時間：2023-07-06 09:29:14
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2、電子政務環(huán)境下檔案管理所存在的問題
(1)檔案的原始性、真實性不夠完全。原始性以及真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質(zhì)檔案在實際工作中無比容易就可對于其原始性以及真實性進行確認,而電子文件檔案在其構(gòu)成以及處理進程中,信息的可變性是無比大的,如果在處理進程中刪除了或者者修改了原始文件,是不容易被識破的。同時,在電子檔案的處理進程中還擁有與信息載體互相分離的屬性,因而,電子檔案很容易在構(gòu)成的進程中被人修改,對于檔案的原始性、真實性以及可靠性都造成為了影響。
(2)檔案難以久長貯存。硬件、軟件和環(huán)境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、利用等階段發(fā)生影響。在貯存進程中,電子檔案對于載體的機能和環(huán)境的請求無比嚴格,加之其使用壽命其實不長,貯存載體沒法對于自然災難或者者病毒的腐蝕進行有效抵抗,操作失誤或者者電壓不穩(wěn)都會嚴重破壞或者者丟失信息內(nèi)容。因而,檔案信息難以進行長期的貯存。
(3)檔案的安全性、不亂性不高。跟著信息全世界化的發(fā)展,世界各個角落的人們都能享遭到網(wǎng)絡技術(shù)所帶來的便捷,因為因特網(wǎng)的開放性較強,籠蓋于世界的各個地區(qū),因而每一個人均可自由進入因特網(wǎng)實現(xiàn)資源同享。在電子政務環(huán)境下,首要文件的傳輸大部份是通過因特網(wǎng)來施行的,在傳輸進程中,電子文件極易遭受黑客襲擊,致使文件內(nèi)容被捏造或者者泄漏出來。電子檔案在保留、管理以及接管進程中極易遭到病毒的影響,目前熟識計算機技術(shù)的黑客較多,就算電腦中安裝了防火墻,簡易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以,電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患,安全性以及不亂性均不高。
3、電子政務環(huán)境下的檔案管理策略分析
(1)樹立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫。健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為政府提供更可靠、更全面的信息,有益于其查詢與應用。確保檔案信息的全面性、真實性以及完全性是樹立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫的條件與基礎,由于這樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務的需求符合。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫不但能深度發(fā)掘信息數(shù)據(jù),還能提供更好的服務為政府決策。
(2)施行“前端節(jié)制”。檔案管理在電子政務環(huán)境下的特色是總體性、連續(xù)性以及現(xiàn)實性,要想使其作用患上到優(yōu)良施展,就不能長期地停留于“后端節(jié)制”的服務階段,必需將這類傳統(tǒng)后進的策略進行轉(zhuǎn)換,施行“前端節(jié)制”策略。檔案管理部門主動地提早接入對于信息資源的收拾、搜集以及應用工作中的法子就是“前端節(jié)制”,這類法子可實現(xiàn)本身管理工作以及電子政務系統(tǒng)的同步發(fā)展?！扒岸斯?jié)制”不但是電子政務環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時歸檔以及長時間應用的請求,也是保障檔案信息安全性的需要。
(3)加強信息安全與標準規(guī)范。檔案信息的多樣性以及繁雜性使其管理在電子政務環(huán)境下發(fā)生了良多問題,檔案信息的安全以及標準規(guī)范問題可保障檔案管理順利進行。因為電子政務系統(tǒng)的安全管理體制尚未完美,致使檔案信息要面臨的問題較多,為了加強在電子政務環(huán)境下的檔案管理工作,必需對于電子政務中內(nèi)部網(wǎng)絡的建設進行加強,這也是管理部門對于檔案進行有效管理的首要手腕。網(wǎng)絡安全的保證對于電子政務下的檔案管理工作擁有無比首要的作用。此外,從根本上說,政府部門對于檔案信息的安全管理也體現(xiàn)出國家對于檔案信息的建設。所以,政府中的檔案管理部門應嚴格依照國家所制訂的信息安全規(guī)范和框架施行對于檔案信息的安全建設工作,從更深層次上解決信息安全中存在的問題。
(4)樹立信譽檔案模式。在電子政務環(huán)境下對于信譽檔案模式的樹立可將某對于象的信譽情況進行及時記錄、反應和證明。在電子政務環(huán)境下的信譽檔案建設可為政府機構(gòu)的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務,無論是對于政府檔案信息所施行的公然決策,仍是對于檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設以使其服務能力擴大于社會中,都是以信譽檔案為基礎的。檔案信息管理中的信譽檔案建設使科學、公道地管理信息資源的目的患上以實現(xiàn)。因而,在電子政務環(huán)境下,信譽檔案的樹立對于我國電子政務的快速發(fā)展擁有增進作用。
（一）加強組織領導，精心安排部署。一是及時召開動員大會，對開展廉政風險防控機制建設工作進行動員部署，成立了由局長任組長，副局長、為副組長，各科室負責人員為成員的檔案局廉政風險防控機制建設工作領導小組，負責對整個活動的組織領導、檢查督導及協(xié)調(diào)保障工作。確保了活動按要求扎實推進。二是研究制定并印發(fā)了《檔案局廉政風險防控機制建設工作實施方案》，明確了廉政風險防范管理工作的指導思想、對象、范圍、內(nèi)容和具體要求等。為廉政風險防控機制建設工作的順利推進提供了制度保障。
（二）扎實深入開展廉政風險防范管理工作
1、注重前期預防
為增強干部職工的廉政風險防控意識，每周利用政治學習的時間，采取聽講座、外出參觀、觀看反腐倡廉光盤、進行心理調(diào)適和自學等方式開展學習教育活動，并做好學習記錄。這些學習教育活動的開展，提高了黨員干部的整體素質(zhì)，增強了大局意識、責任意識、法制意識和廉政意識，激發(fā)了愛崗敬業(yè)、積極進取、廉政勤政的熱情。
2、強化中期監(jiān)管
為將崗位廉政風險防控管理落到實處，各科室圍繞行政管理環(huán)節(jié)、檔案管理環(huán)節(jié)對每個崗位、每位干部的工作職責進行認真梳理，填寫了《行政職權(quán)目錄表》，通過采取自己找、群眾提、互相查、領導點、組織評等方法，全面查單位、科室、個人存在的或潛在的崗位廉政風險點，并按照危害程度和發(fā)生頻率等進行分析評估，確定不同的風險等級，全面推行崗位廉政風險防控管理，圍繞收費管理、監(jiān)督檢查、行政許可、人財物管理等重點環(huán)節(jié)，完善了檔案利用制度、行政執(zhí)法公式制度、首問負責制度、廉政談話制度及人事管理、車輛管理等方面的制度，逐步形成了用制度管人、用制度管事、用制度管權(quán)的監(jiān)督制約機制，切實做到辦事效率提高，服務能力增強。
