時間：2023-06-08 09:15:57
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隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。
1 醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多
醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。
1.2 醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學(xué)習(xí)多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識均不夠。同時，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3 電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍
由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機(jī)貯存，科室在日常計算機(jī)管理時對網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。
1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高
由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強(qiáng)的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。
1.5 檔案管理硬件不能滿足要求
醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。 轉(zhuǎn)貼于
2 提高醫(yī)院電子檔案管理的對策
2.1 建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機(jī)[2]。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責(zé)；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時有利于通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。
醫(yī)院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機(jī)管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。二個部門職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。
2.2 制定相應(yīng)的電子檔案管理制度
要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。
2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認(rèn)識，要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對檔案管理知識的認(rèn)識及理解。
2.4 加大檔案管理的投入
電子檔案管理的好壞，關(guān)系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要，最終達(dá)到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計算機(jī)、軟件，刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運行。
隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。
參 考 文 獻(xiàn)
二、學(xué)校檔案管理工作開展過程中應(yīng)用電子檔案的優(yōu)勢與要求
1.電子檔案管理的優(yōu)勢。相對于傳統(tǒng)檔案管理方式來說，電子檔案管理不僅具有存儲容量大的特點，而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息檢索更加智能，而且由于電腦內(nèi)存大可以大批量存儲各類檔案資源。同時，學(xué)校還可以根據(jù)自身實際情況對電子檔案管理平臺進(jìn)行修改，使系統(tǒng)更能夠滿足檔案使用需要，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理并未對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平提出一定要求，因為傳統(tǒng)檔案是紙質(zhì)的，檔案管理人員只需要具備基本的素質(zhì)做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實現(xiàn)電子檔案管理之后單純具備基本素質(zhì)已經(jīng)不能滿足實際需要，不僅需要具備計算機(jī)操作能力，能夠熟練運用檔案管理軟件，而且還需要掌握一些統(tǒng)計、法律等相關(guān)知識才能滿足電子檔案管理要求。
三、學(xué)校開展電子檔案管理工作過程中存在的幾點問題
1.檔案管理理念存在滯后性。目前，一些學(xué)校還沒有樹立正確的檔案管理理念，管理層沒有認(rèn)識到實現(xiàn)電子檔案管理的重要性，對此項工作的進(jìn)展不太關(guān)注，沒有對如何全面實現(xiàn)電子檔案管理提出一定要求，難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時，一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側(cè)重點定位在對檔案進(jìn)行分類、整合方面，沒有意識到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主觀能動性較差，難以起到推進(jìn)全面實現(xiàn)電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規(guī)章制度有待完善?，F(xiàn)階段各級學(xué)校都在不斷完善自身檔案管理工作，努力構(gòu)建一套較為完善的檔案管理系統(tǒng)，并制定了相應(yīng)的電子檔案管理制度。但是很多學(xué)?，F(xiàn)有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實際工作需要，有的學(xué)校存在著管理員權(quán)限責(zé)任不明的情況，一旦出現(xiàn)電子檔案丟失、篡改等情況難以落實到個人。還有的學(xué)校在電子檔案規(guī)章制度中沒有對一些新增的電子檔案類型進(jìn)行準(zhǔn)確定位，對于一些較為特殊的黨政活動、教學(xué)和科研檔案管理較為隨意，對電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對電子檔案管理的監(jiān)管力度不夠。一些學(xué)校的管理層對自身電子檔案管理力度不夠，沒有實現(xiàn)電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過程的全方位監(jiān)管，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，學(xué)校沒有安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時進(jìn)行錄入、分類和歸檔。這樣一來就會間接導(dǎo)致一些人員不認(rèn)真開展工作，難以確保電子檔案的準(zhǔn)確性、真實性、安全性和共享性，不能使電子檔案的價值得以充分發(fā)揮；第二，有的學(xué)校管理層及時發(fā)現(xiàn)了電子檔案管理問題，但是由于缺乏相應(yīng)的懲罰措施，不能夠切實改變一些工作態(tài)度不端正人員的錯誤行為，這樣也有可能導(dǎo)致電子檔案管理工作難以順利推進(jìn)[2]。4.電子檔案管理設(shè)施有待進(jìn)一步優(yōu)化。電子檔案的特性決定了對它的存儲、歸檔和使用離不開計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要想更好地開展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設(shè)備上的優(yōu)化。但目前我國很多地區(qū)的學(xué)校在電子檔案管理設(shè)施上的投入不夠，有的雖然已經(jīng)構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，一些系統(tǒng)已經(jīng)被淘汰不能滿足實際工作需要，而學(xué)校方面沒有安排專業(yè)技術(shù)人員對系統(tǒng)進(jìn)行升級和完善，進(jìn)而使電子檔案管理工作效率低下。同時，一些學(xué)校沒有投入一定資金用于電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施建設(shè)，沒有安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，難以保證電子檔案在相對安全的環(huán)境中存儲和使用。還有的學(xué)校雖然能夠在電子檔案管理系統(tǒng)上下功夫，但是硬件設(shè)備存在著老化的情況，難以帶動系統(tǒng)運行，如果不及時對這些設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，那么電子檔案管理工作將會面臨著癱瘓的危險。5.電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。在這個現(xiàn)代化信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的大環(huán)境下，學(xué)校實現(xiàn)電子檔案管理對相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但是一些學(xué)校的檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，不能掌握和運用電子檔案管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行錄入、分類、處理及歸檔，嚴(yán)重影響了此項工作效率。同時，學(xué)校也沒有加大對檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識的培訓(xùn)力度，致使一些工作人員對于新升級系統(tǒng)的操作方法及檔案管理法律知識一無所知，不利于其順利完成檔案管理的任務(wù)[3]。
