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[中圖分類號] G271 [文獻碼] B [文章編號] 1000-405X（2013）-4-8-1
日前，不管是社會、經(jīng)濟，還是文化、政治都在向前發(fā)展，然而管理也不例外，它也需要跟隨時代的發(fā)展前進，不斷地上升，從而使我們的社會趨于和諧發(fā)展?fàn)顟B(tài)。管理一直是經(jīng)濟中的重分子，它可以以偏概全，可以體現(xiàn)一個企業(yè)的綜合形象，甚至一個國家的綜合經(jīng)濟實力。那么優(yōu)先化打破傳統(tǒng)規(guī)律的企業(yè)管理，可以在市場經(jīng)濟中搶占先機。一個企業(yè)的好壞綜合體現(xiàn)在檔案管理上，然而搞好檔案管理工作是關(guān)鍵，所以國土資源的管理更離不開國土資源的檔案的管理?；诖?，筆者結(jié)合自身工作實踐，作出以下幾點分析與探討。
1 檔案管理在國土資源系統(tǒng)中的重要性
檔案的真實性和可靠性具有憑證價值和法律效力，是見證歷史的真實記錄，對我們在現(xiàn)實生活和工作中揭開歷史遺留問題提供可靠的依據(jù)，起著重大的作用。因此搞好檔案管理工作是我們在日常工作中的一項重要工作，那么國土資源檔案工作更是如此，在經(jīng)濟社會生活中，隨著國家對國土資源管理的重視，國土資源管理的各項活動逐漸展開，如土地征收，土地登記發(fā)征，建設(shè)用地的審批、地質(zhì)普查，地質(zhì)災(zāi)害隱患等，其資料的歸類歸檔至關(guān)重要，它真實性和可靠性的直接關(guān)系到我們的經(jīng)濟社會生活。為我們在以后的工作中，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，查看歷史憑證，創(chuàng)新工作有重要的幫助。同時是我我解決歷史矛盾的重要依據(jù)，因此做好國土資源檔案管理工作，在建設(shè)社會主義和諧社會中有十分著重要的歷史意義。檔案產(chǎn)生于一個單位的各項工作之中，一個單位工作開展得好壞，直接反應(yīng)在檔案管理之中。而國土資源檔案的管理具有很強的專業(yè)性，一方面關(guān)系到國土資源，另一方面關(guān)系到經(jīng)濟社會。所以對國土資源管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求甚高，它必須在遵循國土資源管理工作的原則的前提下，把國土資源管理與為人民和經(jīng)濟社會服務(wù)緊密的相連，必須注重實效性和真實性[1]。
2 國土資源檔案管理現(xiàn)狀分析
當(dāng)前在經(jīng)濟社會中，國土資源管理工作的總體發(fā)展態(tài)勢良，秩序從某種程度上來講較為規(guī)范，從而，為完成當(dāng)前各項工作和解決各種矛盾提供了可靠的歷史依據(jù)，但大多數(shù)都是以傳統(tǒng)的模式為準(zhǔn)，檔案的接受、整理、立卷、歸類以及目錄等都是采用手工傳統(tǒng)的方式制作，沒有建立一個完整的信息平臺，更不智能化，為調(diào)取檔案帶來大大的不便，有時由于基礎(chǔ)設(shè)施簡陋、管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高、管理人員履行職責(zé)不到位、交接不及時、收集資料不完整，導(dǎo)致資料漏掉或查閱出不完整的資料，嚴重影響下部工作的正常開展。由此加強國土資源管理是必須進行的一項重要工作[2]。
3 國土資源數(shù)字化管理在檔案管理中的必要性
在新的形勢下，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，信息時代的到來，加強國土資源數(shù)字化檔案管理是我們面臨的重要課題，同時是搞好國土資源管理的有效途徑，檔案作為一種原生態(tài)的信息資源，在檔案數(shù)字化建設(shè)使檔案工作的過程中時常出現(xiàn)，并起著重要的見證作用，因此在新的歷史條件下，要想搞好國土資源檔案管理，保障社會，服務(wù)民生就必須注重檔案管理數(shù)字化建設(shè)，同時也是“數(shù)字國土”工作的必然要求。那么怎樣搞好國土資源數(shù)字化管理工作則是關(guān)鍵所在，搞好國土資源數(shù)字化管理工作首先，要在注重實效性和真實性的前提下，穩(wěn)定的開展日常工作，建立完整的數(shù)字化建設(shè)檔案室，其次，將歸檔的文件和記錄用電子版的形式進行歸類歸檔，以便于翻閱資料和查詢檔案記錄；第三，為了適應(yīng)國土管理工作的辦公自動化工作，國土資源數(shù)字化建設(shè)檔案管理必須緊隨其后，使檔案的數(shù)字化建設(shè)管理與國土工作的辦公自動化緊密相連。國土資源數(shù)字化檔案管理是新信息時展的必然產(chǎn)物。然而信息化發(fā)展對檔案管理的需求更加拍切，已從成點狀、片狀信息的需求，逐步轉(zhuǎn)向成全面狀信息的需求。然而隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，城市化進程的加快，城市規(guī)劃建設(shè)都將離不開國土資源的控制，并以全面的土地信息來作為綜合的判斷和決策。這就要求我們注重對數(shù)字化的建設(shè)。只有加強數(shù)字化建設(shè)管理，才能滿足城市化和社會的需求，才能使我們在實際工作中達到更理想，更高的標(biāo)準(zhǔn)。
4 國土資源管理對管理人員的必然要求
當(dāng)代國家的經(jīng)濟正處于變革和發(fā)展之中，然而為順應(yīng)時代和經(jīng)濟的發(fā)展潮流，國土資源檔案管理要求我們的檔案工作的管理者必須具有更高的素質(zhì)，然而，數(shù)字化變革與創(chuàng)新科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用為國土資源檔案管理工作人員提供了更為方便更為廣闊的施展才能的空間，但同時也為國土資源檔案管理工作人員提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。因此在新的歷史條件下，作為一個合格的國土資源檔案管理工作人員，一方面需要加強自身素質(zhì)和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)知識，達到運用自如，另一方面，需要打破傳統(tǒng)的觀念，堅持創(chuàng)新，實現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式到新管理模式巨大轉(zhuǎn)變，要運用總結(jié)過去、把握現(xiàn)在、創(chuàng)新未來的超前的管理模式，為社會提供更高效，更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[3]。
5 結(jié)語
總之，隨著國家經(jīng)濟的飛躍發(fā)展，對國土資源的管理越來越重視，然而對于種類繁多的國土資源管理檔案，在新的歷史條件下，如何提高國土資源檔案管理水平，充分利用國土資源檔案的優(yōu)越性，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，延伸服務(wù)范圍，發(fā)揮國土資源在檔案中獨特的服務(wù)功能，是擺在我們面前的一項難題。因此我們要打破傳統(tǒng)，開拓創(chuàng)新，注重對管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，建立完善高效完整的檔案管理系統(tǒng)，此外，為了便于查閱，我們還需建立科學(xué)的信息平臺，這是我們注重質(zhì)量提高工作效率服務(wù)社會的唯一途徑，才能促進國土資源管理水平的有效提升。
參考文獻
人力資源廣義上包括了社會內(nèi)所形成的腦力與體力兩種資源，尤其是比起物力資源，人力資源的能動性決定了它成為核心的本質(zhì)，醫(yī)院以人為主的資源管理模式，能夠有效提升人才利用效率，有助于將人力效益轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效果，促進個人和醫(yī)院的快速成長[1]。人力資源管理的目標(biāo)是建立一支優(yōu)質(zhì)、高效的人才隊伍，在醫(yī)院發(fā)展中形成一種長久有效的促進人才自我創(chuàng)新和激勵的良好機制。人事檔案作為記錄醫(yī)院員工個人經(jīng)歷、德才征集和工作表現(xiàn)的記錄文件，以檔案的形式存在，服務(wù)于醫(yī)院的人事管理活動，通過對人才記錄和活動情況分析，形成有價值的情報判斷，幫助將人才分配在最合適的崗位上，形成醫(yī)院內(nèi)人才的高效開發(fā)。