3、完善后期考核
為使廉政工作規(guī)范化，我局建立了廉政風險防范監(jiān)督考核制度，通過階段檢查、單位內(nèi)部評估、風險控制、定期考核方式，對局廉政風險防范各項措施落實情況進行考核評估，把檔案管理中的行政許可、檔案利用收費等重點工作都置于廉政風險防范管理監(jiān)督之中，使全局工作運轉(zhuǎn)更加制度化、規(guī)范化、程序化、高效化。
二、取得的成效
通過開展廉政風險防范管理工作，初步形成了覆蓋機關(guān)的廉政風險防范管理工作網(wǎng)絡，逐步建立了比較完善的廉政風險防范管理長效機制，有效防范和化解廉政風險，促進機關(guān)工作人員廉政高效，推動檔案工作的高效健康發(fā)展。
研究生論文具有分散性，個體性的特點，比如我校，在研究生畢業(yè)離校之前，論文檔案尚分散在600多名研究生的手中。那么，我們?nèi)绾蝸磉M行有效的保質(zhì)保量的收集呢？在研究生畢業(yè)離校之前，我們把論文的歸檔工作作為他們離校手續(xù)中必辦的一項內(nèi)容。如果他們的論文沒有歸檔，那么他們不能最后辦完離校手續(xù)，也就不能離校。
然后，具體該由準來進行收集呢？筆者最近走訪了幾所高校，一般由系里的兼職檔案員負責收集。兼職檔案員由研究生秘書或?qū)W科秘書，科研秘書，圖書資料員等來擔任，筆者認為由研究生秘書擔任的最佳。因為研究生秘書能和研究生取得直接聯(lián)系，有關(guān)論文歸檔的內(nèi)容和要求可以提早通知他們。在實際工作中，往往會遇到這樣的情況，研究生拿了材料來歸檔，這時，如果論文不符合要求，他們會說事先不知如何要求，而現(xiàn)在他們馬上要畢業(yè)離校了，這不僅給收集工作帶來困難，也給即將離校的研究生造成不便。如果由研究生秘書擔任兼職檔案員來收集論文，一些歸檔需要的表格和具體要求說明提早交給研究生秘書，由各系研究生秘書發(fā)到研究生手里，也就可以對歸檔中的一些不合格品打一劑預防針。而由其它人員擔任，沒有研究生秘書所具有的優(yōu)勢。
研究生論文檔案的歸檔工作，也是研究生管理工作中的一部份。復旦大學實行了部門立卷制度，即由研究生院統(tǒng)一歸口、立卷，然后移交學校檔案館，檔案館對他們作具體的業(yè)務指導和監(jiān)督。這一途徑既符合部門立卷制度，又宜于做好研究生論文的歸檔工作。一方面，研究生院論文材料的內(nèi)容最為熟悉，他們最了解檔案的完整與否及內(nèi)容之間的相互聯(lián)系。另一方面，有利于檔案人員集中精力和時間，開發(fā)檔案資源，主動提供利用，同時，也可以更好地進行監(jiān)督和指導。如果不經(jīng)研究生院而直接歸到檔案館，首先，這不符合部門立卷制度；其次，研究生秘書不屬于檔案人員系列，檔案館對研究生秘書工作不能施加任何影響。因此，由研究生院統(tǒng)一歸口，有利于保證論文的質(zhì)量。
二、研究生論文整理中組卷方式的探討
縱觀幾所院校，無外乎兩種組卷方式：一是按人頭組卷，即把一個研究生的所有材料都集中在一起，包括論文和評閱材料。另一種是論文和評閱材料分開組卷，論文以人組卷，而評閱材料按系或?qū)I(yè)集中組卷。按人頭組卷，一個人的材料比較集中和清楚，然而，筆者以為還是論文和評閱材料分開組卷為宜。首先，從利用的角度看，一般來講，很少出現(xiàn)論文和評閱材料同時使用的情況，而對評閱材料利用較多的是各系在搞研究生教學質(zhì)量評估或單個碩士點，博士點申報、評估的時候，即大量利用時，多以系或?qū)I(yè)的單位。因此，評閱材料以系或?qū)I(yè)為單位集中保管，有利于迅速地査借利用。其次，按人頭組卷，由于論文材料直接來源于研究生，而評閱材料往往以系為單位集中，要把一個人的所有材料都集中在一起。這樣，組卷工作就比較麻煩，這于實際工作并無必要。
三、研究生論文如何實行計算機管理：
研究生論文經(jīng)研究生院部門立卷之后，移交到檔案館，然后，我們對它進行全面的計算機管理工作。計算機管理功能如下：輸入功能：我們設了與論文有關(guān)的以下字段，如分類號、排架號、排架流水號、密級、論文題名、系別、論文作者、導師、備注等。這些字段大致反映了論文檔案所要標識的所有內(nèi)容。
統(tǒng)計功能：根據(jù)需要可以設多種統(tǒng)計功能，如“按系統(tǒng)計”、“按導師統(tǒng)計”等等。
修改功能：包括修改和刪除。
查借利用功能：結(jié)合輸入的字段，運用“與、或、非”的邏輯關(guān)系，可以提供多種檢索途徑。
打印功能：分類簿冊，總簿冊及各種統(tǒng)計報表等均可打印出來。
論文實行了計算機管理之后，直接輸入計算機，并在計算機上迅速地進行統(tǒng)計，修改、查找和打印各類簿冊。這樣，不僅大大減輕了手工勞動，而且為進一步開發(fā)檔案資源打好了基礎。
檔案對于事業(yè)單位的發(fā)展有著關(guān)鍵性的作用，單位管理者對這一工作的重視程度也在加強，但是在實際管理的過程中還是存在著一定的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。
第一，檔案收集和整理不到位。在事業(yè)單位檔案收集的過程中，由于管理人員缺乏一定的工作經(jīng)驗和檔案歸檔的意識，在檔案劃分的過程中并沒有按照要求劃分歸檔范圍，且在日常的工作中忽視檔案的手機工作，導致檔案的保存存在著不全面的現(xiàn)象。
而在檔案整理的過程中，一些單位經(jīng)常講活動行程的文書、音響和照片放在一起，或者是不按照標準進行分類整理，這樣給后續(xù)的工作帶來了一定的麻煩。
第二，缺乏良好的檔案管理條件。從當前的情況來看，一些事業(yè)單位并沒有按照標準設置單獨的檔案室，而只是在辦公室或者是其他的科室內(nèi)部設立檔案室，這樣就給檔案的管理工作帶來了不便，影響到檔案的保管。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位不僅沒有設置專門的檔案室，在檔案的使用過程中也存在著丟失和損壞的現(xiàn)象。
第三，檔案管理人員水平有限。檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，要求管理人員具有豐富的管理經(jīng)驗和專業(yè)化的管理理論知識，而目前事業(yè)單位當中的檔案管理者政治覺悟性較低，業(yè)務水平也較差，保密紀律缺失。一些事業(yè)單位的檔案管理人員更換頻繁，缺少對專業(yè)知識的鉆研，這樣就影響到管理工作的正常進行。
二、事業(yè)單位檔案管理工作問題的解決對策
上文中從三個主要方面分析了當前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，下面本文結(jié)合工作實際，對如何做好事業(yè)單位檔案管理工作提出幾點建議。
