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時(shí)間：2023-08-10 09:22:27
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社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理概況
社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育和工傷保險(xiǎn)等“五險(xiǎn)”業(yè)務(wù)中形成的，具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和，它真實(shí)地記錄了各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)從事社保管理與服務(wù)工作的過程。實(shí)踐工作中，社保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理與保存管理內(nèi)容，也主要包括社保經(jīng)辦部門所從事的“五險(xiǎn)”業(yè)務(wù)。其主要特點(diǎn)有下述“五性”：
一是廣泛性。隨著社會(huì)保險(xiǎn)體制改革的不斷深化，特別是近幾年新農(nóng)合、新農(nóng)保制度的推行，我國參與社會(huì)保險(xiǎn)的對(duì)象已從城鎮(zhèn)職工延伸拓展到廣大農(nóng)村和城鎮(zhèn)居民，并最終惠及到社會(huì)所有成員。而每個(gè)人在辦理社會(huì)保險(xiǎn)時(shí)都會(huì)形成社保業(yè)務(wù)檔案。社保對(duì)象的廣泛性決定了社保業(yè)務(wù)檔案的廣泛性。
二是動(dòng)態(tài)性。每個(gè)社會(huì)成員參與社會(huì)保險(xiǎn)后，社保檔案都會(huì)隨著人員的流動(dòng)而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)險(xiǎn)種的繳費(fèi)情況也會(huì)依據(jù)人員收入的增減而發(fā)生相應(yīng)變化，這些情況都要在其社保檔案中形成相應(yīng)的記錄。這種動(dòng)態(tài)變化決定了社保檔案的動(dòng)態(tài)性。
三是權(quán)益性。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是對(duì)參保單位和個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保人享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的必要條件，也是維護(hù)參保對(duì)象個(gè)人權(quán)益的重要依據(jù)，因此具有明顯的權(quán)益性。
四是規(guī)范性。社保檔案是按國家的有關(guān)規(guī)范要求來辦理的，即各類社會(huì)保險(xiǎn)都有統(tǒng)一的辦理程序、統(tǒng)一繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的表冊(cè)，不論是哪個(gè)單位的職工，其形成的相關(guān)材料必須具有很強(qiáng)的規(guī)范性。
五是共存性。隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理信息化的推行，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通過社保業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)隨時(shí)掌握參保對(duì)象的各種情況和動(dòng)態(tài)信息，完成各類報(bào)表生成和管理。
社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理存在的問題
（一）思想不夠重視。長期以來，相當(dāng)部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)“重業(yè)務(wù)經(jīng)辦，輕檔案管理”現(xiàn)象較為突出，總認(rèn)為檔案工作是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位增形象、創(chuàng)效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規(guī)范化建設(shè)工作的開展。
（二）機(jī)制不夠健全。目前相當(dāng)部份社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有健全職責(zé)明晰的檔案工作機(jī)制。表現(xiàn)在具體工作中履職不到位，對(duì)本單位的檔案未實(shí)行統(tǒng)一管理，各門類檔案分散保管于各個(gè)部門，形成多頭管理等問題，且管理方法各異，沒有一個(gè)完整的檔案信息中心能夠查詢到一個(gè)人的全部社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息。
（三）管理手段滯后。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從事這項(xiàng)工作的人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而實(shí)際工作來看，目前各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中能專職從事檔案管理工作的人員很少，且多數(shù)人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案材料的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不夠熟悉，日常檔案收集整理意識(shí)比較薄弱，存在該歸檔的沒有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況，沒有按《規(guī)定》要求及時(shí)規(guī)范整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案歸檔質(zhì)量。
（四）設(shè)施不夠完善。受經(jīng)費(fèi)與場地等條件限制，許多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)無法配備專用的檔案室，導(dǎo)致“七防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光）措施跟不上，時(shí)間一久，不僅造成業(yè)務(wù)檔案材料霉變、蟲蛀等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，而且也影響了社保業(yè)務(wù)檔案的美觀、整潔及完整。
加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的對(duì)策建議
（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)以人力資源和社會(huì)保障部、國家檔案局聯(lián)合頒布的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》為契機(jī)，加大社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理工作的重要性，提高全社會(huì)的社會(huì)保險(xiǎn)意識(shí)。
（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，其質(zhì)量的好壞，很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)。因此，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)。
（三）健全制度，規(guī)范程序。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在工作中形成的相關(guān)材料，構(gòu)成了社保業(yè)務(wù)檔案。這些檔案材料關(guān)系到參保對(duì)象的權(quán)益記錄與待遇享受，與他們的切身利益密切相關(guān)。因此，各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》的相關(guān)要求，本著既方便歸檔管理，又方便檢索利用的原則，建立健全業(yè)務(wù)檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項(xiàng)基礎(chǔ)管理制度，嚴(yán)格分類方法，合理劃定保管期限，確保社保業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)、完整和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的最終目的。
首先，扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理過程，是實(shí)行社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要，伴隨著社會(huì)保險(xiǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)改革過程，以往傳統(tǒng)的“單位人”逐步轉(zhuǎn)化為了“社會(huì)人”，這就要求社會(huì)保險(xiǎn)企業(yè)或者機(jī)構(gòu)不僅僅要履行社會(huì)保障職能，而且還要都對(duì)退休或離職人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，所以，這就使得保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)變得十分的龐大，如果其業(yè)務(wù)無法實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的個(gè)人資料的記錄，就會(huì)導(dǎo)致保險(xiǎn)業(yè)務(wù)保障存在風(fēng)險(xiǎn)，也會(huì)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)改革造成一定的影響。
其次，實(shí)行社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作，是社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)開展業(yè)務(wù)的要求，每一個(gè)參保人都會(huì)在保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)留下詳細(xì)的個(gè)人檔案記錄，進(jìn)而便于以后社保機(jī)構(gòu)針對(duì)離退休人員進(jìn)行辦理保險(xiǎn)關(guān)系以及相應(yīng)的資金轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出，因此，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理直接影響著參保人今后所享有的社會(huì)保險(xiǎn)待遇，可以說，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的好壞，直接的影響著參保人的自身利益。
再者，推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，能夠保護(hù)職工的權(quán)益，隨著國有企業(yè)的不斷重組和兼并，造成了很多的職工離職或者下崗，這就引起原有的勞務(wù)關(guān)系發(fā)生破裂，進(jìn)而造成多數(shù)參保人多年斷保后要求續(xù)保，但是由于前些年我國對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的不重視，引起，多數(shù)參保人的權(quán)益無法得到保障，進(jìn)而造成了很多的問題和沖突產(chǎn)生，如果不及時(shí)開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會(huì)形成一種被動(dòng)的工作局面。
二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題
雖然我國近些年已經(jīng)意識(shí)到了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的重要性，但是，還是存在著很多的問題，這直接的影響了實(shí)現(xiàn)扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。本文舉例如下。
2.1業(yè)務(wù)檔案資料不齊全
在我國社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料的不齊全，直接影響著參保人身份的真實(shí)性，例如一些企業(yè)和個(gè)人進(jìn)行參保的過程中，首先沒有進(jìn)行一式多份的參保單填寫，其次，是參保資料填寫過程中，沒有留下參保日期、公司名稱以及核實(shí)公章，這在很大程度上直接影響著養(yǎng)老保險(xiǎn)的真實(shí)性和可靠性。
2.2沒有進(jìn)行檔案資料的核實(shí)
目前，我國很多社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的管理十分的不規(guī)范，其為了謀求自身的利益，根本不對(duì)參保人的資料進(jìn)行細(xì)致的核實(shí)，很多檔案中的姓名、身份證、電話號(hào)碼等有存在著明顯的不符，這些錯(cuò)誤有的是錄入打印錯(cuò)的，有的是書寫錯(cuò)的，甚至在很多資料的填寫中用各種顏色的圓珠筆進(jìn)行填寫，這種不規(guī)范和不真實(shí)的檔案信息，社保機(jī)構(gòu)根本很少對(duì)其進(jìn)行核實(shí)，所以，導(dǎo)致如今，參保人與社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的糾紛時(shí)有發(fā)生。
2.3保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案借用人事檔案
