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時間：2023-06-20 18:03:44
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檔案管理效果最終體現(xiàn)在對檔案信息的利用，而檔案信息資源的科學(xué)合理有效使用往往能給組織帶來巨大的綜合效益。當(dāng)前受檔案質(zhì)量及檔案檢索工具的影響，檔案檢索效率不高，直接影響到檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，加上長期以來重“藏”輕“用”及對檔案利用效益認(rèn)識的缺乏，都使得檔案信息資源的開發(fā)力度不高，檔案利用率低，難以真正地凸顯檔案管理的真正效果。
檔案管理人才隊伍建設(shè)滯后
現(xiàn)代檔案管理是一項具有較強專業(yè)性的工作，要求檔案管理人員不僅要具備先進的理論基礎(chǔ)和文化素養(yǎng)，同時要具備相應(yīng)的管理技能。從當(dāng)前我國檔案管理人員隊伍的具體情況來看，大部分檔案管理人員的工作仍只是簡單地局限于收集、查找階段，不論是在文化程度還是專業(yè)素質(zhì)方面都難以滿足信息時代下檔案管理工作開展的需求，無法發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有作用。如部分單位在先進檔案管理工作設(shè)備引進方面投入了大量的財力，但受檔案管理人員自身水平的限制，先進的設(shè)備無法發(fā)揮其先進作用，檔案管理的手工化現(xiàn)象仍普遍存在，更談不上熟悉檔案內(nèi)容、能夠?qū)n案信息進行深入分析、研究的專業(yè)性人才。
提高我國檔案管理工作水平的對策
（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高重視
檔案管理工作的重要性不言而喻。當(dāng)前要認(rèn)清形式，進一步解放思想，徹底轉(zhuǎn)變對于檔案管理原先存在的片面和錯誤認(rèn)識，重新和全面審視檔案管理工作的必要性，從思想和觀念上重視檔案管理工作。首先，要充分認(rèn)識到改善與加強檔案管理工作對于組織的重要促進作用。這要求進一步提高對于檔案管理工作的重視程度，尤其是各級領(lǐng)導(dǎo)要做好組織內(nèi)檔案管理工作的使用感和責(zé)任感，積極推進檔案管理工作的改善，加快我國檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。其次，尤其是隨著信息化、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化的深入，檔案本身發(fā)生的巨大轉(zhuǎn)變也對于檔案管理的流程、手段等提出了新要求，這要求在重視檔案管理工作的同時，只有積極推進檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度，才能真正地提高我國檔案管理能力和水平。其中，思想觀念上的創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新和提高管理效益的前提，要從各個渠道和途徑改變重藏輕用的落后觀念，更加自覺地將創(chuàng)新、服務(wù)、知識等全新理念貫穿于檔案管理的全過程中。最后，要正確把握檔案管理與組織發(fā)展兩者間的關(guān)系，實現(xiàn)檔案管理工作與組織的發(fā)展緊密結(jié)合，通過檔案管理工作效率的提高、更為準(zhǔn)確地把握檔案管理的方向和實現(xiàn)對檔案資源的充分開發(fā)利用，從而為組織的發(fā)展提供重要支持的同時實現(xiàn)檔案管理的持續(xù)健康發(fā)展。
（二）實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化
建立健全檔案管理的規(guī)章制度體系，實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化是保證檔案管理工作得以有序開展的重要保障，也是逐步提高檔案管理科學(xué)化和效率的關(guān)鍵所在。針對信息時代檔案管理手段、方式等的變化對檔案管理提出的新要求，要及時更新、修改及完善組織原有的檔案管理制度安排。一方面，既要明確當(dāng)前檔案管理工作職能和責(zé)任，通過工作責(zé)任的明確和強化，職責(zé)清楚，獎懲分明，使各個門類、不同部門的檔案管理工作能在統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)下有序開展；另一方面，要保障檔案管理制度安排的完整性，對檔案管理的各個層面和所有環(huán)節(jié)都要給予可操作化的規(guī)定，使檔案管理工作的開展有據(jù)可依，杜絕無章可循帶來的重復(fù)、繁雜的混亂局面。尤其是要根據(jù)我國檔案工作相關(guān)法律規(guī)章制度的規(guī)定及涉取相關(guān)科學(xué)知識，做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定，包括規(guī)格、程序等。另外，要做好相關(guān)規(guī)章制度的宣傳，促進檔案法制意識的提高和加強。
（三）積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段
為提高檔案管理的效率和效益，首先，要廣泛和積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段積極推進檔案管理的現(xiàn)代化、知識化和社會化，積極推進組織檔案管理的信息化建設(shè)進程，利用電子手段來實現(xiàn)對檔案資料的存取、保管及利用，使檔案管理成為信息化建設(shè)不可或缺的組成部分，保障檔案的現(xiàn)代化能與組織的信息化進程實現(xiàn)有機結(jié)合，相互促進和共同發(fā)展。其次，加大資金的投入力度，解決檔案工作中的資金瓶頸問題，如及時配備檔案管理所需的包括計算機、掃描儀、光盤刻錄機等在內(nèi)的硬件設(shè)施，實現(xiàn)檔案管理裝備與技術(shù)的現(xiàn)代化和科學(xué)化，提高對于檔案信息處理的數(shù)字化和檔案管理工作水平。最后，正確處理好檔案管理過程中手工操作與現(xiàn)代化管理兩者的關(guān)系，要認(rèn)識到檔案管理的基礎(chǔ)性工作仍有很大一部分是需要通過手工作業(yè)實現(xiàn)，在加大引進先進技術(shù)的同時要加大對于傳統(tǒng)技術(shù)的研究與創(chuàng)新力度，實現(xiàn)兩者的有機結(jié)合。
元數(shù)據(jù)即數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，其“元”字的根本在于其代表了數(shù)據(jù)來源及過程管理的原始信息。在紙質(zhì)文件環(huán)境中，檔案整理的經(jīng)典原則認(rèn)為，對于檔案的整理要遵循“來源原則”，來源即指直觀、明確的文件形成機關(guān)；隨著電子文件的產(chǎn)生與普遍適用，目前國內(nèi)外檔案界采用了“元數(shù)據(jù)”概念來指代電子文件的來源信息，并在電子文件流轉(zhuǎn)過程中不斷豐富其內(nèi)涵。
基于元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案館建設(shè)中，須保障所存文件的真實性、完整性、可靠性與可用性，這就要求對于電子數(shù)據(jù)的留存要有內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)三級信息。通過總結(jié)，筆者認(rèn)為：1、元數(shù)據(jù)管理的特點：作為電子文件流轉(zhuǎn)全程的數(shù)據(jù)集成，支持了靜態(tài)環(huán)境的數(shù)據(jù)自動抽取，完成著動態(tài)環(huán)境下數(shù)據(jù)的同步生成；2、元數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢：一經(jīng)形成就實現(xiàn)數(shù)據(jù)封裝，只能被寫入和讀取，而不可改動、復(fù)制或刪除；3、元數(shù)據(jù)管理的價值：只要在電子文件流轉(zhuǎn)全程保留了元數(shù)據(jù)，就能全面掌握文件的來龍去脈，保持文件與數(shù)據(jù)信息的歷史聯(lián)系，是保留文件證據(jù)信息的第一手資料。
2 元數(shù)據(jù)管理在數(shù)字檔案館建設(shè)中的存在的問題
在元數(shù)據(jù)尚未呈體系或者起步較低的企業(yè)中，對于元數(shù)據(jù)的管理往往是一種模糊、零散的行為，在正在探索元數(shù)據(jù)管理價值的企業(yè)中，也往往存在行動分散、體系性差的弊端，綜合來說，元數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題主要有：
第一，在管理方面，各業(yè)務(wù)部門的電子文件，都存有“保障現(xiàn)時利用，用后隨意處理”的慣性，充斥著文檔格式不同，系統(tǒng)接口不統(tǒng)一，文件歸口管理不明確的問題，沒有相對理性的元數(shù)據(jù)管理思維，沒有合適的元數(shù)據(jù)抽取系統(tǒng)化規(guī)劃，數(shù)字檔案館建設(shè)起步之初，就是元數(shù)據(jù)散失的開始。第二，在系統(tǒng)性方面，沒有在文件生成環(huán)節(jié)的元數(shù)據(jù)做基礎(chǔ)與銜接，僅僅靠滯后的追溯與補充已經(jīng)失去了元數(shù)據(jù)的本身作用與意義，元數(shù)據(jù)早已失去了體系，數(shù)字的檔案館建設(shè)早已失去了支撐的基礎(chǔ)。第三，在操作性方面，由于打破了元數(shù)據(jù)形成鏈路，元數(shù)據(jù)的形成存在重復(fù)勞動和過程比較，成為了交織在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中偶然性和無計劃性的活動，數(shù)字的檔案館數(shù)據(jù)大大失去了成套性與完整性。第四，在數(shù)據(jù)保真方面，在文件流后端的滯后采集，本身已經(jīng)喪失了元數(shù)據(jù)的真實性，數(shù)字檔案館建設(shè)價值岌岌可危。
3 打通元數(shù)據(jù)管理通道，為數(shù)字檔案館建設(shè)提質(zhì)增效
3.1 元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)先行，構(gòu)建數(shù)字檔案館管理規(guī)范
在學(xué)習(xí)國際國內(nèi)多項元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，各個企業(yè)應(yīng)首先制定適合本企業(yè)電子文件管理實際的元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)以及元數(shù)據(jù)集，從系統(tǒng)自動抽取元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，到員工收集與利用元數(shù)據(jù)的規(guī)范，都應(yīng)納入企業(yè)核心管理標(biāo)準(zhǔn)，為電子文件生成、流轉(zhuǎn)、傳遞、利用、回收過程提供有章可循的行動指南，以各項工作節(jié)點與流程控制，逐步規(guī)范電子文件流轉(zhuǎn)全程，形成多部門協(xié)同采集元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理口徑，形成數(shù)字檔案館建設(shè)中數(shù)據(jù)資源的一體化管理模式。
3.2 組織認(rèn)同元數(shù)據(jù)管理，活化數(shù)字檔案館管理價值
