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時(shí)間：2023-06-08 09:15:47
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中圖分類號(hào)：T49
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1672-3198（2012）04-0245-01
1檔案管理科學(xué)化的重要性
（1）檔案管理的科學(xué)化，是企業(yè)管理的中重要的一環(huán)。但在一些單位，容易忽視檔案管理的重要性，對(duì)檔案材料的管理雜亂無(wú)序，從而對(duì)企業(yè)管理決策產(chǎn)生不良的影響。如有的檔案僅保存在個(gè)人或各個(gè)部門(mén)，當(dāng)有人員調(diào)動(dòng)或離職，就容易造成檔案信息的斷裂；有的檔案管理不規(guī)范，檔案信息沒(méi)有及時(shí)更新，甚至對(duì)機(jī)密檔案沒(méi)有嚴(yán)格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。
（2）檔案管理是企業(yè)核心資源的管理，完善的檔案管理，反映出一個(gè)企業(yè)科學(xué)管理的水平，是企業(yè)核心資源可追溯的重要保證，也是企業(yè)重要決策來(lái)原的主要依據(jù)?？梢哉f(shuō)，檔案管理就是對(duì)企業(yè)重要信息的科學(xué)管理。
（3）檔案管理是企業(yè)歷史信息的管理，檔案管理做為企業(yè)的一項(xiàng)基本工作，是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)等信息的真實(shí)記錄，也是企業(yè)發(fā)展歷史的積淀，是企業(yè)文化的延伸。做為一項(xiàng)基本工作，建立一套適合本企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化的檔案管理體系，也是企業(yè)信息化的管理的前提。
2檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（1）對(duì)檔案管理工作重視不夠。雖然在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對(duì)其他部門(mén)而言還是屬于邊緣部門(mén)，企業(yè)資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動(dòng)頻繁，這些都容易造成檔案管理出現(xiàn)漏洞，檔案資料丟失，機(jī)密檔案泄密等，無(wú)法給企業(yè)決策提供必要的信息資源。
（2）檔案管理模式落后。在企業(yè)檔案管理工作中，大多數(shù)管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的技能培訓(xùn)，只是依幫傳帶的傳統(tǒng)模式來(lái)學(xué)習(xí)檔案管理，加上檔案管理部門(mén)在企業(yè)各部門(mén)中發(fā)言權(quán)較少，有的部門(mén)不及時(shí)將檔案整理歸納，或者借閱檔案不細(xì)致登記，都極易造成檔案資料流失。
（3）檔案管理科學(xué)化水平較低。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案文件的形式也發(fā)生較大的變化。在辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，電子文檔、圖片、音像資料等成為檔案原始記錄資料也越來(lái)越多的出現(xiàn)。而因檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作技能不足，極易造成電子檔案損壞、丟失、泄密、病毒感染等事件出現(xiàn)，如何運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行科學(xué)化檔案管理，提高檔案資料的完整性、安全性，對(duì)檔案管理工作者來(lái)講任重而道遠(yuǎn)。
3新時(shí)期檔案管理工作的對(duì)策
檔案管理工作要跟上時(shí)代的發(fā)展，就需要不斷提高管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)，通過(guò)科學(xué)的檔案管理機(jī)制，保障檔案管理完整性、連續(xù)性、完全性，從而為企業(yè)決策和發(fā)展提供必要的信息資源。新時(shí)期檔案管理工作可通過(guò)以下兩個(gè)方面做進(jìn)一步完善。
3.1外部環(huán)境
（1）加強(qiáng)對(duì)檔案工作法律法規(guī)的落實(shí)，建設(shè)檔案管理檢查和執(zhí)法隊(duì)伍，監(jiān)督和指導(dǎo)檔案管理工作的開(kāi)展。通過(guò)對(duì)設(shè)立諸如《檔案法》的宣傳月等手段，使人們認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，以此規(guī)范和促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。
（2）積極開(kāi)展工作交流。通過(guò)對(duì)檔案管理工作先進(jìn)單位的學(xué)習(xí)和交流，促進(jìn)和完善本單位檔案管理工作。通過(guò)定期舉辦地區(qū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，將檔案工作出現(xiàn)的新問(wèn)題、難題，通過(guò)與同行的交流，找到科學(xué)的解決方案。
（3）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案管理的行政部門(mén)，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案工作的檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，有針對(duì)性的開(kāi)展技能培訓(xùn)和指導(dǎo)，從而提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，使其更科學(xué)化、更規(guī)范化的做好檔案管理。
（4）借力檔案中介服務(wù)。在檔案管理中，企業(yè)為了節(jié)約管理成本，高效配置人力資源，可以將企業(yè)檔案管理工作委托給檔案中介進(jìn)行管理。而檔案中介服務(wù)，做為一個(gè)平臺(tái)，提供多樣化的托管、代管、寄存、整理等服務(wù)，通過(guò)檔案管理資源的優(yōu)化配置，提供安全的、科學(xué)的檔案管理，滿足企業(yè)檔案管理的需求。
3.2內(nèi)部建設(shè)
（1）提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)。在檔案管理工作，明確檔案管理的重要性，牢固樹(shù)立效用理念，創(chuàng)造重視檔案工作的企業(yè)氛圍，方便檔案收集，積極解決檔案工作中遇到的難題，讓檔案工作人員積極整理、完善檔案資料。
第二條 安保檔案是指將企業(yè)安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)管理工作，用文字、圖表、聲像等不同形式的載體，進(jìn)行收集、歸納和存放保管，即將安保工作臺(tái)帳資料收集整理歸檔。內(nèi)容包括：依據(jù)國(guó)家安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)的法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)制訂的安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和安全操作規(guī)程，安防和消防設(shè)施狀況、安全檢查、培訓(xùn)教育、發(fā)破案、事故調(diào)查和處理、經(jīng)警和槍支管理等。
第三條建立健全市、縣（市、區(qū)）局以及支局（班組）三級(jí)安保臺(tái)帳資料檔案管理制度，并作為工作考核內(nèi)容之一。市、縣（市、區(qū)）局安全主管部門(mén)以及支局（班組）應(yīng)明確管理人員（臺(tái)帳檔案管理責(zé)任人），對(duì)本單位安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)臺(tái)帳、檔案資料的收集、登記、整理，規(guī)范管理臺(tái)帳資料檔案。
第四條安保檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。在省局和地方政府主管部門(mén)指導(dǎo)下，市局監(jiān)督保障部負(fù)責(zé)對(duì)全市××企業(yè)安保檔案實(shí)施監(jiān)督考評(píng)管理。
第六條市、縣（市、區(qū)）局安全管理部門(mén)應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定將安保臺(tái)帳資料檔案管理工作納入評(píng)選安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)先進(jìn)單位或個(gè)人的條件之一。
第七條安保臺(tái)帳資料檔案歸檔的范圍：
一、市、縣（市、區(qū)）局和市局直屬單位范圍：
（一）安全管理機(jī)構(gòu)，包括：機(jī)構(gòu)設(shè)置；安全責(zé)任人、專（兼）職安全管理人員（含注冊(cè)安全主任）名冊(cè)。
（二）安全責(zé)任制，包括：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)和各崗位的安全職責(zé)；領(lǐng)導(dǎo)履行安全職責(zé)考評(píng)的情況；上級(jí)單位與本單位簽訂的安全責(zé)任書(shū)；本單位與所管轄的二級(jí)單位簽訂的安全責(zé)任書(shū)。
（三）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)工作的批示、講話的文書(shū)或聲像。
（四）安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)的管理規(guī)章制度；槍支、設(shè)備等安全操作規(guī)程。
（五）日常工作臺(tái)帳記錄，包括：工作計(jì)劃和總結(jié)；消防設(shè)施（設(shè)備）、經(jīng)警、槍支、金庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)等安全檢查；安全教育、隱患整改、事故調(diào)查和處理等記錄。
（六）安全教育，包括：安全教育的年度計(jì)劃；參加地方政府有關(guān)部門(mén)組織的安全培訓(xùn)、知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)記錄；安全責(zé)任人、安全管理人員參加安全培訓(xùn)、持證記錄；職工安全教育記錄；特種作業(yè)人員培訓(xùn)、考核、持證上崗記錄等。
（七）工程建設(shè)項(xiàng)目中安防設(shè)施審查（驗(yàn)收），包括：新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等工程項(xiàng)目的安全設(shè)施“三同時(shí)”報(bào)建與審批資料，各種證照領(lǐng)取資料。
（八）安全檢查記錄，包括：歷次（本單位和上級(jí)單位）安全檢查記錄；重點(diǎn)部位、專項(xiàng)安全檢查記錄。
（九）事故隱患整改，包括：事故隱患登記；應(yīng)急防范措施；整改要求、計(jì)劃措施；整改結(jié)果等記錄。
（十）事故調(diào)查和處理，包括：事故上報(bào)、登記記錄，事故調(diào)查報(bào)告、處理結(jié)案材料和防范措施等。
安全檢查和事故隱患整改的記錄必須有被檢查（隱患整改）單位負(fù)責(zé)人和檢查（負(fù)責(zé)隱患整改）人員簽名。
（十一）發(fā)破案記錄，包括：發(fā)案報(bào)告、破案經(jīng)過(guò)、處理結(jié)果等。
各單位可根據(jù)上述范圍結(jié)合本單位管理權(quán)屬范圍進(jìn)行安保檔案材料收集歸檔。
二、支局（班組）范圍：
（一）安全管理機(jī)構(gòu)，包括：上級(jí)安全機(jī)構(gòu)設(shè)置文件和本支局安全工作分工；安全責(zé)任人、兼職安全員（副支局長(zhǎng)擔(dān)任，無(wú)設(shè)副支局長(zhǎng)的由支局長(zhǎng)負(fù)責(zé)）及支局人員分工名冊(cè)。
