時(shí)間：2023-08-03 09:19:06
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追溯檔案部門(mén)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國(guó)全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開(kāi)始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開(kāi)始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開(kāi)始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫(kù)也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國(guó)城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開(kāi)發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。
2.建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門(mén)應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求
各地城建檔案部門(mén)各自為政地開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開(kāi)發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門(mén)撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開(kāi)展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國(guó)地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
追溯檔案部門(mén)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國(guó)全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開(kāi)始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開(kāi)始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開(kāi)始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫(kù)也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國(guó)城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開(kāi)發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。
2.建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門(mén)應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求
各地城建檔案部門(mén)各自為政地開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開(kāi)發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門(mén)撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開(kāi)展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國(guó)地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差：檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
檔案信息電子化的益處
可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影Ⅱ向了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。
檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén)，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。
檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。檔案事業(yè)超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。
慎重選定技術(shù)路線，信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征
目前，對(duì)我國(guó)檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)口工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開(kāi)通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門(mén)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。
實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制
關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；管理
一、檔案信息電子化基本現(xiàn)狀
1.1 缺乏通用性信息管理功能的檔案軟件。目前，多數(shù)基層檔案館（室）對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用，檔案部門(mén)各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
1.2 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于多種原因，目前檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
1.3 檔案信息電子化經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案信息電子化，目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門(mén)撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，信息成果就無(wú)法擴(kuò)大社會(huì)影響，更好服務(wù)社會(huì)。
1.4 檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作程序標(biāo)準(zhǔn)滯后。由于現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔文件是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。檔案信息電子化，需要超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)信息高速公路中有一檔信息打下基礎(chǔ)。