組織由員工構(gòu)成，人是電子文件的生成者、傳遞者，也是對電子文件的利用者、處理者，在企業(yè)工作中，只有對環(huán)節(jié)與流程的不斷認(rèn)同，才是管理走向優(yōu)化的基石。在電子文件管理系統(tǒng)用戶不斷認(rèn)同元數(shù)據(jù)利用的便捷性、數(shù)據(jù)的保真性、憑證的有效性的過程中，逐步建立全企業(yè)信息風(fēng)險意識以及元數(shù)據(jù)管理意識；提高在電子文件流轉(zhuǎn)關(guān)鍵節(jié)點人員的數(shù)據(jù)管理與處理能力，不斷增強員工對元數(shù)據(jù)的認(rèn)識，發(fā)揮元數(shù)據(jù)在實際工作中的優(yōu)越性，保障文件信息運轉(zhuǎn)過程中的安全性與可靠性，為元數(shù)據(jù)管理提供組織支持，為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定管理基礎(chǔ)。
3.3 暢通元數(shù)據(jù)管理鏈路，規(guī)范數(shù)字的檔案館建設(shè)全流程
企業(yè)中各部門在明確部門組織職能的基礎(chǔ)上，進一步明確在企業(yè)元數(shù)據(jù)管理中，自身所承擔(dān)的職責(zé)、發(fā)揮的作用、利用的焦點，明確本部門職能范圍內(nèi)參與的元數(shù)據(jù)管理功能；明確本部門與上游、下游部門的文件接口，規(guī)范相關(guān)渠道的文件數(shù)據(jù)格式和電子文件系統(tǒng)功能，使自身與其他部門的文件互動規(guī)范保持一致，元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成共識，使數(shù)字檔案館的科學(xué)建設(shè)達(dá)成普遍共識。
3.4 認(rèn)清數(shù)據(jù)資源價值，依托元數(shù)據(jù)管理積淀數(shù)字檔案館管理資源
在信息化發(fā)展的今天，圖書館，特別是大學(xué)圖書館不僅要對信息進行簡單的數(shù)字轉(zhuǎn)換和管理，更要對新興事物網(wǎng)絡(luò)進行檔案化管理和歸檔，包括文檔、文字翻譯轉(zhuǎn)換、圖片資料、聲像資料、多媒體遠(yuǎn)程會議等。所以網(wǎng)絡(luò)檔案化管理，成為當(dāng)今圖書管理的必然趨勢，這就必須對檔案化管理的技術(shù)和法律相關(guān)問題進行深入闡述和探討。
所謂數(shù)據(jù)挖掘(Data Mining)，就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識的過程。這些數(shù)據(jù)可以是結(jié)構(gòu)化的，如關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，也可以是半結(jié)構(gòu)化的，如文本，圖形，圖像數(shù)據(jù)，甚至是分布在網(wǎng)絡(luò)上的異構(gòu)型數(shù)據(jù)。發(fā)現(xiàn)知識的方法可以是數(shù)學(xué)的，也可以是非數(shù)學(xué)的；可以是演繹的，也可以是歸納的。發(fā)現(xiàn)了的知識可以被用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過程控制等，還可以進行數(shù)據(jù)自身的維護。數(shù)據(jù)挖掘借助了多年來數(shù)理統(tǒng)計技術(shù)和人工智能以及知識工程等領(lǐng)域的研究成果構(gòu)建自己的理論體系，是涉及數(shù)據(jù)庫、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計、機械學(xué)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、可視化、并行計算等的交叉學(xué)科，是目前國際上數(shù)據(jù)庫和決策支持領(lǐng)域的最前沿的研究方向之一。
一、數(shù)據(jù)挖掘的功能
數(shù)據(jù)挖掘通過預(yù)測未來趨勢及行為，做出預(yù)測性的、基于知識的決策。數(shù)據(jù)挖掘的目標(biāo)是從數(shù)據(jù)庫中發(fā)現(xiàn)隱含的、有意義的知識，按其功能可分為以下幾類。
1、關(guān)聯(lián)分析
關(guān)聯(lián)分析能尋找到數(shù)據(jù)庫中大量數(shù)據(jù)的相關(guān)聯(lián)系，常用的一種技術(shù)為關(guān)聯(lián)規(guī)則和序列模式。關(guān)聯(lián)規(guī)則是發(fā)現(xiàn)一個事物與其他事物間的相互關(guān)聯(lián)性或相互依賴性。
2、聚類
輸入的數(shù)據(jù)并無任何類型標(biāo)記，聚類就是按一定的規(guī)則將數(shù)據(jù)劃分為合理的集合，即將對象分組為多個類或簇，使得在同一個簇中的對象之間具有較高的相似度，而在不同簇中的對象差別很大。聚類增強了人們對客觀現(xiàn)實的認(rèn)識，是概念描述和偏差分析的先決條件。聚類技術(shù)主要包括傳統(tǒng)的模式識別方法和數(shù)學(xué)分類學(xué)。
3、自動預(yù)測趨勢和行為
數(shù)據(jù)挖掘自動在大型數(shù)據(jù)庫中進行分類和預(yù)測，尋找預(yù)測性信息，自動地提出描述重要數(shù)據(jù)類的模型或預(yù)測未來的數(shù)據(jù)趨勢，這樣以往需要進行大量手工分析的問題如今可以迅速直接由數(shù)據(jù)本身得出結(jié)論。
4、概念描述
對于數(shù)據(jù)庫中龐雜的數(shù)據(jù)，人們期望以簡潔的描述形式來描述匯集的數(shù)據(jù)集。概念描述就是對某類對象的內(nèi)涵進行描述并概括出這類對象的有關(guān)特征。概念描述分為特征性描述和區(qū)別性描述，前者描述某類對象的共同特征，后者描述不同類對象之間的區(qū)別。生成一個類的特征性只涉及該類對象中所有對象的共性。生成區(qū)別性描述的方法很多，如決策樹方法、遺傳算法等。
5、偏差檢測
數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)常有一些異常記錄，從數(shù)據(jù)庫中檢測這些偏差很有意義。偏差包括很多潛在的知識，如分類中的反常實例、不滿足規(guī)則的特例、觀測結(jié)果與模型預(yù)測值的偏差、量值隨時間的變化等。偏差檢測的基本方法是尋找觀測結(jié)果與參照值之間有意義的差別。這常用于金融銀行業(yè)中檢測欺詐行為，或市場分析中分析特殊消費者的消費習(xí)慣。
二、數(shù)據(jù)挖掘在建設(shè)現(xiàn)代化高校檔案館中的應(yīng)用
1、資源類數(shù)據(jù)包括館藏檔案經(jīng)過數(shù)字化加工而產(chǎn)生的各類電子檔案、電子文件中心中存儲的各類電子檔案、檔案軟件收集的信息、檔案信息網(wǎng)建設(shè)和維護信息。我們從研究大學(xué)檔案用戶的信息需求出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為大學(xué)檔案館全面掌握和準(zhǔn)確理解檔案用戶的信息需求提供了方法。
(1) 利用Web訪問信息挖掘技術(shù)發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)聯(lián)模式、序列模式和Web訪問趨勢等，構(gòu)建多維視圖的用戶興趣模型。從而可以確定檔案信息或服務(wù)受歡迎的程度，發(fā)現(xiàn)用戶訪問模式和用戶需求的趨勢，從不同側(cè)面來研究用戶的信息需求，為優(yōu)化檔案館的檔案信息資源建設(shè)提供了科學(xué)依據(jù)。
(2) 收集大學(xué)檔案網(wǎng)web服務(wù)器保留的用戶注冊信息、訪問記錄，以及有關(guān)用戶與系統(tǒng)交互的信息等原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過清洗、濃縮和轉(zhuǎn)換形成便于統(tǒng)計分析的用戶查閱數(shù)據(jù)庫、日志數(shù)據(jù)庫、用戶定制信息庫、用戶反饋信息等各種數(shù)據(jù)集合。
2、從建設(shè)大學(xué)檔案館館藏信息資源出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為大學(xué)檔案館提供了選擇一條科學(xué)發(fā)展道路的重要依據(jù)。
(1) 利用檔案網(wǎng)和檔案管理軟件訪問信息的挖掘分析出檔案資源的利用率，將利用率高、需求量大的傳統(tǒng)載體檔案優(yōu)先數(shù)字化。例如：通過對檔案信息的訪問記錄、檢索請求中用戶請求失敗的數(shù)據(jù)進行分析，按類統(tǒng)計檔案拒用集和頻繁利用集，結(jié)合聚集算法發(fā)現(xiàn)館藏資源的缺漏，有針對性地補充和豐富檔案信息資源。
(2) 在大學(xué)檔案館藏管理過程中利用文本挖掘，運用關(guān)聯(lián)、分類、聚類等方法，從海量檔案信息中按照相關(guān)專題進行挖掘、分類、加工、整理和有序化重組，構(gòu)建特色檔案信息庫及各類專題檔案信息庫等。
3、從做好大學(xué)檔案館信息管理工作的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為優(yōu)化館藏信息和對未來工作的預(yù)測發(fā)揮重要作用。
(1) 在提供利用環(huán)節(jié)中，對用戶每次借閱的信息進行關(guān)聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)各類檔案信息之間的關(guān)聯(lián)規(guī)則或比例關(guān)系，這樣可以進一步優(yōu)化館藏信息。
(2) 開展大學(xué)檔案館館藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集縮減和模型評價工作，實現(xiàn)對大量文檔集合的內(nèi)容進行總結(jié)、分類、聚類、關(guān)聯(lián)分析、分布分析，通過歸納與總結(jié)，發(fā)現(xiàn)的知識可以為未來檔案工作的趨勢進行預(yù)測。
三、數(shù)據(jù)挖掘在管理類數(shù)據(jù)中的應(yīng)用
大學(xué)檔案館的管理類數(shù)據(jù)包括：智能監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、智能密集架、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)利用系統(tǒng)等在日常工作產(chǎn)生大量的管理類數(shù)據(jù)。我們得用數(shù)據(jù)挖掘工具在這類看似無用的數(shù)據(jù)中提取有價值的知識并運用到大學(xué)檔案館工作中，并在大學(xué)檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮作用。
大學(xué)檔案館檔案工作的重點是為師生服務(wù)，以服務(wù)為中心開展各項工作，如何使用先進的工具，提高服務(wù)的質(zhì)量是一直困擾我們的難題。數(shù)據(jù)挖掘為大學(xué)檔案館檔案工作的智能化、個性化、精品化提供了行之有效的方法。在智能檢索系統(tǒng)可調(diào)用用戶興趣模型，自動修正檢索策略并可依用戶興趣將檢索結(jié)果迅速聚類和分類，并條理化地排序出來；對于設(shè)計院、社科院等科研型檔案用戶，可借助數(shù)據(jù)挖掘開展針對性的檔案信息挖掘，并將研究成果以概述、成果報告等形式提供給用戶。這樣不光實現(xiàn)了大學(xué)檔案的二次開發(fā)，也會給用戶帶來意外的驚喜。
