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社區(qū)志愿者走進西城區(qū)檔案館 前不久，西城區(qū)檔案館邀請白紙坊街道30余名學雷鋒志愿者走進檔案館，走進檔案庫房，近距離接觸檔案，切身感受西城悠久深厚的歷史和全區(qū)的發(fā)展變化，加深社區(qū)志愿者對區(qū)情區(qū)史的了解。
（石麗芝）
朝陽區(qū)檔案局加強統(tǒng)計年報表指導 日前，朝陽區(qū)檔案局以新增加的數(shù)字檔案統(tǒng)計內(nèi)容為重點，對全區(qū)140家單位進行統(tǒng)計年報業(yè)務(wù)指導，幫助其正確理解指標涵義，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確無誤。
（張一）
海淀區(qū)馬連洼街道召開2012年度檔案工作會 會議總結(jié)2012年工作同時部署了2013年工作重點，傳達了區(qū)檔案局對我街道進行“北京市區(qū)縣機關(guān)檔案工作測評”的初查情況，進一步強調(diào)了加強規(guī)范立卷歸檔的要求。
（高京育）
市檔案局到通州區(qū)調(diào)研政府信息公開查閱工作 前不久，市檔案局到通州區(qū)檔案館調(diào)研。副區(qū)長劉佳參加并表示區(qū)檔案工作一定按市局要求，不斷創(chuàng)新工作方式、積極創(chuàng)造亮點，為社會經(jīng)濟發(fā)展做好服務(wù)。
（張鈺叢）
石景山區(qū)召開2013年全區(qū)檔案工作會 會議總結(jié)了上一年全區(qū)檔案工作的成績和經(jīng)驗，分析了當前工作形勢和問題，并明確了2013年全區(qū)檔案工作在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、檔案服務(wù)、檔案文化、行政管理和干部隊伍建設(shè)等五方面的具體任務(wù)。
（武小影 糜棟煒）
大興區(qū)檔案局積極服務(wù)新機場建設(shè) 前不久，大興區(qū)檔案局與機場辦聯(lián)系協(xié)調(diào)幫助其建立完善檔案工作各項管理制度，確定檔案歸檔范圍。同時針對其工作特點開展業(yè)務(wù)培訓，并進行現(xiàn)場指導，確保大興機場建設(shè)檔案齊全完整和規(guī)范管理。
（曲良亮）
房山區(qū)副區(qū)長曹蕾到區(qū)檔案局調(diào)研 前不久，房山區(qū)副區(qū)長曹蕾到區(qū)檔案局調(diào)研。她在聽取2013年工作計劃和當前工作面臨問題及“十二五”時期檔案館建設(shè)規(guī)劃情況的匯報后，提出要認真思考創(chuàng)新檔案工作模式，要加大重點項目和精品項目的建設(shè)，同時還要抓好人才隊伍建設(shè)。
（何濤）
密云縣檔案館建章立制保證數(shù)據(jù)安全 日前，密云縣檔案館出臺了《檔案數(shù)據(jù)光盤存儲規(guī)范》，詳細規(guī)定了數(shù)據(jù)光盤的制作要求和管理存放的注意事項等各方面事宜。并以此為依據(jù)對館藏土地房產(chǎn)證數(shù)字化副本進行了光盤刻錄，充分保障了數(shù)字檔案信息的安全。
（劉靜）
平谷區(qū)《農(nóng)村檔案信息資源整合與利用問題研究》課題通過市局驗收 該課題提出的檔案資源整合方式具有較強的創(chuàng)新性和可操作性，開發(fā)利用措施，對全市其他涉農(nóng)區(qū)縣農(nóng)村檔案信息資源整合與利用具有一定的理論指導和借鑒意義。
（楊有啟）
順義區(qū)2月份民生檔案利用量顯著提高 2月份，順義區(qū)檔案館共接待146人次查閱各類民生檔案199卷，其中：婚姻檔案174卷，土地檔案4卷，知青檔案15卷，工作查考利用檔案4卷，編史修志利用檔案1卷。
（劉英楠）
懷柔區(qū)政協(xié)主席武占剛到區(qū)檔案館視察 3月1日，懷柔區(qū)政協(xié)主席武占剛等一行5人到區(qū)檔案館視察工作，在實地查看庫房，了解館藏及利用情況后對我館工作給予了肯定，并表示區(qū)政協(xié)將繼續(xù)支持檔案工作，共同推進我區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展。
（叢麗紅）
延慶縣檔案局榮獲“法治延慶”建設(shè)先進單位 在“法治延慶”建設(shè)工作中，延慶縣檔案局通過深入學習、明確分工、責任到人、廣泛宣傳等多項措施，得到了依法治縣領(lǐng)導小組的高度認可，被評為建設(shè)先進單位。
（李挺）
豐臺區(qū)檔案館征集優(yōu)秀攝影作品進館前不久，豐臺區(qū)南苑鄉(xiāng)犇牛攝影協(xié)會將24幅攝影作品無償捐贈給區(qū)檔案館，這是區(qū)檔案館首次集中接受群眾團體捐贈的攝影作品，這批作品將納入?yún)^(qū)檔案館的記憶專題檔案。
（劉岳）
門頭溝區(qū)加強檔案消防安全專項檢查 近日，門頭溝區(qū)檔案局與消防支隊聯(lián)合對館內(nèi)電源、消防設(shè)備等直接關(guān)系檔案安全的各種設(shè)施進行了全面安全大檢查，并將檢查結(jié)果及時整理匯總，聯(lián)系相關(guān)部門消除安全隱患。
專門檔案管理是人們?yōu)榱擞行У厥占⒓庸ず屠脤ｉT檔案數(shù)據(jù)和信息而進行的一種社會活動。專門檔案管理的一般規(guī)則,是以檔案工作基本原則為指導,充分考慮專門檔案的形成規(guī)律和特點以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設(shè)計的。我們社會的各個行業(yè)都有自己的“游戲規(guī)則 ”這個規(guī)則可以有效地約束和規(guī)范相關(guān)行為人從事某項工作活動的思想和行為,從而保證組織目標或系統(tǒng)目標的實現(xiàn)。
一 、前端控制規(guī)則
專門檔案是一種現(xiàn)實性很強的專業(yè)管理工具。它是有關(guān)專業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)與運行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統(tǒng)。為了建立一個良好的現(xiàn)代化的專業(yè)信息系統(tǒng)，我們不僅要充分利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)和正確的開發(fā)方法，同時還要注意做好專門檔案的管理工作。
專門檔案的前端控制規(guī)則，是一種有效解決專門檔案質(zhì)量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準則。它要求做好以下幾方面的工作：
第一,參與專門文件和記錄的標準化、規(guī)范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關(guān)專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)前的論證和設(shè)計工作，幫助系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規(guī)范和標準。
第二，參與專門文件和記錄的維護管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護管理工作，監(jiān)督有關(guān)人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質(zhì)量和利用價值，防止給日后的專業(yè)性活動造成混亂和損失。
第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動。我們應當把專門檔案的結(jié)果管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程管理模式，注意利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，監(jiān)控專門文件和記錄的形成過程、平時的存儲保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。
第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設(shè)。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實施專門檔案管理前端控制規(guī)則的必要保證，否則，前端控制活動就會流于形式。
二、連續(xù)性和整體性規(guī)則
專門檔案的管理是一個以實現(xiàn)特定的目標而進行的連續(xù)性整體活動過程。從事專門檔案管理必須要堅持連續(xù)性和整體性原則。
首先，根據(jù)本單位專門檔案的管理目標設(shè)計連續(xù)性的整體工作方案。在專門檔案的管理實踐中，有關(guān)社會主體要根據(jù)自身的專門檔案的具體管理目標，制定出相應的專門文檔的管理方案，以便保證整個管理工作有序進行，并保證專門檔案整體管理目標的實現(xiàn)。但是，我們也在實踐中發(fā)現(xiàn)，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學習有關(guān)單位的先進的管理經(jīng)驗，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設(shè)計工作。誠然，學習其他單位的先進管理經(jīng)驗和管理方案是無可厚非的，但是學習者應當知道所學到的那些專門檔案管理方案是有關(guān)單位根據(jù)自己的專門檔案管理目標而設(shè)計的，而不是根據(jù)學習者所在的單位的管理目標設(shè)計的。
