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時間：2023-06-20 18:03:45
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（一）必須轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，增強現(xiàn)代化意識
現(xiàn)代化檔案管理必須要求有現(xiàn)代化的管理觀念。檔案管理的主要內容是要有現(xiàn)代化的管理思想。假如檔案工作者不具備現(xiàn)代化思想意識，就會直接影響管理檔案的現(xiàn)代化進度。沒有現(xiàn)代化檔案管理思想，即便是有先進的檔案管理和保護設施，也不能被稱作現(xiàn)代化的檔案管理。在實現(xiàn)這種現(xiàn)代化管理的進程中，相關檔案工作者一定要樹立科學管理的思想觀念，并建立起與時俱進的檔案管理意識，徹底轉變重管理輕利用和封閉保守等觀念，將傳統(tǒng)被動式服務的檔案管理轉變成主動式服務管理，由封閉式服務模式轉化成開放式服務模式，更好的使檔案工作適合社會主義現(xiàn)代化經(jīng)濟的發(fā)展。
（二）建設好硬件設施，具備現(xiàn)代化的技術和裝備
在檔案管理中，要充分運用現(xiàn)代科技，及時配備科技現(xiàn)代化所必須的計算機、光盤記錄機和互聯(lián)網(wǎng)等辦公設備，開發(fā)新的檔案管理軟件，加快管理檔案的現(xiàn)代化進程。這就要求政府增加財政支持的力度，相關檔案部門也應大大提高工作水平，得到更多的財政支持；與此同時，相關檔案部門應利用自身存有的檔案資源，從各個方面挖掘潛力，開發(fā)出種類多樣的檔案信息來適應社會的需求，把檔案的內在價值變成經(jīng)濟效益。
二、加大開發(fā)檔案資源的力度
首先，要想迅速的獲取檔案信息，必須要憑借現(xiàn)代化科技手段?；跈n案信息量的不斷增加，再加上電子載體的大量涌現(xiàn)，檔案工作必須應用計算機及多媒體技術，打破傳統(tǒng)的紙質載體的信息儲存方式，對檔案信息進行文圖聲同時儲存，實現(xiàn)現(xiàn)代化多層次、全方位的檔案管理。要快速了解檔案信息，就必須要選擇統(tǒng)一標準的軟件，軟件要首先具備先進性，與此同時，還要符合我國的國情，使檔案的管理達到現(xiàn)代化水平。其次，在檔案的收集和管理中要介入電子文獻。電子文獻具有很多特性，比如信息共享、動態(tài)文件特征、載體穩(wěn)定、不可識別性、依賴性、形式多樣性等，再加上壽命短，體積小的特點，所以應盡快建立電子化信息管理系統(tǒng)，自其產(chǎn)生便對有關業(yè)務進行監(jiān)督，從而來確保擁有持久性的信息。
（一）檔案管理的現(xiàn)代化是以現(xiàn)代管理科學為指導，應用現(xiàn)代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現(xiàn)系統(tǒng)化，定量化，信息化，智力化。
（二）檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的工作流程如下：1、檔案數(shù)據(jù)的收集，2、檔案數(shù)據(jù)的前處理；3、檔案數(shù)據(jù)的錄入；4、檔案數(shù)據(jù)的存儲管理；5、檔案數(shù)據(jù)的加工處理；6、檔案檢索；7、檔案信息的輸出。
二、檔案管理的現(xiàn)代化要求
（一）先進的技術設備推進了檔案管理工作的現(xiàn)代化。一定水平的設備、技術，是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，是現(xiàn)代化程度最直接、最集中的體現(xiàn)。實施現(xiàn)代化管理要作好規(guī)劃，使檔案管理在各個環(huán)節(jié)都采用現(xiàn)代化設備和技術。在檔案設備配置現(xiàn)代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設備、技術的效用。
（二）檔案信息化是檔案管理工作現(xiàn)代化的價值體現(xiàn)檔案自身的文化價值社會價值經(jīng)濟價值也才能得以體現(xiàn)。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現(xiàn)。檔案信息化需要開發(fā)大量的數(shù)字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數(shù)字化。信息時代作為信息系統(tǒng)的重要組成部分的檔案信息的數(shù)字化成為檔案發(fā)展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現(xiàn)信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。
（三）檔案管理的現(xiàn)代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現(xiàn)檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經(jīng)濟文化發(fā)展。