網(wǎng)絡(luò)最初只是科學(xué)家與研究人員之間交換文件的軟件，把因特網(wǎng)用于教育和研究可以得到政府的補貼。在中國，大學(xué)有撥款，圖書館有大學(xué)支持，數(shù)字圖書館的網(wǎng)絡(luò)檔案館是不贏利的，產(chǎn)出是教學(xué)和科研的長期社會效益。今天，因特網(wǎng)已經(jīng)越來越商業(yè)化了，網(wǎng)絡(luò)在數(shù)字經(jīng)濟中已成為極具潛力的技術(shù)投資對象。大學(xué)數(shù)字圖書館也可以考慮建立以贏利為目的的網(wǎng)絡(luò)檔案庫，采用網(wǎng)絡(luò)商務(wù)中的一些商務(wù)模式，例如網(wǎng)絡(luò)廣告、旗幟廣告、贊助廣告、訂閱、B2C等。收入可用于大學(xué)數(shù)字圖書館網(wǎng)絡(luò)檔案館建設(shè)的滾動發(fā)展。目前人們對這些處于萌芽中的經(jīng)濟模式認(rèn)識甚少。管理網(wǎng)絡(luò)的公共政策制定主體是政府部門，推行電子政務(wù)，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)資源，促進從文字印刷向網(wǎng)絡(luò)出版的轉(zhuǎn)移是當(dāng)前相關(guān)政府部門的重要任務(wù)。大學(xué)的政策、態(tài)度和措施對數(shù)字圖書館的發(fā)展至關(guān)重要。市場手段和政策平衡是網(wǎng)絡(luò)檔案館建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)檔案庫運行，網(wǎng)上內(nèi)容傳遞和保存應(yīng)該和必須考慮的。
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中圖分類號：G270 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）16-0340-01
在信息化發(fā)展的今天，檔案管理不僅要對信息進行簡單的數(shù)字轉(zhuǎn)換和管理，更要對新興事物網(wǎng)絡(luò)進行檔案化管理和歸檔，包括文檔、文字翻譯轉(zhuǎn)換、圖片資料、聲像資料、多媒體遠(yuǎn)程會議等。所以網(wǎng)絡(luò)檔案化管理，成為當(dāng)今檔案管理的必然趨勢，這就必須對檔案化管理的技術(shù)和法律相關(guān)問題進行深入闡述和探討。
所謂數(shù)據(jù)挖掘（Data Mining），就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識的過程。這些數(shù)據(jù)可以是結(jié)構(gòu)化的，如關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，也可以是半結(jié)構(gòu)化的，如文本，圖形，圖像數(shù)據(jù)，甚至是分布在網(wǎng)絡(luò)上的異構(gòu)型數(shù)據(jù)。發(fā)現(xiàn)知識的方法可以是數(shù)學(xué)的，也可以是非數(shù)學(xué)的；可以是演繹的，也可以是歸納的。發(fā)現(xiàn)了的知識可以被用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過程控制等，還可以進行數(shù)據(jù)自身的維護。數(shù)據(jù)挖掘借助了多年來數(shù)理統(tǒng)計技術(shù)和人工智能以及知識工程等領(lǐng)域的研究成果構(gòu)建自己的理論體系，是涉及數(shù)據(jù)庫、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計、機械學(xué)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、可視化、并行計算等的交叉學(xué)科，是目前國際上數(shù)據(jù)庫和決策支持領(lǐng)域的最前沿的研究方向之一。
1 數(shù)據(jù)挖掘之功能
數(shù)據(jù)挖掘通過預(yù)測未來趨勢及行為，做出預(yù)測性的、基于知識的決策。數(shù)據(jù)挖掘的目標(biāo)是從數(shù)據(jù)庫中發(fā)現(xiàn)隱含的、有意義的知識，按其功能可分為以下幾類。
1.1 關(guān)聯(lián)分析
關(guān)聯(lián)分析能尋找到數(shù)據(jù)庫中大量數(shù)據(jù)的相關(guān)聯(lián)系，常用的一種技術(shù)為關(guān)聯(lián)規(guī)則和序列模式。關(guān)聯(lián)規(guī)則是發(fā)現(xiàn)一個事物與其他事物間的相互關(guān)聯(lián)性或相互依賴性。
1.2 聚類
輸入的數(shù)據(jù)并無任何類型標(biāo)記，聚類就是按一定的規(guī)則將數(shù)據(jù)劃分為合理的集合，即將對象分組為多個類或簇，使得在同一個簇中的對象之間具有較高的相似度，而在不同簇中的對象差別很大。聚類增強了人們對客觀現(xiàn)實的認(rèn)識，是概念描述和偏差分析的先決條件。聚類技術(shù)主要包括傳統(tǒng)的模式識別方法和數(shù)學(xué)分類學(xué)。
1.3 自動預(yù)測趨勢和行為
數(shù)據(jù)挖掘自動在大型數(shù)據(jù)庫中進行分類和預(yù)測，尋找預(yù)測性信息，自動地提出描述重要數(shù)據(jù)類的模型或預(yù)測未來的數(shù)據(jù)趨勢，這樣以往需要進行大量手工分析的問題如今可以迅速直接由數(shù)據(jù)本身得出結(jié)論。
1.4 概念描述
對于數(shù)據(jù)庫中龐雜的數(shù)據(jù)，人們期望以簡潔的描述形式來描述匯集的數(shù)據(jù)集。概念描述就是對某類對象的內(nèi)涵進行描述并概括出這類對象的有關(guān)特征。概念描述分為特征性描述和區(qū)別性描述，前者描述某類對象的共同特征，后者描述不同類對象之間的區(qū)別。生成一個類的特征性只涉及該類對象中所有對象的共性。生成區(qū)別性描述的方法很多，如決策樹方法、遺傳算法等。
1.5 偏差檢測
數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)常有一些異常記錄，從數(shù)據(jù)庫中檢測這些偏差很有意義。偏差包括很多潛在的知識，如分類中的反常實例、不滿足規(guī)則的特例、觀測結(jié)果與模型預(yù)測值的偏差、量值隨時間的變化等。偏差檢測的基本方法是尋找觀測結(jié)果與參照值之間有意義的差別。這常用于金融銀行業(yè)中檢測欺詐行為，或市場分析中分析特殊消費者的消費習(xí)慣。
2 數(shù)據(jù)挖掘在建設(shè)現(xiàn)代化檔案館中的應(yīng)用
2.1 資源類數(shù)據(jù)包括館藏檔案經(jīng)過數(shù)字化加工而產(chǎn)生的各類電子檔案、電子文件中心中存儲的各類電子檔案、檔案軟件收集的信息、檔案信息網(wǎng)建設(shè)和維護信息。我們從研究檔案用戶的信息需求出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為檔案館全面掌握和準(zhǔn)確理解檔案用戶的信息需求提供了方法。
（1） 利用Web訪問信息挖掘技術(shù)發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)聯(lián)模式、序列模式和Web訪問趨勢等，構(gòu)建多維視圖的用戶興趣模型。從而可以確定檔案信息或服務(wù)受歡迎的程度，發(fā)現(xiàn)用戶訪問模式和用戶需求的趨勢，從不同側(cè)面來研究用戶的信息需求，為優(yōu)化檔案館的檔案信息資源建設(shè)提供了科學(xué)依據(jù)。
（2） 收集檔案網(wǎng)web服務(wù)器保留的用戶注冊信息、訪問記錄，以及有關(guān)用戶與系統(tǒng)交互的信息等原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過清洗、濃縮和轉(zhuǎn)換形成便于統(tǒng)計分析的用舨樵氖據(jù)庫、日志數(shù)據(jù)庫、用戶定制信息庫、用戶反饋信息等各種數(shù)據(jù)集合。
2.2 從建設(shè)檔案館館藏信息資源出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為檔案館提供了選擇一條科學(xué)發(fā)展道路的重要依據(jù)。
（1） 利用檔案網(wǎng)和檔案管理軟件訪問信息的挖掘分析出檔案資源的利用率，將利用率高、需求量大的傳統(tǒng)載體檔案優(yōu)先數(shù)字化。例如：通過對檔案信息的訪問記錄、檢索請求中用戶請求失敗的數(shù)據(jù)進行分析，按類統(tǒng)計檔案拒用集和頻繁利用集，結(jié)合聚集算法發(fā)現(xiàn)館藏資源的缺漏，有針對性地補充和豐富檔案信息資源。
（2） 在檔案館藏管理過程中利用文本挖掘，運用關(guān)聯(lián)、分類、聚類等方法，從海量檔案信息中按照相關(guān)專題進行挖掘、分類、加工、整理和有序化重組，構(gòu)建特色檔案信息庫及各類專題檔案信息庫等。
中圖分類號：TP3 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）05-0000-00
隨著科技的發(fā)展和計算機技術(shù)的日漸成熟，人類已經(jīng)進入了信息化時代，這使得人們生活和工作的方方面面都結(jié)束了傳統(tǒng)的重復(fù)性的工作模式，變得更加便捷。在檔案信息管理工作中，由于其工作內(nèi)容相對繁雜，數(shù)據(jù)量相對較大，因此，計算機技術(shù)的應(yīng)用大大改進了以往的工作模式，滿足了信息的共享性、時效性和便捷性等多種特征。數(shù)據(jù)挖掘作為檔案信息管理工作的重要信息技術(shù)之一，具有其自身獨特的功能和地位。
1數(shù)據(jù)挖掘的定義
隨著數(shù)據(jù)學(xué)科的興起，越來越多的科學(xué)家針對數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)進行了深入的研究，現(xiàn)在，數(shù)據(jù)挖掘已經(jīng)成為一個專門的學(xué)術(shù)領(lǐng)域，橫跨多個學(xué)科，涵蓋了統(tǒng)計學(xué)、數(shù)學(xué)、機器學(xué)習(xí)和數(shù)據(jù)庫等多方面內(nèi)容。從普遍意義上而言，數(shù)據(jù)挖掘就是從包含大量模糊、隨機、有噪聲的數(shù)據(jù)中通過一定的技術(shù)手段進行識別，將有效的、新穎的、或者潛在有用的數(shù)據(jù)進行集中處理，進而形成可以理解的知識。在實際應(yīng)用中，數(shù)據(jù)挖掘往往通過各種分析工具的利用，從海量的數(shù)據(jù)中發(fā)掘模型和數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，并可以據(jù)此作出一定的預(yù)測。
2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)方法
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法有很多，主要包括：
（1）分析方法：主要包括統(tǒng)計分析方法，諸如回歸分析和時間序列分析、多元分析等。其中，回歸分析針對自變量和因變量及其之間的變化關(guān)系進行分析；時間序列分析利用時間序列模型進行相應(yīng)的分析。
（2）決策樹：在信息理論的基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)進行分類，在建立決策樹的同時，也生成了相應(yīng)的規(guī)則，并可以據(jù)此預(yù)測數(shù)據(jù)。主要包括分類及回歸樹法，卡方自動交互探測法等等。
（3）神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)：即通過模擬人腦的思考結(jié)構(gòu)進行一定的數(shù)據(jù)分析，具有一定的自我學(xué)習(xí)功能，并以此調(diào)整對應(yīng)的參數(shù)，借以得到有關(guān)的資料。該方法可以對大量復(fù)雜的數(shù)據(jù)進行分析。
（4）相關(guān)規(guī)則：主要進行關(guān)聯(lián)分析，按照“如果――則”的邏輯進行有關(guān)數(shù)據(jù)資料的細(xì)分。
（5）數(shù)據(jù)可視化：通過一定的、合適的圖形等進行數(shù)據(jù)的展現(xiàn)和表示，同時，該方法還支持多維數(shù)據(jù)的可視化，有利于從不同的層次進行有關(guān)的分析。