其次,根據(jù)本單位專門檔案管理目標的變動情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續(xù)性和整體性規(guī)則就是要求專門檔案的管理者根據(jù)管理目標的變化情況，及時對專門檔案的管理方案作出相應的調(diào)整和變革。
三、 安全性和效益性規(guī)則
專門檔案管理的安全性規(guī)則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實體安全,保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性,保證專門檔案內(nèi)容的安全。保證專門檔案的實體安全是安全性規(guī)則的最基本要求。專門檔案的實體安全主要有兩個方面的含義，一是專門檔案的數(shù)量應當齊全完整，二是專門檔案應當是一個由專門文件和記錄構(gòu)成的有機體系。保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規(guī)則的一項重要要求。如果專門檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息無法正常存取，那么它的可據(jù)性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實踐中，必須采取相應的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現(xiàn)，保證專門檔案的內(nèi)容安全，主要涉及兩個方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內(nèi)容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內(nèi)容不含有病毒。
專門檔案管理的效益性規(guī)則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發(fā)揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時要使投入和效益成正比，否則將會造成這種管理活動的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當?shù)墓芾碇贫群凸芾矸绞?，限制和阻礙了專門檔案信息價值的實現(xiàn)，影響了其積極作用的發(fā)揮，那么就必然會造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項管理活動失去存在的基礎(chǔ)和前提。
專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應當通過創(chuàng)造性的勞動和智慧，為專門檔案價值的實現(xiàn)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關(guān)系，一旦發(fā)現(xiàn)我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經(jīng)濟投入(包括人、財、物等方面的投入)不能達到預期的良好的管理效益時，就應及時診斷，找出癥結(jié)，并采取切實的政改措施。那種追求時髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時糾正，否則就會給國家、集體造成更大的損失。
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
事業(yè)單位檔案管理的工作中，會涉及到很多方面。這些方面在事業(yè)單位在人才的選拔中都有很大的幫助，工作人員可以通過檔案系統(tǒng)來查詢到相關(guān)的信息，便于對下一步工作的落實。經(jīng)過多年的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理在不斷的完善，但距離真正的完善還有一定的距離，目前事業(yè)單位檔案管理中，還存在著很多問題，如果沒有及時的發(fā)現(xiàn)解決，會對以后的事業(yè)單位發(fā)展中造成很大的影響。因此解決事業(yè)單位檔案管理中的問題是目前最重要的，同時還要跟上社會發(fā)展的要求，向著更好的方向發(fā)展。
一、目前事業(yè)單位檔案管理的問題
①很多的事業(yè)單位中，檔案管理的工作人員的專業(yè)知識不夠，甚至有些檔案管理的工作人員根本就不具有專業(yè)知識，是非專業(yè)人員。②工作人員的在工作中的態(tài)度都會影響著事業(yè)單位發(fā)展的好壞。目前檔案管理的工作人員，在工作中都會有應付了事的態(tài)度，對檔案進行更新的不及時，不會經(jīng)常對檔案室進行清理，在工作中缺少責任心，沒有很好的耐心去發(fā)現(xiàn)存在的問題，這樣的工作態(tài)度，在事業(yè)單位發(fā)展中具有很大的影響。③如今的社會中，能呆在一個工作中一直干下去的人很少，因此很多事業(yè)單位中的檔案管理人員都在不斷的變化，在變化的時候，交接的工作沒有做到位，那么就導致很多的檔案都變成，廢檔或者是死檔，對于事業(yè)單位來說這必將是一個很大的損失，這些損失是無法利用金錢來進行衡量的。④一般事業(yè)單位中的檔案都是非常多的，但是工作人員不會將這些檔案進行利用，一些檔案經(jīng)常會被人們忽略，檔案的價值也因此不存在。一些事業(yè)單位對檔案的利用只存在片面的，沒有將檔案的價值充分的發(fā)揮出來。⑤事業(yè)單位檔案管理工作中關(guān)鍵的就是對檔案的保管，目前還有很多的事業(yè)單位還是使用的紙質(zhì)檔案來對檔案進行管理，因此檔案的保管是極其重要的，如果一些重要的檔案因保管不善而導致破損等情況，這些都會是事業(yè)單位無法彌補的損失。⑥事業(yè)單位檔案管理的工作中是非常復雜的，需要制定一系列的規(guī)則制度來進行，然而很多的事業(yè)單位對檔案的管理都沒有規(guī)則，無非就是想到什么做什么，檔案里的紙張散亂無數(shù)，需要的時候就需要花費很多的時間來找，大大的影響了工作效率。⑦很多事業(yè)單位檔案管理的工作人員都沒有將檔案及時的進行更新，社會在不斷的發(fā)展，科技也緊隨后，所以的一切都在變化發(fā)展，如果檔案跟不上時代的腳步，事業(yè)單位就無法更好的發(fā)展。⑧時代的發(fā)展，信息化在不斷的泛用，傳統(tǒng)的方案管理方式和設(shè)備已經(jīng)不能在跟上時展的腳步，目前很多的事業(yè)單位還為意識到這個問題的重要性，然而檔案的損壞需要利用高科技的產(chǎn)品來進行修復的，但事業(yè)單位的管理人員還沒有引進高科技設(shè)備來對檔案進行管理的意識。
二、事業(yè)單位檔案管理的策略
①檔案的管理人員需要定期參加事業(yè)單位組織的培訓，加強自身的專業(yè)知識，加深對此工作的了解，認識到工作對事業(yè)單位的重要性，樹立工作上的正確態(tài)度，對工作有一定的責任心。最近幾年中，中國的快速發(fā)展，都是大家能看見的，然而發(fā)展的速度越快，對于信息的需求就會越多，因此事業(yè)單位檔案管理的工作人員必須要跟隨著時展的腳步。事業(yè)單位也不能隨意的使用非專業(yè)人員，來擔任檔案管理的工作。②事業(yè)單位在交接的工作中應該做出嚴格的規(guī)定。如果檔案管理工作人員因為一些原因需要離職，那么在離職前需要對相應的工作做好交接，并且留下聯(lián)系方式，以便在之后事業(yè)單位檔案管理中發(fā)現(xiàn)問題可以及時的進行聯(lián)系。③加強檔案管理工作人員的工作意識，做好檔案保管的工作，定期的檔案的完好情況進行檢查，定期對檔案庫進行清理，如果發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題要及時的進行修補。事業(yè)單位檔案管理工作是一項枯燥復雜的工作，看起來簡單，但是在工作的時候，需要工作人員有很好的耐心和細心，這樣才能把檔案管理工作做好，保管好檔案。④提高檔案的使用率，將事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案合理的利用起來為自己服務(wù)。在信息時代中，任何時候信息都是很重要的，所有的事業(yè)單位要重視擁有的檔案，及時查看檔案，及時的了解到信息，對開展下一步工作有很大的幫助，對事業(yè)單位的長久發(fā)展有很大的影響。⑤事業(yè)單位在對檔案管理的過程中，要形成屬于自己的檔案管理規(guī)則，并且要不斷的對其進行完善。不能沒有規(guī)則的對檔案進行管理，在管理檔案的時候需要使用合理有效的制度和規(guī)則來對檔案進行管理。利用最少的人、物、才力來對更多的檔案進行管理，是目前所有事業(yè)單位的發(fā)展目標，只有在這樣的情況下，管理檔案的工作的效率才能提高。⑥事業(yè)單位的檔案可能每天都會有變化，因此檔案管理人員需要跟上變化的步伐，收集新檔案來及時的對檔案庫進行充實。在檔案管理變得越來越完善時候，它對事業(yè)單位的發(fā)展作用也會越來越大，而且還能將事業(yè)單位在收集信息的速度和能力方面的優(yōu)勢進一步的體現(xiàn)出來。⑦事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備落后，會直接的影響到事業(yè)單位的發(fā)展，事業(yè)單位也將處以在一個落后的狀態(tài)中。因此事業(yè)單位需要引進高科技的設(shè)備進行檔案管理。新時代的檔案管理必然會使用電子檔案，所有事業(yè)單位都應該朝著在這個方向發(fā)展，將自己的檔案更好的服務(wù)于自己。
參考文獻：
[1]馮家富.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及策略分析[J].湖北廣播電視大學學報,2014,34(2):158.
[2]馬麗.淺析科技檔案管理存在的問題及策略[J].建材與裝飾,2012,(16):171-172.
