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時(shí)間：2023-06-07 09:02:22
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案； 創(chuàng)新； 水平； 管理
【中圖分類號(hào)】
R181.3+2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1002-3763（2014）08-0303-02
醫(yī)院的檔案管理能夠真實(shí)的反映醫(yī)院的實(shí)踐活動(dòng)，是醫(yī)院在發(fā)展的過程中積累下來的寶貴財(cái)富，主要以文件材料的形式存在于醫(yī)院專門的檔案管理系統(tǒng)中。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院的檔案信息資源的管理，不僅對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和現(xiàn)代化建設(shè)極為重要，而且對(duì)記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史有著重要的意義。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和深化，及時(shí)的抓住醫(yī)院發(fā)展的機(jī)遇，做好醫(yī)院的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值，從而提高醫(yī)院的整體發(fā)展水平。
1 醫(yī)院檔案管理的概念及加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義
1.1 醫(yī)院檔案管理的概念：
醫(yī)院檔案管理是指在醫(yī)院的業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)和醫(yī)療技術(shù)發(fā)展工作中形成的重要的資料的記載，不僅是對(duì)醫(yī)院改革和發(fā)展歷程的真實(shí)回顧，也是對(duì)醫(yī)院的業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)回顧。
1.2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義：
在醫(yī)院的整個(gè)管理體系中，檔案管理占據(jù)著重要的地位，檔案管理承載著醫(yī)院大量的實(shí)踐活動(dòng)和科研成果，具有很強(qiáng)的資證作用。對(duì)醫(yī)院的檔案內(nèi)容進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，能夠?yàn)獒t(yī)院的管理和發(fā)展提供重要的信息價(jià)值和工具價(jià)值。完整準(zhǔn)確的檔案信息更加為提高醫(yī)療服務(wù)和科研以及教學(xué)工作的開展等提供了便利，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理對(duì)提高醫(yī)院的醫(yī)療水平有著重要的作用。
2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題
2.1 檔案認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足：
醫(yī)院的很多工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理無關(guān)緊要，醫(yī)院發(fā)展最重要的還是要不斷地提高業(yè)務(wù)水平。其中以醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部為例，他們對(duì)醫(yī)院的檔案管理意識(shí)較為淡薄，認(rèn)為檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過程中無關(guān)緊要。這顯然是對(duì)檔案管理在醫(yī)院工作的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足，因此醫(yī)院的檔案信息資源利用率低。
2.2 檔案管理制度不健全，對(duì)其檢查監(jiān)督?jīng)]有落實(shí)：
目前為止許多的醫(yī)院檔案管理制度并不完善，檔案管理十分的滯后?，F(xiàn)實(shí)中許多的醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院會(huì)按照衛(wèi)生部門的要求制定適合本院的較為健全的管理制度和工作人員的相關(guān)工作職責(zé)，但是其中涉及到檔案管理的制度和職責(zé)很少。反映出的是目前的醫(yī)院檔案管理還沒有建立一套完整的科學(xué)和統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。而且更為嚴(yán)重的是沒有將醫(yī)院的檔案管理納入到醫(yī)院的管理目標(biāo)考核的范圍內(nèi)。
2.3 檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊：
目前，醫(yī)院的檔案管理人員大多屬于兼職人員，不具備專業(yè)的檔案管理技術(shù)，而且素質(zhì)表現(xiàn)普遍較低，在理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)等方面也是參差不齊，離著現(xiàn)代化科學(xué)管理的目標(biāo)還有很大的差距。檔案管理人員的數(shù)量缺乏，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)的熟知度較低，學(xué)歷不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理以及現(xiàn)代化知識(shí)缺乏等都不利于醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，而且有可能會(huì)阻礙檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)提高檔案管理水平有著重要的意義，只有將檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)水平納入到醫(yī)院的培訓(xùn)發(fā)展計(jì)劃和要求中，才能使檔案管理人員的思想觀念和管理水平跟上時(shí)代的步伐，使其為醫(yī)療衛(wèi)生、科研和教學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。
2.4 檔案管理水平不高，檔案資源利用率較低：
檔案管理水平不高主要表現(xiàn)為：傳統(tǒng)的手工記錄和整理方式，效率低而且信息整理不完整和不準(zhǔn)確。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中也應(yīng)該應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檢索信息時(shí)才能更加的迅速、便捷和準(zhǔn)確。但是傳統(tǒng)的手工記錄和整理的方式，在進(jìn)行信息檢索時(shí)很費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案資源利用效率較低。
3 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，提高檔案工作水平
3.1 管理環(huán)境創(chuàng)新：
管理環(huán)境的創(chuàng)新需要做到以下兩點(diǎn)：
3.1.1 更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念的現(xiàn)代化： 樹立正確的現(xiàn)代化檔案管理理念能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案資源的有效利用和科研以及教學(xué)的創(chuàng)新發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案。為此檔案管理人員應(yīng)該更加努力的去學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新的管理理念，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的手工型的檔案管理方式向現(xiàn)代化的檔案管理轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。為此，一方面檔案管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)新的管理理念，提高自身素質(zhì)和檔案管理水平；另一方面，廣大的醫(yī)務(wù)人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)，重視對(duì)檔案管理人員的技能和理念的培訓(xùn)。
3.1.2 加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)的現(xiàn)代化：
傳統(tǒng)的檔案管理屬于純手工型，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，很難滿足現(xiàn)代化的醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要。為此，在現(xiàn)代化管理理念的影響下，應(yīng)該為醫(yī)院的檔案管理投入必要的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，利用現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和自動(dòng)化管理。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中安裝統(tǒng)一的軟件，并且對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案管理的水平。
3.2 管理制度創(chuàng)新：
建立完善的規(guī)章制度，規(guī)范管理。建立完善的規(guī)章制度能夠減少檔案管理的隨意性，從而保證檔案管理的健康和可持續(xù)性的發(fā)展。比如制定電子檔案、零散文件的收集歸檔制度；對(duì)檔案管理工作的職責(zé)范圍進(jìn)行明確，檔案管理兼職人員的責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人等，可以有效的規(guī)范檔案管理工作。
3.3 服務(wù)工作的創(chuàng)新：
醫(yī)院檔案管理工作開展的最終目的是利用和挖掘其中的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的轉(zhuǎn)變。為此，醫(yī)院檔案部門應(yīng)該提高工作的主動(dòng)性和積極性，拓寬服務(wù)范圍，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域。利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，及時(shí)完整的收集和整理各給信息，豐富醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。
實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，一方面創(chuàng)新檔案信息加工服務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案的歷史和經(jīng)濟(jì)等主題性需求越來越多。檔案工作部門應(yīng)該根據(jù)利用者的不同需求，對(duì)已經(jīng)占有的檔案資源進(jìn)行加工和組合，從而使檔案信息資源更加的完備和充實(shí)；另一方面創(chuàng)新提供現(xiàn)行文件的閱讀服務(wù)。檔案館建立現(xiàn)行的文件閱讀服務(wù)能夠有效的推動(dòng)檔案資源的共享。
4 總結(jié)
隨著計(jì)算技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一種必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代化的管理環(huán)境。只有創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，從而更好的為醫(yī)療、科研和教學(xué)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