（二）安全責(zé)任制，包括：上級(jí)下發(fā)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)和各崗位的安全職責(zé)文件和本單位負(fù)責(zé)人、各崗位職工安全工作職責(zé)；上級(jí)對(duì)本單位履行安全職責(zé)考評(píng)的情況；上級(jí)單位與本單位簽訂的安全責(zé)任書(shū)；本單位與崗位職工簽訂的安全責(zé)任書(shū)。
（三）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)工作的批示、講話的文件材料；上級(jí)下發(fā)的安全工作總結(jié)、工作要點(diǎn)；本單位工作計(jì)劃和總結(jié)；
（四）安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)的管理規(guī)章制度、檢查規(guī)范；各種設(shè)備的安全操作規(guī)程；上級(jí)制訂以及本單位結(jié)合實(shí)際制訂的遇突發(fā)事件的應(yīng)急處置的救援預(yù)案和防范措施，包括如：遇盜搶、詐騙、火災(zāi)、洪澇、地震等突發(fā)事件的應(yīng)急處置預(yù)案、辦法。
（五）日常工作記錄臺(tái)帳，包括：有關(guān)消防設(shè)施（設(shè)備）、電源線路及電器、物品堆放、門(mén)（鎖）重點(diǎn)部位等上級(jí)安全檢查隱患及整改（必須有被檢查單位檢查人員簽名）、本支局（班組）每日班前班后自查整改隱患等記錄；網(wǎng)點(diǎn)（金庫(kù)）出入登記簿、值守登記簿；防入侵報(bào)警設(shè)（撤）防登記簿（卡）等。
（六）安全教育臺(tái)帳，包括：上級(jí)下發(fā)的教育的年度計(jì)劃和本單位年度安全教育學(xué)習(xí)安排表；參加上級(jí)組織的安全培訓(xùn)、知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)記錄；本單位組織進(jìn)行的職工安全教育學(xué)習(xí)記錄簿；案例通報(bào)等有關(guān)學(xué)習(xí)資料。
（七）案件、事故及事故隱患自查情況上報(bào)登記記錄，案件、事故（隱患）報(bào)告材料（上報(bào)后自留一份存檔）。
第八條 安保檔案工作實(shí)行“同步”管理，即：下達(dá)任務(wù)與提出安全工作要求的文書(shū)材料的形成、積累、整理和歸檔同步；檢查工作與檢查記錄材料的形成、積累、整理和歸檔同步；鑒定、驗(yàn)收安防設(shè)施與鑒定、驗(yàn)收建設(shè)工程文件材料的立卷和歸檔同步；發(fā)案（事故）情況、調(diào)查處理、結(jié)案和歸檔同步。
第九條安保臺(tái)帳檔案資料的歸檔應(yīng)在以下時(shí)間內(nèi)完成：
(一)文書(shū)和聲像檔案由經(jīng)辦部門(mén)或者經(jīng)辦人員在每一項(xiàng)工作任務(wù)完成后移交檔案管理人員歸檔；
(二)工程建設(shè)項(xiàng)目中安防設(shè)施檔案，在工程任務(wù)下達(dá)后安全主管部門(mén)督促承建單位在工程驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)，復(fù)印一分交安全部門(mén)歸檔，周期過(guò)長(zhǎng)的可以按形成階段分期歸檔；
（三）重要的安全工作會(huì)議、專業(yè)性技術(shù)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)議的文件材料，在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理、立卷，并移交檔案管理人員歸檔。
（四）帶有密級(jí)的安全管理文件材料，應(yīng)由經(jīng)辦人隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。
（五）破案和事故處理后即將材料整理歸檔，隨后將對(duì)責(zé)任人的處理結(jié)果也一并歸檔。
第十條收集安保檔案材料時(shí)，應(yīng)保證安保檔案材料的完整。整理材料時(shí)，應(yīng)遵循檔案材料的形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和使用。
第十一條安保檔案材料整理過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)不同內(nèi)容和載體分別進(jìn)行立卷。對(duì)未完成的檔案材料，整理時(shí)應(yīng)單獨(dú)存放，等完成后組卷歸檔。
第十二條對(duì)錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤(pán)等非紙質(zhì)載體的安保檔案材料進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)將每一單項(xiàng)（盒或盤(pán)）作為一個(gè)保管單位，單獨(dú)編排檔號(hào)，并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類整理和編號(hào)。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應(yīng)編寫(xiě)互見(jiàn)號(hào)或互見(jiàn)卡。
第十三條反映和記錄本單位在安全管理或活動(dòng)中并對(duì)以后有重要參考借鑒作用的安保檔案材料，應(yīng)永久保存。在本單位組織或參與的重大的安全活動(dòng)中形成的，并具有一定參考價(jià)值的檔案材料，應(yīng)長(zhǎng)期保存。
第十四條 在職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，必須定期移交檔案管理人員集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
第十五條因機(jī)構(gòu)調(diào)整安全部門(mén)變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)妥善保管安保檔案，整理登記后向接收部門(mén)移交，不得散失。
檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，屬于歸檔范圍的文件材料必須全部上交，并辦理移交手續(xù)，不得擅自帶走或毀棄。
第十六條 安全部門(mén)保存的檔案主要供本單位使用。外單位的工作人員查閱檔案時(shí)，需說(shuō)明使用其目的和使用范圍，并經(jīng)安全部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。
第十七條借用安保檔案者應(yīng)負(fù)責(zé)所借檔案的安全和保密，不得擅自轉(zhuǎn)借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案，嚴(yán)禁在安保檔案上勾畫(huà)、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式損害檔案的原有狀態(tài)。
第十八條重要和密級(jí)的安保檔案，需要向外單位或個(gè)人交換、復(fù)制時(shí)，須報(bào)請(qǐng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十九條 安保檔案的保存價(jià)值應(yīng)定期進(jìn)行鑒定。對(duì)保管期限的變動(dòng)、密級(jí)調(diào)整和需要銷毀的檔案，必須經(jīng)安全部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第二十條 安保檔案的銷毀由檔案管理人員執(zhí)行，并經(jīng)安全部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。銷毀檔案時(shí)，由檔案管理人員和安全部門(mén)指派人員監(jiān)督銷毀并在銷毀清冊(cè)上簽字。
檔案銷毀后及時(shí)調(diào)整檔案柜架，并在目錄及檢索工具中做出相應(yīng)的注明。
庫(kù)存檔案未經(jīng)鑒定并履行批準(zhǔn)手續(xù)的，嚴(yán)禁銷毀。
第二十一條 凡有下列事跡之一的，應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。
（一）安保檔案的收集、整理或者開(kāi)發(fā)利用方面做出成績(jī)的；
（二）對(duì)安保檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出成績(jī)的；
（三）執(zhí)行國(guó)家檔案法律、法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度表現(xiàn)突出的。
第二十二條 違反本辦法有下列行為之一的，由所在單位對(duì)直接責(zé)任人員給予行政處分，造成損失的可以根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，按有關(guān)規(guī)定責(zé)令賠償。
（一）損毀、丟失或擅自銷毀具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的安保檔案；
(二) 將職務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有或者拒絕向檔案管理人員移交的；
(三)擅自提供、抄錄或者公布有密級(jí)檔案的；
（四）涂改、偽造檔案的；
1 企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫(xiě)和整理的方式來(lái)完成的，工作效率十分低下，整理費(fèi)時(shí)、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)提高了工作效率和對(duì)檔案信息的利用。主要優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。
1.1 信息處理速度快
電子檔案的工作方式主要是將相關(guān)的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計(jì)算機(jī)中應(yīng)用設(shè)置好的程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理?？焖俚膶?shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的整理、統(tǒng)計(jì)分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。
1.2 查閱方便
將檔案信息錄入后，自動(dòng)生成目錄和文獻(xiàn)檢索，對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以快速的查閱到相關(guān)信息，省去了查找的時(shí)間。
1.3 存儲(chǔ)穩(wěn)定
傳統(tǒng)的檔案管理需要將大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，不僅浪費(fèi)空間，還需要適宜的環(huán)境。電子檔案的存儲(chǔ)比較穩(wěn)定，只需要存儲(chǔ)在光盤(pán)、U盤(pán)或者存儲(chǔ)卡等載體中即可，受到外界環(huán)境的影響較小，存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
1.4 實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質(zhì)檔案，不僅費(fèi)時(shí)，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)信息共享。通過(guò)閱讀權(quán)限的開(kāi)通，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5 信息補(bǔ)錄方便
在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補(bǔ)充，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，就需要將紙質(zhì)檔案拆卷后重新整理，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且程序繁瑣。在數(shù)字?jǐn)?shù)電子檔案管理中，只需要輸入關(guān)鍵詞，查閱到對(duì)應(yīng)的檔案，然后對(duì)其進(jìn)行編輯即可，省時(shí)省力，提高了工作效率。
