時(shí)間：2023-06-22 09:12:52
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由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過各種形式，加強(qiáng)他們對(duì)新檔案法的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性、責(zé)任心，必須加強(qiáng)檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識(shí)的專業(yè)人才，才能完成這項(xiàng)艱巨而重大的任務(wù)。
2辦公室文書檔案的管理
文書檔案的特點(diǎn)，其內(nèi)容有針對(duì)性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長(zhǎng)。對(duì)于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時(shí)效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對(duì)于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計(jì)劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對(duì)于管理易發(fā)生的錯(cuò)誤。辦公室文件最大的特點(diǎn)是其有機(jī)聯(lián)系性強(qiáng)，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理
業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)是零散、量大，其特點(diǎn)的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢(shì)就立刻顯現(xiàn)出來。分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問題的個(gè)人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進(jìn)行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個(gè)人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡(jiǎn)易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細(xì)致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因?yàn)槿藛T不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫，幾個(gè)字就行，如勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)、招工表、大學(xué)生報(bào)到卷、某某科室員工信息等，不存在爭(zhēng)議問題。
4加強(qiáng)信息化管理
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，實(shí)施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。
5人力資源和社會(huì)保障管理
檔案管理的其他思索對(duì)于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國(guó)家應(yīng)及時(shí)出臺(tái)一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺(tái)相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細(xì)則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。
醫(yī)院辦公室檔案管理工作經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展和改革，逐漸的在實(shí)踐中獲得完善和發(fā)展，辦公室檔案作為醫(yī)院多年的綜合性材料，對(duì)于提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義和作用；醫(yī)院辦公室檔案的管理質(zhì)量直接決定著醫(yī)院檔案的完整程度，對(duì)于醫(yī)院的綜合進(jìn)步具有關(guān)鍵性作用，隨著社會(huì)科技的發(fā)展，醫(yī)院逐漸采取科學(xué)的管理模式對(duì)檔案進(jìn)行綜合整理，通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，建立數(shù)字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫(yī)院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發(fā)展和改進(jìn)，但是醫(yī)院辦公室檔案由于工作種類繁雜，仍然存在很大的問題，本文結(jié)合相關(guān)的問題和應(yīng)用進(jìn)行分析，希望能夠提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平。
1 醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點(diǎn)
1.1 檔案館內(nèi)容的復(fù)雜性
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院辦公室的檔案管理水平也逐漸發(fā)展，在對(duì)傳統(tǒng)的檔案形式進(jìn)行保留和整理的過程中，通過科學(xué)技術(shù)，建立相關(guān)的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。由于醫(yī)院工作種類繁瑣，因此醫(yī)院辦公室檔案管理也存在眾多的復(fù)雜類型，根相關(guān)的調(diào)查和分析，我國(guó)醫(yī)院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復(fù)雜類型，首先，醫(yī)院辦公室檔案管理的過程中，業(yè)務(wù)指導(dǎo)類的檔案數(shù)量較多，眾所周知，醫(yī)院作為基醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)建設(shè)行業(yè)，工作內(nèi)容復(fù)雜、繁重，而且受到醫(yī)院自身的原因影響，醫(yī)院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務(wù)直接導(dǎo)致醫(yī)院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎(chǔ)性信息記錄，受到時(shí)代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫(yī)院辦公室檔案管理過程匯中，對(duì)于新的制度要求、操作標(biāo)準(zhǔn)、都需要及時(shí)的補(bǔ)充和發(fā)展。
1.2 相關(guān)的醫(yī)患關(guān)系檔案影響性大
醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，面向的是整個(gè)社會(huì)的廣大人民群眾，所以醫(yī)院辦公室檔案管理中存在大量的醫(yī)患關(guān)系的檔案，隨著社會(huì)綜合素質(zhì)水平的提升，社會(huì)群眾對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的衛(wèi)生水平和技術(shù)問題都有了很大的提升，在進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)的過程中，患者與醫(yī)生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫(yī)患檔案不僅與檔案管理水平有關(guān)，而且能夠直接反映出醫(yī)院本身的醫(yī)療技術(shù)問題和道德文化問題，因此，針對(duì)這樣的問題，醫(yī)院要積極做好醫(yī)患關(guān)系的檔案，加強(qiáng)醫(yī)患關(guān)系檔案的整理和保存。在醫(yī)院發(fā)生醫(yī)療事故或者引發(fā)醫(yī)療糾紛的問題時(shí)，相關(guān)的調(diào)查問題和解決處理都會(huì)從醫(yī)院辦公室的檔案管理進(jìn)行，成為處理問題和糾紛的重要依據(jù)。
1.3 醫(yī)生調(diào)任、晉升類的檔案處理
醫(yī)院工作過程中，醫(yī)生會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)晉升、離職等問題，作為醫(yī)院的主體工作者，加強(qiáng)醫(yī)生的檔案管理也是醫(yī)院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動(dòng)完整的檔案管理體系，醫(yī)院辦公室要積極保證三個(gè)方面的醫(yī)生方案問題：首先，加強(qiáng)檔案完整性，醫(yī)院辦公室檔案管理的人員流動(dòng)相對(duì)比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫(yī)院辦公室檔案工作人員的穩(wěn)定才能保障檔案管理工作的完整性和穩(wěn)定性；與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的工作成熟度也是促進(jìn)檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質(zhì)量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院辦公室檔案管理工作需要跟隨時(shí)代的步伐進(jìn)行改革，逐級(jí)向著信息化和科技化的法相進(jìn)行轉(zhuǎn)變，這樣的發(fā)展趨勢(shì)也是檔案管理的重要發(fā)展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費(fèi)。
2 醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題
2.1 檔案管理人員緊缺
在醫(yī)院辦公室檔案管理過程中，由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)很容易將醫(yī)院的所有重心放在硬件建設(shè)和發(fā)展上，缺乏對(duì)于管理層面的認(rèn)識(shí)，特別是很容易造成檔案建設(shè)的忽視問題。檔案管理過程需要專門的專業(yè)人才進(jìn)行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過程中，很容易出現(xiàn)工作人員的職責(zé)不明確，保管制度不及時(shí)不嚴(yán)格等問題出現(xiàn)，給整個(gè)醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的問題。
2.2 現(xiàn)代管理軟件水平不足
在電子技術(shù)和通信技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進(jìn)行錄入和編寫在一定程度上已經(jīng)極大的提高了工作效率，但是卻仍然無法滿足醫(yī)院檔案管理的要求，給整個(gè)醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的影響，因此，對(duì)于醫(yī)院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理模式，從而提高醫(yī)院辦公室檔案管理的效率。
2.3 檔案收集以及歸檔不及時(shí)、不規(guī)范
醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)場(chǎng)所，檔案數(shù)量相對(duì)于其他行業(yè)的檔案管理而言具有很大的復(fù)雜性，醫(yī)院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個(gè)部門的相關(guān)資料，檔案管理相當(dāng)巨大，管理任務(wù)很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進(jìn)行及時(shí)、有效的整理，給后期的檔案處理帶來很大的問題，直接影響醫(yī)院的總體管理水平。
3 醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用
通過上面的醫(yī)院辦公室檔案特點(diǎn)和存在問題的分析，我們能夠清晰的了解到醫(yī)院辦公室檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院發(fā)展具有重要的意義和作用，加強(qiáng)檔案管理是促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要保障；下面將結(jié)合醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用進(jìn)行分析，醫(yī)院辦公室檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的應(yīng)用。
3.1 優(yōu)質(zhì)的檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分
醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要部分，對(duì)檔案進(jìn)行合理化的管理，能夠積極提升醫(yī)院的品牌形象，提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力；在實(shí)際工作過程中，掌握檔案管理的行管細(xì)節(jié)，能夠積極減少醫(yī)患問題的出現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理給予足夠的重視，除了加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)章制度外，要積極對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行合理的開發(fā)，提高醫(yī)院辦公室檔案管理的強(qiáng)度和力度。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理能夠積極推進(jìn)醫(yī)院總體水平發(fā)展，提高醫(yī)院的品牌效應(yīng)，加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力。
