時間：2023-06-18 09:56:06
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1.1 人事檔案管理的模式比較封閉
由于現(xiàn)代社會的開放性，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經無法與時俱進，與時代處于同一頻率。傳統(tǒng)的比較封閉的人事檔案管理模式存在很多不足之處，比如說其功能比較程序化、內容老舊、結構不合理、人才的流動不平衡，這些問題都讓人事檔案管理工作受到了不同程度的制約，對社會經濟的發(fā)展起到了嚴重的影響作用。
1.2 人事檔案管理的制度不完善
人事檔案管理的制度不完善，對于每一個員工的工作內容和職責分配的不明確，是人事檔案管理的一個重要問題，這就導致一定程度上出現(xiàn)了很多人管理一件事情，或者是沒有人處理的情況。由于這種不完善的制度，使得很多的部門都在私下里進行人事檔案的管理，這種問題出現(xiàn)在勞動部門、社會保障部門、事業(yè)企業(yè)部門、私營企業(yè)、國營企業(yè)。甚至就連民辦中介也在進行管理，這就是多頭管理。多頭管理造成了人事檔案管理的混亂性，使得人事檔案管理工作無法實現(xiàn)統(tǒng)一，減少了工作效率，提高了管理的而成本，對人事檔案管理的健康發(fā)展造成了影響。還有一個問題是，大家都不管的問題，我國的很多個部門機構都沒有一個完善的管理制度，大部分都是為了方便流轉才設立的人事檔案管理，在平常的工作中，一般只是進行簡單的收發(fā)手續(xù)，并沒有從本質上去進行管理。所以人事檔案管理的信息老舊，不能夠與時俱進，清楚的應付最新的人動，制約了人事檔案管理的發(fā)展。
1.3 人事檔案管理對于人權的忽視
人事檔案管理對于人權較為忽視，使得人權得不到有效的保障，主要表現(xiàn)在人事檔案管理工作中有對人權造成傷害的現(xiàn)象，比如：工作人員對于人事檔案管理不能夠及時的進行跟進，不能夠及時更新和記錄新的個人信息；人事檔案中一些人的個人信息存在虛假性。這些現(xiàn)象存在于人事檔案的管理工作中，忽視了人權的保障，一些人對于自己的檔案信息得不到正確的了解，容易打擊個人的工作積極性。
圖一和圖二人事檔案管理的兩種最常見的形式：
（圖一）
（圖二）
2 針對人事檔案管理改革若干問題的探索
2.1 對人事檔案管理模式進行改革
人事檔案管理模式在進行改革的時候，首先，要符合我國的人才政策，要確保對我國的人才流動的方向和合理性有幫助，并且能夠促進我國的誠信體系的建立和健全以及發(fā)展，為我國的人事檔案管理服務質量的提高做出貢獻。其次，要確定我國公民的地位和權益，要確保不傷害公民的利益。另外，改革人事檔案管理模式的時候，要適當?shù)脑黾用裰餍院凸嫘裕尮衲軌蛞愿鼮閷嵒莸膬r格看到自己的檔案，體現(xiàn)了公民的知情權。
2.2 人事檔案管理制度需要健全
人事檔案管理制度在進行改革的時候，一定要注意明確分工，職責分明這一主要內容。其次，要制定嚴格的規(guī)章制度，讓各級員工按照制度來辦事，優(yōu)秀的獎勵，懶惰的懲罰，這樣能夠有效的提高工作效率和工作質量。另外，還要強化我國的流動人員和死亡人員的檔案信息，對他們的信息做到及時的更新和記錄，這樣才能夠及時的為單位的人事檔案管理工作提供一定的參考意見。最后，借助信息技術，將人事檔案管理數(shù)字化，在網(wǎng)絡上建立咨詢平臺，讓公民能夠進行參與，這有利于服務質量的提高。
檔案信息化就是應用現(xiàn)代信息技術管理檔案信息，方便管理及檢索利用。它使檔案管理工作真正走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化，從而極大的提高檔案管理水平。
一、檔案信息化建設必須遵循的原則。1.文檔一體化原則：檔案管理與辦公自動化同步發(fā)展，融為一體。2.歸檔雙軌制原則：電子文件與紙質文件并存。3.確保網(wǎng)絡安全的原則：遵循保密原則，與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。
二、檔案信息化建設的內容與主要任務。1.制度、標準等規(guī)范化體系的建立。以研制和指引電子文件歸檔管理的標準為重點，加快檔案信息資源標準規(guī)范、管理制度的制定和推行。檔案標準規(guī)范建設主要內容包括管理、業(yè)務、技術三個方面。它類似信息高速公路上的“交通規(guī)則”。2.軟硬件基礎設施建設。加強檔案信息化的軟硬件基礎設施建設，滿足檔案工作網(wǎng)絡化的需求。具體包括：硬件設施、軟件設施、網(wǎng)絡建設。3.檔案管理應用系統(tǒng)建設。以檔案信息管理系統(tǒng)的推廣應用為基礎，以“數(shù)字檔案館”和“電子文件管理系統(tǒng)”為重點，加強檔案管理應用系統(tǒng)的建設。主要內容包括檔案信息的收集、數(shù)字化加工、管理、利用、安全等方面。具體包括：數(shù)字檔案館應用系統(tǒng)和檔案業(yè)務管理系統(tǒng)。4.檔案信息資源建設。以館藏檔案的數(shù)字化為基礎，以電子文件的歸檔管理為重點，加強檔案信息資源的建設。主要內容除了包括館藏檔案的數(shù)字化，還有對電子文件的采集、加工、存儲、提供利用服務，以及對行業(yè)專題信息采集接收。館藏檔案數(shù)字化形成信息資源的具體形式為：檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片/音像檔案數(shù)據(jù)庫、縮微膠片數(shù)據(jù)庫等。5.人才隊伍建設。檔案信息化建設人才是關鍵。由于電子檔案信息內容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。
三、檔案信息化建設的措施。檔案信息化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。深圳市水務（集團）有限公司領導一直非常重視檔案工作，早已把檔案信息化建設列入了公司的發(fā)展規(guī)劃。經過不斷的努力，檔案信息化建設初見成效。我們的做法是：1.制定檔案信息化管理的相關制度，規(guī)范檔案管理工作。我們遵照國家相關規(guī)定，結合我們的行業(yè)特點，制定了《深圳市水務（集團）有限公司檔案管理規(guī)定》《集團及下屬單位檔案分類方案》《歸檔范圍及保管期限表》《檔號規(guī)則及上架排列方法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子檔案管理技術標準》等。制度的完善使我們的各項工作有章可循、循序漸進。2.建設辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口開發(fā)，實現(xiàn)電子文件自動采集元數(shù)據(jù)、自動歸檔。這樣集團的文件材料可以實現(xiàn)自動流轉，避免了檔案員重復勞動，同時也實現(xiàn)了實時歸檔。3.對集團及下屬單位全部檔案的整理歸檔和條目著錄共十五大類，實行檔案信息統(tǒng)一管理，達到形散而神不散。具體包括：黨群、行政、經營、基建、科研、設備、人事、聲像、會計、審計、物業(yè)、榮譽、生產業(yè)務、用戶檔案、報刊等。4.