1.6 提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內(nèi)容繁瑣，任務(wù)量大，耗時(shí)耗力，檔案管理者根本沒(méi)有時(shí)間去學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí)，更沒(méi)有精力研究對(duì)檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，提高了工作效率。工作人員就可以學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識(shí)，提高對(duì)檔案的利用效率。
2 當(dāng)前我國(guó)企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 電子檔案管理普及率低
盡管計(jì)算機(jī)在國(guó)內(nèi)企業(yè)中運(yùn)用頻繁普及度廣，但大多是用在會(huì)議辦公，企業(yè)部門(mén)與部門(mén)之間的溝通或者會(huì)議通知事物等方面，在企業(yè)檔案管理方面運(yùn)用的很少。即使有些企業(yè)運(yùn)用了電子計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應(yīng)用。
2.2 對(duì)電子檔案管理缺乏重視
很多企業(yè)的檔案管理人員，對(duì)制作好的文件、圖片打印復(fù)制完后很少想起電子保存，對(duì)文件、圖片多次備份更罕見(jiàn)。時(shí)長(zhǎng)日久，企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤(pán)信息數(shù)據(jù)丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價(jià)值。
2.3 電子檔案自身存在缺陷
企業(yè)電子檔案的儲(chǔ)存方式一般是磁盤(pán)、磁性介質(zhì)等方式，這些儲(chǔ)存方式比較復(fù)雜，一旦儲(chǔ)存介質(zhì)發(fā)生損壞時(shí)很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時(shí)電子檔案的安全性比較低，大部分企業(yè)電子檔案沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的存放位置導(dǎo)致企業(yè)檔案存放隨意，加上電子檔案的開(kāi)放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3 加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的具體措施
3.1 構(gòu)建電子檔案管理體系的構(gòu)建
電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及，須企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)電子檔案的優(yōu)勢(shì)，對(duì)其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后，在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構(gòu)建落到實(shí)處，使之名副其實(shí)。加快建設(shè)企業(yè)的電子檔案管理，使企業(yè)檔案部門(mén)的管理數(shù)字化、電子化，使各項(xiàng)管理、技術(shù)規(guī)范嚴(yán)格，使電子檔案管理普及企業(yè)的各個(gè)角落。
3.2 加強(qiáng)電子檔案的控制和管理
首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。最后，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
3.3 建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護(hù)企業(yè)電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等各個(gè)方面。隨著信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，維護(hù)電子檔案安全已成為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。為此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔掌安全保障體系建沒(méi)，確保各項(xiàng)檔案安全管理措施落到實(shí)處。
3.4 提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)
紙質(zhì)檔案具有內(nèi)容真實(shí)可靠、易于長(zhǎng)久保存、載體相對(duì)穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)但同時(shí)也存在文件形成時(shí)間長(zhǎng)、整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力、存儲(chǔ)密度小、檢索速度慢等缺點(diǎn)將逐漸被電子檔案所取代而在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間還將處于紙質(zhì)檔案和電子檔案交織的時(shí)期。
1.2電子檔案管理體系尚未健全
目前很多企業(yè)無(wú)健全的電子檔案管理系統(tǒng)或者正處于電子檔案系統(tǒng)的初步建立階段。缺少電子數(shù)據(jù)庫(kù)及計(jì)算機(jī)軟件維護(hù)的專職人員段有專門(mén)的檔案管理人員且缺乏檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)次缺專業(yè)技術(shù)能力對(duì)檔案的管理只停留于簡(jiǎn)單的整理建檔而不能充分發(fā)揮檔案信息在領(lǐng)導(dǎo)決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業(yè)各部門(mén)的電子檔案多存于各自的計(jì)算機(jī)中,形成了企業(yè)檔案管理部門(mén)集中管理和各部門(mén)檔案分散管理并行的模式。由于很多企業(yè)沒(méi)有實(shí)行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門(mén)和部之間分散管理無(wú)法同步,存在著遺漏存檔和重復(fù)存檔的情況,且部門(mén)分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實(shí)性和可靠性。
2目前企業(yè)電子檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1企業(yè)電子檔案管理規(guī)范缺失
一些企業(yè)對(duì)檔案管理重視不夠忽視檔案在企業(yè)中的作用致使缺少明確的業(yè)務(wù)流程和管理規(guī)范,電子檔案管理沒(méi)有可操作的規(guī)范和依據(jù)使得大多數(shù)企業(yè)的電子文件就是簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上,用文件夾加以分類對(duì)電子文檔的特殊性和技術(shù)性沒(méi)有充分認(rèn)識(shí),一旦計(jì)算機(jī)遭受人為或自然損壞企業(yè)將會(huì)承受難以挽回的損失。
2.2電子檔案對(duì)載體的依賴性較大
傳統(tǒng)的檔案大多依賴于紙、筆作為介質(zhì)易于保存出現(xiàn)變動(dòng)的可能性較小。而電子檔案多數(shù)依賴于計(jì)算機(jī)軟件和硬件,一旦出現(xiàn)軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。
2.3企業(yè)人員對(duì)于檔案數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)不足
目前在大多企業(yè)中著遍采用電腦進(jìn)行文書(shū)寫(xiě)作或表格制作來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手繪。但對(duì)已生成的文件往往經(jīng)過(guò)打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒(méi)有及時(shí)得到保存。長(zhǎng)此以往企業(yè)電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價(jià)值。企業(yè)工作人員對(duì)電子文件的保存幾乎沒(méi)有管理概念就連有些檔案管理人員對(duì)其都沒(méi)有一個(gè)正確理性的認(rèn)知從為將電子文件保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)就算歸檔甚至還有企業(yè)出現(xiàn)保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經(jīng)常在沒(méi)有管理者的情況下被修改或覆蓋。
3企業(yè)電子檔案管理的有效措施
3.1完善企業(yè)電子檔案管理制度
制定和完善電子檔案制度是保證企業(yè)電子檔案管理的必要手段。通過(guò)建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門(mén)和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規(guī)范保證檔案管理有章可循。
3.2整合電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理
電子檔案和紙質(zhì)檔案各有特點(diǎn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長(zhǎng)期趨勢(shì)。為提升企業(yè)檔案的完整性和利用率應(yīng)注重整合紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質(zhì)檔案掃描至計(jì)算機(jī)或軟件系統(tǒng)備份對(duì)同一份檔案采用相同的歸檔號(hào)碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不穩(wěn)定而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)也彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案侵蝕、損壞所產(chǎn)生不完整等劣勢(shì)肩利于長(zhǎng)期保存。
3.3采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)
采用電子檔案軟件管理系統(tǒng)是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統(tǒng)使電子檔案管理更加高效和規(guī)范勢(shì)在必行通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門(mén)電子檔案與部門(mén)電子檔案的無(wú)縫鏈接。
3.4注重硬件系統(tǒng)的管理和維護(hù)
為確保電子檔案的完整和真實(shí)性就必須給電子檔案一個(gè)健康穩(wěn)定的硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先保證硬件設(shè)備適宜的溫度和濕度升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)采用多種方式載體備份如光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)備份等滿足電子檔案長(zhǎng)期保存的需要淇次利用防火墻等技術(shù)手段防治病毒入侵,同時(shí)采用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印等技術(shù)確保檔案在傳輸和使用過(guò)程中的安全。
