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時(shí)間：2023-06-30 09:27:53
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人事檔案是人事、組織、勞資等部門從事人事管理活動(dòng)過程時(shí)在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料，記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，真實(shí)和客觀地記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系以及個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當(dāng)前人事檔案中普遍存在問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。
1、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理重視不夠，表現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能做好外調(diào)、查閱就行了。因此，忽視人事檔案工作的管理，誠(chéng)然檔案存在的問題也不會(huì)解決，其辦公場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障，檔案工作也就做不好。
管理人員配置不足，管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。然而，由于單位或部門的人事管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大，通常人事檔案管理大多數(shù)是由人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動(dòng)頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對(duì)檔案工作投入不足，因此，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理水平。
管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，由于沒有單獨(dú)的人事檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)整理歸檔，出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時(shí)依然采用原始的手工操作方式。
管理人員業(yè)務(wù)不熟，大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。
2、人事檔案保密性不強(qiáng)
根據(jù)國(guó)家人事檔案管理制度的規(guī)定，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對(duì)當(dāng)事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理，正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。
3、人事檔案存在弄虛作假
人事檔案的生命在于其真實(shí)性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動(dòng)、就業(yè)、報(bào)考公務(wù)員、考研等，個(gè)別人通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達(dá)到讀書、工作、參軍等目的?；蛘呤菫榱烁?jìng)聘較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職位，偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書等。也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式虛假檔案現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，使檔案管理制度的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、惟一性屢遭挑戰(zhàn)。
4、人事檔案材料不完整
人事檔案內(nèi)容短缺，材料內(nèi)容不完整：如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項(xiàng)目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真及時(shí)收集各部門、科室應(yīng)該歸檔的檔案材料，導(dǎo)致收集檔案材料不全；有時(shí)只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)對(duì)材料鑒別歸檔；對(duì)檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。
干部職工對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)不足。他們?cè)谔顚懧臍v表、年度考核表等表格時(shí)，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料留在個(gè)人手中，認(rèn)為自己保管更安全，用起來(lái)也更方便，不愿意將材料交給檔案管理部門。
5、管理制度落后于人事制度改革
隨著人事制度改革不斷深入，人才流動(dòng)日漸頻繁，選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理落后，沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料不完整，給招錄單位在人事審核、審批工作時(shí)帶來(lái)不便。
二、人事檔案管理的信息化是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科學(xué)技術(shù)和文化的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動(dòng)等特點(diǎn)，致使人事檔案管理部門要經(jīng)常更新人事信息，要與人事信息的變動(dòng)保持同步。然而，傳統(tǒng)人事檔案管理是以紙質(zhì)版人事檔案為主要管理對(duì)象的實(shí)體管理模式，使得人事信息的更新相當(dāng)困難，無(wú)法與現(xiàn)代人事信息的變動(dòng)保持同步。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理被賦予了更多職責(zé)和作用，其管理模式也逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化管理。然而，由于我國(guó)人事檔案管理信息化建設(shè)仍處于初步階段，存在諸多問題，如領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員信息化建設(shè)意識(shí)淡薄；人事檔案管理信息化建設(shè)投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術(shù)基礎(chǔ)薄弱等等，這些因素嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)度，影響了人事檔案管理工作價(jià)值和功能的發(fā)揮，應(yīng)該引起有關(guān)單位或部門領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。
三、如何實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)
1、提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)
領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè)，要樹立思想決定行動(dòng)，要認(rèn)識(shí)到轉(zhuǎn)變觀念是全面推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)而言，一方面，只有進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)程度，才能進(jìn)一步加大人事檔案管理信息化建設(shè)的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門，發(fā)揮其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，確保各項(xiàng)工作的順利開展；另一方面，還應(yīng)加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，切實(shí)提高單位有關(guān)人員對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，組織有關(guān)人員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。此外，還應(yīng)進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使人事檔案管理工作由單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能的管理。
2、加大人事檔案管理信息化建設(shè)的投入
俗話說物質(zhì)決定意識(shí)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化既離不開思想基礎(chǔ)，又離不開物質(zhì)基礎(chǔ)，只有人事檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)投入，才能確保人事檔案管理信息化建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)。其中其資金的投入無(wú)疑是最為重要的，因此，單位應(yīng)拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設(shè)籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時(shí)要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，充分利用各項(xiàng)科研成果，推進(jìn)人事檔案管理信息領(lǐng)域中新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。此外，單位或部門還應(yīng)充分挖掘自身內(nèi)部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，又大大降低了資本投入。
3、培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍
以人為本，培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應(yīng)堅(jiān)持貫徹“以人為本”的原則，建設(shè)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價(jià)值和功能。樹立單位培養(yǎng)復(fù)合型人才意識(shí)，定期組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓(xùn)的內(nèi)容既要突出技術(shù)層面的內(nèi)容，也要突出管理層面的內(nèi)容；培訓(xùn)要有實(shí)效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關(guān)知識(shí)，又精通信息化技術(shù)。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業(yè)道德和素養(yǎng)，不斷拓寬自己新知識(shí)技術(shù)視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進(jìn)一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)出自己的力量。
4、實(shí)現(xiàn)人事檔案信息“三化”
中圖分類號(hào)：G264 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）18-0349-01
一、理解人事檔案管理的內(nèi)涵
人事檔案管理，是人事管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。人事檔案的管理者，既不能單純地理解為人員的一些就職的基本信息做好記錄，更不能理解為特別復(fù)雜、瑣碎的人事管理工作。其實(shí)，所謂人事檔案管理，廣義來(lái)講，就是將人事檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用的平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)是一個(gè)整合完善的過程，需要不停的補(bǔ)充新的內(nèi)容。同時(shí)，人事檔案管理者，還要在今后的日常工作中，隨時(shí)隨地對(duì)工作人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行考核，當(dāng)然，這里面也包括業(yè)績(jī)效益、獎(jiǎng)懲情況和德才表現(xiàn)等，以此作為以后人事調(diào)動(dòng)的根本依據(jù)。
不難發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理，涵蓋了材料歸檔制度；材料統(tǒng)計(jì)制度，材料轉(zhuǎn)遞制度，材料檢查核對(duì)制度，材料保衛(wèi)保密制度等內(nèi)容。
二、信息化建設(shè)的深遠(yuǎn)意義