升級BS版檔案管理系統(tǒng)，建立全集團統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，為本部及各二級企業(yè)提供統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理、集中存儲、統(tǒng)一利用。該系統(tǒng)以集團檔案信息資源數(shù)據(jù)庫為基礎，以集團局域網(wǎng)為平臺，建設完成后，通過設置權限可向用戶提供不受時間、地域和數(shù)量限制的檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的海量存儲，快速傳遞和最大共享，同時也能保證檔案信息的安全。5.實現(xiàn)全文上傳、檢索：在庫存檔案數(shù)字化加工資源庫的基礎上，正在實施全文錄入、上傳、檢索。通過OCR技術實現(xiàn)針對檔案內容的全文檢索，是檔案信息化建設的深入。6.實現(xiàn)檔案網(wǎng)上借閱利用。我們與深圳市世紀科怡科技發(fā)展有限公司共同開發(fā)的《深圳市水務集團檔案管理系統(tǒng)》采用BS架構，可以實現(xiàn)全文閱讀。所以通過借閱審批流程，可在網(wǎng)上借閱利用館藏檔案，調閱更加方便、快捷，提高檔案利用的效率。無特殊要求的檔案可實現(xiàn)不再需查閱檔案實體，只通過系統(tǒng)利用計算機進行查詢，便利調閱，提高利用效率。
（作者單位：深圳市水務（集團）有限公司）
一、中職學校體育檔案的主要內容
學校的體育檔案管理涉及的內容是比較多的。不僅包括學校在政策上與體育相關方面的一些文件，還包括體育教學中包含的一切，如體育教材、體育教學目標、體育教學規(guī)劃，等等，還包括體育教學中的主體，如教師的相關資料，學生的身體素質數(shù)據(jù)，等等，這些都屬于學校體育檔案管理的主要內容。由此可以看出，學校的體育檔案管理不僅涉及方面比較多，而且是比較復雜的。因此，管理上具有一定的難度。對于中職學校而言，學校倡導德智體美勞全面發(fā)展，對于體育教學、檔案管理就更嚴格。在今后中職體育教學領域中，要加強對體育檔案管理的重視和研究，使中職學校的體育管理無論是在管理方法上，還是在管理水平上都能夠得到較大提高。
二、學校體育檔案建立的意義
學校體育檔案管理無論是對體育教學領域的發(fā)展，還是對學生體育科目學習而言，都有著十分重要的現(xiàn)實意義。筆者通過研究發(fā)現(xiàn)，將學校體育檔案建立的意義大致分為以下三個方面：首先，學校體育檔案的建立能夠在很大程度上使體育教學工作在開展過程中更加規(guī)范化，同時學校能有效掌握體育教學工作的開展情況，并對體育教學工作進行合理調整。其次，體育檔案的建立在一定程度上承載著學校的辦學思想。所以，體育教師在這種思想的帶動下，無論是在教學水平方面，還是在自身體育教學能力方面都能夠不斷自我提高。再次，學校體育檔案的建立使學校體育教學方面的材料更加系統(tǒng)化、科學化。同時，通過對體育檔案的整理、歸納，還能夠將體育教學相關實踐轉變?yōu)榻虒W經驗，從而將這些經驗更好地應用在體育教學之中。
三、中職學校體育檔案管理的具體措施
由此可見，學校體育檔案的建立對于學校體育教學的發(fā)展有著多方面的重要意義。因此，我們必須充分利用好體育檔案的這些作用，做好體育檔案管理工作，為學校體育教學水平不斷提高而作出更大貢獻。
（一）強化對學校體育檔案管理工作的領導與重視
對于任何一個工作而言，如果沒有強有力的領導與重視，那么工作開展就不一定會十分順利。對于中職學校下的體育檔案管理工作同樣如此。要想做好體育檔案的管理工作，首先學校領導必須給予該工作充分重視，并且在工作開展過程中給予充分的指導。無論是在體育檔案管理工作的布置上還是在體育檔案管理工作的審查上都要將工作做好，將工作落實，切實樹立學校體育檔案管理工作的良好發(fā)展之風。
（二）建立學校體育檔案各項規(guī)章制度
行之有效的規(guī)章制度是做好體育檔案管理工作的重要保障。所以，中職學校要想做好體育檔案管理工作，必須建立一套行之有效的體育檔案管理規(guī)章制度。這一規(guī)章制度的制定不僅要能促進體育檔案管理工作效率與水平提高，還要使體育檔案管理工作在開展過程中有制度可依，進而使學校的體育檔案管理工作能夠有序、健康地開展。
（三）加強對學校體育檔案的收集
學校的體育檔案管理工作不僅包含內容多，而且工作是比較繁雜的。所以，體育檔案收集是一個十分重要的工作。正因為體育檔案內容繁雜，所以，在收集整理的過程中容易出現(xiàn)遺失、沒有整理的現(xiàn)象，使檔案管理工作不全面。因而，對于學校體育檔案的收集工作要采取一些有效措施。一方面，可以將體育檔案內容分為若干類，將收集人員相應分為若干組，每組收集人員負責一種或幾種固定資料的收集，以此方法避免出現(xiàn)體育檔案信息遺失的現(xiàn)象。另一方面，做好體育檔案的電子檔案管理。電子檔案管理是當前檔案管理的重要形式，由于電子檔案易收集、易搜索的特殊性，因此，學校體育檔案管理的電子檔案管理工作十分重要。
（四）做好學校體育檔案保管和利用工作
體育檔案的管理工作還包括對體育檔案的保管和利用。一方面，保管是檔案管理工作中的一個重點。如果保管工作做得不好或者有紕漏，就會在很大程度上丟失很多重要檔案資料。對于體育檔案的管理，尤其檔案中具有十分重要價值的資料要妥善、重點保管。同時，對于檔案保存時間要針對不同類型的檔案給予確定。另一方面，學校體育檔案的管理，不僅在于管理工作本身，還在于對體育檔案的利用。體育檔案管理工作的真正意義就在于對檔案的利用，充分利用檔案才是檔案管理工作價值的實現(xiàn)。
（五）提高學校體育檔案現(xiàn)代化管理水平
要想加強中職學校的檔案管理工作，除了做好以上幾方面的工作外，還有一個十分重要的工作就是不斷提高學校體育檔案的現(xiàn)代化管理水平。隨著社會不斷發(fā)展與進步，檔案管理領域得到了很大發(fā)展和進步。現(xiàn)代化檔案管理方法與手段更是層出不窮。所以，學校的體育檔案管理工作只有不斷向著現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，才能更好地滿足學校對體育檔案管理工作的需求。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007
[中圖分類號]G271；F810.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-00-02
1 財務檔案管理的作用及主要內容
1.1 財務檔案管理的主要內容
財務檔案管理的主要內容有以下幾方面：①作為單位資金流動的憑證，如會計憑證及記賬憑證等；②可作為單位內財務總結報告，如按時間劃分的會計報表、季度報告及年度報告等；③包含事業(yè)單位的詳細會計賬目，如內部的資金流向、相應固定資產的記錄等；④包含企事業(yè)單位在銀行方面的存款對賬、相應會計檔案的清單及保管項目等；⑤包含企事業(yè)單位的檔案電算化，如U盤及移動硬盤等；⑥包含企事業(yè)單位內數(shù)據(jù)庫的存檔備份；⑦包含企事業(yè)單位內系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫記錄狀況；⑧包含企事業(yè)單位內財務設備的軟硬件設施，如管理系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡以及數(shù)據(jù)庫等；⑨包含經審的會計材料及單位內財務記錄的材料及數(shù)據(jù)等。