1.5 檔案信息管理人員素質(zhì)尚需提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，要求管理人員有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。目前，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化對(duì)策探討
2.1 建立合理的歸檔方法
2.1.1 是建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用子系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門(mén)。同時(shí)，檔案部門(mén)與信息管理部門(mén)通力合作，選擇具有通用性的電子文件格式，實(shí)行統(tǒng)一管理。
2.1.2 是由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件歸檔管理業(yè)務(wù)。由于計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)具有一定的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和方便條件，可將電子文件歸檔任務(wù)交由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)。由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)具體實(shí)行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動(dòng)，開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理質(zhì)量。
無(wú)論采取何種電子文件歸檔方式，都必須關(guān)注電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性與安全性。檔案部門(mén)都必須積極參與其中，承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，保障電子文件的有效管理與科學(xué)利用。
2.2 建立歸檔管理質(zhì)量體系
2.2.1 是保障電子文件的真實(shí)性。無(wú)論電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準(zhǔn)確地表現(xiàn)原來(lái)生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過(guò)程中的各類憑證信息真實(shí)、可靠；對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實(shí)行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識(shí)別電子文件的發(fā)送、接收人員與時(shí)間。
2.2.2是保障電子文件的完整性。確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸檔。同時(shí)存在電子文件及相應(yīng)的紙質(zhì)或者其他載體形式的文件時(shí)，電子文件與紙質(zhì)或者其他載體形式的文件應(yīng)一并歸檔，并切實(shí)保證其在內(nèi)容、格式以及相關(guān)說(shuō)明與描述上的完全一致。
2.2.3是保障電子文件的有效性。必須有效地表現(xiàn)電子文件中所記載的內(nèi)容，并保證其可以隨時(shí)調(diào)用；保證存儲(chǔ)歸檔電子文件的載體長(zhǎng)期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級(jí)換代而及時(shí)進(jìn)行有關(guān)電子文件的遷移作業(yè)。
2.3做好電子檔案保密工作
電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問(wèn)題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門(mén)是難以完成的。電子信息檔案保存管理相對(duì)方便，便于調(diào)閱和使用。但由于電子信息檔案?jìng)鬏斔俣容^快，資料上傳、下載、傳輸管理過(guò)程便捷，在提高檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的能力的同時(shí)，一些信息也容易流失。由于電子信息技術(shù)自身特點(diǎn)，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點(diǎn)會(huì)給檔案管理工作和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展帶來(lái)巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點(diǎn)決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時(shí)間內(nèi)彌補(bǔ)。因此，要多部門(mén)協(xié)同，共同做好電子檔案保密工作。
2.4提高電子檔案管理人員綜合素質(zhì)
電子文件歸檔管理問(wèn)題是檔案管理工作中的一個(gè)新課題，需要掌握新的知識(shí)理論與技術(shù)手段。而現(xiàn)有的檔案工作人員檔案信息化知識(shí)匱乏，年齡偏大，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)等活動(dòng)，盡快提高檔案工作人員對(duì)電子文件管理基本知識(shí)、實(shí)踐技能的掌握與應(yīng)用能力，使其盡早擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識(shí)，用豐富的檔案專業(yè)知識(shí)指導(dǎo)和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數(shù)字化知識(shí)及電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，并要具有較強(qiáng)的寫(xiě)作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。（作者單位：銅山區(qū)傳染病醫(yī)院）
參考文獻(xiàn)：
所謂檔案電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)供人們利用的過(guò)程。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點(diǎn)：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說(shuō)，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實(shí)現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
第二，形勢(shì)發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。
第三，社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門(mén)工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，這就迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應(yīng)對(duì)檔案信息電子化帶來(lái)的影響
電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策：
第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
