首頁 > 優(yōu)秀范文 > 檔案管理人員培訓(xùn)
時(shí)間：2023-07-17 09:50:04
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理人員培訓(xùn)范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
學(xué)校檔案是學(xué)校的歷史載體，其中包括文書檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、聲像檔案、基建檔案、教職員個(gè)人業(yè)績檔案等幾大門類。學(xué)校檔案既記載了學(xué)校的發(fā)展歷程，同時(shí)也記載了教職工的相關(guān)資料和學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況以及個(gè)人資料，這里面的內(nèi)容是學(xué)校評價(jià)各教師教學(xué)結(jié)果的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校檔案是多項(xiàng)數(shù)據(jù)的綜合，關(guān)系著各教職工和學(xué)生的前途，并且，其中的資料可以鑒定這個(gè)學(xué)校的教育狀況，看出此學(xué)校的教育水平。
二、檔案管理的現(xiàn)狀與不足
檔案管理受到的重視不足。檔案在學(xué)校的管理上具有重大意義，可是它并沒有得到相應(yīng)的重視，所以在很多時(shí)候，檔案管理工作經(jīng)常被忽視。檔案管理人員存在著一種只要簡單將檔案保管好，能夠應(yīng)對時(shí)常的檢查和查閱便足夠了，導(dǎo)致檔案管理人員逐漸放松檔案管理的工作，使檔案管理缺少科學(xué)的規(guī)劃。
有的學(xué)校對檔案管理的投入力度不足。檔案得不到重視，而且設(shè)備匱乏，現(xiàn)有設(shè)備老化，檔案管理部門很難引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、更換設(shè)備，致使檔案庫房的設(shè)備老化、工作陳腐。
管理人員業(yè)務(wù)能力較差。學(xué)校的檔案管理人員雖然由專門的人來負(fù)責(zé)管理檔案，但是對于檔案管理知識的深入學(xué)習(xí)還不夠，有些專業(yè)不對口的相關(guān)人員甚至未參加過相應(yīng)的培訓(xùn)考核便被安排上崗，這使得檔案材料收集、整理和歸檔等業(yè)務(wù)的操作不規(guī)范，使檔案管理的整體水平下降。
檔案管理制度不夠完善，是眾多高校都存在的情況，檔案管理制度完善，才能真正地反映教職工的教學(xué)水平和學(xué)校整體的教育狀況。檔案需要規(guī)范管理，才能夠使檔案中的內(nèi)容更加有條理、更加清晰、更加完整和更方便查閱。在以往的檔案管理過程中，由于缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致管理人員對檔案管理工作不重視，對檔案材料收集不完整。在收集入檔的過程中，對資料整理的態(tài)度散漫，不能夠全面地概括，且會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)的現(xiàn)象，不能及時(shí)有效地反映教職工和學(xué)校歷史的真實(shí)信息和情況。
三、加強(qiáng)高校檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方法
（一）注重檔案收集，加強(qiáng)管理。完善檔案的前提是收集文件資料，歸檔之前，對所掌握的資料進(jìn)行細(xì)化分析，保證檔案的質(zhì)量。在此要求下，檔案管理人員需要進(jìn)行資料分析、分類、整理的過程，而為了避免部分檔案管理人員對處理資料方面存在不懂之處，學(xué)校應(yīng)該開展檔案收集培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的資料分析和整理能力，提高學(xué)校檔案的質(zhì)量。
（二）更新觀念，將檔案信息化。檔案信息化是不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用現(xiàn)代化的水平。舊時(shí)代的檔案管理工序復(fù)雜，以手工操作為主，很容易造成檔案材料填寫格式不規(guī)范，內(nèi)容不完整等失誤，給學(xué)校帶來不便之處。傳統(tǒng)的手工檔案管理在資料查找和資料整理這一過程中比較麻煩，需要花費(fèi)大量的時(shí)間完成。而計(jì)算機(jī)時(shí)代則克服了這些問題，利用網(wǎng)絡(luò)的便利之處，將檔案信息化。計(jì)算機(jī)記載檔案不僅能夠高效地處理檔案?Y料的收集、整理，對檔案資料的保密程度也高出了許多，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)將檔案進(jìn)行分類管理，成為當(dāng)下高校管理檔案方式的主流。
檔案信息化要求檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)知識，能夠流暢操作，將計(jì)算機(jī)時(shí)代的優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮到最大，體現(xiàn)檔案信息化的好處。學(xué)校檔案館應(yīng)該展開檔案管理人員檔案信息化培訓(xùn)的課程，加強(qiáng)檔案管理人員對檔案信息化操作的流程，使檔案的管理工作更加科學(xué)、規(guī)范。
大數(shù)據(jù)時(shí)代的特性
從2012年開始大數(shù)據(jù)被越來越多的人所提及，人們的生活和工作都越來越離不開大數(shù)據(jù)。但是，事實(shí)上，國內(nèi)并沒有對大數(shù)據(jù)形成統(tǒng)一的定論，人們認(rèn)為大數(shù)據(jù)并不是對大量信息數(shù)據(jù)的描述，而是通過分析和利用數(shù)據(jù)信息來獲取更有效的方法。大數(shù)據(jù)時(shí)代的特性表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)量非常大，二是數(shù)據(jù)處理的速度非?？欤菙?shù)據(jù)的種類非常多，四是數(shù)據(jù)的價(jià)值非常高。數(shù)據(jù)類型有以下幾種：一是文檔，二是圖片，三是音頻，四是視頻，五是網(wǎng)頁，六是電子郵件等等。
大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理工作的特性
高校檔案數(shù)據(jù)量不斷增多。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來對高校檔案管理工作提出了新的要求。如今，高校檔案管理工作已經(jīng)成為高校管理工作的重中之重，高校檔案記錄者高校發(fā)展過程中所產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)信息，這些信息的類型也比較多，而且都是高校最有價(jià)值的信息。因此，高校檔案的數(shù)據(jù)量是非常大的，檔案管理人員的工作壓力也比較大，檔案管理人員需要把原始紙質(zhì)版的數(shù)據(jù)信息輸入到檔案管理平臺上，高校檔案數(shù)據(jù)還在不斷的增長，增長速度非?？?。
高校檔案數(shù)據(jù)的多樣化。高校檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，檔案涉及到高校多種業(yè)務(wù)，高校檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)多樣化特性，不同數(shù)據(jù)之間相互關(guān)聯(lián)。對此，高校必須完善檔案管理體系，加強(qiáng)檔案管理。高校檔案的形式多種多樣，不同形式檔案的特點(diǎn)不同，功能也會(huì)有所不同，高校檔案管理人員需要對檔案進(jìn)行分類管理，方便用戶查找檔案，提高檔案的利用率。
大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理對策
完善高校檔案管理體系。以某高校為例，某高校從2012-2016年，檔案信息量占高校信息總量的80%，檔案的種類增加了4種，高校檔案管理系統(tǒng)的功能也在不斷增多，增加了11項(xiàng)全新的功能。
大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校必須擁有強(qiáng)大的儲存系統(tǒng)，能夠把不同類型的檔案信息儲存在不同的系統(tǒng)內(nèi)，而且檔案管理系統(tǒng)對于檔案信息的保管并不是單純的存放，而是需要把多種數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)在一起。如今，高校必須改變傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式，從根源上解決高校檔案管理工作中存在的問題，這樣才能更加深層次的挖掘出檔案數(shù)據(jù)中有價(jià)值的信息，提高高校檔案的利用率。高校檔案管理人員需要增強(qiáng)服務(wù)意識，檔案管理工作就是為高校的教學(xué)和科研活動(dòng)提供服務(wù)的。高校檔案管理工作并不是在業(yè)務(wù)發(fā)生后才開展的。而是要在業(yè)務(wù)發(fā)生之前做好前端的控制，這就要求高校檔案管理人員做好充足的準(zhǔn)備，提前對高校各個(gè)部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行研究分析，了解各個(gè)部門，不同業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，并結(jié)合不同類型業(yè)務(wù)的實(shí)際需求合理制定檔案管理需求。高校檔案管理工作的開展必定離不開技術(shù)的支持，高校必須合理的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理水平，讓檔案信息“活”起來，為高校各個(gè)部門提供服務(wù)。高校還必須健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展提供支持和保障。
為提高計(jì)劃生育服務(wù)水平，確保各項(xiàng)工作的制度化和規(guī)范化，采取相應(yīng)措施，提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進(jìn)和完善。
一、新形勢下計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化的意義
采取相應(yīng)措施，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化具有重要作用，也是必須重視和關(guān)注的內(nèi)容，其重要意義表現(xiàn)在以下方面：
（一）有利于實(shí)現(xiàn)信息互通。規(guī)范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進(jìn)行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創(chuàng)造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計(jì)劃生育檔案的政策法規(guī)、生育指標(biāo)、生育措施、優(yōu)惠政策等資料進(jìn)行整理和歸納。進(jìn)而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進(jìn)信息有效交流和溝通。
