時(shí)間：2023-07-05 15:57:58
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案分類與管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
隨著醫(yī)療技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫(yī)院電子檔案的分類、整理及保管工作已成為醫(yī)院檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的新課題。
1 電子文件及電子檔案的定義
電子文件指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。
電子檔案指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明［1］。
2 醫(yī)院電子檔案的分類
根據(jù)醫(yī)院的工作特點(diǎn)，醫(yī)院電子檔案主要劃分有以下幾類：
2.1電子文書 主要是指用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫(yī)療活動中形成的公文、報(bào)表等。主要包括醫(yī)院的內(nèi)部電子文件、外來電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。
2.2電子影像/圖像
指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點(diǎn)陣圖文件。主要包括檢驗(yàn)檢查科室在醫(yī)療活動過程中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)影像材料、醫(yī)學(xué)圖像資料及重要的監(jiān)視、視頻材料等。
2.3電子圖紙
指由計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、施工和維修方案等。
2.4配套紙質(zhì)文件
包括上述所有電子檔案形成過程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開發(fā)任務(wù)書、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書或驗(yàn)收說明、軟件測試報(bào)告、修改記錄、說明等。
3 醫(yī)院電子檔案的整理
3.1電子文件的整理
3.1.1醫(yī)院的內(nèi)部和外部電子文件應(yīng)由文件形成部門負(fù)責(zé)收集積累、整理、編輯，并按要求進(jìn)行組盤，由檔案部門在接收文件時(shí)按照不同年度、來文形式、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。把同一部門的文件集中在組盤可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。
3.1.2醫(yī)院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對簡單，只需要按照年度、部門及保管期限進(jìn)行歸檔即可。
3.1.3科技電子文件可按照醫(yī)學(xué)科研、學(xué)術(shù)交流、基建工程、設(shè)備購置等分類整理，再按相應(yīng)的不同年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。
3.1.4產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按類別進(jìn)行歸檔。
3.1.5會計(jì)電子文件整理時(shí)應(yīng)附有會計(jì)交接表，列明歸檔材料的詳細(xì)項(xiàng)目，如帳薄名稱、編號、頁數(shù)、啟用日期等、相關(guān)人員進(jìn)行簽名確認(rèn)，同時(shí)附存紙質(zhì)文件。
3.2電子影像/圖像文件的整理
由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》，在醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對與病人有關(guān)的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。
期刊文章分類查詢，盡在期刊圖書館
由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺上產(chǎn)生，日常的保管工作應(yīng)由信息中心（科）進(jìn)行管理，但應(yīng)每年對產(chǎn)生的上述電子文件資料進(jìn)行存盤保管，在歸檔時(shí)應(yīng)按不同年度（時(shí)間）、產(chǎn)生部門、保管期限等進(jìn)行整理，并注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺等內(nèi)容。
3.3電子圖紙屬于建設(shè)項(xiàng)目的按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序進(jìn)行排列，在整理時(shí)應(yīng)注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、等內(nèi)容。方便跟蹤及使用。
3.4全部歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。鑒于磁盤及移動硬盤的保存時(shí)限、抗干擾能力及結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性不及光盤，應(yīng)盡量避免使用磁盤或移動硬盤存檔。在歸檔時(shí)應(yīng)附有標(biāo)簽、注明編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟硬件條件等。 轉(zhuǎn)貼于
3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對重要的電子文檔資料可復(fù)制第三套進(jìn)行異地保存。
4 電子檔案的保護(hù)
電子檔案的保護(hù)是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為檔案管理部門應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤刻錄儀及安全防護(hù)軟件等，同時(shí)需要建立一整套嚴(yán)格、規(guī)范、合理的電子檔案保護(hù)與利用制度。
4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準(zhǔn)確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對應(yīng)和查找。
4.2光盤的保護(hù)
光盤在歸檔時(shí)應(yīng)規(guī)范排放，不宜受壓，應(yīng)直立旋轉(zhuǎn)。在日常的使用及保管過程中注意對光盤不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，以免造成損壞。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。光盤應(yīng)避免接觸外來磁場，外來磁場可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，相對溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。防止光盤沾染灰塵和污垢，灰塵對電子檔案也會造成危害，有可能會污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數(shù)據(jù)信息的丟失，因此應(yīng)注意落實(shí)嚴(yán)格防塵措施。
4.3電子檔案使用條件的保護(hù)
由于電子文件是通過將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，需要通過計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的工作軟件或平臺才能識讀，一旦出現(xiàn)技術(shù)過時(shí)或電子文件運(yùn)行的條件和平臺出現(xiàn)了變化，都會影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護(hù)電子檔案的完整性與安全性方面應(yīng)注意做好以下工作：
4.3.1電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)及檔案管理的應(yīng)用軟件需進(jìn)行及時(shí)升級，滿足軟、硬件環(huán)境及文件運(yùn)行的需求。
4.3.2對電子檔案在使用及利用過程中的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的分配與確認(rèn)。不斷更新安全防護(hù)軟件，是電子檔案安全性的有效保障。
4.3.3鑒于電子載體壽命相對較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存［3］。
4.3.4對于出現(xiàn)破損的電子檔案，及時(shí)采取有效的修復(fù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)。
隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)理論知識及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗(yàn)。努力成為掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識的新型檔案管理人員隊(duì)伍中的一員，為醫(yī)院的檔案管理工作做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參 考 文 獻(xiàn)
近幾年結(jié)合“兩基”工作驗(yàn)收督查，就云南省部分地區(qū)中小學(xué)檔案管理工作進(jìn)行了調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)的一些問題，綜合起來主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、教師檔案意識不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠
長期以來，在中小學(xué)教育過程中還是認(rèn)識不到檔案管理在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，使得學(xué)校檔案管理嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)大多對學(xué)生檔案不夠重視，總認(rèn)為學(xué)生檔案在學(xué)校工作中無足輕重，學(xué)生只要學(xué)習(xí)上出類拔萃，分?jǐn)?shù)令人滿意就行。所以必然就會出現(xiàn)學(xué)生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識也較為淡薄，誤認(rèn)為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個(gè)人工作之外，忽視學(xué)生檔案管理對學(xué)校工作的促進(jìn)作用，對學(xué)生的學(xué)籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統(tǒng)統(tǒng)丟棄，有時(shí)學(xué)校想找點(diǎn)班級資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領(lǐng)導(dǎo)對此做法也只是睜只眼閉只眼。
2、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案管理分工不明
一般中小學(xué)的檔案管理人員是教師兼職或臨時(shí)配備的，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不了解，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是被動的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時(shí)整理歸檔，臨到用時(shí)才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學(xué)校行政內(nèi)務(wù)、上級下發(fā)文件文案、教師集體或個(gè)人檔案、學(xué)生類別檔案統(tǒng)統(tǒng)歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規(guī)范化管理。
3、檔案資料收集不完整，利用率較低
由于受多種因素制約，大多數(shù)學(xué)校只重視學(xué)生的考分和社會效應(yīng)，對檔案管理方面的認(rèn)識不足，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子大多也只是注重抓眼前教學(xué)工作而忽略了對學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作，造成學(xué)校檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高的局面。中小學(xué)校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學(xué)生檔案資料雜亂無章，尤其對優(yōu)秀課堂教學(xué)、課題研究成果等有保存價(jià)值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實(shí)物貧乏。二是檔案室只負(fù)責(zé)把自認(rèn)為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調(diào)信息難度較大。有時(shí)想找點(diǎn)學(xué)生的成長記錄或獲獎資料，還得到處打電話、捎口信讓學(xué)生從家里帶來（而有的學(xué)生已經(jīng)畢業(yè)）。三是缺少必要的監(jiān)管機(jī)制，造成資料收集不及時(shí)、隨意歸檔、缺失散失等現(xiàn)象，甚至有些學(xué)校因工作人員工作調(diào)動，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學(xué)校檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、連續(xù)性和規(guī)范性，使得檔案的價(jià)值大打折扣，根本就談不上有效利用。
二、增強(qiáng)時(shí)代感，改進(jìn)中小學(xué)校檔案管理工作的思考
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入學(xué)校發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓。學(xué)校檔案管理工作是教育部門的一項(xiàng)長期任務(wù)。中小學(xué)校要將其作為一項(xiàng)重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項(xiàng)工作成為全體教職工的自覺行動，而且還要大力宣傳學(xué)校檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使之成為中小學(xué)校常規(guī)管理與建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。
一、前計(jì)算機(jī)階段
在這一階段，人們在企業(yè)檔案分類的過程中，我們需要投入大量的人力對檔案進(jìn)行手工分類，也就是根據(jù)相關(guān)分類體系將混亂的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的分類，使其具有層次化與合理性。通過檔案信息的分類有利于后期對檔案信息的管理。在這一階段對檔案信息進(jìn)行分類，主要是為了滿足社會的需要，將檔案信息按照內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類與處理，并將其按照需要編制成檢索工具，人們通過手工檢索類尋找到所需要的信息，在一定程度上充分發(fā)揮了檔案的利用價(jià)值。由于檔案信息是根據(jù)某一個(gè)規(guī)則而排列出來的，因此檢索的入口具有單一性，不利于信息檢索的效率。這一階段的檔案信息分類主要以固定性、單一性為主，其結(jié)構(gòu)形式成線性結(jié)構(gòu)。這一階段的檔案分類方式主要是采用手工方式進(jìn)行分類整理的。其分類結(jié)果是一個(gè)單線排列結(jié)構(gòu)，這就使導(dǎo)致檔案文件之間存在著一定的聯(lián)系，也不利于管理人員對其信息的深度開發(fā)。在手工分類中，首先需要對檔案的實(shí)體進(jìn)行分類，然后再根據(jù)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行分類。只有這樣才能夠保證檔案信息的連關(guān)心，從而建立一個(gè)固定的信息檢索線索，但是這一階段對于檔案信息的利用不夠靈活，只能夠?qū)n案信息的前度開發(fā)與利用。
二、電子目錄階段
隨著社會的發(fā)展，管理人員在對檔案管理的過程中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)輔助檔案，也就是利用電子技術(shù)來對檔案信息進(jìn)行分類與檢索。首先，在檔案實(shí)體分類的過程中，我們可以將手工與計(jì)算機(jī)有機(jī)的結(jié)合起來，然后根據(jù)類別、時(shí)間將其進(jìn)行分類整理并編號。在這一階段，由于是將手工模式與計(jì)算機(jī)相結(jié)合在一起，因此管理人員可以將每一份檔案信息進(jìn)行分析，并將其形成一個(gè)條目，并存儲于設(shè)備當(dāng)中，便于檔案信息的檢索，從而形成一個(gè)電子目錄。
在一個(gè)電子目錄中，每一條檔案信息都是以數(shù)據(jù)項(xiàng)的形式而存在于計(jì)算機(jī)當(dāng)中的，這些數(shù)據(jù)項(xiàng)既相互獨(dú)立，有相互聯(lián)系，有利于檔案人員對于這一信息的分類。此時(shí)檢索入口要比上述檢索入口要優(yōu)越得多，具有隨機(jī)性、交叉性、多項(xiàng)性等多種優(yōu)點(diǎn)?？梢哉f，電子目錄階段是前計(jì)算機(jī)階段的重大改革。
在檔案信息分類的過程中，需要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將所有檔案信息直接錄入到計(jì)算機(jī)中，然后根據(jù)需要來確定檔案信息的排列順序，最后再根據(jù)不同類型的檔案進(jìn)行分類與整理，首先是將檔案的信息進(jìn)行分類，然后再對其進(jìn)行實(shí)體分類。
電子目錄階段所表現(xiàn)的特征有：1）其分類方式是手工與計(jì)算機(jī)相結(jié)合的方式，這是電子目錄階段對檔案信息分類的最基本特征。2）該階段的分類結(jié)果呈網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。與前計(jì)算機(jī)階段相比，電子目錄在對企業(yè)檔案進(jìn)行分類后的結(jié)果呈網(wǎng)狀分布，這是電子目錄階段對企業(yè)檔案信息分類的本質(zhì)特征。
在企業(yè)檔案進(jìn)行分類的過程中，對于檔案信息的分類便于檔案實(shí)體的分類，在對檔案實(shí)體的分類則是檔案信息分類的必然結(jié)果。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。檔案信息分類與檔案實(shí)體分類都發(fā)生了巨大的變化，因此我們在實(shí)際工作中，必須要加強(qiáng)檔案信息的分類，使檔案數(shù)據(jù)向規(guī)?；?、多元化方向發(fā)展，充分發(fā)揮檔案信息的檢索功能，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足他們的需要。因此在檔案館藏室我們一定要建立健全的相關(guān)規(guī)定要求，然后將其落實(shí)到實(shí)際工作中，通過檔案的邊柱來提高檔案信息管理的質(zhì)量，使檔案分類之后更具有可操作性。
三、電子文件階段
已經(jīng)出現(xiàn)并將得到廣泛應(yīng)用的辦公自動化和“無紙化辦公”系統(tǒng)，必然導(dǎo)致計(jì)算機(jī)完全進(jìn)入檔案領(lǐng)域，檔案管理工作完全置于計(jì)算機(jī)的控制之中，使檔案管理和檔案分類進(jìn)入一個(gè)新階段――電子文件階段。電子文件的載體主要有磁盤、磁帶和光盤。電子文件是以人類肉眼不可直接閱讀的二進(jìn)制代碼形式存在的，它必須經(jīng)過計(jì)算機(jī)解碼、“翻譯”，才可讀識。同傳統(tǒng)文件相比，電子文件是邏輯的，動態(tài)隨機(jī)的；對電子文件，人們既不可直接讀識，又無法直接控制，只能借助于計(jì)算機(jī)處理才能實(shí)現(xiàn)對電子文件的管理。但一點(diǎn)是相同的：都是存儲在特定介質(zhì)的載體上，是實(shí)實(shí)在在的。
1.1 檔案數(shù)量急劇增加。以一個(gè)學(xué)生規(guī)模為15000人的普通高校來說，庫房檔案量凈增15000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數(shù)量。案卷數(shù)量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。
1.2 動態(tài)管理難度加大。以人為單位組卷需動態(tài)管理，即學(xué)生在校期間陸續(xù)產(chǎn)生的檔案，要逐一補(bǔ)充到各自相應(yīng)的案卷中。動態(tài)管理使檔案管理難度增加。