除了上述方法之外，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的主要方法還包括遺傳算法、近鄰算法、粗糙集、聯(lián)機分析處理等等，不同的方法都有其適用的不同數(shù)據(jù)庫或者數(shù)據(jù)資源，為有關(guān)數(shù)據(jù)的信息化處理提供了更多的方便。
3數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用模式
3.1檔案信息的收集
檔案信息的收集是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理的重要內(nèi)容之一。其主要內(nèi)容是概念模型的建立，也就是通過一定基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)分析，對有關(guān)的數(shù)據(jù)或者集合按照一定的方法進行描述，即建立起有關(guān)的模型，并據(jù)此對比測試相應(yīng)的樣本對象等，在能夠獲得較高準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，以此作為標(biāo)準(zhǔn)，繼而將不同種類的對象進行劃分。例如，在檔案管理者針對某一信息進行錄入后，則數(shù)據(jù)庫會自動生成相應(yīng)項目的屬性描述，即形成了一個標(biāo)準(zhǔn)模型。當(dāng)同類的信息再次輸入時，數(shù)據(jù)庫則會按照該標(biāo)準(zhǔn)模型對信息中的不同項目按照屬性進行分類，大大節(jié)約了工作時間。
3.2進行檔案分類
在檔案管理中，其工作任務(wù)相對繁重，主要是因為數(shù)據(jù)量較大，而對檔案進行分類整理往往需要耗費大量的精力。但是，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的施行，可以自動對大量不同的檔案依照屬性的不同進行不同級別的分類，可以輔助有關(guān)的檔案管理員進行更高效率的檢索。該功能的主要過程為：依照某些數(shù)據(jù)的不同特征對其進行分類，使之形成相應(yīng)的訓(xùn)練集；在此基礎(chǔ)上，建立對應(yīng)的分類模型，對數(shù)據(jù)庫中的其他數(shù)據(jù)進行分類。
3.3檔案信息的分析與整合
檔案的建立以及檔案信息化管理的重要用途之一，就是為了在特定時期，有關(guān)的管理者可以對數(shù)據(jù)庫中的龐大數(shù)據(jù)進行迅速的信息提取、分析、整合，繼而使其發(fā)揮應(yīng)用價值。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，有關(guān)的管理者可以針對某種現(xiàn)象發(fā)生的原因進行深入的分析，并挖掘背后的原因繼而采取一定的措施，杜絕此類現(xiàn)象的出現(xiàn)。另外，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)還可以針對有關(guān)的檔案查閱等，提供相應(yīng)的信息便于管理者做好充足的準(zhǔn)備。例如，在某個檔案的管理網(wǎng)站中，數(shù)據(jù)挖掘可以自動統(tǒng)計使用者大量查閱檔案的高峰期，有關(guān)的管理人員可以據(jù)此做好充足的準(zhǔn)備，并采取一定的措施預(yù)防網(wǎng)站癱瘓等問題的發(fā)生。
4數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理的意義
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息的科學(xué)高效管理提供了更加便利的條件，使得繁重冗雜的檔案管理工作擺脫了傳統(tǒng)的模式，使得其上升到了新的管理層面。智能化、信息化的檔案數(shù)據(jù)管理提升了有關(guān)數(shù)據(jù)處理的速度，這不僅節(jié)約了有關(guān)管理人員的工作時間，同時，也降低了其工作難度，提升了管理者的工作效率和工作水平。
另一方面，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用對檔案信息管理的保密性和保存時間等多方面也具有十分重要的意義。一般而言，檔案信息的保存往往具有較高的保密性，有關(guān)信息的泄露很可能引發(fā)一系列嚴(yán)重的問題。而對于某些特殊機構(gòu)等，其保管的檔案往往在具有一定機密性的同時，也需要進行長期的保存，借以保存或者提升其價值，但是在使用過程中，很可能出現(xiàn)檔案信息的丟失等現(xiàn)象。而采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，這些問題和不良現(xiàn)象可以得到相應(yīng)的改善。
5結(jié)語
綜上所述，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理工作中具有十分重要的意義，它不僅提升了檔案管理的效率，還增強了檔案的使用效率，這對當(dāng)前的檔案管理工作而言是一個重大的進步。
在大數(shù)據(jù)時代背景下，各行各業(yè)都面臨著對龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)進行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，人們越來越認(rèn)識到對自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。檔案行業(yè)以保存社會檔案并提供檔案為社會利用為己任，直接面對著對社會原始記錄的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等任務(wù)，檔案工作者已經(jīng)明顯感覺到任務(wù)的艱巨，而且很多時候面對洶涌而來的大數(shù)據(jù)，檔案工作者已經(jīng)不知道如何應(yīng)對，因此，檔案界很有必要探討一下大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理。
一、大數(shù)據(jù)時代背景給當(dāng)前檔案管理帶來的挑戰(zhàn)
大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)規(guī)模巨大，因此一般的數(shù)據(jù)軟件無法對其進行歸納統(tǒng)計，數(shù)據(jù)種類繁多，必須用各類程序都高于傳統(tǒng)軟件的新軟件來對數(shù)據(jù)進行收集、歸納和整合，并且將其存儲在數(shù)據(jù)庫中。大數(shù)據(jù)適用范圍廣、數(shù)據(jù)種類繁多、數(shù)據(jù)操作靈敏、數(shù)據(jù)使用價值高密度低。因此大數(shù)據(jù)對當(dāng)前檔案管理來書具有極大的挑戰(zhàn)性。
（一）大數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)的檔案管理理念和流程提出了極大的挑戰(zhàn)
最初的檔案管理模式是由檔案管理員來完成，檔案管理員將檔案分成不同的類別并做好記錄，方便日后的查詢；但是在當(dāng)今社會，信息化在不斷的進步，檔案信息逐漸豐富起來，并且很多檔案信息中存在共性，檔案信息是交叉存在的，如果依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息歸納起來較復(fù)雜甚至無法歸納，并且目前一些檔案信息是無法用傳統(tǒng)檔案管理手法進行保存的。
（二）大數(shù)據(jù)時代給檔案保存形式提出了新的要求
目前的數(shù)據(jù)信息一般被記錄在電子文檔中，還會通過電子圖片、音頻等形式來存儲和記錄。這類數(shù)據(jù)不能保存在紙質(zhì)材料上，傳統(tǒng)檔案管理模式無法實現(xiàn)這類信息的存儲，因此在對新檔案保存形式的要求中，特意強調(diào)形式的多樣化，并且要具備把信息數(shù)據(jù)歸類存儲的特點，在查找信息時就可通過關(guān)鍵詞來查找。
（三）大數(shù)據(jù)時代給檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求
大數(shù)據(jù)時代的信息種類繁多，處理信息方面較為復(fù)雜，因此大數(shù)據(jù)時代的信息存儲技術(shù)要求略高，而傳統(tǒng)檔案信息管理技術(shù)操作簡便，傳統(tǒng)檔案管理人員只需了解檔案管理的基本要求和基本操作就可以，但是傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)對信息的管理手法較為單一。在新時代的背景下，大數(shù)據(jù)的推進，檔案管理人員必須具備多種存儲信息技術(shù)技能，其中包括給檔案文件進行分類、查詢資料、電子軟件中存儲信息軟件的運用等。
二、大數(shù)據(jù)時代帶給當(dāng)前檔案管理工作的優(yōu)勢
（一）大數(shù)據(jù)能夠提高檔案管理效率，降低管理成本
大數(shù)據(jù)能夠快速處理大量數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)處理能力，在處理檔案工作中具有較大的優(yōu)勢，不僅提高檔案管理效率，也能夠明顯降低運作成本。當(dāng)前，社會上各行業(yè)、各單位的檔案數(shù)量越來越大，傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)材料保存檔案所需的保存空間和紙質(zhì)成本較高；而運用大數(shù)據(jù)進行保存和處理檔案工作，能夠把大量的數(shù)據(jù)保存在信息庫中，節(jié)省時間成本和降低材料成本。
（二）大數(shù)據(jù)能夠提高檔案保存質(zhì)量
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案抗風(fēng)險能力較差，一旦保存檔案的地方出現(xiàn)水災(zāi)、火災(zāi)，紙質(zhì)檔案將難于保存，且紙質(zhì)檔案在保存時間較久后，容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化、字跡模糊等。這些缺點在大數(shù)據(jù)時代下完全可以避免，運用大數(shù)據(jù)保存大量的檔案數(shù)據(jù)，只需很少量的數(shù)據(jù)儲存空間就可以做到。
三、大數(shù)據(jù)時代背景下提高檔案管理工作的有效對策
目前信息時代中大數(shù)據(jù)占有重要位置，我國當(dāng)前檔案工作還不夠完善，對于如何應(yīng)對大數(shù)據(jù)帶來的新思路還需重點分析和探討，為了我國檔案信息管理技術(shù)能在大數(shù)據(jù)的背景下順利發(fā)展，提出以下幾點對策：
（一）大力培養(yǎng)能夠運用大數(shù)據(jù)進行檔案管理的高端人才
人才是一切工作的生命線，因此，大力培養(yǎng)檔案管理的高端人才相當(dāng)關(guān)鍵。培養(yǎng)檔案管理的現(xiàn)代化人才，應(yīng)該從以下幾個方面著手：一是政府鼓勵高校開辦跨學(xué)科的復(fù)合型專業(yè)，如信息化和檔案管理的交叉學(xué)科專業(yè)。二是引進國外高端檔案管理人才，利用高端人才去指導(dǎo)我國檔案管理人才適應(yīng)新時期下的檔案工作。三是大力投入資金開展人才培養(yǎng)工作，人才的培養(yǎng)不僅需要時間，還需要足夠的資金作為保障。
（二）優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，注入新鮮血液
我國檔案管理的人員結(jié)構(gòu)基本上處于“老齡化多、中年人少、年輕人無”的狀況，這是由于長時間以來我國檔案管理工作人員處于弱勢，比較少的人才投入到檔案管理工作來，幾乎沒有年輕人去從事檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時代下對人才的要求比任何時期都要高，沒有人才參與，信息化無從談起，因此，大數(shù)據(jù)時代下開展檔案管理工作的一個重要前提就是優(yōu)化檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)，改變現(xiàn)在“老齡化多、中年人少、年輕人無”為“年輕人為主、中年人為輔、老年人參與”的結(jié)構(gòu)特點。