（二）有利于方便管理決策。計(jì)劃生育檔案記錄計(jì)劃生育檔案政策的執(zhí)行和落實(shí)情況，采取措施促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，有利于管理部門在作出相關(guān)決策時(shí)，具有可靠的參考資料和依據(jù)。在制定計(jì)劃生育決策時(shí)，通過查閱各項(xiàng)歷史資料和記錄，進(jìn)行對比和分析，然后結(jié)合當(dāng)前計(jì)劃生育工作實(shí)際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動(dòng)計(jì)劃生育各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。
（三）為流動(dòng)人口提供服務(wù)。促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動(dòng)人口的數(shù)量和方向進(jìn)行準(zhǔn)確把握，及時(shí)掌握流動(dòng)人口的婚育情況，了解不同地區(qū)計(jì)劃生育執(zhí)行效果和人口流動(dòng)情況。并且還可以實(shí)現(xiàn)信息交流與互動(dòng)，構(gòu)建計(jì)劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理水平的提高。
二、新形勢下計(jì)劃生育檔案管理工作的不足
由于相關(guān)制度沒有嚴(yán)格落實(shí)，一些管理人員素質(zhì)偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現(xiàn)在以下方面：
（一）制度缺失。一些單位的計(jì)劃生育檔案管理制度不完善，相關(guān)人員職責(zé)不明確，制約各項(xiàng)工作有效開展下去。獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不健全，難以有效調(diào)動(dòng)管理人員的積極性。管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不完善，難以有效提升管理人員素質(zhì)，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相關(guān)單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備等投入不夠，忽視設(shè)備更新和完善。管理人員培訓(xùn)的資金投入不足，難以提高他們的素質(zhì)。獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不健全，制約管理人員素質(zhì)的提高。
（三）管理不當(dāng)。一些檔案管理人員的責(zé)任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴(yán)格執(zhí)行管理范措施。對檔案資源的開發(fā)和利用存在不足，管理流程不規(guī)范，難以提高計(jì)劃生育檔案管理水平。
三、新形勢下計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化的路徑
為彌補(bǔ)存在的不足，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化，可以采取以下改進(jìn)措施：
（一）健全制度，明確責(zé)任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責(zé)，推動(dòng)管理工作制度化和規(guī)范化。建立并嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制，讓檔案管理人員認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施，提高管理工作的規(guī)范化水平。建立完善的管理人員培訓(xùn)制度，落實(shí)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，讓管理人員努力開展工作，提高計(jì)劃生育檔案管理水平。
（二）增加投入，強(qiáng)化管理。增加相應(yīng)的資金投入，合理安排檔案管理預(yù)算，滿足各項(xiàng)工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項(xiàng)活動(dòng)順利開展提供資金支持。重視資金使用的監(jiān)督和管理，確保各項(xiàng)資金落實(shí)到位，使其為計(jì)劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。
（三）健全臺賬，規(guī)范管理。根據(jù)計(jì)劃生育檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定健全完善的制度措施，有效規(guī)范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時(shí)，還要嚴(yán)格管理規(guī)章制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計(jì)劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規(guī)范和引導(dǎo)各項(xiàng)工作，努力提高檔案管理水平。
（四）改進(jìn)服務(wù)，注重利用。提高檔案管理人員素質(zhì)，改進(jìn)服務(wù)，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務(wù)，提高人們的滿意度。構(gòu)建完善的管理服務(wù)系統(tǒng)和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計(jì)劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進(jìn)行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務(wù)，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價(jià)值，為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作順利開展提供參考和依據(jù)。
四、結(jié)語
總之，推動(dòng)計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化具有重要意義。作為管理人員，應(yīng)該明確不足，健全并落實(shí)各項(xiàng)制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發(fā)。從而有效規(guī)范檔案管理工作，提高服務(wù)水平，為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作開展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]張永和.人口和計(jì)劃生育檔案工作的科學(xué)管理[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2009（26）：163-164.
二、縣級供電企業(yè)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的有效途徑
在企業(yè)培訓(xùn)工作總體要求下，檔案管理培訓(xùn)應(yīng)結(jié)合縣級供電企業(yè)檔案管理人員現(xiàn)狀及工作特點(diǎn)，采取靈活的培訓(xùn)方式，開展實(shí)用性、針對性強(qiáng)的培訓(xùn)，在實(shí)踐基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案工作人員能克服工學(xué)矛盾，有效提供業(yè)務(wù)技能水平。1開展專業(yè)集中培訓(xùn)結(jié)合七個(gè)縣（市）公司檔案管理工作實(shí)際情況，在全省供電系統(tǒng)率先開展檔案專業(yè)技術(shù)幫帶，采取集中培訓(xùn)的方式，通過每年定期舉辦檔案管理培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)和強(qiáng)化各類載體檔案的收集、整理、分類、期限劃分等基礎(chǔ)理論知識，掌握數(shù)字檔案的操作與運(yùn)用，各專職檔案管理人員通過理論培訓(xùn)與現(xiàn)場實(shí)踐相結(jié)合的方式，現(xiàn)場學(xué)習(xí)取長補(bǔ)短互為所用，提高各檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。開展集中培訓(xùn)，可以合理集中利用人力物力財(cái)力資源，一次性將大量人員集中起來統(tǒng)一培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上相互溝通、探討，增強(qiáng)檔案工作人員學(xué)習(xí)的系統(tǒng)性、專業(yè)性。2采取個(gè)別針對輔導(dǎo)結(jié)合集中培訓(xùn)人員的學(xué)習(xí)成果情況和新任職檔案管理人員業(yè)務(wù)盲點(diǎn)的情況，采取一對一的個(gè)別指導(dǎo)的培訓(xùn)方式，組織業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的教師給集中培訓(xùn)結(jié)束后有疑問的檔案管理人員進(jìn)行單獨(dú)答疑和指導(dǎo)，并在后期工作中做好經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。各縣級供電企業(yè)新任職檔案管理人員到供電公司綜合檔案室進(jìn)行跟班培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國網(wǎng)公司、省公司有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和各類檔案整編規(guī)則，做到手把手的傳幫帶，培訓(xùn)各類載體的收集、整理、分類、組卷、編目及數(shù)字檔案館系統(tǒng)的實(shí)踐操作。引導(dǎo)新任職檔案管理人員獨(dú)立完成文書、單項(xiàng)基建工程、全宗卷等檔案整編工作。根據(jù)整編結(jié)果進(jìn)行點(diǎn)評，匯總存在的問題及改進(jìn)工作的對策和方法，短而快的提高新任職檔案管理人員的理論和實(shí)際操能力。集中針對全體檔案管理人員進(jìn)行短期綜合培訓(xùn)，輻射面廣，但是卻不能兼顧到每一位檔案管理人員，此時(shí)，個(gè)別指導(dǎo)的培訓(xùn)方式就顯得尤為重要。同時(shí)，當(dāng)有極少數(shù)新任職檔案管理人員參加到工作中時(shí)，個(gè)別指導(dǎo)比組建業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班級來得更高效和更經(jīng)濟(jì)。所以個(gè)別指導(dǎo)也是檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的一個(gè)重要手段。3實(shí)時(shí)在線及時(shí)答疑電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理是一個(gè)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。合理利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)來培訓(xùn)檔案管理人員，是當(dāng)今檔案管理培訓(xùn)的必要手段。根據(jù)全省供電系統(tǒng)統(tǒng)一采用《國家電網(wǎng)檔案館信息系統(tǒng)》的信息平臺優(yōu)勢，開展定期和不定期的在線數(shù)字檔案檢查、指導(dǎo)和督促，及時(shí)解決、梳理縣級供電企業(yè)在日常檔案工作存在的難點(diǎn)、疑點(diǎn)、定期通報(bào)各公司檔案工作完成情況，在線指導(dǎo)各公司專職檔案管理人員在數(shù)檔系統(tǒng)中完成文檔、科檔、會(huì)計(jì)、照片、實(shí)物檔案的整理與歸檔，提高歸檔率、準(zhǔn)確率和完整率。4以查代培整體提升每年定期組織各縣公司專職檔案管理人員開展檔案互查工作，各專職檔案管理人員檢查兄弟單位各載體檔案年度歸檔整理情況及歸檔及時(shí)率，部門立卷制度和檔案月度績效考核執(zhí)行情況等。通過互查平臺，了解各縣公司檔案管理現(xiàn)狀，協(xié)助做好診斷分析，有針對性地開展業(yè)務(wù)對接指導(dǎo)，發(fā)揮基礎(chǔ)較好的縣公司的輻射示范作用，以先進(jìn)帶落后的方式開展縣公司之間的幫扶，帶動(dòng)管理基礎(chǔ)較弱的縣公司快速提升檔案規(guī)范化管理水平。在檢查基礎(chǔ)上，為檔案管理人員提供溝通交流機(jī)會(huì)，形成比學(xué)趕超、取長補(bǔ)短互為所用的良好氛圍，真正達(dá)到以查代培整體提升的效果。5上下協(xié)同夯實(shí)基礎(chǔ)充分利用外部資源，采取“走出去”的培訓(xùn)方式，組織檔案工作人員參加國家檔案、省市檔案局、省電力公司等上級單位舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使檔案工作人員及時(shí)了解檔案工作新動(dòng)態(tài)、新方向，掌握檔案規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等，為檔案專業(yè)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
