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時間：2023-06-11 08:24:07
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煤礦企業(yè)物資采購合同管理是指煤礦企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為，煤礦物資采購合同作為實現(xiàn)煤礦物資采購工作的載體，能直接決定煤礦物資采購的質(zhì)量、效果和效率等。尤其是隨著煤炭行業(yè)的疲軟、煤礦企業(yè)之間競爭的日趨激烈和煤炭資源兼并重組步伐的加快，煤礦物資采購合同管理工作在煤礦物資供應(yīng)管理工作中的作用日益凸顯。如何做好煤礦物資采購合同管理工作已經(jīng)是擺在煤礦企業(yè)面前不可避免的話題。
一、加強煤礦物資采購合同管理工作的主要目的和意義
1.加強合同管理已經(jīng)成為建立現(xiàn)代企業(yè)制度的重要內(nèi)容。隨著我國煤炭資源兼并重組進程的加快，大型煤業(yè)集團、產(chǎn)煤基地已應(yīng)運而生。建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度已經(jīng)成為不可回避的嚴(yán)峻而深刻的問題。煤礦物資供應(yīng)管理制度是煤礦企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要組成部分，而煤礦物資采購合同是煤礦企業(yè)進行物資供應(yīng)管理工作的重要環(huán)節(jié)，其重要性日益顯著。
2.加強合同管理能夠明確雙方權(quán)利義務(wù)，保證各方在合同履約過程中盡職盡責(zé)，共同推進合同履行，規(guī)范市場交易行為。煤礦企業(yè)與供應(yīng)商之間通過合同對雙方行為加以約束，通過簽訂煤礦物資采購合同，確定了雙方就采購物資這一行為的經(jīng)濟法律關(guān)系，簽約雙方之間的責(zé)任得以明確，都需全面履行采購合同中所規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)，共同推進合同履行，規(guī)范市場交易行為。
3.通過加強合同管理以規(guī)避、防范風(fēng)險。在煤礦物資的采購過程中，由于雙方對合同的理解不一致、供應(yīng)商未能及時送貨或供應(yīng)商送貨時，需求部門卻無處安放、合同本身有模糊不確定之處等原因，出現(xiàn)糾紛是難免的，而加強合同管理就成為解決交易雙方糾紛的重要依據(jù)。
二、目前煤礦企業(yè)物資供應(yīng)合同管理工作中存在的主要問題
1.合同管理風(fēng)險認(rèn)識不足、意識不強。許多煤礦企業(yè)存在重視合同文本，輕視合同管理的情況，缺少根據(jù)合同履行的進展實時進行動態(tài)跟蹤管理；對合同管理缺乏相關(guān)風(fēng)險管理的機制和手段。
2.合同簽約主體不當(dāng)。合同簽約主體首要條件應(yīng)當(dāng)是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的合同當(dāng)事人，另外合同文本簽約主體名稱必須與營業(yè)執(zhí)照上企業(yè)名稱保持一致，不能有錯字、漏字等。
3.合同條款表述不嚴(yán)謹(jǐn)、不全面。合同講究咬文嚼字，表述不嚴(yán)謹(jǐn)就容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。表述不全面往往是漏掉違約責(zé)任，這樣一旦發(fā)生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。
4.只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨立存在的合同，一般是煤礦物資采購的商務(wù)合同，從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同，一般指的是煤礦物資技術(shù)協(xié)議等。煤礦物資技術(shù)協(xié)議等是商務(wù)合同的重要組成部分，是必須依附于商務(wù)合同才能存在。
三、解決合同管理中存在問題的對策
1.煤礦物資買賣合同模板必須經(jīng)企業(yè)法律顧問部門審核。企業(yè)通過簽訂合同建立民事法律關(guān)系是一種民事法律行為，涉及大量的法律專業(yè)問題，必須經(jīng)過專業(yè)人士審核無誤后方可進行下一步操作。
2.建立健全合同管理制度。要使煤礦企業(yè)合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理等都處于有效的控制狀態(tài)。
3.加強合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。尤其是煤礦行業(yè)涉及到的煤礦物資品種多、樣式雜，合同管理人員通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，可以掌握專業(yè)知識、合同法律和簽約技巧，增強了合同管理人員的責(zé)任感，提高了其法律意識，全面提升合同管理人員的素質(zhì)。
中圖分類號：F426.8 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-0000-02
采購管理，作為煙草日常管理工作中的一項重要內(nèi)容，因為涉及資金支出，長期以來一直是一個敏感的領(lǐng)域，受到各方的高度關(guān)注。為了防止各類采購問題的發(fā)生，各級煙草公司對采購部門也提出了很多要求來規(guī)范采購管理行為。然而有些工程項目受環(huán)境、時間的影響非常大，如果因為采購的規(guī)范性問題影響了審批，延誤了項目執(zhí)行的良機，對整個項目將帶來毀滅性的影響。所以如何在采購管理中尋找切入點，既能滿足規(guī)范管理的要求，又能提高辦事的效率，可以說是一個兩難的命題。
合同，作為采購管理的重要載體，對處理規(guī)范和效益的矛盾有著非同一般的意義。采購的關(guān)系以合同的形式做出約定，采購的內(nèi)容和雙方的權(quán)利義務(wù)在合同中有明確的界定，采購的行為有了法律上的認(rèn)定和保護，采購的風(fēng)險就可以降到最低，審批程序上也不會出現(xiàn)較大的波折。本文正是從加強合同管理角度出發(fā)，從合同起草，審核，資金支付的手續(xù)等方面入手，加大財務(wù)人員介入程度和范圍，發(fā)揮財務(wù)監(jiān)督職能，降低企業(yè)資金風(fēng)險，更好的實現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)范與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。
一、采購合同管理中可能存在的問題
（一）財務(wù)人員接觸合同不全面，有可能面臨較高資金風(fēng)險
在當(dāng)前的采購管理模式下，年度采購項目經(jīng)采購管理委員會審批通過后，由實施部門根據(jù)項目的要求和內(nèi)容尋找相應(yīng)供應(yīng)商。整個采購過程中，部分企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與財務(wù)人員缺少溝通，財務(wù)人員只是根據(jù)經(jīng)辦人員的提報進行相應(yīng)的付款，與合同沒有全面的接觸或者接觸有限。有可能出現(xiàn)合同簽訂后，項目未達(dá)到實際理想效果，但款項必須要按照合同條款進行支付或者支付的對象與合同簽訂方不一致的情況，使企業(yè)面臨非常高的資金風(fēng)險。
（二）資金籌劃不及時，有可能影響項目工期和質(zhì)量
對于某些特殊的合同項目，特別是工程項目，一般涉及的工期較長，金額較大。因有些單位合同管理意識淡薄，合同簽訂后沒有及時交給財務(wù)部門監(jiān)督執(zhí)行，所以財務(wù)部門沒有掌握項目的具體情況，有可能出現(xiàn)資金籌劃不及時，款項支付拖延的情況，嚴(yán)重的可能影響項目的工期和質(zhì)量。
（三）合同意愿不能真實表達(dá)，有可能影響企業(yè)相關(guān)方的判斷
目前大多數(shù)的采購項目，很多合同文本為固定模式，缺少對細(xì)節(jié)的補充和描述。采購單位因為人員配備較少，業(yè)務(wù)能力欠缺，合同起草階段沒有進行深入的研究等影響，不能對合同條款實施有效的把握，缺少有針對性的修改意見，所以合同不能完整的表達(dá)采購方的意愿。對于根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，記錄企業(yè)經(jīng)營管理活動的財務(wù)人員來說，不能真實準(zhǔn)確的反映企業(yè)的經(jīng)營狀況和實際處境，存在提供低質(zhì)量財務(wù)信息的風(fēng)險。對于需要通過查看企業(yè)財務(wù)報表進行決策的投資者和管理者來說，無疑會影響正確的判斷。
由此可以看出，合同作為企業(yè)采購活動的載體應(yīng)當(dāng)與財務(wù)管理密切結(jié)合。經(jīng)濟合同的簽訂和執(zhí)行，最終結(jié)果都要涉及財務(wù)部門，落實到資金的支付。所以，將財務(wù)管理納入合同管理，加大財務(wù)人員的介入程度和范圍，在一定程度上既能規(guī)范企業(yè)的成本支出，又能保證企業(yè)資金的合理使用，降低企業(yè)合同風(fēng)險。
二、如何在采購合同管理中加強財務(wù)管理
（一）參與合同內(nèi)容的審核，減少財務(wù)風(fēng)險
合同內(nèi)容是對雙方權(quán)利義務(wù)的約束，一般涉及款項的支付，貨物的交接等重要內(nèi)容。在目前的合同管理中應(yīng)加大財務(wù)人員對合同起草階段的介入程度，增加對合同的了解，加強對對方資信的評估，加大合同的審核力度，憑借財務(wù)人員的專業(yè)知識減少可能存在的財務(wù)風(fēng)險。在合同內(nèi)容的起草中，財務(wù)人員需要關(guān)注的重點內(nèi)容有：合同的標(biāo)的是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益；雙方是否有履行合同的能力；合同所涉及的經(jīng)濟數(shù)據(jù)是否計算準(zhǔn)確等。
在合同起草完畢后，還需要增加財務(wù)人員對全部合同條款的復(fù)審，初步評估合同是否涵蓋企業(yè)要處理的經(jīng)濟事項，是否能達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)等。
（二）參與合同履行過程中的管理，提前做好資金規(guī)劃
履行與外單位的采購合同一般涉及到資金的支付和流動，對于一個重大的合同事項更有可能涉及大額資金的使用。按照煙草有關(guān)資金管理的相關(guān)規(guī)定，從資金的申請、使用、審批等方面均有嚴(yán)格的手m和流程。所以為了不影響合同的履行，財務(wù)部門需要對合同中有關(guān)資金的支付條件、支付時間等了然于心，才能有的放矢，提前打算，做好規(guī)劃，籌措資金，為合同的履行做好準(zhǔn)備。
（三）強化內(nèi)部監(jiān)督的同時，對重大資金項目可以引入外部中介機構(gòu)
某些合同項目因為涉及專業(yè)內(nèi)容，資金額度較高，僅靠企業(yè)內(nèi)部的管理人員無法理解、審核合同的條款。支付合同款時也無法對項目是否達(dá)到合同的要求進行評估，所以會影響資金支付的效率，項目的進展。如果因為對項目不了解貿(mào)然支付資金，則有可能給企業(yè)帶來資金風(fēng)險。對于這些較大型、特殊的項目可以考慮申請相關(guān)外部中介機構(gòu)的介入，明確機構(gòu)的責(zé)任。從合同的簽訂，到項目的執(zhí)行全過程跟進，落實好每一環(huán)節(jié)的監(jiān)督管控，特別是涉及資金支付的環(huán)節(jié)，要與財務(wù)人員明確支付條件，明確第三方與財務(wù)人員的交接記錄，做好溝通，盡可能減少資金支付風(fēng)險，保護企業(yè)資金安全。
（四）做好合同的登備案，保存完整的經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息
一份合同是對雙方某種經(jīng)濟行為的約定和約束，如果合同簽訂后外部客觀條件發(fā)生了變化，合同也需要進行相應(yīng)的修改。對于涉及金額較大，項目執(zhí)行期較長的采購合同，可以建立合同專屬的項目臺帳，根據(jù)項目資料及付款申請及時更新項目臺帳，直至該項目順利驗收，最后一筆款項支付完成。財務(wù)人員的跟蹤記錄，是對財務(wù)核算的有益補充，許多細(xì)節(jié)的信息可以直接從臺賬上獲取，特別是對于合同金額較大的項目，從臺帳記錄可以一目了然項目達(dá)到的階段和相應(yīng)的付款進度，省卻了翻閱大量實物檔案的辛苦。同時，項目臺賬的建立將整個經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息保存連貫完整，形成一個全過程的閉環(huán)，對了解項目情況，評估項目效果將會直觀有效。
（五）增強財務(wù)人員的主動參與意識和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)
在目前合同管理模式下，財務(wù)人員介入合同管理的范圍狹窄而且滯后。造成這種局面的原因主要有兩方面。一方面是合同歸口管理部門的原因，沒有認(rèn)識到財務(wù)管理在企業(yè)合同管理中的重要意義，擔(dān)心財務(wù)人員的介入會影響業(yè)務(wù)的開展。另一方面則是財務(wù)人員自身主動參與意識不強，業(yè)務(wù)知識掌握不夠，不能深入了解企業(yè)合同事務(wù)。所以從完善合同管理，加強財務(wù)監(jiān)督的角度，需要提高財務(wù)人員的主動參與意識和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，特別是關(guān)于法律和風(fēng)險能力的培養(yǎng)。當(dāng)財務(wù)人員掌握足夠豐富的業(yè)務(wù)知識，可以給合同管理部門提出建設(shè)性的合同意見時，合同管理部門才能重視財務(wù)人員的作用，才能真正促進企業(yè)合同管理的規(guī)范有效。