對(duì)于一些有過工作經(jīng)驗(yàn)或者正在工作的參保人，很多的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，會(huì)直接的借用其人事檔案作為自身的業(yè)務(wù)檔案，這在很大程度上嚴(yán)重的影響了參保人的今后再就業(yè)問題，因?yàn)?，這給參保人在今后調(diào)用和移交檔案過程中帶來了很多的不便，既影響了業(yè)務(wù)檔案的管理，也影響了參保人人事檔案的使用。
三、如何扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理
3.1建章立制，統(tǒng)一規(guī)范
要想扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，必須要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行，建章立制，統(tǒng)一規(guī)范，在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理過程中一定要嚴(yán)格的遵循《規(guī)定》中的要求，與此同時(shí)，要嚴(yán)格的履行《社會(huì)保險(xiǎn)法》，進(jìn)一步明確和確立由社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)承擔(dān)建立社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案、記錄個(gè)人權(quán)益數(shù)據(jù)和妥善保管相關(guān)數(shù)據(jù)資料的職責(zé)。從而，使得社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案記錄更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，嚴(yán)格杜絕以人事檔案代替業(yè)務(wù)檔案情況，做到從根本保障參保人的自身權(quán)益。
3.2對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的核實(shí)
在進(jìn)行參保業(yè)務(wù)的過程中，一定要規(guī)范業(yè)務(wù)辦理的制度，使得參保機(jī)構(gòu)以及個(gè)人要嚴(yán)格的填寫申報(bào)表，同時(shí)，要對(duì)信息進(jìn)行核實(shí)，確保參保人員以及企業(yè)的真實(shí)性和合法性，參保企業(yè)和個(gè)人，要嚴(yán)格的填寫申報(bào)的時(shí)間日期，并出示相應(yīng)的公章和身份證，同時(shí)，在檔案錄入后要進(jìn)行二次審核，保證錄入信息的準(zhǔn)確性，只有這樣才能夠確保參保人和社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)雙方減少糾紛的產(chǎn)生。
3.3強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)
（一）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理法規(guī)制度執(zhí)行力不夠，工作發(fā)展不平衡
近年來，廣西壯族自治區(qū)人力資源和社會(huì)保障廳、自治區(qū)檔案局根據(jù)國家人力資源社會(huì)保障部、國家檔案局《規(guī)定》，結(jié)合廣西實(shí)際制定了《廣西壯族自治區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》（桂人社發(fā)〔2010〕130號(hào)，以下簡稱《暫行辦法》），為廣西全面加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理提供了基本保障。并根據(jù)人力資源社會(huì)保障部辦公廳關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作的有關(guān)部署，下發(fā)了《關(guān)于開展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838號(hào)，以下簡稱《通知》），提出了力爭柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分經(jīng)辦機(jī)構(gòu)2012年底前通過業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，其他市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在2013年7月底前通過達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，2014年底前完成所有縣級(jí)以上經(jīng)辦機(jī)構(gòu)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收的工作目標(biāo)，要求各地以實(shí)現(xiàn)三年達(dá)標(biāo)驗(yàn)收目標(biāo)為核心，全面提升廣西各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平，大力推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。
經(jīng)過2年的努力，截至2012年底，全區(qū)14個(gè)地級(jí)市，有4個(gè)市，6個(gè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理通過了檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，8個(gè)市級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)正在開展紙質(zhì)檔案歸檔整理，力爭2013年底前進(jìn)行檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。目前尚有2個(gè)市級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作仍處于無庫房、無專兼職檔案人員、無經(jīng)費(fèi)保障的“三無狀態(tài)”，未開展業(yè)務(wù)檔案整理工作。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2012年底，廣西區(qū)內(nèi)市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)積存歷史業(yè)務(wù)資料尚有10萬宗卷未整理入庫。要實(shí)現(xiàn)2013年底前全區(qū)地級(jí)市社保業(yè)務(wù)檔案工作實(shí)現(xiàn)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收難度相當(dāng)大。縣級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)2/3以上沒有庫房，尚未開展紙質(zhì)檔案整理，2014年全部實(shí)現(xiàn)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收任重道遠(yuǎn)。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案保存方式落后，管理基礎(chǔ)薄弱
目前，廣西各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)除了社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)檔案以磁介質(zhì)、光盤和移動(dòng)硬盤等計(jì)算機(jī)手段定期備份保存外，大量的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案、文書檔案和會(huì)計(jì)檔案仍采用紙質(zhì)（線裝）保存的傳統(tǒng)檔案保存方式 。而參保人數(shù)眾多，社保業(yè)務(wù)檔案需保管一生，因此，檔案量巨大，占用大量庫房空間。傳統(tǒng)的紙張保存形式易損，有些檔案資料因查詢次數(shù)頻繁而不可避免地存在原件受損甚至遺失等情況。況且，各地業(yè)務(wù)檔案庫房普遍吃緊，有的地方社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)連一個(gè)固定的檔案室都沒有，各類檔案被分割保管，分室存放。一些地方雖然有固定的檔案室，但面積很小，庫房建設(shè)也大多不完全符合國家《檔案館建設(shè)設(shè)計(jì)規(guī)范》和規(guī)定，不具有防震、防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等安全設(shè)施，更談不上規(guī)范管理檔案，從調(diào)查情況來看，越到基層，管理基礎(chǔ)越薄弱。
（三）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理手段落后，跟不上社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展形勢(shì)的需求
雖然近年來廣西各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)已經(jīng)普遍使用計(jì)算機(jī)對(duì)社保檔案進(jìn)行管理，但大多數(shù)仍停留在目錄級(jí)管理階段，即對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案按一定規(guī)律編制目錄，在查詢時(shí)先通過目錄檢索，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，最后仍需靠手工翻閱紙張?jiān)?，并沒有解決傳統(tǒng)純粹紙張化文檔資料管理所固有的原件易損的難題。隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的迅速發(fā)展，參保人數(shù)和覆蓋范圍的日趨擴(kuò)大，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案急劇增加，目前這種依靠手工操作的陳舊手段以及管理方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展的要求，這必將成為影響和制約社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展的突出問題。
（四）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息開發(fā)利用率低
廣西社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案開發(fā)利用起步較遲，檔案管理方式仍停留在“初級(jí)”階段，只能簡單應(yīng)付一些查詢，不能有效地綜合開發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒有起到社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息開發(fā)對(duì)推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)效率應(yīng)起的重要作用。
二、廣西社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理對(duì)策
隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，業(yè)務(wù)檔案呈現(xiàn)海量增長的態(tài)勢(shì)，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的模式已經(jīng)不能滿足事業(yè)發(fā)展需求，建立一套人工干預(yù)少、效率高、易查詢、易保存、運(yùn)行成本低的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行，筆者認(rèn)為，需做好以下幾方面的工作。
（一）制定廣西統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，明確目標(biāo)，分類指導(dǎo)，全面推進(jìn)
在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好自治區(qū)級(jí)頂層設(shè)計(jì)，用2年時(shí)間完成14個(gè)地級(jí)市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，2015年逐步實(shí)現(xiàn)縣（市、區(qū)）級(jí)社保業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)字化。先行建設(shè)1—3個(gè)地級(jí)市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化示范單位，以點(diǎn)帶面。重點(diǎn)扶持已實(shí)現(xiàn)社保檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收合格的市級(jí)檔案館（庫）建立數(shù)字檔案，做到“扶持一個(gè)、建成一個(gè)、驗(yàn)收一個(gè)”。對(duì)正在開展業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)創(chuàng)建工作的市級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促成檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收合格，為建設(shè)數(shù)字化檔案夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)要加強(qiáng)市對(duì)縣（市、區(qū)）社保檔案管理工作的指導(dǎo)，推動(dòng)廣西社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作上新水平。
（二）統(tǒng)一組織開發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理軟件