四、對學(xué)校開展電子檔案管理工作的幾點建議
1.樹立正確的電子檔案管理理念。目前，學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極樹立正確的檔案管理理念，管理層要認(rèn)識到實現(xiàn)電子檔案管理的重要性，加大對此項工作進(jìn)展情況的關(guān)注力度，加強(qiáng)對相關(guān)人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會議等方式落實檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側(cè)重點，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)對自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開展工作調(diào)動其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開展。2.完善電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。建立健全電子檔案管理機(jī)制是解決電子檔案管理問題的重要途徑。對此，各地區(qū)學(xué)校應(yīng)當(dāng)仔細(xì)研讀國家相關(guān)部門頒發(fā)的《全國檔案信息化實施綱要》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，在此基礎(chǔ)上完善自身電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，給予相關(guān)人員管理員權(quán)限，一旦在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題能夠責(zé)任落實到個人，有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發(fā)生。同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)完善電子檔案規(guī)章制度中的內(nèi)容，對一些新增的電子檔案類型進(jìn)行準(zhǔn)確定位，使較為特殊的黨政活動、教學(xué)和科研檔案準(zhǔn)確歸檔，進(jìn)而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對電子檔案管理的監(jiān)督力度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時進(jìn)行錄入、分類和歸檔，并將其業(yè)務(wù)進(jìn)行情況與其績效相掛鉤，提高其工作的主觀能動性，確保學(xué)校電子檔案的準(zhǔn)確性、真實性、安全性和共享性，使電子檔案的價值得以充分發(fā)揮；其次，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)針對電子檔案管理工作制定相應(yīng)的獎懲措施，對于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質(zhì)上的獎勵，樹立典型，對于一些工作拖拉的人員要嚴(yán)懲，從根本上杜絕其工作態(tài)度不認(rèn)真情況的發(fā)生，進(jìn)而提升電子檔案的管理效率。4.優(yōu)化電子檔案管理設(shè)施。學(xué)校應(yīng)當(dāng)投入一定資金用于電子檔案管理設(shè)施的優(yōu)化。在軟件方面，應(yīng)當(dāng)專業(yè)技術(shù)人員定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級和完善，使系統(tǒng)能夠緊跟時展，間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)重視自身電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施建設(shè)，安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，保證電子檔案能夠在相對安全的環(huán)境中存儲和使用。在硬件方面，學(xué)習(xí)應(yīng)當(dāng)對一些已經(jīng)老化和淘汰的設(shè)備進(jìn)行清點，根據(jù)實際需要購進(jìn)一些先進(jìn)的硬件設(shè)備，使硬件設(shè)備能夠與系統(tǒng)相匹配，為學(xué)校電子檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎(chǔ)。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視對電子檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，加大對檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識的培訓(xùn)力度，邀請專業(yè)人士采取講座或?qū)嵉刂笇?dǎo)等多樣化方式來提升檔案管理人員對于新升級系統(tǒng)功能的認(rèn)識、運用能力并普及檔案管理相關(guān)法律知識。同時，學(xué)校在檔案管理人員的選聘上也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求，不能只看其學(xué)歷，更應(yīng)當(dāng)通過面試及實習(xí)等方式考察其實務(wù)能力，盡可能地選擇一些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員擔(dān)任相應(yīng)職務(wù)，為學(xué)校電子檔案管理工作全面推進(jìn)提供一定保障。
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檔案是各類企業(yè)、機(jī)構(gòu)、社會組織團(tuán)體的重要信息資源，能夠為企業(yè)、機(jī)構(gòu)、社會組織團(tuán)體開展管理工作提供真實的參考依據(jù)。傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)檔案，其管理程度復(fù)雜，管理難度大。而且紙質(zhì)檔案容易發(fā)生損毀和丟失，給檔案所有人帶來不必要損失。計算機(jī)技術(shù)及電子檔案的出現(xiàn)為檔案管理工作帶來了極大的便利，大大減輕了工作難度，提高工作人人員的工作效率。在信息化時代，計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于電子檔案管理是時展的必然要求。
1計算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的作用
1.1便于系統(tǒng)化管理電子檔案。
檔案的種類繁多，數(shù)量巨大，手工管理紙質(zhì)檔案的效率極其低下。員工往往為尋找一份檔案而花費大量時間，檔案還容易因保管不善而損毀、丟失。而將計算機(jī)技術(shù)用于電子檔案管理可以極大的簡化檔案管理工作[1]。利用計算機(jī)技術(shù)建立信息管理系統(tǒng)，將電子檔案放入管理系統(tǒng)平臺分類管理。工作人員還可為電子檔案設(shè)置權(quán)限，僅讓特定對象獲取電子檔案。計算機(jī)技術(shù)還能讓檔案以視頻、圖像、文字等多種不同方式呈現(xiàn)，或綜合多種方式呈現(xiàn)檔案。信息管理系統(tǒng)還提供了強(qiáng)大的檢索功能、自動入庫排架功能，提升檔案管理效率。
1.2為檔案管理提供技術(shù)支持。
隨著計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用也越來越深。尤其隨著計算機(jī)處理技術(shù)和存儲技術(shù)的發(fā)展，它不僅方便了檔案存儲、檢索、分類等更仍，分布式計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)也為集成化管理電子檔案提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持，極大地提升了電子檔案管理系統(tǒng)的集成服務(wù)性能。計算機(jī)外延設(shè)備技術(shù)的出現(xiàn)，也為傳統(tǒng)檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)變提供了技術(shù)支撐。最后，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用有效地融合了檔案管理和現(xiàn)代管理，為機(jī)關(guān)單位、企業(yè)以及其它社會團(tuán)體組織向現(xiàn)代換管理轉(zhuǎn)變提供了重要的基礎(chǔ)支持。
2計算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的具體應(yīng)用
檔案管理工作的重點在于存儲、檢索使用以及維護(hù)三個主要內(nèi)容，結(jié)合檔案管理工作的重點內(nèi)容，計算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用主要表現(xiàn)為以下幾種計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用
2.1存儲技術(shù)。
傳統(tǒng)手工檔案均采用具體紙質(zhì)文件或其它材質(zhì)文件的形式存儲在檔案管室內(nèi)，隨著時間的積累，檔案數(shù)量也越來越多，各種紙質(zhì)或其它實物檔案將占用的空間也越來越多，檔案管理工作難度也越來越大。而計算機(jī)技術(shù)具有強(qiáng)大的存儲功能，電子檔案的內(nèi)存也相對較小。利用電子檔案將相關(guān)資料錄入系統(tǒng)文件內(nèi)，在存儲于計算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，檔案資料占用的存儲空間也更小，計算機(jī)存儲功能可為檔案管理提供更為“廣闊”的存儲空間。
2.2查詢技術(shù)。
在發(fā)展過程中，通常需要對以往多個不同年份的、不同類型的檔案資料進(jìn)行對比分析，用于制定未來發(fā)展戰(zhàn)略。如果檔案為紙質(zhì)文件，查找工作量極大，使用時也極為不便。而計算機(jī)的查詢技術(shù)可極大的簡化查找工作[2]。管理人員只需輸入電子檔案的關(guān)鍵詞匯，即可從計算機(jī)數(shù)據(jù)庫內(nèi)調(diào)取所需的數(shù)據(jù)資料。這種做法減少了人力，也減少了查詢時間，大大地提高工作效率。
