時間：2023-07-31 09:21:53
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一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的缺陷
（一）未能樹立正確的醫(yī)療設(shè)備管理意識
醫(yī)療設(shè)備管理是醫(yī)療工作的重要環(huán)節(jié)，起到為臨床治療提供強有力技術(shù)支撐的作用，高效的治療能夠為醫(yī)院帶來間接的效益，但是當前醫(yī)院未能充分了解設(shè)備檔案管理的重要性，以敷衍的工作形式應(yīng)付管理工作，雖然院內(nèi)的各個科室都有涉及，但是普遍缺少合理的管理，經(jīng)常導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生，同時對于檔案管理的監(jiān)督機制未能完善，使得下次的使用也更加不便。
（二）檔案信息收集的難度較大
醫(yī)療設(shè)備檔案管理的主要內(nèi)容包括文字、圖片等多種資料形式，并且時間跨度大，設(shè)備的申請、購買、使用、報廢全過程都是醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重點，由于周期較長，對于過程中可能出現(xiàn)的一切變化都要詳細記錄，所以檔案信息的收集存在較大難度，因此必須建立完善的檔案管理制度，隨時做好檔案收集工作。
（三）檔案管理制度存在缺陷
要想保證醫(yī)療設(shè)備檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性，首先必須建立完善的管理制度，并且依據(jù)制度制定詳細的操作程序，但是以上工作在醫(yī)院內(nèi)并沒有得到良好的貫徹落實，成為檔案管理無序的主要原因，同時各部門之間的聯(lián)系不夠進步，缺乏交流和合作。檔案管理涉及檔案室、使用科室以及職能科室，如果職責劃分混亂無序，那么以上三個部門就無法開展有效的合作，管理范圍彼此重疊，管理手段繁復(fù)，很難發(fā)揮出各自的部門功能。另外檔案資料的維修同樣需要管理人員、維修人員和使用人員三者之間相互配合才能實現(xiàn)資料的還原，如果配合不當很有可能引起資料的丟失，不利于檔案管理工作的順利開展。最后檔案的借閱查詢體系還有不足，比如管理人員的流動量大、借還的相關(guān)手續(xù)不夠嚴謹?shù)鹊取?/p>
二、當前醫(yī)療設(shè)別檔案管理的對策
（一）健全管理制度
首先應(yīng)該深入了解醫(yī)療設(shè)備檔案管理的特點，發(fā)現(xiàn)管理的深層規(guī)律，從而建立一套完善的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，制度是管理人員開展工作的依據(jù)和原則，要使管理人員在工作中有據(jù)可循、有理可依，就必須要從檔案的系統(tǒng)、規(guī)范為切入點，完全發(fā)揮出檔案管理的作用。第一，應(yīng)該構(gòu)建一個完善的檔案管理體系，利用崗位責任制劃分出每一個崗位的具體工作范圍，覆蓋檔案管理工作的各個細節(jié)，避免出現(xiàn)管理上的真空。第二，檔案應(yīng)該由受過專業(yè)訓(xùn)練的人員負責，并在后期加強對其的技術(shù)培養(yǎng)，使其能夠做好管理、檢修工作。第三，為了引起管理人員的注意，有必要把醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作納入科室考核的范疇，并且將管理質(zhì)量與管理人員的績效、獎金等個人福利掛鉤，以調(diào)動人員的管理積極性。第四，構(gòu)建各部門之間相互交流合作的平臺，各自做好份內(nèi)工作，定期接受管理部門的檢查，從而形成各科室之間的一個管理系統(tǒng)。
（二）利用先進技術(shù)提高檔案管理的效率
傳統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備管理受到技術(shù)手段的限制，只能使用人工記錄的方式進行管理，給管理人員帶來了較大的工作負擔，并且檔案也容易出現(xiàn)質(zhì)量問題。而如今計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展都較為成熟，并且檔案數(shù)量逐漸增多，以往的管理方式存在一定的滯后性，所以根據(jù)時代變化革新管理方式是經(jīng)濟發(fā)展的必要產(chǎn)物，同時計算機管理也是未來醫(yī)療設(shè)備管理的發(fā)展方向。檔案管理人員應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)管理，同時還需具有遠程借閱等現(xiàn)代化功能。
（三）提高工作人員的綜合素質(zhì)
檔案管理的具體執(zhí)行者是管理人員，其主觀能動性的發(fā)揮直接決定檔案管理的質(zhì)量，因此有必要對管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，增強其專業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)技能，從而更順利的開展檔案管理工作。考慮到管理人員存在個人差異，培訓(xùn)內(nèi)容也應(yīng)該針對不同能力、崗位進行設(shè)定，時間、考核也要體現(xiàn)出培訓(xùn)的差異。當技術(shù)培訓(xùn)到達一定的效果后，在此基礎(chǔ)上增加道德素質(zhì)培訓(xùn)，加強法律知識的學(xué)習(xí)。將技術(shù)與素質(zhì)教育相結(jié)合開展培訓(xùn)不僅能夠增加人員的專業(yè)，同時能夠使其保持高度的工作責任心。
（四）延長醫(yī)療器材的使用壽命，提高利用率
必須將醫(yī)療設(shè)備檔案當作跟蹤器或者晴雨表，將設(shè)備檔案管理結(jié)合到設(shè)備購買、使用、維修的工作流程中，嚴格檢查醫(yī)療設(shè)備的運作情況，保證質(zhì)量不存在缺陷，才能使醫(yī)療設(shè)備檔案的應(yīng)用價值得到真正的體現(xiàn)。這需要醫(yī)療結(jié)構(gòu)在設(shè)備的分析、購買、使用、閑置的各個過程中提供設(shè)備的相關(guān)檔案資料，同時為設(shè)備檔案查詢設(shè)立綠色通道，在最快時間內(nèi)滿足臨床科室的使用。總的來說，只有提高了設(shè)備檔案管理的利用率才能簡化設(shè)備檔案管理，同時使醫(yī)院的利益得到保障。
結(jié)束語：
總的來說，隨著科技的不斷發(fā)展，能夠應(yīng)用于醫(yī)療器材檔案管理的技術(shù)條件更加優(yōu)越，但同時也對管理人員提出了更高的要求，要求人員必須了解檔案學(xué)的相關(guān)知識，熟練掌握計算機技術(shù)，具備較強的職業(yè)素養(yǎng)，只有這樣，才能夠保證醫(yī)療設(shè)備檔案管理的質(zhì)量不斷提高。雖然目前還存在一些缺陷，但是隨著技術(shù)手段的逐漸掌握，工作經(jīng)驗的不斷累積，在未來一定會取得不俗的成績。
參考文獻：
[1]裴津.談醫(yī)院檔案管理的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2013（5）.
關(guān)鍵詞 信息化；數(shù)據(jù)檔案；管理重點；難點
在實際工作中，檔案管理信息化主要是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資源進行合理的調(diào)整與管理，從而達到對檔案資源的高效利用。就目前信息化數(shù)據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀而言，由于部分系統(tǒng)操作、軟件應(yīng)用存在的各種安全漏洞以及從業(yè)人員素質(zhì)等問題，常常導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)安全問題、敏感數(shù)據(jù)的防竊取問題、防篡改問題，影響了信息化檔案管理工作的順利進行。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的安全隱患，逐漸引起了人們的注意力。
一、進行檔案信息化建設(shè)的重要性分析
目前，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平逐漸提高，使用檔案管理信息化系統(tǒng)，可以對職工檔案進行信息化管理，對于促進檔案管理工作的效率，具有重要的促進作用。進行檔案信息化建設(shè)，有利于解決傳統(tǒng)檔案管理工作中零散、不規(guī)范、信息查詢慢等問題，在最短的時間內(nèi)達到快速查詢信息的目的。利用信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的搜索引擎，甚至可以幾秒內(nèi)完成相關(guān)信息的查詢工作，給相關(guān)的管理工作帶來了極大的便利。另外，由于檔案管理工作本身具有一定的滯后性，傳統(tǒng)的檔案管理基本是通過手工制作完成的，規(guī)范性不強，時間也相對較長，對于檔案信息的同步性沒有保障。而信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，可以從根本上解決這個問題。信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，利用計算機技術(shù)可以快速地實現(xiàn)檔案信息的同步記錄，方便工作人員的隨時查詢，以滿足不同單位對檔案信息的有效需求。
二、信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問題分析
（一）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金有限。在信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)發(fā)展的新時期，在資金預(yù)算方面相較于前期的資金預(yù)算要高很多。專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件是檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，如果專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件不能得到及時的更新，很難有效地開展信息化數(shù)據(jù)檔案的高效管理工作。但是在實際的工作中，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)后期的資金投入?yún)s相對較少。資金投入較少，直接導(dǎo)致檔案管理部門的硬件系統(tǒng)陳舊，缺少相應(yīng)的配套軟件。加之舊的軟件功能較少、適應(yīng)性較弱，嚴重影響了信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的順利開展。
（二）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低。部門單位盲目進行檔案資料的收集工作，在沒有將資料進行分類之前，不考慮資料的使用價值，不進行嚴格的篩選，直接記錄下來。盲目地收集資料，從檔案管理工作的表面上，可以達到檔案資料的詳盡度要求，但實際上資料的價值不高，反而因為占用了大量的資源，影響了正常的檔案管理工作。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低的問題，對于信息化數(shù)據(jù)檔案的管理工作，會產(chǎn)生極其不利的影響。其次，檔案管理部門的人員服務(wù)意識欠缺，也是導(dǎo)致檔案資料流于形式化的重要原因。
（三）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高。信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高，會直接導(dǎo)致信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作難以進行下去。檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心部分，檔案管理水平在一定程度上取決于工作人員的素質(zhì)。目前，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)普遍不高，部分年長的工作人員由于自身知識結(jié)構(gòu)老化，對新概念、新知識的接受能力較差，很難適應(yīng)信息化數(shù)據(jù)檔案管理的難度，無法深入開展相關(guān)的檔案管理工作。致使信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，一直無法取得顯著的成效。
三、促進信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的有效策略分析
結(jié)合信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作過程中存在的問題，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下進行深入分析，有利于促進信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的完善發(fā)展，也能在最短的時間內(nèi)，顯著提高檔案管理工作的效率。在此，主要分析信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集利用效率較低、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高等問題的有效策略，可以為日后采取有效工作方法奠定基礎(chǔ)。