為避免各市社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)各自為政重復(fù)開發(fā)，既造成相互不兼容又浪費(fèi)資源，由自治區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局統(tǒng)一組織開發(fā)，推廣實(shí)施社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理軟件，并為地級(jí)市檔案數(shù)字化建設(shè)提供必要的支持，解決好信息系統(tǒng)運(yùn)行的配套硬件、平臺(tái)軟件和實(shí)施費(fèi)用，確保廣西社保檔案數(shù)字化建設(shè)起點(diǎn)高、運(yùn)行穩(wěn)、效果好。
（三）建立社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理
1.2社保檔案是維護(hù)參保人利益的有力保障社保檔案是參保單位和個(gè)人參保過程的記錄，是參保者以后享受相應(yīng)待遇的重要的原始依據(jù)。社保檔案管理的好壞，將直接影響到參保人的利益，尤其是現(xiàn)在跨區(qū)域流動(dòng)頻繁，流動(dòng)人口的社保檔案的銜接變動(dòng)較大。安全而完整的檔案資料是參保人維護(hù)利益的最直接的有力證據(jù)和保障，是實(shí)現(xiàn)為參保個(gè)人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件。
1.3社保檔案是特殊的民生檔案規(guī)范管理社保檔案不僅是因?yàn)樗玛P(guān)民生，更主要的是社保檔案是我國檔案家庭的一員，它的管理規(guī)范與否直接關(guān)系到我國檔案事業(yè)的總體建設(shè)水平。規(guī)范的科學(xué)有序的社保檔案管理不僅是提高社保工作辦事效率，更好服務(wù)民生的需要，也是我國檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的必然要求。
2當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題
十提出到2015年中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過3.57億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)達(dá)13.2億人，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.6億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過2.1億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)達(dá)到1.5億人。由此可見，社保檔案在當(dāng)前和今后一段時(shí)間內(nèi)增長速度還將很迅猛，必將使社保服務(wù)范圍和服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大、服務(wù)內(nèi)容多樣，因此社保部門的檔案方面管理力量逐漸凸顯薄弱，管理手段和管理水平稍顯落后，這些已逐漸影響到社保工作的開展。集中表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
2.1管理制度不完善、管理方式落后，標(biāo)準(zhǔn)化不一社保管理機(jī)構(gòu)層次多且分散，管理方式落后，尤其社保管理基層平臺(tái)建設(shè)比較落后。社會(huì)保障種類繁多，涉及多個(gè)管理部門，歸口不一，有的歸社會(huì)勞動(dòng)保障局或人力資源與保障局，名稱也不一，有的稱社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)基金結(jié)算管理中心、社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局（中心）或社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)統(tǒng)籌辦公室，既有社會(huì)保險(xiǎn)委員會(huì)、社會(huì)保障部門、社?；鸸芾碇行募跋嚓P(guān)銀行、各類社區(qū)服務(wù)站等。位于管理后端的社保檔案材料管理就更加不規(guī)范，如農(nóng)村或社區(qū)社保機(jī)構(gòu)社保管理基層平臺(tái)建設(shè)比較落后。雖然人力資源社會(huì)保障部和國家檔案局制定了管理標(biāo)準(zhǔn)———《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(暫行辦法)》，但基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)更多的注重當(dāng)下如何提效和便民，由于服務(wù)場所、人員編制、經(jīng)費(fèi)支持及軟硬件建設(shè)等限制，很多業(yè)務(wù)工作仍然實(shí)行手工操作，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及各類社保信息沒有信息化，或信息平臺(tái)呈現(xiàn)“碎片化”局面。
2.2重視不足、軟硬件設(shè)施不配套，信息化不高由于社保業(yè)務(wù)工作數(shù)量龐大，環(huán)節(jié)繁瑣，因此重視業(yè)務(wù)一線設(shè)施的改善，輕視后端的檔案管理設(shè)備的配備，對(duì)社保檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，管理多數(shù)處于人工或簡單的微機(jī)輔助，很少有單位使用檔案管理軟件，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，造成社保文件前端與后端不通。此外一些社保業(yè)務(wù)單位因辦公用房緊張，壓縮庫房面積，功能區(qū)沒有分開，甚至沒有相互獨(dú)立的專門檔案庫區(qū)、辦公區(qū)、查閱區(qū)，庫房保管條件差，設(shè)備簡陋等，這些都會(huì)影響社保檔案的永久保管利用。
2.3管理人員非檔案專業(yè)，操作隨意，規(guī)范化不足多數(shù)社保經(jīng)辦人員并非是檔案專業(yè)出身，相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、管理方法和相關(guān)政策不太熟悉，檔案意識(shí)和檔案技能不高，在現(xiàn)實(shí)工作中就出現(xiàn)部分社保業(yè)務(wù)人員隨意處置檔案，如隨意留存不能及時(shí)歸檔、社保檔案丟失或者泄密等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給參保人造成不必要的損失。此外，由于社保檔案管理員多為社保業(yè)務(wù)人員或不定期找兼職人員整理社保檔案，因此管理缺乏連續(xù)性、科學(xué)性，日常管理相對(duì)比較非?；靵y，查詢、更新較慢，影響了社保檔案信息的利用服務(wù)和開發(fā)。
3規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的對(duì)策
作為事關(guān)民生的社會(huì)保險(xiǎn)檔案在整個(gè)社保工作中具有重要的基礎(chǔ)地位，社保檔案是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)與參保人員間的橋梁，是參保者維護(hù)其權(quán)益的基本憑證，也是社保部門科學(xué)管理、服務(wù)民生的必要條件。因此，社保部門應(yīng)加快社保檔案建設(shè)力度和投入，努力改變目前相對(duì)滯后的局面，將社保檔案管理納入社保工作的總體規(guī)劃中，統(tǒng)籌安排，同步發(fā)展，從而推動(dòng)社保檔案管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，逐步適應(yīng)當(dāng)前和今后社保工作的要求，維護(hù)社保工作的持續(xù)性。
3.1理順社保檔案管理機(jī)制，完善管理制度，細(xì)化管理規(guī)范現(xiàn)有的社保檔案管理體制比較分散，這與檔案集中管理原則有悖，尤其是今后“五險(xiǎn)合一”普遍推行后，社保檔案工作的運(yùn)行環(huán)境、流程銜接、材料生成等都要發(fā)生了一定的變化，各保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)必須及時(shí)調(diào)整檔案工作機(jī)制，進(jìn)一步加強(qiáng)社保檔案工作，建立地方社保檔案管理中心（類似文件中心），散存在各類社保業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)中的社保檔案集中管理，這既方便參保者利用，也解決社保機(jī)構(gòu)在檔案管理上精力、物力不足問題。同時(shí)，這種管理機(jī)制也適合社保檔案管理“以人為本”的理念。2009年以前社保檔案工作主要參照《檔案法》和《保險(xiǎn)法》及各類檔案管理規(guī)章，社保檔案管理規(guī)范比較籠統(tǒng)、隨意。2009年國家人力資源和社會(huì)保障部與國家檔案局聯(lián)合《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》，2010年6月又下發(fā)了《關(guān)于開展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作的通知》，尤其是前者第一次系統(tǒng)地劃分社保檔案種類和保管期限，并對(duì)各門類檔案的收集、整理、保管、移交等有了比較明確的規(guī)定，這初步改變了社保檔案管理無章可循的狀態(tài)，但是還需結(jié)合實(shí)際細(xì)化各類社保檔案具體管理細(xì)則，如分類標(biāo)準(zhǔn)、鑒定方法、利用保密制度等規(guī)章制度，使社保檔案管理工作從材料生成、整理歸檔、上架排列、利用等環(huán)節(jié)都有章可循，確保其檔案管理工作走向規(guī)范化、制度化。
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、前言
隨著我國的建設(shè)與發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)變成了關(guān)系人民民生的重要制度。社保檔案的管理對(duì)保證人民的權(quán)益至關(guān)重要，如何做好社保檔案管理是該領(lǐng)域的重要問題。
二、社保檔案管理的重要性
社保檔案在整個(gè)社保工作中具有非常重要的地位，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障信息交流與共享的保證，是參保者維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑證，也是社保部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作效率的必要條件。首先，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是國家檔案系統(tǒng)資源的重要組成部分，提高對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，按計(jì)劃分步組織實(shí)施、做好業(yè)務(wù)檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的基本職責(zé)，是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦能力和經(jīng)辦水平的重要體現(xiàn)，有利于更好地維護(hù)參保對(duì)象的合法權(quán)益，有利于加快推進(jìn)經(jīng)辦管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有利于促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
其次，由于社會(huì)保險(xiǎn)涉及政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、社會(huì)、法律等各方面，并且是介于各個(gè)領(lǐng)域之間的交叉領(lǐng)域，加之社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)容紛繁復(fù)雜，涉及勞動(dòng)者的切身利益，因此，社保檔案管理對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)計(jì)劃的實(shí)施效果，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要的意義。
三、社保檔案管理的具體特點(diǎn)
1.專業(yè)性
社保檔案管理工作涉及面較廣，環(huán)節(jié)較多，專業(yè)性強(qiáng)，需要嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和業(yè)務(wù)要求開展工作，不允許管理出現(xiàn)隨心所欲，主觀妄為的現(xiàn)象，這就要求工作人員要具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，自覺提高社保工作的職業(yè)素質(zhì)，同時(shí)要求完善社保檔案的具體管理制度和監(jiān)督機(jī)制，使社保檔案管理工作無處不體現(xiàn)出專業(yè)性。
2.嚴(yán)肅性
社保工作涉及到單位職工與群眾的切身利益，不允許有差錯(cuò)和問題，因此要保證檔案管理的嚴(yán)肅性，要抓好從采集信息到建檔入庫的各環(huán)節(jié)，保證檔案信息的正確與規(guī)范，每項(xiàng)步驟只有驗(yàn)收合格，才能轉(zhuǎn)到下面的環(huán)節(jié)。同時(shí)要抓好平時(shí)的檔案維護(hù)工作，預(yù)防自然災(zāi)害，盡量減少人為因素造成的損失。
3.動(dòng)態(tài)性
社保工作是運(yùn)動(dòng)變化的，從而社保檔案也具有自己的生命周期，它的內(nèi)容、保存等方面不是靜止不動(dòng)的，需要管理人員根據(jù)實(shí)際情況，不斷調(diào)整，才能使社保檔案能夠以最科學(xué)合理的方式發(fā)揮作用，為社保事業(yè)提供基礎(chǔ)支持。
4.服務(wù)性
社保工作是為人民服務(wù)的事業(yè)，社保檔案不僅要為社保工作提供數(shù)據(jù)和信息，還要為人民群眾提供參保工作的咨詢、疑難問題的解答，因此，社保檔案的管理就要提高服務(wù)意識(shí)和水平，要根據(jù)工作要求和群眾的需要，想方設(shè)法，提供及時(shí)、高效的便利服務(wù)；要做好社保政策的宣傳，要把業(yè)務(wù)術(shù)語轉(zhuǎn)換成通俗易懂的群眾語言，善于舉例說明，借助喜聞樂見的活動(dòng)，闡明政策，解答疑惑，使群眾能夠了解和支持社保工作，自覺和我們建立聯(lián)系的橋梁。