[關(guān)鍵詞] 干部保健檔案管理；專業(yè)人才培養(yǎng)；崗位培訓(xùn)；繼續(xù)教育
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 063
[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0135- 02
0 引 言
新時(shí)期，為促進(jìn)干部保健檔案管理水平提升，提高服務(wù)質(zhì)量，有效滿足檔案管理工作需要，創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式，注重專業(yè)人才培養(yǎng)是必要的。但目前該項(xiàng)工作存在不足，制約檔案管理人才培養(yǎng)質(zhì)量提升，應(yīng)該采取改進(jìn)和完善措施。
1 新時(shí)期干部保健檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)的意義
培養(yǎng)專業(yè)人才，不僅能提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，對有效開展檔案管理等工作也具有重要作用，主要表現(xiàn)在以下方面。
1.1 m應(yīng)新時(shí)期干部保健檔案管理發(fā)展需要
新時(shí)期，隨著信息技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理之中，再加上大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”給檔案管理帶來的變革，在這樣的背景下，更應(yīng)該注重專業(yè)人才培養(yǎng)，采取有效措施，創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式，這是適應(yīng)新時(shí)期干部保健檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。
1.2 有利于促進(jìn)干部保健檔案管理方式轉(zhuǎn)變
通過完善管理培訓(xùn)制度，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和掃描技術(shù)的使用策略，并在實(shí)際工作中創(chuàng)新工作理念。有利于轉(zhuǎn)變檔案管理方式，提升服務(wù)質(zhì)量，為檔案使用者提供便利。
1.3 有利于促進(jìn)干部保健檔案管理水平提升
檔案管理工作水平的提升，離不開專業(yè)化人才的培養(yǎng)。為此，應(yīng)該健全完善管理制度，加強(qiáng)教育培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，讓管理人員熟練掌握管理技巧，更好利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)。進(jìn)而提升服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)干部保健檔案管理工作水平提升。
2 新時(shí)期干部保健檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)的策略
為提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，打造專業(yè)化管理隊(duì)伍，結(jié)合新時(shí)期干部保健檔案管理工作需要，可以從以下幾個(gè)方面采取培養(yǎng)策略。
2.1 重視崗位培訓(xùn)工作
加強(qiáng)干部保健檔案管理人員的崗位培訓(xùn)工作，讓他們熟練掌握檔案管理技能，有效開展管理活動(dòng)。要注重培養(yǎng)管理人員的終身學(xué)習(xí)理念，構(gòu)建檔案管理人員培養(yǎng)的中長期計(jì)劃，立足于提高檔案管理人員綜合技能，讓他們更好適應(yīng)將來工作需要。強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用水平，能熟練利用掃描儀、數(shù)據(jù)庫等開展檔案管理活動(dòng)。培訓(xùn)要緊跟大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景，促進(jìn)檔案管理人員知識和技術(shù)更新，努力在工作崗位上增強(qiáng)專業(yè)化技能，推動(dòng)干部保健檔案管理工作水平提升。
2.2 開展繼續(xù)教育活動(dòng)
專業(yè)人才匱乏是檔案管理水平提升的重要制約因素，對各項(xiàng)活動(dòng)開展產(chǎn)生不利影響。為此，應(yīng)該把握繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，健全學(xué)習(xí)制度和相關(guān)措施，讓他們豐富專業(yè)知識和綜合技能，積累檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理工作技巧，從而更好適應(yīng)新時(shí)期和新形勢的需要。應(yīng)該有計(jì)劃、有目的、分層次、分階段開展培訓(xùn)活動(dòng)，利用課堂授課、遠(yuǎn)程教育、專家講座、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等形式，有效開展繼續(xù)教育活動(dòng)。這樣既能豐富檔案管理繼續(xù)教育和學(xué)習(xí)方式，還能增進(jìn)工作人員的學(xué)習(xí)主動(dòng)性，靈活采用多種形式加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不斷充實(shí)和完善自己。進(jìn)而增強(qiáng)干部保健檔案管理人員素質(zhì)，為檔案管理工作順利進(jìn)行提供保障。
2.3 發(fā)揮行業(yè)組織的作用
可以發(fā)揮中國檔案學(xué)會(huì)的作用，有效組織人才培養(yǎng)的各項(xiàng)活動(dòng)。中國檔案學(xué)會(huì)擁有很多專業(yè)性人才，應(yīng)該發(fā)揮其人才優(yōu)勢，組織干部保健檔案管理人員培訓(xùn)工作。例如，可以開展在職教育活動(dòng)，組織學(xué)術(shù)講座，舉辦專題研討班，開展專題培訓(xùn)等。進(jìn)而促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)提升，為檔案管理工作的有效開展創(chuàng)造條件。
2.4 增進(jìn)與學(xué)校的聯(lián)系與合作
加強(qiáng)檔案管理部門與學(xué)校的合作，提升保健檔案管理人員綜合技能，引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，為各項(xiàng)活動(dòng)開展創(chuàng)造便利。分利用學(xué)校豐富的圖書資源，師資力量等，努力開展培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，豐富管理人員的專業(yè)知識，讓他們有效融入學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高管理技能。建立長久的人才培養(yǎng)機(jī)制，完善課程設(shè)置和人才培養(yǎng)方案，讓管理人員更好融入學(xué)習(xí)活動(dòng)，努力掌握檔案管理技巧。增進(jìn)相互聯(lián)系，為檔案管理人員培養(yǎng)提供師資、教學(xué)設(shè)施、圖書資源等。從而更好適應(yīng)新情況和新形勢，提高檔案管理人員培養(yǎng)質(zhì)量。
2.5 鼓勵(lì)檔案管理人員加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)
為推動(dòng)檔案管理活動(dòng)順利進(jìn)行，提高檔案管理水平，應(yīng)該注重采取有效措施，讓檔案管理人員更好學(xué)習(xí)，激發(fā)學(xué)習(xí)熱情和積極性，不斷掌握新知識和新技能，有效適應(yīng)檔案管理需要。干部保健檔案管理人員要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高自主學(xué)習(xí)意識，利用業(yè)余時(shí)間開展理論知識、信息技術(shù)、檔案管理技能的學(xué)習(xí)。要對檔案管理理論知識有效系統(tǒng)全面的認(rèn)識，然后激發(fā)他們學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，有效指導(dǎo)日?；顒?dòng)。注意信息技術(shù)利用，掌握掃描技術(shù)的應(yīng)用技能。并建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，完善資料設(shè)置，確保信息資料齊全，為開展管理和學(xué)習(xí)活動(dòng)奠定基礎(chǔ)。注重提高檔案管理技能，管理人員要積極參與實(shí)踐活動(dòng)，注重與其他管理人員的交流學(xué)習(xí)，用先進(jìn)的管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)武裝自己。進(jìn)而不斷提升檔案管理綜合技能，更好適應(yīng)檔案管理工作需要。
3 結(jié) 語
新時(shí)期，為有效提升干部保健檔案管理水平，應(yīng)該綜合采取有效措施，注重專業(yè)人才培養(yǎng)。要結(jié)合檔案管理工作需要，加強(qiáng)管理人員崗位培訓(xùn)，并開展繼續(xù)教育活動(dòng)，落實(shí)各項(xiàng)培訓(xùn)制度措施。作為干部保健檔案管理人員，也要不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)，熟練掌握檔案管理技能，為提升檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量創(chuàng)造便利。
主要參考文獻(xiàn)
[1]王新才，聶云霞.信息時(shí)代檔案人才培養(yǎng)與檔案學(xué)專業(yè)發(fā)展展望[J].檔案學(xué)研究， 2013（1）：87-91.
