時間：2023-07-07 09:20:43
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檔案信息的管理是指相關(guān)部門對檔案實體和檔案信息進行有效的管理并提供相應(yīng)的利用服務(wù)等各項業(yè)務(wù)的總稱。近年來，隨著計算機技術(shù)的普及與發(fā)展，信息的電子化處理也越來越普遍地運用到我們?nèi)粘９ぷ魃钪小Ｒ恍┢笫聵I(yè)單位由于檔案信息管理過于復(fù)雜，采用傳統(tǒng)的人工管理方式，效率低下而且極易出現(xiàn)差錯，而借助于計算機電子化技術(shù)，不僅能在很大程度上提高檔案管理的效率，還能提高信息的準(zhǔn)確率。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展完善，加強檔案信息的管理對于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的作用，因此，研究檔案信息管理電子化的應(yīng)用與影響，具有非常積極的現(xiàn)實意義。
1 檔案信息管理電子化的優(yōu)勢和問題
在檔案信息的使用過程中，信息的檢索者最為關(guān)心的當(dāng)然是最終呈現(xiàn)在他們面前的信息內(nèi)容 ，而這些信息可能是來自于各個不同的文檔，而把這些檔案信息進行有效的綜合，再系統(tǒng)地提供出來，是檔案工作者不可推卸的重要責(zé)任。檔案的管理事實上是一個去粗取精、去偽存真的過程，使檔案最終的呈現(xiàn)必須具有系統(tǒng)性、真實性和價值性等多種特點，這樣用戶才能得到較為完善的服務(wù)。檔案的電子化是檔案管理的發(fā)展趨勢。
1．1 檔案信息管理電子化的優(yōu)勢
檔案信息的電子化處理過程擁有許多不可比擬的優(yōu)勢。其一，它可以發(fā)揮現(xiàn)有計算機的潛能，提高計算機的利用率。經(jīng)調(diào)查得知，我國基層的檔案室很多都配備了計算機，但是這些計算機的開發(fā)功能卻過于簡單，而采用電子化處理檔案無疑會發(fā)揮其現(xiàn)有的潛能，提高工作效率，并節(jié)約一定的資源。其二，以往的信息加工模式無一例外要經(jīng)歷選材、編輯、出版3個主要的過程，這樣的工作過程歷時較長，也會對檔案應(yīng)有價值的發(fā)揮造成很大的影響，而檔案信息的電子化處理過程，編者可以直接通過機讀形式的檔案迅速完成相關(guān)的信息加工，快捷地出版二次文獻。其三，實現(xiàn)檔案信息的電子化之后，我們可以一次投入而多次的產(chǎn)出，可以從根本上擺脫信息加工受經(jīng)費限制的不利局面。
1．2 檔案信息管理電子化過程中存在的問題
檔案信息管理的電子化在近些年得到了一定程度的應(yīng)用與推行，但是在具體的應(yīng)用過程中，依然存在一系列的問題，這些問題主要包括以下幾個方面：首先，檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號和規(guī)格上存在很大的差異，時至今日也沒有一個既可以進行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統(tǒng)，檔案信息管理的進度受到了很大的限制。其次是我國到目前為止還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換機讀目的的檔案系統(tǒng)，檔案管理和網(wǎng)絡(luò)管理兩方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，層次也不一樣，這種狀況不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。再次，檔案信息管理未實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。檔案信息自動化系統(tǒng)的功能并沒有得到充分的發(fā)揮，而檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質(zhì)較為低下。檔案管理電子信息化需要相關(guān)的操作人員具備較高的層次和先進的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作過程，但是從目前的情況來看，很多檔案的部門缺乏高科技人才，而相關(guān)的復(fù)合型人才更加緊缺，很多的檔案管理人員年齡較大，不愿意進行計算機知識方面的學(xué)習(xí)，過度依賴手工整理，盡管檔案室引進了現(xiàn)代化的計算機系統(tǒng)，但卻沒有人靈活運用，也沒能發(fā)揮其應(yīng)有的實際效用，就更談不上檔案管理的電子化了。
2 檔案信息管理電子化的應(yīng)用策略
2．1 轉(zhuǎn)變思想，提高領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識
在進行檔案信息電子化的過程中，領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素。我們可以看到，有的檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)具備一定的現(xiàn)代化管理意識，積極引進檔案管理的電子化處理系統(tǒng)，而且也想方設(shè)法吸引相關(guān)的人才，檔案的信息化管理工作開展得如火如荼，而相反，還有一部分領(lǐng)導(dǎo)，眼光狹隘，認(rèn)識不到檔案管理的電子化處理的重要性，也不重視現(xiàn)代化的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，工作手段落后，人員素質(zhì)低下，檔案信息管理工作開展得較為滯后。因此，一定要轉(zhuǎn)變思想，切實提高領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識和知識水平，從而推動我國檔案信息的電子化進程。
2．2 謹(jǐn)慎選擇技術(shù)路線
二、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的重要性
在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業(yè)性，人事部門應(yīng)重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。在衛(wèi)生事業(yè)單位中，因為人員調(diào)動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛(wèi)生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛(wèi)生事業(yè)單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續(xù)配備不齊全、手續(xù)不完備等問題。
某些醫(yī)院注重藥物管理工作，注重對醫(yī)生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫(yī)院負責(zé)人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現(xiàn)疏漏，直接導(dǎo)致了醫(yī)生升職時評判的片面性，導(dǎo)致某些優(yōu)秀醫(yī)生對醫(yī)院不滿而出現(xiàn)跳槽等現(xiàn)象，幸好醫(yī)院管理者及時認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫(yī)院的各方人事調(diào)動以及醫(yī)生升職等提供重要依據(jù)，醫(yī)院也因此而更上一層樓。
三、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）人員不足現(xiàn)問題突出
在我國多數(shù)地區(qū)的衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部醫(yī)生、護士以及其他部門人員來講人數(shù)可忽略不計。在一些較小的衛(wèi)生事業(yè)單位中，多數(shù)人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠?qū)Ｗ?。多?shù)人事部門的檔案材料無人整理、無人監(jiān)督，甚至出現(xiàn)人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業(yè)務(wù)技能水平普遍偏低