（一）加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入。為進一步解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足問題，加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，在短時間內(nèi)完成檔案部門硬件設(shè)備和軟件的更新。同時，將相關(guān)的檔案工作納入單位的整體規(guī)劃中，從單位財政和政策兩個方面，確保檔案管理工作可以順利地開展下去。單位在財政方面，應(yīng)根據(jù)實際工作情況，設(shè)立檔案管理的專項資金，保證檔案管理部門硬件和軟件設(shè)施更新及擴展工作。在政策方面，可以通過企業(yè)文化宣傳檔案管理的重要性，積極鼓勵工作人員參與到檔案管理工作中。因此，必須要加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，才能更好地保障檔案管理工作水平的進一步提高。
（二）合理地構(gòu)建檔案信息資源體系。合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對于解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)中存在的資源收集、利用效率較低問題，具有一定的現(xiàn)實意義。在檔案信息收集的過程中，優(yōu)先選擇與單位相關(guān)的資料，有選擇性地刪除沒有查閱價值的信息。同時，按照國家的相關(guān)法律法規(guī)，合理地制定檔案管理辦法，用以規(guī)范檔案資料收集存在的問題。另外，在檔案管理工作中，應(yīng)逐步改善重收集輕利用的問題，使檔案管理在工作中發(fā)揮其應(yīng)有的價值。合理構(gòu)建檔案信息資源體系，才能從根本上改善檔案資料收集中的低效率問題。所以，結(jié)合具體單位的工作狀況，合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對于信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的發(fā)展具有極大的促進作用。
（三）全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。為了更好地解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高的問題，促進檔案管理工作的有序開展，全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)，是相對有效的策略。檔案管理部門應(yīng)定期準備專業(yè)的培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的扎實理念以及開拓意識，使其可以在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，快速更新信息化數(shù)據(jù)檔案建設(shè)的重要性觀念。同時，檔案管理部門也可以根據(jù)實際的工作需要，積極引進專業(yè)的人才，使之可以更加專業(yè)地進行檔案管理工作。全方位提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理部門進行檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是做好一切檔案管理工作的基本前提。因此，在檔案管理工作的實際工作中，必須結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中存在的具體問題，積極探究解決的策略，力爭在最短的時間內(nèi)做好檔案管理工作。
綜上所述，由于現(xiàn)代社會的發(fā)展，需要大量的信息，檔案信息的需求量越來越大，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，已成為當前檔案信息化管理的基礎(chǔ)性工作。
參考文獻：
當前基層人行的電子檔案主要分為以下幾大類：一是由辦公自動化系統(tǒng)辦結(jié)后導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)的正式公文文件。二是電子化的會計檔案。三是磁盤，光盤上刻錄儲存的文檔、圖片、錄像，以及數(shù)碼設(shè)備記錄的視頻音頻文件等電子資料。前兩部分電子檔案內(nèi)容，涵蓋了當前各個部門的主要工作，它們得到規(guī)范管理，才能保證檔案資料的科學(xué)、安全、合理應(yīng)用。而其他文字圖像資料，包括反映系統(tǒng)各部門工作總體狀況和階段性狀況的各類工作總結(jié)、匯報材料、經(jīng)驗材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等，作為對前兩類檔案資料的重要補充，對工作歷史也起著同樣重要的文獻作用。相對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件及其檔案管理已能普遍理解和接受，但電子文件及其檔案管理電子化對基層人行來說還是一個新課題，與以前的紙質(zhì)文件為主的檔案管理有著質(zhì)的不同。電子文件的收集和歸檔的范圍非常廣泛，當前檔案數(shù)字化的內(nèi)容既包括檔案目錄的數(shù)字化。也包括載體檔案的數(shù)字化（紙質(zhì)檔案，照片檔案，錄音錄像檔案等）的數(shù)字化。受人員和技術(shù)能力的限制，當前檔案數(shù)字化工作進展較為緩慢，達到完全統(tǒng)一歸檔，精細化管理的難度較大。
二、基層人行電子檔案管理工作中存在的主要問題
檔案管理的電子化應(yīng)用在基層央行還處于起步階段，尚缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標準的軟件和完善的制度要求，因此不可避免的存在一些問題。主要是：
檔案管理工作中，重視傳統(tǒng)檔案管理而輕視電子檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。具體表現(xiàn)為一是從事檔案工作人員對檔案電子化推廣建設(shè)的意義認識不足，觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質(zhì)的妥當，對操作應(yīng)用技術(shù)要求更高的電子檔案的比較排斥，二是工作意識的滯后。對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，其工作程序、工作方法沒有考慮到計算機網(wǎng)絡(luò)的特點，工作管理中不順暢、不方便。三是軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)的滯后影響電子檔案的進一步推廣和發(fā)展，缺少專用的電子檔案管理設(shè)備和專門的存放電子檔案的場所和裝具。當前使用的電子檔案管理系統(tǒng)操作繁瑣復(fù)雜，難以上手。
人員技術(shù)能力不能滿足工作需要。電子文件的歸檔與管理要求文檔人員既要具備檔案業(yè)務(wù)知識也要掌握相應(yīng)的計算機技術(shù)，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的需要。但目前基層行檔案管理人員大部分都是兼職，基本上未經(jīng)過檔案管理專業(yè)教育和培訓(xùn)，管理業(yè)務(wù)尚不夠精通，且計算機專業(yè)水平不足，實際工作中容易出現(xiàn)錯誤刪除有用的文檔，或因病毒和誤操作（如不小心格式化硬盤），造成數(shù)據(jù)損害、損失甚至造成系統(tǒng)的破壞崩潰。電子檔案管理工作需要承擔的程序和數(shù)據(jù)維護，包括電子檔案載體和專門使用的裝具進行檢測與維護等職責，只能完全依賴于科技人員，而科技人員缺乏足夠的檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，不具備檔案管理的經(jīng)驗與專業(yè)技能，對檔案管理人員遇到的某些問題又無法及時有效的解決，由于當前電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的復(fù)雜性，一旦在管理應(yīng)用上遇到疑難問題時，雙方難以做到“有機融合”，協(xié)作時容易出現(xiàn)“斷鏈”。
電子檔案的推廣應(yīng)用使檔案保密工作面臨諸多新挑戰(zhàn)。首先使得保密工作的內(nèi)容拓展。由于信息的記錄載體和傳輸保存手段發(fā)生了巨大變化，檔案保密工作除了要繼續(xù)保證紙質(zhì)檔案的安全外，還要保證無形的電子檔案信息的安全；既要重視秘密的靜態(tài)管理，又要重視秘密的動態(tài)管理，要貫穿于電子檔案信息存儲、處理、傳遞的全過程。其次使保密工作難度加大。計算機網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，新的失泄密渠道不斷涌現(xiàn)，失泄密途徑日益增多、失泄密速度變快、且不易被發(fā)現(xiàn)和難于檢查。由于信息的共享性、網(wǎng)絡(luò)傳播的快速性，檔案信息一旦泄密，便可通過網(wǎng)絡(luò)迅速傳輸，無限擴散，其惡劣影響面之大，產(chǎn)生后果之嚴重，無法估量。電子文件、電子檔案隨時面臨種種嚴重復(fù)雜且隱性的泄密風險，大大增加了檔案保密工作的難度。三是保密技術(shù)要求提高，現(xiàn)代數(shù)碼設(shè)備和辦公自動化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，僅靠傳統(tǒng)的方式和手段已不能滿足保密工作的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)等檔案，只要把檔案鎖好，不丟失，不讓無關(guān)的人接觸，就可保證不泄密；由于電子檔案在應(yīng)用操作中具有易于修改、下載，復(fù)制，剪輯、粘貼、移動和重新編機組合等特點。因而在發(fā)送、接收，保管、歸檔和提供查閱的等過程中都容易發(fā)生泄密。這就要求管理人員在每個環(huán)節(jié)都要具備相應(yīng)的技術(shù)防范措施。
電子檔案管理缺乏統(tǒng)一的制度，操作不規(guī)范。各個科室對電子文件資料的重視不足，管理模式較為粗放。在工作活動中形成的匯報材料、經(jīng)驗材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等電子資料文件一般都是由制作者、使用者或接收者自行創(chuàng)建，收集，和保存。而分類組合，歸檔立卷，編目著錄等環(huán)節(jié)完全缺失。也未進行備案后交給檔案管理人員統(tǒng)一保管，由于電子文件信息與載體的可分理離性以及機構(gòu)調(diào)整人員變動、辦公設(shè)備移交、更新等原因，極易造成電子文件資料的流失，影響電子檔案的長久保存和開發(fā)利用。由于對非實體的檔案操作和管理制度相對缺失，在管理上無規(guī)章可遵循，使工作人員對電子檔案的重要性缺乏必要的認識，要么亂丟亂放、隨意刪除銷毀。要么歸檔不及時，交接無手續(xù)，常常處于自主管理和自由處理的狀態(tài)。
三、加強電子檔案管理的對策
一是轉(zhuǎn)變觀念，積極推行檔案管理的電子化。計算機、網(wǎng)絡(luò)的普及和辦公自動化的應(yīng)用，給傳統(tǒng)的辦公形式帶來了重大變革。日常業(yè)務(wù)處理的電子化產(chǎn)生了諸多電子文檔、郵件以及聲音、圖像等多媒體形式的檔案，在當前，這種檔案具有比傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案大的多存在意義和作用，通過對電子檔案的科學(xué)分類、整理和歸檔可為今后的查考利用帶來許多重要的文字和數(shù)據(jù)、聲像資料，能夠做到快速、方便的為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作提供準確、全面的憑證與依據(jù)。新時期的檔案管理工作必然會隨著計算機技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，二者結(jié)合將會越來越緊密。所以，盡快轉(zhuǎn)變觀念，積極推行辦公自動化和檔案管理的電子化，對提高基層單位管理水平，科學(xué)的分析歷史資料和數(shù)據(jù)，以便及時、準確的作出決斷，有著重要的作用。
二是實現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化和標準化。依據(jù)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法規(guī)，并根據(jù)工作實際。制定電子檔案管理措施，規(guī)范工作程序，從電子檔案的資料的建立、收集、整理、分類、立卷、歸檔、查閱，直到最后的鑒定、銷毀每個環(huán)節(jié)都做到有章可循。進一步明確檔案管理負責人，兼職、專職檔案工作人員的崗位職責，并對電子檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作程序進行定期和不定期的督查和考評。發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，確保各項制度的落實。制定科學(xué)、合理及符合工作實際的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標準，為全面實施電子文件歸檔及電子檔案效用管理奠定基礎(chǔ)。
Abstract: urban construction archives are various forms of historical records of value is directly formed on the city planning, construction and management activities in the. But at this stage of the urban construction archives management, the problems are very prominent, resulting in the management there are many difficulties, solutions are scarce. An important stage in the development of the country and society, urban construction archives management does not allow for larger problems, therefore, must analyze the difficulty of the management of urban construction archives, and work out solutions.