三、結(jié)束語
在采購合同管理中加強財務(wù)管理，出發(fā)點是為了規(guī)范煙草企業(yè)的采購管理，從管理中找到經(jīng)濟效益增長點，促進管理規(guī)范與效益增長的齊頭并進。所以根據(jù)目前合同管理的現(xiàn)狀，要加強合同管理，控制合同風(fēng)險，最重要的切入點就是在合同起草和履行階段，財務(wù)的及時介入，加深了解，全程跟進，建立一個對合同事項全過程的項目臺賬。
采購管理作為企業(yè)管理中的一項重要內(nèi)容，合同管理作為采購管理的重要載體，任何時候都缺不了財務(wù)管理的影子，合同管理最終都要落實到資金支付環(huán)節(jié)。財務(wù)管理和合同管理的最終目的都是為了保護企業(yè)的合法利益不受侵害，降低企業(yè)經(jīng)營過程中的風(fēng)險系數(shù)，提高企業(yè)經(jīng)營管理的綜合效率。所以，要改變目前的合同管理現(xiàn)狀，最主要的就是先解決目前財務(wù)人員對合同介入程度較低的問題。財務(wù)人員在介入前，也需要提高自身對合同的法律風(fēng)險意識的培養(yǎng)，結(jié)合自身的專業(yè)知識增強對合同條款的理解、把控能力，為更好的融入合同管理打下基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
1 采購結(jié)算
1.1 大宗原燃料采購結(jié)算的特點 鋼鐵企業(yè)生產(chǎn)，消耗的物料品種繁多，結(jié)算方式多樣。對于大宗原燃料的結(jié)算一般采取優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的方法。優(yōu)質(zhì)優(yōu)價包括“按質(zhì)論價”結(jié)算和“按質(zhì)論量”結(jié)算。按質(zhì)論價結(jié)算，就是在原燃料采購過程中，以供需雙方簽訂的工礦產(chǎn)品合同的價格為基礎(chǔ)，依據(jù)與合同相關(guān)的計價條款和原燃料的實際檢驗結(jié)果確定原燃料的最終結(jié)算價格；按質(zhì)論量結(jié)算，是不依據(jù)物資的檢斤量做為最終結(jié)算量，而依據(jù)檢斤量與理化檢驗結(jié)果確定的干基量確定最終結(jié)算價格的結(jié)算方法。大宗原燃料采購結(jié)算的特點是緊扣合同，根據(jù)合同條款規(guī)定，確定不同的結(jié)算方式。
1.2 采購結(jié)算與合同條款 鋼鐵企業(yè)原燃料產(chǎn)品的合同條款一般有標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款及交貨時間，驗收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量加減價約定、運輸方式、結(jié)算方式及違約責(zé)任等內(nèi)容。其中合同價格、質(zhì)量加減價條款和驗收標(biāo)準(zhǔn)是結(jié)算的的重要依據(jù)。
1.2.1 合同價格：即合同的的基價，其他有效成份的加減價都在此基礎(chǔ)上進行。通常合同的基價有三種：含稅包干到廠價、車板含稅價和車板不含稅價。
1.2.2 驗收標(biāo)準(zhǔn)：①計量、化驗均以買受方為準(zhǔn)，按日結(jié)算（按批次結(jié)算）。②計量、化驗均以出賣人為準(zhǔn)，按日結(jié)算（按批次結(jié)算）。③計量以買受方為準(zhǔn)，化驗結(jié)果按出賣人方結(jié)算。④計量以出賣人方為準(zhǔn)，化驗結(jié)果按買受方結(jié)算。
1.2.3 質(zhì)量加減價條款約定的內(nèi)容 鋼鐵企業(yè)大宗原燃料合同根據(jù)物料有效成份的不同，加減價方式不同。通常在結(jié)算當(dāng)中按合同加減價方式的不同，我們把結(jié)算類型分為有效成分累加類型、簡單計算類型、折噸計算類型、等級判定類型、中間換算類型等。這一部分條款是優(yōu)質(zhì)優(yōu)價結(jié)算的核心內(nèi)容。
1.2.4 運輸方式：汽車運輸或火運。
1.2.5 結(jié)算方式：①一票結(jié)算，開據(jù)17%增值稅票。②兩票結(jié)算。即含稅包干到廠價減運費，其余開據(jù)17%增值稅票。
1.2.6 爭議解決方式：當(dāng)合同雙方發(fā)生爭議時，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成時，在需（供）方所在地人民法院訴訟解決。
1.2.7 其他約定事項：①合同履行有效期。②其他未盡事宜，雙方協(xié)商解決。
1.3 原燃料采購結(jié)算員的工作程序?、賹彾ê贤航Y(jié)算員收到業(yè)務(wù)科簽定的采購合同，必須仔細(xì)閱讀合同條款，認(rèn)真推敲。②收集資料：收集交庫單、化驗單、磅單等原始票據(jù)，了解掌握企業(yè)調(diào)價及合同條款變更、異議處理情況。③結(jié)算：結(jié)算員按照合同結(jié)算條款類型，根據(jù)審核后的原始憑據(jù)各種數(shù)據(jù)指標(biāo)和對應(yīng)關(guān)系，計算采購價格出據(jù)結(jié)算單。
2 合同管理
2.1 合同管理的概念 企業(yè)合同管理指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為，是市場經(jīng)濟的外在表現(xiàn)，通過合同管理，現(xiàn)代企業(yè)在市場中實現(xiàn)平等的制約和權(quán)利，從而為當(dāng)事人營造一個公平的環(huán)境。
在市場經(jīng)濟條件下，市場的運作需要合同。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。
2.2 企業(yè)合同管理中存在的問題
2.2.1 合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確，容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，需要靠準(zhǔn)確明晰的合同文字作載體?？梢哉f，合同講究咬文嚼字。
2.2.2 合同條款掛一漏萬。就是說不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。
2.3 企業(yè)合同管理中存在問題的主要原因：
2.3.1 認(rèn)識根源 對合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識，合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在這一階段往往受到高度重視，一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，因此，合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。但這并不是說前期階段就沒有問題，前期階段所出現(xiàn)的問題，多數(shù)是由于急于簽成合同而過于草率。
2.3.2 法律意識：企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識不強，最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn)識合同與合同法律的關(guān)系，想怎么寫就怎么寫，想怎么簽就怎么簽，缺乏依法訂立和履行的意識，以致造成不少失誤和損失。我們說，合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據(jù)，也就是說合同要依法訂立。
2.4 加強合同管理，把好合同結(jié)算關(guān) 合同管理是企業(yè)法律顧問事務(wù)中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容；而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，現(xiàn)代企業(yè)若能對合同實施有效管理，將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力。根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時間順序來分，合同管理分為：合同事前防范、事中控制、事后應(yīng)對三個階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應(yīng)對處理為輔的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴(yán)格按合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù)，也促使對方嚴(yán)格按合同履行義務(wù)。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄，跟蹤合同履行過程，把好合同的結(jié)算關(guān)。
2.4.1 建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。
2.4.2 提高合同管理人員的素質(zhì)。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過培訓(xùn)不斷加強簽約人的合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，增強合同管理人員的責(zé)任感和合同法律意識。合同管理員應(yīng)該是既懂業(yè)務(wù)又懂法律的人員擔(dān)當(dāng)，可以起到事前防范的效果。
2.4.3 履行監(jiān)督和結(jié)算管理。采購結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，采購部門結(jié)算人員同財務(wù)部門密切配合；把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監(jiān)督。
3 充分發(fā)揮結(jié)算作用，完善合同結(jié)算條款
做為原燃料供應(yīng)的源頭部門，為充分發(fā)揮結(jié)算的作用，我們幾次號召全體業(yè)務(wù)員對合同進行自查、自糾，對合同條款進行全面整理、調(diào)整結(jié)算方式，規(guī)定更為合理的獎扣區(qū)間。發(fā)揮集團整合優(yōu)勢在保證供需雙方利益的基礎(chǔ)上，進一步完善合同管理，堵塞業(yè)務(wù)漏洞，有效地降低了采購成本。
3.1 防止以次充好，改變月加權(quán)平均結(jié)算為單批結(jié)算方式 結(jié)算中我們發(fā)現(xiàn)，月加權(quán)平均結(jié)算與單批結(jié)算兩種計算方法對于獎勵封頂而處罰卻不封頂，并且處罰比獎勵力度大的采購合同，其結(jié)果尤為不同。供應(yīng)商如果按月加權(quán)平均結(jié)算，在一個結(jié)算周期所送的煤平均不超標(biāo)就可能有獎勵，常常逃脫其中個別超標(biāo)批次的處罰，有可能以次充好，不能保證進廠原燃料質(zhì)量的均衡性。為此，我們協(xié)助業(yè)務(wù)科對此類合同結(jié)算條款進行了修訂，噴煤灰、硫指標(biāo)月加權(quán)平均結(jié)算變?yōu)閱闻谓Y(jié)算，一個化驗批次一個結(jié)算價格，顯示質(zhì)與量的對應(yīng)結(jié)算，為供需雙方創(chuàng)造公平的競爭環(huán)境。
3.2 針對精粉水份嚴(yán)重，合同條款規(guī)定加倍扣水 曾有一階段，進廠精粉出現(xiàn)了水份嚴(yán)重超標(biāo)，致使儲料廠無法碼垛，入爐料配比不準(zhǔn)，對入燒穩(wěn)定性產(chǎn)生影響。為了加強進廠原料的質(zhì)量，提高入燒爐料的穩(wěn)定性，綜合各方意見，從合同上加以約束，即：“水份≤12%時，按化驗水份干基結(jié)算；12%＜水份≤14%時，按公式[12+（化驗水份-12）×1.5]扣除水份進行干基結(jié)算；14%＜水份≤16%時，按公式[15+（化驗水份-14）×2]扣除水份進行干基結(jié)算；水份＞16%時，拒絕進廠?！彼执笥?2%加倍扣罰，水分超標(biāo)現(xiàn)象及時得到遏制。
3.3 保證爐況順行，結(jié)算條款規(guī)定球團返礦不付款 球團返礦由于抗壓強度不夠造成的球團粉量增大，對高爐的冶煉產(chǎn)生一定的影響。優(yōu)化粒度組成的的關(guān)鍵是篩除小于5mm的粉末，一般
為此，我們建議合同結(jié)算條款改為“含粉
3.4 規(guī)定合理磅差，嚴(yán)謹(jǐn)供貨合同 各大礦務(wù)局煉焦煤的結(jié)算以對方發(fā)貨時的檢斤為準(zhǔn)，我公司的檢斤化驗只作為下轉(zhuǎn)廠礦成本的依據(jù)，雙方檢斤化驗結(jié)果存在較大誤差，雖然在煤的采購中礦務(wù)局煤炭結(jié)算以對方為準(zhǔn)是全國慣例，但我公司承擔(dān)著較大的途耗及化驗結(jié)果不符帶來的經(jīng)濟損失。如何約束礦務(wù)局的質(zhì)量檢驗結(jié)果？我們從實現(xiàn)的時間上，要求對方在發(fā)出物資時立即報出水份。經(jīng)過大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析研究，我們對雙方水分差超過4%的月份做了統(tǒng)計，及時與供方溝通協(xié)商決定，我們在合同中增加“水分差超過4%的部分，雙方各承擔(dān)一半損失。合同生效后，制約了對方化驗水分過高現(xiàn)象。
3.5 發(fā)揮集團整合優(yōu)勢，及時調(diào)整計量檢斤結(jié)算辦法2008年上半年，鋼鐵企業(yè)發(fā)展勢頭強勁，原料價格一直上揚，焦炭和有些煉焦煤種一度出現(xiàn)緊張的局面。為了保證生產(chǎn)的正常進行，個別品種的合同條款向供貨商作了傾斜和讓步，例如焦炭和1/3焦煤合同驗收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“以出賣人出廠檢斤過磅、化驗結(jié)果為準(zhǔn)”。
1采購結(jié)算