3.2 完善醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展
辦公室檔案管理工作的重心應(yīng)該積極推進(jìn)檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎(chǔ)上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時(shí)，要定期對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理工作進(jìn)行定點(diǎn)的抽查和監(jiān)督，從而確保整個(gè)檔案管理的工作質(zhì)量。對(duì)于一些醫(yī)患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價(jià)值開發(fā)，仔細(xì)分析其內(nèi)部的利弊問題和原因問題，形成完整的分析報(bào)告，從而為以后工作做出指導(dǎo)性的意見。
總而言之，醫(yī)院辦公室檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院的具有重要作用，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工作，能夠切實(shí)推進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，完善醫(yī)院內(nèi)部的建設(shè)發(fā)展，因此應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行重視，并不斷的在實(shí)際過程中推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)
1.1 文書檔案管理的重要性
文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文書檔案載體多樣，內(nèi)容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對(duì)單位工作的各方面一種有效的反應(yīng)以及真實(shí)記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、電子檔案、責(zé)任書等以及上級(jí)部門所下發(fā)的各類文件。檔案的內(nèi)容十分豐富，主要體現(xiàn)在科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。
1.3 文檔工作一體化
文書檔案應(yīng)用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、文件催辦、文件承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質(zhì)量直接影響著檔案的質(zhì)量和檔案工作。
2 當(dāng)前文書檔案管理存在的問題
2.1 文書檔案管理制度不規(guī)范
當(dāng)前，許多企事業(yè)單位的文書檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒有及時(shí)將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時(shí)將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對(duì)文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導(dǎo)致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識(shí)薄弱，檔案管理的制度不完善，職責(zé)分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢(shì)，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會(huì)為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)單位管理的科學(xué)規(guī)范。
2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題
文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個(gè)“分體式”的管理體系能夠從根本上實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數(shù)單位當(dāng)中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實(shí)行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學(xué)性，但在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中由于文書人員對(duì)于檔案的意識(shí)較為單薄以及檔案人員對(duì)于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。
2.3 檔案人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)與工作責(zé)任心
在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此，針對(duì)上述存在的管理問題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施
辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個(gè)辦公室的業(yè)務(wù)效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復(fù)雜，我們應(yīng)該從規(guī)范體制、充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、提高人員素質(zhì)等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。
3.1 完善檔案管理制度，切實(shí)提高文書檔案管理水平
文書檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。
3.2 建設(shè)“自動(dòng)化”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理
在自動(dòng)化環(huán)境下，將實(shí)現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效的管理，從而達(dá)到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來，從根本上實(shí)現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。
3.3 強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。
（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營(yíng)管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對(duì)資料進(jìn)行整理、對(duì)會(huì)議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級(jí)部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。
（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對(duì)多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對(duì)辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件進(jìn)行保密管理，不對(duì)任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識(shí)，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場(chǎng)和態(tài)度，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。
二、 辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會(huì)收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì)影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì)因此出現(xiàn)一定問題。
（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡(jiǎn)單地對(duì)文檔進(jìn)行整理、編號(hào)后保存，而不具備對(duì)資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。
（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會(huì)出現(xiàn)新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對(duì)、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。
督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對(duì)檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識(shí)崗位工作及職業(yè)要求，針對(duì)自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應(yīng)變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。
（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對(duì)當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號(hào)制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫(kù)中對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。
【參考文獻(xiàn)】
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。
（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營(yíng)管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對(duì)資料進(jìn)行整理、對(duì)會(huì)議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級(jí)部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。
（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對(duì)多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?，F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對(duì)辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件進(jìn)行保密管理，不對(duì)任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識(shí)，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場(chǎng)和態(tài)度，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。
二、辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會(huì)收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì)影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì)因此出現(xiàn)一定問題。
（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡(jiǎn)單地對(duì)文檔進(jìn)行整理、編號(hào)后保存，而不具備對(duì)資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。
（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會(huì)出現(xiàn)新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對(duì)、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對(duì)檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識(shí)崗位工作及職業(yè)要求，針對(duì)自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應(yīng)變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。
（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對(duì)當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號(hào)制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫(kù)中對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.
