時(shí)間：2023-07-31 09:21:42
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理方式范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
（一）檔案意識(shí)性不足。檔案意識(shí)有待提高，領(lǐng)導(dǎo)重視方面有待加強(qiáng)。首先是意識(shí)上的欠缺。由于對(duì)檔案管理了解不夠，人們對(duì)其重要性沒(méi)有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。甚至在一些人的眼里，檔案管理可有可無(wú)。其次就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作沒(méi)有足夠的重視，檔案意識(shí)很淡薄。不少領(lǐng)導(dǎo)只是片面的追求經(jīng)濟(jì)建設(shè)，忽視了檔案工作的重要程度。上行下效，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有這方面的意識(shí)，檔案管理工作想要做好難上加難。
（二）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不完善。目前，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低。究其原因主要有以下幾方面：第一，大部分檔案管理人員都是身兼數(shù)職，并且基本都是半路出家，相對(duì)來(lái)講沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。第二，部分基層單位在人員配備上不重視學(xué)歷及業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且檔案管理人員的待遇也比其他部門(mén)差得多。同時(shí)，檔案管理人員在晉級(jí)職稱(chēng)評(píng)定等方面的待遇也不夠公正，與相關(guān)聯(lián)的圖書(shū)系列相差較大。
（三）基礎(chǔ)設(shè)備薄弱。設(shè)備不到位，硬件設(shè)施差。檔案管理工作必須有一定的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)作為保障才能完成。有些政府和單位由于對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入不足，造成了硬件建設(shè)的遲滯和落后，具體表現(xiàn)在：沒(méi)有固定的檔案存放場(chǎng)所，檔案柜亂擺亂放，管理無(wú)序而混亂；硬件設(shè)備不夠齊全且性能落后；現(xiàn)代化建設(shè)跟不上時(shí)代的發(fā)展和變化，技術(shù)設(shè)備陳舊落后。
（四）管理手段不合理。管理手段呆板落后。隨著時(shí)代的發(fā)展，各種新生事物如雨后春筍般層出不窮。然而，大多數(shù)檔案管理部門(mén)特別是基層的單位，是既沒(méi)有設(shè)備也沒(méi)有人。有些檔案管理部門(mén)一直沿用傳統(tǒng)的模式進(jìn)行操作，不具備運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力。另外，一些檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理工作也沒(méi)有進(jìn)行大力度宣傳，從而造成檔案工作不被廣大群眾所了解和認(rèn)知。
二、互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理具體方式
（一）推行人才培養(yǎng)戰(zhàn)略。人才始終是技術(shù)推動(dòng)、發(fā)展與完善的必備要素，而這一點(diǎn)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的檔案管理方式的革新層面也不例外。因此相關(guān)的檔案管理部門(mén)應(yīng)重視人才的重要性，進(jìn)而以較為系統(tǒng)化的方式為人才提供一定的培訓(xùn)環(huán)境，首先通過(guò)較具權(quán)威性的理論體系的普及來(lái)全面革新檔案管理人才的意識(shí)形態(tài)，以促進(jìn)其提升自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，并以此來(lái)完善自身的理論儲(chǔ)備。其次還需要通過(guò)實(shí)踐使檔案管理人才在知識(shí)培訓(xùn)環(huán)節(jié)所形成的知識(shí)體系架構(gòu)切實(shí)地與實(shí)踐相結(jié)合，進(jìn)而全面促進(jìn)相應(yīng)檔案管理人才的整體發(fā)展。因此這就需要檔案管理人才切實(shí)地進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理實(shí)踐活動(dòng)，以此來(lái)提升自身的動(dòng)手能力，并切實(shí)地培養(yǎng)自身的工作執(zhí)行能力，進(jìn)而使自身的工作水平得到較為系統(tǒng)化的提升。
（二）完善檔案信息素質(zhì)教育。檔案信息素質(zhì)與實(shí)際的檔案的完整性以及檔案在管理過(guò)程中的規(guī)范化處理有較為直接的聯(lián)系，并且這一特性在實(shí)際的檔案管理工作流程中也是尤為關(guān)鍵的。而員工的信息素質(zhì)很容易影響實(shí)際的檔案管理工作，因此需要對(duì)員工在工作層面的信息素質(zhì)修養(yǎng)進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范并強(qiáng)化。而其中最需要強(qiáng)化的就是員工對(duì)檔案的主體性意識(shí)，以及員工在實(shí)際的檔案獲取環(huán)節(jié)的意識(shí)性教育，以此來(lái)對(duì)員工的檔案信息保密處理意識(shí)進(jìn)行較為集中的強(qiáng)化處理，同時(shí)還要進(jìn)一步推動(dòng)員工進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化的熟練度以及檔案?jìng)鞑ミ^(guò)程中的嚴(yán)謹(jǐn)性，而這些作為檔案信息素質(zhì)的建設(shè)進(jìn)程中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)需要得到相應(yīng)管理人員的高度重視。
（二）檔案不完整在工程施工的時(shí)候，存在不完整的記錄原材料進(jìn)貨、材質(zhì)試驗(yàn)報(bào)告，出廠(chǎng)實(shí)驗(yàn)報(bào)告字跡模糊或者不是原件，隱秘工程技術(shù)記錄填寫(xiě)內(nèi)容不完整，缺少工程照片，不完整記錄施工技術(shù)的內(nèi)容，各方簽字手續(xù)不完整等情況。在工程驗(yàn)收的階段，工程完工驗(yàn)收和質(zhì)量檢查之后，整治管理過(guò)程中的檔案資料常常會(huì)出現(xiàn)不同程度的漏洞。例如驗(yàn)收時(shí)資料不完整，簽字或者字跡不規(guī)范，竣工圖編制不準(zhǔn)確等。
二、對(duì)于加強(qiáng)配電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理的建議
1）要清楚了解目標(biāo)責(zé)任制，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。首先，要完備崗位職責(zé)，讓領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人、專(zhuān)職檔案人員各施其職，嚴(yán)格遵守自己的職責(zé)；其次，強(qiáng)化檔案人員的超前控制意識(shí)。其要主動(dòng)參加配電網(wǎng)工程項(xiàng)目文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，弄清楚本單位生產(chǎn)運(yùn)作情況和文件資料形成的有關(guān)信息；再者，要積極宣傳檔案法制，這樣可以使得工作人員與用戶(hù)增強(qiáng)溝通，互相體諒，從而建立良好的工作關(guān)系。
2）對(duì)配電網(wǎng)工程項(xiàng)目要做好早布置、早落實(shí)的措施。要對(duì)配備檔案人員、建設(shè)庫(kù)房、添置設(shè)備等做出具體的要求，從而確保項(xiàng)目檔案管理和工程施工一同打下良好的基礎(chǔ)。要對(duì)項(xiàng)目文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等建立規(guī)范的準(zhǔn)則；檔案管理部門(mén)在工程立項(xiàng)前就要與工程相關(guān)部門(mén)交涉，確定管理的要求，并把檔案工作作為工程管理的內(nèi)容之一，收集好前期文件、材料。
3）加強(qiáng)對(duì)于項(xiàng)目檔案的電子影響資料收集整理，促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)程。大力實(shí)施、推行工程檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，檔案專(zhuān)員在工程施工前就自覺(jué)與工程建設(shè)單位溝通協(xié)調(diào)，把工程項(xiàng)目的文件、材料圖紙等電子化，減少檔案專(zhuān)員的重復(fù)工作，從而提高工作效率。將從前的手工整理圖紙資料的管理方式轉(zhuǎn)化成無(wú)紙化收集、流轉(zhuǎn)、歸檔、整編檔案，從而達(dá)到工程信息與技術(shù)成果共享，促進(jìn)項(xiàng)目檔案信息化的進(jìn)程。
一、檔案管理方式創(chuàng)新背景
檔案管理方式的創(chuàng)新發(fā)展是有一定的背景，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。
（一）傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足日益增多的檔案資源
我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理一般是以立卷、歸檔、轉(zhuǎn)遞、借閱為主要方式，對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、管理。隨著我國(guó)高校擴(kuò)招的不斷發(fā)展，高校畢業(yè)生以及就業(yè)人數(shù)的不斷擴(kuò)大，我國(guó)檔案資源越來(lái)越多。而傳統(tǒng)意義上的檔案管理不能滿(mǎn)足這些日益增多的檔案資源，在這種情況下，檔案管理方式的創(chuàng)新極為重要。
（二）我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展
我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展為我國(guó)檔案管理方式的創(chuàng)新提供了必要的科技條件。目前我國(guó)很多企業(yè)普遍都應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，這種網(wǎng)絡(luò)化管理提高了我國(guó)檔案管理的管理水平和管理效率，因此面對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式也要做相應(yīng)的改進(jìn)、創(chuàng)新。
二、檔案管理方式創(chuàng)新途徑
檔案管理方式的創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的要求。檔案管理方式的創(chuàng)新途徑也是多種多樣的，具體表現(xiàn)如下：
（一）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)管理檔案
“ 把檔案內(nèi)容通過(guò)加工整理變成更直接、更適應(yīng)需要的信息，是檔案部門(mén)義不容辭的職責(zé)。”因此，面對(duì)繁多的檔案資料，面對(duì)冗雜的檔案內(nèi)容，如何通過(guò)有效的管理方式來(lái)進(jìn)行檔案管理是檔案管理人員需要思考的重要問(wèn)題。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理資源是進(jìn)行檔案管理的重要的創(chuàng)新方式。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的系統(tǒng)性和人文性，通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)整合相關(guān)的資源，繼而得出檔案管理的結(jié)果，提高檔案管理工作者的工作水平和效率。
（二）簡(jiǎn)化檔案管理程序
傳統(tǒng)的檔案管理程序比較復(fù)雜，通過(guò)人工將所有的檔案進(jìn)行歸檔、分類(lèi)以及審核、轉(zhuǎn)遞甚至借閱，每個(gè)程序都有每個(gè)不同人在辦，需要各個(gè)部分的簽字。這種檔案管理程序比較復(fù)雜，在每個(gè)程序上都需要主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字。因此，在今后檔案管理發(fā)展上，我們可以簡(jiǎn)化檔案管理程序，可以采用“誰(shuí)的責(zé)任誰(shuí)擔(dān)負(fù)”的方式讓管理員進(jìn)行檔案管理上更簡(jiǎn)便，提高工作效率和水平。同時(shí)簡(jiǎn)化了檔案管理程序可以讓檔案管理工作者有一定的自主性，有利于開(kāi)展檔案管理工作。