（1）充分地發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)效益最大化
作為一個(gè)，選人用人是一門很深的大學(xué)問，員工在沒有好壞之分，更沒有高低之別，存在的只有適合與不適合。身為的管理者，就像教學(xué)中的“因材施教”一樣，充分發(fā)揮人力資源的串通優(yōu)勢(shì)，關(guān)鍵在于鼓勵(lì)員工找到自己的長(zhǎng)處，找到屬于他們自己的崗位。要想達(dá)到這些內(nèi)容，就必須參考一定的材料信息，而的人事檔案管理信息化建設(shè)，就可以滿足這個(gè)要求，提供這方面的相關(guān)依據(jù)，實(shí)現(xiàn)員工的效益最大化。當(dāng)然，的人事調(diào)動(dòng)更需要參考人事檔案管理，只有這樣，才能選拔出真正有能力的人，也更會(huì)讓員工心悅誠(chéng)服。
（2）能夠調(diào)動(dòng)員工的積極性
要想提高的經(jīng)濟(jì)效益的，很大程度上取決于員工再日常工作中國(guó)的狀態(tài)、歸屬感和積極性。要想讓員工保持良好的精神風(fēng)貌，就需要設(shè)置一定獎(jiǎng)罰機(jī)制。這個(gè)獎(jiǎng)罰機(jī)制的實(shí)施，最關(guān)鍵的地方就是的人事檔案記錄的管理。只要加強(qiáng)信息化的建設(shè)，就能更加科學(xué)地記錄員工的獎(jiǎng)罰情況和績(jī)效考核，并且以保密或者公開公示的形式讓員工知道，并安于接受。員工通過自己和別人的績(jī)效對(duì)比，無(wú)形中心里就有一定的壓力，有了壓力，才會(huì)轉(zhuǎn)變成前進(jìn)的動(dòng)力。同時(shí)，通過人事檔案管理信息化建設(shè)，就可以充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，充分發(fā)揮激勵(lì)的作用。與此同時(shí)，良好的經(jīng)濟(jì)效益自然就會(huì)產(chǎn)生。
（3）提高檔案管理的效率
在日常的工作中，傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理，很難適應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代的不斷變化。工作不能落后，所以要加強(qiáng)的人事檔案管理信息化建設(shè)。正因?yàn)橐郧暗臋n案管理管理落后，沒有像現(xiàn)在的信息技術(shù)提供全面支持，一方面導(dǎo)致了其檔案管理的效率低下，質(zhì)量不高，不能及時(shí)地更新；另一方面，由于傳統(tǒng)意義上的檔案管理，都是通過人工來(lái)實(shí)行操作的，苦于認(rèn)識(shí)有限，很多單位往往只是做到了表面文章，即僅僅只是記錄，很少整理，更沒有專業(yè)的人來(lái)對(duì)此進(jìn)行分析、對(duì)比，歸檔。當(dāng)然，管理者，也很容易疏忽人事檔案管理的重要作用，正是由于多方面的原因，導(dǎo)致沒能充分地發(fā)揮人事檔案管理的作用。
三、當(dāng)前存在的一些問題
（1）人事檔案管理的模式過于單一
在一些單位中，雖然管理者已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了人事管理信息化建設(shè)的重要性，也積極組織員工進(jìn)行信息化建設(shè)，但由于管理的模式過于單一，缺少創(chuàng)新性，更沒有根據(jù)自身的情況來(lái)進(jìn)行量體裁衣。當(dāng)前，我國(guó)的個(gè)別雖然運(yùn)用了先進(jìn)的信息化技術(shù)，但卻沒能建設(shè)處統(tǒng)一的人事管理系統(tǒng)。所為的信息化管理，也僅是跟個(gè)部門內(nèi)部的合作，并且與職工層次的多樣性很難適應(yīng)，更不要所相得益彰。有些的部門眾多，每個(gè)科室都有自己的人事檔案管理，但沒有統(tǒng)一的模式，更沒有專門的人事管理部門來(lái)打理。這樣的情況，既容易造成混亂，降低效率，還容易誘發(fā)不公，不能為員工心悅誠(chéng)服。
（2）不夠靈活，太過僵硬化
人事檔案管理工作，歸根結(jié)底還是要為的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益服務(wù)的。相比之下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)往往比較多變、靈活，這就需要的人正確決策，做出恰當(dāng)?shù)娜耸掳才盘峁┮罁?jù)。
理想很豐滿，現(xiàn)實(shí)卻很骨干。個(gè)別的人事檔案管理與靈活的用人制度并不是特別適應(yīng)，不但不能為的用人提供必要的參考依據(jù)，甚至有時(shí)還因?yàn)槠浣┯驳臋n案管理制度，拖了的后腿，從而進(jìn)一步影響了的用人制度和管理制度。在有些單位，因?yàn)橐R時(shí)地調(diào)用某一部門的一名員工，但是由于人事檔案管理要通過繁瑣的登記、審查等步驟，雙方都嫌麻煩，結(jié)果也沒征調(diào)成功。
（3）內(nèi)容還不夠豐富
在日常的工作中，人事檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，心理很清楚加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，也組織本單位的員工積極進(jìn)行建設(shè)，但是，一陣風(fēng)似的普及，追求到的只是一個(gè)形式。老話說的好，畫虎畫皮難畫骨，他們雖然開展了信息化建設(shè)，但沒有豐富檔案管理的內(nèi)容，記錄、整理的信息內(nèi)容大多照本宣科，成分單一，很難得出合理的結(jié)果，參考價(jià)值并不是太大，甚至有的就直接按照別的的檔案管理模式來(lái)進(jìn)行，沒有自身的特色，還容易落下東施效顰的把柄。
四、人事檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)探索
（1）需要引進(jìn)一批高素質(zhì)的人事檔案管理者
要想建立健全科學(xué)合理的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，就需要引進(jìn)一批有高素質(zhì)的人事檔案管理者。人才在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，在現(xiàn)代化程度較高的今天，人事檔案管理者，同時(shí)也要求引進(jìn)高素質(zhì)的現(xiàn)代人才，才會(huì)加快推進(jìn)信息化建設(shè)。
（2）提高檔案的使用價(jià)值
之所以需要建設(shè)人事檔案管理信息化系統(tǒng)，就是為了充分利用檔案的價(jià)值體系，來(lái)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)步提高。與此同時(shí)，提高檔案的利用價(jià)值，也能真正地發(fā)揮檔案的關(guān)鍵作用，更能加快人事檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)程。
（3）要增強(qiáng)服務(wù)水平
檔案管理工作者，要充分利用信息技術(shù)的作用，提高人事檔案的信息服務(wù)水平，同時(shí)還要建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，通過不斷的改革與創(chuàng)新形式，不斷加強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)，確保的運(yùn)營(yíng)步入健康的軌道。
參考文獻(xiàn)：
人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行，即從實(shí)際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時(shí)解決建設(shè)中的存在問題。
1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀
當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的國(guó)家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國(guó)家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。
但長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對(duì)比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對(duì)落后。現(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對(duì)人員個(gè)體的微觀管理和對(duì)人員群體的宏觀管理的需要。
具體情況有如下幾點(diǎn)。
1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)
人事檔案管理主要對(duì)通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無(wú)政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。
1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低
人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。
1.3 人事檔案管理的方式落后
人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來(lái)越多的文件資料是以信息存儲(chǔ)設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高
數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識(shí)層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識(shí)，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。
2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1 日常業(yè)務(wù)管理
實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對(duì)檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。
2.2 數(shù)字化檔案采集
數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶端的對(duì)多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱
數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：
（1）可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。
（2）對(duì)閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。
3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題
3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一
應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。
3.2 應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)
建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級(jí)組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級(jí)的需要。
3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善
要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。
（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫(kù)。
（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會(huì)，集思廣益，提出改進(jìn)方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。
3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級(jí)和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)
外部檔案信息涉及到上級(jí)主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級(jí)、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實(shí)際操作能力，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)[J].四川檔案，2014（01）.
[2]馬煒.關(guān)于干部人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)解決方案[J].城市建設(shè)理論研究，2012（23）.
作者簡(jiǎn)介
關(guān)鍵詞：
人事檔案管理；信息化建設(shè)；企業(yè)管理；信息資源；制度保障
所謂人事檔案，就是對(duì)家庭情況、工作業(yè)績(jī)和個(gè)人經(jīng)歷等各方面信息的記載，可以說是一個(gè)比較完善的個(gè)人信息儲(chǔ)存庫(kù)，其對(duì)于企事業(yè)單位進(jìn)行人才的選拔、晉級(jí)和晉升等人力資源方面的開發(fā)和管理工作有著重要作用。而面對(duì)新的時(shí)代背景以及人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也由傳統(tǒng)人工手工的管理方式向著現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變，這種高效化的人事檔案管理方式已然成為新的研究課題。