嚴(yán)格來講，人事檔案管理工作是一門專業(yè)性較強的工作，其對閱卷的規(guī)范、閱卷質(zhì)量等要求較高。多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位因?qū)θ耸鹿芾矸矫娴牟恢匾暎瑢?dǎo)致人事部門人員變動較為頻繁，導(dǎo)致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術(shù)水平不足，后期亦未受到專業(yè)化的培訓(xùn)，造成管理檔案的人事技術(shù)水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人事管理制度也在逐漸進行改革創(chuàng)新發(fā)展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發(fā)展卻仍顯欠缺。據(jù)調(diào)查，目前我國多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理仍然是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發(fā)達城市的大型衛(wèi)生事業(yè)單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經(jīng)進入信息化管理時代，電子化、科學(xué)化、規(guī)范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛(wèi)生事業(yè)單位以及各企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。
四、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理電子化應(yīng)用分析
（一）在衛(wèi)生事業(yè)單位建立電子檔案的必要性
在衛(wèi)生事業(yè)單位之中，單位的衛(wèi)生系統(tǒng)是一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)，方便管理人員管理的同時節(jié)省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數(shù)據(jù)庫存放檔案外，也應(yīng)對衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應(yīng)用
在人事檔案管理中，相關(guān)檔案管理者可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫(yī)生也可根據(jù)心腦科、骨科等從事職位進行分類，節(jié)省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網(wǎng)內(nèi)部進行資源數(shù)據(jù)的共享，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網(wǎng)查找，增加檔案透明度的同時，對數(shù)據(jù)庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應(yīng)用中的風(fēng)險
在電子化廣泛應(yīng)用于人事管理檔案后，為企業(yè)部門帶來便利的同時也帶來了一定的風(fēng)險。其一，網(wǎng)絡(luò)的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學(xué)以來的成長歷程、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關(guān)人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)而存在，雖然壓縮了紙質(zhì)檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網(wǎng)絡(luò)也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網(wǎng)絡(luò)的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統(tǒng)的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風(fēng)險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風(fēng)險控制在一定范圍內(nèi)，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展提供保障。
中圖分類號： G271文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：
配網(wǎng)工程項目檔案是電網(wǎng)系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，它凝結(jié)了工程管理技術(shù)人員、操作人員的智慧，是工程建設(shè)過程、工程實體狀況、工程建設(shè)質(zhì)量的最原始，也是最真實和全面的記錄。在以數(shù)字信息化為代表的今天，緊跟時代步伐，突破傳統(tǒng)的工程項目檔案管理手段和模式，實現(xiàn)配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理已然是一個十分緊迫的話題。
1 配網(wǎng)工程項目檔案與電子化管理的重要性
1.1 配網(wǎng)工程項目檔案的特征
配網(wǎng)工程的檔案是電網(wǎng)建設(shè)改造過程中構(gòu)成的基礎(chǔ)材料，是全部工程建設(shè)的原始記錄。 其不但是配電網(wǎng)工程項目建設(shè)投產(chǎn)、竣工以及達標(biāo)驗收時不可或缺的重要組成部分，更是將來電網(wǎng)生產(chǎn)運營、改建擴建等提供基礎(chǔ)材料和主要依據(jù)。配電網(wǎng)工程建設(shè)項目檔案工作主要具有以下個方面的特征：一是具有特定的工作對象。也就是對一項具體工程進行的檔案管理；二是具有特定的工作內(nèi)容。檢查、督導(dǎo)工程建設(shè)項目檔案資料的構(gòu)成、匯集、歸類等實行建設(shè)項目檔案的整理、鑒定、保存與進一步發(fā)掘使用；三是具有特定的作用。對工程項目之可行性研究、項目審核、工程規(guī)劃、工程施工管理、工程竣工驗收、工程質(zhì)量驗收評估、生產(chǎn)準(zhǔn)備階段、試生產(chǎn)期間以及投產(chǎn)后的生產(chǎn)與管理等諸項工作創(chuàng)造依據(jù)與服務(wù)。
1.2 配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理的重要性
配網(wǎng)工程項目檔案是指在電力項目工程建設(shè)活動中直接形成的對企業(yè)有保存價值的文字、圖紙 圖表、聲像等各種載體文件材料。項目檔案收集得是否齊全、完整，內(nèi)容是否準(zhǔn)確，直接影響到工程竣工投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護、改擴建乃至經(jīng)濟效益的產(chǎn)生和提高。而隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的快速發(fā)展，配網(wǎng)工程項目檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢，做好配網(wǎng)工程項目檔案的電子化歸檔與管理，將成為工程項目順利開展以及日后提供利用的必要前提和保障。
傳統(tǒng)的檔案管理模式是利用紙張記錄文字、數(shù)據(jù)和圖形，利用照相機或攝象機膠片記錄影象，利用錄音機磁帶記錄聲音。這些都屬于模擬存儲介質(zhì)，主要工作是建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，難于實現(xiàn)高效率的信息處理、檢索和傳輸，存儲介質(zhì)占用的空間也很大。當(dāng)前辦公自動化OA系統(tǒng)與項目管理軟件等先進手段連接起了方方面面的高速信息網(wǎng)絡(luò)，其服務(wù)結(jié)構(gòu)和服務(wù)目的都會出現(xiàn)質(zhì)的變化。
