時間：2023-08-23 09:18:40
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【關(guān)鍵詞】
工程項目；資金管理；信息查詢
一、專業(yè)管理理念和目標
項目資金審批系統(tǒng)經(jīng)過需求調(diào)研，在財務管控系統(tǒng)搭建項目資金審批模塊，在現(xiàn)場調(diào)研實際的項目資金審批管理業(yè)務情況，根據(jù)項目資金管理的業(yè)務發(fā)生情況設(shè)計，將業(yè)務發(fā)生的數(shù)據(jù)通過接口集成，線下業(yè)務流程固化入信息系統(tǒng)，建立完整的項目資金信息化實時管控機制。
1.全匹配線下的項目資金管理業(yè)務系統(tǒng)
項目資金管理系統(tǒng)在財務管控平成系統(tǒng)開發(fā)，創(chuàng)建完成項目資金中項目信息、合同信息和供應商信息管理對象數(shù)據(jù)，分別添加對應的屬性字段；設(shè)計完成。分別建立管理對象息新增、修改和修改流程表單和格式，在以上三個基礎(chǔ)信息工作完成后，在項目資金審批單據(jù)中項目、合同和供應商信息選擇后相關(guān)字段屬性自動帶出，同時發(fā)票金額和累計發(fā)生額、支付金額和累計支付金額字段實現(xiàn)自動累加，完成項目資金審批單據(jù)填寫后傳遞，流程在首崗位傳遞后即進入即進入集中審批流程，流程流轉(zhuǎn)結(jié)束首崗位人員在系統(tǒng)中直接點擊打印可以套打出流程完成后的項目資金審批單。
2.完整的數(shù)據(jù)整理方案
項目和供應商信息期初數(shù)據(jù)整理，財務管控通過項目信息和供應商信息整理，對批量確認的數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)批量導入數(shù)據(jù)庫，其次通過系統(tǒng)后臺控制對于項目信息中WBS編碼重復的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)給予提示不允許表單新增和系統(tǒng)導入。在系統(tǒng)上線前，上線系統(tǒng)單位存在其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的業(yè)務系統(tǒng)，通過技術(shù)人員通過日志分析，通過轉(zhuǎn)化從舊的系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)導出成文本格式，分別提供各業(yè)務部門確認后通過系統(tǒng)批量導入數(shù)據(jù)庫中。
3.項目金審批系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)的實時同步
設(shè)計經(jīng)濟法律系統(tