時間：2023-06-26 10:18:38
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇電子檔案管理方法范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
電子檔案是紙質(zhì)檔案的另一種儲存形式，它是以數(shù)字代碼代替了文字，以磁帶、磁盤或光盤等代替了紙張。電子檔案是系統(tǒng)化了的電子文件，是經(jīng)鑒定后有保存價值的且已經(jīng)歸檔的電子文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質(zhì)檔案的一般性特點以外，還具有自身特性，總結(jié)如下：
1.人不能直接讀出電子檔案所載信息，需依靠計算機解碼 電子檔案不像紙質(zhì)文獻那樣使用人人可以直接讀出的文字進行記錄，而是將信息以數(shù)字代碼方式記錄在磁介質(zhì)和光介質(zhì)等載體上，人無法直接讀出，必須使用計算機進行解碼后才能轉(zhuǎn)變?yōu)槿丝勺R讀的信息。電子檔案必須在計算機軟硬件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡系統(tǒng)都齊全的環(huán)境下才能發(fā)揮作用。
2.電子檔案存儲密度極高，所需存儲空間小 相較于紙質(zhì)檔案的卷帙浩繁，電子檔案顯得小巧的多。以硬盤為例，它的容量是以兆、千兆、百萬兆為單位的。以1兆為例，硬盤上的1G容量大約可以儲存536870912個漢字，如果一本紙質(zhì)書是10萬字，那么1G大約相當于5400本書。據(jù)某公司的存儲產(chǎn)業(yè)市場報告，預計到2016年硬盤的面密度將提高兩倍以上，最高將達到1800Gb每平方英寸，從而大大節(jié)約電子檔案存儲空間。
3.便于復制和共享 電子檔案的信息可以輕松實現(xiàn)復制和傳輸，便于異地調(diào)閱或形成文件。由于 信息載體和信息可以分離，并通過網(wǎng)絡或其他介質(zhì)進行傳輸和拷貝，因此便于共享。但也由此暴露出電子檔案信息的不穩(wěn)定性，信息的不安全性。
二、電子檔案的管理方法
傳統(tǒng)檔案管理活動一般分為六個環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用。電子檔案的管理也可以按照這幾個環(huán)節(jié)進行，只在具體方法上有所不同。
1.信息收集 電子檔案信息的收集是檔案管理部門將具有查考利用價值的文件轉(zhuǎn)化為電子文件或者收集具有保存價值的電子信息。電子檔案信息通?？梢苑譃槿悾海?）與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的信息。在收集這類信息時，要注意與紙質(zhì)等文件之間相互建立準確、可靠的標識關(guān)系，建立統(tǒng)一文件編號。（2）在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產(chǎn)生的信息。應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或拷貝件保留。（3）計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。在信息收集工作結(jié)束后，將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對電子文件進行了分類和編號，組織建立數(shù)據(jù)庫。需注意的是，在收集過程中應當保存?zhèn)浞?，并在“電子文件登記表”中登記，并留存紙張打印件?/p>
2.信息整理 在電子檔案的整理過程中，不再有“案卷”這一基本單位，因為電子文件借助于計算機，可以從任何角度進行分類、組合、檢索，充分表現(xiàn)文件之間在來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系，不再需要專門進行分類和組卷。整理工作結(jié)束后要進行信息的接收。電子檔案的接收方式有兩種，一是軟盤、磁帶或光盤，二是網(wǎng)絡歸檔和移交。不管哪一種方式都需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設備，對接收檔案進行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，以解決對不同格式電子文件的識讀問題。總之，電子檔案信息整理就是將第一步收集到的信息進行組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。
3.檔案保管 電子檔案的保管分為兩個方面，第一，保持電子檔案載體的安全。要注意的問題有：（1）保持環(huán)境的溫度為16～20℃和濕度為35～45%，以免發(fā)生化學反應；（2）注意密封防止灰塵，避免信息丟失；（3）注意避光，防止紫外線對光盤等的破壞；（4）遠離磁場和電場，以免發(fā)生磁化和消磁，破壞信息；（5）保持載體平直，防止震動；（6）防止有害生物等。注意庫房衛(wèi)生，定期凈化空氣，防止產(chǎn)生霉菌，并注意定期對電子檔案進行消毒?？傊娮訖n案進入庫房以后不是一勞永逸，而是需要定期維護和檢測，并適當進行備份。第二，維護所載信息的安全。電子檔案保管工作的另一個重要方面是防止信息被竊，維護信息安全，一是密切關(guān)注計算機技術(shù)的發(fā)展方向，及時進行軟件升級和更新，適時對電子檔案的格式進行轉(zhuǎn)換；二是加強對電子文件利用活動的管理，保證電子檔案的信息安全，嚴格禁止使用封存盤來提供檔案利用，電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。
4.檔案鑒定 電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時間，所以，在歸檔時，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時的、有效的電子文件，即確認歸檔的電子文件的原始性、真實性則是首要任務。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時間長短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開始進行。鑒定的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一樣，是對其保存價值進行判斷和預測，不同的是在判斷過程中要對文件的內(nèi)容及某些形式特征進行充分的分析。此外，還需要對文件進行必要的技術(shù)鑒定，即可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。因為對于電子文件來說，技術(shù)狀況與文件的真實性、可讀性、應用性范圍密切相關(guān)，可對其保存價值發(fā)生直接的影響，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。