2 配網(wǎng)工程檔案管理中存在問題分析
就當(dāng)前的配網(wǎng)工程項目檔案管理的整體情況而言，我們在工程檔案管理上的信息化程度并不高。一些電力公司甚至缺乏工程檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，一些檔案管理人員對計算機技術(shù)在檔案管理中運用不熟悉，對工程項目檔案電子化的管理方法與途徑也不了解。 具體而言，問題主要有以下幾個方面：
2.1 工程檔案管理手段落后
近年來，一些電力公司的工程項目檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的管理方法，把檔案只是作為一種文本和資料來保管。工程檔案管理人員的工作也僅僅是對檔案進行收集和整理。 但是，許多配網(wǎng)工程項目本身檔案文本的數(shù)量非常龐大，因而在工程項目建設(shè)過程中，傳統(tǒng)的管理手段雖然花費了大量的人力和物力，但是往往時效性比較差，很難做到與工程項目建設(shè)管理同步。
2.2 檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后
目前，一些電力公司雖然也在工程項目檔案的管理中引入了計算機， 但整體而言還停留在計算機制表和查閱等初級階段，沒有完全走上信息化管理的軌道。在檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上，數(shù)據(jù)信息不完整、不準(zhǔn)確、不及時，造成工程電子檔案失真，不能反映現(xiàn)實情況，從而影響了檔案的使用，沒有發(fā)揮出信息化管理本身應(yīng)有優(yōu)勢。
2.3 工程檔案管理缺乏規(guī)范性
由于我國在配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理方面整體沒有明確的章程，造成工程檔案電子化管理過程中存在著許多不規(guī)范。在實際工作中，由于配網(wǎng)工程項目的施工單位很多，工程電子檔案的管理上缺乏程序化、規(guī)范化，直接造成工程檔案的信息化復(fù)雜，一些重要的電子文檔和資料由于保存不規(guī)范而丟失和毀損的現(xiàn)象時有發(fā)生。
2.4 工程檔案信息化缺乏人才
在數(shù)字化時代，配網(wǎng)工程檔案電子化管理不但需要懂檔案管理知識的人員，還要求管理人員能夠熟悉先進的信息科學(xué)和管理技術(shù)。但是，目前許多電力公司從事工程檔案管理的人員中，存在著嚴(yán)重的知識結(jié)構(gòu)不合理、文化層次水平不高等問題。不少企事業(yè)單位對工程項目檔案管理本身不夠重視，缺乏足夠檔案信息化技能培訓(xùn)。
3 配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理的對策
3.1技術(shù)支撐是配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理的基礎(chǔ)
高科技含量的現(xiàn)代多媒體軟件和技術(shù)的應(yīng)用是配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理的基礎(chǔ)。 工程檔案管理上有了技術(shù)力量的支撐，不僅能夠進行正常的數(shù)據(jù)維護，還可以保證工程項目檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確監(jiān)控。
針對在配網(wǎng)工程項目建設(shè)過程中的特點，開發(fā)建立一套完整的工程文檔信息計算機管理系統(tǒng)是十分必要的，相應(yīng)的軟件監(jiān)控系統(tǒng)開發(fā)也是必不可少的。此外，工程檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)一體化后，我們在檔案信息的共享的同時，工程項目檔案本身也面臨著信息安全的新威脅，這就需要采取多種技術(shù)防范措施。所以說，完全由國內(nèi)某一家單位的檔案管理部分自主研發(fā)相關(guān)的技術(shù)難度較大，要克服目前信息技術(shù)力量不足的現(xiàn)狀，當(dāng)前可以采取配網(wǎng)工程建設(shè)單位與高等院校和科研單位共同研發(fā)的方式，在關(guān)鍵技術(shù)領(lǐng)域開展一些的科技攻關(guān)項目合作，從而增強配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理的進程，同時提升工程檔案管理手段的高科技含量和標(biāo)準(zhǔn)化水平。
3.2 人才保障是工程項目檔案電子化管理的關(guān)鍵
依靠先進的技術(shù)來改善設(shè)備和管理手段是實現(xiàn)工程檔案管理電子化的前提，但檔案管理的現(xiàn)代化之路還要求必須有現(xiàn)代化素質(zhì)的檔案管理人才。在數(shù)字化時代的今天，實現(xiàn)工程檔案信息化需要培養(yǎng)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、數(shù)據(jù)庫分析與軟件開發(fā)、網(wǎng)頁制作與管理等方面的人才。
為了實現(xiàn)配網(wǎng)工程項目檔案信息管理系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)的無縫對接，讓項目決策者能及時夠掌握工程項目建設(shè)全過程的情況，檔案管理者還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要本單位的所有檔案信息，還應(yīng)該熟悉網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源，能夠給配網(wǎng)工程建設(shè)者提供更多的相應(yīng)檔案信息，從而提高建設(shè)者對整個工程的評估能力。
如何培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才，首先，配網(wǎng)建設(shè)單位的檔案管理部門應(yīng)該積極提供專業(yè)現(xiàn)代化檔案信息化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平。其次，檔案管理部門要制定相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃，把培養(yǎng)工程檔案高素質(zhì)人才納入到部門的計劃當(dāng)中，作為一項常規(guī)的內(nèi)容來抓緊落實。
3.3 制度規(guī)范是工程項目檔案電子化管理的核心
就目前配網(wǎng)工程項目檔案管理制度相比較而言，原有的檔案管理制度在本質(zhì)上是為了方便查詢，確保檔案的信息安全。要實現(xiàn)配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理，核心在于檔案管理制度上的創(chuàng)新，制定出新的符合時展要求，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展需要的制度和規(guī)范。
例如，配網(wǎng)工程建設(shè)單位的檔案管理部門制定的規(guī)范，能夠為本單位的檔案管理信息化提供保障，制定出相應(yīng)的策略來保障檔案信息化管理的實現(xiàn)。在實際操作中，各施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位和工程建設(shè)活動中所涉及的所有部門，都能夠應(yīng)按照工程檔案管理部門程序和規(guī)范按時將工程設(shè)計和建設(shè)過程中的各種文件和材料，分門類、分階段地整理歸檔，及時地利用多媒體技術(shù)上傳到工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，或者遞交至單位檔案管理部門，以確保做到工程檔案材料的完整齊全，使單位檔案能夠及時反映工程項目建設(shè)全過程的情況，便于工程建設(shè)者和決策者實現(xiàn)全過程監(jiān)控。
誠然，我們也要看到，雖然傳統(tǒng)的檔案學(xué)面臨著數(shù)字時代信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但就目前而言，新的一代適應(yīng)信息化需求的檔案學(xué)還沒有形成。目前，在配網(wǎng)工程項目電子化管理制度和規(guī)范方面還面臨著許多難題，這既為工程檔案管理者帶來了挑戰(zhàn)，也是前所未有的發(fā)展機遇。