企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)檔案管理的組織、制度和機(jī)構(gòu)、機(jī)制或組織結(jié)構(gòu)的形式，是企業(yè)檔案管理的式樣。企業(yè)檔案管理模式隨時(shí)展而不斷優(yōu)化，將先進(jìn)的管理思想、管理手段不斷吸收，用來(lái)改善企業(yè)檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時(shí)代的要求。
2 知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理的新特征
知識(shí)管理要求檔案管理具有新的特點(diǎn)：一是知識(shí)管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能。由于企業(yè)知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案管理的職能也發(fā)生了相應(yīng)轉(zhuǎn)變，其轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在：從過(guò)去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識(shí)資源的共享。二是知識(shí)管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，檔案工作者須投身對(duì)其的產(chǎn)生和控制過(guò)程中，進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定接收內(nèi)容，積極接收磁盤(pán)、照片、錄像帶、光盤(pán)等非紙質(zhì)檔案。三是知識(shí)管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)。檔案信息化離不開(kāi)企業(yè)信息化，須納入企業(yè)整體信息化建設(shè)中。
3 知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立
3.1 將知識(shí)積累電子化、信息化，建立企業(yè)檔案電
子信息庫(kù)。應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，改變過(guò)去重藏輕用的現(xiàn)象，制定適合本單位的知識(shí)資源管理整體規(guī)劃，全面收集各種信息、知識(shí)，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)其進(jìn)行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲(chǔ)、管理、使用，完善檔案管理職能。
完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，而其重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，同時(shí)，也是深化知識(shí)管理的重要環(huán)節(jié)。在數(shù)字化檔案館的建設(shè)中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產(chǎn)生和控制過(guò)程，對(duì)電子文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定接收內(nèi)容，并積極接收磁盤(pán)、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤(pán)等非紙質(zhì)檔案，而且，要借助信息網(wǎng)絡(luò)傳送、儲(chǔ)存、查詢等數(shù)字化手段去挖掘檔案中的知識(shí)成分，引導(dǎo)知識(shí)資源的擁有者，積極提供專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)和訣竅，用知識(shí)的語(yǔ)言進(jìn)行有效的整合，形成系統(tǒng)的企業(yè)知識(shí)體系和企業(yè)知識(shí)庫(kù)，以完善和優(yōu)化館藏。
1引言
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)的影響下，我國(guó)企業(yè)逐漸朝著自動(dòng)化、智能化和機(jī)械化的方向發(fā)展。電子檔案在企業(yè)內(nèi)部管理中的應(yīng)用對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要意義。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，電子檔案被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，企業(yè)的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國(guó)對(duì)電子檔案的管理還不完善，需要企業(yè)加大對(duì)電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術(shù)，保證電子檔案管理的高效性和安全性。
2電子檔案概述
電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等信息化技術(shù)設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存的，將電子圖像等文件進(jìn)行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲(chǔ)存過(guò)程中，利用磁盤(pán)或光盤(pán)的儲(chǔ)存方式較為常見(jiàn)，在云計(jì)算時(shí)代的發(fā)展過(guò)程中，一些信息化技術(shù)水平較高的企業(yè)則采用云端網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行儲(chǔ)存。
2.1電子檔案的優(yōu)勢(shì)
電子檔案的應(yīng)用具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：第一，電子檔案的信息具有非人工識(shí)讀性，這樣的功能優(yōu)勢(shì)能夠降低人工篩選檔案所耗費(fèi)的時(shí)間，即節(jié)約了人力，同時(shí)又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。第二，電子檔案的信息儲(chǔ)存具有高密度性，隨著信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有著較大的儲(chǔ)存空間，電子檔案對(duì)企業(yè)信息的儲(chǔ)存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲(chǔ)存具有較高的密度性。第三，信息與載體之間是互相獨(dú)立的，具有可分離性，企業(yè)在利用云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存的過(guò)程中，信息與云平臺(tái)之間是相互獨(dú)立的，電子檔案的儲(chǔ)存只是暫時(shí)性的借用云空間而已，企業(yè)隨時(shí)隨地都可以將電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，方便企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理。
2.2電子檔案管理工作的重要性
通過(guò)對(duì)電子檔案的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)，電子檔案在企業(yè)中具有較高的應(yīng)用價(jià)值，可以實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化，同時(shí)，也節(jié)約了企業(yè)在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還有著其他應(yīng)用優(yōu)勢(shì)：首先，相對(duì)于紙質(zhì)檔案保存來(lái)講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會(huì)出現(xiàn)檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現(xiàn)象，給企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了方便；其次，在信息化時(shí)展過(guò)程中，電子檔案管理的發(fā)展與應(yīng)用，是企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的標(biāo)志，企業(yè)在查詢檔案時(shí)，利用電子檔案能夠節(jié)省人工查找的時(shí)間，且通過(guò)計(jì)算機(jī)備份技術(shù)，若電子檔案因設(shè)備故障而丟失，企業(yè)工作人員也可以通過(guò)備份進(jìn)行找回，保證了檔案使用的安全性。
3企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題
3.1電子檔案管理軟件通用性不足
我國(guó)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，大都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行管理的。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，雖然一部分企業(yè)開(kāi)始了檔案的信息化建設(shè)，但是對(duì)與電子檔案的應(yīng)用管理還存在一些不足之處。如，由于對(duì)電子檔案的了解不全面，企業(yè)電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無(wú)法與企業(yè)內(nèi)的其他型號(hào)電腦進(jìn)行共享，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開(kāi)展產(chǎn)生了不利影響[1]。
3.2檔案管理的保密性與安全性不高
當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，人們上網(wǎng)信息的安全性受到威脅，雖然我國(guó)大部分行業(yè)的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業(yè)內(nèi)部管理的一項(xiàng)工作，很多企業(yè)在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認(rèn)為電子檔案不會(huì)被泄露出去，就降低了對(duì)電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進(jìn)入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)失真。此外，企業(yè)的電子檔案信息本身就有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲(chǔ)存信息多樣的特點(diǎn)，若計(jì)算機(jī)或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會(huì)發(fā)生商業(yè)糾紛，使得企業(yè)遭受巨大經(jīng)濟(jì)損失[2]。
3.3缺乏專業(yè)的技術(shù)人才
在企業(yè)電子檔案建設(shè)過(guò)程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。但是，在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，越來(lái)越多的人加大了對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的研究力度，但是，對(duì)于電子檔案這些信息化系統(tǒng)的維護(hù)管理工作缺乏一定的興趣，使得企業(yè)電子檔案管理招不到優(yōu)秀的技術(shù)人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。