人事檔案是新時期醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，其主要內(nèi)容分別包括考察和了解員工，為醫(yī)院人事調(diào)動和管理提供依據(jù)，人事檔案在醫(yī)院的發(fā)展中能夠為人力資源管理提供有效依據(jù)，形成醫(yī)院人事管理的支柱，是構(gòu)建醫(yī)院文化的重要組成部分。人事檔案管理作為一項管理工作，在醫(yī)院中占據(jù)重要地位，它與人力資源管理密不可分，相輔相成，共同發(fā)展。人力資源的管理的實現(xiàn)需要人事檔案管理提供有效的認識信息，人事檔案信息則為人力資源管理服務(wù)[2]。只有在做好醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)之上，才能夠充分發(fā)揮其對于人力資源管理方面的積極作用，進而提升醫(yī)院的競爭力。在新的時代背景下，應(yīng)對嚴酷的競爭，促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展以及醫(yī)療事業(yè)的進步，提升醫(yī)院人力資源管理水平，充分發(fā)揮現(xiàn)代人力資源管理對提升醫(yī)院競爭力的優(yōu)勢，將會是醫(yī)院人事檔案工作未來的發(fā)展核心。
二、新時期醫(yī)院人力資源管理對人事檔案管理的新要求
新形勢下，對于醫(yī)院人力資源管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)，醫(yī)院的人事檔案想要更好的發(fā)揮其對于人力資源管理的作用優(yōu)勢，就要適應(yīng)時展需求，不斷進行調(diào)整和改革。新時期醫(yī)院發(fā)展趨勢具體主要體現(xiàn)在以下方面，分別是建立核心價值體系、多層次評價體系和職業(yè)化水平衡量?，F(xiàn)代醫(yī)院核心價值體系的建立不僅僅是傳統(tǒng)道德方面的醫(yī)療行為，核心價值所代表的醫(yī)院與醫(yī)療文化已經(jīng)成為了支持醫(yī)院長遠發(fā)展的重要力量。多層次的評價體系要根基于醫(yī)院發(fā)展實際，突破醫(yī)院傳統(tǒng)人事考核模式與現(xiàn)代人力資源管理理論相結(jié)合，多層次多方位多元化的形成對人力資源的評價，分析取得優(yōu)質(zhì)績效的元素并將這些元素的力量加以利用，從個人、各科室與部門，形成新的評價和組織模式。職業(yè)化水平的衡量是現(xiàn)代人力資源管理的重要標(biāo)志，職業(yè)化要素由適應(yīng)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的眾多元素，諸如醫(yī)院職工的職業(yè)精神、職業(yè)道德等，從更細致的地方促進人力資源優(yōu)勢的發(fā)揮[3]。
醫(yī)院面對的這些新的發(fā)展趨勢無疑對人事檔案管理工作提出了更多更高的要求。人事檔案的管理也要根植于醫(yī)院文化，體現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展的核心價值體系，為增強醫(yī)院文化競爭力添磚加瓦。醫(yī)院評價體系的建立與人事檔案關(guān)系極為密切，是構(gòu)建各級評價體系的信息基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院人事信息也要從單一向多層次多元化發(fā)展，強化對個人、團體和組織信息的記錄和整理，為醫(yī)院評價提供輔助[4]。職業(yè)化趨勢的出現(xiàn)也要求人事檔案工作要加強對相關(guān)知識與情報的收集，為更好的利用職業(yè)化各要素提供幫助。
三、加強醫(yī)院人事檔案管理，適應(yīng)人力資源管理新要求
人事檔案管理工作的革新要立足于醫(yī)院發(fā)展實際需求，依托于新時期技術(shù)優(yōu)勢和信息優(yōu)勢，借鑒國內(nèi)外成功經(jīng)驗，積極拓展管理職能，適應(yīng)人力資源管理發(fā)展新趨勢，為醫(yī)院核心競爭力的提升做出貢獻。人事檔案工作的革新可從以下幾個方面入手：
1.提升服務(wù)意識
人事檔案管理作為醫(yī)院重要的服務(wù)部分之一，要適應(yīng)發(fā)展需求，端正態(tài)度，更新觀念，以積極主動的服務(wù)完成自己的本質(zhì)工作，為醫(yī)院人力資源管理提供更多有效信息，服務(wù)過程中，要深入與各部門、各科室，加強科室之間溝通交流，加強檔案內(nèi)容建設(shè)，為人力資源的選人、用人、留人、育人提供輔助，將醫(yī)院文化的標(biāo)簽深深根植于本科室，通過醫(yī)院全體職工的行為和服務(wù)提升其醫(yī)院中的地位，為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展服務(wù)。
2.增強合作意識
人事檔案管理由于自身工作的特殊性，與其他科室交流和工作機會較多，在這個過程中，要通過多種途徑加強與各科室的協(xié)作聯(lián)系，為醫(yī)院實踐活動奠定良好的基礎(chǔ)。在醫(yī)院發(fā)展過程中，密切關(guān)注醫(yī)院各部門人化，關(guān)注醫(yī)院內(nèi)大小事件，及時補充和輸入認識檔案信息，為人力資源部門的信息信息利用大好基礎(chǔ)[5]。在醫(yī)院的人事活動中，將各宗信息整合反饋給人力資源管理部門，加強溝通，并從本科室的協(xié)調(diào)功能出發(fā)在醫(yī)院內(nèi)部形成相互聯(lián)合和幫扶的良好風(fēng)氣，加強團結(jié)意識。
3.強化競爭意識
現(xiàn)代醫(yī)院在白熱化競爭中無一不說明了知識、人才是決定競爭成敗的關(guān)鍵性因素。人事檔案管理部門競爭意識的提升，所能夠做得就是提升自身工作效率，將效率轉(zhuǎn)化為對人才的把握，為人力資源管理部門服務(wù)，縮短信息收集和反饋的時限，在提升自身服務(wù)效益，強化與其他各科室合作、協(xié)調(diào)的過程中完成這個目標(biāo)[6]。競爭意識不僅僅是針對醫(yī)院外部環(huán)境中的競爭對手，同時醫(yī)院部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)形成良性的競爭氛圍，比如對崗位的責(zé)任意識、對醫(yī)院發(fā)展的憂患意識等，將其引入人力資源管理范疇，通過相互作用更好的完成醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)，在激烈的競爭中創(chuàng)造更好的效益，為醫(yī)院贏得良好的信譽。
4.科學(xué)的管理制度與檔案分類系統(tǒng)
在人事檔案的管理工作中，要建立起科學(xué)、合理的管理制度，順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展趨勢，對從前不合乎情況的制度進行整改，以醫(yī)院發(fā)展需求為基準(zhǔn)，切合實際應(yīng)用管理需要，建立起更加人性化的管理條例。對于檔案管理部門來說，除了要在檔案的收集上保證完整與及時，還要做好對各類資料的考證與鑒別，保證檔案收錄信息的真實與有效，能夠為人力資源管理部門的工作服務(wù)，在檔案的整理方面，要科學(xué)建檔，以嚴謹、認真的管理態(tài)度完成各項工作，與人力資源部門建立直接服務(wù)通道，在互動的過程中對檔案信息進行補充和完善，期間還要注意檔案的安全性建設(shè)，避免醫(yī)院信息外漏，造成損失，保護醫(yī)院的利益[7]。
人事檔案分類方面，要根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部實際情況進行分區(qū)管理，分類系統(tǒng)的建設(shè)要與醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)同步，利用信息技術(shù)平臺細致、完善分類系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)分類格局，建立起更加優(yōu)質(zhì)、高效的分類服務(wù)系統(tǒng)。知識經(jīng)濟時代，人力資源管理的新需求要求不斷完善認識檔案，當(dāng)檔案內(nèi)容的建設(shè)上要注意動靜結(jié)合、橫縱結(jié)合、定量定性結(jié)合。比如橫向上，除了要關(guān)注醫(yī)院職工的思想水平、政治覺悟，還要延伸到他的個人能力、工作情況和興趣性格等，在縱向上，除了要能顯示其有效的個人信息，還要盡可能的反映其就職后的生活與工作現(xiàn)實。這些只是檔案建設(shè)的其中一個方面，隨著新形勢下醫(yī)院在管理上要求越加嚴格化，更多的信息都可以被充實內(nèi)檔案，比如近期考核、工資水準(zhǔn)、獎懲情況、深造情況、工作成就等，這些都可以作為新的補充內(nèi)容充實人事檔案，雖然看似瑣碎，但是其中的有效信息對于人力資源管理部門進行人事安排和調(diào)動都是極為有效的信息，能夠提升信息利用率，為醫(yī)院內(nèi)部人事工作提供有價值的參考[8]。
5.醫(yī)院人力資源檔案信息化建設(shè)