四、社保檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題
1.社保檔案管理的現(xiàn)狀分析
（1）由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況，普遍存在。保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員積極主動(dòng)性意識(shí)差，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的場所小，不能完全滿足辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)需要。著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的逐步加大，有的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)實(shí)施了檔案的微機(jī)化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)軟件，有的缺乏專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。
（2）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作作為加強(qiáng)社保經(jīng)辦能力建設(shè)，提升社保經(jīng)辦管理工作水平的重要內(nèi)容，積極推進(jìn)本地區(qū)社保檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)，在為廣大參保人員提供優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)的同時(shí)，不斷提升社保檔案管理水平，使檔案管理服務(wù)與各項(xiàng)經(jīng)辦管理服務(wù)整體推進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展，保證了業(yè)務(wù)檔案管理工作的正常開展。
2. 社保檔案管理的問題分析
（1）社保經(jīng)辦人員科班出身的少，學(xué)歷比較低，他們對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理知識(shí)和有關(guān)國家政策、方針、文件知之甚少。該歸檔的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案沒有及時(shí)歸檔，業(yè)務(wù)檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重，不能認(rèn)真執(zhí)行保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理、使用的具體操作規(guī)范，容易發(fā)生檔案丟失、或者泄密現(xiàn)象，給國家或者個(gè)人造成不必要的損失。另外人的精力是有限的，這樣的管理只能是泛泛的做些表面工作，將管理的紙質(zhì)材料放入檔案盒，電子文檔直接拷貝入電腦，不能做詳細(xì)的分類歸檔。
（2）檔案管理所需工作場地面積不足，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門必須建有專門的、相互獨(dú)立的檔案庫區(qū)、辦公區(qū)、查閱區(qū)，并對(duì)各個(gè)區(qū)域的面積有明確規(guī)定。部分地區(qū)在檔案管理工作場地建設(shè)方面都沒能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，也沒有做到檔案庫房、辦公、閱覽三分開的要求。
五、社保檔案管理的具體措施
1.提高收集水平，打牢工作基礎(chǔ)。巧婦難為無米之炊，如果沒有材料的收集，就形成不了系統(tǒng)完整的檔案。特別是在簡化整理，強(qiáng)化檔案利用的今天，收集工作已變得越來越重要了。收集工作要有計(jì)劃、有目標(biāo)地進(jìn)行，才能保證材料的齊全完整。本著“誰經(jīng)辦、誰收集”的原則，各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)科室經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案收集工作，具體收集社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中參保登記、關(guān)系轉(zhuǎn)移、保費(fèi)征繳、待遇核定發(fā)放、稽核監(jiān)察、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料，按照類別存放，并按辦理時(shí)間排序。歸檔材料還要確保真實(shí)有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章、日期等具有法律效用的標(biāo)識(shí)完整齊全，然后向檔案室移交。
2.及時(shí)規(guī)范整理，防止材料積壓。材料收集上來，檔案人員要嚴(yán)格按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》中明確的歸檔項(xiàng)目及內(nèi)容，定保管期限、編號(hào)后歸檔，編制檢索目錄?？h級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)制度開始于1986年，積累了大量的紙質(zhì)資料，分散地存在各業(yè)務(wù)科室。對(duì)于這些歷年社保歷史資料，要全部收集歸檔整理，確保社保檔案歷史資料的完整性。做到一月一收集，一月一立卷，使檔案收集整理經(jīng)?；?、制度化，防止材料積壓。
3.成立社保檔案管理中心，由分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變。雖然養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育、失業(yè)保險(xiǎn)由不同社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理，但都隸屬于縣人力資源和社會(huì)保障局，因此可以在縣人力資源和社會(huì)保障局內(nèi)部成立社保檔案管理中心，將文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案以及其他載體的檔案集中統(tǒng)一管理。這樣檔案就由原來的多頭分散管理轉(zhuǎn)化為集中管理，避免單獨(dú)設(shè)立檔案室造成的資金、人力、庫房上的浪費(fèi)，而且提高了庫房的利用率，保證檔案的安全。
4.做好社保檔案的信息化管理
社保檔案建立之后，它需要不斷補(bǔ)充新材料，確保檔案的連續(xù)性，以充分發(fā)揮人事檔案的效用。社保檔案隨著人員的流動(dòng)而不斷的轉(zhuǎn)遞，也就是檔案的管理單位與用工人員的管理單位相一致，否則檔案的作用就不能正常發(fā)揮。這樣，才能逐步建立全國統(tǒng)一的、獨(dú)立于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位之外的社會(huì)保障體系，促進(jìn)人才的合理流動(dòng)。規(guī)范社保中心和企事業(yè)之間各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，節(jié)約大量社會(huì)的人力物力，也為企事業(yè)或社保中心查閱、核對(duì)信息提供了方便。
加強(qiáng)社保檔案信息化法制建設(shè)，明確各類社保電子檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、傳送及程序，保證社保檔案系統(tǒng)的真實(shí)性、有效性、安全性。研究制定社保檔案信息安全管理辦法，出臺(tái)吸引信息化高端人才、在資金政策等方面保證社保檔案的安全可靠和可持續(xù)發(fā)展，并著手準(zhǔn)備行政復(fù)議、行政訴訟、應(yīng)訴等工作。創(chuàng)新觀念，制定新型網(wǎng)絡(luò)化的社保檔案的新法規(guī)，開創(chuàng)社保檔案信息化的新局面。 滿足利用者對(duì)大量數(shù)據(jù)檔案信息的要求，就要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化檔案管理人員才能勝任。
六、結(jié)束語
通過本文對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的分析論述可知，提高信息的收集水平、及時(shí)規(guī)范整理、成立檔案管理中心、加強(qiáng)檔案的信息化管理對(duì)做好社保檔案管理工作有十分重要的意義，因此在以后的社保檔案工作中要加強(qiáng)對(duì)這些問題的研究。
1.1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理不夠規(guī)范。雖然大多數(shù)社會(huì)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的重要性有較高認(rèn)識(shí)，但是由于沒有科學(xué)的管理方法可遵循、沒有先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)可借鑒，加之社會(huì)保險(xiǎn)檔案體系不健全，管理?xiàng)l件落后，缺少相應(yīng)的軟硬件設(shè)施和安全防護(hù)設(shè)施，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理不規(guī)范。同時(shí)由于經(jīng)辦社會(huì)保險(xiǎn)的機(jī)構(gòu)多，造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案多頭管理，社會(huì)保險(xiǎn)檔案案卷不統(tǒng)一、不連續(xù)、不完整。
1.2 人們對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案作用的重要性認(rèn)識(shí)不高。當(dāng)前，人們對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案作用的認(rèn)識(shí)度較低，理解度基本為零，絕大多數(shù)人民群眾都未能意識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重要性，導(dǎo)致了社會(huì)保險(xiǎn)檔案從源頭收集就存在著不小的困境。
1.3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理分散多頭管理現(xiàn)象嚴(yán)重。我國現(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的，是多部門多機(jī)構(gòu)管理。公民個(gè)人社會(huì)保險(xiǎn)檔案分散在不同的管理部門中管理。社會(huì)保險(xiǎn)檔案由于涉及的面比較廣泛，造成不一樣的社會(huì)保險(xiǎn)檔案分屬不一樣的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案存放在不同的業(yè)務(wù)科室，由于一個(gè)人的保險(xiǎn)資料保存在不一樣的機(jī)構(gòu)或科室，且管理辦法各異，查找起來相當(dāng)困難。就當(dāng)前而言，具體情況是人社部門管理的養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育等法定的基本保障檔案也在各自的經(jīng)辦部門管理;衛(wèi)生部門管理著基本醫(yī)療保險(xiǎn)檔案;民政部門管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金檔案;商業(yè)保險(xiǎn)部門管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金檔案。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦、政出多門、業(yè)務(wù)交叉、資源浪費(fèi)、政令難以統(tǒng)一的局面。而且由于這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象，如“涉?！比怂劳鲆院螅渌婕暗膫€(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金，并且相當(dāng)嚴(yán)重。
1.4 缺乏統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。目前，我國檔案行政管理部門還未對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作作出明確規(guī)定，在歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等方面還未制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求。社會(huì)保險(xiǎn)檔案直接關(guān)系到個(gè)人的關(guān)系流動(dòng)、轉(zhuǎn)接，一個(gè)參保人員從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)，辦理有關(guān)手續(xù)，填寫保險(xiǎn)卡及有關(guān)表格，作為最原始的資料存入個(gè)人檔案。伴隨人才的合理流動(dòng)，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，都將是今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。2009年，最后一次國務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”;從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。這就要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理需要具有相當(dāng)大程度上的統(tǒng)一性，不僅是市和轄市區(qū)之間的統(tǒng)一，而且是全國、省、市、縣從上到下的統(tǒng)一。而目前的實(shí)際情況是社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂信息不能共享。