1.1大宗原燃料采購結(jié)算的特點鋼鐵企業(yè)生產(chǎn)，消耗的物料品種繁多，結(jié)算方式多樣。對于大宗原燃料的結(jié)算一般采取優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的方法。優(yōu)質(zhì)優(yōu)價包括“按質(zhì)論價”結(jié)算和“按質(zhì)論量”結(jié)算。按質(zhì)論價結(jié)算，就是在原燃料采購過程中，以供需雙方簽訂的工礦產(chǎn)品合同的價格為基礎(chǔ)，依據(jù)與合同相關(guān)的計價條款和原燃料的實際檢驗結(jié)果確定原燃料的最終結(jié)算價格；按質(zhì)論量結(jié)算，是不依據(jù)物資的檢斤量做為最終結(jié)算量，而依據(jù)檢斤量與理化檢驗結(jié)果確定的干基量確定最終結(jié)算價格的結(jié)算方法。大宗原燃料采購結(jié)算的特點是緊扣合同，根據(jù)合同條款規(guī)定，確定不同的結(jié)算方式。
1.2采購結(jié)算與合同條款鋼鐵企業(yè)原燃料產(chǎn)品的合同條款一般有標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款及交貨時間，驗收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量加減價約定、運輸方式、結(jié)算方式及違約責(zé)任等內(nèi)容。其中合同價格、質(zhì)量加減價條款和驗收標(biāo)準(zhǔn)是結(jié)算的的重要依據(jù)。
1.2.1合同價格：即合同的的基價，其他有效成份的加減價都在此基礎(chǔ)上進行。通常合同的基價有三種：含稅包干到廠價、車板含稅價和車板不含稅價。
1.2.2驗收標(biāo)準(zhǔn)：①計量、化驗均以買受方為準(zhǔn)，按日結(jié)算（按批次結(jié)算）。②計量、化驗均以出賣人為準(zhǔn)，按日結(jié)算（按批次結(jié)算）。③計量以買受方為準(zhǔn)，化驗結(jié)果按出賣人方結(jié)算。④計量以出賣人方為準(zhǔn)，化驗結(jié)果按買受方結(jié)算。
1.2.3質(zhì)量加減價條款約定的內(nèi)容鋼鐵企業(yè)大宗原燃料合同根據(jù)物料有效成份的不同，加減價方式不同。通常在結(jié)算當(dāng)中按合同加減價方式的不同，我們把結(jié)算類型分為有效成分累加類型、簡單計算類型、折噸計算類型、等級判定類型、中間換算類型等。這一部分條款是優(yōu)質(zhì)優(yōu)價結(jié)算的核心內(nèi)容。
1.2.4運輸方式：汽車運輸或火運。
1.2.5結(jié)算方式：①一票結(jié)算，開據(jù)17%增值稅票。②兩票結(jié)算。即含稅包干到廠價減運費，其余開據(jù)17%增值稅票。
1.2.6爭議解決方式：當(dāng)合同雙方發(fā)生爭議時，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成時，在需（供）方所在地人民法院訴訟解決。
1.2.7其他約定事項：①合同履行有效期。②其他未盡事宜，雙方協(xié)商解決。
1.3原燃料采購結(jié)算員的工作程序①審定合同：結(jié)算員收到業(yè)務(wù)科簽定的采購合同，必須仔細(xì)閱讀合同條款，認(rèn)真推敲。②收集資料：收集交庫單、化驗單、磅單等原始票據(jù)，了解掌握企業(yè)調(diào)價及合同條款變更、異議處理情況。③結(jié)算：結(jié)算員按照合同結(jié)算條款類型，根據(jù)審核后的原始憑據(jù)各種數(shù)據(jù)指標(biāo)和對應(yīng)關(guān)系，計算采購價格出據(jù)結(jié)算單。
2合同管理
2.1合同管理的概念企業(yè)合同管理指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為，是市場經(jīng)濟的外在表現(xiàn)，通過合同管理，現(xiàn)代企業(yè)在市場中實現(xiàn)平等的制約和權(quán)利，從而為當(dāng)事人營造一個公平的環(huán)境。
在市場經(jīng)濟條件下，市場的運作需要合同。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。
2.2企業(yè)合同管理中存在的問題
2.2.1合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確，容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，需要靠準(zhǔn)確明晰的合同文字作載體?？梢哉f，合同講究咬文嚼字。
2.2.2合同條款掛一漏萬。就是說不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。
2.3企業(yè)合同管理中存在問題的主要原因：
2.3.1認(rèn)識根源對合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識，合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在這一階段往往受到高度重視，一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，因此，合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。但這并不是說前期階段就沒有問題，前期階段所出現(xiàn)的問題，多數(shù)是由于急于簽成合同而過于草率。
2.3.2法律意識：企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識不強，最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn)識合同與合同法律的關(guān)系，想怎么寫就怎么寫，想怎么簽就怎么簽，缺乏依法訂立和履行的意識，以致造成不少失誤和損失。我們說，合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據(jù)，也就是說合同要依法訂立。
2.4加強合同管理，把好合同結(jié)算關(guān)合同管理是企業(yè)法律顧問事務(wù)中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容；而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，現(xiàn)代企業(yè)若能對合同實施有效管理，將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力。根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時間順序來分，合同管理分為：合同事前防范、事中控制、事后應(yīng)對三個階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應(yīng)對處理為輔的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴(yán)格按合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù)，也促使對方嚴(yán)格按合同履行義務(wù)。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄，跟蹤合同履行過程，把好合同的結(jié)算關(guān)。
2.4.1建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。
2.4.2提高合同管理人員的素質(zhì)。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過培訓(xùn)不斷加強簽約人的合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，增強合同管理人員的責(zé)任感和合同法律意識。合同管理員應(yīng)該是既懂業(yè)務(wù)又懂法律的人員擔(dān)當(dāng)，可以起到事前防范的效果。
2.4.3履行監(jiān)督和結(jié)算管理。采購結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，采購部門結(jié)算人員同財務(wù)部門密切配合；把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監(jiān)督。
3充分發(fā)揮結(jié)算作用，完善合同結(jié)算條款
做為原燃料供應(yīng)的源頭部門，為充分發(fā)揮結(jié)算的作用，我們幾次號召全體業(yè)務(wù)員對合同進行自查、自糾，對合同條款進行全面整理、調(diào)整結(jié)算方式，規(guī)定更為合理的獎扣區(qū)間。發(fā)揮集團整合優(yōu)勢在保證供需雙方利益的基礎(chǔ)上，進一步完善合同管理，堵塞業(yè)務(wù)漏洞，有效地降低了采購成本。
3.1防止以次充好，改變月加權(quán)平均結(jié)算為單批結(jié)算方式結(jié)算中我們發(fā)現(xiàn)，月加權(quán)平均結(jié)算與單批結(jié)算兩種計算方法對于獎勵封頂而處罰卻不封頂，并且處罰比獎勵力度大的采購合同，其結(jié)果尤為不同。供應(yīng)商如果按月加權(quán)平均結(jié)算，在一個結(jié)算周期所送的煤平均不超標(biāo)就可能有獎勵，常常逃脫其中個別超標(biāo)批次的處罰，有可能以次充好，不能保證進廠原燃料質(zhì)量的均衡性。為此，我們協(xié)助業(yè)務(wù)科對此類合同結(jié)算條款進行了修訂，噴煤灰、硫指標(biāo)月加權(quán)平均結(jié)算變?yōu)閱闻谓Y(jié)算，一個化驗批次一個結(jié)算價格，顯示質(zhì)與量的對應(yīng)結(jié)算，為供需雙方創(chuàng)造公平的競爭環(huán)境。
3.2針對精粉水份嚴(yán)重,合同條款規(guī)定加倍扣水曾有一階段，進廠精粉出現(xiàn)了水份嚴(yán)重超標(biāo)，致使儲料廠無法碼垛，入爐料配比不準(zhǔn)，對入燒穩(wěn)定性產(chǎn)生影響。為了加強進廠原料的質(zhì)量，提高入燒爐料的穩(wěn)定性，綜合各方意見，從合同上加以約束，即：“水份≤12%時，按化驗水份干基結(jié)算；12%＜水份≤14%時，按公式[12+（化驗水份-12）×1.5]扣除水份進行干基結(jié)算；14%＜水份≤16%時，按公式[15+（化驗水份-14）×2]扣除水份進行干基結(jié)算；水份＞16%時，拒絕進廠。”水分大于12%加倍扣罰，水分超標(biāo)現(xiàn)象及時得到遏制。
3.3保證爐況順行，結(jié)算條款規(guī)定球團返礦不付款球團返礦由于抗壓強度不夠造成的球團粉量增大，對高爐的冶煉產(chǎn)生一定的影響。優(yōu)化粒度組成的的關(guān)鍵是篩除小于5mm的粉末，一般<5mm的應(yīng)不超過3%-5%。
為此，我們建議合同結(jié)算條款改為“含粉<5mm不超過5.00%,含粉超標(biāo)部分不予結(jié)算?！边@一結(jié)算方式的改變，使進廠球團礦的含粉率大大減少。
3.4規(guī)定合理磅差，嚴(yán)謹(jǐn)供貨合同各大礦務(wù)局煉焦煤的結(jié)算以對方發(fā)貨時的檢斤為準(zhǔn)，我公司的檢斤化驗只作為下轉(zhuǎn)廠礦成本的依據(jù)，雙方檢斤化驗結(jié)果存在較大誤差，雖然在煤的采購中礦務(wù)局煤炭結(jié)算以對方為準(zhǔn)是全國慣例，但我公司承擔(dān)著較大的途耗及化驗結(jié)果不符帶來的經(jīng)濟損失。如何約束礦務(wù)局的質(zhì)量檢驗結(jié)果？我們從實現(xiàn)的時間上，要求對方在發(fā)出物資時立即報出水份。經(jīng)過大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析研究，我們對雙方水分差超過4%的月份做了統(tǒng)計，及時與供方溝通協(xié)商決定，我們在合同中增加“水分差超過4%的部分，雙方各承擔(dān)一半損失。合同生效后，制約了對方化驗水分過高現(xiàn)象。
3.5發(fā)揮集團整合優(yōu)勢，及時調(diào)整計量檢斤結(jié)算辦法2008年上半年，鋼鐵企業(yè)發(fā)展勢頭強勁，原料價格一直上揚，焦炭和有些煉焦煤種一度出現(xiàn)緊張的局面。為了保證生產(chǎn)的正常進行，個別品種的合同條款向供貨商作了傾斜和讓步，例如焦炭和1/3焦煤合同驗收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“以出賣人出廠檢斤過磅、化驗結(jié)果為準(zhǔn)”。
2施工企業(yè)物資管理的應(yīng)對策略
針對以上施工企業(yè)中物資管理存在的問題，如何采取行之有效的應(yīng)對策略對于施工企業(yè)降低工程成本、增加經(jīng)濟效益至關(guān)重要。第一，建立“計劃—組織—控制—領(lǐng)導(dǎo)”框架的施工企業(yè)物資管理體系。依據(jù)物資使用計劃、物資分類、物資采購方式、供貨商管理、物資采購合同管理和物料管理流程，建立項目籌劃實施—物資計劃—物資采購—物資供貨商管理—合同管理—物資進場—項目竣工的施工企業(yè)物資管理體系。在對整個管理體系進行詳細(xì)規(guī)劃的基礎(chǔ)上，設(shè)計出適合施工企業(yè)實際的物資管理流程圖，使物資管理流程更加直觀、清晰，進一步規(guī)范施工企業(yè)物資管理體系，有效地降低施工企業(yè)物資成本，提高物資管理效率，第二，制定科學(xué)、合理的物資分類方法和物資采購方式。根據(jù)施工企業(yè)所需材料和在施工項目中所起作用，利用ABC方法等分類方法對施工所需物資進行分類，進一步對各類物資采購的招投標(biāo)程序和規(guī)范流程進行細(xì)化。第三，制定科學(xué)的供貨商選擇評價方法。依據(jù)供應(yīng)鏈管理中的有關(guān)理論觀點，制定科學(xué)的供貨商選擇的評價方法和供貨商數(shù)量確定方法，比如采購活動中引入TOPSIS評價方法，從而發(fā)現(xiàn)最優(yōu)供貨商，優(yōu)化供貨商選擇機制。第四，加強物資采購合同管理，細(xì)化物資合同管理流程?？茖W(xué)有效的合同是保障施工企業(yè)合法利益的基礎(chǔ)，根據(jù)《合同法》，分析施工企業(yè)物資采購的實際情況，從合同訂立、合同變更或合同解除、合同履約、合同歸檔和監(jiān)督檢查等方面入手，制定切實可行的物資采購合同管理流程。第五，制定適合施工企業(yè)的物資管理手冊。從施工企業(yè)實際的角度，結(jié)合項目實際情況，歸納整理，提煉出操作性強的施工企業(yè)物資管理手冊，為企業(yè)物資管理標(biāo)準(zhǔn)化提供參考。
