首頁(yè) > 優(yōu)秀范文 > 檔案管理基礎(chǔ)
時(shí)間：2023-06-15 09:29:30
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理基礎(chǔ)范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來(lái)講，目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：
一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。六需要管理的額案卷有不同的規(guī)格，越是歷史悠久的檔案館這種情況越嚴(yán)重，我國(guó)檔案館發(fā)展并不完善，對(duì)于這種情況還不能很好的解決，要盡快尋求一條新的工作道路，將這種情況及早解決，讓檔案管理工作進(jìn)行的更好。
2.實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法
檔案是一個(gè)比較繁亂的工作對(duì)象，要想取得良好的工作成果就要對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法。
2.1全面普查案卷，去糟取精
要想實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，要對(duì)檔案進(jìn)行徹底的普查，去除不需要的陳舊檔案，達(dá)到檔案管理的最高效率。
2.2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
有些案卷內(nèi)容混雜或者裝訂過(guò)厚，對(duì)于這種檔案我們要進(jìn)行規(guī)范化處理，將混雜的信息去除，將過(guò)厚的檔案進(jìn)行分類重新裝訂，讓檔案管理提高效率。
2.3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作
在計(jì)算機(jī)管理檔案的過(guò)程之中，著錄工作是一項(xiàng)基本工作，著錄工作進(jìn)行的是否科學(xué)決定了計(jì)算機(jī)工作是否準(zhǔn)確，我國(guó)相關(guān)法律曾經(jīng)出臺(tái)過(guò)著錄工作的相關(guān)規(guī)則，但由于不少工作部門(mén)對(duì)規(guī)則不遵守造成了著錄工作混亂，在檔案管理時(shí)，要結(jié)合單位實(shí)際，將著錄工作進(jìn)行重新規(guī)范。
2.4統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。
2.5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)，因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整，要補(bǔ)齊；如果題名冗長(zhǎng)則刪除。還要統(tǒng)一文種題名，不要出現(xiàn)有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)。所以規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”，這樣就可在檢索中區(qū)分出文件的實(shí)質(zhì)作用。
3.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
3.2分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3.3分門(mén)別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析
我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢
哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：
一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。
二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。
五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。
2 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
2.1 全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2.2 重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
2.3 結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。
2.4 統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
2.5 規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
3 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
3.2 分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3.3 分門(mén)別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。
二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。
4統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3分門(mén)別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門(mén)別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
房屋的檔案管理工作有著非常重要的作用和影響。房屋無(wú)小事，所以它對(duì)人們的日常生活有著極大的影響，相關(guān)的管理部門(mén)和人員必須要對(duì)其做到足夠的重視。在我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，人們的生活水平和質(zhì)量有了很大的提高。在此狀況下，對(duì)于房屋的檔案管理的關(guān)注度越來(lái)越高，因?yàn)閷?duì)于絕大部分的人來(lái)說(shuō)，房屋是其賴以生存的所在。所以，對(duì)其的管理方式等方面的要求越來(lái)越高。近年來(lái)，檔案管理和電子信息技術(shù)進(jìn)行了充分的結(jié)合和應(yīng)用，不過(guò)，從房屋檔案管理者的角度出發(fā)，檔案管理工作仍舊任重而道遠(yuǎn)!
1房屋檔案管理中存在的問(wèn)題
(1)房屋檔案管理軟件沒(méi)有一定的統(tǒng)一性，在房屋檔案管理部門(mén)中，主要的工作人員所使用的電腦都有著各種各樣的問(wèn)題，其型號(hào)和規(guī)格等是不盡相同的，這種狀況的存在，使得檔案管理人員在管理的過(guò)程中不能彼此溝通和互動(dòng)。相關(guān)的房屋檔案管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中仍舊會(huì)面臨這些問(wèn)題，所以，需要對(duì)合適的文件檢索軟件和檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行充分的普及應(yīng)用［1］。相應(yīng)的文件檢索軟件和檔案信息管理系統(tǒng)之間是不能進(jìn)行互調(diào)的，那么，這對(duì)于當(dāng)下的檔案管理工作的開(kāi)展是非常不利的，使得檔案管理人員不能通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行充分的應(yīng)用來(lái)完成檔案管理工作，這對(duì)于房屋檔案管理和電子信息技術(shù)的結(jié)合有著很大的影響。(2)房屋檔案管理基礎(chǔ)性工作的標(biāo)準(zhǔn)并不規(guī)范。在房屋檔案管理的工作中，基礎(chǔ)性工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范占據(jù)著至關(guān)重要的作用，要實(shí)現(xiàn)當(dāng)下的房屋檔案管理工作和電子信息技術(shù)的有效結(jié)合，就需要在很大程度上滿足這方面的要求和條件，不斷提高管理工作的便捷性。當(dāng)時(shí)，在當(dāng)下的房屋檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，還是存在著多方面的問(wèn)題，房屋管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)比較差，這對(duì)于房屋的類別也沒(méi)有一個(gè)非常清晰地劃分。(3)房屋檔案管理的基礎(chǔ)性工作沒(méi)有和時(shí)代的發(fā)展和要求進(jìn)行全面的結(jié)合。當(dāng)下，我國(guó)的房屋檔案管理和其他的管理有著很大的相似性，都存在很多的問(wèn)題，沒(méi)有對(duì)互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行充分的應(yīng)用，電子信息處理的手段和方式?jīng)]有得到全面、有效的應(yīng)用。