中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）31-0219-02
檔案管理作為事業(yè)單位管理活動的一項內(nèi)容是事業(yè)單位正常運行的前提，對事業(yè)單位的職能發(fā)揮和持續(xù)發(fā)展起著重要的基礎(chǔ)性作用。因此，檔案管理作為事業(yè)單位的一項基礎(chǔ)性工作，必須認真對待和扎實有序推進。在任何一個事業(yè)單位發(fā)展歷程中其檔案管理發(fā)揮了應有職能和重要作用，也為事業(yè)單位積累了大量史料和實踐參考文獻。本文從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，針對其存在的基本問題提出了一些思考和對策。
一、檔案管理內(nèi)涵與基本原則
檔案管理主要包括兩個方面，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的過程，具體包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等環(huán)節(jié)。從管理活動過程角度看可以概要分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分。檔案管理的最終目是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，其中每項工作都必不可少并有一定程序，為實現(xiàn)檔案管理的整體功能而發(fā)揮各自的作用。檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。
事業(yè)單位檔案管理從其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作和政治性的工作。檔案管理工作不直接生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是事業(yè)單位管理中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為事業(yè)單位實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。
事業(yè)單位進行檔案管理要遵循集中統(tǒng)一管理、維護檔案完整與安全及便于利用的原則。集中統(tǒng)一指檔案要由各級各類檔案保管機構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；二是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；二是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性和保持檔案的原貌也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。
二、事業(yè)單位檔案管理幾個基本問題
事業(yè)單位的檔案包含很多方面，這些方面對于人才的選拔、考核以及單位其他工作都是有很大的幫助的。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位對檔案管理工作已經(jīng)越來越完善，但是還有一些問題存在于檔案管理中，如果不能及時的去發(fā)現(xiàn)并解決這些問題，那么對于事業(yè)單位來說無疑會有很大的負面影響，所以事業(yè)單位必須要及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中的問題。
1.管理人員缺少專業(yè)知識及必備工作態(tài)度。在事業(yè)單位中，檔案管理的工作人員普遍缺少專業(yè)知識，一些事業(yè)單位對檔案管理職能認識不清，任用非專業(yè)人員擔任此崗位，往往造成的檔案管理雜亂而制約文獻參閱，影響事業(yè)單位工作正常運行和職能發(fā)揮。
2.缺乏現(xiàn)代化管理理念和手段。隨著信息技術(shù)的發(fā)展進步，事業(yè)單位缺少引進高科技來管理和保護檔案的意識，原有的檔案管理方式和管理設(shè)備已經(jīng)不能適應發(fā)展的需要，但是一些事業(yè)單位未有認識到或還未能解決這一問題，對于檔案的損壞也是需要引進高科技產(chǎn)品來修復，很多事業(yè)單位不能有效應對。
3.檔案管理缺乏科學系統(tǒng)性和持續(xù)性。檔案的管理工作是一項復雜有序、系統(tǒng)性的工作，很多事業(yè)單位對于檔案管理沒有建立科學規(guī)則，工作中存在隨機性，如想到怎么做就怎么做，根本沒有規(guī)律性。而且檔案里的紙張往往散亂無章，當需要的時候查找卻要耗費大量的時間，影響工作效率。還有一點就是缺乏持續(xù)性，表現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理人員變換時，對于檔案管理的交接工作并沒有做好，最后造成很多檔案變成了“死檔”、“棄檔”，這對事業(yè)單位來說是一種損失。
三、提升事業(yè)單位檔案管理的幾點對策
1.加強對事業(yè)單位檔案管理人員的技能培訓。事業(yè)單位應當定期的安排檔案管理人員進行相關(guān)工作培訓，提升管理人員的專業(yè)知識和技能，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度。
檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對于每一個單位來講都十分重要的。尤其是交通部門，作為我國的行政執(zhí)法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養(yǎng)與考核，還記錄著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，具有尤為重要的保存價值。因此，如何做好交通部門的檔案信息化建設(shè)，早已成為時下每一個事業(yè)單位檔案管理所面臨的首要問題。以下我們就交通部門信息化建設(shè)中存在的問題及解決對策進行粗淺的探討，以期為交通部門的檔案信息化建設(shè)提供有益建議。
一、交通檔案信息化管理中存在的一系列問題
1.缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才
目前在我國交通部門檔案管理中，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規(guī)的檔案信息化培訓，以至于在檔案信息化建設(shè)的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發(fā)揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分交通部門并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進行檔案信息化建設(shè)，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強烈的責任心與耐心，去完善檔案信息化建設(shè)，發(fā)掘檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題。同時，交通檔案管理工作在保存相關(guān)的歷史資料的同時，還為現(xiàn)代的交通運輸行業(yè)提供了一定的幫助，但是，因為交通檔案管理工作自身的復雜性，導致管理部門的工作人員短缺，并且檔案管理人員從內(nèi)心深處無法真正重視檔案管理的工作，這樣就讓檔案管理意識比較淡薄，檔案管理工作中的資料收集和整理很容易被忽視，這就導致很多檔案管理部門把檔案管理看作成一項可有可無的工作。
2.交通檔案管理過程中的影響因素
檔案管理的信息化進程中，檔案管理的一些觀念問題也會影響其主要進程，受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，檔案管理的相關(guān)部門存在著重保管而輕利用的局面，由于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，新理念和相關(guān)學科不斷對檔案管理工作進行著種種滲透，這就在一定程度上促進檔案管理工作不斷出現(xiàn)新情況和新問題，思想觀念的陳舊，以及對開放和創(chuàng)新意識的缺乏，都讓檔案管理的信息化進程受到種種影響，檔案的安全和檔案的保密受到不同程度的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)主要來源于兩個方面，由于檔案管理部門工作人員的保密意識和安全管理意識的缺失，在自我檔案的相關(guān)網(wǎng)頁上各種信息，并在過程中很少管理和審查，這就導致不經(jīng)意間可能泄露了機密，或者在信息化的交通檔案管理過程中存在著一系列的技術(shù)問題，導致所用電腦出現(xiàn)故障，電腦黑客對其進行肆意的攻擊，這都在一定程度上讓檔案管理的安全工作受到威脅。數(shù)字化的文件在歸檔過程中的管理問題表現(xiàn)得更加突出，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和檔案信息系統(tǒng)現(xiàn)在呈現(xiàn)著各行其是的局面，層次不一，開發(fā)性、服務(wù)性和共享性都比較差，很難滿足信息共享的要求。當前檔案管理工作中所運用到的辦公自動化相關(guān)的系統(tǒng)在設(shè)計過程中沒有檔案管理的工作人員的參與，或者在使用這些系統(tǒng)的過程中，管理工作人員缺少操作經(jīng)驗，都造成數(shù)字化文件的產(chǎn)生的歸檔工作存在一系列的問題。
二、完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的幾點解決對策
1.強化對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓與招聘
檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設(shè)的程度。因此，為了進一步完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，加強對交通部門檔案管理人員的培訓與招聘尤為重要。首先，交通部門應該定期安排現(xiàn)有檔案人員進行檔案信息化建設(shè)的相關(guān)技能培訓，加強其專業(yè)技能知識，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度；其次，對外公開招聘優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為事業(yè)單位引進新鮮的血液，加快事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)。從而提高事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)技能水平，專業(yè)知識，使事業(yè)單位的檔案管理能夠跟上時代的發(fā)展步伐。
2.做好交通部門檔案管理人員的離職交接工作
交通部門應當對檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴格的規(guī)定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。
3.做好檔案信息的更新管理工作，引進先進設(shè)備
由于交通部門每天都會有新的變動，所以交通部門的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根據(jù)交通部門的實際需求，定期跟換落后的檔案管理設(shè)備，引用先進的設(shè)備來管理檔案，為進一步完善檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。從而從根本上加快事業(yè)單位收集信息的能力與速度，更好的服務(wù)于單位。
4.建立屬于自己的檔案信息化管理規(guī)則
要想進一步完善檔案信息化建設(shè)，制定必要的檔案管理規(guī)則尤為重要。因為，任何一項管理工作，都離不開相應的規(guī)章制度。所以，交通部門在檔案信息化建設(shè)中，應該根據(jù)實際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規(guī)則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進檔案信息化建設(shè)，且消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設(shè)，提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。
結(jié)束語
新形勢下的交通檔案管理信息化工作被賦予新的時代意義，為了適應這種新的要求，并更好地為交通事業(yè)服務(wù)，我們需要加強對檔案管理工作的認識，針對檔案管理工作中所出現(xiàn)的種種問題，我們要在客觀分析的基礎(chǔ)之上采取正確的應對措施，并結(jié)合新的檔案管理的種種要求，制定出正確的檔案管理方法和策略，從領(lǐng)導到工作人員都要形成對檔案管理工作的重視，從而加快我國檔案管理事業(yè)的信息化進程。
參考文獻：
現(xiàn)階段，檔案管理系統(tǒng)軟件的主流體系結(jié)構(gòu)模式分為主機終端模式、網(wǎng)絡(luò)/件服務(wù)器模式、客戶機/服務(wù)器模式（Cllent / Server，簡稱C/S）和Web瀏覽器/服務(wù)器模式（Browser / Server，簡稱B/S）。主機終端模式和網(wǎng)絡(luò)/文件服務(wù)器模式都是集中式結(jié)構(gòu)，所有的任務(wù)都集中于主機來完成。
C/S模式
在基于C/S的管理系統(tǒng)中，由客戶機和服務(wù)器組成。采用“功能分布”原則，將計算機應用任務(wù)分解成多個子任務(wù)，由多臺計算機分工完成。服務(wù)器為客戶機提供所需的網(wǎng)絡(luò)資源，服務(wù)器處理數(shù)據(jù)，客戶機負責與用戶交互，向后臺服務(wù)器發(fā)出請求。
B/S模式
WEB興起后，B/S結(jié)構(gòu)（Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器模式）迅速成為主流網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式?？蛻舳酥恍璋惭bWEB瀏覽器，通過WEB瀏覽器向服務(wù)器發(fā)送請求，服務(wù)器進行處理后把處理結(jié)果返回給客戶端。
C/S和B/S模式的分析比較
C/S模式大多建立在單機和局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，而B/S模式則建立在廣域網(wǎng)的基礎(chǔ)上。
1、C/S模式對服務(wù)器要求低，可以充分利用客戶端PC機性能?！岸鳥/S模式下，雖然對服務(wù)器要求較高，但客戶端安裝方便，電腦運行負擔小。尤其是跨平臺語言（如Java等語言）的出現(xiàn)，使得基于B/S模式的信息管理軟件不但提高了使用效率，而且變得更加便捷，”更能適應醫(yī)院日常檔案管理工作的需要。
2、C/S模式下，增減客戶端方便，表達能力強，處理任務(wù)高效，響應迅速。但前期投入多，后期升級維護也耗費人力物力，相較之下B/S模式只需更新客戶端，后期系統(tǒng)維護升級方便，甚至可以實現(xiàn)遠程維護。成本費用遠遠低于C/S模式。從長遠經(jīng)濟利益來看，更符合醫(yī)院發(fā)展要求。
3、可以保證數(shù)據(jù)的完整和一致。為保證軟件效率，大部分C/S的實現(xiàn)會將部分信息存放在客戶端，這樣雖然效率更快，但在安全性上并不能滿足現(xiàn)代管理系統(tǒng)的需要。而B/S模式下，檔案數(shù)據(jù)全部存放于總部數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫對客戶端透明，這樣就保證數(shù)據(jù)庫安全系數(shù)很高。用戶只需通過客戶端的瀏覽器進行操作，大量的業(yè)務(wù)邏輯計算工作不再放在客戶端進行，從而降低了在客戶端“作弊”影響系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的風險，從根本上提升了系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程處理的安全性。
隨著網(wǎng)絡(luò)媒體應用和儲存載體形式的急劇增多，相較C/S模式， B/S模式的三層服務(wù)模式更能適用于當前體制下醫(yī)院檔案的瀏覽、查詢和。
二、B/S模式在醫(yī)院檔案管理中的實際應用
根據(jù)醫(yī)院實際工作需要，B/S模式下醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)一般分為管理系統(tǒng)、資料收集系統(tǒng)和查閱系統(tǒng)。管理系統(tǒng)主要功能包括：
基礎(chǔ)管理功能
醫(yī)院檔案的各項規(guī)章制度和公告的更新，檔案系統(tǒng)管理人員和基礎(chǔ)功能等方面信息的介紹，醫(yī)院檔案相關(guān)事務(wù)的信息管理，檔案管理系統(tǒng)的備份，維護和升級，客戶端用戶名和密碼的修改和管理，瀏覽量統(tǒng)計展示等。
資料收集系統(tǒng)
主要用于檔案收集管理，包括文書檔案、科技檔案、科研檔案、病歷檔案、醫(yī)療糾紛檔案、會計檔案和影音檔案等多重類別不同載體形式的檔案接收、征集和寄存，以及各類檔案的審核、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、立卷、編研利用等。
查閱系統(tǒng)
根據(jù)醫(yī)療醫(yī)技的實際需求的不同，將各類檔案按照內(nèi)容、種類、性質(zhì)、年限、所有權(quán)、發(fā)文機關(guān)、載體形式等不同標準進行分類和統(tǒng)計，提供包括數(shù)據(jù)傳輸、客戶端訪問和下載打印等不同的查閱需求，根據(jù)醫(yī)院實際需要，滿足一定權(quán)限的遠程或互聯(lián)網(wǎng)的信息查閱需求。
根據(jù)管理系統(tǒng)自身需要，B/S模式下檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)成可分為用戶端和管理員端。首先，前者指持有用戶名的用戶可以通過驗證修改密碼，查詢包括瀏覽歷史和借閱、下載記錄等方面的個人信息。根據(jù)需要，查詢、預覽所需類別檔案。通過向管理員申請的形式，下載檔案和查詢閱覽保密檔案。后者管理員端，其權(quán)限又可分為普通管理員和超級管理員。普通管理員由各科室指定人員，負責對所屬科室的檔案分類、匯總、上傳、修改、刪除和管理等;超級管理員由醫(yī)院檔案管理人員專職負責。通過管理系統(tǒng)，可以修改用戶和普通管理員的設(shè)置權(quán)限，能夠查詢、修改、增減用戶和普通管理員的信息，并可方便的進行修改和維護等操作。設(shè)置醫(yī)院檔案信息錄入?yún)?shù)，對總體檔案信息和借閱情況進行管理和統(tǒng)計，生成催還外借實體檔案資料報表，并具有打印輸出的功能。
三、B/S模式在醫(yī)院檔案管理的優(yōu)勢
基于B/S模式的醫(yī)院檔案管理，依據(jù)國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》的要求，在傳統(tǒng)的案卷為單位的管理規(guī)則基礎(chǔ)上，兼容并包，通過模板定制技術(shù)支持以文件為單位的新型管理規(guī)則。實現(xiàn)了對文書、科技、科研、病歷、醫(yī)療糾紛、會計和影音等類別檔案的管理和利用。
中圖分類號：G270文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2010）36-0221-02
隨著中國高速公路等級越來越高，對工程質(zhì)量要求也越來越高，作為公路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質(zhì)量的重要憑證――高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速公路的項目使用、養(yǎng)護、改建、擴建提供準確、可靠、真實的依據(jù)，從而減少大量的人力、物力、財力。本文結(jié)合當前高速公路檔案管理的現(xiàn)狀與存在問題進行簡要的分析并對如何做好高速公路檔案管理工作提出相應的對策。
一、新時期高速公路檔案管理的現(xiàn)狀與存在問題
近幾年，由于中國高速公路建設(shè)事業(yè)得到了快速發(fā)展，大量的工程項目檔案也隨之產(chǎn)生，再加上高速公路工程由于受諸多客觀因素，如專業(yè)性強、投資大、工期長，項目多，參建單位多等影響，使高速公路所形成的格局是線長、點多、面廣，正是這一格局致使工程檔案管理存在許多困難。具體表現(xiàn)如下：