中圖分類號(hào)：TE326 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）44-0352-01
正文 油田企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，是提高油田工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。只有更好地發(fā)揮油田企業(yè)檔案管理在油田建設(shè)發(fā)展中的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案的價(jià)值，才能更好地為油田企業(yè)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展和相關(guān)工作服務(wù)。如何做好油田企業(yè)檔案管理工作，也是目前工作中的重點(diǎn)。
一、油田檔案管理的重要性
許多人輕視檔案管理工作，認(rèn)為作用不大，可有可無。實(shí)際上，檔案對(duì)于企業(yè)管理有著舉足輕重的作用，完善、有效的檔案資源能極好地促進(jìn)企業(yè)資源的開發(fā)，可以提供各種有價(jià)值的信息。同時(shí)，企業(yè)檔案也是文化建設(shè)的有機(jī)組成部分，一個(gè)企業(yè)從它創(chuàng)立之初就不斷地積累著企業(yè)檔案，企業(yè)的文化思想忠實(shí)可靠地記錄在企業(yè)的全部檔案之中。它不但記錄著企業(yè)產(chǎn)生、發(fā)展和企業(yè)文化建設(shè)的歷史，它還能為企業(yè)文化建設(shè)、生產(chǎn)提供依據(jù)和參考。油田企業(yè)檔案管理主要是油田生產(chǎn)、開發(fā)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和重要憑證，記錄著油田發(fā)展的重要?dú)v史階段，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發(fā)展極其重要的無形資產(chǎn)，是油田勘探開發(fā)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，是油田尋求長(zhǎng)期發(fā)展的保證。因此，我們必須重視油田檔案管理工作，使檔案管理工作在油田勘探開發(fā)和生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
二、油田檔案管理工作中的問題
1、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度還不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要保留好，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開發(fā)上，很少過問檔案管理工作，更談不上提上議事日程。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業(yè)管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設(shè)，很少有人檢查考核落實(shí)。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2、檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低。這個(gè)問題是我國(guó)檔案管理的普遍問題。我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20世紀(jì)80年代開始的，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件，使我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個(gè)體系。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。同樣，油田檔案管理工作表面上也都制定了一定的相關(guān)制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實(shí)中也存在很大問題，結(jié)果導(dǎo)致檔案收集從一開始就不規(guī)范，少數(shù)部門和單位對(duì)于需要?dú)w檔的資料重視程度不夠。在檔案整理的過程中，缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，存在著井號(hào)混亂、類別不清，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問題，查找一個(gè)資料不能準(zhǔn)確及時(shí)，檔案管理輸入以及入庫(kù)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，影響了檔案利用的價(jià)值。
3、缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員。現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專業(yè)人員三個(gè)等級(jí)層次。高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)，精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。而油田檔案管理人員群體中學(xué)歷一般，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題，在一定程度上影響了單位各項(xiàng)工作的順利開展。
4、檔案管理工作不具備自動(dòng)化管理水平的基本要求。實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理油田檔案的口號(hào)在油田企業(yè)中已經(jīng)喊了好多年了，但是檔案管理工作仍然沒有取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化管理的要求。很多檔案室的所謂自動(dòng)化設(shè)施僅僅是具備了幾臺(tái)計(jì)算機(jī)，但是檢索方式和錄入方式仍然需要人工進(jìn)行操作。
三、建議和措施
1、油田企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視和支持企業(yè)檔案管理工作，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)的責(zé)任感，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題，從而指導(dǎo)檔案部門更好地開展下一步的工作。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)各部門檔案管理上的聯(lián)系，從而全面提高檔案的管理工作水平。
2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：
第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。
第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。
第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。
第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
3、目前油田企業(yè)嚴(yán)重缺乏檔案管理高級(jí)人才，要提高檔案管理工作水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使檔案管理人員的工作技能全面提升上來。對(duì)員工的培訓(xùn)要具有一定的科學(xué)性，結(jié)合實(shí)際工作案例，為員工講解在工作過程中主要的問題以及類似問題的解決措施，提高員工的愛崗敬業(yè)意識(shí)，增強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)技能等。
4、強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度。要關(guān)心和支持檔案管理工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算。各單位要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施， 有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，保證檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
5、紙質(zhì)檔案與電子檔案共同發(fā)展。增設(shè)電子歸檔系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案管理體制進(jìn)行改革，對(duì)于信息量大又不便于用紙質(zhì)檔案保存的檔案歸檔到電子檔案中，不適用于電子檔案的用紙質(zhì)檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，使紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，盡快使檔案管理工作與現(xiàn)代化科技接軌。
6、加強(qiáng)檔案信息的后期利用和學(xué)習(xí)。檔案資源是每個(gè)單位十分寶貴的一筆財(cái)富，加強(qiáng)它的后期利用可以更好地保持檔案工作的生命力與可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，把其中有價(jià)值的部分作為新員工進(jìn)入單位的一堂學(xué)習(xí)課不失為一個(gè)很好的辦法。
參考文獻(xiàn)
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0.前言
檔案信息化技術(shù)管理作為一種知識(shí)管理先進(jìn)的模式，在社會(huì)發(fā)展中具有越來越重要的作用。如今的信息化技術(shù)為檔案管理的發(fā)展提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高整體的工作效率。
1.檔案管理信息化建設(shè)的重要性
檔案管理信息化是新時(shí)代檔案管理的目標(biāo)，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，進(jìn)而形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系?！皺n案管理的信息化”，是檔案管理的模式由原來的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。
1.1檔案管理科學(xué)、方便、快捷
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案信息化管理更多的是體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用：即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。同時(shí)，各種報(bào)表還可以自動(dòng)打印。
1.2檢索查詢更為方便
傳統(tǒng)的檢索方式為：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后.檔案的檢索與查詢可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，無論在時(shí)間還是空間上都顯得更為方便簡(jiǎn)潔。
1.3檔案的查借閱工作更加可控
傳統(tǒng)的檔案查借閱多以手工為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且容易出錯(cuò)。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案的查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，同時(shí)可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過期不按時(shí)歸還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
2.目前檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題
2.1面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用。二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，對(duì)于整合必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾，同時(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞。