一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題
第一，由于相關(guān)機(jī)構(gòu)及人員的人事檔案意識比較薄弱，所以造成了對檔案工作的重視程度不夠。長久以來，單位的很多人包括一部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的管理上，也存在一些誤區(qū)，在他們的意識中，所謂的檔案工作無非就是抄抄 、寫寫、保管的事務(wù)性工作，并非是單位的主要工作，既不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，也不能給領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造政績，只要“守好攤” ，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這就說明一些人對檔案工作缺乏必要的了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的現(xiàn)象，就造成了人事檔案管理工作變得可有可無，默默無聞，在一定程度上缺乏應(yīng)有的理解與重視，人事檔案管理工作就處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要” 的尷尬境地。
第二，管理手段比較落后，管理水平不夠高，管理力量薄弱。隨著單位人事制度改革的推進(jìn)，機(jī)構(gòu)及內(nèi)部科室的調(diào)整和重組，人員要競聘上崗，在崗上崗的人員中，有的同志對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很了解，檔案收集意識比較淡薄。在對檔案工作精力得投入上也不足，平常工作中往往只是將材料放入檔案盒，而沒有把檔案及時(shí)整理歸檔，這就影響了檔案管理水平。在檔案的設(shè)備配備上，平時(shí)采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔為一間，能簡就簡，管理手段上也較陳舊，在查閱檔案時(shí)基本采用原始的手工操作方式，由于多次調(diào)閱、查找，造成紙質(zhì)的發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。
第三，人事檔案管理制作的不規(guī)范 。首先表現(xiàn)在材料的分類上不規(guī)范，很多檔案管理人員雖然知道人事檔案管理上要分類進(jìn)行保存，但在分類上比較隨意，而又把握不準(zhǔn)。其次表現(xiàn)在材料的制作上不規(guī)范，人事檔案材料，在過去，紙張的使用比較隨便，造成檔案材料的存放、收集、整理不是很規(guī)范，也影響了美觀。對過去那些有破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。但現(xiàn)在經(jīng)常有不規(guī)格的材料歸檔，導(dǎo)致檔案材料參差不齊，給檔案的整理和裝訂帶了極大麻煩，造成了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。為了使檔案材料整齊美觀，可采用老人老辦法，新人新辦法的做法，對距離5至8年內(nèi)到退休年齡的老職工采用老人老辦法，檔案材料繼續(xù)采用原來所用的紙張，對于新進(jìn)工作人員，一律采用現(xiàn)在統(tǒng)一使用規(guī)定的辦公A4用紙。保證材料的整齊統(tǒng)一美觀。
第四，在人事檔案管理中科學(xué)化和信息化不高?，F(xiàn)在科學(xué)技術(shù)和人們的工作生活聯(lián)系密切， 人事檔案管理工作也邁入了信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)辦公信息化水平的不斷提高，計(jì)算機(jī)信息化人事檔案管理應(yīng)得到充分挖掘和發(fā)揮，我們應(yīng)該改變過去那種低效率的手工操作的習(xí)慣方式，單位人員如果比較多時(shí)，再使用老方法去整理和調(diào)閱檔案時(shí)，極費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，現(xiàn)在把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等用計(jì)算機(jī)操作，實(shí)現(xiàn)無紙化閱檔。這樣既利于檔案的保管，又提高了工作效率。
第五，在人事檔案管理中制度不夠健全、落實(shí)不夠到位。有的單位明確制定了詳細(xì)的管理人員崗位職責(zé)，但缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的缺失必要的借閱制度；有的即使制定了相應(yīng)制度，但由于管理上有缺陷，不規(guī)范，也造成了在工作中無法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
第六，專業(yè)人才匱乏，對檔案管理人員的后繼教育重視不夠。在地勘單位人事檔案管理人員中有一部分是改行過來的，原先有的干過辦公室文秘、有的干過政治宣傳或工程專業(yè)技術(shù)轉(zhuǎn)行，但真正屬檔案專業(yè)畢業(yè)出來的人才很少；年齡偏大的比較多，有很多不會(huì)熟練運(yùn)用電腦操作進(jìn)行管理，單位經(jīng)費(fèi)緊張，檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，視野比較狹窄。所以必須要加強(qiáng)對檔案管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)已是刻不容緩。在對地勘單位人事檔案的人員培訓(xùn)過程中，課時(shí)比較短，理論和實(shí)踐缺乏相結(jié)合，檔案管理工作缺乏創(chuàng)新。開展檔案的繼續(xù)教育工作，缺乏預(yù)見性和前瞻性，要加大對地勘單位檔案管理人員的知識更新，把檔案繼續(xù)教育工作納入培訓(xùn)日程。
二、加強(qiáng)地勘人事檔案管理的幾點(diǎn)建議
第一，提高檔案管理工作人員的認(rèn)識，不斷提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)人事檔案的宣傳教育工作。真正從思想上引起檔案管理工作人員對人事檔案工作的高度重視。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)也要高度重視，也要經(jīng)常了解檔案工作的情況和檔案工作中存在的問題；在組織上、制度上給予保證， 對檔案管理工作給予大力支持，使人事檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。人事檔案管理工作人員要不斷提高服務(wù)意識，積極主動(dòng)地開發(fā)利用人事信息，為地勘工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
第二，加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)提高檔案管理的硬件設(shè)施。首先，地勘人事檔案部門應(yīng)盡快落實(shí)專人專責(zé)，要根據(jù)檔案冊數(shù)的增長配備情況，配備足夠的專兼職檔案管理人員，這樣才能確保有足夠的人員對人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。其次，人事檔案工作是一項(xiàng)集政策、 專業(yè)、技術(shù)很強(qiáng)的工作，所以必須要求檔案管理人員嚴(yán)守工作紀(jì)律，不斷提高自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，加強(qiáng)知識的學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理人員的政策水平和業(yè)務(wù)技能，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。
第三，必須加強(qiáng)檔案的制作的規(guī)范性，加強(qiáng)檔案的保管工作。檔案的存在即是一種社會(huì)現(xiàn)象，也是一種物質(zhì)的存在方式，所以需要永久保存，為后人查閱，提供真實(shí)的材料，在保存的過程中，檔案的數(shù)量和成分要不斷增加和豐富，同時(shí)有的檔案在使用過程中，不斷的損壞，為了維護(hù)檔案的完整和安全，檔案管理人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相混亂）、不丟（檔案不丟失不泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。從而延長檔案的壽命，
第四，加快地勘人事檔案管理的信息化建設(shè)，我們要依靠現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。在檔案的建設(shè)中，要充分借鑒兄弟單位的管理經(jīng)驗(yàn)，選用適合地勘人事檔案管理工作的管理軟件，續(xù)步實(shí)現(xiàn)地勘人事檔案的信息化。在此基礎(chǔ)上，要建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對相關(guān)管理部門和個(gè)人可以設(shè)置訪問權(quán)限，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺了解人事檔案信息，在本部門的一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息交流。這樣就能使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索的工作中解放出來，還可以更快捷、更準(zhǔn)確、更及時(shí)地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。全面提升地勘的人事檔案管理，從手工操作型向現(xiàn)代信息化管理型轉(zhuǎn)變，從實(shí)體檔案的管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，使原先的手工檔案管理者向現(xiàn)代的信息管理者轉(zhuǎn)變，這樣，才能更好地促進(jìn)人事檔案工作更好更快的發(fā)展。