（三）檔案管理人員管理水平與素質(zhì)的提升
檔案管理員是檔案管理工作的主要操作者，檔案管理人員管理水平與素質(zhì)是關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量的重要因素。因此注重檔案管理人員的管理水平與素質(zhì)也是當(dāng)前檔案管理方式創(chuàng)新的重要內(nèi)容。要讓檔案管理人員進(jìn)一步認(rèn)清檔案管理工作的重要性，將傳統(tǒng)意義上的慵懶的工作作風(fēng)摒棄，以一種認(rèn)真負(fù)責(zé)的心態(tài)對(duì)待檔案管理工作，同時(shí)積極參加各項(xiàng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提升檔案管理人員的管理水平與素質(zhì)。
（四）檔案管理范圍的創(chuàng)新
就目前而言，我國(guó)檔案管理的使用一般是局限在公務(wù)員或者大型的國(guó)有企業(yè)，外資企業(yè)以及我國(guó)中小私營(yíng)企業(yè)用到檔案的地方不是很多。而實(shí)際上隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，外資企業(yè)以及我國(guó)中小企業(yè)對(duì)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著越來(lái)越重要的作用，已經(jīng)逐漸成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要組成部分?！霸絹?lái)越多的人加入到外企和私企的建設(shè)發(fā)展中去，這些企業(yè)的員工的檔案管理也顯得極為重要?！币粋€(gè)人的檔案伴隨人走一生，所以檔案管理的范圍進(jìn)行創(chuàng)新可以使得檔案資源成為一個(gè)人經(jīng)歷的有效見(jiàn)證。
三、檔案管理方式創(chuàng)新意義
檔案管理方式的創(chuàng)新對(duì)我國(guó)檔案管理的發(fā)展具有極為重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
（一）提高了檔案管理的效率
檔案管理方式的創(chuàng)新有利于提升檔案管理的效率。通過(guò)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)以及水平的培訓(xùn)，使得他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，這樣在日常的工作中，積極性更高，同時(shí)因?yàn)槭艿綄?zhuān)業(yè)培訓(xùn)的緣故，他們掌握了更多的檔案管理方面的技巧，在履行自己工作職責(zé)的過(guò)程中，在很大程度上可以提高檔案管理的效率。
（二）提高了檔案管理水平
檔案管理方式的創(chuàng)新有利于提升檔案管理的水平。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具的應(yīng)用，能夠使得檔案管理更加系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案資源的分析獲得具體詳細(xì)的數(shù)據(jù)，這樣可以有效提高檔案管理的水平，提高檔案管理在日常工作中的利用率，能夠保證檔案管理員檔案管理工作的順利開(kāi)展。
【關(guān)鍵詞】
國(guó)有企業(yè)；重組；檔案管理
國(guó)企重組是指由于難以適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，對(duì)企業(yè)的組織形式、經(jīng)營(yíng)范圍或經(jīng)營(yíng)方式進(jìn)行顯著改變的計(jì)劃實(shí)施行為。屬于重組的事項(xiàng)主要包括對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的出售或終止，對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的大幅調(diào)整，以及對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所的改進(jìn)或遷移。本文主要分析了檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用，以及在企業(yè)重組背景下的現(xiàn)行管理方式，并提出了管理方式的優(yōu)化與創(chuàng)新。
1 檔案管理對(duì)于國(guó)有企業(yè)發(fā)展的作用
檔案管理也稱(chēng)檔案工作，是檔案管理部門(mén)針對(duì)企業(yè)中的檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，是企業(yè)管理的重要組成部分。檔案管理從其基本性質(zhì)和作用分析，屬于一項(xiàng)管理性、服務(wù)性和政治性的工作。對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理的作用是十分巨大的，一方面，檔案管理屬于企業(yè)管理的重要組成部分，直接影響著企業(yè)的整體管理水平，另一方面，檔案管理工作雖然主要是對(duì)檔案的研究、整理和編制，但是其最終目的，是為了更好的適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要和社會(huì)的使用需求，關(guān)系著企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。因此，檔案管理工作需要引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視。
2 國(guó)企重組背景下現(xiàn)行的檔案管理方式
在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的推動(dòng)下，許多國(guó)有企業(yè)陳舊的經(jīng)營(yíng)管理方式存在的弊端日益顯露，逐漸難以適應(yīng)時(shí)展的要求，因此，國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)了分離、重組和改制，而企業(yè)的檔案管理方式也隨之發(fā)生變動(dòng)。在國(guó)企重組的背景下，現(xiàn)行的檔案管理方式主要包括以下幾種：
2.1 內(nèi)部統(tǒng)一管理
內(nèi)部統(tǒng)一管理可以說(shuō)是國(guó)有企業(yè)重組中應(yīng)用最為廣泛的檔案管理方式，可以細(xì)分為統(tǒng)一式管理和分級(jí)式管理。統(tǒng)一式管理，是指國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理部門(mén)進(jìn)行重組，統(tǒng)一管理企業(yè)重組中的所有檔案信息。其優(yōu)勢(shì)在于可以形成一個(gè)較為統(tǒng)一的企業(yè)檔案信息利用中心，從而提高檔案工作的效率和質(zhì)量，確保檔案管理的順利有序進(jìn)行；分級(jí)式管理，是指國(guó)有企業(yè)在重組完成后，集合自身的組織形式和結(jié)構(gòu)，對(duì)檔案進(jìn)行分層分級(jí)管理，其優(yōu)點(diǎn)在于工作量相對(duì)較小，各級(jí)管理部門(mén)共同協(xié)作，管理效率高。分級(jí)式管理適用于兩種情況，其一，國(guó)企重組后，企業(yè)的性質(zhì)為多法人單位的集團(tuán)公司，每一個(gè)獨(dú)立的法人單位可以對(duì)自身的檔案進(jìn)行管理；其二，企業(yè)重組后，形成單一的法人，但是由于規(guī)模較大，內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，層級(jí)較多，為了便于檔案信息的利用，采用分級(jí)管理的方式。
2.2 國(guó)資集中管理
該管理方式是隨著我國(guó)國(guó)有資產(chǎn)管理的形態(tài)變化而產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)的，相對(duì)比較特殊。在實(shí)際應(yīng)用中，主要是下設(shè)的企業(yè)檔案管理中心，對(duì)重組后的國(guó)企檔案進(jìn)行集中管理，檔案管理中心由國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司直接領(lǐng)導(dǎo)。
2.3 國(guó)家檔案館接收管理
國(guó)家檔案館接收管理的方式，主要是針對(duì)破產(chǎn)重組的國(guó)企而言，可以確保檔案管理的連續(xù)性和有效性，避免檔案信息的遺失，其意義和作用都是十分巨大的。
2.4 行業(yè)集約化管理
行業(yè)集約化管理，是指國(guó)有企業(yè)在重組后的集團(tuán)公司內(nèi)部，建立相應(yīng)的集中管理平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。管理的責(zé)任主體是行業(yè)集團(tuán)，可以通過(guò)對(duì)行業(yè)的區(qū)分，實(shí)現(xiàn)分別管理，以保障管理的效率和質(zhì)量。該管理方式并不常用，主要是為不具備檔案管理?xiàng)l件，或者條件成本過(guò)高的重組企業(yè)，提供一條有效的檔案管理途徑。
2.5 市場(chǎng)化寄存管理
市場(chǎng)化寄存管理的主體，是相應(yīng)的檔案寄存中心。國(guó)家綜合檔案館專(zhuān)門(mén)針對(duì)重組國(guó)企的檔案管理工作，設(shè)立了檔案寄存管理服務(wù)業(yè)務(wù)，通過(guò)收取相應(yīng)的檔案管理費(fèi)用，為各類(lèi)國(guó)有企業(yè)提供檔案寄存服務(wù)，以確保企業(yè)檔案的完整性，避免重組過(guò)程中檔案的遺失和混亂。
3 對(duì)檔案管理方式的優(yōu)化和創(chuàng)新
現(xiàn)行的檔案管理方式，雖然在很大程度上滿(mǎn)足了重組國(guó)企對(duì)于檔案管理工作的要求，但是也同樣存在許多需要解決的問(wèn)題，如自動(dòng)化管理水平低下、管理難度大、管理人員素質(zhì)較差、檔案存在殘缺現(xiàn)象等，嚴(yán)重影響了檔案管理的整體水平。因此，需要對(duì)檔案管理的方式方法進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。
3.1 加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在國(guó)企重組的背景下，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、合理化，就必須加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。就目前的檔案管理而言，要加強(qiáng)對(duì)于檔案存儲(chǔ)庫(kù)房的建設(shè)，提高檔案管理的效率。例如，可以引入自動(dòng)化管理系統(tǒng)，并通過(guò)相應(yīng)的處理軟件和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理和自動(dòng)化管理，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，確保檔案信息的作用可以得到充分發(fā)揮。
3.2 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍
檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作的影響是不容忽視的，對(duì)于重組后的國(guó)企而言，必須加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，建設(shè)一只高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，也是確保檔案管理質(zhì)量的重要保證。
3.3 切實(shí)做好檔案的日常維護(hù)工作
檔案管理人員要做好檔案的日常維護(hù)工作，嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行保存和維護(hù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和總結(jié)，切實(shí)保證檔案的完整性。同時(shí)，要及時(shí)了解企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，確保檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
4 結(jié)語(yǔ)
總而言之，檔案管理對(duì)于企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，需要引起企業(yè)管理人員的重視。在當(dāng)前國(guó)企重組的背景下，現(xiàn)行的檔案管理方式發(fā)揮了巨大的作用，但是也存在一定的問(wèn)題，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，確保檔案管理工作可以更好的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