2.3監(jiān)測技術(shù)。
傳統(tǒng)檔案管理方式存在丟失的風(fēng)險，給檔案所有者帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。而電子檔案可降低檔案丟失幾率，減少檔案丟失帶來的損失。首先，計算機(jī)可提供監(jiān)視功能，監(jiān)控是否無權(quán)限人員調(diào)用、復(fù)制重要檔案。一旦重要檔案出現(xiàn)非法操作，系統(tǒng)將自動報警，及時告知管理人員。同時，計算機(jī)技術(shù)可對電子檔案進(jìn)行加密管理，非特定人員不具備獲取或瀏覽檔案資料權(quán)限，以免重要檔案資料被他人非法獲取。及時被他人獲取后，也無法瀏覽檔案內(nèi)容。
3計算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中存在的問題及解決對策
3.1存在的問題。
雖然計算機(jī)技術(shù)為電子檔案管理帶來了極大的便利，檔案管理工作也逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理。但是，在實際應(yīng)用中仍存在不少問題，主要表現(xiàn)在以下兩個方面。一是計算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用深度不足。許多檔案管均建立了信息化管理系統(tǒng)，但是檔案管理工作仍以手工管理為核心，只將計算機(jī)技術(shù)作為檔案管理的輔助手段。檔案管理對象依舊以紙質(zhì)檔案資料為主，而非以多媒體電子檔案數(shù)據(jù)管理為主[3]。以手工管理為核心的檔案管理無法充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢。相反，計算機(jī)技術(shù)也對檔案管理工作帶來障礙，導(dǎo)致管理人員做重復(fù)性工作，降低檔案管理工作的效率。二是檔案管理人員的能力不符合計算機(jī)技術(shù)下電子檔案管理工作。傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變也對管理人員提出了更高的要求，管理人員應(yīng)適應(yīng)計算機(jī)技術(shù)支持下的管理思維和管理能力，熟練掌握計算機(jī)操作方式、現(xiàn)代化檔案管理思維、電子檔案安全管理意識等。而檔案管理人員受手工檔案管理思想影響極深，且計算機(jī)知識儲備不足，學(xué)習(xí)新技術(shù)的能力也相對較弱，以致于計算技術(shù)無法深入應(yīng)用于電子檔案管理。
3.2深入應(yīng)用計算技術(shù)在電子檔案管理中的對策。
針對計算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的問題，應(yīng)首先轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識，重視計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。同時加強(qiáng)技術(shù)和設(shè)備投入，提升計算機(jī)設(shè)備軟件和硬件水平，引入現(xiàn)代化管理模式，全方面提升計算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用。優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，制定使用計算機(jī)技術(shù)的檔案管理制度，使管理制度更適合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，保障電子檔案管理工作有序進(jìn)行[4]。其次，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，改變檔案管理人員對新技術(shù)的認(rèn)知，同時提升檔案管理人員操作計算機(jī)技術(shù)的能力，解決技術(shù)瓶頸。如聘請專業(yè)計算機(jī)技術(shù)人員對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高日常維護(hù)和管理電子檔案系統(tǒng)的能力。
結(jié)束語
計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是信息時展的必然趨勢，檔案管理人員需要順應(yīng)時展潮流，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，自上而下地推動計算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中應(yīng)用。同時，深入分析計算機(jī)技術(shù)用于電子檔案管理的相關(guān)要求，為計算機(jī)技術(shù)管理電子檔案營造良好的“環(huán)境”，提升現(xiàn)代化管理電子檔案的水平。
參考文獻(xiàn)
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本文在分析當(dāng)前電子檔案建設(shè)工作形勢的基礎(chǔ)上，主要探討中學(xué)電子檔案管理工作存在的問題以及有效的應(yīng)對策略。
1中學(xué)電子檔案管理面臨的新形勢
1.1檔案使用價值不斷增加
電子檔案的使用價值已經(jīng)明顯的超出傳統(tǒng)的紙制檔案，電子檔案不僅可以記錄學(xué)生更豐富的數(shù)據(jù)信息，而且可以延長檔案數(shù)據(jù)信息的保存年限，并且有著極高的數(shù)據(jù)開發(fā)價值。首先，電子檔案滿足了人們的隨時查閱和使用需求，可以同時供給多方面共同使用。其次，電子檔案提供了更詳實豐富的信息，可以進(jìn)行綜合的數(shù)據(jù)分析，可以實現(xiàn)借助互聯(lián)網(wǎng)渠道的快速傳遞。第三，電子檔案提高了數(shù)據(jù)信息的安全性，肩負(fù)了時代對學(xué)生檔案管理工作需要，可以說學(xué)生電子檔案正面臨著海量、多形式數(shù)據(jù)存儲、高速數(shù)據(jù)傳遞目標(biāo)，全面檢查有價值信息的信息化時代。只有圍繞著信息化時代的需要，不斷完善中學(xué)電子檔案的質(zhì)量，才能滿足工作需求。
1.2管理標(biāo)準(zhǔn)要求不斷嚴(yán)格
在信息技術(shù)時代，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化要求越來越高，學(xué)生檔案已經(jīng)不僅僅是由學(xué)校保存，而且還要提供給上級學(xué)校和教育主管部門進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，為教育決策提供基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)。當(dāng)代社會對電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化要求將不斷提高，這就要求中學(xué)電子檔案建設(shè)以標(biāo)準(zhǔn)化管理的方式進(jìn)行。首先，要提高檔案整理工作的質(zhì)量，突出檔案電子化的標(biāo)準(zhǔn)化水平，在保證檔案數(shù)據(jù)安全的前提下，盡可能的實現(xiàn)檔案的分類存儲、檢索。其次，保護(hù)檔案合理規(guī)范利用，提高檔案管理效率，嚴(yán)格保證檔案數(shù)據(jù)可以在有效數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行傳遞，可以進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)信息的匯總分析。第三，實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，落實國家及省市相關(guān)部門的電子檔案管理要求，經(jīng)得起相關(guān)部門的檢查，做到對電子檔案事業(yè)負(fù)責(zé)。
2中學(xué)電子檔案建設(shè)存在的問題
2.1領(lǐng)導(dǎo)不重視
初中電子檔案建設(shè)工作需要必要的軟硬件支持，但是，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案管理不重視，導(dǎo)致電子檔案建設(shè)工作效率較低，沒能提高中學(xué)電子檔案建設(shè)質(zhì)量。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不能經(jīng)常性的督促電子檔案管理工作，不能保證電子檔案制度落到實處，制約了電子檔案建設(shè)的發(fā)展速度。其次，還有的領(lǐng)導(dǎo)存在重管輕用的問題，沒能根據(jù)實現(xiàn)工作需要開發(fā)出多種實用的電子檔案功能，致使電子檔案的應(yīng)用價值不高。第三，當(dāng)前中學(xué)生電子檔案制作要求不斷提高，但是有的學(xué)校沒能引進(jìn)必要的設(shè)備更新，領(lǐng)導(dǎo)沒能在電子檔案管理中給予必要的支持，影響了中學(xué)電子檔案建設(shè)的速度。
2.2管理人員素質(zhì)不高
管理人員的專業(yè)素質(zhì)是影響中學(xué)電子檔案建設(shè)工作水平的重要因素。首先，兼職的中學(xué)電子檔案管理人員不具備責(zé)任心，沒能抽出更多的精力用于電子檔案工作。其次，有些專職的電子檔案管理人員沒能經(jīng)過必要的電子檔案管理培訓(xùn)，電子檔案維護(hù)效率不高，嚴(yán)重的影響了電子檔案建設(shè)質(zhì)量，。第三，還有的中學(xué)電子檔案管理人員的專業(yè)能力不強(qiáng)，沒能結(jié)合學(xué)校實際情況開展有針對性的電子檔案管理工作，導(dǎo)致電子檔案沒能發(fā)揮出實際應(yīng)用價值，因此影響了中學(xué)電子檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3管理工作不規(guī)范
提高中學(xué)電子檔案管理水平，源于執(zhí)行較高的電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，形成嚴(yán)密的電子檔案管理規(guī)范。由于中學(xué)電子檔案管理缺乏必要的規(guī)范制度，因此影響了電子檔案管理效率。首先，有些中學(xué)缺少必要的電子檔案管理制度，導(dǎo)致電子檔案管理隨意性大，存在管理疏漏較多，導(dǎo)致電子檔案錄入不齊全等問題。其次，沒能根據(jù)實際情況的變化及時修訂電子檔案管理制度，電子檔案管理制度不適應(yīng)實際管理工作需要，導(dǎo)致電子檔案管理被迫適應(yīng)形勢發(fā)展，電子檔案管理沒能走在形勢前頭。特別是在當(dāng)前學(xué)生擇校多、比業(yè)出路多的現(xiàn)實情況，學(xué)生電子檔案管理更應(yīng)當(dāng)完善相關(guān)制度。
