首頁(yè) > 優(yōu)秀范文 > 檔案管理的難點(diǎn)
時(shí)間：2023-07-31 09:21:53
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理的難點(diǎn)范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的缺陷
（一）未能樹(shù)立正確的醫(yī)療設(shè)備管理意識(shí)
醫(yī)療設(shè)備管理是醫(yī)療工作的重要環(huán)節(jié)，起到為臨床治療提供強(qiáng)有力技術(shù)支撐的作用，高效的治療能夠?yàn)獒t(yī)院帶來(lái)間接的效益，但是當(dāng)前醫(yī)院未能充分了解設(shè)備檔案管理的重要性，以敷衍的工作形式應(yīng)付管理工作，雖然院內(nèi)的各個(gè)科室都有涉及，但是普遍缺少合理的管理，經(jīng)常導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生，同時(shí)對(duì)于檔案管理的監(jiān)督機(jī)制未能完善，使得下次的使用也更加不便。
（二）檔案信息收集的難度較大
醫(yī)療設(shè)備檔案管理的主要內(nèi)容包括文字、圖片等多種資料形式，并且時(shí)間跨度大，設(shè)備的申請(qǐng)、購(gòu)買、使用、報(bào)廢全過(guò)程都是醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重點(diǎn)，由于周期較長(zhǎng)，對(duì)于過(guò)程中可能出現(xiàn)的一切變化都要詳細(xì)記錄，所以檔案信息的收集存在較大難度，因此必須建立完善的檔案管理制度，隨時(shí)做好檔案收集工作。
（三）檔案管理制度存在缺陷
要想保證醫(yī)療設(shè)備檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性，首先必須建立完善的管理制度，并且依據(jù)制度制定詳細(xì)的操作程序，但是以上工作在醫(yī)院內(nèi)并沒(méi)有得到良好的貫徹落實(shí)，成為檔案管理無(wú)序的主要原因，同時(shí)各部門之間的聯(lián)系不夠進(jìn)步，缺乏交流和合作。檔案管理涉及檔案室、使用科室以及職能科室，如果職責(zé)劃分混亂無(wú)序，那么以上三個(gè)部門就無(wú)法開(kāi)展有效的合作，管理范圍彼此重疊，管理手段繁復(fù)，很難發(fā)揮出各自的部門功能。另外檔案資料的維修同樣需要管理人員、維修人員和使用人員三者之間相互配合才能實(shí)現(xiàn)資料的還原，如果配合不當(dāng)很有可能引起資料的丟失，不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。最后檔案的借閱查詢體系還有不足，比如管理人員的流動(dòng)量大、借還的相關(guān)手續(xù)不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)鹊取?/p>
二、當(dāng)前醫(yī)療設(shè)別檔案管理的對(duì)策
（一）健全管理制度
首先應(yīng)該深入了解醫(yī)療設(shè)備檔案管理的特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)管理的深層規(guī)律，從而建立一套完善的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，制度是管理人員開(kāi)展工作的依據(jù)和原則，要使管理人員在工作中有據(jù)可循、有理可依，就必須要從檔案的系統(tǒng)、規(guī)范為切入點(diǎn)，完全發(fā)揮出檔案管理的作用。第一，應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)完善的檔案管理體系，利用崗位責(zé)任制劃分出每一個(gè)崗位的具體工作范圍，覆蓋檔案管理工作的各個(gè)細(xì)節(jié)，避免出現(xiàn)管理上的真空。第二，檔案應(yīng)該由受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練的人員負(fù)責(zé)，并在后期加強(qiáng)對(duì)其的技術(shù)培養(yǎng)，使其能夠做好管理、檢修工作。第三，為了引起管理人員的注意，有必要把醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作納入科室考核的范疇，并且將管理質(zhì)量與管理人員的績(jī)效、獎(jiǎng)金等個(gè)人福利掛鉤，以調(diào)動(dòng)人員的管理積極性。第四，構(gòu)建各部門之間相互交流合作的平臺(tái)，各自做好份內(nèi)工作，定期接受管理部門的檢查，從而形成各科室之間的一個(gè)管理系統(tǒng)。
（二）利用先進(jìn)技術(shù)提高檔案管理的效率
傳統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備管理受到技術(shù)手段的限制，只能使用人工記錄的方式進(jìn)行管理，給管理人員帶來(lái)了較大的工作負(fù)擔(dān)，并且檔案也容易出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。而如今計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展都較為成熟，并且檔案數(shù)量逐漸增多，以往的管理方式存在一定的滯后性，所以根據(jù)時(shí)代變化革新管理方式是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必要產(chǎn)物，同時(shí)計(jì)算機(jī)管理也是未來(lái)醫(yī)療設(shè)備管理的發(fā)展方向。檔案管理人員應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)管理，同時(shí)還需具有遠(yuǎn)程借閱等現(xiàn)代化功能。
（三）提高工作人員的綜合素質(zhì)
檔案管理的具體執(zhí)行者是管理人員，其主觀能動(dòng)性的發(fā)揮直接決定檔案管理的質(zhì)量，因此有必要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，增強(qiáng)其專業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)技能，從而更順利的開(kāi)展檔案管理工作?？紤]到管理人員存在個(gè)人差異，培訓(xùn)內(nèi)容也應(yīng)該針對(duì)不同能力、崗位進(jìn)行設(shè)定，時(shí)間、考核也要體現(xiàn)出培訓(xùn)的差異。當(dāng)技術(shù)培訓(xùn)到達(dá)一定的效果后，在此基礎(chǔ)上增加道德素質(zhì)培訓(xùn)，加強(qiáng)法律知識(shí)的學(xué)習(xí)。將技術(shù)與素質(zhì)教育相結(jié)合開(kāi)展培訓(xùn)不僅能夠增加人員的專業(yè)，同時(shí)能夠使其保持高度的工作責(zé)任心。
（四）延長(zhǎng)醫(yī)療器材的使用壽命，提高利用率
必須將醫(yī)療設(shè)備檔案當(dāng)作跟蹤器或者晴雨表，將設(shè)備檔案管理結(jié)合到設(shè)備購(gòu)買、使用、維修的工作流程中，嚴(yán)格檢查醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)作情況，保證質(zhì)量不存在缺陷，才能使醫(yī)療設(shè)備檔案的應(yīng)用價(jià)值得到真正的體現(xiàn)。這需要醫(yī)療結(jié)構(gòu)在設(shè)備的分析、購(gòu)買、使用、閑置的各個(gè)過(guò)程中提供設(shè)備的相關(guān)檔案資料，同時(shí)為設(shè)備檔案查詢?cè)O(shè)立綠色通道，在最快時(shí)間內(nèi)滿足臨床科室的使用。總的來(lái)說(shuō)，只有提高了設(shè)備檔案管理的利用率才能簡(jiǎn)化設(shè)備檔案管理，同時(shí)使醫(yī)院的利益得到保障。
結(jié)束語(yǔ)：
總的來(lái)說(shuō)，隨著科技的不斷發(fā)展，能夠應(yīng)用于醫(yī)療器材檔案管理的技術(shù)條件更加優(yōu)越，但同時(shí)也對(duì)管理人員提出了更高的要求，要求人員必須了解檔案學(xué)的相關(guān)知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，具備較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，只有這樣，才能夠保證醫(yī)療設(shè)備檔案管理的質(zhì)量不斷提高。雖然目前還存在一些缺陷，但是隨著技術(shù)手段的逐漸掌握，工作經(jīng)驗(yàn)的不斷累積，在未來(lái)一定會(huì)取得不俗的成績(jī)。
參考文獻(xiàn)：
[1]裴津.談醫(yī)院檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2013（5）.