1.3 重復(fù)歸檔很難避免。一份涉及N名學(xué)生信息的文件，歸檔時(shí)為滿足不同案卷需要，該份文件須重復(fù)歸檔N次。
1.4 保管期限難以確定。學(xué)生類檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價(jià)值不同，本應(yīng)確定不同的保管期限，但因?yàn)槭且蝗艘痪?，只能就高確定保管期限。這樣勢必增加庫房壓力和管理成本。
1.5 檔案分類層級太多。為甄別同名同姓學(xué)生，須增加分類層級，有人建議把學(xué)生所在學(xué)院、系別、專業(yè)、班級等信息，甚至學(xué)生姓名作為二級以下類目號處理。類目層級太多，不利于管理。
2 學(xué)生類檔案分類組卷需考慮的問題
2.1 利用原有管理基礎(chǔ)。學(xué)生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門類中的學(xué)生檔案整合而成，因此，學(xué)生類檔案的建立并不是“從無到有”的過程，而是“變零為整”的過程。正因?yàn)槿绱?，學(xué)生類檔案不可避免帶有原先所在檔案類別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護(hù)和管理工作延續(xù)性角度考慮，筆者認(rèn)為，在制訂分類組卷方案時(shí)，應(yīng)充分利用原有管理基礎(chǔ)。
2.2 延續(xù)部門立卷習(xí)慣。部門立卷制度在高校實(shí)行多年，既提高了立卷質(zhì)量又減輕了專職檔案員工作量，現(xiàn)已達(dá)成共識并形成習(xí)慣。為延續(xù)下去，就要盡量避免多個(gè)部門材料組合立卷。學(xué)生類檔案來源于學(xué)校多個(gè)部門，確定組卷方案時(shí)尤其要注意這一點(diǎn)。
2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，
使檔案管理人為復(fù)雜化的分類與組卷方式都不可取。學(xué)生類檔案數(shù)量龐大，涉及學(xué)生人數(shù)眾多，利用價(jià)值大，這些特點(diǎn)決定了學(xué)生類檔案無論管理還是利用，都要耗費(fèi)檔案員很多時(shí)間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學(xué)生類檔案更有必要實(shí)行簡單化管理。
3 學(xué)生類檔案的分類、組卷與管理
3.1 按檔案形成領(lǐng)域分類。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，高等學(xué)校檔案采用檔案形成領(lǐng)域分類標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生檔案因當(dāng)時(shí)未單獨(dú)成類，依其形成領(lǐng)域被分散保管在10大類檔案中，從而形成10大類的既成事實(shí)?！掇k法》頒布后，從利用學(xué)生檔案原有管理基礎(chǔ)和延續(xù)部門立卷習(xí)慣角度出發(fā)，筆者認(rèn)為，在設(shè)置學(xué)生類檔案二級類目時(shí)，應(yīng)繼續(xù)沿用檔案形成領(lǐng)域這一分類標(biāo)準(zhǔn)。具體做法見下表。
各校可根據(jù)本校學(xué)生檔案組成的實(shí)際情況，調(diào)整二級類目設(shè)置，比如基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版等類別，如確系無學(xué)生檔案形成，可不予設(shè)置。
從宏觀上來講，城建檔案整理工作從流程上來講大致可劃分為分類、組卷、排列、編目這幾個(gè)大的方面，而這個(gè)流程當(dāng)中，分類工作不僅是整個(gè)過程的重要環(huán)節(jié)，也是工作中的重中之重，這個(gè)環(huán)節(jié)對城建檔案保管與利用工作的質(zhì)量和效率有著決定性的影響。所以說，分類工作是城建檔案整理過程中的一步重要環(huán)節(jié)。建設(shè)部最近頒布的《城市建設(shè)檔案分類大綱》規(guī)定，各地城建檔案館在制定本館分類方案時(shí)，大類和屬類的設(shè)置須遵照《城市建設(shè)檔案分類大綱》，小類可根據(jù)各地實(shí)際情況和實(shí)際需要設(shè)置，但是現(xiàn)階段規(guī)劃局的檔案分類及管理工作都面臨著量大、工作方式落后的問題，因此，在工作的過程當(dāng)中，應(yīng)在遵循這一基本原則的同時(shí)對分類工作進(jìn)行創(chuàng)新性的管理，具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行努力：
1 關(guān)于分類層次的問題
在分類的層次方面，分類可以是多層次的，也可以是單層次的。多層次方面，例如大類、屬類、小類等；單層次方面，例如大類下面不再設(shè)下位類而直接統(tǒng)率案件，當(dāng)然，這要根據(jù)同一類別的檔案數(shù)量多少來決定。在分類的過程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案檔案的保管和利用的便利性，首先應(yīng)該對規(guī)劃管理檔案的內(nèi)容和數(shù)量的整體狀況進(jìn)行了解，以此來判斷其是否有必要記性層次地分類，如D2和D3可以不必伸展下位類，對C類檔案中的總體規(guī)劃C2類，檔案數(shù)量較少且專項(xiàng)規(guī)劃就是綜合總體規(guī)劃的配套方案，建國至50年代僅形成幾十卷，所以C2也可以不必設(shè)小類。
2 關(guān)于信息分類和實(shí)體分類的問題
檔案整理工作中的分類實(shí)質(zhì)上屬于實(shí)體分類，其工作方式就是對具體的文件材料實(shí)現(xiàn)分類和組卷的目的。具體的來講，實(shí)體分類其主要目的在于對于檔案的實(shí)體保管，所以說，這方面，實(shí)體分類不適合有太多的層次。而信息分類則不
同于試題分類，它不受限于檔案實(shí)體的局限，信息重組的部分只涉及只對隱含其中的同類信息。信息分類的目的主要是為了便于信息的檢索，在這個(gè)方面，規(guī)劃局可以根據(jù)實(shí)際需求建立多種檢索體系，通過計(jì)算機(jī)管理模式不斷伸展和細(xì)化實(shí)現(xiàn)信息的分類。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，實(shí)體分類一般兩級便可滿足需求，而信息分類則不受限制，因?yàn)樾畔⒎诸惖念惸吭绞窃敿?xì)就越能體現(xiàn)其精準(zhǔn)性的特點(diǎn)，當(dāng)然，著對檔案分類人員的素質(zhì)要求也會相應(yīng)的提高。
3 關(guān)于檔案的保管
從目前的管理方式來看，規(guī)劃管理檔案還是按照屬類分類流水的方式來進(jìn)行排架的，這對庫房就提出了空間上的要求，涉及到庫房空間預(yù)留的問題。我們都知道，屬類設(shè)置的越詳細(xì)，預(yù)留的空間就越多，這樣，倒架的風(fēng)險(xiǎn)也會大大提升。要先解決這個(gè)問題，最好的辦法就是減少屬類的類目，或者改變傳統(tǒng)的庫房管理模式，進(jìn)行創(chuàng)新。否則，無法準(zhǔn)確掌握庫房的預(yù)留空間，使頻繁的倒架將再所難免。這個(gè)時(shí)候，在檔案進(jìn)行分類管理的過程中，引入計(jì)算機(jī)就顯得非常有必要了，之所以這么說是因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)管理的前提條件下，可以實(shí)現(xiàn)直接進(jìn)行文件級檢索的效果，無需再經(jīng)過案卷這個(gè)級別?？梢詫n案工作人員從檔案組卷的煩瑣工作中解放出來，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在規(guī)劃管理檔案的管理中由于屬同一類檔案中的幾個(gè)部分可以按小卷立卷，立為3或4個(gè)小卷，雖然它們不合并在一起，但在計(jì)算機(jī)中卻建立了虛擬的關(guān)聯(lián)，保持了各小卷之間的有機(jī)聯(lián)系，這是“簡化整理。深化檢索”的創(chuàng)新嘗試，對于提高整理工作質(zhì)量和效率具有重要意義。再次，在規(guī)劃管理檔案檔號的編制方面，檔案管理工作還應(yīng)該能夠做到以下幾個(gè)方面：首先，應(yīng)該堅(jiān)持簡練的原則，以此來減少工作量和工作中的差錯(cuò)率。其次，還應(yīng)該堅(jiān)持穩(wěn)定性的原則。近幾年來，規(guī)劃局的各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和處室職能經(jīng)歷了多次變化，而規(guī)劃檔案的的類目并沒有與時(shí)俱進(jìn)，這就造成了相應(yīng)的滯后性，但是檔號的設(shè)置不會因機(jī)構(gòu)設(shè)置的變動而變動，它是相ξ榷ǖ模并且與建設(shè)部《城建檔案分類大綱》始終保持著一致，所以規(guī)劃局的檔案整理工作可以秉承這個(gè)原則在工作中進(jìn)行方法的創(chuàng)新。而要想實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，其必須要具備強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)為主，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為輔的意識，處理好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)投人的比例，加大對檔案信息資源建設(shè)的投入，以適應(yīng)電子信息時(shí)代的特點(diǎn)和需要。投入要本著部門匹配，比例適當(dāng)?shù)脑瓌t，合理劃分工作量份額，安排好整理工作與檔案信息庫建設(shè)的工作。此外，在加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)和利用的同時(shí)，有必要再對立卷改革進(jìn)行深化，簡化整理，深化檢索。在檔案計(jì)算機(jī)管理使信息檢索達(dá)到全面、迅速的時(shí)候，可以適當(dāng)削減“案卷”的概念。
可以說，創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，更是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力?？茖W(xué)的決策是提高效率的關(guān)鍵。建立數(shù)字城建檔案館，服務(wù)于城市規(guī)劃管理建設(shè)，城市規(guī)劃管理檔案的整理工作將直接影響城市規(guī)劃管理水平，在今后的過程中，我們一定要堅(jiān)持以結(jié)果為導(dǎo)向創(chuàng)新檔案管理方式，這樣才能使規(guī)劃局能夠更好的服務(wù)于城市建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]謝志玲.城市規(guī)劃檔案管理的發(fā)展創(chuàng)新初探[J].河南建材，2011，01：169-170.