5.檔案統(tǒng)計 檔案統(tǒng)計就是運用一系列的統(tǒng)計技術(shù)和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程。電子檔案統(tǒng)計基本上可以分為：（1）檔案統(tǒng)計指標選定。統(tǒng)計指標的確立是進行檔案統(tǒng)計的基礎，也是檔案統(tǒng)計工作的前期準備階段，檔案統(tǒng)計是通過統(tǒng)計指標來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。（2）檔案統(tǒng)計調(diào)查。其目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計工作目標、任務和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)可靠、真實、準確。（3）對檔案統(tǒng)計調(diào)查的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分組、歸納整理。（4）檔案統(tǒng)計分析。主要是對檔案統(tǒng)計的結(jié)果進行分析研究。檔案統(tǒng)計工作是檔案工作中的一個重要環(huán)節(jié)，是保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案工作水平的有效方法。
6.檔案利用 電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權(quán)，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個方面：（1）對用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進行使用權(quán)限的審核，首先是根據(jù)人員身份進行系統(tǒng)注冊登錄，由系統(tǒng)自動判定使用者身份的合法性及使用權(quán)限，并進行跟蹤記錄；其次電子檔案的內(nèi)容應設置保密級別和開放程度。（2）對檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲模式，一套保留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉(zhuǎn)換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過程中不發(fā)生內(nèi)容的篡改。二是建立一套技術(shù)驗證機制保證原始電子檔案的真實性。（3）安全保密措施。網(wǎng)絡傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術(shù)。根據(jù)電子檔案的保密級別，建設網(wǎng)絡傳輸保障體系。按照密級，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內(nèi)部使用和公眾使用。還可以采取斷點續(xù)傳的技術(shù)，確保電子檔案在發(fā)生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔案副本保持完整性。
三、電子檔案管理工作的重點與難點
從目前來看，由于受到多重因素的影響，電子檔案的信息安全問題較為突出，既是管理的難點，也是管理的重點。筆者認為應從環(huán)境、設備、策略、技術(shù)等各方面采取有效措施，確保在每一個環(huán)節(jié)上堵塞電子檔案利用安全的漏洞，使電子檔案能夠體現(xiàn)靈活性和便捷性優(yōu)勢，充分發(fā)揮其作用。首先檔案管理人員要增強安全意識，既要提高信息服務質(zhì)量和效率，也要增強工作責任心和保密意識；其次，應加強電子檔案基礎設施和應用系統(tǒng)建設，加強網(wǎng)絡安全防范；再次，營造良好的檔案儲存環(huán)境。只有從各方面加強安全管理，才能滿足電子檔案信息安全管理的需要。
電子檔案可以在數(shù)字化設備和環(huán)境中生成，以數(shù)字代碼的形式存儲于磁帶、光盤等載體中，依賴于計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送文件，因此電子檔案克服了傳統(tǒng)檔案管理工作中效率低以及不可避免的人為失誤等缺點，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。然而，電子檔案作為一項正在發(fā)展中的工作，仍然存在著許多的不足和缺點。文章通過研究分析現(xiàn)行電力系統(tǒng)中電子檔案的管理方法，總結(jié)出現(xiàn)的不足和弊端，最終給出提升電力系統(tǒng)電子檔案管理水平的思路。
一、當前電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題
結(jié)合電力系統(tǒng)的行業(yè)特征與筆者的在檔案管理工作中的從業(yè)經(jīng)歷，筆者認為，當前電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作主要存在以下問題：
（一）責任分工不明確，檔案歸檔不完整。
檔案工作是電力企業(yè)管理工作的基礎，影響著企業(yè)的整體經(jīng)營發(fā)展，然而現(xiàn)如今仍然有許多電力企業(yè)不重視電子檔案管理工作，缺乏完善的電子檔案管理責任分工，例如在日常電子檔案管理工作中，歸檔責任部門與檔案管理部門責任分工不明確，歸檔責任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動性和能動性，而檔案管理人員不明確自己的職責范圍，對所產(chǎn)生的電子檔案了解不全面，往往造成歸檔不及時，歸檔不完整，歸檔遺漏等問題。近些年，電力企業(yè)存在著的產(chǎn)權(quán)過戶，項目招標，資產(chǎn)重組等企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展中面臨的問題，由此產(chǎn)生了許多形式各異的新型檔案資料，而一些檔案管理人員并不具備這方面的相應知識，導致各類檔案資料遺漏，缺失，為企業(yè)的經(jīng)營管理帶來了困難。
（二）電子檔案管理人員業(yè)務能力不足。
管理工作效果的好壞最終是由組織和人來決定的，管理人員的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)可以影響電子檔案工作的實施效果。目前電力系統(tǒng)的檔案管理工作普遍存在著檔案管理人員配備不足，人才匱乏，身兼數(shù)職的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象在電力系統(tǒng)的各分、子公司中較為普遍。其次，檔案管理人員本身對于現(xiàn)代信息技術(shù)認識的缺乏也制約了其對于電子檔案工作的把控能力。除此之外，電力系統(tǒng)電子檔案管理的培訓及業(yè)務指導落后，大多數(shù)電力企業(yè)缺乏有效的電子檔案管理培訓體系，將業(yè)務培訓與業(yè)務能力的因果關(guān)系分離開，導致企業(yè)內(nèi)電子檔案管理者的業(yè)務能力滯后。
（三）電力系統(tǒng)電子檔案管理工作投入不夠。