1.2 財務檔案管理的作用
財務檔案管理的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一，財務檔案管理的實施，能切實加強企業(yè)單位對內部經濟狀況的掌控。第二，財務檔案中包含了企事業(yè)單位和其他企業(yè)經濟互通的賬目，加強企事業(yè)單位的財務檔案管理，能為合作雙方提供完整的報表及數(shù)據(jù)，從而有效解決企業(yè)間因資料不完善而引發(fā)的糾紛。第三，加強財務檔案管理，可保證企事業(yè)單位的總賬、會計報表等具備較高的科學性及準確度，從而促使企事業(yè)單位在開展各項經濟活動時，產生具體的資金投入分配比值，規(guī)范企事業(yè)單位的經濟發(fā)展。第四，企事業(yè)單位的財務檔案是其發(fā)展歷程及經濟情況的直接反映，政府能根據(jù)財務檔案充分了解企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，并制定出符合單位發(fā)展的政策，使市場運營更加規(guī)范。第五，財務檔案較為詳細地記錄了經濟活動與業(yè)務往來，直接給企事業(yè)單位提供了良好的經驗指導，使企業(yè)有效面對持續(xù)變化的市場。
2 企事業(yè)單位財務檔案管理常見的問題
2.1 財務檔案管理人員能力偏低
一般情況下，企事業(yè)單位內的財務檔案管理大都由會計人員兼任，而此類人員普遍對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認識，更多的是對財務檔案進行基本的整理，未對不同類型的檔案進行分類整理，直接導致企事業(yè)單位財務檔案管理工作難以形成有序化管理。在該情況下，員工在查閱相關檔案時，通常需要耗費較長時間，直接降低了檔案的利用率。此外，各企事業(yè)單位在財務檔案管理人員的安排上也存在一定的問題，并沒有直接形成規(guī)范化崗位制，檔案管理人員的年齡結構及知識結構不合理，導致管理效果不佳。
2.2 財務檔案管理機構設置不完善
單位財務檔案管理機構的設立，是內部財務檔案管理工作開展的重要保障，同時也是相關法律規(guī)章制度的要求。然而，當前多數(shù)單位內財務檔案管理機構設置不完善，部分單位甚至并未設置此類機構，內部的檔案工作交由其他人員兼職，人員職責及架構方面不夠科學合理，表現(xiàn)出過度分散的現(xiàn)象。如，單位內的會計檔案交由會計人員專門負責，而對檔案的歸檔則交由辦公室人員負責，檔案的咨詢、查詢服務卻由資料形成人員專門負責。這種工作分配的形式較為分散，會極大地影響企事業(yè)單位內財務檔案管理的質量及效果。
2.3 財務檔案管理工作的規(guī)范性不足
在現(xiàn)實的財務檔案管理中，缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的管理標準，對企事業(yè)單位工作的順利開展造成了巨大影響。此外，多數(shù)企事業(yè)單位在財務檔案管理內容方面也不夠規(guī)范，其檔案室的設施設置也不完善，國家《檔案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落實。
2.4 單位對財務檔案管理工作不夠重視
當前，多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位領導干部、基層員工都對內部財務檔案管理工作不重視。多數(shù)人員認為，財務信息本身屬于保密的資源，應當嚴加保管，將一些賬務信息進行票據(jù)封存，不必專門建立檔案等。此外，一些單位內的財務管理更多地停留在傳統(tǒng)管理層面，針對財務信息的管理，沒有切實做好分類建檔、記錄等；也有一些單位雖然建立了檔案分類，但分類非常模糊，導致整個工作混亂不堪。
3 解決企事業(yè)單位財務檔案管理問題的規(guī)范策略
3.1 大力提升財務檔案管理工作團隊能力
企事業(yè)單位必須定期或不定期地開展相應培訓工作，大力提升財務檔案管理工作團隊的綜合能力，并輔以監(jiān)管。在實際工作培訓中，企事業(yè)單位必須對能力強的人員實施獎勵，以切實激發(fā)出核心團隊的學習能力；而對能力較差的人員，企事業(yè)單位要加強對其的鼓勵，激發(fā)其學習的信心。通過這種監(jiān)督管理，減少疏忽，切實提升檔案管理工作的合理性、科學性，從而實現(xiàn)檔案價值的全面提升。
3.2 完善財務檔案管理機構設置
在具備充足、穩(wěn)定的財務檔案管理人員的基礎上，設置科學、合理的財務檔案管理機構。通過該機構大力推行目標管理責任制度，并直接將財務檔案管理工作納入部門內部人員的年度工作目標計劃上，將財務檔案管理質量作為年度評比的必要條件，通過這種形式，有效激發(fā)財務檔案管理人員對檔案管理工作的積極性。同時，還應協(xié)調好部門內部人員的工作，促使財務檔案管理工作更加流暢、準確。這樣才能有效提升財務檔案管理工作的質量、水平。
3.3 強化信息化管理力度
近年來，科技技術發(fā)展迅速，要求企事業(yè)單位也必須不斷強化財務檔案管理中新技術的運用。這就可以通過完善會計電算化系統(tǒng)來實現(xiàn)，據(jù)此有效強化財務管理工作的數(shù)據(jù)庫構建，并定期維護好系統(tǒng)的更新升級，保持技術的持續(xù)更新，以學科技術為主要依托，切實提升財務管理工作的效率水平。而對于移動硬盤等技術類數(shù)據(jù)存儲設備，則要求企事業(yè)單位必須強化相應的技術管理。此外，強化對單位內庫房建設，也是保障財務檔案管理的關鍵所在，因此企事業(yè)單位要充分考慮財務檔案存檔時所必須的基本條件，據(jù)此來建設能夠支撐多種不同類型檔案存儲的庫房。
3.4 提升事業(yè)單位對財務檔案管理工作的重視度
首先，企事業(yè)單位要定期組織單位內領導對財務檔案的價值進行探討，在實際探討過程中，明確檔案本身的利用及再利用方向，促使領導深刻認識到財務檔案對事業(yè)單位發(fā)展的重要促進作用。其次，可以根據(jù)企事業(yè)單位的具體情況，構建和完善相應的檔案管理網(wǎng)絡，充分結合單位規(guī)模及經營發(fā)展現(xiàn)狀，配備專職人員負責管理，并健全財務檔案管理方面的規(guī)章制度，將財務檔案管理直接納入整個單位的整體發(fā)展中，保證權責分明，實現(xiàn)事業(yè)單位財務檔案管理工作的協(xié)調發(fā)展。
4 結 語
在當今知識經濟的時代，各個企事業(yè)單位要想獲得更好的發(fā)展，就必須推動自身業(yè)務不斷進步，充分挖掘出資源利用最大化的方法。只有這樣，才能切實有效地控制成本，提升其經濟效益和價值。財務檔案管理工作的完善，對財務管理水平的提升而言，意義重大。
主要參考文獻
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[2]劉殿朕.規(guī)范食堂財務檔案管理，提高財務管理水平[J].決策與信息旬刊，2016（6）.