1.過分注重工程建設(shè)，忽視資料整編工作
在高速公路的工程建設(shè)中，作為“硬件”的建筑物本身是摸得著，看得見的，為大家所矚目，領(lǐng)導關(guān)心，社會各界關(guān)注，幾乎所有的人都把精力放到工程建設(shè)當中，抓進度，抓質(zhì)量，抓關(guān)鍵目標的實現(xiàn)。而作為“軟件”的工程資料，卻被棄之一旁，等到工程即將驗收時，才被想到，于是加班加點抽調(diào)人員整理資料，可想而知，資料整編的效果。
2.日常資料管理缺乏規(guī)范性
在工程的具體實施過程中，無論是建設(shè)單位，還是施工單位，無論是設(shè)計單位，還是監(jiān)理單位，在日常的資料管理中都花費了較大的人力、物力，做了許多工作，但基本都是圍繞工程的實施，而并沒有將日常資料與最后的整編歸檔有機結(jié)合，致使在資料的管理上深度不夠，規(guī)范程度較低。
3.缺乏既懂工程檔案管理又懂工程技術(shù)的人員
之所以工程的原始文件不規(guī)范，質(zhì)量不高，其中最重要的因素是這些原始資料，多數(shù)由現(xiàn)場的作業(yè)層完成，而作業(yè)層人員素質(zhì)較低，技術(shù)力量薄弱，培訓少，管理水平有限；監(jiān)理人員參加正規(guī)國家監(jiān)理工程師培訓的較少，擁有工程師資質(zhì)的人員較少，在施工現(xiàn)場監(jiān)理的工程師雖然有專業(yè)技術(shù)，但施工管理水平差，因此，不能做到現(xiàn)場簽證嚴格把關(guān)；有的施工單位在工程檔案管理方面雖然配備了一些專門的具有較高專業(yè)知識的檔案管理人員，但對工程建設(shè)方面的專業(yè)知識了解甚少，甚至不懂工程技術(shù)，而工程技術(shù)人員又不熟悉檔案管理方面的知識，二者不能有效結(jié)合。
4.缺乏健全的資料管理制度
雖然各參建單位建立了一些資料管理制度，但由于管理制度不健全，再加上建設(shè)單位和施工單位對竣工資料管理重視不夠，所以資料整編工作難以有效開展。具體表現(xiàn)在：文件、技術(shù)通知的管理規(guī)定不統(tǒng)一，編號不系統(tǒng)，規(guī)格大小不統(tǒng)一；竣工資料編制要求不清晰，沒有具體措施有效控制竣工文件的質(zhì)量；工程建設(shè)的特點是周期長，人員頻繁變動，再加上在工程資料管理方面尚未有專門制度保管與移交資料，因此，在資料移交時，易造成交接手續(xù)不到位，資料遺失，給歸檔工作造成很大的損失。
5.檔案管理缺少法律控制
工程資料質(zhì)量失控，其法定原因是建設(shè)單位與施工單位在簽訂合同時，沒有明確、具體的整編責任，整編內(nèi)容，而且整編的深度及要求也沒細化，造成工程檔案資料管理缺少法律控制。
6.缺乏完善的資料整編規(guī)范及標準
在工程檔案管理方面，國家出臺了一些相關(guān)的規(guī)范，交通主管部門也制定了相應的規(guī)定，但由于形勢在不斷的發(fā)展，這些固定的規(guī)范和標準難以詳盡、完善的滿足具有特殊性的工程項目，因此，在工作的具體開展中，經(jīng)常會遇到困難，如沒有合理的資料分類辦法，沒有清楚的資料整編的責任劃分，沒有明確規(guī)定由誰負責整編幾個單位共同形成的資料等等。
二、做好高速公路檔案管理工作的對策
1.制定檔案管理規(guī)則，確保檔案在宏觀上的管理
在工程建設(shè)之初，為了加強對建設(shè)過程中所形成的材料進行收集、整理、歸檔、編目、裝訂等，以達到“ 齊全、完整、準確” 的要求，可依據(jù)《檔案法》，按交通部《公路工程竣工驗收辦法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《高速公路建設(shè)項目案卷質(zhì)量標準》，結(jié)合具體路段高速公路建設(shè)項目管理的特點，編制相應的《高速公路檔案資料管理規(guī)定》、《高速公路建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則》等。在工程實施階段，應結(jié)合本路段的具體情況，組織專業(yè)人員編制體現(xiàn)本路段的《高速公路竣工文件編制辦法》，詳細規(guī)定檔案資料的收集與整理的內(nèi)容與質(zhì)量要求，組卷的方法與要求，案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面的要求，以有效控制檔案資料的齊全完整及填寫質(zhì)量。通過各項規(guī)則的制定，使檔案分類整理有章可循，工作規(guī)范、有序進行，切實做到對檔案的整理、收集、歸檔的宏觀管理。
2.實事求是，確保施工資料的真實性管理
真實是歸檔文件的生命，是工程建設(shè)質(zhì)量檢驗的基點，也是竣工驗收高速公路工程的關(guān)鍵。要想為工程質(zhì)量評定與質(zhì)量查詢提供簡潔有效的信息，必須要有真實、完整的施工資料，這樣，才能充分發(fā)揮文件效能，才能反映工程全貌，也能為以后的公路改造、維修、擴建提供基本依據(jù)。施工原始記錄的真實性體現(xiàn)在所記錄的事件是確定的某一時間段，與確定地點發(fā)生聯(lián)系的分項工程或施工工序。施工記錄的時間跨度應與分項工程的具體時間一致。施工數(shù)據(jù)的完整性體現(xiàn)在施工記錄體系的各個組成部分相互補充、相互驗證。同時，采用“三同時”的管理模式，即在招投標的同時明確提出檔案管理要求；在檢查工程質(zhì)量的同時檢查檔案形成積累情況；在工程交工驗收的同時驗收檔案的收集和整理情況，確保檔案齊全、真實管理。
3.嚴把竣工驗收關(guān)，確?？⒐n案憑證作用的發(fā)揮
在工程項目建設(shè)驗收階段，工程技術(shù)人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關(guān)，嚴格審查各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告，對隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設(shè)計變更單的落實情況要著重檢查，如存在問題及時整改，以確?？⒐n案的真實性和準確性，在工程項目合同決算時，使竣工檔案資料能真正發(fā)揮憑證作用。
4.制定制約措施，確保資料的完整性管理
依據(jù)《檔案管理辦法》與《竣工資料編制辦法》制定相應的合同、運用法律手段加強檔案資料的管理。在合同中應確定參建各方的檔案責任與權(quán)利，明確文件材料的形成范圍、費用及歸檔套數(shù)，明確檔案質(zhì)量及權(quán)屬，從法律上真正保證檔案歸檔工作。工程監(jiān)理也應充分發(fā)揮監(jiān)督職能，監(jiān)督、審核、驗收工程資料形成及檔案整理工作。在工作的具體開展中，要實行專項檢查評比，建立獎罰分明的經(jīng)濟責任制，獎先罰后，以加強參建單位檔案管理的質(zhì)量意識，以推進優(yōu)質(zhì)檔案的形成。
5.制定檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的制度保障管理
在制定檔案管理規(guī)則的基礎(chǔ)上，為了保證各項規(guī)則的真正落實，應建立、健全項目檔案管理制度，使項目檔案的分管領(lǐng)導及各部門如建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位專兼職檔案人員均明確職責，切實抓好項目文件資料的形成、積累和有序管理，以保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準確、齊全、規(guī)范，保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符，真正實現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)”檔案管理，以保證工程建設(shè)全過程各階段檔案工作進程的順暢。
6.加強人員業(yè)務(wù)培訓，確保檔案的有序管理
檔案管理有序進行的前提是檔案人員需具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。但由于現(xiàn)在的檔案管理人員多以兼職為主，專業(yè)水平有限，使檔案工作的深入管理受到限制，工程文件資料的形成質(zhì)量和檔案整理質(zhì)量也難以保證。因此，工程建設(shè)之初，就應對高速公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進行有計劃、有措施、分期分批的業(yè)務(wù)培訓，使其明確工程項目檔案工作的法規(guī)和工程質(zhì)量標準要求，明確施工過程中原始簽證資料的操作方法，明確竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，明確項目檔案的管理分工職責，使他們在增強檔案意識的同時也熟知掌握檔案業(yè)務(wù)和工程質(zhì)量標準。同時，采用各種辦法，如獎勵機制，激勵他們積極主動地參與項目檔案管理，在實踐中提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，以實現(xiàn)規(guī)范化、標準化管理。
總之，檔案管理工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎(chǔ)，要進一步提高公路建設(shè)項目的檔案管理，就必須堅持建路與建檔同步發(fā)展，全面提高檔案人員整體素質(zhì)，重視檔案的開發(fā)利用，重視檔案的真實可靠，以確保檔案為高速公路工程建設(shè)提供可靠依據(jù)。
參考文獻：
Abstract: With the continuous development of China's highway, highway engineering file management has attracted more and more attention. Combining with the status quo and problems of the current highway file management, the corresponding solutions for how to do the work of highway file management are proposed in this paper.