在新形勢下，人才是醫(yī)院發(fā)展的核心，醫(yī)院必須重視人事檔案管理，促進人事檔案管理的科學(xué)化、信息化、數(shù)字化，利用有效的人事檔案信息，為醫(yī)院的人才選拔與開發(fā)提供有效的決策依據(jù)，從而為醫(yī)院發(fā)展建立起人才信息庫?；诖?，醫(yī)院的人事檔案管理，應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展要求，強化人事檔案信息化建設(shè)，建立起科學(xué)先進的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。首先，建立醫(yī)院認識檔案自動化管理系統(tǒng)。人力資源管理部門應(yīng)從醫(yī)院實際出發(fā)，在人事檔案管理實踐中，在實現(xiàn)辦公自動化中形成的人事檔案信息或?qū)σ延械膱D像、圖片、音像等人事檔案資料實施數(shù)字化處理（如對人力資源紙質(zhì)檔案信息進行掃描，圖像資料進行格式化轉(zhuǎn)化等），使其形成數(shù)字化的人力資源信息。同時，醫(yī)院要根據(jù)自身實際，積極開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，并注重接口的數(shù)據(jù)兼容性，使其與醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)相互聯(lián)系，做到數(shù)據(jù)共享，確保醫(yī)院認識檔案信息的真實完整性。其次，醫(yī)院在人事檔案管理中，還需強化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做好人事檔案目錄輸入工作，運用規(guī)范化的輸入方法，確保人事檔案信息查詢的信息化。而且在掃描與轉(zhuǎn)化紙質(zhì)人事檔案時，還需對轉(zhuǎn)換后的檔案實施加密處理，確保其原始性。再次，在醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)中，還需對人事檔案進行嚴格的訪問權(quán)限設(shè)置與管理。醫(yī)院的認識檔案管理人員應(yīng)對相應(yīng)的政策與法規(guī)進行仔細研究，在提升醫(yī)院人力資源部門在檔案管理中的服務(wù)水平的基礎(chǔ)上，對人事檔案中的各類信息資料進行嚴格控制。在這一過程中，相關(guān)的管理人會員應(yīng)運用加密技術(shù)，對于醫(yī)院人事信息通用數(shù)據(jù)庫的資料進行分類處理與加密設(shè)置，并設(shè)置相關(guān)的認證機制，防止非法用戶的惡意攻擊。
人事檔案是我國人才主要信息的來源，是社會公共信息的重要組成部分。它通過社會載體，對國家人才進行分門別類，是國家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的管理和現(xiàn)階段人力資源管理的發(fā)展存在十分密切的關(guān)系①，人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來動力；同時人力資源的不斷發(fā)展也在一定程度上促進了人事檔案管理的發(fā)展，因此，二者相輔相成，密不可分。目前的發(fā)展?fàn)顩r之下，管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。
因此，在研究過程中我們要不斷提出了一些完善目前人事檔案管理的發(fā)展應(yīng)對對策，以期能更好地發(fā)揮其應(yīng)有的職能，進而提高人事檔案管理在人力資源管理中的有效性。
1. 人力資源管理中的人事檔案管理出現(xiàn)的問題
首先，在人事檔案中保證真實性是非常重要的，一旦人事檔案失去了真實性，也就失去了可利用的價值，在一定程度上減少了人事檔案的嚴肅性，這也就嚴重妨礙了人力資源的合理配置，偏離了人力資源管理發(fā)展的軌道。失真的人事檔案信息喪失了權(quán)威性和嚴肅性，影響了人力資源配置、員工退休解聘程序、補充計劃的完整協(xié)調(diào)性，不能準(zhǔn)確的做出制度和政策，從而是企業(yè)錯失發(fā)展機遇，給未來的人力資源調(diào)配帶來嚴重的負面意義[2]。
其次，人事檔案是一個人一生，從學(xué)習(xí)到工作實踐全面客觀地真實記錄，認真的做好人事檔案管理工作，才能將其運用到人力資源管理的工作中。但是，現(xiàn)階段很多單位對于人事檔案的材料記錄和核實，過于簡單和敷衍，很多檔案出現(xiàn)雷同的套話、空話記錄，導(dǎo)致不能真實的了解檔案中的人員信息，失去了價值，進而影響到員工的正常晉升和選拔，也影響到員工在今后工作中的積極性，降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值②。
第三，人事檔案管本文由收集整理理的不當(dāng)，造成很多檔案分散，甚至丟失，嚴重影響了人事考察的整體性，從而降低了人力資源費效力。人事檔案
的整理和存檔是一個整體的，銜接密切的過程，一旦由于管理或個人原因?qū)е聶n案不能及時歸檔和更新，就會給人力資源的管理工作增添麻煩。檔案的分散、丟失現(xiàn)象破壞了人事檔案的完整性，造成管理缺口，降低了人力資源的使用效力。
第四，人事檔案管理的手段好壞也關(guān)系到人力資源的開發(fā)。近幾年來，隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對于人事檔案管理的要求越來越科學(xué)化、規(guī)范化。很多單位現(xiàn)階段的人事檔案管理仍處在傳統(tǒng)的管理模式中，無法適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢，缺乏很好的創(chuàng)新和競爭意識，無法為人力資源的開發(fā)提供有效的服務(wù)。
2. 人事檔案在人力資源管理中的作用
首先，人事檔案可以為人力資源管理提供真實可靠的人才信息，有利于人才的選拔和任用。對于國家和企業(yè)而言，只有知人善用才能使得其在工作崗位上發(fā)揮最大的作用，而知人善用最有效的方法就是必須要掌握人才的真實全面的信息。人事檔案的建立從根本上記錄了人才學(xué)習(xí)實踐經(jīng)歷的整體信息，客觀的反應(yīng)人才的基本特征和優(yōu)勢，通過有效的記錄能準(zhǔn)確的了解人才的狀況，為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息，得到知人善用的目的。
其次，人事檔案關(guān)于人才的記錄和歸檔為國家和企業(yè)的一些重大決策提供了必要真實的依據(jù)。人力資源管理中對于人員的人事考核、晉級、獎懲等等，都離不開人事檔案提供的信息資料。通過真實客觀的資料分析，在人力資源管理中才能對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證國家或企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。
最后，人事檔案的存在可以在一定基礎(chǔ)上優(yōu)化人力資源的合理配置，實現(xiàn)人與物的完美結(jié)合，提高人力資源的使用效率和實用價值。人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源從容的面對和處理人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，得到最佳的配置。
3. 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
第一，為了適應(yīng)知識經(jīng)濟的不斷發(fā)展，適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢，要切實提高人事檔案管理人員的素質(zhì)[3]。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求，我們在引進高素質(zhì)人才的同時，也要注重對人員的后期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以不斷適應(yīng)變化的人力資源發(fā)展趨勢，全面提高人事檔案人員的責(zé)任心和使命感，積極主動地與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)。
第二，在管理過程中要建立健全合理的人事檔案管理制度。對于不適應(yīng)新形勢、新情況的人事檔案管理規(guī)章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化，適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展形式。
[中圖分類號]G271 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2015）12-0091-01
一、人力資源和人事檔案兩者的分析
人力資源管理是與一定物力與人力有效進行結(jié)合，用最為合理的方式去安排調(diào)控、合理培訓(xùn)，能夠使物力與人力實現(xiàn)協(xié)調(diào)一致，能做到唯才是用。人事檔案為人力資源管理提供基本信息，人事檔案管理能夠直接影響人力資源管理的工作效率。
二、人事檔案管理對人力資源管理會產(chǎn)生負面作用
人事管理方面的資料的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。一些人對于自己個人信息的完整性并不重視，由此或者出現(xiàn)信息偏差，或者出現(xiàn)基本資料失真的情況，內(nèi)容可能前后不一，也可能對于年齡、工齡、黨齡以及學(xué)歷方面的信息并未確定，只為應(yīng)付而填滿。在現(xiàn)實生活中也出現(xiàn)過很多這樣的現(xiàn)象：某些干部或者職員的工齡越填越大，年齡卻越填越小，或者某些資料不夠完整、細致，在進行資料考核的時候，普遍出現(xiàn)了只有優(yōu)點卻沒有缺點的問題。
