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時(shí)間：2023-06-20 18:03:19
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇紙質(zhì)檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，90%以上的文件產(chǎn)生方式均為電子化，電子檔案的產(chǎn)生也變得更為普遍化。紙質(zhì)文件和電子文件共存是同一份文件依托不同的載體而進(jìn)行利用，紙質(zhì)文件和電子文件是一對(duì)一存在的，想要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件可以通過(guò)以下2種方式來(lái)完成：（1）由計(jì)算機(jī)生成調(diào)子文件，然后通過(guò)打印形成紙質(zhì)文件；（2）將紙質(zhì)文件通過(guò)掃描手段之后再進(jìn)行數(shù)字化處理，從而形成電子版本。1.1對(duì)電子檔案認(rèn)識(shí)不夠充分，收集不夠完整電子文件相對(duì)于紙質(zhì)文件而言是一項(xiàng)新生的事物，人們對(duì)于電子文件的功能和作用沒(méi)有得到充分的認(rèn)識(shí)，尤其是先前比較熟悉傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的管理者，沒(méi)有及時(shí)準(zhǔn)變好觀念，繼而將更多的精力和注意力放在紙質(zhì)文件的管理上，對(duì)于電子文件的管理不夠引起重視，最終造成文件資料收集不夠完整情況出現(xiàn)。舉例來(lái)說(shuō)，各個(gè)檔案形成部門從計(jì)算機(jī)形成電子文件，在歸檔時(shí)將電子文件打印成紙質(zhì)文件之后移交給檔案管理部門。但是，當(dāng)檔案部門歸檔之后，需要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描之后將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，此舉不僅僅造成了人力物力財(cái)力等資源的浪費(fèi)，還使得電子文件的使用被限制。1.2電子檔案管理過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，電子檔案不斷豐富了檔案的表達(dá)結(jié)構(gòu)和表達(dá)性能，而且也把安全性方面會(huì)出現(xiàn)的漏洞賦予在電子檔案管理上面。電子檔案在制作和傳輸中帶來(lái)方便的同時(shí)，還帶來(lái)了安全信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。
2.紙質(zhì)檔案、電子檔案的基本特點(diǎn)
2.1紙質(zhì)檔案的基本特點(diǎn)（1）依附性。由于信息與遭踢之間的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案原始記錄性的特點(diǎn)，此種方式不僅僅體現(xiàn)在存儲(chǔ)介質(zhì)的原始真實(shí)性方面，而且還體現(xiàn)在原始依附性上面。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，載體與信息之間是密不可分的，只有通過(guò)依附在紙張上的文字和形式等才能夠了解承載到上面的信息；（2）耐久性。實(shí)踐研究證明，紙張能夠長(zhǎng)期保存好檔案文獻(xiàn)。紙質(zhì)具有很強(qiáng)的耐久性，在一定條件下發(fā)生水解反應(yīng)時(shí)，不難發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案能夠延長(zhǎng)到上百年左右或者上千年的時(shí)間；（3）原始憑證性。從發(fā)展過(guò)程中來(lái)看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時(shí)使用的文件直接轉(zhuǎn)化過(guò)來(lái)的，記錄的歷史情況和資料等比較客觀，具有令人信服的憑證作用。2.2電子檔案的基本特點(diǎn)（1）豐富性。電子檔案信息存儲(chǔ)具有豐富性特點(diǎn)，電子檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)主要是：①磁帶；②光盤；③磁盤等。電子檔案信息中的高密度性特點(diǎn)使得電子檔案信息的存儲(chǔ)量變得越來(lái)越豐富，相比起紙質(zhì)媒體而言，存儲(chǔ)的信息不僅僅能夠簡(jiǎn)化各種信息檔案管理環(huán)節(jié)，而且還能夠保存大量的空間；（2）生動(dòng)形象性。隨著網(wǎng)路技術(shù)的發(fā)展，多媒體信息和電子檔案互相融合之后，通過(guò)視頻和數(shù)字代碼等形式來(lái)存儲(chǔ)信息的原來(lái)形態(tài)，不僅僅能夠反映出信息的動(dòng)態(tài)化，而且能夠改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的單一性；（3）準(zhǔn)確性。由于電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，通過(guò)記錄代碼或者數(shù)組等形式，對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)或者編輯處理，從計(jì)算機(jī)逐漸轉(zhuǎn)換成可聽(tīng)或者可視信息，最終能夠廣泛提高檔案信息開(kāi)發(fā)工作中的各種處理能力；（4）共享性。網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展讓檔案的全方位建立成為可能，電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以隨時(shí)更換檔案信息內(nèi)容，繼而得到最新的檔案管理信息，與此同時(shí)擺脫空間和時(shí)間的制約，在不同的時(shí)間以及不同的地點(diǎn)進(jìn)行共享成為可能，讓人們能夠從第一時(shí)間獲得自己想要的文件資料信息。總而言之，電子檔案有效縮短了查檔案的管理實(shí)踐，廣泛提高工作效率，降低工作強(qiáng)度。
3.紙質(zhì)檔案和電子檔案的主要缺點(diǎn)
紙質(zhì)檔案的主要缺點(diǎn)表現(xiàn)在：（1）同一實(shí)踐和同一地點(diǎn)只允許一個(gè)人使用，而不能夠?qū)⑿畔①Y源共享；（2）投入的人力比較多，工作量比較大且工作效率整體較為低下；（3）相同成果占用的空間比較大，給管理者帶來(lái)很大不便，管理手段相對(duì)而言比較落后。電子檔案的主要缺點(diǎn)表現(xiàn)在：（1）電子文件可以被修復(fù)，可以被復(fù)制，但是修復(fù)之后不會(huì)留下痕跡，也就意味著電子文件的原始性無(wú)法得到取證；（2）由于電子文件具有依賴性，所以導(dǎo)致電子檔案不能夠被之間進(jìn)行觀看和閱讀等；（3）電子檔案的共享性會(huì)造成檔案信息的泄露，安全性也不夠高；（4）電子檔案對(duì)于環(huán)境的抗病毒和抗破壞要求比較高，電子檔案中的存儲(chǔ)介質(zhì)壽命比不上紙質(zhì)檔案。
隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用普及，檔案管理工作也發(fā)生著深刻的變化。數(shù)字化工作的推進(jìn)使得電子檔案大量產(chǎn)生，這在對(duì)管理工作帶來(lái)便捷的同時(shí)，也對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案造成了沖擊：經(jīng)過(guò)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質(zhì)檔案是值得檔案工作者思考的問(wèn)題，而鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關(guān)系也成為了電子設(shè)計(jì)企業(yè)檔案工作的重要課題。
1紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)
紙質(zhì)檔案、電子檔案都是對(duì)人類經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的原始記錄，具有相同的本質(zhì)屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個(gè)性。1.1紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)紙質(zhì)檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價(jià)值的文件直接轉(zhuǎn)換而來(lái)、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)在于載體穩(wěn)定，使用了符合要求的紙質(zhì)載體、書寫材料后，在合理的保存環(huán)境中，使用壽命較長(zhǎng)，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供充分的查考依據(jù)。在優(yōu)點(diǎn)突出的同時(shí)，紙質(zhì)檔案同時(shí)有其自身的劣勢(shì)：在保存方面，紙質(zhì)檔案占用庫(kù)房面積大，易受外界環(huán)境的影響，反復(fù)使用會(huì)造成紙質(zhì)檔案的磨損，而現(xiàn)有的正本副本同時(shí)入庫(kù)的管理模式也造成了庫(kù)容的增大以及紙張的浪費(fèi)；在利用方面，在同一時(shí)段，紙質(zhì)檔案只能供一個(gè)對(duì)象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點(diǎn)電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，在保存環(huán)境等與紙質(zhì)檔案有差別的同時(shí)，其也具有自身的特點(diǎn)。第一，處理便捷。電子檔案可通過(guò)計(jì)算機(jī)直接處理，對(duì)電子文件的信息進(jìn)行分類、匯總等，將這些信息轉(zhuǎn)換成所需的形式，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的手工操作環(huán)節(jié)。第二，易于共享。電子檔案不受時(shí)間與空間限制，可實(shí)現(xiàn)異地網(wǎng)上信息檢索查詢、案卷借閱，網(wǎng)上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時(shí)在線共享使用，打破了紙質(zhì)檔案利用排它性的局限，使其重復(fù)利用率及共享性高。電子檔案的缺點(diǎn)在于，存在對(duì)技術(shù)的依賴性、載體的不穩(wěn)定性和面臨多重安全風(fēng)險(xiǎn)，雖然借閱了保存的空間，但對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
2電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀
在實(shí)際管理過(guò)程中，由于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和載體的緊密結(jié)合使其充分體現(xiàn)了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實(shí)可信的法律憑證，在電力設(shè)計(jì)企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程中，紙質(zhì)檔案充分的發(fā)揮了為工程驗(yàn)收、決算等工作提供真實(shí)的憑證；在發(fā)生工程事故時(shí)提供分清事故責(zé)任的最佳證據(jù)等多種價(jià)值。紙質(zhì)檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設(shè)計(jì)企業(yè)每年約入庫(kù)設(shè)計(jì)圖紙約30余萬(wàn)張，案卷15000余卷。紙質(zhì)檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫(kù)上架的全過(guò)程，均需手工操作，耗時(shí)長(zhǎng)，效率低。而對(duì)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)而言，同類型的工程設(shè)計(jì)圖紙參考、套用的頻率很高，同時(shí)，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質(zhì)載體無(wú)法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業(yè)為例，同類型工程設(shè)計(jì)圖紙?zhí)子寐蚀蠖嘣?5%以上，使用人工調(diào)曬底圖，平均4min/1張，而使用計(jì)算機(jī)輔助下載電子檔案，現(xiàn)有技術(shù)已實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目、專業(yè)以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發(fā)接至藍(lán)(白)圖打印機(jī)出圖，大大提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力與時(shí)間。
3紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的思考
從紙質(zhì)檔案和電子檔案特點(diǎn)和在電力設(shè)計(jì)行業(yè)檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優(yōu)點(diǎn)和存在的價(jià)值，既有相對(duì)性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，二者相輔相成，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展并不意味著紙質(zhì)檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關(guān)聯(lián)。首先，根據(jù)目前我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存、相互兼容、協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，現(xiàn)有技術(shù)無(wú)法支撐環(huán)境通過(guò)數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)來(lái)保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價(jià)值，而紙質(zhì)檔案的原始性更具有說(shuō)服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、經(jīng)濟(jì)糾紛、事故責(zé)任認(rèn)定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應(yīng)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件一并歸檔管理。其次，筆者認(rèn)為在現(xiàn)有技術(shù)條件下，電力設(shè)計(jì)企業(yè)從自我保護(hù)的角度出發(fā)，應(yīng)采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案。一方面將需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的檔案形式來(lái)保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理，以滿足企業(yè)信息資源共享的需求。再次，我們?cè)谌嫱茝V使用電子檔案，享受科學(xué)管理檔案便利的同時(shí)，也應(yīng)清醒的認(rèn)識(shí)到電子檔案管理中的難點(diǎn)，如電子檔案對(duì)存儲(chǔ)條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展帶來(lái)了諸多問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺(tái)，為檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)與管理，對(duì)電子檔案的使用者權(quán)限進(jìn)行限制，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和病毒防御技術(shù)，確保數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)的安全等，力求建成信息資源共享、主頁(yè)美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全的知識(shí)型數(shù)字檔案館。
4結(jié)語(yǔ)
電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案記錄了中國(guó)電力設(shè)計(jì)水平及電力設(shè)計(jì)企業(yè)發(fā)展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設(shè)計(jì)企業(yè)的重要資源，還為電力設(shè)計(jì)發(fā)展及科學(xué)研究提供憑證和參考，因此更應(yīng)該提高檔案的信息開(kāi)發(fā)和服務(wù)水平，使讓電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質(zhì)檔案和電子檔案在電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案中優(yōu)劣互補(bǔ)。在實(shí)際管理過(guò)程中，必須通過(guò)合理的應(yīng)用方式，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，讓電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案不僅只是停留在參考的層面，更進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)其中的信息資源，使其成為一個(gè)平臺(tái)，讓企業(yè)的資訊與知識(shí)，通過(guò)獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過(guò)程，不斷的回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個(gè)人與企業(yè)的知識(shí)成為企業(yè)智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，為電力設(shè)計(jì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供更加全面、便捷的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]紀(jì)曉群，等．電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J]．蘭臺(tái)世界．2013，(29)．
“檔案”對(duì)于任何一個(gè)國(guó)家、任何一個(gè)單位而言，都是非常重要的。如果檔案管理工作不利，不僅會(huì)使原始檔案遭到損壞，同時(shí)也有可能泄露該國(guó)家或該單位的機(jī)密，對(duì)檔案主體的發(fā)展造成威脅。但是由于紙質(zhì)檔案的存在符合人們生活和工作的習(xí)慣，人們不可能立刻就將它淘汰，雖然“無(wú)紙化辦公”已經(jīng)開(kāi)始好多年了，“紙質(zhì)檔案”仍然存在于每一個(gè)機(jī)構(gòu)。此外，凡是具有印章或簽署的文件都是具有法律效力的，因此這類型的文件必須以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存并加以管理。
二、紙質(zhì)檔案管理工作存在的問(wèn)題
所有的紙質(zhì)文件都是張紙、筆跡以及筆跡材料的集合體。那么紙質(zhì)檔案可以保存多長(zhǎng)時(shí)間，就與檔案本身的材料、管理人員的工作態(tài)度、單位的檔案管理?xiàng)l件以及外界借閱人員的愛(ài)護(hù)程度、一些突發(fā)事故有關(guān)了。
首先，從管理人員的工作態(tài)度及檔案管理?xiàng)l件來(lái)看。當(dāng)前紙質(zhì)檔案的管理流程是：收集、整編檔案資料――檔案除塵、除蟲(chóng)――檔案歸檔、入庫(kù)――檔案管理。但是，能夠嚴(yán)格的按照流程進(jìn)行檔案管理的單位少之又少。此外，檔案管理室都配有“溫濕度管理系統(tǒng)”，能夠仔細(xì)的根據(jù)檔案室內(nèi)環(huán)境的變化進(jìn)行溫濕度調(diào)節(jié)的工作人員，可以說(shuō)幾乎是沒(méi)有的。還有，部分單位還存在檔案借閱信息不入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的現(xiàn)象。這些都對(duì)紙質(zhì)檔案資料的管理保護(hù)工作不利。
其次，從檔案借閱者來(lái)看，有部分借閱者缺乏保護(hù)意識(shí)，在查閱檔案資料時(shí)，也不查看桌面是否干凈、也不在乎不帶手套對(duì)檔案資料的損壞、翻閱資料時(shí)也不小心、也不注意資料的借閱期限，對(duì)紙質(zhì)檔案資料造成了很大的破壞。
再次，從預(yù)防突發(fā)事件的情況看，由于各單位檔案管理室的條件不同，有的位置比較偏僻，房屋年久失修，有的位于山區(qū)，受自然災(zāi)害的威脅較大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分檔案資料管理室都沒(méi)有嚴(yán)格的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，即時(shí)有，也很少進(jìn)行演習(xí)。
三、解決對(duì)策
首先，要做好檔案保護(hù)宣傳工作，明確懲治規(guī)則，提高檔案管理人員及紙質(zhì)檔案資料借閱者的責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員要明確自己的工作職責(zé)，確保檔案管理室的整潔，保證檔案室的溫度及濕度在合理的范圍之內(nèi)。同時(shí)，管理人員要及時(shí)提醒資料借閱者，帶上配備的手套翻閱資料，明確借閱的規(guī)則及懲治條款，對(duì)于資料的借閱狀況要及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中去。對(duì)于珍貴的紙質(zhì)資料，能利用復(fù)印件的一定不要隨意使用原件，避免對(duì)原件的損壞。一旦發(fā)現(xiàn)損壞資料的現(xiàn)象，一定要懲，還要及時(shí)修補(bǔ)破損資料。此外，要保證密封殺蟲(chóng)消毒工作的正常有效開(kāi)展。由于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的引入，不僅方便紙質(zhì)檔案編碼歸檔，還方便資料的查閱、更新，提高了資料管理的有效性，所以，管理工作人員一定要掌握計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，集合本單位的具體工作內(nèi)容，制定出一套適合自己的管理規(guī)則。
基于此，本文在此淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的紙質(zhì)與電子檔案管理，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)人士提供有益參考與借鑒，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展與建設(shè)。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)與電子檔案管理存在的問(wèn)題
（一）電子存檔的滯后
雖然電子檔案具有其自身無(wú)與倫比的巨大優(yōu)勢(shì)，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因?yàn)榉蓱{證效用的限制，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案仍舊存在其必要性。這種現(xiàn)狀已經(jīng)決定了在檔案存檔工作中，紙質(zhì)管理始終是電子檔案存在的基礎(chǔ)。
但從實(shí)踐調(diào)查的結(jié)果顯示，在部分行業(yè)中，因?yàn)闄n案數(shù)量過(guò)多以及員工工作量巨大等原因，導(dǎo)致電子存檔的工作相對(duì)滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。
電子存檔的滯后還容易造成紙質(zhì)檔案的遺失，進(jìn)一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。
（二）兩種檔案的內(nèi)容不相符
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲(chǔ)和輸送方式給檔案管理工作帶來(lái)了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。