檔案數(shù)據(jù)庫是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合。在長期實(shí)踐中，數(shù)據(jù)庫以其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂嘍?、管理新?、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。事實(shí)上，檔案數(shù)據(jù)庫是各類檔案信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎(chǔ)工作之一。
在建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范、便于共享的檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，僅僅依靠數(shù)據(jù)庫理論是不能勝任的，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養(yǎng)來進(jìn)行保障，也是我們平常所說的業(yè)務(wù)支撐。
一、檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導(dǎo)向作用
從管理學(xué)上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實(shí)體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實(shí)施分別管理?！?“這實(shí)質(zhì)上也是人類社會所有管理活動乃至認(rèn)識活動的基本方法?！闭?yàn)槿绱耍罢f得籠統(tǒng)一點(diǎn)，檔案管理理論上的所有能稱得上‘重大’的分歧和爭論，大都圍繞著分類方法展開。”
由是，筆者將檔案分類作為影響檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)理論，該理論直接影響著檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認(rèn)可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，根據(jù)嚴(yán)格的形式邏輯進(jìn)行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進(jìn)行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實(shí)存在狀態(tài)與界線對事物進(jìn)行區(qū)分的，強(qiáng)調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進(jìn)行把握，盡可能接近事物的真實(shí)狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實(shí)體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時(shí)首先按照檔案所屬的全宗進(jìn)行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進(jìn)行劃分，便于對檔案進(jìn)行多角度的靈活定位；歷史主義則強(qiáng)調(diào)了檔案來源屬性這個(gè)根本特征，有助于完整理解檔案內(nèi)容，這也是檔案數(shù)據(jù)庫區(qū)別于其他文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵要素。事實(shí)上，在檔案管理的過程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。
一般來說，對檔案的實(shí)體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進(jìn)行排架整理；而檔案內(nèi)容信息的管理則可以同時(shí)采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，一般是在來源單位層次上建立實(shí)體數(shù)據(jù)庫，實(shí)際上是將一個(gè)全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫范圍，同時(shí)利用視圖、索引等數(shù)據(jù)庫對象對內(nèi)容實(shí)施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中融合。
二、全宗原則及其理論發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用
檔案管理基本理論認(rèn)為檔案的實(shí)體管理必須維護(hù)和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。
首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類的基本方法，是人們經(jīng)過理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容反映的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的立足點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類方法所達(dá)不到的。
其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，能夠最大限度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€(gè)獨(dú)立組織或個(gè)人形成檔案的全部，是一個(gè)不可分散、不可打亂混淆的有機(jī)整體，這樣能夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹一幟、不同于圖書、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。
第三，依據(jù)全宗理論進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護(hù)工作。按照這種思路進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)在多數(shù)情況下能夠保證數(shù)據(jù)庫的建設(shè)者、管理者、擁有者、維護(hù)者是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫建設(shè)各方的利益是一致的，有助于保證檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的動力、資金以及作用的發(fā)揮。
1、全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫。
雖然全宗原則強(qiáng)調(diào)一個(gè)來源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實(shí)踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復(fù)雜化、專門化，這使得對全宗的集中統(tǒng)一保管難以實(shí)施。在檔案實(shí)體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當(dāng)一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個(gè)單獨(dú)的管理體系，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)，提供專門的庫房和設(shè)備，雖然可以在編號系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實(shí)體管理層面上已經(jīng)不具有嚴(yán)格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計(jì)檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財(cái)務(wù)部門單獨(dú)保管的管理方式。
中圖分類號：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）01-0278-01
文書檔案管理是一項(xiàng)機(jī)密性、原則性很強(qiáng)的工作，既要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案方面的法律、法規(guī)，又要遵循文書檔案自身的工作特點(diǎn)和規(guī)律性。公司文書檔案管理工作的任務(wù)就是把各種工作資料按照檔案管理的要求組成一個(gè)體系，通過分類使之固定下來，為使用者提供方便。公司文書檔案是否完整和系統(tǒng)是衡量一個(gè)公司管理工作水平的重要標(biāo)志，它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要。
一、目前公司文書檔案管理存在的問題與對策
（一）檔案分類方面
檔案分類的目的在于把同類的檔案集中在一起，便于保管和利用。檔案分類既要防止“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復(fù)和魚龍混雜。
1.檔案分類脫離實(shí)際憑空分類，人為地使檔案分類與檔案實(shí)際相分離。為不脫離實(shí)際，二級類目最簡單的方法就是按機(jī)構(gòu)職能（結(jié)合問題）進(jìn)行分類，如一個(gè)集團(tuán)企業(yè)（包括黨群組織）有行政管理職能又有業(yè)務(wù)管理職能，在管理過程中形成的文件材料實(shí)際上都屬于文書檔案，那么它的分類應(yīng)該為：1.文書檔案；1.1黨群行政，1.2業(yè)務(wù)。這里1.1黨群行政是按機(jī)構(gòu)分類。1.2業(yè)務(wù)是結(jié)合問題分類，從分類的標(biāo)準(zhǔn)上雖然缺乏統(tǒng)一性（一個(gè)是機(jī)構(gòu)、一個(gè)是問題），但按照檔案分類的習(xí)慣（機(jī)構(gòu)結(jié)合問題分類）是可行的，把相關(guān)問題的檔案集中在一起，便于保管和利用。