（三）大力加強檔案數(shù)據(jù)的安全性
信息化時代大量的數(shù)據(jù)可以通過一個小小的內(nèi)存卡進行保存，有便利的優(yōu)勢，但存在數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險，諸如電腦病毒、內(nèi)存卡損壞等。因此，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作要重視其保存的安全性。檔案工作人員要提高檔案數(shù)據(jù)保存的安全意識，避免把電腦病毒帶入到保存檔案數(shù)據(jù)的電腦中；政府要出臺一些檔案管理工作細(xì)則，避免一些操作不當(dāng)引起檔案數(shù)據(jù)丟失。
四、檔案管理運用大數(shù)據(jù)需注意的問題
（一）要有明確的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)
檔案管理在運用大數(shù)據(jù)時必須要弄清楚到底想從大數(shù)據(jù)中得到什么，否則就要花費大量的時間來分析數(shù)據(jù)。檔案資源太豐富，如果沒有明確的目標(biāo)，就算沒有走入迷途至少也會覺得非常迷茫。因此，首先要定義使用大數(shù)據(jù)的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，之后再使用能夠解決特定問題的大數(shù)據(jù)工具。
（二）要注意潛在的風(fēng)險
檔案信息資源的開發(fā)和利用會涉及到檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改、隱私權(quán)的侵犯、知識產(chǎn)權(quán)的糾紛等問題，因此，檔案管理在運用大數(shù)據(jù)技術(shù)時需要注意這些潛在的風(fēng)險，通過制定法規(guī)、明確權(quán)限、厘清任關(guān)系等措施來控制和應(yīng)對這些潛在風(fēng)險的發(fā)生。
五、結(jié)語
大數(shù)據(jù)給我國檔案管理工作帶來了新的機遇，同時也是我國檔案管理工作面臨的重大挑戰(zhàn)，檔案管理行業(yè)必須做好充分準(zhǔn)備來面對挑戰(zhàn)，同時盡最大的努力來抓住此次機遇，真正做到將檔案信息中蘊含的知識全部開發(fā)出來，并且實現(xiàn)其利用價值。
中圖分類號：G270.7 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0329-01
前言
在大數(shù)據(jù)時代的背景下，做好檔案管理工作對整個工作的施展起著重要的作用。因為在這個飛速發(fā)展的時代，市場對人才的需求量與日俱增，檔案管理工作在企業(yè)的管理工作中就顯得尤為重要。近年來，檔案管理工作在進行著改革，但在人事檔案管理工作上還是有很多不足與缺陷。因此，相關(guān)部門應(yīng)該采取相關(guān)措施來增強檔案管理者的素質(zhì)與能力，提高人事管理工作的質(zhì)量。
一、大數(shù)據(jù)時代
1、大數(shù)據(jù)時代的特征
大數(shù)據(jù)時代是一個數(shù)據(jù)信息新時代，大數(shù)據(jù)是指擁有巨大規(guī)模的海量資料。它具有體量大、價值高、種類多、速度快的特點。大數(shù)據(jù)對信息過程的分析方式在轉(zhuǎn)變，不再是以傳統(tǒng)的方式分析信息。主要體現(xiàn)在：不再是隨機的采樣調(diào)查，而是對整體的數(shù)據(jù)進行分析；精確度有所下降，但對于混雜性信息可以進行有效分析；對事物的因果關(guān)系不再詳細(xì)探索，更注重事物之間的關(guān)聯(lián)性。大數(shù)據(jù)時代的這些轉(zhuǎn)變，體現(xiàn)了它強大的“預(yù)測”能力。
2、大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作帶來的影響
（1）檔案數(shù)據(jù)的儲存和備份
在傳統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫中，檔案管理的利用效率雖然較高，但時常會遇到新的檔案數(shù)據(jù)無法入庫的情況。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理逐漸接近信息化，數(shù)據(jù)庫可以容納更多的信息，但也存在一定的問題，儲存空間也面臨著新的挑戰(zhàn)。這就需要優(yōu)化數(shù)據(jù)庫的儲存，節(jié)約成本，提高效率，而這些問題都需要依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)來解決和實現(xiàn)。
（2）檔案信息資源的開發(fā)
檔案庫作為重要的信息資源儲存庫，其機密性和儲存量對企業(yè)、社會、國家的發(fā)展有著極為重要的影響。但在傳統(tǒng)的管理方式中，由于管理人員缺乏檔案意識，且很大部分的管理人員不夠?qū)I(yè)，對相關(guān)的知識與內(nèi)容不夠了解，使很多信息資源無法得到有效的利用和開發(fā)。在當(dāng)今社會發(fā)掘有效信息，必須依靠技術(shù)手段，而大數(shù)據(jù)技術(shù)是很好的選擇。
（3）檔案工作的管理
隨著人們整體文化水平的提高，用戶對于檔案各方面的需求越來越大。目前，檔案利用的最主要目的是獲取檔案資料背后所蘊含的知識和信息，因此檔案應(yīng)用應(yīng)從實體管理轉(zhuǎn)向知識管理。檔案庫服務(wù)的技術(shù)核心是技術(shù)引擎，新型的檔案知識服務(wù)引擎有資源服務(wù)推薦引擎、資源學(xué)術(shù)搜索引擎、行為智能分析引擎及決策引擎等。在檔案知識管理中，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來構(gòu)建新型的知識服務(wù)引擎。
二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作存在的問題和面臨的挑戰(zhàn)
1、管理模式還很落后，效率較低
目前，檔案管理仍舊在使用傳統(tǒng)的管理模式，也就是檔案的提供和儲存以紙質(zhì)為主。它也具有一定的優(yōu)勢，如利用范圍廣、適應(yīng)性較強、還可作為原始憑證。但紙質(zhì)文檔的利用效率很低，并且容易丟失和損壞，儲存起來不方便等。很多部門并沒有對此引起重視，沒有制定相關(guān)的崗位，明確管理人員的職責(zé)，缺乏完善的制度。而在材料的真實性等方面，工作人員也沒有進行嚴(yán)格審查，造成了檔案的不完整以及失實等，對日后的各項工作的開展帶來很大的麻煩。
2、對檔案管理工作的認(rèn)識不夠、重視程度不夠
在檔案管理工作中，很多工作人員認(rèn)為這只是一項輔的工作，并不能為企業(yè)的發(fā)展起到實質(zhì)性的作用。而企業(yè)也沒有對檔案管理工作引起重視，忽視了其對信息儲存?zhèn)鞑?、人才選拔任用的重要性?；蛘哂械墓芾韱T認(rèn)為，檔案文件只要沒有損壞、丟失、泄密，對工作造不成多大影響，這就從一定程度上降低了工作人員對它的重視度。并且由于認(rèn)識上的不足，管理者并不重視檔案管理工作，淡化了其地位和作用。
3、缺乏統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)及管理人員
在部分企業(yè)的檔案管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)的忽視、資金的缺乏等種種原因，對專門的檔案管理部門設(shè)置及管理人員的培養(yǎng)上存在著很多缺陷。如沒有形成科學(xué)專業(yè)的人檔案管理隊伍，也不設(shè)置專門的管理部門和專業(yè)的檔案管理員，而是隨便任用其他部門的人員兼職此項工作，這就造成了人事管理不規(guī)范，管理過程中出現(xiàn)各種問題。
三、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作面臨的機遇
1、樹立大數(shù)據(jù)的管理理念
首先，工作人員要提高對檔案管理的重視，樹立大數(shù)據(jù)管理理念，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，要了解到檔案管理的工作關(guān)系著企業(yè)和社會的發(fā)展。人事管理部門可通過各種方式進行傳播，加大宣傳的力度，提高領(lǐng)導(dǎo)及職工對它的重視。此外，要提高管理人員的素質(zhì)，改進管理模式。檔案管理人員自己要先重視這項工作，認(rèn)識到檔案管理工作在高校發(fā)展中的重要性，不能產(chǎn)生消極心理。積極提高自身的管理能力，加強對工作的責(zé)任感，掌握現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和先進的科學(xué)技術(shù)，跟上時代的發(fā)展。
2、大數(shù)據(jù)時代給檔案資料的挖掘和檔案管理系統(tǒng)的擴展帶來了新的機遇
在大數(shù)據(jù)時代背景下，除去檔案系統(tǒng)中的大量文檔，還有大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)在被檔案部門接收之后，會根據(jù)使用者的需求而進行分類處理，建立起不同的模型，并找到各種數(shù)據(jù)間的關(guān)系進行綜合處理，從而提高其參考價值。
四、結(jié)束語
總而言之，在大數(shù)據(jù)時代背景下，人事檔案管理工作對于高?；蚱髽I(yè)的發(fā)展有著重大意義。做好人事檔案管理工作，有利于學(xué)校和企業(yè)選拔優(yōu)秀人才，提升工作人員的質(zhì)量。 因此，企業(yè)應(yīng)該利用當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)，整合資源、提高認(rèn)識、創(chuàng)新管理方式，使人事管理工作的進行更加科學(xué)合理。這樣才能更好地促進企業(yè)和社會的進步與發(fā)展。
參考文獻
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基金項目：本文為承德市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展計劃項目“京津冀一體化環(huán)境下基于‘互聯(lián)網(wǎng)+’的檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)與服務(wù)研究”（編號：201606A133）的研究成果之一。
2014年總理在政府工作報告中提出，要加強環(huán)渤海及京津冀地區(qū)的經(jīng)濟協(xié)作，認(rèn)為實現(xiàn)京津冀協(xié)同發(fā)展是一個重大的國家戰(zhàn)略，堅持優(yōu)勢互補、扎實推進及互贏互利，加速科學(xué)持續(xù)的協(xié)同發(fā)展道路?；诖?，就要求三地檔案管理工作能夠全面創(chuàng)新及改革，完善目前檔案管理中的軟件及硬件設(shè)備不到位、數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后、服務(wù)水平較低等一系列的問題，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案管理工作效率。
1 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建理念