在這種背景下，部分檔案管理工作者經(jīng)常在檔案管理工作中失誤，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容不相符。具體的說(shuō)，在檔案內(nèi)容修訂時(shí)，部分工作者僅僅是在電子檔案中進(jìn)行了修改，卻因?yàn)槠渌虑檫z忘了對(duì)紙質(zhì)檔案的修改。這就導(dǎo)致兩份檔案的內(nèi)容不一致，導(dǎo)致在最終的對(duì)證中需要花費(fèi)更多時(shí)間和精力。
三、如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的互補(bǔ)
（一）及時(shí)做好歸檔整理工作
眾多檔案管理者要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高工作的效率，并且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補(bǔ)，其首要的任務(wù)是轉(zhuǎn)變自身的意識(shí)，必須要明確兩者具有的特殊性。
首先，紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，只有紙質(zhì)檔案才具有法律的真實(shí)效力，只有確保紙質(zhì)檔案無(wú)損壞、無(wú)遺失，才能利用電子檔案的巨大優(yōu)勢(shì)提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對(duì)電子檔案進(jìn)行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損，保證檔案的真實(shí)有效。
明確這一認(rèn)識(shí)，檔案管理工作者才會(huì)督促自己正確對(duì)待兩種不同的檔案，才能在紙質(zhì)檔案建立以后進(jìn)行及時(shí)的歸檔和整理工作，才能及時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行科學(xué)的保存。
（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質(zhì)
與此同時(shí)，只有不斷提高檔案管理工作者的素質(zhì)與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質(zhì)與電子檔案的管理工作。具體地說(shuō)，隨著管理者能力與素質(zhì)的提升，其才會(huì)在檔案修訂時(shí)及時(shí)找出和修訂紙質(zhì)檔案，并以此為基礎(chǔ)對(duì)電子檔案進(jìn)行更新。
此外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會(huì)在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)共存。這就要求檔案管理者對(duì)兩種不同類型的檔案進(jìn)行單獨(dú)的管理工作，不可將其混合管理，從而導(dǎo)致兩種檔案的管理質(zhì)量下降。
這就對(duì)檔案管理工作者的要求進(jìn)一步提高，只有不斷提高其能力與素質(zhì)，檔案管理者才能夠根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特性優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。
這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)，針對(duì)其業(yè)務(wù)能力以及基本的素質(zhì)進(jìn)行有效的培訓(xùn)，使其能夠應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理工作，同時(shí)建設(shè)優(yōu)秀的管理隊(duì)伍。
（三）加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作
最后，管理者要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的有效性就應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作。
一方面，管理者應(yīng)該安排人員對(duì)日常的檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督。首先要監(jiān)督紙質(zhì)檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監(jiān)督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發(fā)生單方面的變換，監(jiān)督者必須要追溯其根源，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。
根據(jù)“中國(guó)人民檔案法”的解釋，檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人直接參與社會(huì)實(shí)踐，已經(jīng)保持了各種形式的活動(dòng)，形成的歷史價(jià)值記錄。它是人們社會(huì)實(shí)踐的文件，而且是有意識(shí)保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的使用，為社會(huì)有需要的人士創(chuàng)建更多的物質(zhì)和精神文化財(cái)富。因此說(shuō)：檔案是人類記憶的基礎(chǔ)，是連接人類生活的發(fā)展。隨著電子檔案的興起，傳統(tǒng)的檔案管理受到?jīng)_擊和質(zhì)疑。有人甚至認(rèn)為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒(méi)有必要再去研究紙質(zhì)檔案，因?yàn)槲磥?lái)的檔案世界，將會(huì)是電子檔案的天下。的確，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文件信息的使用，無(wú)論其內(nèi)容和方式方法都發(fā)生了巨大的變化。那么，這是否意味著對(duì)紙質(zhì)檔案的研究就已完全失去意義了呢？對(duì)此，本人談一點(diǎn)自己的看法：
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的區(qū)別
所謂紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)（如磁盤、磁帶、光盤）上的檔案。作為高技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案，在今天越來(lái)越引起人們的關(guān)注和重視，但對(duì)有著悠久歷史傳統(tǒng)，且至今仍廣泛流傳著紙質(zhì)檔案也始終是人們關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)。具體而言如下：
1、在檔案收集歸檔上的區(qū)別
紙質(zhì)檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價(jià)值的文件收集齊全按照文件之間在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類、組卷后移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質(zhì)檔案較為復(fù)雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進(jìn)入檔案部門網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交。
電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同，紙質(zhì)的歸檔時(shí)間一般分為兩類；一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運(yùn)用于行政文件；二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記。紙質(zhì)文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認(rèn)的。
2、在檔案鑒定工作上的區(qū)別
紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定，往往要進(jìn)行多次，即分為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審三個(gè)階段。文件在歸檔前的價(jià)值鑒定即資格審查、是逐份逐頁(yè)地審查文件以判明其保管價(jià)值和保管期限，歸檔后檔案的價(jià)值鑒定即價(jià)值復(fù)審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開(kāi)始進(jìn)行，電子檔案的鑒定和紙質(zhì)檔案的鑒定都是對(duì)其保存價(jià)值的判斷和預(yù)測(cè)，所不同的是電子檔案的判斷過(guò)程要對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析，因?yàn)閷?duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面，電子檔案內(nèi)容鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、方法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定、無(wú)病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。
3、在檔案分類、整理過(guò)程上的區(qū)別
由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實(shí)體整理是對(duì)文件實(shí)體分門別類，實(shí)現(xiàn)館(室)藏排列的有序化。紙質(zhì)文件管理中，實(shí)體整理的結(jié)果與調(diào)閱查詢直接相關(guān)。電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理；電子文件的實(shí)體整理也僅指對(duì)脫機(jī)保存的磁盤、磁帶、光盤的簡(jiǎn)單歸類，整理的結(jié)果與聯(lián)機(jī)檢索中的信息查詢無(wú)直接關(guān)系。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。
4、在檔案保管上的區(qū)別
紙質(zhì)檔案的保護(hù)性管理是指檔案的庫(kù)房管理，它是檔案整個(gè)管理工作的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)對(duì)象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲(chǔ)信息量少，占用空間大，其庫(kù)房管理要求有適宜的庫(kù)房溫濕度：溫度14度至20度；相對(duì)濕度應(yīng)在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護(hù)措施如防火、防水、防潮、防霉等'八防'。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長(zhǎng)度與占用空間都很小，便于檔案庫(kù)房的管理，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施，電子檔案還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。
5、電子檔案與紙質(zhì)檔案在利用方法上的區(qū)別
（1）、檔案利用需求方式的差異
紙質(zhì)檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過(guò)人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質(zhì)檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁(yè)面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計(jì)算機(jī)讀取為介質(zhì)的利用需求方式，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)快捷查找與檢索所需要利用的檔案。
（2）、檔案利用需求載體的差異