關(guān)鍵詞：
辦公室；檔案文書；管理特點(diǎn)；問題；對(duì)策
一般情況下，文書檔案管理工作需要在把握大局的同時(shí)，還需要對(duì)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室人員的文書檔案管理素質(zhì)，完善文書檔案和其他相關(guān)工作銜接的合理性。
一、辦公室文書檔案管理的特點(diǎn)
（一）一體化
文書檔案管理工作主要是在文件運(yùn)轉(zhuǎn)、收集、承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來源之一，檔案的質(zhì)量與文書檔案質(zhì)量息息相關(guān)，另一方面，文書檔案是文書工作的終點(diǎn)。
（二）廣泛性
一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎(chǔ)上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內(nèi)容較為豐富，主要涉及了本單位或者上級(jí)制定的協(xié)議、文件、責(zé)任書、合同、信件記錄、電子檔案以及其他材料等。
（三）保密性
通常情況下，辦公室文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護(hù)檔案的安全性。比如一些醫(yī)院文書檔案由于其自身專業(yè)性較強(qiáng)，給相關(guān)的檔案應(yīng)用者帶來了一定的局限，要想尊重醫(yī)患關(guān)系，需要設(shè)定一定的保密要求。
（四）重要性
因?yàn)槲臅鴻n案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進(jìn)一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務(wù)，這就需要最大化的發(fā)揮其自身的宣傳教育、參謀作用。將文書檔案管理工作的重要性切切實(shí)實(shí)地體現(xiàn)在實(shí)際的工作中。
二、文書檔案管理現(xiàn)狀中的問題
（一）認(rèn)知的不足
文書、檔案這兩項(xiàng)工作起著相互補(bǔ)充、相輔相成的作用，現(xiàn)如今大部分企業(yè)仍然將文書、檔案進(jìn)行分塊管理。在一定程度上分塊管理制度本身具有一定的科學(xué)性，但是由于相關(guān)的文書管理工作者在具體工作過程中相關(guān)檔案意識(shí)還較為單薄，難以切實(shí)認(rèn)清自身職責(zé)，致使在對(duì)工作內(nèi)容的理解上還不到位，不會(huì)積極主動(dòng)花費(fèi)精力去進(jìn)行指導(dǎo)，最終會(huì)給檔案工作、文書工作造成一定的分歧，極易導(dǎo)致管轄區(qū)中文書檔案管理工作出現(xiàn)滯后，難以達(dá)到真正的和諧統(tǒng)一[1]。
（二）相關(guān)制度的不完善
一般情況下，辦公室文書檔案資料均是放置在綜合庫(kù)房或者檔案室中，相關(guān)的辦公室工作者會(huì)因?yàn)橹饔^或者客觀上的原因未能切實(shí)把文書檔案及時(shí)歸檔，通?？陀^的個(gè)人原因主要是存放檔案受區(qū)域的限制性，而主觀上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上導(dǎo)致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦發(fā)生問題，各個(gè)部門也會(huì)相互進(jìn)行推諉，嚴(yán)重制約著管理工作的順利進(jìn)行。另一方面，由于對(duì)文書檔案管理工作未能投入足夠的重視，致使檔案管理制度不盡完善，導(dǎo)致職責(zé)分工不夠明確、管理意識(shí)不高，從而使得管理成果難以滿足相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。
（三）管理工作者專業(yè)性不足
在文書檔案管理工作中，因?yàn)槲臅鴻n案的管理工作者在文化程度、專業(yè)知識(shí)上還存在著一定的差異性[2]。一部分工作者在新知識(shí)的儲(chǔ)備上明顯不足，基本工作素養(yǎng)還需要有待加強(qiáng)。而正是由于專業(yè)知識(shí)的不足致使具體工作中相關(guān)歸檔文件材料的質(zhì)量不盡如人意，文件材料較為分散，不便于之后的管理、查閱。另一方面，一部分的檔案工作者的工作責(zé)任心還差強(qiáng)人意，未能對(duì)相關(guān)檔案文件切實(shí)地給予記錄、整理，在一定程度上影響著檔案文件的真實(shí)性，制約著文書檔案管理工作發(fā)展的可持續(xù)性。
三、提升辦公室文書檔案管理工作的對(duì)策
（一）構(gòu)建文書檔案管理骨干網(wǎng)絡(luò)
要想大力強(qiáng)化實(shí)際檔案工作的管理效率，還需要進(jìn)一步培養(yǎng)具有高度專業(yè)素養(yǎng)的文書檔案工作者。眾所周知，文書檔案管理工作者需要扎實(shí)的庫(kù)藏基本功給予支撐，有效記錄、整理文書立卷工作。相關(guān)的立卷工作者需要及時(shí)對(duì)已經(jīng)完成的單篇文書，納入至預(yù)計(jì)案卷的范圍中，在收發(fā)文登記的基礎(chǔ)上，定期把文件材料展開一一核對(duì)，在完成核對(duì)之后，實(shí)現(xiàn)立卷歸檔相關(guān)文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環(huán)節(jié)、文書處理的結(jié)束工作環(huán)節(jié)有機(jī)地結(jié)合在一起，為之后有效開展文書立卷工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在初始的檔案管理過程中，相關(guān)文書檔案工作者的職責(zé)未能明確的給予劃分，工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經(jīng)到位的情況下，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)針對(duì)沒有專人負(fù)責(zé)的單位，相應(yīng)的設(shè)立相關(guān)的文書檔案管理工作者，嚴(yán)格依據(jù)實(shí)際的工作要求以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)展開工作。與此同時(shí)，在文書檔案工作者相關(guān)溝通手段上也要保證與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進(jìn)行溝通，浪費(fèi)了大量的人力、物力。而隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的通訊技術(shù)也是層出不窮，比如QQ、微信等，其在一定程度上實(shí)現(xiàn)了資源有效共享的目的，強(qiáng)化了溝通的力度[3]。此外，定期舉行業(yè)務(wù)指導(dǎo)也是一項(xiàng)必不可少的工作，在一定范圍內(nèi)每年進(jìn)行文書檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)最新的檔案制度、規(guī)章以及法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動(dòng)上均能與時(shí)俱進(jìn)。
（二）保證所制定范圍的實(shí)效性