第五，必須加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化有序化。 加強(qiáng)和完善地勘人事檔案管理的制度建設(shè)，必須要嚴(yán)格履行，用制度來保證人事檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。地勘有關(guān)部門應(yīng)詳細(xì)制定人事檔案管理辦法、收集 、歸檔制度、鑒別核對制度、保管保密制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度與管理人員職責(zé)，及相應(yīng)的獎(jiǎng)罰辦法等一系列規(guī)章制度，各管檔單位必須認(rèn)真執(zhí)行，既要做到有章可循、有據(jù)可依，同時(shí)還要做到制度上墻，以促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化。 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)性工作，嚴(yán)格實(shí)行統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)。
第六，招賢納士，吸收人才，領(lǐng)導(dǎo)重視，加大對檔案管理人員的后繼教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)投入。地勘單位人事檔案的管理要緊跟時(shí)代的發(fā)展，必須認(rèn)識到人才是最寶貴的資源，是關(guān)鍵因素，所以我們要形成“尊重知識、尊重人才、尊重創(chuàng)造”的文化氛圍。努力營造一種能使人才脫穎而出并實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的良好氛圍，可以采用多種形式廣泛吸引人才，引進(jìn)高層次優(yōu)秀人才。吸引人才，留住人才、發(fā)揮人才的工作積極性直接關(guān)系到人事檔案的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案的管理工作，保證人事檔案教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)。成立專門的繼續(xù)教育機(jī)構(gòu)，使檔案管理人員的繼續(xù)教育更專業(yè)化，我們要根據(jù)本單位人事檔案培訓(xùn)工作的需要，建立專項(xiàng)教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，制定科學(xué)的培訓(xùn)計(jì)劃，在培訓(xùn)中注重檔案管理人員把理論和實(shí)踐相結(jié)合，在學(xué)中用，在用中學(xué)，起到事半功倍的效果，建立一支高素質(zhì)的檔案人員隊(duì)伍。我們要用環(huán)境凝聚人才，用機(jī)制激勵(lì)人才，從而把地勘人事檔案工作推向更新的全面發(fā)展。
總之，要使人事檔案管理工作有新的進(jìn)展和新的突破，就必須抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)、不斷的改革創(chuàng)新，沖破舊的思路、模式，形成一整套符合時(shí)代要求，新的人事檔案管理思想、檔案管理觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
2、舉辦會(huì)計(jì)檔案管理培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及相關(guān)專業(yè)知識。培訓(xùn)對象為機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企業(yè)、事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員。時(shí)間安排在5月份。
3、認(rèn)真貫徹實(shí)施省檔案局、省人事廳《省檔案人員持證上崗管理辦法》，全面推行檔案人員持證上崗制度。舉辦檔案人員職業(yè)資格證書培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)采用省檔案人員培訓(xùn)材，主要內(nèi)容為檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。培訓(xùn)對象為全市尚未取得檔案職業(yè)資格證書的專兼職檔案人員。時(shí)間安排在6月份。
4、舉辦檔案行政執(zhí)法人員培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為檔案法律法規(guī)基礎(chǔ)知識，執(zhí)法工作的程序、規(guī)范和具體要求。培訓(xùn)對象為市、縣（區(qū)）檔案局檔案行政執(zhí)法人員。時(shí)間安排在6月份。
5、舉辦檔案通訊員培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為檔案通訊、信息報(bào)道寫作知識。培訓(xùn)對象為新聘任的全市檔案通訊員。時(shí)間安排在3月份。
6、舉辦電子文件歸檔與管理，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。培訓(xùn)內(nèi)容為電子文件歸檔與管理，檔案數(shù)字化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識及操作技能。培訓(xùn)對象為全市檔案管理人員。時(shí)間安排在4月份。
7、與市建設(shè)局、規(guī)劃局聯(lián)合舉辦重點(diǎn)工程檔案管理培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理知識。培訓(xùn)對象為全市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目主管和承建單位專兼職檔案人員。時(shí)間安排在8月份。
8、舉辦“市檔案管理系統(tǒng)”業(yè)務(wù)培訓(xùn)班1—2期。培訓(xùn)內(nèi)容為檔案管理系統(tǒng)軟件的操作技能和《省電子文件歸檔與管理辦法》。培訓(xùn)對象為全市有權(quán)使用“檔案管理系統(tǒng)”單位具體操作管理人員和檔案人員。時(shí)間安排在4月底。
二、培訓(xùn)要求
1、教育培訓(xùn)是提高檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力的有效途徑，希望各單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，積極為檔案人員參加教育培訓(xùn)創(chuàng)造條件，認(rèn)真組織本地區(qū)、本系統(tǒng)的專兼職檔案人員參加培訓(xùn)。
當(dāng)前，我國大量的企事業(yè)單位檔案管理人員以兼職的形式存在，即一人多崗，如人事檔案由人事處績效考核人員兼管等，這些兼管人員雖然具有一定的檔案管理知識，在實(shí)踐中也積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但相比于檔案專業(yè)管理人員整體業(yè)務(wù)能力可能會(huì)存在一定的差異，因而需要針對兼職檔案管理人員的特征制定和完善人才隊(duì)伍建設(shè)方案。
一、加強(qiáng)兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的意義
兼職檔案管理人才是部分單位檔案管理的基礎(chǔ)，如對于國家級博物館、紀(jì)念館而言，單位可能會(huì)配備專職檔案管理人才，但各普通博物館、紀(jì)念館檔案管理人才則大多為兼職的，其他性質(zhì)的單位同樣如此，因此，加強(qiáng)兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)具有重要的意義。
（一）有利于提高檔案管理水平。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，特別是對于會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等檔案的管理更是如此，如果由兼職人員擔(dān)任檔案管理工作人員，則必須加強(qiáng)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的專業(yè)水平，保障檔案能夠得到有效的保管和處置。
（二）有利于順應(yīng)檔案管理信息化的需要。當(dāng)前，檔案管理技術(shù)不斷創(chuàng)新，特別是信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中，未來，檔案等信息化趨勢明顯，在此背景下，只有加強(qiáng)兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，提高其利用信息化等手段進(jìn)行檔案管理的能力，才能滿足檔案管理的需要。
二、兼職檔案人才隊(duì)伍建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)
兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，在建設(shè)過程中，無可避免會(huì)遭遇起點(diǎn)低、流動(dòng)性較大、投入不足等方面的挑戰(zhàn)。