伴隨著電力企業(yè)發(fā)展腳步的加快，用于電子檔案管理工作的硬件設施已不能滿足工作要求，是從設備，房間，環(huán)境等方面都需要進一步升級。從電力企業(yè)中電子檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，普遍存在著全方位的投入不足，軟硬件條件嚴重滯后的問題。有的企業(yè)沒有設置單獨的檔案室，有的企業(yè)雖然有單獨的檔案資料室，但卻缺乏安全防護的措施，存在著巨大的安全隱患；企業(yè)管理工作中缺乏對于電子檔案管理工作的足夠重視，導致電子檔案管理工作不能做到實處。
（四）缺乏統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標準。
電力系統(tǒng)內(nèi)各企業(yè)之間的電子檔案建檔工作往往采用不同的規(guī)范和標準，同一個工程項目在不同的企業(yè)建檔過程可能采用不同的編號信息，這就造成了電力企業(yè)之間在電子檔案資料共享方面存在著障礙，更不能體現(xiàn)出電子檔案信息的高效性和檢索的便捷性。許多電力企業(yè)忽視了檔案管理的基礎性工作，沒有建立統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標準，這為檔案資料的后續(xù)管理工作造成了困難。
二、電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的改進措施及發(fā)展方向
針對當前電力系統(tǒng)電子檔案存在的主要問題，筆者認為，電力系統(tǒng)中電子檔案工作的改進和發(fā)展應從以下幾方面著手：
（一）建立完善的電子檔案管理工作責任制。
電子檔案作為新時代的產(chǎn)物，它的應運而生也為檔案管理工作帶來了一系列新問題，因此，在電子檔案管理工作中要建立明確的管理工作責任制。首先，電子檔案的建立，歸檔及修改拷貝都應由專人負責，并且進行操作權(quán)限的限制，這樣既可以保證責任落實到個人，又可以保證信息的安全性。其次，電子檔案的管理工作要依據(jù)管理人員的級別和職務，明確個人管理任務分工，避免出現(xiàn)越權(quán)操作，工作無人負責的亂象。要嚴格控制檔案文件在流轉(zhuǎn)過程中的責任劃分，檔案部門在接受，歸檔過程中制定文件真實性，完整性的工作責任制，在電子檔案信息的共享方面，要制定流轉(zhuǎn)電子檔案信息的完整性和保密性的工作責任。進一步明確電力系統(tǒng)各部門之間的工作責任界面，各司其職，完善電子檔案工作責任制度。
（二）增強電力系統(tǒng)電子檔案管理人員的業(yè)務能力。
電子檔案管理工作涉及多方面的信息化技術(shù)，傳統(tǒng)檔案管理人員的業(yè)務能力已經(jīng)遠遠不能滿足當前工作需求。首先，應該建立完善的檔案管理培訓制度，強化管理人員應用信息化設備的能力。當前社會信息化技術(shù)水平不斷提高，需要我們結(jié)合利用不斷創(chuàng)新的電子技術(shù)，結(jié)合電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展理念，強化企業(yè)檔案管理隊伍的力量，電力企業(yè)可以通過培養(yǎng)檔案管理的綜合人才，使企業(yè)逐漸適應網(wǎng)絡社會的發(fā)展，以此提升企業(yè)檔案管理工作的效率。其次，要提高電子檔案管理人員的安全意識及職業(yè)道德，檔案工作作為企業(yè)的工作基礎，涉及企業(yè)信息安全問題，因此，要加強電子檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，防范利用檔案信息進行交易等現(xiàn)象，確保電子檔案信息的安全性。電力系統(tǒng)內(nèi)部要強化電子檔案管理人員的知識體系，尋找更多的途徑和層次培養(yǎng)專業(yè)化、知識化的檔案管理人才。
（三）加大電力系統(tǒng)電子檔案管理的工作投入。
電子檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比較雖然節(jié)省了大量的空間，但也需要企業(yè)投入大量的人力物力資源，傳統(tǒng)的檔案管理工作中的軟硬件均需要升級才可以滿足電子檔案管理工作的要求，例如：打印機，高速掃描儀，光盤刻錄機的更新升級。其次，電力企業(yè)領(lǐng)導層要加強對電子檔案管理工作的重視程度，激發(fā)各部門檔案工作的工作熱情，管理層要提高電力企業(yè)檔案管理的工作要求，確保電子檔案資金的投入和有效落實。除此之外，安全問題已經(jīng)成為電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的關(guān)注重點，一旦黑客及病毒入侵，檔案管理系統(tǒng)隨時面臨崩潰的危險，因此，應該在如何保證數(shù)據(jù)庫安全方面加大投入，使電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)固若金湯。要加強網(wǎng)絡信息化部門與檔案管理部門的交流合作，通過利用網(wǎng)絡部門的信息化技術(shù)，加快檔案部門的數(shù)據(jù)庫建設，以此進一步提升檔案部門的服務水平。
（四）規(guī)范建檔標準，加強電子檔案的共享和利用。
電力系統(tǒng)內(nèi)部各部門要制定統(tǒng)一的電子檔案歸檔標準，建立嚴格的編碼格式，便于各部門之間檔案文件的檢索和傳輸，同時也可以切實提高檔案信息的實效性。其次，在電子檔案建檔標準統(tǒng)一的基礎上，電力系統(tǒng)可以建立統(tǒng)一的電子數(shù)字化檔案館，其可以整合系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息和數(shù)據(jù)資源，加強各企業(yè)之間的數(shù)據(jù)共享和交流，利用電子檔案共享的資源平臺，電力系統(tǒng)各企業(yè)之間可以加強信息交換，以此增強檔案工作方法的研究意識，為電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展貢獻及時、準確、全面的第一手資料。電力系統(tǒng)內(nèi)部要實行檔案工作統(tǒng)一控制，以此確保從電子檔案的建立到分享等環(huán)節(jié)在同一的制度和條件下運行。電力系統(tǒng)內(nèi)部各企業(yè)之間要建立統(tǒng)一的檔案管理權(quán)限制度，實行由上而下垂直的使用權(quán)限制度，這樣有利于各部分之間的資源共享和管理人員的業(yè)務交流。
三、結(jié)束語
總之，電子檔案管理工作是一門具有長遠發(fā)展前景的學問，做好電子檔案管理工作也是一個循序漸進以及不斷探究的過程。作為電子檔案管理工作人員，要不斷提升自身素質(zhì)和水平，不斷發(fā)現(xiàn)工作中所存在的問題，探索解決問題的對策和方案。同時作為電力企業(yè)，要不斷完善電子檔案管理制度，切實有效加強管理投入，高度重視檔案管理工作，促進電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作效率的提升。
【參考文獻】
[1]王艷芳,安麗娟.高校電子檔案開發(fā)利用存在的問題與對策[J].城市建設理論研究(電子版),2014(8).