在制定文書立卷的范圍時(shí)，需要充分考慮和本部門的工作活動(dòng)的銜接性，保證其具有一定的參考價(jià)值。一般情況下不同的文件資料價(jià)值也會(huì)不同，鑒于此，這就需要在綜合考慮其價(jià)值性的基礎(chǔ)上，對(duì)保管的期限進(jìn)行合理明確的劃分。使其能夠科學(xué)、有效地對(duì)部門主要活動(dòng)資料進(jìn)行反映。此外，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及相關(guān)研究工作中需要長(zhǎng)期查考資料的有效支撐，其資料的價(jià)值較大，這就需要較長(zhǎng)的保管周期，在此層面上可以知道短期查考的資料的價(jià)值相對(duì)不高，在保存期限上需要進(jìn)行縮短。文書立卷本身的因素就是對(duì)文件材料價(jià)值的區(qū)分，同時(shí)也被作為文書立卷工作的關(guān)鍵要求之一。
（三）遵循規(guī)律，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理
在實(shí)際文書檔案的整理工作中，對(duì)一些已經(jīng)被確立的材料生成規(guī)律進(jìn)行嚴(yán)格遵循是一項(xiàng)必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達(dá)到科學(xué)管理的目標(biāo)。現(xiàn)如今隨著單位用人越來越精簡(jiǎn)，檔案工作者需要面對(duì)的管理工作也越來越精簡(jiǎn)。因此，可以將更充足的精力融入至實(shí)際的檔案管理中，進(jìn)一步進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理，建設(shè)高效的信息平臺(tái)。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進(jìn)行。
綜上所述，針對(duì)辦公室檔案文書管理工作，本文分析了辦公室文書檔案管理特點(diǎn)、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題以及提升辦公室檔案文書管理工作的具體對(duì)策，目的是為了有效地實(shí)現(xiàn)與保證辦公室檔案文書管理工作的高效性。
作者：楊紅梅 單位：廣東水電二局股份有限公司
參考文獻(xiàn)：
2.基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作中存在的問題
2.1全員檔案意識(shí)薄弱，檔案完整性流失嚴(yán)重
大多數(shù)醫(yī)院的很多工作人員甚至領(lǐng)導(dǎo)，都嚴(yán)重缺乏檔案意識(shí)，在實(shí)際工作過程中仍然存在強(qiáng)烈的“重經(jīng)營(yíng)，輕檔案”的思想，對(duì)檔案管理在醫(yī)院中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識(shí)，從而忽略了檔案的科學(xué)有序管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史性資料的完整性流失，同時(shí)也造成了醫(yī)院檔案利用率不高。
2.2檔案管理設(shè)備落后，無法與時(shí)代要求接軌
隨著現(xiàn)代科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)施設(shè)備都已經(jīng)相當(dāng)落后，甚至老化，而醫(yī)院在檔案管理工作中硬件投入不足，使得檔案現(xiàn)代化管理水平不高。許多醫(yī)院的檔案管理工作仍然存在許多困難：如房屋不足，設(shè)備陳舊，資金短缺等，甚至于在這個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及的年代，有些單位仍然停留于手工收集，工作效率低下，也給檔案的檢索和利用帶來諸多不便。
2.3管理人員水平不高，跟不上現(xiàn)代管理步伐
在現(xiàn)行醫(yī)院管理中，目前多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理的工作人員未經(jīng)專業(yè)化培訓(xùn)，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面仍需學(xué)習(xí)改進(jìn)，存在知識(shí)面窄、計(jì)算機(jī)操作困難、學(xué)歷低等問題。而且醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，沒有培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)和水平的意識(shí)，更未將其納入培訓(xùn)計(jì)劃和要求，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。
2.4檔案管理制度散亂，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)
多數(shù)基層醫(yī)院中，檔案管理制度不健全，導(dǎo)致檔案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息資源整體統(tǒng)一性。大部分醫(yī)院的檔案管理工作中沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，對(duì)納入檔案的內(nèi)容沒有明確的要求和規(guī)定，更沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)都丟失了，阻礙了醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展。信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，從而使現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要。
3.針對(duì)存在問題采取的應(yīng)對(duì)措施
3.1領(lǐng)導(dǎo)班子提高檔案意識(shí)，加大硬件設(shè)施投入
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)充分意識(shí)到醫(yī)院檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠依據(jù)，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)營(yíng)型、粗放型向科學(xué)性、集約型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，增加了社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，提高了醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)單位檔案室建設(shè)，對(duì)檔案管理所需房間、文件柜、電腦等硬件設(shè)施齊全配備。
3.2檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)水平
關(guān)鍵詞 醫(yī)院檔案 管理 問題 措施
在醫(yī)院的不斷建設(shè)和發(fā)展中，很多如管理制度、科研成果、財(cái)會(huì)活動(dòng)等信息都是記錄在醫(yī)院檔案中的通過實(shí)施科學(xué)有效的醫(yī)療檔案管理，能夠?yàn)獒t(yī)療科研提供必要的資料，為醫(yī)院提供充足的資料參考，有助于醫(yī)院制定科學(xué)的發(fā)展方向，對(duì)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展發(fā)揮著不可忽視的積極作用。
一、關(guān)于檔案管理的問題分析
（一）工作認(rèn)識(shí)度不足
