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為了指導(dǎo)醫(yī)院進行人事檔案管理，政府部門下發(fā)了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件，在條例的要求下，醫(yī)院要把人事檔案管理工作認真貫徹落實。同時，在規(guī)劃醫(yī)院的總體發(fā)展目標和醫(yī)院的業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，也應(yīng)當將人事檔案管理工作放在重要位置。
一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用
醫(yī)院工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)工作內(nèi)容的一部分。一般而言，醫(yī)院可據(jù)此進行業(yè)務(wù)考核和工作調(diào)動。人事檔案中，針對醫(yī)院工作人員真實的歷史工作表現(xiàn)、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫(yī)院會根據(jù)歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態(tài)信息進行補充（具體包括工作任務(wù)、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照?，F(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實施管理。
二、醫(yī)院人事檔案歸檔管理的現(xiàn)狀
現(xiàn)階段，關(guān)于醫(yī)院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現(xiàn)存的干部人事檔案中，關(guān)于干部綜合能力、素質(zhì)的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫(yī)院實施考核。通常，檔案中的考核材料應(yīng)該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發(fā)揮的作用非常小，與預(yù)期效果相差甚遠。此外，在醫(yī)院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業(yè)績成果，而不能提供個人量化考核動態(tài)信息。在醫(yī)院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發(fā)和利用不能正常進行。同時，醫(yī)院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學的管理方法。隨著時代的發(fā)展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。
三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法
人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應(yīng)從檔案材料收集、歸檔和驗收把關(guān)上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等程序更加規(guī)范。
（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關(guān)于加強人事檔案的歸檔管理，應(yīng)注重人員績效方面的材料收集管理。醫(yī)院的主要工作內(nèi)容是臨床工作，按照此工作性質(zhì)，業(yè)務(wù)、行政管理等部門分別擁有醫(yī)務(wù)人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應(yīng)按期驗收績效考核文件材料，并根據(jù)人員的教學、醫(yī)務(wù)、護理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規(guī)范，應(yīng)針對負責課題兼職檔案人員，進行技術(shù)培訓(xùn)，提高責任心，認真負責地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。
（二）檔案材料整理要各負其責，協(xié)力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環(huán)節(jié)，涉及不同部門。對于這些環(huán)節(jié)的整體運作，應(yīng)該由各部門各負其責，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責范圍，課題組也有相應(yīng)的職責權(quán)限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應(yīng)該由醫(yī)務(wù)人員負責，人事檔案室和課題組應(yīng)進行督促、指導(dǎo)。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現(xiàn)涂改痕跡；第四，確保承辦單位準確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。
（三）檔案材料的歸檔要嚴格把關(guān)驗收。醫(yī)院檔案管理室應(yīng)嚴格把關(guān)。以科研課題為例，課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應(yīng)確定，一般為項目結(jié)題或鑒定后不超過20天，且由課題組負責人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應(yīng)由課題兼職檔案員負責匯總，對于文件材料應(yīng)進行系統(tǒng)整理、立卷，并按時移交。醫(yī)院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應(yīng)及時進行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質(zhì)量，對于醫(yī)院人事檔案管理，應(yīng)加快推進其信息化建設(shè)進程。
四、結(jié)語