第一，做好檔案的收集和整理工作。在日常管理的過程中，管理者首先要做好檔案的收集工作，防止檔案的缺失。而要保證檔案收集的完整性，僅僅依靠命令和制度規(guī)范是遠遠不夠的，還需要結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部的實際情況開展工作。具體來講，需要重點宣傳檔案收集工作的重要性，增強管理者的檔案收集意識，并不斷培養(yǎng)和增強檔案管理人員的工作熱情，使他們能夠重視檔案規(guī)黨制度，并且貫徹執(zhí)行這些制度。
在檔案整理的過程中，一定要做到規(guī)范性整理，這樣能夠便于檔案的保管和利用。檔案的整理過程需要按照檔案裝訂、檔案分類、檔案編排、檔案編號、檔案編目以及檔案裝盒的順序進行，不能夠打亂順序。需要注意的是，在整理的過程中，對于不同載體、不同形式以及不同保管期限的檔案一定要分類整理，分別存放，不能夠混淆。例如對于照片、視頻以及文字資料檔案，就需要分別進行整理和保管。
同時，檔案整理時還需要正確的劃分檔案的歸檔范圍。只要是具有一定的保存價值的文件，都需要列入到歸檔的范圍之中，尤其是要對容易忽視，或者是不容易收全的文件資料要重點整理。而對于重復性、臨時性等不需要保存的文件，則不需要進行歸檔整理。
第二，設置檔案室，創(chuàng)造良好的檔案保存環(huán)境。為了更好的開展檔案管理工作，事業(yè)單位必須要設置專門的檔案室，用來保管檔案，保證檔案的安全性?？梢哉f，檔案是事業(yè)單位的寶貴財富，因此，設置良好的檔案保存環(huán)境至關(guān)重要。
除要設置檔案室外，還需要做好庫房管理工作，庫房內(nèi)一定要有必要的檔案設備，并且要符合檔案管理的標準。且要設有系統(tǒng)化且科學化的檔案管理方法，配有專業(yè)化的檔案保管人員，提升檔案保管的安全性。
需要注意的是，一定要保證檔案流動過程的安全性，在事業(yè)單位使用檔案的過程中，管理者一定要做好安全防護工作，防止在這個過程中出現(xiàn)檔案損壞或者丟失的現(xiàn)象。使用中一定要輕拿輕放。
第三，提升檔案管理人員的綜合水平。檔案管理工作看似簡單，但是要求管理者具備豐富的管理知識和檔案分類整理等專業(yè)知識，這就必須要提升管理人員的綜合水平。為此，加強培訓成為首要的措施。具體來講，事業(yè)單位要定期聘請專業(yè)講師對檔案管理人員進行知識培訓，同時要組織管理者每周學習，交流經(jīng)驗和學習體會，實現(xiàn)共同進步，力求創(chuàng)建一支高水平的檔案管理團隊。
（二）執(zhí)法人員素質(zhì)有待提高根據(jù)河南省水政監(jiān)察總隊對河南省24個支隊和154個大隊的調(diào)查結(jié)果顯示：水政監(jiān)察大隊的人員（3832人）中，中專以上學歷為2017，占總?cè)藬?shù)的52.6%；大專以上學歷為1497人，占總?cè)藬?shù)的39.1%；本科以上學歷為318，占總?cè)藬?shù)的8.4%。從學歷結(jié)構(gòu)看，本科以上學歷人數(shù)較少，大專以上學歷的人數(shù)比例也不足50%，學歷結(jié)構(gòu)有待于進一步優(yōu)化。有的大隊雖然引進了文書檔案管理專業(yè)的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓。
（三）經(jīng)驗交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執(zhí)法檔案管理工作水平，各個水政監(jiān)察大隊之間就要不斷地進行經(jīng)驗交流，只有通過經(jīng)常性的經(jīng)驗交流才能找出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結(jié)出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理工作方面的經(jīng)驗。通過經(jīng)驗交流會促進各個水政監(jiān)察大隊在水行政執(zhí)法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執(zhí)法檔案，才能提高領導同志對水行政執(zhí)法檔案管理工作重要性的認識，從而加大對水行政執(zhí)法檔案管理工作的投入力度。
二、加強現(xiàn)代水行政執(zhí)法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強化責任，提高認識要加大對水行政執(zhí)法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監(jiān)察機構(gòu)要把水行政執(zhí)法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個水行政監(jiān)察機構(gòu)的水行政執(zhí)法檔案資料管理責任，經(jīng)常組織檢查組進行檢查通報。對水行政執(zhí)法檔案資料管理不力、不善的要責令整改，并對整改方案進行監(jiān)督和指導。
（二）嚴格執(zhí)行水行政執(zhí)法檔案資料管理規(guī)定要想使水行政執(zhí)法檔案資料的管理更好地服務于水行政執(zhí)法工作，就要嚴格執(zhí)行檔案資料管理規(guī)定。根據(jù)《關(guān)于印發(fā)水行政執(zhí)法文書檔案管理辦法》中對水行政執(zhí)法文書檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，要對各種檔案資料立卷歸檔進行嚴格的要求，認真收集、積累、整理水行政執(zhí)法檔案資料，然后分門別類進行歸檔，使所有的水行政執(zhí)法資料都達到統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標準。
（三）水行政執(zhí)法檔案資料整理應按章有序進行水行政執(zhí)法檔案資料整理與分類應按照水行政執(zhí)法檔案形成規(guī)律和特點，將水行政執(zhí)法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執(zhí)法檔案資料的有機聯(lián)系，使其有系統(tǒng)、有條理地反映執(zhí)法活動的歷史面貌。劃分類別和屬類的標準要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項目分類。
（四）強化水行政監(jiān)察人員的業(yè)務培訓水行政監(jiān)察執(zhí)法人員中有些人未經(jīng)過專項培訓，監(jiān)察執(zhí)法隊伍中即懂專業(yè)又懂法律的人才比較缺乏，部分執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，法律知識掌握不夠，業(yè)務不熟悉，造成執(zhí)法水平較低。一些案例告訴我們，因?qū)?zhí)法證據(jù)收集程序、步驟的不熟悉，造成執(zhí)法過程不規(guī)范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經(jīng)常開展執(zhí)法人員業(yè)務培訓，規(guī)范執(zhí)法程序，提高水行政監(jiān)察執(zhí)法人員的業(yè)務素質(zhì)和執(zhí)法水平。
