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自我國進(jìn)入21世紀(jì)以來,世界信息化的高度進(jìn)步極大的促進(jìn)了我國信息化領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復(fù)制和修改簡單等諸多優(yōu)點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質(zhì)檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設(shè)符合社會發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案的差異進(jìn)行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異
目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學(xué)作用就會使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應(yīng),造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學(xué)影響,使用科學(xué)、合理的保存手段可以加強紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤所構(gòu)成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導(dǎo)致磁盤和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進(jìn)行,主要由保護(hù)層、盤基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應(yīng)作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。
因此,針對電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應(yīng)該將電子文件存放在非陽光直射并且通風(fēng)的環(huán)境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細(xì)的標(biāo)注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時,應(yīng)該及時進(jìn)行電子文件的復(fù)制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異
當(dāng)紙質(zhì)檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內(nèi)容永遠(yuǎn)的結(jié)合在一起,非人為變動的情況下不會出現(xiàn)絲毫的改動。
而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術(shù)將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過計算機進(jìn)行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術(shù)過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現(xiàn)在兩個方面:一方面由于計算機技術(shù)革新,以至于新的存儲技術(shù)代替舊版的存儲技術(shù)。如曾經(jīng)使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術(shù)發(fā)展中,最初的5英寸軟盤計數(shù)機早已不法識別;另一方面由于經(jīng)濟(jì)體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設(shè)備,由于某種經(jīng)濟(jì)原因而導(dǎo)致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。
因此,對電子文件來講技術(shù)壽命所到來的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應(yīng)保留一套運行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設(shè)備等讀取電子文件相關(guān)的技術(shù)或者在技術(shù)更新?lián)Q代時,及時做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應(yīng)新技術(shù)革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的差異
在檔案管理中我們對紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的目標(biāo)主要是延長紙質(zhì)的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內(nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態(tài)。
而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護(hù)中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護(hù)尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應(yīng)該加強對電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對電子文件中的電子信息進(jìn)行處理,形成一種難以識別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標(biāo)識隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時,作者的相關(guān)重要標(biāo)識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當(dāng)歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網(wǎng)上初始確認(rèn)時間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術(shù),存儲和錄入人員職責(zé)的權(quán)限控制,以此形成科學(xué)、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。
4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異
電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術(shù)過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復(fù)雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、加密保護(hù)等等手段,以確定電子文件的真實性、準(zhǔn)確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類和編目的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應(yīng)的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導(dǎo)致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進(jìn)行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠(yuǎn)程登錄等方式,經(jīng)過檔案管理中心確認(rèn)其身份獲取查閱電子文件的授權(quán)資格后,才能進(jìn)行有關(guān)電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進(jìn)行借閱登記并且提供相應(yīng)的電腦繳費查詢功能。
5、結(jié)語
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進(jìn),滿足我國社會主義信息化發(fā)展的需求。
參考文獻(xiàn)
[1]樊建平,劉興漢,劉宏偉,吳俊翔.電子文件檔案與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異[J].內(nèi)蒙古氣象,2006,(2).
[2]謝維麗.淺析加強電子文件的管理[J].中國科技信息,2005,(9).
在改革開放和經(jīng)濟(jì)社會全面發(fā)展的新形勢下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展。城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，也使城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不可避免的產(chǎn)生大量電子文件，從檔案的管理工作由單純的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子、紙質(zhì)檔案共同管理發(fā)展。這種紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制的管理模式必將持續(xù)發(fā)展。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢
紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數(shù)字電子計算機處理的檔案，具有保存和利用價值。電子檔案本身依賴于計算機識別、處理并儲存，以電子文件的形式存在。當(dāng)前，作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來越引起人們的關(guān)注和重視，自然是因為它有其不可替代的優(yōu)勢。
1、電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了以往紙質(zhì)檔案單一的以紙張為載體的傳統(tǒng)。并且相對于紙質(zhì)檔案占用庫房空間大這個缺點來說，電子檔案容量大、體積小，可以大大節(jié)省檔案的庫房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲空間的矛盾。
2、電子檔案是直接由計算機進(jìn)行處理，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，節(jié)省了大量的整檔時間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時間。
3、相對于紙質(zhì)檔案容易損壞、老化的缺點，電子檔案有很好的復(fù)用性。電子檔案重復(fù)利用多次也不會有任何損失和破壞。電子檔案的重復(fù)利用在另一程度上也增長了紙質(zhì)檔案的壽命。
二、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢
1、傳統(tǒng)檔案學(xué)理論強調(diào)，檔案文獻(xiàn)必須有原始性，即必須是原生載體和原真內(nèi)容，以確保檔案文獻(xiàn)的歷史憑證價值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就具備原始性與真實性兩個方面。一是通過內(nèi)容與原載體的結(jié)合來確認(rèn)；二是通過文件的固定結(jié)構(gòu)與格式來確認(rèn)。紙質(zhì)檔案一旦形成，其所記載的數(shù)據(jù)，信息就不易更改。而計算機更改數(shù)據(jù)、信息可以做到完全不被覺察，因此紙質(zhì)檔案的生命力在于它在很大程度上保護(hù)了原始數(shù)據(jù)，信息安全、可靠。
2、檔案不同于一般的文字材料，不是所有網(wǎng)上辦公形成的數(shù)據(jù)都可作為檔案，而是必須經(jīng)過篩選具有保存價值的材料。紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲形式直觀簡單明了，并具有方便保存閱讀等特點。紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點更是電子檔案所不具備的。
3、目前，各國仍愿意接受將傳統(tǒng)信息體現(xiàn)的紙質(zhì)檔案作為有力證據(jù)。紙質(zhì)檔案的原始性鑒定，通常采用“原件”鑒定法，一般包括對檔案的載體是否為產(chǎn)生該檔案所屬時代產(chǎn)物的鑒定。主要信息形態(tài)包括：印章、簽字和筆跡等真實性鑒定。例如，本單位部分年代久遠(yuǎn)的基建檔案，房產(chǎn)檔案，其印章、發(fā)文部門經(jīng)辦人簽字、紅線圖標(biāo)志等，依然清晰。這些紙質(zhì)檔案在任何時候都可為法律提供有力證據(jù)，并作為權(quán)威材料。而新技術(shù)產(chǎn)生的電子文件若要成為證據(jù)，要受到更多的審查。所以，目前解決這一問題的方法仍然是在保存電子檔案的同時，將電子文件拷貝輸出成為紙質(zhì)檔案文件。
三、電子檔案在檔案管理中存在的風(fēng)險
信息技術(shù)在給檔案制作和管理方面給予了許多饋贈的同時，也必然為之帶來更多的隱患，這也是所謂的“高技術(shù)、高風(fēng)險”。
1、電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它在大大豐富了檔案的表達(dá)形式、結(jié)構(gòu)和性能的同時，也把兼容性、安全性等方面更為復(fù)雜的技術(shù)難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來了極大方便的同時，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來更多的可能。
2、檔案管理工作的分布由相對聚集轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚?。在電子環(huán)境中，檔案的生成、處理和流轉(zhuǎn)功能是嵌入各個自動化業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中的，對檔案的安全監(jiān)控、原數(shù)據(jù)捕獲等工作分散在不同的業(yè)務(wù)點上。這樣，一部分責(zé)任就會由專門文件管理人員轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中每個節(jié)點的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風(fēng)險就容易產(chǎn)生，并貫穿于整個檔案形成環(huán)節(jié)中，對于后期可能造成一系列連鎖反應(yīng)，甚至于無法彌補。
3、因為檔案由某一特定的載體轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄬Κ毩⒌姆栿w系，電子檔案的處理和傳遞可以由順序推進(jìn)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘞蛲竭M(jìn)行。這樣，檔案管理中的某些問題就可能同時存在于不同的節(jié)點上，其風(fēng)險便由異時性轉(zhuǎn)變?yōu)楣矔r態(tài)。
四、紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存
國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實施，對社會的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時代的影響，尤其對傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、管理手段必然進(jìn)行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點是電子檔案所無可比擬的。對二者進(jìn)行深入一層的分析，便可以發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。
參考文獻(xiàn)：