關(guān)鍵詞 信息化；數(shù)據(jù)檔案；管理重點(diǎn)；難點(diǎn)
在實(shí)際工作中，檔案管理信息化主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的調(diào)整與管理，從而達(dá)到對(duì)檔案資源的高效利用。就目前信息化數(shù)據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀而言，由于部分系統(tǒng)操作、軟件應(yīng)用存在的各種安全漏洞以及從業(yè)人員素質(zhì)等問(wèn)題，常常導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題、敏感數(shù)據(jù)的防竊取問(wèn)題、防篡改問(wèn)題，影響了信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的安全隱患，逐漸引起了人們的注意力。
一、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要性分析
目前，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平逐漸提高，使用檔案管理信息化系統(tǒng)，可以對(duì)職工檔案進(jìn)行信息化管理，對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作的效率，具有重要的促進(jìn)作用。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有利于解決傳統(tǒng)檔案管理工作中零散、不規(guī)范、信息查詢慢等問(wèn)題，在最短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到快速查詢信息的目的。利用信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的搜索引擎，甚至可以幾秒內(nèi)完成相關(guān)信息的查詢工作，給相關(guān)的管理工作帶來(lái)了極大的便利。另外，由于檔案管理工作本身具有一定的滯后性，傳統(tǒng)的檔案管理基本是通過(guò)手工制作完成的，規(guī)范性不強(qiáng)，時(shí)間也相對(duì)較長(zhǎng)，對(duì)于檔案信息的同步性沒(méi)有保障。而信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，可以從根本上解決這個(gè)問(wèn)題。信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以快速地實(shí)現(xiàn)檔案信息的同步記錄，方便工作人員的隨時(shí)查詢，以滿足不同單位對(duì)檔案信息的有效需求。
二、信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問(wèn)題分析
（一）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金有限。在信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)發(fā)展的新時(shí)期，在資金預(yù)算方面相較于前期的資金預(yù)算要高很多。專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件是檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，如果專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件不能得到及時(shí)的更新，很難有效地開(kāi)展信息化數(shù)據(jù)檔案的高效管理工作。但是在實(shí)際的工作中，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)后期的資金投入?yún)s相對(duì)較少。資金投入較少，直接導(dǎo)致檔案管理部門的硬件系統(tǒng)陳舊，缺少相應(yīng)的配套軟件。加之舊的軟件功能較少、適應(yīng)性較弱，嚴(yán)重影響了信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的順利開(kāi)展。
（二）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低。部門單位盲目進(jìn)行檔案資料的收集工作，在沒(méi)有將資料進(jìn)行分類之前，不考慮資料的使用價(jià)值，不進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，直接記錄下來(lái)。盲目地收集資料，從檔案管理工作的表面上，可以達(dá)到檔案資料的詳盡度要求，但實(shí)際上資料的價(jià)值不高，反而因?yàn)檎加昧舜罅康馁Y源，影響了正常的檔案管理工作。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低的問(wèn)題，對(duì)于信息化數(shù)據(jù)檔案的管理工作，會(huì)產(chǎn)生極其不利的影響。其次，檔案管理部門的人員服務(wù)意識(shí)欠缺，也是導(dǎo)致檔案資料流于形式化的重要原因。
（三）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高。信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高，會(huì)直接導(dǎo)致信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作難以進(jìn)行下去。檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心部分，檔案管理水平在一定程度上取決于工作人員的素質(zhì)。目前，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)普遍不高，部分年長(zhǎng)的工作人員由于自身知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，對(duì)新概念、新知識(shí)的接受能力較差，很難適應(yīng)信息化數(shù)據(jù)檔案管理的難度，無(wú)法深入開(kāi)展相關(guān)的檔案管理工作。致使信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，一直無(wú)法取得顯著的成效。
三、促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的有效策略分析
結(jié)合信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下進(jìn)行深入分析，有利于促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的完善發(fā)展，也能在最短的時(shí)間內(nèi)，顯著提高檔案管理工作的效率。在此，主要分析信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集利用效率較低、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高等問(wèn)題的有效策略，可以為日后采取有效工作方法奠定基礎(chǔ)。
（一）加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入。為進(jìn)一步解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足問(wèn)題，加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，在短時(shí)間內(nèi)完成檔案部門硬件設(shè)備和軟件的更新。同時(shí)，將相關(guān)的檔案工作納入單位的整體規(guī)劃中，從單位財(cái)政和政策兩個(gè)方面，確保檔案管理工作可以順利地開(kāi)展下去。單位在財(cái)政方面，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作情況，設(shè)立檔案管理的專項(xiàng)資金，保證檔案管理部門硬件和軟件設(shè)施更新及擴(kuò)展工作。在政策方面，可以通過(guò)企業(yè)文化宣傳檔案管理的重要性，積極鼓勵(lì)工作人員參與到檔案管理工作中。因此，必須要加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，才能更好地保障檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高。
（二）合理地構(gòu)建檔案信息資源體系。合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對(duì)于解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)中存在的資源收集、利用效率較低問(wèn)題，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。在檔案信息收集的過(guò)程中，優(yōu)先選擇與單位相關(guān)的資料，有選擇性地刪除沒(méi)有查閱價(jià)值的信息。同時(shí)，按照國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，合理地制定檔案管理辦法，用以規(guī)范檔案資料收集存在的問(wèn)題。另外，在檔案管理工作中，應(yīng)逐步改善重收集輕利用的問(wèn)題，使檔案管理在工作中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。合理構(gòu)建檔案信息資源體系，才能從根本上改善檔案資料收集中的低效率問(wèn)題。所以，結(jié)合具體單位的工作狀況，合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對(duì)于信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的發(fā)展具有極大的促進(jìn)作用。
（三）全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。為了更好地解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高的問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理工作的有序開(kāi)展，全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)，是相對(duì)有效的策略。檔案管理部門應(yīng)定期準(zhǔn)備專業(yè)的培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的扎實(shí)理念以及開(kāi)拓意識(shí)，使其可以在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，快速更新信息化數(shù)據(jù)檔案建設(shè)的重要性觀念。同時(shí)，檔案管理部門也可以根據(jù)實(shí)際的工作需要，積極引進(jìn)專業(yè)的人才，使之可以更加專業(yè)地進(jìn)行檔案管理工作。全方位提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理部門進(jìn)行檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是做好一切檔案管理工作的基本前提。因此，在檔案管理工作的實(shí)際工作中，必須結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中存在的具體問(wèn)題，積極探究解決的策略，力爭(zhēng)在最短的時(shí)間內(nèi)做好檔案管理工作。
綜上所述，由于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，需要大量的信息，檔案信息的需求量越來(lái)越大，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，已成為當(dāng)前檔案信息化管理的基礎(chǔ)性工作。
參考文獻(xiàn)：
當(dāng)前基層人行的電子檔案主要分為以下幾大類：一是由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦結(jié)后導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)的正式公文文件。二是電子化的會(huì)計(jì)檔案。三是磁盤，光盤上刻錄儲(chǔ)存的文檔、圖片、錄像，以及數(shù)碼設(shè)備記錄的視頻音頻文件等電子資料。前兩部分電子檔案內(nèi)容，涵蓋了當(dāng)前各個(gè)部門的主要工作，它們得到規(guī)范管理，才能保證檔案資料的科學(xué)、安全、合理應(yīng)用。而其他文字圖像資料，包括反映系統(tǒng)各部門工作總體狀況和階段性狀況的各類工作總結(jié)、匯報(bào)材料、經(jīng)驗(yàn)材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等，作為對(duì)前兩類檔案資料的重要補(bǔ)充，對(duì)工作歷史也起著同樣重要的文獻(xiàn)作用。相對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件及其檔案管理已能普遍理解和接受，但電子文件及其檔案管理電子化對(duì)基層人行來(lái)說(shuō)還是一個(gè)新課題，與以前的紙質(zhì)文件為主的檔案管理有著質(zhì)的不同。電子文件的收集和歸檔的范圍非常廣泛，當(dāng)前檔案數(shù)字化的內(nèi)容既包括檔案目錄的數(shù)字化。也包括載體檔案的數(shù)字化（紙質(zhì)檔案，照片檔案，錄音錄像檔案等）的數(shù)字化。受人員和技術(shù)能力的限制，當(dāng)前檔案數(shù)字化工作進(jìn)展較為緩慢，達(dá)到完全統(tǒng)一歸檔，精細(xì)化管理的難度較大。
二、基層人行電子檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
檔案管理的電子化應(yīng)用在基層央行還處于起步階段，尚缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的軟件和完善的制度要求，因此不可避免的存在一些問(wèn)題。主要是：
檔案管理工作中，重視傳統(tǒng)檔案管理而輕視電子檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。具體表現(xiàn)為一是從事檔案工作人員對(duì)檔案電子化推廣建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)操作應(yīng)用技術(shù)要求更高的電子檔案的比較排斥，二是工作意識(shí)的滯后。對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，其工作程序、工作方法沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，工作管理中不順暢、不方便。三是軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)的滯后影響電子檔案的進(jìn)一步推廣和發(fā)展，缺少專用的電子檔案管理設(shè)備和專門的存放電子檔案的場(chǎng)所和裝具。當(dāng)前使用的電子檔案管理系統(tǒng)操作繁瑣復(fù)雜，難以上手。
人員技術(shù)能力不能滿足工作需要。電子文件的歸檔與管理要求文檔人員既要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)也要掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的需要。但目前基層行檔案管理人員大部分都是兼職，基本上未經(jīng)過(guò)檔案管理專業(yè)教育和培訓(xùn)，管理業(yè)務(wù)尚不夠精通，且計(jì)算機(jī)專業(yè)水平不足，實(shí)際工作中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤刪除有用的文檔，或因病毒和誤操作（如不小心格式化硬盤），造成數(shù)據(jù)損害、損失甚至造成系統(tǒng)的破壞崩潰。電子檔案管理工作需要承擔(dān)的程序和數(shù)據(jù)維護(hù)，包括電子檔案載體和專門使用的裝具進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)等職責(zé)，只能完全依賴于科技人員，而科技人員缺乏足夠的檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，不具備檔案管理的經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)技能，對(duì)檔案管理人員遇到的某些問(wèn)題又無(wú)法及時(shí)有效的解決，由于當(dāng)前電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的復(fù)雜性，一旦在管理應(yīng)用上遇到疑難問(wèn)題時(shí)，雙方難以做到“有機(jī)融合”，協(xié)作時(shí)容易出現(xiàn)“斷鏈”。
電子檔案的推廣應(yīng)用使檔案保密工作面臨諸多新挑戰(zhàn)。首先使得保密工作的內(nèi)容拓展。由于信息的記錄載體和傳輸保存手段發(fā)生了巨大變化，檔案保密工作除了要繼續(xù)保證紙質(zhì)檔案的安全外，還要保證無(wú)形的電子檔案信息的安全；既要重視秘密的靜態(tài)管理，又要重視秘密的動(dòng)態(tài)管理，要貫穿于電子檔案信息存儲(chǔ)、處理、傳遞的全過(guò)程。其次使保密工作難度加大。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，新的失泄密渠道不斷涌現(xiàn)，失泄密途徑日益增多、失泄密速度變快、且不易被發(fā)現(xiàn)和難于檢查。由于信息的共享性、網(wǎng)絡(luò)傳播的快速性，檔案信息一旦泄密，便可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速傳輸，無(wú)限擴(kuò)散，其惡劣影響面之大，產(chǎn)生后果之嚴(yán)重，無(wú)法估量。電子文件、電子檔案隨時(shí)面臨種種嚴(yán)重復(fù)雜且隱性的泄密風(fēng)險(xiǎn)，大大增加了檔案保密工作的難度。三是保密技術(shù)要求提高，現(xiàn)代數(shù)碼設(shè)備和辦公自動(dòng)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，僅靠傳統(tǒng)的方式和手段已不能滿足保密工作的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)等檔案，只要把檔案鎖好，不丟失，不讓無(wú)關(guān)的人接觸，就可保證不泄密；由于電子檔案在應(yīng)用操作中具有易于修改、下載，復(fù)制，剪輯、粘貼、移動(dòng)和重新編機(jī)組合等特點(diǎn)。因而在發(fā)送、接收，保管、歸檔和提供查閱的等過(guò)程中都容易發(fā)生泄密。這就要求管理人員在每個(gè)環(huán)節(jié)都要具備相應(yīng)的技術(shù)防范措施。
電子檔案管理缺乏統(tǒng)一的制度，操作不規(guī)范。各個(gè)科室對(duì)電子文件資料的重視不足，管理模式較為粗放。在工作活動(dòng)中形成的匯報(bào)材料、經(jīng)驗(yàn)材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等電子資料文件一般都是由制作者、使用者或接收者自行創(chuàng)建，收集，和保存。而分類組合，歸檔立卷，編目著錄等環(huán)節(jié)完全缺失。也未進(jìn)行備案后交給檔案管理人員統(tǒng)一保管，由于電子文件信息與載體的可分理離性以及機(jī)構(gòu)調(diào)整人員變動(dòng)、辦公設(shè)備移交、更新等原因，極易造成電子文件資料的流失，影響電子檔案的長(zhǎng)久保存和開(kāi)發(fā)利用。由于對(duì)非實(shí)體的檔案操作和管理制度相對(duì)缺失，在管理上無(wú)規(guī)章可遵循，使工作人員對(duì)電子檔案的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，要么亂丟亂放、隨意刪除銷毀。要么歸檔不及時(shí)，交接無(wú)手續(xù)，常常處于自主管理和自由處理的狀態(tài)。
三、加強(qiáng)電子檔案管理的對(duì)策
一是轉(zhuǎn)變觀念，積極推行檔案管理的電子化。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的普及和辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，給傳統(tǒng)的辦公形式帶來(lái)了重大變革。日常業(yè)務(wù)處理的電子化產(chǎn)生了諸多電子文檔、郵件以及聲音、圖像等多媒體形式的檔案，在當(dāng)前，這種檔案具有比傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案大的多存在意義和作用，通過(guò)對(duì)電子檔案的科學(xué)分類、整理和歸檔可為今后的查考利用帶來(lái)許多重要的文字和數(shù)據(jù)、聲像資料，能夠做到快速、方便的為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、全面的憑證與依據(jù)。新時(shí)期的檔案管理工作必然會(huì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，二者結(jié)合將會(huì)越來(lái)越緊密。所以，盡快轉(zhuǎn)變觀念，積極推行辦公自動(dòng)化和檔案管理的電子化，對(duì)提高基層單位管理水平，科學(xué)的分析歷史資料和數(shù)據(jù)，以便及時(shí)、準(zhǔn)確的作出決斷，有著重要的作用。
二是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。依據(jù)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法規(guī)，并根據(jù)工作實(shí)際。制定電子檔案管理措施，規(guī)范工作程序，從電子檔案的資料的建立、收集、整理、分類、立卷、歸檔、查閱，直到最后的鑒定、銷毀每個(gè)環(huán)節(jié)都做到有章可循。進(jìn)一步明確檔案管理負(fù)責(zé)人，兼職、專職檔案工作人員的崗位職責(zé)，并對(duì)電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作程序進(jìn)行定期和不定期的督查和考評(píng)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改，確保各項(xiàng)制度的落實(shí)。制定科學(xué)、合理及符合工作實(shí)際的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，為全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案效用管理奠定基礎(chǔ)。
Abstract: urban construction archives are various forms of historical records of value is directly formed on the city planning, construction and management activities in the. But at this stage of the urban construction archives management, the problems are very prominent, resulting in the management there are many difficulties, solutions are scarce. An important stage in the development of the country and society, urban construction archives management does not allow for larger problems, therefore, must analyze the difficulty of the management of urban construction archives, and work out solutions.