三、加快數(shù)據(jù)準備，促進檔案現(xiàn)代化管理邁向新臺階
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（一）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
（一）檔案管理標準化程度低。就目前形勢來看，現(xiàn)階段我國的檔案管理還處于一個比較混亂的局面。由于檔案管理的管理體系比較復雜，管理比較分散，所以使得整個管理水平比較低。此外，在管理過程中部分管理人員重視人員信息的管理，而忽視了其他方面的管理，導致很多資料管理不齊全，很多有價值的檔案沒有得到真正的利用。再加上缺乏統(tǒng)一的管理標準，導致檔案管理過程中問題不斷出現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化水平提升緩慢。
（二）檔案管理人員綜合素質低。目前我國很多的檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的培訓和學習，缺少管理方面的專業(yè)知識，同時對檔案管理工作的概念也沒有明確認識。在管理過程中，由于沒有現(xiàn)代化的管理理念，導致很多管理資料不能及時整理造成缺失甚至損壞。還有的檔案管理人員雖然有專業(yè)的技能，但是缺乏應有的責任心，沒有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使檔案在一定程度上混亂沒有規(guī)律性，為后期的查閱及使用造成困擾。雖然部分石油企業(yè)已經(jīng)采用了現(xiàn)代化的檔案系統(tǒng)，如數(shù)據(jù)庫 E6系統(tǒng)，但是管理人員的專業(yè)技能并不能對此進行熟練操作。
（三）檔案管理方式落后。當前我國的檔案管理工作人員在進行檔案管理的過程中往往采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，無論是在知識上還是方式上都存在著明顯的落后。首先，傳統(tǒng)的紙質文件方式，給檔案信息的建立和查閱都造成了一定的麻煩，這樣會使很多重要的檔案難以被發(fā)現(xiàn)。其次，在管理的手段和方式上也存在著問題，很難實現(xiàn)資源共享，比如業(yè)務交叉時，相同內容的電子檔案對接困難。不能共享，也不能覆蓋或者替換。所有工作都要手動檢查、添加，增大了工作量，無法適應現(xiàn)代化的檔案管理操作需要。
二、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的措施
（一）加強檔案管理人員的綜合素質。要想提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，首要目標就是提升檔案管理人員的綜合素質，只有提高了人員的綜合素質，才能使檔案管理得到進一步地發(fā)展。首先，從理論與技能方面加強對管理人員的培訓，提升檔案管理人員的基本技能。同時也要提升管理人員的計算機技能，熟練的操作計算機能夠運用科學化的手段進行檔案管理；其次，提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。要定期的開展政治理論和職業(yè)道德理論的相關培訓，在潛移默化中提升他們的自身素質；最后，要結合檔案管理人員的實際工作水平和部門特點，適時對相關的培訓內容進行調整，為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業(yè)務知識進行教育培訓，以科學化、現(xiàn)代化為目標，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。
1、檔案管理將實現(xiàn)無紙化、虛擬化
隨著計算機技術的普及和網(wǎng)絡的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實，傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。
2、檔案管理將實現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術和數(shù)碼影像技術的應用，為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件?？s微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機和光磁轉換實現(xiàn)對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數(shù)字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數(shù)碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
3、檔案管理將實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化