綜上所述，醫(yī)院的人事工作中，離不開人事檔案。醫(yī)院設(shè)置檔案管理室，應(yīng)提供更規(guī)范的檔案管理服務(wù)。為此，醫(yī)院管理者應(yīng)從服務(wù)的角度出發(fā)，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領(lǐng)導(dǎo)在人才選拔和干部任用上有可靠依據(jù)。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務(wù)工資、職稱等人事管理工作非常有利，應(yīng)該得到醫(yī)院人事檔案人員的重視。
【參考文獻】
企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企事業(yè)單位沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認為職工檔案沒什么用處，不給新招用的職工建立檔案， 甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
一、干部人事檔案管理存在的主要問題
管理是檔案工作的手段，開發(fā)利用檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國人事檔案的主體，時展要求人事檔案工作與時俱進。自第三次全國干部檔案工作會議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調(diào)整和職稱評聘等方面的內(nèi)容，檔案的使用價值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現(xiàn)在：
（一）材料不齊全，手續(xù)不完備。
材料是檔案管理工作的對象，是開展各項業(yè)務(wù)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個人在各個時期各個地方所形成的有關(guān)材料的集合體。要發(fā)揮人事檔案的依據(jù)作用，材料齊全、內(nèi)容充實、能全方位地反映一個人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區(qū)交通事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，人才流動空前活躍，影響了干部檔案資料的連續(xù)性。
（二）檔案材料失真，嚴肅性削弱。
真實性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發(fā)揮其有效作用的基礎(chǔ)。內(nèi)容失真的檔案材料會給人事工作造成嚴重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時把關(guān)不嚴，致使一些虛假的材料順利進入個人檔案。
三、加強干部人事檔案管理工作的措施
新時期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質(zhì)，為選拔任免干部、調(diào)整工資、解決待遇等工作提供依據(jù)，而且能為有關(guān)部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發(fā)人才資源提供準確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時俱進，更好地開發(fā)干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務(wù)，就必須做好以下工作：
（一）增強全民檔案意識。
檔案意識已成為制約我國檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不增強全民的檔案意識，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，我國檔案事業(yè)的發(fā)展就難以落到實處。要增強全民檔案意識，首先，要認真執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，進一步完善檔案法律體系。法律是增強全民檔案意識的有力武器，只有加強立法、完善法律體系，才能促進全社會檔案意識的形成，規(guī)范干部檔案工作，推進檔案事業(yè)發(fā)展。
（二）增強職能部門的責任意識。
干部人事檔案具有權(quán)威性，重在真實可靠。真實是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責。職能部門責任意識的強弱直接關(guān)系到干部檔案材料的質(zhì)量，要維護干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現(xiàn)的一些問題與職能部門的干部不無關(guān)系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備，甚至有的檔案材料內(nèi)容失真等問題，與有的職能部門干部的責任意識息息相關(guān)。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強職能部門的責任意識是確保干部檔案材料真實的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強辦事的責任意識。
（三）要加強自身建設(shè)。
新世紀干部檔案工作任重而道遠。首先，要加強學習。干部檔案工作的政治性、政策性很強，要求檔案工作人員運用馬列主義的立場、觀點和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國家的干部路線、方針政策，并用以指導(dǎo)工作實踐。檔案工作人員只有勤奮學習，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，才能在錯綜復(fù)雜的矛盾中排除各種干擾，堅定立場，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。目前的首要任務(wù)是認真學習貫徹黨的十六大精神，結(jié)合干部人事檔案工作實際，認真實踐同志的“三個代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，有檔案專業(yè)知識、歷史知識、人事工作知識、管理學、情報學、系統(tǒng)學知識及計算機應(yīng)用、縮微、復(fù)印等技術(shù)。要做好檔案工作，必須努力學習、掌握科學管理的原則和方法。在科技迅猛發(fā)展、日新月異的信息時代更要勤奮學習，不斷更新知識，拓寬知識面，掌握現(xiàn)代技術(shù)。解放思想，樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創(chuàng)新，變革一切不合時宜的觀念和做法，創(chuàng)造性地開展工作。