1人事檔案管理工作中存在的一些問題
1.1缺乏足夠的重視
目前來(lái)說，許多企事業(yè)單位都沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)還存在著“人事管理沒有效益”的錯(cuò)誤觀念，因此忽略了對(duì)人事檔案管理的投入，以至于檔案管理工作的基礎(chǔ)薄弱，管理制度也不夠完善且形同虛設(shè)，而這一切都導(dǎo)致人事檔案管理的工作不能發(fā)揮其真正的作用。
1.2缺乏專業(yè)的人才
當(dāng)前我國(guó)多數(shù)的企事業(yè)單位中，進(jìn)行人事檔案管理工作的人員都存在著年齡較大的問題，而且有些工作人員還是照顧性調(diào)進(jìn)，這些專業(yè)素質(zhì)低下、未受過專業(yè)培訓(xùn)的工作人員給正常的人事檔案管理工作帶來(lái)許多阻礙。管理人員的思想陳舊，進(jìn)行檔案管理還是守著老一套，不利用新技術(shù)，而懂得利用新技術(shù)的年輕工作人員卻缺少管理人事檔案的基礎(chǔ)原則、知識(shí)和流程。專業(yè)人才的缺乏給人事檔案的管理工作帶來(lái)了很大難度。
1.3缺乏先進(jìn)的手段
面對(duì)當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展的新形勢(shì)，我國(guó)很多企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案的管理工作還依然墨守成規(guī)、故步自封，依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建立和保管的方式，即使部門配備了電腦，卻無(wú)法充分利用，沒有建立電子檔案、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢與檢索的意識(shí)，白白浪費(fèi)了大好資源，也使得人事檔案管理的工作效率極低。
1.4缺乏完善的制度
如同人事檔案管理的工作手段一樣，很多企業(yè)單位同樣缺乏完善的人事檔案管理制度，面對(duì)信息化的發(fā)展還是依靠過往陳舊的制度，跟不上時(shí)代的步伐。就是因?yàn)椴荒芨鶕?jù)信息化發(fā)展的要求以及自身工作實(shí)際而制定出完善合理的人事檔案管理制度，以至于很多企事業(yè)的人事檔案管理工作存在著許多問題，甚至阻礙自身單位的發(fā)展。
2新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
2.1有助于提高人事檔案管理的工作效率
當(dāng)前社會(huì)是一個(gè)信息化高速發(fā)展的社會(huì)，信息成了這個(gè)時(shí)代最有價(jià)值的東西，將各種信息挖掘出來(lái)并轉(zhuǎn)變成資源價(jià)值就是目前的時(shí)代要求。因此對(duì)企業(yè)的人事檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)是促進(jìn)其向著現(xiàn)代化發(fā)展的一個(gè)重要推動(dòng)力，只有這樣，才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程，利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)提高其工作的效率。
2.2有助于共享人事檔案管理的信息資源
信息化時(shí)代的背景之下，信息資源已然成為現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下的一種重要的戰(zhàn)略資源，加強(qiáng)信息化的關(guān)聯(lián)效應(yīng)，利用不同信息交叉管理的應(yīng)用，能夠創(chuàng)造出各種商機(jī)，因此對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行信息化的建設(shè)也是促進(jìn)企事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要途徑，加密人事信息，推動(dòng)人才的建設(shè)發(fā)展，不僅能夠發(fā)揮出人才的最大價(jià)值，而且通過信息資源的共享也能更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)。
2.3有助于查閱人事檔案管理的相關(guān)信息
傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案在查閱時(shí)通常要花費(fèi)很多時(shí)間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計(jì)算機(jī)對(duì)各種信息進(jìn)行集成處理，能夠簡(jiǎn)化各種復(fù)雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對(duì)檔案進(jìn)行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檢索，信息能在最快時(shí)間內(nèi)被查閱出來(lái)，極大地發(fā)揮出了檔案的使用價(jià)值。
3新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)的建議
3.1強(qiáng)化認(rèn)識(shí)
目前很多企事業(yè)單位不能發(fā)揮出人事檔案管理最大效益的一個(gè)重要問題就是沒有足夠的認(rèn)識(shí)，因此想要成功開展檔案管理的信息化建設(shè)，就必須強(qiáng)化單位的認(rèn)識(shí)。只有單位領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，才能跟上時(shí)代的步伐，依靠信息化技術(shù)來(lái)提高人事檔案管理的工作效率，促進(jìn)單位管理的高效化。
3.2配備設(shè)備
想要成功開展人事檔案管理的信息化建設(shè)，除了要有足夠的重視，還需要實(shí)際的“物質(zhì)條件”，所以企事業(yè)必須要加大對(duì)人事檔案管理的投入，引進(jìn)各種先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，同時(shí)也需要建立一套完善的網(wǎng)絡(luò)信息的管理系統(tǒng)，這是檔案進(jìn)行信息化管理的一個(gè)重要的硬件設(shè)備和物質(zhì)基礎(chǔ)，同時(shí)也是主要的信息傳輸與共享的方式。
3.3確保安全
總而言之，想要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息資源共享，就必須要保證信息的安全，這二者是共存、相互統(tǒng)一的。只有加強(qiáng)了檔案信息的安全，才可以保證檔案信息不會(huì)泄露。所以各級(jí)的檔案管理部門必須要加大對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，同時(shí)加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限，一旦有信息泄露的情況發(fā)生，必須要進(jìn)行嚴(yán)懲，以保證網(wǎng)絡(luò)的安全。另外，也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，以確保不會(huì)發(fā)生人員泄露信息的情況。
3.4加強(qiáng)培訓(xùn)
在新形勢(shì)下，想要做好人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，還有一個(gè)重點(diǎn)就是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，企事業(yè)只有建立起具有管理型人才、復(fù)合型人才和高科技人才的管理工作隊(duì)伍，才能保證信息化建設(shè)能順利進(jìn)行。同時(shí)，還要對(duì)新職以及現(xiàn)職人員都進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，同時(shí)開展各種技術(shù)交流，以確保檔案管理的工作人員不會(huì)對(duì)檔案工作造成阻礙。
3.5建立制度
制度的保障對(duì)于人事檔案管理信息化的建設(shè)有著非常重要的作用，正是由于相關(guān)管理制度的缺失，才導(dǎo)致現(xiàn)階段人事檔案管理工作中存在著許多問題。所以企事業(yè)單位必須要結(jié)合當(dāng)前信息化時(shí)代的背景特點(diǎn)以及自身單位檔案管理工作的實(shí)際來(lái)制定出一套科學(xué)合理的規(guī)章制度，以保證工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)能有據(jù)可依、有章可循，從而促進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，最終發(fā)揮出檔案管理的真正效益。
4結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在當(dāng)前信息化的時(shí)代背景之下，企業(yè)的人事檔案管理工作也必須與時(shí)代相結(jié)合，促進(jìn)其信息化的建設(shè)，提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮其真正作用，最終促進(jìn)企事業(yè)單位發(fā)展有著重要意義。
參考文獻(xiàn)
[1]姜以敏，于霞．加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)[J]．黑龍江檔案，2014，（3）.
一、人事檔案管理發(fā)展信息化建設(shè)的意義
在人類進(jìn)化和發(fā)展的長(zhǎng)河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經(jīng)由古代的石刻、竹簡(jiǎn)等慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)榻募垙?，而這種演變不僅體現(xiàn)了人類文明的發(fā)展和進(jìn)步，同時(shí)也顯示出了歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)；因此，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，我們同樣也需要在人事檔案的管理中大膽的引入信息技術(shù)，從而有效提高當(dāng)代人事檔案管理的效率和水平。
結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)和經(jīng)濟(jì)環(huán)境，可以看出發(fā)展人事檔案信息化建設(shè)的意義主要分為理論和現(xiàn)實(shí)意義兩個(gè)方面：首先，深化人事檔案管理的信息化技術(shù)改革和建設(shè)工作不僅是社會(huì)科技發(fā)展的根本趨勢(shì)，還是實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理達(dá)到國(guó)際先進(jìn)水平的必要條件，同時(shí)更是我國(guó)未來(lái)人事檔案管理行業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)；其次，人事檔案信息化建設(shè)還可以有效提升檔案管理的水平和效率，同時(shí)通過科學(xué)的檔案管理還能夠讓個(gè)人檔案更為直觀和明朗，從而能夠在人事管理中真正達(dá)到人盡其才的效果，進(jìn)而對(duì)維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
二、人事檔案管理信息化建設(shè)的制約因素分析
在檔案管理信息化建設(shè)中往往存在著諸多制約因素，以下將針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案管理信息化建設(shè)的主要制約因素進(jìn)行分析和探討：
1、人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不均
由于資金等因素的制約和限制，許多企業(yè)或地區(qū)的人事檔案信息化建設(shè)工作幾乎為零，甚至許多企業(yè)或地區(qū)由于初期認(rèn)識(shí)不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養(yǎng)和發(fā)展工作，從而導(dǎo)致檔案管理部門不僅出現(xiàn)人員不足的現(xiàn)象，甚至有些地區(qū)檔案管理部門的生存和發(fā)展都受到嚴(yán)重的制約，而這些因素也導(dǎo)致其檔案信息化建設(shè)水平相對(duì)落后，而難以與其他地區(qū)或企業(yè)形成良好的對(duì)接，從而制約檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。
3、信息化建設(shè)成本較高
軟硬件設(shè)施作為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的根本，其發(fā)展水平的高低將直接影響到檔案管理信息化建設(shè)的成敗，而現(xiàn)階段絕大多數(shù)企業(yè)或地區(qū)檔案管理部門的信息化建設(shè)工作仍處于起步階段，其軟硬件設(shè)施的建設(shè)和配置也同樣需要龐大的資金支持，而這不僅給檔案管理部門帶來(lái)了強(qiáng)大的壓力，同時(shí)也給信息化建設(shè)的周期和水平帶來(lái)了嚴(yán)重的制約。
4、檔案信息安全形式嚴(yán)峻
檔案作為一個(gè)人最重要的私人信息，如果發(fā)生竊取或非法利用，往往會(huì)給所有者帶來(lái)嚴(yán)重的后果，因此檔案的安全性也也是檔案管理的重要環(huán)節(jié)；然而，在現(xiàn)階段由于檔案管理部門的軟硬件設(shè)施的仍處于建設(shè)階段，而這也很容易讓黑客有可乘之機(jī)，其通過非法入侵檔案管理部門數(shù)據(jù)庫(kù)而造成檔案信息的泄密或損毀也將會(huì)給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)毀滅性的災(zāi)難。