從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用有明顯的差異。無(wú)論用什么樣的技術(shù)和方法，當(dāng)把具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術(shù)和方法而獨(dú)立存在。人們不依靠任何技術(shù)而能識(shí)別檔案的內(nèi)容、載體、結(jié)構(gòu)形式，而檔案的內(nèi)容一旦形成相互關(guān)系后就永遠(yuǎn)無(wú)法分離。
電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過(guò)提供檔案原件，提供檔案副本或復(fù)制品，提供檔案信息加工品滿足有關(guān)檔案用戶的利用需要，使檔案信息的利用上不受時(shí)間和空間的限制，可以利用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)利用者的需要對(duì)其中信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)
電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；它可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速的處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；而且保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲(chǔ)介質(zhì)的耐久性。所以，作為兩種介質(zhì)的檔案，紙質(zhì)檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定、不積極、靜態(tài)、永久、固定的特點(diǎn)；而電子檔案則是不穩(wěn)定、非永久性、動(dòng)態(tài)、積極、流動(dòng)的特點(diǎn)。
三、正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系
目前，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面已經(jīng)形成，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同管理，對(duì)檔案界來(lái)說(shuō)是一個(gè)新的課題。
兩種不同載體的檔案有著各自的特點(diǎn) 。既有相對(duì)性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，我們的具體的實(shí)際工作卡。既要堅(jiān)持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質(zhì)檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案?；谶@樣的出發(fā)點(diǎn)，我們隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)建電子的檔案管理理論、方法和技術(shù)，不盲目地僅僅是將紙質(zhì)檔案制成電子副本，造成不必要的財(cái)力、物力的浪費(fèi)，這樣才有可能在電子檔案大量涌現(xiàn)時(shí)，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對(duì)待紙質(zhì)檔案，使其繼續(xù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有使二者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會(huì)服務(wù)。
目前，我國(guó)計(jì)算機(jī)的普及利用呈上升趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)處理漢字之取代傳統(tǒng)打字方法，利用電子文件產(chǎn)生紙質(zhì)文件相當(dāng)普及。辦公自動(dòng)化、自信自動(dòng)化正在迅速發(fā)展，所以，電子文件取代紙質(zhì)文件已是大勢(shì)所趨，但是根據(jù)目前電子檔案管理的技術(shù)和實(shí)際發(fā)展來(lái)看，在一定時(shí)期內(nèi)，電子檔案和紙質(zhì)檔案還繼續(xù)并存。
所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。就是指在同一個(gè)檔案館（室）內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，在較長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)。既要保存電子檔案．又要保存紙質(zhì)檔案．就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案．及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存。繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來(lái)保持其原始性．證據(jù)性和權(quán)益性．或是把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網(wǎng)的已開(kāi)放的紙質(zhì)檔案錄入．轉(zhuǎn)化為電子檔案．以滿足檔案信息資源共享的需要
參考文獻(xiàn)：
河南廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào) 2005年第四期
檔案管理是醫(yī)院日常管理工作中不可忽視的內(nèi)容，對(duì)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展具有重要作用。紙質(zhì)檔案是重要的檔案形式，對(duì)病例、人事、財(cái)物等信息有詳細(xì)和全面的記錄，方便檔案資料查閱，也為各項(xiàng)工作有效開(kāi)展提供參考和依據(jù)。因此，為促進(jìn)紙質(zhì)檔案作用的充分發(fā)揮，健全完善管理規(guī)章制度，提高紙質(zhì)檔案管理工作效率是必要。但在日常工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，責(zé)任心不強(qiáng)，制約紙質(zhì)檔案管理水平提升，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展也產(chǎn)生不利影響。為轉(zhuǎn)變這種情況，管理人員應(yīng)該結(jié)合新形勢(shì)和新情況，健全制度措施，明確相關(guān)人員職責(zé)，促進(jìn)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平不斷提升。
1 新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的意義
紙質(zhì)檔案記錄著各種有效的信息，包括病例、人事、財(cái)務(wù)等內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展具有積極作用。作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)紙質(zhì)檔案管理的重要作用，結(jié)合新時(shí)期和新需要，將相關(guān)規(guī)范要求嚴(yán)格落實(shí)到位，促進(jìn)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平提升，也為醫(yī)院各項(xiàng)工作順利開(kāi)展提供保障。
1.1 滿足使用需要
結(jié)合醫(yī)院新時(shí)期和新情況，采取措施加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理工作，能夠滿足使用者的需要。使用過(guò)程中，應(yīng)該由管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)和處理，做好歸檔管理工作，并將檔案資料存儲(chǔ)于檔案室。在使用過(guò)程中根據(jù)需要進(jìn)行查詢，滿足檔案管理需要，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作發(fā)展具有積極作用。
1.2 延長(zhǎng)使用壽命
紙質(zhì)檔案管理需要做好防水和防火災(zāi)工作，并且重視防止鼠害的發(fā)生，保證檔案材料完整，質(zhì)量狀況良好，延長(zhǎng)使用壽命，為檔案資料使用創(chuàng)造條件。具體來(lái)說(shuō)，在管理過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善存儲(chǔ)柜和檔案室的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保室內(nèi)溫度和濕度適宜。并重視醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防潮、防水和防鼠害工作，促進(jìn)紙質(zhì)檔案使用壽命延長(zhǎng)，為各項(xiàng)工作開(kāi)展創(chuàng)造便利。
1.3 提高管理水平
增強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理水平是不可忽視的工作，也是醫(yī)院檔案管理部門不可忽視的內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)，在醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，要合理配備工作人員，明確他們的職責(zé)。加強(qiáng)紙質(zhì)檔案資料存儲(chǔ)工作，為各項(xiàng)活動(dòng)順利開(kāi)展創(chuàng)造便利。同時(shí)還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的不足，彌補(bǔ)管理工作存在的缺陷，促進(jìn)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理效果提升。
2 新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的不足
雖然加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理工作具有重要作用，但在醫(yī)院檔案管理的具體活動(dòng)中，一些工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)紙質(zhì)檔案管理的規(guī)章制度和相應(yīng)的措施，影響紙質(zhì)檔案管理水平提升和作用的充分發(fā)揮。具體來(lái)說(shuō)，新時(shí)期醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理存在以下方面的缺陷。
2.1 檔案保護(hù)意識(shí)淡薄
忽視對(duì)紙質(zhì)檔案采取有效的防范措施，日常管理和巡視不到位，難以提升紙質(zhì)檔案管理工作效率。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的重視程度不足，未能在制度、資金、技術(shù)等方面采取完善措施，不利于提升醫(yī)院紙質(zhì)n案管理效果。
2.2 管理人員素質(zhì)較低
很多醫(yī)院檔案管理人員的年齡老化，結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)技能偏低。在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，沿用傳統(tǒng)方式方法進(jìn)行，難以全面提升管理工作效率。或者對(duì)檔案管理人員的管理和培訓(xùn)存在不足，有效的教育學(xué)習(xí)活動(dòng)缺乏，影響檔案管理綜合技能提升。
2.3 檔案防護(hù)措施不足
在利用檔案的過(guò)程中，忽視采取措施對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行防護(hù)。翻閱和復(fù)印檔案資料時(shí)忽視加強(qiáng)管理，對(duì)紙質(zhì)檔案造成一定損害，也容易降低紙質(zhì)檔案的使用壽命。
2.4 紙質(zhì)檔案防災(zāi)不足
醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防災(zāi)措施不到位，包括火災(zāi)、鼠害等內(nèi)容，要結(jié)合管理需要健全相關(guān)制度，推動(dòng)紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作效率提升。一些醫(yī)院缺乏紙質(zhì)檔案管理的應(yīng)急機(jī)制，一旦發(fā)生危害也難以及時(shí)處理，制約紙質(zhì)檔案管理水平提升。