檔案作為醫(yī)院發(fā)展中的重要信息資源，加強(qiáng)檔案管理顯得尤為重要。但從現(xiàn)階段的檔案管理工作來看，存在著工作認(rèn)識(shí)度不足的問題。工作人員并不清楚檔案管理的重要作用，也沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，工作中既不了解具體的管理程序，也沒有對(duì)檔案進(jìn)行歸類管理，日常的管理工作僅僅局限在資料收集上，更有工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，不能專注于檔案管理工作，結(jié)果導(dǎo)致檔案資料不完整，查找不方便。
（二）工作信息化程度較低
現(xiàn)階段，在大多數(shù)的醫(yī)院中，檔案的錄入一般通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，這一過程中也存在著不少問題。鑒于工作人員并沒有參與檔案管理軟件的設(shè)計(jì)，只依靠設(shè)計(jì)者自己并不能全面考慮到軟件的實(shí)際功能需求，無法保證軟件的實(shí)用性，導(dǎo)致軟件的使用出現(xiàn)了信息輸入困難的問題，電子檔案信息由此就無法得到充分的利用，信息化管理程度不高。而且，就現(xiàn)階段的檔案管理檢索來看，醫(yī)學(xué)信息檢索程序繁復(fù)，不能以一種簡(jiǎn)易的方式查找信息，系統(tǒng)先進(jìn)性不足。
（三）工作效率有待提升
從現(xiàn)階段的檔案收集以及歸檔的這一工作來看，還欠缺高效率及新管理手段的有效應(yīng)用，與醫(yī)院的發(fā)展不相符合。同時(shí)，檔案管理工作需要對(duì)已有的資料進(jìn)行匯編，以此更好的作為研究參考。但是在實(shí)際的工作中，絕大部分的專題資料都沒有通過外界獲取，僅限于醫(yī)院內(nèi)部收集，是不能有效反映社會(huì)發(fā)展變化的。除此之外，工作人員也不重視日常工作中的資料積累，不具備超前服務(wù)意識(shí)，一般都是在急需資料的時(shí)候才開始進(jìn)行編制。
二、關(guān)于強(qiáng)化檔案管理的措施
（一）實(shí)施規(guī)范化的檔案管理
檔案管理工作的強(qiáng)化，必須要對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理制度加以有效完善，主要做到三個(gè)方面：一是提高認(rèn)識(shí)，鑒于現(xiàn)階段檔案管理認(rèn)識(shí)度不足的問題，醫(yī)院有必要通過培訓(xùn)、講座等形式宣傳檔案管理的重要性，從思想上加深工作人員對(duì)檔案管理的印象，從而為檔案管理的實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)。二是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的日常管理工作，對(duì)檔案管理工作中的信息收集、資料整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行制度加以完善，規(guī)范檔案管理的日常工作行為，使整體的管理工作向制度化發(fā)展。三是實(shí)施工作績(jī)效制度，將檔案管理科學(xué)納入到科室管理責(zé)任制中，實(shí)施績(jī)效考核并通過一定的獎(jiǎng)懲手段，使工作人員明確工作責(zé)任，促進(jìn)檔案管理工作的落實(shí)。
（二）強(qiáng)化檔案管理工作隊(duì)伍
檔案管理，只有在領(lǐng)導(dǎo)層面首先加強(qiáng)重視，才能為檔案管理的有效落實(shí)創(chuàng)造必要條件。為此，必須將檔案管理納入醫(yī)院管理決策中，在全醫(yī)院范圍內(nèi)加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的宣傳，不僅要讓工作人員明確工作職責(zé)，也要加深醫(yī)院干部職工的認(rèn)識(shí)，以便提供必要的工作支持，使檔案管理能夠與醫(yī)院業(yè)務(wù)得到同步的發(fā)展。同時(shí)，還應(yīng)該鼓勵(lì)工作人員積極進(jìn)修學(xué)習(xí)，參加專業(yè)再教育，以此提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)素養(yǎng)，從而更好的開展檔案管理工作，提升工作效率。
（三）引入現(xiàn)代化管理手段
引入現(xiàn)代化管理手段需要做到兩個(gè)方面：一是引入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。為了更好的保護(hù)檔案資料，加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)是十分必要的。通過引入除濕防潮、空調(diào)等設(shè)備，能夠?yàn)闄n案的管理創(chuàng)造良好的條件。二是加強(qiáng)檔案管理信息化程度。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的信息資料管理都實(shí)現(xiàn)了信息化。為了提升檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)快速、便捷的檔案檢索、整理，現(xiàn)代化的檔案管理軟件應(yīng)用是必不可少的。因此，應(yīng)該在工作人員中普及這種信息化的管理手段，避免過多的人工查閱，以此提升工作效率。同時(shí)，針對(duì)當(dāng)前軟件使用中存在的問題，應(yīng)該加強(qiáng)與設(shè)計(jì)者的溝通，完成對(duì)軟件的改進(jìn)，使其更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理功能。
三、結(jié)語
在醫(yī)院發(fā)展中，不論是從事學(xué)術(shù)研究，還是進(jìn)行人事行政安排，或者是下發(fā)科研經(jīng)費(fèi)，都需要用到醫(yī)院檔案作為有效參考。檔案作為醫(yī)院發(fā)展的重要信息資源，對(duì)于科學(xué)化決策起著積極的作用，因此，實(shí)施規(guī)范化的檔案管理顯得尤為重要。為此，必須盡快解決現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的種種問題，加強(qiáng)工作認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，引入現(xiàn)代化的管理手段，以使檔案管理得到不斷強(qiáng)化。
參考文獻(xiàn)：
傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作方式，在當(dāng)今社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)以及科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展的雙重影響下，顯得較為落后，不夠現(xiàn)代化。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作效率得不到提高，辦公室檔案的價(jià)值也沒有得到充分發(fā)揮，因此許多單位進(jìn)行了辦公室檔案管理工作方式的探析，充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前辦公室檔案管理工作中的不足之處，并采取可行的措施，努力使辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。
1單位辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀
目前辦公室檔案管理工作方式仍然采用傳統(tǒng)辦公模式，其中存在著一些弊端，需要進(jìn)行相應(yīng)的管理方式的調(diào)整，確保檔案得到科學(xué)規(guī)范管理，利于使用者的使用，達(dá)到檔案管理的最初目的。目前的檔案管理中存在著以下問題，需要管理人員和工作人員都進(jìn)行進(jìn)一步的探究與完善。首先，辦公室檔案管理工作中，淺薄的管理意識(shí)是管理人員們存在的一個(gè)問題。在基層工作的管理人員，大部分都是兼職人員，沒有接受過專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理工作培訓(xùn)，對(duì)還管理工作的認(rèn)識(shí)不足，從而不夠重視該工作對(duì)單位的重要性。對(duì)其認(rèn)識(shí)停留在該管理工作是一個(gè)可有可無的輔工作，導(dǎo)致部分檔案管理人員的工作熱情度不高，敬業(yè)精神不足，直接影響了工作效率和質(zhì)量。其次是管理人員的專業(yè)水平不高。一線檔案管理人員專業(yè)人員較為缺乏，具備的專業(yè)素養(yǎng)較低，辦公室檔案管理無法適應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，無法進(jìn)行高校的管理工作，給檔案管理工作的完善完成了阻礙。最后是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用不充分，引起的辦公室檔案管理工作水平的制約，科學(xué)高效的檔案利用從而受到了影響。
2辦公室檔案管理工作效率有效提高的策略分析
進(jìn)行信息化辦公室檔案管理平臺(tái)的建設(shè)：信息技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的必要手段，辦公室檔案管理工作也不例外。辦公室檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，無疑是對(duì)檔案管理這一繁雜的工作進(jìn)行的簡(jiǎn)化工作，是其工作效率提高的有效方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作多為紙質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案查詢費(fèi)力，同時(shí)容易丟失，不便于保存與管理等。進(jìn)行信息化建設(shè)，構(gòu)建辦公室檔案管理平臺(tái)則能夠有效解決這一問題。將辦公室檔案管理工作信息化，把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)中后，該檔案信息便于查詢、易保存，并可根據(jù)需求將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，檔案不會(huì)被隨意地竊取與破壞。同時(shí)構(gòu)建辦公室檔案管理平臺(tái)后，成套的系統(tǒng)管理能夠使工作人員的工作內(nèi)容得到相應(yīng)減少，工作壓力也隨之減小，使得辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。進(jìn)行管理人員的管理意識(shí)的提高策略：辦公室檔案管理工作中的管理人員，他們的管理意識(shí)影響著工作人員的工作效率，淡薄的管理意識(shí)并不能充分地發(fā)揮他們的管理作用。辦公室檔案管理工作的工作內(nèi)容較為繁瑣、復(fù)雜，工作人員的工作態(tài)度、工作方式和工作效率都直接影響辦公室檔案管理工作的水平。在繁雜的檔案管理工作中，管理人員有足夠高的管理意識(shí)，有利于管理模式的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理模式將會(huì)得到改變。工作人員也會(huì)受到管理人員的影響，改變自己的工作態(tài)度和方式，積極對(duì)待辦公室檔案管理工作，工作效率能夠得到相應(yīng)提高。提高管理人員的管理意識(shí)，需要單位對(duì)其檔案管理工作的管理者進(jìn)行有針對(duì)性的管理意識(shí)與管理方式的培訓(xùn)，對(duì)兼職的管理者進(jìn)行專業(yè)知識(shí)技能的強(qiáng)化，提高他們的相關(guān)素養(yǎng)，逐漸弱化目前存在的管理人員管理意識(shí)淡薄的問題，提高工作效率，促進(jìn)單位發(fā)展。進(jìn)行專業(yè)的團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)：在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作人員的工作任務(wù)繁重，檔案資料錯(cuò)綜復(fù)雜，進(jìn)行紙質(zhì)的檔案信息整理難度較大。同時(shí)該檔案管理工作模式已經(jīng)不適應(yīng)目前的單位發(fā)展?fàn)顩r，使得檔案管理工作效率和單位的整體工作效率都無法得到明顯提高。為了解決目前存在的這個(gè)問題，單位可以采取專業(yè)團(tuán)隊(duì)人員的培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行從工作方式到對(duì)工作認(rèn)知等方面的培訓(xùn)，改變他們的認(rèn)知與工作方式，提高他們的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和工作水平，組建并培訓(xùn)出一個(gè)專業(yè)的辦公室檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。進(jìn)行工作人員的培訓(xùn)，可以從他們的對(duì)工作的思想認(rèn)知、專業(yè)知識(shí)技能以及信息技術(shù)的運(yùn)用等多個(gè)方面進(jìn)行深入的挖掘與探析。辦公室檔案管理工作的工作者對(duì)其工作效率有著直接的影響。因此需要對(duì)他們進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，讓他們具有相應(yīng)的創(chuàng)新思維，在工作中不斷進(jìn)行新模式、新方法的探究與實(shí)踐，不斷挖掘自己，充分利用信息技術(shù)來提高辦公效率，促進(jìn)單位的整體發(fā)展。
關(guān)鍵詞 信息時(shí)代；辦公室檔案管理；創(chuàng)新研究
檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展是極其重要的，它能夠展現(xiàn)一個(gè)單位的成長(zhǎng)過程，并能夠?qū)ζ鋯挝坏奈磥戆l(fā)展以及決策進(jìn)行有效的指導(dǎo)，而檔案管理的工作效率以及質(zhì)量直接影響著辦公室的工作。各個(gè)單位必須要重視辦公室檔案的管理工作，才能夠?qū)挝坏膶?shí)際情況進(jìn)行全面地了解，才能夠?yàn)槿蘸髥挝坏陌l(fā)展以及決策提供可參考的依據(jù)，從而促進(jìn)單位工作的有效進(jìn)行。
一、要把檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程
黨的十四大會(huì)議中已經(jīng)明確將檔案工作列為政府工作的六項(xiàng)職能之一，并放在顯著位置，為單位開展檔案工作提供了廣闊的前景，這是我國(guó)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)上一次重要的轉(zhuǎn)折。以往的檔案管理工作都是依靠工作人員的經(jīng)驗(yàn)，通過各項(xiàng)匯報(bào)以及單位領(lǐng)導(dǎo)的指示來進(jìn)行檔案工作，而這種工作模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的新形勢(shì)，會(huì)直接影響工作質(zhì)量，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不能夠進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)和決策。