當今社會是一個信息社會，計算機技術和網(wǎng)絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯(lián)系。這就為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機關到企業(yè)已普遍建立了計算機局域網(wǎng)，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機操作，與網(wǎng)絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真?zhèn)蔚淖R別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發(fā)展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。
網(wǎng)絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化的目標已為期不遠。
4、檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現(xiàn)現(xiàn)代化。
計算機技術特別是未來語音識別技術的開發(fā)與應用，將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。
5、檔案管理將實現(xiàn)社會化、市場化
其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現(xiàn)檔案的真正價值。
檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門主動連接新科學技術的挑戰(zhàn)，為促進社會現(xiàn)代化而進行的變革傳統(tǒng)檔案歸展現(xiàn)代檔案管理的過程。關于它的內涵，筆者認為，現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內涵應包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個方面。2、檔案管理現(xiàn)代化的本質
筆者認為，檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會同步。但由于現(xiàn)代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當以這些特征作為努力方向。（1）檔案管理現(xiàn)代化既是硬件建設工作，同時又是軟件建設工作；（2）它是一個整體工作而不是局部的工作，應進行整體規(guī)劃；（3）它是長期持久的工作，不可能一蹴而就；（4）它是具有前瞻性的工作，而不是讓檔案管理跟在會社會之后亦步亦趨，現(xiàn)代化與未來化是相結合的；（5）它固然要探討社會發(fā)展的實際狀況，也要進行價值判斷，選擇其中有價值的成分來確立努力的目標。（6）它不是單純以國外社會發(fā)展作為衡量指標，也要考慮國內社會發(fā)展狀況來判定檔案管理發(fā)展的取向。可見，檔案管理現(xiàn)代化是一個改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，也是一個系統(tǒng)工程；既是長期的，又是動態(tài)的，在本質上表現(xiàn)為對社會的順應和超越。
3、檔案管理現(xiàn)代化與社會現(xiàn)代化的關系
現(xiàn)代化本身是一個發(fā)展的概念，是一個動態(tài)的趕超先進的過程。美國學者瓦爾馬認為：“現(xiàn)代化就是帶著方向性的變革過程?！睓n案管理現(xiàn)代化不一種孤立的現(xiàn)象，它是社會主義現(xiàn)代化逐步實現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理制度的全面進步，是通過培養(yǎng)人，最終為實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化服務。檔案管理現(xiàn)代化和社會現(xiàn)代化是相互依賴、互為條件的。一方面，沒有社會主要構成要素（如政治、經(jīng)濟、文化、教育、科技等）的現(xiàn)代化，檔案管理現(xiàn)代化是不可能的；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化又是社會現(xiàn)代化的基礎，是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。
二、為什么要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然選擇
我們要在本世紀初實現(xiàn)黨和政府提出的基本實現(xiàn)現(xiàn)代化的宏偉目標，關鍵是要全面提高檔案干部隊伍的整體素質，實施科教興檔，加大人才資源的開發(fā)，促使檔案管理現(xiàn)代化與我國社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)協(xié)調同步發(fā)展。