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學歷學位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。
4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進行整理后組成的文字載體。
2 管理干部人事檔案的意義
2.1 干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)。干部人事檔案是組織、人事等部門在干部人事工作中形成的，記載和反映了干部的自然情況、成長經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、德能勤績等方面的情況，是準確記憶干部情況的有效工具。借助干部人事檔案，可以全面了解干部的工作經(jīng)歷，有何特長、成績和貢獻，個性特點、道德品質(zhì)等方面的情況，把檔案記載與現(xiàn)實考察進行綜合分析，就能得出全面、準確的評價。近年來，干部選拔任用工作推行了一系列重大改革舉措，干部考察的方式方法有了很大改進，但要全面地、歷史地考察和了解干部，堅持公道正派地選人用人，查閱干部人事檔案始終是一條重要途徑。
2.2 干部人事檔案是維護干部合法權(quán)益的可靠憑證。干部人事檔案是關(guān)于干部成長經(jīng)歷和個人情況的原始記錄，其中，大多數(shù)材料是各主管部門依法履行部門職能形成的，或者是當事人自己手書、簽字認可并且按照規(guī)定程序經(jīng)過組織確認的原始材料，因此，干部人事檔案是歷史的記錄，它具有無可辯駁的證據(jù)作用，是澄清相關(guān)問題、維護個人權(quán)益的法律信證。
2.3 干部人事檔案是人才資源的信息庫。干部人事檔案本質(zhì)上是干部信息的物質(zhì)體現(xiàn)，它集中、系統(tǒng)、全面地記載了干部、人才的各種有價值信息。對檔案中記載的性別、年齡、學歷學位、專業(yè)特長、工作業(yè)績等進行深入的開發(fā)利用，有助于進行有針對性的培養(yǎng)教育和合理使用人才；可以掌握人才隊伍現(xiàn)狀，分析人才隊伍。
2.4 干部人事檔案對干部人事工作有規(guī)范、檢查、監(jiān)督的作用。干部人事檔案是組織人事部門形成的，客觀反映了干部任免、調(diào)配、考察、考核、審查、獎懲等干部工作的質(zhì)量。通過查閱干部人事檔案，既能夠歷史地系統(tǒng)地了解干部情況，看到干部人事工作的成就，也能夠發(fā)現(xiàn)干部人事工作是否全面執(zhí)行了黨的路線方針政策，是否符合上級主管部門規(guī)定的程序。正是因為干部人事檔案客觀記錄了干部人事工作的真實情況，干部人事檔案成了檢查干部工作質(zhì)量、開展巡視工作、進行廉政教育的重要依據(jù)。
2.5 干部人事檔案是研究組織工作規(guī)律的重要資料。干部人事檔案數(shù)量巨大，內(nèi)容豐富，從不同側(cè)面反映了組織工作、干部工作固有的內(nèi)部聯(lián)系及其發(fā)展規(guī)律。通過深入研究干部的成長經(jīng)歷，能夠發(fā)現(xiàn)某些地區(qū)某些部門培養(yǎng)干部的做法，總結(jié)歸納不同類型、不同地區(qū)和部門干部成長的特點和規(guī)律。通過對比分析、深入研究不同時期的干部人事檔案材料，能夠梳理出干部工作的演變軌跡，揭示出干部工作背后的深層次原因，研究提出改進工作的建議。
2.6 干部人事檔案是黨和國家的寶貴史料，也是垂訓(xùn)后世的寶貴財富。歷史主要是靠檔案記載的，檔案工作是一項記載歷史、傳承文明的重要工作，古人說檔案是“今世賴之以知古，后世賴之以知今”。確實，從歷史的角度來看，今天的檔案就是明天的歷史，做好檔案工作就是在為組織工作積累史料，為黨和國家積累財富。中國歷代都有利用檔案編史修志的傳統(tǒng)，利用檔案教育后人的傳統(tǒng)。認真做好手中文件資料的收集、歸檔，其實就是在保存歷史、保護歷史。
3 新形勢下創(chuàng)新干部人事檔案管理工作的意義
新形勢下創(chuàng)新干部人事檔案管理工作是適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的需要。當前，在干部人事檔案管理中，存在著內(nèi)容的陳舊性和檔案利用的局限性，并且在很多方面都存在著明顯不足。作為檔案管理工作者，我們要深刻挖掘知識經(jīng)濟時代干部人事檔案管理工作新的內(nèi)涵和特點，要具有廣闊的視野和開放的思維，更要適時把握當今社會不斷發(fā)展和變化的局勢，及時調(diào)整工作思路，完善工作手段，以適應(yīng)時代改革的新潮流、新思想。
4 當前干部人事檔案管理工作存在的問題
人事檔案制度自20世紀50年代產(chǎn)生以來，作為一項常規(guī)性的公共管理手段對推動我國的各項工作作出了不可磨滅的貢獻。但隨著“改革開放”進程加快和社會主義市場經(jīng)濟的縱深推進，傳統(tǒng)人事檔案制度已無法跟隨時代的潮流。而“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等不良現(xiàn)象逐日劇增，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負功能已愈演愈烈，在相當一部分人才的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”――食之無味卻棄之可惜，可見目前干部人事檔案管理工作之尷尬。由此可見，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理手段必將走向盡頭，取而代之的則是新的、科學的、跟隨時代潮流的管理手段。
根據(jù)全國人事人才工作會議之精神，要想促進人才的合理流動，就必須及時消除人才流動中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等規(guī)定的束縛，大力發(fā)展干部人事檔案管理業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。我認為，干部人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必將沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說，契約化、社會化、電子化、法制化是新形勢下干部人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。
5 關(guān)于創(chuàng)新干部人事檔案管理工作的幾點建議