2.2面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)
由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。檔案的立法也相對(duì)比較缺乏，甚至對(duì)超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。
2.3技術(shù)支持不全面
一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。
2.4領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)
在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的新時(shí)期，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的工作重視不夠，檔案意識(shí)淡薄，不像對(duì)待經(jīng)濟(jì)建設(shè)那樣下力氣去抓檔案信息化建設(shè)工作。
3.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的策略
3.1建立規(guī)范體系
檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以要制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系。
3.2完善安全制度
檔案信息化建設(shè)最終落實(shí)都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，利用安全技術(shù)手段從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。
3.3提高技術(shù)支撐
技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計(jì)開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運(yùn)行。
3.4加強(qiáng)人才建設(shè)
檔案信息化建設(shè)就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為社會(huì)和公眾服務(wù)。作為信息化社會(huì)的檔案工作者必須具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，樹立為社會(huì)和公眾服務(wù)的意識(shí)。
4.做好檔案管理工作的方法
4.1完善各項(xiàng)規(guī)章制度
充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。一是根據(jù)我國(guó)《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，制定電子檔案管理、分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)是逐步向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。
4.2提高信息化管理水平
在現(xiàn)代化過程中，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲(chǔ)量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。檔案載體的多元化、信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，這就對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。同時(shí)，檔案管理信息化的發(fā)展使得檔案部門逐步走向社會(huì)，更好地為人們的生活、學(xué)習(xí)和工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化可以將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時(shí)間和精力去研究檔案的各種規(guī)律，不斷改善檔案的管理水平，有助于管理水平的整體提升。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
4.3加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)
關(guān)鍵詞： 基層單位；檔案管理；問題；對(duì)策
Key words： grass-roots units；file management；issues；countermeasures
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）26-0169-02
0 引言
所謂檔案，其是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或者個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，有著重要的參考作用和憑證作用。而作為檔案管理而言，檔案管理的部門不僅要做好相關(guān)管理，而且也要對(duì)管理內(nèi)容中涉及到的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，故此現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案管理是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的基礎(chǔ)性措施，但在目前而言，部分基層單位的檔案管理工作還存有一定的問題，現(xiàn)分析如下：
1 基層單位檔案管理中的問題
1.1 管理意識(shí)不夠 所謂管理意識(shí)，其是把管理中會(huì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效扼制的一種表現(xiàn)，防患于未然。在部分檔案管理人員中，有些單位的領(lǐng)導(dǎo)管理意識(shí)不夠，對(duì)檔案管理人員的管理力度不夠，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)自身工作缺乏全面的認(rèn)識(shí)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的管理力度不夠，那么下層的檔案管理人員往往在工作開展中秉著不犯錯(cuò)誤的態(tài)度來工作，這就可能會(huì)造成檔案管理中出現(xiàn)問題。其原因一是來自于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，二是員工對(duì)檔案管理的工作態(tài)度消極，因此，很多檔案管理人員對(duì)“檔案”和“文件”的管理區(qū)分不明，對(duì)管理中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行防范的意識(shí)不夠，甚至造成檔案流失、機(jī)密外泄的情況出現(xiàn)，給基層單位帶來嚴(yán)重的影響惡化損失。
1.2 檔案管理人員素質(zhì)問題 在如今社會(huì)的檔案管理人員，其不僅要求工作人員應(yīng)具有一定的建筑知識(shí)、文員素質(zhì)，對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件的知識(shí)也應(yīng)同樣有所掌握，而在很多的基層單位的檔案管理人員中，往往這些綜合素質(zhì)不夠，造成工作效率不高。在部分的基層單位中，有些檔案管理人員身兼數(shù)職，往往疲于應(yīng)付其他日?，嵤?，而忽略了自身本質(zhì)工作。再者，作為檔案管理人員這個(gè)職業(yè)，很多的基層單位中人員流動(dòng)性很大，流動(dòng)性大導(dǎo)致人事更換快，在一些新聘請(qǐng)的人員很多缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致對(duì)檔案案例的很多業(yè)務(wù)不甚熟悉，很可能在業(yè)務(wù)熟悉的過程中造成工作出現(xiàn)問題。另外，很多的檔案管理人員，在就職時(shí)并沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，文化差異和專業(yè)水平的差異，其會(huì)造成檔案管理的體制建設(shè)不夠合理，工作人員的思想觀念較為落后，檔案管理人員的管理水平不迎合時(shí)代需求等等情況出現(xiàn)。
1.3 投入和開發(fā)的不足 在檔案管理的投入方面，由于是基層單位，資金消耗在施工上本已有很多投入，再加之很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理沒有足夠重視，這就導(dǎo)致檔案管理方面的建設(shè)投入力度不夠。這樣的情況會(huì)造成檔案管理人員的流失增大、檔案管理的設(shè)施不夠完善、人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，從而可能引發(fā)文件外泄、檔案流失的情況出現(xiàn)，從而由投入不足而進(jìn)入一個(gè)惡性循環(huán)。
在檔案開發(fā)方面，由于很多基層單位的檔案部門的內(nèi)部管理自成體系，相互之間沒有積極地溝通，從而會(huì)導(dǎo)致館藏的信息無法實(shí)現(xiàn)共享，也有各自為政的情況存在。這些情況是由于管理層級(jí)復(fù)雜、管理職能重復(fù)等情況的引發(fā)，這就會(huì)造成在檔案開發(fā)的方面，各個(gè)部門無法達(dá)成共識(shí)，從而給檔案開發(fā)帶來不小阻力。
1.4 聲像檔案管理不夠完善 作為聲像檔案的管理，其不同于其他文本形式的管理，因此在聲像檔案的管理上，要對(duì)這些檔案進(jìn)行文字標(biāo)注，并且把這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)歸類，系統(tǒng)以下的各個(gè)分支檔案也要有明確劃分，特別是一些時(shí)效性強(qiáng)的聲像檔案，如果沒有及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行文字標(biāo)注而直接歸類，那么在之后的檔案查找和運(yùn)用中會(huì)增加檔案管理的工作負(fù)擔(dān)。此外，有部分的基層單位，由于自身經(jīng)濟(jì)條件不佳，在這聲像檔案管理上沒有相適應(yīng)的條件，從而會(huì)出現(xiàn)管理混亂等情況。
2 提高基層單位檔案管理工作水平的相關(guān)對(duì)策
2.1 加強(qiáng)檔案管理意識(shí) 作為檔案管理這項(xiàng)工作往往無法直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益，因此很多基層單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的工作不夠重視，但是，檔案管理工作一旦出現(xiàn)損害到企業(yè)利益的問題，很多領(lǐng)導(dǎo)采取裁員的措施，卻無法從根本上來杜絕此類問題的發(fā)生。因此，為了防止檔案管理出現(xiàn)問題，那么加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)是一種必要性措施。首先，應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)，要讓基層單位領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理這門工作不僅涉及到自身企業(yè)一些機(jī)密性質(zhì)文件管理的問題，同時(shí)也是提高技術(shù)人員的專業(yè)素質(zhì)的一種工作。其次，要提高檔案管理人員的意識(shí)，可以通過模擬演練、專業(yè)人員培訓(xùn)等措施來提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，通過專業(yè)素質(zhì)的提高，能夠培養(yǎng)出工作人員的職業(yè)敏感，從而加強(qiáng)了人員的意識(shí)防范。