中圖分類號： C29 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
一、前言
隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，計算機在我國企事業(yè)單位領(lǐng)域得到了普及應(yīng)用。會計電算化在越來越多的企事業(yè)中得到應(yīng)用。成為企事業(yè)會計工作現(xiàn)代化和規(guī)范化的重要手段。伴隨著會計電算化產(chǎn)生的會計電算化檔案也成為了會計工作中一個不可缺少的重要方面。而對企事業(yè)會計電算化檔案管理的研究也成為了一個重要的會計學(xué)術(shù)研究課題。
二、會計電算化后會計檔案的特點
眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級企、事業(yè)單位實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于磁光介質(zhì)的數(shù)據(jù)與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案產(chǎn)生了許多新的特點。筆者根據(jù)工作的實踐，總結(jié)出會計電算化后會計檔案具有的特點，具體如下:
1、會計檔案的載體現(xiàn)代化。會計電算化檔案的物理性質(zhì)與傳統(tǒng)手工會計檔案相比發(fā)生了重大的變化,會計電算化檔案不僅是通過打印輸出的紙質(zhì)會計檔案,更重要的是有磁性的介質(zhì)或光盤。備份或者復(fù)制會計檔案都非常容易。
2、載體的性質(zhì)變化的新特點。傳統(tǒng)手工會計檔案是紙質(zhì)的,具有直觀的可視性的特點。
3、傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁光介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化后檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
4、會計電算化后檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化后，不僅要保管作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
5、會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即會計電算化檔案對安全性、完整性要求更高。
6、實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要實施嚴(yán)格管理。
三、電算化會計檔案方略
為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
1、電算化會計檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度)，把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，萬一計算機硬件系統(tǒng)發(fā)生損壞，還能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應(yīng)收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計算機操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
2、電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份，即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份都要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。此外，還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此，筆者建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。
3、電算化會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:(l)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可；(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。
四、會計電算化檔案的管理應(yīng)注意的問題
1、要注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。
這些軟件文檔是進(jìn)行會計信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。
2、要注意對電算化會計檔案存儲介質(zhì)和保管的管理。
電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。在管理時應(yīng)注意如下問題：
（1）在選用保存會計檔案的存儲介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果；
（2）對存放在存儲介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好“保護(hù)”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；
（3）對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識，以便查找；
（4）對使用時間較長的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；
（5）對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會計電算化操作員應(yīng)及時制作數(shù)據(jù)備份；
（6）需要對備份磁盤進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。
3、要是注意對電算化會計檔案數(shù)據(jù)防范的管理。
進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)以后，會計信息的安全性又受到了更大的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在電腦黑客、病毒、一些網(wǎng)絡(luò)管理不善和硬件自身的損毀等問題上。在會計領(lǐng)域中電腦黑客主要是指競爭對手和專門竊取商業(yè)秘密的機構(gòu)。它們通過捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸、違反義務(wù)條款等方式非法侵入網(wǎng)絡(luò)，竊取數(shù)據(jù)或破壞數(shù)據(jù)。
因此，電算化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必須要有相應(yīng)的防范措施。電腦病毒除了通過軟盤、光盤、磁帶等途徑進(jìn)行傳播外，還大量通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行傳播。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電腦病毒隱蔽性更強、破壞性更大、傳播速度更快，不僅能對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行毀滅性地破壞，甚至破壞電腦硬件。
四、結(jié)語
電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進(jìn)行會計數(shù)據(jù)的比較，從而為本部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)，另外還可以得出本單位，本部門，甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的情況與發(fā)展趨勢，使決策者在遵循市場的前提下，制定出適合自身發(fā)展的策略，改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。實行會計電算化之后，除了日常的事務(wù)外，還應(yīng)對整個計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計算機病毒的防范。做好了以上工作，有理由相信會計電算化檔案的管理工作也一定會更出色，會計電算化事業(yè)也將會蒸蒸日上。
參考文獻(xiàn)：
[1] 張予宏 李瑩：《2004年～2012年我國新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案研究綜述》，《檔案管理》，2013年04期
0前言
隨著“第三次工業(yè)革命”的開始，人類進(jìn)入了信息時代?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)越來越普及，中國作為十六億的人口大國，智能化改革也將是未來發(fā)展的主流方向。近些年電子商務(wù)的崛起，無疑又帶動了一場新的變革，那么作為企業(yè)“命脈”的檔案，不僅影響企業(yè)的整體運行，也是一些重要環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，所以檔案的管理也應(yīng)朝著智能化發(fā)展，不斷突破傳統(tǒng)，為整體發(fā)展做貢獻(xiàn)。電子商務(wù)檔案管理的智能化還沒有成熟的運行機制，也沒有得到真正意義上的廣泛使用，所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進(jìn)，各方都要積極探索，共同努力。
1電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)狀及解決措施
1.1認(rèn)識存在偏差，應(yīng)注重檔案管理智能化優(yōu)點的宣傳
檔案管理智能化是未來發(fā)展的主流方式，但由于近幾年才開始轉(zhuǎn)變，檔案管理人員的認(rèn)識還不夠全面，或者存在一些偏見。電子商務(wù)檔案管理全部依靠電子計算機，有時候會出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤，讓人不能信服，所以對于檔案管理人員來說，各企業(yè)應(yīng)加強信息化、智能化優(yōu)點的宣傳，為早日實現(xiàn)檔案管理智能化做好準(zhǔn)備。
1.2系統(tǒng)不完善，應(yīng)完善檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)專業(yè)化
上段已經(jīng)提到，電子商務(wù)信息化需要全部依靠計算機，目前的計算機版本不統(tǒng)一，新的版本或測試版系統(tǒng)不穩(wěn)定，容易發(fā)生死機、還原系統(tǒng)等問題，進(jìn)而保存的資料容易丟失，難以恢復(fù)。在這種安全可靠性缺失的情況，要求計算機技術(shù)人員根據(jù)所在企業(yè)對檔案管理的要求，創(chuàng)造完善相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，保證其準(zhǔn)確性，為檔案管理做貢獻(xiàn)。
1.3操作人員專業(yè)技術(shù)水平不過關(guān)，可以進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范操作
對于傳統(tǒng)檔案管理人員來說，全部依靠計算機來操作，往往在技術(shù)方面不過關(guān)，這主要體現(xiàn)在兩個方面。一方面，在建立檔案的過程中，操作有困難，不能建立完善的檔案；另一方面，在管理檔案的過程中，除了基本操作外，如查找、歸類等技能，會加重自身工作量，影響整體工作效率。針對這個問題，各企業(yè)應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，讓專業(yè)人士講解計算機的基礎(chǔ)應(yīng)用，提高電子商務(wù)檔案管理智能化技能的掌握水平，規(guī)范操作方式，使電子商務(wù)檔案管理智能化系統(tǒng)更加完善。
2電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展的方向
2.1檔案管理信息虛擬化
電子商務(wù)檔案管理所有信息存在計算機中，運用虛擬化的手段，將企業(yè)信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔，最大程度實現(xiàn)虛擬化，節(jié)約了時間和空間。除了管理各類信息外，還可以運用云端等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，備份儲存資料，突破地域和時間實時傳送，還可以更直觀對比分析，制定更符合實際情況的發(fā)展策略，為企業(yè)運作提供直觀數(shù)據(jù)，方便上級做決策。
2.2檔案管理信息多樣化
傳統(tǒng)的檔案管理全部依靠人工，在紙質(zhì)資料上填寫，或者運用半智能方式，在電腦上填寫各種信息，然后打印出來再歸檔，這就只能保存可以轉(zhuǎn)換成文字的資料，大大局限了信息的種類。如果實現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化，除了可以保存基本的文字資料外，視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存，不僅增加了信息的多樣性，還容易引起共鳴，及時了解客戶需求，以做一些變動，跟上消費新潮流。
2.3檔案管理信息便捷化
運用計算機技術(shù)管理檔案，其便捷性是智能化信息技術(shù)得到廣泛運用的一個突出特點。第一，檔案管理智能化操作簡單，可以減少錄入時間；第二，檔案管理智能化可以及時找到所需資料，不用在檔案柜里按順序查找，節(jié)省查詢時間；第三，檔案管理智能化還可以把多種數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析，運用視頻通話和語音通話等方式及時溝通，打破了地域性和時間阻礙，這一點應(yīng)該是電子商務(wù)檔案管理智能化最基本的優(yōu)點。
3實現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)實性意義
3.1突破傳統(tǒng)，節(jié)約資源
上文也提到了，傳統(tǒng)的檔案管理依靠紙質(zhì)文件，也需要保存大量紙質(zhì)文件的空間，同時管理人員也要好幾名。實現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化，突破傳統(tǒng)模式，節(jié)約人力資源和紙質(zhì)資源費用，本質(zhì)上為保護(hù)環(huán)境做了貢獻(xiàn)。除此之外，也節(jié)省了保存檔案的空間，便于結(jié)構(gòu)精簡，最大程度節(jié)約開支。
3.2便于管理
通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理智能化，更加便于管理所有資料，也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下，可以運用儲存卡增加安全性，把所需資料存在儲存卡等設(shè)備上，更突破了網(wǎng)絡(luò)的界限。
3.3提高工作效率
精簡人員，操作便捷，最大程度上節(jié)約了資源，減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時間，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步，電商的發(fā)展更加順利，也增進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的活力，為普通百姓創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)消費環(huán)境。
4結(jié)論
電子商務(wù)近年受到國家重視，其未來前景一片光明，電子商務(wù)檔案管理的智能化也是必然的，但在目前還不完善的情況下，存在一些惡意操作，各方應(yīng)該趨利避害，杜絕不良競爭，防止惡性循環(huán)。電子商務(wù)檔案管理有著便捷性、系統(tǒng)性的特點，但形式是虛擬存在的，相關(guān)人員要做好應(yīng)對意外的準(zhǔn)備，為其更好更快朝著智能化發(fā)展盡最大的努力。
【參考文獻(xiàn)】
[1]孫萬彤.電子商務(wù)檔案的特點及智能化發(fā)展趨勢探討[J].黑龍江史志,2014,20:102.