目前，計算機技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風險。因此，企業(yè)在運用此技術(shù)時一定要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低?；诖?，本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，計算機的應用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。
參考文獻：
[1]馮惠玲，論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005（3）
1. 預防風險的措施研究
深入并且細致的對預防風險的措施方案進行研究和分析，是開展一系列工作的基礎性環(huán)節(jié)，也是一項重要的工作步驟。防患于未然，是避免風險的最為有效的措施方案，而提前性的對存在的風險進行防范，則可以使得風險的代價降至最低。首先，需要建立起嚴格的限制權(quán)限，各個級別的工作人員需要在權(quán)限的范圍之內(nèi)進行工作，并且使用檔案。同時，還需要進行逐級別的審批，保證審批工作的嚴格與可靠，進行工作權(quán)限的認定，注意針對信息進行管理和保存。最后，則是需要針對使用的規(guī)范，對使用的權(quán)限進行確認，對備份的文件進行必要的技術(shù)處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現(xiàn)信息的整理復制備份。在檔案信息使用的過程當中，也需要對其安全性進行研究與探討，避免錯誤的操作、避免外界的干擾對操作造成不利的影響。對于整個檔案信息的使用過程，進行監(jiān)督和控制，做好相應的記錄。
2. 避免風險的措施研究
針對檔案的風險避免，需要從以下幾個方面做起：
（1）加強最新技術(shù)的獲取，同時全面的保證安全的可靠性。在計算機時代當中，信息的發(fā)展和安全技術(shù)不斷的發(fā)展，相關(guān)的技術(shù)手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風險，最為有效的方式，就是針對技術(shù)進行創(chuàng)新，只有通過這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關(guān)的安全保護。首先，需要對加密的技術(shù)進行提升，分級別、分層次的對檔案信息進行加密處理，同時保證密碼不會在一定的時間之內(nèi)被更改，這樣的操作方式更加有利于進行風險的防范。其次，還需要對適合的檔案軟件進行制定，選擇最佳的軟件進行數(shù)據(jù)的加密處理，并且保證用戶安全的級別以及訪問的授權(quán)、密碼的設置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。
（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過程當中的多樣性，相關(guān)的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標準，同時避免檔案的管理工作變得更加復雜。所以，必須要在實踐的工作當中加強工作人員的安全管理意識以及檔案管理的能力，這一點對于當前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。
（3）風險的防范必須要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理。檔案信息的管理工作，是數(shù)據(jù)安全性的核心部分，而對于電子信息檔案的使用過程之中出現(xiàn)的風險問題，也需要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理，針對在計算機維修時期之內(nèi)的風險，有關(guān)的企業(yè)還需要重點的注重對于可能存在的風險進行防范和控制，采取一系列主動的措施方案進行應對。尤其是對于當前階段安全信息異常敏感的時代而言，還需要采取必要的、有針對性的并且切實可行的防范措施進行風險的控制和管理。
3. 分散風險的措施研究
根據(jù)上文的詳細闡述和分析，可以對現(xiàn)階段檔案信息管理過程當中預防風險的措施技術(shù)以及避免風險的措施方案有著全面的了解和細致的掌握。接下來，將針對分散風險以及評估風險的措施進行深層次的研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關(guān)工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。
將檔案信息管理的風險降至最低，最為常用的是轉(zhuǎn)移的策略，其實質(zhì)，是對風險進行分散，并且將風險轉(zhuǎn)移至其他的地方，達到降低風險的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對配置的基本模式進行修改，并且購買相關(guān)的保險、外包至其他的機構(gòu)等等，都可以達到分散風險的目的和效果，并且這一手段方式也是未來對于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過這樣的方式，可以使得檔案的風險變得更加簡單化，對于原來的電子信息進行必要的改進，使得電子信息的管理系統(tǒng)更加的先進，保證檔案信息的安全和可靠。
4. 評估風險的措施研究
針對風險進行評估，是非常有效的降低風險的方式和技術(shù)，一旦風險發(fā)生，如何對風險進行評估，并且如何將風險所導致的損失降至最低，同時找到最佳的處理技術(shù)方案，是一項重點性的工作。針對風險進行評估的基本目的，是全面的保證風險的控制計劃更加的合理、更加的科學與可靠，而在現(xiàn)階段電子信息檔案實施的基礎之上，全面的針對風險所帶來的影響進行分析和研究，并且對其后果進行探討，是非常有必要的。對風險所帶來的成本的損失進行探析，同時對檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現(xiàn)階段的工作當中，部分檔案的管理者認為電子信息檔案的操作是無危險性和風險的，所以，這樣的觀點就為風險管理工作帶來巨大的阻礙。相關(guān)的工作人員，需要時刻的提醒自己，對于風險進行評估和防范，并且采取切實可行的措施手段，對風險進行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個細小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴格的監(jiān)督控制。最后，在風險評估的工作過程當中，還需要對安全意識進行提升，對于各種類型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現(xiàn)，及時的進行處理，保證在風險發(fā)生之時，將其所帶來的危害降至最低。
5. 結(jié)束語
綜上所述，根據(jù)對電子信息檔案的風險管理與控制進行全面的分析和研究，從實際的角度出發(fā)，深入并且細致的對具體的風險控制和防范的措施方案，進行了深層次的論述，同時，對于分散風險的方式、評估風險的方式技術(shù)等，都進行了研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關(guān)工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。
參考文獻
[1]王平.淺議電子信息檔案的風險管理與防范的措施技術(shù)方法【J】.現(xiàn)代化電子信息技術(shù)科學資訊，2010.10：233-238
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中圖分類號］G275［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2016）10-0162-02
在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結(jié)合當前時展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。
1檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性
檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調(diào)出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。
2我國單位檔案管理中的弊端
我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設備發(fā)生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業(yè)務水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強化工作人員業(yè)務培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術(shù)問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。
3單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略
信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的重要工具之一，基于當前經(jīng)濟發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。
3.1建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)
檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對于單位來講，則需要實現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關(guān)責任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發(fā)展。檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業(yè)知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術(shù)運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。
3.2通過計算機管理檔案資料庫房
在檔案資料管理中，可以加大計算機技術(shù)應用，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術(shù)在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。
3.3實現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化
在信息化及網(wǎng)絡技術(shù)發(fā)展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時也增加了發(fā)展機遇。傳統(tǒng)的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數(shù)量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，使整個檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術(shù)的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。
3.4構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)
在檔案管理工作中，想要有效實現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進程中，管理技術(shù)的動態(tài)化發(fā)展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。
4結(jié)語
單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優(yōu)化，以滿足時展需求，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。
主要參考文獻
［1］葛影.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化［J］.中國市場,2015(28).［2］朱藝.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化［J］.才智,2014(36).
