，有部分學生在就業(yè)方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時改轉(zhuǎn)。
4、個別檔案管理人員工作不仔細，轉(zhuǎn)遞時對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準確，接收單位在接收時不仔細核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。
三、解決對策
“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴重影響了人事檔案工作的質(zhì)量，因此積極預(yù)防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。
（一）防止“無頭檔案”產(chǎn)生的措施
為了防止“無頭檔案”的產(chǎn)生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通?？刹扇∫韵麓胧?人事檔案管理部門要與有關(guān)人事管理部門建立聯(lián)系制度，及時獲得人員工作和職務(wù)變動的準確信息，包括人員調(diào)出的時間、調(diào)入單位的名稱、主管機關(guān)的名稱、調(diào)動的原因、是否為正式調(diào)動等，然后及時將檔案轉(zhuǎn)入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動同步進行。
第一，機關(guān)人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責任心，充分認識人事檔案工作的重要性，及時傳遞，認真細致、準確詳細地書寫轉(zhuǎn)遞檔案通知單和收文機關(guān)名稱，杜絕誤轉(zhuǎn)現(xiàn)象的發(fā)生。第二，建立嚴格的人事檔案收進轉(zhuǎn)出登記制度和定期檢查核對制度。博士論文，人事制度。檔案的進出登記，是檔案流轉(zhuǎn)的真實記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據(jù)。檢查核對制度，是驗證收進轉(zhuǎn)出檔案是否準確無誤的手段。要認真進行登記，定期檢查核對，就能及時堵死轉(zhuǎn)遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產(chǎn)生。具體而言，要做到以下幾點:
(1)在人事調(diào)動或職務(wù)變動時，有關(guān)單位應(yīng)及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)密切配合，加強聯(lián)系，及時催問或索要檔案。轉(zhuǎn)遞檔案時，必須按照“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細填寫。收到檔案的單位經(jīng)核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執(zhí)上簽名蓋章。回執(zhí)在一個月內(nèi)未退回者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)主動催問，以防檔案丟失。
(2)大中專畢業(yè)生就業(yè)方案確定后，畢業(yè)生所在學校應(yīng)及時將檔案隨同就業(yè)名冊同時轉(zhuǎn)遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時，應(yīng)與就業(yè)名冊逐一對照，登記注冊，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯轉(zhuǎn)的檔案要認真核查，及時改轉(zhuǎn)。
(3)轉(zhuǎn)出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案接收人員在驗收時，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設(shè)法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。
(4)檔案轉(zhuǎn)遞時，必須嚴格密封，以機密件通過機要渠道轉(zhuǎn)送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的絕對安全。
（二）對“無頭檔案”的處理
處置“無頭檔案”是一項重要而繁瑣的工作，關(guān)系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴肅認真，謹慎對待，其處置的辦法是:第一，認真鑒別檔案材料的保存價值。博士論文，人事制度。機關(guān)檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時，必須依據(jù)有關(guān)規(guī)定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續(xù)保存，或查清下落，轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。
第二，仔細分析，認真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會關(guān)系等線索進行查詢，查詢時一般由查詢機關(guān)提供被查人的基本情況，讓有關(guān)單位查復(fù)。博士論文，人事制度。
第三，經(jīng)過多方查詢，確實找不到下落的“無頭檔案”，根據(jù)規(guī)定可轉(zhuǎn)當事人原籍檔案館保存。當事人人事檔案不齊全的部門，可以向當事人原籍檔案館查詢。
參考文獻
[1]黃霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我國建立新型人事檔案管理模式的思考之一[J]北京檔案,2002,(07).