Keywords: management of urban construction archives; difficulties; Countermeasures
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）
在現(xiàn)階段的管理城建檔案中，比較突出的幾個難點是建設(shè)工程檔案不符合規(guī)范要求，地下管線檔案管理相對薄弱，數(shù)字化城建檔案館發(fā)展緩慢以及人才緊缺，著重找出解決措施成為首要任務(wù)。在城市快速發(fā)展的今天，必須將這些難點解決，否則對國家發(fā)展和人民生活都會產(chǎn)生較大的影響。從國家方面來說，“千里之堤，毀于蟻穴”，城建檔案的管理一旦出現(xiàn)問題并且得不到較好的解決，就會對國家的發(fā)展產(chǎn)生較大的消極影響；從人民方面來說，人們居住在城市里面，需要較好的城建檔案管理措施和辦法，只有這樣才能保證人們的生活和工作向前發(fā)展。因此，對于國家和人民，城建檔案的管理是一個非常重要的環(huán)節(jié)，必須迅速的找出難點和解決措施。
一、管理城建檔案的難點
（一）建設(shè)檔案不符合規(guī)范要求
在城市不斷的發(fā)展和建設(shè)中，勢必會對一些建筑進行翻新或者重新建設(shè)一些建筑物，這本無可厚非，但在建設(shè)的時候，建筑商和開發(fā)商經(jīng)常違反一些規(guī)定和規(guī)范，這種情況的發(fā)生，就造成了建設(shè)檔案不符合規(guī)范的情況。嚴格來說，城建檔案需要把城市中的每一項建設(shè)工程都詳細真實的記錄在案，但現(xiàn)實的情況是，通過某些手段，使原本違規(guī)的建筑變得合理，原本真實的城建檔案變得虛假。人們的生活和工作也因此受到了較大的影響，就拿拆遷來說，很多居住位置的商業(yè)價值較高，但因某些規(guī)范而沒有辦法開發(fā)，在暴利的驅(qū)使下，開發(fā)商和建筑商強行拆遷、建筑，獲得高額的利潤，并使用一些非法的手段更改城建檔案，使人們的生活受到了很大的消極影響。
（二）地下管線檔案管理相對薄弱
地下管線是城市基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，是城市的“血脈”和“生命線”，隨著城市經(jīng)濟發(fā)展和文明程度的提高，多數(shù)地上架空線轉(zhuǎn)入地下，城市地下管線越來越復(fù)雜。地下管線檔案管理是城建檔案管理的重頭戲，但由于歷史原因和管理體制問題，地下管線建設(shè)和道路建設(shè)不同步，地下管線管理手段和水平滯后于城市規(guī)劃建設(shè)管理。各類地下管線工程基本上是由各權(quán)屬部門規(guī)劃、建設(shè)、管理，致使地下管線檔案分散管理而混亂。目前除道路的雨水、污水管道工程檔案外，其它地下管線檔案都沒有向城建檔案館移交，收集難度非常大。
（三）數(shù)字化城建檔案館發(fā)展緩慢以及人才緊缺
信息技術(shù)經(jīng)過快速發(fā)展，已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各大領(lǐng)域，城建檔案管理雖然應(yīng)用到了一定的數(shù)字化管理，但數(shù)字化城建檔案館的發(fā)展相當緩慢，多數(shù)城市的城建檔案館所采用的管理方式，依舊是傳統(tǒng)方式，對于快速發(fā)展的城市來說，已經(jīng)沒有辦法適應(yīng)。除此之外，人才的緊缺也是管理城建檔案的一個重要難點，專業(yè)人才對于管理城建檔案來說，是非常重要的組成部分。城建檔案的管理對于整個城市、甚至國家都是非常重要的一個環(huán)節(jié)，只有經(jīng)過專業(yè)人才的管理，才能改善城建檔案管理的一些問題，逐步完善制度，并且朝著良性的方向發(fā)展。
二、管理城建檔案難點的解決措施
（一）加強宣傳力度，提高社會檔案意識
管理城建檔案不僅僅是城市建設(shè)的檔案管理，還是國家發(fā)展的重要參考資料，是社會前進的指導(dǎo)性文件。因此，在城市中建設(shè)工程的時候，一定要按規(guī)范操作；城建檔案中也要如實記錄。為了保證上述兩項能夠得到準確的實施，必須加強宣傳力度，加強社會檔案意識。在宣傳方面，可以利用一些新媒體，例如網(wǎng)絡(luò)和電子顯示屏等等，大力宣傳城建檔案的作用和地位，加強人們心中社會檔案的意識，使每一個人都為社會檔案做出應(yīng)有的貢獻。而在加強社會檔案意識方面，可以在小區(qū)里或者單位中，定期舉行一些講座，使普通百姓和工作人員對城建檔案有一定的專業(yè)性知識，在對城建檔案充分了解以后，大家的社會檔案意識會有較大提高，同時會自主進行宣傳，形成良性循環(huán)。
（二）與建設(shè)、施工單位形成互動
對于上述的第二點“地下管線檔案管理相對薄弱”，解決的措施主要是和建設(shè)、施工單位形成良好的互動。地下管線對于一個城市的重要性是不言而喻的，因此，政府和建設(shè)、施工單位需要進行良好的互動。首先，政府可以出臺一些相關(guān)的法律法規(guī)和優(yōu)惠政策。建設(shè)、施工單位在優(yōu)惠政策的帶動下建立良好的地下管線，違規(guī)的地下管線會相應(yīng)的減少，人們的生活水平就會提高。而施工、建設(shè)單位方面也要執(zhí)行一些有利措施，比方說可以對已經(jīng)修建完畢的地下管線進行檢查和維修，同時把新建地下管線進行標注，在未來發(fā)展中可以有效避免漏洞發(fā)生。
（三）加強城建檔案信息化建設(shè)工作、大力引進人才
信息化的管理具有節(jié)省空間和時間，降低管理成本，促進城市發(fā)展的重要作用。因此，城建檔案館必須進行信息化的管理，為將來發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。在人才方面，政府可以出臺一些優(yōu)勢的就業(yè)政策，加強人才引進，使城建檔案的管理趨向?qū)I(yè)化發(fā)展，逐步完善管理措施，在時代潮流的推動下，信息化的城建檔案管理會逐步進入人們的視野，而專業(yè)化的人才也會成為城建檔案管理中一道亮麗的風景。
總結(jié)：為適應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展的需要，城建檔案管理部門必須強化城市建設(shè)檔案管理工作，保證檔案的完整、準確和規(guī)范，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理及和諧社會建設(shè)發(fā)揮更大的作用。在未來的發(fā)展中，管理城建檔案會成為國家工作的一個重要環(huán)節(jié)，百姓對于城建檔案的管理也會逐步重視，相信在將來的發(fā)展中，管理城建檔案一定會朝著積極的方向發(fā)展，將難點全部解決。
參考文獻：
為順應(yīng)時展，促進社會穩(wěn)定發(fā)展，需對我國當前的檔案管理工作進行有效的改革創(chuàng)新，在進行創(chuàng)新的過程中需要對當前檔案管理中的幾個重點當面進行分析，確定具體的改革思路。
1.1檔案管理需要同我國政府角色與職能轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
當前我國的經(jīng)濟體制主要為計劃經(jīng)濟體制下特色市場經(jīng)濟，我國政府在經(jīng)濟的宏觀調(diào)控中扮演的角色進一步被削弱。在傳統(tǒng)經(jīng)濟體制下的檔案管理職能逐漸與社會經(jīng)濟體制相脫離，為促進我國檔案管理工作的有效運行，政府部門需逐漸放手檔案管理工作，提高檔案管理工作的靈活性。
1.2同現(xiàn)代化公共行政運作形式的轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
建立在傳統(tǒng)制度下的行政管理工作能夠在其基礎(chǔ)上不斷進行行政功能的拓展，實際運行中能夠借助與系統(tǒng)的管理職能發(fā)揮其功效。傳統(tǒng)行政運作形式已經(jīng)無法適應(yīng)當前社會的發(fā)展需求，對于當前公共行政而言缺少的是分權(quán)和間接運作。
1.3同政府觀念轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
中國特色市場經(jīng)濟體制能夠有效促進我國社會經(jīng)濟的流通，有利于激發(fā)納稅人的積極性，政府部門通過納稅人的稅收進行國家的管理及調(diào)控。當前我國社會經(jīng)濟的發(fā)展變化多端，因此必須提高國家宏觀調(diào)控及管理的效率及服務(wù)理念等。
2.檔案管理體制改革的難點分析
2.1實現(xiàn)黨政合一
當前我國對于檔案管理工作由各個管理部門共同執(zhí)行，從大的方面來說就是黨和國家。黨和國家對于檔案的管理因為彼此職能的不同導(dǎo)致管理目標存在一定差異。大多數(shù)人都認為當合國家在檔案管理過程中直接對檔案管理工作負責，這只是表面上的，很多人其實不理解這二者在職能上存在的差異，因此在很多人眼中檔案管理看似是一件比較神秘的事情，即一般人難以捉摸。因此導(dǎo)致企業(yè)及社會相關(guān)部門難以通過檔案管理中心獲得有效信息，檔案管理工作的職能無法得到發(fā)揮。
2.2轉(zhuǎn)變后的滯后性
隨著社會人才資源總量的不斷提升，檔案管理機制需要與時俱進，適應(yīng)社會的發(fā)展。從某種意義上來說，檔案管理工作體制的科學(xué)轉(zhuǎn)變有利于我國檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，但這種促進作用并非立竿見影，而是需要一個漫長的持續(xù)性過程。因此檔案管理體制革新后其作用相對滯后，導(dǎo)致很多創(chuàng)新工作難以展開，這也是造成我國檔案管理工作比較混亂的原因之一。
2.3實現(xiàn)政、事分開