引言
知識(shí)服務(wù)檔案管理模式主要是指對(duì)企業(yè)內(nèi)部用戶(hù)的檔案進(jìn)行合理有效的管理，這項(xiàng)服務(wù)管理模式最早是根據(jù)企業(yè)要求而產(chǎn)生的。檔案管理模式對(duì)于服務(wù)行業(yè)尤為重要，特別是像中國(guó)電信、中國(guó)聯(lián)通、中國(guó)移動(dòng)等信息服務(wù)行業(yè)，此類(lèi)公司的用戶(hù)量較大，而且信息保密性要求較高，日常檔案管理工作尤為繁重，這就需要有更加合理科學(xué)的檔案管理工作模式來(lái)滿(mǎn)足客戶(hù)需求，提高檔案管理工作效率。檔案管理的優(yōu)劣對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生重大影響。
1 基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的提出背景
1.1 時(shí)展潮流提出的要求
知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起順應(yīng)了時(shí)展的潮流，是時(shí)展的重要標(biāo)志。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不同于傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)，它是知識(shí)、信息技術(shù)的結(jié)合體，直接依賴(lài)于知識(shí)和信息的生產(chǎn)、使用、分配。知識(shí)管理充分發(fā)揮了知識(shí)在經(jīng)濟(jì)中的自身作用，通過(guò)知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)應(yīng)用不斷順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)“空前關(guān)注知識(shí)的價(jià)值”的要求，進(jìn)而成為重要的管理范式，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展潮流。
想要實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理戰(zhàn)略，就需要各個(gè)部門(mén)，尤其是檔案管理信息部門(mén)通過(guò)檔案管理知識(shí)為企業(yè)提供各類(lèi)信息服務(wù)，滿(mǎn)足客戶(hù)檔案管理要求，發(fā)揮知識(shí)信息的價(jià)值。
1.2 市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力帶來(lái)的要求
在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)條件下，想要獲得市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中獲得可持續(xù)發(fā)展，就需要充分利用戰(zhàn)略性、非模仿性、獨(dú)特性的資源。這種獨(dú)特性的資源主要是指企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)。這類(lèi)知識(shí)是企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的，通常和企業(yè)的戰(zhàn)略、管理、文化密不可分，既有通過(guò)文檔管理存在的顯性知識(shí)，也有隱性知識(shí)。因此，需要通過(guò)檔案管理的不斷創(chuàng)新優(yōu)化來(lái)挖掘企業(yè)檔案資源，利用檔案知識(shí)促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)健康合理發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略服務(wù)。
1.3 用戶(hù)不斷增長(zhǎng)的知識(shí)需求
傳統(tǒng)檔案管理自身存在許多弊端，由于技術(shù)、管理等方面的落后，難以滿(mǎn)足客戶(hù)對(duì)檔案信息管理的需求。因此，要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理效率，不斷滿(mǎn)足客戶(hù)對(duì)檔案管理的需求。要以用戶(hù)為中心，需求為導(dǎo)向，提高企業(yè)檔案信息的重視度，要將檔案信息、知識(shí)作為企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)，提高檔案信息、知識(shí)的管理要求，不斷積累企業(yè)檔案信息、知識(shí)，通過(guò)檔案知識(shí)積累、檔案知識(shí)評(píng)價(jià)、服務(wù)、組織服務(wù)以及企業(yè)人力資源管理、制度完善、技術(shù)運(yùn)用來(lái)滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案信息、知識(shí)的需求。
2 基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
由于知識(shí)服務(wù)性的檔案管理模式以知識(shí)管理模塊為編碼進(jìn)行的檔案管理，能夠通過(guò)知識(shí)編碼進(jìn)行科學(xué)合理的工作，進(jìn)而建立完善高效的用戶(hù)信息檔案。與傳統(tǒng)檔案管理不同，知識(shí)服務(wù)檔案管理模式在管理過(guò)程中主要以知識(shí)性檔案為主，以個(gè)人資料、信息文件、內(nèi)部資料、外部信息為主要管理對(duì)象，而傳統(tǒng)檔案管理則是在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文檔、文案；另外，在資源管理方面，知識(shí)服務(wù)檔案管理能夠?qū)⒏鞣N資源進(jìn)行科學(xué)合理的整合，而傳統(tǒng)檔案管理則將檔案和資源進(jìn)行分類(lèi)整理，不能實(shí)現(xiàn)資源的有效整合；再次，在服務(wù)理念方面，兩者也有很大的區(qū)別，知識(shí)服務(wù)型檔案管理以用戶(hù)為中心進(jìn)行資源管理，而傳統(tǒng)檔案管理則主要以檔案機(jī)構(gòu)為主，簡(jiǎn)單的從事檔案管理，知識(shí)服務(wù)型檔案管理的目的是在提供知識(shí)信息的基礎(chǔ)上滿(mǎn)足客戶(hù)需求，幫助客戶(hù)解決問(wèn)題，提供較為系統(tǒng)完善的檔案管理知識(shí)，而傳統(tǒng)檔案管理主要是為用戶(hù)提供信息開(kāi)展工作；知識(shí)服務(wù)型檔案管理的核心主體是專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，而傳統(tǒng)檔案管理的主體是單個(gè)員工。
3 基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式研究
基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的主要理論依據(jù)是知識(shí)編碼和人性化服務(wù)。
3.1 知識(shí)編碼
知識(shí)編碼是基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的主要理論依據(jù)。通過(guò)知識(shí)編碼能夠?qū)⒅R(shí)更加標(biāo)準(zhǔn)的變現(xiàn)出來(lái)，而且能夠?qū)n案中相關(guān)知識(shí)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)信息共享和交流，能夠有效的提高知識(shí)的顯性程度，將隱形的知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的有序化。在此基礎(chǔ)上，能夠?qū)崿F(xiàn)知識(shí)的分類(lèi)，進(jìn)而形成較為完善的知識(shí)庫(kù)，這樣在運(yùn)用過(guò)程中，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)或者人工智能輸入將數(shù)以萬(wàn)計(jì)的知識(shí)信息進(jìn)行篩選，找出需要的信息知識(shí)，為決策者提供信息服務(wù)。與此同時(shí)，為了更加方面知識(shí)的查詢(xún)和整理記載，還建立了專(zhuān)門(mén)的“不透明”知識(shí)案例庫(kù)，案例庫(kù)主要以圖表記錄為主，通過(guò)案例庫(kù)圖表能夠清晰的將業(yè)務(wù)流程中的知識(shí)表現(xiàn)出來(lái)，這樣將圖表、信息進(jìn)行統(tǒng)一整合，形成圖文結(jié)合的信息知識(shí)庫(kù)。只有以知識(shí)編碼為基礎(chǔ)，檔案管理模式才能真正促進(jìn)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)，才能為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，不然只會(huì)“一場(chǎng)空”。
3.2 人性化服務(wù)
人性化服務(wù)是知識(shí)服務(wù)型檔案管理的重要因素，其主要強(qiáng)調(diào)人性化的服務(wù)，通過(guò)人性化的服務(wù)為客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)滿(mǎn)意的檔案服務(wù)，做到以人為本，體現(xiàn)服務(wù)的人性化需求，用心關(guān)心用戶(hù)，將客戶(hù)的需求當(dāng)做自己的最終服務(wù)目的，在工作中充分體現(xiàn)知識(shí)服務(wù)型的人文關(guān)懷，以高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)，在滿(mǎn)足客戶(hù)需求、保障客戶(hù)滿(mǎn)意度的基礎(chǔ)上不斷提高工作效率，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益，樹(shù)立企業(yè)形象。
人性化服務(wù)是企業(yè)贏得市場(chǎng)的重要保障，因此企業(yè)要不斷加強(qiáng)個(gè)性化服務(wù)，提高企業(yè)人文素質(zhì)。在此基礎(chǔ)上要將這種人性化服務(wù)嵌合到知識(shí)編碼的理論中去，將其融為一體，作為檔案管理模式的理論，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，將人性化的服務(wù)同知識(shí)服務(wù)型檔案管理模式有機(jī)的結(jié)合，在技術(shù)優(yōu)勢(shì)的引導(dǎo)下，展現(xiàn)服務(wù)特色，能夠更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
4 基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的推廣意義
4.1 可以提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力
將檔案視為信息資源和知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行管理，強(qiáng)調(diào)充分實(shí)現(xiàn)檔案的知識(shí)價(jià)值；應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，創(chuàng)新和拓展檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，進(jìn)而能夠提供更好的信息、服務(wù)，滿(mǎn)足客戶(hù)的需求，推動(dòng)自身的持續(xù)健康發(fā)展，從而可以大大提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
4.2 可以提高檔案工作的地位與作用
強(qiáng)調(diào)檔案管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，為業(yè)務(wù)活動(dòng)提供檔案信息、知識(shí)服務(wù)，使檔案管理由后臺(tái)性、輔的工作變?yōu)榍芭_(tái)性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。
4.3 對(duì)于公共機(jī)構(gòu)檔案管理也有啟示與參考價(jià)值
知識(shí)服務(wù)型的檔案管理模式能夠堅(jiān)持以用戶(hù)需求為導(dǎo)向，以用戶(hù)為中心，為滿(mǎn)足用戶(hù)需求而不斷提高自身服務(wù)質(zhì)量。而且此種模式對(duì)行政事業(yè)單位的檔案管理理念也有啟發(fā)作用，對(duì)日后行政事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)具有指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。
5 結(jié)語(yǔ)
隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理工作在日常生活中的作用將越來(lái)越重要，這就要求在各個(gè)企業(yè)內(nèi)部要切實(shí)重視在檔案管理工作方面對(duì)檔案管理模式的實(shí)施，通過(guò)實(shí)施，進(jìn)而逐步提高檔案管理工作的有效性。
參考文獻(xiàn)：
1 創(chuàng)新社保檔案管理模式的意義
1. 是社保改革的重要條件
隨著社會(huì)保險(xiǎn)改革的逐步深化，“單位人”勢(shì)必要變成“社會(huì)人”。社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)不但要履行社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，若無(wú)安全有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)的工作就會(huì)陷入困境；但如果沒(méi)有積極創(chuàng)新的檔案管理模式，同樣會(huì)影響到社會(huì)保險(xiǎn)改革的步伐。
1.2 是各項(xiàng)基本業(yè)務(wù)的有力保障
一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過(guò)諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時(shí)，首先要填寫(xiě)個(gè)人詳細(xì)情況表等，作為最原始的資料存入個(gè)人檔案，其后要不斷繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、劃撥個(gè)人帳戶(hù)、計(jì)算利息，有時(shí)還要對(duì)繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。伴隨人才的合理流動(dòng)，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)；社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞、創(chuàng)新的多少，將直接關(guān)系到社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、參保單位、參保部門(mén)對(duì)個(gè)人檔案的正常使用。
1.3 是社?；A(chǔ)工作的加速器
檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對(duì)已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對(duì)正在進(jìn)行或進(jìn)一步開(kāi)展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)，為決策者提供準(zhǔn)確的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社會(huì)保險(xiǎn)工作的前提條件，而更新現(xiàn)有的檔案管理模式將會(huì)為社會(huì)保險(xiǎn)工作大大的提高辦事效率。
2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 軟硬件設(shè)施方面投入低、基礎(chǔ)工作不便開(kāi)展
社會(huì)保險(xiǎn)檔案的專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用較少、人員配備以及檔案室面積都達(dá)不到相應(yīng)的要求，既不能滿(mǎn)足社保檔案的進(jìn)一步擴(kuò)大發(fā)展需要，也沒(méi)有為今后發(fā)展預(yù)留足夠的空間。
2.2 專(zhuān)兼職工作人員培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平亟待提高
社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)也不多；雖然一些社保機(jī)構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專(zhuān)業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往專(zhuān)業(yè)知識(shí)掌握不夠，影響了檔案管理的日常工作。
2.3 未實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，影響查詢(xún)統(tǒng)計(jì)工作
隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的逐步加大，有的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)實(shí)施了檔案的簡(jiǎn)單的數(shù)字化管理，但由于軟、硬、人三者沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)軟件，有的缺乏專(zhuān)業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。大部分社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)仍然延用過(guò)去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)更為艱難，直接影響了工作的進(jìn)展。
3 創(chuàng)新改變傳統(tǒng)檔案管理模式的設(shè)想
第一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作宣傳力度
利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會(huì)保障意識(shí)，加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重視程度，積極爭(zhēng)取各級(jí)黨委、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設(shè)備落后、庫(kù)房緊張等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，為建設(shè)和完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，提高檔案意識(shí)，樹(shù)立依法管檔的觀(guān)念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性和責(zé)任感。
第二、健全制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機(jī)制
依據(jù)《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類(lèi)大綱和保管期限。對(duì)每一類(lèi)檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對(duì)各門(mén)類(lèi)檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個(gè)明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時(shí)工作中形成的文書(shū)材料、業(yè)務(wù)報(bào)表、臺(tái)帳、圖表、會(huì)計(jì)帳簿等，要及時(shí)立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會(huì)各保障職能部門(mén)間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中管理。
第三、加大專(zhuān)屬硬件投入，夯實(shí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的基礎(chǔ)工作
各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)克服資金緊張的困難，建立單獨(dú)或擴(kuò)大現(xiàn)有檔案室的使用面積，購(gòu)置先進(jìn)的檔案密集柜以及符合省檔案管管理要求的檔案柜、檔案盒、卷皮等相關(guān)工具，配備監(jiān)控系統(tǒng)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等，在檔案安全及日常維護(hù)中配置必要的設(shè)備，如加濕器、去濕機(jī)、紅外線(xiàn)殺菌劑、溫濕度周記儀、換氣扇、空調(diào)機(jī)以及各種防火防蟲(chóng)設(shè)施、檔案維修工具等。
第四、定期開(kāi)辦檔案管理培訓(xùn)班，造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍
社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。首先，社保部門(mén)應(yīng)與檔案行政管理部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系，積極組織社保檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，制定出檔案管理人員的定期培訓(xùn)計(jì)劃，開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流。其次要培養(yǎng)和造就一些具有檔案、圖書(shū)、經(jīng)濟(jì)信息、科技信息、信息技術(shù)開(kāi)發(fā)與服務(wù)等多方面才能的數(shù)字化檔案管理人才。這要求必須調(diào)整檔案管理人員結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)一批具有相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員進(jìn)行日常維護(hù)、維修，從而保障各種專(zhuān)業(yè)設(shè)施的正常運(yùn)行。同時(shí)加快各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)現(xiàn)代知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)及電子文件的管理知識(shí)，具備一定的適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要的基本技能。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊(duì)伍，以保證檔案工作的連續(xù)性。
第五、更新檔案裝訂模式，增強(qiáng)社保檔案的實(shí)用功能
檔案工作者的價(jià)值觀(guān)是與社會(huì)的核心價(jià)值觀(guān)緊密相連的。中國(guó)傳統(tǒng)文化把人的價(jià)值歸結(jié)為道德價(jià)值，作為一種道德文化，它之所以可以長(zhǎng)期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因?yàn)榈赖挛幕敲褡鍌鹘y(tǒng)中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導(dǎo)作用的價(jià)值觀(guān)念，是協(xié)調(diào)檔案館與國(guó)家、政府部門(mén)之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關(guān)系的準(zhǔn)則。檔案工作者對(duì)道德踐履的盡善追求，對(duì)道德人格的完美塑造以及呈現(xiàn)出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價(jià)值尺度在起作用。
當(dāng)今人們對(duì)檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發(fā)的，“人梯”、“橋梁”、“默默無(wú)聞”、“為他人做嫁衣”這些話(huà)，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻(xiàn)、創(chuàng)造性的人格品質(zhì)，忽視了這一點(diǎn)，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會(huì)上很多人都說(shuō)檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對(duì)檔案事業(yè)、對(duì)利用者服務(wù)卻那么熱情，這種忠于檔案事業(yè)的獻(xiàn)身精神真是讓人感動(dòng)，其實(shí)這就是道德理想高于物質(zhì)利益的價(jià)值觀(guān)的力量，它充分體現(xiàn)了中國(guó)文化積極有為、奮發(fā)向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風(fēng)貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征。
人事檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專(zhuān)門(mén)檔案，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。
那么，如何加強(qiáng)人事檔案管理方式和手段的改變?