現(xiàn)代化的檔案管理工作，是在網(wǎng)絡(luò)上建立一個完整規(guī)范的檔案資料庫，讓人可以及時了解檔案的動態(tài)，并及時更新信息。運用現(xiàn)代化的技術(shù)對檔案進行分類規(guī)范與調(diào)整，使歸檔、查詢、變更、存檔等工作能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)來體現(xiàn)，在相關(guān)資料的查詢方面有著系統(tǒng)性與高效性，改變了傳統(tǒng)的只能夠運用紙張與書本記錄的方式。
三、人事檔案管理對人力資源管理的正面作用
人事檔案記錄了員工一生的個人經(jīng)歷及發(fā)展過程，企事業(yè)單位通過人事檔案，能真正了解一位員工的過去，從而通過檔案來衡量一名員工真正的發(fā)展?jié)摿ΓM而有效避免人才被埋沒。企事業(yè)單位還可以通過人事檔案中的有效信息，最大限度地了解人才能否為自己的企業(yè)效力。
人力資源對于企事業(yè)單位的發(fā)展所起的作用日益明顯。現(xiàn)階段的人才流動非常頻繁，促進了人才質(zhì)量的提高。而隨著政治體制的改革與深化，人事檔案的社會化開發(fā)式管理模式將更加普及與通用。
四、人力資源管理需要完善的人事檔案管理
應(yīng)該努力實現(xiàn)檔案的搜集，保證查詢工作的系統(tǒng)性。相關(guān)的管理人員的職責(zé)與工作分配等制度應(yīng)該完善并且上墻細化，要嚴謹?shù)匕凑障嚓P(guān)制度和程序來完成管理工作。當(dāng)有人需要查詢或者查閱完整的檔案資料，必須出示相關(guān)證件以及相關(guān)許可，缺少程序的人員，堅決不可以隨意查找、翻閱檔案。只有正規(guī)黨員才有對相關(guān)檔案材料翻閱的資格，如果查找的資料中有涉及本人的部分，亦不能進行查詢，牽涉到與本人先關(guān)的親屬人員時候，查詢行為也要被禁止。遵循“三不轉(zhuǎn)”的基本工作要求。
對于已經(jīng)進行收集的個人材料，不僅應(yīng)該規(guī)范細致地安排與歸類，還要進行嚴格的篩選與校對，必須做到細致分類、編碼以及記錄編排，裝訂整版。整理的過程中要用心核對與篩選，認真研究，并且根據(jù)內(nèi)容加以適當(dāng)?shù)姆诸惡驼{(diào)整。及時將那些出現(xiàn)破損或者有內(nèi)容缺失的檔案資料進行規(guī)范與完善。保證裝訂的規(guī)整，文字要完整，不可以被遮擋，材料的內(nèi)容不可以隨便加以變動，要保證原版的內(nèi)容。只有這樣，才能最終達到對檔案整理工作的終極目標(biāo)，即為檔案的完整、細致、分明，從而實現(xiàn)檔案工作體系的完整化與規(guī)范化。
人事檔案管理人員要具備較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德，要拓寬檔案管理人員的知識領(lǐng)域，提高人事檔案管理人員的工作能力，使檔案管理人員能夠很好地適應(yīng)全新的檔案管理方式。同時，我們要提高檔案管理人員的服務(wù)意識，更好地為人力資源管理和高層決策提供有效的服務(wù)。
一、人力資源和人事檔案兩者的分析
人力資源管理是與一定物力與人力有效進行結(jié)合，用最為合理的方式去安排調(diào)控、合理培訓(xùn)，能夠使物力與人力實現(xiàn)協(xié)調(diào)一致，能做到唯才是用。人事檔案為人力資源管理提供基本信息，人事檔案管理能夠直接影響人力資源管理的工作效率。
二、人事檔案管理對人力資源管理會產(chǎn)生負面作用
人事管理方面的資料的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。一些人對于自己個人信息的完整性并不重視，由此或者出現(xiàn)信息偏差，或者出現(xiàn)基本資料失真的情況，內(nèi)容可能前后不一，也可能對于年齡、工齡、黨齡以及學(xué)歷方面的信息并未確定，只為應(yīng)付而填滿。在現(xiàn)實生活中也出現(xiàn)過很多這樣的現(xiàn)象：某些干部或者職員的工齡越填越大，年齡卻越填越小，或者某些資料不夠完整、細致，在進行資料考核的時候，普遍出現(xiàn)了只有優(yōu)點卻沒有缺點的問題?，F(xiàn)代化的檔案管理工作，是在網(wǎng)絡(luò)上建立一個完整規(guī)范的檔案資料庫，讓人可以及時了解檔案的動態(tài)，并及時更新信息。運用現(xiàn)代化的技術(shù)對檔案進行分類規(guī)范與調(diào)整，使歸檔、查詢、變更、存檔等工作能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)來體現(xiàn)，在相關(guān)資料的查詢方面有著系統(tǒng)性與高效性，改變了傳統(tǒng)的只能夠運用紙張與書本記錄的方式。
三、人事檔案管理對人力資源管理的正面作用
人事檔案記錄了員工一生的個人經(jīng)歷及發(fā)展過程，企事業(yè)單位通過人事檔案，能真正了解一位員工的過去，從而通過檔案來衡量一名員工真正的發(fā)展?jié)摿ΓM而有效避免人才被埋沒。企事業(yè)單位還可以通過人事檔案中的有效信息，最大限度地了解人才能否為自己的企業(yè)效力。人力資源對于企事業(yè)單位的發(fā)展所起的作用日益明顯。現(xiàn)階段的人才流動非常頻繁，促進了人才質(zhì)量的提高。而隨著政治體制的改革與深化，人事檔案的社會化開發(fā)式管理模式將更加普及與通用。
四、人力資源管理需要完善的人事檔案管理
應(yīng)該努力實現(xiàn)檔案的搜集，保證查詢工作的系統(tǒng)性。相關(guān)的管理人員的職責(zé)與工作分配等制度應(yīng)該完善并且上墻細化，要嚴謹?shù)匕凑障嚓P(guān)制度和程序來完成管理工作。當(dāng)有人需要查詢或者查閱完整的檔案資料，必須出示相關(guān)證件以及相關(guān)許可，缺少程序的人員，堅決不可以隨意查找、翻閱檔案。只有正規(guī)黨員才有對相關(guān)檔案材料翻閱的資格，如果查找的資料中有涉及本人的部分，亦不能進行查詢，牽涉到與本人先關(guān)的親屬人員時候，查詢行為也要被禁止。遵循“三不轉(zhuǎn)”的基本工作要求。對于已經(jīng)進行收集的個人材料，不僅應(yīng)該規(guī)范細致地安排與歸類，還要進行嚴格的篩選與校對，必須做到細致分類、編碼以及記錄編排，裝訂整版。整理的過程中要用心核對與篩選，認真研究，并且根據(jù)內(nèi)容加以適當(dāng)?shù)姆诸惡驼{(diào)整。及時將那些出現(xiàn)破損或者有內(nèi)容缺失的檔案資料進行規(guī)范與完善。保證裝訂的規(guī)整，文字要完整，不可以被遮擋，材料的內(nèi)容不可以隨便加以變動，要保證原版的內(nèi)容。只有這樣，才能最終達到對檔案整理工作的終極目標(biāo)，即為檔案的完整、細致、分明，從而實現(xiàn)檔案工作體系的完整化與規(guī)范化。人事檔案管理人員要具備較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德，要拓寬檔案管理人員的知識領(lǐng)域，提高人事檔案管理人員的工作能力，使檔案管理人員能夠很好地適應(yīng)全新的檔案管理方式。同時，我們要提高檔案管理人員的服務(wù)意識，更好地為人力資源管理和高層決策提供有效的服務(wù)。
在現(xiàn)行的高校管理機構(gòu)中，檔案管理部門一般處于附屬或從屬地位，有的隸屬于學(xué)校辦公室，有的隸屬于圖書館；少數(shù)獨立建制的也屬于弱勢部門。在這樣的管理體制下，檔案管理部門行政地位低，話語權(quán)不大，難以有效組織協(xié)調(diào)各部門參與數(shù)字化檔案信息的協(xié)同管理。而且，各職能部門或?qū)W院之間相互獨立、各自為政，即使學(xué)校統(tǒng)一使用校園OA系統(tǒng)辦公，數(shù)字化檔案信息資源仍然相對獨立，各自封閉，不能實現(xiàn)一體化，給數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、集成化管理帶來極大的困難和障礙。
（二）隊伍結(jié)構(gòu)問題。
相對而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復(fù)雜，且以女性占絕大多數(shù)。她們實際檔案管理經(jīng)驗較為豐富，但專業(yè)研究能力不強，對先進的計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較陌生，更缺乏數(shù)字化、信息化等方面的理論知識和實踐經(jīng)驗。而囿于傳統(tǒng)的檔案管理認知與偏見，高學(xué)歷、有活力且對數(shù)字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當(dāng)前高校檔案工作隊伍在年齡、性別、學(xué)歷、知識背景等方面存在著嚴重的結(jié)構(gòu)性問題。
（三）信息標(biāo)準(zhǔn)化問題。