［3］李麗鑫.淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設［J］.城市建設理論研究,2015(21).
［4］邊俊士,張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析［J］.中國當代醫(yī)藥,2012(2).
［5］沈彥.企業(yè)檔案電子化管理存在的問題和解決方法［J］.企業(yè)導報,2010(3).
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37
（一）檔案載體的轉(zhuǎn)變
在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產(chǎn)品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。
（二）企業(yè)檔案的分類變化
舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理.cn系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。
（三）檔案接收和保管上也有所改變
在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。
無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。參照國家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。
二、電子檔案工作面臨的問題
（一）電子檔案原件的真實性問題
電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。
（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問題
用網(wǎng)絡的任何終端設備都能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。
（三）電子檔案保笛的長久性問題
隨著辦公自動化的不斷深人，好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。
（四）檔案管理軟件的統(tǒng)一性問題
計算機軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。
三、建議采取的對策
（一）盡快培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案專業(yè)人才
培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務，熱愛檔案事業(yè)；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發(fā)軟件。
（二）建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應的電子檔案管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標準規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
（三）制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范
隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以
科學、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。（四）研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
檔案管理在目前的行政事業(yè)單位中有著重要的作用。一方面，行政事業(yè)單位的計劃工作的開展需要以檔案為基本參考；另一方面，行使事業(yè)單位的服務能力也主要依托檔案進行開展，強化行政事業(yè)單位的檔案管理有著重要的作用。在社會的不斷進步下，行政事業(yè)單位的管理理念以及方法發(fā)生著顯著的變化。在這種大環(huán)境的變化下，積極地探討檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展，對行政事業(yè)單位未來工作的高效開展有著非常顯著的意義。所以，在當前社會環(huán)境下，積極地分析行政事業(yè)單位檔案管理的問題缺陷和解決措施，便具有了較為突出的社會意義。
一、現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理的問題
（一）檔案管理理念較為落后
檔案管理理念比較落后是目前行政事業(yè)單位檔案管理存在的一個主要問題，理念落后主要表現(xiàn)在管理模式上。目前的行政事業(yè)單位檔案管理采用的普遍性模式是事后管理型，這種模式的突出優(yōu)勢是管理具有針對性，其措施利用針對的是已表現(xiàn)出的問題。從現(xiàn)代化管理理念的角度來看，此種管理模式缺乏嚴重的未來預見性，也就是說其在管理中，對未來的規(guī)劃和控制效果十分低下。管理理念影響管理模式，而管理模式表現(xiàn)管理思想。目前這種管理理念和思想，已經(jīng)不能適應未來化檔案管理的要求，因此，事業(yè)單位需要積極地進行改變。
（二）檔案管理方法陳舊
檔案管理方法陳舊是目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的另一個顯著問題。就目前行政事業(yè)單位檔案管理的方法來看，具有兩個突出的特性：第一是方法的老舊問題比較嚴重。現(xiàn)階段大部分的行政事業(yè)單位，在進行檔案管理的時候采用的都是較為傳統(tǒng)的登記管理法，這種管理方法的效率提升和人員素質(zhì)關(guān)系較大，一旦出現(xiàn)管理人員水平提升困難的局面，其管理效果的提升也會隨之陷入瓶頸。第二是管理方法的單一性嚴重。在目前的檔案管理中，大部分行政事業(yè)單位都采用比較單一的方法，使得檔案管理存在突出的片面性問題。
（三）電子化檔案的管理發(fā)展滯后
電子化檔案的管理發(fā)展比較滯后是目前行政事業(yè)單位檔案管理的又一突出缺陷。現(xiàn)階段，信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)以及多媒體技術(shù)在社會中有了廣泛的應用，在信息存儲方面，利用電子化技術(shù)可以有效提升信息登記以及提取的效率；但是由于目前的行政事業(yè)檔案管理，沒有確立普遍、完整的電子化管理系統(tǒng)，在具體的電子檔案管理方面也存在缺陷；這些問題都使得檔案管理的電子化發(fā)展受到了阻礙。
（四）檔案管理人員的專業(yè)化建設不足
檔案管理人員的專業(yè)化建設不足的問題，在目前的行政事業(yè)單位檔案管理中表現(xiàn)也較為突出。人員的專業(yè)性主要指兩個方面：第一是理論水平；第二是技術(shù)操作。就目前的檔案管理工作實踐來看，一方面是工作人員缺乏較為系統(tǒng)的理論基礎，在工作中的專業(yè)化理念的運用相對缺乏；另一方面是管理人員在具體的管理操作中，執(zhí)行操作的缺陷表現(xiàn)得較為明顯?？偠灾?，就是檔案管理人員的專業(yè)性在現(xiàn)階段的管理實踐中遠遠達不到實用標準。
二、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施
（一）積極改變檔案管理的理念