2.4設(shè)備不完善
必要的基礎(chǔ)設(shè)備是電子檔案管理的前提，由于電子檔案管理作用沒能充分發(fā)揮，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視電子檔案管理工作，導(dǎo)致學(xué)校電子檔案管理設(shè)備更新不及時。首先，有的學(xué)校沒能結(jié)合電子檔案管理工作的形勢需要使用新版管理軟件，導(dǎo)致電子檔案管理的兼容度低，影響了上級和相關(guān)學(xué)校的調(diào)閱。其次，有的學(xué)校軟硬件設(shè)備更新慢，不僅影響學(xué)校電子檔案管理工作效率，甚至還可能帶來電子檔案管理工作的風(fēng)險，使電子檔案無法在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下安全使用。第三，電子檔案管理還需要相關(guān)輔助設(shè)備，而有的學(xué)校只配備了計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，沒能配備必要的掃描儀等，也沒能配置必要的專業(yè)視頻、圖片處理軟件和高配置硬件，導(dǎo)致電子檔案各類形式單一，沒能實現(xiàn)高效存儲電子檔案數(shù)據(jù)目的。
2.5上級指導(dǎo)不及時
中學(xué)電子檔案管理不僅要納入地方教育行政部門的監(jiān)督和管轄的范圍，而且地方檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)擔(dān)負(fù)起業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)，全面加強(qiáng)電子檔案的管理工作。首先，教育行政部門還沒能加強(qiáng)對中學(xué)一級學(xué)校的電子檔案全面管理，往往只注重學(xué)生的電子學(xué)籍管理，沒能就學(xué)校建設(shè)的全部檔案進(jìn)行電子化，導(dǎo)致學(xué)校電子檔案管理存在片面化發(fā)展問題。其次，還有的地方檔案管理部門沒能對學(xué)校進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)校電子檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)，影響了電子檔案事業(yè)的快速發(fā)展。
3中學(xué)電子檔案建設(shè)的主要策略
3.1制訂嚴(yán)格的電子檔案管理規(guī)范
為了全面提高電子檔案管理工作的質(zhì)量，減少中學(xué)電子檔案建設(shè)的滯后性問題，實現(xiàn)系統(tǒng)化電子檔案管理目標(biāo)，必須推行嚴(yán)格的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和程序。首先，在中學(xué)推行統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，實現(xiàn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，做到從原始檔案到電子檔案過程的全面細(xì)化。其次，標(biāo)注好電子檔案的內(nèi)外部特征，保證電子檔案是有效數(shù)據(jù)的集合，提升電子檔案內(nèi)容與形式的準(zhǔn)確性，實現(xiàn)電子檔案高密度存儲，并且加強(qiáng)對電子檔案二次加工，全面提高電子檔案的質(zhì)量。
3.2提高電子檔案管理軟硬件水平
做好電子檔案的管理工作，必須使用科學(xué)的電子檔案的檢索與存儲工作，要加強(qiáng)電子檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要根據(jù)學(xué)校實際情況，建設(shè)自己的電子檔案數(shù)據(jù)庫，使得關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息得到有效存儲，提高電子檔案的保存和使用能力。第三，不斷依靠行政主管部門對電子檔案管理人員進(jìn)行專職培訓(xùn)，提高電子檔案教師的職業(yè)素養(yǎng)，提升學(xué)校自身的檔案建設(shè)能力。
4結(jié)論
信息技術(shù)的快速發(fā)展，為電子檔案的管理和建設(shè)提供了更為有利的契機(jī)，只要不斷更新電子檔案管理技術(shù)，提升專業(yè)人員的能力素質(zhì)，取得相關(guān)部門的大力支持，遵照相關(guān)工作制度要求，就能提高電子檔案管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
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針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較??；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢。
當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對電子檔案管理的認(rèn)識不足
雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實質(zhì)性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業(yè)務(wù)知識儲備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。
3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對檔案管理工作的重視程度
檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認(rèn)識，特別對領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識，為實現(xiàn)動態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎(chǔ)。
3.2檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施
3.2.1電子檔案硬件管理及保管
電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響，存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，同時文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設(shè)置專門的保管區(qū)域，還行配備安全性較高的電腦設(shè)備，因此需要結(jié)合檔案室的實際情況，對檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)的選擇，既要保證穩(wěn)定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。
3.2.2做好數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作
數(shù)據(jù)備份恢復(fù)主要是針對電子檔案特點，利用技術(shù)手段來保障檔案信息安全的策略。在進(jìn)行備份時，可以通過雙備份制來同時實現(xiàn)封存與借閱。考慮到網(wǎng)絡(luò)安全問題，需建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，保障檔案室的各項關(guān)鍵信息在出現(xiàn)意外時可以對信息進(jìn)行恢復(fù)。
3.2.3加強(qiáng)檔案室網(wǎng)絡(luò)安全管理
首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過這些基本的安全措施保障檔案室網(wǎng)絡(luò)安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過驗證用戶信息等手段對網(wǎng)站進(jìn)行多層加密，對檔案的訪問或閱讀設(shè)置權(quán)限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實性和原始性；最后，做好文件的安全監(jiān)控工作，在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢的同時不忽視紙質(zhì)檔案的作用。
3.3加強(qiáng)檔案管理人才隊伍的建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
（一）管理思想落后，管理方式陳舊
基層檔案管理人員對電子檔案的管理思想落后，管理方式陳舊。他們沒有意識到電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在工作環(huán)境和工作對象上的區(qū)別，在對電子檔案管理上仍采用傳統(tǒng)電子檔案管理方法，不重視電子檔案管理上的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，對計算機(jī)等先進(jìn)的使用設(shè)備不熟悉，甚至有抗拒新事物的心理，使電子檔案管理電子化，信息化建設(shè)受阻。
（二）電子檔案信息安全問題
電子文件是儲存在計算機(jī)中，它的不固定性、載體的可變性及信息的開放性使得電子檔案很容易被刪改、竊取和銷毀，且不被發(fā)現(xiàn)。當(dāng)今社會電腦病毒和黑客對電子檔案也存在極大的威脅，一旦計算機(jī)感染病毒或遭黑客侵入，就可能造成信息的丟失，若原件保存不當(dāng)，重建整個檔案系統(tǒng)將是個繁重的工作。
（三）電子檔案的原始性、真實性
檔案文件在被制作成電子文件時，不再存在如紙質(zhì)文件一樣的特定字跡、親筆簽名，甚至連文件蓋章都是電子編寫形成的，這就無法證明其真實性和權(quán)威性。而且，電子檔案在存檔的過程中，要定期進(jìn)行復(fù)制和轉(zhuǎn)換載體，以防信息的損失，所以電子文件的原始性無法判斷。
（四）電子檔案的長期可讀性問題
電子檔案是保存在磁性材料和光盤載體上，人們必須使用一定的技術(shù)和設(shè)備才能識別它的信息，這就決定了電子檔案對一定技術(shù)和設(shè)備的依賴性，閱讀電子檔案必修借助計算機(jī)將信息和載體結(jié)合在一起。而計算機(jī)的日新月異使得其硬件環(huán)境對某些較為落后的載體具有不可兼容性，造成電子檔案信息的不可讀，這對需要長期保存的文件來說是個“致命傷”，可能多年后，就難以找到能與之載體相配的電子設(shè)備。