當前各項系統(tǒng)為提高其效率及功效，首先提高系統(tǒng)的功能性，通過系統(tǒng)的多功能性推動系統(tǒng)的全面發(fā)展，因此在我國檔案管理過程中常常會出現(xiàn)對管理系統(tǒng)具有政、事部分的情況，管理系統(tǒng)能夠在多方面展開管理。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及人才總量的不斷提升，政、事部分的管理系統(tǒng)已經(jīng)難以適應(yīng)當今的檔案管理模式，甚至?xí)斐晌覈鴻n案管理工作創(chuàng)新的停滯、檔案管理服務(wù)質(zhì)量下降以及人才資源的浪費等。
2.4防止集權(quán)過度
在現(xiàn)有的經(jīng)濟體制模式下，當今企業(yè)經(jīng)營模式分工都十分明確，對各項工作都會進行有效的統(tǒng)籌規(guī)劃，檔案管理工作也會有比較科學(xué)的方案。這種管理模式在根本上提高了企業(yè)管理效率，但該種管理模式比較落后，管理方法過于單調(diào)，嚴重束縛了管理人員的工作行為，更加不利于檔案管理工作的創(chuàng)新，阻礙了管理人員的創(chuàng)新思想，不利于管理工作的發(fā)展。
3.我國檔案管理體制改革重點及建議
3.1加強檔案資源的整合統(tǒng)一管理
我國檔案管理的主要指導(dǎo)思想為建立集中化管理體制，對我國的檔案實行統(tǒng)一管理。實踐已經(jīng)證明通過加強檔案資源的整合統(tǒng)一管理能夠有效解決我國檔案管理工作過程中出現(xiàn)的各自為政、管理混亂的狀況。在檔案管理過程中必須加強對檔案管理人員的思想教育，使其在管理過程中能夠堅持統(tǒng)一管理的基本思想，確保檔案管理過程中的完整性，提高檔案管理的安全性。在檔案管理過程中加強對我國檔案資源的開發(fā)管理，并對各檔案資源進行有效整合，構(gòu)建成大檔案，逐步優(yōu)化檔案資源管理配置，使得檔案資源能夠被社會有效共享。
3.2推動檔案管理體制的多元化發(fā)展
一、房地產(chǎn)檔案管理工作的概念
房地產(chǎn)檔案管理工作是對房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進行登記，對檔案進行有效的管理，實質(zhì)就是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的狀態(tài)管理工作。系統(tǒng)整理的房地產(chǎn)檔案可以有效地支持房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的核實，這就需要管理人員有完備的檔案管理知識，對檔案進行有效的管理，保證這些文件的完整。隨著科技的迅速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理部門要對檔案資源進行有效合理地利用，實現(xiàn)其綜合價值，為社會和諧發(fā)展起著重要的作用。
二、房地產(chǎn)檔案管理工作中的難點
（一）對檔案管理重要性的認知不足。意識決定了人的行為活動，在房地產(chǎn)檔案管理工作中，很多工作人員對檔案管理的重要性沒有深刻的認識，在檔案信息的整理工作中，只是例行公事，不認為房地產(chǎn)檔案有經(jīng)濟價值和社會價值，這種意識狀態(tài)就導(dǎo)致了創(chuàng)新能力得不到提高。還有的工作人員沒有意識到信息的社會價值，只局限于房地產(chǎn)檔案的信息管理范圍。在現(xiàn)代社會，信息本身就是重要的資源。所以，在實際工作中，要通過加強檔案管理工作重要性的認識，來提高工作的有效性。
（二）房地產(chǎn)檔案管理工作水平不足。一些地區(qū)由于對檔案管理工作重要性的認識不足，在招聘工作人員的時候不夠嚴謹， 導(dǎo)致非專業(yè)的人員加入了檔案管理的隊伍中，由于這些工作人員經(jīng)驗不足，專業(yè)知識缺乏，致使檔案管理工作無法有效地開展，更別提檔案管理工作優(yōu)勢的發(fā)揮。更有一些地方，房地產(chǎn)檔案管理工作沒有固定的管理人員，由他人兼顧或輪流管理，導(dǎo)致檔案管理無法實現(xiàn)系統(tǒng)規(guī)范的管理。這種人員配備的不足，管理能力的缺乏，都極大地影響了房地產(chǎn)檔案綜合管理價值的實現(xiàn)。
（三）房地產(chǎn)檔案管理的設(shè)施不健全。房地產(chǎn)檔案管理的重要性是眾所皆知的，但是有些地區(qū)由于經(jīng)濟條件的制約，有的房地產(chǎn)管理機構(gòu)甚至都沒有基本的檔案管理室，這就導(dǎo)致了在房地產(chǎn)檔案管理工作中，會出現(xiàn)檔案的丟失情況。還有一些部門由于對管理重要性的認識不足，在管理工作中不遵守相應(yīng)的管理制度，從而影響了房地產(chǎn)檔案管理的實用性。
三、房地產(chǎn)檔案管理工作難點的應(yīng)對策略
（一）房地產(chǎn)檔案管理的有效性需要加強。房地產(chǎn)檔案信息管理需要及時更新，在檔案管理工作中，要有計劃地對信息進行搜集和整理，以發(fā)揮檔案管理真正的價值，對檔案使用者的信息要定期進行核對更新，通過多種途徑的信息整理來增強檔案管理的有效性，要通過使用相應(yīng)的房地產(chǎn)檔案管理技巧來整理管理信息，使管理更加系統(tǒng)化、次序化，從而實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的綜合價值。
（二）完善房地產(chǎn)檔案管理制度。房地產(chǎn)檔案工作架構(gòu)的建立需要遵守以下三點要求：第一，法律及規(guī)章制度的科學(xué)性。規(guī)章制度的建立要與單位的實際狀況和房地產(chǎn)檔案管理實踐的性質(zhì)以及房地產(chǎn)檔案管理的客觀實際相符合，達到房地產(chǎn)檔案管理的要求。第二，制度約束機制的雙向性，簡而言之就是房地產(chǎn)登記的員工和房地產(chǎn)登記的領(lǐng)導(dǎo)同時受到約束，受領(lǐng)導(dǎo)的直接影響促進制度的有效實施，房地產(chǎn)登記員工是約束機制中的主要對象，也是房地產(chǎn)登記的重中之重。第三，制度的執(zhí)行具有嚴肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，獎懲要分明，注重制度的約束性和權(quán)威性。
（三）房地產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)要提高。房地產(chǎn)檔案管理工作能否順利進行，主要在于房地產(chǎn)登記的管理人員的素質(zhì)高低。第一，對于房地產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)該進行定期的相關(guān)培訓(xùn)，使他們的專業(yè)素質(zhì)和水平得到提升，讓他們熟練掌握各種科學(xué)的房地產(chǎn)管理方法，從而提高工作效率和房地產(chǎn)檔案管理工作的水平；第二，房地產(chǎn)檔案管理人員要有明確的定位，當今科技信息迅速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理人員作為信息資源的管理者的同時，還是信息資源的服務(wù)者，所以房地產(chǎn)檔案管理人員在具備房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)技能的基礎(chǔ)上，還要有相應(yīng)的使用信息設(shè)備的技能，才能滿足快速增長的信息時代的要求，從而更好地滿足快速發(fā)展的社會對房地產(chǎn)檔案工作的更高的要求。
（四）房地產(chǎn)檔案管理工作的信息化管理水平要完善?，F(xiàn)在很多房地產(chǎn)機構(gòu)的檔案管理工作運用了計算機管理，我國使用計算機管理房地產(chǎn)檔案的機構(gòu)也不斷擴大，這已經(jīng)成為房地產(chǎn)信息化檔案管理的發(fā)展趨勢。運用計算機對房地產(chǎn)的信息進行綜合管理，對房地產(chǎn)信息資源進行快速有效的處理，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的有效價值。在信息化管理的實現(xiàn)過程中，除了相應(yīng)的硬件條件，還要針對性地開發(fā)應(yīng)用程序和制定規(guī)范的操作流程。
（五）房地產(chǎn)檔案管理的方法實現(xiàn)多元化。由于不發(fā)達的偏遠地區(qū)，高科技的實現(xiàn)比較落后，所以手工形式的信息系統(tǒng)要進行完善。而對于科技發(fā)達的地區(qū)，建立計算機信息管理系統(tǒng)并利用互聯(lián)網(wǎng)的高科技條件，在提高工作的管理效率的同時，也提高了工作的方便和快捷性。同時，房地產(chǎn)檔案管理工作需要更新思想，為信息的使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
隨著經(jīng)濟體制改革的深入，重大建設(shè)項目在建設(shè)管理、投資、運行諸方面處于動態(tài)變化狀態(tài)。管理體制變化，主體多元化，造成了檔案管理的不確定性。
首先是檔案管理的主體不確定。重大建設(shè)項目在立項及可行性研究階段，一般由政府主管部門負責，文件也由其形成并保管，如計劃、水利、交通、城建等行政主管部門。這個時期短則幾年，長的需十幾年甚至幾十年，形成積累了大量可行性研究、立項申報材料。立項批準后，往往又成立一個臨時性指揮部，負責項目建設(shè)前期準備及工程實施工作。正式開工以后，建設(shè)單位、投資主體基本確定，十幾個甚至幾十個施工和監(jiān)理單位進場。在建設(shè)過程中或交竣工后，還會發(fā)生投資、運行主體的變化。文件形成主體和檔案管理主體因建設(shè)主體、投資主體、參建單位的不同，呈現(xiàn)多元化態(tài)勢和不確定性，造成檔案來源復(fù)雜，管理難度大。
其次是檔案歸屬不確定。檔案的本質(zhì)屬性是原始性、真實性、成套性、惟一性，文件形成的自然法則要求“誰形成，誰整理，誰保管”。但為利用之目的，要求檔案集中統(tǒng)一管理，同時還要從國家管理需要和大檔案概念出發(fā)，檔案需要多套形成，向城市建設(shè)檔案館、國家綜合檔案館及有關(guān)主管部門移交。這就帶來了檔案的惟一性和多頭性、集中統(tǒng)一保管和分散形成的矛盾。這一矛盾的存在，在文件材料形成階段必然導(dǎo)致目標不明確、步調(diào)不一致，容易陷入混亂。