（五）應建立“案件首問負責制”和“案卷檔案調(diào)用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員同時負責案卷、證據(jù)的整理，并負責及時將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調(diào)用和管理必須明確專人負責，并有專門場所保管案卷，做好調(diào)卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
[abstract] according to the bank's request, feasibility study stage from began to work, a comprehensive collection archive, timely tidy up, do file can complete reflect the whole process of the project implementation, with clear, simple to the project of access path, for the next world bank and domestic water conservation project provides detailed data and text information.
[keywords] water and soil conservation; bank projects; File management
中圖分類號：S157 文獻標識碼：A文章編號：
工程檔案是工程項目的重要組成部分,在工程建設過程中,發(fā)揮重要的作用。盤縣于2006年第一次實施水土保持世行貸款項目，在檔案管理工作中，積極探尋與國內(nèi)項目的不同之處，學習世行項目的相關(guān)要求，總結(jié)工作經(jīng)驗，理清工作思路，端正工作態(tài)度，扎實做好檔案管理工作，通過驗收，主要做法為：
1 端正思想，正確認識檔案工作的目的及作用
檔案是體現(xiàn)和反映單位工作生產(chǎn)活動的真實面貌、主要職能活動，便于今后的利用和為國家積累寶貴的檔案資料。它是單位工作查考的依據(jù)，是生產(chǎn)建設的豐富資料，是科學研究的基礎和條件，同時又是歷史的真憑實證。它主要作用是：第一，反映歷史真實面貌、反映一項工作的全過程、反映同一年度所做的各項工作、反映一項工程的全貌；第二，便于今后工作的利用；第三便于今后工作的總結(jié)與計劃、經(jīng)驗的總結(jié)。
盤縣水土保持辦公室在世行項目各項工作中，嚴格要求檔案工作人員要正確理解和認識檔案工作的重要性，第一時間作好資料收集、登記與初步歸類工作，用端正、認真的工作態(tài)度對待，杜絕文件資料收到后隨處一放，需用時又花大量的時間和精力去找的現(xiàn)象發(fā)生。
2 認真總結(jié)過去的工作經(jīng)驗
2004年，盤縣水土保持辦公室根據(jù)《檔案法》、《檔案文件整理指南》、《長江流域水土保持技術(shù)手冊》中的（檔案管理部分）等書籍中的相關(guān)規(guī)定、要求，制定了盤縣水土保持辦公室的《技術(shù)檔案管理辦法》，并以此辦法對水土保持辦公室從1992年開始至今已實施的工程的檔案資料重新進行整理、分類和歸檔。在這些整理工作中，檔案人員學到和積累了一定的相關(guān)知識和整理經(jīng)驗，具備了一定的對檔案資料收集、整理的辨別能力和工作基本要求，養(yǎng)成了良好的工作習慣，為水土保持世行的檔案管理工作打下了基礎。同時，在盤縣水土保持世行項目實施前，檔案工作人員先學習項目的相關(guān)資料，了解項目的工作目的、計劃達到的成效、實施的主要過程、檔案工作涉及內(nèi)容等后，認真總結(jié)原有工作經(jīng)驗，制定世行項目檔案管理工作初步方案，逐步開展工作。
3 水土保持世行項目檔案工作的具體做法
縣水保辦在實施世行項目后，檔案人員就感覺世行項目與國內(nèi)項目有很大的不同，世行項目工作要求高、工作內(nèi)容多、劃分細、涉及面廣，對檔案管理工作要求更高，檔案人員及時調(diào)整原有習慣的工作思路，按世行的要求結(jié)合工作實際開展工作。
3.1充分做好資料的收集工作
從項目一開始，就對項目各個部分形成的資料進行收集和整理，收集過程中，主要以總體項目與各條小流域分別進行，總體項目按總體項目資料進行收集，主要包括涉及整個項目的資料，反映項目的總體如規(guī)劃，批復、評估文件、項目執(zhí)行手冊、投資、完成等內(nèi)容。各條小流域按實施的各條小流域進行，主要包括涉及單條小流域的資料，如設計、實施、合同、報賬、驗收等內(nèi)容。
總體項目與各條小流域的資料收集與整理中，按以下主要類別進行分類保存，目的為在使用中能及時準確的提供出來，具體為：規(guī)劃階段資料、可研階段資料、設計階段資料、項目培訓資料、項目管理資料、實施階段資料、年度竣工驗收資料、項目總體竣工驗收文件、其它綜合類等。
3.2文件資料歸檔范圍的確定
在所收集資料的基礎上，初步進行鑒定和篩選，能反映和體現(xiàn)項目主要工作內(nèi)容及過程的留下，一些意義不大、沒有價值的、多余的則不保留。
3.3檔案整理、歸類
在上述收集的初步歸類類別的總體項目與各條小流域的資料中，再各類別中進行如下細化整理工作：
1、按項目自然發(fā)生的順序進行細化整理，即在類別的基礎上，按時間順序進行整理。
2、在整理結(jié)束后，對總體項目進行單獨整理、編號、成冊；對各條小流域分別獨立進行整理、編號、成冊。這樣，從檔案中就清晰的把總體項目與各條小流域情況各自分開，在查閱資料時，通過查閱內(nèi)容所涉范圍就能及時分清查到。
3、整理時間規(guī)定為：
（1）每一年結(jié)合年度驗收進行一次初步整理工作；
（2）在各條小流域?qū)嵤┙Y(jié)束后進行初步整理工作；
（3）在整個項目結(jié)束后進行總項目及各條小流域的最終整理工作。
4、保管期限的確定：確定項目主要資料保管期限為長期。對相關(guān)資料根據(jù)內(nèi)容分別進行確定為長期（15年以上）、中期（5-15年）、短期（3-5年）。
5、對初步確定歸檔檔案后的資料再次進行鑒定，主要做到：
（1）要盡可能的以原件為主；
（2）要求文件完整、不破、不重、不漏。對于對文字資料是由如藍色鋼筆、鉛筆、原珠筆形成的，是非激光傳真件等易退色的資料形成的，就要進行復印后與原件裝訂一起的整理方式，保證今后提供出的文字數(shù)據(jù)清楚，因為，時間長了，上述形成的文件，文字會退色、模糊，查閱的數(shù)據(jù)就會不確定，不準確，這樣，查到的文件資料時，有原件，有復印件，查閱人對其數(shù)據(jù)、文字等不會產(chǎn)生疑惑，這樣就才能現(xiàn)檔案資料的準確性，可靠性。
6、分類編號工作主要做到：
（1）對分類后的各獨立文件按所排的順序進行編號。