高校檔案管理主要內容
高校檔案管理工作屬于一項較為繁瑣的工作，在實際管理過程中涉及到較多方面和內容，因此，在實際檔案管理過程中，要想真正提升檔案管理的質量，就一定要對檔案管理的內容進行準確的把握。高校在進行檔案管理工作的過程中，其主要的工作內容包括了以下幾點：（1）師資隊伍檔案管理。這一部分檔案管理主要的就是指學校內所有的師資隊伍，具體包括教師隊伍結構、教師專業(yè)水平、教師建設規(guī)劃以及青年教師培養(yǎng)計劃等方面。（2）學籍檔案管理。高校在檔案管理過程中，對于學生學籍資料的管理，也屬于較為重要的檔案管理內容，其中就提包含了學校在校生名冊、學生學業(yè)成績表、學生學籍變更材料等內容。（3）專業(yè)建設檔案管理。高校在檔案管理過程中，對于專業(yè)建設相關資料也會設置成相應的檔案，并且進行管理，管理的對象包括了重點學科、重點專業(yè)、新辦專業(yè)、教學計劃制定、課程建設相關材料的申報材料和批準的文件材料等內容。（4）教學實踐檔案管理。高校在檔案管理過程中，對于教學實踐相關資料也會設置成檔案進行管理，管理內容主要包括了專業(yè)人才培養(yǎng)計劃、教育實施材料和總結、各種優(yōu)秀實習計劃、實習調查報告、學生考研等資料。（5）教務管理。高校在進行檔案管理的過程中，對于教務這一方面的資料也需要進行檔案管理，具體包含了學生考試試卷、課程教學制度、危機處理等材料。
信息時代高校擋案管理應注意的問題
更新管理理念，明確分工。高校在檔案管理過程中。要想真正有效地提升這一項工作的水平，首先一定要對自身管理理念進行更新，在這個信息化時代下，檔案管理工作也受到了一定的影響和沖擊，所以，檔案管理工作人員也應該要在實際工作過程中，更新管理理念，真正做到與時俱進，畢竟理念才是檔案管理的基礎和先驅，只有檔案管理工作人員自身理念得到了發(fā)展，在實際管理過程中才能有效地提升自己檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，最終提高管理工作的質量。針對這一點，在實際管理過程中，檔案管理人員可以在實際管理過程中轉變以往傳統(tǒng)的紙質管理理念，在實際管理過程中制作成電子檔案，并且采用全新的管理方式來對其進行管理，最大程度保障其管理的規(guī)范性和有效性，從而才能更好地符合現(xiàn)如今信息時展的需求，切實的提高高校檔案管理效率和質量。此外，高校檔案管理人員在對自身管理理念進行更新之后，還需要對檔案管理工作進行較為明確的分工，對不同檔案進行分類，同時安排不同人員對其進行管理，以此來最大程度提升管理的效率。因此，高校檔案管理過程中。首先需要注意的問題就是要緊跟信息時展需求，更新管理理念以此來促進管理質量提升。
檔案的信息化管理，就是指在日常的檔案管理的程序中，逐漸的融入現(xiàn)代檔案管理的理念，并采用先進的信息化科技技術，對檔案的信息實施現(xiàn)代化的管理模式。現(xiàn)今，伴隨著信息產業(yè)的飛速發(fā)展，運用現(xiàn)代化的信息檔案管理模式，不僅可以有效的減少檔案管理員工的工作量，還可以有效的提高檔案信息資源的利用效率，充分發(fā)揮檔案的價值[1]。因此，本文從幾方面對檔案信息化管理進行一定的探討，期望可以為檔案信息化管理的發(fā)展，提供一定的理論借鑒。
1檔案信息化管理的主要內容
近幾年，伴隨著科技的發(fā)展，極大的帶動了檔案信息化發(fā)展的速度?，F(xiàn)代化的檔案室的誕生，也為檔案信息化管理提供了基礎條件（具體見圖1）。檔案信息化管理，其關鍵就是改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，由實體保管變更為現(xiàn)代化信息技術的管理。檔案信息化管理的主要內容，主要是經由高級壓縮技術、數(shù)據(jù)庫技術等，將聲像的文件、紙質的文件等傳輸?shù)骄W(wǎng)絡之中。檔案資料的管理，實現(xiàn)了網(wǎng)絡化、信息化，極大的提高了檔案查詢的便捷性[2]。信息化管理，使檔案信息管理實現(xiàn)了系統(tǒng)化、規(guī)范化，使檔案信息管理更具條理性，實現(xiàn)了資源的共享。
2檔案信息化管理的現(xiàn)實意義
2.1實現(xiàn)了檔案管理模式的變革
傳統(tǒng)的檔案管理模式，通常都是封閉式的管理方式，大眾對于檔案的使用效率極低，檔案的管理只是單一的簡單保管，社會價值性較低[3]。但是在信息化管理模式下，檔案管理實現(xiàn)了智能化、自動化，檔案的利用效率顯著提高，檔案的社會價值性也隨之凸顯了出來。
2.2極大的提高了檔案管理的時效性
檔案實現(xiàn)信息化的管理，在需要調動檔案時，就可以經由網(wǎng)絡技術，快速的實現(xiàn)信息錄入檢索，極大的提高了檔案管理的時效性。同時在對電子檔案收集的過程中，可以實現(xiàn)資源的共享。在電腦中錄入檔案后，還可以有效的降低二次文獻的加工時間，顯著提高檔案管理的工作效率[4]。
2.3顯著提高檔案的利用效率
檔案管理實現(xiàn)信息化，可以極大的提高資源共享性，檔案信息的利用效率也會顯著提高。檔案信息化管理，可以將檔案的使用范圍有效的拓展，便于各個單位使用檔案的信息資源。
3提升檔案信息化管理的措施
3.1確保檔案信息的完整性、安全性
企業(yè)檔案信息具有較高價值性的前提條件，就是應該確保信息的安全性。信息安全，主要體現(xiàn)在信息管理系統(tǒng)中軟件安全；硬件安全；信息傳播的安全。首先，針對不同的企業(yè)檔案信息資源，應該采取差異性的信息安全等級保護措施。其次，對于不同公司而言，檔案信息的網(wǎng)絡管理平臺，應該限制在公司內部使用，同時應確保數(shù)據(jù)庫的密級工作。第三，在進行檔案信息管理系統(tǒng)的選擇時，應依據(jù)標準嚴格挑選，堅決避免降低選擇標準的情況發(fā)生。第四，企業(yè)中應依據(jù)檔案管理的軟件、硬件、機房的要求，進行安全系統(tǒng)管理制度的制定，最大程度的保護好計算機的安全[5]。
3.2不斷提高檔案信息化管理的現(xiàn)代意識
作為企業(yè)的管理者，應意識到企業(yè)檔案管理的信息化，是順應時展的要求，應意識到企業(yè)檔案信息化管理對企業(yè)發(fā)展的重要性?，F(xiàn)今，任何一個企業(yè)若想在激烈的市場競爭中，獲得自身的發(fā)展空間，就必須要有效的利用信息化平臺，不斷的挖掘與開發(fā)企業(yè)檔案中，對于企業(yè)發(fā)展有利的價值信息，在實現(xiàn)信息資源共享的條件下，不斷的促進企業(yè)的發(fā)展。對于企業(yè)管理者，應不斷的提高檔案信息化管理的現(xiàn)代意識，可以經由開展培訓工作等，提高現(xiàn)代化信息管理的意識，帶動檔案信息化管理的建設與發(fā)展。企業(yè)領導層，應意識到檔案信息化管理，在提高企業(yè)經濟效益、帶動企業(yè)發(fā)展方面的積極意義，應增加對于企業(yè)檔案信息化管理的投入資金，加大先進電子設備的使用力度。同時對于檔案的管理人員，也應開展定期的學習活動，逐漸的改變員工的檔案工作意識，真正的發(fā)揮檔案信息化的現(xiàn)實作用[6]。
3.3實現(xiàn)檔案信息資源采集的規(guī)范化、標準化
實現(xiàn)企業(yè)檔案的規(guī)范化，就應該依據(jù)國際質量認證體系要求，在計算機的檢索、管理，電子文檔等方面，對企業(yè)檔案信息推行規(guī)范化管理。實現(xiàn)企業(yè)檔案的標準化，就應該依據(jù)國家的有關規(guī)定，有效的做好標引、著錄工作。建立與完善檔案信息數(shù)據(jù)的采集制度，就可以有效的帶動檔案信息化管理的實現(xiàn)。
3總結