2.檔案分類與檔案實(shí)體整理、編目、排列不一致。在日常檔案的整理和編目中，往往存在著檔案分類與檔案實(shí)際的整理、編目、排列不相一致的現(xiàn)象，究其原因主要是檔案分類不是實(shí)質(zhì)性的分類，而是形式上的分類。要解決這個(gè)問題，檔案分類必須是“實(shí)類”而不應(yīng)是“虛類”，同時(shí)在編目中還應(yīng)強(qiáng)調(diào)和體現(xiàn)類的存在，否則就會失去分類的意義。如上所述的1 文書檔案；1.1 黨群行政，1.2 業(yè)務(wù)，在整理、編目和排列時(shí)就必須分開，黨群行政歸黨群行政，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)，不要分類是分開了，而實(shí)際編目和排列又不分開。既然有了類目，就必須按具體的類目去整理、編目和排列，因?yàn)榉诸惖哪康木褪菫榱税阉麄儏^(qū)分開來，便于保管和利用，否則就沒有必要把他們區(qū)分開來。
3.“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復(fù)和混雜。檔案分類宜粗不宜細(xì)，過度細(xì)分檔案，反而容易造成類目條款對本企業(yè)業(yè)務(wù)涵蓋不全、不準(zhǔn)，為檔案的整理帶來人為的麻煩，不利檔案的收、管、用。在具體操作時(shí)要注意：
（1）按機(jī)構(gòu)設(shè)類與按問題設(shè)類時(shí)層次要少，標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一。
（2）在體例結(jié)構(gòu)方面根據(jù)立檔單位的職能設(shè)置問題類目。取消機(jī)構(gòu)類目，在同一問題類目中，按機(jī)構(gòu)順序列舉歸檔范圍，如業(yè)務(wù)類下不分科室，按科室職能順序排列歸檔范圍條款即可。
（3）一級類目的設(shè)置同樣宜粗不宜細(xì)。如一般檔案的分類大綱（一級類目）可確定為：文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、特種載體檔案、人事檔案（可按照本企業(yè)的特定職能進(jìn)行增減）。如有必要細(xì)分，可在各自的一級類目下再設(shè)若干個(gè)二級類目。便于相對集中存放和查找。尤其是今后實(shí)施電子化的文書檔案管理時(shí)，要查找所需的檔案信息，只要有確切的檢索標(biāo)識（而且還可以用模糊檢索），在瞬間就可以顯現(xiàn)出來，因此檔案分類方法將是一種粗線條的大綱式的模式。
（二）文書檔案人員自身理論水平和業(yè)務(wù)能力
目前文書檔案人員大多是非專業(yè)的，培訓(xùn)機(jī)會很少，因此在檔案材料收集、檔案分類、材料整理上常會出現(xiàn)使用、查詢時(shí)的障礙問題。因此，提高文書檔案人員自身素質(zhì)是非常重要的，而且隨著檔案利用群體及服務(wù)需求的與日俱增，必定要實(shí)施信息化、電子化的管理模式，這就需要不斷更新檔案管理方法與技術(shù)，因此對文書檔案人員的理論水平和業(yè)務(wù)能力等方面提出了更高要求。
對于秘密文件歸檔時(shí)，雖然內(nèi)容不能流轉(zhuǎn)，但我們可將其文件目錄輸入微機(jī)，這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全，又保證了上網(wǎng)文件的安全。文書檔案可以為公司改制方案的實(shí)施提供可靠的依據(jù)。實(shí)施公司現(xiàn)代化制度的改革，必須充分發(fā)揮好文書檔案信息的重要作用，特別是公司改制后，其產(chǎn)權(quán)性質(zhì)發(fā)生了根本性的變化，人事制度也會發(fā)生相應(yīng)的改變，這就需要依照法律和行政法規(guī)等等，進(jìn)行有步驟地清產(chǎn)核資，清理債權(quán)債務(wù)、評估有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)，而這些內(nèi)容必須有大量的檔案信息作為依據(jù)， 才能有效地進(jìn)行企業(yè)的改造兼并資產(chǎn)重組。實(shí)現(xiàn)文書檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，有利于減輕工作人員勞動強(qiáng)度，縮短勞動時(shí)間，提高文書檔案管理的工作效率。將現(xiàn)代辦公技術(shù)與文書檔案管理相結(jié)合，是實(shí)現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理的重要途徑和發(fā)展方向。
二、加強(qiáng)公司文書檔案管理工作的建議
（一）公司對文書檔案的管理應(yīng)該予以高度重視，促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化在提高檔案管理水平的進(jìn)程中，一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對此項(xiàng)工作給予高度重視，加大資金投入，同時(shí)，企業(yè)檔案部門要加大對專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，全方位提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門間的管理與溝通，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的飛躍。公司領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理作為日常性工作來抓，對各分公司的文書檔案從不同層面開展檢查、評比，檢查中出現(xiàn)問題的及時(shí)糾正，有突出成績的予以表彰，充分發(fā)揮文書檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，使其檔案管理的亮點(diǎn)及特色得到充分發(fā)揮。
（二）切實(shí)有效地提高文書檔案管理人員的素質(zhì)公司有計(jì)劃地安排文書檔案管理人員到兄弟公司交流學(xué)習(xí)，對通過自學(xué)或考學(xué)等方式提高學(xué)歷的人員應(yīng)給予支持和獎勵(lì)，使高素質(zhì)文書檔案管理人才培養(yǎng)形成良性循環(huán)。
（三）加強(qiáng)電子文件管理和保護(hù)
文書檔案部門應(yīng)分門別類整理組盤。對于內(nèi)部文件，應(yīng)以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤：第一，按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二，將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對盤內(nèi)文件查找；對于外來紙質(zhì)文件，應(yīng)通過文秘部門處理，掃描成影像文件進(jìn)入本單位局域網(wǎng)絡(luò)，其傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。文件則應(yīng)嚴(yán)格按保密原則辦理。
（四）改善存放檔案的檔案室的條件
隨著科技的不斷發(fā)展，測繪檔案從之前的傳統(tǒng)實(shí)物檔案向電子檔案的方向發(fā)展。檔案管理人員要在此基礎(chǔ)上不斷的研究新的方法和新的模式，進(jìn)而加強(qiáng)現(xiàn)代測繪檔案的管理工作。
1 測繪檔案分類和歸檔工作
首先測繪活動中存在一部分技術(shù)性較強(qiáng)的技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收報(bào)告、成果圖、展點(diǎn)圖、技術(shù)設(shè)計(jì)書和文件材料等測繪資料。這些資料涉及的專業(yè)比較廣，形成過程也比較的復(fù)雜，所記錄的介質(zhì)種類也比較的多?；谝陨咸攸c(diǎn)，如果忽略對測繪資料的管理和收集工作，那么就比較容易造成測繪資料的失真與不規(guī)范。對生產(chǎn)和管理活動以及測繪科技方面的資料收集是測繪科技?xì)w檔的基礎(chǔ)，對測繪檔案的歸檔、積累、整理和形成有著重要作用。在將測繪資料歸檔之前，各個(gè)單位要進(jìn)行分類系統(tǒng)的整理，而且還要對檔案管理部門進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收。檔案管理人員還要參加測繪科研項(xiàng)目驗(yàn)收，進(jìn)一步的了解項(xiàng)目的情況，明確檔案的歸類范圍、內(nèi)容的檢定和手續(xù)的移交。在移交測繪材料的過程中，管理人員還要注意成果最終版本、移交期限等是否經(jīng)過了歸檔份數(shù)、整理份數(shù)和項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收的要求。在進(jìn)行歸檔的過程中，工作人員要在合理的時(shí)間范圍內(nèi)，按照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行歸檔。其次對于通用格式、數(shù)據(jù)成果形成單位、數(shù)據(jù)采用標(biāo)準(zhǔn)、管理部門責(zé)任和有關(guān)資料在利用、保管、運(yùn)輸和銷毀等的要求，都需要工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行。資料的收集與歸檔工作主要包括依法匯交的成果數(shù)據(jù)副本、基本測繪成果數(shù)據(jù)、出版發(fā)行的產(chǎn)品數(shù)據(jù)和相關(guān)的專用軟件與設(shè)備參數(shù)等。對于需要入館和上架的測繪資料，管理人員要及時(shí)的進(jìn)行分類、登記、制作檢索卡片以及編入檔案目錄，進(jìn)而方便今后的查找與上報(bào)。對于需要編入檔案信息庫的數(shù)據(jù)，檔案管理人員要對錄入設(shè)備有熟練的掌握，進(jìn)而做好軟件的分類歸檔并對比較重要的信息進(jìn)行備份保存。
2 內(nèi)容方面的分類
2.1 按照載體形式的不同進(jìn)行分類
測繪檔案主要包括全國性測繪檔案、地域性測繪檔案和專業(yè)性的測繪資料。地域性測繪檔案和全國性測繪檔案都是按照國家的統(tǒng)一規(guī)定，進(jìn)行分級管理和歸口負(fù)責(zé)的制度，并且由各個(gè)專業(yè)部門按照規(guī)定對專業(yè)測繪資料進(jìn)行自行管理。我國對檔案的有關(guān)規(guī)定為測繪系統(tǒng)的建立提供了檔案編制、歸檔范圍和檔案分類等依據(jù)。
2.2 根據(jù)載體的不同進(jìn)行分類
圖紙檔案主要是包括紙質(zhì)的圖表、照片文字說明、卡片、測繪記錄和成果成圖等，電子檔案則是需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和編輯的測繪檔案，并且還需要通過硬盤、磁盤和光盤等進(jìn)行保存。