過去沉淀下來的檔案一般有數(shù)據(jù)型、信息型、知識型三種，且各自有一定特點，也有一定關(guān)系，這是我們在考慮檔案知識資源管理必須認(rèn)真對待的。
1.1數(shù)據(jù)型檔案
所謂數(shù)據(jù)型檔案是對事(或物)實際事實的記錄。例如，財務(wù)憑證檔案、物品材料變動記錄檔案。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的都是紙質(zhì)憑證；
(2)各憑證即使按類別分開，各數(shù)據(jù)項也很難規(guī)范統(tǒng)計；
(3)這種檔案的量很大，基本上是做為“歷史”記載。在考慮管理時，這類型檔案轉(zhuǎn)化成信息和知識的難度很大，所以仍然要獨立管理，即按照“歷史”記載的思想進(jìn)行管理。
1.2信息型檔案
所謂信息型檔案，就是對事(或物)實際過程的記錄。例如：會議紀(jì)要檔案、重要事件記錄、文件檔案，客戶往來帳目文件檔案，質(zhì)量陳述文件檔案等。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的都是紙質(zhì)文檔；
(2)有些文檔可以轉(zhuǎn)成電子文字型，有些只能掃描成數(shù)字圖片型；
(3)檔案量也是很大的，有些可以作知識資源上升其管理，如會議紀(jì)要、重要事件記錄等，有些則只能做為“歷史”存檔。
1.3知識型檔案
所謂知識型檔案就是對事(物)及其運行規(guī)律認(rèn)識(或下結(jié)論)的文檔資料。
如：科研報告、工藝文件、企業(yè)規(guī)劃計劃報告、部門工作總結(jié)等。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的大多是紙質(zhì)文件；
(2)有些文件可轉(zhuǎn)換成電子文字型，有些也只能掃描成數(shù)字圖片型；
(3)檔案量也很大，但都是知識資源管理的主要內(nèi)容。
1.4各類型檔案對管理的要求
從以上各類型檔案的分類分析，可以歸成以下幾種形式的文檔：
(1)“歷史”數(shù)據(jù)型文檔
在管理時，按照信息分類存貯、查詢使用的方式進(jìn)行管理
(2)電子文字信息型文檔
在管理時，也按照信息分類、存貯與查詢方式進(jìn)行管理
(3)數(shù)字圖片信息型文檔
在管理時，可以按照知識資源管理方式進(jìn)行管理
(4)知識型文檔
在管理時，直接按照知識資源管理方式進(jìn)行管理
2、今后企業(yè)檔案的類型及管理特點
由于今后的檔案，已經(jīng)是在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化下產(chǎn)生的，所以類型和管理較之以前的檔案有很大變化
2.1檔案來源多樣化
(1)按內(nèi)外分，可以分為內(nèi)部工作產(chǎn)生文檔、對外收集的文檔、外部主動發(fā)給的文檔等；
(2)從媒質(zhì)形式分：可以分為紙質(zhì)、電子化、數(shù)字化
(3)從表達(dá)形式分：可以分為文字、數(shù)據(jù)、圖表、語言、圖像、視頻
2.2檔案依然有數(shù)據(jù)型、信息型、知識型
在今后，數(shù)據(jù)型主要產(chǎn)生于生產(chǎn)物流系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)，信息型主要產(chǎn)生于情報系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。知識型的產(chǎn)生面就最廣。
今后的三種類型檔案幾乎都是數(shù)字化的，并且是有規(guī)范的，所以在管理時可以遵循：
(1)數(shù)據(jù)型按照統(tǒng)計數(shù)學(xué)模型轉(zhuǎn)化成信息型、知識型文檔進(jìn)行管理
一般來講，統(tǒng)計的數(shù)學(xué)模型必須依據(jù)管理者或需求者規(guī)定的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計，對數(shù)據(jù)定期或不定期進(jìn)行統(tǒng)計，形成信息型文檔。
再對積累的信息型文檔按專家委托分析手段進(jìn)行匯總判斷形成知識型文檔。
(2)信息型檔案按照需求可直接應(yīng)用，也可以轉(zhuǎn)化成知識型文檔進(jìn)行管理
有些信息檔案(如客戶信息)就可以直接按文檔看成是知識，進(jìn)而按知識資源進(jìn)行管理；有些信息型檔案(如數(shù)據(jù)圖表)可按專家委托分析方法進(jìn)行分析、判斷形成知識型文檔，再按知識資源進(jìn)行管理。
2.3檔案處理的個性化、專家化
由于大多檔案來源于專業(yè)人員，并都在網(wǎng)上形成或收集，那么這些專業(yè)人員本身就是非常好的檔案收集者，只是收集整理時，還可能沒有比較標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化模板，因此，檔案管理者的任務(wù)之一是對檔案來源進(jìn)行規(guī)范化，即提供給來源者以填寫的標(biāo)準(zhǔn)模板。
專業(yè)人員按模板提交以后，可以送達(dá)檔案管理者，也可以直接送達(dá)檔案管理者委托的審查專家進(jìn)行審查。這樣的處理解決了檔案處理專業(yè)化的問題。
2.4檔案應(yīng)用的及時化
未來檔案管理的關(guān)鍵就在及時應(yīng)用，盡快產(chǎn)生效益。做到這一點，也并不難，首先就須按上節(jié)敘述管理方式，由專業(yè)人員和專家委托方式快速整理，再根據(jù)檔案知識多面性分類，確定相關(guān)工作環(huán)節(jié)或相關(guān)工作崗位的需求程度，采取推送方式、訂閱方式等，將知識及時地送到需要它的人手中。
3、企業(yè)檔案知識資源管理的目標(biāo)
經(jīng)過前面的闡述和分析，我們已基本說明了檔案知識的特點和在知識經(jīng)濟(jì)時代管理的要求。但具體該如何推動與實施檔案知識資源管理，還需要有更明確的目標(biāo)定位。
3．1、檔案管理必須上升到知識資源管理
作為方向性目標(biāo)，這里我們重申企業(yè)檔案管理的需求，目的是要：
解決目前企業(yè)檔案管理存在的問題
以前檔案管理就是信息時代下的管理，具有通常所講的信息時代檔案管理的問題，即有：收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人 才，也需耗費大量的時間；檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實際相關(guān)的信息；檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時代的檔案管理中都成了信息，這是不對的；信息時代的檔案管理沒有真正理解網(wǎng)絡(luò)化帶來的革命。
通過知識資源管理，不僅要解決以上問題，還要做為知識管理的的先導(dǎo)做出樣板，推動企業(yè)各個部門的管理邁上知識管理的臺階。
真正發(fā)揮企業(yè)檔案知識的作用
檔案知識的作用，歸納起來，在知識經(jīng)濟(jì)時代，應(yīng)該發(fā)揮如下作用：
(1)決策支持“寶典”，即成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或管理高層進(jìn)行決策的最主要依據(jù)和最有效方法；
(2)崗位技能“搖籃”，即成為企業(yè)員工學(xué)習(xí)掌握崗位工作經(jīng)驗，方法的最主要來源；
(3)新品研究“跳板”，即成為每一個新產(chǎn)品研究中的最主要參考資料；
(4)企業(yè)競爭“基石”，即讓眾多的檔案知識成為具有知識產(chǎn)權(quán)的企業(yè)核心競爭知識；
(5)企業(yè)歷史“窗口”，即發(fā)揮傳統(tǒng)的檔案記載“歷史”的作用。
以上作用，特別是前四個作用，正是企業(yè)實施知識資源管理提升檔案知識作用的初衷！
3.2企業(yè)知識資源管理要支持企業(yè)管理及其發(fā)展戰(zhàn)略
任何管理都是企業(yè)管理的部份，都要符合企業(yè)管理總體戰(zhàn)略的全局，企業(yè)知識資源管理也不例外，但由于知識資源管理是深入到企業(yè)各個環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)性管理，那就應(yīng)該在各個管理環(huán)節(jié)表現(xiàn)出它的基礎(chǔ)支持作用。
支持企業(yè)人才戰(zhàn)略
企業(yè)擔(dān)負(fù)著調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、開拓擴展、創(chuàng)新管理的一系列重大發(fā)展，這個發(fā)展中最重要的是人才和人才培養(yǎng)?？焖俚亍⒏哔|(zhì)量地培養(yǎng)出合格的專門人才是企業(yè)人才戰(zhàn)略的核心目標(biāo)，而知識資源管理必須擔(dān)負(fù)起培養(yǎng)內(nèi)容(專門企業(yè)技術(shù)與管理實戰(zhàn)知識，企業(yè)文化知識)、培養(yǎng)方式、培養(yǎng)渠道支持的關(guān)鍵工作。
支持學(xué)習(xí)型企業(yè)組織建設(shè)
對中大型企業(yè)來說，再采取傳統(tǒng)塔式、計劃審批式管理已經(jīng)不能釋放出廣大員工的創(chuàng)造力，而要建設(shè)學(xué)習(xí)型組織，采用學(xué)習(xí)型組織管理的方式，實現(xiàn)員工自我調(diào)節(jié)。讓員工向工作學(xué)習(xí)、向問題學(xué)習(xí)、團(tuán)體學(xué)習(xí)，為實現(xiàn)愿景目標(biāo)，充分調(diào)動員工的創(chuàng)新能力。要實現(xiàn)或推動這個學(xué)習(xí)型組織目標(biāo)的建設(shè)，最主要的就是檔案型知識資源的及時支撐，因為這些知識本身就來源于工作、來源于實踐、來源于集體共同的智慧。而達(dá)到支撐學(xué)習(xí)型組織建設(shè)的關(guān)鍵是知識資源要適合員工工作實際，及時有效的提供，也及時有效地沉淀與規(guī)范。
支持企業(yè)跨地區(qū)指揮管理