1.5 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員不專且專業(yè)知識(shí)水平偏低。社會(huì)保險(xiǎn)檔案種類多、數(shù)量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業(yè)的知識(shí)和技術(shù)支撐。從社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員配備現(xiàn)狀來看，檔案管理人員不專，兼職現(xiàn)象嚴(yán)重，而且檔案管理專業(yè)知識(shí)水平及學(xué)歷不高，嚴(yán)重影響著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的水平。
2 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策
2.1 進(jìn)一步完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案立法，建立完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理法律法規(guī)體系。雖然我國已經(jīng)建立了一系列社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的法律法規(guī)制度，基本保證了檔案工作有法可依、有章可循，但隨著我國保險(xiǎn)種類的增多，以及對(duì)養(yǎng)老方式觀念的改變，應(yīng)根據(jù)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，結(jié)合新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題及時(shí)加以規(guī)定。健全有關(guān)檔案管理制度，完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案從業(yè)資格管理與培訓(xùn)等檔案人員的制度，加強(qiáng)對(duì)檔案工作監(jiān)督等內(nèi)容，完善法律責(zé)任的具體規(guī)定。
2.2 增強(qiáng)管理意識(shí)，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案隊(duì)伍建設(shè)，建立定期監(jiān)督檢查制度。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作政策性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)從事檔案管理的工作人員的素質(zhì)要求也很高。應(yīng)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理經(jīng)辦人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的檔案法制教育和專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格檔案從業(yè)人員準(zhǔn)入制度，建立業(yè)務(wù)過硬、責(zé)任心強(qiáng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍，督促單位負(fù)責(zé)人依法履行對(duì)本單位檔案工作負(fù)有的職責(zé)，并建立定期監(jiān)督檢查制度，建立檢查結(jié)果公告制度，使違法單位與個(gè)人及時(shí)整改，以推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作逐步走上制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展軌道。
2.3 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息系統(tǒng)管理工作。目前大多數(shù)檔案室仍在沿用傳統(tǒng)的手工操作的模式，查找資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)困難且不準(zhǔn)確。地方政府應(yīng)結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際情況，利用推廣應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)手段，有針對(duì)性地開發(fā)信息系統(tǒng)，完善社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息管理工作，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與整合，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理工作隊(duì)伍，通過業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，依靠科技力量提升工作質(zhì)量和服務(wù)水平。確保為參保單位和個(gè)人提供檔案信息查詢服務(wù)，并接受監(jiān)督。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是支撐養(yǎng)老保險(xiǎn)制度健康運(yùn)行的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，只有依法加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理，才能不斷提高經(jīng)辦能力和管理水平，以推動(dòng)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。
2.4 正確定位社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作。檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始?xì)v史記錄，產(chǎn)生于國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。進(jìn)入后保管時(shí)代之后，社會(huì)公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)已經(jīng)不再僅僅是行政機(jī)構(gòu)的產(chǎn)物，而更多的是一種社會(huì)記憶、文化記憶。社會(huì)保險(xiǎn)檔案正是在個(gè)人參與社會(huì)保險(xiǎn)這一社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的記錄，它不僅具有證明價(jià)值、參考價(jià)值，也是我國社會(huì)保險(xiǎn)工作開展過程中產(chǎn)生的文化印記，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求，也是記錄社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的有力憑證。
2.5 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。組織社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其政治素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)和文化素養(yǎng)，培養(yǎng)和造就一大批講理想、講道德、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)的復(fù)合型社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人才，加快社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保證。
2.5.1 加強(qiáng)培訓(xùn)要注重提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員的政治素養(yǎng)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員隊(duì)伍應(yīng)該是政治頭腦非常敏銳的群體，其工作應(yīng)在正確的政治方向、堅(jiān)定的政治立場、鮮明的政治觀點(diǎn)、嚴(yán)肅的政治紀(jì)律、高度的政治敏銳性指引下進(jìn)行。否則，就會(huì)墜入社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的誤區(qū)。
2.5.2 加強(qiáng)培訓(xùn)要注重提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)水平，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握《檔案法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等制度;明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔的范圍及整理要求;學(xué)習(xí)《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，具有較全面扎實(shí)的實(shí)踐技能。因?yàn)闄n案是一種知識(shí)載體，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員要發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案的社會(huì)效益，只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)，并具有一定的廣度和深度，這樣在實(shí)際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問題。
筆者收集的部分地方管理規(guī)定中，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案概念有三種解讀，即社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)檔案、社會(huì)保險(xiǎn)專業(yè)檔案和社會(huì)保險(xiǎn)檔案。這三種概念正好由大到小兼容。社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)檔案是指社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)形成的所有檔案，包括文書、會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)、聲像、電子等門類。例如《山東省社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理暫行辦法》。社會(huì)保險(xiǎn)專業(yè)檔案是指社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門在經(jīng)辦過程中產(chǎn)生的基金會(huì)計(jì)和專業(yè)性文件材料，例如《天津市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔暫行規(guī)定》。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是指社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門在經(jīng)辦過程中產(chǎn)生的、除基金會(huì)計(jì)材料之外的專業(yè)性文件材料。如《廣東省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》。
對(duì)于上述概念的選擇，都是地方社會(huì)保險(xiǎn)部門和檔案行政管理部門基于對(duì)本地區(qū)實(shí)際工作情況的考慮而做出的。第一種概念固然有全局觀，但與2006年年底剛剛頒布的國家檔案局第八號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》相抵觸。第二種概念專業(yè)檔案特點(diǎn)突出，但管理難度較大。雖然基金會(huì)計(jì)材料在社會(huì)保險(xiǎn)部門產(chǎn)生的專業(yè)性文件材料中所占比例極大，理應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)管理。但這部分材料明顯屬于會(huì)計(jì)檔案范疇，其管理方式和歸屬流向理應(yīng)由國家財(cái)政主管部門提出規(guī)范要求。僅由勞動(dòng)保障部門和檔案行政管理部門提出規(guī)范要求就不甚合適。因此筆者認(rèn)為，從國家勞動(dòng)保障主管部門和檔案行政管理部門宏觀管理的角度出發(fā)，應(yīng)當(dāng)選擇第三種概念為社會(huì)保險(xiǎn)檔案概念。這樣，既能夠突出專業(yè)檔案管理特色，也能掌握社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)發(fā)揮職能產(chǎn)生的特色檔案。
二、歸檔范圍
養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷和生育是覆蓋面最大的五個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)險(xiǎn)種。部分地區(qū)亦開展了農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)和農(nóng)村醫(yī)療保險(xiǎn)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍亦應(yīng)將上述險(xiǎn)種業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程形成的專業(yè)性文件材料容納其中。由于地方社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)設(shè)置不同，既有“五險(xiǎn)分設(shè)”的，也有“多險(xiǎn)合一”的和“五險(xiǎn)合一”的，這就造成各地社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的歸檔范圍也各不相同。從國家勞動(dòng)保障主管部門制定政策和地方社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)工作實(shí)際來看，各個(gè)保險(xiǎn)險(xiǎn)種經(jīng)辦程序雖然各不相同，但也有共同的管理環(huán)節(jié)。例如：五大險(xiǎn)種均要求進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)登記，對(duì)參保單位的相關(guān)情況材料進(jìn)行留存；而且，五大險(xiǎn)種都要進(jìn)行針對(duì)性稽核，對(duì)騙取保險(xiǎn)金案件按既定程序進(jìn)行查處。但是，養(yǎng)老、醫(yī)療和工傷等險(xiǎn)種還要進(jìn)行個(gè)人賬戶管理，醫(yī)療和工傷保險(xiǎn)還要進(jìn)行定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)或個(gè)人的管理。所以說，經(jīng)辦過程形成的專業(yè)文件材料既有不同，也有共性。因此筆者認(rèn)為，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍既要按不同的社會(huì)保險(xiǎn)險(xiǎn)種詳列形式一致的文件材料，也要指出不同保險(xiǎn)險(xiǎn)種的特殊內(nèi)容文件材料。