第二，解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗淖x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工進(jìn)行深入研究和探討的重要課。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止損失。
第三，檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對(duì)策。
1.認(rèn)知度偏低
檔案信息的電子化管理是檔案管理專業(yè)發(fā)展歷史上一次劃時(shí)代的進(jìn)步與飛躍，傳統(tǒng)檔案管理形式結(jié)合現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統(tǒng)，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統(tǒng)管理模式與固有的業(yè)務(wù)操作理念使大多數(shù)檔案管理人員仍然習(xí)慣于既有的檔案管理手法，對(duì)于電子信息化體系的功效與作用認(rèn)識(shí)程度偏低，了解不深。傳媒行業(yè)管理層對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展也不夠了解和重視，滿足于現(xiàn)有的檔案管理與應(yīng)用程度，沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到電子信息化對(duì)提高企業(yè)行業(yè)工作效率和效能的重要促進(jìn)作用。傳統(tǒng)檔案管理方式的低效率又使現(xiàn)有的工作人員面臨著較大的工作量無(wú)眠顧及新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。
2.缺乏科學(xué)完整的體系
作為新時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展與改革的產(chǎn)物，檔案管理的電子信息化在當(dāng)前的中國(guó)還沒(méi)有健全的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完備、全面的指導(dǎo)和約束。因此，不同地區(qū)和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過(guò)程中不僅發(fā)展速度各有快慢，而且出現(xiàn)了分類不一、標(biāo)準(zhǔn)各異的問(wèn)題。缺乏科學(xué)完整體系的問(wèn)題不僅使檔案信息電子化發(fā)展缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，更嚴(yán)重阻礙了在全國(guó)范圍內(nèi)推行標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建。科學(xué)完整的體系不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化的高質(zhì)與高效，改變傳統(tǒng)檔案管理模式耗費(fèi)大量人、財(cái)、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對(duì)行業(yè)發(fā)展的參考與指導(dǎo)作用，幫助行業(yè)在未來(lái)發(fā)展中作出正確決策。
二、優(yōu)化措施
1.根據(jù)檔案的類別與級(jí)別區(qū)別管理
做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級(jí)，不同類別和級(jí)別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業(yè)的發(fā)展與擴(kuò)大，檔案資料的發(fā)展趨勢(shì)必然是數(shù)量越來(lái)越多，規(guī)模越來(lái)越龐大。沒(méi)有分類和分級(jí)的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對(duì)于檔案的儲(chǔ)存與使用而言將是降低工作效率甚至導(dǎo)致失誤與錯(cuò)誤的災(zāi)難。一般來(lái)說(shuō)，檔案基本可以分為兩大類：重要、關(guān)鍵類；相對(duì)次要、普通類。重要和關(guān)鍵的檔案信息在數(shù)量可以承受的范圍內(nèi)可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數(shù)字化檔案資料。此時(shí)較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質(zhì)一般是本地服務(wù)器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級(jí)病毒庫(kù)、打補(bǔ)丁以及安全檢測(cè)等。檔案資料所在單位應(yīng)安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人員負(fù)責(zé)這些檔案信息的電子化管理工作。相對(duì)次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術(shù)，在盡量降低存貯成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的大批量保存與便捷的調(diào)用。云存貯的優(yōu)勢(shì)在于費(fèi)用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準(zhǔn)備大量存貯設(shè)備，也不需要為維護(hù)和管理在云端的存貯設(shè)備另外花費(fèi)金錢(qián)，只需要支付少量的上網(wǎng)費(fèi)用便可享受幾乎無(wú)止境的存貯容量。劣勢(shì)在于安全性相對(duì)不足，一旦將數(shù)據(jù)存放于“云”上，等于喪失了對(duì)數(shù)據(jù)的絕對(duì)控制權(quán)，無(wú)論出于何種目的，云儲(chǔ)存服務(wù)提供商或其他個(gè)人或集團(tuán)都有機(jī)會(huì)偷窺或竊取這些數(shù)據(jù)。這再次凸顯了檔案分類與分級(jí)的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應(yīng)當(dāng)只將相對(duì)次要、普通的檔案信息通過(guò)“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。
科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。目前國(guó)家提出了文書(shū)檔案管理的改革——文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來(lái)提高文書(shū)檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。文書(shū)檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。
1 文書(shū)檔案信息電子化的作用
1.1 充分利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)的潛能，提高利用率
目前大多數(shù)單位檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。
1.2 提高檔案信息的時(shí)效性
檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。
1.3 檔案信息可多份復(fù)制，拓寬了服務(wù)范圍。
2 文書(shū)檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)