今后，一般的企業(yè)集團(tuán)大多分布在多個地區(qū)，這給各地區(qū)機構(gòu)的指揮調(diào)度增加了難度、也會降低效率。能否讓大家共享成功的方法，共享失敗的教訓(xùn)，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到這一點，最主要的是要求檔案型經(jīng)驗知識資源的統(tǒng)一管理、及時支撐工作。達(dá)到這種支撐的關(guān)鍵是要熟悉管理層的工作內(nèi)容和過程，適時地把相關(guān)經(jīng)驗知識資源配備在工作者的面前。
支持企業(yè)員工跨地區(qū)協(xié)同工作
除了領(lǐng)導(dǎo)層、管理層要共享知識以外，多地區(qū)的工作既有分工、又有協(xié)作。而要達(dá)到良好的協(xié)作，關(guān)鍵就在于知識與信息的溝通。對此，知識資源管理主要地將各地區(qū)工作情況、工作成果、工作經(jīng)驗等知識統(tǒng)一管理共享起來，并根據(jù)協(xié)作要求，用知識資源構(gòu)成及時的協(xié)作空間，讓大家在協(xié)作時，全面地了解和掌握相關(guān)知識和信息。
3.3知識資源管理要為今后企業(yè)的知識管理打好基礎(chǔ)
企業(yè)在未來開展全面的知識管理是必然的，而知識管理開始的前提是“有知識可管”，因此，知識資源的管理的進(jìn)展決定了知識管理啟動的時間。
但畢竟知識資源管理是知識管理的部份，在建設(shè)和推動時應(yīng)該協(xié)調(diào)整體與局部的關(guān)系，因此要求：
知識資源管理要明確其地位和作用，要留有充分地接口
其實，這從知識資源管理主要是顯性知識管理的特點出發(fā)，就可以明確其在知識管理中的地位，同時也要明確它作為工作支持的基礎(chǔ)管理，隨著與工作結(jié)合的深度，知識資源管理也就有其發(fā)展的深度空間。
知識資源管理要成為企業(yè)知識管理的先導(dǎo)
先要“有知識可管”，這是知識管理的前提，也就注定了知識資源管理的先導(dǎo)作用。但能否起到這個作用，還是要看知識資源管理能否解決信息時代檔案管理的問題，并能否真正發(fā)揮出檔案知識的五個作用。
3.4知識資源管理的具體目標(biāo)具體
上面概述了知識資源管理需求的重要方面，但究竟該做什么？達(dá)到什么目標(biāo)？還并不明確。這里，我們按照企業(yè)知識資源管理的特點要求，分解列明為：
(1)檔案管理知識資源化、信息化
這表明，把檔案(包括數(shù)據(jù)型、信息型、知識型檔案)按照前述知識資源管理的要求進(jìn)行資源化、信息化；
(2)知識資源及時支持領(lǐng)導(dǎo)決策
這表明，要把知識資源與領(lǐng)導(dǎo)決策工作結(jié)合起來，讓知識資源在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時很容易獲取，很及時提供；
(3)知識資源及時支持員工學(xué)習(xí)
這表明，要把知識資源與員工的入職學(xué)習(xí)、崗位學(xué)習(xí)、深入學(xué)習(xí)結(jié)合起來，提供隨時隨地地學(xué)習(xí)的內(nèi)容、渠道與空間；
(4)知識資源及時支持員工工作
這表明，要把知識資源與員工的實際工作結(jié)合起來，讓知識資源在工作的不同環(huán)節(jié)、不同程序上很容易獲取，很及時提供。同時，也讓實際工作的成果和經(jīng)驗及時轉(zhuǎn)換成知識資源；
(5)知識資源管理IT平臺化
從上述目標(biāo)也看到，知識資源管理必須依托IT網(wǎng)絡(luò)，用平臺來實現(xiàn)，并把平臺引進(jìn)到領(lǐng)導(dǎo)決策、員工學(xué)習(xí)和員工工作中；
(6)知識資源管理的安全化
知識產(chǎn)權(quán)是指權(quán)利人對其所創(chuàng)作的智力勞動成果依法所享有的專有權(quán)利，它是一種無形財產(chǎn)，具有專有性、時間性、地域性、需要法定程序等特點，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案是知識產(chǎn)權(quán)的真實記錄和重要載體，其特點是由知識產(chǎn)權(quán)的性質(zhì)和活動規(guī)律所決定的。
1 從產(chǎn)生的范圍來看，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容多、涉及范圍廣。按照知識產(chǎn)權(quán)的客體，知識產(chǎn)權(quán)檔案包括商標(biāo)檔案、專利檔案、著作權(quán)檔案、商業(yè)秘密檔案等。按現(xiàn)行的企業(yè)檔案十大類分類方案，知識產(chǎn)權(quán)檔案包含了科研檔案，涉及產(chǎn)品檔案、文書檔案、會計檔案、人事檔案等多個門類。
2 從內(nèi)容上看，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案具有成套性的特點，包括知識產(chǎn)權(quán)活動在創(chuàng)造、申請審批和登記、轉(zhuǎn)化、保護(hù)、維權(quán)等各個環(huán)節(jié)形成的全部有保存價值的文件資料，這些工作一環(huán)緊扣一環(huán)，具有系統(tǒng)性，是不可分割的有機整體。
3 從形成的過程來看，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的權(quán)利獲得及有效期時間跨度大，具有漸全的特點，有一個動態(tài)的不斷增加的過程，這是由知識產(chǎn)權(quán)的時間性、需要法定程序的特點決定的。知識產(chǎn)權(quán)的研發(fā)、創(chuàng)造與取得都需要歷時一段時間，有些需要幾年甚至十幾年。知識產(chǎn)權(quán)取得后，它只有在法定的期限內(nèi)才是有效的，我國專利法規(guī)定：發(fā)明專利權(quán)的期限為二十年，實用新型和外觀設(shè)計專利權(quán)的期限為十年，在這期間，每年定時都需續(xù)繳年費。商標(biāo)注冊證為了保持其有效性，每滿十年需要續(xù)展。商標(biāo)注冊證許可使用、注冊信息的變更、爭議裁定、商標(biāo)侵權(quán)、商標(biāo)的使用等情況，都會形成新的檔案，而且時間上會不斷地延續(xù)下去。
4 從管理和利用的方式來看，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)具有專有性的特點，因此檔案有保護(hù)性要求。很多知識產(chǎn)權(quán)檔案都屬于企業(yè)的技術(shù)秘密和經(jīng)營秘密，它們是眾多競爭對手極為關(guān)注、競相爭奪的目標(biāo)，可以為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的競爭價值，因此應(yīng)做好知識產(chǎn)權(quán)檔案保護(hù)工作。
知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的措施
劍南春集團(tuán)公司現(xiàn)有各項專利、商標(biāo)、商標(biāo)注冊證、國際商標(biāo)注冊證及其他知識產(chǎn)權(quán)檔案合計萬余件。面對數(shù)量如此豐富的知識產(chǎn)權(quán)檔案，分析其特點，加強科學(xué)管理顯得尤為重要。
1 企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案具有漸全的特點，應(yīng)在知識產(chǎn)權(quán)管理工作中做到“三納人”、“四參加”和“四同步”，根據(jù)歸檔范圍將知識產(chǎn)權(quán)各階段形成的文件材料收集齊全，包括電子文件的收集，并與對應(yīng)的紙質(zhì)文件同時歸檔。在知識產(chǎn)權(quán)立項時就應(yīng)有檔案人員參與，屬于合作開發(fā)及技術(shù)引進(jìn)項目的應(yīng)將文件的歸檔要求寫入相關(guān)合同；在該項目完成后，檔案還會有增添或修改，應(yīng)與檔案形成的相關(guān)部門多交流、溝通，及時收集補充歸檔。
2 保持企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的成套性、完整性。整理檔案應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系。屬于同一知識產(chǎn)權(quán)的文件材料應(yīng)集中在一起，不得隨意分割開來，從而保證知識產(chǎn)權(quán)檔案與知識產(chǎn)權(quán)活動的一致性，按檔案形成時間先后順序或重要程度排列，一案一卷或數(shù)卷。整理檔案時，檔案盒不宜裝得過滿，例如，商標(biāo)注冊證每十年就需要面臨續(xù)展等情況，新增加的檔案就無法放在同一檔案盒內(nèi)。若該盒實在已裝滿，可再組一卷，并在卷內(nèi)備考表說明，使同一知識產(chǎn)權(quán)檔案信息發(fā)生關(guān)聯(lián)，方便查找。
3 科學(xué)分類。有的檔案同行建議在企業(yè)檔案十個大類后，再增加第十一類“知識產(chǎn)權(quán)檔案類”，但筆者認(rèn)為，對于知識產(chǎn)權(quán)檔案形成時間久遠(yuǎn)、檔案數(shù)量龐大的企業(yè)，這種方法并不可行。以劍南春集團(tuán)公司為例，近萬件知識產(chǎn)權(quán)檔案已于過去二十多年規(guī)范地整理于企業(yè)檔案的十個大類里，如果檔案分類上發(fā)生變化，則牽一發(fā)動全身，引起相應(yīng)工作的一系列變化，很多檔案都需要整改，有些工作甚至需要從頭做起，實在是一種浪費人力、物力和時間，又傷害檔案實體的無效勞動。檔案的分類方案宜保持長期的相對穩(wěn)定，應(yīng)盡量執(zhí)行原有檔案分類框架，可通過建立專題目錄及在分類方案局部做一些微調(diào)處理來促使知識產(chǎn)權(quán)檔案信息相對系統(tǒng)、集中。