4信息化時(shí)代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施
4.1進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理
企業(yè)每天都在發(fā)展，也在不斷產(chǎn)生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，企業(yè)需要對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業(yè)需劃定綜合檔案室、具體業(yè)務(wù)部門(mén)員工的崗位責(zé)任，制定相應(yīng)的管理制度，明確管理責(zé)任，保證電子檔案管理工作的有序開(kāi)展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業(yè)在電子檔案搜集及整理過(guò)程中，要對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行分類管理，并及時(shí)歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對(duì)于歸檔信息還應(yīng)做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。
4.2劃分多級(jí)權(quán)限
為了保證企業(yè)電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業(yè)在檔案管理過(guò)程中應(yīng)做好安保工作，劃分多級(jí)權(quán)限，提高電子檔案信息的保密等級(jí)。如，檔案管理人員可以依據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)的特征，檔案信息保密等級(jí)，設(shè)定必要的查閱權(quán)限；通過(guò)檔案信息管理軟件系統(tǒng)按憑證調(diào)整修改以及查詢應(yīng)用權(quán)限。同時(shí)，企業(yè)在電子檔案查詢過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格界定瀏覽器應(yīng)用權(quán)限，依照檔案信息保密程度確立可否進(jìn)行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業(yè)還需要對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行高級(jí)別的加密處理，嚴(yán)禁外部人員瀏覽，進(jìn)而保證企業(yè)檔案信息的安全、完整、高度機(jī)密以及方便瀏覽應(yīng)用[4,5]。
4.3提高管理人員技術(shù)水平
在企業(yè)電子檔案管理過(guò)程中，因人才技術(shù)水平低，管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案管理水平低的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，為了保證企業(yè)電子檔案的管理水平，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高其管理技術(shù)水平，滿足檔案信息化發(fā)展的需求。此外，企業(yè)人資部門(mén)還需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，給電子檔案管理部門(mén)注入新鮮血液，提升企業(yè)電子檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和技術(shù)水平。
5結(jié)語(yǔ)
總而言之，電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用，能夠有效降低企業(yè)的檔案成本投入，提高檔案管理的效率和水平，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，在信息化社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)需緊跟時(shí)代腳步，不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，提高電子檔案管理隊(duì)伍水平，劃分多級(jí)權(quán)限，做好檔案的安保工作，并進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，保證電子檔案管理的可靠性。
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人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。但是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來(lái)人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。
1當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題
企業(yè)人事檔案管理工作在長(zhǎng)期的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對(duì)人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來(lái)。具體可以總結(jié)為：
1.1企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。
目前，我國(guó)企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來(lái)源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時(shí)這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門(mén)管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級(jí)組織、人事部門(mén)根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒(méi)有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。
1.2僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候，更多地看重個(gè)人的能力，企業(yè)對(duì)員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動(dòng)，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競(jìng)爭(zhēng)，出現(xiàn)了許多員工為求個(gè)人發(fā)展而從原來(lái)的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會(huì)上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動(dòng)較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。
1.3企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。
現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來(lái)，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過(guò)調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
1.4檔案管理人員素質(zhì)薄弱
由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。
1.5檔案利用價(jià)值不高
由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績(jī)考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
2適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對(duì)策
2.1建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門(mén)及其他部門(mén)應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。
2.2建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容
人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國(guó)家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案?jìng)?cè)重于服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績(jī)記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠(chéng)信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場(chǎng)化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。
2.3加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程
人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。
2.4引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)
人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
2.5增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。
1.民營(yíng)企業(yè)檔案管理的意義
隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，我國(guó)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)了迅猛發(fā)展的良好勢(shì)頭。民營(yíng)企業(yè)發(fā)展較快，經(jīng)濟(jì)總量提升，已成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一支新生力軍，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。