保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須有科學的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：
5.1 實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。對已經(jīng)收集好的資料要進行嚴格的分類，還要進行逐次的篩選和核對，做到細致的分類、排序和編目，直到裝訂成卷。整理檔案時要做到仔細對照，認真研究，并根據(jù)人事檔案的內(nèi)容和特征進行必要的分類。還要對一些檔案材料不夠規(guī)范和出現(xiàn)破損，清晰度不夠以及次序不夠的檔案資料進行技術(shù)的加工和修剪。還要做到裝訂的四邊整齊，保證文字不被遮住，材料的內(nèi)容不會被損壞，最終要達到的目標就是實現(xiàn)檔案的完整、真實、條理分明、精簡、實用性強。
5.2 改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。21世紀是一個知識經(jīng)濟時代，如何適應(yīng)經(jīng)濟時展的需求、實現(xiàn)干部人事檔案管理工作全方位的創(chuàng)新仍是重要課題。當前，人事檔案信息化管理基礎(chǔ)薄弱，尚處在建設(shè)時期，因此，更需要制定信息發(fā)展戰(zhàn)略，分階段、有計劃地加以實施，進而奠定檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。首先遵循“科學、實用、適用”的原則，要確定檔案信息化建設(shè)的長期工作目標和近期工作任務(wù)，以“收集、管理、利用”三大環(huán)節(jié)為主線，以信息集聚、整合、為原則，構(gòu)筑干部信息化管理平臺，逐步消除各自為政、系統(tǒng)缺乏通用性、科學性的現(xiàn)狀，促進檔案管理社會化，發(fā)揮人文管理在信息化管理中的作用，建設(shè)一支高素質(zhì)的干部人事檔案管理隊伍。
5.3 分類管理。國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。
一、內(nèi)容要做到真實、完整、精煉
1、真實性是人事檔案的生命。內(nèi)容要實事求是地反映職工的本來面目，對于不符合職工客觀面貌的材料、偽造的假材料應(yīng)剔除出去。如某位職工在1988年的干部履歷表中的年齡為1952年9月，1998年再填寫時為1954年9月，這種現(xiàn)象比較普遍，如果不及時糾正，必將影響到今后的組織、人事工作。
2、人事檔案材料要完整、手續(xù)要完備
（1）材料系列是否完整。一個人的人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系，相互依存，互為補充，構(gòu)成一個完整的有機體系。比如，一個人的入黨材料，一般有入黨申請書、轉(zhuǎn)證申請書、入黨志愿書等；處分材料，一般應(yīng)包括處分決定或批復(fù)、調(diào)查報告、本人檢討以及必要的證明材料。有關(guān)部門向人事檔案部門送交材料之時，應(yīng)注意將系列材料收齊，以實現(xiàn)材料系列的完整性。
（2）一份材料的內(nèi)容和外形是否完整。人事檔案的每份材料都有一定的獨立性，內(nèi)容有幾個部分、幾個要素組成。如：一份鑒定材料，一般都應(yīng)有自我鑒定、小組鑒定、組織鑒定；審查結(jié)論和處分決定，一般都與本人見面，本人在結(jié)論或處分決定上的意見和簽字是其不可缺少的內(nèi)容。因此，檔案材料必須有頭有尾，落款、署名、時間等特征具備，外形上沒有缺頁、破損、霉爛變質(zhì)、字跡模糊不清現(xiàn)象，才是完整的檔案材料。
（3）材料手續(xù)的完備，是確保人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的一個重要方面。1990年中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出：“今后凡需歸入檔案但手續(xù)不完備的材料，均應(yīng)先將手續(xù)補辦完備，才能歸檔?！?/p>
3、人事檔案的內(nèi)容應(yīng)精煉、實用。人事檔案從建立之日起就是動態(tài)的而不是靜止的。因而決定了人事檔案必須根據(jù)當事人情況的變化而不斷增加新的內(nèi)容，補充新材料。在此過程中我們要遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則。對收集起來的材料進行審查、甄別其真?zhèn)?，判定有無保存價值。如，有人在入黨過程中多次寫了申請書，有人被審查時對同一問題多次寫了交待材料，有人對同一問題在不同時期寫了內(nèi)容相同的證明材料，鑒別時，只需選取1-2份內(nèi)容全、手續(xù)完備、字跡清楚的歸入本人檔案，其余的剔除。這就避免了人事檔案的臃腫龐雜，使其精煉簡明，更好地發(fā)揮作用。
二、材料格式的規(guī)范化
很多人事檔案材料是以表格的形式記載信息情況的，材料表格設(shè)計是否合理，尺寸大小是否規(guī)范，印刷和書寫的質(zhì)量是否有保證都將影響到人事檔案的質(zhì)量。
（1）首先，表頭要清晰明確地表達所記錄的內(nèi)容，避免含糊不清、文不對題。人事檔案的每一份材料都具有相對的獨立性：履歷表記錄人員個人簡況簡歷；鑒定表記錄對人員某一時期學習或工作的鑒定；工資表記錄人員工資變動情況等等。有些單位在制表時將兩種不同性質(zhì)的材料印刷在同一份表格上，極易造成混亂。在日常的管理工作中，我們發(fā)現(xiàn)很多部隊人員的工資表、任免表和技術(shù)等級調(diào)整表通用“干部任免審批表”一種表頭，不仔細鑒別很容易搞混。這種情況給人事檔案的整理和查閱帶來很大不便，更會影響有關(guān)部門對人員的了解和任用。其次，項目的排列要合理。表格材料常常包括很多項目，項目的排列必須清楚有序，每一項后面要留足夠空白以供填寫。
人事檔案記錄著個人信息，是部門單位選用人員的依據(jù)，對個人工作及生活影響深遠。人事檔案不僅記錄了個人各方面的經(jīng)歷情況，還是個人品質(zhì)、能力的重要憑證，個人的勤、績、廉、德、能等信息皆于其中有所反映。人事檔案管理工作做得好不好，對于人力資源開發(fā)具有重大意義。另外，人事檔案在基層人員干部選拔、評優(yōu)評獎中皆具參考意義。而人事檔案管理工作之優(yōu)劣，將對基層員工之工作質(zhì)量與效率產(chǎn)生深遠影響。同時，人事檔案管理還是衡量基層單位、部門干部職工工作水平與能力的重要標志。因而，做好人事檔案管理工作，及時收集、整理、保存人事檔案資料，利用好檔案資源，才能夠進一步推動基層單位工作的高效開展，發(fā)揮基層人才的最大作用。
二、如何優(yōu)化基層人事檔案規(guī)范化管理