商標(biāo)、專利類檔案概念明確，獨立性較強，可放在產(chǎn)品檔案類下綜合類或在綜合類下新增加一個類目，按知識產(chǎn)權(quán)檔案的客體，設(shè)為商標(biāo)類、專利類；著作權(quán)類檔案對于企業(yè)來說包括學(xué)術(shù)論文、專著、工程圖、計算機軟件開發(fā)等；商業(yè)秘密類檔案涉及范圍廣，我國《反不正當(dāng)競爭法》規(guī)定，“商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實用性并經(jīng)權(quán)利人采用保密措施的技術(shù)信息和商業(yè)經(jīng)營信息?！币虼似髽I(yè)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需要，明確商業(yè)秘密的歸檔范圍。通常包括企業(yè)財務(wù)狀況、投資計劃、分配方案、客戶名單、原材料進(jìn)貨渠道、產(chǎn)品銷售網(wǎng)絡(luò)、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品配方、新技術(shù)研究等需保密的各種文件材料。這些檔案材料分散在文書、會計、人事、科研等各類檔案中，可繼續(xù)按原有分類方案將檔案歸人相應(yīng)檔案類別，隨各類檔案統(tǒng)一分類編號、整理編目，再通過建立專題目錄，將屬于不同職能領(lǐng)域的檔案信息集中起來；科研類檔案自身就是一個獨立的一級類目，它包含于商業(yè)秘密檔案，因此其分類整理和以前一致。
用計算機管理檔案的好處就在于可以對存儲在數(shù)據(jù)庫中的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和快速檢索。
1.數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)管理開放性較強。系統(tǒng)能夠自由增、刪、改數(shù)據(jù)庫，滿足不同檔案類型的需要，做到凡是檔案都可以進(jìn)行管理；數(shù)據(jù)的增、刪、改、排序操作簡單，并且提供重復(fù)、列表、抽詞、編碼、通改等多種輔助輸入功能。
2.檔案的查全率和查準(zhǔn)率較高。使用檔案信息管理系統(tǒng)，只要輸入幾個漢字，就會立即得出查詢結(jié)果，系統(tǒng)應(yīng)具有拼音首字的查詢功能，不懂漢字輸入就可以查詢，對于重音字也可以得到很好的解決；具備樹型查詢功能，從上往下的查詢，層次分明，易于識別是否是所需檔案，符合檔案人員的檢索習(xí)慣；提供自動漫游檢索，系統(tǒng)可以自動在所有庫中查找，找到后顯示來供查看，這樣，大大減少了利用人員的等候時間，以前幾個小時查不到的檔案，現(xiàn)在片刻就能拿到。
3.提供強大的系統(tǒng)編目功能。系統(tǒng)可以自動生成或手工自由設(shè)計報表，滿足不同檔案類型不同的報表需求。檔案員可要根據(jù)需要生成檔案目錄表，檔案目錄表的結(jié)構(gòu)可以自行設(shè)計和修改，加強檔案中對該系統(tǒng)的把握，提高使用的靈活性和工作效率。
4.檔案的利用統(tǒng)計和檔案統(tǒng)計。使用計算機可以對檔案利用情況做出詳盡快捷的統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計是對所有檔案的不同類別的詳細(xì)情況做出報表，所有這些都有利于檔案管理人員對檔案管理做出及時有效的決策。要求軟件統(tǒng)計靈活方便，只要指定幾個統(tǒng)計項，輕點鼠標(biāo)，計算機就統(tǒng)計得一清二楚，并打印出整齊的報表。
5.標(biāo)題內(nèi)關(guān)鍵詞自動標(biāo)引。可以從文件標(biāo)題中自動提取題內(nèi)關(guān)鍵詞。以標(biāo)題內(nèi)關(guān)鍵詞取代主題詞，是計算機實現(xiàn)詞組自動標(biāo)引的一個途徑，減輕錄入人員標(biāo)引關(guān)鍵詞的強度。
二、對史志檔案資料全文數(shù)字化
檔案數(shù)字化，其手段就是對檔案實現(xiàn)全文存儲，它在檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進(jìn)行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，從而實現(xiàn)史志檔案圖文信息的全文檢索。
1.檔案數(shù)字化。以紙張作為載體的檔案材料，要轉(zhuǎn)換成以光盤作為載體的檔案，首先要進(jìn)行數(shù)字化。使用鍵盤錄入是數(shù)字化方式之一，但有很大的局限性，如錄入速度慢，檔案原件信息如手跡、圖表、印鑒不能保留等。比較好的方法是使用掃描儀進(jìn)行輸入。
2.圖像壓縮。鍵盤輸入的文字，是計算機中的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)碼，占用的存儲空間較少，而圖像文件占的存儲空間則較大。這就需要圖像壓縮，節(jié)省圖像文件的存儲空間。壓縮后的圖像數(shù)據(jù)，在瀏覽時，可以實行比例放大或縮小還原，使用者可以按照自己的意圖輸出比例圖像，從而增加圖文信息提供利用的靈活性。
3.圖像管理。一般圖像存儲方法有兩種，一種是把每個圖像壓縮后形成一個文件，取好文件名存放在硬盤或光盤上，使用時按照文件名來查找，這種方法要求給每個圖像取名，非常不便，同時由于每個圖像作為一個文件存儲，它在硬盤或光盤上會產(chǎn)生大量的碎片，存儲效率很低，查找起來也很慢。另一種方法就是建立一個圖像庫和一個索引文件，把圖像全部放在這個圖像庫中，然后在索引文件中指出每個圖像文件在圖像庫中所在的位置。
人事檔案是反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的歷史記錄，是考察人才，科學(xué)用人的重要依據(jù)，在干部選拔任用、人員調(diào)動、職稱評審、退休等方面發(fā)揮著非常重要的作用。高職院校現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著高職院校建設(shè)，限制高職院校各方面工作。
一、目前高職院校人事檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理意識薄弱、管理思想陳舊
高職院校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案的管理僅僅是學(xué)校輔的工作。高職院校沒專門負(fù)責(zé)檔案管理的機構(gòu)部門，只是從人事部門安排較少的人員以兼職形式管理。大多高職院校對于檔案持有“重藏輕用”的落后觀念，沒意識到檔案管理的重要性。學(xué)校對于人事檔案工作不夠重視，投入的財力、物力及人力不足，管理工作仍停留在傳統(tǒng)的管理模式。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是將檔案接收和保存當(dāng)作主要工作內(nèi)容，采用手工操作方式整理完善檔案，存在效率低，易出錯、查閱困難等缺點。對于新的信息化人事檔案管理模式，不太愿意投入資金，不愿意去嘗試，固步自封。
（二）檔案管理制度不健全
在人事檔案管理工作不被重視的情況下，大多數(shù)的高職院校沒有制定關(guān)于規(guī)范管理人事檔案的相關(guān)規(guī)章制度。檔案管理工作缺少制度的規(guī)范，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作繁雜、混亂、無章可循。檔案管理的大部分工作需要根據(jù)規(guī)章制度開展，對于檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理、審查，以及對檔案資料的收集、完善和歸檔。同時，很多學(xué)校沒有安排專門的檔案管理崗位，即使有專人的管理也是缺乏檔案管理知識的背景，無形中使檔案管理工作專業(yè)度不夠，檔案工作做不好。
（三）檔案管理信息化程度低
高職院校人事體制改革不斷深化，無形的加重了人事檔案的工作，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足當(dāng)下新形勢的需要，高職院校檔案信息化的建設(shè)工作比較滯后。高職院校的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后，收集、整理、歸類等一系列的工作還需依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化的程度不高，影響了檔案管理工作的效率、利用率。
（四）工作人員不夠?qū)I(yè)
檔案管理工作的開展，歸根到底要依靠“人”來推動。高職院校的檔案管理工作人員通常都學(xué)歷不高，沒有檔案管理知識背景。工作人員不是全職的從事檔案管理工作，只是臨時安排人員負(fù)責(zé)，沒有形成長期化、延續(xù)化，專業(yè)化的管理模式。對人事檔案管理投入的經(jīng)費不足，工作人員沒有太多的系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓(xùn)以及技術(shù)指導(dǎo)，使得檔案管理能力得不到提升。
二、加強高職院校人事檔案管理的幾點思考
（一）更新觀念，提高對檔案管理工作的認(rèn)識
為適應(yīng)高職院校人事的發(fā)展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，提高對檔案管理工作的認(rèn)識。檔案的管理不僅僅是簡單的收集、整理、保管，更重要的是檔案服務(wù)。在工作中，要加強檔案服務(wù)的主動性、及時性，使檔案工作由被動存放、保管變?yōu)橹鲃犹峁├?。檔案管理工作要為高職院校的人事選拔、職稱晉升、評優(yōu)評獎等提供真實可靠的檔案信息。高職院校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員務(wù)必跟上發(fā)展形勢，轉(zhuǎn)換觀念，提高對檔案管理工作的認(rèn)識。
（二）建立健全人事檔案管理制度