近年來高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模急劇增加，且來源于校內(nèi)各職能部門不同的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件，運行環(huán)境復(fù)雜多樣，形式不一，從而導(dǎo)致生成的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)格式紛繁多樣，不利于檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲和遷移，也不利于后期的數(shù)據(jù)資源開發(fā)和利用。所以，當(dāng)下高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的非標(biāo)準(zhǔn)化問題是檔案信息化管理的重點、難點之一。
（四）信息安全與憑證問題。
計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化信息給高校檔案信息管理帶來了前所未有的高效與便捷，同時也帶來了嚴重的威脅和巨大的挑戰(zhàn)。一方面，在復(fù)雜的計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，高校數(shù)字化檔案信息隨時可能被惡意破壞、篡改，且不容易留下痕跡。另一方面，在異構(gòu)系統(tǒng)環(huán)境下，各部門形成的不同門類、不同格式的電子檔案在移交過程中難以保持其原始文件的結(jié)構(gòu)信息及內(nèi)容信息的真實性和完整性；在升級、轉(zhuǎn)換和遷移等操作過程中，電子檔案的憑證作用難以確保其有效性。
（五）信息公開與知識產(chǎn)權(quán)保護問題。
高校數(shù)字化檔案信息蘊含著科技發(fā)明、文化創(chuàng)新、藝術(shù)創(chuàng)意等方面的大量優(yōu)質(zhì)信息資源，潛藏著無形的開發(fā)和利用價值。這些信息資源的公開利用，將對社會產(chǎn)生巨大、有形的經(jīng)濟效益和社會效益。然而，這些科研成果是高校教師辛勤與智慧的結(jié)晶，其產(chǎn)權(quán)與著作權(quán)是教師們的個人權(quán)利，應(yīng)該依法得到保護。如何處理好數(shù)字化檔案信息公開與知識產(chǎn)權(quán)保護之間的關(guān)系是擺在高校檔案信息資源管理與開發(fā)工作面前的現(xiàn)實問題。
二、高校數(shù)字化檔案信息管理困境的突破策略
（一）加強檔案信息資源意識宣傳。
在數(shù)字化時代，檔案信息資源是重要的資源。高等院校是知識和人才聚集的高地，其形成的數(shù)字化檔案信息資源更是重要而寶貴的資源。高校檔案管理部門及工作者不僅要宣傳檔案歷史文化知識，而且要進一步加強宣傳數(shù)字化檔案信息資源作為新興資源的意識，以改變師生們傳統(tǒng)的檔案認知，使其重視數(shù)字化檔案信息資源及其管理工作，為檔案管理部門收集、管理和開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造有利的外部環(huán)境。
（二）轉(zhuǎn)變管理理念與制定管理政策。
隨著多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理已不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和經(jīng)驗管理，而是現(xiàn)代化信息管理理論和技術(shù)相結(jié)合的管理。高校檔案工作者應(yīng)該主動轉(zhuǎn)變思維，更新觀念，用現(xiàn)代化的檔案信息管理理念取代傳統(tǒng)的管理思維。同時，應(yīng)該強化檔案信息資源共享和管理服務(wù)意識，并制定檔案管理政策保護個人信息及知識產(chǎn)權(quán)。在檔案管理政策允許的框架下，應(yīng)該無限度地開放高校數(shù)字化檔案信息資源，為檔案利用者提供便利，為社會創(chuàng)造效益。
（三）引進和培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才。
檔案信息化人才是檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，是至關(guān)重要的決定性因素。高校檔案信息化人員是數(shù)字化檔案信息管理工作的主體，是推動數(shù)字化檔案信息管理現(xiàn)代化的核心力量，具有不可或缺的地位。為此，高校檔案管理部門應(yīng)該堅持“雙管齊下”，一方面重視檔案信息化專業(yè)人才的發(fā)掘和引進，完善工作隊伍的知識背景結(jié)構(gòu)；另一方面加強在職檔案工作人員信息化知識培訓(xùn)，不斷提高應(yīng)對檔案信息化、現(xiàn)代化管理挑戰(zhàn)的能力。
（四）推動檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化及其管理集成化。
合乎規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案信息及其技術(shù)是檔案信息集成化管理的前提和基礎(chǔ)。高校檔案管理部門應(yīng)該協(xié)同各歸檔部門統(tǒng)一規(guī)劃和布置，對檔案信息數(shù)據(jù)及其運行環(huán)境進行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，其中應(yīng)包括：壓縮格式的規(guī)范化、數(shù)據(jù)交換的規(guī)范化、數(shù)據(jù)加密方式的標(biāo)準(zhǔn)化、水印技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理軟件的統(tǒng)一化。同時，打破學(xué)校各職能部門之間的“藩籬”，將學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)與其他職能部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有效對接，使檔案數(shù)據(jù)資源由分散管理轉(zhuǎn)為集中管理，從而實現(xiàn)全校檔案信息資源管理的集成化。
(五)運用計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代化信息技術(shù)保障安全。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息系統(tǒng)漏洞是數(shù)字化檔案信息現(xiàn)代化管理最突出的安全隱患，是無法回避的威脅和挑戰(zhàn)。關(guān)于數(shù)字化檔案信息安全，高校檔案管理部門要聯(lián)合學(xué)校有關(guān)部門（如學(xué)校辦公室、計算機網(wǎng)絡(luò)管理中心）運用計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息綜合管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)存在的漏洞進行評估、修復(fù)，完善數(shù)字化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)體系。同時,定期排查、更新和升級相關(guān)管理軟件，確保數(shù)字化檔案信息的安全性。
1.樹立正確的檔案資源觀念。學(xué)校應(yīng)當(dāng)明確認識到檔案信息資源的管理對學(xué)校發(fā)展的重要意義，進一步發(fā)揮檔案在中學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用過程中的作用，從而使檔案資源能夠得到合理的配置和流動。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視對檔案資源的管理工作，將檔案資源的管理納入到學(xué)校的日常建設(shè)中來，并且要成立專門的機構(gòu)，不斷優(yōu)化檔案管理的外在環(huán)境，從而更好地實現(xiàn)對檔案的管理。2.樹立科學(xué)的檔案資源開發(fā)的觀念。學(xué)校的檔案資源管理部門應(yīng)當(dāng)摒棄落后的思想觀念，確立開放的、科學(xué)的觀念，最大程度地對檔案資源進行開發(fā)利用，從而適應(yīng)學(xué)校未來的各種發(fā)展需求。
（二）構(gòu)建適合中學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的管理模式
1.完善中學(xué)檔案信息資源開發(fā)與利用的相關(guān)制度。完善對檔案信息資源的管理就是要求學(xué)校必須制定出方便靈活、科學(xué)合理的檔案管理制度，其不僅是檔案資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)，而且也是促進檔案工作逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化的重要保證。例如，學(xué)?？梢詤⒄障嚓P(guān)的檔案管理制度，制定一些《檔案資源管理》、《檔案人員的工作職責(zé)》等相關(guān)規(guī)章制度。此外，學(xué)校應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入到責(zé)任考核中去，鼓勵檔案人員積極地對檔案資源進行管理，從而使檔案管理工作能夠全面、有效地展開。