（2）對各獨立文件要重新進行編頁，保證文件資料的完整性。如一份文件（共2頁）中有附件（共3頁），就要對文件進行重新編頁，從1頁編至5頁，在今后的查閱中，文件是否完整從頁碼可判斷，減少出現(xiàn)有文件無附件現(xiàn)象。
（3）準確、完整填寫好文件名及文件時間，便于在查閱中，從目錄就可查閱，不必一定要打開文件查看方知是否需要，減少查閱工作量和時間。
（4）按分類及編號裝盒，完成相關(guān)文字說明，按盒號順序存入檔案柜。
7、對清理出的不保留的文件，不得隨意處理，要用碎紙機進行粉碎銷毀或進行點火燃燒銷毀處理。
8、各類音像資料、圖片資料的歸類整理后，單獨成一盒歸入。
4 管理和使用
4.1管理
整理、歸檔好后，要進行規(guī)范的管理，如果不加強管理，則花了很大精力整理好的的檔案，會輕易的打亂，造成工作、時間、人力、精力的浪費。管理工作主要做到：
1、對各個工作環(huán)節(jié)的第一技術(shù)資料妥善保存，及時歸檔。
2、每個項目、每項設計任務，在完成或告一段落時，必需將所形成的文件材料作系統(tǒng)的加工管理，為以后項目提供利用。
3、保管必須有專門的檔案柜，做到防火、防盜、防水、防蟲、防塵等，防止檔案受損。
4.2使用
1、建立健全借閱制度，借閱檔案時，要根據(jù)檔案的重要程度履行不同的批準手續(xù)。如水利局其他股室借用資料，要由水保辦主任同意方可；如外單位借用資料，需有局分管領導書面同意，借物人持有所借單位出具的證明，并說明歸還時間等，方可借出。
2、孤本不得外借。
3、做好保密工作，防止不利于單位及國家的事件發(fā)生。
5 工作中的幾點體會
1、領導的重視和支持，是做好檔案管理工作的首要條件。
工作中，領導要求每位同志包括自己及時將手中的資料交檔案管理人員，如會議資料、培訓資料等，保證資料收集的全面性、完整性、及時性。
2、檔案人員要有高度的責任心。
檔案管理工作，是一項繁瑣的工作，看似只是一項簡單的、整理資料的工作，但實際工作起來，卻是千頭萬緒，工作量是非常大的，要求檔案工作人員要有高度的責任心，要用仔細、踏實、敬業(yè)的工作態(tài)度做好工作。
林業(yè)技術(shù)檔案的分類及歸檔范圍
為了更好的對技術(shù)檔案進行管理及便于查閱，根據(jù)塞罕壩林業(yè)生產(chǎn)的作業(yè)項目特點主要分為4大類：育苗技術(shù)檔案、工程造林技術(shù)檔案、營林技術(shù)檔案、森林病蟲害防治檔案。
育苗技術(shù)檔案。對育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術(shù)經(jīng)驗，掌握各樹種苗木生長規(guī)律、合理制定育苗管理辦法、實施細則，為重點工程造林項目提供優(yōu)質(zhì)壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場苗圃年度施工設計方案，全場年度計劃、完成面積及產(chǎn)成苗量、存苗量統(tǒng)計表、施工卡片。
工程造林技術(shù)檔案。工程造林特別是重點工程項目造林（生態(tài)防護林工程、“再造三個塞罕壩林場”項目）是國家重點投資項目，工程建設要求高標準、高質(zhì)量。為確保工程造林出精品，充分發(fā)揮塞罕壩在工程建設中的示范帶頭作用，必須加強工程造林技術(shù)檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對工程有指導性的文件。主要包括：領導講話、會議材料、項目規(guī)劃、實施計劃、上級下達的文件等。主要包括工作總結(jié)、典型材料、簡報、進度報表等。主要包括可行性研究報告、立項申請書、項目批復文件、施工設計方案、擴初設計、施工卡片、承包合同、成活率調(diào)查報告、竣工報告、管護措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項目申請書、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進行裝訂，包括年度施工設計方案、竣工報告、施工驗收卡片等。
營林技術(shù)檔案。營林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長、土地變更的動態(tài)數(shù)據(jù)依據(jù)，監(jiān)測、控制消耗蓄積，掌握間伐次數(shù)、畝次、產(chǎn)材量、產(chǎn)材率等，以便更好地為森林經(jīng)營服務，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其歸檔范圍：按年度、作業(yè)類別（間伐、次改（撫）、經(jīng)采、修枝）進行整理。主要包括上級批復的年度施工設計方案、竣工報告、林權(quán)證等。
病蟲害防治檔案。森林病蟲害是一種嚴重危害森林的無煙火災，嚴重地危害著林木生長。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來林場對各蟲種的發(fā)生發(fā)展規(guī)律及防治方法、防治效果進行了搜集整理，形成了一整套完整、系統(tǒng)的防治體系。這些經(jīng)驗和材料的積累在指導病蟲害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設計方案、竣工報告、防治效果、“四率”評比材料、上級來文以及年度預測預報資料。同時將防治規(guī)劃圖、蟲種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。
林業(yè)技術(shù)檔案的歸檔與管理
作為檔案管理人，我們清醒地知道，企業(yè)檔案是現(xiàn)代企業(yè)信息資源的基本形式，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的性質(zhì)其實就是知識管理，我們所做的一切都是為了在保障公司檔案實體安全的同時，有效開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的歷史查考、管理經(jīng)驗積累與法律憑證作用，更好地為公司業(yè)務開展及客戶提供檔案信息服務。但是怎樣能把檔案管理工作做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息流通使用最大化，是值得我們檔案人思考的問題。我對本公司的檔案遺留歸檔工作，以及檔案的信息共享進行剖析，與大家共享。
我在檔案統(tǒng)計中發(fā)現(xiàn)，檔案保管和收集整理存在諸多問題，主要有以下三方面：第一，檔案收集不全面、不及時。歸檔范圍里面明確提到的應歸檔案，仍然有很多沉淀在基層；公司基建類檔案、科技檔案出現(xiàn)3年的斷檔，運營管理類檔案信息不全面。第二，檔案的規(guī)范化工作做得不夠。以前已入庫檔案有些未作規(guī)范整理；檔案的頻繁翻閱對原件會造成較大破損，借出信息不全面，導致原件歸還時錯位；對檔案庫房也缺乏檔案安全防護措施和實施規(guī)范，導致很多檔案面臨包括蟲噬、鼠咬、溫濕度失衡等隱患。第三，檔案在收集和整理工作上占了較多的時間，但是在利用信息這一塊占的時間也與整理占有同樣的比重，因為檔案保管均為紙質(zhì)的形式，所以查找文件都要跑到檔案室，既浪費了時間，又給檔案的保管帶來了隱患。用百分比來說明：公司的人員一般要用80%時間來收集信息，20%時間用于決策。