有很多的房屋檔案管理工作人員仍舊用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行工作，這對(duì)于檔案的所有人來(lái)說(shuō)是非常不利的［2］。同時(shí)，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，部分的房屋檔案管理工作中已經(jīng)對(duì)電子信息技術(shù)進(jìn)行了應(yīng)用，但并不充分，仍舊還是有一些檔案管理和分類的方法沒(méi)有跟上時(shí)代的發(fā)展，脫離了時(shí)展的特色和步伐，在一定的程度上阻礙了房屋檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。(4)許多房屋檔案管理工作人員的素質(zhì)相對(duì)不高。在檔案管理工作開(kāi)展中，相關(guān)的工作人員必須要具備良好的專業(yè)技能與素質(zhì)。但在實(shí)際的工作中，很多的檔案管理人員的素質(zhì)沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的要求，其中，有一部分工作人員沒(méi)有接受過(guò)檔案管理的培訓(xùn)，專業(yè)技能不過(guò)關(guān)，不能使用現(xiàn)代化的檔案管理的軟件和系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這些檔案管理人員的技術(shù)水平有待提高，同時(shí)，我們當(dāng)下所處的時(shí)代是一個(gè)信息化的時(shí)代，如果檔案管理人員的管理技能不足，那么，就會(huì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量造成嚴(yán)重的影響。
2加強(qiáng)房屋檔案管理中基礎(chǔ)性工作的措施
(1)在房屋檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，需要對(duì)統(tǒng)一的管理軟件進(jìn)行充分的應(yīng)用。主要因?yàn)榕c房屋登記相關(guān)的檔案資料數(shù)量十分龐大，對(duì)于人們的生活又有著非常大的影響。從房屋檔案管理基礎(chǔ)性工作的角度來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的分析和研究，建議相關(guān)的管理人員需要將使用型號(hào)和規(guī)格相同的計(jì)算機(jī)的意見(jiàn)反饋給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，而且需要把進(jìn)行檔案管理的軟件保持統(tǒng)一。那么，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要將先進(jìn)理念與技術(shù)引用到檔案管理工作中，結(jié)合現(xiàn)代電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)提高相關(guān)工作人員的檔案管理水平與效率。(2)對(duì)于房屋檔案管理的基礎(chǔ)性工作標(biāo)準(zhǔn)需要進(jìn)行相應(yīng)的提高。在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，需要遵循相應(yīng)的管理原則和要求，主要包括集中統(tǒng)一管理檔案、維護(hù)檔案的完整和安全、便于利用和檢索。房屋與人們的生活關(guān)系緊密，處理好這個(gè)關(guān)系對(duì)和諧社會(huì)的建立是大有裨益的。所以需要我們將房屋檔案管理基礎(chǔ)性工作制定的標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，不斷提高管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化［3］。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，人們的生活水平和質(zhì)量有了很大的提高，房屋的重要性越來(lái)越高，那么，在這樣的情況下，就出現(xiàn)了很多的房屋產(chǎn)權(quán)糾紛問(wèn)題，要有效解決這些問(wèn)題，首先就需要明確房屋檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
3結(jié)語(yǔ)
隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，人們的生活水平和質(zhì)量有了很大的提高，對(duì)于各方面的需求也在不斷增多，其中，房屋和人們的生活是息息相關(guān)的。所以需要房產(chǎn)登記事務(wù)中心加強(qiáng)對(duì)房屋檔案的管理。不過(guò)，我國(guó)的房屋檔案管理中存在著很多的不足，相關(guān)的檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力相對(duì)不高，沒(méi)有充分有效地利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在此基礎(chǔ)上，就需要我們加強(qiáng)房屋檔案管理中的基礎(chǔ)性工作，使檔案管理日趨完善。
參考文獻(xiàn):
［1］張琳．我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題及完善對(duì)策［J］．企業(yè)改革與管理，2016(15)．
1.促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
檔案管理基礎(chǔ)工作可以使檔案管理更加的規(guī)范化，檔案管理基礎(chǔ)工作主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、整理、保管等一系列操作，認(rèn)真、準(zhǔn)確的完成檔案基礎(chǔ)工作可以簡(jiǎn)化后續(xù)工作，加快提取有效的信息的速度和質(zhì)量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號(hào)，方便進(jìn)行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規(guī)范。
2.提高檔案資料的準(zhǔn)確性。
檔案管理基礎(chǔ)工作是后續(xù)檔案管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，提高檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性會(huì)對(duì)后續(xù)工作的進(jìn)行有很好的幫助。特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準(zhǔn)確性就變的更加重要。
3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
當(dāng)代社會(huì)，檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為必然。檔案管理基礎(chǔ)工作與可檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是相輔相成的關(guān)系，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的引擎和運(yùn)算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調(diào)取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，也減小了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工作量，保障了資料錄入的準(zhǔn)確性。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作中常見(jiàn)的問(wèn)題
檔案資料的數(shù)量龐大，在進(jìn)行整理和分類時(shí)，檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度非常大，往往忽視了對(duì)檔案資料的檢查，在加上檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)工作不重視，就使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問(wèn)題。
1.檔案管理基礎(chǔ)工作不受重視。
檔案管理基礎(chǔ)工作是對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎(chǔ)工作往往工作強(qiáng)度很大，而且工作內(nèi)容單一，容易使檔案管理工作人員產(chǎn)生枯燥乏味的感覺(jué)，從而引起對(duì)工作的抵觸或者是應(yīng)付了事。此外，許多檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問(wèn)題頻發(fā)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，給后續(xù)整理工作造成影響。