2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高
電子檔案使用光盤(pán)、磁盤(pán)作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書(shū)檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問(wèn)題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。因此，電子信息化管理文書(shū)檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
2.2 電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以及時(shí)了解檔案室概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
2.3 電子文件保存具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性
以往文書(shū)檔案辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失、延誤的情況時(shí)有發(fā)生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
3 文書(shū)檔案信息電子化管理中存在的問(wèn)題
3.1 電子檔案真實(shí)性難以保障
因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫(xiě)性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書(shū)檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
3.2 電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出
目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
3.3 電子文件兼容問(wèn)題
電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同系統(tǒng)生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，為管理人員增加了轉(zhuǎn)換電子文件格式的工作量，同時(shí)也增加了經(jīng)費(fèi)的支出，要購(gòu)買(mǎi)多種格式的軟件，以便使用。
3.4 要求檔案管理人員應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
4 改革措施和解決辦法探討
文書(shū)檔案信息電子化的應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，本文提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法。
4.1 信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
4.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是要不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，逐步提升業(yè)務(wù)能力，自覺(jué)樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)。四是加大檔案部門(mén)間系統(tǒng)合作的力度，通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源。
5 做好文書(shū)檔案管理工作的重要意義
單位檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時(shí)了解單位整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)。文書(shū)檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。
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工程檔案的完整、系統(tǒng)、長(zhǎng)久地保存，為今后提高工程項(xiàng)目管理水平，改善工程設(shè)計(jì)理念，擴(kuò)展工程規(guī)劃思路保留了寶貴的知識(shí)和信息資源；對(duì)于工程項(xiàng)目將來(lái)的改建、擴(kuò)建保留了珍貴原始的依據(jù)和憑證。
2 工程檔案電子化的必然趨勢(shì)
在計(jì)算機(jī)尚未普及的年代， 工程檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)主要是紙質(zhì)。在縮微技術(shù)引進(jìn)后， 存儲(chǔ)介質(zhì)開(kāi)始有膠片， 后來(lái)也有一定數(shù)量的錄音帶、錄像帶等磁性材料?？傮w來(lái)說(shuō)， 紙作為工程檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)有其特有的優(yōu)勢(shì)， 價(jià)格便宜， 管理直觀， 保存時(shí)間長(zhǎng)。同時(shí)也存在著很大的問(wèn)題， 如體積龐大， 保存條件相對(duì)苛刻， 重復(fù)利用相對(duì)困難， 檢索速度慢等。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異、生產(chǎn)建設(shè)水平的不斷提高、計(jì)算機(jī)的普及和大范圍應(yīng)用、電子文件大量產(chǎn)生、各種新存儲(chǔ)技術(shù)的不斷更新，檔案的載體被不斷地充實(shí)和刷新，工程檔案也必將隨著科技的進(jìn)步而走入以光盤(pán)、磁盤(pán)等作為載體保存電子文件的電子數(shù)字化時(shí)代，這是必然的趨勢(shì)。
3 工程檔案電子化的優(yōu)勢(shì)
電子檔案其保存的檔案材料全部為電子數(shù)字化，使我們?cè)谑褂脵n案材料時(shí)，可以通過(guò)完善、敏銳的計(jì)算機(jī)智能檢索系統(tǒng)，非?？焖贉?zhǔn)確的查詢資料。
電子檔案是通過(guò)光盤(pán)、磁盤(pán)來(lái)存儲(chǔ)資料，在科學(xué)、合適的保管條件和相應(yīng)的使用情況下，通過(guò)現(xiàn)代閱讀工具來(lái)進(jìn)行檔案的使用，即使多次使用也不會(huì)發(fā)生檔案材料破損和缺損現(xiàn)象，需要詳細(xì)研究的檔案，在檔案管理允許范圍和授權(quán)下，可以隨時(shí)打印到紙張上，而不會(huì)影響資料的保管和使用。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第539期2014年第07期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源在保管期限上，通過(guò)嚴(yán)格控制電腦的復(fù)制轉(zhuǎn)載過(guò)程，檔案材料保管期限可以說(shuō)會(huì)達(dá)到真正的完美永久。
利用功能強(qiáng)大的檔案管理軟件可以對(duì)電子檔案輕松實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)材料電子化，分類、組卷、立卷、裝訂等程序化，抄錄、編排、打號(hào)等電腦化，使用高容量的存儲(chǔ)器，達(dá)到占用空間小型化，節(jié)約大量的人力、物力、財(cái)力。并且一次投入，多次產(chǎn)出。
4 工程檔案電子化技術(shù)要點(diǎn)