2.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì) 要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，首先應(yīng)提升檔案管理人員本質(zhì)工作的素質(zhì)，要讓工作人員擁有積極、良好的工作態(tài)度，通過獎(jiǎng)懲有力的管理機(jī)制來對(duì)不良工作態(tài)度做糾正，從而提高人員工作的積極性和自覺性。其次，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)的導(dǎo)師可以由專業(yè)人員或是資深的檔案管理人員來進(jìn)行授課，并且要設(shè)有培訓(xùn)考核的相關(guān)措施，通過考核來效驗(yàn)檔案管理人員的培訓(xùn)知識(shí)掌握情況，如果掌握情況不佳，則予以嚴(yán)處。再者，培訓(xùn)的內(nèi)容不能僅局限于本單位中涉及的內(nèi)容，要更深層次的內(nèi)容涉及，不僅要涉及檔案管理的業(yè)務(wù)性，也要涉及其服務(wù)性，同時(shí)要注重檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，授課人員應(yīng)盡可能地多一些，其人員要法律專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)、管理專業(yè)、文職專業(yè)的相關(guān)專業(yè)人員來做授課代表，保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到提高。
2.3 完善檔案管理的軟硬件建設(shè) 隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，運(yùn)用信息技術(shù)來做檔案管理已經(jīng)是一件普及大眾的事情，那么如何在普及中求生存，生存之中求優(yōu)質(zhì)，其應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的軟硬件建設(shè)。要加強(qiáng)這方面的建設(shè)，可以對(duì)實(shí)體化的檔案做虛擬錄入工作，通過運(yùn)用鍵盤錄入、計(jì)算機(jī)掃描等措施，把這些檔案有效錄入到計(jì)算機(jī)之中。其次應(yīng)該購(gòu)置相關(guān)的檔案檢索軟件，把檔案錄入之后進(jìn)行系統(tǒng)完整的歸類，通過軟件檢索可以迅速獲取檔案信息。此外，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，防止遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致文件損壞或流失的情況，在計(jì)算機(jī)硬件維護(hù)方面，要有定期的檢查和維護(hù)，通過這些措施來加基層單位檔案管理的軟硬件建設(shè)。
2.4 完善檔案管理機(jī)制 完善檔案管理機(jī)制可以從四個(gè)方面入手，一是要建立科學(xué)合理的管理制度，這種制度必須是貼合基層單位實(shí)際情況的，避免制度的約束力缺乏實(shí)際參考價(jià)值。二是制度內(nèi)容中要增強(qiáng)制度的雙向約束力，制度不僅是約束檔案管理人員的相關(guān)條款，也是約束領(lǐng)導(dǎo)行為措施的一種標(biāo)準(zhǔn)，雙向約束力的實(shí)現(xiàn)可以從更大力度上讓檔案管理人員在工作中發(fā)揮積極性和自覺性。三是制度規(guī)定中不應(yīng)有雷同或意思重復(fù)的條款，內(nèi)容要簡(jiǎn)明，意思要精準(zhǔn)。四是應(yīng)該制度應(yīng)具有嚴(yán)肅性，嚴(yán)肅性是保證制度執(zhí)行的基礎(chǔ)，如果制度失去了它的權(quán)威和嚴(yán)肅性，那么再完善的制度也是紙上談兵，毫無約束力可言。
3 結(jié)語(yǔ)
總的來說，要提高基層單位檔案管理工作水平，那么就應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度，要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)完善檔案管理的軟硬件建設(shè)、完善檔案管理的機(jī)制，其可以有效提高基層單位檔案管理工作水平。
參考文獻(xiàn)：
1大學(xué)生檔案管理工作所存在的問題
高校大學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)重要并且艱巨的工作，大學(xué)生檔案管理的好與壞直接關(guān)系到學(xué)校的聲譽(yù)，也影響到學(xué)生的就業(yè)，甚至?xí)绊懙綄W(xué)生今后的前途。大學(xué)生檔案材料當(dāng)中記錄了大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)以及各種社會(huì)實(shí)踐鍛煉，這都是學(xué)校教育、考察和對(duì)大學(xué)生進(jìn)行培養(yǎng)的第一手材料，這也更是各個(gè)用人單位在招聘人才當(dāng)中的一個(gè)重要參考資料。目前，在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大背景下，各大高校的大學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)了很多新的情況、新的問題。所以，對(duì)高校大學(xué)生檔案管理進(jìn)行認(rèn)真的探討是十分有必要的。
1.1相關(guān)法律、法規(guī)不完善、不健全
在我國(guó)所制定的法律當(dāng)中，雖然一部分內(nèi)容涉及到了檔案方面，但是這些內(nèi)容很多都十分抽象，也就是說，我國(guó)沒有針對(duì)高校大學(xué)生檔案管理而專門頒布相關(guān)的法律法規(guī)。因缺少相關(guān)條文的約束，導(dǎo)致了建檔標(biāo)準(zhǔn)不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，最終導(dǎo)致了多數(shù)高校的大學(xué)生檔案不規(guī)范、不完整。
1.2學(xué)生檔案管理工作未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
目前，我國(guó)各大高校的大學(xué)生檔案管理機(jī)制仍然不健全、不完善，在缺少“標(biāo)準(zhǔn)化”或者“公權(quán)力”的約束之下，導(dǎo)致檔案的“權(quán)威性”遭到了多方面的挑戰(zhàn)與質(zhì)疑，總的來說主要有以下幾個(gè)方面：(1)歸檔材料的手續(xù)不完整；(2)檔案材料頁(yè)面沒有表面確切的日期；(3)頁(yè)面設(shè)置格式不統(tǒng)一；(4)書寫用筆也存在不規(guī)范等等。
1.3檔案管理形式單一，管理技術(shù)落后
各大高校的在校大學(xué)生的檔案是其今后社會(huì)人事檔案的基礎(chǔ)。目前，檔案電子化、信息化得到了不斷的發(fā)展，多數(shù)高校的學(xué)生檔案依舊使用的是紙質(zhì)檔案。據(jù)一些高校的工作人員來講，因目前還沒有出現(xiàn)一套權(quán)威的，適用的、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，所以，很多高校的學(xué)生檔案管理模式、管理體制、管理技術(shù)手段都相對(duì)落后。
1.4檔案信息不完整
目前，我國(guó)各大高校的學(xué)生檔案信息不完善。一方面是由歸檔時(shí)間及歸檔制度不完善所導(dǎo)致的。由于檔案信息不能及時(shí)得到歸檔，會(huì)造成檔案材料當(dāng)中大學(xué)生信息不完整；另一方面是由歸檔材料不完整所導(dǎo)致的，歸檔材料一般只是涉及到學(xué)生在校期間的入學(xué)登記表、入學(xué)成績(jī)、在校成績(jī)、學(xué)籍、黨(團(tuán))材料等，這些內(nèi)容在今后學(xué)生發(fā)展當(dāng)中用途是很小的，并且這為用人單位所提供的參考依據(jù)也不是很全面。
2改進(jìn)和加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策與措施
2.1加強(qiáng)我國(guó)高校大學(xué)生檔案管理工作的法制建設(shè)
伴隨著我國(guó)高等教育的進(jìn)一步擴(kuò)招，大學(xué)生人數(shù)在逐年的攀升，進(jìn)而使得大學(xué)生檔案成為高校人事檔案管理工作的重中之重。對(duì)每個(gè)大學(xué)生來講，在校期間的檔案是個(gè)人檔案的基礎(chǔ)，也將成為其就業(yè)，甚至以后評(píng)職稱等一系列事情的前提和基礎(chǔ)。所以，我國(guó)相關(guān)部門需要從大學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，盡早出臺(tái)一些關(guān)于大學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)與政策，從而使大學(xué)生檔案管理實(shí)現(xiàn)有法可依，這也為大學(xué)生檔案管理工作的不斷完善打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.2對(duì)大學(xué)生檔案信息及時(shí)收集、整理和歸檔
大學(xué)生的檔案所記錄的信息包括了該學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)經(jīng)歷，由于大學(xué)生的檔案材料在其就業(yè)當(dāng)中的起到了重要作用，并且考慮到大學(xué)生就業(yè)推薦和招聘工作的超前性，因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)學(xué)生在校期間的所有表現(xiàn)材料進(jìn)行全部收集，并進(jìn)行認(rèn)真的核對(duì)和填寫，這收集、整理等工作應(yīng)當(dāng)完全符合檔案收集的正常順序，從而保證了檔案材料在整個(gè)收集過程當(dāng)中的保密性、安全性，這不僅是對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，而且也是對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)，對(duì)用人單位負(fù)責(zé)，更是對(duì)社會(huì)的一種負(fù)責(zé)。
2.3加大歸檔信息范圍
目前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)大學(xué)生生活和學(xué)習(xí)的特點(diǎn)，擴(kuò)大對(duì)高校大學(xué)生檔案的歸檔范圍，這樣，不僅可以記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)方面的成績(jī)，而且還可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生的個(gè)性特征、思想品德、發(fā)展?jié)撃?、心理素質(zhì)等多個(gè)方面信息的歸檔。比如：(1)誠(chéng)信記錄。講求信用、為人誠(chéng)實(shí)，這是做人的一個(gè)基本原則。大學(xué)生是社會(huì)各階層的精英分子，應(yīng)該認(rèn)真地做到誠(chéng)實(shí)守信，并且這也是多數(shù)用人單位在選擇大學(xué)生的前提條件；(2)創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是一個(gè)民族得以進(jìn)步的靈魂，它是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)展的不竭動(dòng)力。大學(xué)生的檔案材料不僅需要關(guān)注學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，而且還應(yīng)當(dāng)詳盡地記錄學(xué)生的實(shí)踐能力和創(chuàng)新能力等。
綜上所述，大學(xué)生的檔案管理工作是關(guān)系大學(xué)生成長(zhǎng)以及今后事業(yè)發(fā)展的重要工作，應(yīng)當(dāng)引起黨和政府的高度重視，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)與各大高校攜起手來，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)各大高校在校大學(xué)生檔案管理工作的指導(dǎo)。作為高校的檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)以高度的使命感和責(zé)任心，大膽探索，不斷創(chuàng)新，逐步做好大學(xué)生檔案管理工作，從而更好地為在校大學(xué)生服務(wù)，為用人單位提供可靠的選取人才的依據(jù)。
Abstract: Through the analysis of the generated background and advantages of electronic archives, the paper expounds the inevitability of electronic archives, and emphasizes the importance of the preparation work before reception and the main channels of reception.