積極改變檔案管理的理念是行政事業(yè)單位檔案管理的一項重要的創(chuàng)新措施。就現(xiàn)狀來看，檔案管理理念的轉(zhuǎn)變是提升管理效率和質(zhì)量的一項必要措施；而具體轉(zhuǎn)變就是要將事后性管理轉(zhuǎn)變?yōu)轭A見式管理。所謂的預見式管理主要是在分析以往管理的基礎上，對檔案管理的未來發(fā)展做出合理的分析和判斷，這樣，檔案管理的目標規(guī)劃才可以更加具體，也才會有進一步判斷在未來管理中可能出現(xiàn)的問題。通過運用預見式管理理念，整個行政事業(yè)單位的檔案管理會呈現(xiàn)出一種超前性；且在積極采取措施解決問題的管理中，一些問題的發(fā)生率會顯著降低，整個管理的效率和質(zhì)量會得到明顯提升。
（二）豐富檔案管理的方法
豐富檔案管理方法也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項重要措施。就方法的豐富性而言，主要有兩方面的措施：第一是積極地進行現(xiàn)有方法的分析，把握現(xiàn)有方法的不足以及優(yōu)勢，通過不斷地總結(jié)和完善，使現(xiàn)有的管理方法可以呈現(xiàn)出更大的利用價值。第二是根據(jù)檔案管理的特點進行新型的方法打造。在目前的管理中，主要采取的檔案管理方法是科室分類法；在未來檔案管理中，通過方法創(chuàng)新，可以積極地運用目標明確法、結(jié)果對比法、資料分析法等實現(xiàn)檔案管理的綜合化控制；通過檔案管理方法的豐富化，管理模式也可以實現(xiàn)多元化。
（三）化檔案管理的電子化建設
強化檔案管理的電子化建設是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項關(guān)鍵性措施。通過電子檔案的建立，檔案管理工作可以打破時間和空間的限制，實現(xiàn)管理的實時化。要進行檔案管理的電子化建設，需要采取兩方面的工作：第一是建立科學合理的電子化檔案模型。在整個電子化檔案管理模型中，需要有完整的檔案錄入標準、分類標準以及查詢系統(tǒng)；通過這些方面的完整性建設，電子檔案會具有強大的實用價值。第二是在模型的基礎上進行管理優(yōu)化。電子化檔案建設的目的是要實現(xiàn)檔案管理的簡潔，對整個模型的各個銜接部分進行系統(tǒng)的優(yōu)化，可以更好地發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)越性。
（四）建設專業(yè)的檔案管理人員隊伍
建設專業(yè)的檔案管理人員隊伍，也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項重要措施。而要進行人員的專業(yè)性建設，需要從兩方面開展：第一是要強化管理人員的理論。檔案管理作為一門具有專業(yè)性的學科，管理人員必須要對管理目的、管理方法以及管理理論有系統(tǒng)的認識；只有理論認識得到強化，其管理意識的更新與變革才能滿足時代變化的需要，其管理實效才能得到相應的提高。第二是要打造管理人員專業(yè)化的操作。在電子化檔案管理的大環(huán)境下，管理人員需要進行操作規(guī)范和標準的強化；只有這樣，其管理操作才會符合現(xiàn)實需要，最終達到管理的標準。
三、結(jié)語
行政事業(yè)單位作為我國社會服務的組織者和參與者有著相當大的影響力。在其工作中，檔案管理價值突出；因此，深入分析其檔案管理中存在的問題和缺陷，并針對問題進行創(chuàng)新性措施的探討，對提升檔案管理工作的實效性有著非常積極的作用。
（作者單位為德惠市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心）
[作者簡介：洪彥（1974―），女，本科，吉林德惠人，初級職稱，研究方向：檔案管理。]
參考文獻
[1] 趙丹.行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究[J].城建檔案，2015（12）：54-55.
[2] 安威.關(guān)于行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析[J].科技展望，2015（33）：176.
1.房地產(chǎn)電子檔案信息化管理內(nèi)涵
1.1信息化管理內(nèi)涵
信息化管理是在管理過程中運用信息技術(shù)，將電子計算機與現(xiàn)代管理相結(jié)合的管理，實現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新。目的是為了提高管理效率，實現(xiàn)管理資源的有機整合，提高企業(yè)的市場競爭力。房地產(chǎn)電子檔案信息化管理內(nèi)涵。在網(wǎng)絡信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理也由傳統(tǒng)的管理模式向電子檔案管理方向發(fā)展。房地產(chǎn)電子檔案信息化管理是指對房地產(chǎn)員工檔案實現(xiàn)電子信息化管理過程。員工電子檔案在企業(yè)發(fā)展過程中具有非常重要地位，而且是不能隨便改變的，紙質(zhì)檔案隨著時間的變化會產(chǎn)生一定程度的變質(zhì)，還會受到水火等自然災害的影響。同時對紙質(zhì)電子檔案的管理要投入大量的人力、物力。電子信息技術(shù)的出現(xiàn)，對房地產(chǎn)企業(yè)電子信息檔案管理產(chǎn)生了積極的作用，也促進了房地產(chǎn)電子信息檔案管理的革新。
1.2房地產(chǎn)企業(yè)電子檔案管理的意義
房地產(chǎn)企業(yè)實行電子檔案信息化管理是網(wǎng)絡信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，檔案信息化管理最為典型的意義就是實現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案的分離，在傳統(tǒng)檔案管理過程中，紙質(zhì)檔案管理方式雖然能夠取得一定的效果，但是會隨著時間的變化變質(zhì)損壞。電子檔案信息化管理的實施作為一種新型的檔案管理方式，能夠加強檔案管理水平，提高檔案管理的效果。而且電子信息化檔案管理節(jié)約了大量的人力、物力。傳統(tǒng)檔案管理需要人力對檔案進行分類、整理，既要花費時間，而且效率比較低下。實現(xiàn)房地產(chǎn)電子檔案信息化管理不僅能夠提高房地產(chǎn)檔案管理水平，也是企業(yè)適應現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。
2.房地產(chǎn)電子檔案信息化管理存在的問題
2.1管理人員素質(zhì)不高
在電子檔案之前，我國檔案管理采取的是紙質(zhì)檔案管理的方式，檔案管理不需要專業(yè)的知識，只需要工作人員認真負責就可以。而且傳統(tǒng)檔案管理的思想觀念在工作人員心中根深蒂固，也沒有樹立運用電子信息來管理檔案的思想。由于管理人員素質(zhì)不高，導致房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理發(fā)展滯后。在實際檔案管理工作中，由于對計算機掌握不熟練，對電子檔案管理安全缺乏意識，這些都影響到房地產(chǎn)電子檔案信息化管理。因此，要提高房地產(chǎn)電子檔案信息化管理就必須不斷提高管理人員的素質(zhì)，加強對計算機的培訓，熟練掌握計算機，加強信息化管理水平和技術(shù)。
2.2傳輸信息不夠真實