1.人事檔案管理應(yīng)該以充分開(kāi)發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)檔案深層次的開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開(kāi)發(fā)，人事信息的共享的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開(kāi)放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為科研工作服務(wù)。
2.加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，制定《人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
3.加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類(lèi)人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、部門(mén)結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開(kāi)放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
4.實(shí)行人事，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開(kāi)放式管理人事是在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立過(guò)程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒(méi)有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開(kāi)發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。
建筑設(shè)計(jì)相關(guān)單位（建筑企業(yè)、設(shè)計(jì)院等）通過(guò)對(duì)檔案史料的開(kāi)發(fā)利用，才有了今天建筑事業(yè)的發(fā)展。在正常的建筑設(shè)計(jì)管理、運(yùn)營(yíng)中，不可避免會(huì)產(chǎn)生大量信息，從事檔案管理就不可避免的涉及到信息工作。但多數(shù)檔案管理是以基本的原始圖紙、資料為基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)起到輔助記錄作用，無(wú)論從檔案管理的思想觀(guān)念上，還是信息工作內(nèi)容上，均純的停留在業(yè)務(wù)、管理統(tǒng)計(jì)、記錄、存儲(chǔ)上，難于發(fā)揮信息工作的職能作用。
目前，建筑設(shè)計(jì)單位對(duì)開(kāi)展的本單位科研項(xiàng)日和新業(yè)務(wù)、新技術(shù)不甚了解，工作處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，信息意識(shí)淡薄，信息渠道僅局限于本單位，忽略管理單位，導(dǎo)致信息溝通不順暢，檔案利用率低、利用價(jià)值不大。盡管檔案利用已在建筑設(shè)計(jì)等相關(guān)行業(yè)中起了重要作用，但是，還有相當(dāng)部分的檔案信息沒(méi)能得到開(kāi)發(fā)利用。
2.建筑設(shè)計(jì)檔案管理的方式方法
2.1立足檔案服務(wù)，提升檔案利用開(kāi)發(fā)技術(shù)創(chuàng)新手段
信息時(shí)代，檔案管理部門(mén)和檔案工作者，應(yīng)努力開(kāi)拓創(chuàng)新，以科學(xué)的管理方法將過(guò)去封閉式管理模式向開(kāi)放式管理模式發(fā)展，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，滿(mǎn)足資源共享的需要，提高檔案信息的利用效率。在實(shí)際的檔案管理中，檔案工作服務(wù)方式要?jiǎng)?chuàng)新、檔案管理理論要?jiǎng)?chuàng)新、檔案服務(wù)工作內(nèi)容要?jiǎng)?chuàng)新、檔案服務(wù)機(jī)制要?jiǎng)?chuàng)新。
2.2拓寬檔案編研范圍，發(fā)揮檔案信息作用
檔案管理要“上門(mén)辦公”，拓寬編研范圍、內(nèi)外結(jié)合、聯(lián)合編研。改變?cè)芯执俚摹笆也馗窬帧?。因而，一線(xiàn)檔案管理人員必須提高認(rèn)識(shí)，徹底打破自編自傳編研思想的束縛，拓寬路子，聯(lián)合編研。要加強(qiáng)縱向溝通，與建筑設(shè)計(jì)科研單位、建筑企業(yè)的聯(lián)合。這樣既有利于豐富編研資料的內(nèi)容，又有利于通過(guò)信息的傳播利用，促進(jìn)系統(tǒng)內(nèi)的科研工作發(fā)展。還要加強(qiáng)同行單位檔案室之間的橫向聯(lián)合，借鑒經(jīng)驗(yàn)，可使資料互補(bǔ)，以達(dá)到編研選題具有廣泛、綜合和全面性的目的。如與組織人事、史志、黨史等部門(mén)聯(lián)合編寫(xiě)有關(guān)資料，既可彌補(bǔ)編研力量之不足，又可補(bǔ)充編研所需經(jīng)費(fèi)，還可提高編研資料的利用價(jià)值和利用率。
2.3進(jìn)一步改進(jìn)、開(kāi)發(fā)檔案管理的信息化工作方法
目前，大多數(shù)檔案對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用，造成相當(dāng)一部分檔案信息未被系統(tǒng)地、深層次地開(kāi)發(fā)利用。為此，檔案管理應(yīng)該努力實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，建立建筑行業(yè)的特殊數(shù)據(jù)庫(kù)，提高利用率、檢索率。
2.4進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員人才培養(yǎng)
檔案管理隊(duì)伍是建筑學(xué)科科技檔案管理的主力軍。檔案管理人才的培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)是開(kāi)發(fā)檔案的前提。尤其是單位和檔案管理部門(mén)都應(yīng)重視人力資源的挖掘和培養(yǎng)，努力造就一批高素質(zhì)的復(fù)合型檔案人才。
同時(shí)，基礎(chǔ)檔案管理人員也要積極主動(dòng)地編制各種途徑的檢索工具和編研成果，及時(shí)快捷地為建筑行業(yè)提供可靠的依據(jù)，最終通過(guò)檔案的收藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、操作信息化、信息存取自動(dòng)化，達(dá)到廣泛應(yīng)用建筑行業(yè)的目的。
為此，檔案管理人員要在實(shí)踐中始終堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，勤奮學(xué)習(xí)，勇于探索，使科技檔案更好地為建筑設(shè)計(jì)研究、建筑工程發(fā)展服務(wù)。
長(zhǎng)期以來(lái)，很多高校的人事檔案都單獨(dú)存在于組織人事部門(mén)，游離于高校綜合檔案管理的門(mén)檻之外。2008 年 9 月，教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合簽署并實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（下稱(chēng)《辦法》，即第 27 號(hào)令），明確把學(xué)生檔案納入高校檔案統(tǒng)一管理。由此引發(fā)的對(duì)于高校人事檔案的管理歸屬問(wèn)題也一直被討論，支持和反對(duì)意見(jiàn)并存。由此，也逐漸形成了中國(guó)高校人事檔案的管理模式。
1 當(dāng)前中國(guó)高校人事檔案管理的基本模式
1.1 綜合檔案館模式。就是將高校的人事檔案統(tǒng)一納入綜合檔案館中進(jìn)行統(tǒng)一管理，工作人員隸屬于檔案館就職人員，所有的工作業(yè)務(wù)構(gòu)成了高校檔案館業(yè)務(wù)的組成部分。高校檔案館的模式有利于現(xiàn)代人事檔案管理工作朝著專(zhuān)業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向建設(shè)，有利于提升高校人事檔案材料的使用效率與服務(wù)職能，有利于學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視與促進(jìn)高校人事檔案管理工作的整體性發(fā)展。采用這種模式的這類(lèi)高校有清華大學(xué)、北京師范大學(xué)、四川大學(xué)、中山大學(xué)、武漢大學(xué)、華中師范大學(xué)等院校。
1.2 組織人事模式。其中一種是人事模式，也就是院校人事部門(mén)機(jī)構(gòu)下面設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的科室來(lái)負(fù)責(zé)高校人事檔案管理工作，工作人員隸屬于人事部門(mén)，而人事檔案管理業(yè)務(wù)屬于高校人事部門(mén)的業(yè)務(wù)；另一種是組織人事模式，也就是高校組織與人事部門(mén)下面專(zhuān)門(mén)設(shè)立的科室來(lái)負(fù)責(zé)管理高校教職員工的人事檔案，工作人員分屬于不同的部門(mén)，不同的人事檔案管理業(yè)務(wù)也分屬于不同部門(mén)。這種組織人事模式有利于院校組織人事部門(mén)對(duì)人事檔案材料的運(yùn)用便捷，但是人事檔案管理業(yè)務(wù)只是自己部門(mén)工作的一部分，對(duì)檔案材料管理投入力度較少，專(zhuān)業(yè)化建設(shè)程度相對(duì)落后，整理工作不科學(xué)規(guī)范，人事檔案材料分散于高校人事與組織兩個(gè)部門(mén)機(jī)構(gòu)，材料難以得到統(tǒng)一管理。采用這種類(lèi)型的高校包括北京大學(xué)、浙江大學(xué)、上海交通大學(xué)、山東大學(xué)、華南理工大學(xué)等。
但是，人事檔案納入高校檔案綜合管理的院校所占比例相對(duì)較少，而且形成目前的管理格局是有其內(nèi)在成因的。
2 人事檔案不納入高校檔案館（室）管理的原因分析