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理的認識。檔案工作往往見效慢，容易受到基層領(lǐng)導(dǎo)干部的忽視。要想充分發(fā)揮人事檔案管理工作的效用，實現(xiàn)規(guī)范化的管理，需要基層單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作引起高度重視，并提供一定的支持，這是做好人事檔案管理工作的重要前提?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高認識，將人事檔案管理工作作為日常管理事務(wù)來對待，將其納入議事日程，組建領(lǐng)導(dǎo)小組定期督查、指導(dǎo)該項工作，形成“主要領(lǐng)導(dǎo)重視抓、分管領(lǐng)導(dǎo)負責抓、檔案人員具體抓”的良好格局，保障該項工作責任到人，高效開展。
（二）建立健全人事檔案管理制度?？茖W合理制度是干好基層人事檔案管理工作的保障。人事檔案管理工作紛繁復(fù)雜，特別是基層人事檔案管理內(nèi)容多而雜，煩瑣細碎，若缺乏制度的約束，將會使工作變得無據(jù)可依，無章可循，也難以調(diào)動檔案工作者之工作積極性。因而，需建立健全人事檔案管理制度，包括對文件的歸檔借閱、收集整理、核對保管、傳遞轉(zhuǎn)調(diào)等工作做好制度指導(dǎo)，使檔案管理人員嚴格按照制度辦事，避免人事檔案損壞、遺失等現(xiàn)象的發(fā)生。為避免重復(fù)工作，提高工作效率，還需對檔案的分類管理、加工裝訂、編排存放等工作進行嚴格規(guī)范，以利于檔案的便捷查閱和操作，提升檔案管理服務(wù)水平。此外，基層單位還需建立符合本單位實際的人事檔案管理考核制度，對人事檔案管理工作進行定性、定量的考核指導(dǎo)，實施動態(tài)化管理，進一步規(guī)范人事檔案管理工作。
（三）提升基層人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)?；鶎尤耸聶n案部門要想實現(xiàn)規(guī)范化管理，還需要提升檔案工作人員的素質(zhì)，打造一支專業(yè)化人才隊伍。具體而言，基層單位需選拔一批具有高度責任意識、工作細心認真、忠于職守、具有保密意識并掌握人事檔案管理專業(yè)知識的人才從事基礎(chǔ)人事檔案管理工作，并為其提供學習及培訓(xùn)的機會，使之與時俱進，掌握先進的理論知識和專業(yè)技能，更好地做好該項工作。另外，基層檔案管理人員還要加強制度學習，增強法律意識，并定期開展業(yè)務(wù)交流會，促進檔案人員相互學習，共同進步，以提升其綜合素養(yǎng)。（四）加強對人事檔案的保密管理。保密工作是基層人事檔案管理的重要內(nèi)容，貫穿于人事檔案收集、存檔、整理、利用的每一環(huán)節(jié)，是確保檔案信息安全的有效手段。人事檔案管理部門應(yīng)提高員工對檔案工作的認識，嚴格規(guī)范工作流程，對于單位職工重要的個人資料及內(nèi)容要認真保存，避免職工隱私及秘密泄露，確保單位工作的有序開展，提升單位公信力。此外，對于人事電子檔案應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，有效防范病毒入侵和黑客攻擊，并對檔案進行加密保護，以防信息被篡改和泄漏。
三、結(jié)語
社會的發(fā)展以及人事制度的革新，對基層人事檔案管理工作提出了更高的要求?；鶎尤耸聶n案工作者只有充分認清社會發(fā)展形勢，了解人事檔案管理的重要性，提高工作認識，加強專業(yè)知識學習，才能進一步優(yōu)化人事檔案管理模式，實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化管理，為基層單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。
作者:姜立新 單位:新疆塔里木河流域巴音郭楞管理局博斯騰湖管理處
參考文獻：
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙人事檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化的最大問題。實現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔工作是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這要求我們在實際工作中要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三要注意有效地維護全宗的完整性。這樣在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計算機軟件技術(shù)隨著時代的發(fā)展更新較快。人事檔案信息數(shù)字化管理得以正常運行來源于所依賴的與之相匹配的相關(guān)設(shè)備、應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)?？墒?，現(xiàn)代科學技術(shù)的更新?lián)Q代速度日新月異，計算機升級速度不斷更新，從而致使計算機軟件和硬件系統(tǒng)之間不斷的出現(xiàn)不匹配的問題，可能會讓存儲在u盤和光盤上的信息無法讀出，有時新的操作軟件和原來的操作軟件沒法有效轉(zhuǎn)換等等問題，使得人事檔案信息數(shù)字化管理面臨著較為嚴峻的問題和挑戰(zhàn)。
針對這樣的問題和狀況，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進行選擇的時候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合時代的要求以及是否具有前瞻性。
首先是安全性。即選擇操作管理系統(tǒng)時注意該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進行轉(zhuǎn)移的過程中，安全性是否可靠。由于現(xiàn)代人事檔案信息在運行的過程中，不同的存儲載體的特性有很大程度上的不同，這將會對原有信息的完整性和真實性產(chǎn)生很大的影響，所以該系統(tǒng)的操作技術(shù)必須要能夠考慮安全方面的因素，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)失真的問題。
二、實行科學管理，檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號科學規(guī)范、查找方便。
三、定期對檔案進行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。
檔案借閱制度