2.檔案的分類不合理。
檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎(chǔ)工作中常出現(xiàn)的問(wèn)題。由于檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理機(jī)構(gòu)管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機(jī)構(gòu)沒(méi)有規(guī)范的分類標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案分類時(shí)往往是盲目的按時(shí)間分類，忽視了檔案資料的內(nèi)容，給檔案資料的查找?guī)?lái)很大的困難，增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。
3.檔案的編號(hào)不準(zhǔn)確。
檔案編號(hào)就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨(dú)一無(wú)二的，但是在檔案管理工作中常常會(huì)出現(xiàn)一個(gè)編號(hào)多份檔案或者是一份檔案多個(gè)編號(hào)的問(wèn)題，嚴(yán)重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。
4.缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。
許多檔案管理機(jī)構(gòu)不重視人才的培養(yǎng)，造成高素質(zhì)檔案管理人員嚴(yán)重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式工作，無(wú)法理解和應(yīng)用信息化的檔案管理方法，對(duì)數(shù)字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。
三、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的方法
檔案管理基礎(chǔ)工作對(duì)于整個(gè)檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須采取科學(xué)有效的措施來(lái)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，保障檔案管理工作的正常進(jìn)行。
1.提高工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)。
在檔案管理工作中由于檔案管理機(jī)構(gòu)的不重視或者是檔案資料基礎(chǔ)工作工作強(qiáng)度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作，工作狀態(tài)散漫，檔案資料管理不規(guī)范，影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的教育和培訓(xùn)，要讓每一個(gè)工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在工作中規(guī)范自己的行為，保證檔案資料的準(zhǔn)確和規(guī)范。
2.加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化。
檔案管理工作主要是對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理等一系列的工作過(guò)程，在對(duì)龐大的檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，往往會(huì)由于管理不到位而產(chǎn)生錯(cuò)誤，影響了檔案管理的后續(xù)工作。此外，由于檔案管理機(jī)構(gòu)的管理模式和規(guī)章制度各不相同，沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案資料的傳遞和共享時(shí)，會(huì)產(chǎn)生許多的問(wèn)題。因此，必須要加強(qiáng)檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設(shè)。國(guó)家和各級(jí)政府要統(tǒng)一檔案管理制度，建立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)本單位的正規(guī)化建設(shè)，完善自身的管理體系，加強(qiáng)檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺(jué)性，在工作中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。
3.強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)。
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫(xiě)細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號(hào)或意義不明的詞匯，控制題名的長(zhǎng)度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
4.提高檔案管理的安全性。
確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎(chǔ)工作必不可少的一部分。檔案資料的數(shù)量龐大，在進(jìn)行管理時(shí)會(huì)非常的困難，一些檔案管理工作人員會(huì)疏忽對(duì)檔案資料的檢查，無(wú)法及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設(shè)，要定期的對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和整理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞和丟失要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，對(duì)于有條件的管理機(jī)構(gòu)，要在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案資料的安全。
眾所周知,計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具,首要特征就是要求輸入的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的,否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”,輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列基礎(chǔ)工作。
那么檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面存在不足呢?哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢?總體來(lái)講,目前我單位大多是內(nèi)容龐雜,案卷數(shù)量繁多,時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中,檔案管理僅以保管為目的,以案卷不丟失為原則。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面:一是檔號(hào)不規(guī)范,沒(méi)有目錄號(hào),一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范,有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄,以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼,如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重,如有按時(shí)間組的,也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的,還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一,有的一二頁(yè)紙一文一卷,有的五六百頁(yè)紙一類一卷?？傊?從以上情況來(lái)看,目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件,需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。
二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法,提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知,要想提高檔案管理的水平,就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法,即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