1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)應(yīng)該以創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)的原則開展，選擇數(shù)據(jù)庫要從檔案管理的安全性、高效性、便攜性等全面的進行考慮。檔案管理中的數(shù)據(jù)連接能夠通過簡單動態(tài)網(wǎng)頁實現(xiàn)用戶訪問，也為后臺管理人員提供了簡便的控制腳本。檔案數(shù)據(jù)的存儲中可以創(chuàng)建多種數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)數(shù)據(jù)的不同形式儲存，比如文本形式、圖像形式、視頻形式等等，這種管理方式能夠為不同的用戶提供不同的格式需求。系統(tǒng)在使用過程中還具有一定的功能性，并且還能夠有效保證數(shù)據(jù)的安全性。
2、安全功能
基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下，檔案管理系統(tǒng)總是面臨著各種各樣的安全問題，所以在創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫的時候要尤其注意系統(tǒng)的安全問題，其主要包括數(shù)據(jù)管理及操作過程兩方面。在進行設(shè)計的時候，要進行多重保護，首先可以設(shè)置登錄密碼，用戶登錄的時候可以進行雙碼驗證，有效的防治他人通過用戶授權(quán)密碼進入到數(shù)據(jù)庫中。另外，為了避免數(shù)據(jù)庫遭到計算機病毒的破壞，或者由于操作誤差出現(xiàn)問題時，可以將數(shù)據(jù)信息提前備份，防止數(shù)據(jù)的丟失。 [1]
2 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)
本文中的檔案管理系統(tǒng)是為了實現(xiàn)京津冀一體化發(fā)展戰(zhàn)略背景的發(fā)展理念，并且能夠滿足現(xiàn)社會不斷發(fā)展的需求，實現(xiàn)京津冀三地檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，并且還能夠全面優(yōu)化檔案管理工作、提高服務(wù)時效性等目的，并且有效解決目前檔案管理中存在的各種問題，比如信息化水平落后、數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題及軟件/硬件設(shè)備不到位等。檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)實際用戶的需求定制數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，包括編目格式、打印報表等等，并且根據(jù)國家檔案的分類結(jié)合用戶的實際需求對檔案記性分類管理。
1、選擇數(shù)據(jù)庫
檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫要使用大型數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)，因為大型數(shù)據(jù)庫能夠支持大量數(shù)據(jù)的檔案信息管理，并且具有較高的安全性及完整性，有效解決傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中存在的問題，提高數(shù)據(jù)庫的使用效率。
2、圖像數(shù)據(jù)及多媒體存儲
基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下的檔案管理系統(tǒng)不僅能夠支持文字錄入，還支持多媒體數(shù)據(jù)的存儲管理，并且能夠使用掃描儀直接輸入，能夠?qū)D像數(shù)據(jù)進行壓縮并存儲，支持各種多媒體設(shè)備、不同格式電子文件信息的存儲。
3、檔案管理系統(tǒng)功能
以檔案管理流程為基礎(chǔ)，全面符合檔案管理流程，具有多樣的輸入方式，系統(tǒng)用戶界面清晰且直觀。用戶可以對記錄、數(shù)據(jù)文件、字段進行分層管理，并且設(shè)置權(quán)限，使系統(tǒng)中數(shù)據(jù)具有安全性。具有多樣且靈活的查詢方式，強大的數(shù)據(jù)加工能力，并且報表的輸出靈活。能夠隨時的查看數(shù)據(jù)日志，并且反應(yīng)系統(tǒng)的情況，統(tǒng)計系統(tǒng)的日、月、年訪問量，對于每位用戶的訪問及使用都具有詳細(xì)的記錄。[2]
3 選擇檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)
軟件體系結(jié)構(gòu)指的是描述某一個特定應(yīng)用領(lǐng)域中系統(tǒng)組織的使用模式，在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，一般使用的軟件體系結(jié)構(gòu)為兩種，其一，瀏覽器/服務(wù)器模式（B/S）；其二，客戶/服務(wù)器模式（C/S）。
瀏覽器/服務(wù)器模式使用的結(jié)構(gòu)為應(yīng)用服務(wù)器、客戶機及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器三層分布式，用戶可以通過瀏覽器解決用戶與應(yīng)用服務(wù)器之間的交互。應(yīng)用服務(wù)器的主要目的就是接受客戶機應(yīng)用程序的請求，之后將客戶機發(fā)送的請求轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)請求，然后和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進行相互交互，并且將兩者交互的結(jié)果傳遞為客戶機應(yīng)用程序。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器軟件以應(yīng)用服務(wù)器請求為命令，以此進行數(shù)據(jù)的操作，之后將操作的結(jié)果傳送到應(yīng)用服務(wù)器中。
瀏覽器/服務(wù)器模式具備客戶端零安裝的功能，有效降低了系統(tǒng)的維護機率。因為客戶機和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不是直接交互的，那么就有效減少了服務(wù)器的SQL請求，具有較強的性能。另外，此結(jié)構(gòu)還有效提高了系統(tǒng)的安全性能、執(zhí)行效率，提高了系統(tǒng)的延伸性。
客戶/服務(wù)器模式的主要特點就是基于非客戶機結(jié)構(gòu)中的兩層結(jié)構(gòu)應(yīng)用軟件。客戶端是通過數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用程序組合而成，服務(wù)器中的軟件為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，系統(tǒng)的開發(fā)簡單快捷。
但是，兩者都是有缺點的，客戶/服務(wù)器的缺點就是用戶安裝軟件較為復(fù)雜，并且數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不能有效的滿足多個終端同時聯(lián)機的要求，其一般使用在局域網(wǎng)中； 瀏覽器/服務(wù)器模式的缺點是具有較弱的批量處理、修改、備份數(shù)據(jù)能力。
由于兩者模式的使用都具有優(yōu)點和缺點，那么就要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的功能需求，將兩者體系結(jié)構(gòu)相互結(jié)合，使其在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮自身的優(yōu)點。[3]
4 結(jié)束語
基于互聯(lián)網(wǎng)+的檔案管理系統(tǒng)開發(fā)是一項系統(tǒng)性的功能，在構(gòu)建過程中涉及到了數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等多個方面。另外，在系統(tǒng)構(gòu)建及開發(fā)的過程中，還要以檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，并且滿足相關(guān)法律規(guī)定的要求。上述檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、安全化及信息化，并且完善了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，使檔案管理工作能夠充分的發(fā)揮自身的功能。
參考文獻
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作者簡介
中圖分類號： f232 文獻標(biāo)識碼： a 文章編號： 1009-8631（2013）01-0051-01
隨著現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)的不斷推進，各行各業(yè)已逐步進入一個辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)時代。就會計行業(yè)而言，由原來的手工紙質(zhì)記賬，轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C為依托的電子格式文檔記賬。如何通過現(xiàn)代電子信息技術(shù)這個平臺將會計各項信息進行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲等進行有效管理與有機結(jié)合，是會計檔案工作當(dāng)前最迫切需要解決的問題。
一、電子信息時代下會計檔案管理的定義與特點
會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史數(shù)據(jù)，日常工作中的會計檔案主要是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。[1]會計憑證是用來記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任、作為記賬依據(jù)的書面證明。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的薄籍。財務(wù)報告則是根據(jù)日常會計核算材料定期編的，綜合反映一定時期資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時期的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動情況的書面文件。
根據(jù)現(xiàn)有的財政部國家檔案局【文號】（98）財會字第32號關(guān)于《會計檔案管理辦法》中，其中第十二條規(guī)定“采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案?！憋@然此規(guī)定已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足電子信息化時代下會計檔案管理的要求。因此，以現(xiàn)代信息化為載體的會計檔案管理具有如下新特點：
（一）檔案儲存內(nèi)容加大。較非信息化條件下的會計檔案管理，信息化的檔案管理，可以通過計算機硬盤或其他磁性介質(zhì)及刻錄光盤等將會計數(shù)據(jù)儲存在其中，其儲存的容量是非信息化條件下會計檔案管理的好幾倍。
（二）可大大加快查閱檔案的速度。以往查閱檔案，先要翻查紙質(zhì)登記的檔案編號，然后再根據(jù)對應(yīng)的編號查找相關(guān)的資料，這給查閱工作帶來極大的不便。而現(xiàn)代化的會計檔案管理就克服了以上問題，在查閱檔案時，通計現(xiàn)代的會計檔案管理信息系統(tǒng)，對需要查閱的資料，只要在檔案信息管理系統(tǒng)中輸入相關(guān)資料的名稱或編碼，即可顯示該資料的全部相關(guān)信息及相關(guān)掃描附件，這就大大節(jié)約了去檔案室調(diào)取資料的時間，同時也提高了工作效率。