（一）人才隊(duì)伍建設(shè)起點(diǎn)較低。起點(diǎn)較低主要包含3個(gè)方面的內(nèi)涵：首先，兼職檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不高，甚至大量的兼職人員不具有檔案學(xué)的專業(yè)背景，也沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，要對這類人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能，培訓(xùn)的起點(diǎn)較低。其次，部分單位內(nèi)部缺乏兼職檔案人員培訓(xùn)規(guī)劃，培訓(xùn)工作非常零散，甚至基本沒有組織培訓(xùn)工作，這就缺乏基本的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，工作起點(diǎn)較低。再次，檔案管理起點(diǎn)較低對人才隊(duì)伍建設(shè)帶來了挑戰(zhàn)，部分單位檔案管理水平較低，應(yīng)要求兼職人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)，否則無法扭轉(zhuǎn)檔案建設(shè)滯后的局面。
（二）人才隊(duì)伍流動(dòng)性較大。兼職檔案管理人員流動(dòng)性大表現(xiàn)在2個(gè)方面：首先，部分單位調(diào)換檔案管理人員過于頻繁，單位沒有統(tǒng)籌考慮兼職檔案管理崗位發(fā)展需求，而是隨意指定一名職工從事檔案管理工作，在這一職工有其他工作任務(wù)時(shí)就變換另一職工執(zhí)行檔案管理工作，這種人員的不固定性容易給人才隊(duì)伍建設(shè)帶來較大的挑戰(zhàn)。其次，從人才本身來看，部分兼職檔案管理人員不安心檔案管理工作，積極謀求變動(dòng)工作崗位，入職后不久即發(fā)生工作變動(dòng)，這種人員的變動(dòng)既使得職工不會(huì)積極鉆研檔案管理業(yè)務(wù)工作，也會(huì)導(dǎo)致工作交接、職工熟悉檔案管理工作帶來的不便。
（三）人才隊(duì)伍建設(shè)投入不足。投入不足主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，首先，資金投入不足，由于檔案管理相對于單位業(yè)務(wù)而言處于一種邊沿化的地帶，不能直接給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益和工作業(yè)績，因而難以受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，在人才隊(duì)伍建設(shè)上就可能面臨資金不足的問題。其次，人力投入不足，要推動(dòng)兼職檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，必須有專門的人員負(fù)責(zé)人才選拔與聘用、負(fù)責(zé)人才培訓(xùn)，統(tǒng)籌檔案管理工作績效，但從實(shí)踐來看，大量的單位只是將檔案管理作為一項(xiàng)常規(guī)性的工作，沒有投入專門的人力來負(fù)責(zé)上述工作事宜。再次，物力投入不足，兼職檔案人才隊(duì)伍建設(shè)需要有完善的物質(zhì)配套，如辦公環(huán)境的改善等，只有這樣才能為留住人才、用好人才，調(diào)動(dòng)兼職人員的積極性提供支持，但部分單位對檔案工作場地建設(shè)等投入不足，辦公環(huán)境難以得到改善。
三、加強(qiáng)兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的思考
從實(shí)踐來看，一個(gè)單位內(nèi)部必然會(huì)存在一些兼職的檔案管理人員，特別是人員數(shù)量相對較少的單位更是如此，因此，必須加強(qiáng)兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，而這可以從制定兼職檔案人才管理方案，完善兼職檔案管理人才選拔與聘用，強(qiáng)化兼職檔案人才培訓(xùn)等方面著手。
（一）制定兼職檔案人才管理方案。首先，要制定兼職檔案管理人才績效考核方案，單位內(nèi)部要通過建立檔案管理水平、工作責(zé)任心等方面的考核指標(biāo)，明確不同指標(biāo)的權(quán)重對人才進(jìn)行考核，并得出考核結(jié)果。其次，要制定兼職檔案管理人才激勵(lì)方案，單位內(nèi)部要充分利用物質(zhì)、精神激勵(lì)等激勵(lì)方式對表現(xiàn)優(yōu)秀的兼職檔案管理人才進(jìn)行激勵(lì)，對表現(xiàn)較差的兼職檔案管理人才則要實(shí)施退出制度。再次，要制定兼職檔案管理人才日常管理制度，這種日常管理制度包括檔案管理人員的基本職責(zé)、工作時(shí)間安排、工作交接制度等，通過日常管理制度的完善強(qiáng)化人才管理。同時(shí)，單位內(nèi)部要強(qiáng)化制度執(zhí)行，對于違反制度的要堅(jiān)決予以處置。
（二）強(qiáng)化兼職檔案人才培訓(xùn)。首先，要制定兼職檔案人才培訓(xùn)計(jì)劃，單位內(nèi)部要針對檔案管理的需要，制定人才培訓(xùn)方案，對培訓(xùn)的目標(biāo)、任務(wù)、途徑和保障措施進(jìn)行明確，特別是對于培訓(xùn)所需要的資金等要做出專門的安排。其次，要?jiǎng)?chuàng)新兼職檔案人才培訓(xùn)方式，一方面，要充分利用集中培訓(xùn)的方式，組織單位檔案管理人員進(jìn)行集中教育，幫助他們掌握檔案管理的基本方法，另一方面，要鼓勵(lì)兼職檔案人員充分利用各種閑暇時(shí)間進(jìn)行分散學(xué)習(xí)。再次，要提高培訓(xùn)的針對性，在培訓(xùn)內(nèi)容的選擇上，要根據(jù)單位兼職檔案人員的實(shí)際情況、單位檔案管理的需要進(jìn)行選擇。
2為管理層提供決策依據(jù)
教務(wù)檔案是在教學(xué)管理工作過程中積累的原始資料，它為學(xué)校管理層進(jìn)行教學(xué)決策提供了強(qiáng)有力的依據(jù)。學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)可以通過對教務(wù)檔案中各種信息的綜合研究，對每一個(gè)學(xué)科、每一個(gè)教師及每一個(gè)學(xué)生進(jìn)行全面的了解，從而減少領(lǐng)導(dǎo)在決策過程中的盲目性。
二、高職院校教務(wù)檔案管理工作中存在的問題1教務(wù)檔案管理信息化建設(shè)不夠
目前，大多數(shù)高職院校的教務(wù)檔案管理方法和手段比較單一。從收集、分類、整理，到最后裝訂成冊，檔案大都是教學(xué)過程中留下來的紙質(zhì)文字資料，以人工方法來管理；電子文件就是將資料進(jìn)行了保存，教務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)并未得到充分的開發(fā)與利用。
2教學(xué)檔案利用不足
教務(wù)檔案存檔資料的最主要用途是將檔案中的資料與信息為今后的教務(wù)工作所用。但是管理人員只注重檔案的收集與整理，忽視了檔案的利用和開發(fā)，忽視了檔案的重新利用與借鑒功能，絕大部分檔案處于閑置狀態(tài)。當(dāng)老師在查詢相關(guān)的教學(xué)資料的時(shí)候，必須到檔案管理室去一一查詢，不僅花費(fèi)很長的時(shí)間，而且效果也很差。這樣教學(xué)檔案在為社會(huì)服務(wù)等方面沒有起到明顯作用，利用程度不夠。
3教務(wù)檔案管理工作人員素養(yǎng)亟待加強(qiáng)
在高職院校中，很多教務(wù)管理人員并沒有意識到教務(wù)檔案的重要意義，他們認(rèn)為教務(wù)管理才是教務(wù)部門的主要工作，歸檔應(yīng)該是檔案管理人員的事情，不重視材料的收集和歸檔。教務(wù)檔案管理工作人員做事不認(rèn)真，對這個(gè)工作敷衍了事，而且相當(dāng)一部分高職院校的教務(wù)檔案管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，他們只知道基礎(chǔ)的存檔，對檔案管理沒有系統(tǒng)的了解。
三、加強(qiáng)高職院校教務(wù)檔案管理工作的措施1加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高管理意識
教務(wù)檔案管理作為教學(xué)管理的重要組成部分，首先，應(yīng)建立規(guī)章條例，對檔案管理人員定期進(jìn)行崗位培訓(xùn)，讓他們跟其他院校的檔案管理人員多進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，對檔案的整理、收集、分類以及統(tǒng)計(jì)等檔案管理知識進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。其次，管理人員更是需要提升自身的修養(yǎng)和素質(zhì)，主動(dòng)加強(qiáng)管理方面的技能。要仔細(xì)地去審查老師提交的資料，積極地為師生做好服務(wù)。最后，還要制定檔案管理工作的法律法規(guī)。
1 高職院校檔案管理人員綜合素質(zhì)的現(xiàn)狀分析
目前，高職院校檔案管理人員隊(duì)伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。特別是基層檔案管理人員，他們大多數(shù)是轉(zhuǎn)崗或者是兼職人員，屬于半路出家類型，缺乏對檔案管理專業(yè)系統(tǒng)知識，有些甚至連檔案管理的內(nèi)容和要求都沒有清楚的了解。檔案管理人員專業(yè)知識老化，知識面較窄，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展。兼職人員調(diào)整頻率高，造成檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，為建立規(guī)范檔案管理工作增添了難度。由于大部分的檔案管理人員的文化水平低，計(jì)算機(jī)技術(shù)和外語知識更加是匱乏，沒有能力運(yùn)用現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施提供基本服務(wù)，更加無法提供高層次的研究和開發(fā)。 這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。究其根源，主要有以下幾個(gè)方面：