三、人事檔案管理發(fā)展信息化建設(shè)對(duì)策
通過對(duì)上述制約因素的分析，可知在人事檔案管理信息化建設(shè)的道路中仍需要注意許多問題，而在實(shí)際建設(shè)中采取合理的方案和對(duì)策也顯得尤為重要：
1、加強(qiáng)信息化建設(shè)的投資力度
檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在于軟硬件設(shè)施的建設(shè)，而這些設(shè)施的建設(shè)離不開資金的支持，因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和意義，并加大信息化建設(shè)的投資力度，從而讓檔案管理系統(tǒng)能夠得到良好的發(fā)展，進(jìn)而為企業(yè)和地區(qū)的發(fā)展帶來(lái)長(zhǎng)久的利益和支持。
2、加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)力度
人才作為21世紀(jì)最寶貴的財(cái)富，在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)中同樣也需要大量高素質(zhì)的專業(yè)型人才，而這同樣也是信息時(shí)展的必然趨勢(shì)；因此，人事檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)在對(duì)現(xiàn)有員工進(jìn)行培訓(xùn)和提高的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)型和復(fù)合型人才的培養(yǎng)和招募力度，從而為人事檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)培養(yǎng)出一只高品質(zhì)的生力軍。
3、完善檔案信息化管理的安全系統(tǒng)
一方面，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的重視程度，加強(qiáng)系統(tǒng)操作人員的監(jiān)管和教育以及操作權(quán)限的控制，從而防止內(nèi)部n案信息發(fā)生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案安全系統(tǒng)的建設(shè)，并對(duì)電子檔案信息進(jìn)行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發(fā)生泄漏的情況。
四、總結(jié)與展望
總之，21世紀(jì)作為信息化時(shí)代，人類幾乎每一項(xiàng)生命生產(chǎn)活動(dòng)都離不開信息的交流和傳遞，而互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作為這些信息的重要傳輸紐帶，它不僅扮演了連接人與人之間信息交流的紐帶，同時(shí)還對(duì)重要事件或信息起到了記錄和存儲(chǔ)的作用，而檔案作為一個(gè)人發(fā)展和成長(zhǎng)中的重要信息，在對(duì)其進(jìn)行傳統(tǒng)的紙質(zhì)化記錄和管理同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)敢于探索應(yīng)用高科技信息技術(shù)建立數(shù)字化的檔案信息，從而讓檔案管理理念和方式更為科學(xué)合理高效。
參考文獻(xiàn)：
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目前人力資源工作的主要內(nèi)容是進(jìn)行人事檔案管理，在這個(gè)以信息為主的時(shí)代，傳統(tǒng)的管理模式滿足不了社會(huì)前進(jìn)的需求。檔案管理的含義和基本業(yè)務(wù)建立的重點(diǎn)促進(jìn)了增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的延續(xù)，從而促使人事檔案管理的先進(jìn)化發(fā)展。由于目前各個(gè)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)不完善，發(fā)展緩慢，所以企業(yè)要合理采取相應(yīng)策略，增強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)，繼而推動(dòng)檔案的現(xiàn)代化管理。
一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性
人事檔案信息化，主要指運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理和服務(wù)人事檔案資源，從而加快檔案管理工作的發(fā)展速度。這給企業(yè)單位的人事、管理工作帶來(lái)了巨大影響。首先，人事檔案管理通過自動(dòng)化平臺(tái)產(chǎn)生、收集、論證、整合入庫(kù)電子信息檔案，讓人事部人員不用整天投入日?，嵥榈氖聞?wù)里，提高辦事效率。其次，檔案管理信息化達(dá)到了網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展要求，有序統(tǒng)一地進(jìn)行管理薪資和業(yè)績(jī)考查，經(jīng)過人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)迅速搜尋到指定的人員資料，縮短查找的時(shí)間。且便于對(duì)員工檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)，促進(jìn)人事檔案信息資源的共享。最后，通過人事檔案管理信息化的建設(shè)，單位領(lǐng)導(dǎo)能迅速把握各個(gè)職員的信息，給職位提升、人才培訓(xùn)提供參考。所以，對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)刻不容緩。
二、管理存在的問題
1.認(rèn)識(shí)不清晰，重視度不夠當(dāng)前我國(guó)企業(yè)單位還缺少對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的一定注意力，僅僅把這當(dāng)做一個(gè)輔導(dǎo)性工作，不會(huì)當(dāng)作重點(diǎn)來(lái)看，未能正確定義到人事檔案管理工作的合理位置。正因?yàn)檎J(rèn)識(shí)較淺以及投入的資金、勞力不夠，遏制了檔案管理信息化建設(shè)的開展。2.傳統(tǒng)管理方式效率低一些事業(yè)單位的檔案管理方法依舊在運(yùn)用陳舊的管理模式，有很多重復(fù)工作的情況出現(xiàn)，損害了辦事效率。并且現(xiàn)階段企業(yè)單位的人事檔案仍是紙質(zhì)實(shí)體居多，多次翻查會(huì)加快其損耗甚至導(dǎo)致保存不當(dāng)。3.人事檔案信息數(shù)據(jù)不完善某些企業(yè)單位忽略了對(duì)檔案建設(shè)軟件的基本建設(shè)，檔案的信息化管理還沒有基礎(chǔ)的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)成立沒有統(tǒng)一性，數(shù)據(jù)收集不全。一些資料不齊全和缺乏精準(zhǔn)性，數(shù)據(jù)更新滯后，致使人事信息對(duì)應(yīng)混亂。而且只是在人員基礎(chǔ)資料、目錄編輯形成了技術(shù)管理，信息化程度低，很難達(dá)到資源分享。4.缺少高素質(zhì)的管理型人才以前的檔案管理工作一般用手工組裝完成，所以不那么需要高素質(zhì)能力的工作人員。但伴隨人事檔案管理的進(jìn)展，越來(lái)越需要高素質(zhì)的管理型人才辦理人事檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。從目前情況看，這一點(diǎn)還做得不足，尚待完善。
伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),社會(huì)各界對(duì)技術(shù)和信息的需求與日劇增?，F(xiàn)代企業(yè)在人事檔案管理方面,只有與時(shí)俱進(jìn),跟上時(shí)展腳步,將信息化趨勢(shì)有效融入其中,充分利用科技、信息技術(shù),不斷改革和創(chuàng)新人事檔案管理模式,才能更好地適應(yīng)中國(guó)乃至世界的發(fā)展。
1大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化建設(shè)中重要作用
1.1建立較為完整的人事檔案信息庫(kù)
人事檔案管理是人事工作中不可或缺的重要組成部分,作為人事信息的主要載體,必須在大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)上,建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),為人事檔案了解和挖掘人才提供必要的信息支持,并結(jié)合具體人才實(shí)際情況合理配置工作崗位,實(shí)現(xiàn)人力資源的充分利用。在此背景下,人事檔案信息化建設(shè)速度不斷加快,因此只有始終堅(jiān)持以人為本的理念,才能有效提高人力資源開發(fā)水平,從而實(shí)現(xiàn)人事檔案價(jià)值的最大化?，F(xiàn)階段,在人才使用上,我們對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用進(jìn)行了嘗試,采取了以傳統(tǒng)檔案為主、大數(shù)據(jù)為輔的手段來(lái)為人才進(jìn)行一個(gè)客觀的評(píng)價(jià)。例如,通過大數(shù)據(jù),了解其曾經(jīng)供職的情況、個(gè)人征信等,來(lái)綜合考察一個(gè)人的德能勤績(jī)表現(xiàn)。
1.2有效提升人事檔案管理工作效率
在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上,各單位建立了人事檔案管理系統(tǒng),有效分類存儲(chǔ)檔案,并詳細(xì)分析了檔案信息相關(guān)性,并進(jìn)一步區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)之間的關(guān)系,為人力資源管理提供優(yōu)質(zhì)的人事檔案信息,進(jìn)而準(zhǔn)確預(yù)測(cè)人力資源發(fā)展情況。同時(shí),基于大數(shù)據(jù)技術(shù),順利推進(jìn)人事檔案管理工作,不僅利于人事檔案管理工作效率的提升,還可以有效保證人力資源管理工作質(zhì)量。
1.3科學(xué)管理人事檔案
傳統(tǒng)人事檔案管理往往更加注重工作經(jīng)驗(yàn)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)持續(xù)進(jìn)步的形勢(shì)下,檔案管理工作人員應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念,更加重視人事檔案管理信息精準(zhǔn)性,并從海量人事檔案信息中挖掘出有價(jià)值的檔案信息資源,進(jìn)而為后續(xù)工作順利開展提供重要的信息支持。傳統(tǒng)檔案具有原始、直觀的特點(diǎn),但也存在著明顯的弊端,主要體現(xiàn)在,當(dāng)今人員流動(dòng)性大大增加,而傳統(tǒng)檔案在數(shù)據(jù)更新、傳遞和利用上的緩慢低效難以適應(yīng)形勢(shì)需要。在人事檔案工作中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)后,可以做到檔案數(shù)據(jù)的即時(shí)傳遞,同時(shí)檔案信息的更新速度也將得到極大的提升。我們?cè)谌耸聶n案管理中做了一些嘗試,以傳統(tǒng)檔案為主,以大數(shù)據(jù)技術(shù)為輔,對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充,以完善人個(gè)檔案信息。對(duì)人才做出客觀評(píng)價(jià)?，F(xiàn)階段由于大數(shù)據(jù)信息的來(lái)源尚存在一些缺陷,只能把大數(shù)據(jù)技術(shù)作為人事檔案管理的一種輔助手段,相信隨著社會(huì)的發(fā)展,技術(shù)的進(jìn)步,大數(shù)據(jù)與人事檔案管理將會(huì)融合地更加緊密。
2基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)策略
2.1樹立先進(jìn)的人事檔案信息建設(shè)理念,合理分配高素質(zhì)人才
構(gòu)建人事檔案信息化的先進(jìn)概念,不僅是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障,而且還是人事檔案信息化建設(shè)的先決條件,同時(shí)還是重要工作開展的指南。落后的思想只會(huì)帶來(lái)消極的工作方法和思維,缺少工作的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。在前沿信息化建設(shè)理念指導(dǎo)下,如何有效地提升人事檔案信息化建設(shè)人才的素質(zhì)是人才合理化配置的關(guān)鍵。為了有效提高信息化建設(shè)質(zhì)量,應(yīng)配備具有相應(yīng)綜合能力的檔案管理人員,其中包含了研究技術(shù)水平高、檔案專業(yè)知識(shí)全面和組織能力強(qiáng)的工作人員；熟悉相關(guān)專業(yè)知識(shí)的專業(yè)技術(shù)人員,能夠?yàn)榧堎|(zhì)文件數(shù)字化的各個(gè)方面提供必要的技術(shù)支持,具有一定的數(shù)字基礎(chǔ)知識(shí)和熟悉相關(guān)操作的人員等。目前,我單位已引進(jìn)了一名檔案管理專業(yè)技術(shù)人員,并對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行了計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)培訓(xùn),制定了人事檔案信息化方案并完成了基礎(chǔ)工作,檔案管理工作的效率有了很大提升。