Key words: promote; electronic archives; reception
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2012）
自中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部建辦標(biāo)函【2007】738號(hào)《關(guān)于的通知》下達(dá)以來，全國(guó)各地不少地區(qū)的城建檔案館已試行和開展了電子檔案的接收工作，探索出許多好的經(jīng)驗(yàn)，摸索出很多成功的路子。但就絕大多數(shù)地區(qū)的城建檔案館、室而言，目前還處在等待、觀望或正著手準(zhǔn)備的初級(jí)階段。為積極推進(jìn)電子檔案的接收工作，不斷提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平，本文就認(rèn)真做好電子檔案接收前期各項(xiàng)準(zhǔn)備工作談點(diǎn)規(guī)淺認(rèn)識(shí)。
一、廣泛實(shí)行電子檔案是必然的發(fā)展趨勢(shì)
中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117—2007），已于2008年1月1日期正式實(shí)施。這就表明，建設(shè)電子文件和電子檔案，已經(jīng)納入城建檔案館、室業(yè)務(wù)范圍，庫(kù)藏檔案資源又增添了新成員。目前尚未開展電子檔案接收工作的，不管有多少理由，但總歸是庫(kù)藏檔案資源建設(shè)的損失，是城建檔案工作的遲滯。為彌補(bǔ)落后，抓緊趕隊(duì)，我認(rèn)為首要的是盡快提高對(duì)建設(shè)電子文件和電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)，以敦促早日展開行動(dòng)。
1、科學(xué)技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生電子檔案。人類對(duì)信息記錄、存儲(chǔ)的要求，隨著社會(huì)的進(jìn)步而發(fā)展?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)應(yīng)用的普及和深入，人類社會(huì)活動(dòng)的記錄形式發(fā)生了重大變化，眾多的非紙質(zhì)文件得以生成或產(chǎn)生。尤其在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢(shì)之下，工程電子文件和電子檔案便應(yīng)運(yùn)而生，而其主體地位會(huì)越來越明顯，它必將徹底改變我們所熟悉的工作方式。這種信息時(shí)代帶來的沖擊和挑戰(zhàn)，城建檔案工作者必須清醒地認(rèn)識(shí)，這是信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是順應(yīng)時(shí)展的新要求。為此，必須從思想和理論上充分認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，從而把電子檔案的開發(fā)、運(yùn)用盡快地提到議事日程。
2、電子檔案生動(dòng)形象地再現(xiàn)了生產(chǎn)社會(huì)實(shí)踐。城建檔案館、室所接收的電子檔案，是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案永久保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)。它和紙質(zhì)檔案一樣，同樣具有原始記錄性，具有有效性、階段性、完整性等特點(diǎn)。所不同的是，電子檔案比紙質(zhì)檔案能更生動(dòng)、更形象地再現(xiàn)生產(chǎn)社會(huì)的實(shí)踐過程，同時(shí)更有利于檔案信息資源的整合和快速傳遞。因?yàn)榻ㄔO(shè)工程電子文件是在生產(chǎn)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式將生產(chǎn)的全過程逼真地存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備去閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳送。讀取電子檔案，如同身臨生產(chǎn)和施工現(xiàn)場(chǎng)，其真實(shí)性和感染力，使其更富有利用價(jià)值。
3、電子檔案可以提高工作效率和生產(chǎn)力。隨著城建檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案工作從初期從手工操作、查詢、保管到目前的計(jì)算機(jī)查詢、信息傳輸、下載、智能監(jiān)控保管等，把人們從繁重單調(diào)的操作中解放出來，同時(shí)也使各種載體的檔案得到了更好地保護(hù)，減少了人為的損傷和破壞，延長(zhǎng)了檔案的壽命，提高了查檔調(diào)檔的速度，降低了管理成本，提高了工作效率。信息社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，基本特點(diǎn)是信息資源數(shù)字化，信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。電子檔案是完全數(shù)字化的檔案，就充分體現(xiàn)了這一點(diǎn)。它可以通過網(wǎng)絡(luò)虛擬空間，快速、高效、多方位地輸出、傳遞檔案信息和交流，與館內(nèi)計(jì)算機(jī)管理程序相融合，完成各種業(yè)務(wù)需要，不需再加工，便完成檔案信息資源的共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合。電子檔案，為檔案工作提供了自動(dòng)化、系統(tǒng)化的管理手段，簡(jiǎn)化了數(shù)字化流程，有利于做各種數(shù)據(jù)分析，快速提供有價(jià)值的參考數(shù)據(jù)，管理上更為靈活廣泛，大大提高了工作效率和生產(chǎn)能力。
4、電子檔案可以節(jié)約大量存儲(chǔ)空間。
目前，城建檔案館、室電子檔案的形成，無非二種情形，一是將現(xiàn)有庫(kù)藏檔案掃描數(shù)字化，形成電子檔案；二是按照《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要求新接收的直接形成的電子檔案。前者形成的電子檔案不會(huì)減少紙質(zhì)檔案對(duì)空間的占用，后者接收的電子檔案，在近期可以節(jié)省一部分庫(kù)藏空間。如施工過程中的一些表格、一些材料的實(shí)驗(yàn)報(bào)告等，完全可以只收電子文件，紙質(zhì)檔案則可以免除。展望長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，將來很可能形成只收電子檔案，而無需再收紙質(zhì)檔案，豈不更節(jié)省存儲(chǔ)空間，同時(shí)也大大節(jié)約了基建成本。
5、電子檔案便于異地備份規(guī)避災(zāi)害隱患。城建檔案異地存儲(chǔ)備份，是規(guī)避不可抗拒的自然災(zāi)害對(duì)檔案造成危險(xiǎn)隱患，確保檔案安全的重要手段。特別是四川汶川地震等自然災(zāi)害發(fā)生后，這一問題更引起了國(guó)家及各級(jí)的高度重視。2010年5月，“全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議”要求：“原則上，無論是檔案館，還是檔案室，所有應(yīng)歸檔保存的電子文件都應(yīng)至少有一套異地備份。”國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部，為確保做好檔案異地備份工作，還為各省異地備份劃分了對(duì)口省份和地點(diǎn)。
電子檔案異地備份的提出，是適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展而強(qiáng)調(diào)的新要求，同時(shí)也是基于電子檔案便于存儲(chǔ)傳遞的特點(diǎn)，這是紙質(zhì)檔案難以做到的事情。因此，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，大力接收建設(shè)工程電子檔案，已是刻不容緩的重要工作。
二、認(rèn)真做好接收電子檔案的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作
首先，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)于提升檔案管理水平的高低有著至關(guān)重要的影響，如果醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)過低，那么就無法提高檔案管理的效率與成效。故此，要提升醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理水平的第一個(gè)途徑就是提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，其途徑有兩個(gè)。一是提高對(duì)于檔案管理人員的招聘要求，在招聘時(shí)，可以注明檔案管理專業(yè)的人員有限，其次有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員優(yōu)先，從招聘入手，可以有效地確保高水平的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理。二是加強(qiáng)對(duì)在職的管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，不管在職人員是否科班出身或者是有檔案管理的經(jīng)歷，在入職之前，都要對(duì)其進(jìn)行關(guān)于檔案管理內(nèi)容的入職培訓(xùn)，除了要有入職培訓(xùn)外，還應(yīng)該有定時(shí)的培訓(xùn)，如果在職人員每個(gè)月都要開展相應(yīng)的培訓(xùn)，可以組織專業(yè)的檔案管理人員來開展講座，讓專業(yè)人員針對(duì)近一個(gè)月員工在檔案管理上存在的問題進(jìn)行解惑。故此，要提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理水平，首先就要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。
二、確保檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，提高管理效率
“巧婦難為無米之炊”，所以要提升醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理水平，那么就要為檔案管理人員提供相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備，例如打印機(jī)、電腦、檔案柜等等基礎(chǔ)設(shè)施。因?yàn)闄n案管理人員要借助電腦來實(shí)現(xiàn)信息的共享以及保存，所以在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理過程中，電腦是必備品。除此之外，要進(jìn)行檔案保存，也需要打印檔案資料等等，所以打印機(jī)也是必需品，還有為了使得檔案的保管更加地整齊有序，檔案資料柜也是必須的。故此，要提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理水平，其次也要滿足所有的檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，這樣更好地提高管理人員的工作效率。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高管理效率
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在我們的生活和工作當(dāng)中的應(yīng)用也是越來越廣泛的，所以提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理水平的途徑之一就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高管理效率。首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，可以更好地實(shí)現(xiàn)信息的共享，從而使得檔案管理人員更好地獲得相關(guān)的信息，如果某人要進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移，那么檔案管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移，然后再進(jìn)行紙質(zhì)版的檔案管理。通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移，可以有效地確保檔案的完整性，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案在移動(dòng)的過程中可能會(huì)出現(xiàn)缺漏，從而使得檔案資料缺失。其次，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的信息化管理，是對(duì)檔案的共享，因?yàn)獒t(yī)療檔案不僅僅是某個(gè)制定單位要用到的資源，更是多個(gè)單位在工作過程中需要用到的資料，如果能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化，那么各個(gè)單位就可以通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，從而更好地提高檔案管理人員的工作效率。故此在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理過程中，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高管理效率。
四、完善職責(zé)內(nèi)容，提高工作效率
檔案管理并不是一項(xiàng)輕松的工作，因?yàn)獒t(yī)療保險(xiǎn)的檔案是非常多，所以醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員就要做好相應(yīng)的分工合作，明確每個(gè)職位的工作職責(zé)。例如在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理中一共設(shè)置有五個(gè)職位，那么就要用書面的語(yǔ)言來對(duì)該五個(gè)職位的工作職責(zé)進(jìn)行描述，然后管理人員在工作的過程中才能更加地清楚自己的工作職責(zé)，從而更好地完成自身的工作。而且完善職責(zé)內(nèi)容，可以確保檔案管理工作出現(xiàn)管理漏洞，從而導(dǎo)致管理效率低下。故此，在醫(yī)療保險(xiǎn)的檔案管理中，要提高管理水平，相關(guān)的負(fù)責(zé)人就要做好職責(zé)分工的工作，這樣才能更好地確保檔案管理工作的全面性。
信息化時(shí)代的到來對(duì)檔案管理水平的提高有著促進(jìn)作用，信息化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理過程中，因受到諸多層面因素的影響，管理問題層出不窮，提高檔案管理水平就要注重科學(xué)方法的應(yīng)用。
一、提高檔案管理科學(xué)化水平的重要性和需求分析
（一）提高檔案管理科學(xué)化水平的重要性。提高檔案管理科學(xué)化水平有利于提高檔案的利用價(jià)值，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的良好發(fā)展，并最終有助于和諧社會(huì)的構(gòu)建，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展提供有力的支持。
（二）提高檔案管理科學(xué)化水平的需求分析。提高我國(guó)的檔案管理科學(xué)化水平，各行各業(yè)都有著其實(shí)際的需求。當(dāng)前已經(jīng)入信息化社會(huì)，各行各業(yè)信息化程度都在不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式存在諸多問題，已經(jīng)明顯滯后于社會(huì)整體進(jìn)程，只有提高檔案管理科學(xué)化水平才能為各項(xiàng)工作的開展提供相應(yīng)的高效服務(wù)。提高檔案管理的科學(xué)化水平是當(dāng)前時(shí)展的必然要求。
二、檔案管理的現(xiàn)狀以及科學(xué)化管理的策略探究
（一）檔案管理的現(xiàn)狀分析。從當(dāng)前我國(guó)的檔案管理現(xiàn)狀來看，在諸多層面上還存在著許多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在檔案資料歸檔過程中對(duì)信息的歸集缺乏重心等。一些檔案管理人員對(duì)檔案的價(jià)值還缺少充分的認(rèn)識(shí)，如完整地收集檔案的信息，就必然會(huì)影響檔案自身的價(jià)值。
對(duì)檔案進(jìn)行管理沒有注重相應(yīng)管理制度的完善建立。由于缺乏完善以及科學(xué)的檔案管理機(jī)制，使得具體的檔案管理工作缺少理論的指導(dǎo)，對(duì)檔案管理人員的工作規(guī)范性目標(biāo)就很難有效實(shí)現(xiàn)。沒有了完善的制度就會(huì)制約檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，并很難提高工作人員的工作積極性。這些層面的問題的存在對(duì)檔案管理效果有著很大影響。
再者，沒有注重檔案管理人員自身的水平提高。檔案管理工作的實(shí)施需要有專業(yè)化的人員，但是在實(shí)際中檔案管理人員自身的專業(yè)水平有限，沒有注重自身專業(yè)知識(shí)技能的加強(qiáng)，在文化素質(zhì)以及思想道德水平上都相對(duì)比較低，這些都會(huì)影響檔案管理的整體效率。還有就是檔案管理理念相對(duì)比較落后，這些也會(huì)影響管理工作的效率。
另外，在檔案管理工作的實(shí)施過程中，沒有注重檔案管理的信息化建設(shè)工作。在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的情況下，檔案管理沒有注重信息化的建設(shè)，這會(huì)從根本上影響管理水平和效率。檔案信息化建設(shè)過程中，在數(shù)據(jù)上缺乏完整性，檔案的共享度不高，以及軟硬件的設(shè)備建設(shè)方面還沒有得到有效完善，這些都會(huì)影響檔案管理水平的提高。
（二）檔案科學(xué)化管理的策略探究。加強(qiáng)對(duì)檔案科學(xué)化管理水平的提高，就要從多方面加以重視。
第一，加強(qiáng)對(duì)檔案管理科學(xué)化觀念的轉(zhuǎn)變。要想將檔案管理的質(zhì)量水平提高，就要充分注重從思想觀念上及時(shí)轉(zhuǎn)變。理念是行動(dòng)的先導(dǎo)，所以在檔案管理的工作實(shí)施過程中，就要充分注重理性的分析，在思想觀念上跟上時(shí)展步伐，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理體制，及時(shí)更新管理制度，不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的公益性以及社會(huì)性。
第二，對(duì)檔案管理的科學(xué)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就要從檔案管理人員專業(yè)化水平的提高上進(jìn)行落實(shí)。檔案管理人員在自身的專業(yè)化水平素養(yǎng)上要不斷提高，不斷加強(qiáng)檔案管理理論以及業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)，注重專業(yè)化的培訓(xùn)，熟練掌握檔案管理的一些基礎(chǔ)知識(shí)技能。在對(duì)檔案的編目以及文書立卷等方面都要做到熟練操作。要不斷提高檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和政治素養(yǎng)。
第三，加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在對(duì)檔案的管理發(fā)展過程中，要從多方面重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展目標(biāo)。在對(duì)檔案的移交以及檢查審批的工作實(shí)施過程中要注重優(yōu)化檔案資料的保管環(huán)境以及保管條件。在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面要加強(qiáng)投入，保障信息化的檔案管理業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
第四，檔案管理質(zhì)量水平的提高。檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的重要方向，只有實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化目標(biāo)，才能與時(shí)代的發(fā)展要求相適應(yīng)。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理過程中，管理的效率相對(duì)比較低，影響了檔案管理整體水平的提高。而信息化技術(shù)的應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，就能促使檔案信息共享功能的充分發(fā)揮。
第五，完善檔案管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓，在對(duì)檔案的實(shí)際管理工作過程中，要注重管理制度的完善制定，結(jié)合實(shí)際細(xì)化管理措施，形成良好的檔案管理氛圍。這些措施的實(shí)施將有助于檔案管理整體水平的提高。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在檔案管理過程中只有充分注重檔案管理的效率的提高，才能保障檔案管理的整體質(zhì)量。在具體的管理工作實(shí)施中，要緊密地結(jié)合實(shí)際情況運(yùn)用相應(yīng)的管理方法。
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隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)不斷取得新的成就，我國(guó)的社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)、政治和文化都取得了長(zhǎng)足的發(fā)展。尤其是當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，在高速的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度保障下，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提高，這就使得我國(guó)的社會(huì)文化生活和政治生活出現(xiàn)了新的要求。所以，在這樣的歷史形勢(shì)下，單位提高檔案的管理水平是深入的貫徹科學(xué)發(fā)展觀的必然要求，也是不斷提升我國(guó)文化實(shí)力，提高我國(guó)企業(yè)單位管理水平的關(guān)鍵所在。在當(dāng)前的世界發(fā)展形勢(shì)下，提高檔案的科學(xué)管理水平，是當(dāng)前告訴發(fā)展的經(jīng)濟(jì)提出的要求，也是順應(yīng)當(dāng)前科技發(fā)展趨勢(shì)的必然。所以，筆者認(rèn)為不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平是必然趨勢(shì)。本文將針對(duì)我國(guó)如何提高檔案管理的科學(xué)化水平進(jìn)行一定的分析和研究。
一、提高檔案科學(xué)管理水平的必然性分析
首先，提高檔案管理的水準(zhǔn)本身就是提高我國(guó)文化管理水平，相應(yīng)當(dāng)前我們建設(shè)和諧社會(huì)和科學(xué)發(fā)展觀的必然要求。作為我國(guó)文化實(shí)力的重要體現(xiàn)，檔案的管理可以有效的體現(xiàn)出中華民族作為一個(gè)以集體主義為要義的民族發(fā)展要義。在各種檔案中，包含了幾乎涉及到我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)和文化等各個(gè)方面的資料。這些資料本身是有很強(qiáng)說服力的，其能夠有效的反映出我國(guó)在不同歷史階段的各種資料和狀況，這不僅僅是對(duì)我們過去歷史的一種保存，更是對(duì)將來發(fā)展做出指導(dǎo)的一種有力的保障。所以，只有不斷的提高我國(guó)檔案管理的科學(xué)發(fā)展水平，才能夠更好的做好檔案的管理工作，最大限度的發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。
其次，提高檔案管理的科學(xué)化水平本身能夠提高我國(guó)檔案管理的水平。在很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，檔案的管理工作在我國(guó)都是采取手動(dòng)的方式進(jìn)行。這不僅僅要耗費(fèi)大量的人力，也不利于儲(chǔ)存和資料的取用。并且很多的單位都對(duì)檔案的管理工作不夠重視，這樣就直接的導(dǎo)致了我國(guó)檔案管理的混亂。在當(dāng)前高速發(fā)展的信息技術(shù)支撐下，我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷提高，在各個(gè)領(lǐng)域都取得了廣泛的應(yīng)用。所以，將以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的科學(xué)化管理技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，不僅僅可以提高檔案的管理質(zhì)量，還能夠節(jié)省大量的人力和物力，并且能夠有效的提高檔案的利用率，不僅對(duì)單位來講能夠有效的節(jié)省成本，也能夠是檔案獲得最大限度的應(yīng)用。