第一，檔案管理人員專業(yè)知識缺乏，編研水平有待提高。
高職院校檔案管理是學(xué)校在從事教學(xué)，科研，管理等活動(dòng)中直接形成對學(xué)生，學(xué)校的文字，聲像，圖片等各種形式的歷史記錄，是學(xué)校教育科研工作的重要組成部分。而檔案編研是對檔案信息深層次加工并以檔案編研的形式來開發(fā)檔案信息資源以實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值，這也是社會(huì)新形勢對檔案利用工作提出的新要求。但目前檔案隊(duì)伍的現(xiàn)狀卻是大部分檔案管理人員學(xué)術(shù)能力差，編研能力低，沒有掌握編研工作的規(guī)律和編纂技巧，不善于總結(jié)和思考。在檔案編研的過程中受檔案資料的限制和傳統(tǒng)模式的制約，編研出來的材料含金量不高，無法形成研究成果。
第二，檔案管理人員流動(dòng)頻繁，缺乏有效的激勵(lì)和培養(yǎng)機(jī)制。
高職院校的建校歷史時(shí)間短，檔案管理尚處于初級階段，但是隨著高職院校的發(fā)展和擴(kuò)大，對高職院校檔案專業(yè)人員需求越來越高。與之相比，目前高職院校檔案專業(yè)人員偏少，特別是基層檔案管理人員大部分都是轉(zhuǎn)崗或者兼職做檔案管理工作，由于身兼多職，造成他們無暇也無心學(xué)習(xí)檔案管理方法和檔案專業(yè)知識。檔案管理人員待遇普遍都偏低，發(fā)展空間比較窄，管理人員的工資福利與其專業(yè)貢獻(xiàn)沒有直接掛鉤，無法起到激勵(lì)作用，導(dǎo)致檔案管理兼職人員頻繁更換，檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性得不到保障。在管理工作中協(xié)同效應(yīng)不強(qiáng)、凝聚力不夠，影響了檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高
第三，管理觀念落后，缺乏創(chuàng)新意識。
高職院校檔案管理工作是高職院校教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，但是由于目前很多檔案管理人員還是被誤認(rèn)為是學(xué)院普通行政后勤人員，檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理的資金投入不足。檔案管理人員很少有外出學(xué)習(xí)交流和業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使得檔案管理方法無法與時(shí)俱進(jìn)，服務(wù)效率持續(xù)低下。檔案管理人員普遍不能熟練掌握計(jì)算機(jī)知識與操作技能，檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后，大部分院校還是采用手工檢索、人工操作等原始的管理方式。
2 高職院校檔案管理人員素質(zhì)的提升對策
當(dāng)今世界信息爆炸式增長，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理中廣泛應(yīng)用，要求管理者具有很強(qiáng)的專業(yè)檔案管理能力，能做到精確分析歸類；同時(shí)要求管理者提供大量的檔案數(shù)據(jù)信息給使用者。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任。
第一，加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍。
新時(shí)期，檔案工作在抓專業(yè)知識業(yè)務(wù)的同時(shí)要把工作的重點(diǎn)放在自身能力的提高上，建立一批高效的檔案管理隊(duì)伍。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，把檔案管理人員納入專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的整體規(guī)劃中。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員對多媒體技術(shù)的培訓(xùn)，注重電子檔案接收、保管等方法的學(xué)習(xí)。第三，要引進(jìn)和培養(yǎng)信息技術(shù)和研發(fā)型人才，提高檔案人員隊(duì)伍的學(xué)歷水平和知識結(jié)構(gòu)。第四，要保障檔案人員的權(quán)益，適當(dāng)提高檔案人員的待遇，特別要對高層次專業(yè)人才予以重視，避免人才流失，確保檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。
第二，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。
要做好檔案管理工作，必須強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。在工作中要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。樹立以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。改變過去“重管理輕使用”、“重?cái)?shù)量輕質(zhì)質(zhì)”的觀念，打破從前“看攤守點(diǎn)”和“等客上門”的局面。強(qiáng)化全員檔案服務(wù)意識，檔案管理不但是要做好文件資料的整理，編排和歸類管理，更要能根據(jù)院校檔案管理的規(guī)定，利用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備監(jiān)理電子文件的整理，編排，研究，甚至編制一些適用檔案管理開發(fā)的檢索工具，為高校檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)提供全面、有效服務(wù)的目的。
第三，利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。
1 大型企業(yè)檔案管理的重要作用
（一）企業(yè)信息標(biāo)準(zhǔn)化
文件實(shí)行集中管理，統(tǒng)一打印文件，統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，有效保證文件質(zhì)量。文件的借閱、復(fù)制、轉(zhuǎn)讓都有控制，確保管理規(guī)范化，為以后的工作順利開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（二）企業(yè)檔案信息化
為了提高檔案管理的效率，通過建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，我們應(yīng)用軟件實(shí)現(xiàn)文件的輸入，文件業(yè)主檔案，形成了并存的紙質(zhì)檔案和電子檔案管理機(jī)制。同時(shí)，建立科學(xué)的搜索方式，實(shí)現(xiàn)文件的工作信息管理，使“死”文件變成了一種“活”的信息，有效地加強(qiáng)了管理效果。
（三）企業(yè)資料安全化
檔案實(shí)行集中管理后，文件管理的安全系數(shù)提高。更重要的是通過建立監(jiān)督機(jī)制，對文件進(jìn)行訪問。就文件訪問這個(gè)環(huán)節(jié)，監(jiān)督不允許任何個(gè)人咨詢文件內(nèi)容。隨著管理機(jī)制的進(jìn)一步科學(xué)化和規(guī)范化，文件的安全性、完整性和保密性得到了有效的保障。
2 大型企業(yè)檔案管理工作問題剖析
（一）企業(yè)檔案管理人員的問題
檔案人員能力培訓(xùn)并沒有遵循企業(yè)產(chǎn)品銷售的發(fā)展做出調(diào)整，管理工作雖然現(xiàn)代化，但是，人員沒有進(jìn)行先進(jìn)培訓(xùn)。同時(shí)，沒有加強(qiáng)建設(shè)辦公室先進(jìn)辦公設(shè)備，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。
（二）檔案管理信息化問題
信息處理在企業(yè)中具有極大的靈活性，數(shù)據(jù)缺乏靈活性在一定程度上大大降低了公司的檔案管理的效率。問題的根本原因在于企業(yè)信息管理系統(tǒng)，沒有意識到信息管理系統(tǒng)的重要性，制約了系統(tǒng)的建設(shè)和完善。
（三）評估制度不健全
檔案管理工作的評價(jià)是檔案管理的關(guān)鍵。企業(yè)很多沒有建立相應(yīng)的評價(jià)管理，致使對檔案管理工作狀況欠缺了解與準(zhǔn)確分析，難以制定切實(shí)可行的工作調(diào)整與優(yōu)化方案，制約企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化與發(fā)展。
3 企業(yè)檔案管理優(yōu)化措施
針對檔案管理存在的問題，企業(yè)應(yīng)在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升企業(yè)檔案管理工作水平。
（一）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)與能力培訓(xùn)
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。