2.2不斷優(yōu)化完善人事檔案管理信息化管理機(jī)制
在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,有效加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè),不僅有利于提高人事檔案管理的整體水平,而且還能最大程度發(fā)揮人事檔案價(jià)值,為事業(yè)單位長(zhǎng)足發(fā)展貢獻(xiàn)力量。在實(shí)踐中,為保證事業(yè)單位人事檔案信息管理活動(dòng)有序開展,有必要根據(jù)具體情況制定相對(duì)完善的管理機(jī)制。從人事檔案的收集、分類、整理到歸檔、查詢、利用,制定非常詳細(xì)的操作規(guī)程,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。特別是在文件查詢、使用、下載等眾多環(huán)節(jié),需要為不同的用戶設(shè)置不同的權(quán)限。同時(shí),人事檔案數(shù)據(jù)來(lái)源相對(duì)寬泛,格式多種多樣。為了方便跨系統(tǒng)操作,還需要進(jìn)一步明確人事檔案的格式標(biāo)準(zhǔn),便于使用和管理。
2.3不斷補(bǔ)充完善人事檔案信息管理系統(tǒng)
在多媒體技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上,人事檔案信息的建設(shè)必須緊跟時(shí)展步伐,及時(shí)更新原有檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫(kù),從而有效提高人事檔案管理水平。實(shí)踐中,相關(guān)工作人員要積極構(gòu)建科學(xué)化、便捷化的人事檔案管理系統(tǒng),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的統(tǒng)一管理。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建人事檔案信息管理平臺(tái)時(shí),既可以統(tǒng)一存儲(chǔ)人事檔案信息,又可以實(shí)時(shí)存儲(chǔ)和查閱相關(guān)人事檔案信息。只有這樣,才能有效提升人事檔案管理工作效率,同時(shí)提高檔案資源利用效率,推動(dòng)人事檔案管理向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展,同時(shí),發(fā)揮人事檔案管理工作的最大價(jià)值。
2.4加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度
為了合理分配軟硬件設(shè)施,人事檔案信息化建設(shè)需要不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施,認(rèn)真落實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)保障工作,及時(shí)補(bǔ)充基礎(chǔ)架構(gòu),結(jié)合自身實(shí)際情況,選擇適合的人事檔案管理軟件。同時(shí),制定完善的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一數(shù)字檔案格式,為以后的人員檔案信息收集和資源共享提供必要的支持。另外,要對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行合理規(guī)范,并將網(wǎng)絡(luò)連接、設(shè)備配置以及相應(yīng)安全工作落實(shí)到實(shí)處,確保人員檔案信息的安全性。
2.5確立健全的數(shù)據(jù)庫(kù)
當(dāng)前,大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)中,工作人員借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),從而為后續(xù)人事檔案管理工作順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在人事檔案信息化建設(shè)期間,原始數(shù)據(jù)在其中占據(jù)著非常重要的位置,必須引起重視。因此,身為人事檔案管理員,首先要樹立良好的責(zé)任心,及時(shí)歸納整理相關(guān)檔案信息,重點(diǎn)審核原始資料信息,確保原始檔案信息的可靠性和真實(shí)性,從而為人事檔案管理提供重要參考,為信息建設(shè)順利發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案信息審核工作完成后,有必要進(jìn)一步建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)框架,建立統(tǒng)一的檔案信息分類標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步保證檔案信息錄入的真實(shí)性和可靠性。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)建成之后,工作人員還應(yīng)在固定時(shí)間檢查和維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),確保其安全性,一旦發(fā)現(xiàn)漏洞,必須第一時(shí)間進(jìn)行修復(fù),這樣,才能更好地保障人事檔案信息的安全,防止檔案信息發(fā)生泄漏。
2.6整體提高檔案管理人員專業(yè)能力
在事業(yè)單位人員檔案管理中,管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理效果影響較大。此外,大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)要求日益提高。因此,具體實(shí)踐過程中,高校也需要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育。一方面要提升其人事檔案管理專業(yè)知識(shí)；另一方面還要不斷提高其信息化水平,確保人事檔案管理人員能夠靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)輸入、組織和存儲(chǔ)檔案信息。此外,單位有必要積極引導(dǎo)人事檔案管理人員掌握更多檔案學(xué)科知識(shí),如信息科學(xué)知識(shí)和圖書館學(xué)知識(shí),為更好地開發(fā)和利用人事檔案打下基礎(chǔ)。
人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)資源進(jìn)行管理、處置，為人事檔案的使用帶來(lái)便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉(zhuǎn)變，將紙變?yōu)殡娮樱娌饺霐?shù)字化操作模式。
（二）全面的信息化建設(shè)的必要性
人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲(chǔ)存等都節(jié)省了很多時(shí)間，而且區(qū)別以往的工作流程，不需要進(jìn)行瑣碎的資料整理工作，通過專業(yè)化的平臺(tái)快速的將數(shù)據(jù)入庫(kù)分類，提高了人事檔案部門的工作效率。人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、全面化。有機(jī)統(tǒng)一了薪酬管理、業(yè)績(jī)考核、人事信息、檔案檢索等各個(gè)模塊。減少了對(duì)原始檔案的接觸和破壞，有利于對(duì)檔案紙質(zhì)主體的保護(hù)，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過人事檔案的信息化管理，對(duì)企業(yè)員工和各級(jí)干部的“德、能、勤、績(jī)、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎(jiǎng)罰提供參考依據(jù)。所以，人事檔案管理信息化建設(shè)是迫在眉睫的。
二、人事檔案信息化管理存在的問題
（一）重視程度不夠
目前、我國(guó)事業(yè)單位和各企業(yè)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作缺乏重視，大多數(shù)人認(rèn)為，人事檔案管理只是后勤部門，是企事業(yè)單位的輔助部門，所以，人員擴(kuò)充和資金投入都是極少的，認(rèn)為人事檔案部門只需要保存好資料，掌握基本工作內(nèi)容就可以了，阻礙了人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
（二）傳統(tǒng)管理方式效率低下
很多企事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍在用傳統(tǒng)的工作方式，依靠人力勞動(dòng)，機(jī)械化的重復(fù)工作內(nèi)容，工作效率低，為查閱上也帶來(lái)不便，人事檔案的數(shù)量較多，即使進(jìn)行分類整理，也很難快速的找到指定目標(biāo)。目前我國(guó)，人事檔案的保存與利用，還在以原始實(shí)體為主，重復(fù)性的查閱也會(huì)導(dǎo)致主體文件遭到破壞。
（三）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不完善，忽視信息安全建設(shè)。
目前，我國(guó)人事檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏整體性和系統(tǒng)性，數(shù)據(jù)采集不全面，部分信息不準(zhǔn)確，信息更新不及時(shí)，導(dǎo)致人事信息相對(duì)紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案?jìng)鬟f等方面實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，信息化程度不高，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。
（四）對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)掌握程度不達(dá)標(biāo)
目前人事檔案管理工作的從業(yè)者，平均年齡較大，工作內(nèi)容的枯燥乏味，導(dǎo)致年輕的專業(yè)人才不愿意長(zhǎng)時(shí)間從事這個(gè)行業(yè)。大部分從業(yè)人員只掌握簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)使用知識(shí)，對(duì)專業(yè)程序的操作很陌生，計(jì)算機(jī)知識(shí)的匱乏，使工作受到了局限性。
（五）缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才
傳統(tǒng)的人事檔案管理工作是依靠手工操作來(lái)完成的，裝訂、分類、查閱全部由部門的管理員手動(dòng)工作，相對(duì)工作很簡(jiǎn)單。但伴隨著人事檔案信息化改革的發(fā)展腳步，我們需要高素質(zhì)的綜合性人才來(lái)為行業(yè)注入新鮮力量，將人事檔案管理工作完成的更加優(yōu)秀。
三、加快人事檔案管理信息化建設(shè)的若干對(duì)策
（一）轉(zhuǎn)變觀念、健全制度、加大投入、穩(wěn)定隊(duì)伍
人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該從轉(zhuǎn)變觀念開始，在根本處認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設(shè)和系統(tǒng)運(yùn)行所需經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)及人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的研究和開發(fā)工作。同時(shí)建立健全系統(tǒng)安全保密體系、信息化工作自檢自查制度，為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。另外，重視隊(duì)伍建設(shè)，建立高效培訓(xùn)機(jī)制，培養(yǎng)一批既具備人事檔案管理知識(shí)和技能，又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)、信息化系統(tǒng)操作知識(shí)等的復(fù)合型人才隊(duì)伍。
（二）加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)之前，應(yīng)結(jié)合單位的實(shí)際情況，對(duì)全體的職工進(jìn)行檔案信息的甄別核實(shí)，以保證錄入系統(tǒng)的資料是準(zhǔn)確的，通過電子檔案和數(shù)字化的管理，建設(shè)完備的基本情況庫(kù)、干部職歷庫(kù)、工資情況庫(kù)、專業(yè)技術(shù)人員科研成果庫(kù)、表現(xiàn)情況庫(kù)（德能勤績(jī)廉等）干部照片庫(kù)、人事任免工作庫(kù)等。同時(shí)還要不斷的豐富人事檔案信息，將職工的工作變動(dòng)，取得的成績(jī)等錄入信息庫(kù)，以保證每一份人事檔案的全面性、真實(shí)性。將信息庫(kù)進(jìn)行模塊分類，需要查閱檔案資料時(shí)，分類檢索，結(jié)果快速準(zhǔn)確，有效的促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)科學(xué)有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。
（三）加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