檔案是一種重要的信息資源，對于現(xiàn)今的檔案管理工作，就應該不斷的進行管理方法的創(chuàng)新，不斷的推進檔案管理信息化的建設，進而最大限度的發(fā)揮檔案潛在的利用價值。
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位-個人”的社會管理模式向“國家-社會中間層-個人”的社會管理模式進行轉變，這一現(xiàn)狀使我國的人事檔案管理制度進入全面改革，以適應市場經濟體制下大量社會人口的自由流動。
關鍵詞：流動人口 人事檔案管理制度 改革
我國社會中的流動人員主要由自由擇業(yè)人員、自主就業(yè)人員以及自由流動人員等組成，其人員的個人素質成分可以涵蓋我國社會的所有人群，這也是我國非公有制經濟體系下的必然產物，對促進我國社會經濟在新時期的高速發(fā)展有著重要意義。本文從流動人員定位的角度對人事檔案管理制度改革進行深入研究，并簡要分析了現(xiàn)存流動人員人事檔案管理制度在實行過程中存在的問題，對導致這些問題的主要原因進行深入反思，以便于我國人事檔案管理制度改革可以滿足社會發(fā)展需求。
1 現(xiàn)存流動人員人事檔案管理制度存在的問題
我國現(xiàn)行的流動人員人事檔案管理制度是為了滿足市場經濟體制需求而建立，雖然這一人事檔案管理制度在很大程度上滿足了社會人口的流動需求，但是在新時期已成為我國經濟改革、體制改革的絆腳石，已無法滿足新時期的社會人口流動需求。我國人事管理制度只是為了彌補傳統(tǒng)管理模式出現(xiàn)的管理真空，而管理模式的管理真空是社會經濟結構改變而導致的，在我國市場經濟體制建設不斷完善的同時，社會人口流動正在不斷面臨更加自由、頻繁的趨勢，這也就意味著流動人員人事檔案管理制度改革已成為國家人事檔案制度改革中的主要內容。雖然當前我國推行的人事檔案管理制度漸進式改革有利于社會的穩(wěn)定，在很大程度上降低了社會劇烈變動對國家事業(yè)產生的巨大影響，但是由于流動人員人事檔案管理制度中雙套價值標準和評價標準的存在，導致新舊體制之間的矛盾和沖突變得日愈加劇，而且這一問題在短期內無法得到有效解決。新經濟體制下我國政府開始強調強化國家的服務功能，以“國家-社會中間層-個人”的社會管理模式在不斷建設與完善，由社會中間層作為我國社會事物的主要管理者已成為主要趨勢，這意味著我國流動人員人事檔案管理制度改革面臨著新的挑戰(zhàn)，即在新形勢下以及新經濟體制的大背景下如何定位和改革人事檔案管理制度，從而建立出符合市場經濟體制和社會人口流動需求的人事檔案管理制度。
2 對國家人事檔案管理制度改革提出的幾點建議
2.1 明確定位人事檔案管理的作用和內容 市場經濟體制下公民從單位管理開始轉向社會管理，而人事檔案管理制度應以公共服務和社會管理等功能為主，而不是對公民施行身份限制和單位控制等功能，這要求我國政府及有關部門在新時期要重新定位人事檔案管理的作用和內容，將突出其公共服務和社會管理等功能作為制度改革中的重點內容。新形勢下的人事檔案管理制度應該要求其只記載個人的基本信息、工作經歷、工作業(yè)績以及工作表現(xiàn)等，不應該把組織意見強硬性的夾雜到個人的基本人事檔案信息中，市場經濟體制中公民已成為單獨的利益主體而存在，國家在人事檔案管理制度上要最大程度的予以對公民應有的尊重。
2.2 保證流動人員人事檔案管理工作的公開化 我國傳統(tǒng)的人事檔案管理制度強調檔案管理工作的機密性，其要求人事檔案中的組織意見和整個人事檔案必須是封閉的，人事檔案的當事人沒有權力介入到檔案管理工作中，但是這種人事檔案管理制度已無法滿足流動人員的頻繁流動趨勢要求，這便要求人事檔案管理制度改革中要將流動人員人事檔案公開化作為主要改革內容。流動人員人事檔案管理工作的公開化可以減少認為的流動障礙，在這方面的建設上我國可以借鑒西方國家的相應經驗，例如，美國和加拿大等國每個公民都有一個單獨的社會保險號碼，這個社會保險號碼中包含公民個人的信用記錄、駕駛記錄以及司法記錄等信息。
2.3 確立流動人員人事檔案管理的檔案信息權 個人檔案信息權是指個人在信息資料收集、處理和利用整個過程中，檔案信息本人對信息資料所享有的支配權和控制權，包含了個人對相應信息的決定權、保密權、查詢權、更正權、封鎖權以及刪除權等，這樣才能最大程度的滿足新時期公民對人事檔案管理制度的需求。權利的行使是保障公民權利最好的方法與途徑，同時也是公民對抗管理機構濫用權力的有效方式與策略之一，所以通過人事檔案管理制度改革來確立檔案信息權，可以保障流動人員人事檔案內容被公正的記載，這一改革內容需要從我國民事、行政以及刑事等多方面出發(fā)，這樣才能真正的保障流動人員人事檔案管理制度中檔案信息權的實現(xiàn)，最大程度滿足社會人口流動對人事檔案管理制度的需求。
3 結束語
社會人口流動的趨勢是會隨著市場經濟體制完善而加劇，這便要求我國人事檔案管理制度要深入到新一次改革中，重新定位人事檔案管理制度的作用和內容，并將其公開化建設和檔案信息權建設作為改革的主要內容，這樣才能徹底消除我國人事檔案管理制度中存在的問題，可以滿足新形勢下社會人口的大規(guī)模流動趨勢要求。
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檔案管理升級對于檔案工作的開展發(fā)揮著積極的作用，但檔案管理升級的作用與效果能否長久持續(xù)，是衡量檔案管理升級成功與否的關鍵，做好檔案管理升級后的鞏固提高工作也成為了檔案管理升級后檔案部門及相關工作人員的重點工作任務之一。
1 高校檔案的主要內容及特點
1、高校檔案的主要內容
高校檔案的內容十分豐富并具有一定的復雜性，單從高校檔案的分類方面就包括十一大類，分別為：黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類，當然其中因學校規(guī)模與實際條件的差異，部分分類并非所有學校檔案中都具備，本文僅就教學類檔案進行簡單介紹。高校教學檔案主要內容包括：（1）學校教務部門下達的指令性、指導性文件，教育改革，教學計劃，各種教學制度、辦法、規(guī)定、條例，教學工作各個環(huán)節(jié)的各種統(tǒng)計表等。（2）學習管理材料。（3）學生獎懲材料及實習材料。（4）畢業(yè)論文材料。（5）歷屆畢業(yè)生人數(shù)與成績評定等材料。
2、高校檔案的主要特點
單從高校的教學檔案來分析就具有著以下四方面的特點：首先，檔案來源具有分散性的特點，高校教學檔案的來源包括學校教務部門、教師以及學生，由于教師與學生主體的分散性特征，也使得教學檔案也具有著分散性的特點。其次，教學檔案內容具有著豐富性的特征，主要是因為教學檔案涉及了高校教學管理與教學實踐的整個過程中與各項內容，所形成的教學檔案內容也包含著各種各樣的信息，內容極為豐富。再次，教學檔案年度劃分具有著一定的特殊性，這主要是由于我國高校采取的是秋季招生制度，教學檔案不能夠按照一般的公元年度來劃分，須按照實際的學年、學期制進行劃分。最后，檔案形式上具有著復雜化與多樣化的特點，這主要是由現(xiàn)代教育技術與檔案管理技術的發(fā)展所致，現(xiàn)代教育技術的發(fā)展使得多媒體教學手段在高校教學活動中運用愈加普遍，而在教學管理中計算機技術的應用也不再罕見，所形成的大量多媒體形式的材料，包括圖、文、聲、像各種類型，在格式上也十分豐富，整體表現(xiàn)出復雜多樣的特征，而現(xiàn)代檔案管技術的發(fā)展與升級，也給形式復雜多樣的檔案材料的收集與管理提供了可能。
2 高校加強檔案管理升級后的鞏固提高工作的必要性
1、是高校不斷提升教學水平，適應社會需求的必要條件
高校檔案管理升級有利于發(fā)揮檔案的積極作用，指導高校有效的提升教學水平，而如果高校檔案管理升級后，未能及時進行鞏固，將會導致檔案管理升級的效用大大縮減，升級后的檔案管理效率提升緩慢，發(fā)揮不出其應有的價值。隨著社會的不斷發(fā)展，對于高校人才培養(yǎng)也提出了新的要求，現(xiàn)代高校需要不斷提升自身的教學水平才能適應社會對高校教育不斷發(fā)展的需求，因此，在高校檔案管理升級完成后，及時的鞏固和提高來保障升級后的效應能夠長期發(fā)揮，更好的指導高校教學實踐的完善，提高高校的教學水平具有著很大的必要性。