2.3 根據(jù)記錄的內(nèi)容進(jìn)行分類
根據(jù)所記錄內(nèi)容的不同可以將測繪檔案分為生產(chǎn)技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案、教學(xué)科研檔案、測繪管理檔案和基本建設(shè)檔案。
2.4 根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類
根據(jù)檔案的性質(zhì)可以將測繪檔案分為特業(yè)測繪檔案、專業(yè)測繪檔案、基本測繪檔案和現(xiàn)勢資料測繪檔案。另外，常用的測繪檔案分類還包括專題分類、作者分類、職能分類、時(shí)間分類、區(qū)域分類、型號分類、外形分類和項(xiàng)目分類等。
3 加強(qiáng)測繪檔案分類管理的重要性
3.1 國土資源的基礎(chǔ)資料
目前，我國已經(jīng)大范圍的開展了林業(yè)、土地等的詳查工作，測繪檔案則是不同時(shí)期土地資源開發(fā)現(xiàn)狀的記錄。測繪檔案能夠使組織人員實(shí)地的進(jìn)行調(diào)繪，進(jìn)而準(zhǔn)確的反映出土地資源的變遷和利用的現(xiàn)狀。
3.2 測繪是經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的科學(xué)依據(jù)
科學(xué)的規(guī)劃是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，它必須根據(jù)能夠反映真實(shí)情況的測繪資料檔案，使布局更加的符合自然條件和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，進(jìn)而達(dá)到合理、經(jīng)濟(jì)、事半功倍的效果。我國一些重點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目在選址、布局設(shè)計(jì)、線路選擇等方面都是以測繪資料為依據(jù)，并在考證、研究和調(diào)查的基礎(chǔ)上進(jìn)行建設(shè)的。在對測繪檔案的充分利用上，科學(xué)合理的利用了地理優(yōu)勢。
3.3 能夠確?？倍ń缦薜目煽啃?/p>
我國決定用5年的時(shí)間來勘定各個(gè)省、市縣的界限，進(jìn)而確定各個(gè)行政區(qū)的范圍。影響勘定界限的因素有很多，其中包括生產(chǎn)生活過程中形成的環(huán)境，歷史記錄等因素，但最重要的還是依靠測繪檔案，它對勘界的地圖有著詳細(xì)的記載，為界限的勘定提供了比較有價(jià)值的參考資料。
3.4 測繪檔案是對歷史的真實(shí)記載
測繪檔案是社會、歷史、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的記錄，是不同地域進(jìn)行歷史編纂的重要依據(jù)。很多記載都對各地的歷史進(jìn)行了直觀、具體的描述，這些地形圖為以后研究經(jīng)濟(jì)、社會、歷史有著重要的作用。為了使測繪資料能夠更好的為社會服務(wù)，測繪生產(chǎn)單位在提交測繪資料之前要向上級上交測繪資料的目錄或者是副本，進(jìn)而實(shí)行統(tǒng)一的管理，以防測繪檔案資料的丟失，確保測繪資料的安全可靠，使其具有實(shí)際的參考價(jià)值。
4 結(jié)語
測繪檔案管理部門要利用現(xiàn)代的多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)建立完善的檔案分類系統(tǒng)，進(jìn)而提高檔案的質(zhì)量，進(jìn)一步的規(guī)范測繪檔案管理。測繪檔案不僅是一般的文檔資料，而且還涉及到經(jīng)濟(jì)、軍事和政治等多個(gè)方面，所以我們要使測繪檔案的分類與管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方面發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)社會的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
檔案是高校圖書館各項(xiàng)工作的原始記錄，其客觀真實(shí)地記錄著圖書館各個(gè)歷史時(shí)期各項(xiàng)工作的發(fā)展軌跡，是圖書館管理工作決策與規(guī)劃的依據(jù)，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。伴隨著普通高校的辦學(xué)規(guī)模的壯大，圖書館也隨之發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，因此產(chǎn)生的檔案在數(shù)量及載體形式上也不斷增多。
然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書館的檔案，以滿足高校教學(xué)、科研等各方面的需要，就成為迫切之需。
一、高校圖書館檔案管理工作存在的主要問題
利用中國知網(wǎng)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)總庫（2002-2012），以“高校圖書館”并含“檔案”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索（檢索時(shí)間2013年5月9日），共獲得19條期刊文獻(xiàn)記錄，而以“高校圖書館”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，則獲得44158條記錄。通過這一簡單的統(tǒng)計(jì)對比，表明近十年高校圖書館檔案管理工作的研究比較薄弱。究其原因，源于檔案管理未受到重視及實(shí)際工作的欠缺。
1、檔案管理工作未受到重視
圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價(jià)值。但在實(shí)際工作中，檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視。上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工大多數(shù)認(rèn)為檔案管理工作可有可無，因而缺乏搜集、提供檔案的主動性。
2、無高校圖書館檔案分類法
按照檔案學(xué)原理，做好檔案工作就是要做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎(chǔ)工作，而分類科學(xué)與否將直接決定案卷質(zhì)量的高低。高校圖書館檔案作為專門檔案，有其自身的個(gè)性特征，并不完全適用于《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》。因此，許多學(xué)校只能按照時(shí)間順序或簡單分類的方式進(jìn)行歸檔，在實(shí)際操作中卻無一套完整的分類法可依，造成高校圖書館檔案分類缺乏科學(xué)性，也無法進(jìn)行二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的開發(fā)，無法發(fā)揮檔案資源的效用。
3、檔案員素質(zhì)不高
高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有配備專業(yè)人員。檔案工作是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專業(yè)人員管理會使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)。加之兼職檔案管理人員的不穩(wěn)定，大多沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，必將導(dǎo)致檔案工作的被動落后，最終造成圖書館的檔案工作永遠(yuǎn)都做不好。
二、改進(jìn)高校圖書館檔案管理工作應(yīng)采取的對策
高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個(gè)重要組成部分，它如實(shí)記載著高校圖書館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值和信息傳播功能，對圖書館的未來發(fā)展起到很重要的作用。同時(shí)，隨著信息公開工作的開展，也對高校圖書館檔案的完備提出了要求。因此，應(yīng)盡快解決高校圖書館檔案工作中存在的問題，促使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)道路。
1、從思想上、行動上重視檔案工作
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。而這種支持不應(yīng)該僅停留在思想上，更多地應(yīng)體現(xiàn)在行動上的支持。因此，館領(lǐng)導(dǎo)要親自抓并主動參與檔案管理工作，并為檔案員在各方面提供工作便利。
2、科學(xué)分類，編制高校圖書館檔案分類細(xì)則
筆者認(rèn)為對檔案實(shí)行科學(xué)分類應(yīng)是完善高校圖書館檔案工作的重中之重。因?yàn)?，檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化，也便于校內(nèi)外用戶的查詢、利用。其次，高校館檔案管理人員基本都是兼職人員，其對如何分類并無清晰的認(rèn)識，編制一個(gè)通用的檔案分類細(xì)則有助于其更好開展工作。
雖然，教育部在1995年就頒布了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》。但在實(shí)際操作中，大多數(shù)高校館并未按此實(shí)施，而是各制定各的，這不利于檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)化，也不利于不同用戶的檢索利用。這方面應(yīng)向《中國圖書館分類法》學(xué)習(xí)。只要采用《中圖法》的館，其圖書的分類號都是一致的。而用戶只需了解《中圖法》，就可在不同圖書館實(shí)施檢索。因此，筆者建議可由國家教育部或各省教育廳的高校圖工委牽頭，以《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》為藍(lán)本，結(jié)合圖書館特點(diǎn)統(tǒng)一制定《高校圖書館檔案實(shí)體分類細(xì)則》，明確類目設(shè)置、標(biāo)識符號及注釋。方便各高校館按照統(tǒng)一的規(guī)則規(guī)范檔案工作。
3、提高檔案員的專業(yè)化