2、檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨向
隨著我國經(jīng)濟快速、協(xié)調、健康發(fā)展，綜合國力迅速增加，檔案事業(yè)也得到了迅速發(fā)展。近二十年來，各級各類檔案館和基層綜合檔案室通過開展目標管理認定活動，提高檔案工作的整體水平，一個以檔案科教為先導，以檔案科研、教育創(chuàng)新為動力，以人才建設為基礎，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口，以提高質量、提高效率為重點，推動檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達成了共識，同時隨著檔案干部隊伍素質的不斷提高，觀念的不斷更新，經(jīng)費的不斷投入，條件的不斷改善，對檔案事業(yè)自身的發(fā)展提出了更高的要求。
三、如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、必須更新檔案管理觀念
1.財政檔案管理現(xiàn)代化的必要性
1.1是傳統(tǒng)檔案管理方式需要改變的要求
財政檔案管理與其他領域的檔案管理過程基本一致，主要包括檔案資料的收集、篩選、分類、校核、傳遞、存儲、利用等過程，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于檔案資料的主要載體為紙質，并且從收集到使用的整個過程大部分工作都是人工操作，具有勞動強度大、工作效率低、檔案管理人員眾多、浪費存儲空間、保養(yǎng)費用高、使用不方便等缺點，因此無論是從經(jīng)濟性還是從實用性的角度出發(fā)，當前傳統(tǒng)的財政檔案管理方式都已經(jīng)相當落后，要想使財政檔案在國民生產(chǎn)中發(fā)揮參考的作用，其管理設施和管理方法都必須要實現(xiàn)現(xiàn)代化。
1.2是時展的要求
當今是一個信息化的時代，隨著信息量的不斷增大，使得檔案的存儲空間面臨著巨大的挑戰(zhàn)，也給檔案的分類、整理等工作帶來了巨大的工作量，同時計算機技術和網(wǎng)絡技術已經(jīng)在各行業(yè)各領域得到了普遍的應用，而一些信息的載體已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質轉變?yōu)榧堎|與電子載體并存的局面，并且檔案的管理工作不再局限于基本的保存和保養(yǎng)，而是要促進檔案信息利用率的增加，使檔案保管與信息開發(fā)并行，很顯然用傳統(tǒng)的勞動密集型檔案管理方法已經(jīng)無法滿足時代的要求，因此實現(xiàn)財政檔案管理現(xiàn)代化成為必然趨勢。
2.財政檔案管理現(xiàn)代化相關措施
2.1財政檔案管理技術現(xiàn)代化
財政檔案管理要想實現(xiàn)現(xiàn)代化，首先就要升級檔案管理基礎設施，如計算機硬件、軟件、互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)等，并采用相應的現(xiàn)代化技術對財政檔案進行管理。
2.1.1計算機技術在財政檔案管理中的應用
計算機技術可為財政檔案的管理提供巨大的便利，如可通過計算機軟件、硬件技術實現(xiàn)檔案分類、編制目錄的自動化，并且可通過計算機軟件平臺對館藏檔案進行檢索和跟蹤管理，一方面解放了大量的人力，節(jié)省了檔案管理開支，另一方面也增加了檔案使用的科學性。因此，財政局應當加強對檔案管理軟硬件設施的投入，如足夠數(shù)量的計算機、網(wǎng)絡、服務器、防盜系統(tǒng)等一系列的硬件設施。并要加快檔案管理配套的軟件建設，如先進的檔案檢索系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)平臺、檔案監(jiān)測系統(tǒng)等等；最后，為順應信息時展的需要，加強數(shù)字檔案管理建設，實現(xiàn)財政檔案的無紙化管理，并對特別重要的檔案采取紙質和數(shù)字雙保險的存檔方式，推進檔案管理現(xiàn)代化進程。
2.1.2網(wǎng)絡技術在財政檔案管理中的應用
財政檔案的檢索與使用要實現(xiàn)隨時隨地的進行，因此就需要在財政檔案管理中引入網(wǎng)絡技術，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
首先，通過建立網(wǎng)絡服務器，使人們不用再親自到檔案室查詢、取用檔案，而是隨時隨地通過互聯(lián)網(wǎng)完成對館藏檔案的檢索，在線使用等，極大促進了檔案的利用效率。
其次，通過網(wǎng)絡技術建立的財政檔案信息網(wǎng)站可以方便與其他部門的檔案之間實現(xiàn)共享，有利于各部門的密切合作，共同為社會發(fā)展服務。
再次，無論是互聯(lián)網(wǎng)還是局域網(wǎng)內，為了保障檔案信息的安全性，必須要在檔案信息聯(lián)網(wǎng)的同時增加檔案的保密性，根據(jù)檔案的密級程度來分別對各個級別的檔案采取不同的加密技術，一方面可以很大程度上保證檔案信息不被黑客竊取，另一方面由于加密技術越復雜投資也越大，因此通過分級對待也降低了檔案管理的成本。