1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，直接關(guān)系到系統(tǒng)運行的效率，所以采用分級分類的編號形式。《設(shè)備租賃公司合同管理辦法》第九章規(guī)定，所有正式合同必須進行編號，編號規(guī)定如下：a、工業(yè)產(chǎn)品買賣合同編號為ZL+01+XJ(XG)+年份+合同類別+合同順序號。其中，ZL代表設(shè)備租賃公司，01代表工業(yè)產(chǎn)品買賣合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯?dāng)?shù)字，合同類別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設(shè)備修理合同編號為ZL+04—XJ(XG)+年份+合同類別+合同順序號，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開發(fā)。合同管理信息化系統(tǒng)軟件以“先進、開放、實用”為指導(dǎo)思想，按照分層設(shè)計的思路，采用C++語言開發(fā)，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用實現(xiàn)了數(shù)據(jù)級的共享交換，合同與業(yè)務(wù)部門的工作流程實現(xiàn)了應(yīng)用級的互聯(lián)互通。
3.網(wǎng)絡(luò)平臺。合同管理信息化系統(tǒng)緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了設(shè)備租賃公司與各礦、廠機電科網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。網(wǎng)絡(luò)平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層；各礦、廠信息中心為匯聚層；西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優(yōu)越性逐漸被各礦、廠認(rèn)可。以信息化為手段的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結(jié)算，并以合同檔案的形式歸檔到系統(tǒng)，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統(tǒng)合同管理的復(fù)雜性和隨意性。
1.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現(xiàn)了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調(diào)查分析決策落實跟蹤總結(jié)”的主動式控制的轉(zhuǎn)變；在管理方式上實現(xiàn)了由過去的手工經(jīng)驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環(huán)模式為主的精細(xì)化合同管理模式的轉(zhuǎn)變；合同管理的工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進了企業(yè)管理理念革新。
2.信息化確保合同數(shù)據(jù)真實有效。通過信息化管理，合同數(shù)據(jù)能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時反饋，在加強合同動態(tài)管理的同時，拓寬了收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保了合同數(shù)據(jù)的真實性、有效性，為招標(biāo)談判及標(biāo)后預(yù)算提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺。
3.降低管理成本，提高經(jīng)濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內(nèi)的噸煤成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低了庫存占用資金，優(yōu)化了庫存結(jié)構(gòu)，加強了對供應(yīng)商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設(shè)備租賃公司進一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務(wù)性的傳統(tǒng)工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠(yuǎn)問題。西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統(tǒng)日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發(fā)現(xiàn)了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規(guī)范化程度有待提高，表現(xiàn)為部分合同沒有嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)采購價格，有的礦、廠業(yè)務(wù)科存在先使用配件、后簽訂合同的情況；二是信息化程度有待提高，表現(xiàn)為信息查詢、檢索功能尚不夠完善；三是工作效率有待提高，表現(xiàn)為系統(tǒng)登錄、人員操作速度較慢等。以上問題的存在，既有少數(shù)工作人員認(rèn)識不到位、責(zé)任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結(jié)合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴(yán)格界定合同審批程序和權(quán)限，明確崗位職責(zé)，提高管理規(guī)范化水平。（1）審批程序：合同由設(shè)備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業(yè)務(wù)科共同辦理，嚴(yán)格按照公司合同審批表的流程執(zhí)行。設(shè)備出租合同由管理科審核，設(shè)備科復(fù)核，公司副經(jīng)理審批：設(shè)備退租合同由管理科審核，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批決定承修單位：產(chǎn)品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復(fù)審，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行；設(shè)備修理合同由設(shè)備科科長、技術(shù)科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復(fù)審，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行。（2）審批權(quán)限：各業(yè)務(wù)科科長是本部門合同管理的第一責(zé)任人，對所填寫的合同內(nèi)容條款負(fù)責(zé)，對審查發(fā)現(xiàn)不符合要求的合同，有權(quán)責(zé)令重新填寫；管理科除對合同內(nèi)容進行審核外，主要負(fù)責(zé)對簽訂合同對方的企業(yè)名稱、資質(zhì)材料、經(jīng)營資格和合同內(nèi)容中的價格、數(shù)量、履行期限、地點和方式進行把關(guān)；公司法律顧問主要負(fù)責(zé)對合同文本條款內(nèi)容的規(guī)范性、合法性進行復(fù)審；公司副經(jīng)理除對合同內(nèi)容進行整體復(fù)核外，主要負(fù)責(zé)對合同的價格、質(zhì)量和產(chǎn)品技術(shù)要求進行把關(guān)；公司經(jīng)理負(fù)責(zé)對全部合同實行監(jiān)控并簽發(fā)執(zhí)行。（3）協(xié)調(diào)機制：各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人，對本單位業(yè)務(wù)員簽訂的合同內(nèi)容，認(rèn)為不合格不合法，有權(quán)退回合同，業(yè)務(wù)員重新簽訂；對按照規(guī)定屬于復(fù)審部分的合同內(nèi)容，認(rèn)為不合格不合法的，有權(quán)組織有關(guān)部門進行合同審查，提出意見后，由經(jīng)理簽發(fā)；合同業(yè)務(wù)員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設(shè)備修理預(yù)算要嚴(yán)格審查，采購?fù)瑔挝?、同品種、同規(guī)格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設(shè)備且鑒定結(jié)果相近、修理預(yù)算高于上期的，要在簽訂合同時附調(diào)價說明書，調(diào)價說明書需由業(yè)務(wù)科科長、副經(jīng)理、經(jīng)理審批后生效。（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環(huán)節(jié)，必須按照法律和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對合同全部內(nèi)容進行嚴(yán)格審查，發(fā)現(xiàn)問題立即匯報領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發(fā)票，核對無誤后在發(fā)票上標(biāo)注合同編號，加蓋審核章，財務(wù)科方可結(jié)算，未經(jīng)管理科審核及蓋章的原始發(fā)票，財務(wù)科不得辦理結(jié)算手續(xù)。同時，配件產(chǎn)品買賣合同、設(shè)備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
【中圖分類號】 F237；G647.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）19-0087-05
一、引言
隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承等方面的對外交流與合作不斷加強，在交流與合作過程中，所需簽訂的各類合同應(yīng)運而生。黨的十八屆三中全會確立了全面深化改革的總體目標(biāo)，高等教育領(lǐng)域深化綜合改革不斷推進，高校越來越多地參與各類市場經(jīng)濟活動，對外經(jīng)濟合作日趨頻繁，高校所涉及的各類經(jīng)濟合同也層出不窮。自從財政性教育經(jīng)費支出占GDP比例實現(xiàn)4%以后，國內(nèi)經(jīng)濟形勢和社會對教育的關(guān)注發(fā)生變化，社會對教育的關(guān)注已由幫助教育呼吁增加投入，轉(zhuǎn)變?yōu)楦P(guān)注教育經(jīng)費的合法合規(guī)使用和產(chǎn)出效益。經(jīng)濟合同管理（以下簡稱合同管理）作為高校經(jīng)費使用與規(guī)范管理的途徑、媒介和手段，重要性尤為突出。
隨著財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的實施，行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制逐漸成為包括非營利組織在內(nèi)的經(jīng)濟實體的關(guān)注重點[ 1 ]。高校合同管理作為內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面的重要內(nèi)容，存在風(fēng)險管理意識薄弱，缺少預(yù)算管理、歸口管理等現(xiàn)象，導(dǎo)致高校承受經(jīng)濟損失、法律糾紛、名譽受損的風(fēng)險，從而影響了高校教育事業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展。加強高校合同管理的內(nèi)部控制建設(shè)，實行經(jīng)濟合同全過程內(nèi)部控制管理已經(jīng)刻不容緩。
二、高校經(jīng)濟合同管理的現(xiàn)狀
（一）管理主體和分工不明確
高校經(jīng)濟合同管理納入學(xué)校行政管理隸屬關(guān)系的大框架中，沒有嚴(yán)格制定歸口管理的模式，造成合同管理秩序混亂。如基建合同由基建部門管理，資產(chǎn)租賃合同以及維修合同由后勤部門管理，物資采購合同由資產(chǎn)處管理，聯(lián)合辦學(xué)合同由各二級學(xué)院管理等。這種多頭對外、多頭管理的模式使得學(xué)校不能全面掌握對外經(jīng)濟合作內(nèi)容，造成學(xué)校資源和資金留置在外，易發(fā)生業(yè)務(wù)部門坐收坐支，給學(xué)校帶來經(jīng)濟風(fēng)險。
（二）流程設(shè)計和崗位管理不合理
不少高校的合同管理流程不夠科學(xué)合理，有的高校過于復(fù)雜煩瑣，有的高校過于簡單。流程中沒有必要的牽制和審批環(huán)節(jié)，流程管理形同虛設(shè)；沒有有效的審批授權(quán)管理，合同金額不論多大均由某一個人審批；存在一個人包干全部合同管理的現(xiàn)象，從申請到審核再到執(zhí)行和監(jiān)督，沒有形成有效的崗位分離，沒有設(shè)置互相牽制的崗位，不能形成互相監(jiān)督檢查機制[ 2 ]。
（三）預(yù)算控制不嚴(yán)肅