一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復(fù)制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負責。
四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準后，方可查閱。
檔案立卷歸檔制度
一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標題，裝訂。
三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。
四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀制度
一、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。
三、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可銷毀。
四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
檔案庫房管理制度
一、檔案庫房門窗牢固，及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。
一、當前單位人事檔案管理存在的主要問題
（一）現(xiàn)狀分析。一是存在傳統(tǒng)的單位人事檔案信息化改造不完善，還有很大一部分的人工紙質(zhì)檔案建檔沒有數(shù)字化處理，與數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺結(jié)合不好，沒有充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)平臺的快捷效能，自然造成單位人事檔案信息交流慢，更難達到資源共享；高層次的人才信息儲備不足，也不全面；單位最新人才需求信息收集不全面；單位人事檔案沒有一個完整的標準化的管理制度，造成單位數(shù)字化設(shè)備管理利用程度不高，對一些單位人才快速變動的信息收集變更不同步，很容易出現(xiàn)單位人才檔案管理的空白。二是對新的用人機制的檔案信息管理滯后，當前國家對單位干部人事制度的管理變更比較大，對單位原有的與新進的員工一改過去單一的固定工管理模式，采用全新的聘用制、制、兼職制以及社會購買服務(wù)的新型用人機制，這都需要對過去的用人機制進行改造，采用全新形勢下的人事檔案管理模式。三是單位人事檔案管理形式呈現(xiàn)出多樣化，對于當前單位的人才利用渠道來說大學畢業(yè)生不是唯一的，而是有社會招聘、不同單位的調(diào)入、還有國際的人才招聘。由此而形成的人才檔案管理也出現(xiàn)多樣化，有原有的體制內(nèi)人事關(guān)系，還會有許多其他形式的聘用關(guān)系，比如社會購買服務(wù)、等；人事關(guān)系中的工資關(guān)系變化也比較大，新出現(xiàn)的基礎(chǔ)工資、工齡工資、各種津貼、績效工資等，豐富了單位人事檔案的內(nèi)容。因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式確實到了需要進行改造的時候。（二）單位人事管理制度的問題。快速發(fā)展的單位，人才流動大，要求人事檔管理“短平快”，而許多單位的人事檔案管理制度跟不上人才流動的節(jié)奏，影響了單位對急需人才的招聘與使用，出現(xiàn)了一些單位人才的檔案的空檔與缺檔，甚至棄檔與死檔。急需人才的單位在招聘人員時，無法及時得到有用的人才信息，更不能完成引進人才的同步建檔，對后期的人才使用造成很大的麻煩。有很多單位由于人事管理制度不完善，以至于單位人事檔案信息錄入不同步，信息現(xiàn)代化程度不高，由此形成的數(shù)據(jù)庫既不先進又不全面，根本不可能真實的反映單位人才的真實情況，由于制度的不完善，單位人事檔案的可信性與利用情況不可能有一個好的結(jié)果。還有，由于人事檔案管理制度的落后，相關(guān)的考核與檢查措施也要求不高，直接會造成單位人事檔案信息質(zhì)量低下，充分的人事檔案利用也就無從談起。
二、單位人事檔案管理規(guī)范化應(yīng)采取的措施
（一）創(chuàng)新思路，采取人事檔案管理新措施。單位人事檔案管理在領(lǐng)導(dǎo)健全，人員到位的情況下，根據(jù)新形勢下國家人事檔案管理新規(guī)定，首先轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新思路，制定單位切實可行的單位人事檔案管理制度，讓從事人才檔案管理的工作者，都有依據(jù)地開展工作，這樣單位的人事檔案面廣，質(zhì)高，確實起到人才交流的重要作用。其次在人事檔案管理制度的框架下，充分利用檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備，實現(xiàn)單位人才信息全數(shù)據(jù)管理，并充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)單位人才信息的資源共享。再次細化單位人事檔案管理要求，開始環(huán)節(jié)的人才信息的采集、建檔要真正實現(xiàn)標準化。要對本單位各類人才進行分類建檔，區(qū)分專業(yè)人才與非專業(yè)人才。專業(yè)技術(shù)人員，在完善其基本的信息要求下，重點要對展現(xiàn)專業(yè)性人員的內(nèi)容進行重點錄入，反映其專業(yè)的特長，以便于人才的后期使用與交流。單位內(nèi)的辦公人員的在錄入基本信息的基礎(chǔ)上，多錄其平常方面的優(yōu)秀表現(xiàn)，重點是平時品德的表現(xiàn)；后勤保障方面的工作人員，應(yīng)當根據(jù)不同工作的錄入個人信息的基礎(chǔ)上，再集中錄入一些個人在特殊事件中的一些優(yōu)秀表現(xiàn)。通過人事檔案管理制度的管理，讓從事人事檔案管理工作者的政治覺悟普遍特到加強，職業(yè)水準更加提高，真正樹立起人事檔案管理就是單位對人才的管理并為單位發(fā)揮最好服務(wù)的思想意識，從而為單位交流人才、利用人才、選拔人才、培育人才發(fā)揮出最佳作用。（二）加強單位人事檔案管理中的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。單位人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)至關(guān)重要，人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的首要的就是完成單位人才信息資料的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，含有的信息比較多，要分類分時期建立，主要包括：出生年月、畢業(yè)學校、個人簡歷、學位、專業(yè)等基礎(chǔ)信息。其次單位人事檔案管理工作者，根據(jù)單位每年或每次人才錄用與交流，及時錄入各類人才的基礎(chǔ)信息資料，利用人事檔案管理的先進設(shè)備，實現(xiàn)單位對人才的完整與準確的動態(tài)管理，同時做好單位人才信息資源的保密，并對單位人才的工作業(yè)績隨時進行量化管理，最大限度的滿足單位對人才高效利用的信息需求，實現(xiàn)單位人事制度改革的人才管理目標。