2、是新時期高校教學改革與發(fā)展順利推進的重要保障
隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，現(xiàn)代高校尤其是職業(yè)技術類院校大都面臨著激烈的競爭，高校如何突出自身的優(yōu)勢與特色，增強高校的知名度與吸引力，已經成為了高校發(fā)展的關鍵。積極進行教學改革，構建與新時期相適應的教學模式，創(chuàng)新教學手段，全面加強學生的素質培養(yǎng)，提升學生專業(yè)水平與就業(yè)能力，是現(xiàn)代高校發(fā)展過程中的重要任務，高校加強檔案管理升級后的鞏固提高工作能夠充分發(fā)揮檔案資料在高校教學改革中的作用，幫助高?？偨Y以往教學工作中的經驗與不足，并指導高校教學改革的方向與路徑，使教學改革更具針對性與科學性，以此來保障高校教學改革與發(fā)展的順利推進。
3、是指導高校教學管理改革，保障教學管理科學性的必然要求
高校教學檔案是在高校的教學實踐中獲得的重要資料，涵蓋了高校教學工作的各項內容，對其進行合理有效的利用能夠幫助高校進一步的優(yōu)化和完善教學管理制度，進而促進高校教學管理各項工作的順利開展。在高校檔案管理升級后，及時加強鞏固提高工作能夠更好的發(fā)揮出檔案管理升級的優(yōu)勢作用，提高教學檔案的利用效率，更好的指導高校進行教學管理的改革，提高教學管理的水平，也為高校教學工作的良好開展提供保障。
三、做好檔案管理升級后的鞏固提高工作的有效策略
1、認真總結檔案管理升級過程中的經驗，突出升級后的優(yōu)勢
要做好檔案管理升級后的鞏固提高工作，首先需要對檔案管理升級過程中的經驗進行充分的總結，充分了解檔案管理升級后與升級前的改變，了解升級后所能到達的水平與效果，把握檔案管理升級后的進步與優(yōu)勢所在，結合高校檔案工作的實際情況，著重突出檔案管理升級后的優(yōu)勢，充分發(fā)揮出檔案管理升級的作用，并利用檔案管理升級過程中所總結的經驗，針對檔案管理工作中存在的不足制定針對性的解決策略與方案，從而提高高校檔案管理工作的水平。
2、進一步提高對檔案管理工作的重視，強化鞏固提高工作力度
高校檔案管理工作對于高校其他工作具有著重要的指導作用，因此，在高校檔案管理升級的同時，還需要全面提高高校上下所有成員對檔案管理工作的重視，首先是校領導要提高對檔案工作的重視，并給與大力支持，保障高校檔案管理升級工作的順利完成，并著力強化鞏固提高工作的力度，為教職人員做出表率。其次，學校教職人員也要提高對檔案管理工作的重視，配合檔案管理人員完成好各項相關的管理工作，并在檔案的使用時自覺遵守檔案管理的相關規(guī)定，規(guī)范借閱，按時歸還。以此來全面促進檔案管理升級后的鞏固提高工作的順利開展。
3、扎實做好基礎工作，提高檔案收集整理工作的效率與質量
收集與整理是高校檔案工作的最基礎部分，在檔案管理升級后依然需要扎實做好收集與整理的基礎工作，才能保證其他檔案管理工作的順利開展，并確保檔案價值的有效發(fā)揮，因此，要做好檔案管理升級后的鞏固提高工作，著力做好檔案的收集與整理工作是十分必要的。檔案管理人員應充分利用升級后檔案管理的新技術、新手段所帶來的便利條件，結合各部門的有效配合，提高檔案收集整理工作的效率與質量，確保檔案材料的及時完整歸檔歸類，并做好重要材料的備份工作，為檔案管理工作整體水平的鞏固提高奠定良好的基礎，并充分發(fā)揮檔案的利用價值，促進高校的健康發(fā)展。
4、加速檔案管理信息化進程，提高工作效率和服務水平
加速高校檔案信息化進程，可以將檔案管理人員從煩瑣的歸檔、裝訂、手工勞動中解脫出來，集中精力做好檔案信息的收集、開發(fā)和利用，逐步改善檔案管理模式，變封閉式管理為有選擇的開放式管理，以適應各項改革和社會發(fā)展的需要，不斷提高檔案管理工作效率和服務水平，最大限度地提供檔案利用。
5、加強檔案人員繼續(xù)教育，強化檔案管理隊伍建設
隨著知識的日新月異，新技術的層出不窮，檔案管理升級后對管理人員提出了更多新的要求。為了適應新的要求，高校檔案工作者應不斷學習新知識、新技術，擴展自己的知識面，要鉆研自己的基礎理論和專業(yè)知識，充分利用現(xiàn)代管理信息技術，拓展檔案工作空間，以有效開發(fā)和利用檔案信息資源，增強運用現(xiàn)代科學技術進行檔案管理的能力，提高個人素質，以便更好地適應高校檔案管理工作的需要。
3 總結
高校教學檔案來源分散、內容豐富、信息量龐大、形式復雜，管理起來具有一定難度，因此在檔案管理升級后，高校應積極采取有效措施，從經驗總結、提高重視、扎實基礎工作、加速信息化進程、強化管理隊伍建設等多方面著手，做好檔案管理升級后的鞏固提高工作，確保檔案管理的優(yōu)質高效，進而全面推動高校教學管理與教學實踐水平的提升，為高校的改革與發(fā)展提供動力與保障。
在社會發(fā)展及科技進步的推動之下，財務會計核算方法產生了很大的改變，而會計電算化的應用愈加廣泛，得到了很多行業(yè)的重視，它主要是借助計算機對財務信息進行分析、處理以及統(tǒng)計等操作，對信息技術進行了充分的利用，使得財務管理工作也獲得了現(xiàn)代化的發(fā)展，財務檔案管理人員需要不斷學習提升自身專業(yè)能力，熟練的掌握會計電算化知識，積極提高財務檔案管理工作水平。
一、會計電算化的特點分析
會計電算化的實現(xiàn)是基于計算機信息技術發(fā)展而來的，計算機技術與會計核算的結合產生了會計電算化，計算機技術取代了原來的手工記賬、報賬、信息處理等工作，使得財務工作變得更加簡潔，減輕了工作人員的負擔，而財務檔案管理工作也變得更加規(guī)范起來，工作效率得到了提升。會計電算化主要具有幾個方面的特點，一個就是它對數(shù)據(jù)信息處理方式進行了革新，在會計電算化技術的應用之下，財務核算實現(xiàn)了人機交互管理的新模式，具體的使用過程非常簡單，只要將數(shù)據(jù)成功輸入到核算機制之中，通過財務軟件作用的發(fā)揮就可以直接對會計分錄進行計算與處理了，最后在機制憑證審核完成之后對數(shù)據(jù)信息進行輸出，這樣會計報表就制作完成了。另外，原有的財務檔案是由人工管理的，其具有可視性的特點，而電算化檔案只能在相應的財務管理平臺進行觀看查閱，如果安全措施不到位，那么財務信息就容易被別人隨意入侵修改。財務檔案管理工作人員也需要符合會計電算化的應用要求，需要具備豐富的工作經驗，熟練掌握會計核算工作內容，同時對計算機的相關操作也需要學習了解，這樣才能確保財務檔案的安全性，達到較好的檔案管理效果。
二、基于會計電算化下的財務檔案管理工作的完善策略
1.完善財務檔案管理的軟硬件設施
基于會計電算化下的財務檔案管理工作的開展，主要選擇具有檔案管理功能的計算機軟件，確認其管理功能是否健全，同時還需要對計算機系統(tǒng)進行定期的安全維護，為電算化檔案管理營造一個更加安全的運行環(huán)境[1]。在計算機的應用過程中，還需要采取定期的殺毒處理，避免財務檔案信息被隨意篡改。在財務檔案管理的硬件設施上，也應該配備相關的先進設備，，比如激光打印機、噴墨打印機等，這樣能夠實現(xiàn)財務信息載體的質量的提高，對紙質檔案進行存放，需要選擇整潔，溫度濕度都比較合適的地方，延長紙質檔案的保存期限，確保檔案的完整性。
2.提高財務檔案管理人員的專業(yè)素質