高校對合同預(yù)算編制不夠重視，預(yù)算編制未細(xì)化，并且監(jiān)管力度不強導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行很隨意，往往沒有嚴(yán)格按照“先預(yù)算―后計劃―再實施”的程序進行。如高校采購合同的簽訂遇到的首要門檻就是預(yù)算編制，而實踐中多數(shù)高校對采購項目并未進行充分調(diào)研和認(rèn)證，導(dǎo)致預(yù)算編制忽高忽低，加之后期執(zhí)行的隨意性導(dǎo)致預(yù)算與實際相脫節(jié)，難以達(dá)到“無預(yù)算不執(zhí)行、有預(yù)算不超支”的目標(biāo)。
（四）風(fēng)險防范意識淡薄
高校管理人員長期受計劃經(jīng)濟觀念的影響，難以適應(yīng)市場經(jīng)濟的氛圍，缺乏法律知識的認(rèn)知和風(fēng)險防范意識，對于經(jīng)濟合同的簽訂存在應(yīng)付了事的態(tài)度和“走形式”的思想，“內(nèi)部解決”、“暗箱操作”等情況普遍存在，合同的執(zhí)行更看重習(xí)慣和人情而忽視合同條款的簽訂。合同管理過程中各部門職責(zé)多流于形式，使得高校經(jīng)濟合同風(fēng)險得不到有效控制，法律糾紛和違約現(xiàn)象屢見不鮮[ 3 ]。
（五）審計監(jiān)督工作不到位
高校經(jīng)濟合同受部門眾多、時間跨度較大等因素的影響在簽訂及執(zhí)行過程中存在許多隱患，尤其是在基建及批量采購等大額合作項目上更易出現(xiàn)[ 4 ]。高校在對外經(jīng)濟合作上設(shè)置了審計監(jiān)督環(huán)節(jié)，但基本是宏觀制度層面的要求，并沒有確立各環(huán)節(jié)的管理細(xì)則，致使審計監(jiān)督部門在合同訂立和執(zhí)行過程中一直處于相對被動狀態(tài)，對經(jīng)濟合同的管理難以做到實質(zhì)性控制。
（六）合同歸檔管理不規(guī)范
多數(shù)高校尚未建立完善的合同檔案管理制度。合同檔案分散在各相關(guān)業(yè)務(wù)部門，沒有配備合同專員進行集中統(tǒng)一管理。同時，高校合同檔案管理尚未引進合同管理信息系統(tǒng)，依然采取手工作業(yè)的方式，信息采集和維護手段較為落后，導(dǎo)致合同檔案的登記、更新不及時或遺漏，不便于后期工作人員的查閱和使用，影響了合同內(nèi)容的信息化展示，校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門難以掌握學(xué)校的對外經(jīng)濟活動情況，給高校帶來潛在的經(jīng)濟風(fēng)險[ 5 ]。
三、高校經(jīng)濟合同管理現(xiàn)狀的原因分析
（一）合同管理制度體系建設(shè)不健全
1.授權(quán)審批制度不規(guī)范
高校實行校長負(fù)責(zé)制即高校對外經(jīng)濟合作必須以校長作為合同的法定簽約人，未經(jīng)授權(quán)任何二級單位或個人均不得擅自對外簽約合作關(guān)系。而實際工作中，由于經(jīng)濟合同簽訂的時效問題，從前期調(diào)研到最終簽訂往往都是由有合同需求的二級業(yè)務(wù)部門自行完成，未實行有效的逐級授權(quán)審批負(fù)責(zé)制，因此經(jīng)常出現(xiàn)合同管理流程上的不合理。
2.合同管理實施缺少崗位牽制
高校合同不同于其他事業(yè)單位，具有其自身鮮明的特點，應(yīng)切合實際制定相關(guān)實施細(xì)則。盡管各高校紛紛出臺了合同管理規(guī)定，但內(nèi)容上并沒有細(xì)化。對合同立項、協(xié)商、擬定、審核、簽約、歸檔、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)的配套制度并沒有進行全面細(xì)致的部署，未實現(xiàn)有效的崗位牽制，導(dǎo)致當(dāng)前高校合同管理的松散、混亂。
3.監(jiān)督體系不完善
合同監(jiān)管是一個動態(tài)過程，貫穿高校對外經(jīng)濟合作活動的始終。高校雖設(shè)立了紀(jì)檢審計部門，對合同的審核和簽訂進行了合法合規(guī)性審查，卻沒有利用其部門職責(zé)，跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行情況，也沒有結(jié)合財務(wù)部門制定的預(yù)算方案審計學(xué)校實時用款情況，因此合同執(zhí)行過程中發(fā)生的糾紛等問題難以及時反饋和解決。
4.責(zé)任追究制度不嚴(yán)格
對合同管理情況實施嚴(yán)格的考核獎懲機制能夠有效促進各項工作環(huán)節(jié)的規(guī)范化。高校普遍存在重獎輕罰或重獎不罰的現(xiàn)象，工作出問題無人買單或一味遷就責(zé)任人，不能嚴(yán)格制定和落實問責(zé)機制，難以形成良性的責(zé)任導(dǎo)向，不利于高校內(nèi)控機制的有效運行。
（二）管理組織架構(gòu)設(shè)計不合理
合同管理沒有頂層設(shè)計，在實施環(huán)節(jié)也沒有歸口管理部門，沒有形成分工合作、有效協(xié)調(diào)的管理機制。職能部門之間職責(zé)劃分不明確，在責(zé)任和義務(wù)面前互相推諉，在權(quán)力和利益面前互相爭搶。
（三）信息化建設(shè)落后
1.對合同信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用不重視
合同管理信息化要求對合同實施以無紙化為目標(biāo)的辦公模式。高校合同多為手工管理，往往需要耗費大量的精力和人力；即便部分高校已經(jīng)引入合同管理系統(tǒng)，但尚未與財務(wù)系統(tǒng)連接，無法提取財務(wù)系統(tǒng)中已有的確切信息，不能掌握合同支付進度，增加了合同執(zhí)行過程中潛在的經(jīng)濟風(fēng)險。
2.“信息孤島”阻礙信息公開和民主監(jiān)督
良好的信息溝通平臺能保證信息的及時性，有利于高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的開展。高校各職能部門之間、各業(yè)務(wù)人員之間缺少工作的互動與信息的交流，沒有積極、動態(tài)地投入到對外合作的每一個環(huán)節(jié)中，使得合同信息失去時效性和真實性。系統(tǒng)與系統(tǒng)之間缺少數(shù)據(jù)互通共享，各自為政，封閉保守。更為重要的是影響和阻礙了信息公開和民主監(jiān)督的開展。
（四）缺少合同管理專業(yè)人才
高校注重對外經(jīng)濟活動效益，忽視了對管理人員職業(yè)道德、法制教育等方面的培訓(xùn)，并且由于高校合同管理員并非專業(yè)出身，使得管理者對合同風(fēng)險管控的必要性認(rèn)知不足，法律意識淡薄，導(dǎo)致了管、辦及監(jiān)督各相關(guān)部門實際工作的隨意性。高校經(jīng)濟合同管理涉及領(lǐng)域廣泛，包括會計、審計、基建、法律等專業(yè)性很強的學(xué)科知識?，F(xiàn)階段，對于配備這類具有扎實專業(yè)基礎(chǔ)的管理人才是多數(shù)高校合同管理工作的一個瓶頸。同時，高校對現(xiàn)有管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)不夠重視，使得合同管理水平停滯不前。
（五）缺少合同執(zhí)行績效評價
高校對合同管理沒有樹立績效觀念，績效意識薄弱。沒有設(shè)置合理的業(yè)務(wù)考核指標(biāo)體系，沒有明確合同管理流程中的崗位責(zé)任制。對于合同的簽訂、履行、保管等各環(huán)節(jié)的管理情況缺少考評。另外，對合同項目本身的執(zhí)行也缺少績效評價，產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益沒有具體評價和考量。
四、加強高校經(jīng)濟合同管理的對策與建議
遵循高校內(nèi)部控制的全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性、文化性和創(chuàng)新性原則，按照不相容崗位相分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、歸口管理、預(yù)算控制、財產(chǎn)保護控制、會計控制、單據(jù)控制、信息內(nèi)部公開，以及記錄控制、財務(wù)分析控制、績效考評等控制方法，結(jié)合高校實際情況，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面加強高校合同管理[ 6 ]。
（一）規(guī)范合同管理工作流程
合理設(shè)置合同管理流程，明確各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所對應(yīng)的管理部門，建立職能部門之間分工負(fù)責(zé)、稽核牽制的流程體系。具體見經(jīng)濟合同管理一般流程圖（圖1）和以采購合同為例的經(jīng)濟合同內(nèi)控流程圖（圖2）。
（二）加強合同管理內(nèi)部控制制度建設(shè)和制度執(zhí)行力
制度建設(shè)是管理工作的基石。為了高校經(jīng)濟活動的規(guī)范化和科學(xué)化，首先要以完善制度為目標(biāo)，健全的管理制度體系才是高校內(nèi)部控制建設(shè)的大方向。第一，要根據(jù)《合同法》等法律政策和高校實際情況建立高校合同管理辦法，對合同的策劃、立項、談判、編制、會審、簽訂、歸檔、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)進行全面部署，實行崗位分離，達(dá)到有效內(nèi)部牽制的目的。第二，要建立合同管理辦法配套制度，對合同運作過程中的每個環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的實施細(xì)則，使每個程序的執(zhí)行都有據(jù)可依。相關(guān)配套制度主要涵蓋授權(quán)審批制度、檔案管理制度、考核追究制度、歸口管理制度等。嚴(yán)格執(zhí)行各項制度，落實責(zé)任追究，提高制度執(zhí)行力，制度建設(shè)才有實際效果，合同管理工作才能順利有效地開展[ 7 ]。
（三）落實合同全程性跟蹤監(jiān)督管理
合同管理是全程性、動態(tài)性的管理，從前期策劃到簽訂后的執(zhí)行以及歸檔，都要進行實時監(jiān)管，并指定專員跟蹤合同管理工作的各個環(huán)節(jié)。對于重點崗位要突出監(jiān)控力度，或不定期采取輪崗制，在監(jiān)督管理的過程中要把領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟責(zé)任審計制度日?；⒁?guī)范化。使用合同管理跟蹤提醒系統(tǒng)，使合同從簽訂到履行完畢的各個環(huán)節(jié)清晰流暢，能夠隨時查看合同進度和執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題也能及時采取應(yīng)對措施，很大程度上提高了工作效率和效果。
（四）嚴(yán)格財務(wù)預(yù)算控制
預(yù)算管理是高校內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。加強合同預(yù)算管理，科學(xué)合理地編制合同執(zhí)行預(yù)算，并按照精細(xì)化管理要求全面細(xì)致地測算合同執(zhí)行全過程的預(yù)算。在合同執(zhí)行期間，確保?？顚Ｓ?，維護預(yù)算的嚴(yán)肅性，遇到實際重大變化，如確需變更預(yù)算的，需按照原申報程序和審批權(quán)限進行調(diào)整。加強年度合同預(yù)算結(jié)余管理，對于當(dāng)年已經(jīng)完工合同項目，應(yīng)收回合同預(yù)算余額；對于跨年度的合同項目應(yīng)按照規(guī)定進行年度間結(jié)轉(zhuǎn)。
預(yù)算控制除了要對單位的經(jīng)濟活動和資源使用情況進行事前安排，還要進行事中和事后監(jiān)督控制，財務(wù)部門定期提供合同預(yù)算執(zhí)行情況報告，審計部門對報告進行分析并提出建設(shè)性意見，以保證學(xué)校經(jīng)濟活動的開展能夠嚴(yán)格按照預(yù)算機制進行。
（五）重視對合同管理人員的培養(yǎng)
領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度和合同管理人員的素質(zhì)是高校合同管理水平能否真正提高的重要因素，因此，樹立積極的工作態(tài)度，加強人員的綜合素質(zhì)，有利于高校管理水平的提升。重視對合同管理人員的法制和道德教育，使他們樹立遵紀(jì)守法、勤政廉潔的理念，創(chuàng)造良好的管理工作環(huán)境。提高合同管理人員的業(yè)務(wù)技能，定期組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)培訓(xùn)，如聯(lián)系兄弟院校交流討論、實地考察合同管理工作突出的單位、邀請業(yè)內(nèi)專家來校指導(dǎo)或通過公開招聘、競爭上崗等多種方式選聘優(yōu)秀人才來壯大管理隊伍等。
（六）推進合同信息化管理
高校合同管理信息化建設(shè)應(yīng)納入學(xué)校管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃。信息技術(shù)部負(fù)責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、購置、運行、維護和安全保障，建立統(tǒng)一的信息共享平臺，實現(xiàn)不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享。將合同管理從簽訂到履行完畢的各個環(huán)節(jié)流程納入信息化系統(tǒng)，有效地利用軟件功能進行控制并提高管理效益。歸口管理部門應(yīng)設(shè)置專員對合同檔案進行整合歸檔，分類統(tǒng)計、連續(xù)編號，確保紙質(zhì)檔案信息與系統(tǒng)信息相互對應(yīng)、口徑一致，方便后期監(jiān)督調(diào)閱。
（七）建立合同管理考核評價機制