3 新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的對(duì)策
為有效應(yīng)對(duì)實(shí)際工作存在的不足，提升醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平，結(jié)合新時(shí)期和新形勢(shì)，讓紙質(zhì)檔案更好為醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)，可以采取以下改進(jìn)和完善措施。
3.1 提高紙質(zhì)檔案保護(hù)意識(shí)
整個(gè)醫(yī)院范圍內(nèi)要重視檔案管理宣傳工作，營(yíng)造良好氛圍，激發(fā)管理人員熱情，讓他們有效融入檔案管理的各項(xiàng)工作當(dāng)中。管理人員是開(kāi)展紙質(zhì)檔案管理的首要因素，必須調(diào)動(dòng)他們的主動(dòng)性，滿懷熱情開(kāi)展紙質(zhì)檔案管理的各項(xiàng)工作。醫(yī)院在日常工作中要增進(jìn)相互交流，明確紙質(zhì)檔案管理的重要性，潛移默化增強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識(shí)，有效規(guī)范檔案管理各項(xiàng)工作。
3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)
醫(yī)院要注重引進(jìn)專業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)、綜合水平高、檔案管理技能強(qiáng)的管理人員，充實(shí)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理工作隊(duì)伍，有效規(guī)范各項(xiàng)活動(dòng)。構(gòu)建完善的紙質(zhì)檔案管理人員培訓(xùn)制度，采用現(xiàn)場(chǎng)授課、相互交流與合作等形式，提高教育培訓(xùn)活動(dòng)的實(shí)效性。進(jìn)而增進(jìn)相互聯(lián)系，激發(fā)檔案管理人員的主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任心和管理技能，有效適應(yīng)紙質(zhì)檔案管理工作需要，也為醫(yī)院各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展創(chuàng)造條件。
3.3 落實(shí)紙質(zhì)檔案防護(hù)措施
管理人員要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的防護(hù)工作，確保紙質(zhì)檔案綜合性能良好。重視庫(kù)房清潔和消毒工作，確保庫(kù)房處于適宜的溫度和濕度，并且?guī)旆窟€要具有良好的關(guān)照和通風(fēng)條件，確保紙質(zhì)檔案存放環(huán)境良好，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案使用壽命，最大限度降低紙質(zhì)檔案發(fā)生病害的可能，促進(jìn)紙質(zhì)檔案管理的安全性和完整性提升。庫(kù)房采取避光措施，防止陽(yáng)光直射，重視庫(kù)房日常清潔和消毒工作，并且對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)清除和處理，有效提升紙質(zhì)檔案管理水平。
3.4 注重紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作
增強(qiáng)管理人員有效應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案管理突發(fā)事件的能力，重視紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作，促進(jìn)工作水平提升。根據(jù)醫(yī)院檔案管理需要，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定和制度措施，建立安全事故應(yīng)急處理機(jī)制，提高紙質(zhì)檔案防火、防潮、防鼠害、防地質(zhì)災(zāi)害等各項(xiàng)工作技能。重視實(shí)現(xiàn)演戲和訓(xùn)練，定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)工作人員綜合技能提升。這樣即使當(dāng)突發(fā)事件來(lái)臨時(shí)，管理人員能夠明確自己應(yīng)該怎樣做，有效撤離和保護(hù)紙質(zhì)檔案，盡量避免不必要的損失出現(xiàn)。
4 結(jié)束語(yǔ)
醫(yī)院檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理是不可忽視的內(nèi)容，也是管理人員必須重視的問(wèn)題。作為醫(yī)院檔案管理人員，日常工作中應(yīng)該結(jié)合紙質(zhì)檔案管理需要，認(rèn)識(shí)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理的重要意義，明確存在的不足。然后有針對(duì)性的采取完善措施。從而更好約束和規(guī)范醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理的各項(xiàng)工作，進(jìn)一步提升紙質(zhì)檔案管理水平，為醫(yī)院各項(xiàng)工作有效開(kāi)展創(chuàng)造便利。
參考文獻(xiàn)
[1]徐蔚.論檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性[J].檔案與建設(shè)，2015（10），28-30
[2]孫鳳麗.淺談紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作[J].北京檔案，2016（2），109
不論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，從本質(zhì)上來(lái)看都是檔案，都具有檔案的特點(diǎn)，但因?yàn)樗麄兊妮d體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應(yīng)的缺點(diǎn)和有點(diǎn)，將兩者綜合起來(lái)，才能在應(yīng)用過(guò)程中取長(zhǎng)補(bǔ)短，保證檔案管理工作的順利發(fā)展。在實(shí)踐活動(dòng)方面來(lái)看，電子檔案和紙質(zhì)檔案均是以人的基本實(shí)踐為依據(jù)，對(duì)人們?cè)谏鐣?huì)各階段的生活信息進(jìn)行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲(chǔ)存時(shí)間要比紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的實(shí)踐要長(zhǎng)，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數(shù)比較低。紙質(zhì)檔案的載體是紙質(zhì)文件，安全系數(shù)相對(duì)就高，能有效保證檔案的真實(shí)性，使檔案在使用的過(guò)程中更清晰。但是紙質(zhì)檔案的載體很容易在保存過(guò)程中遭受破壞，不易保存，使用的時(shí)候檢索也很慢，有一定的排他性。通過(guò)分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，更好的為使用者服務(wù)，就要對(duì)兩種檔案進(jìn)行整合管理，相互之間各取所長(zhǎng)，補(bǔ)己之短。
要想達(dá)到電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應(yīng)新形勢(shì)的變化，積極創(chuàng)新，制定科學(xué)合理的檔案管理方案。首先，要順應(yīng)時(shí)代的變化，積極地應(yīng)對(duì)檔案電子化的轉(zhuǎn)變，從管理方法、管理制度等技術(shù)層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩(wěn)中求進(jìn)，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發(fā)揮其所長(zhǎng)，最大限度地把握檔案改革的主動(dòng)性，做好自身的職責(zé)工作。當(dāng)前我國(guó)的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時(shí)，還要對(duì)紙質(zhì)檔案一同保存，既保存了安全可靠真實(shí)性強(qiáng)的紙質(zhì)檔案，又發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢(shì)，檢索快，利用效率高等優(yōu)勢(shì)。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對(duì)其進(jìn)行有效的整合管理。
無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個(gè)檔案管理系統(tǒng)中，運(yùn)用自動(dòng)采集的方式對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，運(yùn)用人錄入的方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案的錄入方式。同時(shí)，對(duì)一些重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其在利用時(shí)更方便快捷。在檔案系統(tǒng)中，還要將兩種檔案進(jìn)行統(tǒng)一的組合，維護(hù)檔案之間的相關(guān)聯(lián)系，便于使用。
2 電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求
現(xiàn)如今，數(shù)字化信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也要利用電子技術(shù)建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)的信息辦公平臺(tái)?，F(xiàn)代化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的模式有所不同，前者針對(duì)的是電子檔案管理，后者針對(duì)的是紙質(zhì)檔案管理。當(dāng)然，在現(xiàn)代化檔案管理中也要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的管理，那么，要想有效的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。
2.1 同步歸檔工作
在對(duì)所收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行詳細(xì)的檢驗(yàn)和審核之后，需要及時(shí)的將紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔處理。而利用網(wǎng)絡(luò)所收集的電子信息，在進(jìn)行有效的審核之后，也要及時(shí)的進(jìn)行歸檔。無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在歸檔的過(guò)程中，都需要符合相關(guān)的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進(jìn)行歸檔。而在電子檔案歸檔時(shí)，要將其存入到制定的計(jì)算機(jī)硬盤中進(jìn)行存儲(chǔ)，并且要注意標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。
2.2 同步整理工作
要想使得檔案整理工作可以有效的開(kāi)展，就需要采用折中的方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)電力檔案和紙質(zhì)檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質(zhì)檔案都具有檔案的共同入特點(diǎn)，兩者也都擁有一致的檔案號(hào)，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對(duì)電子檔案以及紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，確保在整理歸檔紙質(zhì)檔案的同時(shí)電子檔案也可整理完成。