2.1 人事檔案和高校檔案的歸檔方式存在較大的差異性。高校檔案在整理方法、保管期限歷經(jīng)多次改革，件與卷結(jié)合的歸檔方式更是簡(jiǎn)化了檔案的整理環(huán)節(jié)，使得整理更具人性化。但是人事檔案因其自身特殊性，要求其管理方式相對(duì)保守。根據(jù)《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》，人事檔案的載體都是 16 開(kāi)紙，在 2009 年增加了 A4 型紙的選擇。為了檔案的整齊，但凡新補(bǔ)充的非 16 開(kāi)歸檔紙質(zhì)材料只能被迫進(jìn)行裁剪或托裱，再裝入案卷。但是高校其他檔案的載體是A4 型紙，使用載體上的不一致也就使高校檔案館（室）主觀(guān)上不愿接收此類(lèi)的檔案，同樣限制著兩者的統(tǒng)一管理。
2.2 人事部門(mén)對(duì)于人事檔案的使用存在依賴(lài)性。人事部門(mén)所產(chǎn)生的關(guān)于人事、師資、勞資、崗位設(shè)置等大量的檔案材料均需入個(gè)人檔案，這些材料在部門(mén)內(nèi)部歸檔較為方便。特別是在人事檔案的利用方面，也是人事部門(mén)利用較多，存放在人事部門(mén)更便于利用，如辦理人員退休、調(diào)出調(diào)入手續(xù)、人員信息核對(duì)等，均需查閱人事檔案實(shí)體。另外，對(duì)于人事部門(mén)的人員信息維護(hù)，也可以隨時(shí)進(jìn)行利用。特別是各級(jí)各類(lèi)人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表，所須填報(bào)的數(shù)據(jù)主要源于人事信息系統(tǒng)，但每年數(shù)據(jù)填報(bào)會(huì)因其統(tǒng)計(jì)類(lèi)別不同存在差異，特別是系統(tǒng)沒(méi)有的信息，只能從檔案實(shí)體中進(jìn)行查詢(xún)。如果檔案單獨(dú)存放在檔案館室特別是和人事部門(mén)不在同一樓內(nèi)，查檔人員動(dòng)輒需要到檔案館內(nèi)查檔，不便于檔案的提供利用。
2.3 人事檔案和高校檔案的評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)管部門(mén)各異。高校檔案的評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)一般分達(dá)標(biāo)升級(jí)及其復(fù)查和日常檢查三種，對(duì)達(dá)標(biāo)升級(jí)及其三年一個(gè)周期的復(fù)評(píng)因評(píng)級(jí)不同其標(biāo)準(zhǔn)也不一樣，人事檔案也有自身一套評(píng)級(jí)的體系及標(biāo)準(zhǔn)。相對(duì)而言，評(píng)級(jí)的監(jiān)督力度較小，很多高校人事檔案是沒(méi)有參加評(píng)級(jí)的，也沒(méi)有形成檢查監(jiān)督機(jī)制。人事和高校檔案工作的主管機(jī)構(gòu)不同，高校檔案評(píng)級(jí)是相應(yīng)的各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)，人事檔案評(píng)級(jí)是相應(yīng)的各級(jí)黨委組織部門(mén)負(fù)責(zé)。兩者統(tǒng)一管理會(huì)面臨著不同的領(lǐng)導(dǎo)和評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)、不同的評(píng)級(jí)及復(fù)查標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題。
3 人事檔案納入高校綜合檔案管理的可行性分析
雖然人事檔案納入綜合檔案管理有著種種困難，但是將其納入高校綜合檔案管理仍是高校綜合檔案管理發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。隨著并入條件的不斷成熟，特別是清華大學(xué)、北京師范大學(xué)等一些院校已經(jīng)走到了統(tǒng)一管理的前列，對(duì)其他高校并入也是一種積極的示范作用，兩者統(tǒng)一管理的很多積極作用將越來(lái)越明顯。
3.1 高校資源有效整合的基本要求。人事檔案單獨(dú)管理不能有效整合高校檔案資源，人事檔案納入檔案統(tǒng)一管理后，可將高校的所有檔案統(tǒng)一進(jìn)行管理。一是精簡(jiǎn)合并機(jī)構(gòu)意味著高效，各類(lèi)檔案的統(tǒng)一管理使部門(mén)分工更清晰、問(wèn)責(zé)更容易，更便于服務(wù)基層；二是便于統(tǒng)籌安排檔案辦公及庫(kù)房用地；三是可以積極保障檔案保管條件；四是更利于檔案資源整合，更全面地對(duì)高校檔案工作進(jìn)行規(guī)劃和協(xié)調(diào)。
3.2 相關(guān)政策和理論的有力支持。《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（下稱(chēng) 《規(guī)范》）中采用了“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對(duì)象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類(lèi)別[1]?！兑?guī)范》規(guī)定高等學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。再者，《辦法》將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨(dú)設(shè)類(lèi)，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念，強(qiáng)調(diào)了高校檔案資源建設(shè)的“大檔案”理念[2]。按照《辦法》中強(qiáng)調(diào)的高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。至此，給人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理有了充分的理由，檔案的大融合是必然趨勢(shì)。
3.3 高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。將高校各類(lèi)檔案整合到一起，不僅可以將檔案工作做強(qiáng)做大，更有利于檔案工作的開(kāi)展。各類(lèi)檔案大綜合后，檔案形式的多樣性、檔案內(nèi)容和數(shù)量的增加、檔案業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大、檔案人員的增加等，也是提升檔案工作的一種機(jī)遇，更利于檔案工作服務(wù)學(xué)校發(fā)展，也更利于高校檔案事業(yè)的發(fā)展。
4 人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理的對(duì)策
4.1檔案資源及體制的整合是檔案統(tǒng)一的基礎(chǔ)。檔案資源的有效整合，使得各項(xiàng)資源更加有效利用。人員、庫(kù)房、辦公室用地及相應(yīng)的室內(nèi)設(shè)備都可以統(tǒng)籌安排，更加合理地利用各項(xiàng)資源。再者，高校檔案館室可以更好地處理近期發(fā)展目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃的關(guān)系、規(guī)章制度的構(gòu)建及完善、檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展的關(guān)系、內(nèi)部管理機(jī)制的發(fā)展與各有關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)關(guān)系。
引言
檔案是一種客觀(guān)的歷史記錄，隨著社會(huì)科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理的方式與技術(shù)也隨之不斷進(jìn)步，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理現(xiàn)代模式已經(jīng)成為各個(gè)單位檔案管理的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)管理而言，是一個(gè)新生事物，檔案信息化建設(shè)促使檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，將原本以保管、利用為主的檔案轉(zhuǎn)向?yàn)閿?shù)字化儲(chǔ)存與服務(wù)為重心，從而使檔案管理更具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、社會(huì)化。
1檔案數(shù)字化管理的重要意義
檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物，其促進(jìn)了現(xiàn)代管理技術(shù)的應(yīng)用，提高了工作效率，對(duì)管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)與隊(duì)伍結(jié)構(gòu)具有優(yōu)化作用，同時(shí)對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了有效保護(hù)，改變了檔案利用的方式。數(shù)字化管理是對(duì)計(jì)算機(jī)的利用來(lái)整理檔案，一是利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷時(shí)可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遺漏三是可以降低人工立卷歸檔時(shí)的工作量，提高了工作效率。其次，檔案數(shù)字化管理要求檔案管理人員具有更加專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)信息管理技能，培養(yǎng)一批既懂檔案管理，又能熟練操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專(zhuān)門(mén)人才，從整體上促進(jìn)了管理者的綜合素質(zhì)的提高。此外，通過(guò)檔案數(shù)字化管理方式可以對(duì)許多歷史悠久的檔案進(jìn)行妥善保管，如采用計(jì)算機(jī)掃描將歷史文獻(xiàn)上傳，進(jìn)行數(shù)字化處理，將原本保留，副本利用，以此避免長(zhǎng)期翻閱造成檔案破損。
2檔案數(shù)字化管理方式的利弊