三、總結(jié)語
總之，每個單位的人事檔案管理工作規(guī)范化管理，是當前單位快速發(fā)展的必然要求，是單位人事檔案工作者全面開展工作的重要依據(jù)，是單位發(fā)展過程中的一項基礎(chǔ)性的工作，刻不容緩，單位分管人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)必須引起高度的重視，充分利用網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，讓人事檔案中的人才信息發(fā)揮出真正的價值，實現(xiàn)單位人事檔案信息真正意義上的可操作性，最終為單位優(yōu)秀人才資源的開發(fā)與利用發(fā)揮更大的作用。
作者:郭娜娜 單位:濰坊市公共資源交易中心
【參考文獻】
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醫(yī)院人事檔案是人事管理活動的一個專門檔案范疇，是醫(yī)院在人事管理工作中形成的，反映醫(yī)院員工個人工作、學習等情況的真實記錄，也是醫(yī)院檔案的重要組成部分，對于醫(yī)院管理部門客觀、真實地考察了解和使用選拔人員具有重要的參考意義。
一、當前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題
(一)人事檔案管理制度不健全
在醫(yī)院的整個管理體系中，管理層都根據(jù)工作特點和工作需要制定了適用于本單位的相關(guān)管理制度和各類科室、人員工作職責，而在人員檔案管理方面的規(guī)章制度卻比較少，對人員檔案管理工作的標準、要求、規(guī)程和檔案內(nèi)容的界定、管理范圍以及檔案管理人員的考評缺少一整套科學統(tǒng)一的管理制度、標準。由于各項管理制度的不健全，導(dǎo)致檔案交接不及時,缺少有效的核對,特別是對部分外調(diào)人員的檔案手續(xù)“不規(guī)范”，甚至出現(xiàn)檔案中姓名、出生時間等基本資料前后不對應(yīng)等現(xiàn)象，使有人事資料不能及時完整收集，材料不準確，給醫(yī)院在人事審核、審批工作中帶來不便。
(二)人事檔案管理方式和手段落后
當前醫(yī)院人事檔案管理的方式方法和手段相對落后，還存在諸多問題，一是部分醫(yī)院人事檔案收集的材料和信息不合理，大多是一些經(jīng)歷性材料，通過這些檔案材料很難真實客觀地反映一個人的素質(zhì)能力和綜合表現(xiàn)，更不能為醫(yī)院管理層選拔使用人才提供可靠的依據(jù)；而是目前多數(shù)醫(yī)院在內(nèi)部人員檔案的收集上多是以紙質(zhì)的文本材料形式，這種檔案材料在整理、檢索等方面極其繁重，導(dǎo)致檔案的檢索和利用速度受到制約難以適應(yīng)社會快速發(fā)展對人才信息的需求；三是雖然部分醫(yī)院能投入人力、物力進行人事檔案管理工作，但觀念仍停留在“關(guān)門編研”、“重藏輕用”上，只注重對人事檔案資料的收集、管理，卻忽視了對檔案資源的開發(fā)利用，不能將檔案信息利用與醫(yī)院人才培養(yǎng)、選拔、使用有機結(jié)合。
(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊
人事檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，檔案管理工作的水平直接取決于醫(yī)院檔案管理人員的能力素質(zhì)。目前，大多數(shù)醫(yī)院往往只注重醫(yī)療技術(shù)方面人員的培養(yǎng)，而對從事醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)則重視不夠。人事檔案管理人員多是由人事管理部門人員兼管, 或由其它專業(yè)、科室轉(zhuǎn)崗過來，檔案專業(yè)出身的人員較少。這部分管理人員業(yè)務(wù)能力素質(zhì)參差不齊，又缺少相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，他們對醫(yī)院檔案的管理僅僅局限于簡單的維護保養(yǎng)，甚至連基本的分類整理收集工作都難以應(yīng)付，就更談不上有效管理利用了。
二、規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理的對策
(一)加強宣傳，提高對醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度
人員檔案管理是醫(yī)院人事管理工作的重要組成部分，人事檔案資料的合理使用將對醫(yī)院的人才考核、選拔、使用提供可靠的依據(jù)和有效的參考。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對內(nèi)部人員檔案管理工作高度重視，把檔案管理工作作為醫(yī)院發(fā)展和管理的重要工作來抓，要下大力氣宣傳人事檔案管理工作的重要性，使醫(yī)院各類人員，尤其是檔案管理人員提高對人事檔案管理工作重要性的認識，使其具有良好的檔案意識。
(二)建立健全各項規(guī)章制度，使人員檔案管理工作有章可循
完善健全的制度是各項管理工作的核心。加強醫(yī)院人事檔案管理制度的制定，建立行之有效的檔案管理體制，對醫(yī)院人員檔案管理工作具有非常重要的意義。檔案工作內(nèi)容繁雜、專業(yè)性強、點多面廣、保密要求高，因此，各醫(yī)院要結(jié)合自身實際情況，并依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，建立嚴謹、科學、合理的符合本單位實際情況的人事檔案管理制度,在檔案的收集、整理、保管、維護保養(yǎng)、查閱、借調(diào)、利用、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等工作環(huán)節(jié)都要有詳細的管理規(guī)定，使人員檔案管理工作有章可循、有法可依、規(guī)范操作、有序進行。