1發(fā)展人事檔案工作的基本情況
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）02（c）-0149-01
事業(yè)單位是我國公共組織重要形式之一，主要負責各類社會公益事業(yè)。事業(yè)單位業(yè)務(wù)范圍廣泛，遍及科技、文化、教育、衛(wèi)生等各個領(lǐng)域，在國民經(jīng)濟發(fā)展、社會活動和人民生活中發(fā)揮著重要作用。事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)，離不開人力資源的科學合理使用。人事檔案作為單位人力資源管理的重要載體和工具，記錄了單位工作人員個人基本信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績、獎懲等情況，是進行人員思想道德和業(yè)務(wù)水平評價的重要參考依據(jù)，對于事業(yè)單位選人用人和業(yè)務(wù)的正常開展起著極為重要的基礎(chǔ)作用。當前，經(jīng)濟和社會活動日益繁重，事業(yè)單位業(yè)務(wù)量越來越大，需要解決的問題也越來越復(fù)雜，從而給事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更高的要求。長期以來，我國事業(yè)單位人事檔案管理工作一直沒有得到足夠的重視，從而造成了實際工作中的各種問題和不足，限制了事業(yè)單位運轉(zhuǎn)效率與工作質(zhì)量的提升，甚至對社會經(jīng)濟發(fā)展和人民生活產(chǎn)生了一定負面影響。研究者結(jié)合長期的工作實踐和調(diào)查研究，對我國事業(yè)單位人事管理工作存在的問題進行了一定程度的分析與討論，希望對我國事業(yè)單位人事檔案管理相關(guān)領(lǐng)域的研究與改進有所幫助。
1 事業(yè)單位人事檔案管理簡述
1.1 事業(yè)單位人事檔案管理的基本內(nèi)容
事業(yè)單位是國家機構(gòu)的重要組成部分，承擔著科學、教育、文化、衛(wèi)生、社會福利等方面的社會公共服務(wù)功能，其工作開展的好壞對國家經(jīng)濟的順暢發(fā)展、社會的和諧穩(wěn)定和人民的安居樂業(yè)有著至關(guān)重要的影響，也是國家綜合國力和社會發(fā)展水平的一個具體體現(xiàn)。由于業(yè)務(wù)范圍廣泛，事業(yè)單位從業(yè)人員涵蓋多個領(lǐng)域。同時，事業(yè)單位很多時候都承擔著所在領(lǐng)域、行業(yè)工作標準的制定、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)工作，業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較高，所以也聚集了大批相應(yīng)領(lǐng)域的工作人才。如何做好事業(yè)單位人才管理和使用，充分發(fā)揮人才的個人能力，提高事業(yè)單位工作水平，推進我國公共服務(wù)事業(yè)的順利開展，是相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍W者深入研究的課題，也是事業(yè)單位人事部門的重要工作任務(wù)。事業(yè)單位人事檔案通過一系列數(shù)量眾多、內(nèi)容寬泛的文檔資料，記錄了單位每一位工作人員各成長階段的基本情況、社會關(guān)系、學習、工作的經(jīng)歷、取得的榮譽和受到的懲處，集中反映了每個人的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平。通過研究、翻閱人事檔案，管理者可以對單位工作人員德、能、勤、績、廉等各方面有著較為全面的了解和把握，能夠更加科學高效地開展人員錄用、干部任免、崗位安置等人事管理工作。從事業(yè)單位自身發(fā)展來說，做好人事檔案管理工作，也有利于事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，進而推動國家、社會公共服務(wù)事業(yè)發(fā)展水平的提升。
1.2 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性
從實際工作角度出發(fā)，人事檔案不僅可以作為事業(yè)單位開展人事管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)，也是事業(yè)單位工作人員維護自身合法權(quán)益的重要保障。隨著經(jīng)濟發(fā)展方式的改變，各類社會活動正由傳統(tǒng)的單一形式向多元化方向發(fā)展，由此產(chǎn)生了許許多多個人與工作單位間的利益糾葛和矛盾沖突。由于追溯時間跨越幅度大，單憑個人記憶難以明確，同時也缺乏法律效率。而人事檔案記載了當事人各個時期的基本情況和學習、工作階段的主要情況，附有大量原始記錄，可以作為解決矛盾沖突的重要依據(jù)，對于捍衛(wèi)工作者個人合法權(quán)益極有幫助。在當今的社會環(huán)境下，事件更迭更加頻繁，加強人事檔案管理，嚴格按照國家相關(guān)規(guī)定做好人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和使用工作，提高人事檔案管理的規(guī)范化、科學化水平，是為事業(yè)單位健康有序發(fā)展提供可靠信息支持的重要手段，更是解決矛盾沖突，維護事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)秩序，營造良好社會氛圍的必要條件。
2 當前我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題
2.1 重視程度不夠
重視程度不足是當前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的最主要問題，也是人事檔案管理工作質(zhì)量不高、效率低下問題的根本原因。長期以來，政府機關(guān)、事業(yè)單位一直對人事檔案重要作用缺乏足夠的認識，重視程度嚴重不足。不僅單位領(lǐng)導(dǎo)層和其它職能部門，就連人事部門本身，也對人事檔案有所輕忽。其后果就是人事檔案管理工作支持力度和資源投入極為匱乏。檔案管理工作人員缺乏動力，主動性不強，工作質(zhì)量無法保證。