1.全面普查案卷,去粗取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案由于多年來(lái)未做全面的清查,加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn),不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件,所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2.重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工、填寫(xiě),以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化檔案、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
3.統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們完整性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中,首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類,再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤,并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),盡量做到前后標(biāo)引一致,同一類文件標(biāo)引一致,從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
4.規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率,而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的,還須同時(shí)保證查準(zhǔn),因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是:在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中,要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱,盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種,必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整,則要補(bǔ)齊,如果題名冗長(zhǎng),則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中,計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程,尤其是對(duì)于那些案卷多,著錄工作不僅量大而且復(fù)雜,如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法,會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1.分清輕重緩急,循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用,而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì),將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2.分級(jí)次著錄,省時(shí)省力。在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄,即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄,對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄,而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3.分門(mén)別類,充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷,在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引,而對(duì)那些特殊形式的檔案則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入,然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門(mén)別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4.用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”,簡(jiǎn)化查找時(shí)間,提高效率?！爸黝}詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的弊端,怎樣取其利避其弊,我認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞,進(jìn)行標(biāo)志待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。
近年來(lái)我們?cè)谕七M(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中通過(guò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平并已初步建成了計(jì)算機(jī)檢索體系為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。
四、不斷提高檔案管理人員整體素質(zhì),意義深遠(yuǎn)而重大
只有檔案管理人員的整體素質(zhì)不斷提高和強(qiáng)化,才能逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。而對(duì)檔案管理人員,經(jīng)常進(jìn)行專業(yè)對(duì)路的技能培訓(xùn),嚴(yán)格考核,并實(shí)行公開(kāi)招聘,公平競(jìng)爭(zhēng),優(yōu)勝劣汰,則是提高檔案管理人員整體素質(zhì)、做好檔案管理工作、提高檔案服務(wù)質(zhì)量的根本保證,也是逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。
電子文件的原始完整和真實(shí)可靠；歸檔制度的創(chuàng)新，包括歸檔文件整理、鑒定、編目工作的提前進(jìn)行，對(duì)傳統(tǒng)的按部就班的手工管理方式提出了新的挑戰(zhàn)；文件檔案工作“一體化”使得文檔工作真正“一條龍”式的全程管理開(kāi)始實(shí)踐。
21世紀(jì)初，我國(guó)檔案工作的基本策略是實(shí)行紙質(zhì)、電子雙套制并行歸檔和管理。隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，隨著公眾檔案意識(shí)的增強(qiáng)，數(shù)字化檔案將逐漸成為檔案館實(shí)施管理和提供利用的主流對(duì)象。面對(duì)數(shù)字化的文件與檔案的易逝性、易變性、信息及其載體的易分離性、電子環(huán)境和應(yīng)用程序的依賴性等特點(diǎn)，要保證數(shù)字文件的真實(shí)完整和準(zhǔn)確有效，檔案工作者不得不提前介入到文件形成與管理的前期工作中，才能保證電子文件歸檔后形成檔案的真實(shí)有效的平整價(jià)值特性，才能使所有文件的現(xiàn)行有效性在質(zhì)量上得到保證。文件連續(xù)體理論倡導(dǎo)者Frank Upward等人提出的對(duì)文件進(jìn)行“檔案化管理”的理念是值得我們深思的，這一管理理念將逐漸會(huì)滲透到現(xiàn)代檔案工作的實(shí)踐過(guò)程中。
一、提前介入的必要性
提前介入實(shí)際上是引起檔案工作者從文件的形成階段就開(kāi)始介入到電子文件的管理工作構(gòu)成，引起檔案工作者不僅能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)使用電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)施文件處理過(guò)程前端監(jiān)控，而且應(yīng)在電子文件管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和研制階段就參與需求調(diào)研和系統(tǒng)分析，將檔案管理的思想和方法融入到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程。這種從文件形成階段就開(kāi)始考慮檔案的歸檔和保存要求，目的是能夠準(zhǔn)確定位歸檔范圍、確保歸檔文件的質(zhì)量，保障電子文件歸檔后形成檔案的憑證性、價(jià)值型和完整有效性。