電子信息技術(shù)發(fā)展帶動了房地產(chǎn)檔案信息化管理，但是也帶來了一定不利的影響因素。電子檔案保存比較方便，也不容易變質(zhì)，但是卻可以更改。這對房地產(chǎn)的重要信息保存構(gòu)成了一定的威脅。在市場經(jīng)濟利益的誘惑下，部分檔案工作人員私自更改檔案，獲取利益。因此，電子信息技術(shù)的發(fā)展給房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理也產(chǎn)生了一定的威脅，房地產(chǎn)管理工作人員在管理工作中要避免信息的更改，建立完善的監(jiān)督管理機制，保證信息的真實可靠。
2.3電子檔案時間保存問題
房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案保存受到時間的影響，電子檔案信息化管理也受到時間的影響，但是影響比紙質(zhì)檔案要小些。比如電子檔案受到電子產(chǎn)品壽命的影響，如果對電子信息更新不快，電子檔案就會丟失。所以，房地產(chǎn)檔案管理人員要保證及時的更新信息，對房地產(chǎn)檔案進行有效的保存
2.4計算機病毒的影響
在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)達的今天，計算機黑客比較多，黑客會對房地產(chǎn)電子檔案產(chǎn)生攻擊，影響房地產(chǎn)電子檔案的管理。同時，計算機病毒也在不斷變化，隱藏性比較大，容易造成計算機程序癱瘓，信息丟失，導致房地產(chǎn)電子檔案信息丟失。
3.加強房地產(chǎn)電子檔案信息化管理對策
3.1確定適用標準
房地產(chǎn)檔案信息化管理能夠使房地產(chǎn)內(nèi)部人員實現(xiàn)信息的交流共享，管理簡單、方便。在對電子檔案的管理中，明確管理的適用范圍、管理方法、工作流程等至關(guān)重要，只有明確了適用標準，才能夠使在對全部的數(shù)據(jù)進行處理時有一定的規(guī)范流程、操作標準，形成一個科學、可行的管理方法。進三十年來，我國的房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化，取得了巨大的發(fā)展。尤其是在最近幾年，房地產(chǎn)頁的交易數(shù)量呈直線上升趨勢，交易的流程、事項也更加具體，交易手續(xù)也增多，這使得對房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的處理增加了一定的壓力，同時也給房地產(chǎn)檔案的管理帶來了大量的工作。房地產(chǎn)檔案關(guān)系到房地產(chǎn)公司的自身利益，同時也關(guān)系著人民群眾的切身利益，尋找更加科學的檔案管理方法是企業(yè)以及相關(guān)部門對房地產(chǎn)檔案管理的重中之重。在日常的房地產(chǎn)檔案管理中，也不可掉以輕心，必須認真的對待每一組數(shù)據(jù)，如實記錄。對非電子檔案的管理、保存尤為重要，比如保存室的溫度、濕度必須要嚴格控制在標準范圍之內(nèi)，防火、防水也要齊全。對于電子檔案，也應有嚴格的管理方法，對檔案的查閱、接受等按流程操作，圖片、照片、音像等也應有嚴格的管理規(guī)范。
3.2建設高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫
房地產(chǎn)的檔案管理主要由兩個主體組成，分別為：檔案的原件和檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)。而要實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的信息化，就是把房地產(chǎn)的紙質(zhì)檔案錄入計算機中，然后經(jīng)過專門的系統(tǒng)對這些錄入的信息進行收集、整理、分類、計算等，將紙質(zhì)上的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息，這不僅能夠操作方便，查閱、修改保存等也非常方便。然后，并不是所有的檔案都可以在一個系統(tǒng)中使用，因為管理方法的不同，每個部門都有著自己的檔案管理系統(tǒng)，這導致了檔案可能在不同的系統(tǒng)中會呈現(xiàn)出不一樣的效果。因此，在沒有同意的檔案處理系統(tǒng)的情況下，當一個部門將整理好的檔案傳送給另一個部門時，就有可能無法呈現(xiàn)出原部門想要表達的效果，這大大阻礙了檔案電子信息化的發(fā)展。在當?shù)禺a(chǎn)檔案的管理工作中，應要利用掃描儀、錄入員以及相關(guān)專業(yè)人員對信息及時錄入，并把檔案信息整理保存，同時應當對錄入的房地產(chǎn)信息建立一個數(shù)據(jù)庫，可以供查閱者收索，方便查看。從經(jīng)濟方面來看，房地產(chǎn)電子檔案并不屬于商品，但這卻對一個企業(yè)有著重要的影響，可以為企業(yè)計算盈虧、制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，同時也能夠為人們提供更加豐富的房地產(chǎn)信息，使得人們更加了解房地產(chǎn)行情。在對檔案管理時，管理人員也應當盡量利用好房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站，與行業(yè)內(nèi)相關(guān)的人員進行交流、探討更好的管理方法，為房地產(chǎn)檔案的管理出謀劃策，同時為廣大人民提供更高質(zhì)量的服務。
3.3重視人員素質(zhì)的提高
檔案的管理員是檔案與用戶之間的橋梁，同時也是檔案的控制者，檔案管理工作者決定著用戶將看到什么樣的檔案，因此，檔案管理員的素質(zhì)培養(yǎng)特別重要，這直接影響到房地產(chǎn)公司的對外形象。從目前房地產(chǎn)檔案管理人員隊伍來看，許多的房地產(chǎn)部門都缺乏著高技術(shù)管理員，大部分管理人員還處于中下的管理水平，在一定程度上影響了公司的形象，也為公司、用戶在查閱檔案時帶來阻礙。到目前為止，雖然房地產(chǎn)方面引進了先進的管理設備，但人才仍然是處于空缺時段，培養(yǎng)更多的專業(yè)人才是改善房地產(chǎn)管理的重要手段。同時，專業(yè)的高技術(shù)人才能夠更加科學、合理的進行檔案管理，能為公司、用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，以此，重視房地產(chǎn)管理人員的素質(zhì)，提高房地產(chǎn)管理人員的專業(yè)技術(shù)。加強檔案信息管理。
3.4加強房地產(chǎn)電子檔案信息管理
要加強房地產(chǎn)電子信息技術(shù)管理就必須對檔案信息及時更新，提高信息管理的保密性。對重要的電子信息進行分類管理，對過期的電子信息進行刪除，做到及時更新，保證信息管理的真實性和保密性。而且在黑客泛濫的今天，電子檔案信息管理的規(guī)范化發(fā)展就必須不斷提高電子檔案信息化管理技術(shù)，建立電子檔案加密技術(shù)，防止黑客的入侵。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2013）09-0013-01
環(huán)境檔案管理是一項涉及多學科多領(lǐng)域的工作，它需要一定的技術(shù)基礎。環(huán)境檔案管理的對象就是在環(huán)保過程中所產(chǎn)生的真實材料，這些專業(yè)活動包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科技環(huán)境法制及環(huán)境研究。
一、目前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題
1.傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法