然而作為事業(yè)單位需要重視辦公室的工作，這就需要依靠檔案管理工作。而這并不只是口頭上說說而已，需要明確工作的性質(zhì)，將其列入工作計(jì)劃中，從而落實(shí)到行動(dòng)上。領(lǐng)導(dǎo)的決策需要將檔案管理工作作為依據(jù)和基礎(chǔ)，同時(shí)，必須將檔案管理工作列為辦公室工作的一項(xiàng)主要職能，可以為各級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)作為一項(xiàng)可靠的依據(jù)。最重要的是檔案管理工作并不是一個(gè)獨(dú)立的部門，他需要各相關(guān)的部門進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)作，為行政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，進(jìn)而為社會(huì)服務(wù)，使檔案工作能夠更有效地發(fā)揮最大的作用。
二、檔案管理在辦公室工作中的地位
根據(jù)檔案管理工作的不斷改革與深化，辦公室管理工作人員已經(jīng)將檔案管理工作列為重點(diǎn)工作，并進(jìn)行大力宣傳與推廣在辦公室工作中的優(yōu)勢(shì)，從而能夠讓工作人員更清楚地了解到檔案的管理對(duì)辦公室工作既能夠提高其工作效率和也直接帶動(dòng)工作的質(zhì)量，這就促進(jìn)和協(xié)調(diào)事業(yè)單位能夠穩(wěn)定有序地發(fā)展。更加積極地參與到檔案管理工作的改革中去，由于對(duì)檔案管理工作編制的相應(yīng)的激勵(lì)措施能夠不斷地加快檔案管理工作改革的步伐，從而鼓勵(lì)辦公室工作的效率與質(zhì)量。
（一）檔案管理是辦公室領(lǐng)導(dǎo)了解情況和實(shí)施決策的重要依據(jù)。曾這樣說過：“領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的基本任務(wù)需要遵循這兩條：一是了解情況；二是制定政策”。這句話直接闡明了檔案信息資料與決策之間的關(guān)系。其一了解情況就是對(duì)事物需要掌握足夠的信息，有了信息作為依據(jù)才能夠制定相應(yīng)的政策來作決策。隨著我國(guó)制度的不斷改革，特別是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，要加強(qiáng)檔案管理就顯得非常重要了。檔案客觀、真實(shí)地記錄了事物發(fā)展的過程，這不僅僅具有借鑒的作用，也是對(duì)其進(jìn)行查詢以及評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。同時(shí)辦公室檔案工作作為輔助其他部門工作的主要載體，做好檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的決策以及管理有著重要的作用。
（二）檔案管理是提高辦公室工作效率的有效工具。檔案管理工作既是行政部門的樞紐也為整個(gè)決策部門發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用。檔案工作不僅僅需要完成自己的工作任務(wù)，還需要及時(shí)地對(duì)檔案信息做出加工與處理。檔案管理的工作在行政事業(yè)機(jī)關(guān)的日常工作中發(fā)揮著重要的作用時(shí)，需要進(jìn)一步建立檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)來提高辦公室工作的工作效率，加速辦公室自動(dòng)化的建設(shè)，使事業(yè)單位對(duì)一系列的文書以及文稿的修改和起草以及人事、財(cái)務(wù)等后勤工作都逐漸走向現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化。讓檔案工作人員從手工勞動(dòng)中解放出來，既能夠節(jié)約相應(yīng)的人力和物力，也能夠提高事業(yè)單位的工作效率，更好地為人民服務(wù)。
（三）檔案工作是維護(hù)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的保證。由于事業(yè)單位的檔案種類相當(dāng)?shù)姆彪s，紙質(zhì)的檔案存檔占用的地方較大，這就給檔案工作人員帶來了困難。事業(yè)單位檔案的內(nèi)容和性質(zhì)各不相同，而且檔案的重要性也是各有不一，對(duì)于內(nèi)部機(jī)密文件，檔案人員必須做好保密工作，防止機(jī)密文件的泄露，影響工作的正常進(jìn)行。檔案在辦公室工作中主要是加強(qiáng)對(duì)檔案的管理以及對(duì)于事業(yè)單位未來發(fā)展的重大影響。另外，辦公室檔案是對(duì)某一業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，是業(yè)務(wù)部門的工作思路和方法，那么加強(qiáng)對(duì)此檔案的管理就保障了單位的發(fā)展。為了提高檔案管理工作的效率，方便借閱檔案文件，檔案管理工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行工作已經(jīng)成為必要，這不僅能夠節(jié)約存放檔案而花費(fèi)的資金，還方便任何地方對(duì)資料的查詢，當(dāng)然我們可以對(duì)檔案查詢?cè)O(shè)置權(quán)限，以保證檔案的機(jī)密性。
綜上所述，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，對(duì)辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關(guān)的事業(yè)單位要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于社會(huì)，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現(xiàn)代化的信息、技術(shù)結(jié)合相關(guān)管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動(dòng)檔案的科學(xué)化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。
參考文獻(xiàn)：
1 電子檔案特點(diǎn)
（一）是一種信息化的檔案管理模式
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)時(shí)代，逐漸向信息化方向發(fā)展，電子檔案是信息化時(shí)代的典型代表。與管理模式落后的紙質(zhì)檔案管理模式不同，電子檔案管理?yè)碛邢冗M(jìn)的設(shè)備。近幾年，各單位的辦公室都開始建立檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作不斷向信息化方向轉(zhuǎn)變。
（二）內(nèi)容更加豐富，模式更加多樣化
近年來，電子檔案不斷向多樣化方向發(fā)展，檔案管理的范圍不斷擴(kuò)大，管理方式更加多樣化。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案的內(nèi)容和模式更加豐富和多樣化，給辦公室檔案管理帶來了便利。
（三）歸檔復(fù)雜，存儲(chǔ)信息更加準(zhǔn)確安全
3、傳統(tǒng)的檔案管理是靠紙張來記載和展現(xiàn)信息，存在管理繁瑣，存儲(chǔ)信息少等多方面弊端。雖然電子文件相較于紙質(zhì)文件的歸檔比較復(fù)雜，即要經(jīng)過數(shù)字簽名、信息確認(rèn)、身份驗(yàn)證以及加密保護(hù)等一系列操作。但是這卻保證了電子文件的安全，從某種程度來說，防止了信息泄露事件的發(fā)生。