檔案數(shù)字化管理方式具有信息管理數(shù)字化、資源管理虛擬化、信息資源管理職能化，以及用戶(hù)使用更為方便等優(yōu)點(diǎn)。但是，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理也有一定的局限性，例如電子檔案如果沒(méi)有“原稿”會(huì)難以確定法律地位；在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中容易泄露；對(duì)計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的依賴(lài)性較大；電子檔案缺少個(gè)人字跡特征，一旦篡改，無(wú)法識(shí)別；電子檔案的記錄缺乏長(zhǎng)期穩(wěn)定性等。對(duì)此，可以看出不能過(guò)于依賴(lài)檔案數(shù)字化管理方式，必須根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況采用檔案數(shù)字化管理，才能真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。
3檔案數(shù)字化管理的方式
3．1加強(qiáng)對(duì)電子檔案的鑒定：為了對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒別，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔前，首先要鑒定電子文件，以確定對(duì)這些電子文件的保管期限，從而也可以對(duì)一些沒(méi)有保存價(jià)值的電子文件刪除，予以銷(xiāo)毀。電子文件自動(dòng)鑒定的方法主要是通過(guò)制定電子文件保管期限表來(lái)實(shí)施，在電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)該開(kāi)始對(duì)保管期限表進(jìn)行制定，能否有效的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)鑒定最主要就是取決于電子文件保管期限表的制作質(zhì)量，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)運(yùn)用保管期限表可以避免審閱全部文件的低效率工作。因此，提高電子文件保管期限表的應(yīng)用效率是非常重要的，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，將生成的文件與保管期限表?xiàng)l款相對(duì)照，讓文件可以進(jìn)入正常的處理流程。此外，電子文件保管期限表應(yīng)做的詳細(xì)、具體，以便補(bǔ)充新的電子文件。
3．2完善電子文件著錄：為了可以形成完整的電子文件著錄工作，可以分為歸檔前文件級(jí)著錄、案卷級(jí)著錄與歸檔后案卷級(jí)以上著錄等。對(duì)此，就必須在文件形成前考慮到著錄的信息與收集。自檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)初期，設(shè)計(jì)人員就必須要完成檔案部門(mén)所設(shè)計(jì)的著錄單，之后才能進(jìn)行下一步設(shè)計(jì)。此外，為了可以使檔案數(shù)字化管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)單位需要將著錄項(xiàng)目統(tǒng)一編制表格軟件，確保檔案管理工作與系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作可以相互合作。
3．3加強(qiáng)對(duì)電子檔案的維護(hù)：由于檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代的新產(chǎn)物，數(shù)字化形態(tài)使日常維護(hù)的難度加大，檔案數(shù)字化對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性很高，不僅要使電子文件的載體得以保存，還要確?？梢员４嫱暾淖x取環(huán)境。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)電子文件的維護(hù)，控制好環(huán)境的溫度、濕度及防塵工作，確保載體無(wú)恙。其次，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件信息的保護(hù)與保管，重要的數(shù)據(jù)與程序應(yīng)做好備份，一套封存，一套供查閱。對(duì)于加密的電子文件應(yīng)解密后進(jìn)行拷貝。制定嚴(yán)格的檔案管理制度，明確管理責(zé)任。
3．4提高電子檔案安全管理：除了要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的維護(hù)工作，最主要的是確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，加強(qiáng)系統(tǒng)管理，實(shí)行身份認(rèn)證來(lái)保護(hù)電子檔案的安全。在電子檔案的使用中進(jìn)行授權(quán)管理，注意防毒查殺，樹(shù)立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀(guān)念，以提高電子檔案的可靠性，為實(shí)現(xiàn)單位各部門(mén)資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。
結(jié)束語(yǔ)：
綜合上述，檔案是否能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，直接關(guān)系到各個(gè)單位的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的命脈，必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，跟上時(shí)代的步伐，加快檔案信息化建設(shè)，才能發(fā)揮檔案管理在各個(gè)單位管理中的作用。對(duì)此，在檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)中，必須要充分加強(qiáng)數(shù)字化管理方式，加大檔案信息化建設(shè)的投入，提高電子檔案信息化管理與安全管理，并根據(jù)本單位的需要給予檔案數(shù)字化管理正確的定位，從而真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。
參考文獻(xiàn)
［1］林華．信息時(shí)代如何做好檔案管理工作［J］．科技信息．2010（21）
二是保證數(shù)字檔案質(zhì)量，隨時(shí)進(jìn)行檔案信息庫(kù)的抽查,查看其是否保持了檔案的原貌、字跡是否清楚不失真、亮度是否適當(dāng)、有無(wú)錯(cuò)掃和漏掃、圖像質(zhì)量有問(wèn)題的要確定是否重新掃描等，及時(shí)刪除失效數(shù)據(jù)，增補(bǔ)新的數(shù)據(jù)，做到定期的數(shù)據(jù)維護(hù)。
三是檔案數(shù)據(jù)制作必須符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，即明確規(guī)定著錄上的必要項(xiàng)目和選擇項(xiàng)目、格式上的著錄項(xiàng)目及排列次序、檢索上語(yǔ)言的主題詞和分類(lèi)表及對(duì)著錄標(biāo)引結(jié)果審校的統(tǒng)一，做到著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性、完整性、穩(wěn)定性、可靠性和適應(yīng)性，使之不但揭示檔案的主題內(nèi)容、科學(xué)價(jià)值、載體的物質(zhì)形態(tài)，而且還揭示了檔案的保管狀態(tài)和檔案信息檢索的線(xiàn)索，指明檔案來(lái)源、出處和存放位置，既能幫助保管人員了解館藏情況和保管檔案，又能方便用戶(hù)從不同的角度查找利用檔案。
四是保障數(shù)字化檔案的安全，管理上建立健全安全管理制度體系，自覺(jué)遵守各項(xiàng)檔案數(shù)字化安全制度；技術(shù)上要以先進(jìn)、有效、安全的技術(shù)作保障，如對(duì)加密的檔案通過(guò)對(duì)用戶(hù)分類(lèi)、數(shù)據(jù)分類(lèi)、審計(jì)功能和數(shù)據(jù)加密等方法來(lái)進(jìn)行有效的保護(hù)，運(yùn)用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術(shù)來(lái)加強(qiáng)數(shù)字化檔案著作權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)，并做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，做到一式兩份，以確保檔案信息安全。
五是定期對(duì)檔案軟硬件平臺(tái)進(jìn)行升級(jí)，使用仿真、復(fù)制、再生性保存、遷移等技術(shù)方法，持續(xù)地保存數(shù)字檔案。
檔案信息網(wǎng)絡(luò)化
在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)方式與檔案的收藏量增加、載體形式多樣化、需求面擴(kuò)大、利用系統(tǒng)性和時(shí)效性之間存在著矛盾。例如，我校在檔案數(shù)字化方面已做了大量的工作，與以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和手工操作方法相比已進(jìn)步不少，能夠自動(dòng)生成案卷目錄、卷內(nèi)目錄，但至今使用的是單機(jī)版軟件，查找不方便，信息資源還不能共享。現(xiàn)在，社會(huì)各行各業(yè)對(duì)檔案信息資源高效利用和檔案部門(mén)提供全面檔案信息服務(wù)的要求，都要求檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理體系，檔案信息的采集、核對(duì)、歸檔、立卷、保管和利用都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)操作實(shí)現(xiàn)，滿(mǎn)足信息化社會(huì)對(duì)檔案信息“廣、快、精、準(zhǔn)”的要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