2.1.3縮微技術在財政檔案管理中的應用
由于原始紙質財政檔案占用空間較大，因此可利用如今已經(jīng)相對成熟的縮微技術對原件進行現(xiàn)代化信息處理，將其信息用攝影的形式記錄在感光材料上，然后加工制作成縮微產(chǎn)品。經(jīng)過縮微后的財政檔案材料體積要遠遠小于原件，幾萬卷的檔案往往只需要一兩個檔案柜就可以存放，在使用的時候可以通過放大閱讀技術或者放大復印來進行使用，非常方便快捷，縮微品的好處在于可以完全保持檔案信息的原貌，并且記錄壽命長，也可采用數(shù)字化處理將其信息保存在光盤等介質上，通過計算機直接放大使用。
2.2財政檔案管理觀念現(xiàn)代化
隨著計算機技術的普及和網(wǎng)絡的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實，傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革，無紙化辦公和自動化已成為當今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。
二、檔案管理將實現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術和數(shù)碼影像技術的應用，為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件?？s微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機和光磁轉換實現(xiàn)對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數(shù)字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數(shù)碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
三、檔案管理將實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化
當今社會是一個信息社會，計算機技術和網(wǎng)絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯(lián)系。這就為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機關到企事業(yè)已普遍建立了計算機局域網(wǎng)，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機操作，與網(wǎng)絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真?zhèn)蔚淖R別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發(fā)展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。 網(wǎng)絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化的目標已為期不遠。
四、檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現(xiàn)現(xiàn)代化。
計算機技術特別是未來語音識別技術的開發(fā)與應用，將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。
五、檔案管理將實現(xiàn)社會化、市場化
地理信息系統(tǒng) （Geographic Information System）
是由電子計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)所支撐的，對地理環(huán)境信息進行采集、存儲、檢索、分析和顯示的綜合性技術系統(tǒng)。地理信息系統(tǒng)技術為房產(chǎn)檔案管理打開了一個嶄新的管理視角，它不是單純意義上計算機技術和測繪技術在房產(chǎn)管理中的運用，而是以GIS技術為基礎構建房產(chǎn)信息化管理，并在房產(chǎn)檔案的管理中加以靈活運用。 建立“以圖查房，以圖管檔”的新型管理模式，將房屋測繪數(shù)據(jù)、樓盤信息與現(xiàn)有的房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)進行一一對應。實現(xiàn)房產(chǎn)業(yè)務數(shù)據(jù)、房屋檔案數(shù)據(jù)與房地產(chǎn)平面圖之間相互關聯(lián)的“圖檔一體化”管理，使房產(chǎn)登記管理及房產(chǎn)檔案管理轉為以圖形管理為核心的模式。房產(chǎn)檔案管理由原來的單一管理模式，轉化為三維一體的綜合管理方式，為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記提供了新的思路。