以事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器為數(shù)據(jù)平臺(tái)，重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和人事檔案管理信息化的輔助軟件建設(shè)，提供安全、可靠的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，擴(kuò)大人事檔案信息化涵蓋的范圍。同時(shí)以單位各職能部門的管理權(quán)限為準(zhǔn)劃分模塊，融合相關(guān)部門的數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)多方面的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，建立完整、多層次、智能型、安全保密的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為人事決策提供參考依據(jù)。
（四）對(duì)人事檔案部門人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)
想要促進(jìn)人事檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，基礎(chǔ)條件就是對(duì)計(jì)算機(jī)的掌握。當(dāng)前，我們必須對(duì)人事檔案工作者進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)。對(duì)軟件的使用，還有對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)管理，都要依靠熟練的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成。由此，建議各企事業(yè)單位集中相關(guān)工作人員進(jìn)行能力培養(yǎng)課程，掌握先進(jìn)的電子技術(shù)，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業(yè)可以定期的對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考核，以督促人事檔案工作者不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)崗位價(jià)值。
（五）加強(qiáng)人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)
目前，全世界的人們都生活在一個(gè)信息時(shí)代，信息化已經(jīng)成為全世界社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的一個(gè)主要趨勢(shì)，與此同時(shí)，作為一種極其重要的戰(zhàn)略資源，信息資源的利用價(jià)值和重要性也日漸凸顯出來(lái)。當(dāng)前，隨著時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理的方法已經(jīng)脫離了時(shí)代的潮流，因此，變革和創(chuàng)新是十分有必要的，這樣可以不斷地提高人事檔案管理的效率，也有利于實(shí)現(xiàn)資源的共享以及信息的數(shù)據(jù)化，保障信息的安全，使得人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)得到進(jìn)一步地增強(qiáng)。
一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
1、有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理
如今我們正處于信息時(shí)代，各類信息資源急劇增加，而信息資源的價(jià)值也顯得尤為重要，因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，是一項(xiàng)迫在眉睫的任務(wù)。因此，我們要順應(yīng)時(shí)代潮流，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理由實(shí)體化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的效率。
2、有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享
在二十一世紀(jì)這個(gè)信息瞬息萬(wàn)變的時(shí)代，信息資源，這一各國(guó)必不可少戰(zhàn)略資源。因此，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，有助于實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，推動(dòng)我國(guó)早日實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。
3、有利于開發(fā)和利用檔案資源
為人事工作服務(wù)是人事檔案存在的目的和意義，因此，為了滿足當(dāng)今時(shí)代對(duì)檔案工作的各種需求，必須開發(fā)和建設(shè)多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，信息化管理模式逐漸誕生，這一模式大大提高了檔案信息資源的開發(fā)和利用效率，從而極大地促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。
4、有利于方便對(duì)人事檔案信息的查閱
所謂人事檔案管理信息化，就是利用計(jì)算機(jī)整合、收集和管理紙質(zhì)的檔案信息以及館藏的資料，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的數(shù)字化和電子化的全新的方式，因此，人們平時(shí)可以更加便捷地查閱資料，而資料的利用價(jià)值也將變得更高，從而使得人事檔案管理的效率的到提高。
二、人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
1、檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低
人事檔案管理人員在檔案管理中十分重要，他們的素質(zhì)的高低直接影響了檔案管理的質(zhì)量。但是，在目前的人事檔案管理中，高素質(zhì)的人員十分缺乏，這就使得人事檔案信息化管理存在一些問題，制約其發(fā)展。
2、信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)化設(shè)施配備不完善
在進(jìn)行人事檔案的信息化建設(shè)的過程中，不但要掌握足夠的信息資源，優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施也是必不可少的，例如：掃描儀、計(jì)算機(jī)等，擁有良好的硬件設(shè)施是保證檔案信息化管理的一個(gè)重要保證，然而，在實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)中，技術(shù)設(shè)施都不完善，這就很大程度上制約了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)行。
3、缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)
任何事都要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)也不例外，在實(shí)際工作中一定要有一定的參考標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能提高工作效率和工作質(zhì)量。但是在具體的檔案管理工作中，大多數(shù)單位都是考慮自身的利益，在管理中沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了檔案信息網(wǎng)絡(luò)不通暢，不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享。
三、如何加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策
1、提高工作人員整體素質(zhì)
針對(duì)目前檔案管理人員整體素質(zhì)偏低這一狀況，首先，要對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練地掌握在工作中使用的必要技能，并且樹立他們的意識(shí)，使他們端正工作態(tài)度，積極地去工作。另外，還可以適當(dāng)?shù)卣{(diào)整檔案管理人員的薪資，這樣一來(lái)就可以使那些高素質(zhì)的人員愿意投身到檔案管理工作中。
2、配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備
先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備對(duì)于人事檔案信息化管理至關(guān)重要，它是信息化管理的基礎(chǔ)，也是開發(fā)和利用信息資源的基本條件，更是檔案信息傳輸和共享的主要媒介。所以，檔案管理信息化建設(shè)就一定要購(gòu)買先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，建立一套完整的網(wǎng)絡(luò)信息管理體系，從而使檔案管理信息化的工作效率得到進(jìn)一步的提高。
3、統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)
標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于做任何事情來(lái)說都很重要，所以在檔案管理中要根據(jù)實(shí)際情況制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)一定要客觀合理化，這樣就可以使它成為工作人員奮斗的目標(biāo),從而提高員工工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。
4、提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平
進(jìn)行人事檔案管理就是為了更好地滿足于人們對(duì)檔案資料的需求，所以要不斷地提高管理人員的服務(wù)質(zhì)量。這就需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進(jìn)行分類、提取和加工，并通過不同的載體來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲(chǔ)，然后通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)距離傳輸和交流，這樣就可以滿足人們對(duì)人事檔案信息的各種需求，從而也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的真正目的。
四、結(jié)語(yǔ)
總而言之，新時(shí)期人事檔案工作的重心就是實(shí)現(xiàn)其信息化管理。所以這就要求檔案管理人員順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，要認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，不斷地提高自身的專業(yè)知識(shí)，在工作中盡職盡責(zé)。單位也要重視檔案的管理，提高硬件設(shè)備，只有硬件設(shè)施和軟件設(shè)施都提高了，那么檔案管理信息化建設(shè)的水平才能不斷地提升。
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本文通過網(wǎng)站調(diào)查、郵箱、電話等調(diào)研方式，調(diào)查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機(jī)構(gòu)、人事檔案歸屬、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)四個(gè)方面的內(nèi)容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨(dú)立學(xué)院，2所中外合作辦學(xué)的高校。
1.高校檔案機(jī)構(gòu)
高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。本次調(diào)查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設(shè)立了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學(xué)院和中山大學(xué)南方學(xué)院；2所高校的檔案機(jī)構(gòu)掛靠其他部門，廣東海洋大學(xué)檔案館掛靠校長(zhǎng)辦公室，韓山師范學(xué)院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)命名各有不同：廣東理工學(xué)院、中山大學(xué)南方學(xué)院是檔案室，韓山師范學(xué)院、廣州體育學(xué)院是綜合檔案室，佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院是檔案管理中心，其他高校獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)都是檔案館。
另外，42所（67.7%）高校未設(shè)立獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)在高校的學(xué)校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學(xué)的民辦高校又有不同，北京師范大學(xué)-香港浸會(huì)大聯(lián)合國(guó)際學(xué)院由秘書處負(fù)責(zé)公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學(xué)各個(gè)機(jī)構(gòu)形成的檔案一般都保存在各個(gè)學(xué)校機(jī)構(gòu)手里，無(wú)專門的學(xué)校檔案保管機(jī)構(gòu)。
2.干部人事檔案歸屬