解決電子檔案管理問題的措施
（一）建立健全電子檔案管理制度
管理電子檔案的主演任務(wù)是對各類電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，方便查詢和使用。在整理電子文件的同時，還應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況，結(jié)合電子檔案管理的特點，建立健全電子檔案管理制度，制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范加強(qiáng)和規(guī)范電子檔案管理。主要應(yīng)做到對電子檔案的每一步動態(tài)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并確定責(zé)任制度，明確電子檔案各工作環(huán)節(jié)的責(zé)任，提高工作人員的責(zé)任感。加強(qiáng)工作流程管理，提高對電子檔案的動態(tài)管理。如，在高校電子檔案管理中，應(yīng)針對學(xué)生檔案管理和教職工檔案管理的不同特點，制定不同的管理辦法，對學(xué)生在學(xué)校內(nèi)的各類表現(xiàn)詳細(xì)記載，學(xué)生的每一步動態(tài)都要記載再案，加強(qiáng)動態(tài)管理。
（二）培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)人才
新時代對檔案管理人才提出了更高的要求，不僅要求熟悉檔案業(yè)務(wù)，更要求精通計算機(jī)專業(yè)知識。加強(qiáng)對檔案管理人員的計算機(jī)知識培訓(xùn)刻不容緩，同時也要培養(yǎng)他們的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)他們對檔案業(yè)務(wù)的熱情，提高其職業(yè)道德素質(zhì)。
（三）加強(qiáng)信息保護(hù)
信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關(guān)重要。對電子檔案信息的保護(hù)要從入口、傳輸、使用三方面入手。簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等都是常用的保護(hù)信息安全的技術(shù)方法，在確保電子文件的真實性和權(quán)威性、保證電子文件在保存、傳輸中的安全和防止對電子文件的惡意刪改起到了關(guān)鍵的作用，不斷改進(jìn)信息安全技術(shù)，是加強(qiáng)信息保護(hù)的重要措施。除了在信息技術(shù)上對電子文件進(jìn)行保護(hù)外，還要做到多途徑、多方式的做好電子文檔的安全和存儲工作。如，一些高校的各部門在做好電子檔案管理的同時，還會建立紙質(zhì)檔案，采取電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔的“雙軌制”，為檔案文件的安全提供“雙保險”。
（四）重視數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、互相兼容的檔案管理軟件
電子檔案可以實現(xiàn)智能化管理，自動實現(xiàn)用戶對于檔案信息的提取與開發(fā)。在管理過程中信息技術(shù)取代了大量的純勞動，檔案管理內(nèi)部人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁跈n案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優(yōu)勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺提供便捷的檔案服務(wù)模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。
1.1 管理電子化
在過去的管理方式下，檔案管理機(jī)構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費人力物力財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化作業(yè)，這種管理模式真實性高，保存時間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。
1.2 資源擴(kuò)展智能化
往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個成本的很大比例，而當(dāng)檔案實現(xiàn)電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會有更多的資源去實現(xiàn)檔案管理的擴(kuò)展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設(shè)節(jié)約型社會。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現(xiàn)資源的擴(kuò)展和進(jìn)一步的開發(fā)。
2 從操作內(nèi)容分析電子檔案管理的優(yōu)勢
2.1 真實性
相對于電子檔案，傳統(tǒng)檔案的真實性和原始性更容易得到保障，這主要是因為其價值審定十分嚴(yán)格，一旦其價值審核成功，其形式和內(nèi)容基本就不再變化，之后只要保管得當(dāng)，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進(jìn)行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導(dǎo)致了電子檔案的原始性和真實性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉(zhuǎn)化過程中，也極容易因為操作失誤而導(dǎo)致信息失真。
2.2 操作性
傳統(tǒng)檔案相對于電子檔案管理操作更為復(fù)雜，因為其涉及到的工作都是由人工完成，工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進(jìn)行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時，電子檔案管理比傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性更強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)技能，還要能夠熟練使用相應(yīng)的計算機(jī)軟件。
3 從操作環(huán)節(jié)分析電子檔案管理的優(yōu)勢
3.1 鑒別整理
傳統(tǒng)檔案的文件材料在歸檔之前要進(jìn)行價值鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的資格審查，以此判明其保管期限和價值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進(jìn)行價值復(fù)審。由于其鑒別過程的嚴(yán)格，從而導(dǎo)致了檔案的質(zhì)量和價值都比較高，相應(yīng)的，相比于電子檔案，數(shù)量會比較少。電子檔案在進(jìn)行歸檔之前，其價值會從電子文檔的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進(jìn)行判斷，電子文檔的應(yīng)用性范圍、技術(shù)狀況、可讀性、真實性都對其有直接影響，所以相比于傳統(tǒng)文檔，電子文檔在進(jìn)行價值判斷時還要進(jìn)行技術(shù)分析，以此來保證文檔的安全和準(zhǔn)確。電子文檔主要通過計算機(jī)進(jìn)行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統(tǒng)文檔高，但電子檔案的信息質(zhì)量卻不如傳統(tǒng)檔案。
3.2 存貯
傳統(tǒng)文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統(tǒng)檔案需要消耗大量的資源，因為在過程中需要持續(xù)性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應(yīng)用的困難程度也隨之增加。電子檔案內(nèi)容的表現(xiàn)形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進(jìn)行呈現(xiàn)，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達(dá)。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數(shù)據(jù)的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統(tǒng)檔案管理比電子檔案管理更有有優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案更改流程繁雜，且會留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。
4 信息技術(shù)在電子檔案管理中的改進(jìn)
4.1 提高電子檔案信息的安全性
將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質(zhì)中，或運用數(shù)據(jù)庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲、查找、調(diào)用與管理，實現(xiàn)檔案的電子化可視化，促進(jìn)檔案信息的集成化管理，從而達(dá)到方便存儲的目標(biāo)，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴(yán)重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機(jī)構(gòu)除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設(shè)計可靠性實施性強(qiáng)的安全協(xié)議阻止黑客進(jìn)攻和非法訪問，運用相關(guān)的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。
4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率
關(guān)鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊
隨著社會的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機(jī)上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質(zhì)文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強(qiáng)電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現(xiàn)電子檔案管理的高效、準(zhǔn)確、安全是我們在檔案管理工作中應(yīng)該著重思考的問題。 電子檔案的特點
電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機(jī)轉(zhuǎn)換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節(jié)省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯(lián)系，隨時可以分離，能夠復(fù)制存儲于不同介質(zhì)之中，方便進(jìn)行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術(shù)記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處
電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對傳統(tǒng)檔案的信息進(jìn)行歸納，擴(kuò)大了信息容量，實現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時間隨時歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個過程結(jié)束后制定一個標(biāo)準(zhǔn)的表格在規(guī)定的時間內(nèi)歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準(zhǔn)確性、真實性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進(jìn)行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進(jìn)行電子歸檔時，必須要隨時進(jìn)行加密和認(rèn)證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質(zhì)，而且在更換介質(zhì)的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質(zhì)文件不受損壞，在轉(zhuǎn)移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進(jìn)行保管時，要求有關(guān)部門使用統(tǒng)一的格式對檔案進(jìn)行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質(zhì)檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權(quán)限之后，登錄檔案管理中心查閱相關(guān)信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準(zhǔn)后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊
采用電子檔案管理節(jié)省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當(dāng)今社會的低碳環(huán)保理念，無紙化辦公在節(jié)約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護(hù)了森林資源[3]。
然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達(dá)國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應(yīng)是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護(hù)和備份。此外，在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術(shù)提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設(shè)置防火墻等措施。
結(jié)束語：
綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強(qiáng)對電子檔案管理的研究，推進(jìn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、準(zhǔn)確化管理，使之更好地服務(wù)于社會。
參考文獻(xiàn)：
電子檔案是隨著時展，應(yīng)運而生的產(chǎn)物。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案存在形式是以紙質(zhì)為載體，以人的手工書寫和抄錄為主要方式的。隨著時代的發(fā)展和社會各項工作的進(jìn)行，檔案管理工作面對著龐大的信息量和紛繁復(fù)雜的檔案文件，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)這樣的現(xiàn)狀。電子檔案應(yīng)運而生，它的產(chǎn)生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統(tǒng)的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案并不是沒有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對待。本文就電子檔案管理的現(xiàn)狀，檔案信息電子化的利弊，電子檔案如何更好地普及應(yīng)用等方面做出以下分析。
一、電子檔案的管理現(xiàn)狀
縱觀近幾年電子檔案的發(fā)展情況，各類單位的檔案數(shù)量急劇增加。以全國各大學(xué)高校為例，大學(xué)生總體規(guī)模不斷增加，相關(guān)資料顯示，2008年大學(xué)生數(shù)量與2007年相比，增加了近200萬人，而大學(xué)教職工人數(shù)也增加了十萬左右，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所。高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢的同時，各項相關(guān)檔案也是急劇增長，面對與日俱增的檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前的形式。
檔案管理工作并不是許多人認(rèn)為的那樣，并非簡單的填寫數(shù)據(jù)和各人資料，然后存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個復(fù)雜的流程，在檔案持有人填寫完相關(guān)資料和數(shù)據(jù)后，由檔案管理工作者認(rèn)真仔細(xì)的檢查，有任何不符合規(guī)定的地方都應(yīng)返還給檔案持有人進(jìn)行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲存在檔案室里，在需要調(diào)取和更新時，要迅速的調(diào)去出檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個復(fù)雜的過程，面對現(xiàn)如今各類檔案數(shù)量的急劇增加，傳統(tǒng)的檔案形式確實不能適應(yīng)工作的需要，電子檔案是十分有必要的。
雖然檔案管理工作越來越艱巨，但是此項工作的重要性決定了不能出錯的要求。檔案工作對于一個單位是十分重要的，急需應(yīng)用電子檔案的管理形式來適應(yīng)當(dāng)前的嚴(yán)峻形式。電子檔案已經(jīng)成為大多數(shù)單位檔案管理工作必須應(yīng)用的形式，但是由于電子檔案的專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)，當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案管理信息化程度低，不能適應(yīng)工作需要。面對這樣的形式，電子檔案的普及應(yīng)用是檔案管理工作的趨勢所在，也是必須實現(xiàn)的。
二、檔案信息電子化的利弊
（一）電子檔案的優(yōu)越性
電子檔案與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數(shù)據(jù)的形式記錄了檔案的準(zhǔn)確信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長處有很多。傳統(tǒng)檔案需要以紙質(zhì)材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術(shù)，直接將檔案記錄在電腦上。傳統(tǒng)檔案需要一個單獨的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環(huán)境條件要求較多。紙質(zhì)的檔案材料時間久了，會發(fā)霉發(fā)潮，這些都會影響檔案的真實性和存儲時間。而且會耗費大量的人力物力，檔案存儲的成本較高。而電子數(shù)據(jù)只需要電子計算機(jī)的應(yīng)用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術(shù)和檔案管理的相關(guān)軟件，這能夠大大節(jié)省單位的財政支出，并且保證檔案能在很長的時間內(nèi)不出現(xiàn)失真和損毀的現(xiàn)象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個突出的優(yōu)點就是電子檔案在交接時不會出現(xiàn)丟失和失真的現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案在檔案的調(diào)取、補(bǔ)充和更新時很容易丟失和失真，這是因為檔案持有人對檔案工作的認(rèn)識不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時的丟失和失真。點在檔案在交接時只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因為檔案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時檔案丟失的風(fēng)險，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優(yōu)越性決定了電子檔案的發(fā)展空間是巨大的，也是必須的。