會計電算化下的財務檔案管理屬于人機交互的管理模式，人們能夠對計算機的安全性進行自主的控制，因此，財務檔案管理人員的素質在財務檔案管理工作的開展就顯得尤為重要了[2]。一方面需要根據(jù)具體的職位要求對工作人員的崗位進行劃分，對不同崗位的工作職責進行明確的規(guī)定，使得每一位財務檔案管理人員都能夠對自己的工作負責。另外，就是需要注重對管理人員進行相關的培訓，將軟件操作、網(wǎng)絡財務安全等知識作為培訓的重點內容，提高管理人員的電算化核算水平，培養(yǎng)更多的復合企業(yè)發(fā)展需要的復合型人才，促進財務檔案管理水平的提升。
3.建立完善的會計電算化財務檔案管理機制
基于會計電算化背景下，為了增強財務檔案管理的規(guī)范性，就需要實現(xiàn)相關管理機制的不斷完善，對不同管理環(huán)節(jié)的制度加強重視[3]。一方面，為了實現(xiàn)財務檔案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷歸檔制度，財務檔案管理人員需要對產生的財務報表等數(shù)據(jù)進行及時的打印，根據(jù)審計部門提出的具體要求去進行賬簿的打印，處理結束后立卷，形成紙質的檔案。另一方面，需要對電子財務檔案管理制度進行確立，在對財務檔案進行備份的時候，最好選擇質量合格的磁盤進行信息的存儲，對存儲磁盤與備用內容進行分開存放，對電子檔案的存儲還需要注重后期的保養(yǎng)，要滿足電子檔案防光、防塵的要求。在存放之前還需要對電子財務檔案進行分類，按照不同的類別進行編號儲存，將建檔的詳細日期以及檔案的主要內容進行明確的標注，也可以制作成小卡片的形式，這樣方便后期對檔案的查找，減少不必要的時間上的浪費。對財務檔案的借用也需要形成完善的管理機制，財務檔案中包含的信息內容是非常復雜廣泛的，檔案中記錄的信息非常重要，不能隨意的進行借用，否則容易造成信息的無故泄露[4]。所以，在進行財務檔案的借閱的時候，需要根據(jù)一定的借閱步驟去規(guī)范的進行操作，企業(yè)內部人員如果需要借閱財務檔案，則需要先去財務部門進行申請，經過審批允許之后再進行借閱。如果是企業(yè)外部人員需要借閱檔案，則需要持有企業(yè)開具的介紹信或者相關的審批文件才能成功借閱，通過遵守這樣的借閱制度，能夠大大的提升財務檔案管理的安全性，有效的避免了信息泄露問題的發(fā)生。基于會計電算化的應用，財務檔案管理工作中還需要注意對檔案進行定期的備份，形成比較完善的檔案備份管理制度，財務檔案管理人員需要對相關的檔案信息進行定期的備份，將所有的備份檔案單獨的儲存在一個專門的數(shù)據(jù)庫之中，對檔案備份的主要內容、備份時間等信息進行完整的記錄，加強管理，防止出現(xiàn)備份檔案損壞的問題。
三、結語
在財務檔案管理工作的開展中需要不斷的適應新時代的要求，進行工作上的改革創(chuàng)新，會計電算化技術的應用推廣，滿足了財務檔案管理創(chuàng)新的要求，同時也面臨著很多新的挑戰(zhàn)，新時期，財務檔案管理工作需要不斷提升自身的安全性，積極培養(yǎng)更多優(yōu)秀的會計電算化管理人才，完善管理制度，使得財務檔案管理過程中的軟硬件都符合會計電算化的發(fā)展要求，這樣會計電算化就能夠發(fā)揮出更大的效用了。
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1.規(guī)范標準化。檔案信息標準化是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設過程的始終。檔案信息標準化管理成為檔案管理現(xiàn)代化的一項重要的工作。通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，是技術應用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學準則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能有有機的聯(lián)系起來，并且在檔案管理中得到最佳的效果。
2.檔案一體化。檔案一體化是檔案管理信息化建設的前提。將檔案信息接收、傳遞、存儲、和提供利用按照統(tǒng)一計劃而行動，形成有若干個相互依存相互制約的部分構成整體。一是要求檔案工作制度的創(chuàng)新，要力求打破過去自身的條塊分割的局限，注重其工作制度的開放性。使檔案職能管理部門能夠對一定區(qū)域的檔案事業(yè)進行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一布局、組織協(xié)調及具體業(yè)務指導。二是要求大規(guī)模的全面管理模式，我們要把全國范圍內的檔案信息作為一個信心整體進行管理，在注重實體保管的基礎上，更注重檔案信息的合理利用與社會信息資源的共享。三是實現(xiàn)數(shù)字化管理，檔子技術的迅猛發(fā)展以及條碼技術、網(wǎng)絡博客等都為檔案數(shù)字化提供了理想的網(wǎng)絡平臺，我們要充分利用與整合科技成果，做到為我所用。
3.歸檔雙軌制。這是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子檔案大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質檔案的地位。所以，在較長的時期內，紙質檔案和電子檔案還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子檔案必須要與相同版本的紙質文件一同歸檔。
二、檔案信息化建設的內容
檔案管理信息化建設內容主要包括基礎設施建設、檔案信息化資源建設、標準規(guī)范建設、應用系統(tǒng)建設和人才隊伍建設等五個方面。
1.檔案信息化基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。主要包括計算機、服務器、存儲器、交換機、路由器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計算機網(wǎng)絡。只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2.檔案信息化資源建設。檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，也是檔案信息化建設成敗的關鍵，檔案信息資源建設主要內容為：將現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化和采集、接收的各種形式的電子文檔，集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。
3.檔案信息化標準規(guī)范建設。這是檔案管理信息化建設快速、有序、健康發(fā)展的保障。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范并指導實施的過程。
4.檔案管理應用系統(tǒng)建設。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡建設的技術保障。應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面。各單位檔案部門應當依靠上級檔案行政管理部門的有關科研院所和技術力量，選用先進、使用和可靠的檔案管理軟件。
5.檔案信息化人才隊伍建設。這是檔案信息化建設的成功之本。在信息時代，檔案管理要提供優(yōu)質高效的檔案服務，檔案工作者就必須學會使用現(xiàn)代化信息管理設備和技術，適應新的服務需求。現(xiàn)代科學技術的迅速發(fā)展，學科之間的交叉和相互滲透，使越來越多的新技術如電子計算機、聲像技術、微縮技術、自動化技術等陸續(xù)應用于檔案管理工作的各個方面，原來的傳統(tǒng)的檔案管理服務方式已不能適應要求，這就要求我們要培養(yǎng)及引進檔案信息化管理高素質人員，加強對計算機網(wǎng)絡技術等方面的培訓。盡快掌握新知識、新技術，具備運用新設備和開發(fā)信息能力，適應日新月異的檔案管理現(xiàn)代化、開發(fā)利用數(shù)字化和網(wǎng)絡信息化建設的需要。