(三)加大培養(yǎng)力度，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)直接影響到人事檔案管理的水平和檔案利用率，影響到醫(yī)院人才的培養(yǎng)、選拔、使用，甚至影響醫(yī)院的長遠發(fā)展。因此，各個醫(yī)院應(yīng)當按規(guī)定配備專職檔案管理人員,并把人事檔案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才的宏觀培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、在職交流、考察進修等方式多措并舉抓培養(yǎng)，建立一支長期穩(wěn)定的、業(yè)務(wù)技能過硬的人事檔案管理人才隊伍，使醫(yī)院人事檔案管理人員的能力素質(zhì)能夠適應(yīng)新形勢下醫(yī)院檔案工作需要。另外，還要檔案人員事業(yè)心責任感教育，只有具有了強烈的事業(yè)心和責任心，才會有全身心投入工作的熱情，才能勤于觀察、善于思考、刻苦鉆研，不斷提高自己的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高人事檔案管理工作的效率和檔案的利用率。
三、結(jié)束語
部人員檔案資料是醫(yī)院管理層對醫(yī)院內(nèi)部人事調(diào)整的信息依據(jù),對醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著不可替代的作用。盡管當前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在著諸多問題和弊端，但只要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能高度重視，不斷改革創(chuàng)新，加強檔案管理人員培養(yǎng)、建立健全一套行之有效的規(guī)章制度，人事檔案管理工作必將更好地為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展服務(wù)。
2、注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。
3、公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。
4、使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。
二、推行標準、規(guī)范化的工作程序和方法
1、要全面普查案卷，去糟取精。一般的綜合性檔案館由于多年未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以，要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2、重新組卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則，是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起，對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管，亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3、統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤，應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準，盡量做到前后標引一致、同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。
4、規(guī)范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確，才能保證檢索的查準率。規(guī)范題名，應(yīng)掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中，要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的現(xiàn)象。若題名要素不完整，則要補齊；若題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種，它直接影響檢索的準確率。
三、加快檔案現(xiàn)代化管理數(shù)據(jù)準備進程
1、分清輕重緩急，循序漸進。在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案，進行優(yōu)先加工整理。這樣，就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄：將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案，進行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案，進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣處理，能清晰揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間，用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
4、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率。“主題詞”，有規(guī)范統(tǒng)一的功效，同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法，可以取其利避其弊。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯――“關(guān)鍵詞”進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能，把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法解決了手工標引速度慢、計算機自動標引不準確的缺點，解決了主題詞的詞義含量問題。
四、樹立良好的文化心態(tài)
檔案工作者行為中的穩(wěn)建、平和、溫良、體諒、勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創(chuàng)造性的人格品質(zhì)，體現(xiàn)了中國文化“自強不息、厚德載物”的基本精神?！昂蜑橘F”的人與人的和諧，知行合一的身與心的和諧，天人合一的人與環(huán)境的和諧，人內(nèi)在的精神和諧，無不要求檔案管理者必須樹立良好的文化心態(tài)。