Key words: highway; file management; the status quo; solution
中圖分類號：U412.36+6 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
伴著中國高速公路等級越來越高，對工程質(zhì)量要求也越來越高，作為公路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質(zhì)量的重要憑證——高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速公路的項目運用、養(yǎng)護、改建、擴建提供準確、可靠、真實的依據(jù)，從而減少大量的人力、物力、財力。本文結(jié)合當前高速公路檔案管理的現(xiàn)狀與存在問題進行簡要的分析并對如何做好高速公路檔案管理工作提出相應的對策。
一、新時期高速公路檔案管理的現(xiàn)狀與存在問題
近幾年，由于中國高速公路建設(shè)事業(yè)得到了快速發(fā)展，大量的工程項目檔案也隨之產(chǎn)生，再加上高速公路工程由于受諸多客觀因素，如專業(yè)性強、投資大、工期長，項目多，參建單位多等影響，使高速公路所形成的格局是線長、點多、面廣，正是這一格局致使工程檔案管理存在很多困難。詳細表現(xiàn)如下：
1.過分注意工程建設(shè)，忽視資料整編工作
在高速公路的工程建設(shè)中，作為“硬件”的建筑物本身是摸得著，看得見的，為大家所矚目，領(lǐng)導關(guān)懷，社會各界關(guān)注，幾乎所有的人都把精力放到工程建設(shè)當中，抓進度，抓質(zhì)量，抓關(guān)鍵目標的完成。而作為“軟件”的工程資料，卻被棄之一旁，等到工程即將驗收時，才被想到，于是加班加點抽調(diào)人員整理資料，可想而知，資料整編的效果。
2.日常資料管理缺乏規(guī)范性
在工程的詳細施行過程中，無論是建設(shè)單位，還是施工單位，無論是想象單位，還是監(jiān)理單位，在日常的資料管理中都花費了較大的人力、物力，做了很多工作，但基本都是圍繞工程的施行，而并沒有將日常資料與最后的整編歸檔有機結(jié)合，致使在資料的管理上深度不夠，規(guī)范程度較低。
3.缺乏既懂工程檔案管理又懂工程技術(shù)的人員
之所以工程的原始文件不規(guī)范，質(zhì)量不高，其中最重要的因素是這些原始資料，多數(shù)由現(xiàn)場的作業(yè)層完成，而作業(yè)層人員素質(zhì)較低，技術(shù)力量薄弱，培訓少，管理水平有限；監(jiān)理人員參加正規(guī)國家監(jiān)理工程師培訓的較少，擁有工程師資質(zhì)的人員較少，在施工現(xiàn)場監(jiān)理的工程師雖然有專業(yè)技術(shù)，但施工管理水平差，因此，不能做到現(xiàn)場簽證嚴格把關(guān)；有的施工單位在工程檔案管理方面雖然配備了一些專門的具有較高專業(yè)知識的檔案管理人員，但對工程建設(shè)方面的專業(yè)知識了解甚少，以至不懂工程技術(shù)，而工程技術(shù)人員又不認識檔案管理方面的知識，二者不能有效結(jié)合。
4.缺乏健全的資料管理制度
雖然各參建單位建立了一些資料管理制度，但由于管理制度不健全，再加上建設(shè)單位和施工單位對竣工資料管理重視不夠，所以資料整編工作難以有效開展。詳細表現(xiàn)在：文件、技術(shù)通知的管理規(guī)定不統(tǒng)一，編號不系統(tǒng)，規(guī)格大小不統(tǒng)一；竣工資料編制要求不明白，沒有詳細措施有效控制竣工文件的質(zhì)量；工程建設(shè)的特點是周期長，人員頻繁變動，再加上在工程資料管理方面尚未有專門制度保管與移交資料，因此，在資料移交時，易造成交接手續(xù)不到位，資料遺失，給歸檔工作造成很大的損失。
5.檔案管理缺少法律控制
工程資料質(zhì)量失控，其法定原因是建設(shè)單位與施工單位在簽訂合同時，沒有明確、詳細的整編責任，整編內(nèi)容，而且整編的深度及要求也沒細化，造成工程檔案資料管理缺少法律控制。
6.缺乏完善的資料整編規(guī)范及標準
在工程檔案管理方面，國家出臺了一些相關(guān)的規(guī)范，交通主管部門也制定了相應的規(guī)定，但由于形勢在不斷的發(fā)展，這些固定的規(guī)范和標準難以詳盡、完善的滿意具有特別性的工程項目，因此，在工作的詳細開展中，經(jīng)常會遇到困難，如沒有合理的資料分類方法，沒有明白的資料整編的責任劃分，沒有明確規(guī)定由誰負責整編幾個單位共同形成的資料等等。
二、做好高速公路檔案管理工作的對策
1.制定檔案管理規(guī)則，確保檔案在宏觀上的管理
在工程建設(shè)之初，為了加強對建設(shè)過程中所形成的材料進行搜集、整理、歸檔、編目、裝訂等，以達到“ 齊全、完整、準確” 的要求，可依據(jù)《檔案法》，按交通部《公路工程竣工驗收方法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理方法》、《高速公路建設(shè)項目案卷質(zhì)量標準》，結(jié)合詳細路段高速公路建設(shè)項目管理的特點，編制相應的《高速公路檔案資料管理規(guī)定》、《高速公路建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則》等。在工程施行階段，應結(jié)合本路段的詳細情況，組織專業(yè)人員編制體現(xiàn)本路段的《高速公路竣工文件編制方法》，詳細規(guī)定檔案資料的搜集與整理的內(nèi)容與質(zhì)量要求，組卷的方法與要求，案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面的要求，以有效控制檔案資料的齊全完整及填寫質(zhì)量。通過各項規(guī)則的制定，使檔案分類整理有章可循，工作規(guī)范、有序進行，切實做到對檔案的整理、搜集、歸檔的宏觀管理。
2.腳踏實地，確保施工資料的真實性管理
真實是歸檔文件的生命，是工程建設(shè)質(zhì)量檢驗的基點，也是竣工驗收高速公路工程的關(guān)鍵。要想為工程質(zhì)量評定與質(zhì)量查詢提供簡潔有效的信息，必須要有真實、完整的施工資料，這樣，才能充分發(fā)揮文件效能，才能反映工程全貌，也能為以后的公路改造、維修、擴建提供基本依據(jù)。施工原始記錄的真實性體現(xiàn)在所記錄的事件是確定的某一工夫段，與確定地點發(fā)生聯(lián)系的分項工程或施工工序。施工記錄的工夫跨度應與分項工程的詳細工夫一致。施工數(shù)據(jù)的完整性體現(xiàn)在施工記錄體系的各個組成部分相互補充、相互驗證。同時，采用“三同時”的管理模式，即在招投標的同時明確提出檔案管理要求；在檢查工程質(zhì)量的同時檢查檔案形成積累情況；在工程交工驗收的同時驗收檔案的搜集和整理情況，確保檔案齊全、真實管理。
3.嚴把竣工驗收關(guān)，確保竣工檔案憑證作用的發(fā)揮
在工程項目建設(shè)驗收階段，工程技術(shù)人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關(guān)，嚴格檢查各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告，對隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程想象變更單的落實情況要著重檢查，如存在問題及時整改，以確?？⒐n案的真實性和準確性，在工程項目合同決算時，使竣工檔案資料能真正發(fā)揮憑證作用。
4.制定制約措施，確保資料的完整性管理
依據(jù)《檔案管理方法》與《竣工資料編制方法》制定相應的合同、運用法律手段加強檔案資料的管理。在合同中應確定參建各方的檔案責任與權(quán)利，明確文件材料的形成范圍、費用及歸檔套數(shù)，明確檔案質(zhì)量及權(quán)屬，從法律上真正保證檔案歸檔工作。工程監(jiān)理也應充分發(fā)揮監(jiān)督職能，監(jiān)督、審核、驗收工程資料形成及檔案整理工作。在工作的詳細開展中，要施行專項檢查評比，建立獎罰分明的經(jīng)濟責任制，獎先罰后，以加強參建單位檔案管理的質(zhì)量意識，以推進優(yōu)質(zhì)檔案的形成。
5.制定檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的制度保障管理。在制定檔案管理規(guī)則的基礎(chǔ)上，為了保證各項規(guī)則的真正落實，應建立、健全項目檔案管理制度，使項目檔案的分管領(lǐng)導及各部門如建設(shè)、想象、施工、監(jiān)理單位專兼職檔案人員均明確職責，切實抓好項目文件資料的形成、積累和有序管理，以保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準確、齊全、規(guī)范，保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符，真正完成“網(wǎng)絡(luò)”檔案管理，以保證工程建設(shè)全過程各階段檔案工作進程的順暢。
從1983年3月實施的《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705―1988)到2005年9月實施的《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》(DA/T 32―2005)與《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T 31―2005)，共頒布實施了45個標準(DA/T 17―1995與DA/T 20―1999是兩個標準系列，由多個子標準組成)，其中國家標準10個，檔案行業(yè)標準35個。1992～2000年是檔案標準批準的集中階段，在1995～1996年間達到了雖高點。之后是急劇下降。