2.2 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
由于缺乏重視，單位在人事檔案管理工作負責人員的人選安排上往往比較隨意。而資源與保障支持的匱乏，使得人事檔案管理工作對高素質(zhì)人才缺乏足夠的吸引力。檔案管理人員主動性差，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高已經(jīng)成為我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要問題之一。部分單位的人事檔案管理工作由剛參加工作的新人負責，雖然他們具有較強的事業(yè)心和主動性，但由于缺乏工作經(jīng)驗和成體系的專業(yè)培訓學習，對人事檔案館工作缺乏深入了解，工作很難到位。
2.3 人事檔案管理的制度有待健全
管理制度是開展工作的基本準則。由于缺乏重視，我國事業(yè)單位人事檔案管理工作一直沒有建立起完善的管理制度體系?，F(xiàn)有的少數(shù)制度陳舊落后，呆板僵化，漏洞很多，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會復(fù)雜的工作要求。此外，制度執(zhí)行不到位也是目前事業(yè)單位人事檔案管理工作中制度缺位的一個主要表現(xiàn)。無法可依，有法不依，執(zhí)法不嚴，已經(jīng)嚴重影響我國事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范開展。
2.4 人檔分離、檔案棄管現(xiàn)象嚴重
隨著我國市場化經(jīng)濟體制的高速發(fā)展，人員流動日益頻繁。由于單位和個人對人事檔案重要性認識不足，當人員從一個城市流動到另一個城市時，如果相關(guān)制度規(guī)范，配套措施沒有跟上，就會發(fā)生人檔分離情況，時間一長，次數(shù)一多，就會發(fā)生棄檔現(xiàn)象。
2.5 人事檔案管理信息化管理水平較低
受科學技術(shù)發(fā)展的影響，人類社會工作、生活方式不斷發(fā)生改變。以網(wǎng)絡(luò)和計算機廣泛應(yīng)用為特點的信息化技術(shù)已經(jīng)深入到社會的各個角落，深深影響著人類社會的發(fā)展。和其它行業(yè)相比，我國事業(yè)單位人事檔案管理工作尚處于起步階段，管理方式落后，信息化程度不高，在很大程度上限制了檔案管理工作效率的提高。
3 結(jié)語
時代在發(fā)展，社會在進步。越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)注意到人事檔案的重要意義，將人事檔案管理作為單位日常工作的一項重要內(nèi)容來抓。鑒于人事檔案的重要作用和繁瑣程度，為保障人事檔案管理工作質(zhì)量，人事部門必須結(jié)合本單位工作實際，制定科學完善的管理制度，落實好每一個檔案管理細節(jié)，不斷優(yōu)化工作措施，完善工作手段，提高工作水平，確保人事檔案的完整性、準確性和可靠性，從而推進檔案使用效能的大幅提高，為我國社會公共事業(yè)的平穩(wěn)健康發(fā)展做出基礎(chǔ)保障。
（一）加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化的重視
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，并且應(yīng)認識到建設(shè)一支檔案信息化人才隊伍是企業(yè)檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。
（二）強化法制意識
樹立法制意識，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。搞好企業(yè)檔案工作要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執(zhí)法認識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規(guī)，做到知法、懂法，明確執(zhí)法的嚴肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高重要性的認識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員對檔案工作重要性的正確認識是推進和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)。第三要加強檔案工作的制度建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，保證檔案工作專項經(jīng)費，落實各級領(lǐng)導(dǎo)檔案工作責任制，使依法治檔工作落到實處。
二、做好信息化建設(shè)管理布局
（一）依托企業(yè)單位局域網(wǎng)，構(gòu)建本單位信息管理平臺
在局域網(wǎng)上，檔案管理信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)信息應(yīng)用系統(tǒng)（OA、PDM、ERP等）互相聯(lián)通，資源共享。通過系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，可以解決電子文件及元數(shù)據(jù)的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護問題，對各系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實施前端控制和全程管理，實現(xiàn)文檔一體化管理，可以保障檔案信息資源類別的豐富和總量的增加，并保證數(shù)據(jù)真實、完整、有效;同時，整合各類檔案信息資源，建設(shè)一批專題數(shù)據(jù)庫，對其實施統(tǒng)一管理，既可避免出現(xiàn)信息孤島，又方便信息管理和利用。