2.3 同步鑒定工作
對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。
2.4 同步利用
在查閱檔案時(shí)，我們可以通過(guò)同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。
3 加快檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)變革
一、電子檔案和與紙質(zhì)檔案整合管理的必然性
紙質(zhì)檔案和電子檔案本質(zhì)上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點(diǎn)，但由于二者載體不同，這也使紙質(zhì)檔案與電子檔案都具有自身的特點(diǎn)。在當(dāng)前新形勢(shì)下，為了保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者綜合起來(lái)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為載體，儲(chǔ)存時(shí)間較長(zhǎng)，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數(shù)不高。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件作為載體，具有較高的安全系數(shù)，檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性，而且檔案在使用過(guò)程中更為清晰，但紙質(zhì)檔案不易保存，使用過(guò)程中檢索困難。電子檔案和紙質(zhì)檔案各有利弊，將二者進(jìn)行整合管理，能夠有效的發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，使其更好的為使用者服務(wù)。在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展的局面下，檔案管理者需要及時(shí)轉(zhuǎn)變思路，加快創(chuàng)新，制定有效的管理方案，不僅要積極應(yīng)對(duì)檔案電子化的轉(zhuǎn)化，從多個(gè)層面來(lái)有效的提高電子檔案的法律地位，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使電子檔案和紙質(zhì)檔案都能夠發(fā)揮各自長(zhǎng)處，有效的保存好具有較強(qiáng)真實(shí)性和可靠性的紙質(zhì)檔案，同時(shí)更好的發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，對(duì)二者進(jìn)行整合管理，有效的維護(hù)好檔案之間的聯(lián)系，從而為檔案的使用提供更多的便利。
二、電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求
當(dāng)前信息技術(shù)取得了較快的發(fā)展，將在檔案管理工作中充分的應(yīng)用，構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息辦公平臺(tái)?，F(xiàn)代化檔案管理主要針對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，而傳統(tǒng)檔案管理模式主要針對(duì)的是紙質(zhì)檔案的管理。但在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的形勢(shì)下，現(xiàn)代化檔案管理也需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。因此需要將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的整合，有效的提高現(xiàn)代化檔案管理的水平。
（一）同步歸檔。對(duì)于收集的紙質(zhì)文件需要認(rèn)真進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，做好紙質(zhì)檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時(shí)進(jìn)行歸檔。在歸檔過(guò)程中，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案在歸檔時(shí)要存入到計(jì)算機(jī)硬盤中，同時(shí)還要標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。
（二）同步整理。電子檔案與紙質(zhì)檔案需要同步進(jìn)行整理，這主要是由于無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都擁有一致的檔案號(hào)，信息也基本相同，因此在整理時(shí)需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。
（三）同步鑒定 。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。
（四）同步利用 。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過(guò)同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。
三、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理模式
紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有自身的獨(dú)特性，而且所具有功用性也不同，當(dāng)前二者并存于檔案各個(gè)領(lǐng)域中。電子檔案無(wú)論是在信息傳輸、開(kāi)發(fā)利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點(diǎn)，這是電子檔案獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)。相較于電子檔案的這些優(yōu)勢(shì)而言，其安全性無(wú)法得到有效的保障，因此需要對(duì)紙質(zhì)文件或其副本進(jìn)行備份保存。當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存是檔案無(wú)紙化實(shí)現(xiàn)過(guò)程中一個(gè)重要的過(guò)程，二者共存發(fā)展有利于互補(bǔ)，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質(zhì)檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。當(dāng)然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔。因此可以說(shuō)，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進(jìn)步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對(duì)于具備辦公自動(dòng)化管理和檔案管理的軟硬件環(huán)境，有可能實(shí)現(xiàn)“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實(shí)行辦公自動(dòng)化和檔案管理環(huán)境的單位則可以對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案在歸檔期實(shí)施“雙套制”管理模式。無(wú)論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的。但是，我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因?yàn)榱⒕矸绞降母淖兌箼n案文件散失，紙質(zhì)文件不僅要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，更好地保管和利用。
四、結(jié)束語(yǔ)
在當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中，無(wú)紙化是檔案工作未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展是無(wú)紙化實(shí)現(xiàn)過(guò)程中必然的一個(gè)過(guò)程，因此在當(dāng)前二者共存發(fā)展的形勢(shì)下，我們需要了對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者之間的關(guān)系進(jìn)行了解，并并對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合，使電子檔案和紙質(zhì)檔案在歸檔、整理及開(kāi)發(fā)利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補(bǔ)各自的不足之處，充分的發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，以便于更好的推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，使得文件的存儲(chǔ)形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質(zhì)文件，成為了一種最為重要的檔案存儲(chǔ)形式。為了更加有效地保護(hù)珍貴的歷史資料，有保存價(jià)值的紙質(zhì)資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當(dāng)前，電子檔案由于技術(shù)水平、技術(shù)力量方面的欠缺，與紙質(zhì)檔案管理相比相關(guān)的保護(hù)技術(shù)還不是很完善。為了很好地應(yīng)對(duì)新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案兩者的管理現(xiàn)狀、保護(hù)技術(shù)差異進(jìn)行深入的分析，并提出具有實(shí)際可行性的電子檔案保存對(duì)策，最后找到一個(gè)適合電子檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管中的差異
（一）管理觀念上的差異。檔案的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔，過(guò)去缺乏專業(yè)知識(shí)和專業(yè)設(shè)備，沒(méi)有引起高度關(guān)注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維模式，想要進(jìn)行電子檔案認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變，就必須要構(gòu)建新的電子檔案管理運(yùn)用思想模式，把“后現(xiàn)代管理觀念”運(yùn)用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的“現(xiàn)代管理觀念”。
（二）保存壽命的差異。紙質(zhì)文件的字跡、制成材料及字跡材料將會(huì)永遠(yuǎn)的成為一體。它的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境對(duì)它的使用壽命有影響，但起到關(guān)鍵影響的要數(shù)技術(shù)革新。電子文件的形成就要依賴于計(jì)算機(jī)將載體和信息結(jié)合，它的識(shí)別也需要通過(guò)計(jì)算機(jī)。
（三）保護(hù)措施的差異。當(dāng)前，防和治是紙質(zhì)檔案最為重要的保護(hù)措施。防指的是減少或杜絕不利因素對(duì)檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護(hù)環(huán)境的保護(hù)措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長(zhǎng)久保存因素的檔案，盡可能修復(fù)損壞檔案，使其恢復(fù)原貌，同時(shí)，加強(qiáng)檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質(zhì)檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長(zhǎng)期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據(jù)展開(kāi)維護(hù)。