Keywords: management of urban construction archives; difficulties; Countermeasures
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2013）
在現(xiàn)階段的管理城建檔案中，比較突出的幾個(gè)難點(diǎn)是建設(shè)工程檔案不符合規(guī)范要求，地下管線檔案管理相對(duì)薄弱，數(shù)字化城建檔案館發(fā)展緩慢以及人才緊缺，著重找出解決措施成為首要任務(wù)。在城市快速發(fā)展的今天，必須將這些難點(diǎn)解決，否則對(duì)國(guó)家發(fā)展和人民生活都會(huì)產(chǎn)生較大的影響。從國(guó)家方面來(lái)說(shuō)，“千里之堤，毀于蟻穴”，城建檔案的管理一旦出現(xiàn)問(wèn)題并且得不到較好的解決，就會(huì)對(duì)國(guó)家的發(fā)展產(chǎn)生較大的消極影響；從人民方面來(lái)說(shuō)，人們居住在城市里面，需要較好的城建檔案管理措施和辦法，只有這樣才能保證人們的生活和工作向前發(fā)展。因此，對(duì)于國(guó)家和人民，城建檔案的管理是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，必須迅速的找出難點(diǎn)和解決措施。
一、管理城建檔案的難點(diǎn)
（一）建設(shè)檔案不符合規(guī)范要求
在城市不斷的發(fā)展和建設(shè)中，勢(shì)必會(huì)對(duì)一些建筑進(jìn)行翻新或者重新建設(shè)一些建筑物，這本無(wú)可厚非，但在建設(shè)的時(shí)候，建筑商和開(kāi)發(fā)商經(jīng)常違反一些規(guī)定和規(guī)范，這種情況的發(fā)生，就造成了建設(shè)檔案不符合規(guī)范的情況。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，城建檔案需要把城市中的每一項(xiàng)建設(shè)工程都詳細(xì)真實(shí)的記錄在案，但現(xiàn)實(shí)的情況是，通過(guò)某些手段，使原本違規(guī)的建筑變得合理，原本真實(shí)的城建檔案變得虛假。人們的生活和工作也因此受到了較大的影響，就拿拆遷來(lái)說(shuō)，很多居住位置的商業(yè)價(jià)值較高，但因某些規(guī)范而沒(méi)有辦法開(kāi)發(fā)，在暴利的驅(qū)使下，開(kāi)發(fā)商和建筑商強(qiáng)行拆遷、建筑，獲得高額的利潤(rùn)，并使用一些非法的手段更改城建檔案，使人們的生活受到了很大的消極影響。
（二）地下管線檔案管理相對(duì)薄弱
地下管線是城市基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，是城市的“血脈”和“生命線”，隨著城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文明程度的提高，多數(shù)地上架空線轉(zhuǎn)入地下，城市地下管線越來(lái)越復(fù)雜。地下管線檔案管理是城建檔案管理的重頭戲，但由于歷史原因和管理體制問(wèn)題，地下管線建設(shè)和道路建設(shè)不同步，地下管線管理手段和水平滯后于城市規(guī)劃建設(shè)管理。各類地下管線工程基本上是由各權(quán)屬部門規(guī)劃、建設(shè)、管理，致使地下管線檔案分散管理而混亂。目前除道路的雨水、污水管道工程檔案外，其它地下管線檔案都沒(méi)有向城建檔案館移交，收集難度非常大。
（三）數(shù)字化城建檔案館發(fā)展緩慢以及人才緊缺
信息技術(shù)經(jīng)過(guò)快速發(fā)展，已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各大領(lǐng)域，城建檔案管理雖然應(yīng)用到了一定的數(shù)字化管理，但數(shù)字化城建檔案館的發(fā)展相當(dāng)緩慢，多數(shù)城市的城建檔案館所采用的管理方式，依舊是傳統(tǒng)方式，對(duì)于快速發(fā)展的城市來(lái)說(shuō)，已經(jīng)沒(méi)有辦法適應(yīng)。除此之外，人才的緊缺也是管理城建檔案的一個(gè)重要難點(diǎn)，專業(yè)人才對(duì)于管理城建檔案來(lái)說(shuō)，是非常重要的組成部分。城建檔案的管理對(duì)于整個(gè)城市、甚至國(guó)家都是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有經(jīng)過(guò)專業(yè)人才的管理，才能改善城建檔案管理的一些問(wèn)題，逐步完善制度，并且朝著良性的方向發(fā)展。
二、管理城建檔案難點(diǎn)的解決措施
（一）加強(qiáng)宣傳力度，提高社會(huì)檔案意識(shí)
管理城建檔案不僅僅是城市建設(shè)的檔案管理，還是國(guó)家發(fā)展的重要參考資料，是社會(huì)前進(jìn)的指導(dǎo)性文件。因此，在城市中建設(shè)工程的時(shí)候，一定要按規(guī)范操作；城建檔案中也要如實(shí)記錄。為了保證上述兩項(xiàng)能夠得到準(zhǔn)確的實(shí)施，必須加強(qiáng)宣傳力度，加強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。在宣傳方面，可以利用一些新媒體，例如網(wǎng)絡(luò)和電子顯示屏等等，大力宣傳城建檔案的作用和地位，加強(qiáng)人們心中社會(huì)檔案的意識(shí)，使每一個(gè)人都為社會(huì)檔案做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。而在加強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)方面，可以在小區(qū)里或者單位中，定期舉行一些講座，使普通百姓和工作人員對(duì)城建檔案有一定的專業(yè)性知識(shí)，在對(duì)城建檔案充分了解以后，大家的社會(huì)檔案意識(shí)會(huì)有較大提高，同時(shí)會(huì)自主進(jìn)行宣傳，形成良性循環(huán)。
（二）與建設(shè)、施工單位形成互動(dòng)
對(duì)于上述的第二點(diǎn)“地下管線檔案管理相對(duì)薄弱”，解決的措施主要是和建設(shè)、施工單位形成良好的互動(dòng)。地下管線對(duì)于一個(gè)城市的重要性是不言而喻的，因此，政府和建設(shè)、施工單位需要進(jìn)行良好的互動(dòng)。首先，政府可以出臺(tái)一些相關(guān)的法律法規(guī)和優(yōu)惠政策。建設(shè)、施工單位在優(yōu)惠政策的帶動(dòng)下建立良好的地下管線，違規(guī)的地下管線會(huì)相應(yīng)的減少，人們的生活水平就會(huì)提高。而施工、建設(shè)單位方面也要執(zhí)行一些有利措施，比方說(shuō)可以對(duì)已經(jīng)修建完畢的地下管線進(jìn)行檢查和維修，同時(shí)把新建地下管線進(jìn)行標(biāo)注，在未來(lái)發(fā)展中可以有效避免漏洞發(fā)生。
（三）加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)工作、大力引進(jìn)人才
信息化的管理具有節(jié)省空間和時(shí)間，降低管理成本，促進(jìn)城市發(fā)展的重要作用。因此，城建檔案館必須進(jìn)行信息化的管理，為將來(lái)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。在人才方面，政府可以出臺(tái)一些優(yōu)勢(shì)的就業(yè)政策，加強(qiáng)人才引進(jìn)，使城建檔案的管理趨向?qū)I(yè)化發(fā)展，逐步完善管理措施，在時(shí)代潮流的推動(dòng)下，信息化的城建檔案管理會(huì)逐步進(jìn)入人們的視野，而專業(yè)化的人才也會(huì)成為城建檔案管理中一道亮麗的風(fēng)景。
總結(jié)：為適應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展的需要，城建檔案管理部門必須強(qiáng)化城市建設(shè)檔案管理工作，保證檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理及和諧社會(huì)建設(shè)發(fā)揮更大的作用。在未來(lái)的發(fā)展中，管理城建檔案會(huì)成為國(guó)家工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，百姓對(duì)于城建檔案的管理也會(huì)逐步重視，相信在將來(lái)的發(fā)展中，管理城建檔案一定會(huì)朝著積極的方向發(fā)展，將難點(diǎn)全部解決。
參考文獻(xiàn)：
為順應(yīng)時(shí)展，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展，需對(duì)我國(guó)當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行有效的改革創(chuàng)新，在進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中需要對(duì)當(dāng)前檔案管理中的幾個(gè)重點(diǎn)當(dāng)面進(jìn)行分析，確定具體的改革思路。
1.1檔案管理需要同我國(guó)政府角色與職能轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制主要為計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下特色市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，我國(guó)政府在經(jīng)濟(jì)的宏觀調(diào)控中扮演的角色進(jìn)一步被削弱。在傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)體制下的檔案管理職能逐漸與社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制相脫離，為促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的有效運(yùn)行，政府部門需逐漸放手檔案管理工作，提高檔案管理工作的靈活性。
1.2同現(xiàn)代化公共行政運(yùn)作形式的轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
建立在傳統(tǒng)制度下的行政管理工作能夠在其基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行行政功能的拓展，實(shí)際運(yùn)行中能夠借助與系統(tǒng)的管理職能發(fā)揮其功效。傳統(tǒng)行政運(yùn)作形式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求，對(duì)于當(dāng)前公共行政而言缺少的是分權(quán)和間接運(yùn)作。
1.3同政府觀念轉(zhuǎn)變相適應(yīng)
中國(guó)特色市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制能夠有效促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的流通，有利于激發(fā)納稅人的積極性，政府部門通過(guò)納稅人的稅收進(jìn)行國(guó)家的管理及調(diào)控。當(dāng)前我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化多端，因此必須提高國(guó)家宏觀調(diào)控及管理的效率及服務(wù)理念等。
2.檔案管理體制改革的難點(diǎn)分析
2.1實(shí)現(xiàn)黨政合一
當(dāng)前我國(guó)對(duì)于檔案管理工作由各個(gè)管理部門共同執(zhí)行，從大的方面來(lái)說(shuō)就是黨和國(guó)家。黨和國(guó)家對(duì)于檔案的管理因?yàn)楸舜寺毮艿牟煌瑢?dǎo)致管理目標(biāo)存在一定差異。大多數(shù)人都認(rèn)為當(dāng)合國(guó)家在檔案管理過(guò)程中直接對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)，這只是表面上的，很多人其實(shí)不理解這二者在職能上存在的差異，因此在很多人眼中檔案管理看似是一件比較神秘的事情，即一般人難以捉摸。因此導(dǎo)致企業(yè)及社會(huì)相關(guān)部門難以通過(guò)檔案管理中心獲得有效信息，檔案管理工作的職能無(wú)法得到發(fā)揮。
2.2轉(zhuǎn)變后的滯后性
隨著社會(huì)人才資源總量的不斷提升，檔案管理機(jī)制需要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。從某種意義上來(lái)說(shuō)，檔案管理工作體制的科學(xué)轉(zhuǎn)變有利于我國(guó)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，但這種促進(jìn)作用并非立竿見(jiàn)影，而是需要一個(gè)漫長(zhǎng)的持續(xù)性過(guò)程。因此檔案管理體制革新后其作用相對(duì)滯后，導(dǎo)致很多創(chuàng)新工作難以展開(kāi)，這也是造成我國(guó)檔案管理工作比較混亂的原因之一。