實際工作中，房屋的交易與變更比較頻繁，業(yè)務數(shù)據(jù)系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)要保證及時、同步的更新。如果相關的房屋信息沒有及時更新，造成房屋基本信息不準確，會影響房屋的下一次交易。特別是拆除的房屋，如果信息與檔案的脫節(jié)，導致審核人員無法確定該房屋的真實狀態(tài)，就要進行實地查看，不僅給工作帶來不必要的麻煩，還會降低案卷查全率。應用房產(chǎn)GIS數(shù)據(jù)整合，通過對房屋定位、樓盤表關聯(lián)查詢，可以很快地調出房屋的權屬信息和自然狀況，把每個房屋的坐標、權利屬性、自然屬性關聯(lián)在一起，形成完整、準確、全面的房屋基本信息。
由于房產(chǎn)GIS技術將房屋圖形系統(tǒng)、樓盤表數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)進行整合，只要房屋發(fā)生變更，系統(tǒng)就會將這三塊數(shù)據(jù)同時更新，實現(xiàn)各業(yè)務模塊信息數(shù)據(jù)的無縫對接，形成統(tǒng)一的信息管理模式，實物檔案也能及時修改。就操作上看，在一個系統(tǒng)中可查詢房屋的備案、登記、抵押、查封等各類信息和房屋交易狀態(tài)，減少工作環(huán)節(jié)，提高效率，更有利于疑難問題的解決。引入GIS技術，還有利于各種檔案信息的統(tǒng)計查詢，為拆遷、住房保障等工作提供強大的基礎數(shù)據(jù)。
二、建立三維虛擬檔案庫房管理系統(tǒng)設想
利用計算機技術，建立三維虛擬檔案庫房管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案和實物檔案的一一對應管理，發(fā)揮數(shù)字檔案與檔案原件相互補充、有效管理的優(yōu)勢。南京市房產(chǎn)檔案館已存有房產(chǎn)檔案超百萬卷，有兩個庫房且不在同一個地方，近幾年隨著房地產(chǎn)市場的發(fā)展，房產(chǎn)檔案的利用率不斷增加，如何提高檔案調閱的效率、更高效更便捷的找到檔案是目前工作的一個重點。
南京市房產(chǎn)檔案館現(xiàn)有中央門和華僑路兩個庫房，中央門庫房主要存放2004年以后分戶立卷的檔案，有100多萬卷，華僑路庫房主要存放2004年以前按幢立卷的檔案和已拆除房屋的檔案，也有幾十萬卷。存放檔案的量之大，檔案利用率之高，讓庫房管理工作變得越來越重要，同時有效改善庫房管理工作模式、提高效率是亟待解決的問題。工作人員經(jīng)常為找一份檔案跑兩個庫房，既費時又費力。如果建立三維虛擬檔案庫房管理系統(tǒng)，在電腦虛擬庫房內點擊打開任意檔案架，即可動態(tài)顯示檔案。系統(tǒng)會自動進行檢測，提供導航圖標（即索引），顯示此檔案所在的具置，引導工作人員打開檔案柜，方便快捷地找到相應的查詢內容，提取檔案。并導入電子檔案數(shù)據(jù)，提供顯示和打印的服務功能，做到對實物檔案和電子檔案和綜合、全面利用，可以大大提高工作效率。
三、房產(chǎn)檔案數(shù)字化運用的新設想
實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎上，可以利用業(yè)務數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)，依托GIS開發(fā)房產(chǎn)檔案的多樣化查詢。
1.各項房屋基本信息的查詢
工作人員在GIS電子地圖上指到某一幢房屋，就可獲取該幢房屋的面積、層次、結構、建筑年代等基本信息，也可查到該幢房屋的戶數(shù)、產(chǎn)權人和共有情況等產(chǎn)權基本信息。反之，也可以根據(jù)產(chǎn)權人的姓名、房屋坐落和房產(chǎn)證號等查詢到對應的電子地圖上某房屋的具置和周圍配套設施等。
2探討檔案管理的現(xiàn)代化路徑
1規(guī)范化管理的統(tǒng)一運用模式檔案管理要是綜合的管理方法,就需要健全各項規(guī)章制度,并通過嚴格的管理機制,從多方面細化管理渠道,形成綜合性的運用。一是健全制度規(guī)范管理。參照先進檔案管理的做法,健全檔案轉遞、借(查)閱、實時登記、保密等有關制度,做到統(tǒng)一檔案袋,統(tǒng)一檔案材料目錄,統(tǒng)一建立花名冊、檔案登記簿、接收檔案登記簿。并督促單位實行專人專管、專柜專存,檔案管理步入規(guī)范化軌道。二是落實責任鞏固成效。將檔案管理工作納入工作年度考核,要求把檔案的科學保管作為一項重要基礎工作,在人力、財力上給予保障。明確第一責任人、具體責任人。對違反閱檔規(guī)定和保密制度,利用檔案材料營私舞弊者,視情節(jié)嚴格追究責任。同時,成立合督察組,全面督查指導檔案管理工作,對工作不力,問題較多的單位進行通報批評。2檔案目錄與檢索的現(xiàn)代化模式建立相應的檔案目錄是檔案管理工作中是一個重點。如今計算機普及事業(yè)單位的各個角落,檔案目錄也完成了手寫向計算機打印的轉變。在檔案目錄的管理中,我們可以利用專門的檔案管理軟件,對檔案目錄和目錄下的相關資料分門別類,然后輸入計算機,用軟件對錄入的內容進行統(tǒng)一規(guī)整。如果要調用某個檔案,只要輸入相關名稱,那么檔案管理軟件就會顯示檔案的具體目錄位置和簡要概括,這無疑大大縮短了檔案檢索的時間。