（四）自然保存環(huán)境對(duì)載體影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案在載體性質(zhì)上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。
1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案有著不同的載體性質(zhì)，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談?wù)劀囟群蜐穸仁侨绾斡绊懠垙埖?，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應(yīng)，內(nèi)部化學(xué)反應(yīng)使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴(kuò)散的現(xiàn)象。而溫度和濕度對(duì)電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時(shí)會(huì)加快各種因素的作用，進(jìn)而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長(zhǎng)期處于高溫環(huán)境，它可能就會(huì)發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會(huì)造成聚酯盤基膨脹或收縮，進(jìn)行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細(xì)微彎曲，數(shù)據(jù)讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當(dāng)處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結(jié)論：溫度、濕度對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。
2.灰塵影響的差異?；覊m給紙張帶來(lái)的負(fù)面影響是很多的，包括機(jī)械磨損、帶來(lái)霉菌及使紙張粘結(jié)成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來(lái)的載體損壞主要來(lái)自三個(gè)方面：一是物理?yè)p壞，二是化學(xué)損壞，三是生物損壞。物理?yè)p壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學(xué)損壞主要由灰塵中的化學(xué)成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見(jiàn)；生物損壞主要是因?yàn)榛覊m作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸對(duì)磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。
3.外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)影響的差異。對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，機(jī)械振動(dòng)、磁場(chǎng)對(duì)其是沒(méi)有影響的。對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)，機(jī)械振動(dòng)、磁場(chǎng)對(duì)其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度決定著信息的記錄和讀取。當(dāng)磁性涂層剩磁消失時(shí)，磁體載體記錄的信息將消失不見(jiàn)。磁性載體極易受到外來(lái)磁場(chǎng)的作用，其結(jié)果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號(hào)失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個(gè)客觀事實(shí)是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動(dòng)機(jī)、電視機(jī)等。因此，進(jìn)行電子檔案保存時(shí)，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，要盡可能地避免外磁場(chǎng)影響、避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。
（五）管理人員素質(zhì)要求的差異。與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴(yán)格的技術(shù)、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術(shù)。
二、 電子檔案的安全管理策略
（一）改善電子檔案宏觀管理的對(duì)策。主要有以下3點(diǎn)：
1.加快相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定。當(dāng)前，電子檔案管理需要相對(duì)復(fù)雜的技術(shù)環(huán)境，因而采用更加科學(xué)、更加標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，這樣管理起來(lái)才會(huì)更加全面、細(xì)致。為了推進(jìn)電子檔案管理，我國(guó)制定了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲(chǔ)和保管，后者對(duì)電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進(jìn)行了細(xì)致的規(guī)定。
2.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)工作。電子檔案管理的一個(gè)重中之重就是電子檔案的安全防護(hù)工作，一是要想做好安全防護(hù)工作就需要嚴(yán)格把關(guān)信息存儲(chǔ)載體制成材料，電子檔案制成材料的質(zhì)量直接關(guān)系到電子檔案載體的保存壽命的長(zhǎng)短。二是從環(huán)境和設(shè)備的安全、良好的室內(nèi)環(huán)境、機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。三是從使用權(quán)限、文件屬性、登錄限制等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，這樣的話就有利于服務(wù)器文件、數(shù)據(jù)的保護(hù)。四是重視、做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份與恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面預(yù)防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來(lái)磁盤、光盤，在使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢測(cè)，看是否存在病毒。
3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。近年來(lái)，社會(huì)更加青睞于辦公自動(dòng)化，隨之帶來(lái)了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理知識(shí)，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識(shí)，如此才能很好地順應(yīng)時(shí)代潮流，促進(jìn)電子檔案的安全管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對(duì)檔案人員電子文件和電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。同時(shí)，組織檔案人員去相關(guān)單位學(xué)習(xí)、交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)好的經(jīng)驗(yàn)推廣，從而培養(yǎng)更多高素質(zhì)、高能力的檔案人員。
（二） 改善電子文件微觀管理的對(duì)策。主要有以下3點(diǎn)：
1.檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作和管理中。由于電子文件的獨(dú)特特征，檔案管理的要求應(yīng)該向前延伸到文件管理工作中。我國(guó)檔案部門為了實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案保管分段管理目標(biāo)，正積極采取有針對(duì)性的策略。要想實(shí)現(xiàn)電子文件的連續(xù)管理就必須有科學(xué)的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運(yùn)行、歸檔應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并制定相關(guān)人員或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過(guò)程中需要定時(shí)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)、設(shè)備環(huán)境進(jìn)行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔；長(zhǎng)期保管的電子文件與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案需要統(tǒng)一歸檔；對(duì)已歸檔的電子文件采取科學(xué)的技術(shù)管理措施和制定嚴(yán)格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實(shí)性、完整性得到保障。
2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行集中管理，那樣的話會(huì)帶來(lái)許多不必要的麻煩，如設(shè)備的頻繁更新會(huì)造成資金的浪費(fèi)，此外，當(dāng)設(shè)備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔，而集中管理是定期管理，會(huì)帶來(lái)成本增加、效率降低等一系列負(fù)面影響，正是因?yàn)檫@些問(wèn)題的存在，國(guó)外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當(dāng)前，我國(guó)電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認(rèn)可。但一些辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了分布式管理，電子文件的實(shí)時(shí)歸檔也運(yùn)用了這樣的方式。
3.電子檔案真實(shí)性問(wèn)題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動(dòng)、隨意地更換載體，因而要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的真實(shí)管理就需要采取一些有針對(duì)性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數(shù)電子簽章。2004年4月，國(guó)務(wù)院信息化辦公室向中國(guó)電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務(wù)書，電子簽章具有法律效應(yīng)，電子合同、電子文件的形式要與相關(guān)規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實(shí)性。
三、結(jié)語(yǔ)
要想做好電子檔案的安全保護(hù)及管理工作，需要對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨(dú)特的保管方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能說(shuō)明認(rèn)識(shí)到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質(zhì)檔案管理的重要性。當(dāng)社會(huì)上出現(xiàn)大量電子檔案時(shí)，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質(zhì)檔案管理，合理、科學(xué)地開(kāi)發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還將促進(jìn)電子檔案時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展。