非公有制經(jīng)濟(jì)是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的大量檔案已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源，這些檔案真實(shí)地記錄了民營(yíng)企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過(guò)程，記錄了民營(yíng)企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。如果不加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案管理，一是不利于企業(yè)檔案的齊全完整，無(wú)章可循，無(wú)約無(wú)束機(jī)制，形成的材料處理分散，無(wú)序狀態(tài)，不能完整地記述和反映企業(yè)發(fā)展的歷史面貌。二是不利于企業(yè)檔案材料安全。民營(yíng)企業(yè)主與員工之間雖訂有勞動(dòng)合同關(guān)系，但員工流動(dòng)的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)人員“跳槽”，輕則使企業(yè)的管理發(fā)生斷層，工作無(wú)法延續(xù)，增大管理成本。重則會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失，甚至危及企業(yè)的生存。三是不利于企業(yè)的做大做強(qiáng)與創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)檔案材料的分散，無(wú)序保存，少數(shù)人占有企業(yè)重要的檔案信息資源，一旦發(fā)生利益沖突，持有者可能會(huì)以占有核心材料的條件，要挾企業(yè)主，造成企業(yè)管理的被動(dòng)，尤其是入世后，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨白熱化，沒(méi)有資料，信息數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，就會(huì)在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中失去商機(jī)，嚴(yán)重阻礙企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為此，加強(qiáng)檔案資料管理對(duì)于規(guī)范民營(yíng)企業(yè)行為、維護(hù)企業(yè)利益、規(guī)避市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)具有十分重要的意義。
2.民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
2.1從檔案管理體制上看：大部分民營(yíng)企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組織，明確了領(lǐng)導(dǎo)分管，設(shè)有檔案工作人員，各部門(mén)也有專（兼）職檔案人員。但還有些民營(yíng)企業(yè)沒(méi)有開(kāi)展檔案工作，即使開(kāi)展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒(méi)有參加檔案行政管理部門(mén)組織的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏基本的檔案專業(yè)知識(shí)，也沒(méi)有做到持證上崗。
2.2從檔案管理模式上看：有部分民營(yíng)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，絕大多數(shù)還有分散管理的形式。具體表現(xiàn)為辦公室、生產(chǎn)、設(shè)計(jì)和營(yíng)銷等業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案資料各自保管。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案工作只是簡(jiǎn)單的收集、整理、裝訂，并不能創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值，不需規(guī)范的管理模式。
2.3從檔案工作制度上看：部分民營(yíng)企業(yè)建有單獨(dú)的檔案管理制度，企業(yè)在相關(guān)管理制度中涉及檔案資料管理的內(nèi)容，普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的情況，多數(shù)只有檔案員責(zé)任制一項(xiàng)，還不能堅(jiān)持嚴(yán)格考核。
2.4從檔案內(nèi)容種類上看：科技檔案構(gòu)成了民營(yíng)企業(yè)檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營(yíng)企業(yè)是自主經(jīng)營(yíng)，將形成的材料，尤其是涉及到生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數(shù)”人手中，實(shí)行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無(wú)序狀態(tài)，各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱，收、管、用三個(gè)環(huán)節(jié)存在一些待解決的問(wèn)題。
2.5從檔案基礎(chǔ)設(shè)施上看：有的民營(yíng)企業(yè)建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、滅火器、空調(diào)等必要設(shè)備。但多數(shù)企業(yè)沒(méi)有專用的檔案庫(kù)房和必要的設(shè)備。
3.民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件
3.1確定民營(yíng)企業(yè)檔案的管理模式原則
不同類型民營(yíng)企業(yè)應(yīng)該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長(zhǎng)，關(guān)鍵是哪種更適合本企業(yè)當(dāng)前的要求。在確定具體管理模式時(shí)建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。一般而言，中小型民營(yíng)企業(yè)可以實(shí)行單極管理，大型企業(yè)集團(tuán)可以實(shí)行以法人為基礎(chǔ)的多級(jí)管理。例如上海新黃浦（集團(tuán)）公司屬混合型大型民營(yíng)企業(yè)集團(tuán)總公司檔案部門(mén)對(duì)總部形成的檔案實(shí)行綜合管理，對(duì)各子公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，全資與控股公司由總公司檔案部門(mén)與之簽訂“檔案管理協(xié)議書(shū)”,明確規(guī)定檔案所有權(quán)歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實(shí)體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進(jìn)性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營(yíng)企業(yè)中有不少高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，這種企業(yè)可實(shí)行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計(jì)算機(jī)輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動(dòng)系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè)，大量電子文件的生成會(huì)促進(jìn)企業(yè)文檔一體化管理；而尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的民營(yíng)企業(yè)可采取手工管理或計(jì)算機(jī)輔助管理的方式。
3.2配備檔案管理人才，制定科學(xué)的歸檔范圍和管理制度
目前，民營(yíng)企業(yè)大多重經(jīng)營(yíng)、輕管理，一味追求眼前的利益，對(duì)于檔案工作這種短期內(nèi)很難見(jiàn)到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒(méi)有專人負(fù)責(zé)檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應(yīng)的電子檔案管理人才是民營(yíng)企業(yè)電子檔案建設(shè)不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作、為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，以滿足時(shí)代的需要。民營(yíng)企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計(jì)算機(jī)管理和檢索，以及庫(kù)房的管理等。民營(yíng)企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、整理和進(jìn)一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。
3.3全面提升企業(yè)檔案實(shí)體與企業(yè)信息整體管理水平
首先要強(qiáng)化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一整理和開(kāi)發(fā)利用。對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)制而成民營(yíng)企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實(shí)施中往往有差異?？梢詫?shí)行集中統(tǒng)一式的綜合管理，也可以實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強(qiáng)化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對(duì)文件、檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，一般多見(jiàn)于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門(mén)除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個(gè)職能部門(mén)對(duì)企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時(shí)予以管理，對(duì)網(wǎng)上傳遞的電子文件實(shí)行邏輯歸檔，相應(yīng)紙質(zhì)文件適應(yīng)另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進(jìn)程同步進(jìn)行，有利于推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理。
企業(yè)檔案是反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案全宗的重要組成部分。國(guó)有企業(yè)的檔案工作是我國(guó)檔案工作的重點(diǎn)，講檔案工作要為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，最直接的就是搞好我國(guó)國(guó)有企業(yè)的檔案工作，本人認(rèn)為，搞好檔案工作至少有以下作用：檔案工作對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理至關(guān)重要，尤其是國(guó)有企業(yè)，要建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)制度，就離不開(kāi)科學(xué)和規(guī)范的管理，而檔案的管理是其中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。此外，檔案工作的科學(xué)管理也是國(guó)有企業(yè)滿足國(guó)家資產(chǎn)積累要求的基礎(chǔ)。過(guò)去由于檔案的不規(guī)范引起的國(guó)有資產(chǎn)流失值得我們深思。總之，在新時(shí)代，我們必須從一個(gè)新的高度去認(rèn)識(shí)檔案工作的意義。
1現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)及檔案工作的變化及特征
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，在國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)機(jī)建制的過(guò)程中，出現(xiàn)了許多新問(wèn)題，從國(guó)有企業(yè)本身來(lái)看，發(fā)生了這樣一些非常明顯的變化：
1.1國(guó)有企業(yè)改革帶來(lái)的檔案管理變化