任何工作開展之前都需要制定相關(guān)制度，做到有法可依、有章可循，檔案管理工作也不例外。高職院校對檔案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作規(guī)范和章程，確保檔案管理工作制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案管理必須明確職責(zé)，對人事檔案工作中存在的問題，要及時研究、及時解決，加強指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項工作得到落實。
（三）運用信息化手段進(jìn)行管理
傳統(tǒng)的人事檔案工作以紙質(zhì)為載體存儲資料，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了紙質(zhì)材料，檔案管理將進(jìn)入信息化的時代。越來越多的高職院校利用現(xiàn)代技術(shù)手段管理人事檔案，將檔案的資料數(shù)字化、集成化、高效化，通過信息檢索系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的檢索，為高職院校人事調(diào)動、科研開發(fā)、人員晉升、評優(yōu)評獎等各種用途提供方便、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。檔案信息電子化實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息的共享，規(guī)范了檔案管理的各項工作。檔案管理工作的信息化需要提高工作人員掌握計算機能力，將檔案電子化、數(shù)字化，建立起存儲信息的數(shù)據(jù)庫。檔案管理信息化很好的將檔案資料系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，發(fā)揮了檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價值。
（四）提高工作人員的素質(zhì)
加強對檔案工作人員的培養(yǎng)，打造一支具有高素質(zhì)、高水平的專業(yè)隊伍。加大對檔案人員教育培訓(xùn)力度，鼓勵支持他們參加檔案管理工作培訓(xùn)、研討會、學(xué)歷教育，甚至到外地考察學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗等。通過多種是培訓(xùn)途徑，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作素質(zhì)。人事檔案管理是一項專業(yè)程度較高的工作，工作人員應(yīng)具備檔案管理的知識背景，最好是有檔案管理類的技術(shù)職稱資格。
三、結(jié)語
高職院校的人事檔案管理是為師資隊伍管理和利用提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息服務(wù)，在為學(xué)院選拔干部、職稱評聘等工作提供了真實可靠的信息。高職院校應(yīng)重視檔案管理工作，明確檔案工作的服務(wù)目的，拓寬人事檔案利用領(lǐng)域，使人事檔案更好的服務(wù)于高職院校的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
文書檔案整理是醫(yī)院辦公室的重要工作之一，記錄了上級及本院政策的變更與發(fā)展、人員的交替、榮譽以及財務(wù)歷史賬單等，是醫(yī)院的寶貴財富。長期以來，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對計算機的應(yīng)用較少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院臨床電子檔案的電子化應(yīng)用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化要求，醫(yī)院文書檔案實現(xiàn)電子化管理勢在必行。
一、醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀
（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級?？漆t(yī)院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進(jìn)行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復(fù)借閱、使用不可避免出現(xiàn)原件受損或遺失，而很多20年前的紙質(zhì)存檔文件則已經(jīng)出現(xiàn)發(fā)黃、破損等問題。
（二）文件缺失嚴(yán)重。醫(yī)院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經(jīng)由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經(jīng)出現(xiàn)污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結(jié)合相關(guān)檔案文件要求然后根據(jù)個人理解對檔案資料進(jìn)行分類，確定是否應(yīng)該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業(yè)水平?jīng)Q定檔案整理水平，不可避免出現(xiàn)文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。
（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費時費力，通常是：詢問年限―查找收發(fā)文登記本―逐條尋找―查找登記號―逐件翻找文件―復(fù)印，遇到缺失的檔案或年份不詳?shù)臋n案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。
二、醫(yī)院辦公室文書檔案實現(xiàn)電子化管理的必要性
（一）實現(xiàn)存檔方式多樣化，最大限度地保護(hù)檔案原件。應(yīng)用電腦掃描、照相等手段，實現(xiàn)檔案備份，防止檔案丟失無法彌補，改變傳統(tǒng)檔案只有紙質(zhì)化的方式，以電子方式對檔案進(jìn)行收藏、管理可以有效地保護(hù)檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。
（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的價值，實現(xiàn)檔案資源的整合和共享。辦公室文件經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批示后需相關(guān)科室傳閱，文件不僅經(jīng)常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達(dá)到全院，檔案實行電子化管理后，對于需相關(guān)科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫(yī)院局域網(wǎng)實現(xiàn)院內(nèi)共享，提高了檔案的時效性、應(yīng)用價值以及應(yīng)用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。
（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統(tǒng)計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關(guān)鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節(jié)省時間，提高工作效率。
三、實現(xiàn)辦公室文書檔案管理電子化的障礙
辦公室文書檔案的電子化建設(shè)是一項長期任務(wù)，隨著醫(yī)院發(fā)展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現(xiàn)有傳統(tǒng)方式，利用材料提交系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件及計算機自帶的關(guān)鍵詞查找功能等實現(xiàn)檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規(guī)范化管理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫，但在實現(xiàn)電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業(yè)素質(zhì)、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。
（一）主管文書檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)與計算機應(yīng)用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業(yè)水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機技術(shù)的應(yīng)用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現(xiàn)有狀態(tài)，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應(yīng)用計算機技術(shù)但在專業(yè)素養(yǎng)上又有所欠缺，無法將紙質(zhì)檔案與電子檔案合理地融合歸納。
（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，并隨著技術(shù)的更新需要M行定期的相關(guān)知識培訓(xùn)，其次上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細(xì)節(jié)規(guī)范化和軟件升級等都需要相關(guān)人員跟進(jìn)服務(wù)。