在這已經(jīng)頒布的45個標準中，涉及檔案信息化內(nèi)容的有7個，其中國家標準兩個，行業(yè)標準5個，而真正具有現(xiàn)代信息化意義的則只有5個。占所有標準的11％。
“十五”《全國檔案信息化實施綱要》中提出了在“十五”期間擬訂的檔案信息化的規(guī)章與標準為14個。然而從完成的情況看，不容樂觀。在規(guī)章方面，了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》。在國家標準方面，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894―2002)于2003年5月實施。在檔案行業(yè)標準方面，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T 31―2005)、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》(DA/T 32―2005)、《明清檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準、明清檔案機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》(DA/T33～2005)2005年9月實施。這四個標準占預計完成量的43％，與“十五”《全國檔案信息化實施綱要》中的規(guī)劃相差甚遠。
從以上統(tǒng)計數(shù)字可以看出，近幾年檔案標準，尤其是行業(yè)標準的批準與實施的數(shù)量與20世紀相比是比較少的。而實際上，近幾年檔案信息化工作在全國開展得如火如荼，從中央級檔案館到縣級檔案館，從國有企業(yè)到私營企業(yè)，無不在進行檔案信息化工作，把檔案信息化工作作為整個組織信息化的一個重要部分來實施。然而，許多檔案部門在制定自己的標準，并根據(jù)自己的標準進行檔案的信息化工作，必然給將來檔案信息資源的整合帶來極大的困難。這就迫切要求檔案信息化工作標準化來統(tǒng)一各檔案機構(gòu)的信息化工作。
現(xiàn)有檔案信息化標準存在的問題
1、標準陳舊過時
這主要有兩種情況：一是整個標準過時，一是部分內(nèi)容過時。如《革命歷史檔案機讀目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式》(DA/T 17.5―1995)中有這樣的規(guī)定“本格式規(guī)定檔案機讀目錄數(shù)據(jù)文件的組織方式為.TXT文本文件”，符合當時信息技術(shù)發(fā)展的情況。而現(xiàn)在檔案信息化都是以數(shù)據(jù)庫方式進行組織管理的，同時軟磁盤在現(xiàn)在的實際工作已很少使用，可以認為該標準從名稱到內(nèi)容都已經(jīng)過時，需要重新修訂。《民國檔案機讀目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式》雖然規(guī)定“組織方式是以.txt為擴展名的文本文件或者以.dbf為擴展名的數(shù)據(jù)庫文件”，但也存在上述的問題。可以說這兩個標準并不具有現(xiàn)在信息化意義。
一些標準的部分內(nèi)容也存在過時的問題，尤其是對于特定信息技術(shù)的規(guī)定過時可能性最大。如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。然而MPEG系列標準包括MPEG―1、2、4，還有“多媒體描述接口”MPEG―7，標準中僅僅規(guī)定MPEG就不能滿足實際需要了。
2、內(nèi)容不一致
同樣的內(nèi)容在不同的標準中的規(guī)定與描述不一致，尤其是一些基本術(shù)語的定義上。如電子文件定義的描述在多個標準與規(guī)章中并不一致?！稒n案工作基本術(shù)語》中電子文件(electronic records)是“以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》中規(guī)定“電子文件是(elec－tronic records)能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列”，而在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中電子文件(electronic records)則是“指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。盡管這些定義在本質(zhì)上相同，但字面表述的不同以及所引用的特定名詞的細微差別肯定會引起一定的混亂，尤其對于那些不具備一定信息技術(shù)的檔案工作人員來說更是如此。
3、與傳統(tǒng)檔案共用的標準不能適應電子文件的管理需要
電子文件管理工作有不同于傳統(tǒng)檔案管理的特性需要有自己的管理標準。然而由于相關(guān)標準制定的滯后，其部分管理工作遵循傳統(tǒng)檔案的標準。這主要體現(xiàn)在鑒定、整理著錄等方面。
電子文件要求進行雙重鑒定?！稒C關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》是進行機關(guān)檔案或機關(guān)歸檔文件鑒定的基本標準。然而這些標準主要是針對紙質(zhì)檔案，沒有考慮電子文件的技術(shù)鑒定因素。從國外的實踐看，一些發(fā)達國家均制定了相應的電子文件保管期限表作為電子文件鑒定的基本標準。
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894―2002)規(guī)定“電子文件的著錄應參照檔案著錄規(guī)則進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識”。電子文件特有的著錄項目和其他標識在該規(guī)范中雖然做了說明，但該說明相對于其復雜性來說太簡單，不具備可操作性。例如馮惠玲教授在《電子文件管理教程》一書中不僅列舉了電子文件與紙質(zhì)檔案共有的著錄項目，還列舉了大量電子文件所特有的著錄項目。
4、標準制定工作滯后
標準制定工作遠遠滯后于檔案工作的實際發(fā)展。如館藏檔案數(shù)字化工作在許多檔案館已經(jīng)開展，生成了大量不同類型的數(shù)字化檔案信息，而相關(guān)的標準只有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，聲頻、音頻等方面的標準尚未頒布。
電子文件真實性保障的一個重要方法是元數(shù)據(jù)管理。目前國內(nèi)的元數(shù)據(jù)標準更多是圖書界制定的。由于圖書與檔案本質(zhì)的不同，圖書的元數(shù)據(jù)標準并不完全適應檔案。《基于XML的電子公文》系列標準相對來說更適合檔案的管理。
5、標準的宣傳不夠
《中華人民共和國標準化法》規(guī)定“標準化工作的任務(wù)是制定標準、組織實施標準和對標準的實施進行監(jiān)督”。檔案標準化是一個制定標準與貫徹標準并重的過程。宣傳力度的大小與效果對于標準的實施有著重要的影響。從實際情況看，宣傳工作不盡如人意。例如《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等在2005年9月頒布，可在互聯(lián)網(wǎng)上直到2006年中才找到這兩個標準的全文。
解決問題的對策
制定檔案信息化標準是一個需要不斷補充、完善所制定標準的工作活動過程，是一個制定標準與貫徹標準并重的過程。要追求檔案信息化活動的最佳效果。因此在制定標準過程中既要考慮到檔案理論與檔案工作實際的結(jié)合，又要關(guān)注信息技術(shù)的最新發(fā)展，還要關(guān)注相關(guān)行業(yè)與學科的發(fā)展。
1、逐一評價現(xiàn)有信息化方面的標準
定期啟動檔案行業(yè)標準的清理工作?？梢詫⑶謇砉ぷ鞣譃樵u價清理、專家評審兩個階段進行。首先由檔案部門對現(xiàn)行有效的檔案信息化標準進行逐一評價?？梢苑譃槎鄠€評價層次，如繼續(xù)有效、少量修改、修訂、廢止等。通過對評價結(jié)果的分析，找出最有代表性的問題，并分析其產(chǎn)生的原因。評價清理工作結(jié)束后。再組織標準起草部門及有關(guān)專家對評價清理結(jié)果進行評審，評審結(jié)果將作為標準清理的最終結(jié)果。
2、修訂現(xiàn)有標準
一般說來，標準應該穩(wěn)定，但3～5年應該修訂一次，尤其是信息化方面的標準。由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化方面的標準可能在較短的時間內(nèi)就會出現(xiàn)小部分甚至是大面積的與實際不適應，必須在充分調(diào)研后進行及時修訂。
3、完善檔案信息化方面的標準體系
標準體系應該有系列標準有機地組成。對于檔案信息化方面的標準體系應該有以下方面組成：檔案信息化基礎(chǔ)標準、檔案信息采集標準、電子文件管理業(yè)務(wù)標準、檔案信息化技術(shù)標準與管理標準，此外還應該有專門電子文件的管理標準等。這個由諸多標準有機組成的標準體系目前不可能全部完成，應采取以下方法來逐步實現(xiàn)：
(1)結(jié)合檔案信息化工作的實際。明確標準化的階段性可實現(xiàn)目標。“十五”《全國檔案信息化實施綱要》明確了檔案信息化工作的標準化目標，但有一半以上并沒有完成。隨著各方面條件的改善，在“十一五”期間，要優(yōu)先制定檔案數(shù)字化，數(shù)字檔案館建設(shè)，元數(shù)據(jù)管理，檔案信息采集、整合和安全管理等方面的標準。一般認為，除數(shù)字檔案館建設(shè)標準涉及內(nèi)容太多外，其他方面標準的制定應該是一個階段性可實現(xiàn)目標。