第一是應(yīng)該能確保工程檔案資料的真實(shí)、合法、有效、不被改動(dòng)的原始憑證的功能，通過(guò)數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，同時(shí)對(duì)所歸檔文件設(shè)置安全密鑰，用以保障文件的不可改動(dòng)，只可閱讀。以確保電子檔案的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件在法律上的憑證地位。
第二是擁有能提供隨時(shí)實(shí)現(xiàn)即時(shí)生效的電子簽章系統(tǒng)，通過(guò)一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軟硬件結(jié)合的系統(tǒng)，使持章者可以在電子文件上完成簽字、蓋章，與傳統(tǒng)的手寫(xiě)簽名、蓋章具有完全相同功能，同時(shí)依據(jù)《電子簽名法》使所簽署的文檔具有可靠、真實(shí)的法律效力。
第三是要嚴(yán)格把握好工程檔案材料格式的統(tǒng)一化。工程檔案一個(gè)重要的屬性是應(yīng)用屬性，因此歸檔的工程電子檔案應(yīng)該按照一個(gè)統(tǒng)一、通用、規(guī)定的格式來(lái)存儲(chǔ)電子檔案，諸如：工程文檔可采用后綴名為* . doc、* . xls、* . wps、txt等通用格式；工程圖紙可采用后綴名為* . dwg、* . dwf 等CAD 通用格式；工程照片可采用后綴名為* . jpg、* . gif、*. bmp 等格式；工程影像可采用后綴名為* . wmv、* . swf、*. avi、* . mpg 等通用格式。特殊格式的電子文件，應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件后再存儲(chǔ)，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
加快檔案電子化管理，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化，提高檔案管理系統(tǒng)工作效率的重要手段。所謂檔案電子化管理，就是以檔案資料、紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選和分層次歸納，使之轉(zhuǎn)化成微機(jī)軟件形式的信息使用過(guò)程。
雖然與紙質(zhì)文件的保存管理相比，電子文件的管理極大地節(jié)省了人力資源，提高了工作效率，既節(jié)省空間，又便于查找整理。但同時(shí)也應(yīng)該清醒的認(rèn)識(shí)到，電子文件的保存和管理也是一項(xiàng)極為艱苦細(xì)致且難度極大的工作，推動(dòng)檔案電子化管理，需要普及提高對(duì)電子系統(tǒng)的知識(shí)，提高對(duì)檔案電子化管理的認(rèn)識(shí)。
首先，要清醒的認(rèn)識(shí)到目前依舊存在不足
一、檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。各部門(mén)開(kāi)發(fā)的軟件不能互通，沒(méi)有適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的軟件系統(tǒng)。由于不能進(jìn)行互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，極大地限制了檔案管理電子化，制約了信息化的進(jìn)程。
二、層次不一，缺乏規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案電子化管理信息共享的要求。
三、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待提高。檔案著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，無(wú)法全面實(shí)施和推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，限制了檔案電子化管理的可行性。
四、現(xiàn)有的檔案整理分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)檔案管理電子化的要求。
五、檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，一定要有現(xiàn)代化的管理人員，掌握先進(jìn)的技術(shù)，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。
認(rèn)識(shí)上述問(wèn)題之后，要推動(dòng)檔案電子化管理工作，必須普及和提高對(duì)電子化管理的認(rèn)識(shí)，明確目標(biāo)和要求。
其次，必須提高電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
將工作的著眼點(diǎn)從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，擴(kuò)大延伸到電子文件的保存和管理工作。做到對(duì)檔案管理電子文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)準(zhǔn)，在做好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)?？梢哉f(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。
最后，檔案管理要做到電子文件歸檔
一、通過(guò)計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子歸檔專遞線路
隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)專門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌。上網(wǎng)前，按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是保存管理的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸入到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的卻依舊具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向管理部門(mén)傳輸。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。
二、推進(jìn)檔案信息電子化
將已歸檔的電子文件改為只讀文件――即不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。對(duì)于長(zhǎng)久保存于介質(zhì)層的電子文件，監(jiān)控外界磁場(chǎng)影響、口氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵蝕，需要定期復(fù)制的嚴(yán)格履行程序，以防止信息丟失。所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計(jì)算機(jī)打??；文件、材料的歸檔全部使用無(wú)酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。
中圖分類號(hào)： G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)1672-3791（2015）08（b）-0000-00
檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎(chǔ)，以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為對(duì)象，對(duì)檔案文獻(xiàn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)這一科技手段進(jìn)行收集、篩選和加工，使之轉(zhuǎn)化為方便人們利用的二次文獻(xiàn)信息，供利用者使用得過(guò)程。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案已被我們廣泛應(yīng)用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。
1電子檔案管理和保存的重要性和益處
1.1重要性
科學(xué)規(guī)范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項(xiàng)重要工作。檔案的歸檔包括紙質(zhì)檔案歸案和文件電子化歸檔兩個(gè)方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。如何保存、維護(hù)值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發(fā)現(xiàn)且獲得國(guó)家歷史上任何時(shí)期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。本著對(duì)科學(xué)、對(duì)歷史、對(duì)社會(huì)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，要聽(tīng)取檔案工作人員的意見(jiàn)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理和保存的重視性，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題，為檔案工作的順利開(kāi)展提供必要的物質(zhì)條件。同時(shí)增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍人員的生機(jī)和活力、不斷提高檔案工作人員素質(zhì)、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對(duì)檔案管理和保存工作具有深遠(yuǎn)的影響。
1.2益處
檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。目前，大多數(shù)基層檔案館、室只是單一應(yīng)用計(jì)算機(jī)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮其作用。
二次文獻(xiàn)信息加工時(shí)間得到降低，檔案信息時(shí)效性得到提高。檔案電子化后形成的數(shù)字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計(jì)算機(jī)功能，快捷地加工出相應(yīng)二次文獻(xiàn)信息。
檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產(chǎn)出。手工編研檔案信息需要的經(jīng)費(fèi)較多，這可避免由于編研經(jīng)費(fèi)緊張對(duì)檔案信息加工工作的不利影響。但在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，檔案管理部門(mén)難以從國(guó)家或地方或自籌獲得更多的經(jīng)費(fèi)用于檔案信息編研工作，這需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門(mén)認(rèn)識(shí)到投入充足經(jīng)費(fèi)的關(guān)鍵所在。
檔案電子化后可多份拷貝相應(yīng)的信息成果，在相關(guān)管理部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)中進(jìn)行廣泛傳播可擴(kuò)大社會(huì)影響力，拓寬服務(wù)范圍，檔案部門(mén)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要地位自然可以得到提高。
檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。
2做好檔案電子化的存儲(chǔ)軟硬件工作
完善的技術(shù)條件是檔案電子化管理的重要前提和關(guān)鍵。實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)保存電子檔案具體情況，配置計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)，并著眼遠(yuǎn)期發(fā)展，配制相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相關(guān)的軟硬件。電子檔案是數(shù)字化的，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器上，傳遞在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，它的歸檔屬于無(wú)紙形式，應(yīng)在一定技術(shù)環(huán)境和一系列技術(shù)保障措施下進(jìn)行并高質(zhì)量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質(zhì)檔案的功能。電子檔案運(yùn)用一般有直接運(yùn)用、通信傳輸?shù)确椒?。由于電子檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)部門(mén)等單位多樣化的運(yùn)用，因此它的運(yùn)用遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案復(fù)雜。因此，加強(qiáng)對(duì)電子檔案運(yùn)用的存儲(chǔ)，就顯得特別重要。
3電子文件歸檔整理
符合歸檔條件的電子文件應(yīng)按照檔案管理要求，將其存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期脫機(jī)保存的磁帶、光盤(pán)、磁盤(pán)、硬盤(pán)等載體上。至少應(yīng)有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因?yàn)樵谄淅眠^(guò)程中可造成損壞等現(xiàn)象，可以永久保存。
3.1檔案移交
以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限等分類方法對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行組盤(pán)。組盤(pán)方式有兩種，一是按上述分類方法將檔案資料統(tǒng)一組盤(pán)，二是按上述分類方法將檔案資料分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤(pán)上集中同一歸檔部門(mén)的文件，可以方便利用。贏統(tǒng)一規(guī)范完成文書(shū)電子文件組盤(pán)，檔案部門(mén)集中完成接收歸檔文件并組盤(pán)，檔案人員應(yīng)按照檔案管理要求，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，這有利于利用者查找計(jì)算機(jī)盤(pán)內(nèi)文件，提高利用效率。