第三是管理規(guī)范不確定。由于文件形成主體的多元性，不同的管理主體對檔案的側(cè)重點不同、要求不同、標準依據(jù)不同，存在著管理規(guī)范不確定性。另一方面看，檔案行政管理部門在出臺相應(yīng)的規(guī)定、實施行政監(jiān)管方面相對滯后，也導(dǎo)致了項目文件管理上的無規(guī)可依有規(guī)難依局面。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分項目在文件的形成和管理上普遍存在四重四輕：重項目批準文件輕附件材料保管，如成冊的可行性研究報告、勘察設(shè)計報告作為附件難以與批復(fù)文件一起妥善保管；重征地拆遷批文和紅線圖，輕征遷協(xié)議書管理，如重大建設(shè)項目大多數(shù)實行委托征地，形成的協(xié)議書不完整或多是復(fù)印件，有的甚至是復(fù)印件也沒有；重招標中標文件，輕開標會議材料和未中標文件的管理；重建設(shè)過程文件輕交工后試運行文件的管理。上述四重四輕現(xiàn)象，已經(jīng)給項目審計、工程后評價、項目改擴建帶來了不良后果。一些工程在解決政策處理遺留問題時，文件材料不齊全與檔案管理不完善已成為引發(fā)矛盾糾紛和社會不安定的因素。
難點二：參建施工單位多，人員不穩(wěn)定，形成施工文件質(zhì)量較差。
施工文件是反映工程建設(shè)歷史面貌、體現(xiàn)工程質(zhì)量的重要歷史記錄，也是工程運行、維護的重要依據(jù)，是工程檔案的主體。施工文件的重要性已得到社會各界的認同，各項目采用合同管理制、保證金制度等積極措施，以加強文件管理。但由于參建施工單位多，人員不穩(wěn)定，對文件質(zhì)量認識有差異，對檔案工作的認識也還有一定距離，施工文件不同程度地存在一些問題。一是施工技術(shù)表式文件格式混亂，存在不統(tǒng)一不規(guī)范問題，隨意性大。目前仍有不少項目的管理部門、質(zhì)量監(jiān)督部門尚未意識到施工技術(shù)文件對檔案的重要性，放任自流，沒有對施工技術(shù)文件做統(tǒng)一規(guī)定。大多數(shù)施工單位依據(jù)習(xí)慣做法自行制作表格，造成一個項目的表式文件內(nèi)容、格式不一致，給檔案的統(tǒng)一保管、統(tǒng)一利用帶來不便；二是質(zhì)保材料不符合要求，多為復(fù)印件且模糊不清，有的材料報驗單沒有做統(tǒng)一的歸檔要求，質(zhì)保材料不完整；三是竣工圖繪制不符合規(guī)范要求，竣工說明未說明執(zhí)行原設(shè)計的情況，未說明施工主要材料的來源及其質(zhì)量，未說明施工中遇到的各種問題和采取的措施以及工程質(zhì)量檢測情況，工程變更的依據(jù)圖文分離，變更文件與竣工圖不一致等問題；四是技術(shù)文件形成積累有序性不夠，未能體現(xiàn)工程文件的成套性特點，給檔案整理和利用帶來困難。此外，不少文件存在簽字不規(guī)范、字跡材料不耐久、文件的有效性不符合規(guī)范要求。
難點三：設(shè)計單位游離于檔案工作之外，檔案管理存在著盲區(qū)。
目前還有不少國家重大項目的設(shè)計依然是指定設(shè)計。設(shè)計階段處于項目建設(shè)的前期，在正式開工前設(shè)計單位即已開始項目運作，項目管理單位還無暇對之提出檔案管理要求，加上沒能像施工單位一樣受招標文件的約束，設(shè)計單位在工程檔案的管理中如入無人之境：施工圖大量使用復(fù)印的白圖，圖紙清晰度低，影響竣工圖編制質(zhì)量；設(shè)計技術(shù)聯(lián)系單和變更文件沒有使用統(tǒng)一的文件編號，造成管理上無序；變更文件大量使用傳真件、復(fù)印件。不簽字不蓋章，為檔案永久保管埋下了隱患；竣工圖編制規(guī)范執(zhí)行不力，存在編制說明不詳、編制方法不符合要求等問題。
難點四：監(jiān)理單位未能切實履行檔案監(jiān)理職責，檔案的真實準確性難以得到有效保障。
根據(jù)國家檔案局制定的《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的規(guī)定，監(jiān)理單位除了做好自身檔案管理以外，還需要對施工單位形成的文件質(zhì)量和歸檔情況進行監(jiān)理，包括施工單位各單位工程、分部分項工程齊全完整情況，歸檔的施工文件是否符合真實準確要求，等等。經(jīng)檢查的文件，監(jiān)理單位需在文件上簽字確認。當前，監(jiān)理單位在職責的履行方面，因缺乏相應(yīng)的約束，與設(shè)計單位一樣存在很多不足。有的對監(jiān)理文件歸檔范圍不明確，很多該歸檔的沒有按規(guī)定歸檔；有的對施工單位文件的監(jiān)理不到位，馬虎了事；有的不重視竣工圖監(jiān)理，竣工圖存在沒有按實際變更或變更方法錯誤等現(xiàn)象；有的監(jiān)理文件未能體現(xiàn)工程監(jiān)理程序，有編造、偽造監(jiān)理文件之嫌。
解決難點問題的對策
重大建設(shè)項目文件管理是否到位，直接關(guān)系項目檔案的質(zhì)量，關(guān)系項目能否順利投產(chǎn)及其運行。有效解決重大建設(shè)項目文件材料管理的難點問題，需要一個良好的檔案法制環(huán)境，需要全社會檔案意識的共同提高，需要有關(guān)方面的高度重視和不懈努力。筆者認為，應(yīng)著力抓好以下幾方面工作：
1． 完善標準，明確文件質(zhì)量要求。文件是檔案的前身，是檔案的來源，文件管理在檔案管理中起著重要的基礎(chǔ)作用。近年來，國家出臺了一系列檔案管理規(guī)范，但是涉及文件材料管理階段的規(guī)定并不多，即使有也是原則性的，或操作性并不強，或規(guī)定不夠具體明確。如招投標文件的管理，相關(guān)標準規(guī)定了中標文件的管理要求，未中標文件是否保存及保存時間、保存方式，并沒有作明確規(guī)定，有的項目建設(shè)單位在招投標一結(jié)束，就將之作為不歸檔文件予以銷毀，實際上這些未中標文件在項目審計、稽核及違法行為的查處過程中，利用率還是挺高的。
2． 關(guān)口前移，建立文件質(zhì)量控制機制。關(guān)口前移，就是指項目檔案工作，要從文件材料形成開始，把好檔案材料來源即文件的質(zhì)量關(guān)。把好文件材料的質(zhì)量關(guān)，關(guān)鍵是建立健全質(zhì)量控制機制。一是要建立崗前培訓(xùn)制度，將檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)作為施工單位和監(jiān)理單位人員上崗的必修課，同時建立項目檔案人員網(wǎng)絡(luò)。二是將文件材料質(zhì)量管理納入相關(guān)人員的崗位職責，建立考核獎懲制度。三是健全建設(shè)項目招投標管理，完善施工合同和監(jiān)理合同，在合同中進一步明確文件管理和檔案管理的具體要求，同時將檔案的質(zhì)量作為歸還施工單位保證金的條件。
房地產(chǎn)檔案管理是指房地產(chǎn)管理機構(gòu)在管理活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄的收集、分類、歸檔保管、保護與開發(fā)利用。它反映了房地產(chǎn)權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅的情況，是城市房地產(chǎn)權(quán)登記工作的真實記載和重要依據(jù)。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，隨著改革的深化，房地產(chǎn)檔案的管理也必將發(fā)生變化。在新經(jīng)濟發(fā)展形勢下如何做好房地產(chǎn)檔案管理工作，是擺在各級部門和領(lǐng)導(dǎo)者面前的一個亟待解決的問題，這個問題也必須引起房地產(chǎn)檔案部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的重視，并認真思考應(yīng)對對策，堅持以人為本，以信息為本的管理理念，在管理過程中樹立人性化的管理模式。
1 房地產(chǎn)檔案管理概述
房地產(chǎn)檔案管理工作實質(zhì)是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀態(tài)管理工作，是通過對房地產(chǎn)登記檔案的有效管理實現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理的行政職能。房地產(chǎn)登記檔案管理工作一般包括房地產(chǎn)登記材料的生成立卷整理、歸檔分類、鑒定識別、存儲、檢索、統(tǒng)計、編研和利用。在過去傳統(tǒng)國家機構(gòu)和現(xiàn)代的國家機構(gòu)、社會組織和個人在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文本、圖形、音頻、視頻和其他形式的歷史記錄。它反映了房地產(chǎn)物權(quán)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅的情況，是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作的真實記載和重要依據(jù)。這些內(nèi)容就需要我們按照一定的規(guī)則將其進行合理的分類、組合、排列，使這個房地產(chǎn)檔案有序的存在，管理更加的有序化。在解決管理工作中遇到的問題的同時并對其進行詳細的研究和判斷，在人力和物力資源以及財務(wù)等方面給予大力支持，保障房地產(chǎn)登記檔案能為物權(quán)確認提供依據(jù)，能維護房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，促進房地產(chǎn)市場健康發(fā)展，為加快城市建設(shè)提供信息服務(wù)功能，能協(xié)助公檢法部門辦案，維護社會穩(wěn)定。使得房地產(chǎn)檔案管理成為整個社會管理中不可缺失的重要構(gòu)成部分。
2 目前房地產(chǎn)檔案管理中常見的難題
2.1 對房地產(chǎn)檔案的重視程度不夠