與過(guò)去大鍋飯式的老國(guó)有企業(yè)不同，現(xiàn)在強(qiáng)調(diào)產(chǎn)權(quán)清晰，責(zé)任明確。很多國(guó)有企業(yè)因此走上了公司制。這樣，國(guó)有企業(yè)檔案管理與過(guò)去稍有不同，即國(guó)有資產(chǎn)仍歸國(guó)家所有，但更強(qiáng)調(diào)法人代表的自主管理權(quán)。
1.2市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下優(yōu)勝劣汰導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案管理的變化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下優(yōu)勝劣汰導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)合并潮的出現(xiàn)，這樣必然給國(guó)有企業(yè)檔案管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)。例如：有的工人下崗后自謀出路，他們的檔案應(yīng)該如何管理，這些都是新時(shí)期國(guó)有企業(yè)檔案工作重要的變化。
1.3“國(guó)有民營(yíng)”，“公有個(gè)營(yíng)”，“租賃經(jīng)營(yíng)”企業(yè)的出現(xiàn)，這類企業(yè)的產(chǎn)權(quán)性質(zhì)并沒(méi)有任何改變，但企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式和管理卻有了很大的變化，這對(duì)企業(yè)檔案工作也產(chǎn)生了很大的影響。如果把國(guó)有企業(yè)改組改造改制這個(gè)時(shí)期看成一個(gè)特定的歷史時(shí)期，我們可以說(shuō)，這在我國(guó)企業(yè)發(fā)展史上是一個(gè)“過(guò)渡時(shí)期”。新時(shí)期檔案工作具有以下特征：
（1）國(guó)有企業(yè)檔案主管部門(mén)進(jìn)行合并和重組。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下優(yōu)勝劣汰導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)管理部門(mén)合并，那么作為重要行政部門(mén)的檔案管理科同樣面臨人員和機(jī)構(gòu)的改革。它也會(huì)對(duì)新條件下的檔案工作帶來(lái)一定的影響。
（2）國(guó)有企業(yè)檔案類型趨向復(fù)雜化。隨著國(guó)有企業(yè)改革的深入，其檔案內(nèi)容和類型也改變了過(guò)去單一性的特點(diǎn)。如過(guò)去的人事檔案較為穩(wěn)定，職工變化不大。但現(xiàn)在則面臨人員的頻繁調(diào)動(dòng)等新情況。
（3）國(guó)有企業(yè)檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮的作用在不斷擴(kuò)大。它不但是企業(yè)進(jìn)行有效管理的工具，而且也是員工進(jìn)行維護(hù)權(quán)益所必需的東西。
（4）國(guó)有企業(yè)檔案管理方式發(fā)生了變化。由于信息科技的飛速發(fā)展，企業(yè)的檔案工作不再局限于過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式。計(jì)算機(jī)和數(shù)碼通訊等高科技產(chǎn)品被廣泛運(yùn)用于國(guó)有企業(yè)檔案管理。
（5）由于公司制的影響，法人掌握了企業(yè)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置權(quán)，這樣比過(guò)去更靈活了。需要強(qiáng)調(diào)的是，盡管企業(yè)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置權(quán)屬于企業(yè)的法人，但是企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)的企業(yè)管理活動(dòng)，有自身的規(guī)律。如果我們要強(qiáng)調(diào)企業(yè)管理的有效性，尤其是強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案管理的有效性，就必須按科學(xué)規(guī)律辦事，檔案機(jī)構(gòu)的也就不能僅憑個(gè)人的意志，而應(yīng)該是從企業(yè)的利益出發(fā)，從出效率的原則出發(fā)，科學(xué)地企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)。
2轉(zhuǎn)型時(shí)期國(guó)有企業(yè)檔案工作所面臨的問(wèn)題與對(duì)策
新時(shí)期，國(guó)有企業(yè)檔案管理得到了加強(qiáng)。當(dāng)然也有一部分企業(yè)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不高，如檔案人員調(diào)動(dòng)頻繁，因而削弱了企業(yè)檔案工作。目前主要存在以下主要問(wèn)題：
（1）思想解放不夠。我們大多數(shù)同志還是堅(jiān)持計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理老觀念，這樣就會(huì)和新時(shí)代的環(huán)境格格不入。我們應(yīng)該更新國(guó)有企業(yè)檔案管理觀念，真正做到與時(shí)具進(jìn)。其實(shí)在改革的大環(huán)境下，我們要肯定過(guò)去成功經(jīng)驗(yàn)和做法，并繼承下來(lái)，同時(shí)要研究變化了的外部環(huán)境對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案工作的影響，從中發(fā)現(xiàn)新的問(wèn)題，并從這個(gè)起點(diǎn)上發(fā)展現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)的檔案管理科學(xué)。
（2）企業(yè)檔案的管理體系不科學(xué)。企業(yè)檔案管理科學(xué)，從學(xué)科建設(shè)上看，是一門(mén)年輕的科學(xué)，企業(yè)法人，他們中的大部分對(duì)檔案在企業(yè)中所處的位置，檔案對(duì)企業(yè)意味著什么，并不大清楚，這對(duì)企業(yè)檔案工作的開(kāi)展是非常不利的。從這個(gè)意義上講，完善企業(yè)檔案的科學(xué)體系就顯得非常之緊迫。
（3）轉(zhuǎn)型時(shí)期國(guó)有企業(yè)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。目前我們?nèi)狈σ恢I(yè)務(wù)能力強(qiáng)，思想水平高的檔案工作隊(duì)伍。如許多國(guó)有企業(yè)檔案工作者并不是圖書(shū)檔案管理專業(yè)科班出身，有些是思想政治工作者，有些是中文或歷史相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，業(yè)務(wù)水平需要不斷提高。我們必須對(duì)他們加大培訓(xùn)力度，通過(guò)各種學(xué)習(xí)班或?qū)嵺`學(xué)習(xí)來(lái)打造一支高效的隊(duì)伍。
（4）國(guó)有企業(yè)檔案管理硬件措施不到位。如電腦配備，辦公條件等。當(dāng)然，企業(yè)資金短缺是一方面的原因，但歸根到底還是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠。我們必須堅(jiān)持一點(diǎn)：國(guó)有企業(yè)的檔案工作是我國(guó)檔案工作的重點(diǎn)，講檔案工作也是為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。所以，各級(jí)部門(mén)要加大檔案管理硬件的投資，雖然短期我們看不到它對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的作用，但它制約了國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。
3結(jié)束語(yǔ)
國(guó)有企業(yè)檔案工作正處在一個(gè)非常關(guān)鍵的發(fā)展時(shí)期。從現(xiàn)象上看，國(guó)有企業(yè)檔案工作好象出現(xiàn)了滑坡，企業(yè)法人似乎顧不到檔案上來(lái)，企業(yè)檔案干部，尤其是國(guó)有企業(yè)的檔案干部出現(xiàn)了不同程度的思想波動(dòng)，國(guó)家制定的有關(guān)檔案工作規(guī)范的貫徹實(shí)施遇到了一定的困難，但是如果把這些情況同我國(guó)建立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境結(jié)合起來(lái)分析，就不難得出這樣一個(gè)結(jié)論，我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案工作，正處在一個(gè)歷史性的轉(zhuǎn)折時(shí)期，國(guó)有企業(yè)檔案工作出現(xiàn)一些新問(wèn)題，是舊的體制不適應(yīng)新的外部環(huán)境所導(dǎo)致的結(jié)果，當(dāng)新的體制建立后，一個(gè)充滿活力的國(guó)有企業(yè)檔案工作局面一定會(huì)出現(xiàn)，才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。離開(kāi)國(guó)有企業(yè)發(fā)展的內(nèi)外環(huán)境來(lái)分析企業(yè)的檔案，只能是空談，我們相信當(dāng)國(guó)有企業(yè)走上健康發(fā)展的軌道，國(guó)有企業(yè)檔案工作一定會(huì)得到企業(yè)法人和全社會(huì)的重視，步入發(fā)展的快車道。
【參考文獻(xiàn)】
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一、背景簡(jiǎn)述
計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，使得企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)越來(lái)越多地被計(jì)算機(jī)所取代，會(huì)計(jì)電算化成為會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向，成為促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為適應(yīng)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，伴隨著電算化會(huì)計(jì)產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會(huì)計(jì)檔案管理成為會(huì)計(jì)工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。
二、會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理新特點(diǎn)
要了解電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)，首先要明白會(huì)計(jì)電算化是什么。國(guó)內(nèi)外對(duì)會(huì)計(jì)電算化定義可一般表述為：以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及部分替代人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過(guò)程。通過(guò)對(duì)電算化會(huì)計(jì)的明確定義，筆者結(jié)合電算化應(yīng)用的硬件基礎(chǔ)以及電算化規(guī)范，總結(jié)出以下幾點(diǎn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)：
（1）會(huì)計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。