三、分類整理
從上述歸檔范圍來看，筆者認(rèn)為應(yīng)將社會(huì)保險(xiǎn)分為單位管理類、個(gè)人賬戶類、定點(diǎn)監(jiān)管類和社?；祟悺２煌悇e的專業(yè)性文件材料不宜混合在一起整理。由于各地參保單位和參保者數(shù)量各不相同，產(chǎn)生的專業(yè)性文件材料數(shù)量差別較大，國家勞動(dòng)保險(xiǎn)主管部門和檔案行政管理部門不宜對(duì)單位管理類和個(gè)人賬戶類文件材料提出統(tǒng)一的整理要求，而應(yīng)當(dāng)讓各地根據(jù)本地區(qū)實(shí)際情況做出整理方式規(guī)定。相對(duì)而言，定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、零售藥店定點(diǎn)醫(yī)師的數(shù)量不多，社會(huì)稽核案件數(shù)量亦不是很大，這兩類文件材料倒是可以采取規(guī)定劃一的整理方法。
四、保管期限
筆者認(rèn)為，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保管期限劃定應(yīng)根據(jù)維權(quán)需要、保護(hù)隱私、便于操作等多種因素進(jìn)行綜合考慮。
對(duì)于參保者個(gè)人而言，社會(huì)保險(xiǎn)待遇事關(guān)個(gè)人的切身利益。社會(huì)保險(xiǎn)部門也提出了對(duì)參保者跟蹤一生、記錄一生、保障一生、服務(wù)一生的理念。因此，社會(huì)保險(xiǎn)檔案個(gè)人賬戶類就必須以賬戶注銷作為計(jì)算保管期限的起始點(diǎn)。賬戶注銷既有可能是參保人死亡，也有可能是參保人停保。同理，參保單位類也必須從其賬戶注銷后開始計(jì)算保管期限。依照這個(gè)模式，定點(diǎn)監(jiān)管類從定點(diǎn)資格撤銷起開始計(jì)算，社?；祟悘陌讣Y(jié)案時(shí)開始計(jì)算。這樣，可以使檔案人員很方便地掌握鑒定時(shí)機(jī)。
至于社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保管期限，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)使用標(biāo)識(shí)制，而且不必設(shè)多個(gè)檔次。筆者建議，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保管期限分為“永久”和“三年”兩種。單位管理類中，在本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中有代表性的民營企業(yè)的賬戶為“永久”，其余單位賬戶為“三年”。個(gè)人賬戶類中，對(duì)本地經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)的參保者賬戶為“永久”，其余個(gè)人賬戶為“三年”。定點(diǎn)監(jiān)管類中，發(fā)生過重大醫(yī)療事故、重大意外事故、惡意騙保案件的機(jī)構(gòu)或人為“永久”，其余機(jī)構(gòu)或人為“三年”。社?；祟愔校姘附痤~巨大的案件為“永久”，其余案件為“三年”。
1.社會(huì)保險(xiǎn)改革的需求。社會(huì)保險(xiǎn)改革需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作加以改革，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，建立完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系，確保社會(huì)保險(xiǎn)工作的高效開展。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案中具有完善的保險(xiǎn)資料信息記錄，是社會(huì)保險(xiǎn)工作順利開展和實(shí)施的重要前提，如檔案中原始資料一旦丟失，那么后續(xù)的保險(xiǎn)工作也就難以展開，信息資料補(bǔ)回十分困難。因此加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作十分重要。在傳統(tǒng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中，主要是紙質(zhì)資料，管理工作十分苦難，檔案管理人員的工作量較大，而信息化時(shí)代下，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作必然要與信息技術(shù)相結(jié)合，建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案系統(tǒng)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行革新，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案的完整性，為社會(huì)保險(xiǎn)工作開展提供依據(jù)。
2.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展的基本要求。社會(huì)保險(xiǎn)工作的開展十分復(fù)雜，社保工作的落實(shí)會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)和信息，如果這些信息及數(shù)據(jù)資料沒有進(jìn)行妥善保管，則會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)工作的開展產(chǎn)生阻礙[2]。此外，由于各個(gè)企業(yè)及單位中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人才流動(dòng)的現(xiàn)象，保險(xiǎn)繳納也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的變動(dòng)，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的嚴(yán)格管理，避免社會(huì)保險(xiǎn)的繳納出現(xiàn)混亂，人才流動(dòng)期間會(huì)將部分信息資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移，并由新單位予以保管，雙方共同協(xié)定社保繳納情況。從體制上來看，保險(xiǎn)本身具有嚴(yán)格制度管理體系，社會(huì)保險(xiǎn)工作與檔案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作實(shí)施。
二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的具體措施
1.加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作需要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理和規(guī)范管理，首先需要加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范性和有序性，才能便于文件材料的收集完整，并將這些材料進(jìn)行科學(xué)的分類，做到規(guī)范化檔案管理。對(duì)于不同門類檔案，尤其是社保檔案中的專業(yè)檔案、會(huì)計(jì)檔案、生育、醫(yī)療、工傷、養(yǎng)老等社會(huì)保險(xiǎn)審批材料、證明文件和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等按照保管期限和歸檔范圍進(jìn)行劃分，確保社會(huì)保險(xiǎn)工作的可操作性，使社保工作有章可循，有法可依[3]。與此同時(shí)，還要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息資料進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，從而提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理效率，規(guī)范化的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，才能促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化。
2.通過信息技術(shù)加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理?，F(xiàn)代化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作必然會(huì)應(yīng)用到信息技術(shù)，大大提高檔案管理水平和管理效率，在傳統(tǒng)檔案管理中主要是以紙質(zhì)檔案材料為主，在檔案分類、裝訂與存儲(chǔ)等工作中的工作量較大，信息化時(shí)代下電氣檔案管理必然會(huì)替代手工操作，充分發(fā)揮電子檔案信息資源優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理工作，需要加大資金投入力度，全面建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，購置檔案管理的必要設(shè)施，使檔案盒裝置檔案更加完善，確保檔案管理的有序性和安全性[4]。與此同時(shí)，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)行一體化的管理模式，通過自動(dòng)索引檔案信息，編制檔案邊牧，對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)，從而快速實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上互聯(lián)。所有參保人員在紙質(zhì)檔案材料的填報(bào)時(shí)，需與電子信息條目保持一致，使電子信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更加完善和完整。
3.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的專業(yè)技能水平。由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性和政策性，檔案管理人員在從事相關(guān)工作時(shí)需要對(duì)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行充分了解和全面掌握，還要具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能。因此社會(huì)保險(xiǎn)部門需要加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門建設(shè)，組織相關(guān)管理人員定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的作風(fēng)建設(shè)和思想建設(shè)，建立穩(wěn)定的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的連續(xù)性，打造業(yè)務(wù)精湛、作風(fēng)優(yōu)良的檔案管理隊(duì)伍，為社會(huì)保險(xiǎn)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
結(jié)語
總之，在現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理模式和管理方式已經(jīng)被規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的檔案管理模式所取代，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)工作健康發(fā)展與持續(xù)發(fā)展，為社會(huì)保險(xiǎn)工作的開展提供了充足的依據(jù)。
【參考文獻(xiàn)】
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我國新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是一種農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)運(yùn)用文字材料、電子文檔及其他不同的載體對(duì)新型農(nóng)村居民進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)參保情況的記載，這些記載內(nèi)容具有法律效力的特點(diǎn)，有效地將農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)文件、個(gè)人投保狀況及經(jīng)辦投保業(yè)務(wù)等內(nèi)容記錄在案，便于經(jīng)辦機(jī)構(gòu)及投保個(gè)人的查詢。具有政策性強(qiáng)，操作性能高；農(nóng)村居民投保牽涉面廣；農(nóng)村居民流動(dòng)性加大等特點(diǎn)。
二、新農(nóng)保檔案管理工作現(xiàn)狀分析