（三）通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得會計檔案管理更加的便捷。對于單位重要的會計檔案資料，根據(jù)各單位制定的檔案管理要求及相關(guān)規(guī)定，應(yīng)由各級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后，才可查閱。對于急需查閱相關(guān)檔案資料的時候，恰好遇上領(lǐng)導(dǎo)出差在外，無法現(xiàn)場簽字，這就給工作帶來極大的不便，甚至造成重大的經(jīng)濟損失。而利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過登錄系統(tǒng)、輸入電子簽名密碼、遠(yuǎn)程授權(quán)批準(zhǔn)的方式進行確認(rèn)，使得會計檔案管理工作變得更加方便快捷。
二、信息化時代下會計檔案管理存在的新問題
（一）電算化會計檔案管理制度不夠健全。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，會計檔案的內(nèi)容也不斷地增多，對外部環(huán)境的要求也在提高。可很多企業(yè)卻沒有意識到這方面的重要性，認(rèn)為電算化的會計檔案管理系統(tǒng)只是數(shù)據(jù)處理的工具，對電算化會計檔案管理的編輯、收錄、查閱以及銷毀全過程仍采用手工系統(tǒng)制度。這樣一來，并沒有完全發(fā)揮電算化會計檔案管理應(yīng)有的信息化作用。
（二）會計檔案管理人員在信息化檔案管理方面的專業(yè)素質(zhì)不高。在推行信息化會計以后，會計檔案管理對會計人員的要求也隨之提高。但是，大多企業(yè)的會計人員，只熟悉自己本專業(yè)的知識，對計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息化處理了解不多，甚至全然不知，這就產(chǎn)生了對信息化環(huán)境下的會計檔案管理勝任不佳或無法勝任的問題，也無形中使得財務(wù)會計工作與會計檔案工作相脫節(jié)，嚴(yán)重影響了會計檔案管理的工作效率。
（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對會計檔案管理重視程度不高。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對會計檔案管理工作的理解僅限于會計檔案的歸類、存放、查檔及到期銷毀，在企業(yè)財務(wù)部門沒有專門設(shè)有會計檔案歸檔崗位，認(rèn)為會計檔
案歸檔是檔案部門的事，會計人員只要負(fù)責(zé)記好賬就好，并沒有意識到通過科學(xué)有效的會計檔案管理可以折射出企業(yè)有用的會計信息，可作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層作出經(jīng)濟決策的重要依據(jù)。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是企業(yè)整個經(jīng)濟活動的全部真實記錄。[2]因此，會計檔案的完整性尤為重要，有些企業(yè)采用的會計資料是傳真紙或圓珠筆之類的紙質(zhì)和筆跡，它們會隨著時間的推移，逐漸地淡化，這樣所保存的數(shù)據(jù)信息就不完整了。
（四）在信息化環(huán)境下的會計檔案資料易復(fù)制、易更改、易泄密。電子介質(zhì)之間復(fù)制更改簡單、快捷，并且不易被人發(fā)現(xiàn)，不留痕跡。[3]而紙質(zhì)的會計檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理這方面的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會計檔案要提升許多。同時，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進步，計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞，甚至被非法竊取，這就嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的順利發(fā)展。
三、針對信息化會計檔案管理存在的問題所采取的有效措施
（一）完善信息化會計檔案管理的各項制度。首先對會計檔案資料實行電子文件與紙質(zhì)文件“平行兩條線”制度，將兩者進行同步歸檔，既對紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對電子文件中的相應(yīng)的會計信息數(shù)據(jù)錄入存檔，使其起到資源共享，共同互補的作用。其次，建立信息化會計檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。網(wǎng)絡(luò)安全是會計檔案的生命線，也是對其提出的最基本的要求。建立一套安全有效的會計檔案管理制度，可以通過多層權(quán)限管理、加設(shè)多層密碼、加強密碼設(shè)置的安全性、安裝正版防毒工具等有效措施，使企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的機密重要數(shù)據(jù)得到安全保護，不被非法訪問、竊取、冒用。最后，建立嚴(yán)格的會計檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取。
（二）從源頭抓起，做好做細(xì)日常會計檔案管理工作。首先，對電子設(shè)備程序應(yīng)時時進行更新與維護，由于計算機的更新?lián)Q代的速度快，從而導(dǎo)致了會計檔案所依賴的電子信息技術(shù)都變成了過時的技術(shù)，因此，只有不斷對電子檔案信息進行更新與升級，才不會被新技術(shù)所淘汰；其次，定期對會計電子檔案進行備份。建議采用ab備份法對數(shù)據(jù)進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災(zāi)害給整個信息化系統(tǒng)造成無法挽回的后果。再有，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會計檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)的電子檔案管理的脆弱性。[4]如果存放不當(dāng)，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)將這些電子檔案資料遠(yuǎn)離磁場、遠(yuǎn)離不利之處。
（三）注重綜合型人才的培養(yǎng)。作為一名優(yōu)秀的復(fù)合型人才，應(yīng)將相關(guān)技能集于一身，既要精通會計的專業(yè)知識，也要熟練掌握一定的檔案管理技能，同時還要具備計算機方面的信息處理技術(shù)。因此，企業(yè)應(yīng)加大力度加大成本地對這類型人才進行培訓(xùn)，不僅如此，還應(yīng)隨著相關(guān)技能的不斷更新改革，做好相應(yīng)的繼續(xù)教育培訓(xùn)，為企業(yè)建立高效良好的會計檔案信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。
參考文獻：
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一是宏觀把握檔案事業(yè)中“基礎(chǔ)”與“主體”關(guān)系，由“偏重基礎(chǔ)”向“突出主體”轉(zhuǎn)變。其標(biāo)志性事件是從1999年年初開始的全省國家檔案館和省直機關(guān)檔案工作目標(biāo)管理“三年攻堅”工作，扭轉(zhuǎn)了從20世紀(jì)90年代中期后開始，省檔案局比較偏重于對機關(guān)、企業(yè)事業(yè)等檔案事業(yè)“基礎(chǔ)”單位檔案工作達(dá)標(biāo)（目標(biāo)管理）的督促與檢查，而對綜合檔案館這一檔案事業(yè)“主體”單位的檢查督促不夠有力的這一偏差，促進了全省檔案事業(yè)的健康發(fā)展。二是正確把握“業(yè)務(wù)”與“體制”的關(guān)系，從專注“檔案業(yè)務(wù)”向重視“管理體制”轉(zhuǎn)變。其標(biāo)志性事件有二：其一是及時總結(jié)與報道順德市“三檔合一”管理新體制，探索區(qū)域性檔案資源科學(xué)整合之路。其二是首倡鎮(zhèn)級建館全新模式。2006年12月，省檔案局在大朗鎮(zhèn)召開全省小城鎮(zhèn)檔案工作座談會，會議提出了鎮(zhèn)設(shè)立檔案館同時掛市（縣）檔案館分館的模式。會后，經(jīng)東莞市政府批準(zhǔn)，大朗鎮(zhèn)成立鎮(zhèn)檔案館并加掛東莞市檔案館大朗分館牌子，省檔案局提出的鎮(zhèn)級檔案工作“一館兩牌”模式成為現(xiàn)實。三是正確處理“現(xiàn)實”與“未來”的關(guān)系，從“立足現(xiàn)實”向“著眼未來”轉(zhuǎn)變。2003年3月，省檔案局在惠州召開全省檔案工作暨館庫建設(shè)會議。這是廣東省檔案事業(yè)發(fā)展史上第一次專門召開的檔案館庫建設(shè)工作會議，標(biāo)志著省檔案局對全省檔案館事業(yè)已從立足“三年攻堅”時的“現(xiàn)實”，向著眼于“做大做強”檔案事業(yè)的“未來”轉(zhuǎn)變。
2.管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變
從1998年起，省檔案局陸續(xù)開展了達(dá)標(biāo)復(fù)查、執(zhí)法檢查、年度評估等活動，將業(yè)務(wù)指導(dǎo)與行政監(jiān)督有機結(jié)合，并逐步實現(xiàn)由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主的轉(zhuǎn)變。一是開展檔案達(dá)標(biāo)復(fù)查，強化對檔案工作行政管理。達(dá)標(biāo)復(fù)查為防止已達(dá)標(biāo)單位檔案工作滑坡起了重要作用，也對檔案工作出現(xiàn)明顯滑坡單位產(chǎn)生強烈震動，并促使其工作得到及時整改。二是開展檔案執(zhí)法檢查，從行政執(zhí)法檢查到人大執(zhí)法檢查，檢查力度不斷加大。從1999年開始，省檔案局組織檢查組對省直單位檔案工作進行行政執(zhí)法檢查，事后向有關(guān)單位發(fā)出了監(jiān)督檢查通知書，引起有關(guān)單位高度重視。對有些檔案工作“老大難”單位，則請省人大有關(guān)部門帶隊執(zhí)法檢查，效果顯著。三是開展檔案工作年度評估，實現(xiàn)檔案行政管理“五個結(jié)合”，將行政監(jiān)督常態(tài)化。2004年和2006年，省檔案局先后制定和文件，開展對綜合檔案館和省直單位檔案工作的年度評估。年度評估實現(xiàn)了目標(biāo)管理和年度評估、現(xiàn)場監(jiān)管和非現(xiàn)場監(jiān)管、微觀管理與宏觀管理、行業(yè)主管和專家評估以及檔案部門與地方政府（或各單位）的“五個有機結(jié)合”，收到很好效果。由于年度評估是一種定期檢查，從而實現(xiàn)了檔案行政監(jiān)督的常態(tài)化。
3.管理載體由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變
廣東省運用于檔案行政管理的載體形式很多，其中運用最多、影響最大、管理效果最好的是：檔案達(dá)標(biāo)升級（目標(biāo)管理）。從1987年起，二十多年來一直沒有間斷。當(dāng)然，為了適應(yīng)新形勢要求，省檔案局對升級或目標(biāo)管理考核的內(nèi)容和指標(biāo)不斷進行修訂和補充。示范檔案館（單位）創(chuàng)建。2004年在全省開展創(chuàng)建示范檔案館活動，目前已有5個檔案館被省檔案局授予“廣東省示范檔案館”稱號。2009年又在省直單位開展檔案工作示范單位創(chuàng)建活動。目前已有6個單位被省檔案局授予“廣東省省直檔案工作示范單位”稱號。檔案工作年度評估。多年實踐說明，年度評估使檔案行政管理力度進一步加大，有效促進了全省檔案館和省直單位檔案工作水平的提高。項目檔案金冊獎創(chuàng)建。自2006年該獎項創(chuàng)立以來，已有17個項目獲獎，許多在建項目和新開工項目都以爭創(chuàng)“金冊獎”作為項目檔案工作目標(biāo)，有效促進了全省重大建設(shè)項目檔案管理水平的提高。