為了改善這些狀況，挽救即將流失的檔案信息，我們推出了檔案規(guī)范化和歸檔率提升計劃。結(jié)合文件規(guī)范化的整理整頓概念，加大檔案收集力度，在全公司范圍內(nèi)分階段搜集整理沉淀的歷史檔案。經(jīng)過近一年的持續(xù)努力，檔案規(guī)范化和歸檔率狀況得到了根本性的改善。歸納起來，我們的經(jīng)驗主要有以下幾點。
一、明確目標，堅持信念，突破重點。
原始檔案具有維護企業(yè)經(jīng)濟利益和法律權(quán)益，同時檔案是承載企業(yè)信息、提供精準經(jīng)營數(shù)據(jù)和業(yè)務拓展、科技活動的數(shù)據(jù)依據(jù)。所以說檔案管理無小事，任何一點缺失，對某一特定事件來講就有可能是重大的損失。因此將檔案管理工作定位為重要工作，在推進中始終堅守著要把這項重要工作做好的信念。根據(jù)現(xiàn)狀設定了非常明確、具體的目標，充分設想到了各種困難，劃定了工作重點，并為此做了精心的任務分解。我們首先解決了其中最為關(guān)鍵的檔案分類不適用、歸檔范圍不明確等問題，成功地打開了工作的突破口。
二、完善檔案制度。
由于公司負責檔案分級管理的人員并非專業(yè)檔案人員，往往對于什么樣的檔案該歸檔、該怎樣歸檔并不是很清楚。我們結(jié)合本公司的業(yè)務特點和公司的架構(gòu)體系重新完善了《檔案管理程序》等多個檔案制度。為了使制度既有指導性和實用性，又符合公司的架構(gòu)體系，我們把各部門的文件范圍摸清楚、做足功課，從各部門的架構(gòu)、職位、文件產(chǎn)生及輸出等開始收集，草擬范圍后多次與各部門的經(jīng)理和檔案人員溝通確認，最終將檔案歸檔范圍非常清晰地確定下來。事實證明，擬定更全面的《檔案密級分類》《檔案歸檔范圍》和《庫房管理辦法》，從根本上改善了檔案分類不科學及歸檔范圍不明確狀況，讓檔案庫房的隱患降到了最低，同時也讓檔案管理人員在操作時有了準確的依據(jù)。
三、建立充分的組織保障。
這樣的檔案庫存量，這樣大的檔案問題，只靠一個檔案部門、一個專業(yè)檔案管理員的力量，是無法應對的。為此我們組建了檔案規(guī)范化和歸檔率提升的項目組，將各部門的檔案管理接口人納入我們的推進小組，發(fā)動、建立起了一個覆蓋全公司各個檔案使用、搜集部門的項目推進網(wǎng)絡。這為我們下一步推進實施工作奠定了充分的人力基礎。
四、充分理解各部門的難處，在推進過程中，更多采用的是培訓、幫扶的辦法，而不是簡單地跟催。
在檔案管理的整個過程中，最難的是收集。我在收集的過程中，充分了解各部門的收集和整理的難點，按照實際的難度系數(shù)來制訂檔案收集整理計劃，遵循計劃，分批整理，分批移到檔案室。并組織各部門檔案專員學習檔案相關(guān)制度及整理技巧，使檔案工作能夠順暢進行。同時采取比、學、趕、幫的工作方法，充分調(diào)動每個參與者的積極性，讓檔案基礎較弱的同事到檔案室參觀學習，逐一分步講解，對已移交的檔案反復核查指導。短短不到一年的時間，接收檔案500卷（不含財務檔案），整理檔案共334卷。這些成績是檔案室有史以來接收檔案最多的一年，是以前每年接收檔案的兩至三倍。
五、整個檔案管理工作都緊緊圍繞能給各業(yè)務部門帶來增益服務的原則來實施。
結(jié)合5S概念，將各部門堆積無序的文件重新整理。對于經(jīng)常查閱的合同檔案和工程檔案都按規(guī)范模式整理，減少了查詢文件的時間，也給各部門騰出了更多的空間，讓使用者能更輕松地查到所需的信息。通過這些文件的整理和歷史檔案的歸檔移交，使各部門檔案工作達到了增益的效果，同時也贏得了各部門的重視和大力配合。
六、加強交流與溝通。
千方百計建立交流溝通渠道。例如通過檔案組編寫每月一期《檔案管理通訊》電子期刊，對檔案知識、檔案的整理方法宣傳貫徹，并對檔案工作推進進度及情況進行實時跟蹤公布，進一步讓各部門的檔案人員加深檔案收集整理的意識；組織分級檔案管理員去做得好的分級管理部門學習參觀，分享他們的檔案整理經(jīng)驗，讓大家在相互交流中互幫互學，形成良好的比、學、趕、幫的工作氛圍。
關(guān)鍵詞 學校體育 體育健康檔案管理 運用
學校體育工作是學校教育的一個重要部分，是全面推進素質(zhì)教育的重要方面。建立健全的體育檔案，既是學校規(guī)范體育教育工作的有力保障，又是學校對體育工作重視程度的具體體現(xiàn)，同時，也有利于體育教師不斷總結(jié)經(jīng)驗、不斷擴大知識領域，閱讀收集教學參考資料，并根據(jù)需要選取合適的材料用于體育教學中，更有利于全面開展學校的體育工作。這對進一步加強和改善學校體育管理，全面貫徹落實《學校體育工作條例》，提高學校體育教學質(zhì)量，將起到尤為重要的作用。
一、體育檔案的內(nèi)容學校體育檔案的內(nèi)容非常之多、之廣，主要包括以下幾方面：
（一）上級部門及學校有關(guān)體育的文件。（二）體育教學大綱、課程標準、體育課本、及相應的體育教學參考書。（三）體育專業(yè)用書，如體育理論、運動生理、運動心理等教學理論書籍；體育詞典、運動競賽規(guī)則等工具書。（四）學校有關(guān)體育的各項規(guī)章制度和體育工作計劃。體育法規(guī)包括《學校體育工作條例》、《學校衛(wèi)生工作條例》。（五）各年級常年體育教學計劃、學期體育教學計劃、教師教學教案和教學筆記，體育課成績質(zhì)量分析匯總表等。（六）學生身體素質(zhì)和達標檔案冊。（七）學生參加早操、眼保健操、課外活動等考勤登記表。（八）學生體檢表及病免、請假證明材料。（九）體育課教案及器材出借、成績考核和出勤情況資料等。（十）學校運動隊訓練檔案，包括：運動員檔案、訓練計劃、考勤、競賽成績等。（十一）學校每年舉辦的各類競賽資料，如田徑運動會、廣播操比賽、球類比賽、長跑比賽、跳繩等。（十二）教師自編的教育教材內(nèi)容。如體育理論試題、大課間操資料等。（十三）教師各類獲獎情況檔案，如論文、基本功比賽、培訓證書等。（十四）學校體育組的科研檔案。（十五）體育教學相關(guān)報刊、雜志及摘抄、復印文獻資料和網(wǎng)絡資料。
二、體育檔案的整理和分類
由于學校體育所收集的材料內(nèi)容廣、教材大、數(shù)量大，加上各個學校的實際情況不同，因此，必須根據(jù)學校與教學的實際需要加以整理、分類、匯集成冊或加工成資料庫，并編排年月、次序和目錄，以便在體育教育工作中提供查閱和上級領導各部門的檢查、參觀。根據(jù)我們學校的實際情況和教師教學需要，我校是從以下幾方面進行整理和分類的。
（一）按材料內(nèi)容分，如校內(nèi)同一運動競賽類（學校運動會、各種小型競賽）、活動類（早操、課外活動）等。（二）按時間順序，對不同類型材料進行整理，一般學校以一學期或?qū)W年為一單元進行材料整理。這類檔案可參加《兩個條例》的要求進行分類整理、建檔。（三）按實際情況需要整理。除上述兩種或在上述兩種整理分類方法的基礎上，根據(jù)需要對經(jīng)常要使用或較有參考價值、可重復使用的資料進行單獨組卷。（四）按上級部門的要求來分，如：按兩個《條例》的備查目錄分類建檔。