外來(lái)文件應(yīng)以一定的設(shè)備，掃描成影像后進(jìn)入局域網(wǎng)絡(luò)，在局域網(wǎng)內(nèi)完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業(yè)務(wù)部門(mén)掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門(mén)根據(jù)相關(guān)規(guī)定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門(mén)，經(jīng)過(guò)管理人員審查后，加上分類號(hào)、檔案號(hào)等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。在其權(quán)限范圍內(nèi)，可以通過(guò)各網(wǎng)絡(luò)終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后，把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門(mén)移交，方便利用和查詢。
3.2整理電子文件
文件接收歸檔時(shí)，檔案部門(mén)應(yīng)集中完成。為便于計(jì)算機(jī)查找盤(pán)內(nèi)文件，設(shè)定的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和命題應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄。相關(guān)人員必須按照要求格式，將其存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。
4電子檔案的保護(hù)
除了對(duì)電子檔案的環(huán)境要求外，應(yīng)采取積極有效的措施加強(qiáng)對(duì)電子檔案文件保護(hù)。正確使用才能保存并有效地延長(zhǎng)其壽命。在實(shí)際使用中，可用存貯載體光盤(pán)保存電子文件。因?yàn)楣獗P(pán)有利于長(zhǎng)期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性良好。應(yīng)將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。
4.1加強(qiáng)病毒防范
要采取各種措施，確保保存電子文件的盤(pán)不帶病毒。
4.2把握存儲(chǔ)介質(zhì)（主要是光盤(pán)、硬盤(pán)）質(zhì)量關(guān)
質(zhì)量直接影響到信息的保存壽命，而低質(zhì)量盤(pán)使用時(shí)間相對(duì)較短，使用壽命過(guò)后不能讀取相應(yīng)數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)所售存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量良莠不齊，選購(gòu)盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
4.3定期檢測(cè)和拷貝
對(duì)所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝。定期檢測(cè)應(yīng)采取隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，頻次為每年1次，抽取的樣品數(shù)量應(yīng)在10%以上。
4.4規(guī)范保管條件
在理想的溫濕度環(huán)境中，光盤(pán)或磁帶在規(guī)定的期限內(nèi)倒帶一次。倒帶后要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀寫(xiě)狀態(tài)。
4.5掌握信息修復(fù)技術(shù)
信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。如殺計(jì)算機(jī)病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)修復(fù)技術(shù)、保持電子信息長(zhǎng)期可讀性技術(shù)等物質(zhì)載體破損的修復(fù)技術(shù)等。
為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時(shí)保存電子檔案與紙質(zhì)檔案，在當(dāng)日檔案當(dāng)日網(wǎng)上物理歸檔以及年終光盤(pán)刻錄保存的同時(shí)，要將電子檔案轉(zhuǎn)化成為紙質(zhì)檔案，將其按照要求分類、立卷和保管，盡量做到萬(wàn)無(wú)一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤(pán)必須與實(shí)存紙質(zhì)檔案完全一致，對(duì)于不能在網(wǎng)上處理的檔案，相關(guān)部門(mén)或人員應(yīng)在處理完畢后，及時(shí)將其移交給檔案部門(mén)，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)提供給辦公網(wǎng)絡(luò)中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。
檔案電子化是檔案管理的方向。在實(shí)際工作中要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，不斷提高工作的簡(jiǎn)易性和穩(wěn)定性。在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無(wú)法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展需要，只有把工作重點(diǎn)放在電子化和信息化管理上，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用電子科學(xué)技術(shù)的優(yōu)越性，才能促進(jìn)檔案電子化管理工作的順利開(kāi)展。
參考文獻(xiàn)
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檔案信息電子化主要是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行材料進(jìn)行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)軟件的形式供人們使用。電子檔案，從文件的起草、修改到印發(fā)的過(guò)程都是在電腦上進(jìn)行，電子檔案便于修改、復(fù)制、傳送，提高了工作的時(shí)效性；但其在使用過(guò)程中導(dǎo)致原始檔案記錄的消失，原始記錄特征不復(fù)存在，并且電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，檔案和文件之間也沒(méi)有清晰的界限區(qū)分，這樣電子化信息給檔案工作的管理造成的影響是深刻而長(zhǎng)遠(yuǎn)的。檔案信息的電子化管理是牽一發(fā)而動(dòng)全身，檔案管理工作是信息化的推進(jìn)，是知識(shí)與技術(shù)的進(jìn)步，使得檔案管理工作的技術(shù)含量顯著增加，因此，檔案管理工作者要全面發(fā)展積極采取措施適應(yīng)技術(shù)的更新。
1 檔案信息電子化的作用
1.1 檔案信息電子化方便處理、傳送和保存
電子化檔案管理的工作都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，檔案文件的修改、復(fù)制、查找、輸出等工作簡(jiǎn)單快捷，避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，處理起來(lái)就要翻閱大量的文件，檔案的傳送只需互聯(lián)網(wǎng)即可，一個(gè)郵件的發(fā)送就能傳送到使用者手中，解決了距離的局限性。電子化檔案的保存只需一個(gè)軟件，解決了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)保存環(huán)境和場(chǎng)地面積的高要求。
1.2 檔案信息電子化實(shí)現(xiàn)信息利用共享性
電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，而是利用計(jì)算機(jī)以文件的形式展現(xiàn)為任何使用者，實(shí)現(xiàn)了信息利用的共享性，不再受時(shí)間和距離的影響。