4 結(jié)語
總之，隨著科技的進步，電子化已不可避免地進入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢下檔案電子化建設(shè)已經(jīng)成為時展的必然趨勢。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和逐步完善，配網(wǎng)工程項目檔案工作也必然面臨著從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，使工程檔案電子化發(fā)揮其高效的功能，是目前工程檔案管理工作者應(yīng)該不斷探討和研究的課題。
參考文獻
[1]電子文件歸檔與管理規(guī)范.
隨著我國信息化程度的不斷推進，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)無法滿足如今管理的需求。因此，將傳統(tǒng)的手工管理模式電子化管理轉(zhuǎn)變成為相關(guān)檔案管理及利用部門的迫切要求。物價局在經(jīng)濟發(fā)展、企事業(yè)單位的精神文明建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。加快檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)是提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。電子化使得機讀形式的檔案信息具有真實性、有價值性，從而推進檔案信息電子化建設(shè)的步伐。
一、物價局電子檔案的特點
1有效性
由于物價局檔案信息的涵蓋面廣泛，且多數(shù)的資料都是第一手資料，因此存檔的信息有著很強的真實性和有效性。所存檔的信息可以很好地反應(yīng)一個區(qū)域的經(jīng)濟管理狀況，在現(xiàn)實的使用過程中檔案信息也有著極強的適用性。
2易損害
電子檔案的信息需要依賴于載體的存在而存在。載體材料大多為磁性物質(zhì)和光盤。光盤常用的記錄易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料和磁性材料易與酸性、堿性物質(zhì)發(fā)生反應(yīng)、易出現(xiàn)磁道損壞等問題。尤其是紫外光足以破壞載體剩磁的穩(wěn)定性。在信息的安全性上還有電腦病毒的嚴(yán)重威脅。在管理上，電子檔案要遵循檔案管理的基本原則進行收集、整理、利用和統(tǒng)計。另外還易丟失，物價局電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中可能存在安全漏洞，極易造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的推廣。因此，應(yīng)該準(zhǔn)備好緊急應(yīng)對的方式以確保檔案信息公開的安全性。
3使用方便
電子檔案幾乎無重量和體積可言，其可以將文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息搭配成電子檔案的內(nèi)容，使電子檔案不容易丟失信息。紙質(zhì)文件經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。電子文件的增、刪、改等都很方便，而且改后保證了檔案頁面的整潔。與文件處理系統(tǒng)結(jié)合極大降低了檔案管理人員的工作量。并且電子檔案具使之對檢索更加簡單、方便。其次，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。電子檔案由于不受時間和空間限制，可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，使利用者擺脫時間和空間的制約。
4唯一性
物價局檔案信息不僅僅所涉及的內(nèi)容面廣泛，更加重要的是具有唯一性，其把整一個企業(yè)所涉及的信息資料都存入專門的檔案管理中都是第一手資料，具有不可復(fù)制性。每一個信息資料有著較強的獨立性，因此一旦出現(xiàn)丟失的情況會很難 修復(fù)和查找。因此，物價局電子檔案信息的存檔和保管需要更加地謹(jǐn)慎，才能更好地發(fā)揮其價值。
二、物價局電子檔案管理的重要性
1電子檔案是物價局管理質(zhì)量的反應(yīng)
電子檔案涵蓋了從調(diào)查開始到驗收的全部信息，可以客觀直接地反應(yīng)整一個地區(qū)的經(jīng)濟運行過程。從某種意義而言，電子檔案是物價監(jiān)督活動直接作用下的產(chǎn)物，因此，可以幫助我們來檢查某些企業(yè)或者是商家的運營情況。如果在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，可以通過電子存檔的資料來找出相關(guān)的問題，來更好地發(fā)揮其有效監(jiān)督的作用。
2電子檔案質(zhì)量管理與物價局服務(wù)管理是優(yōu)化統(tǒng)一的整體
有利于掌握一個地區(qū)的經(jīng)濟運行過程，同時更好地明確了其中的責(zé)任利益歸屬以及經(jīng)營中所涉及的所有細節(jié)問題，利于經(jīng)營者把握更好地把握市場價格以及控制漲幅度。
三、物價局實現(xiàn)電子檔案有效管理的途徑
1加強人員管理
電子檔案安全管理關(guān)鍵在于人員的管理，必須加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范非蓄意的人為疏失。對于利用檔案信息者，先確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下確保電子檔案的唯一性和公信力，同時要進行加密處理，電子檔案存儲設(shè)備必須只允許指定負責(zé)人員進入。
2提高電子檔案規(guī)范化水平
檔案信息電子化首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，要推進檔案電子化建設(shè)必須抓好檔案規(guī)范化，把握好兩者的辯證關(guān)系。
3構(gòu)建行之有效的建設(shè)體制
新技術(shù)的廣泛應(yīng)用促進了檔案事業(yè)的發(fā)展，但因檔案工作有其自身的特點，網(wǎng)上利用檔案文件信息的要求越來越高，檔案部門應(yīng)該根據(jù)“全國檔案信息化建設(shè)實施綱要”，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)推進檔案資源信息管理信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)為改革開放和現(xiàn)代化服務(wù)。同時建立電子檔案網(wǎng)站，方便百姓利用，電子檔案網(wǎng)站是為百姓服務(wù)的，而不是僅僅是為檔案專業(yè)人員服務(wù)的。網(wǎng)站建設(shè)應(yīng)以用戶需要為宗旨把利用工作做到實處。因此，檔案網(wǎng)站應(yīng)支持非正式用語的檢索。
4強化電子檔案的檢測與維護
4.1減少信息丟失率
電子檔案的記錄載體會出現(xiàn)自然老化或磁性衰減的現(xiàn)象從而導(dǎo)致信息的丟失。因此每年至少應(yīng)該進行一次，采用科學(xué)的采樣方式檢測載體外觀上是否出現(xiàn)物理損壞或變形外表是否清潔、有無霉變現(xiàn)象，內(nèi)容上進行修正或更新。
4.2采用先進的安全防護技術(shù)
一是身份驗證， 為了防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)在其訪問之前對其身份的合法性進行驗證；二是對文檔進行加密保護， 對重要的電子文檔采用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等來加密；三是安裝防火墻，防火墻通過保護層強制性地使所有的訪問或鏈接都必須經(jīng)過檢查，采用過濾技術(shù)、服務(wù)技術(shù)和狀態(tài)監(jiān)控技術(shù)等構(gòu)建多層次的縱深型的防護體系。
總之，物價局電子檔案工作要以改革求加強，以創(chuàng)新求發(fā)展，為我國的經(jīng)濟發(fā)展做出貢獻。
【參考文獻】
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一、基層檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題