二、提高檔案管理科學(xué)化水平的措施
首先，加快現(xiàn)代化檔案管理體系的建立。在建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理體系的過程中，就必須要先樹立起檔案管理的觀念，這本身就是我國(guó)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)所在。前文中我們也提到過，當(dāng)前的檔案管理最主要的問題就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，往往都是由單位內(nèi)部的人員兼職管理。所以，在檔案管理的工作中，就要建立起一整套檔案管理的機(jī)制。將檔案管理的機(jī)制建設(shè)作為檔案管理工作的重點(diǎn)，建設(shè)起一套相對(duì)完整的，適合單位發(fā)展的管理機(jī)制。要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制和檔案管理理念進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，加強(qiáng)檔案的利用。根據(jù)檔案管理工作不同的性質(zhì)，實(shí)行確定的定崗定責(zé)的管理模式。在檔案管理的體系上，要建立起一整套的檔案管理班子，要由主要的領(lǐng)導(dǎo)作為檔案管理的全局管理者，通過上下級(jí)的部門管理和監(jiān)督，確定專門的檔案管理人員。這樣才能夠不斷的健全的檔案管理的工作制度，也能夠更好的促進(jìn)檔案的管理，提高檔案管理的質(zhì)量。
其次，要提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理工作本身就是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，而且檔案的管理工作本身也是對(duì)工作人員要求比較高的。這就要求我們?cè)谔暨x檔案管理的人才過程中，首先就要要求人才能夠具備相當(dāng)?shù)臋n案管理基礎(chǔ)知識(shí)，要有一定的檔案管理的基本理念。同時(shí)，針對(duì)不同單位不同部門的檔案管理實(shí)際，檔案的管理人員還要具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。在檔案管理的信息化進(jìn)程中，由于信息化本身為檔案管理帶來了很大的便捷，所以檔案的管理人才還要具備一定的信息技術(shù)知識(shí)，要熟練的使用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行收集和管理。同時(shí)，由于檔案的檔案管理工作人員在素質(zhì)上存在一定的問題，這就要求單位要定時(shí)定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)素質(zhì)的培訓(xùn)。只有這樣才能夠不斷的加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。并且，在日常的工作中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的獎(jiǎng)懲，對(duì)那些模范的管理人員以及在業(yè)務(wù)能力上比較突出的人，要做出一定的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能夠有效的促進(jìn)檔案管理人員自覺的學(xué)習(xí)和進(jìn)步。
第三，要加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理的信息化本身不僅僅是要求檔案管理的理念先進(jìn)，也并不是單純的要求檔案管理人員的素質(zhì)比較高，還要有相當(dāng)?shù)挠布O(shè)施。所以，在檔案管理的科學(xué)化水平提高過程中，要求單位要及時(shí)的更新相關(guān)的硬件設(shè)備。要在硬件和軟件上都具備相當(dāng)?shù)乃疁?zhǔn)，才能夠滿足檔案管理的信息化改造。單位需要成立專門的檔案管理工作室，并且購(gòu)買相關(guān)的專門檔案管理軟件，只有這樣才能夠有效的促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化水平提高。
最后，要促進(jìn)檔案管路的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。對(duì)于檔案管理來講，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理能夠有效的促進(jìn)檔案管理效率的提高。我們要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，加強(qiáng)監(jiān)督，及時(shí)的對(duì)檔案的管理以及開發(fā)做出相關(guān)的審核，做好檔案的處理工作。同時(shí)，要健全檔案管理的評(píng)估機(jī)制。運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式以及先進(jìn)的管理設(shè)施，對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行科學(xué)化的管理，采取先進(jìn)的技術(shù)以及設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的管理，這樣才能夠不斷地健全檔案的管理機(jī)制，提高檔案管理的效果。
衛(wèi)生院的檔案利用率對(duì)于促進(jìn)檔案管理在衛(wèi)生院管理中的作用具有重要意義。因此需要加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生院檔案利用率較低的原因分析，尋找有效解決途徑。
一、衛(wèi)生院檔案利用率低下原因
（一）檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料。衛(wèi)生院從衛(wèi)生院的醫(yī)療、行政、人事、后勤等方面出發(fā)，制定了與實(shí)際相適應(yīng)的管理制度，管理制度較為健全。但是在多數(shù)的衛(wèi)生院，檔案管理的相關(guān)制度較為欠缺，只有極少數(shù)的衛(wèi)生院會(huì)把檔案管理工作的成績(jī)作為工作項(xiàng)目的考核目標(biāo)。這在很大程度上降低了檔案工作人員的積極性，從而導(dǎo)致工作質(zhì)量下降，檔案收集效率低下，很難形成完整的檔案資料，無法為衛(wèi)生院的管理者提供及時(shí)準(zhǔn)確的參考信息。
（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平。在檔案管理中，管理人員是核心因素。檔案管理員水平的高低將直接影響衛(wèi)生院的檔案管理工作的質(zhì)量。目前，在衛(wèi)生院中檔案管理人才的缺失現(xiàn)象十分普遍，部分領(lǐng)導(dǎo)由于缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，委派非專業(yè)人士進(jìn)行檔案管理工作，這在很大程度上降低了檔案管理水平，從而導(dǎo)致檔案無法得到有效利用。
（三）硬件投入不足，缺乏基礎(chǔ)保障。一部分比較偏遠(yuǎn)的衛(wèi)生院，經(jīng)濟(jì)條件較差，檔案管理硬件落后，管理技術(shù)水平較為低下，很難按照相關(guān)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資料的存入。這嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)行，造成檔案資料收集不全，無法發(fā)揮其自身的利用價(jià)值，利用率低下。
二、提高衛(wèi)生院檔案利用率措施
（一）要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理效率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有方便、快捷的優(yōu)勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以大大提高檔案人員的工作效率，提升檔案管理的質(zhì)量，從而提高檔案利用率。但利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理也存在一定的缺點(diǎn)，主要是檔案資源保密事項(xiàng)無法得到充分保證。衛(wèi)生院利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理必須嚴(yán)格按國(guó)家保密規(guī)定，嚴(yán)禁將檔案資料傳送到網(wǎng)上進(jìn)行公開。即使是衛(wèi)生院的內(nèi)部局域網(wǎng)，仍然需要加警惕，防止非相關(guān)人員閱讀的檔案資料。
（二）提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素。在檔案管理中，人是最為關(guān)鍵的因素，起到統(tǒng)籌規(guī)劃和具體執(zhí)行的作用。在檔案形成過程中既需要領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌規(guī)劃，又需要具體工作人員的收集、整理和匯編。檔案的后期利用是全員參與的過程，只有大家充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，正確地利用檔案，才能真正提高檔案的利用率。檔案管理水平直接取決于檔案管理人員。要想提高衛(wèi)生院的檔案質(zhì)量，使檔案得到充分利用，就必須提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。這既需要培養(yǎng)檔案管理工作者的文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)知識(shí)水平，還需要檔案管理工作者了解計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，這樣才能提升檔案管理的水平和效率，形成高質(zhì)量的檔案，為提升檔案的利用率奠定基礎(chǔ)。
（三）全方位搜集資料，提高檔案質(zhì)量。檔案材料來源是影響檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)因素。檔案資料來源于衛(wèi)生院的方方面面，每個(gè)人都是潛在的檔案資料來源者。因此檔案管理人員需要在單位中具備一定的協(xié)調(diào)、應(yīng)對(duì)能力，能夠處理好各方關(guān)系，收集各方面材料。此外，檔案后期的材料整理、鑒定、保管對(duì)檔案質(zhì)量的提升也具有重要影響。這是一項(xiàng)需要較強(qiáng)操作性的工作，衛(wèi)生院檔案管理者必須在了解相關(guān)管理規(guī)定，按照要求，合理分類、整理匯編檔案材料。衛(wèi)生院通過科學(xué)的研究，在檔案整理、服務(wù)方式等方面做出創(chuàng)新，可以幫助提升檔案質(zhì)量，從而提高檔案利用率。檔案管理工作是一項(xiàng)看似簡(jiǎn)單，實(shí)際十分繁瑣的工作，要想保證檔案質(zhì)量，管理人員必須具有充分的耐心，從細(xì)節(jié)出發(fā)，做好每一項(xiàng)小工作。
（四）完善檔案管理規(guī)章制度。俗話說，“不以規(guī)矩不能成方圓”，要想提高檔案利用率，就必須建立檔案管理規(guī)章制度。一般來說，檔案管理制度囊括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、文書檔案分類編號(hào)制度，每一項(xiàng)制度都深入檔案管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)，對(duì)檔案管理工作做出最為嚴(yán)格的規(guī)定，保證檔案管理有制度可循。
三、結(jié)語(yǔ)
造成衛(wèi)生院中檔案利用率較低的原因有：檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料；缺乏專業(yè)的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平；硬件投入不足，缺乏基礎(chǔ)保障。解決這一問題的途徑有：利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理效率；提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素；全方位搜集資料，提高檔案質(zhì)量；完善檔案管理規(guī)章制度。
【參考文獻(xiàn)】
[1]姜海峰，宋強(qiáng). 提高檔案利用率的研究與探討[J].環(huán)球市場(chǎng)， 2016（10）.