檔案管理工作的綜合性較強，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細心的工作態(tài)度。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環(huán)?？萍紮n案可以分為以下八類：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學研究、環(huán)境工程與基本建設、儀器設備與環(huán)境標準、計量；然后按系統(tǒng)的方法將檔案迅速地整理好，并以適當?shù)姆椒ū４妫乐渭堎|(zhì)檔案發(fā)生霉變、長蟲、發(fā)霉、遺失等問題
2.電子文檔管理方式不受重視
使用電子文檔來保存信息不僅可以節(jié)省大量的紙質(zhì)資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術(shù)投入，必須以一定的計算機設備為基礎，對檔案管理人員的管理要求、技術(shù)要求也更高，工作量也增大。在實現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的過程中還存在以下問題：首先，硬件設備和軟件設備不能達到要求，缺少資金投入和技術(shù)支持；其次，檔案管理人員的技術(shù)水平落后，尤其是缺少專業(yè)的計算機操作技能。因此，要實現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術(shù)投入，也需要加大對管理人員的培訓。
3.當前我國環(huán)境檔案管理存在的問題
一方面，我國環(huán)境檔案管理體系沒有保障機制，表現(xiàn)為既沒有專門的環(huán)境檔案管理準則、標準，即使在與檔案管理相關(guān)的法律中也很少有涉及環(huán)境檔案管理的條例，也沒有環(huán)境檔案和信息披露的制度和規(guī)范，對信息披露的范圍、內(nèi)容、形式都沒有統(tǒng)一的規(guī)定。另一方面，從技術(shù)層面來看我國還沒有建立完整的環(huán)境檔案管理技術(shù)體系，沒有統(tǒng)一的技術(shù)標準。
二、環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點和方式
1.環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點
環(huán)境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來儲存所要管理的信息，電子文件是以光盤、磁盤等為載體，與紙質(zhì)文檔相比，它有以下特點：電子文檔離不開現(xiàn)代辦公設備的支持，最主要的設備即計算機；通過這些現(xiàn)代化的設備可以實現(xiàn)文檔信息快速、便捷的共享，不會有任何時間和地域的限制；通過這些設備也可以快速地對信息進行修改或補充；電子文件的保存環(huán)境沒有紙質(zhì)文檔的保存環(huán)境要求高，只要這些設備不發(fā)生損壞即可。
2.電子文件歸檔的方式
要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤上，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)移交檔案。以保存在磁盤上的方式來歸檔看起來文檔的保存期可以無限長，但實際上磁盤很容易受到損壞，對電子文檔產(chǎn)生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復起來難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內(nèi)的信息不回丟失，可以通過采取文件備份的方法解決該問題，但這又會使存儲磁盤的數(shù)量增多，管理人員的工作量也會增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過網(wǎng)絡版辦公自動化管理系統(tǒng)歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門合作，由辦公室統(tǒng)籌管理工作，而信息部門依靠其技術(shù)設備及人才條件負責電子文件歸檔并負責保證其安全。當然最好的方式還是把兩種方式同時使用，做好網(wǎng)絡存貯的同時把文件存入光盤。
三、實現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性
檔案管理方式的電子化與信息化已經(jīng)成為信息時代的大勢所趨，環(huán)境檔案管理也不例外。
1.環(huán)境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作
電子化和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國甚至全世界接軌，檔案管理部門能獲得更多的支持，使檔案管理部門由封閉走向開放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴展到信息采集、管理和服務，最終實現(xiàn)信息資源的合理配置、科學管理。
2.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是形勢發(fā)展的需求
21世紀是信息化高速發(fā)展的時代，人類的每項工作都離不開高科技的支持，環(huán)境檔案管理也不例外。環(huán)境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬件，這些文件都是一個地區(qū)或國家珍貴的信息資源庫，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級領(lǐng)導和普通群眾的充分利用，充分實現(xiàn)資源共享，為國民經(jīng)濟發(fā)展及環(huán)境保護服務。近年來，環(huán)境檔案管理電子化信息化的趨勢越來越明顯，檔案載體已經(jīng)大部分被光盤、磁盤取代，隨之也產(chǎn)生了一系列檔案管理的問題，例如電子檔案的收集、保管、保護和利用問題，要解決這些問題就要加快檔案管理電子化信息化的建設。
3.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是社會的強烈需求
在競爭越來越激烈的當今社會，人們的世界觀念越來越強，對工作效率的要求越來越高，領(lǐng)導在做決策時也要做到迅速、準確，職能部門的工作對數(shù)據(jù)也要求及時、準確，社會大眾對檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環(huán)保意識的加強，人們對環(huán)境檔案信息的需求明顯增大。面對這些群體，檔案管理部門只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達到要求，這就迫使檔案管理部門改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供多功能而快捷的服務。
四、結(jié)語
傳統(tǒng)的環(huán)境檔案的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再適合現(xiàn)當代對于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環(huán)境檔案管理由紙質(zhì)管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾硎潜厝悔厔?，只有順應時代潮流利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供更舒適的服務，才能讓環(huán)境檔案的管理和使用更加安全更有效率。
參考文獻