近幾年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，基層央行辦公自動化管理系統(tǒng)已逐步代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產(chǎn)生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對此類文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，相應(yīng)的配套管理措施和有效的技術(shù)支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現(xiàn)在：
一是電子文件檔案管理意識不強，文件丟失問題嚴(yán)重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認(rèn)識上的誤區(qū)，認(rèn)為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對電子文件缺乏管理意識。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認(rèn)為拍攝完成、看完用完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，致使部分電子檔案長期在個人或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機構(gòu)調(diào)整、人員變動等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了電子檔案的長久保護和開發(fā)利用。
二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規(guī)范?；鶎友胄须m然健全了相應(yīng)的檔案管理制度，然而對非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對電子文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態(tài)；也有的單位雖有管理制度，但落實不夠，執(zhí)行不嚴(yán)，歸檔不及時，交接無手續(xù)，保管不規(guī)范，缺乏行之有效的管理措施。
三是檔案管理工作存在"一重一輕"現(xiàn)象，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后。由于部分領(lǐng)導(dǎo)存在思想認(rèn)識和管理理念上的偏差，認(rèn)為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統(tǒng)檔案管理的人財物投入，而對電子類文本檔案則相對忽視，存在"重傳統(tǒng)檔案管理，輕電子檔案管理"的現(xiàn)象，使檔案管理電子化建設(shè)進程發(fā)展滯后。
四是管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對《檔案法》及有關(guān)檔案管理規(guī)定和要求知之甚少，對檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環(huán)節(jié)和程序也是一知半解，尤其是對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、電子化的專業(yè)知識、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。
二、大力推進基層央行檔案管理電子化建設(shè)勢在必行
一是加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識?；鶎友胄袡n案管理工作的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)形勢發(fā)展的新舉措、新要求，是實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為人民銀行中心工作任務(wù)提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有效措施，是推進基層央行工作全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的基本要求?；鶎友胄袡n案管理電子化建設(shè)要堅持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊密結(jié)合基層央行工作實際，堅持實事求是，既要精心組織、真抓實干，又要做到統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)謀劃，為長遠發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。
二是著力實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，大力提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。加強基礎(chǔ)工作是實現(xiàn)檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對原有檔案進行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規(guī)定對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、銷毀等各個環(huán)節(jié)要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時限，對檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環(huán)節(jié)認(rèn)真加以規(guī)范。然后按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為檔案管理電子化提供了充分準(zhǔn)備。
檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。加強檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業(yè)化發(fā)展戰(zhàn)略的重要行動，具有重要的意義。
1．加強檔案信息電子化管理，是電子政務(wù)發(fā)展的需要
檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分；大力開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設(shè)具有重大意義。對此，進行檔案信息化建設(shè)，加快檔案資源的開發(fā)應(yīng)用，是電子政務(wù)發(fā)展的需要。
2．加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要
隨著電子商務(wù)時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。而傳統(tǒng)的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～ 出版”的工作方式，從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。檔案信息電子化，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領(lǐng)市場。
二、當(dāng)前檔案信息電子化管理存在的問題
隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現(xiàn)如下：
1．硬件和軟件設(shè)施有待完善
目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設(shè)備安裝在低配置的計算機上，無法實現(xiàn)其自身的功能。比如掃描儀、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機等一些高端設(shè)備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴(yán)重制約了檔案信息電子化的進程。