2.3實(shí)現(xiàn)政、事分開(kāi)
當(dāng)前各項(xiàng)系統(tǒng)為提高其效率及功效，首先提高系統(tǒng)的功能性，通過(guò)系統(tǒng)的多功能性推動(dòng)系統(tǒng)的全面發(fā)展，因此在我國(guó)檔案管理過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)對(duì)管理系統(tǒng)具有政、事部分的情況，管理系統(tǒng)能夠在多方面展開(kāi)管理。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人才總量的不斷提升，政、事部分的管理系統(tǒng)已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)今的檔案管理模式，甚至?xí)斐晌覈?guó)檔案管理工作創(chuàng)新的停滯、檔案管理服務(wù)質(zhì)量下降以及人才資源的浪費(fèi)等。
2.4防止集權(quán)過(guò)度
在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)體制模式下，當(dāng)今企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式分工都十分明確，對(duì)各項(xiàng)工作都會(huì)進(jìn)行有效的統(tǒng)籌規(guī)劃，檔案管理工作也會(huì)有比較科學(xué)的方案。這種管理模式在根本上提高了企業(yè)管理效率，但該種管理模式比較落后，管理方法過(guò)于單調(diào)，嚴(yán)重束縛了管理人員的工作行為，更加不利于檔案管理工作的創(chuàng)新，阻礙了管理人員的創(chuàng)新思想，不利于管理工作的發(fā)展。
3.我國(guó)檔案管理體制改革重點(diǎn)及建議
3.1加強(qiáng)檔案資源的整合統(tǒng)一管理
我國(guó)檔案管理的主要指導(dǎo)思想為建立集中化管理體制，對(duì)我國(guó)的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。實(shí)踐已經(jīng)證明通過(guò)加強(qiáng)檔案資源的整合統(tǒng)一管理能夠有效解決我國(guó)檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)的各自為政、管理混亂的狀況。在檔案管理過(guò)程中必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想教育，使其在管理過(guò)程中能夠堅(jiān)持統(tǒng)一管理的基本思想，確保檔案管理過(guò)程中的完整性，提高檔案管理的安全性。在檔案管理過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)我國(guó)檔案資源的開(kāi)發(fā)管理，并對(duì)各檔案資源進(jìn)行有效整合，構(gòu)建成大檔案，逐步優(yōu)化檔案資源管理配置，使得檔案資源能夠被社會(huì)有效共享。
3.2推動(dòng)檔案管理體制的多元化發(fā)展
一、房地產(chǎn)檔案管理工作的概念
房地產(chǎn)檔案管理工作是對(duì)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行登記，對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，實(shí)質(zhì)就是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的狀態(tài)管理工作。系統(tǒng)整理的房地產(chǎn)檔案可以有效地支持房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的核實(shí)，這就需要管理人員有完備的檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，保證這些文件的完整。隨著科技的迅速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理部門要對(duì)檔案資源進(jìn)行有效合理地利用，實(shí)現(xiàn)其綜合價(jià)值，為社會(huì)和諧發(fā)展起著重要的作用。
二、房地產(chǎn)檔案管理工作中的難點(diǎn)
（一）對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知不足。意識(shí)決定了人的行為活動(dòng)，在房地產(chǎn)檔案管理工作中，很多工作人員對(duì)檔案管理的重要性沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)，在檔案信息的整理工作中，只是例行公事，不認(rèn)為房地產(chǎn)檔案有經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，這種意識(shí)狀態(tài)就導(dǎo)致了創(chuàng)新能力得不到提高。還有的工作人員沒(méi)有意識(shí)到信息的社會(huì)價(jià)值，只局限于房地產(chǎn)檔案的信息管理范圍。在現(xiàn)代社會(huì)，信息本身就是重要的資源。所以，在實(shí)際工作中，要通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，來(lái)提高工作的有效性。
（二）房地產(chǎn)檔案管理工作水平不足。一些地區(qū)由于對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，在招聘工作人員的時(shí)候不夠嚴(yán)謹(jǐn)， 導(dǎo)致非專業(yè)的人員加入了檔案管理的隊(duì)伍中，由于這些工作人員經(jīng)驗(yàn)不足，專業(yè)知識(shí)缺乏，致使檔案管理工作無(wú)法有效地開(kāi)展，更別提檔案管理工作優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。更有一些地方，房地產(chǎn)檔案管理工作沒(méi)有固定的管理人員，由他人兼顧或輪流管理，導(dǎo)致檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)規(guī)范的管理。這種人員配備的不足，管理能力的缺乏，都極大地影響了房地產(chǎn)檔案綜合管理價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。
（三）房地產(chǎn)檔案管理的設(shè)施不健全。房地產(chǎn)檔案管理的重要性是眾所皆知的，但是有些地區(qū)由于經(jīng)濟(jì)條件的制約，有的房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)甚至都沒(méi)有基本的檔案管理室，這就導(dǎo)致了在房地產(chǎn)檔案管理工作中，會(huì)出現(xiàn)檔案的丟失情況。還有一些部門由于對(duì)管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，在管理工作中不遵守相應(yīng)的管理制度，從而影響了房地產(chǎn)檔案管理的實(shí)用性。
三、房地產(chǎn)檔案管理工作難點(diǎn)的應(yīng)對(duì)策略
（一）房地產(chǎn)檔案管理的有效性需要加強(qiáng)。房地產(chǎn)檔案信息管理需要及時(shí)更新，在檔案管理工作中，要有計(jì)劃地對(duì)信息進(jìn)行搜集和整理，以發(fā)揮檔案管理真正的價(jià)值，對(duì)檔案使用者的信息要定期進(jìn)行核對(duì)更新，通過(guò)多種途徑的信息整理來(lái)增強(qiáng)檔案管理的有效性，要通過(guò)使用相應(yīng)的房地產(chǎn)檔案管理技巧來(lái)整理管理信息，使管理更加系統(tǒng)化、次序化，從而實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的綜合價(jià)值。
（二）完善房地產(chǎn)檔案管理制度。房地產(chǎn)檔案工作架構(gòu)的建立需要遵守以下三點(diǎn)要求：第一，法律及規(guī)章制度的科學(xué)性。規(guī)章制度的建立要與單位的實(shí)際狀況和房地產(chǎn)檔案管理實(shí)踐的性質(zhì)以及房地產(chǎn)檔案管理的客觀實(shí)際相符合，達(dá)到房地產(chǎn)檔案管理的要求。第二，制度約束機(jī)制的雙向性，簡(jiǎn)而言之就是房地產(chǎn)登記的員工和房地產(chǎn)登記的領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)受到約束，受領(lǐng)導(dǎo)的直接影響促進(jìn)制度的有效實(shí)施，房地產(chǎn)登記員工是約束機(jī)制中的主要對(duì)象，也是房地產(chǎn)登記的重中之重。第三，制度的執(zhí)行具有嚴(yán)肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，獎(jiǎng)懲要分明，注重制度的約束性和權(quán)威性。
（三）房地產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)要提高。房地產(chǎn)檔案管理工作能否順利進(jìn)行，主要在于房地產(chǎn)登記的管理人員的素質(zhì)高低。第一，對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)行定期的相關(guān)培訓(xùn)，使他們的專業(yè)素質(zhì)和水平得到提升，讓他們熟練掌握各種科學(xué)的房地產(chǎn)管理方法，從而提高工作效率和房地產(chǎn)檔案管理工作的水平；第二，房地產(chǎn)檔案管理人員要有明確的定位，當(dāng)今科技信息迅速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理人員作為信息資源的管理者的同時(shí)，還是信息資源的服務(wù)者，所以房地產(chǎn)檔案管理人員在具備房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)技能的基礎(chǔ)上，還要有相應(yīng)的使用信息設(shè)備的技能，才能滿足快速增長(zhǎng)的信息時(shí)代的要求，從而更好地滿足快速發(fā)展的社會(huì)對(duì)房地產(chǎn)檔案工作的更高的要求。
（四）房地產(chǎn)檔案管理工作的信息化管理水平要完善。現(xiàn)在很多房地產(chǎn)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作運(yùn)用了計(jì)算機(jī)管理，我國(guó)使用計(jì)算機(jī)管理房地產(chǎn)檔案的機(jī)構(gòu)也不斷擴(kuò)大，這已經(jīng)成為房地產(chǎn)信息化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)房地產(chǎn)的信息進(jìn)行綜合管理，對(duì)房地產(chǎn)信息資源進(jìn)行快速有效的處理，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的有效價(jià)值。在信息化管理的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，除了相應(yīng)的硬件條件，還要針對(duì)性地開(kāi)發(fā)應(yīng)用程序和制定規(guī)范的操作流程。
（五）房地產(chǎn)檔案管理的方法實(shí)現(xiàn)多元化。由于不發(fā)達(dá)的偏遠(yuǎn)地區(qū)，高科技的實(shí)現(xiàn)比較落后，所以手工形式的信息系統(tǒng)要進(jìn)行完善。而對(duì)于科技發(fā)達(dá)的地區(qū)，建立計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)并利用互聯(lián)網(wǎng)的高科技條件，在提高工作的管理效率的同時(shí)，也提高了工作的方便和快捷性。同時(shí)，房地產(chǎn)檔案管理工作需要更新思想，為信息的使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，重大建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)管理、投資、運(yùn)行諸方面處于動(dòng)態(tài)變化狀態(tài)。管理體制變化，主體多元化，造成了檔案管理的不確定性。
首先是檔案管理的主體不確定。重大建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)及可行性研究階段，一般由政府主管部門負(fù)責(zé)，文件也由其形成并保管，如計(jì)劃、水利、交通、城建等行政主管部門。這個(gè)時(shí)期短則幾年，長(zhǎng)的需十幾年甚至幾十年，形成積累了大量可行性研究、立項(xiàng)申報(bào)材料。立項(xiàng)批準(zhǔn)后，往往又成立一個(gè)臨時(shí)性指揮部，負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)前期準(zhǔn)備及工程實(shí)施工作。正式開(kāi)工以后，建設(shè)單位、投資主體基本確定，十幾個(gè)甚至幾十個(gè)施工和監(jiān)理單位進(jìn)場(chǎng)。在建設(shè)過(guò)程中或交竣工后，還會(huì)發(fā)生投資、運(yùn)行主體的變化。文件形成主體和檔案管理主體因建設(shè)主體、投資主體、參建單位的不同，呈現(xiàn)多元化態(tài)勢(shì)和不確定性，造成檔案來(lái)源復(fù)雜，管理難度大。