大型企業(yè)對于檔案管理人員培訓(xùn)做的不到位。許多大型企業(yè)認(rèn)為生產(chǎn)是最主要的，檔案管理只是一個(gè)保存資料的工作，工作比較簡單輕松，對于檔案管理方面的員工的培訓(xùn)工作領(lǐng)導(dǎo)一直認(rèn)為是多于的，使得企業(yè)在檔案管理培訓(xùn)方面欠缺太多，領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理人才的培訓(xùn)的重要性認(rèn)識不足，公司把培訓(xùn)作為一種成本，而根本得不到什么實(shí)質(zhì)性回報(bào)；另外，缺少一定的培訓(xùn)場所、培訓(xùn)時(shí)間，也沒有培訓(xùn)目標(biāo)和嚴(yán)格的培訓(xùn)制度。因此，需要建立完善的培訓(xùn)考核機(jī)制。企業(yè)設(shè)有檔案管理部門，由分管領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案管理工作，并安排各部門管理人員作為小組指導(dǎo)人員，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員學(xué)習(xí)進(jìn)度及小組培訓(xùn)人員所擅長的業(yè)務(wù)類型安排和規(guī)劃實(shí)際培訓(xùn)工作。推行管理崗位培訓(xùn)制度，試行“不培訓(xùn)不上崗，不培訓(xùn)不提拔”的培訓(xùn)機(jī)制。此外，企業(yè)還應(yīng)該考慮將培訓(xùn)成績反應(yīng)到以后的晉升、薪酬等方面，激發(fā)培訓(xùn)人員培訓(xùn)的積極性。同時(shí)，定期進(jìn)行檔案管理工作素質(zhì)與能力評比，并通過專門的研討會(huì)議解決和探討辦公過程中的共性問題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中的問題和瓶頸，幫助工作人員有目標(biāo)、有方向地開展和改進(jìn)檔案管理工作。
（二）企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)與改進(jìn)
企業(yè)在檔案管理工作中調(diào)整和完善過程中，積極引入檔案信息系統(tǒng)的發(fā)展，調(diào)整了傳統(tǒng)的文件采集和管理模式，根據(jù)企業(yè)自身的檔案管理和企業(yè)檔案檢索文獻(xiàn)，參考其他相關(guān)業(yè)務(wù)檔案目錄建立的經(jīng)驗(yàn)，建立和完善真正適用于日常經(jīng)營的企業(yè)文件目錄檢索、檔案信息，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)、檔案管理信息系統(tǒng)、文件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效、準(zhǔn)確的文件信息交換，利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)交流，并提供永久保存信息。
另外，及時(shí)配套檔案管理計(jì)算機(jī)，掃描儀，光盤刻錄機(jī)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，在檔案管理的微觀技術(shù)下，實(shí)現(xiàn)軟件的開發(fā)，加快檔案信息數(shù)字化的步伐。為此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加大財(cái)政投入力度，檔案部門要努力提高自身的工作水平，爭取更多的資金支持；同時(shí)，檔案部門要充分利用大量的檔案資源優(yōu)勢，挖掘潛力，加強(qiáng)檔案工作，并及時(shí)豐富的信息，以滿足員工以及企業(yè)的需求，將各種類型的檔案轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作的發(fā)展提供了有力保障。
（三）優(yōu)化檔案利用與評估工作
1、優(yōu)化檔案利用在、工作
加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的安全管理，調(diào)整和完善公司內(nèi)部檔案利用的安全機(jī)制。建立和完善企業(yè)日常運(yùn)行的實(shí)際應(yīng)用文件搜索目錄，通過利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的高效傳遞和溝通，最大限度地提高企業(yè)內(nèi)部的信息和資源價(jià)值，為企業(yè)和行業(yè)發(fā)展提供有力支持。
2、優(yōu)化文件管理評估工作
有效制定和完善“檔案管理系統(tǒng)”、“文件系統(tǒng)”、“文件安全應(yīng)急處理計(jì)劃”、“檔案館”、“檔案分類與儲存期”、“電子檔案管理系統(tǒng)”和“電子檔案管理系統(tǒng)”，并對檔案管理提出切實(shí)可行的建議。
（四）做好開發(fā)，充分利用檔案資料
實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)知識共享是檔案管理的重要課題。發(fā)展和快速準(zhǔn)確地傳遞信息資源，為企業(yè)提供有效的服務(wù)，已成為檔案開發(fā)利用的新特點(diǎn)。因此，在科技檔案的開發(fā)與利用上，要做到這些工作，不僅要熟悉生產(chǎn)，文件操作，而且還必須能夠掌握生產(chǎn)技術(shù)動(dòng)態(tài)，了解使用情況，以便采取及時(shí)措施，提供信息的編制和輸出使用，以滿足工作的需要，并最大限度地利用檔案資料。
4 企業(yè)檔案知識服務(wù)的涵義與實(shí)施路徑
自古以來，檔案在知識服務(wù)方面已經(jīng)發(fā)揮了重要作用。從“學(xué)在官府”“官師合一”到《史記》《漢書》的編寫都是檔案進(jìn)行知識服務(wù)的寫照。又如《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》是在查用了大量檔案材料基礎(chǔ)上編寫而成的，總結(jié)了治黨治國的大量經(jīng)驗(yàn)。此外，檔案工作者還通過科技檔案的編纂總結(jié)了大量生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)。知識經(jīng)濟(jì)條件下，知識被賦予豐富的內(nèi)涵，我們也有必要對知識服務(wù)的涵義進(jìn)行重新定義。
筆者認(rèn)為，檔案知識服務(wù)應(yīng)包括宏觀和微觀兩個(gè)層面的涵義。在微觀上，檔案管理部門實(shí)現(xiàn)檔案知識的收集、加工和提供利用等工作；在宏觀上，檔案部門利用知識管理的思想指導(dǎo)檔案工作，建立學(xué)習(xí)型檔案組織。新的時(shí)代要求我們樹立檔案知識資源觀，進(jìn)一步提升檔案部門的服務(wù)，積極開展檔案的知識服務(wù)。
首先，從知識資源觀的角度確定檔案的收集范圍。檔案進(jìn)館范圍決定了館藏資源的豐富性和完整性，并決定了后期檔案提供利用工作的水平。檔案是一種重要的知識資源，具有重要的“留知”作用。例如，某些工藝包含了技術(shù)工人的經(jīng)驗(yàn)性知識，這是一筆重要的財(cái)富，而這部分工藝檔案一般沒有進(jìn)館，限制了檔案知識的挖掘。因此，在確定檔案收集范圍時(shí)更要站在知識資源觀的角度上保存檔案知識。
其次，檔案信息編研不僅要從傳統(tǒng)的歷史角度進(jìn)行編纂，更要側(cè)重從多學(xué)科角度在檔案中挖掘知識，不僅要進(jìn)行匯編等層次的編研，還要進(jìn)行更深層次的知識性編研?！罢J(rèn)知理論認(rèn)為，知識在人腦中是以一種‘經(jīng)濟(jì)的’或說是‘便捷的’形式存儲的，這種存儲方式?jīng)Q定了人們將怎樣理解所學(xué)習(xí)的內(nèi)容，每個(gè)人的知識結(jié)構(gòu)都表明他已經(jīng)學(xué)到了哪些知識同時(shí)，這種知識結(jié)構(gòu)也為每個(gè)人提供了建立新舊知識與新內(nèi)容之間有意義的聯(lián)系的方法和工具?！彼裕瑢τ谙嗤男畔?，認(rèn)知結(jié)構(gòu)不同的人會(huì)有不同的認(rèn)識。因此，要從編纂人員的知識結(jié)構(gòu)入手，引進(jìn)不同知識背景的人才。就檔案編纂現(xiàn)狀看，檔案信息編纂側(cè)重史料性匯編，或從歷史角度進(jìn)行歷史性知識的開發(fā)，這很大程度上與檔案編纂人員多是歷史學(xué)科背景有關(guān)，束縛了檔案編纂過程中多角度開發(fā)檔案的知識。
最后，建立學(xué)習(xí)型檔案組織。提升檔案部門的服務(wù)，不僅要抓好微觀方面，更要把握好宏觀層面，才能實(shí)現(xiàn)檔案部門服務(wù)的全面提升。建立學(xué)習(xí)型組織是檔案部門知識管理的重要途徑。通過建立學(xué)習(xí)型組織，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)知識的傳遞、共享和創(chuàng)新，從而提高組織的管理水平。
5 結(jié)束語
總而言之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，大型企業(yè)需要更高效、更系統(tǒng)、更先進(jìn)的檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)在激烈的市場競爭和發(fā)展。企業(yè)檔案管理不僅要適應(yīng)企業(yè)的經(jīng)營特點(diǎn)和發(fā)展趨勢，而且要有良好的前瞻性。大型企業(yè)作為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱型企業(yè)，對企業(yè)內(nèi)部檔案管理進(jìn)行了深入的分析與調(diào)整。經(jīng)驗(yàn)表明，新時(shí)期的大型企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，最大限度發(fā)掘檔案資料的信息與資源價(jià)值，推動(dòng)公司及行業(yè)走向信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展道路。
參考文獻(xiàn)
[1]王強(qiáng).基于核心信息資源管理理念的企業(yè)檔案管理――以中國石油天然氣集團(tuán)公司為例[J].檔案學(xué)研究，2012，（1）：37-39.