2.健全檔案資源開發(fā)利用的保障體制。健全檔案開發(fā)的保障機制就是必須要要獲得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和財政的支持，在學(xué)校財政支持的基礎(chǔ)上，不斷加強對檔案資源的開發(fā)利用，從而保證檔案開發(fā)工作能夠持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。另外，學(xué)校還可以充分利用人才優(yōu)勢，引進相關(guān)的檔案管理人才，從而為檔案資源管理工作提供人才保障。
（三）健全中學(xué)檔案信息資源管理現(xiàn)代化開發(fā)與利用的途徑
1.進一步規(guī)范中學(xué)檔案信息資源的收集?，F(xiàn)階段，我國中學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)的規(guī)范化相對滯后，并且應(yīng)用軟件也比較雜亂，這就在很大程度上阻礙了檔案信息管理系統(tǒng)水平的提高。其實檔案規(guī)范本身就是一項系統(tǒng)的工程，所以在對中學(xué)檔案信息進行收集時，應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理地對檔案信息進行收集整理，從而實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是要明確學(xué)校不同部門以及工作人員的責(zé)任；明確不同時期檔案管理工作的重點；明確檔案收集的具體方式。二是要制定出相關(guān)檔案材料的收集標(biāo)準(zhǔn)，用科學(xué)合理的方法對檔案進行管理，從而收集整理出系統(tǒng)科學(xué)的檔案。此外，檔案工作人員還應(yīng)當(dāng)妥善處理好檔案的“接收”和“移送”，做到接收時有清冊，移送時有手續(xù)。
2.重視檔案資源開發(fā)利用的有效性。學(xué)校的檔案工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的管理規(guī)定，及時對檔案進行歸類整理，完善建檔工作，強化檔案的管理意識，能夠在日常檔案的管理中發(fā)現(xiàn)檔案所蘊含的對學(xué)校的教學(xué)有用的信息，從而進一步地實現(xiàn)檔案信息資源的有效性。
（四）加強學(xué)習(xí)，最大限度地開發(fā)檔案中的信息資源
首先，可以以現(xiàn)代的檢索方法來轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案檢索方式，同時也可以依據(jù)微機檢索的方式為主干，對檔案信息網(wǎng)絡(luò)進行區(qū)域化管理，并且做到有步驟、有計劃地進行聯(lián)網(wǎng)，從而實現(xiàn)檔案信息資源利用方式的轉(zhuǎn)變。其次，就是要進一步提高研究室開發(fā)儲藏檔案的能力，通過向社會提供一些經(jīng)過精心研究和整理的有用信息，這樣就減少了查閱的時間，從而也提高了檔案室的工作效率。
（五）不斷強化中學(xué)檔案信息教育，逐步構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)
在對檔案信息教育的過程中要注重對檔案主體意識的培養(yǎng)，通過對檔案有關(guān)制度的宣傳，不斷提升檔案工作者的檔案信息保密意識、轉(zhuǎn)換意識以及傳播意識。除此之外，還應(yīng)當(dāng)運用現(xiàn)代的先進設(shè)備和技術(shù)，武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的保密性，從而構(gòu)建起一個科學(xué)完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺。
1、區(qū)檔案館館藏檔案的基本情況。
自1978年建館以來至現(xiàn)在，檔案的門類不斷增加，現(xiàn)有文書檔案、會計檔案、城建檔案、死亡干部檔案、地名檔案、破產(chǎn)企業(yè)檔案、審計檔案、名人檔案、音像檔案、照片檔案、婚姻檔案、商標(biāo)檔案、部分檔案資料等等?，F(xiàn)館藏檔案達*萬多卷，利用次數(shù)達上萬次。
2、區(qū)檔案館館藏檔案中最重要的最具特色的檔案收集、整理及利用情況
文書檔案、會計檔案、城建檔案和婚姻檔案是區(qū)檔案局中最重要的檔案。這四種檔案在每年年初進行收集上一年辦結(jié)的有價值的材料，在每年中旬整理歸檔完畢。文書和會計檔案隨著*區(qū)經(jīng)濟的發(fā)展也不斷增加，開發(fā)利用的次數(shù)也隨之增長，也意味著人民的檔案意識越來越強。僅20*年收集進館的文書檔案為*件，會計檔案1072卷，婚姻檔案713卷。
3、困撓區(qū)檔案資源建設(shè)的原因
多年來，國家綜合檔案館一直試圖成為特定區(qū)域內(nèi)管理和利用信息中心，但大多數(shù)的綜合檔案館普遍存在著檔案門類單一、內(nèi)容單一、載體單一和館藏少、文件重復(fù)率高的問題，嚴重制約著綜合檔案館工作的開展，創(chuàng)新檔案服務(wù)機制更無從談起。究其原因，主要有以下幾點：
一是機關(guān)事業(yè)單位的檔案工作主要是圍繞紙質(zhì)文書檔案開展的，忽視了其它種類和載體的檔案。
二是檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員長期接觸的是紙質(zhì)文書檔案，從而對其它種類和載體的檔案業(yè)務(wù)生疏。
三是機關(guān)事業(yè)單位的工作人員（包括檔案人員）在日常工作中，普遍存在做好文書檔案工作就是做好檔案工作的觀念，使其它種類和載體的檔案在形成、收集等環(huán)節(jié)得不到充分重視，致使很難形成其它種類和載體的檔案，在源頭上造成館藏的品種單一。
四是傳統(tǒng)的檔案館工作一直是圍繞著黨政機關(guān)的需要來工作，沒有考慮到社會普通公眾的需要。
五是檔案資源過于分散，我區(qū)各級各類檔案館林立，且彼此間相互獨立，似乎都有永久保存檔案的同等權(quán)力。但與此同時，*區(qū)檔案館能為社會直接提供利用的檔案資源又太少，或者說這部分資源由于歷史原因過于分散，沒有能夠做到集中統(tǒng)一管理，也就無法充分發(fā)揮檔案資源的作用。
六是檔案編研工作滯后。主要是編研材料內(nèi)容單一，存在著重文書檔案輕科技檔案的現(xiàn)象。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，檔案門類載體形式趨向多元化，科技檔案信息的開發(fā)與管理性、服務(wù)性的檔案信息開發(fā)還存在較大差距，致使科技檔案信息沒有最大限度地得到開發(fā)利用，從而沒有產(chǎn)生應(yīng)有的社會效果和經(jīng)濟效益。
隨著改革開放的深入，黨的中心工作進一步轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟建設(shè)上來，檔案利用工作出現(xiàn)了新的特點，而一大批除文書以外的技術(shù)檔案、業(yè)務(wù)檔案以及除紙質(zhì)載體以外的其它載體的檔案沒有接收進館，也得不到有效保護，單一館藏檔案又不能滿足現(xiàn)今新時期社會各方面的實際需要。因此，只有徹底改變這一狀況，才能更好地為社會主義市場經(jīng)濟服務(wù)。
4、進一步豐富區(qū)館藏加強檔案資源建設(shè)的意見和建議
館藏單一問題已經(jīng)成為影響檔案事業(yè)發(fā)展的“瓶頸”，極大地制約著檔案館功能的發(fā)揮。
一是做好檔案的接收與鑒定工作。不但要接收黨政機關(guān)形成的文書檔案、專業(yè)檔案，而且要注重接收一些具有地方特色，對國家、對社會、對經(jīng)濟建設(shè)有重要利用價值的檔案，而一些有條件的檔案館，還可以開展對企業(yè)檔案和個人檔案的寄存（或代管）業(yè)務(wù)；不但要接收紙質(zhì)檔案，還要注意接收其它載體檔案，例如，聲像檔案、電子文件檔案、榮譽實物檔案等。另外，還應(yīng)做好檔案的征集工作，接受移交、捐贈、寄存具有珍貴價值的私人、名人等檔案。在檔案接收的同時，一方面對新接收的檔案要嚴把質(zhì)量關(guān)，另一方面要對失去保存利用價值的檔案進行銷毀鑒定，不僅要豐富館藏，更要優(yōu)化館藏。
二是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案館的觀念，由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。增強檔案為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的意識，樹立起公共檔案館的觀念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，最大限度地為社會提供服務(wù)，不斷拓寬服務(wù)渠道，改進服務(wù)方式，創(chuàng)新服務(wù)機制。