2 辦公室電子檔案管理中存在的問題
（一）辦公室檔案管理組織不健全
據(jù)調(diào)查，目前各單位辦公室檔案管理組織存在很多不足，原因在于各單位在建立檔案管理組織和管理制度體系時(shí)沒有根據(jù)本單位自己發(fā)展的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)和需求來建立檔案管理體系，缺乏創(chuàng)新思維和獨(dú)特性。在這種情況下，各單位想要做具有本單位特點(diǎn)的檔案管理工作相當(dāng)困難。眾所周知，有很多單位都建立了檔案管理體系，但這些單位只進(jìn)行表面工作，缺乏內(nèi)在管理，導(dǎo)致單位辦公室檔案管理組織不健全，集中體現(xiàn)在電子檔案管理的保存不完整以及保密工作存在極大的安全問題，在應(yīng)用檔案時(shí)效率低下，給單位辦公室人員帶來極大的不便。因此，辦公室檔案管理組織不健全這方面的問題急需解決。
（二）辦公室人員對(duì)檔案信息的安全意識(shí)缺乏
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，辦公室的檔案管理工作有了很大的突破，工作環(huán)境越來越透明，越來越公眾化，檔案工作在理念上實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。正如人們所說，科技是把雙刃劍，任何事物都具有雙面性。積極方面，檔案工作的快速發(fā)展給辦公室工作人員工作的效率，激發(fā)了工作人員工作的積極性，節(jié)省了大量時(shí)間。但也有不利的一面，網(wǎng)絡(luò)黑客猖狂，一些破壞分子對(duì)辦公室檔案管理蓄意破壞，給辦公室檔案管理工作帶來了巨大隱患。這些檔案都涉及本單位的一些重要信息，如果系統(tǒng)遭到破壞，信息泄露，將會(huì)對(duì)本單位造成巨大損失。但辦公室里的監(jiān)管人員，他們沒有深刻認(rèn)識(shí)檔案信息泄露的嚴(yán)重性，缺乏專業(yè)知識(shí)以及安全意識(shí)，對(duì)檔案信息管理這方面的安全很難顧及。因此各單位要十分重視，并加強(qiáng)對(duì)他們的專業(yè)培養(yǎng)。
3 做好辦公室電子管理工作的措施
（一）電子檔案收集方面
檔案收集是一份巨大的工程，要從檔案的內(nèi)容，屬性多方面進(jìn)行分析。內(nèi)容方面：根據(jù)內(nèi)容的重要性來對(duì)他們進(jìn)行時(shí)間的保存以及材料是否和內(nèi)容一致來確定移交時(shí)間，電子檔案的收集需要增加新的信息到數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案信息存在丟失的隱患，工作者要熟悉檔案信息的內(nèi)容，計(jì)算機(jī)的特性，文檔管理的操作，避免在收集過程中沒有保存。
（二）電子檔案整理和歸納方面
自動(dòng)化的操作方法讓檔案的整理和歸納的方式發(fā)生了翻天覆地的變化，目前檔案的整理與歸納大部分都使用計(jì)算機(jī)操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的操作技巧，要學(xué)會(huì)使用新科技產(chǎn)品，在信息交換是避免發(fā)生丟失的意外。防止信息泄露，是每個(gè)工作人員做好電子檔案整理和歸納的重中之重。
（三）電子檔案管理方面
1、保障系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化
電子檔案的管理系統(tǒng)必須標(biāo)準(zhǔn)化，為了確保管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化，必須要規(guī)范計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，確保各項(xiàng)設(shè)施使用的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的共享，保證檔案的監(jiān)管質(zhì)量，用極少的資金獲得最大的利益。硬件設(shè)施是電子檔案管理系統(tǒng)重要部分，要有極好的計(jì)算機(jī)硬件，較完善的檔案庫(kù)，于此同時(shí)，要制定統(tǒng)一的使用標(biāo)準(zhǔn)以及使用方式，能夠及時(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行分類，盡早的實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化。要針對(duì)軟件使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和檔案記錄過程產(chǎn)生的信息，制定比較簡(jiǎn)單的管理程序，使檔案管理內(nèi)容實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化。提高電子檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化信息。
2、加強(qiáng)保密工作
除了確保系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化之外，還要加強(qiáng)電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技術(shù)的發(fā)展讓人們的保密意識(shí)不斷增強(qiáng)，人們必須充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)檔案管理的保密工作，確保檔案的安全。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須確保計(jì)算機(jī)相當(dāng)安全，要?jiǎng)?chuàng)造安全的環(huán)境，避免一些主觀原因造成檔案信息的泄露。檔案管理人員必須提高安全意識(shí)，小心使用外網(wǎng)，防止病毒的侵入造成檔案信息的丟失。工作人員必須確保工作環(huán)境的安全，必須定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，重要的文檔必須要進(jìn)行多層保護(hù)，設(shè)置使用權(quán)限，強(qiáng)化安全監(jiān)控，確保檔案信息絕對(duì)安全。
3、進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)
電子檔案管理也離不開數(shù)字化的建設(shè)?，F(xiàn)在是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)代，管理部門儲(chǔ)存了眾多的信息資源，計(jì)算機(jī)在有網(wǎng)環(huán)境中，檔案的儲(chǔ)存量越來越大，因此，管理部門必須加強(qiáng)數(shù)字化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理和自動(dòng)化管理。從而實(shí)現(xiàn)檔案的分類以及歸檔，要不斷完善管理信息的服務(wù)。在完善檔案管理的過程中，管理部門必須遵循相關(guān)的法律，適當(dāng)結(jié)合管理檔案的要求，不斷實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化，在檔案管理過程中，要確保信息的真實(shí)化，集體化和數(shù)字化，充分發(fā)揮其使用價(jià)值，建設(shè)數(shù)字化檔案管理需要部門各部門人員的相互配合，相互合作。
4、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化信息建設(shè)