我國(guó)在2002年提出《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)作為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容做出戰(zhàn)略規(guī)劃。2006年《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，其指導(dǎo)思想便是以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)，檔案信息化建設(shè)也被列為“十一五”規(guī)劃主要任務(wù)中的重要一條?！吨腥A人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十一個(gè)五年規(guī)劃綱要》、《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》和《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》同樣將檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)作為未來(lái)社會(huì)發(fā)展的重要內(nèi)容將以闡述。
檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)主要包含網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站等檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)，用戶(hù)服務(wù)管理等檔案信息資源開(kāi)發(fā)系統(tǒng)建設(shè)。建立檔案網(wǎng)站，檔案信息，提供檔案信息利用，是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重點(diǎn)與核心。首先是需要建立檔案網(wǎng)站，使人們能夠在網(wǎng)上“看”到這個(gè)檔案部門(mén)，進(jìn)而利用所提供的各種檔案信息。要認(rèn)真考慮哪些檔案信息能夠上網(wǎng)，哪些不能上網(wǎng)；哪些信息是無(wú)償利用，哪些信息必須進(jìn)行權(quán)限和費(fèi)用等方面的控制使用，并提前進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理。將準(zhǔn)備好的檔案信息分類(lèi)，系統(tǒng)有機(jī)地組織起來(lái)，確定以靜態(tài)頁(yè)面還是以數(shù)據(jù)庫(kù)形式，歸入相應(yīng)的欄目。二是對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)。隨著電子文件管理的逐步發(fā)展，對(duì)系統(tǒng)還會(huì)不斷提出新的要求，需要在使用過(guò)程中不斷地進(jìn)行修改、升級(jí)、擴(kuò)充。定期檢查已著錄標(biāo)引的數(shù)據(jù)質(zhì)量，不斷補(bǔ)充新的數(shù)據(jù)。三是要建立健全網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用服務(wù)的管理體系，制定管理法規(guī)，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，有效監(jiān)督，從制度上保障網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全性。要完善安全保障的技術(shù)措施，提高在網(wǎng)絡(luò)中的自我防范能力，可將內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)在物理上加以分隔，內(nèi)部網(wǎng)還可以隔離成不同網(wǎng)段，以保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息范圍，減少各部系統(tǒng)之間被正面攻擊的機(jī)會(huì)。利用防火墻過(guò)濾通過(guò)的數(shù)據(jù)包，拒絕那些試圖違反安全約束的包，保證網(wǎng)絡(luò)邊際安全?？梢酝ㄟ^(guò)身份證明、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名等技術(shù)阻止計(jì)算機(jī)病毒的侵入。在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過(guò)程中，必須迎接各種挑戰(zhàn)，不斷地研究和解決新的問(wèn)題，從而最大限度地提供共享的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)便利化。
文檔信息一體化
在傳統(tǒng)檔案學(xué)中，以“歸檔”為界限，將同一事物按兩個(gè)時(shí)期分為“文件階段”和“檔案階段”，文件與檔案同源一體。長(zhǎng)期以來(lái)，由于文件與檔案工作實(shí)現(xiàn)分塊管理，文件到檔案的轉(zhuǎn)化和銜接過(guò)程不順利，相互之間缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、順暢銜接和有效利用，數(shù)據(jù)要輾轉(zhuǎn)多次輸入，使得工作人員要進(jìn)行大量的重復(fù)勞動(dòng)，效率較低。文件和檔案工作之間不能及時(shí)地實(shí)現(xiàn)交流與反饋，部分割裂了文件與檔案之間本應(yīng)該存在的聯(lián)系，檔案信息與原有的文件信息存在某些失真，典型表現(xiàn)如收集不齊全，標(biāo)引深度不好掌握，目錄編制不科學(xué)，難以反映使用者的需求。信息化時(shí)代，由于采用了現(xiàn)代信息技術(shù)，電子文件從起草到歸檔管理的全過(guò)程可以在同一工具系統(tǒng)上完成，模糊了傳統(tǒng)文檔管理將“歸檔”作為文件與檔案的分界線(xiàn)，因此,檔案界提出了文件工作與檔案管理一體化即“文檔一體化”管理模式。
文檔一體化就是從文件處理和檔案管理全局出發(fā)，滿(mǎn)足連續(xù)性和整體性規(guī)律，通過(guò)信息技術(shù)將其有機(jī)聯(lián)系起來(lái)，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，組成綜合的管理系統(tǒng)，對(duì)文件和檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、控制、加工、傳輸，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到檔案管理的全過(guò)程控制。采取文檔一體化模式，特別是使用文檔一體化信息管理系統(tǒng)，可方便做到一次輸入、多次輸出，并在從文件產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上體現(xiàn)出檔案管理現(xiàn)代化的要求，實(shí)現(xiàn)文檔實(shí)體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，使檔案收集更加完整、系統(tǒng)、便捷、準(zhǔn)確、安全，源頭上提高檔案信息的質(zhì)量，保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性。在信息化時(shí)代，利用多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)可有效實(shí)行和實(shí)現(xiàn)文檔一體化，滿(mǎn)足檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息服務(wù)的需要。
實(shí)現(xiàn)文檔一體化有兩種模式。一為部門(mén)內(nèi)部文檔管理一體化，實(shí)現(xiàn)文件處理、登記、分類(lèi)立卷、著錄標(biāo)引同步完成。二為部門(mén)間結(jié)構(gòu)和職能一體化，設(shè)置統(tǒng)一的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用各個(gè)環(huán)節(jié)聯(lián)系起來(lái)的實(shí)體性機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)職人員，統(tǒng)一組織管理各機(jī)關(guān)文書(shū)、檔案工作。在實(shí)行文檔一體化過(guò)程中，首先要建立完善的組織結(jié)構(gòu)，理順管理體制，保證文檔各管理部門(mén)能從橫向與縱向之間相互聯(lián)系，打下扎實(shí)的組織基礎(chǔ)，保證實(shí)現(xiàn)文檔工作的整體優(yōu)化。二是要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量建設(shè)，應(yīng)統(tǒng)一、強(qiáng)化和有效執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，確立質(zhì)量第一的觀(guān)念，明確各自負(fù)責(zé)，制定和實(shí)施文檔工作制度和技術(shù)操作規(guī)范。三是檔案信息管理系統(tǒng)要與辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)融合，統(tǒng)籌考慮，統(tǒng)一安排，同步建設(shè)，協(xié)調(diào)發(fā)展。四是要切實(shí)增加辦公設(shè)備的投入，不斷改善、配置和優(yōu)化基本的辦公設(shè)施。總之，各個(gè)單位可根據(jù)自身情況選擇合適的文檔一體化模式和步驟，實(shí)現(xiàn)文檔部門(mén)管理工作的平滑結(jié)合。
檔案人員現(xiàn)代化
在信息化時(shí)代，檔案資源作為社會(huì)的基礎(chǔ)性原生信息源需要得到深入廣泛地開(kāi)發(fā)和利用，檔案管理作為社會(huì)的基礎(chǔ)性管理工作應(yīng)該在管理模式和方式上進(jìn)行變革。需要把先進(jìn)的技術(shù)管理手段應(yīng)用到檔案工作中，用現(xiàn)代化管理理念駕馭信息技術(shù)，用信息技術(shù)提升現(xiàn)代管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理的現(xiàn)代化是檔案管理內(nèi)涵和手段的深刻變革，其內(nèi)涵不僅是實(shí)物對(duì)象，其手段不是簡(jiǎn)單的手工操作計(jì)算機(jī)化，其目標(biāo)也不是單純的檔案知識(shí)館藏化，而是要用科學(xué)先進(jìn)的檔案管理信息化方法，更加全面、方便、簡(jiǎn)潔地服務(wù)社會(huì)。