在新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理體系中，我國農(nóng)村參保人數(shù)眾多，內(nèi)容復(fù)雜，在農(nóng)民的養(yǎng)老檔案中涉及到個(gè)人參保的詳細(xì)個(gè)人信息、農(nóng)民交納的養(yǎng)老保險(xiǎn)金額、個(gè)人的養(yǎng)老保險(xiǎn)賬戶中基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的管理以及保險(xiǎn)關(guān)系因變動(dòng)產(chǎn)生轉(zhuǎn)移發(fā)生接續(xù)等內(nèi)容，都要全面細(xì)致地記錄在案，但由于農(nóng)村人口流動(dòng)大，情況較復(fù)雜，不及時(shí)將變動(dòng)信息提供給社保經(jīng)辦人員，造成檔案資料一次錄入或缺項(xiàng)，就從此不再有所更改的現(xiàn)象。在檔案信息采集過程中，檔案信息采集不全，使檔案管理資料不詳細(xì)，對(duì)農(nóng)村居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案對(duì)象統(tǒng)計(jì)不全，管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，對(duì)資料的歸檔口徑、分類標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)管理以及檔案管理的保存期限等事項(xiàng)，經(jīng)辦人缺乏熟知程度，無規(guī)范、無要求地處置檔案資料。
三、加強(qiáng)新農(nóng)保檔案管理工作的建議
1.制定法律法規(guī)，依法治檔
新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作，要依據(jù)國家的法律法規(guī)，求真務(wù)實(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，吉林省政府先后頒發(fā)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》、《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》等文件，由社會(huì)保障局統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各地區(qū)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對(duì)檔案資料的收集渠道、方式及分類歸檔管理，設(shè)立規(guī)范管理的檔案管理庫，添置檔案柜、檔案袋及其他相關(guān)檔案整理工作的管理要件，進(jìn)行集中管理并制定相關(guān)的檔案管理制度，包括檔案的查詢、保管及銷毀制度，都要有章可循，使檔案工作真正地服務(wù)于廣大農(nóng)村民生。
2.加強(qiáng)宣傳力度，強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)
通過新農(nóng)保的普及宣傳，參保人員更加了解新農(nóng)保的政策及信息，知曉參保的重要性，促進(jìn)新農(nóng)保深入人心。吉林省社會(huì)保障局每年舉辦一次組織全省新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)，加強(qiáng)社會(huì)保障人員的素質(zhì)，時(shí)間定為1-3天，旨在提高檔案管理人員素質(zhì)，掌握熟練的檔案管理方法和操作技能，使檔案管理人員在管理意識(shí)中改變?cè)械挠^念，明確自身所在位置的責(zé)任及重要性，意識(shí)到養(yǎng)老檔案管理是民生期盼的“放心屋”，提高管理好新農(nóng)保的責(zé)任心，增加他們?yōu)槊裰\福的幸福感，為新農(nóng)保資料內(nèi)容完整做好服務(wù)工作。同時(shí)，減少檔案管理人員的調(diào)動(dòng)頻率，保持檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。
3.加強(qiáng)現(xiàn)代化信息管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享系統(tǒng)，提升檔案管理水平
新型農(nóng)村各具特點(diǎn)，人數(shù)多且分散，參保繳費(fèi)的方式各有不同，且參保期限及享受的待遇保障周期相對(duì)較長。農(nóng)村居民向城鎮(zhèn)流動(dòng)頻繁，工作單位也處于變動(dòng)之中，尤其是農(nóng)村女性由于結(jié)婚嫁到男方所在地而將戶口進(jìn)行遷移，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案也隨之變動(dòng)，提供的檔案信息變動(dòng)情況不及時(shí)，要保證檔案資料完整、準(zhǔn)確性，工作量很大。積極推崇通過與政務(wù)網(wǎng)絡(luò)連接，各地檔案資料通過數(shù)據(jù)信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，完成對(duì)農(nóng)村居民的信息檔案的變更、增加及查詢等功能。檔案管理人員將真實(shí)有效的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案輸入計(jì)算機(jī)，在檔案資料管理庫進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老信息辦公、資料存檔及對(duì)外查詢一體化，保密性強(qiáng)，安全性高，可以有效地防止不法分子對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行非法修改，以免農(nóng)村居民的經(jīng)濟(jì)受到損失。
作為社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意義重大，其不僅與廣大勞動(dòng)者的利益緊密相關(guān)，更是國家經(jīng)濟(jì)與社會(huì)穩(wěn)定中一項(xiàng)不可或缺的工作[1]。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的完整、安全與有效利用，可讓廣大勞動(dòng)者的合法權(quán)益得到切實(shí)維護(hù)，有利于社會(huì)的和諧穩(wěn)定。不斷深化的社會(huì)保險(xiǎn)改革，逐漸擴(kuò)大了社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋面，也使社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量與檔案數(shù)量呈不斷上升趨勢(shì)。因而，檔案管理部門的當(dāng)務(wù)之急便是做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使其更加科學(xué)化、規(guī)范化。
一、新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的必要性
（一）是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要
做好檔案管理工作，是改革傳統(tǒng)檔案工作的必經(jīng)之路，只有完善的檔案管理體系，才能高效開展社會(huì)保險(xiǎn)工作。社保檔案中對(duì)資料信息有完善的記錄，若將原始資料丟失，要想補(bǔ)回就非常困難，以致于無法繼續(xù)進(jìn)行保險(xiǎn)工作。因而，加強(qiáng)社保檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)格的工作，傳統(tǒng)檔案管理的范圍局限于紙質(zhì)檔案資料，沒有真正運(yùn)用到信息化技術(shù)。不斷發(fā)展管理技術(shù)，促使社保工作也開始進(jìn)行改革創(chuàng)新，而這就需要完善的檔案信息為其提供支持。
（二）是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求
社保工作具有復(fù)雜的發(fā)展形式，隨著工作的落實(shí)，也會(huì)有大量的信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生，若缺乏有效管理，就會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，進(jìn)而使保險(xiǎn)辦理工作受阻。加之各單位經(jīng)常出現(xiàn)人才流動(dòng)的情況，保險(xiǎn)繳納單位也相應(yīng)的發(fā)生變化，嚴(yán)格管理檔案，就不會(huì)使社保繳納因?yàn)槿瞬帕鲃?dòng)而出現(xiàn)混亂的情況，保證工作的持續(xù)發(fā)展。人才流動(dòng)期間需要轉(zhuǎn)移部分信息資料，由新的用人單位繼續(xù)保管，雙方共同協(xié)定社會(huì)保險(xiǎn)繳納情況。保險(xiǎn)行業(yè)本身就具備嚴(yán)格的制度體系，加上檔案管理與社保工作特征相符，也可保障后期工作的順利發(fā)展。
（三）有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率
嚴(yán)格管理社保檔案，可規(guī)范基層員工工作開展形式，更高效地服務(wù)于社會(huì)群體。通過查看總結(jié)檔案內(nèi)的信息資料，可以從中發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處，并通過整理探討制定有效的解決策略。
二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的設(shè)想
（一）提高全民的社保檔案意識(shí)
做好社保檔案管理工作，第一步便是要促進(jìn)群眾檔案使用意識(shí)的增強(qiáng)。與基層檔案工作人員相互配合補(bǔ)充檔案內(nèi)容，核實(shí)檔案中的基礎(chǔ)信息，及時(shí)整改不完善的內(nèi)容，如此才會(huì)更加真實(shí)有效的開展檔案管理工作[2]。另外，還要提高工作人員的積極性，對(duì)檔案管理職業(yè)予以明確。保障基礎(chǔ)設(shè)施的完善，更換使用時(shí)間較長，存在嚴(yán)重老化問題的設(shè)施，將提升使用安全性為目標(biāo)。定期檢驗(yàn)檔案管理情況，及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問題，以得到群眾的認(rèn)可。檔案管理在注重安全的同時(shí)，更應(yīng)該將檔案的使用價(jià)值發(fā)揮出來。
（二）加強(qiáng)制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理
做好新形勢(shì)下的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，就要在社會(huì)保險(xiǎn)檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)上加大力度，以制度規(guī)范管理。加強(qiáng)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的研究，如社保檔案的收集、歸納、整理、保管和利用等，對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度予以建立健全，保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范有序，只有這樣才可完整收集文件材料，并將其科學(xué)分類，做到規(guī)范整理[3]。對(duì)于門類不同的檔案，特別是社保檔案中的會(huì)計(jì)檔案、專業(yè)檔案以及醫(yī)療、養(yǎng)老、工傷、生育等各種審批材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、證明材料等不同載體、不同內(nèi)容，要對(duì)歸檔范圍與保管期限進(jìn)行劃定。制定社保檔案管理規(guī)范，但要注意科學(xué)統(tǒng)一，確保具有較強(qiáng)的操作性，讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作有法可依、有章可循。同時(shí)，要進(jìn)一步整合和共享社保檔案信息資源，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理效率的提高，讓其作為一種有力工具保證社保工作的順利開展。只有具備了規(guī)范的檔案管理制度，才可使檔案管理走上科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方向的道路。
（三）利用技術(shù)，推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)
要科學(xué)管理，以現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理。針對(duì)紙質(zhì)檔案材料，要在分類、存儲(chǔ)與裝訂上分別做到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，并要以電子化操作代替過去的手工化操作，將電子檔案信息資源的作用充分發(fā)揮出來。為做好檔案管理工作，還要在資金上加大投入，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化，根據(jù)要求購置必須的檔案管理設(shè)施，以標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒裝置檔案，使檔案管理更加有序和安全。同時(shí)，采取計(jì)算機(jī)一體化管理模式，自動(dòng)快速編目檔案，自動(dòng)索引檔案信息，快速統(tǒng)計(jì)資料，讓系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)得以實(shí)現(xiàn)。另外，要求所有參保人員在填報(bào)紙質(zhì)檔案材料時(shí)，一定要和電子信息系統(tǒng)條目相一致，保證完整錄入電子信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)。經(jīng)辦人員在審核時(shí)要嚴(yán)格，在錄入時(shí)做到細(xì)致認(rèn)真，保證錄入的都是合格的，每錄入一批就要立即進(jìn)行管理，針對(duì)一些殘缺不全的材料，嚴(yán)格補(bǔ)缺補(bǔ)差，使紙質(zhì)檔案與電子檔案的完整性與正確性得到保障。
（四）搞好人員培訓(xùn)，提高社保檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能