事業(yè)單位的檔案管理人員在分析各類檔案的同時,應劃分不同的目錄與之對應,以提升檢索的準確率。3軟件輔助的現(xiàn)代化管理模式在當前的檔案管理中,要通過建立各種軟件輔助系統(tǒng),尤其是在檔案信息不斷規(guī)范化的大背景下,對于出現(xiàn)的各種全新信息,要利用計算機軟件進行輔助管理,在這樣的情況下,能形成綜合的管理模式,從當前的現(xiàn)代化技術運用技術來看,比較廣泛的檔案軟件包括有檔案歸還、借閱系統(tǒng)等,在此基礎上可以更好的實現(xiàn)管理上的突破,形成優(yōu)化的路徑?，F(xiàn)代化技術主要是應用計算機和網(wǎng)絡,文檔分離問題和網(wǎng)絡安全問題比較嚴重。因此，在當前的檔案管理中,一方面內部應該保證文檔的一體化,讓檔案與文件統(tǒng)一；另一方面,對網(wǎng)絡要實施密碼控制,及時對網(wǎng)絡安全進行測評和安裝殺毒軟件等來保證檔案的安全。并通過“查、補、健、固”四步曲,進一步規(guī)范檔案管理,有效扭轉檔案“臟、亂、雜”等現(xiàn)象,發(fā)揮出檔案的有效作用。
改革開放以來，我們對檔案、檔案管理的認識有了不斷拓展和深化， 但也必須看到， 我們的檔案學是在不同的題域內展開的，由于不同題域的研究使用著不同的概念和話語， 因而使檔案管理的知識體系呈現(xiàn)出“碎片化”的隱憂。筆者認為，現(xiàn)代化是解決現(xiàn)代化過程中有關問題的最佳方式，只有通過管理范式的研究，找出其間的共通和邏輯關系， 才能使檔案學知識體系關聯(lián)起來， 形成有機的整體。
1 檔案管理現(xiàn)代化的內涵
信息化浪潮的涌現(xiàn)，深刻地影響了檔案管理的轉型，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內涵。我們應該正視這種發(fā)展與變化，準確地把握新趨勢和新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現(xiàn)代化。
首先，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。當前，要確定努力目標和方向，必須摸清國際國內動態(tài)，了解過去和現(xiàn)狀，以及今后的發(fā)展趨勢。要想做到這一點，就要求檔案部門能迅速、準確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。而傳統(tǒng)的管理方法則無法滿足這種需要，只有采用現(xiàn)代化手段，才能在較短時間內，迅速查閱到所需的檔案材料。實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，是適應我國實現(xiàn)現(xiàn)代化，趕超世界先進水平的必然要求。
其次，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要。隨著檔案的種類和數(shù)量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無法解決檔案工作面臨的種種難題，改革和創(chuàng)新已成為十分緊迫的任務。
2 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要途徑和內容
檔案管理現(xiàn)代化是一個相對的、動態(tài)的概念，在不同時期被賦予不同的內容和形式。當前，以檔案資源信息化為核心內容的檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正在日漸成熟。
結合城市管理工作的實踐，筆者認為檔案管理現(xiàn)代化主要包括三個方面：一是管理手段的現(xiàn)代化。具體是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。二是檔案資源的信息化。在信息時代，信息化將成為檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是檔案管理現(xiàn)代化的核心內容。檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內容數(shù)據(jù)庫。檔案基礎平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。三是管理方式的標準化。在信息時代，信息的共享更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡平臺的鏈接，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)。按照這個標準和尺度，審視城管檔案工作，筆者認為主要存在以下問題：檔案門類不齊全，結構單一，以紙質文書檔案為主，聲像檔案、電子檔案很少。執(zhí)法業(yè)務檔案不齊全，部分執(zhí)法業(yè)務檔案在經(jīng)辦人手中，未及時整理，特別是個別辦案時間拖延較長的案件或經(jīng)過復議、訴訟程序的案件，隨著時間的推移，機構改革，經(jīng)辦人員的輪換， 使案件材料散失，部分案件即使案后也未能及時整理歸檔至檔案室，影響了執(zhí)法檔案的完整性。檔案的數(shù)字化加工力度不足，以致在城管網(wǎng)上可供查詢利用的檔案數(shù)據(jù)很少，全文信息更少。編研材料少，受傳統(tǒng)觀念影響，缺乏主動參與意識，編研成果很少，質量也不高，就算是僅有的編研資料也只限于檔案部門自身使用的專題目錄和文件匯編，可以說只有編而沒有研，未能充分提供工作決策參考作用，使城管檔案的現(xiàn)實作用發(fā)揮不大。這些問題的存在，使檔案管理現(xiàn)代化成為一個緊要的現(xiàn)實問題。