只有通過(guò)對(duì)電子文件形成過(guò)程加強(qiáng)控制，檔案工作者才能夠收集到完整、準(zhǔn)確的電子文件元數(shù)據(jù)及北京信息等，了解和認(rèn)識(shí)電子文件的管理特性，做好歸檔鑒定、歸檔移交、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與數(shù)據(jù)遷移等工作，最終對(duì)歸檔后的數(shù)字化檔案實(shí)施有效管理。
在已經(jīng)實(shí)施文檔一體化信息系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，文件與檔案實(shí)行了一體化管理，在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中，歸檔工作體現(xiàn)為文件管理權(quán)限的移交和文件內(nèi)容的鎖定，這必然要求檔案室的工作人員要熟悉系統(tǒng)的使用方法，關(guān)注電子文件歸檔前的管理模式和運(yùn)行特點(diǎn)，要求檔案工作提前介入到電子文件的管理過(guò)程中。
檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門(mén)雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。
在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益，為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開(kāi)放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開(kāi)放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。
二、提前介入的工作內(nèi)容
（1）在進(jìn)行辦公自動(dòng)化或電子文件管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，即電子文件管理信息系統(tǒng)建設(shè)之前，由檔案工作者會(huì)同相關(guān)的項(xiàng)目工作者、系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員、文件工作者、業(yè)務(wù)工作者一起，就文件未來(lái)是否需要留、存多久，以及諸如文件著錄、標(biāo)引或利用現(xiàn)代信息技術(shù)整理檔案信息和提供檔案利用等各方案因素進(jìn)行整體設(shè)計(jì)和分析，從檔案管理的角度對(duì)文件從源頭上進(jìn)行控制，確定檔案的歸檔范圍，保證歸檔工作的質(zhì)量，確保數(shù)字化檔案的完整性。
據(jù)有關(guān)權(quán)威部門(mén)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，隨著各行業(yè)在生產(chǎn)、管理上信息化程度日益增高，計(jì)算機(jī)泄密行為也呈上升趨勢(shì)。而計(jì)算機(jī)泄密最大的特點(diǎn)就是較之一般侵占案件，其手段更隱蔽、危害也更大。一個(gè)惡意的機(jī)密泄露事件往往會(huì)給企業(yè)造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進(jìn)行補(bǔ)救，重則會(huì)將一個(gè)企業(yè)置之死地。
（2）將檔案管理的一些工作環(huán)節(jié)提前到文件管理階段來(lái)進(jìn)行。如文件的收集、鑒定、整理等工作。這里所說(shuō)的收集對(duì)象不再是傳統(tǒng)意義上的對(duì)“應(yīng)歸檔”文件實(shí)體的簡(jiǎn)單收集，而是包括了對(duì)文件內(nèi)容、文件形成背景信息、元數(shù)據(jù)信息等的過(guò)程控制與收集。凡是可能在文件形成時(shí)生成的數(shù)據(jù)，包括描述文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、北京、版本、生存環(huán)、存在狀態(tài)等各方面的信息，均要及時(shí)進(jìn)行采集、保存和整理。同時(shí)，對(duì)于文件形成流轉(zhuǎn)過(guò)程中的收文、發(fā)文、會(huì)簽及其他處理過(guò)程方面的信息，則需要進(jìn)行實(shí)時(shí)追加?！八袛?shù)據(jù)均為一次采集，終身使用”。這里的“終身使用”是指包括文件現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和最終轉(zhuǎn)化為檔案的整個(gè)生命周期。文件的背景信息、元數(shù)據(jù)信息、應(yīng)用程序閱讀器等都是文件的伴生物，是文件整個(gè)生命周期中不可分割的組成部分，是從一開(kāi)始就隨著文件的制作形成而產(chǎn)生并不斷追加的一個(gè)過(guò)程，是保證文件真實(shí)完整、準(zhǔn)確可靠、可讀有效的不可或缺的組成部分。
（3）歸檔范圍、保管期限等方面的確定也應(yīng)提前到文件管理階段。雖然在紙質(zhì)文件的管理中，這些制度也是在文件歸檔之前確定的，但針對(duì)電子文件，歸檔范圍與保管期限等的確定的提前介入?yún)s具有不同的內(nèi)容與含義。
所謂檔案管理基礎(chǔ)工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案分類主要是指依據(jù)檔案管理規(guī)范，將檔案信息的內(nèi)容、用途和來(lái)源進(jìn)行分類整理，一般情況下來(lái)說(shuō)，裝訂檔案主要采用三點(diǎn)一線法[2]。檔案信息進(jìn)行登記時(shí)，要將常規(guī)性的冊(cè)、單、表等使用在檔案整理、利用、進(jìn)出和保存等方面的記錄工作中，從而形成完整的原始檔案，并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案健全管理是非常重要的工作項(xiàng)目，保證檔案的完整能夠提高檔案信息的使用效率，并且能夠節(jié)約大量的人力，使檔案信息的檢索更加快速。檔案內(nèi)容主要是指企業(yè)和單位活動(dòng)的過(guò)程中所產(chǎn)生的重要記錄，其具有時(shí)效性、重要性和獨(dú)特性等特點(diǎn)。有效開(kāi)發(fā)檔案管理工作項(xiàng)目能夠?yàn)槭褂谜咛峁└玫姆?wù)，并且也能夠完善檔案基礎(chǔ)工作，同時(shí)現(xiàn)代化檔案管理水平也得到提升。將現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠有效強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作管理，從而使檔案基礎(chǔ)管理更加完善、全面。也能夠減少因?yàn)闄n案檢索中的問(wèn)題，從而提升檔案檢索的能力。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作中的問(wèn)題
目前，我國(guó)的綜合性檔案館數(shù)量眾多，其中的館藏內(nèi)容也較為繁雜，由于檔案信息保存的跨度時(shí)間較長(zhǎng)，所以大部分檔案信息均屬于封閉式管理狀態(tài)，主要目的在于保證檔案信息的完整性、安全性，同時(shí)不同時(shí)期的檔案管理方式和整理質(zhì)量均不統(tǒng)一[3]，所以在檔案管理基礎(chǔ)工作中仍然存在不足和問(wèn)題，具體體現(xiàn)在以下幾方面：
（一）檔案信息保存的時(shí)間較長(zhǎng)，所以部分檔案檔號(hào)不規(guī)范，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)無(wú)目錄的狀況，或者存在同一目錄號(hào)多個(gè)檔案信息的現(xiàn)象。
（二）檔案的全標(biāo)題書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，部分標(biāo)題無(wú)法反映內(nèi)部檔案的具體內(nèi)容，甚至部分檔案存在無(wú)標(biāo)題的狀況。
（三）在檔案信息中存在檔案標(biāo)題沒(méi)有涵蓋的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，從而產(chǎn)生信息檢索困難的問(wèn)題。
（四）檔案信息存在頁(yè)碼標(biāo)記混亂的問(wèn)題。
（五）部分檔案卷宗存在保存問(wèn)題，時(shí)間上存在混亂，信息的種類和保存等級(jí)上也存在嚴(yán)重問(wèn)題。
（六）檔案卷宗在歸檔后進(jìn)行保存，但是由于沒(méi)有規(guī)范性，所以造成檔案保存沒(méi)有規(guī)律性，從而為日后的管理帶來(lái)麻煩。
檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，檔案數(shù)據(jù)量越來(lái)越大，則問(wèn)題就越多，也越嚴(yán)重，所以針對(duì)這一現(xiàn)象，加緊完善檔案館的管理系統(tǒng)，并且將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等全部納入到檔案管理中，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，有效提高檔案管理效率，同時(shí)能夠快速解決檔案管理信息中所遇到的問(wèn)題。