高校應(yīng)當(dāng)建立和完善合同管理人員的激勵約束機制，設(shè)置合理的業(yè)務(wù)考核指標(biāo)體系，明確合同管理流程中的崗位責(zé)任制。對于合同的簽訂、履行、保管等各環(huán)節(jié)的管理情況進行考評，出現(xiàn)問題時客觀地分析原因，落實責(zé)任追究，形成良性的責(zé)任導(dǎo)向，避免合同管理流于形式，并以此作為確定合同管理人員薪酬和職級調(diào)整等方面的重要參考依據(jù)。
五、討論
學(xué)者們對高校內(nèi)部控制的研究觀點基本分為兩大類：一是全面內(nèi)部控制，其控制內(nèi)容不僅包括高校的經(jīng)濟事務(wù)，還包括非經(jīng)濟事務(wù)，比如教學(xué)事務(wù)、學(xué)生事務(wù)、科研事務(wù)、人事事務(wù)等[ 8 ]；二是非全面內(nèi)部控制，其控制內(nèi)容主要針對高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)，比如預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、建設(shè)項目、經(jīng)濟合同等。按照這兩類思想，對高校合同的內(nèi)部控制也存在兩種觀點：一是全部合同，既包括不涉及經(jīng)濟的業(yè)務(wù)合同，也包括經(jīng)濟合同；二是僅指經(jīng)濟合同。本文雖然是針對高校經(jīng)濟合同所進行的研究，但筆者認(rèn)為其他非經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同應(yīng)參照經(jīng)濟合同的管理程序執(zhí)行。因為，非經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同在各個環(huán)節(jié)上同樣存在法律風(fēng)險、當(dāng)事人員廉政風(fēng)險、合同違約導(dǎo)致高校聲譽受損風(fēng)險等，所以在其策劃、簽訂、執(zhí)行、歸檔、評價、信息公開等環(huán)節(jié)也應(yīng)該嚴(yán)格按照經(jīng)濟合同的管理規(guī)范執(zhí)行，這也是高校內(nèi)部控制全面性原則、創(chuàng)新性原則的體現(xiàn)。
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中圖分類號：TU71文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
施工企業(yè)物資管理水平直接影響到工程質(zhì)量，提高工程質(zhì)量，物資管理是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。
GB/T50430規(guī)范即《工程建設(shè)施工企業(yè)質(zhì)量管理規(guī)范》，是建設(shè)部為了加強工程建設(shè)施工企業(yè)的質(zhì)量管理工作，規(guī)范施工企業(yè)施工過程管理而制定的標(biāo)準(zhǔn)，其目旨在通過推動全面實施GB/T50430規(guī)范，進一步強化和落實質(zhì)量責(zé)任，提高企業(yè)自律和質(zhì)量管理水平，促進施工企業(yè)質(zhì)量管理的科學(xué)化、規(guī)范化和法制化，為社會提供優(yōu)質(zhì)建筑。50430規(guī)范對物資的詢價、洽談、采購與驗收、耗用評價等各個環(huán)節(jié)，也明確提出了要求，對規(guī)范施工企業(yè)物資管理起到重要的指導(dǎo)作用，是全面提升施工企業(yè)物資管理水平的重要依據(jù)。在50430規(guī)范下完善物資管理，更好地適應(yīng)規(guī)范的要求，對施工企業(yè)提出了新的要求。
一、以管理制度為基礎(chǔ)，實現(xiàn)總體宏觀控制
管理制度是物資管理行使監(jiān)督、檢查、協(xié)調(diào)及服務(wù)職能的依據(jù)和前提，它規(guī)定了物資管理的職責(zé)、方法及內(nèi)容，以解決物資管理過程中“有章可循”的問題。目前施工企業(yè)一定程度上還存在物資管理制度不完善，相關(guān)制度執(zhí)行力度偏低的問題。
50430規(guī)范明確要求施工企業(yè)應(yīng)建立一套有效的管理制度，用于規(guī)范企業(yè)物資管理活動。按照這個要求，施工企業(yè)應(yīng)建立物資分級管理制度，形成完善的物資管理體系，明確各級物資管理部門的職權(quán)，管理范圍、層次和有關(guān)部門人員的職責(zé)，規(guī)范物資采購計劃的制定，供應(yīng)方選擇評價，合同簽訂，采購產(chǎn)品驗收現(xiàn)場管理和使用，不合格采購產(chǎn)品控制等活動，實現(xiàn)對物資管理總體宏觀控制。
二、以物資計劃為基礎(chǔ)，進行目標(biāo)指標(biāo)控制
物資管理應(yīng)以總計劃為控制目標(biāo)，以單元計劃為控制指標(biāo)。按照50430規(guī)范要求，施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)工程需要確定和配備項目所需的物資，按照管理制度的規(guī)定審批各類物資計劃。
1、物資計劃依據(jù)要準(zhǔn)確。物資計劃的依據(jù)是工程合同、設(shè)計文件、施工組織設(shè)計。編制人員應(yīng)結(jié)合現(xiàn)場調(diào)查結(jié)果，按工程項目核算單元提報物資需用計劃，并匯總集成物資總計劃。
2、物資計劃內(nèi)容要具體。應(yīng)明確種類、規(guī)格、型號、數(shù)量、交付期、質(zhì)量要求、和環(huán)境、安全健康等要求。物資需用計劃可分期分批提報，當(dāng)物資需用計劃發(fā)生變化時，應(yīng)書面重新呈報計劃，說明變更理由。各類計劃要分類編號存放歸檔，妥善保管，以便查詢。
3、物資計劃審批要嚴(yán)格。編制物資計劃時，要加強與相關(guān)部門聯(lián)系，建立數(shù)據(jù)庫，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)審批不得采購。
三、以動態(tài)管理為基礎(chǔ)，實現(xiàn)對供應(yīng)方有效管理
對供應(yīng)方評價與選擇是物資采購質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。按照50430規(guī)范的要求，施工企業(yè)應(yīng)對供應(yīng)方的經(jīng)營資格和信譽、質(zhì)量、供貨能力、價格、售后服務(wù)進行評價，建立合格供應(yīng)方名錄。
對供貨廠家應(yīng)重點評價企業(yè)資質(zhì)證明、產(chǎn)品生產(chǎn)許可、產(chǎn)品鑒定證明、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力等。對經(jīng)銷商的評價還要包括經(jīng)營許可、產(chǎn)品質(zhì)量證明、與該經(jīng)銷商的合作等。
由于物資需求的品種、規(guī)模、時間等不同，因此對供應(yīng)方應(yīng)實行分級控制和動態(tài)管理。對供應(yīng)方供貨質(zhì)量水平及其穩(wěn)定性、服務(wù)的及時性和滿意度、履約情況、質(zhì)量管理體系的變化情況、社會信譽的保持等進行定期審查與考核，尋求采購過程的改進機會，淘汰不符合要求的供應(yīng)商，并保存相應(yīng)的記錄。
四、以合同管理為基礎(chǔ)，有效規(guī)避法律風(fēng)險
物資管理是圍繞計劃﹑采購、運輸、存儲、驗收、使用各個環(huán)節(jié)的控制，這些環(huán)節(jié)都是通過合同連接的，沒有有序的合同管理，就沒有規(guī)范的物資管理。因此，對采購合同的擬定、審核、批準(zhǔn)、簽訂及履約管理應(yīng)明確職責(zé)和程序，嚴(yán)格執(zhí)行，并保存相應(yīng)的記錄。
1、合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完備。合同內(nèi)容應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、商標(biāo)、型號、生產(chǎn)廠家、訂購數(shù)量、合同金額、供貨時間及每次供應(yīng)數(shù)量；質(zhì)量要求的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量負(fù)責(zé)的條件和期限；交貨地點、方式；運輸方式及費用；合理損耗及計算方法；包裝標(biāo)準(zhǔn)、包裝物的供應(yīng)與回收；驗收標(biāo)準(zhǔn)、方法及提出異議的期限；備品、配件工具數(shù)量及供應(yīng)辦法；結(jié)算方式及期限; 違約責(zé)任，現(xiàn)場服務(wù)，保修等內(nèi)容。
2、合同評審應(yīng)嚴(yán)格。合同評審要按照歸口把關(guān)、分工負(fù)責(zé)的原則，各職能部門對合同技術(shù)性的合理性、經(jīng)濟的適用性和商務(wù)的適宜性負(fù)責(zé)，法律事務(wù)部對內(nèi)容的合法性負(fù)責(zé)。
五、以流程管理為基礎(chǔ)，加強過程控制
1、規(guī)范物資采購過程
目前，物資采購方面仍存流程不統(tǒng)一，權(quán)限不明確的問題。下屬單位無序的自行采購，導(dǎo)致物資信息失真、總量統(tǒng)計不準(zhǔn)確，既占用資金，也容易造成庫存積壓，批量采購難以實行，物資質(zhì)量和價格難以控制。因此，物資采購過程中，應(yīng)根據(jù)物資的重要性、需求量等信息建立物資分級管理目錄，明確劃分采購權(quán)限，制定相應(yīng)的辦法，建立合理的詢價機制。對一些技術(shù)含量高，金額大的物資實行集中采購。
2、規(guī)范驗收過程
對進場物資，應(yīng)按照規(guī)定的職責(zé)權(quán)限和方式進行驗收, 檢驗其規(guī)格、型號、數(shù)量和質(zhì)量是否與采購合同要求，是否符合職業(yè)健康、安全與環(huán)保的有關(guān)要求。驗證其合格證、質(zhì)量證明文件是否齊全、有效，包裝、標(biāo)識、外觀質(zhì)量是否完好，需抽樣檢驗的按相關(guān)要求的比例進行抽查。同時，驗證人員應(yīng)根據(jù)要求填寫驗證記錄或報驗記錄，未經(jīng)驗收的物資不得投入使用。
對驗收不合格的物資，可以拒收、加工使其合格后直接使用、經(jīng)發(fā)包方及設(shè)計方同意改變用途使用，降級使用，限制適用范圍，并記錄處理結(jié)果。
3、規(guī)范現(xiàn)場管理
現(xiàn)場管理包括對物資的貯存與保管、標(biāo)識、搬運及防護、領(lǐng)用和發(fā)放，良好的現(xiàn)場管理對于保證工程進度和提高工程質(zhì)量有著重要的作用。
對物資貯存與保管，應(yīng)提供適當(dāng)?shù)馁A存環(huán)境和防護設(shè)施，進行合理擺放、隔離、檢查、維護保養(yǎng)，防止產(chǎn)品損壞、變質(zhì)、丟失、損耗和誤用。并且通過適當(dāng)?shù)臉?biāo)識，防止相似而不同的材料相互混淆錯用。
針對特殊物資的搬運，應(yīng)明確搬運和防護的具體作業(yè)規(guī)定，包括作業(yè)人員、搬運設(shè)備、搬運方法、標(biāo)識、步驟等，防止損壞、變質(zhì)、變形。
物資的領(lǐng)用發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格收發(fā)、領(lǐng)退制度，形成完備的材料發(fā)放記錄。
（1）遵循“先進先出，推陳儲新”的出庫原則。
（2）領(lǐng)用物資要有嚴(yán)格的手續(xù)和制度，確保發(fā)料通知、提料單、撥料單等憑證填寫準(zhǔn)確無誤，印鑒齊全，無涂改現(xiàn)象。
（3）出庫物資和單據(jù)、證據(jù)要向收料人當(dāng)面點交清楚，辦清手續(xù)，由收料人簽字。
（4）遵守發(fā)料工作程序，提料發(fā)料準(zhǔn)確及時，剩余的物資及時辦理退料或結(jié)賬下期繼續(xù)使用，所有物資都要定期清查盤點，做到帳實相符。
（5）對影響工程質(zhì)量、安全特性的建筑材料，應(yīng)通過連續(xù)的唯一性標(biāo)識記錄實現(xiàn)可追溯性。
4、規(guī)范對發(fā)包方提供材料的管理
Abstract: the construction enterprise cost management as an important component of materials management has become each big enterprise cost control, an important means to guarantee profits. Material management of construction enterprises involved in the working face is very wide, for example, how to plan a reasonable do not waste not redundant, how to supply timely and don't delay the construction period, how to purchase goods quality, and the price is low, how to use statistics to make more accurate analysis and decision-making, etc, these links interlocking, mutual influence, and any links appear problem, will be to enterprise's material adverse impact on the supply chain and cost control. This not only is the core of enterprise material management department, at the global level, more enterprise decision-makers urgent concerns.