3 檔案管理現(xiàn)代化的文化意義和現(xiàn)實可能
［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1009－5349（2010）11－0063－01
檔案是在國家機關、社會團體及個人社會活動中形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料。檔案可以是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的歷史記錄。檔案管理是一門社會科學，對社會發(fā)展經(jīng)濟建設具有十分重要的意義。因此，如何搞好檔案的現(xiàn)代化管理是當前一個迫切需要解決的問題。
一、解放思想，更新觀念，適應社會總體發(fā)展
（一）徹底地從封閉半封閉的思想意識中轉變到適應世界的總體發(fā)展觀念
檔案管理要從思想意識上更加開放，思路放寬，提高整個社會的檔案意識，逐步與世界整體發(fā)展相適應。通過得到社會的支持和關注，得到社會各界的認可，才有利于檔案工作的開展，有利于檔案質量提高。促進檔案管理現(xiàn)代化，只有提高檔案工作的現(xiàn)代化程度，才能與世界經(jīng)濟貿(mào)易的各種現(xiàn)代化的檔案管理相銜接。因此，現(xiàn)代化的檔案管理與世界經(jīng)濟貿(mào)易密不可分。要提高整個社會的檔案意識，包括機構體系建設和檔案工作者隊伍建設非常重要。首先要在機構體制上創(chuàng)新，改變以往的思維方式和工作運行機制。檔案工作者要樹立起社會意識、世界意識、責任意識，從長期封閉半封閉的工作環(huán)境中徹底解放出來。雖然普遍具有勤勤懇懇、任勞任怨、默默奉獻的敬業(yè)精神，但有相當一些人墨守陳規(guī)，觀念老化，思想保守，與社會接觸少，更談不上了解世界經(jīng)濟貿(mào)易。他們先進的現(xiàn)代化管理手段不會應用，致使社會協(xié)調能力和社會活動能力較弱。因此要改變檔案工作默默無聞的封閉局面，要開闊視野，破除傳統(tǒng)的用人機制，提高工作人員的素質；調動檔案管理人員積極性，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，把檔案管理的作用充分發(fā)掘出來；想千方設百計擴大服務范圍，拓展服務領域，擴大對外檔案工作資源范圍。只有這樣才能開創(chuàng)檔案管理工作的新思路、新局面，推動檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。
（二）要不斷強化培訓意識
加強檔案管理工作基礎知識教育，通過各種理論培訓、檔案專業(yè)知識教育、世界貿(mào)易組織及相關知識的培訓，培養(yǎng)一支堅強過硬的檔案隊伍，讓優(yōu)秀人才充實到領導崗位和其他重要崗位上，使這些人才不僅具有較高的政治理論水平和業(yè)務素質，而且還具備相當?shù)氖澜缃?jīng)濟知識，以及較強的開拓意識、創(chuàng)新精神。只有這樣才能提高檔案工作者的社會責任、全局觀念，更好地為檔案管理工作服務。
二、檔案管理現(xiàn)代化離不開融入世界經(jīng)濟貿(mào)易，離不開現(xiàn)代化
發(fā)展離不開經(jīng)濟投入。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化同樣需要資金、人才、機制等注入。沒有資金、設備，應想盡辦法，根據(jù)現(xiàn)在的條件和可能，配備先進設備；如果沒有資金投入，不能創(chuàng)造條件，不注重培養(yǎng)管理人才，檔案管理事業(yè)就不能健康發(fā)展。因此，要積極培訓，不斷選拔高素質的專業(yè)人才充實檔案管理隊伍，把現(xiàn)代化檔案管理工作納入單位工作計劃，列入本單位的考核內容進行考核，機制不活的話可以改變現(xiàn)有的工作模式和運行辦法，各級領導尤其是主管檔案工作的領導要經(jīng)常過問此項工作，實行例會制度、督促檢查制度以及培訓制度。各個基層單位要經(jīng)常研究檔案管理工作的重大事項、重大動向、重要問題，聽取檔案管理工作人員工作匯報，了解本單位檔案管理工作狀況，提出新要求，下達新任務；不斷指導本單位檔案管理部門依法開展管理工作，幫助本單位檔案管理部門解決工作中實際存在的困難和問題；還要有宏觀指導總體戰(zhàn)略、總體思路，實現(xiàn)檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，具體工作環(huán)節(jié)當中管理內涵和技術手段的創(chuàng)新。做好檔案現(xiàn)代化管理，對促進我國在國際經(jīng)濟貿(mào)易中的融合與發(fā)展都有著長遠和現(xiàn)實的意義。