其次是檔案歸屬不確定。檔案的本質(zhì)屬性是原始性、真實(shí)性、成套性、惟一性，文件形成的自然法則要求“誰(shuí)形成，誰(shuí)整理，誰(shuí)保管”。但為利用之目的，要求檔案集中統(tǒng)一管理，同時(shí)還要從國(guó)家管理需要和大檔案概念出發(fā)，檔案需要多套形成，向城市建設(shè)檔案館、國(guó)家綜合檔案館及有關(guān)主管部門移交。這就帶來(lái)了檔案的惟一性和多頭性、集中統(tǒng)一保管和分散形成的矛盾。這一矛盾的存在，在文件材料形成階段必然導(dǎo)致目標(biāo)不明確、步調(diào)不一致，容易陷入混亂。
第三是管理規(guī)范不確定。由于文件形成主體的多元性，不同的管理主體對(duì)檔案的側(cè)重點(diǎn)不同、要求不同、標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)不同，存在著管理規(guī)范不確定性。另一方面看，檔案行政管理部門在出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)定、實(shí)施行政監(jiān)管方面相對(duì)滯后，也導(dǎo)致了項(xiàng)目文件管理上的無(wú)規(guī)可依有規(guī)難依局面。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分項(xiàng)目在文件的形成和管理上普遍存在四重四輕：重項(xiàng)目批準(zhǔn)文件輕附件材料保管，如成冊(cè)的可行性研究報(bào)告、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告作為附件難以與批復(fù)文件一起妥善保管；重征地拆遷批文和紅線圖，輕征遷協(xié)議書(shū)管理，如重大建設(shè)項(xiàng)目大多數(shù)實(shí)行委托征地，形成的協(xié)議書(shū)不完整或多是復(fù)印件，有的甚至是復(fù)印件也沒(méi)有；重招標(biāo)中標(biāo)文件，輕開(kāi)標(biāo)會(huì)議材料和未中標(biāo)文件的管理；重建設(shè)過(guò)程文件輕交工后試運(yùn)行文件的管理。上述四重四輕現(xiàn)象，已經(jīng)給項(xiàng)目審計(jì)、工程后評(píng)價(jià)、項(xiàng)目改擴(kuò)建帶來(lái)了不良后果。一些工程在解決政策處理遺留問(wèn)題時(shí)，文件材料不齊全與檔案管理不完善已成為引發(fā)矛盾糾紛和社會(huì)不安定的因素。
難點(diǎn)二：參建施工單位多，人員不穩(wěn)定，形成施工文件質(zhì)量較差。
施工文件是反映工程建設(shè)歷史面貌、體現(xiàn)工程質(zhì)量的重要?dú)v史記錄，也是工程運(yùn)行、維護(hù)的重要依據(jù)，是工程檔案的主體。施工文件的重要性已得到社會(huì)各界的認(rèn)同，各項(xiàng)目采用合同管理制、保證金制度等積極措施，以加強(qiáng)文件管理。但由于參建施工單位多，人員不穩(wěn)定，對(duì)文件質(zhì)量認(rèn)識(shí)有差異，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)也還有一定距離，施工文件不同程度地存在一些問(wèn)題。一是施工技術(shù)表式文件格式混亂，存在不統(tǒng)一不規(guī)范問(wèn)題，隨意性大。目前仍有不少項(xiàng)目的管理部門、質(zhì)量監(jiān)督部門尚未意識(shí)到施工技術(shù)文件對(duì)檔案的重要性，放任自流，沒(méi)有對(duì)施工技術(shù)文件做統(tǒng)一規(guī)定。大多數(shù)施工單位依據(jù)習(xí)慣做法自行制作表格，造成一個(gè)項(xiàng)目的表式文件內(nèi)容、格式不一致，給檔案的統(tǒng)一保管、統(tǒng)一利用帶來(lái)不便；二是質(zhì)保材料不符合要求，多為復(fù)印件且模糊不清，有的材料報(bào)驗(yàn)單沒(méi)有做統(tǒng)一的歸檔要求，質(zhì)保材料不完整；三是竣工圖繪制不符合規(guī)范要求，竣工說(shuō)明未說(shuō)明執(zhí)行原設(shè)計(jì)的情況，未說(shuō)明施工主要材料的來(lái)源及其質(zhì)量，未說(shuō)明施工中遇到的各種問(wèn)題和采取的措施以及工程質(zhì)量檢測(cè)情況，工程變更的依據(jù)圖文分離，變更文件與竣工圖不一致等問(wèn)題；四是技術(shù)文件形成積累有序性不夠，未能體現(xiàn)工程文件的成套性特點(diǎn)，給檔案整理和利用帶來(lái)困難。此外，不少文件存在簽字不規(guī)范、字跡材料不耐久、文件的有效性不符合規(guī)范要求。
難點(diǎn)三：設(shè)計(jì)單位游離于檔案工作之外，檔案管理存在著盲區(qū)。
目前還有不少國(guó)家重大項(xiàng)目的設(shè)計(jì)依然是指定設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)階段處于項(xiàng)目建設(shè)的前期，在正式開(kāi)工前設(shè)計(jì)單位即已開(kāi)始項(xiàng)目運(yùn)作，項(xiàng)目管理單位還無(wú)暇對(duì)之提出檔案管理要求，加上沒(méi)能像施工單位一樣受招標(biāo)文件的約束，設(shè)計(jì)單位在工程檔案的管理中如入無(wú)人之境：施工圖大量使用復(fù)印的白圖，圖紙清晰度低，影響竣工圖編制質(zhì)量；設(shè)計(jì)技術(shù)聯(lián)系單和變更文件沒(méi)有使用統(tǒng)一的文件編號(hào)，造成管理上無(wú)序；變更文件大量使用傳真件、復(fù)印件。不簽字不蓋章，為檔案永久保管埋下了隱患；竣工圖編制規(guī)范執(zhí)行不力，存在編制說(shuō)明不詳、編制方法不符合要求等問(wèn)題。
難點(diǎn)四：監(jiān)理單位未能切實(shí)履行檔案監(jiān)理職責(zé)，檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性難以得到有效保障。
根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的規(guī)定，監(jiān)理單位除了做好自身檔案管理以外，還需要對(duì)施工單位形成的文件質(zhì)量和歸檔情況進(jìn)行監(jiān)理，包括施工單位各單位工程、分部分項(xiàng)工程齊全完整情況，歸檔的施工文件是否符合真實(shí)準(zhǔn)確要求，等等。經(jīng)檢查的文件，監(jiān)理單位需在文件上簽字確認(rèn)。當(dāng)前，監(jiān)理單位在職責(zé)的履行方面，因缺乏相應(yīng)的約束，與設(shè)計(jì)單位一樣存在很多不足。有的對(duì)監(jiān)理文件歸檔范圍不明確，很多該歸檔的沒(méi)有按規(guī)定歸檔；有的對(duì)施工單位文件的監(jiān)理不到位，馬虎了事；有的不重視竣工圖監(jiān)理，竣工圖存在沒(méi)有按實(shí)際變更或變更方法錯(cuò)誤等現(xiàn)象；有的監(jiān)理文件未能體現(xiàn)工程監(jiān)理程序，有編造、偽造監(jiān)理文件之嫌。
解決難點(diǎn)問(wèn)題的對(duì)策
重大建設(shè)項(xiàng)目文件管理是否到位，直接關(guān)系項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，關(guān)系項(xiàng)目能否順利投產(chǎn)及其運(yùn)行。有效解決重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料管理的難點(diǎn)問(wèn)題，需要一個(gè)良好的檔案法制環(huán)境，需要全社會(huì)檔案意識(shí)的共同提高，需要有關(guān)方面的高度重視和不懈努力。筆者認(rèn)為，應(yīng)著力抓好以下幾方面工作：
1． 完善標(biāo)準(zhǔn)，明確文件質(zhì)量要求。文件是檔案的前身，是檔案的來(lái)源，文件管理在檔案管理中起著重要的基礎(chǔ)作用。近年來(lái)，國(guó)家出臺(tái)了一系列檔案管理規(guī)范，但是涉及文件材料管理階段的規(guī)定并不多，即使有也是原則性的，或操作性并不強(qiáng)，或規(guī)定不夠具體明確。如招投標(biāo)文件的管理，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了中標(biāo)文件的管理要求，未中標(biāo)文件是否保存及保存時(shí)間、保存方式，并沒(méi)有作明確規(guī)定，有的項(xiàng)目建設(shè)單位在招投標(biāo)一結(jié)束，就將之作為不歸檔文件予以銷毀，實(shí)際上這些未中標(biāo)文件在項(xiàng)目審計(jì)、稽核及違法行為的查處過(guò)程中，利用率還是挺高的。
2． 關(guān)口前移，建立文件質(zhì)量控制機(jī)制。關(guān)口前移，就是指項(xiàng)目檔案工作，要從文件材料形成開(kāi)始，把好檔案材料來(lái)源即文件的質(zhì)量關(guān)。把好文件材料的質(zhì)量關(guān)，關(guān)鍵是建立健全質(zhì)量控制機(jī)制。一是要建立崗前培訓(xùn)制度，將檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)作為施工單位和監(jiān)理單位人員上崗的必修課，同時(shí)建立項(xiàng)目檔案人員網(wǎng)絡(luò)。二是將文件材料質(zhì)量管理納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，建立考核獎(jiǎng)懲制度。三是健全建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)管理，完善施工合同和監(jiān)理合同，在合同中進(jìn)一步明確文件管理和檔案管理的具體要求，同時(shí)將檔案的質(zhì)量作為歸還施工單位保證金的條件。
房地產(chǎn)檔案管理是指房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)在管理活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄的收集、分類、歸檔保管、保護(hù)與開(kāi)發(fā)利用。它反映了房地產(chǎn)權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅的情況，是城市房地產(chǎn)權(quán)登記工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，隨著改革的深化，房地產(chǎn)檔案的管理也必將發(fā)生變化。在新經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下如何做好房地產(chǎn)檔案管理工作，是擺在各級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)者面前的一個(gè)亟待解決的問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題也必須引起房地產(chǎn)檔案部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的重視，并認(rèn)真思考應(yīng)對(duì)對(duì)策，堅(jiān)持以人為本，以信息為本的管理理念，在管理過(guò)程中樹(shù)立人性化的管理模式。
1 房地產(chǎn)檔案管理概述
房地產(chǎn)檔案管理工作實(shí)質(zhì)是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀態(tài)管理工作，是通過(guò)對(duì)房地產(chǎn)登記檔案的有效管理實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理的行政職能。房地產(chǎn)登記檔案管理工作一般包括房地產(chǎn)登記材料的生成立卷整理、歸檔分類、鑒定識(shí)別、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研和利用。在過(guò)去傳統(tǒng)國(guó)家機(jī)構(gòu)和現(xiàn)代的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文本、圖形、音頻、視頻和其他形式的歷史記錄。它反映了房地產(chǎn)物權(quán)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅的情況，是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。這些內(nèi)容就需要我們按照一定的規(guī)則將其進(jìn)行合理的分類、組合、排列，使這個(gè)房地產(chǎn)檔案有序的存在，管理更加的有序化。在解決管理工作中遇到的問(wèn)題的同時(shí)并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的研究和判斷，在人力和物力資源以及財(cái)務(wù)等方面給予大力支持，保障房地產(chǎn)登記檔案能為物權(quán)確認(rèn)提供依據(jù)，能維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展，為加快城市建設(shè)提供信息服務(wù)功能，能協(xié)助公檢法部門辦案，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。使得房地產(chǎn)檔案管理成為整個(gè)社會(huì)管理中不可缺失的重要構(gòu)成部分。