（1）對檔案員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。目前，高校圖書館檔案工作水平低下，很大程度上與兼職檔案人員缺乏專業(yè)知識有關(guān)。因此，高校應(yīng)該加強(qiáng)對檔案員專業(yè)知識的培訓(xùn)。一方面要提供培訓(xùn)機(jī)會，另一方面各校檔案館應(yīng)加強(qiáng)對兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而不是放任不管。
（2）健全檔案人員管理體制
在高校中，不單是圖書館，其他各職能部門，各院系從事檔案管理的基本都是兼職人員，這部分人員除了檔案管理工作之外，還有其它工作。而學(xué)校對他們只有要求，卻沒有支持及獎勵(lì)，這顯然無法調(diào)動兼職檔案人員的工作積極性。因此，建立一個(gè)全新的檔案人員管理體制十分重要。通過制定聘任制，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍。通過建立激勵(lì)機(jī)制，將個(gè)人工作表現(xiàn)作為考核的一項(xiàng)指標(biāo)，并與勞動報(bào)酬、評優(yōu)掛鉤，促進(jìn)檔案管理工作的良性發(fā)展。
（作者單位：大理學(xué)院圖書館）
參考文獻(xiàn)：
[1]邱秀文.高校圖書館檔案管理研究.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009（8）：24-26
《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》以下簡稱《分類法》的制訂與實(shí)施，結(jié)束了高校檔案分類各行其是、亂無章法的局面，開啟了高校檔案分類標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的先河。“該分類方法以‘領(lǐng)域范疇’和‘內(nèi)容性質(zhì)’為依據(jù)將高校檔案劃分為十個(gè)大類（一級類目），另設(shè)置若干二級類目，以漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字作為混合的分類代碼，直觀、準(zhǔn)確、易識、易記。它的實(shí)施是高校檔案管理工作的一大進(jìn)步，為我們提供了一個(gè)科學(xué)實(shí)用的檔案分類辦法?！雹俑咝n案分類方法的從無到有，是高校檔案分類工作實(shí)踐的歷史轉(zhuǎn)折點(diǎn)，是高校檔案分類工作發(fā)展歷程的一個(gè)重大標(biāo)志，它起到了承前啟后、繼往開來的作用。它保證了檔案室藏的完整性，促成了室藏內(nèi)容的系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)了室藏分類與排架的統(tǒng)一性。由此可見，一部高校檔案分類法的實(shí)施，帶動與影響了整個(gè)高校的檔案管理工作，其意義是廣泛與深遠(yuǎn)的。
2、《分類法》需要改革和完善
歷史上產(chǎn)生的任何一個(gè)事物，都必然經(jīng)歷從新生到成熟，又由成熟到衰亡的發(fā)展過程。新事物終究要取代舊事物，高校檔案分類方法也是如此。這就是事物發(fā)展變化的辯證法。
在《分類法》多年的實(shí)踐過程中，在它發(fā)揮著重大歷史作用，產(chǎn)生著重大影響的同時(shí)，人們也相繼發(fā)現(xiàn)其存在的若干不適用的方面。姜樹濱1995年在《學(xué)校檔案》第3期撰文分析高校檔案分類問題時(shí)指出：高校檔案分類一級類目的劃分，采用“領(lǐng)域范疇”標(biāo)準(zhǔn)，但高校部門的領(lǐng)域往往是多方面的，如教研室具有教學(xué)和科研兩個(gè)職能，用“領(lǐng)域范疇”的原則劃分類別，必然將同一部門在不同工作領(lǐng)域中形成的檔案割裂，破壞了其間的有機(jī)聯(lián)系。倪德云在《吉林檔案》1994年增刊中撰文認(rèn)為，使用《分類法》對高校檔案分類，由于類目層次多，類目劃分過細(xì)，除了檔案不易合理排架之外，類目不便記憶、檔案不便管理，還經(jīng)常發(fā)生因類目交叉而難以確定具體文件歸屬的問題。王根健在《阜陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)》1998年第3期論述《分類法》適用性問題時(shí)認(rèn)為，由于我國高校數(shù)量眾多，高校教育事業(yè)發(fā)展迅速，原有分類法沒有考慮橫向結(jié)合和跨專業(yè)的檔案類目協(xié)調(diào)等宏觀問題。從上個(gè)世紀(jì)九十年代至今，倡導(dǎo)高校檔案分類工作深化改革，使其與時(shí)俱進(jìn)的呼聲日趨強(qiáng)烈。筆者加以概括后分為三種類型：其一是推倒重來，如倪德云等同志建議，推倒舊的分類法，建立新的分類系統(tǒng)，使高校檔案管理發(fā)生徹底變化，面貌一新。其二是進(jìn)一步規(guī)范，如王根健等人認(rèn)為，改革高校檔案分類法，主要應(yīng)注重規(guī)范，以適應(yīng)高校檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)化要求。其三是簡易直觀，張小蓉等人認(rèn)為：新的分類法應(yīng)直觀易記，易于標(biāo)識，便于檔案檢索。
二、關(guān)于高校檔案分類工作改革的建議
1、應(yīng)當(dāng)建立正確的高校檔案分類工作指導(dǎo)思想
高校檔案分類工作應(yīng)當(dāng)格外注重實(shí)踐，并以正確的思維方法指導(dǎo)實(shí)踐，才能通過實(shí)踐認(rèn)識高校檔案分類工作的實(shí)質(zhì)，掌握其間的規(guī)律性。實(shí)踐又依靠科學(xué)分類理論的指導(dǎo)，鄭鐵錘建議：“將‘科學(xué)性、先進(jìn)性、前瞻性’作為高校檔案分類工作的指導(dǎo)思想?！雹诔捎裰凇稒n案》1996年第1期撰文指出：高校檔案分類應(yīng)以“科學(xué)、實(shí)用，體系結(jié)構(gòu)合理”作為高校檔案分類指導(dǎo)思想。筆者綜合了多方面意見，提出以“科學(xué)、通用、簡約、前瞻”作為指導(dǎo)高校檔案分類工作的“”。高校檔案分類首先應(yīng)當(dāng)注重科學(xué)性（即客觀性），要求其類目設(shè)置合乎高校檔案分類客觀要求并符合邏輯性，成為相互協(xié)調(diào)前后貫通的有機(jī)整體。新的分類法可以直接應(yīng)用于不同體制、類型、規(guī)模高校的檔案分類工作實(shí)踐，因而具有相當(dāng)程度的通用性。為了便于識別，易于記憶，易于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢，高校檔案分類類目必須符合簡約原則，將高校檔案分類類目合理歸并，簡單明了。同時(shí)，為了使分類方法在今后相當(dāng)長時(shí)期保持相對穩(wěn)定，應(yīng)當(dāng)充分考慮到高校檔案分類將來的發(fā)展變化，具有前瞻性。
2、明確高校檔案的分類規(guī)則——職能簡易分類規(guī)則
在確定了高校檔案分類思想之后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確分類操作的規(guī)則，以保證分類思想在檔案整理各項(xiàng)工作中的全面貫徹。職能簡易分類規(guī)則為“年代—類別—保管期限”。在檔案分類時(shí)，先將檔案區(qū)別為不同年代，然后按簡易職能加以區(qū)別，最后劃分檔案的不同保管期限，形成若干檔案保管單位。為了便于檔案排架和檢索，應(yīng)當(dāng)將分類號醒目標(biāo)識在卷盒脊背上方的空白處。該規(guī)則特點(diǎn)是：在檔案分類、編目、案卷流水和進(jìn)行排架等檔案整理工作中，始終保持了檔案類目特征和類的先后次序，從而保持了案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。這是檔案館藏實(shí)現(xiàn)科學(xué)組織，大幅度提高檔案利用效率的基本要求。
3、推行職能簡易分類和數(shù)字標(biāo)識
高校是履行國家教育職能的機(jī)構(gòu)，高校教育職能與社會公共職能的演變必定相互關(guān)聯(lián)并保持同步性，這是高校教育適應(yīng)社會需求，并按照社會需求培養(yǎng)人才的客觀要求。盡管高校因?qū)I(yè)而存在許多方面的差別，但是，任何專業(yè)都是高校綜合職能的組成部分，它們屬于個(gè)性與共性的相互關(guān)系。在充分考慮到上述問題之后，以高校公共教育職能作為制訂高校檔案分類辦法的客觀依據(jù)；將高校檔案分類工作結(jié)合國家賦予的教育職能加以宏觀思考，便是對高校檔案分類工作和制訂高校檔案分類法的客觀規(guī)律性的把握。筆者認(rèn)為，高校檔案內(nèi)涵的基本職能應(yīng)當(dāng)是黨群工作、行政管理、教學(xué)活動、科學(xué)研究、專業(yè)技術(shù)管理和綜合事務(wù)等方面，可以重新整合為黨群行政類、教學(xué)專業(yè)類、科技管理類和綜合事務(wù)類，以此作為高校檔案分類的一級類目；另外，以2008年8月頒布的《高校檔案管理辦法》中的第十五條“高校文件材料歸檔范圍”所列“黨群類、行政類，學(xué)生類、教學(xué)類，科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類，出版物類、外事類、財(cái)會類”作為二級類目，形成高校檔案類目劃分的基本框架。類目符號分別標(biāo)識為一組獨(dú)立的阿拉伯?dāng)?shù)字，一級類目與二級類目之間用“-”隔開，如黨群類檔案標(biāo)識為1-1、財(cái)會類檔案標(biāo)識為4-3，其他依此類推。該數(shù)字標(biāo)識既便利了實(shí)體檔案手工檢索，又為檔案信息計(jì)算機(jī)快速查詢奠定了基礎(chǔ)。
《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（以下簡稱《分類法》）由國家教委1993年底以教辦[1993]429號文件正式頒布實(shí)施，至今已有20年的歷史。在20年的使用過程中，《分類法》為“高校檔案工作者掌握高校檔案的形成規(guī)律，明確管理范圍，進(jìn)行科學(xué)管理，提供了指針”。[1]但是，隨著高校檔案工作外部環(huán)境的不斷變化、新的法規(guī)制度的出臺和修訂，以及高校檔案工作內(nèi)容的發(fā)展，《分類法》的修改已經(jīng)成為勢所必然。本文擬從高校檔案工作的實(shí)際，嘗試提出《分類法》的具體修改意見。
1 穩(wěn)中求變，以穩(wěn)為主的修改思路
求變求改已經(jīng)成為高校檔案實(shí)體分類工作的迫切要求，這一點(diǎn)為高校檔案實(shí)踐工作者所共識。在具體的修改思路上，筆者以為《分類法》的修改不宜大刀闊斧，更不能推倒重來，而只能在原有分類法的基礎(chǔ)上進(jìn)行適應(yīng)性修繕，同時(shí)注重未來高校檔案工作的發(fā)展趨勢，具備一定的前瞻性。