（二）以檔案綜合資源管理系統(tǒng)為平臺，管理館藏傳統(tǒng)和各門類檔案信息
檔案綜合資源管理平臺建設(shè)以檔案信息資源共享為目的，以現(xiàn)場技術(shù)資料控制為重點。其基本構(gòu)成檔案信息網(wǎng)頁，檔案管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)，網(wǎng)上遠程檢索系統(tǒng)、電子文件和檔案全過程管理系統(tǒng)。其上流轉(zhuǎn)的文件資料信息以電子文件形式存在，設(shè)計、試驗、制造各個環(huán)節(jié)的電子文件實現(xiàn)了有效傳遞交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)境。在該平臺上，可對檔案數(shù)據(jù)實行動態(tài)管理，包括動態(tài)采集、動態(tài)更改、動態(tài)跟蹤、動態(tài)。
（三）以綜合辦公系統(tǒng)（OA）為管理平臺，對煤炭企業(yè)事務(wù)信息實施全電子化管理
綜合辦公系統(tǒng)對企業(yè)單位公文實施收發(fā)管理的同時，實現(xiàn)了全面、系統(tǒng)地記錄企業(yè)單位各項事務(wù)活動。充分發(fā)揮綜合辦公系統(tǒng)效率高、權(quán)限分明、自動歸檔、檢索準確、使用方便的優(yōu)勢，按照文檔一體化原則，對政務(wù)工作中的電子文件實施全過程管理，即在文件形成、收集、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程發(fā)揮作用，實現(xiàn)各項工作的記錄和電子文檔緊密相連和對文件實施全程閉環(huán)管理，確保信息渠道暢通。
（四）以檔案網(wǎng)站為核心，建立各類檔案信息資源平臺
建立企業(yè)單位檔案網(wǎng)站的首要目的是向單位內(nèi)部提供檔案信息的查詢服務(wù)，可使用戶借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)方便的檔案信息查詢、分類查詢和專題查詢等多種方式查詢檔案目錄信息，也可以實時了解文件資料借閱的更改狀況，進行電子文件歸檔，查看照片檔案，瀏覽檔案全文等。
三、做好檔案信息化管理的數(shù)據(jù)管理
（一）要積極推動網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作
利用煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公平臺，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要歸檔的文件備注處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時只要向檔案科移交一份組卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案科只需要對數(shù)據(jù)進行一些深層次的處理開發(fā)，便可完成檔案的及時、準確歸檔。
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展進步，眾多行業(yè)領(lǐng)域中已經(jīng)廣泛應(yīng)用了信息管理技術(shù)。信息時代背景下，較多傳統(tǒng)的管理模式需要進行改善，適應(yīng)新時期信息化發(fā)展的實際需求。醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，涉及檔案信息比較瑣碎，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率比較低。因此，醫(yī)院的檔案管理工作需要通過信息化技術(shù)提高效率，同時還能夠促進醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范，達到檔案管理標準化以及高效化。
一、在信息化時代下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性
在信息時代背景下，信息管理技術(shù)不斷更新，傳統(tǒng)檔案管理模式和管理方法得到了很大改善，促使醫(yī)院檔案管理能夠更加規(guī)范化。因此，研究檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展問題是十分必要的。首先，檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新與發(fā)展才能夠適應(yīng)信息時代新時期的社會需求。信息技術(shù)更新升級不斷加快，社會信息化不斷增強，從而醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展十分關(guān)鍵。社會信息化帶來了信息收集處理的需求。人們對于時效性強、具有較高價值的檔案信息的需求更高。面臨這種新的信息化需求，醫(yī)院只有做好檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，才能夠滿足信息化發(fā)展帶來的實際需求。其次，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能有助于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展進步，需要大量的優(yōu)秀人才引進。人事檔案相關(guān)材料管理工作實現(xiàn)規(guī)范管理，能夠更加有利于做好人才資源合理配置，提高人才能力資源的最優(yōu)化分配，實現(xiàn)優(yōu)秀學科人才能力能夠充分發(fā)揮，促進醫(yī)院進一步可持續(xù)發(fā)展。通過利用信息化，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，可以引進和培養(yǎng)更多的優(yōu)秀學科人才加入到醫(yī)療隊伍中，還可以實現(xiàn)檔案管理的信息更加充分的開發(fā)，充分發(fā)揮檔案資源的價值。最后，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能夠進一步提高醫(yī)院管理水平。目前來看，多數(shù)的醫(yī)院在檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展方面確實有所關(guān)注，但是實際上效果并不十分理想，醫(yī)院的檔案管理信息化程度并不高，仍需要進一步進行改善和創(chuàng)新。除了要引進更加先進的技術(shù)設(shè)備，還要增強檔案管理工作的重視，改善檔案管理方法，利用信息化手段提高管理工作效率。