三、建立體育健康檔案應注意的問題。
（一）學校體育教育是學校教育工作的一個重要部分，牽涉的內(nèi)容廣、影響的面大，因此，做好體育健康檔案工作是一項細致、復雜的工作。在收集、整理建檔的過程中，我們要堅持長期性、連續(xù)性、有序性、完整性、系統(tǒng)性、創(chuàng)造性、價值性和統(tǒng)一性的原則。（二）檔案建立后，需加強管理，最好建立檔案廚，將資料分類放置檔案盒子內(nèi)，記錄所存檔案的類別、目錄及時間。（三）合理使用并及時更新或充實內(nèi)容。對有時限的或不再適合當前教學形式的內(nèi)容應及時裝訂成冊，歸案入檔案（加編號），以便日后檢查或其他用途備用。（四）保存檔案要規(guī)范，材料要完成。通常學校體育檔案的目錄等要依照“檔案法”要求，規(guī)范、清晰、可避免不必要的重復。也有利于查找和收集，整理。
四、建立學校體育健康檔案的意義
（一）使學校體育教學工作正?；?、規(guī)范地開展，有利于宏觀調(diào)空學校體育工作。（二）體育檔案的建立把學校領導的辦學思想、體育教師的工作情況以書面形式體現(xiàn)出來了，同時也推動了學校體育的不斷發(fā)展，促進了體育教師能力。（三）有利于體育教師將零散的材料系統(tǒng)化、將實踐的經(jīng)驗理論化，同時隨著檔案內(nèi)容的增加，也豐富了體育教師的知識，為開展體育教科研活動指明方向，并提供大量的經(jīng)驗資料。（四）有利于促進學校開展各項體育活動，檔案的建立可促使各項體育活動長期、規(guī)范地開展下去，從而一方面不斷豐富學校體育活動，另一方面也有利于體育教師組織開展各種教育教學活動。
五、運用體育健康檔案應注意的問題
（一）要及時、經(jīng)常性地把收集、整理的材料進行科學分析，并建成檔案，運用時要結(jié)合教學、訓練等，以參考為主，以推動為目標。（二）要以檔案為準繩，規(guī)范學校體育工作，全面深入地推動學校體育工作的開展。（三）要把學校體育工作檔案作為指導學校體育工作、督促體育教師不斷提高業(yè)務能力的指揮，不要把它做一種擺設或作為應負上級部門檢查的內(nèi)容。
檔案管理重在勤。一個好的檔案就像一套漂亮的房子，如若長時間無人打掃或疏于打掃就會布滿灰塵變得陳舊不堪，故此我們在運用檔案時一定要做到三個勤：要勤于收集和整理材料，要勤于進行科學的分析，要勤于建成檔案。
綜觀我校十多年來對體育檔案建設和管理，我們深深體會到資料的積累對學校體育工作正常開展并不斷取得成績具有重要的作用；對學校體育管理從隨意性、經(jīng)驗型向規(guī)范化科學化方向發(fā)展起到積極推動作用。只要堅持不懈，把體育檔案建好、管好、用好，在學校體育中定能辦出特點，辦出水平。
參考文獻：
[1] 百度百科.檔案管理[EB/OL].
中圖分類號：G472.4 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2015）21-0000-00
2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經(jīng)費保障、缺乏具體經(jīng)驗等諸多問題。
與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級層面的制度要求和經(jīng)驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發(fā)展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計的檔案信息不僅是學院發(fā)展的歷史，同時也是未來學院發(fā)展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件”?！兑?guī)范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標準化難以實施
學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質(zhì)量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時間不連續(xù)、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業(yè)務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。
二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐
1.總結(jié)經(jīng)驗，調(diào)整細節(jié)，建立電子檔案整理存檔標準
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點，將職責內(nèi)工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據(jù)各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準，從細節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內(nèi)容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績。
2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍
在工作人員自我總結(jié)的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。
3.組織業(yè)務學習，開展技能培訓
學院定期召開業(yè)務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務知識，熟悉檔案管理的業(yè)務規(guī)定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準
隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。
5.以評促建，對優(yōu)秀工作者進行表彰
進行學院辦公室電子檔案內(nèi)部的評比，對檔案整理優(yōu)秀的工作者進行表彰。對已經(jīng)整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優(yōu)點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義
1.精細化管理，統(tǒng)一業(yè)務標準
通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內(nèi)各項工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對學院日常工作的業(yè)務流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務領導、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規(guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。