在很長一段時間里，房地產(chǎn)登記工作中有相當多的員工和房地產(chǎn)登記的管理者都存在這樣一些誤區(qū)，他們認為房地產(chǎn)檔案的管理工作就是文件復(fù)制拷貝，也就是平常的記錄一下，主要工作是保持事務(wù)性工作，不是房地產(chǎn)登記的主要工作，也不能為房地產(chǎn)登記機構(gòu)創(chuàng)造額外的經(jīng)濟效益，只要安守本分，做好本職工作，保證房地產(chǎn)檔案不丟失，房地產(chǎn)檔案信息不泄漏，可以應(yīng)付內(nèi)部人員調(diào)閱，日常的對外利用、群眾查詢就行了。事實上，房地產(chǎn)檔案作為一種重要的信息資源，是國家檔案信息資源的重要組成部分，在建設(shè)和諧社會過程中發(fā)揮著重要的作用，房地產(chǎn)檔案管理能夠為房地產(chǎn)登記的生產(chǎn)、創(chuàng)新發(fā)展以及相關(guān)服務(wù)提供創(chuàng)造必要的條件，同時還具備一定的法律效力，能夠有效地使房地產(chǎn)登記避免各種不良風險的發(fā)生。有些人在思想的輕視的房地產(chǎn)檔案管理工作，忽略了對房地產(chǎn)檔案的管理。加強對房地產(chǎn)登記檔案的開發(fā)利用，對于落實科學(xué)發(fā)展觀，推動社會經(jīng)濟全面發(fā)展，構(gòu)建和諧社會具有重要的意義。
2.2 房地產(chǎn)檔案管理力量薄弱、管理水平和管理手段落后
很多房地產(chǎn)登記的大部分員工沒有經(jīng)過專業(yè)的房地產(chǎn)檔案知識培訓(xùn)，不了解房地產(chǎn)檔案的重要性，對房地產(chǎn)檔案文管理的要求、房地產(chǎn)檔案材料的收集和整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很熟悉了解。在房地產(chǎn)檔案的收集、整理和管理過程中，工作人員的房地產(chǎn)檔案管理意識淡薄，不按照規(guī)則對房地產(chǎn)檔案進行整理，導(dǎo)致了歸檔出現(xiàn)延遲、裝訂不合格的現(xiàn)象。目前，我國房地產(chǎn)登記的很多房地產(chǎn)檔案工作者都是身兼數(shù)職，由于工作繁多，在進行房地產(chǎn)檔案的整理和工作過程中常常會表現(xiàn)的沒有耐心，隨意性強，嚴重影響了房地產(chǎn)檔案管理工作的開展和進行。
2.3 房地產(chǎn)檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全
房地產(chǎn)檔案管理的必要條件解決存在很大的差異，很多房地產(chǎn)登記機構(gòu)都沒有成立專門的房地產(chǎn)檔案館。而有的房地產(chǎn)登記即使是有成立房地產(chǎn)檔案館，但是對房地產(chǎn)檔案的日常管理工作沒有落實到位，房地產(chǎn)檔案庫房里檔案繁雜無序，很多城市的房地產(chǎn)檔案庫房脹庫情況嚴重，庫房的防盜、防蟲、防濕等各方面的防護工作沒有落實到位，嚴重影響到了房地產(chǎn)檔案庫房的美觀和完整。更加不利于房地產(chǎn)檔案的開發(fā)和利用。
3 房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該采取的措施
3.1 健全房地產(chǎn)檔案管理制度
房地產(chǎn)檔案工作體系的建立必須遵循以下要求：首先，法規(guī)和規(guī)章制度應(yīng)該體現(xiàn)出科學(xué)理性。建立規(guī)章制度必須與單位的實際情況和房地產(chǎn)檔案管理實踐的特點以及房地產(chǎn)檔案管理的實際情況相一致，以滿足房地產(chǎn)檔案管理的需求；其次，雙向性的制度約束機制。說白了就是在約束房地產(chǎn)登記的員工的同時對房地產(chǎn)登記的領(lǐng)導(dǎo)進行約束，領(lǐng)導(dǎo)行為和形象直接影響制度的順利實施，房地產(chǎn)登記員工是房地產(chǎn)登記重要組成部分，是約束機制主要約束的對象；最后，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。在執(zhí)行規(guī)章制度時，實現(xiàn)主動有獎勵，有過必處罰的態(tài)度，充分體現(xiàn)制度的約束性和權(quán)威性。
3.2 提高房地產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)
房地產(chǎn)檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于房地產(chǎn)登記的房地產(chǎn)檔案管理人員。要想做好房地產(chǎn)檔案管理工作，首先，應(yīng)該對房地產(chǎn)檔案管理人員進行有針對性的培訓(xùn)工作，不斷提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和知識層次和水平，讓房地產(chǎn)檔案管理人員充分的掌握各種科學(xué)的房地產(chǎn)檔案管理方法，提高工作的效率，同時也提高房地產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量和水平；其次，明確房地產(chǎn)檔案管理人員的定位，在科學(xué)信息高速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)檔案管理人員不僅信息資源的管理者，更是信息資源的檢索者和服務(wù)者，因此其不但要具備房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)技能，而且還要具備使用相關(guān)信息設(shè)備的能力，以滿足信息時代，信息量劇增，信息冗余度驟高的局面，從而適應(yīng)社會對房地產(chǎn)檔案工作的提出的更高的要求。
3.3 完善房地產(chǎn)檔案信息化管理水平
目前，國際上很多房地產(chǎn)登記機構(gòu)的房地產(chǎn)檔案管理工作都已經(jīng)大范圍的使用計算機，而在我國很多房地產(chǎn)登記機構(gòu)中，使用計算機技術(shù)的范圍也在不斷擴大。房地產(chǎn)檔案信息化管理已經(jīng)成為房地產(chǎn)檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢。房地產(chǎn)檔案信息化管理就是綜合運用現(xiàn)代計算機對房地產(chǎn)登記信息進行管理，如互聯(lián)網(wǎng)、計算機技術(shù)等手段，以現(xiàn)代房地產(chǎn)登記管理為主要管理對象，對房地產(chǎn)檔案的信息資源進行有效的處理，進一步開發(fā)房地產(chǎn)檔案的應(yīng)用價值。但是在實現(xiàn)信息化管理的過程中，除了要具備相應(yīng)的硬件之外，還要制定規(guī)范的操作流程，有針對性的開發(fā)相應(yīng)的應(yīng)用程序。
4 結(jié) 語
房地產(chǎn)檔案管理是整個國家信息系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，在整個社會科學(xué)中占據(jù)著重要的位置，其已經(jīng)成為社會信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。房地產(chǎn)檔案管理不僅對房地產(chǎn)登記有著重要的意義，而且對整個社會有著顯著的意義。在新的歷史時期，房地產(chǎn)檔案管理工作必須緊跟時代的發(fā)展，從理念上更新認識，采取有效的措施，解決房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題，促進社會各項事業(yè)的開展。
參考文獻
（一）信息的安全性檔案信息在操作流通的過程中，由于網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代技術(shù)存在著不安全因素以及系統(tǒng)本身存在著很多的漏洞，給黑客很多的可乘之機，病毒的傳播，信息的被盜取，這樣電子檔案的安全性很難保證，也給廣大人民和社會帶來了很多的損失?，F(xiàn)如今計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還不夠健全，還未能解決這樣的安全問題。
（二）文檔的原始性問題在計算機上顯示的原始性很難被確認甚至判斷是否是原始資料。過去的紙質(zhì)的檔案管理都是通過文字內(nèi)容這樣的形式出現(xiàn)的，人們一目了然，很容易便捷的通過自體、字跡、內(nèi)容痕跡做成紙質(zhì)資料文件，很容易判斷其原始性特點。然而電子檔案則是有實際轉(zhuǎn)變?yōu)榈奶摂M形式，很難保證期原始形態(tài)，存在一致的生成過程、傳輸過程以及接受過程，也可以被認定原始，也可以被認定是復(fù)制的結(jié)果。
（三）文檔的真實性電子檔案很容易失去其真實性，在將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過人工操作變?yōu)殡娮訖n案的過程中，一但有任何的閃失就會導(dǎo)致信息檔案的真實可靠性。電子檔案的真實性從開始到結(jié)尾都會伴隨于其中，為此維護保證其真實性是一個長久的過程，出錯的幾率要遠遠的大于傳統(tǒng)的檔案管理模式。電子檔案可以被原來的復(fù)制，一旦修改后沒有任何依據(jù)認為是篡改的。
（四）電子文檔的完整性只要是電子形式的檔案或者是文件，其內(nèi)容的完整性是很難保證的，電子文檔往往都是可以被任何人參考使用的，如果不及時的去監(jiān)管，信息很容易丟失。電子文件的整體結(jié)構(gòu)都是很復(fù)雜的，存儲的形式存在多樣化，很容易是信息遭到損壞。其背景的信息隨著文件的整理處理不斷的增加，其形式多樣化、存儲方式比較分散、很容易失去信息，這樣一來導(dǎo)致了很多的電子文件來龍不明。
（五）文檔的安全性電子的數(shù)據(jù)很容易被篡改資料，為那些非法的行為提供了便利的條件。“黑客”的侵入可以將電子信息任意的去做修改導(dǎo)致非法篡改，很大的程度上損害了電子檔案的真實安全性。
檔案工程策略