三、檔案基礎(chǔ)管理工作在現(xiàn)代管理中發(fā)揮的作用
現(xiàn)代化檔案管理中，要促進(jìn)其完整性，為人們的信息查詢工作和搜索工作提供便利，需要將創(chuàng)新理念應(yīng)用其中，促進(jìn)檔案管理工作在執(zhí)行期間更為系統(tǒng)、更合理。并且，實(shí)現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)管理工作，也能推動(dòng)檔案管理工作的有效進(jìn)步，從而為其發(fā)展提供有力決策。
（一）提高了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)
社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促使人們提高了檔案管理的要求。隨著科技不斷更新，現(xiàn)代化檔案管理逐步轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展道路。由于檔案管理發(fā)展的較為迅速，所以在管理過(guò)程中工作人員的能力無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，則無(wú)法讓檔案管理工作得到發(fā)展[4]，所以應(yīng)該有意識(shí)的培養(yǎng)檔案管理工作人員的管理意識(shí)，使工作人員能夠了解檔案管理基礎(chǔ)工作重要性，并且也要注重培養(yǎng)自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學(xué)、全面的監(jiān)管，并且能夠有效保障檔案信息的安全性。同時(shí)應(yīng)該制定專業(yè)化的管理責(zé)任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作責(zé)任，同時(shí)能夠保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，利用獎(jiǎng)罰制度，能夠激發(fā)員工的工作積極性，有效完善檔案管理工作。
（二）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠取出雜劣信息
在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)因?yàn)闄n案信息未編碼、檔案信息資料雜亂等等問(wèn)題而造成檔案數(shù)據(jù)信息檢索困難，所以需要進(jìn)行徹底的檔案信息資料重新整理，從而將混入到卷宗內(nèi)的雜亂內(nèi)容全部整理出來(lái)，有效杜絕出選卷宗過(guò)厚、未編頁(yè)碼等現(xiàn)象。如果在重新整理的過(guò)程中出現(xiàn)目錄、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)碼、類別號(hào)、標(biāo)題、件號(hào)等信息不完整狀況，則需要立即進(jìn)行備注，并且進(jìn)行重新整理和填寫(xiě)，通過(guò)這種處理方式不但能夠提高檔案信息的使用效率，還能夠改善檔案數(shù)據(jù)信息的拓展性，讓檔案信息容量保持在適度的水平和狀態(tài)，從而有效實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理。
（三）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展
現(xiàn)代化檔案管理工作要順利進(jìn)行，必須要強(qiáng)化管理工作人員的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)，而管理工作人員如果要想強(qiáng)化自身的管理能力，則需要對(duì)案卷要求、歸類要求和歸檔要求等工作內(nèi)容進(jìn)行全面完善，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。在檔案管理工作中如果出現(xiàn)檔案信息不正確、檔案內(nèi)容不齊全等問(wèn)題，即使應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也無(wú)法提高檔案管理工作的水平[5]。所以檔案管理部門(mén)應(yīng)該制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，并且結(jié)合自身的實(shí)際情況來(lái)規(guī)劃規(guī)章制度的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并且管理工作人員的日常行為規(guī)范，并且嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，從而保障檔案管理基礎(chǔ)工作的順利完成，另外在檔案信息歸檔以后，還需要嚴(yán)格管理檔案信息的保存工作，保證檔案信息能夠及時(shí)的歸檔入庫(kù)，使數(shù)據(jù)信息能夠得到完整的保存，對(duì)以后的檔案信息檢索和應(yīng)用都有積極作用。
（四）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠使信息檢索工作順利應(yīng)用
在進(jìn)行檔案信息管理的過(guò)程中，檔案信息的歸檔和錄入是最基礎(chǔ)的檔案管理工作，只有掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作，并且能夠?qū)n案基礎(chǔ)工作執(zhí)行到極致，才能夠進(jìn)一步提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。做好檔案基礎(chǔ)管理工作，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┩晟频臋z索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息[6]。社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷的應(yīng)用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開(kāi)性，只有不斷完善檔案管理基礎(chǔ)工作，才能夠使檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，并且迅速提高管理的效率和水平。在人們進(jìn)行數(shù)據(jù)信息檢索的過(guò)程中，只有保障數(shù)據(jù)信息、案卷號(hào)等信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，才能夠提供完善的數(shù)據(jù)信息檢索服務(wù)。另外，應(yīng)該創(chuàng)建專業(yè)化的檔案信息收集小組，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理等工作，編制規(guī)范化的目錄，然后裝訂成冊(cè)進(jìn)行保存，從而節(jié)約了檔案管理工作人員數(shù)據(jù)收集、整理的時(shí)間。
（五）提升檔案利用率
前言
為了更好的完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國(guó)檔案管理工作的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。本文主要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補(bǔ)充和加強(qiáng)，借此不斷提高我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
1、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的具體問(wèn)題分析
就當(dāng)前我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀而言，我國(guó)檔案館以內(nèi)容龐雜、數(shù)量繁多的卷宗為主，這樣查閱資料極為困難：耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、時(shí)間跨度較大。由于長(zhǎng)期處于封閉式檔案管理狀態(tài)，所以一直以來(lái)檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，另外各個(gè)時(shí)期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計(jì)算機(jī)管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問(wèn)題總結(jié)如下：
第一，未建立明確的檔案檔號(hào)、目錄號(hào)，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊(cè)的現(xiàn)象。
第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒(méi)有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。