三是要轉(zhuǎn)變工作重點，由單一功能向多功能轉(zhuǎn)變。要從過去只重視黨政機關(guān)的檔案保管的做法轉(zhuǎn)到面向經(jīng)濟，面向社會利用需要。
四是加強檔案宣傳、培訓(xùn)，檔案館藏來源于各基層單位，大力宣傳、嚴格貫徹《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，加強檔案基層工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保各基層單位的檔案工作沿著規(guī)范化、法制化的方向發(fā)展，最終才能保證進館檔案的質(zhì)量，為豐富館藏打下堅實基礎(chǔ)。
五是將城建、土地、房產(chǎn)、交通等經(jīng)濟社會發(fā)展檔案集中統(tǒng)一管理，檔案部門有得天獨厚的專業(yè)優(yōu)勢，其他任何部門都不能替代。因此，必須強化檔案部門的主體地位，強化檔案部門集中統(tǒng)一管理檔案資源的職能，要打破行業(yè)、部門、單位所有制的限制，將分散的檔案資源有機地整合起來，開發(fā)和實現(xiàn)檔案資源的最大效益。
六是加大檔案部門的參與度，知曉度。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室
1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏檔案的基本情況
*區(qū)有*個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)都有獨立的檔案室，都晉升為省級標(biāo)準(zhǔn)。
老山頭鄉(xiāng)館藏檔案2803卷，其中：文書檔案1011卷，憑證334卷，會計帳薄512卷，土地檔案61卷，創(chuàng)衛(wèi)檔案16卷，其它869卷，檔案利用率達*。
*鎮(zhèn)館藏檔案1455卷，其中：文書檔案882卷，會計檔案418卷，專業(yè)戶檔案13卷，音像榮譽檔案等132卷，檔案利用率達*。
林源鎮(zhèn)館藏檔案2117卷，檔案種類有財會類，文書類，照片錄像類，組織類，民生類包括民政部門管理的低保、救助等檔案200卷，檔案利用率達*。
太陽升鎮(zhèn)館藏檔案9卷，其中：文書檔案595卷，會計檔案554卷，榮譽檔案*件，其它檔案248卷，檔案利用率達*。
八井子鄉(xiāng)館藏檔案2638卷，其中：文書檔案1320卷，會計檔案576卷，圖書238冊，音像檔案53盤，科技檔案230卷，榮譽類相片278片，其中會計檔案和科技檔案利用率較多。
雙榆樹鄉(xiāng)館藏檔案769卷，其中：文書檔案303卷，音像檔案35卷，財會檔案177卷，榮譽檔案13卷，民政部門檔案15卷，其它檔案216卷，檔案利用率達*。
高臺子鎮(zhèn)館藏檔案2230卷，其中：文書檔案1402卷，會計檔案824卷，土地檔案4卷，音像檔案199卷，檔案利用率達*。
祝三鄉(xiāng)館藏檔案1521卷，其中：文書檔案1019卷，會計檔案502卷，其它檔案324卷，檔案利用率達*。
2、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏檔案中最重要的最具特色的檔案收集、整理及其利用情況
會計檔案，新農(nóng)村建設(shè)檔案，農(nóng)村低保、救助檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏中最重要的最具特色的檔案。
這些是領(lǐng)導(dǎo)及所有干部都非常重視的檔案，收集起來比較容易，利用率達*。
3、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室歸檔不齊全，檔案種類單一，利用效果低下的原因
一是檔案意識不強。個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，加之檔案工作人員對檔案工作認識程度不高，意識不強嚴重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展。
二是檔案設(shè)施、設(shè)備不全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政對檔案工作投入資金少，檔案裝具陳舊，不夠用，達不到現(xiàn)代化。
三是檔案宣傳不夠，認識不到位。個別職能部門對檔案認識不夠，造成不及時將工作中形成的檔案材料送交檔案室，致使檔案流失，歸檔不齊全，檔案種類單一。
四是檔案監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠。大多數(shù)工作人員不知道什么該歸檔，什么不該歸檔，造成一種模糊意識。
4、確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室滿足新農(nóng)村建設(shè)的需要，更好地服務(wù)民生，使檔案工作跟上新農(nóng)村建設(shè)的步伐的措施
一是加強領(lǐng)導(dǎo)重視。作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視，專人負責(zé)檔案工作，全力解決檔案工作在運行過程中遇到的問題，為檔案工作順利開展創(chuàng)造條件。
二是加大資金投入。建議各鄉(xiāng)鎮(zhèn)加大對檔案硬件的投入，不僅專室專柜，而且管理手段先進，以此提高利用率。
三是提高檔案素質(zhì)。目前，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案工作者檔案意識不強，對檔案知識掌握不多，需要大力提高檔案員業(yè)務(wù)水平。
四是加強指導(dǎo)，及時建檔。要重新認識所有與百姓、與民生攸關(guān)的各種檔案的價值，指導(dǎo)建檔，確保與民生有關(guān)的文件材料及時收集歸檔。
檔案信息化的建設(shè)缺乏合理規(guī)劃
放眼全國檔案管理機制的整體發(fā)展局面來看，各個地區(qū)的檔案管理部門沒有形成合理的科學(xué)的規(guī)劃目標(biāo)和發(fā)展步驟，不能有效地提高檔案管理工作效率，同時各個地區(qū)的檔案部門各自為政，地區(qū)之間沒有形成統(tǒng)一協(xié)調(diào)的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理規(guī)范，在檔案信息化建設(shè)中缺乏規(guī)范性。并且在符合檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建設(shè)上還未建立統(tǒng)一的計算機檢索機制，導(dǎo)致檔案信息化管理工作的停滯與瓶頸。
檔案資源結(jié)構(gòu)單一
我國檔案資源多以紙質(zhì)檔案為主，體現(xiàn)出了檔案資源結(jié)構(gòu)的單一。檔案資源的單一，且紙質(zhì)檔案的保存期限不能長久有效，并且在檔案保留期間需要對檔案進行嚴格的維護。檔案資源不能依據(jù)社會現(xiàn)代化科技的發(fā)展而逐步豐富，這必然會影響到檔案信息化的建設(shè)進程。
信息化的作用未能充分發(fā)揮
檔案信息化的建設(shè)不僅僅是具有對檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的意義，通過檔案的信息化建設(shè)，更是有利于政府事務(wù)的公開度與透明度的促進。當(dāng)今社會網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的有效信息資源有80%都是由政府掌控的，而政府的信息大部分也是存留至檔案部門進行保管的，檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)，即是對政府事務(wù)信息的公開化，使人民群眾通過系統(tǒng)的便捷的系統(tǒng)查詢就能了解到政府事務(wù)的發(fā)展進程。但是就目前檔案信息化建設(shè)情況而言，在全國范圍內(nèi)度并未形成統(tǒng)一的對政府信息資源進行合理的利用態(tài)度，使得檔案信息化建設(shè)不能體現(xiàn)出其應(yīng)有的查詢價值。
檔案信息化人才較為缺乏
檔案管理的人力資源的建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的軟基礎(chǔ)，涉及檔案管理工作所需的信息化專業(yè)技術(shù)人員、管理工作人員等，檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，同時信息化的建設(shè)環(huán)境也對工作人員的工作素質(zhì)提出了較高的要求。檔案信息化建設(shè)要求工作人員既需要具備相關(guān)的檔案管理知識，又需要其掌握網(wǎng)絡(luò)、計算機等現(xiàn)代化技術(shù)知識，在檔案局的管理工作中，需要管理人員對傳統(tǒng)的檔案管理的工作程序具有一定程度的掌握，同時建設(shè)檔案信息化又需要工作人員具備數(shù)字信息技術(shù)處理能力。