三、檔案管理信息化建設的保障和措施
檔案管理信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護技術的現(xiàn)代化以及檔案存儲環(huán)境控制的科學化。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設，主要做好幾方面的工作。
1.加強領導，提高認識。
加快檔案信息化的建設，要更新各級檔案人員的知識結構。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新，關鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個明確的引路人。要提高領導的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務工作水平，以適應現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。
2.加大投入，增配軟、硬件設施。
檔案信息化基礎設施是檔案信息化建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提，并制約著檔案信息化建設的發(fā)展水平，要加快檔案信息化的建設。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件。作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下級部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設加快發(fā)展。
前言
作為醫(yī)院管理的主要內容，檔案管理內容多涉及醫(yī)院醫(yī)療技術、科研成果以及相關設施運行等內容，是推動醫(yī)療事業(yè)水平提高的關鍵。但從現(xiàn)行大多辦公自動化醫(yī)院，其在檔案管理工作方面仍表現(xiàn)出一定的滯后性，難與醫(yī)院整體信息化建設速度保持同步，無論在檔案管理制度或人員配備等各方面都表現(xiàn)出一定的缺失狀態(tài)，無法起到服務于醫(yī)院發(fā)展的作用。因此，如何做好檔案管理工作成為現(xiàn)行辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院需考慮的重要內容。
一、醫(yī)院辦公自動化環(huán)境對檔案管理的具體要求
在辦公自動化條件下，其要求醫(yī)院在經營管理活動中都應滿足自動化、信息化等特征。其中在檔案管理方面首先需保證其具備較高的工作時效。從醫(yī)院檔案的具體分類看，多表現(xiàn)為設施建設、財務、教學以及醫(yī)療等所有相關資料內容，通過辦公自動化管理，需在實踐操作中保證管理程序以及檢索功能等得以充分發(fā)揮。其次要求管理人員綜合素質較高。由于辦公自動化環(huán)境中，所有管理工作都需依托于互聯(lián)網(wǎng)、計算機等實現(xiàn)，醫(yī)院工作者除掌握基本檔案管理內容外還需對設計算機操作技能等熟練掌握，滿足自動化環(huán)境中檔案管理水平得以提高。再次，標準管理體系的構建。自動化的基礎在于標準化體系的構建。辦公自動化檔案管理中需做到明確檔案管理標準，利用統(tǒng)一管理方式推動管理建設。最后，采用多樣式的存儲方式，徹底改變以往完全依托于紙質形式的存儲方式，需利用過多實物載體如影響或電子文本等，既可是檔案管理空間得以提升也可使檔案使用周期得以保障[1]。
二、檔案管理存在的弊端分析
（一）從檔案管理標準角度
辦公自動化是醫(yī)院信息化建設的重要環(huán)節(jié)，其在設備應用方面都較為先進，但卻使檔案存檔產生較為嚴重的問題，如自動化后的存檔資料多以正式文件形式為主，原始底稿丟失或漏存等。同時歸檔中完全將復印件或打印材料作為底稿的情況也較為普遍，充分說明管理中不具備規(guī)范化、標準化等特征。事實上，辦公自動化條件下，關于檔案管理更要求體現(xiàn)數(shù)字化特征，確保檔案材料收集、處理歸檔以及檢索利用更為便捷，而這些目標的實現(xiàn)都要求做好檔案管理標準的構建。
（二）從人員素質角度
以往以紙質為主的檔案管理過程中，對管理人員不做學歷或知識程度等方面的要求，但在辦公自動化環(huán)境下，許多歸檔文件在存儲形式上表現(xiàn)出多樣化特征，要求結合一定的技術與原則對檔案進行管理。而現(xiàn)有管理人員素質很難滿足辦公自動化管理要求，很多檔案管理人員不具備計算機或網(wǎng)絡操作相關知識，而引用專業(yè)計算機技術人員卻又無法快速適應檔案管理工作，這種情況下辦公自動化環(huán)境中復合型人才的缺失成為主要問題。
（三）從辦公自動化系統(tǒng)角度
盡管醫(yī)院建設中逐步引入辦公自動化系統(tǒng)，但受技術水平限制，系統(tǒng)開發(fā)質量很難保障，許多開發(fā)商為提高系統(tǒng)集成度往往忽視對用戶實際需要的考慮，造成醫(yī)院檔案管理中辦公自動化系統(tǒng)的應用常出現(xiàn)問題。以OA管理系統(tǒng)為例，其在設計過程中便容易忽視與檔案管理軟件間的聯(lián)系，管理人員無法利用其進行全程管理與監(jiān)控文件的流程[2]。
三、完善醫(yī)院檔案管理的具體策略
（一）檔案管理標準的確定
檔案管理標準確定中，首先需明確醫(yī)院檔案管理涉及的主要內容，如收集、整理、檢索等。在此基礎上將歸檔材料做好檢查工作，通過有效的鑒別使檔案信息資源價值得以保證。同時，在檔案管理標準中，還需結合辦公自動化程度，適時做出檔案管理標準的修改與完善，尤其應將相關管理人員的職責進行明確，這樣可使檔案得到規(guī)范化管理。
（二）人才培養(yǎng)機制的構建
醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展是檔案類型出現(xiàn)較多變化且數(shù)量持續(xù)增多，為檔案工作人員帶來沉重的負擔。醫(yī)院應結合辦公自動化系統(tǒng)特征，適時開展檔案管理人才培養(yǎng)工作，保證其基本檔案管理知識夯實的基礎上做好計算機技術能力培養(yǎng)工作，并引入相應的考核機制，有利于促進檔案管理人員素質的整體提高，滿足醫(yī)院自動化辦公的基本需求。
（三）管理系統(tǒng)的完善
在管理系統(tǒng)完善過程中，要求根據(jù)現(xiàn)有系統(tǒng)平臺進行管理子系統(tǒng)的構建，其目標在于使電子檔案的管理可配合電子公文運轉一同完成。同時在設計過程中要求根據(jù)醫(yī)院實際業(yè)務經營管理特征，確保系統(tǒng)工作平臺設計的基礎上，其他基礎組件包括權限管理以及表單等都可融入其中，確保系統(tǒng)整體適用性得以提高，有利于實現(xiàn)文檔一體化的目標[3]。
結論
檔案管理水平的提高是適應醫(yī)院信息化建設的關鍵所在。實際管理中應結合辦公自動化實際特征，立足于現(xiàn)行檔案管理中存在的問題，從人才培養(yǎng)機制構建、管理標準明確以及管理系統(tǒng)完善等各方面使信息化建設水平得以提高，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展奠定基礎。
參考文獻：
[1]薛理花.基于辦公自動化環(huán)境的醫(yī)院檔案管理探析[J].商,2015,25:79+36.