從以上調(diào)查結(jié)果可知，除了中外合作辦學(xué)的民辦高校，廣東省的本科院校都已設(shè)立高校檔案機(jī)構(gòu)，接近1/3的本科院校設(shè)立了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，一是歸入人事部門管理。
此次調(diào)查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場(chǎng)。北京師范大學(xué)-香港浸會(huì)大學(xué)聯(lián)合國(guó)際學(xué)院、香港中文大學(xué)（深圳）的員工并無(wú)人事檔案，但對(duì)于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關(guān)的個(gè)人信息資料并建立僅供內(nèi)部使用的個(gè)人檔案。
人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理的六所高校，分別是中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東外語(yǔ)外貿(mào)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院。這六所高校的教工人事檔案并入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)之前也都是由人事組織部門管理，中山大學(xué)檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，其他四所學(xué)校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。
3.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)
檔案管理系統(tǒng)是檔案館數(shù)字化、自動(dòng)化管理的主要應(yīng)用軟件。人事檔案管理系統(tǒng)是專門針對(duì)干部人事檔案的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，能夠提高人事檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。國(guó)內(nèi)許多高校采用南大之星檔案管理系統(tǒng)，廣東省采用該系統(tǒng)的高校有華南師范大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、韶關(guān)學(xué)院等，部分高校的檔案管理系統(tǒng)是自主研發(fā)，如暨南大學(xué)（獨(dú)立開發(fā)），還有一些高校的系統(tǒng)開發(fā)外包，如廣東工業(yè)大學(xué)、中山大學(xué)。
本次調(diào)查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學(xué)南方學(xué)院、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院；有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校中僅15所有檔案管理系統(tǒng)。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院5所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)建有教工人事檔案系統(tǒng)，廣東技術(shù)師范學(xué)院正在建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)。
4.檔案網(wǎng)站建設(shè)
檔案網(wǎng)站是檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，能把數(shù)字化加工整合之后的檔案資源，通過檔案網(wǎng)站以各種形式和展示出來(lái)。62所高校中，24所高校通過檔案網(wǎng)站提供了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，既有獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校，又有非獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校。20所有獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校中，18所高校建有檔案網(wǎng)站，其中2所民辦高校是廣東理工學(xué)院、中山大W南方學(xué)院。非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的5所高校，五邑大學(xué)、仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院、廣州醫(yī)科大學(xué)、廣州工商學(xué)院、東莞理工學(xué)院城市學(xué)院在所屬的院辦、檔案網(wǎng)站上設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理、檔案工作或檔案業(yè)務(wù)欄目，廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)綜合檔案室隸屬學(xué)院辦公室，建有獨(dú)立的檔案網(wǎng)站；其他非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)在所屬部門的檔案網(wǎng)站上則只有零星的簡(jiǎn)介。
24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，24所高校建有檔案網(wǎng)站，19所高校既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)，5所高校建有檔案系統(tǒng)但無(wú)檔案網(wǎng)站，5所高校建有檔案網(wǎng)站但無(wú)檔案系統(tǒng)。20所高校的檔案管理系統(tǒng)在檔案網(wǎng)站上提供登錄鏈接或登錄平臺(tái)，其中包括廣州中醫(yī)藥大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院的檔案系統(tǒng)掛在學(xué)校網(wǎng)站主頁(yè)。建有人事檔案管理系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院提供人事檔案管理系統(tǒng)登錄鏈接，廣東工業(yè)大學(xué)檔案網(wǎng)站未提供人事檔案管理系統(tǒng)入口。
二、人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題
從調(diào)查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設(shè)剛剛起步，獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)、人事檔案歸屬、人事檔案系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)都存在諸多問題。
1.人事檔案分散管理問題嚴(yán)重
人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實(shí)行集中統(tǒng)一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機(jī)構(gòu)調(diào)查情況可知，廣東省獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，6%的民辦高校有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)。從人事檔案歸屬的調(diào)查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，占廣東省本科院?？倲?shù)的9.7%、占廣東省公辦本科院?？倲?shù)的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場(chǎng)，超過半數(shù)的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來(lái)看，廣東省獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)偏少，而且只有少數(shù)幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機(jī)構(gòu)，民辦本科高校的獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)極少，人事檔案管理更加分散。
無(wú)論人事檔案歸入人事部門還是人才市場(chǎng)管理，檔案都得不到統(tǒng)一保管，檔案工作投入偏少，整理不規(guī)范，專業(yè)化建設(shè)滯后。這種低水平重復(fù)的分散管理，不利于人事檔案規(guī)范化、信息化的管理。獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)才能承擔(dān)起歸屬人事檔案的能力，獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)比例低，是干部人事檔案分散管理嚴(yán)重的原因之一。
2.人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)滯后
目前廣東省大部分高校仍沒有啟用檔案管理系統(tǒng)，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統(tǒng)，保管的檔案主體仍然是紙質(zhì)檔案。大部分（75%）有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校已建有檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)目錄的數(shù)字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進(jìn)行全文檢索，如華南理工大學(xué)、中山大學(xué)，廣東技術(shù)師范學(xué)院、廣東工業(yè)大學(xué)等。中山大學(xué)已完成全部館藏黨政類檔案的數(shù)字化掃描和掛接。廣東技術(shù)師范學(xué)院完成了部分教學(xué)類檔案原件的數(shù)字化掃描、著錄、校驗(yàn)和掛接等工作，基本實(shí)現(xiàn)了部分行政、黨群檔案與學(xué)生學(xué)籍檔案的全文檢索。
廣東省高校的人事檔案的數(shù)字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數(shù)字化，絕大多數(shù)高校檔案館至今還沒有人事檔案管理系統(tǒng)，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進(jìn)行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統(tǒng)。建有教工人事檔案系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng)已投入使用，但只是目錄的數(shù)字化，廣東工業(yè)大學(xué)的人事檔案系統(tǒng)正在完善，并且正在進(jìn)行人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化掃描工作?？偟膩?lái)說廣東省的本科高校還沒有針對(duì)檔案目錄和內(nèi)容數(shù)字化的成熟的人事檔案管理系統(tǒng)，而綜合檔案則已部分實(shí)現(xiàn)全文檢索，人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于其他綜合檔案。
3.人事檔案信息化建設(shè)與檔案網(wǎng)站建設(shè)脫節(jié)
人事檔案信息化，是利用檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，并通過一定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用。人事檔案信息化不僅要建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，而且要通過檔案網(wǎng)站這個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用。
調(diào)查發(fā)現(xiàn)，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網(wǎng)站，這些高校中83.3%的高校檔案網(wǎng)站提供檔案管理系統(tǒng)入口；建有獨(dú)立檔案網(wǎng)站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)的比例30.6%，有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的比例90%；民辦高校檔案網(wǎng)站建設(shè)比例（16%）低。從調(diào)查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨(dú)立的檔案網(wǎng)站建設(shè)比例還不足1/3，而獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)已普遍建立了專門的網(wǎng)站，且大都已啟用檔案管理系統(tǒng)。
僅3.2%的高校人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站，人事檔案信息化的數(shù)據(jù)不能通過檔案網(wǎng)站對(duì)外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數(shù)字掃描工作的高校也未能及時(shí)將人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站。
三、推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的建議