1.3 檔案信息電子化，可充分利用電腦的潛能，降低成本
目前，大部分單位的檔案部門(mén)都是使用電腦及網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，用于檔案的處理、保存等。檔案信息管理的硬件設(shè)備以及技術(shù)條件日益成熟，電子化檔案管理廣泛應(yīng)用，新技術(shù)也在逐漸的被應(yīng)用到管理工作中，如語(yǔ)音識(shí)別、文字掃描模式識(shí)別等，提高了利用率。減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式的檔案管理需要大量人力、物力、財(cái)力等的浪費(fèi)，降低了管理成本，提高了工作效率。
1.4 提高檔案信息的時(shí)效性
信息的手工加工程序是選題―選材―編輯―出版，是一個(gè)比較慢的細(xì)活，再?gòu)奈募Y料形成開(kāi)發(fā)二次文獻(xiàn)信息，可想而知，時(shí)間比較漫長(zhǎng)，等到二次文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)好，往往造成信息的失效，直接影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。電子化檔案，管理人員只需利用計(jì)算機(jī)利用機(jī)讀形式的檔案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文獻(xiàn)，提高檔案信息的時(shí)效性。
1.5 降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件使用的出版經(jīng)費(fèi)成本
傳統(tǒng)的手工編制的紙質(zhì)檔案出版需要很多的經(jīng)費(fèi)，國(guó)家撥給檔案部門(mén)的經(jīng)費(fèi)又是有限的，靠單位解決更是不現(xiàn)實(shí)的事情，這樣可能會(huì)造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無(wú)法出版，信息電子化只需一次的投入，編制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經(jīng)費(fèi)。
1.6 提升檔案部門(mén)的自身價(jià)值
檔案信息電子化可實(shí)現(xiàn)多次拷貝，拷貝的成果可供任何使用者使用，擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，提高了檔案部門(mén)的影響力度及自身價(jià)值。
2 檔案信息電子化現(xiàn)狀
2.1 檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性
單位檔案部門(mén)使用的電腦是不同的型號(hào)和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒(méi)有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由于軟件的不統(tǒng)一，造成不能利用計(jì)算機(jī)軟件完成檔案信息管理工作，不能快捷的出版檔案信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)展。
2.2 檔案信息資源共享的要求達(dá)不到
我國(guó)目前還沒(méi)有開(kāi)發(fā)出一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形式不統(tǒng)一，層次不同，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達(dá)不到檔案信息資源共享的要求。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作有待提高
檔案信息電子化工作開(kāi)展的前提是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個(gè)單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，僅僅著眼于某個(gè)單位或某個(gè)企業(yè)，并不能全面實(shí)施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作，制約了檔案工作電子化的發(fā)展。
2.4 檔案管理人員的水平有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。目前大多檔案部門(mén)缺乏高技術(shù)的人才，專業(yè)的檔案、信息處理人才更是缺乏，大部分的檔案管理人員的技術(shù)賀歲平較低，文化水平較低，不能滿足于現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的使用，更不用說(shuō)檔案信息電子化了。
3 檔案信息電子化的應(yīng)對(duì)措施
3.1 政府要加大支持力度
政府應(yīng)加大對(duì)檔案信息電子化的投入，開(kāi)發(fā)檔案管理準(zhǔn)用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性和共享性，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。
3.2 解決好電子文件的保存問(wèn)題
做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
3.3 管理向立體化方向發(fā)展
以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。
3.4 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是推進(jìn)檔案信息電子化的重要前提和基礎(chǔ)；同時(shí)，檔案信息電子化水平的提高能有效促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，二者是相輔相成，互相促進(jìn)的。要不斷加強(qiáng)電子檔案的硬件和軟件建設(shè)，不斷規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔、利用程序，制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的準(zhǔn)確性、安全性，不斷提高電子檔案管理水平。
3.5 人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫
我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。
4 結(jié)束語(yǔ)
總之，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，當(dāng)前我國(guó)檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來(lái)，是值得我們認(rèn)真思考的問(wèn)題.各級(jí)檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門(mén)要積極行動(dòng)起來(lái)，協(xié)同作戰(zhàn)，認(rèn)真研究檔案信息管理電子化過(guò)程中存在的問(wèn)題，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和可實(shí)施方案，為全面實(shí)現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化貢獻(xiàn)力量。
參考文獻(xiàn)
[1]溫陽(yáng)春. 檔案信息電子化管理芻議[J]. 企業(yè)改革與管理，2014，07：65.