（二）電子檔案的缺陷
電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統(tǒng)檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進(jìn)入盜取相關(guān)檔案，即使進(jìn)入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真?zhèn)涡?，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進(jìn)入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應(yīng)該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發(fā)生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，承擔(dān)起自身的義務(wù)和責(zé)任，正確認(rèn)識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設(shè)備的依賴性較強(qiáng)。檔案管理在面對紙質(zhì)檔案時只需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機(jī)，檔案管理工作就無法進(jìn)行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機(jī)。
三、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用
1．積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)制。應(yīng)當(dāng)自覺納入領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對電子檔案加強(qiáng)管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章?；鶎訖n案管理工作者應(yīng)該積極接受領(lǐng)導(dǎo)的建議，明確領(lǐng)導(dǎo)的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務(wù)和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。
2．與時俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新。電子檔案的管理需要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。基層檔案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。
中圖分類號：K206文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
引言
隨著我國科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案已成為當(dāng)前檔案管理中的重要內(nèi)容，同時，電子檔案以其方便、快捷等優(yōu)點在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，然而，不容忽視的是，由于電子檔案自身特點以及日常管理手段、理念和方法等原因，電子檔案管理工作中問題層出不窮。
一、電子檔案特點及管理要求
1、電子檔案特點
電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，其主要是通過計算機(jī)磁盤或其他設(shè)備存儲文件，
將相互關(guān)聯(lián)的電子圖像或文件集合，多以案卷為基本單位。電子檔案分為實體檔案和虛擬檔案兩種，其中，虛擬檔案主要用于區(qū)別客觀存在的檔案實體，以比特或字節(jié)等表示方式將實體檔案信息保存在電腦或網(wǎng)絡(luò)中，當(dāng)引入硬件或與硬件相關(guān)的細(xì)節(jié)時，這些比特或字節(jié)可被定位到某個網(wǎng)絡(luò)終端，從而以實體符號向用戶呈現(xiàn)信息。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，近年來電子檔案采用光盤、磁盤等介質(zhì)進(jìn)行存儲。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案具有信息存儲密度高、信息非人工識讀性強(qiáng)、具有多種信息媒體繼承性、信息和載體可分離以及系統(tǒng)依賴性等特點。
2、電子檔案管理要求
目前，每個行業(yè)每個領(lǐng)域的信息化水平都在快速提高，檔案管理的信息化也越來越受到人們的關(guān)注，其重要性也受到廣泛的認(rèn)同。檔案管理的信息化，與傳統(tǒng)的手工管理相比，是一個劃時代的轉(zhuǎn)變，在管理和利用的高效性、便捷性上具有無以倫比的優(yōu)勢。同時，也對檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出更高的要求，有很多新的問題擺在面前，主要有以下內(nèi)容：檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類非常多，并且具有復(fù)雜性，涉及到的行業(yè)也很多，有實體檔案與電子檔案，這基本上把所有的檔案實體類型以及電子檔案類型都包含了，并且還要管理到位。與此同時，還要與未來可能出現(xiàn)的檔案實體類型與電子類型相適應(yīng)并兼容。在各個行業(yè)中，很多單位都有各種信息系統(tǒng)建立，但是，在經(jīng)過相應(yīng)的產(chǎn)生與利用以后，就會有很多信息累計在系統(tǒng)中，并且，這些電子信息的出口也是一個不容忽視的問題，需要按照檔案管理的要求來進(jìn)行管理。
二、電子檔案在檔案管理中的作用
對多數(shù)企業(yè)、單位、部門來說，電子檔案是新鮮事物。電子檔案在日常檔案管理中發(fā)揮著重要作用，因此，從理念上轉(zhuǎn)變檔案管理模式，對加強(qiáng)電子檔案管理意義重大。
1、電子檔案節(jié)省人力物力
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中，容易損壞，一般要投入大量人力、財力、物力等進(jìn)行管理保存，盡管如此，紙質(zhì)檔案還是存在損壞的風(fēng)險。隨著計算機(jī)科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運而生，其作為一種快捷的檔案管理手段，一方面為獲取檔案信息提供了便捷的途徑，降低了檔案歸檔或查找的困難，另一方面，降低了檔案管理人員工作強(qiáng)度，從而節(jié)省了大量人力物力。
2、電子檔案有助于提升服務(wù)效率
為使用者提供高效便捷的服務(wù)是檔案管理的最終目的，采用電子檔案進(jìn)行檔案管理，在實現(xiàn)檔案信息電子化的同時，也提升了檔案管理服務(wù)效率和質(zhì)量。電子檔案不僅能為使用者提供海量信息，同時也可幫助其在海量信息里面快速查找。然而，對電子檔案進(jìn)行管理，要求管理人員掌握計算機(jī)技術(shù)等新技術(shù)、新技能，從而能游刃有余地進(jìn)行電子檔案的管理。
三、電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用
目前，電子檔案在檔案管理中有了廣泛地應(yīng)用，其優(yōu)點主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
1、保證了存儲時間
為保證電子檔案長期可讀性，要及時更新其文檔結(jié)構(gòu)，一旦計算機(jī)操作系統(tǒng)更新或應(yīng)用軟
件更新，電子檔案的有效性、真實性和完整性等極有可能遭到破壞，因此，及時更新電子檔案文件結(jié)構(gòu)，確保其適應(yīng)“新環(huán)境”。
2、保證其完整性
采用技術(shù)措施確保電子檔案完整性、真實性、原始性以及安全性，防止一些管理人員隨意更改檔案內(nèi)容或制造假檔案。
3、節(jié)約成本
電子檔案和紙質(zhì)檔案根據(jù)實際情況可給予雙套制的管理模式，根據(jù)檔案內(nèi)容的特點，選擇性地進(jìn)行電子檔案管理或紙質(zhì)檔案管理，這不僅會降低人力財力物力的浪費，同時，也可確保重要檔案的雙套歸檔管理。
4、把握準(zhǔn)確性原則
除了要保證電子檔案管理的高效性之外，保證電子檔案管理的準(zhǔn)確性也是提高電子檔案管理整體效果的重要措施。為此，我們應(yīng)準(zhǔn)確把握電子檔案管理的準(zhǔn)確性原則，提高電子檔案管理的整體效果。
5、保證其安全性
隨著電子檔案依賴的計算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，電子檔案管理工作難度越來越大，在電子檔案日常管理中，不僅要從思想上認(rèn)識到電子檔案的重要性，而且要在技術(shù)上確保其安全性，這就要求電子檔案的制作者和管理者在日常電子檔案管理中要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)、忠于職守、精益求精的態(tài)度，從而確保電子檔案的準(zhǔn)確、安全、可靠等。
四、電子檔案的發(fā)展
1、計算機(jī)檔案應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)展
計算機(jī)檔案從出現(xiàn)至今,已經(jīng)擴(kuò)展到各個領(lǐng)域其中包括各個企事業(yè)單位。在許多單位中計算機(jī)檔案甚至是在逐步取代傳統(tǒng)檔案的應(yīng)用。計算機(jī)檔案以其操作簡單、速度快、查找方便、易于攜帶等特點為廣大使用者所偏愛。與此同時在當(dāng)今計算機(jī)電子檔案亦是科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的必然產(chǎn)物,各個單位如果不使用計算機(jī)電子檔案就意味著落后甚至是被淘汰。因此將計算機(jī)電子檔案管理工作落實到位是當(dāng)前各個單位所關(guān)注的池是必須實施的。
2、計算機(jī)檔案管理工作操作更加規(guī)范