第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無(wú)法得到有效的利用。
第四，案卷中未標(biāo)示頁(yè)碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁(yè)和缺頁(yè)也不易被發(fā)現(xiàn)。
第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時(shí)按照職能部門(mén)的管轄權(quán)限組卷、有時(shí)按照時(shí)間或文種等組卷。
第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁(yè)紙一卷、也有幾百頁(yè)紙一卷的。綜合性檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，檔案積累也就越豐富，類似的問(wèn)題也就越發(fā)嚴(yán)重。根據(jù)上述問(wèn)題分析我國(guó)的綜合性檔案館可發(fā)現(xiàn)，我國(guó)尚不具備建設(shè)計(jì)算機(jī)檔案管理的條件，我們應(yīng)逐漸加快檔案基礎(chǔ)工作的科學(xué)管理水平，逐一解決上述問(wèn)題。
2、采用規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作方法、程序，提升檔案
管理的基礎(chǔ)水平
根據(jù)多年工作檢驗(yàn)和科學(xué)的觀念中可知，必須從工作程序和方法的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)逐步提高我國(guó)的檔案管理水平，我們今后也應(yīng)嚴(yán)格遵循科學(xué)方法和規(guī)范的程序執(zhí)行檔案的整理的收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環(huán)節(jié)檔案管理工作。
2.1實(shí)行案卷的全面普查，精益求精
進(jìn)行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化首要步驟。通常由于綜合性檔案館長(zhǎng)期未進(jìn)行檔案全面清查、移交單位對(duì)保管期限劃分不準(zhǔn)，因此常會(huì)有無(wú)查考價(jià)值和重份文件存在。我們要將這些無(wú)用文件剔出才能避免計(jì)算機(jī)管理低效率和重復(fù)現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案管理的有效性、提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。
2.2案卷的重新組合、及其規(guī)范化
對(duì)于內(nèi)容過(guò)于混雜和組卷過(guò)重的案卷，重新進(jìn)行檔案整理、組卷。盡可量的堅(jiān)持將那些存在相互聯(lián)系的文件組合起來(lái)，這是案卷重新組卷應(yīng)堅(jiān)持的原則。并且對(duì)于那些無(wú)案卷目錄、頁(yè)碼、標(biāo)題不清或無(wú)標(biāo)題的案卷進(jìn)行重新整理、填寫(xiě)，使卷宗更加規(guī)范。優(yōu)化館藏、實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化保管、進(jìn)一步提升檔案計(jì)算機(jī)管理利用效率。
2.3將著錄工作與本館實(shí)際相結(jié)合
為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，案卷著錄比不可少，同時(shí)著錄工作也是計(jì)算機(jī)管理中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，它將會(huì)直接影響到計(jì)算機(jī)信息和數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，它是檔案管理重要的前期工作。我國(guó)1986年所頒布的《檔案著錄規(guī)則》就是使著錄工作規(guī)范的根本依據(jù)。在條件各不相同的檔案館自身?xiàng)l件的限制下、且技術(shù)要求不斷提高的情況下，檔案館應(yīng)按照相關(guān)《規(guī)則》來(lái)規(guī)范自身檔案管理，并將其與自身實(shí)際情況和計(jì)算機(jī)技術(shù)管理要求相結(jié)合，制定出適宜本館的著錄細(xì)則。
2.4保障檔案檢索查全率、統(tǒng)一分類號(hào)
建立計(jì)算機(jī)檔案檢索的主要目的就是為了人們的檔案檢索需求，這也是實(shí)行計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢(shì)。為了確保完整性的檔案檢索，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)我國(guó)的檔案分類法制定出適宜的檔案檢索實(shí)施細(xì)則。加強(qiáng)檔案分類過(guò)程中的校審力度，及時(shí)校驗(yàn)糾正檔案分類人員錯(cuò)誤。統(tǒng)一檔案人員工作標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
2.5提高檢索查準(zhǔn)率、規(guī)范題名
只有完善檔案分類號(hào)才能使檢索查全率得到保證，進(jìn)一步保證檔案檢索查全率。而單單依靠檢索查全率是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，同時(shí)還應(yīng)保證檢索查準(zhǔn)率。所以必須在著錄時(shí)進(jìn)行檔案的統(tǒng)一規(guī)范題名。而規(guī)范題名必須要抓住題名的要點(diǎn)和原則，也就是要避免出現(xiàn)文不對(duì)題、內(nèi)容混淆以及計(jì)算機(jī)識(shí)別不清等情況的發(fā)生。例如將要題名的文種、事由和責(zé)任者等填寫(xiě)完整。若無(wú)完整的題名要素，就應(yīng)將其補(bǔ)齊，而對(duì)于題名冗長(zhǎng)的就應(yīng)刪除多余贅詞。同時(shí)也應(yīng)將影響檢索準(zhǔn)確率的文種統(tǒng)一文種。并利用計(jì)算機(jī)的獨(dú)特功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的時(shí)間、地點(diǎn)和人名實(shí)行分別著錄，為日后的檢索工具的制作奠定基礎(chǔ)。
3、加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)進(jìn)程，做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是檔案基礎(chǔ)工作中一項(xiàng)重要工程，而建館歷史悠久綜合性檔案館，其館藏較為豐富，案卷著錄工作量較大、工作極為復(fù)雜。因此必要要建立一套完整、科學(xué)且規(guī)范的工作方法及程序，避免因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而造成的現(xiàn)代化檔案管理工作進(jìn)程緩慢、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)無(wú)法錄入的現(xiàn)象。抓好檔案管理著錄“多”、“快”、“好”工作要點(diǎn)。
3.1明確工作重心
為了充分發(fā)揮檔案對(duì)社會(huì)作用，使其為社會(huì)所用，這就是實(shí)施檔案管理的目的之一，而利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在綜合性檔案館中推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理則應(yīng)按照卷宗內(nèi)容價(jià)值大小、重要程度、開(kāi)放程度和利用率的高低，對(duì)于那些社會(huì)利用率較高、核心檔案實(shí)施優(yōu)先整理。從而促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作的社會(huì)利用率和計(jì)算機(jī)化進(jìn)程。
3.2實(shí)施分級(jí)次著錄整理
按照三個(gè)層次實(shí)施檔案著錄整理，對(duì)于一些查考價(jià)值不高或反映問(wèn)題單一的檔案實(shí)行著錄整理，對(duì)組合級(jí)文件等實(shí)施分級(jí)著錄。以準(zhǔn)確完整的揭示檔案特征和主題內(nèi)容，節(jié)省檔案管理工作人力、財(cái)力和時(shí)間。
3.3對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類，利用原基礎(chǔ)檔案
檔案基礎(chǔ)好的案卷，只要在此基礎(chǔ)上對(duì)案卷實(shí)施分門(mén)別類的管理、著錄，并利用計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行案卷目錄的直接錄入、給予其統(tǒng)一分類號(hào)，從而減少檔案著錄的速度。
結(jié)束語(yǔ)
2、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