（三）檔案電子化后，由于存儲設(shè)備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機出現(xiàn)故障，就可能造成系統(tǒng)無法工作，丟失部分資料，與此同時設(shè)備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設(shè)備損壞，便無法獲取文件。
四、實現(xiàn)辦公室文書檔案電子化的對策
辦公室電子文件檔案建設(shè)比紙質(zhì)文件整理的技術(shù)性要求更高、工作更細(xì)致。在做好紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進(jìn)行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，通過不定期的培訓(xùn)與交流，取長補短，結(jié)合本醫(yī)院的實際，結(jié)合數(shù)據(jù)化系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對全部文件進(jìn)行分類劃分，集中處理，此外計算機安全的維護(hù)，亦必須制定一套科學(xué)合理的管理制度，這就要求：
（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機，辦公室工作開始實行精細(xì)化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細(xì)記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發(fā)文與本院發(fā)文實行電子目錄登記與紙質(zhì)版登記雙管齊下，并將上級發(fā)文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關(guān)科室查詢，對于本院發(fā)文按發(fā)文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進(jìn)行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統(tǒng)性，文件查詢更便捷。
（二）加快文書檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，爭取領(lǐng)導(dǎo)在人力物力財力方面的最大支持。實現(xiàn)部分檔案資源在內(nèi)部局域網(wǎng)資源共享，通過建立web為基礎(chǔ)的服務(wù)體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發(fā)利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，適時與院內(nèi)外相關(guān)機構(gòu)進(jìn)行交流與合作，為院內(nèi)職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現(xiàn)電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強宣傳，由下而上轉(zhuǎn)變思維，爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持，使相關(guān)科室充分認(rèn)識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫(yī)院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片、實物檔案的數(shù)字化處理后，以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，既可有效保護(hù)原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領(lǐng)導(dǎo)看到電子檔案更規(guī)范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。
（三）實現(xiàn)辦公室工作人員隊伍年輕化，轉(zhuǎn)變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進(jìn)辦公室工作電子化進(jìn)程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認(rèn)可并熟練掌握電子檔案，關(guān)系檔案電子化能否順利進(jìn)行，所以對辦公室工作隊伍應(yīng)該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機制，實現(xiàn)文書檔案管理理念的創(chuàng)新、管理流程的規(guī)范、管理團(tuán)隊的重組以及管理手段的革新，實現(xiàn)文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護(hù)工作。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，對檔案計算機要專管專用，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限進(jìn)行安全設(shè)置，對移動存儲安裝嚴(yán)格把關(guān)，定期檢測系統(tǒng)，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機要及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定，此外，對電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境也要嚴(yán)格按照檔案保管要求選擇，預(yù)防計算機突然損害造成的電子文檔無法修護(hù)。
五、Y語
綜上所述，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院信息化的迅速發(fā)展，醫(yī)院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫(yī)院文書檔案的電子化建設(shè)需要我們積極分析現(xiàn)階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創(chuàng)新，提高對電子文書數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的應(yīng)用能力，從而盡快實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的電子化、現(xiàn)代化。
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檔案館“雙向互動”機制，主要是指檔案館在檔案信息服務(wù)過程中，立足自主實踐，兼顧強化自身管理與拓展公共服務(wù)功能的雙重社會需要，充分發(fā)揮政府投入與社會支持、檔案館自身與社會檔案利用者群體等多方面的積極性，提高檔案館公共服務(wù)水平，循序漸進(jìn)地實施“公共服務(wù)型”檔案館建設(shè)的步伐。
一、建設(shè)檔案館“雙向互動”機制的保障措施
（一）加強調(diào)查研究、制定相關(guān)政策
檔案館“雙向互動”機制建設(shè)是具有創(chuàng)新性的工作內(nèi)容。必然要求對一些影響、限制因素進(jìn)行必要變革，也必然在客觀上對傳統(tǒng)的檔案館管理方法、模式、理念造成一定的沖擊。因此，檔案館要主動爭取各級黨委和政府的支持，積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門共同搞好檔案館多維“雙向互動”機制建設(shè)的調(diào)研工作;并力爭結(jié)合檔案館工作實際、盡快制定出臺切實可行的相關(guān)政策，解決關(guān)系到檔案館多維“雙向互動”機制建設(shè)發(fā)展方向的建立檔案信息產(chǎn)業(yè)的模式、贏得社會資助的途徑以及檔案管理社會化運作的方式等實際問題。以政策規(guī)定作為開展“雙向互動”機制建設(shè)的導(dǎo)向，確保檔案館“雙向互動”機制建設(shè)的長效性，力求使檔案館多維“雙向互動”機制建設(shè)持久地發(fā)揮作用。
（二）注意總結(jié)經(jīng)驗、培育人才隊伍
“榜樣的力量是無窮的”。檔案館“雙向互動”機制建設(shè)是一種尚處于探索、完善階段的檔案館工作方式。在開展檔案館“雙向互動”機制建設(shè)過程中，要注意循序漸進(jìn)地分階段實施，總結(jié)先進(jìn)典型，推廣成型經(jīng)驗。扎實穩(wěn)步地推進(jìn)檔案館“雙向互動”機制的建設(shè)步伐。同時還要注意到：“雙向互動”是教育心理學(xué)的理論方法，其本義指在教育者與受教育者之間在教育活動中形成“溝通”與“共鳴”氛圍，從而取得良好教學(xué)效果的方式。檔案館引入“雙向互動”機制，勢必要求檔案館工作人員在全面掌握檔案館工作理論方法基礎(chǔ)上，還要掌握一定的心理學(xué)知識原理。從某種意義上說，這一問題已影響到檔案館“雙向互動”機制建設(shè)能否順利實施、能否取得實效。要努力使檔案館與社會公眾、政府機構(gòu)及檔案利用者群體之間形成“雙向互動”的局面，使檔案信息服務(wù)具有突出個體性、兼顧趣味性、體現(xiàn)時代性特點，滿足社會各方面全方位、多角度、大視野的系統(tǒng)需求確非易事：必須具備在浩如煙海、良莠混雜的檔案史料中采擷整合信息的能力;熟練掌握文字表達(dá)、信息加工的技能;具備“窺視”、判斷利用者心理，合理開展“公關(guān)”活動的水平以及求實創(chuàng)新、默默奉獻(xiàn)的精神等。這些綜合素質(zhì)決非與生俱來的，需要在多維“雙向互動”機制建設(shè)實踐中逐漸獲得、逐步加強。要變一般性號召為強制性要求，力爭在較短時間內(nèi)把素質(zhì)、能力提高到一個新水平，切實保障檔案館多維“雙向互動”機制建設(shè)擁有堅實的人才基礎(chǔ)。
（三）努力提高認(rèn)識、更新管理理念