Key words: construction enterprise; Material management; Material management system
中圖分類號：F251文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
建筑施工企業(yè)物資管理現(xiàn)狀分析
建筑施工企業(yè)各項目空間分散，公司總部難以對其進行有效監(jiān)控。
各項目部管理方式存在很大差異，致使工作流不統(tǒng)一、不規(guī)范。
手工方式進行出入庫等信息的登記，會產(chǎn)生大量的單據(jù)和文件，耗費人力物力，成本較高且效率低下。
大量的紙質(zhì)單據(jù)存儲、查閱不方便；紙質(zhì)單據(jù)作為記錄保存數(shù)據(jù)的載體，其目標(biāo)過于明顯，容易造成商業(yè)機密的丟失。
統(tǒng)計工作的困難，往往造成物資統(tǒng)計報表不準(zhǔn)確，無法幫助領(lǐng)導(dǎo)快速做出分析和決策，這讓物資管理失去了本身的意義。
由此看出，傳統(tǒng)的物資管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代建筑施工企業(yè)的發(fā)展需要，加強物資管理的現(xiàn)代化進程、引入信息化手段、挖掘其管理潛在效益已迫在眉睫。作為擁有公路工程施工總承包特級資質(zhì)的重慶交建集團（全稱“重慶交通建設(shè)（集團）有限責(zé)任公司”），在長期的施工管理中，深知物資管理的關(guān)鍵地位，因此在推進企業(yè)管理信息化工程中把物資管理放到了非常重要的位置上。
實現(xiàn)物資管理信息化的目標(biāo)
通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)的傳遞，加快信息流通，實現(xiàn)集團公司集中采購和監(jiān)管。
將物資管理的各個環(huán)節(jié)和方法通過計算機語言轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)，讓數(shù)據(jù)信息按標(biāo)準(zhǔn)的程序流動，規(guī)范、固化物資管理的工作流程。
將物資管理人員從繁瑣的紙質(zhì)單據(jù)處理工作中解脫出來，從而降低人力、物力開銷，進而提高工作效率和控制項目管理成本。
對信息進行有效控制，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源分級共享。設(shè)置好各級權(quán)限，有效控制數(shù)據(jù)安全性。
實現(xiàn)自動統(tǒng)計、分析，幫助領(lǐng)導(dǎo)隨時掌控情況，并快速做出分析和決策。
一體化交通建設(shè)企業(yè)物資管理平臺
重慶交建集團在信息化發(fā)展的道路上已摸索、探尋多年，有著一定的基礎(chǔ)。結(jié)合企業(yè)自身實際情況和發(fā)展需要，明確了“以控制和監(jiān)督為主”的管理模式，把合同作為切入點，梳理出了一套集團公司物資管理思路，其大致流程如下：
做好系統(tǒng)初始設(shè)置，是物資管理系統(tǒng)正常運行的必備條件。其中包含定義企業(yè)物資編碼、劃分分部分項以及創(chuàng)建項目倉庫：①重慶交建集團通過對工程所需的大宗物資進行整理、按照分級式數(shù)字編碼方法最終形成了一套企業(yè)級物資編碼體系，物資編碼具有單一性，增強了物資數(shù)據(jù)的正確性， 是物資統(tǒng)計的基礎(chǔ)。②項目部根據(jù)施工圖紙劃分出分部分項（重點劃分控制性工程），便于在編制物資總體需求計劃和物資出庫時調(diào)用。③項目倉庫是物資流動的重要環(huán)節(jié)，是入庫和出庫的橋梁，通過項目倉庫，能隨時掌控庫存，對物資日常采購計劃的制定具有深遠(yuǎn)意義。
物資總體需求計劃，是項目部依據(jù)施工圖紙測算出來的理論計劃，且按分部分項明確需要用到的物資及用量，由相關(guān)管理部門會簽審核。物資采購合同和日常采購計劃中涉及的物資均來源于總體需求計劃，未經(jīng)獲準(zhǔn)的物資無法被采購和使用，能有效控制亂采購造成的物資浪費、亂使用造成的物資成本增大等現(xiàn)象。也只有當(dāng)物資總體需求計劃經(jīng)管理部門審核通過后，項目部才可與經(jīng)招標(biāo)確定的中標(biāo)單位(從供方管理系統(tǒng)中調(diào)用)簽訂物資采購合同（物資合同的審批、變更、結(jié)算功能搭建在合同管理系統(tǒng)里，可供物資管理系統(tǒng)調(diào)用其相關(guān)數(shù)據(jù)）。
物資采購合同簽訂完成后，項目部隨時可根據(jù)庫存和項目施工進度編制日常采購計劃，其中包含所需物資、數(shù)量、送貨時間、地點等信息，物資管理部門根據(jù)這些信息與供貨商確定供貨事宜，最后將結(jié)果反饋給項目部。
把物資按價格波動的頻率劃分為須確價（即須確認(rèn)價格）和不確價（即無需確認(rèn)價格）兩種屬性，價格波動頻繁的物資（例如鋼材）列為須確價的范疇，而價格波動不大或無波動的物資（例如水泥、外加劑）列為不確價的范疇。通常，不確價的物資，在合同簽訂時能明確其價格，入庫時可自動調(diào)取合同單價；而須確價的物資，往往在合同簽訂時無法明確其價格，只能與供應(yīng)商形成框架協(xié)議，物資的實際單價只能依據(jù)每次采購時的市場價格，由物資管理部門通過物資確價流程登記在系統(tǒng)中。如果日常采購計劃中存在須確價的物資，則該計劃被審批后系統(tǒng)會自動進入物資價格確認(rèn)流程。
物資被派送到指定倉庫，項目部物資管理員進行入庫登記，除了填寫物資的單價、數(shù)量等基本信息外，還須明確其供貨商，便于后期自動生成供應(yīng)商結(jié)算單。
物資出庫時須明確物資所用工程部位，便于在報表中統(tǒng)計各分部分項工程的物資使用情況，讓物資消耗與進度得以匹配。
物資出庫到施工現(xiàn)場后，每個月進行一次盤存，只有在工程中實際消耗掉的物資才計入項目月度成本，為成本管理系統(tǒng)提供了有力的數(shù)據(jù)支撐。
系統(tǒng)讀取入庫單的相關(guān)數(shù)據(jù)可生成與供應(yīng)商的結(jié)算單，每次結(jié)算的數(shù)據(jù)均會自動形成該合同的結(jié)算記錄，避免了在兩個模塊中重復(fù)操作。而且這種以實際入庫作為依據(jù)的結(jié)算，也為財務(wù)人員在支付管理系統(tǒng)中給供應(yīng)商支付提供了有力保障。
目前使用到的物資報表有物資入庫臺帳、物資出庫臺帳、倉庫庫存臺帳、月度消耗明細(xì)、價格趨勢分析、單價對比分析、使用與計劃對比臺帳等。這些報表能直觀地展示物資的基本情況，較好地滿足了集團公司職能部門及領(lǐng)導(dǎo)對物資管理的要求。
物資管理系統(tǒng)
事實上，物資管理系統(tǒng)并不是獨立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在整個信息平臺上，它與合同、供方、支付和成本四個管理系統(tǒng)有著緊密的關(guān)聯(lián)：物資采購合同中涉及的物資，均源自物資總體需求計劃，若要采購任何計劃外的物資，必須先對需求計劃進行變更；合格供方庫中的供貨商，供合同系統(tǒng)和物資系統(tǒng)調(diào)用；不確價物資的入庫單價，直接調(diào)用合同單價；與供應(yīng)商的結(jié)算單自動形成為合同結(jié)算記錄；依據(jù)合同結(jié)算記錄進行支付（控制了結(jié)算總額不能超合同總額），在供方管理系統(tǒng)中自動形成供應(yīng)商履約記錄；每次支付后對供應(yīng)商做評價，依此作為供方等級調(diào)整的依據(jù)；項目的月度成本計算自動調(diào)用了物資管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。由此可見，幾個系統(tǒng)相輔相成，相互之間有著緊密的數(shù)據(jù)耦合，缺一不可。
系統(tǒng)實施和效果
經(jīng)幾個月的試點運行，其效果非常顯著，較好地解決了一線項目部物資管理的各種計劃、收發(fā)、結(jié)算、臺帳分析等業(yè)務(wù)，還能對工程進度及物資使用情況做比對，這對規(guī)范物資管理流程、降低物資采購價格、提高物資供應(yīng)及時性、有效掌工程的物資使用情況具有重要意義：
采用的B/S架構(gòu)，其最大優(yōu)點就是，只要有電腦和互聯(lián)網(wǎng)，即可進入系統(tǒng)進行操作。而這一特點，幾乎能讓所有的項目部達(dá)到要求，這能促使信息化管理落到實處。
通過網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的應(yīng)用，信息傳遞速度較傳統(tǒng)方式已不可同日而語，解決了項目部和集團公司往返耗時太久的矛盾，實現(xiàn)了集團公司集中采購和監(jiān)管的目標(biāo)。后來又集成了手機審批系統(tǒng)，即便是出差在外也能通過手機審批，既方便了用戶使用，又大大縮短了審批時間。
物資管理人員所做的每一項工作都可以在信息系統(tǒng)里操作，職能部門和領(lǐng)導(dǎo)隨時能通過信息系統(tǒng)監(jiān)控到物資管理各個環(huán)節(jié)，避免了以前定期上交臺帳造成的數(shù)據(jù)滯后性，這使得工作更加有序化、透明化、人性化。
各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)調(diào)用，意味著數(shù)據(jù)一次性錄入能供多處使用，使以前的重復(fù)性勞動減少為一次性操作，提高工作效率，也節(jié)約了對紙張等辦公用品的開支。
對數(shù)據(jù)進行有效控制，根據(jù)角色的工作權(quán)限設(shè)置在系統(tǒng)中的讀寫、訪問權(quán)限，確保了數(shù)據(jù)的安全性，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源分級共享。
信息系統(tǒng)的應(yīng)用，讓邏輯性更緊密。例如，物資采購合同中的供方，只能從合格供方庫中的單位挑選，有效避免了項目部與不合格的供方簽訂合同；物資使用與計劃對比臺帳，能發(fā)現(xiàn)物資實際使用量與施工進度之間是否有異?！@些緊密的邏輯關(guān)系，從很大程度上規(guī)避了物資采購的風(fēng)險，提高企業(yè)的風(fēng)險管控能力。
Abstract: in this paper the author in the construction of carrying out the enterprise information construction as the subject, this paper focuses on the purpose of the information construction and the main content, and the application of the main modules and the problems need to be solved were put forth.