視野更寬廣，工作更主動，管理更到位，管理方式轉(zhuǎn)變對廣東檔案行政管理影響巨大
1.管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，視野更寬廣
同樣的手段和方法，管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，帶來的結(jié)果就不一樣。例如“三年攻堅”工作，從目的和要求都有別于以往達(dá)標(biāo)升級或目標(biāo)管理活動。這是一次針對之前一段時間全省檔案館的主體地位不突出，各地檔案館工作發(fā)展極不平衡的現(xiàn)狀，為了促進全省檔案館事業(yè)全面協(xié)調(diào)發(fā)展而開展的專項活動，是一項著眼于全省檔案事業(yè)的宏觀決策，是檔案管理達(dá)標(biāo)升級活動開展以來省檔案局從“注重個體”到“關(guān)注整體”的轉(zhuǎn)變。事實證明，這一決策實施效果明顯，實現(xiàn)了全省綜合檔案館全部達(dá)標(biāo)升級，縮小了全省館際之間、珠三角地區(qū)與山區(qū)檔案館之間差距，為全省檔案事業(yè)全面發(fā)展起到極大促進作用?？梢哉f，自從管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，廣東檔案行政管理的視野也變得更寬廣更全面。
2.管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，工作更主動
實踐表明，管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，由于提高了檔案行政管理部門工作的主動性，進而增強了檔案行政管理工作的計劃性和時效性。首先，由于監(jiān)督工作是由監(jiān)督者主動實施的，什么時候進行、對誰實施監(jiān)督都是由監(jiān)督者安排，大大提高了工作主動性；其次，由于檔案行政管理部門工作主動性提高，可以有更多時間思考對全省檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，增強了檔案行政管理工作的計劃性；第三，由于工作的主動性和計劃性提高，檔案行政管理部門可以根據(jù)黨委和政府不同時期工作重點，有針對性地組織開展一些服務(wù)性工作，使檔案工作能夠緊貼中心，服務(wù)中心，避免檔案工作游離于中心工作之外，從而增強了檔案行政管理工作的時效性。實踐同時表明，管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，檔案行政管理效果更加明顯。實際工作中，檔案行政管理工作顯得軟弱無力的根本原因是檔案部門手段“太軟”，一旦動“真格”，效果還是很明顯的。
3.管理載體由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變后，管理更到位
近十多年廣東省檔案局之所以不斷創(chuàng)新檔案行政管理載體，使管理載體逐漸由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變，目的就是根據(jù)檔案工作管理需要，使不同工作有不同管理載體，從而使檔案行政管理更加具有針對性，管理工作更加到位。以2004年開始的綜合檔案館年度評估為例。這是對實行多年的“達(dá)標(biāo)升級和目標(biāo)管理”手段的重要補充，由于年度評估將“全省所有縣級以上國家綜合檔案館，一律納入年度評估范圍”，改變了達(dá)標(biāo)升級（目標(biāo)管理）活動中“鞭打快?！钡默F(xiàn)象。同時，“把年度評估結(jié)果分別抄送給各館所在地黨委和政府，并建議以年度評估結(jié)果為依據(jù)對有關(guān)的館進行獎罰”的做法，也使檔案行政管理力度進一步加大，有效促進了全省檔案館工作水平的提高。再以項目檔案“金冊獎”的設(shè)立為例。由于切合了當(dāng)前國家和省對項目檔案管理的需要，而且，“金冊獎”的設(shè)立宗旨、產(chǎn)生方法和激勵機制都與其他獎項不同，具有明顯特色，因此，在獎項無數(shù)的當(dāng)今，這個純屬“榮譽”的獎項依然引起許多單位領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)注。
與時俱進，科學(xué)發(fā)展，發(fā)揮人的作用，廣東檔案行政管理方式轉(zhuǎn)變的啟發(fā)
1.檔案行政管理方式必須隨環(huán)境改變而改變，與時俱進
例如，隨著“依法治國”方略的提出，省檔案局逐漸加大執(zhí)法檢查力度，強化了行政監(jiān)督職能，并逐步實現(xiàn)由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主的轉(zhuǎn)變。早在1989年國家檔案局和國務(wù)院法制局就提出“依法治檔”概念，但由于當(dāng)時整個社會“法治”氛圍還不濃厚，“依法治檔”基本停留在口號上。1997年9月，十五大提出“依法治國”基本方略后，“依法行政”成為各級政府部門工作的基本要求。從1998年起，廣東省陸續(xù)開展的檔案達(dá)標(biāo)復(fù)查、執(zhí)法檢查和年度評估等活動，就是省檔案局適應(yīng)“依法治國”大環(huán)境要求，進行“依法治檔”的具體舉措。又如，適應(yīng)“簡政放權(quán)”改革要求，省檔案局按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則，通過委托或授權(quán)將一部分管理權(quán)限（如機關(guān)檔案綜合管理省特級評審、檔案綜合管理達(dá)標(biāo)單位復(fù)查、省重點建設(shè)項目檔案驗收組織等）下放給各市檔案局，并逐步實現(xiàn)由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變。隨著改革開放的繼續(xù)深入，黨和政府將會有更多新的治國方略出臺，政治、經(jīng)濟、文化以及社會環(huán)境都將會發(fā)生新變化，檔案行政管理方式也必須隨著環(huán)境改變而改變，不斷與時俱進。
2.檔案行政管理應(yīng)以“三個體系”建設(shè)為目標(biāo)，堅持科學(xué)發(fā)展
中圖分類號： G271 文獻標(biāo)識碼： A
《中華人民共和國檔案法》第六條規(guī)定：“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，同時規(guī)定“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。”這就明確界定了從中央到地方我國各級人民政府的檔案行政管理部門（以下簡稱各級檔案局）對相應(yīng)行政區(qū)劃內(nèi)所屬單位檔案工作的宏觀管理、監(jiān)督和指導(dǎo)權(quán)，這是保證我國檔案工作管理體制得以正常運行的法律依據(jù)，是各級檔案局代表相應(yīng)行政區(qū)劃中的人民政府從宏觀上、整體上協(xié)調(diào)本行政區(qū)劃內(nèi)檔案事業(yè)內(nèi)部各項關(guān)系的基礎(chǔ)。也正是這個法律依據(jù)，為檔案事業(yè)內(nèi)部各項業(yè)務(wù)工作的健康協(xié)調(diào)的發(fā)展提供了可靠的保障?？墒?，相當(dāng)長一段時間以來，特別是我國檔案工作實施達(dá)標(biāo)升級工作以來，各級檔案局對有關(guān)單位檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)進入了一定的誤區(qū)，那就是因指導(dǎo)得太細(xì)太具體，不僅使檔案局的這種宏觀指導(dǎo)職能轉(zhuǎn)變?yōu)槲⒂^指導(dǎo)職能從而使自己陷入瑣碎的事務(wù)中而不能自拔，而且削弱了檔案館對檔案室與檔案館工作相聯(lián)的那部分業(yè)務(wù)技術(shù)工作的指導(dǎo)權(quán)，影響了檔案館同檔案局、檔案室之間的關(guān)系，使檔案館接收檔案的工作陷入到比較被動的局面。
《中華人民共和國檔案法》第八條規(guī)定，“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”。這就嚴(yán)格規(guī)定了各級各類檔案館對各分管范圍內(nèi)應(yīng)該移交檔案單位的檔案接收權(quán)，檔案館接收檔案，是法律賦予檔案館的權(quán)力之一，從檔案館業(yè)務(wù)工作的流程來看，它是檔案館工作的基礎(chǔ)和起點，對將來保證檔案的完整與安全、最大限度地提供檔案信息服務(wù)從而最終實現(xiàn)檔案的社會意義與價值具有重要的作用。
從法律賦予檔案館接收檔案的權(quán)力的角度來看，對各單位檔案室應(yīng)該移交進館檔案所必須達(dá)到的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督權(quán)，理應(yīng)由檔案館的收集部門來行使，因為這部分檔案最終要移交到檔案館來保管，其分類、整理的質(zhì)量直接關(guān)系到保管與利用的水平。過去，因為檔案館沒有充分有效地行使這種權(quán)力而使進館檔案不符合保密要求，從而必須由檔案館重新整理使檔案館的工作陷入無可奈何的被動局面的事實，就很好地說明了這一點。當(dāng)然，檔案館對檔案室檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督權(quán)，只能嚴(yán)格限定在案卷的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范上，具體包括如下內(nèi)容：①卷內(nèi)材料是否符合構(gòu)成案卷的一般標(biāo)準(zhǔn)；②各種檔號的填寫是否符合國家規(guī)范；③案卷封皮是否達(dá)到了規(guī)定的要求；④有關(guān)目錄的編制是否完備；⑤檔案載體的理化狀況是否符合進館要求。另外，檔案館對檔案室上述業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)權(quán)必須以有關(guān)法規(guī)、政策、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)來行使才算真正有效。這是問題的關(guān)鍵所在，因為制定法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)與貫徹實施法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)是兩種不同的職能，必須由不同的部門來承擔(dān)，這樣才能構(gòu)成一個有效工作系統(tǒng)。而我們檔案部門恰恰是在這個問題上犯了一個不小的錯誤。在檔案事業(yè)系統(tǒng)內(nèi)，各級檔案局是抓宏觀的，是制定政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的主體，檔案室與檔案館則是實施檔案局所制定的各種政策和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的具體單位，這兩種職能在我國檔案工作的有關(guān)政策及檔案學(xué)理論界似乎并沒有太大的爭議，但由于我們的政策、法規(guī)沒有嚴(yán)格區(qū)分它們的具體歸屬部門，所以在實踐中造成了檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)無限擴大的現(xiàn)象，以致于檔案局在指導(dǎo)基層檔案室的工作時，甚至具體到了手把手傳授如何立卷技巧的地步，類似于在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中越權(quán)的現(xiàn)象，在我們檔案系統(tǒng)內(nèi)檔案局對檔案室和檔案館以及其它部門的業(yè)務(wù)關(guān)系中還普遍存在，這就難怪我們各級檔案局總是叫喊人手不夠、工作量太大，而檔案館卻又抱怨無事可做耐不住寂寞了。