在檔案館“雙向互動”機制建設(shè)過程中，要清醒地認(rèn)識到：知識經(jīng)濟(jì)與信息時代的影響、市場經(jīng)濟(jì)體制的沖擊，帶來了社會的巨大變革，迫使檔案館必須從轉(zhuǎn)變工作觀念和服務(wù)理念入手，注重“公共服務(wù)型”檔案館的理念創(chuàng)新，采取科學(xué)有效的方式加以應(yīng)對。而不能簡單采取“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”的被動方式進(jìn)行消極的應(yīng)付。必須根據(jù)檔案館性質(zhì)、作用及功能定位，結(jié)合社會發(fā)展變化需要，樹立可持續(xù)發(fā)展理念、參與競爭理念、市場營銷理念、以人為本理念，以理念創(chuàng)新帶動檔案館強化自身管理與拓展檔案信息服務(wù)功能建設(shè)，推進(jìn)檔案館多維“雙向互動”機制建設(shè)的有效實施。
二、建設(shè)檔案館“雙向互動”機制的現(xiàn)實著力點
“雙向互動”機制建設(shè)既是檔案館迫切的現(xiàn)實任務(wù)，也是長期的奮斗目標(biāo)，絕不能“畢其功于一役”地一蹴而就，更不能遙遙無期地拖逶延宕。必須經(jīng)過不懈努力、循序漸進(jìn)地加以實施。目前，建設(shè)檔案館“雙向互動”機制的現(xiàn)實著力點為：
（一）強化完善職能、拓寬服務(wù)領(lǐng)域
檔案館“雙向互動”機制建設(shè)的核心是使檔案信息服務(wù)更好地適應(yīng)現(xiàn)實社會發(fā)展的需要，進(jìn)一步強化檔案館公共服務(wù)功能、拓展檔案信息服務(wù)領(lǐng)域范圍。因而，將其作為建設(shè)檔案館多維“雙向互動”機制的現(xiàn)實著力點極具現(xiàn)實意義。在構(gòu)建和諧社會的進(jìn)程中，打造“公共服務(wù)型”檔案館必須首先強化檔案信息服務(wù)功能。采取“雙向互動”的方式，可以起到盡可能地吸引社會公眾、政府機構(gòu)及檔案利用者的“眼球”、激發(fā)其參與“雙向互動”的“欲望”、搭建互動“對話”平臺的實際成效：一方面充分調(diào)動社會公眾、政府機構(gòu)及檔案利用者等多方面的積極參與意識，鼓勵他們獻(xiàn)計獻(xiàn)策、資助支持，使檔案館能夠及時了解社會檔案信息需求特點、重點與領(lǐng)域，及時調(diào)整業(yè)務(wù)工作思路與方法;另一方面則可以使檔案館本著兼顧強化自身管理與拓展公共服務(wù)功能雙重社會需要的原則，苦練內(nèi)功、強化能力，以方便快捷、優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)贏得社會公眾、政府機構(gòu)及檔案利用者的支持與幫助。形成一種內(nèi)外聯(lián)動、左右銜接、上下兼顧的工作格局，將檔案館“雙向互動”機制真正地建立完善起來。
（二）加強制度建設(shè)、完善運作方式
檔案館“雙向互動”機制建設(shè)需要科學(xué)合理的制度體系作為基本保障。為此，應(yīng)當(dāng)從完善“雙向互動”機制運作方法需要出發(fā)，重視相關(guān)制度的制訂工作，形成制度體系，在檔案信息服務(wù)的內(nèi)容確定、對象選擇、手段更新以及利用效果反饋渠道建立、獲取經(jīng)費投入方式采用、贏得社會支持方法舉措等方面做出具體而明確的規(guī)定，以制度體系的完善達(dá)到保障檔案館“雙向互動”機制建設(shè)能夠始終沿著規(guī)范化、程序化軌道健康發(fā)展的目的。
（三）完善管理方式、解決實際問題
關(guān)于檔案的憑證價值研究，國內(nèi)外檔案界學(xué)者早有論述。但以憑證價值為依托，具體研究先進(jìn)企業(yè)電子檔案管理研究卻少人問津。為此，首先要分析學(xué)術(shù)界對企業(yè)電子檔案的憑證價值爭論點，進(jìn)而深入研究憑證價值與企業(yè)電子檔案管理之間的深層次關(guān)系。
一、企業(yè)電子檔案憑證價值概述
信息時代之前，檔案多以紙張作為載體，原始性的各方面要素充分體現(xiàn)。隨著信息化時代的到來，檔案載體更為多元，基于原始性的憑證價值受到質(zhì)疑。部分學(xué)者認(rèn)為，企業(yè)電子檔案是由原始檔案轉(zhuǎn)化而成，二次生成過程中，喪失原始屬性，不再具備“原件”意義。因此，憑證價值也值得商榷。另一部分學(xué)者認(rèn)為，檔案基本屬性的原始性，是指檔案內(nèi)容的原始性、記錄性，而非檔案保存載體。擁有憑證價值的只是其中的信息內(nèi)容，內(nèi)容而非形式才是引為證據(jù)的實質(zhì)，只不過信息內(nèi)容的原始性需要借助信息形式的原始性獲得。這從根本上改變了檔案原件的內(nèi)涵外延，使得企業(yè)電子檔案的憑證價值具有理論依據(jù)。對于以上觀點，筆者認(rèn)為，一是隨著互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案電子化已經(jīng)成為必然。理論研究需適應(yīng)社會現(xiàn)實發(fā)展需要，如果仍拘泥于檔案紙質(zhì)載體概念必然會阻礙人們對電子檔案憑證價值的深入認(rèn)識和探討，企業(yè)電子檔案作為實現(xiàn)“社會記憶”的功能將會弱化。二是只要文件一形成，“由于原始憑單或憑據(jù)擁有充分的憑證信息（往往是指原始的結(jié)構(gòu)信息和背景信息），在這樣的憑證信息支撐下足以證明這些憑單或憑據(jù)的真實可靠，因而它們便能呈現(xiàn)出不可替代的法律意義上的憑證價值。”即電子檔案與傳統(tǒng)檔案一樣具有了憑證價值。三是企業(yè)電子檔案憑證價值的認(rèn)定對于企業(yè)檔案管理以及電子檔案理論研究都將大有裨益。
二、憑證價值視角下，企業(yè)電子檔案管理面臨的問題
（一）企業(yè)電子檔案自身特點衍生出的困境。盡管電子檔案的憑借價值獲得了學(xué)術(shù)界的認(rèn)可。但由于企業(yè)電子檔案自身特點，要想真正實現(xiàn)憑借價值還面臨諸多困境。一是儲存介質(zhì)的可更改性。電子技術(shù)最大便利為隨時性，這其中包括隨時隨地的可重復(fù)擦寫更改。企業(yè)電子檔案系統(tǒng)很容易受到攻擊，對內(nèi)容原始性可進(jìn)行不留痕跡的篡改、破壞，使其對其文本內(nèi)容的原生性存有疑慮。二是生存環(huán)境的不確定性。企業(yè)電子檔案處于存檔保存或客戶需要，常需要以不同的字體、字號輸出或是不同儲存格式的轉(zhuǎn)變，每一次載體形式的轉(zhuǎn)變實際上都是對檔案的再處理過程，其檔案背景信息逐漸模糊，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。
（二）企業(yè)自動化辦公環(huán)境下，電子檔案憑借價值面臨的問題。辦公自動化將企業(yè)各部門高度整合成一個有機體，有效地提升了企業(yè)辦公效率。同為信息時代的產(chǎn)物，辦公自動化和電子檔案所利用的載體具有共融性，但辦公自動化搭建的管理應(yīng)用體系又對電子檔案憑借價值產(chǎn)生不可忽視的影響。一是傳遞前身原始屬性的質(zhì)疑性。目前，我國企業(yè)的辦公自動化水平還比較低，主要是建立于計算機及互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)性推廣應(yīng)用上，企業(yè)各部門憑借內(nèi)部自動化辦公網(wǎng)絡(luò)將檔案數(shù)據(jù)信息向檔案部門傳遞。企業(yè)檔案種類繁多，且部分涉及企業(yè)重要數(shù)據(jù)和商業(yè)數(shù)據(jù)，辦公自動化使企業(yè)各類數(shù)據(jù)相互流動，并進(jìn)入不同主體手中，數(shù)據(jù)信息經(jīng)過幾道程序的篩選、甄別，致使檔案數(shù)據(jù)傳遞前身的基礎(chǔ)屬性存在疑慮。二是高度自動化帶來的挑戰(zhàn)。企業(yè)自動化程度越高，檔案管理存在的不安全因素就越多。辦公自動化系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)，使得病毒直接嵌入服務(wù)終端，實現(xiàn)對原始檔案的破壞?；诖耍词鼓軌虼_定檔案為電子文件的原始載體，也無法確認(rèn)文件的真實性，憑證價值隨之消失。
三、憑證價值視角下，優(yōu)化企業(yè)科學(xué)電子檔案管理建議
一是設(shè)定企業(yè)電子檔案權(quán)限，規(guī)范工作程序流程。數(shù)字化檔案權(quán)限劃分的基礎(chǔ)是對用戶角色的劃分，即構(gòu)建起用戶、角色、權(quán)限三級體系。每一個用戶都有一個或幾個角色，每個角色又對應(yīng)固定權(quán)限。目前，我國企業(yè)多采用部分加等級的權(quán)限控制方式，即“每角色均具備部門和等級兩個屬性，每一角色只能對自己所屬部門的不高于自己等級所對應(yīng)層級的檔案進(jìn)行管理和使用?！贝送?，建立適合企業(yè)工作發(fā)展的企業(yè)電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使文件管理、收集編撰、檔案管理、開發(fā)利用、信息服務(wù)等各個環(huán)節(jié)在安全控制和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之上，有效運轉(zhuǎn)，整體提升企業(yè)電子檔案管理水平。
二是嘗試使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)軟件。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式可準(zhǔn)確反映電子檔案信息內(nèi)容的原始性、真實性，有效減少載體形式，使其背景信息清晰可見。例如可以搭建企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，對檔案管理、人庫管理、流動管理、租賃管理、設(shè)備點檢、維修管理等部分，設(shè)定全動態(tài)追蹤管理，有效把控企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)全流程。
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