2 目前房地產(chǎn)檔案管理中常見(jiàn)的難題
2.1 對(duì)房地產(chǎn)檔案的重視程度不夠
在很長(zhǎng)一段時(shí)間里，房地產(chǎn)登記工作中有相當(dāng)多的員工和房地產(chǎn)登記的管理者都存在這樣一些誤區(qū)，他們認(rèn)為房地產(chǎn)檔案的管理工作就是文件復(fù)制拷貝，也就是平常的記錄一下，主要工作是保持事務(wù)性工作，不是房地產(chǎn)登記的主要工作，也不能為房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)創(chuàng)造額外的經(jīng)濟(jì)效益，只要安守本分，做好本職工作，保證房地產(chǎn)檔案不丟失，房地產(chǎn)檔案信息不泄漏，可以應(yīng)付內(nèi)部人員調(diào)閱，日常的對(duì)外利用、群眾查詢就行了。事實(shí)上，房地產(chǎn)檔案作為一種重要的信息資源，是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，在建設(shè)和諧社會(huì)過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，房地產(chǎn)檔案管理能夠?yàn)榉康禺a(chǎn)登記的生產(chǎn)、創(chuàng)新發(fā)展以及相關(guān)服務(wù)提供創(chuàng)造必要的條件，同時(shí)還具備一定的法律效力，能夠有效地使房地產(chǎn)登記避免各種不良風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。有些人在思想的輕視的房地產(chǎn)檔案管理工作，忽略了對(duì)房地產(chǎn)檔案的管理。加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)登記檔案的開(kāi)發(fā)利用，對(duì)于落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展，構(gòu)建和諧社會(huì)具有重要的意義。
2.2 房地產(chǎn)檔案管理力量薄弱、管理水平和管理手段落后
很多房地產(chǎn)登記的大部分員工沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的房地產(chǎn)檔案知識(shí)培訓(xùn)，不了解房地產(chǎn)檔案的重要性，對(duì)房地產(chǎn)檔案文管理的要求、房地產(chǎn)檔案材料的收集和整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很熟悉了解。在房地產(chǎn)檔案的收集、整理和管理過(guò)程中，工作人員的房地產(chǎn)檔案管理意識(shí)淡薄，不按照規(guī)則對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行整理，導(dǎo)致了歸檔出現(xiàn)延遲、裝訂不合格的現(xiàn)象。目前，我國(guó)房地產(chǎn)登記的很多房地產(chǎn)檔案工作者都是身兼數(shù)職，由于工作繁多，在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案的整理和工作過(guò)程中常常會(huì)表現(xiàn)的沒(méi)有耐心，隨意性強(qiáng)，嚴(yán)重影響了房地產(chǎn)檔案管理工作的開(kāi)展和進(jìn)行。
2.3 房地產(chǎn)檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全
房地產(chǎn)檔案管理的必要條件解決存在很大的差異，很多房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)都沒(méi)有成立專門的房地產(chǎn)檔案館。而有的房地產(chǎn)登記即使是有成立房地產(chǎn)檔案館，但是對(duì)房地產(chǎn)檔案的日常管理工作沒(méi)有落實(shí)到位，房地產(chǎn)檔案庫(kù)房里檔案繁雜無(wú)序，很多城市的房地產(chǎn)檔案庫(kù)房脹庫(kù)情況嚴(yán)重，庫(kù)房的防盜、防蟲(chóng)、防濕等各方面的防護(hù)工作沒(méi)有落實(shí)到位，嚴(yán)重影響到了房地產(chǎn)檔案庫(kù)房的美觀和完整。更加不利于房地產(chǎn)檔案的開(kāi)發(fā)和利用。
3 房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該采取的措施
3.1 健全房地產(chǎn)檔案管理制度
房地產(chǎn)檔案工作體系的建立必須遵循以下要求：首先，法規(guī)和規(guī)章制度應(yīng)該體現(xiàn)出科學(xué)理性。建立規(guī)章制度必須與單位的實(shí)際情況和房地產(chǎn)檔案管理實(shí)踐的特點(diǎn)以及房地產(chǎn)檔案管理的實(shí)際情況相一致，以滿足房地產(chǎn)檔案管理的需求；其次，雙向性的制度約束機(jī)制。說(shuō)白了就是在約束房地產(chǎn)登記的員工的同時(shí)對(duì)房地產(chǎn)登記的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束，領(lǐng)導(dǎo)行為和形象直接影響制度的順利實(shí)施，房地產(chǎn)登記員工是房地產(chǎn)登記重要組成部分，是約束機(jī)制主要約束的對(duì)象；最后，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。在執(zhí)行規(guī)章制度時(shí)，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)有獎(jiǎng)勵(lì)，有過(guò)必處罰的態(tài)度，充分體現(xiàn)制度的約束性和權(quán)威性。
3.2 提高房地產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)
房地產(chǎn)檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于房地產(chǎn)登記的房地產(chǎn)檔案管理人員。要想做好房地產(chǎn)檔案管理工作，首先，應(yīng)該對(duì)房地產(chǎn)檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)工作，不斷提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)層次和水平，讓房地產(chǎn)檔案管理人員充分的掌握各種科學(xué)的房地產(chǎn)檔案管理方法，提高工作的效率，同時(shí)也提高房地產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量和水平；其次，明確房地產(chǎn)檔案管理人員的定位，在科學(xué)信息高速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)檔案管理人員不僅信息資源的管理者，更是信息資源的檢索者和服務(wù)者，因此其不但要具備房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)技能，而且還要具備使用相關(guān)信息設(shè)備的能力，以滿足信息時(shí)代，信息量劇增，信息冗余度驟高的局面，從而適應(yīng)社會(huì)對(duì)房地產(chǎn)檔案工作的提出的更高的要求。
3.3 完善房地產(chǎn)檔案信息化管理水平
目前，國(guó)際上很多房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的房地產(chǎn)檔案管理工作都已經(jīng)大范圍的使用計(jì)算機(jī)，而在我國(guó)很多房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)中，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的范圍也在不斷擴(kuò)大。房地產(chǎn)檔案信息化管理已經(jīng)成為房地產(chǎn)檔案管理工作未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。房地產(chǎn)檔案信息化管理就是綜合運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)對(duì)房地產(chǎn)登記信息進(jìn)行管理，如互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等手段，以現(xiàn)代房地產(chǎn)登記管理為主要管理對(duì)象，對(duì)房地產(chǎn)檔案的信息資源進(jìn)行有效的處理，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)檔案的應(yīng)用價(jià)值。但是在實(shí)現(xiàn)信息化管理的過(guò)程中，除了要具備相應(yīng)的硬件之外，還要制定規(guī)范的操作流程，有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)相應(yīng)的應(yīng)用程序。
4 結(jié) 語(yǔ)
房地產(chǎn)檔案管理是整個(gè)國(guó)家信息系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，在整個(gè)社會(huì)科學(xué)中占據(jù)著重要的位置，其已經(jīng)成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。房地產(chǎn)檔案管理不僅對(duì)房地產(chǎn)登記有著重要的意義，而且對(duì)整個(gè)社會(huì)有著顯著的意義。在新的歷史時(shí)期，房地產(chǎn)檔案管理工作必須緊跟時(shí)代的發(fā)展，從理念上更新認(rèn)識(shí)，采取有效的措施，解決房地產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題，促進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的開(kāi)展。
參考文獻(xiàn)
（一）信息的安全性檔案信息在操作流通的過(guò)程中，由于網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代技術(shù)存在著不安全因素以及系統(tǒng)本身存在著很多的漏洞，給黑客很多的可乘之機(jī)，病毒的傳播，信息的被盜取，這樣電子檔案的安全性很難保證，也給廣大人民和社會(huì)帶來(lái)了很多的損失?，F(xiàn)如今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還不夠健全，還未能解決這樣的安全問(wèn)題。
（二）文檔的原始性問(wèn)題在計(jì)算機(jī)上顯示的原始性很難被確認(rèn)甚至判斷是否是原始資料。過(guò)去的紙質(zhì)的檔案管理都是通過(guò)文字內(nèi)容這樣的形式出現(xiàn)的，人們一目了然，很容易便捷的通過(guò)自體、字跡、內(nèi)容痕跡做成紙質(zhì)資料文件，很容易判斷其原始性特點(diǎn)。然而電子檔案則是有實(shí)際轉(zhuǎn)變?yōu)榈奶摂M形式，很難保證期原始形態(tài)，存在一致的生成過(guò)程、傳輸過(guò)程以及接受過(guò)程，也可以被認(rèn)定原始，也可以被認(rèn)定是復(fù)制的結(jié)果。
（三）文檔的真實(shí)性電子檔案很容易失去其真實(shí)性，在將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過(guò)人工操作變?yōu)殡娮訖n案的過(guò)程中，一但有任何的閃失就會(huì)導(dǎo)致信息檔案的真實(shí)可靠性。電子檔案的真實(shí)性從開(kāi)始到結(jié)尾都會(huì)伴隨于其中，為此維護(hù)保證其真實(shí)性是一個(gè)長(zhǎng)久的過(guò)程，出錯(cuò)的幾率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)的大于傳統(tǒng)的檔案管理模式。電子檔案可以被原來(lái)的復(fù)制，一旦修改后沒(méi)有任何依據(jù)認(rèn)為是篡改的。
（四）電子文檔的完整性只要是電子形式的檔案或者是文件，其內(nèi)容的完整性是很難保證的，電子文檔往往都是可以被任何人參考使用的，如果不及時(shí)的去監(jiān)管，信息很容易丟失。電子文件的整體結(jié)構(gòu)都是很復(fù)雜的，存儲(chǔ)的形式存在多樣化，很容易是信息遭到損壞。其背景的信息隨著文件的整理處理不斷的增加，其形式多樣化、存儲(chǔ)方式比較分散、很容易失去信息，這樣一來(lái)導(dǎo)致了很多的電子文件來(lái)龍不明。