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過(guò)無(wú)紙化辦公，將工作中的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過(guò)辦公軟件系統(tǒng)向特定對(duì)象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環(huán)保利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開(kāi)支，而且有能夠減少木材的使用，降低來(lái)人類對(duì)森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲(chǔ)可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲(chǔ)，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^(guò)程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過(guò)不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見(jiàn)的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時(shí)間的長(zhǎng)久，就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷亍⑤^潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等環(huán)境下，容易對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過(guò)掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫(kù)和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢(shì)在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對(duì)檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒(méi)有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒(méi)有應(yīng)對(duì)能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問(wèn)題，并且一些單位并沒(méi)有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高檔案管理水平的有效途徑。
1.1 紙質(zhì)檔案概述
紙質(zhì)檔案是應(yīng)用筆和紙對(duì)于事件進(jìn)行記錄的形式，通過(guò)文字或者圖標(biāo)的方式來(lái)表達(dá)，應(yīng)用紙張記錄成檔案進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案在我國(guó)存在已久，對(duì)于歷史文化以及不同階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究做出了重要的貢獻(xiàn)。
1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)分析
（1）信息以及載體的依附性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案中，信息以及載體較為統(tǒng)一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實(shí)性。在檔案存儲(chǔ)信息的可靠性與紙質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)的依附性上表現(xiàn)良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩(wěn)定性，是信息與載體得到了充分的結(jié)合，并且在對(duì)于檔案信息進(jìn)行利用的時(shí)候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進(jìn)行信息的獲取，實(shí)現(xiàn)信息的應(yīng)用。
（2）充分表達(dá)了檔案的原始憑證性。紙質(zhì)檔案的記錄是對(duì)于歷史發(fā)生時(shí)間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準(zhǔn)確客觀的表達(dá)一個(gè)時(shí)間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內(nèi)容。紙質(zhì)檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過(guò)特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。
（3）信息存儲(chǔ)的介質(zhì)耐久性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，其可存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)，不會(huì)輕易受到損傷，可以進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存。雖然紙質(zhì)檔案在一定情況下也會(huì)存在水解以及氧化問(wèn)題，但是只要在進(jìn)行保管的過(guò)程中較少其化學(xué)反應(yīng)發(fā)生條件，就可以很好地確保紙質(zhì)檔案的使用壽命。
1.3 紙質(zhì)檔案劣勢(shì)分析
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，電子檔案出現(xiàn)在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質(zhì)檔案更加簡(jiǎn)單，所以也就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢(shì)，主要如下：
（1）?質(zhì)檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進(jìn)行記錄、歸檔以及裝盒的時(shí)候都需要付出較多的時(shí)間，并且還需要許多人共同完成，同時(shí)還不能保證工作效率，造成了資源浪費(fèi)。
（2）信息獨(dú)占性較為明顯，并不支持多人同時(shí)閱讀，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行閱讀或者借閱的時(shí)候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。
（3）在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，管理手段較為落后，電子檔案在進(jìn)行管理和利用的時(shí)候應(yīng)用計(jì)算機(jī)就可以完成，所以就更加顯得紙質(zhì)檔案管理的落后。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時(shí)候很不方便，在現(xiàn)階段的管理模式也不能滿足社會(huì)需求。
2 紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性
2.1 紙質(zhì)檔案原始憑證可確保檔案的真實(shí)性
檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對(duì)檔案來(lái)說(shuō)，完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應(yīng)用就必須解決好電子檔案的真實(shí)性及其法律效力兩個(gè)問(wèn)題，對(duì)于管理完善的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，其真實(shí)性是確定無(wú)疑的。紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過(guò)程中，因?yàn)檎鎸?shí)性在電子檔案中的難以確定性，對(duì)于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來(lái)使其真實(shí)性和法律效力有可靠的保證。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，面對(duì)檔案應(yīng)用空間和種類急劇擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí)情況，這種做法對(duì)于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。
2.2 紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性可確保檔案信息安全性
因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲(chǔ)的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來(lái)，電子檔案在傳輸、存儲(chǔ)和利用中的安全性就相對(duì)比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。很多存在于電子檔案中的信息安全問(wèn)題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗(yàn)都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開(kāi)發(fā)和應(yīng)用諸多類型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。
2.3 增強(qiáng)檔案信息保存與利用價(jià)值的永久性
因?yàn)殡娮游募仨氃诠獗P、磁盤等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲(chǔ)，就不可避免地被存儲(chǔ)載體、技術(shù)條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實(shí)體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)載體和使用設(shè)施保管的要求更為苛刻。對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠(yuǎn)離自然災(zāi)害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過(guò)一千年以上的長(zhǎng)期壽命。
3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的方法
3.1 促進(jìn)檔案管理人員觀念的更新
長(zhǎng)期以來(lái)，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個(gè)無(wú)法避免的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求檔案管理人員面對(duì)現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢(shì)盡快使自己的思想觀念實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，以全面型檔案管理人才的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，與時(shí)代的要求合拍，科學(xué)管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化自我創(chuàng)新能力，才能樹(shù)立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。
3.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度