社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作具有很強(qiáng)的政策性與業(yè)務(wù)性，作為檔案管理人員不但要將相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務(wù)知識(shí)做到了然于心，計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力也是不可缺少的。因而，社保部門應(yīng)加強(qiáng)和檔案行政管理部門的聯(lián)系，積極組織社保檔案管理人員參與相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，相互交流經(jīng)驗(yàn)，并針對(duì)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)做進(jìn)一步加強(qiáng)，穩(wěn)定隊(duì)伍，以使檔案工作的連續(xù)性不受影響，打造一支作風(fēng)優(yōu)良、業(yè)務(wù)精湛的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。
（五）加強(qiáng)服務(wù)，深化社會(huì)保險(xiǎn)檔案的開發(fā)利用
各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，應(yīng)針對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案制定相關(guān)查閱利用制度，根據(jù)規(guī)定向群眾提供檔案查閱利用服務(wù)，并將查閱利用記錄在冊(cè)，以為有關(guān)人員提供準(zhǔn)確、便捷的查詢服務(wù)。作為一個(gè)服務(wù)窗口，社會(huì)保險(xiǎn)是為廣大人民群眾服務(wù)的，每個(gè)保險(xiǎn)檔案人員的言行舉止不但代表著自身素質(zhì)，也代表著單位與社會(huì)保險(xiǎn)部門。為此，社保檔案管理人員必須進(jìn)一步增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，將文明禮貌用語用到平時(shí)的工作中，把服務(wù)承諾制與責(zé)任追究制落到實(shí)處。每位社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員都要以熱情的態(tài)度對(duì)待群眾，針對(duì)確定不了或政策中沒有做出明確規(guī)定的問題，切忌擅做決定，一定要在向主管部門請(qǐng)示后，再清楚的解釋給利用者。只有為檔案利用者提供有效的利用服務(wù)，才可將社會(huì)保險(xiǎn)檔案應(yīng)有的作用發(fā)揮出來，服務(wù)利用者，讓廣大利用者滿意。隨著我國社會(huì)保障工作的深入推進(jìn)，陳舊的管理模式逐漸被人性化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理以及規(guī)范化管理所取代，若要保證社會(huì)保險(xiǎn)工作的發(fā)展更加健康、有序，使其充滿生機(jī)與活力，社保檔案工作就必須同時(shí)展保持一致，致力于改革創(chuàng)新。需知，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞與千百萬人的利益以及社會(huì)的和諧穩(wěn)定有著直接關(guān)系。社會(huì)保險(xiǎn)檔案有利于社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)更好地開展社會(huì)保險(xiǎn)工作，促進(jìn)社會(huì)保障體系的建立進(jìn)一步加快，讓社會(huì)保障事業(yè)朝著健康、穩(wěn)定的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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近年來，我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展迅速，這些社會(huì)保險(xiǎn)檔案真實(shí)地記錄社會(huì)保險(xiǎn)制度從開始建立到逐步完善的過程。隨著參保人數(shù)的增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量也日益增長，給社會(huì)保險(xiǎn)的管理工作人員帶來了挑戰(zhàn)。所以，建設(shè)和諧社會(huì)，更好地完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作勢(shì)在必行。
一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案的含義
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是國家檔案的重要組成部分，是各個(gè)機(jī)關(guān)、各社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位為員工辦理社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和失業(yè)救濟(jì)保險(xiǎn)等各類保險(xiǎn)項(xiàng)目過程中形成的記載各個(gè)員工參加各項(xiàng)保險(xiǎn)統(tǒng)籌繳費(fèi)多少、時(shí)間長短、計(jì)發(fā)養(yǎng)老待遇、因工作變動(dòng)而至保險(xiǎn)統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)變等情況，具有實(shí)際工作查考的檔案材料。
二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍
（一）政策依據(jù)類。國家和地方出臺(tái)的社會(huì)保險(xiǎn)制度以及相應(yīng)的政策法規(guī)，社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和待遇支付辦法方面的規(guī)范性文件。（二）業(yè)務(wù)憑證類。各種社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用的繳費(fèi)憑證、扣費(fèi)憑證、轉(zhuǎn)接憑證、匯繳憑證、支用憑證、報(bào)銷憑證和理賠給付憑證等。（三）結(jié)算賬卡類。各類社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用繳費(fèi)花名冊(cè)、參保人員的保險(xiǎn)手冊(cè)支用給付賬冊(cè)、單位各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用管理手冊(cè)、匯繳賬冊(cè)以及保險(xiǎn)統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)接清手冊(cè)、職工各項(xiàng)保險(xiǎn)管理卡片和轉(zhuǎn)接變更登記卡等。凡是涉及到參保人員的各類資料、卡片和手冊(cè)等都應(yīng)統(tǒng)一立卷，做到人手一份社會(huì)保險(xiǎn)檔案案卷。（四）電子檔案類。社會(huì)保險(xiǎn)工作實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和以后形成的各種信息和數(shù)字檔案等。（五）統(tǒng)計(jì)報(bào)表類。支用給付統(tǒng)計(jì)表、參保人員工資變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)審核表和各類社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用匯繳統(tǒng)計(jì)表等。（六）離退休人員的社會(huì)化管理類。離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、離退休人員退休待遇、調(diào)整養(yǎng)老待遇、遺屬待遇的申報(bào)表。
三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題
（一)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理制度不夠規(guī)范。目前，從我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理狀況來說，各地的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)能夠按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定管理的并不是很多，由于各個(gè)地方的社會(huì)保險(xiǎn)存在一定的差異性，更沒有統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的文件，所以各個(gè)地方的管理制度也不同，使得社保檔案在應(yīng)用和管理上有很大差別。（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理意識(shí)薄弱是檔案管理工作中的重要問題，因?yàn)閷?duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)缺乏，很多社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)單方面注重資金投入和社會(huì)保險(xiǎn)工作的領(lǐng)導(dǎo)，最終輕視了對(duì)其技術(shù)支持和資金支持，所以，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作增加了難度，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理的工作效率大大降低。（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作人員難以落實(shí)。對(duì)于不健全的社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)，沒有專職人員管理檔案，即使有人員管理也是沒有經(jīng)過培訓(xùn)，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量受到嚴(yán)重的影響。（四)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理?xiàng)l件不合格。因?yàn)闆]有專門的場地，缺少管理經(jīng)費(fèi)，所以社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終得不到重視，多年積累的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只好讓經(jīng)辦人自己保管，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在很多不安全因素，對(duì)日常經(jīng)辦工作帶來諸多困難。（五）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方法和手段落后。近年來，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，很多社會(huì)保險(xiǎn)管理部門在工作中逐漸的使用信息技術(shù)，但是由于設(shè)備、資金、專業(yè)技術(shù)人員等限制，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化難以實(shí)現(xiàn)，很多社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)都是采用紙質(zhì)材料，所以社會(huì)保險(xiǎn)查詢?cè)L問的難度大大的增加，容易造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的丟失。
四、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的合理化建議
（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的系列化和規(guī)范化。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)具有涉及面廣、專業(yè)性突出、政策性強(qiáng)和工作量大等特點(diǎn)，所以，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理要合理布局、統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施，制定出規(guī)范的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)工作有依據(jù)可查，把工作的總體目標(biāo)納入到相關(guān)人員，有計(jì)劃、有監(jiān)督、有懲罰地進(jìn)行。（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理要立卷整理。對(duì)于紙質(zhì)檔案，根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，確定歸檔范圍，采用年度、類別和保管期限的方法進(jìn)行整理和分類。對(duì)于已形成的電子檔案，按照各門類的檢索目錄規(guī)范入檔。（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員整體專業(yè)水平要提高。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低，社會(huì)保險(xiǎn)部門要引進(jìn)檔案專業(yè)人才和對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)整體素質(zhì)得到提高，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化。（四）建立合理的檔案管理制度。針對(duì)管理工作的現(xiàn)狀，應(yīng)該建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程、檔案查閱、檔案接收等級(jí)制度、電子檔案管理制度和檔案室工作制度，加強(qiáng)完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作制度