二、目前醫(yī)院檔案信息化管理的基本情況
(一)缺乏檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較弱
信息化背景下檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理要求有所不同，更多的是對檔案信息的管理。檔案管理工作人員需要具備檔案管理基礎(chǔ)知識以外，還需要熟練掌握和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息處理能力。醫(yī)院大部分檔案管理人員是由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)換而來，對網(wǎng)絡(luò)信息處理缺乏專業(yè)技術(shù)能力，專業(yè)性的檔案管理人才相對缺乏。另外，大多數(shù)醫(yī)院實行企業(yè)化管理事業(yè)單位性質(zhì)。醫(yī)院的檔案管理既有企業(yè)內(nèi)容，也有事業(yè)單位相關(guān)內(nèi)容。這種情況檔案管理往往不會得到重視，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施弱，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展受到一定程度的影響。
(二)缺少規(guī)范的檔案管理體系
檔案管理實現(xiàn)信息化，也就是通過利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案信息材料進行數(shù)據(jù)化處理，進一步整理分析，實現(xiàn)檔案資源的有效提取和管理。實行檔案信息化管理首先的要求是要建立好規(guī)范的管理體系，其中包括實用的檔案管理軟件和文字上的規(guī)范制度兩方面。實用的檔案信息處理程序能夠滿足檔案管理高效整合信息資源的需求，滿足醫(yī)院檔案管理一體化。標準規(guī)范制度有利于檔案管理制度的落實和執(zhí)行。
三、信息時代背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的措施
(一)加大對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)
在信息化檔案管理的過程中，工作人員除了要具備檔案管理的知識，還要具備良好的計算機應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息處理能力。因此，要加強對檔案管理人才的培養(yǎng)，才能使檔案管理的優(yōu)勢得到有效發(fā)揮，才能夠適應(yīng)信息化社會飛速發(fā)展需求。
(二)完善相關(guān)管理制度、法規(guī)政策
檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展需要有統(tǒng)一的管理制度以及法規(guī)政策作為規(guī)范化發(fā)展依據(jù)。如果出現(xiàn)了問題，就可以以此為依據(jù)進行處理。在醫(yī)院檔案管理工作中，統(tǒng)一規(guī)范的制度標準、法規(guī)，為檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展提供了規(guī)范的法律依據(jù)，有助于促進信息化檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。因此，在醫(yī)院檔案信息化管理中，需要不斷完善相關(guān)的管理制度和法規(guī)政策。
(三)更新檔案管理觀念
在醫(yī)院主體醫(yī)療管理業(yè)務(wù)中，包含了各個方面的管理工作，檔案管理是輔助部分之一。但是醫(yī)院管理工作在做相關(guān)決策時都需要以檔案資源為重要參考依據(jù)，它是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要組成部分。因此，醫(yī)院管理觀念需要更新，逐步傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理從單純紙質(zhì)資料的收集整理向計算機網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的轉(zhuǎn)變。從而，充分發(fā)揮檔案管理在整體信息化建設(shè)與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學決策中的作用。只有領(lǐng)導(dǎo)管理觀念不斷更新，才能夠更加重視信息化檔案管理，才能實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。
四、小結(jié)
信息時代背景下，面臨互聯(lián)網(wǎng)+與大數(shù)據(jù)發(fā)展，較多傳統(tǒng)的管理模式需要進行改善，適應(yīng)新時期信息化需求。醫(yī)院的檔案管理需要更多的應(yīng)用信息技術(shù)，更加有助于醫(yī)院檔案管理更加科學化，提高醫(yī)院檔案管理水平。從而有效提升醫(yī)院的市場競爭能力，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。
參考文獻：
[1]陳小莉.探析新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(03)：183.