（2）載體本身性質(zhì)帶來(lái)的新的特點(diǎn)。由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，電算化下的電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素的影響。
（3）電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來(lái)的會(huì)計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會(huì)計(jì)報(bào)表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，所有的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成的。由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操作工具，財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒(méi)有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒(méi)有它們的支持，整個(gè)會(huì)計(jì)核算過(guò)程就無(wú)法進(jìn)行，所以必須作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存。
（4）電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門(mén)方法，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)；而對(duì)系統(tǒng)安全性，則更因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)本身的原因而提高，同時(shí)也對(duì)個(gè)人安全操作使用提出了新的需要。
三、會(huì)計(jì)電算化下檔案管理存在的問(wèn)題及成因分析
結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn)，作者歸納實(shí)際電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問(wèn)題：
（1）會(huì)計(jì)檔案載體：電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
（2）會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題：電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
（3）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善：由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知覺(jué)的情況下被修改，因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
（4）缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
有果必有因，筆者根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際電算化會(huì)計(jì)操作與規(guī)范要求，對(duì)以上問(wèn)題發(fā)生的原因作出以下可能的判斷；
（1）對(duì)會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差：許多企業(yè)的會(huì)計(jì)人員，僅僅將電算化看成自動(dòng)運(yùn)算做帳的工具，而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會(huì)計(jì)分析、預(yù)測(cè)、決策等功能，從而心理上缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視。
（2）尚未引起有關(guān)部門(mén)的重視：不論是檔案管理部門(mén)還是檔案形成部門(mén)，對(duì)歸檔工作重視不夠，檔案部門(mén)缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門(mén)交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。
（3）缺乏明確的規(guī)章制度：由于沒(méi)有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無(wú)序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來(lái)用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表。
四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理
（1）完善硬件設(shè)施建設(shè)
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
（2）完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
a、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
b、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度：根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。
c、建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
e、建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
（3）提高會(huì)計(jì)部門(mén)人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)
由于電算化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部門(mén)相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開(kāi)發(fā)更合理、高效的軟件。
（4）提高思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立?，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。
五、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理展望
電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說(shuō)傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會(huì)計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個(gè)性，它代表著未來(lái)會(huì)計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。
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2.企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀及其原因分析。第一，認(rèn)識(shí)不到位。企業(yè)法人沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)企業(yè)管理的重要性?？傉J(rèn)為建立企業(yè)檔案既要房子又要設(shè)備和設(shè)施，既要配人又要花錢(qián)，是一項(xiàng)只投入不產(chǎn)出的賠本生意。第二，管理不規(guī)范。管理制度和內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制的缺乏，使歸檔文件材料難以齊全和完整。檔案中內(nèi)含的技術(shù)機(jī)密、商業(yè)機(jī)密等失密現(xiàn)象嚴(yán)重。另一方面企業(yè)文檔工作從業(yè)人員兼職過(guò)多、業(yè)務(wù)生疏，人員不穩(wěn)定等因素，大大阻礙了檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。第三，法律不健全。一方面企業(yè)檔案管理在《檔案法》以及《檔案法實(shí)施辦法》中雖有了原則的規(guī)定，但缺少明確的內(nèi)容，法規(guī)的針對(duì)性、可操作性不強(qiáng)。
二、企業(yè)檔案工作管理模式探索
1.采用集中式管理。是指將本企業(yè)各類檔案實(shí)體實(shí)行集中保管，集中開(kāi)發(fā)利用。這種管理模式需配備一定容納量的檔案保管庫(kù)房，其優(yōu)點(diǎn)是做到了企業(yè)檔案工作有用信息的有效存儲(chǔ)，節(jié)約了企業(yè)各類檔案人員的精力和保管設(shè)備的配置，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，特別是有利于日后檔案的數(shù)字化處理和信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。
2.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。這是企業(yè)集團(tuán)的檔案管理模式。采用“塊團(tuán)”結(jié)合，塊就是指集團(tuán)駐地的檔案行政管理部門(mén)依照國(guó)家的有關(guān)檔案工作的法律和法規(guī)對(duì)集團(tuán)企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。團(tuán)就是指企業(yè)集團(tuán)對(duì)其所屬的緊密層、松散型企業(yè)負(fù)有的指導(dǎo)責(zé)任，在履行職責(zé)時(shí)可實(shí)行“三加強(qiáng)三不管”的工作方針，即加強(qiáng)宏觀監(jiān)督指導(dǎo)、不管具體事務(wù);加強(qiáng)制度建設(shè)、不管業(yè)務(wù)操作;加強(qiáng)重要活動(dòng)檔案的集中統(tǒng)一管理、不管一般事務(wù)性活動(dòng)材料的歸檔。各下屬企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的各類檔案自行收集、保管，這樣既方便歸檔工作的進(jìn)行，又可以為各下屬企業(yè)檔案的利用提供快捷服務(wù)。
3.集中與分散相結(jié)合管理。是指一部分的檔案，如文書(shū)檔案、科技檔案中的科研檔案、基建檔案，會(huì)計(jì)檔案等整理歸檔后實(shí)行集中保管，集中利用，而另一部分檔案如生產(chǎn)活動(dòng)中利用較頻繁的產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案、工藝檔案等相關(guān)職能部門(mén)自行保管。此管理模式雖方便有關(guān)檔案的利用，但難以確保這些檔案的規(guī)范管理。采用這種方式還需要實(shí)行各部門(mén)自行管理的檔案必須形成的目錄，且需備份一套報(bào)給檔案室集中保管，其檔案的規(guī)范管理必須有嚴(yán)格的制度來(lái)保證。
4.寄存式管理。是指民營(yíng)企業(yè)若由于人員精力不夠可將自身形成的檔案委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行整理，若由于其檔案保管條件不好或管理不善可將自身形成的檔案寄存到地方檔案館或檔案中介機(jī)構(gòu)。此管理模式適宜于小企業(yè)和初創(chuàng)企業(yè)。
三、多元化檔案管理模式必然性與可行性
1.民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展需要檔案規(guī)范管理。任何一個(gè)企業(yè)要保持持續(xù)發(fā)展的勢(shì)頭，都需要構(gòu)造一個(gè)完善的管理體系;企業(yè)發(fā)展到一定階段，企業(yè)核心能力的培育并不僅僅是技術(shù)上的問(wèn)題，更需要有規(guī)范的管理做支撐，即向管理要效益。