(2)合理設(shè)置標準的優(yōu)先級。明確了階段性的可實現(xiàn)目標，還應該合理設(shè)置目標框架下標準的優(yōu)先級?？梢詫⒛繕丝蚣芟碌臉藴史譃樗膫€優(yōu)先級：關(guān)鍵性優(yōu)先級、重要標準、主要標準和一般性標準。
關(guān)鍵性優(yōu)先級定位在涉及基礎(chǔ)性工作的標準，如檔案信息化工作術(shù)語標準。重要標準是那些不可或缺的標準，如檔案部門急需的檔案采集標準。主要標準主要是提供指導的指南性標準，如電子文件保管期限表。一般性標準是指那些有用但可以被替代的標準。如檔案網(wǎng)絡(luò)安全標準等。
(3)正確選擇標準的類型、級別與形式。從類型上看，應該以推薦性標準為主、強制性標準為輔；從級別上看，應該以國家標準為主，以行業(yè)標準、地方標準為輔；從形式上看，除了標準，標準化指導性技術(shù)文件還應該在目標框架下占較大比重。
(4)積極鼓勵企業(yè)和其他社會組織參與。檔案部門應該積極鼓勵企業(yè)和其他社會組織參與。讓其提出相關(guān)標準的建議、參與制定過程、反饋標準的執(zhí)行情況等。需要特別明確的是，標準不應該指定特定企業(yè)的產(chǎn)品或技術(shù)。
(5)充分發(fā)揮既有相關(guān)標準的作用。將既有的檔案標準分為三部分，一是可直接納入檔案信息化標準體系的標準，一是稍加修改與調(diào)整的可納入的標準，一是需要拋棄的標準，進行針對性的處理。
例如可以對《檔案工作基本術(shù)語》進行修改，將檔案信息化方面的基本術(shù)語補充到該標準中，其他標準來引用或擴展該標準的術(shù)語定義。
導致基層疾控檔案信息化進程緩慢的原因無外乎：1.檔案管理人員文化素質(zhì)低而且更換頻繁，要掌握檔案信息化技術(shù)難上加難；2.資金投入的不足，直接導致檔案管理過程中硬件設(shè)施不完備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相當薄弱；3.檔案工作人員、單位領(lǐng)導沒有從思想上認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，關(guān)心檔案信息化建設(shè)的自覺性、主動性不強。
為落實疾病預防策略，加強疾控檔案信息化管理，建議重點抓好以下方面：
一、明確單位檔案管理目標，做到任務(wù)清楚，渠道通暢，實行計劃管理、信息管理和責任管理?？h級醫(yī)療衛(wèi)生單位之間要形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，要確定疫情信息員為本單位疾控檔案管理員，各管理員要互相溝通協(xié)作，互通信息?？h疾控中心應建立設(shè)施齊全，技術(shù)領(lǐng)先的綜合檔案室，配備1～2名專職人員，負責收集縣級單位檔案管理人員遞交的和本單位工作中形成的原始文件資料，集中管理本單位的各種門類和載體的檔案，并按照規(guī)定向檔案館移交檔案，貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和上級有關(guān)方針、政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度，創(chuàng)造條件，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化與現(xiàn)代化，監(jiān)督、指導各單位疾控檔案的管理工作。
二、不斷對檔案管理人員知識進行更新?；诩部貦n案的重要性和行業(yè)的特殊性，要求檔案管理人員既要具備優(yōu)良的品質(zhì)和過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更重要的是要樹立檔案信息化的意識，掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識。同時，有足夠的信息化知識，熟練掌握新型電子設(shè)備和信息技術(shù)的應用。相關(guān)部門應經(jīng)常組織檔案管理與技術(shù)培訓和研討，將新的管理理念和技能傳授給基層檔案工作人員，推動基層檔案信息化管理的進程。
近年來隨著我國煤炭資源的不斷整合，對各項工作都提出了更高的要求，而記錄企業(yè)發(fā)展原始記錄的檔案的發(fā)展更是迫切的擺在了煤炭企業(yè)的面前。如何更好更快的發(fā)展煤炭企業(yè)的檔案事業(yè)，更好地為煤炭企業(yè)的各項工作提高更好的信息保障，本文在對當前現(xiàn)狀分析的基礎(chǔ)上，對檔案事業(yè)的有效發(fā)展提出了幾點措施。
一、我國煤炭企業(yè)檔案發(fā)展的現(xiàn)狀
雖然我國對新時期的檔案管理提出了“強化收集，簡化整理，細化檢索，深化利用”的要求，但對于許多的煤炭企業(yè)在這方面還存在很大的差距，主要體現(xiàn)在：
（一）檔案意識比較薄弱
在當前的煤炭企業(yè)，仍有很多的人沒有意識到檔案管理工作在企業(yè)管理中的重要作用，不管是在文件的起草、打印，還是在歸檔方面都存在著問題；
（二）檔案管理不能適應企業(yè)發(fā)展的需要
當期煤炭企業(yè)的檔案管理方式相對來說還是比較落后的，特別是在檔案管理人員配置這一方面，人員流動性大，知識老化，思想保守，缺乏新的技能；
（三）檔案管理的制度不夠完善
檔案管理的有效運行需要強有力的制度規(guī)范作為保障，雖然大多煤炭企業(yè)也建立了相應的規(guī)章制度，但大多停留在形式上，不夠完善，特別是對許多細節(jié)性的問題沒有涉及到
（四）軟硬件不夠完善
仍有不少企業(yè)把檔案管理作為一種負擔，隨便的應付了事，在檔案管理的軟硬件上都沒有給與相應的配套設(shè)施。
當前煤炭企業(yè)檔案管理的水平與國家的要求以及企業(yè)本身發(fā)展的需要還存在著很大的差距。
二、煤炭企業(yè)檔案管理的發(fā)展策略
為了提升企業(yè)檔案管理的需要，更好的為企業(yè)自身的發(fā)展提高更有效的信息，下面將在參考先進企業(yè)檔案管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，對如何發(fā)展煤炭企業(yè)的檔案管理提出幾點建議：
（一）加強檔案管理的宣傳力度，提高全員的檔案意識
檔案管理要想發(fā)展的好，首先就是要提高企業(yè)員工特別是領(lǐng)導對于檔案管理重要性的認識，才能得到快速的發(fā)展。因此，應該定期的對員工進行檔案管理宣傳，不僅要是他們認識到檔案管理的重要性，而且還要在一定程度上宣傳檔案法，提高全體員工、企業(yè)法人的檔案法律意識，自覺的參與到檔案管理中來，形成廣泛的檔案管理基礎(chǔ)。
（二）提升檔案管理人員的技能及職業(yè)素養(yǎng)
隨著檔案管理水平及硬件設(shè)施的不斷提升，對檔案管理人員也提出了越來越高的要求，因此應該配備好的檔案管理人員，提高檔案管理人員的素質(zhì)。在配備時，一定要從長遠的角度考慮，一旦確定就不要輕易的更換，以免影響檔案工作的正常開展，在人員層次上，應該引進高層次人才，改善檔案管理人員的人才結(jié)構(gòu)框架，提高檔案的編研質(zhì)量。在平時還要注重檔案管理的人員的自我學習和培訓，建設(shè)成為一個學習型的檔案管理團隊，把學習作為終身的任務(wù)，以學習促進創(chuàng)新，以創(chuàng)新帶到學習。以自身良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能老提高煤炭企業(yè)檔案管理工作的地位，為煤炭企業(yè)的良好發(fā)展盡到自己的責任。
（三）建立完善的規(guī)則制度
完善的檔案管理規(guī)則制度，應該是一個體系，涉及到檔案管理的各個方面，主要包括決策機制、執(zhí)行機制、反饋機制、監(jiān)督機制等，它們之間應該相互促進、相互作用、形成一個閉合的管理體系，以保證檔案管理工作運行的規(guī)范健康。在具體的管理過程中，必須建立檔案管理的領(lǐng)導崗位責任制，管理人員的崗位責任制，不同檔案的管理規(guī)范，并把對它們的考核最為績效考核的一部分。
（四）進行信息化建設(shè)
信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，通過建立信息化檔案可以實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；實現(xiàn)檔案信息的高度共享。對于檔案的利用也不在受時間和空間的限制，成為大家永不關(guān)門的檔案館。顯然信息化檔案館的建立是以必要的軟件、硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，以規(guī)范化的強制制度為保障。
（五）加強對檔案信息的開發(fā)利用
當前煤炭企業(yè)對檔案信息的開發(fā)已經(jīng)遠遠落后于企業(yè)發(fā)展的實際需要，檔案的收集范圍、收集的方法和手段比較陳舊，檔案的開發(fā)更是微乎其微，以致在對檔案的利用上存在很多的問題。絕大多數(shù)還是采用傳統(tǒng)的手工管理方式，在編研上也只是一些簡單的匯編，缺乏深層次的開發(fā)和挖掘，在利用上處于被動的局面。因此，為了實現(xiàn)檔案的服務(wù)功能，最重要的事就是加大對檔案信息的開發(fā)力度，對檔案進行精確的分類，深入的開發(fā)、編研，建立清晰的目錄，提高服務(wù)的質(zhì)量。當然這所有的一些都是建立在領(lǐng)導的重視、管理人員的精湛技能和相應的硬件基礎(chǔ)之上。