人事檔案信息化的進(jìn)程刻不容緩，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，應(yīng)從加快制度建設(shè)以及軟件硬件建設(shè)等方面著手。
1.加快制度建設(shè)，推進(jìn)規(guī)范化管理
高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業(yè)務(wù)不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關(guān)鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規(guī)范化管理制度，包括人事檔案信息化建設(shè)制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進(jìn)修培訓(xùn)制度等。
首先，人事檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理，需建立人事檔案管理系統(tǒng)，把所完整的檔案信息錄入系統(tǒng)，必須建立嚴(yán)密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時(shí)間，復(fù)印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規(guī)范化的電子檔案、紙質(zhì)檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補(bǔ)缺，防止檔案造假。
其次，人事檔案歸屬高校檔案機(jī)構(gòu)是人事檔案信息化的基礎(chǔ)，有條件的高校應(yīng)加快推進(jìn)獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)，高校干部人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)能力，能有效利用人員和設(shè)備，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，并且有利于干部人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)，更快實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協(xié)調(diào)發(fā)展。從近幾年高校獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)成立的時(shí)間、人事檔案并入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的時(shí)間來(lái)看，獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的模式是高校人事檔案管理的發(fā)展方向。由獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理人事檔案更加科學(xué)合理，也是大勢(shì)所趨。
再次，人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。規(guī)范化的管理離不開專業(yè)化的人才，應(yīng)配備具備檔案和計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的人事檔案管理人員，定期培訓(xùn)，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念。
只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設(shè)才有保障，推進(jìn)人事檔案歸屬合并的進(jìn)程，加快啟動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)。
2.加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)
人事檔案的信息化建設(shè)包括人事檔案目錄和內(nèi)容的數(shù)字化，數(shù)字化的檔案目錄和內(nèi)容還能通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統(tǒng)2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數(shù)字化工作有了一定的基礎(chǔ)，而內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)還處于零基礎(chǔ)的起步階段。人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統(tǒng)，掃描進(jìn)入系統(tǒng)的檔案才能進(jìn)行全文檢索，全文檢索實(shí)現(xiàn)了利用者對(duì)檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。
人事檔案內(nèi)容數(shù)字化建設(shè)的缺失是人事檔案信息化建設(shè)的主要問題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應(yīng)加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)，確保人事檔案整體信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。
縱觀我國(guó)人事信息管理現(xiàn)狀，其信息化建設(shè)仍處于初步階段，存在諸多問題，如領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員信息化建設(shè)意識(shí)淡??；人事檔案管理信息化建設(shè)投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術(shù)基礎(chǔ)薄弱等等。這些因素嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，影響了人事檔案管理工作價(jià)值和功能的發(fā)揮，必須引起相關(guān)單位的高度重視。
一、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
1.轉(zhuǎn)變觀念，從思想上重視。思想決定行動(dòng)，由此可見，轉(zhuǎn)變觀念是全面推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)這項(xiàng)系統(tǒng)的工作而言，一方面，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的認(rèn)同及重視，這樣才能進(jìn)一步加大信息化建設(shè)的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等各個(gè)部門，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)部門的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，確保各項(xiàng)工作的順利開展。另一方面，還應(yīng)加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，切實(shí)提高單位內(nèi)部全體成員人事檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)，鼓勵(lì)單位全體成員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。此外，還應(yīng)進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，將人事檔案管理工作由僅具有單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能的管理中心。
2.加大人事檔案管理信息化建設(shè)的投入。人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)離不開思想基礎(chǔ)，更離不開物質(zhì)基礎(chǔ)，只有加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的投入，才能確保人事檔案管理信息化建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)。在這其中，資金的投入無(wú)疑是最為重要的，因此，單位應(yīng)拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設(shè)籌集更多的資金，提高人事檔案管理的科技程度。就高校而言，還可以根據(jù)學(xué)校自身的實(shí)際情況，充分利用各項(xiàng)科研成果，推進(jìn)人事檔案管理信息領(lǐng)域中新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。此外，高校還應(yīng)充分挖掘?qū)W校內(nèi)部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的工作，這樣一來(lái)，既可以加快高校自身人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，又大大降低了自身的資本投入。
3.以人為本，加強(qiáng)隊(duì)伍的培養(yǎng)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)還是在于人，信息只是一種媒介或者輔助工具。因此，應(yīng)堅(jiān)持貫徹“以人為本”的原則，建設(shè)一支專業(yè)的、具有較高職業(yè)素養(yǎng)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，這樣才能充分發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值和功能。首先，就單位自身而言，應(yīng)進(jìn)一步加大復(fù)合型人才的培養(yǎng)力度，定期組織相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓(xùn)的內(nèi)容既要突出技術(shù)層面的內(nèi)容，也要突出管理層面的內(nèi)容，技術(shù)與管理兩者兼具，使培訓(xùn)更具有實(shí)效性，最終使得人事檔案管理人員既懂得管理的相關(guān)知識(shí)，又精通信息化技術(shù)。此外，就人事檔案管理人員自身而言，應(yīng)充分利用好工作之余的時(shí)間，不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，不斷接受新知識(shí)新技術(shù)，拓寬自己的知識(shí)視野，豐富自己的邏輯思維。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)出自己的力量。
二、人事檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向
通過上述舉措，我們最終所實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是“三化”，即檔案信息數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化以及管理人員專業(yè)化。所謂檔案信息數(shù)據(jù)化，指的是人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)應(yīng)改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為管理對(duì)象的實(shí)體管理模式，實(shí)現(xiàn)信息查詢以及系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)化。在現(xiàn)代人事檔案管理過程中，應(yīng)以原始紙質(zhì)檔案為依據(jù)，將其包含的信息錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。此外，為了便于查詢，還應(yīng)對(duì)檔案資料規(guī)整分類，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)的分類管理。所謂服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，指的是人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)應(yīng)借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一媒介，進(jìn)而為單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利開展提供服務(wù)。就學(xué)校而言，目前，我國(guó)大部分高校都建立了自己的校園網(wǎng)，校園網(wǎng)的建設(shè)為校園內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享提供了很好的平臺(tái)，打下了良好的基礎(chǔ)。因此，就高校人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)而言，應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一媒介，提高信息利用率；而所謂管理人員專業(yè)化，是人事檔案管理信息化建設(shè)的又一發(fā)展目標(biāo)。人事檔案管理的最終實(shí)現(xiàn)主體是人，因此，人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)對(duì)管理人員提出了更高的要求，不僅應(yīng)掌握最基本的管理知識(shí)，同時(shí)，還應(yīng)掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，必須要有一支專業(yè)的管理隊(duì)伍。