（五）文檔的安全性電子的數(shù)據(jù)很容易被篡改資料，為那些非法的行為提供了便利的條件?！昂诳汀钡那秩肟梢詫㈦娮有畔⑷我獾娜プ鲂薷膶?dǎo)致非法篡改，很大的程度上損害了電子檔案的真實(shí)安全性。
檔案工程策略
（一）使用技術(shù)手段，讓電子檔案的真實(shí)有效性、原始特點(diǎn)、完整性、安全可靠性得到保障，提供其可靠性1.元資料和背景信息的合理采用。在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件的時(shí)候，應(yīng)該用一些技術(shù)措施將采集描述的電子文件結(jié)構(gòu)內(nèi)容背景信息以及過(guò)程管理中的元數(shù)據(jù)，作為驗(yàn)證電子文件真實(shí)性、完整性、原始性的重要依據(jù)。2.簽署的技術(shù)。通過(guò)簽署的技術(shù)可以保證其真實(shí)有效性，有兩種：第一，數(shù)字簽名。第二，光筆簽名。光筆簽名是簽字使用者使用一種特定的光筆直接簽字到輸入板中，在銀屏上會(huì)出現(xiàn)的一種“光跡”。3.信息的有效認(rèn)證。在人們查閱使用這些電子檔案的時(shí)候，特別重視的是這些電子信息在傳輸或者存儲(chǔ)過(guò)程中文件是否沒(méi)有漏洞，完整的，是否存在被人惡意修改或者改變的，然而信息認(rèn)證可以幫助使用者打消這些顧慮。最為常用的辦法為，先將這些電子文件信息分段加密進(jìn)行認(rèn)證。4.身份的有效驗(yàn)證。為了防止那些無(wú)關(guān)緊要的人隨意的進(jìn)入系統(tǒng)，就要對(duì)那些電子文件的相關(guān)用戶進(jìn)行驗(yàn)證身份。通過(guò)管理員的代碼證來(lái)進(jìn)行驗(yàn)證。最為常見(jiàn)的辦法就是有一個(gè)“通行字”，代表其身份?！巴ㄐ凶帧笨梢酝ㄟ^(guò)各種數(shù)字或者符號(hào)等來(lái)組合而成，只有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和該用戶知道的“通行字”。5.防火墻。這是一個(gè)高端的技術(shù)，可以有效的控制非法入侵，在其他的網(wǎng)絡(luò)和某個(gè)機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)中間設(shè)定這樣一個(gè)障礙，可以有效的制止其他的網(wǎng)絡(luò)用戶非法的進(jìn)行訪問(wèn)，可以有效的阻止他們進(jìn)入、也防止本系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)信息被非法的輸出?？梢詫⒎阑饓Φ募夹g(shù)合理的實(shí)現(xiàn)，主要有數(shù)據(jù)包過(guò)濾、服務(wù)、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)等。6.防止寫入的辦法?，F(xiàn)如今，很多的電子文件可以設(shè)定為“只讀”的文件。這樣的技術(shù)可以讓其他的用戶只能讀取，不能做任何的修改或者是惡意的篡改。這樣的存儲(chǔ)辦法，可以保證信息不被修改，保證了其原有資料的真實(shí)可靠性。7.備份工作。要將每個(gè)電子文件都要復(fù)制為三套左右，一套將提供人員的查閱，一套作為備用管理，最后一套可以進(jìn)行異地的封存保管，可以保證不可抗力所導(dǎo)致的突發(fā)性事件的產(chǎn)生。例如：各個(gè)天災(zāi)人禍等的損壞。
（二）使用統(tǒng)一和通用文件格式在保存這些電子文件的時(shí)候，就要保證這些電子文件和計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的永久兼容，將其電子文件格式保存為統(tǒng)一通用的形式，不僅僅可以被現(xiàn)在的系統(tǒng)兼容，也可以被未來(lái)的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)軟件兼容。
（三）對(duì)電子檔案的文件結(jié)構(gòu)及時(shí)更新當(dāng)更新這些操作系統(tǒng)的時(shí)候，要保證這些電子文檔的閱讀性是長(zhǎng)期的，不斷的更新那些檔案來(lái)確保軟件支持性，并保證在這些電子檔案的各項(xiàng)特點(diǎn)不變的基礎(chǔ)上，更新檔案的文件結(jié)構(gòu)，以便適應(yīng)這些新的環(huán)境，保證閱讀的長(zhǎng)期有效性。
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.08.796 文章編號(hào)：1004-7484（2013）-08-4766-02
醫(yī)院檔案在開(kāi)展醫(yī)院各項(xiàng)工作中起著重要的作用。它是醫(yī)院進(jìn)行科學(xué)研究的基礎(chǔ)，管理工作的憑證，宣傳醫(yī)學(xué)教育的資料。醫(yī)院必須要徹底改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，規(guī)范檔案管理，適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展。這就要求醫(yī)院對(duì)其檔案管理工作的難點(diǎn)、現(xiàn)狀或存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后采取相應(yīng)的對(duì)策，這樣進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作就更容易了。
1 醫(yī)院檔案管理工作中常見(jiàn)的難點(diǎn)
1.1 檔案管理缺乏健全的制度，收集檔案的效率較低 不同級(jí)別、不同地區(qū)的醫(yī)院所制定的醫(yī)療、行政、人事、后勤等各項(xiàng)管理制度不盡相同，但是很少涉及檔案管理相關(guān)的制度。絕大多數(shù)醫(yī)院未把檔案管理納入到目標(biāo)考核中，這就使檔案收集不全，降低了檔案的收集效率。
1.2 沒(méi)有明確的檔案意識(shí)，使檔案的利用率普遍低下 醫(yī)院在檔案管理方面的認(rèn)識(shí)比較膚淺，大部分醫(yī)院管理干部或醫(yī)務(wù)工作者對(duì)《檔案法》沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)，檔案法制觀念比較淡薄，自覺(jué)依法歸檔的意識(shí)較弱，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要性，重視程度不夠。因此在開(kāi)發(fā)檔案信息資源方面缺乏必要的知識(shí)，致使檔案的利用率低下。
1.3 沒(méi)有系統(tǒng)完整的檔案管理 醫(yī)院各科室的檔案管理較為分散，各科室的管理人員并不固定，很有可能重復(fù)保存，這就使醫(yī)院檔案管理在人力、物力和空間等方面造成不必要的浪費(fèi)，同時(shí)也不能確保檔案的安全性和完整性。
1.4 醫(yī)院檔案管理缺乏足夠的硬件投入，使檔案的管理水平不高 對(duì)于一些醫(yī)療用房相對(duì)緊張的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，存放檔案的空間就變小了，與檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)完全不符。除此之外，陳舊的檔案管理設(shè)備和落后的管理技術(shù)也阻礙著檔案事業(yè)的發(fā)展?？茖W(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透各行各業(yè)，醫(yī)院也將這種先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)引入進(jìn)來(lái)，但在檔案管理中卻用的較少。傳統(tǒng)的檔案管理模式信息量較小，檢索不方便，不能提高檔案的利用率和收集率。
1.5 缺乏一批專業(yè)的檔案管理人員 大多數(shù)醫(yī)院只重視醫(yī)療人員的專業(yè)技能和素質(zhì)的教育與培養(yǎng)，卻忽視了檔案管理人員知識(shí)與技能的培養(yǎng)。檔案管理人員缺少進(jìn)修學(xué)習(xí)或培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使其檔案管理水平只停留在初始階段，管理觀念等缺乏創(chuàng)新性。
2 強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的對(duì)策
2.1 完善檔案管理制度，提高檔案管理的科學(xué)性 醫(yī)院要根據(jù)本院檔案管理的實(shí)際情況，參照《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等相關(guān)法律或文件，制定出適合本院管理工作的完整、科學(xué)、可行的檔案管理制度。同時(shí)還要把各科室不同的檔案材料統(tǒng)一管理起來(lái)，把檔案管理納入醫(yī)療業(yè)務(wù)的目標(biāo)考核中。這就使得檔案管理工作更加規(guī)范，從而建立起科學(xué)、完善的檔案管理體系。
2.2 醫(yī)院工作人員要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，積極宣傳 醫(yī)院可定期組織全體員工參加檔案管理方面知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓醫(yī)院全體員工都能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案與他們的生活和日常工作之間的密切關(guān)系，促使檔案意識(shí)的形成，從而為檔案管理工作的順利開(kāi)展做好鋪墊。
2.3 檔案實(shí)施集中統(tǒng)一管理的辦法，提高檔案的安全性和完整性 集中統(tǒng)一管理檔案的有效方法就是采用法律手段和行政手段，這樣才能使檔案管理工作統(tǒng)一化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案的憑證作用和利用作用發(fā)揮的淋漓盡致。
2.4 增加對(duì)檔案管理方面的資金投入，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理 要使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，必須加強(qiáng)資金投入，引入先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，需從以下兩個(gè)方面做起：第一，投入現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)設(shè)備和保護(hù)設(shè)備，如高效滅蟲(chóng)、檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備、滅火設(shè)備等，檔案現(xiàn)代化管理也不能缺乏這些先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。第二，引入計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的檔案材料和各種業(yè)務(wù)，便于工作人員方便及時(shí)的查找和閱讀，在節(jié)省人力、物力和財(cái)力的同時(shí)，大大提高了員工的工作效率。此外通過(guò)計(jì)算機(jī)管理檔案可以有效減少檔案的儲(chǔ)存空間，使信息的保存更加簡(jiǎn)單方便，也提高了檔案的保密度。因此，在醫(yī)院檔案管理中利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化管理設(shè)備等，使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和自動(dòng)化將會(huì)變成一件易事。
2.5 結(jié)合實(shí)踐，加強(qiáng)檔案管理人員相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，全面提高其業(yè)務(wù)素質(zhì) 一方面可以通過(guò)繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、知識(shí)更新等方法提高檔案管理者的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能；另一方面為檔案管理人員創(chuàng)造工作機(jī)會(huì)，讓其深入到實(shí)際的教學(xué)、醫(yī)療和科研中去調(diào)查實(shí)際工作中檔案信息的需求的多樣性，從中總結(jié)出適合本院檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，從而提高檔案管理水平。這是因?yàn)闄n案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理水平的高低有著直接的影響，檔案管理人員的培養(yǎng)計(jì)劃必須要在醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃中體現(xiàn)出來(lái)。
綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作不是單方面就能完善的，需要綜合各個(gè)方面。尤其對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)必須要通過(guò)多種渠道把檔案信息資源充分挖掘出來(lái)，積極組織各種編研活動(dòng)，對(duì)信息資源做進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)和加工，確保檔案信息的完整性和有效性。同時(shí)檔案利用的反饋信息也要及時(shí)處理，使各級(jí)醫(yī)院間的聯(lián)系暢通，做到共享有用檔案信息資源，盡最大可能滿足醫(yī)務(wù)工作的各項(xiàng)需求，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的社會(huì)效益，切實(shí)提高其利用率。
參考文獻(xiàn)
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一、建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題
新技術(shù)提高建設(shè)工程施工水平的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)，而目前建設(shè)工程檔案管理的難點(diǎn)，制約著建設(shè)企業(yè)的發(fā)展：
（一）檔案管理意識(shí)薄弱
建設(shè)工程檔案管理意識(shí)薄弱是相對(duì)突出的問(wèn)題，突出表現(xiàn)為：一是檔案信息化管理的興起，建設(shè)企業(yè)跟不上時(shí)展的步伐，缺乏領(lǐng)導(dǎo)層足夠的支持和組織保證，二是檔案管理工作經(jīng)歷過(guò)長(zhǎng)期傳統(tǒng)式發(fā)展，對(duì)于很多新鮮的管理理念，一時(shí)間難以全面接受。
（二）檔案管理手段有待進(jìn)一步提高
建設(shè)工程檔案收集途徑和方法具有單一性特征，一些重要的檔案資料未能收集齊全，或者由于部分檔案信息具有層次性的要求，再加上行政管理手段滯后，在檔案管理模式方面照搬其他企業(yè)模式的問(wèn)題，致使檔案管理方法不符合本企業(yè)建設(shè)工程的實(shí)際發(fā)展。
（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低
檔案管理人員在專業(yè)水平方面，僅僅依靠原有的管理經(jīng)驗(yàn)，使得檔案工作距離現(xiàn)代化管理的要求越來(lái)越遠(yuǎn)，影響了建設(shè)企業(yè)的正常活動(dòng)發(fā)展。建設(shè)企業(yè)的檔案內(nèi)容種類繁多，如果檔案管理人員的專業(yè)水平不高，很難提高工作效率，建設(shè)企業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化僅為一紙空文。另外檔案的制度具有與時(shí)俱進(jìn)的需求，但由于建設(shè)工程管理的復(fù)雜性，很多工作難以在短時(shí)間內(nèi)全部管理到位，因此制度的更新勢(shì)必呈現(xiàn)滯后性的特征。
二、建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的對(duì)策
建設(shè)工程檔案的正確管理，關(guān)系到建設(shè)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的管理效果，針對(duì)以上存在的檔案管理問(wèn)題，筆者提出以下幾方面的管理對(duì)策：
（一）提高檔案管理的意識(shí)
檔案管理意識(shí)的提高，分為兩個(gè)層面：一是管理層人員檔案管理意識(shí)的提高，管理層人員作為企業(yè)的中流砥柱，其管理運(yùn)營(yíng)理念對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展形成很大的影響，關(guān)系到企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理工作的成敗，因此，企業(yè)的管理層人員要將檔案管理工作作為建設(shè)工程的重點(diǎn)工作來(lái)抓，按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)作為依據(jù)，組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)展檔案管理工作的宣傳活動(dòng)，帶頭貫徹檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)的規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，使得人人都意識(shí)到檔案管理工作的重要性；二是提高檔案管理人員的管理意識(shí)，作為檔案管理工作的一線工作人員，應(yīng)該服從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作指導(dǎo)和安排，努力提高檔案的規(guī)范化管理水平，保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。
（二）提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平
目前很多建筑企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始引入信息化建設(shè)的內(nèi)容，除了正常的運(yùn)營(yíng)管理工作之外，檔案管理作為其中的一個(gè)子系統(tǒng)，也開(kāi)始步入信息化建設(shè)的開(kāi)發(fā)和完善階段。
1.檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)。檔案的數(shù)字化管理主要針對(duì)檔案資源的共享問(wèn)題，提高整個(gè)檔案系統(tǒng)的總體水平。筆者認(rèn)為檔案管理需要一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)，使用統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案的專業(yè)化管理在企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)資源的暢通共享。
2.進(jìn)一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)的管理以項(xiàng)目主管部門為核心，作為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)部門，并設(shè)置專職和兼職工作人員，在項(xiàng)目主管部門的總協(xié)調(diào)之下，對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行同步的有效管理，做好各項(xiàng)文件資料的移交工作，筆者建議各個(gè)職能管理部門都設(shè)置一個(gè)專職的檔案管理人員，對(duì)本部門的資料檔案進(jìn)行集中保管，并及時(shí)移交給檔案管理部門，順利完成歸檔工作。
3.健全檔案信息化管理的運(yùn)行機(jī)制。企業(yè)在原有信息化管理運(yùn)行體制的基礎(chǔ)上，以國(guó)家相關(guān)的方針政策和法律法規(guī)為標(biāo)準(zhǔn)，指定一名負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案資料的分管和數(shù)據(jù)的管理工作，以便對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料的質(zhì)量審核和協(xié)調(diào)管理，并結(jié)合建設(shè)工程的實(shí)際，安排數(shù)據(jù)管理崗位的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的采集、信息的上傳、信息的加載、信息的提取、信息安全的保護(hù)等。
4.加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集的管理。首先是工作流程的數(shù)字化，譬如某項(xiàng)目的建設(shè)，建設(shè)單位在籌劃和開(kāi)工前期，將檔案導(dǎo)入到信息系統(tǒng)，在項(xiàng)目正式啟動(dòng)之后，將已經(jīng)歸檔的各項(xiàng)任務(wù)下發(fā)到基層各個(gè)單位，然后參建單位利用檔案管理平成檔案的收集工作，而工程的管理單位認(rèn)真檢驗(yàn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，然后移交和接收檢驗(yàn)合格的檔案。其次是加強(qiáng)數(shù)據(jù)資源的更新工作，建設(shè)工程檔案要實(shí)行動(dòng)態(tài)的管理，譬如設(shè)備的擴(kuò)建或者改造，新增或者更換的圖紙，都要將原有的紙質(zhì)和電子模式圖紙予以替換或者新增圖紙。再次是建立內(nèi)部制約機(jī)制，讓企業(yè)內(nèi)部重視檔案資料的收集工作，每項(xiàng)工程竣工之后，承包方要將紙質(zhì)檔案和電子檔案及時(shí)移交到檔案室，由檔案室的工作人員檢驗(yàn)，規(guī)范和保護(hù)這些重要資料。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
管理人員的綜合素質(zhì)關(guān)系到檔案管理工作的有效開(kāi)展，因此要加大進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以便適應(yīng)建設(shè)工程不斷變化的檔案管理需求：
1.加強(qiáng)管理培訓(xùn)的力度。結(jié)合實(shí)際工作的內(nèi)容，制定培訓(xùn)的具體內(nèi)容，一方面是專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，譬如計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等的學(xué)習(xí)，完善管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以便適應(yīng)不斷變化的檔案信息化管理工作。另一方面是組織檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的交流會(huì)，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)的分享，找出自己管理工作方式存在的問(wèn)題，取長(zhǎng)補(bǔ)短，將更好地管理經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到實(shí)際管理工作當(dāng)中。
2.個(gè)人的自我修養(yǎng)。檔案管理工作者自身也要通過(guò)自我修養(yǎng)，結(jié)合自己的實(shí)際工作，積累先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，在工作中提高自己的能力，并積極與他人交流，擴(kuò)大知識(shí)面，在經(jīng)驗(yàn)共享中提高自己的能力。
3.學(xué)習(xí)檔案管理工作的制度。檔案管理工作制度要具備適應(yīng)建筑企業(yè)工程建設(shè)的發(fā)展需求，在確保工作正常開(kāi)展的情況下，結(jié)合建筑企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展實(shí)際，對(duì)管理工作制度進(jìn)一步完善，確保職責(zé)明確，安排適當(dāng)?shù)臍w檔范圍，做到立卷有據(jù)、借閱有歸，在工作細(xì)節(jié)上保證檔案管理的順利開(kāi)展。與此同時(shí)，還要結(jié)合《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案室管理制度》等，在工作實(shí)踐中對(duì)執(zhí)行細(xì)節(jié)的完善，使得這些制度更加符合工作的實(shí)際需求，真正提高檔案管理工作的效率。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，建筑企業(yè)的建設(shè)工程項(xiàng)目管理、基建工程等都以檔案作為重要的參考資料，甚至整個(gè)企業(yè)管理質(zhì)量和管理水平也可以從檔案中體現(xiàn)出來(lái)，而目前檔案管理的難點(diǎn)，制約著建設(shè)工程乃至整個(gè)建筑企業(yè)的發(fā)展，因此，建筑企業(yè)要通過(guò)提高檔案管理意識(shí)、實(shí)行現(xiàn)代化管理水平、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，以及完善檔案管理工作制度等措施，方可實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而為建設(shè)工程提供良好的檔案管理環(huán)境。
參考文獻(xiàn)
[1]沈惠利，楊琦.淺談城建檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山西建筑，2010,36（13）：191-192.
[2]佟櫻.淺談民用建筑工程檔案資料的有效管理[J].山西建筑，2010,36（1）：231-232.