在檔案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理結(jié)果”，“在某些局部明顯不合理、不可用，可在原基礎(chǔ)框架內(nèi)進(jìn)行局部調(diào)整”。[2]已有的工作實(shí)踐表明，《分類法》所存在的問題集中于一些局部結(jié)構(gòu)需要進(jìn)行修改、刪減和增加，并不涉及《分類法》的全部。如果《分類法》進(jìn)行徹底的改變，將影響檔案分類方案和檔號編制體系的前后對應(yīng)，讓館藏檔案的整理缺乏連續(xù)性和系統(tǒng)性。
《分類法》的出臺，結(jié)束了之前高校檔案實(shí)體分類方案各自為政的局面，形成了較為統(tǒng)一的檔案分類體系和檔號編制模式，這也為高校之間的業(yè)務(wù)交流提供了統(tǒng)一的平臺。作為高校檔案工作最根本的法規(guī)制度，新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》也基本延續(xù)了《分類法》的分類體系。因此，《分類法》“可以考慮在維護(hù)原有分類體系和檔號模式相對穩(wěn)定不變的基礎(chǔ)上進(jìn)行適度調(diào)整和補(bǔ)充”。[3]
2 文書檔案以“組織機(jī)構(gòu)”為主的分類標(biāo)準(zhǔn)
《分類法》作為一部檔案實(shí)體分類法，并沒有單純地按照慣例采用來源原則作為分類標(biāo)準(zhǔn)，而“是想融組織機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法、實(shí)體分類法與信息分類法為一體”。[4]分類標(biāo)準(zhǔn)的雜糅，“容易形成同一類檔案按‘組織機(jī)構(gòu)’和按‘問題’分類并存的混亂局面”。[5]
基于穩(wěn)中求變的修改思路，《分類法》在分類標(biāo)準(zhǔn)上要尊重已有的分類體系成果，注重分類體系的延續(xù)性。在一級類目方面，《分類法》現(xiàn)有的一級類目不宜刪減，對于聲像檔案、實(shí)物檔案、學(xué)生檔案等則應(yīng)從整體上納入《分類法》的一級類目體系之中。
現(xiàn)有的分類體系中，基建、設(shè)備、科研、產(chǎn)品等科技檔案的二級類目以項(xiàng)目或產(chǎn)品為單位進(jìn)行劃分，符合科技檔案的成套性特點(diǎn)，應(yīng)該予以保留和延續(xù)。在文書檔案方面，《分類法》雖然是按照問題標(biāo)準(zhǔn)來劃分，但是每個(gè)二級類目的組織機(jī)構(gòu)指向卻相對明確。例如，XZ12表述為“人事”，其內(nèi)容主要來源于人事處和離退休處兩個(gè)機(jī)構(gòu)。這為文書檔案按照組織機(jī)構(gòu)分類法來劃分提供了可能，可以利用一個(gè)二級類目或三級類目來具體對應(yīng)相應(yīng)的機(jī)構(gòu)部門。這樣分類一方面可以做到歸類清晰，操作簡單；另一方面，也契合了高校推行的部門立卷制度，減少了實(shí)踐中因?yàn)椴煌M織機(jī)構(gòu)公用同一個(gè)分類號而造成的工作不便。對于組織機(jī)構(gòu)出現(xiàn)的合并、撤銷、新增等情況，可以采取就近歸類或微調(diào)分類體系的方式來解決。
3 堅(jiān)持“年度號—分類號—案卷號”的檔號編制模式
《分類法》對檔號模式作出了明確的規(guī)定，即高校檔號由“年度號—分類號—案卷號”構(gòu)成。這種分類體系符合高校檔案工作的實(shí)際，也為絕大多數(shù)高校所采用，為高校檔案工作交流提供了統(tǒng)一的技術(shù)平臺。以“年度”作為一級分類標(biāo)準(zhǔn)來組織館藏，有利于以年度為單位來管理和統(tǒng)計(jì)館藏檔案，符合高?！按文隁w檔”的工作慣例。同時(shí)，將同一年度所有類別的檔案放置完畢后再排列下一年度的檔案有利于節(jié)省庫房空間，便于查找，不用倒庫，真正實(shí)現(xiàn)排架和檢索的雙向功能。
隨著高校檔案工作的發(fā)展，也出現(xiàn)了“分類號—年度號—案卷號”為主的檔號編制模式。這種“類別”檔號模式，便于對館藏檔案按內(nèi)容進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)不同類別檔案之間的分離。在“年度”檔號模式已經(jīng)廣為使用的現(xiàn)實(shí)狀況下，筆者建議堅(jiān)持沿用。首先，“年度”檔號模式也能夠分庫保存館藏，實(shí)現(xiàn)按內(nèi)容管理，只需對每個(gè)庫房放置檔案類別作出明確規(guī)定。其次，“類別”檔號模式無法兼顧多樣的實(shí)踐狀況。對于條件較為簡陋，甚至只有一個(gè)庫房的高校而言，“類別”檔號模式容易出現(xiàn)頻繁倒庫等弊端，實(shí)踐效果不及傳統(tǒng)的“年度”檔號模式。
4 法規(guī)制度層面的一致性修改
在《分類法》運(yùn)行的20年里，廢止、修改和新增多部檔案法規(guī)制度，也就出現(xiàn)了《分類法》與有關(guān)法規(guī)制度不相適宜甚至相悖的情況。具體而言，首先表現(xiàn)在《高等學(xué)校檔案管理辦法》將“學(xué)生類”檔案作為一個(gè)單獨(dú)大類列入了高校檔案范疇。雖然，“學(xué)生類”檔案的列入引發(fā)了業(yè)界不小的爭議，但是作為《高等學(xué)校檔案管理辦法》的下位法，《分類法》在修改時(shí)理應(yīng)將“學(xué)生類”列為單獨(dú)的一級類目加以體現(xiàn)，其具體的分類方法則應(yīng)參照人事檔案的相關(guān)管理辦法。
《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》將保管期限由“三分法”改為“兩分法”，即由“永久、長期和短期”改為“永久和定期”，定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，分為30年和10年?！斗诸惙ā吩谛薷臅r(shí)需要將保管期限部分作相應(yīng)的變更，以符合檔案工作的實(shí)際，在高校起到一種積極的引領(lǐng)作用。
5 “因地制宜”確立特殊檔案的分類體系
《分類法》對特殊檔案涉及較少，且內(nèi)容較為簡略，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的發(fā)展，需要給出更為明確的分類指導(dǎo)意見。
聲像檔案方面，《分類法》需要將“聲像載體檔案”的稱謂改為更符合約定俗成的“聲像檔案”。在具體的分類體系上，應(yīng)該依據(jù)承載聲像檔案的不同載體來劃分，只有這樣才能便于排架入庫和組織館藏。《分類法》中聲像檔案現(xiàn)有的8個(gè)二級類目基本概括了聲像檔案的各種載體形式，符合實(shí)際工作需要，應(yīng)該保持不變。至于其中數(shù)量較多的SX12照片和SX19光盤等檔案，各個(gè)高?？梢愿鶕?jù)自身的實(shí)際情況來研制更為細(xì)致的分類體系。
實(shí)物檔案方面，雖然“實(shí)物檔案”這一概念尚未得到學(xué)術(shù)界的統(tǒng)一認(rèn)可，但是在現(xiàn)實(shí)工作中卻已經(jīng)廣為使用，并且是展示高校辦學(xué)歷程的重要實(shí)物性證據(jù)，因此將實(shí)物檔案寫入《分類法》也就順理成章。實(shí)物檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和聲像檔案一樣，主要依據(jù)檔案載體的不同來劃分，以達(dá)到方便組織館藏的目的。高校實(shí)物檔案主要包括印章、題詞、字畫、獎牌、獎狀、錦旗等，內(nèi)容涉及廣泛，其類目設(shè)置在注重實(shí)物檔案載體特性的同時(shí)要兼顧各個(gè)類別之間檔案數(shù)量的平衡，做到類目設(shè)置富有包容性和穩(wěn)定性。
高校特殊檔案中還存在著一些內(nèi)容特殊的檔案，例如，高校名人檔案、教工業(yè)務(wù)檔案等。與載體特殊檔案在高?；酒占八煌氖牵@些內(nèi)容特殊檔案的普及性有限，因此，在《分類法》中應(yīng)該提及并給出原則性的分類方案編制方法，但無需給出詳細(xì)具體的分類體系。鑒于內(nèi)容特殊檔案的特點(diǎn)，以所涉及的自然人或法人為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類較為切合實(shí)際。
6 電子文件分類方案與其實(shí)體檔案一致
《分類法》誕生于20年前，因此，其中并未涉及電子文件的相關(guān)內(nèi)容，而隨著信息技術(shù)和檔案工作實(shí)踐的不斷發(fā)展，對這一問題的思考已不容回避。例如，傳統(tǒng)的光學(xué)照片有紙質(zhì)底片，而數(shù)碼照片時(shí)代“底片”已經(jīng)基本演變?yōu)榧堎|(zhì)照片對應(yīng)的電子文件，傳統(tǒng)“底片”基本退出歷史舞臺。
在電子文件真實(shí)性和法律憑證價(jià)值問題沒有得到解決之時(shí)，高校只能采取紙質(zhì)檔案與電子文件同步歸檔的方法來組織歸檔。電子文件與紙質(zhì)文件共同反映了某個(gè)具體的檔案信息，是同一信息的不同表現(xiàn)形式。《電子公文歸檔管理暫行辦法》第17條規(guī)定“歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理”。因此，在進(jìn)行《分類法》修訂時(shí)，電子文件不能作為單獨(dú)的一級大類，其分類方法應(yīng)與對應(yīng)的檔案實(shí)體一致。具體而言，某個(gè)紙質(zhì)檔案文件與其電子文件應(yīng)該具有相同的檔號，不管這份電子文件是通過掃描、翻拍或系統(tǒng)自動生成等何種方式產(chǎn)生。對于沒有紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子文件，其分類方法同樣應(yīng)該依據(jù)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行歸類，同時(shí)賦予相應(yīng)檔號。
*本文系浙江省教育廳項(xiàng)目（編號：Y201329313）和浙江師范大學(xué)項(xiàng)目（編號：JYGL201225）的研究成果之一。
參考文獻(xiàn)：
[1]鄧紹興.高等學(xué)校檔案管理理論與實(shí)踐的重要成果——《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》評介[J].檔案學(xué)通訊，1995（1）：33.
[2]馮惠玲.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1999：74.