2．缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法
全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案信息工作電子化。
3．檔案人員素質(zhì)有待提高
實行檔案信息電子化，必須有高技術(shù)人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進的技術(shù)水平，缺乏檔案、信息處理復(fù)合型人才，無法充分使用現(xiàn)代化設(shè)備，制約了檔案信息電子化建設(shè)。
三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑
加快檔案信息自動化系統(tǒng)建沒，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認(rèn)識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。
1．完善硬件和軟件設(shè)施
檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要有現(xiàn)代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎(chǔ)硬件、軟件開發(fā)、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機、掃描儀等設(shè)備配置。加大軟件開發(fā)力度，加快開發(fā)一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)化，使利用起來快捷方便。
2．提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范。當(dāng)前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件混亂，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。因此，必須制訂《數(shù)字化聲像檔案著錄規(guī)則》《檔案資料數(shù)字化懷準(zhǔn)》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《照片檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《縮微膠片數(shù)字化操作規(guī)程》《錄音檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《錄像檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《多媒體信息采集操作規(guī)程》等規(guī)章制度，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。
3．提高檔案人員素質(zhì)
推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。當(dāng)前，許多檔案人員素質(zhì)不高，提高檔案人員的知識素質(zhì)迫在眉睫。因此，要有針塒性地對檔案人員進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；要有計劃地組織進修培訓(xùn)，讓他們綜合學(xué)習(xí)檔案學(xué)、信息技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識，掌握信息化技術(shù)。
總之，檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是一項長期而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程。要進一步完善硬什和軟件設(shè)施，加強管理，提高檔案人員素質(zhì)，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，提升檔案事業(yè)發(fā)展質(zhì)量和水平，促進檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。
一、企業(yè)電子檔案的形成與利用
(一)檔案信息數(shù)字化
數(shù)字化的檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)需要必須最大限度的保護檔案，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)，它為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。
(二)電子檔案管理系統(tǒng)
電子檔案管理系統(tǒng)具有簡單、快捷和可以保持檔案原始性的特點。為檔案電子化提供了極大的便捷服務(wù)。電子檔案管理系統(tǒng)一般都采用樹形分類結(jié)構(gòu)，使得它的權(quán)限控制靈活、簡單;電子檔案管理系統(tǒng)入庫簡單，并提供了入庫前的瀏覽功能，它的界面要素簡單，一看就會，無需復(fù)雜的學(xué)習(xí)過程;最主要的是它具有查詢簡單的功能，為檔案提供利用，實現(xiàn)檔案服務(wù)功能提供了舉大的支持作用;對于沒有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。
(三)實現(xiàn)檔案紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變
在企業(yè)檔案管理過程中引進電子檔案管理系統(tǒng)以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質(zhì)的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對掃描錄入到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的圖像文件進行整理修正，并在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中建立相應(yīng)的索引信息，從而達到電子檔案的快速自動檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務(wù)。
(四)電子檔案的存儲與利用
電子檔案通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。
對檔案部門來說，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。
二、電子檔案在企業(yè)檔案管理中存在的問題
(一)檔案隊伍的素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展還不相適應(yīng)
歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業(yè)檔案隊伍整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。而檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。
(二)企業(yè)的檔案管理得不到高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視
很多企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理認(rèn)識不到位，認(rèn)為它只是文字類的工作，和公司安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來說是微不足道的。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持。
(三)企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負責(zé)
很多企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當(dāng)一部分的企業(yè)根本沒有設(shè)立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。