Keywords: engineering projects; Information management; The main module
中圖分類號：K826.16文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
在建安企業(yè)推行工程項目信息化管理是施工企業(yè)提高管理水平，降低成本，規(guī)范管理的有效手段。通過企業(yè)級的工程項目信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)企業(yè)的工程項目各種資源數(shù)據(jù)的集中采集管理，全局分享，使得企業(yè)各級項目管理職能部門能夠?qū)崟r的通過工程項目信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)職責(zé)范圍內(nèi)的對整個企業(yè)項目的管理和監(jiān)控。通過信息化系統(tǒng)對各項目工程實物量的控制， 對各種資源價的核準(zhǔn)，確保工程進度滿足業(yè)主的要求，實現(xiàn)項目管理以成本為核心，以進度為主線，以合同管理為約束的工程項目信息化系統(tǒng)的運行，促使建安企業(yè)的管理規(guī)范化，流程化，扁平化，精細(xì)化。
本文通過對本企業(yè)的工程項目信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，就主要模塊的應(yīng)用及應(yīng)解決的要點進行分析和探討，供大家參考。
1 合同管理
(1）建立企業(yè)級的工程項目信息收集系統(tǒng)，由此延伸至工程項目的跟蹤，投標(biāo)，直至中標(biāo)的全過程的記錄評價功能。
（2）具備各類合同信息臺賬錄入和合同文檔管理功能；完成合同評審管理、合同簽訂審批管理功能。能夠?qū)崿F(xiàn)中標(biāo)工程項目的清單量與價的導(dǎo)入。
（3）具備實現(xiàn)項目建設(shè)單位承包合同、內(nèi)部承包合同、勞務(wù)分包合同，采購合同及項目其它各類型合同的分類管理，能夠從上述合同中自動索引出勞務(wù)隊，供應(yīng)商等基本信息及招投標(biāo)情況；能夠設(shè)立符合各企業(yè)貫標(biāo)管理程序的合格分承包商（勞務(wù)）評價體系，并建立合格分承包商（勞務(wù)）庫；
2 物資管理
（1） 能夠建立物資價格信息庫，所有物資類別碼下的物資可以查閱到最新價格及歷史供應(yīng)價格并自動形成該物資的價格變化曲線，并能索引到某價格的供應(yīng)商信息及合同信息。
（2）在項目部管理人員的物資需求（采購）計劃中，應(yīng)該具備計劃量與中標(biāo)清單相應(yīng)材料量的自動對比（兩算對比），且清單量不可更改，超出一定偏差的應(yīng)自動有顯著的標(biāo)識提醒計劃者和審核者查明原因，并建立可追溯的路徑。
（3）現(xiàn)有的大部分系統(tǒng)中材料需求（采購）計劃表單設(shè)列過于繁瑣， 沒有總計劃和分批要料計劃，計劃量和清單量對比等關(guān)鍵欄目的設(shè)置。應(yīng)按照施工企業(yè)常用計劃表格并重點要實現(xiàn)計算機能實現(xiàn)自動對比的欄目設(shè)置；
（4）在物資采購（招議比）的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)采購價和清單相對應(yīng)物資價（或物資價格信息庫相應(yīng)物資價）的自動對比，超出一定偏差的應(yīng)自動有顯著的標(biāo)識。
（5）能夠設(shè)立符合各企業(yè)貫標(biāo)管理程序的合格物資供應(yīng)商評價體系，并建立合格物資供應(yīng)商庫。
3 進度管理
（1）能夠有成熟的工具級計劃進度管理軟件實現(xiàn)單項目的總計劃和各分部分項計劃的進度計劃橫道圖，網(wǎng)絡(luò)圖的編制，并在分部分項的進度計劃中以物資和勞動力為驅(qū)動資源為數(shù)據(jù)，以實際消耗的資源的百分比或圖示顯現(xiàn)項目進度總計劃和各分部分項計劃的完成情況，
（2）對實際完成量與計劃進度超過一定偏差的應(yīng)有顯著的警示標(biāo)識，并可通過該警示標(biāo)識索引追溯物資供應(yīng)過程或勞動力數(shù)量或設(shè)備配置狀況，并提示影響完成進度的主要原因。
（3） 能夠?qū)崿F(xiàn)項目對業(yè)主方，分承包（勞務(wù)）方的進度報表(產(chǎn)值)的統(tǒng)計生成。
4 成本管理
（1） 能夠具備與合同管理，物資管理，進度管理，設(shè)備管理等模塊共享數(shù)據(jù)，相互效驗，相互監(jiān)控，實時記錄和采集項目運行過程中的各種經(jīng)濟數(shù)據(jù)，構(gòu)建成本管控體系，實現(xiàn)量價雙控。具備項目預(yù)算成本、目標(biāo)成本、實際成本（三算對比）的實時在線采集和記錄警示功能，對實際成本相對于預(yù)算成本或目標(biāo)成本超出一定偏差的給予顯著標(biāo)識并予以警示；
（2）能夠?qū)崿F(xiàn)集成進度模塊合同模塊物資模塊和實際成本完成對外（分承包，物資材料，設(shè)備租賃等）應(yīng)付款項的自動生成功能；
（3）能夠?qū)崿F(xiàn)成本與不同的財務(wù)模塊的相互集成，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可自動產(chǎn)生財務(wù)數(shù)， 而不需要二次錄入，反過來財務(wù)可以追溯到各管理模塊；
5 安全技術(shù)質(zhì)量管理
（1）識別，采集，分類和歸依安全技術(shù)質(zhì)量知識，國家和企業(yè)的各項安全法規(guī)和規(guī)章制度，包括企業(yè)級的各項施工操作標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、各種技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等及程序文件，作業(yè)指導(dǎo)書等，形成企業(yè)的安全技術(shù)質(zhì)量管理知識庫供各級管理人員有權(quán)限的使用。
（2）能夠支持滿足本企業(yè)按照貫標(biāo)程序中的表格制作和置入，并完成相應(yīng)管理流程。
（3）具備各級安全質(zhì)量檢查的文本圖片的流轉(zhuǎn)功能；
6 風(fēng)險預(yù)警管理
（1）支持多項目進度管理風(fēng)險預(yù)警功能，并可追溯影響的條件；
（2）具備項目合同變更風(fēng)險預(yù)警、合同支付（勞務(wù)，分承包，物資，設(shè)備租賃等） 提前預(yù)警的功能，并可追溯風(fēng)險源；
（3）具備成本執(zhí)行風(fēng)險預(yù)警功能，當(dāng)實時的實際成本超出預(yù)算成本（目標(biāo)成本）一定偏差時，能有向有關(guān)職能部門、主管領(lǐng)導(dǎo)實時警示的功能；
7 其它
二、當(dāng)前合同管理存在的主要問題
1．企業(yè)管理者對合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒有相關(guān)的合同管理制度，有的企業(yè)沒有專門負(fù)責(zé)合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關(guān)合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業(yè)管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。
2．合同審核不嚴(yán)，缺乏風(fēng)險控制機制。由于很多企業(yè)沒有專門負(fù)責(zé)合同審核的法律事務(wù)部門或企業(yè)法律顧問，有些企業(yè)設(shè)立了法務(wù)部門，但企業(yè)法務(wù)部門的法律顧問和各有關(guān)人員在合同管理中的具體責(zé)任和權(quán)限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關(guān)不嚴(yán)、合同條款表達(dá)含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴(yán)格、合同履行監(jiān)督不到位等問題，將會給企業(yè)經(jīng)營帶來潛在風(fēng)險。
3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學(xué)的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準(zhǔn)確高效監(jiān)督及反饋程序，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生消極影響。
4．缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進行評審，對于企業(yè)常用業(yè)務(wù)合同進行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標(biāo)準(zhǔn)化工作沒有開展。
三、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性
合同管理也是一門科學(xué)，要尊重其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，在大數(shù)據(jù)時代下，合同管理亟待建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系，使企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)實用可行。
1．推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是經(jīng)濟和時展的客觀要求。各種經(jīng)濟合同客觀地反映著生產(chǎn)和流通的現(xiàn)實經(jīng)濟情況，它作為聯(lián)系原材料采購、生產(chǎn)加工、流通消費各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產(chǎn)生活、經(jīng)濟發(fā)展順利進行，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平，促進經(jīng)濟發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經(jīng)濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數(shù)據(jù)引領(lǐng)經(jīng)濟發(fā)展新時代的到來，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強，各經(jīng)濟體之間的聯(lián)系愈加活躍，經(jīng)濟合同的數(shù)量也隨之增加，構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時代經(jīng)濟活動的重要組成元素，社會經(jīng)濟和時代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的問題。
2．合同管理的現(xiàn)狀是推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的潛在動力。由于非標(biāo)準(zhǔn)化合同管理帶來諸多問題，給經(jīng)濟合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來很大困難與不便。要做到提升經(jīng)濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統(tǒng)一化。
3．合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，可把合同管理的各項業(yè)務(wù)活動內(nèi)容、業(yè)務(wù)間的銜接關(guān)系、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序等用標(biāo)準(zhǔn)的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理標(biāo)準(zhǔn)體系的模式
企業(yè)合同管理紛繁復(fù)雜，在大體上可將標(biāo)準(zhǔn)體系劃分為管理和操作兩個層面：
1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標(biāo)準(zhǔn)》、《銷售（采購）合同管理標(biāo)準(zhǔn)》、《特殊合同類管理標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，這些管理標(biāo)準(zhǔn)分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責(zé)、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。
2．操作層次包括《合同格式文本標(biāo)準(zhǔn)》、《合同要約推薦標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，格式文本是企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點，一般在積累總結(jié)經(jīng)濟活動實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權(quán)益，還能大大提高工作效率。
五、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施
1．合同管理制度的動態(tài)化。制度是基礎(chǔ)，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴(yán)格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現(xiàn)有的制度是否適應(yīng)目前的企業(yè)合同管理，若不適應(yīng)，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。
2．合同編碼體系的清晰化。一個企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達(dá)了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業(yè)的習(xí)慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經(jīng)濟性質(zhì)分為銷售合同、采購合同、技術(shù)合同、擔(dān)保合同等，合同分類看似簡單，但直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。
3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責(zé)權(quán)清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權(quán)限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負(fù)責(zé)，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權(quán)限與職責(zé)。
4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)的歸集、整理的過程，在大數(shù)據(jù)時代，合同數(shù)據(jù)更加復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關(guān)規(guī)定主動收集合同相關(guān)數(shù)據(jù)，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過程中的標(biāo)的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經(jīng)濟效果評價、合同總結(jié)等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數(shù)據(jù)隨產(chǎn)生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。
5．合同管理相關(guān)崗位的互控化。合同管理相關(guān)崗位的工作是一個互相銜接、聯(lián)動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責(zé)任和義務(wù)，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經(jīng)濟合同糾紛。
7．合同管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要保障，要應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段加強合同管理工作，開發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統(tǒng)，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。