受計算機(jī)檔案各種弊端的啟示,我國在計算機(jī)檔案管理工作中也做以相應(yīng)的改變和調(diào)整,有針對性地對和計算機(jī)檔案管理有關(guān)的人和事進(jìn)行調(diào)整。首先從人的角度來說進(jìn)行計算機(jī)檔案管理工作的工作人員的素質(zhì)是計算機(jī)檔案管理工作首要保障。我國已經(jīng)對計算機(jī)檔案管理的工作人員進(jìn)行了相應(yīng)的培訓(xùn),以提高他們在操作和管理中的專業(yè)能力和綜合素質(zhì),這在人為這關(guān)確保了電子檔案管理的規(guī)范化。同時制定規(guī)范統(tǒng)一的管理格式。在檔案傳輸或是轉(zhuǎn)化的時候使用統(tǒng)一的格式易于操作和管理能夠有效地避免信息的丟失和篡改。將檔案管理工作的規(guī)范化作為電子檔案管理工作發(fā)展趨勢更易于電子檔案的管理工作規(guī)范化完成。
3、電子檔案管理工作超安全性發(fā)展
加強(qiáng)電子檔案的安全性問題,是電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢。存儲設(shè)備的安全是電子檔案管理安全的前提保證。第一加強(qiáng)存儲設(shè)備安全要注重對計算機(jī)病毒的清理,定時清理,以保證計算機(jī)在一個安全的環(huán)境中運行。第二及時對計算機(jī)電子檔案進(jìn)行保存和備份確保一旦發(fā)生檔案丟失的情況能夠及時獲取信息彌補(bǔ)漏洞盡可能地挽回?fù)p失。第三加強(qiáng)電子檔案保密工作。要對存儲電子檔案的程序或是軟件進(jìn)行加密使想進(jìn)入電子檔案程序的非法分子不能夠簡單地獲取信息。通過以上幾個方面的努力我國計算機(jī)電子檔案的發(fā)展會規(guī)避許多風(fēng)險,做到防范于未然安全第一。
結(jié)束語
當(dāng)前，社會信息化發(fā)展步伐較快，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了空前的發(fā)展，隨之而來的，日漸增多的電子檔案成為檔案管理中的主要內(nèi)容。為了適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展，適應(yīng)檔案管理工作需要，加強(qiáng)電子檔案管理，確保其準(zhǔn)確、完整、可靠地歸檔及利用，意義重大。在日常電子檔案管理中，要結(jié)合檔案實際情況，運用科學(xué)管理方法，順應(yīng)電子檔案管理規(guī)律，做好電子檔案管理工作，從而使其在工作需要中發(fā)揮重大作用。
參考文獻(xiàn)
1 新舊《會計檔案管理》辦法的對比分析
1.1 總體情況對比
新《會計檔案管理》辦法共31條，在原來的基礎(chǔ)上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進(jìn)一步完善了會計檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會計檔案的一部分；其次，增加并明確了對電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會計檔案的銷毀程序、明確了會計檔案出境的管理要求、調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，延長了會計檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。
1.2 管理要求對比
新辦法從會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對電子檔案的管理規(guī)定。明確了電子檔案在滿足一定條件時，單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，進(jìn)一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會計檔案移交時，應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對于特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交；電子會計檔案銷毀時，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
1.3 管理期限對比
為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計檔案的實際利用需求，新辦法明確了會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。新辦法明確了對于需要定期保管的企業(yè)和其他組織的會計檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對賬單等保管期限為10年。
2 當(dāng)前高等學(xué)校會計檔案管理存在的問題
2.1 會計檔案管理制度不健全
高校缺乏學(xué)校內(nèi)部的具體的會計檔案管理制度，目前高校財務(wù)管理基本已實現(xiàn)會計電算化管理，但是卻沒有相應(yīng)的電子會計檔案管理辦法，沒有根據(jù)自己的實際情況將會計電算化產(chǎn)生的程序文件和數(shù)據(jù)庫等電子資料納入學(xué)校會計檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對會計的紙制版材料進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管等。
2.2 高校會計檔案管理人員的知識與經(jīng)驗
高校會計檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識與經(jīng)驗，對會計檔案人員及設(shè)施投入不足。目前，大部分高校的會計檔案管理人員大都是會計人員兼任，會計檔案只停留在對紙制檔案的保管，不具備電子會計檔案管理的專用?O備。那些兼任的會計人員更多的只懂會計的專業(yè)知識，而缺乏檔案管理知識。同時會計檔案管理人員更換和流動過于頻繁，再加上大都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，對會計檔案管理要求缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，再加上會計檔案的數(shù)量逐漸增多，高校會計檔案的質(zhì)量無法保證。高校容易忽視對專門的會計檔案的管理，沒有專門的經(jīng)費投入，導(dǎo)致會計檔案管理的水平很低。
2.3 高校缺乏對會計檔案的電子化管理
大部分高校都已實現(xiàn)會計電算化，有相應(yīng)的財務(wù)核算軟件進(jìn)行會計核算和結(jié)算。這些會計軟件可以實現(xiàn)對會計賬簿和報表的電子化保存，高校會定期將會計賬簿和報表打印輸出并裝訂成冊，實現(xiàn)電子檔案的紙制化保存，但是對于賬目的原始發(fā)票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊的會計檔案沒有實現(xiàn)電子化管理。各高校使用的財務(wù)軟件全套文檔資料及財務(wù)原始數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)也沒有連同會計檔案同時歸檔管理并分別存放于三個以上地點。高校針對電子檔案的管理意識和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設(shè)施等。
3 規(guī)范并優(yōu)化高校會計檔案的建議和對策
3.1 提高并加強(qiáng)會計檔案管理工作的認(rèn)識
高等學(xué)校的會計檔案管理屬于檔案管理的一部分，應(yīng)受到相關(guān)部門的高度認(rèn)識，加強(qiáng)投入。它是國家各類檢查以及科研結(jié)題審計的重要支撐材料，是學(xué)校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應(yīng)加強(qiáng)對會計檔案管理的重要性認(rèn)識并增加對會計檔案的投入，妥善安全保管、科學(xué)有序存放，保證會計檔案的完整性，方便及時查閱和利用。
3.2 建立并健全高校會計檔案的管理制度
各高校應(yīng)根據(jù)新的《會計檔案管理》辦法的要求，結(jié)合自身實際情況，出臺或修訂具體的會計檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時制定會計檔案工作目標(biāo)，將會計檔案管理工作納入學(xué)校內(nèi)部治理范圍，促進(jìn)會計檔案管理規(guī)范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會計檔案檢查監(jiān)督制度。由高校財務(wù)部門和檔案管理部門的主要負(fù)責(zé)人聯(lián)合，開展會計檔案檢查，并將檢查結(jié)果記錄在案留存，不斷地促進(jìn)高校會計檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會計檔案保管制度。在會計檔案保管上，對電子會計檔案及其數(shù)據(jù)元，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)與其讀取平臺一并保存，應(yīng)實行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會計檔案管理內(nèi)部牽制制度。應(yīng)建立以內(nèi)部管理、會計控制和審計監(jiān)督為核心的內(nèi)控體系。以經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度、不相容職務(wù)和崗位為風(fēng)險點，具有相互牽制和監(jiān)督作用的會計檔案的內(nèi)部牽制機(jī)制。
3.3 加強(qiáng)高校會計檔案管理人員的隊伍建設(shè)
高等學(xué)校的會計檔案管理人員大都是專業(yè)的會計人員，缺乏檔案管理的經(jīng)驗和認(rèn)識，缺乏全面綜合會計檔案管理知識。因此，高校應(yīng)配備專業(yè)的會計檔案管理人員，對會計檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，保證會計檔案管理人員既懂得會計電算化的相關(guān)知識，又懂得檔案管理的專業(yè)知識，進(jìn)而提高本單位的會計檔案管理水平。
3.4 加大會計檔案管理工作的投入
高校應(yīng)提高對會計檔案管理工作的高度認(rèn)識，加大對會計檔案工作的投入，改善會計檔案管理工作環(huán)境，既要適應(yīng)安全保管會計檔案的需要，又要提高會計檔案管理水平和效率。保證足夠的會計檔案存放空間，同時配備專用的計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，方便查閱。
3.5 提高會計檔案管理的信息化程度