2.精細化管理，約束業(yè)務行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。
3.精細化管理，重視信息安全
學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡威脅的侵入。
4.精細化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。
5.精細化管理，提升服務水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
6.精細化管理，保證數(shù)據(jù)支持
建立較為完整的學院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]
參考文獻：
[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志，2015（1）：276-276.
[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現(xiàn)狀與素質(zhì)要求[J].北京勞動保障職業(yè)學院學報，2013（3）：46-48.
2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經(jīng)費保障、缺乏具體經(jīng)驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級層面的制度要求和經(jīng)驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發(fā)展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計的檔案信息不僅是學院發(fā)展的歷史，同時也是未來學院發(fā)展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件”。《規(guī)范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標準化難以實施
學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質(zhì)量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時間不連續(xù)、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業(yè)務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。
二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐
1.總結(jié)經(jīng)驗，調(diào)整細節(jié)，建立電子檔案整理存檔標準
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點，將職責內(nèi)工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據(jù)各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準，從細節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內(nèi)容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績。
2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍
在工作人員自我總結(jié)的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。
3.組織業(yè)務學習，開展技能培訓
學院定期召開業(yè)務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務知識，熟悉檔案管理的業(yè)務規(guī)定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準
隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。
5.以評促建，對優(yōu)秀工作者進行表彰
進行學院辦公室電子檔案內(nèi)部的評比，對檔案整理優(yōu)秀的工作者進行表彰。對已經(jīng)整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優(yōu)點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義
1.精細化管理，統(tǒng)一業(yè)務標準
通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內(nèi)各項工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對學院日常工作的業(yè)務流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務領導、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規(guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。
2.精細化管理，約束業(yè)務行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。
3.精細化管理，重視信息安全
學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡威脅的侵入。
4.精細化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。
5.精細化管理，提升服務水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
6.精細化管理，保證數(shù)據(jù)支持
建立較為完整的學院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]
參考文獻：
[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志,2015(1):276-276.
[2]青瑋,張妍.高職院校檔案工作人員現(xiàn)狀與素質(zhì)要求[J].北京勞動保障職業(yè)學院學報,2013(3):46-48.
[3]王學梅.以創(chuàng)新推進高校教學檔案的電子化管理[J].淮海工學院學報（社會科學版）,2010(8):130-131.