3、案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類一卷。
4、檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。
5、許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。
6、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的對(duì)策
1、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
2、全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
3、規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案室條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案室應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。
4、統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的—個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期管理已經(jīng)得到了足夠的重視，各單位工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)管理部門(mén)也積累了不少工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)于工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期管理中很重要的一個(gè)方面――項(xiàng)目檔案管理卻沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。這個(gè)現(xiàn)象伴隨著項(xiàng)目檔案管理相關(guān)規(guī)定的出臺(tái)而得到了很大轉(zhuǎn)變，各個(gè)單位也在不知不覺(jué)中重視了項(xiàng)目檔案管理工作，只是苦于不知如何做好項(xiàng)目檔案管理工作。
工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案也叫工程準(zhǔn)備階段文件，是指工程開(kāi)工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過(guò)程中形成的文件材料。前期檔案是工程項(xiàng)目檔案的重要組成部分，是工程建設(shè)的憑證性和基礎(chǔ)性文件材料，是一個(gè)主體單位永久保存的法律原始性憑證。只有規(guī)范前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎(chǔ)，才能保證國(guó)有資產(chǎn)的完整。
一、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題
1.面對(duì)發(fā)展機(jī)遇，國(guó)家工程項(xiàng)目建設(shè)管理體制改革進(jìn)一步深化，也頒布了一系列工程項(xiàng)目管理和工程檔案管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理工作中同時(shí)產(chǎn)生了問(wèn)題和困難?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程具有工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門(mén)多等特點(diǎn)，使基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，造成了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對(duì)檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，制約了單位經(jīng)濟(jì)和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
2.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度不強(qiáng)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各參建部門(mén)缺乏相互溝通交流，檔案管理職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到具體人員。由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，使基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理的觀念和認(rèn)識(shí)是做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案工作的前提和保證，目前，隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，在適應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理新要求方面存在一定的問(wèn)題。
3.傳統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一，如歸檔的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門(mén)帶來(lái)一定的負(fù)擔(dān)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理工作程序不規(guī)范，沒(méi)有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理措施不完善，對(duì)當(dāng)前的改革形式和管理方法缺乏研究和思考。
4.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理體制不完善，由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費(fèi)的原因，許多單位沒(méi)有建立基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理部門(mén)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒(méi)有設(shè)立專職檔案人員，沒(méi)有專門(mén)的檔案工作場(chǎng)所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理需要，如沒(méi)有專門(mén)的庫(kù)房，檔案保管達(dá)不到“八防”要求，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)單位和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，機(jī)應(yīng)用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。
二、充分認(rèn)識(shí)工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案的重要性
根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合的《重大工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期，不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期的竣工驗(yàn)收。由此可以看出，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期竣工驗(yàn)收中的重要性。此外，項(xiàng)目檔案對(duì)工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期發(fā)揮最大效益。
三、如何做好工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理工作
1.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案工作。工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案同樣是百年大計(jì)，有了工程沒(méi)有檔案將后患無(wú)窮。工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。
2.加強(qiáng)對(duì)工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。成立工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強(qiáng)考核，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。