(四)企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后
首先，個別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。其次，在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。還有的企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。最后，電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進程。
三、推進電子檔案在企業(yè)中加快發(fā)展的辦法
(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩(wěn)定檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)
各企業(yè)應(yīng)加強企業(yè)檔案管理隊伍的知識水平，通過不間斷的培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)人才的引進來加強檔案隊伍整體技術(shù)水平和管理水平，并在企業(yè)內(nèi)部建立健全檔案管理培訓(xùn)制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，促進檔案管理隊伍的建設(shè)。其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑，培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。
(二)加快檔案信息化的建設(shè)，促進電子檔案的發(fā)展
電子檔案的發(fā)展離不開檔案信息化的支持，只有不斷開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，積極主動通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并促進電子檔案在企業(yè)中的利用和發(fā)展，才能充分發(fā)揮電子檔案在企業(yè)中的重要作用。
(三)提高對檔案工作的重視，推進電子檔案的應(yīng)用
企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業(yè)發(fā)展中得以快速、健康的發(fā)展。
(四)加大電子檔案優(yōu)點的宣傳力度，普及電子檔案的知識
只有在實際檔案工作中，充分體會到電子檔案的便利和快捷，才能促進電子檔案的發(fā)展。電子檔案的優(yōu)點毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認(rèn)識到電子檔案的優(yōu)點，才會有更多地人選擇使用電子檔案。
一、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1.傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由技術(shù)人員、檔案人員所共享。這就使得檔案與文件之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作原則、方法及流程，如文件的立卷歸檔制度。檔案工作流程的起點是文件的歸檔立卷工作，也是檔案工作和文書工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，通常一年歸檔一次。而電子文件隨時更改，隨時產(chǎn)生，存貯在計算機光盤或磁盤中。因而，其對計算機具有很強的依賴性。倘若歸檔，必須采用光盤或磁盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2.由于電子文件載體與信息的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的內(nèi)容特征和形式特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行多角度、有效、迅速的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的使用者可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
3.由于電子文件的保存價值同時取決于其可讀性和自身價值，其鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、方法均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其參考價值和憑證價值確定保管期限，而電子文件一方面由于用戶的需要，數(shù)據(jù)和信息不斷地補充和修改，另一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其管理、鑒定方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管要求、方法以及對外利用和檢索等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
二、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以室藏檔案資料采用機讀形式做為主要物質(zhì)對象，用計算機對檔案文獻進行不同層次的加工和篩選、收集，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1.可充分發(fā)揮和利用現(xiàn)有計算機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案室對計算機的開發(fā)功能簡單，應(yīng)用單一，有的僅僅用于文件打字貯存或檔案著錄，使用的低效率造成時間、財力、物力和人力的極大？良費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材一編輯一出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，導(dǎo)致信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。而檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3.檔案信息電子化，可多次產(chǎn)出，一次投入，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，期望農(nóng)場給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
4.檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到各個部門及領(lǐng)導(dǎo)，就拓寬了服務(wù)范圍，擴大了社會影響，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長遠看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
第二，形勢發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。
第三，社會強烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應(yīng)對檔案信息電子化帶來的影響
電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對策：
第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
第二，解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止損失。
第三，檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對策。
隨著改革開放政策的實施，我國的經(jīng)濟得到了大力的發(fā)展，在這種情況下，檔案在企業(yè)的發(fā)展過程中占有的地位就在不斷地提升，如何對檔案進行管理成為了一項重要的內(nèi)容。而在當(dāng)前階段，檔案的種類以及數(shù)量在快速的增加，內(nèi)容更加的復(fù)雜，功能性更加的強烈，使檔案在企業(yè)的發(fā)展過程中具有重要的意義，這時各個企業(yè)中就都建立了相應(yīng)的部門對檔案進行管理。而電視廣播行業(yè)作為我國一個重要的行業(yè)，加強對檔案的管理，使其在運行的過程中發(fā)揮出重要的作用，因此，加強對廣播電視行業(yè)檔案信息電子化管理進行研究，使檔案能夠發(fā)揮出更大的作用，體現(xiàn)出其應(yīng)有的價值，為廣播電視行業(yè)的發(fā)展做出重要的貢獻。