[2]張少偉.提升電子檔案利用率的有效策略研究[J].時(shí)代報(bào)告：學(xué)術(shù)版， 2015（9）：20-20.
在信息化迅速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，越來越多的電子文件格式被廣泛應(yīng)用，檔案管理的對(duì)象也由最初的傳統(tǒng)紙質(zhì)版資料和文獻(xiàn)變得越來越電子化和現(xiàn)代化，目前我國(guó)在檔案管理的工作方面運(yùn)用是的相對(duì)保守的傳統(tǒng)管理方式，由于長(zhǎng)期的管理制度不完善導(dǎo)致了檔案管理中的管理缺失，無法在管理工作中適應(yīng)現(xiàn)代化檔案形式的管理需求。
【關(guān)鍵詞】
現(xiàn)代化檔案；管理水平；管理方法
為針對(duì)現(xiàn)代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發(fā)展方向，只有通過對(duì)檔案管理水平和管理方法進(jìn)行提高、發(fā)展和完善，利用先進(jìn)的管理制度，保證在工作方式上對(duì)新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過科學(xué)管理理論和先進(jìn)管理制度的運(yùn)用，將對(duì)新型的電子資料的管理工作進(jìn)行合理的分類，利用科學(xué)的管理制度提出能夠適應(yīng)當(dāng)前檔案資料形式的現(xiàn)代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。
1 檔案管理現(xiàn)代化的含義
我國(guó)的檔案發(fā)展形式在世界信息化發(fā)展的步伐上，不斷更新檔案形式，發(fā)展成越來越多樣化和現(xiàn)代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時(shí)改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，對(duì)資料的保存方式也越來越多的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)格式不斷向電子化、多媒體化的方向發(fā)展，而對(duì)這些現(xiàn)代化的檔案信息進(jìn)行的管理工作，若還是以傳統(tǒng)的針對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行的管理方法進(jìn)行管理，無法將檔案資料的系統(tǒng)性和多樣性有效整合，只有針對(duì)現(xiàn)代化檔案的形式特點(diǎn)和性質(zhì)，利用科學(xué)檔案管理理論，成立針對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應(yīng)科技化的信息發(fā)展水平。
2 進(jìn)程中存在的問題
2.1檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低
隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對(duì)不高，在實(shí)際的管理工作中沒有受到相應(yīng)的重視和影響，因此對(duì)檔案管理的要求也越來越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在我國(guó)的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對(duì)檔案應(yīng)有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的工作方式和管理機(jī)制，而且在對(duì)檔案資料進(jìn)行編排和利用的過程中，存在著大量的分類處理不當(dāng)和管理方法不完善的方面，如果不進(jìn)行合理的、科學(xué)的改進(jìn)和完善，在工作中仍然用傳統(tǒng)的檔案管理方式，必定無法完成現(xiàn)代化檔案資料的管理工作。
2.2缺乏檔案管理專業(yè)人才
檔案管理是一項(xiàng)需要重點(diǎn)研究、系統(tǒng)分析的極富專業(yè)性要求的管理工作，因此在對(duì)管理人員的安排上，需要合理計(jì)劃、科學(xué)分工，首先將檔案管理的人員設(shè)置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進(jìn)行，了解新型的電子資料的特點(diǎn)，有針對(duì)性的進(jìn)行不同形式檔案的管理。但在我國(guó)目前的檔案管理工作中，對(duì)檔案管理人員的設(shè)置具有很大的非專業(yè)性，對(duì)檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現(xiàn)在的檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理水平和管理方式去對(duì)科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進(jìn)行管理工作，那么在對(duì)檔案的科學(xué)化、專業(yè)化管理方面將很難達(dá)到應(yīng)有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保證了檔案管理人員的專業(yè)水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統(tǒng)和不完善，但對(duì)于管理資源的投入需要有相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)支持和資金支持才能夠?qū)崿F(xiàn)，只有足夠的專業(yè)檔案管理資源才能保證管理工作在技術(shù)上和專業(yè)程度上能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案形式。目前我國(guó)的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現(xiàn)狀，除了工作人員數(shù)量不足，管理水平不專業(yè)之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和管理費(fèi)用的支持，想要改變傳統(tǒng)的檔案管理體制，還需要從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)介入，提高對(duì)工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進(jìn)行。
3 提高檔案管理現(xiàn)代化水平
傳統(tǒng)的檔案管理模式專業(yè)水平低，沒有足夠的技術(shù)和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現(xiàn)狀，為適應(yīng)科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過科學(xué)管理理論的學(xué)習(xí)和管理方式的參考提出新型的管理機(jī)制。首先針對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低的傳統(tǒng)管理方法和管理現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行正確的科學(xué)管理理論和先進(jìn)管理方法的學(xué)習(xí)和提高。其次在檔案管理工作人員專業(yè)性水平低的管理缺陷上，應(yīng)當(dāng)通過對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化和現(xiàn)代化管理理論的培訓(xùn)，根本上提高檔案管理的專業(yè)水平。再次，還應(yīng)改變對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，將專業(yè)人員和資金投入結(jié)合，使檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展方面有足夠的物資保證。
4 結(jié)束語(yǔ)
經(jīng)過對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式的分析，只有通過先進(jìn)的科學(xué)管理理論和管理方式的運(yùn)用，將目前的管理機(jī)制進(jìn)行革新，才能夠適應(yīng)當(dāng)今的電子化、信息化檔案發(fā)展形勢(shì)。針對(duì)新型的檔案形式需求和傳統(tǒng)文獻(xiàn)資料科學(xué)管理相結(jié)合，用新的管理方法對(duì)新的檔案形式進(jìn)行科學(xué)管理。
參考文獻(xiàn)：
［1］楊培花，楊德雄.提高檔案管理現(xiàn)代化水平的措施［J］.現(xiàn)代婦女：理論前沿，2014（1）：206