但是大部分的檔案部門的管理隊伍存在不合理建設(shè)、管理人員工作素質(zhì)較低的問題。具體表現(xiàn)為管理工作人員大部分并非是專業(yè)的檔案管理人員，同時部門也并未對工作人員進行相關(guān)的檔案管理知識與經(jīng)驗的系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使工作人員普遍缺乏對信息化技術(shù)的了解等。由此可看出檔案管理工作的整體工作隊伍工作素質(zhì)較低，既不能實現(xiàn)工作效率，也不能促進檔案管理工作的順利開展。這導(dǎo)致了檔案管理工作不能跟上信息化建設(shè)步伐，工作人員的管理工作技能達不到實際工作的需求，不能滿足檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展。
檔案信息化管理體系還未健全
我國的檔案管理機制還并未以法律章法的形式明確規(guī)范檔案管理工作的建設(shè)，檔案的管理工作直接采取以檔案部門制定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定進行制約，沒有產(chǎn)生強烈的約束力，不能推進檔案管理體系的健全發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)建立良好的管理機制基礎(chǔ)。
加強檔案信息化資源管理建設(shè)
確立檔案信息資源管理的規(guī)劃
檔案信息化的建設(shè)目的是為了將檔案信息資源集聚和整合起來，實現(xiàn)檔案資源社會共享，更好地位各級領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)服務(wù)，為社會各界服務(wù)，為廣大公民服務(wù)，為此檔案信息化建設(shè)在當(dāng)前新一輪深入發(fā)展的關(guān)鍵時刻，必須統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，克服各自為政，把握適合檔案工作規(guī)律和特點的基本原則，才能卓有成效地開展檔案信息化的各項工作[2]。促進檔案部門的信息化建設(shè)，加強檔案部門的規(guī)范化發(fā)展，打破各個地區(qū)檔案部門各自為政的局面，強化各個地區(qū)的檔案部門的信息化建設(shè)經(jīng)驗與智慧交流，完善檔案信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃步驟。
健全檔案信息化管理系統(tǒng)
加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平，根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效，研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理方法[3]。針對我國目前的檔案資源結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)象，必須要加快促進檔案部門的信息化管理系統(tǒng)，以信息化技術(shù)手段對檔案結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，擴展信息資源數(shù)據(jù)化進程，建立與完善檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息資源進行整合，構(gòu)建多層次與規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫，并且利用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案資源的共享，從檔案管理工作建設(shè)的計算機服務(wù)手段、數(shù)據(jù)庫服務(wù)質(zhì)量全面促進數(shù)字化檔案的提高。
提高工作人員的工作素質(zhì)與效率
檔案管理動作人員在現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的檔案管理模式下的工作不僅僅是單純對紙質(zhì)檔案資料進行登記整理，更需要工作人員逐步促進自身信息化與和字化理念的提升與提高信息技術(shù)的應(yīng)用能力，適應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的發(fā)展，促進工作素質(zhì)的提升以滿足檔案信息化建設(shè)的需求。在學(xué)習(xí)與了解方面，檔案管理工作人員需要掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作的流程，并且具備對數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡(luò)信息資源進行合理的采集、儲存、加工、提供利用等工作技能，既要了解傳統(tǒng)的檔案管理的相關(guān)知識，同時又要為建設(shè)信息化檔案管理工作提升自身的數(shù)字化信息技術(shù)處理能力。
檔案管理人才的促進可以從兩個方面進行概述：建立相關(guān)有效的人才培養(yǎng)體制、重視人才培養(yǎng)。建立人才機制一方面從引進角度看，需要聘任符合數(shù)字化與信息化檔案部門建設(shè)需求的工作人員；另一方面從培養(yǎng)角度看，對現(xiàn)有的管理人員進行技能培養(yǎng)，促進管理人員的工作素質(zhì)的提高，并通過激發(fā)工作人員的工作熱情和學(xué)習(xí)潛能，促進檔案管理隊伍的整體素質(zhì)的提升。
加快檔案信息化建設(shè)的法制標(biāo)桿
二、討論
（一）人事檔案的實施提高了人力資源管理效果
通過對人事檔案的發(fā)展歷程進行對比，可以看出隨著人事檔案的建立與發(fā)展，其在人力資源管理中的作用正不斷的提升，并將成為人力資源必不可少的依據(jù)。人事檔案建立的不斷完善，其中目前的人事檔案涉及到的內(nèi)容正在不斷的擴大，主要包括個人的基本信息、學(xué)歷、政治素養(yǎng)、思想道德素質(zhì)、職業(yè)經(jīng)歷、獲得獎項、工作的能力和業(yè)績等，不斷細化的信息統(tǒng)計正越來越全面的反映一個人，這樣可以有效的促進對人才的了解，便于人才的利用。同時人事檔案信息正走向開放化的發(fā)展趨勢，個人信息進行內(nèi)部或外部的分享，這樣有利于用人信息的溝通，提高了人才招募的效率。醫(yī)院近視的更新內(nèi)部與外部的動態(tài)信息，并進行實時的分享，這給人才的選擇提供了更大的范圍。因此，人事檔案的建立和不斷的發(fā)展，給醫(yī)院人力資源的管理帶來了很大的便利，信息的傳遞速度的加快也在很大程度上提高了人力資源管理的質(zhì)量和效率。
（二）人事檔案的實施促進了人力資源管理的信息化和科學(xué)性
人事檔案的建立，特別是近幾年我院利用計算機軟件建立了人事檔案系統(tǒng)，正在使人力資源的管理更加科學(xué)化和信息化，極大程度的提高了管理的效率，與現(xiàn)代化緊密相連。在人事檔案的動態(tài)化建立中，我院對人事信息進行定期的更新和完善，這中動態(tài)化的人事檔案建立模式，保障了信息的及時更新，而不滯后于發(fā)展的節(jié)奏，在一定程度上保障了人才選拔的質(zhì)量。全面的、動態(tài)化、開放式的人事檔案管理，為人力資源管理提供了及時的、真實性較高的參考，這樣很好的保障了人力資源管理的科學(xué)性和信息化水平。
二、討論
（一）人事檔案的實施提高了人力資源管理效果通過對人事檔案的發(fā)展歷程進行對比，可以看出隨著人事檔案的建立與發(fā)展，其在人力資源管理中的作用正不斷的提升，并將成為人力資源必不可少的依據(jù)。人事檔案建立的不斷完善，其中目前的人事檔案涉及到的內(nèi)容正在不斷的擴大，主要包括個人的基本信息、學(xué)歷、政治素養(yǎng)、思想道德素質(zhì)、職業(yè)經(jīng)歷、獲得獎項、工作的能力和業(yè)績等，不斷細化的信息統(tǒng)計正越來越全面的反映一個人，這樣可以有效的促進對人才的了解，便于人才的利用。同時人事檔案信息正走向開放化的發(fā)展趨勢，個人信息進行內(nèi)部或外部的分享，這樣有利于用人信息的溝通，提高了人才招募的效率。醫(yī)院近視的更新內(nèi)部與外部的動態(tài)信息，并進行實時的分享，這給人才的選擇提供了更大的范圍。因此，人事檔案的建立和不斷的發(fā)展，給醫(yī)院人力資源的管理帶來了很大的便利，信息的傳遞速度的加快也在很大程度上提高了人力資源管理的質(zhì)量和效率。
（二）人事檔案的實施促進了人力資
源管理的信息化和科學(xué)性人事檔案的建立，特別是近幾年我院利用計算機軟件建立了人事檔案系統(tǒng)，正在使人力資源的管理更加科學(xué)化和信息化，極大程度的提高了管理的效率，與現(xiàn)代化緊密相連。在人事檔案的動態(tài)化建立中，我院對人事信息進行定期的更新和完善，這中動態(tài)化的人事檔案建立模式，保障了信息的及時更新，而不滯后于發(fā)展的節(jié)奏，在一定程度上保障了人才選拔的質(zhì)量。全面的、動態(tài)化、開放式的人事檔案管理，為人力資源管理提供了及時的、真實性較高的參考，這樣很好的保障了人力資源管理的科學(xué)性和信息化水平。