一、廣播電視行業(yè)檔案信息電子化管理的優(yōu)勢
1.增加了檔案管理工作的效率
在廣播電視行業(yè)運行的過程中，為了滿足社會的要求，新聞的種類以及數(shù)量在不斷地增多，在這些新聞中，不僅僅信息的內(nèi)容數(shù)量較多，而且內(nèi)容的種類較為復(fù)雜，如文字類信息、視頻類信息、音像類信息等，導(dǎo)致檔案管理工作的任務(wù)量不斷地增加。并且，在少數(shù)民族地區(qū)，由于多種因素的影響下，還是依然使用傳統(tǒng)的手動管理方式來對檔案進行管理，使管理工作的效率不高。因此，在管理時使用電子化進行管理，只需要使用計算機，就可以簡單的將這一工作進行，改變了以往任務(wù)量大的問題，有效的增加了管理工作的效率[1]。
2.為檔案的完整性提供了保證
在廣播電視行業(yè)的檔案中，包括的資料非常的豐富，包含了社會中的各個行業(yè)，無論是航空事業(yè)的研究、生物科技的研究等高端行業(yè)，還是人們的正常生活及低端行業(yè)，都會進行大量的報道。而少數(shù)民族地區(qū)的廣播電視行業(yè)不僅要報道上訴的一些新聞，而且報道中還會體現(xiàn)出一些少數(shù)民族的特色，使檔案的儲存工作帶來了難度，常常會出現(xiàn)檔案缺失的問題。而使用電子化管理對檔案進行管理，在第一時間將檔案的信息輸入到網(wǎng)絡(luò)中利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)儲存起來，為檔案的完整性提供了保證[2]。
3.加強了檔案的查找效率
在一些少數(shù)民族地區(qū)對檔案進行管理時，使用的是傳統(tǒng)的手動管理方式，在對檔案進行利用時，由于檔案的種類以及數(shù)量較多，在對檔案進行查找時，往往需要進行大量的查找工作，需要花費大量的時間，使檔案的查找效率不是很高。而使用電子化管理方式后，就可以利用計算機管理平臺中對檔案進行查找，有效的提高了檔案查找的效率。并且，在查找時，還可以根據(jù)對全縣進行設(shè)定，使檔案更加的安全。
二、廣播電視行業(yè)檔案信息電子化管理在少數(shù)民族地區(qū)應(yīng)用的策略
1.提升管理人員的綜合素質(zhì)
為了使電子化管理更好的在少數(shù)地區(qū)廣播電視行業(yè)中進行應(yīng)用，就要加強管理人員的綜合素質(zhì)。在電子化管理中，計算機作為其中最關(guān)鍵的使用設(shè)備，管理人員的使用情況，就會對管理工作帶來嚴(yán)重的影響，因此就要提高管理人員的計算機使用能力，加強對管理人員進行相關(guān)的計算機能力培訓(xùn)，并且在考核結(jié)束時，還要對其進行考核，對考核不合格的管理人員進行再次培訓(xùn)或辭退，以使管理人員的計算機使用能力得到提高。同時還要對管理人員進行思想政治教育，使管理人員培養(yǎng)出正確的人生價值觀[3]。
2.建立完善的檔案信息電子化管理機制
在對檔案進行管理時，具有完善的管理機制具有重要的意義，因此，就需要建立出完善的檔案管理機制，在這一過程中，首先可以對當(dāng)前的機制進行分析，將其中有效的部分篩選出來，繼續(xù)對其進行應(yīng)用，將無效的部分尋找出來，進行改善。并且，還可以借鑒一些國外的先進理念，去其糟粕，取其精華，形成適合我國國情的電子化檔案管理機制[4]。
3.構(gòu)建科學(xué)的電子化管理服務(wù)體系
一、檔案信息的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以紙質(zhì)檔案、縮微膠片影像、錄音、錄像資料等為主要物質(zhì)對象，利用計算機及其它設(shè)備對檔案文獻進行收集、篩選進行電子化加工，使之轉(zhuǎn)化成為計算機軟件形式的二次信息加工，然后再結(jié)合這些電子文件自身的特點，采用先進的軟件系統(tǒng)對電子檔案進行文件級的管理，從而實現(xiàn)安全、高效、快捷的電子檔案信息管理模式，為社會生活和經(jīng)濟生活提供安全、真實、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息管理模式。其優(yōu)點有：
1.提高文檔的利用效率。現(xiàn)在大多數(shù)檔案部門都是應(yīng)用計算機及計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理，用于檔案著錄及文件輸入貯存等。檔案信息基礎(chǔ)硬件配置以及技術(shù)條件日益成熟，計算機已得到廣泛的應(yīng)用，形成了大量的電子文件，快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又進一步波及到了文書檔案的運轉(zhuǎn)、傳遞過程和利用方式。一些新技術(shù)，如語音識別、文字掃描模式識別等方面的應(yīng)用已逐步進入實用領(lǐng)域。檔案信息電子化的工作效率與過去的手工操作相比，有了很大的提高。
2.明顯提高檔案信息的時效性。過去手工信息加工的工作模式就是一種“慢工出細活”的工作方式，從文件資料形成到收集、整理和歸檔，所需的時間長、任務(wù)繁鎖，且容易造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的利用價值。檔案信息電子化以后，編者可以直接利用機讀形式的檔案，充分利用計算機及計算機網(wǎng)絡(luò)的強大功能完成信息加工工作程序，快捷地呈現(xiàn)二次文獻。
二、推進檔案信息電子化的策略
1.慎重選擇技術(shù)路線
信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征，對檔案信息電子化影響最大的是檔案應(yīng)用軟件的開發(fā)及成熟的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息電子化系統(tǒng)的技術(shù)路線尤為重要，應(yīng)從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展的角度考慮，研制開發(fā)適應(yīng)當(dāng)代檔案信息管理工作的應(yīng)用軟件，其中的管理模塊應(yīng)與各行各業(yè)的檔案管理工作緊密結(jié)合，同時利用軟件技術(shù)實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)間的自動轉(zhuǎn)換功能，即通過應(yīng)用軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、版式等，通過軟件自動轉(zhuǎn)化到較大范圍的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)上來，從而最大限度地發(fā)揮計算機及網(wǎng)絡(luò)的強大功能，使得檔案信息電子化趨于完善。
2.加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
檔案信息電子化的運用體現(xiàn)在檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案管理要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案信息電子化，必須進行科學(xué)、合理、長遠的規(guī)劃，避免人力、物力、財力的浪費，抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，兩者是相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。國家檔案管理部門應(yīng)盡早制定檔案信息電子一體化技術(shù)流程標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則，實現(xiàn)檔案目錄信息、文件原文和原數(shù)據(jù)的電子化管理。通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，即可在一定的范圍內(nèi)進行資源共享，從而有效地避免大量的重復(fù)勞動，及日后數(shù)據(jù)匯集的重復(fù)現(xiàn)象。