（一）使用技術(shù)手段，讓電子檔案的真實有效性、原始特點、完整性、安全可靠性得到保障，提供其可靠性1.元資料和背景信息的合理采用。在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件的時候，應(yīng)該用一些技術(shù)措施將采集描述的電子文件結(jié)構(gòu)內(nèi)容背景信息以及過程管理中的元數(shù)據(jù)，作為驗證電子文件真實性、完整性、原始性的重要依據(jù)。2.簽署的技術(shù)。通過簽署的技術(shù)可以保證其真實有效性，有兩種：第一，數(shù)字簽名。第二，光筆簽名。光筆簽名是簽字使用者使用一種特定的光筆直接簽字到輸入板中，在銀屏上會出現(xiàn)的一種“光跡”。3.信息的有效認證。在人們查閱使用這些電子檔案的時候，特別重視的是這些電子信息在傳輸或者存儲過程中文件是否沒有漏洞，完整的，是否存在被人惡意修改或者改變的，然而信息認證可以幫助使用者打消這些顧慮。最為常用的辦法為，先將這些電子文件信息分段加密進行認證。4.身份的有效驗證。為了防止那些無關(guān)緊要的人隨意的進入系統(tǒng)，就要對那些電子文件的相關(guān)用戶進行驗證身份。通過管理員的代碼證來進行驗證。最為常見的辦法就是有一個“通行字”，代表其身份。“通行字”可以通過各種數(shù)字或者符號等來組合而成，只有計算機系統(tǒng)和該用戶知道的“通行字”。5.防火墻。這是一個高端的技術(shù)，可以有效的控制非法入侵，在其他的網(wǎng)絡(luò)和某個機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)中間設(shè)定這樣一個障礙，可以有效的制止其他的網(wǎng)絡(luò)用戶非法的進行訪問，可以有效的阻止他們進入、也防止本系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)信息被非法的輸出?？梢詫⒎阑饓Φ募夹g(shù)合理的實現(xiàn)，主要有數(shù)據(jù)包過濾、服務(wù)、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)等。6.防止寫入的辦法?，F(xiàn)如今，很多的電子文件可以設(shè)定為“只讀”的文件。這樣的技術(shù)可以讓其他的用戶只能讀取，不能做任何的修改或者是惡意的篡改。這樣的存儲辦法，可以保證信息不被修改，保證了其原有資料的真實可靠性。7.備份工作。要將每個電子文件都要復(fù)制為三套左右，一套將提供人員的查閱，一套作為備用管理，最后一套可以進行異地的封存保管，可以保證不可抗力所導(dǎo)致的突發(fā)性事件的產(chǎn)生。例如：各個天災(zāi)人禍等的損壞。
（二）使用統(tǒng)一和通用文件格式在保存這些電子文件的時候，就要保證這些電子文件和計算機軟件系統(tǒng)的永久兼容，將其電子文件格式保存為統(tǒng)一通用的形式，不僅僅可以被現(xiàn)在的系統(tǒng)兼容，也可以被未來的計算機操作系統(tǒng)軟件兼容。
（三）對電子檔案的文件結(jié)構(gòu)及時更新當更新這些操作系統(tǒng)的時候，要保證這些電子文檔的閱讀性是長期的，不斷的更新那些檔案來確保軟件支持性，并保證在這些電子檔案的各項特點不變的基礎(chǔ)上，更新檔案的文件結(jié)構(gòu)，以便適應(yīng)這些新的環(huán)境，保證閱讀的長期有效性。
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.08.796 文章編號：1004-7484（2013）-08-4766-02
醫(yī)院檔案在開展醫(yī)院各項工作中起著重要的作用。它是醫(yī)院進行科學(xué)研究的基礎(chǔ)，管理工作的憑證，宣傳醫(yī)學(xué)教育的資料。醫(yī)院必須要徹底改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，規(guī)范檔案管理，適應(yīng)新形勢下的發(fā)展。這就要求醫(yī)院對其檔案管理工作的難點、現(xiàn)狀或存在的問題進行分析，然后采取相應(yīng)的對策，這樣進行醫(yī)院檔案管理工作就更容易了。
1 醫(yī)院檔案管理工作中常見的難點
1.1 檔案管理缺乏健全的制度，收集檔案的效率較低 不同級別、不同地區(qū)的醫(yī)院所制定的醫(yī)療、行政、人事、后勤等各項管理制度不盡相同，但是很少涉及檔案管理相關(guān)的制度。絕大多數(shù)醫(yī)院未把檔案管理納入到目標考核中，這就使檔案收集不全，降低了檔案的收集效率。
1.2 沒有明確的檔案意識，使檔案的利用率普遍低下 醫(yī)院在檔案管理方面的認識比較膚淺，大部分醫(yī)院管理干部或醫(yī)務(wù)工作者對《檔案法》沒有明確的認識，檔案法制觀念比較淡薄，自覺依法歸檔的意識較弱，沒有認識到醫(yī)院檔案管理的重要性，重視程度不夠。因此在開發(fā)檔案信息資源方面缺乏必要的知識，致使檔案的利用率低下。
1.3 沒有系統(tǒng)完整的檔案管理 醫(yī)院各科室的檔案管理較為分散，各科室的管理人員并不固定，很有可能重復(fù)保存，這就使醫(yī)院檔案管理在人力、物力和空間等方面造成不必要的浪費，同時也不能確保檔案的安全性和完整性。
1.4 醫(yī)院檔案管理缺乏足夠的硬件投入，使檔案的管理水平不高 對于一些醫(yī)療用房相對緊張的醫(yī)院來說，存放檔案的空間就變小了，與檔案保管的標準完全不符。除此之外，陳舊的檔案管理設(shè)備和落后的管理技術(shù)也阻礙著檔案事業(yè)的發(fā)展?？茖W(xué)技術(shù)不斷進步，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透各行各業(yè)，醫(yī)院也將這種先進的設(shè)備和技術(shù)引入進來，但在檔案管理中卻用的較少。傳統(tǒng)的檔案管理模式信息量較小，檢索不方便，不能提高檔案的利用率和收集率。
1.5 缺乏一批專業(yè)的檔案管理人員 大多數(shù)醫(yī)院只重視醫(yī)療人員的專業(yè)技能和素質(zhì)的教育與培養(yǎng)，卻忽視了檔案管理人員知識與技能的培養(yǎng)。檔案管理人員缺少進修學(xué)習(xí)或培訓(xùn)的機會，使其檔案管理水平只停留在初始階段，管理觀念等缺乏創(chuàng)新性。
2 強化醫(yī)院檔案管理的對策
2.1 完善檔案管理制度，提高檔案管理的科學(xué)性 醫(yī)院要根據(jù)本院檔案管理的實際情況，參照《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等相關(guān)法律或文件，制定出適合本院管理工作的完整、科學(xué)、可行的檔案管理制度。同時還要把各科室不同的檔案材料統(tǒng)一管理起來，把檔案管理納入醫(yī)療業(yè)務(wù)的目標考核中。這就使得檔案管理工作更加規(guī)范，從而建立起科學(xué)、完善的檔案管理體系。
2.2 醫(yī)院工作人員要加強對《檔案法》的學(xué)習(xí)，積極宣傳 醫(yī)院可定期組織全體員工參加檔案管理方面知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓醫(yī)院全體員工都能認識到檔案管理的重要性，檔案與他們的生活和日常工作之間的密切關(guān)系，促使檔案意識的形成，從而為檔案管理工作的順利開展做好鋪墊。
2.3 檔案實施集中統(tǒng)一管理的辦法，提高檔案的安全性和完整性 集中統(tǒng)一管理檔案的有效方法就是采用法律手段和行政手段，這樣才能使檔案管理工作統(tǒng)一化、科學(xué)化和標準化，使檔案的憑證作用和利用作用發(fā)揮的淋漓盡致。
2.4 增加對檔案管理方面的資金投入，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理 要使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，必須加強資金投入，引入先進的技術(shù)和設(shè)備，需從以下兩個方面做起：第一，投入現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)設(shè)備和保護設(shè)備，如高效滅蟲、檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備、滅火設(shè)備等，檔案現(xiàn)代化管理也不能缺乏這些先進的技術(shù)和設(shè)備。第二，引入計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，用計算機管理醫(yī)院的檔案材料和各種業(yè)務(wù)，便于工作人員方便及時的查找和閱讀，在節(jié)省人力、物力和財力的同時，大大提高了員工的工作效率。此外通過計算機管理檔案可以有效減少檔案的儲存空間，使信息的保存更加簡單方便，也提高了檔案的保密度。因此，在醫(yī)院檔案管理中利用計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化管理設(shè)備等，使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化和自動化將會變成一件易事。
2.5 結(jié)合實踐，加強檔案管理人員相關(guān)知識和技能的培訓(xùn)，全面提高其業(yè)務(wù)素質(zhì) 一方面可以通過繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)、進修學(xué)習(xí)、知識更新等方法提高檔案管理者的知識水平和業(yè)務(wù)技能；另一方面為檔案管理人員創(chuàng)造工作機會，讓其深入到實際的教學(xué)、醫(yī)療和科研中去調(diào)查實際工作中檔案信息的需求的多樣性，從中總結(jié)出適合本院檔案管理的工作經(jīng)驗，從而提高檔案管理水平。這是因為檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理水平的高低有著直接的影響，檔案管理人員的培養(yǎng)計劃必須要在醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃中體現(xiàn)出來。
綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作不是單方面就能完善的，需要綜合各個方面。尤其對檔案管理人員來說必須要通過多種渠道把檔案信息資源充分挖掘出來，積極組織各種編研活動，對信息資源做進一步的開發(fā)和加工，確保檔案信息的完整性和有效性。同時檔案利用的反饋信息也要及時處理，使各級醫(yī)院間的聯(lián)系暢通，做到共享有用檔案信息資源，盡最大可能滿足醫(yī)務(wù)工作的各項需求，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的社會效益，切實提高其利用率。
參考文獻
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
一、建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)存問題
新技術(shù)提高建設(shè)工程施工水平的同時，也給檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)，而目前建設(shè)工程檔案管理的難點，制約著建設(shè)企業(yè)的發(fā)展：
（一）檔案管理意識薄弱
建設(shè)工程檔案管理意識薄弱是相對突出的問題，突出表現(xiàn)為：一是檔案信息化管理的興起，建設(shè)企業(yè)跟不上時展的步伐，缺乏領(lǐng)導(dǎo)層足夠的支持和組織保證，二是檔案管理工作經(jīng)歷過長期傳統(tǒng)式發(fā)展，對于很多新鮮的管理理念，一時間難以全面接受。
（二）檔案管理手段有待進一步提高
建設(shè)工程檔案收集途徑和方法具有單一性特征，一些重要的檔案資料未能收集齊全，或者由于部分檔案信息具有層次性的要求，再加上行政管理手段滯后，在檔案管理模式方面照搬其他企業(yè)模式的問題，致使檔案管理方法不符合本企業(yè)建設(shè)工程的實際發(fā)展。
（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低
檔案管理人員在專業(yè)水平方面，僅僅依靠原有的管理經(jīng)驗，使得檔案工作距離現(xiàn)代化管理的要求越來越遠，影響了建設(shè)企業(yè)的正?；顒影l(fā)展。建設(shè)企業(yè)的檔案內(nèi)容種類繁多，如果檔案管理人員的專業(yè)水平不高，很難提高工作效率，建設(shè)企業(yè)檔案管理工作的標準化和規(guī)范化僅為一紙空文。另外檔案的制度具有與時俱進的需求，但由于建設(shè)工程管理的復(fù)雜性，很多工作難以在短時間內(nèi)全部管理到位，因此制度的更新勢必呈現(xiàn)滯后性的特征。
二、建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的對策
建設(shè)工程檔案的正確管理，關(guān)系到建設(shè)企業(yè)各項經(jīng)營活動的管理效果，針對以上存在的檔案管理問題，筆者提出以下幾方面的管理對策：
（一）提高檔案管理的意識
檔案管理意識的提高，分為兩個層面：一是管理層人員檔案管理意識的提高，管理層人員作為企業(yè)的中流砥柱，其管理運營理念對企業(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展形成很大的影響，關(guān)系到企業(yè)運營管理工作的成敗，因此，企業(yè)的管理層人員要將檔案管理工作作為建設(shè)工程的重點工作來抓，按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)作為依據(jù)，組織學(xué)習(xí)活動，在企業(yè)內(nèi)部開展檔案管理工作的宣傳活動，帶頭貫徹檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)的規(guī)章制度，強化檔案管理的意識，使得人人都意識到檔案管理工作的重要性；二是提高檔案管理人員的管理意識，作為檔案管理工作的一線工作人員，應(yīng)該服從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作指導(dǎo)和安排，努力提高檔案的規(guī)范化管理水平，保證檔案管理工作的順利開展。
（二）提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平
目前很多建筑企業(yè)已經(jīng)開始引入信息化建設(shè)的內(nèi)容，除了正常的運營管理工作之外，檔案管理作為其中的一個子系統(tǒng)，也開始步入信息化建設(shè)的開發(fā)和完善階段。
1.檔案數(shù)字化建設(shè)的推進。檔案的數(shù)字化管理主要針對檔案資源的共享問題，提高整個檔案系統(tǒng)的總體水平。筆者認為檔案管理需要一個統(tǒng)一的平臺，使用統(tǒng)一的檔案管理平臺，落實檔案管理標準，使得檔案的專業(yè)化管理在企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)中實現(xiàn)資源的暢通共享。
2.進一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)的管理以項目主管部門為核心，作為各項業(yè)務(wù)的指導(dǎo)部門，并設(shè)置專職和兼職工作人員，在項目主管部門的總協(xié)調(diào)之下，對建設(shè)工程項目進行同步的有效管理，做好各項文件資料的移交工作，筆者建議各個職能管理部門都設(shè)置一個專職的檔案管理人員，對本部門的資料檔案進行集中保管，并及時移交給檔案管理部門，順利完成歸檔工作。
3.健全檔案信息化管理的運行機制。企業(yè)在原有信息化管理運行體制的基礎(chǔ)上，以國家相關(guān)的方針政策和法律法規(guī)為標準，指定一名負責人負責檔案資料的分管和數(shù)據(jù)的管理工作，以便對檔案數(shù)據(jù)資料的質(zhì)量審核和協(xié)調(diào)管理，并結(jié)合建設(shè)工程的實際，安排數(shù)據(jù)管理崗位的責任主體，負責數(shù)據(jù)的采集、信息的上傳、信息的加載、信息的提取、信息安全的保護等。
4.加強數(shù)據(jù)采集的管理。首先是工作流程的數(shù)字化，譬如某項目的建設(shè)，建設(shè)單位在籌劃和開工前期，將檔案導(dǎo)入到信息系統(tǒng)，在項目正式啟動之后，將已經(jīng)歸檔的各項任務(wù)下發(fā)到基層各個單位，然后參建單位利用檔案管理平成檔案的收集工作，而工程的管理單位認真檢驗檔案管理的各個環(huán)節(jié)，然后移交和接收檢驗合格的檔案。其次是加強數(shù)據(jù)資源的更新工作，建設(shè)工程檔案要實行動態(tài)的管理，譬如設(shè)備的擴建或者改造，新增或者更換的圖紙，都要將原有的紙質(zhì)和電子模式圖紙予以替換或者新增圖紙。再次是建立內(nèi)部制約機制，讓企業(yè)內(nèi)部重視檔案資料的收集工作，每項工程竣工之后，承包方要將紙質(zhì)檔案和電子檔案及時移交到檔案室，由檔案室的工作人員檢驗，規(guī)范和保護這些重要資料。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
管理人員的綜合素質(zhì)關(guān)系到檔案管理工作的有效開展，因此要加大進一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以便適應(yīng)建設(shè)工程不斷變化的檔案管理需求：
1.加強管理培訓(xùn)的力度。結(jié)合實際工作的內(nèi)容，制定培訓(xùn)的具體內(nèi)容，一方面是專業(yè)理論知識的學(xué)習(xí)，譬如計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識等的學(xué)習(xí)，完善管理人員的知識結(jié)構(gòu)，以便適應(yīng)不斷變化的檔案信息化管理工作。另一方面是組織檔案管理工作經(jīng)驗的交流會，通過經(jīng)驗的分享，找出自己管理工作方式存在的問題，取長補短，將更好地管理經(jīng)驗應(yīng)用到實際管理工作當中。
2.個人的自我修養(yǎng)。檔案管理工作者自身也要通過自我修養(yǎng)，結(jié)合自己的實際工作，積累先進的經(jīng)驗，在工作中提高自己的能力，并積極與他人交流，擴大知識面，在經(jīng)驗共享中提高自己的能力。
3.學(xué)習(xí)檔案管理工作的制度。檔案管理工作制度要具備適應(yīng)建筑企業(yè)工程建設(shè)的發(fā)展需求，在確保工作正常開展的情況下，結(jié)合建筑企業(yè)的運營發(fā)展實際，對管理工作制度進一步完善，確保職責明確，安排適當?shù)臍w檔范圍，做到立卷有據(jù)、借閱有歸，在工作細節(jié)上保證檔案管理的順利開展。與此同時，還要結(jié)合《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案室管理制度》等，在工作實踐中對執(zhí)行細節(jié)的完善，使得這些制度更加符合工作的實際需求，真正提高檔案管理工作的效率。
三、結(jié)束語
綜上所述，建筑企業(yè)的建設(shè)工程項目管理、基建工程等都以檔案作為重要的參考資料，甚至整個企業(yè)管理質(zhì)量和管理水平也可以從檔案中體現(xiàn)出來，而目前檔案管理的難點，制約著建設(shè)工程乃至整個建筑企業(yè)的發(fā)展，因此，建筑企業(yè)要通過提高檔案管理意識、實行現(xiàn)代化管理水平、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，以及完善檔案管理工作制度等措施，方可實現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，進而為建設(shè)工程提供良好的檔案管理環(huán)境。
參考文獻
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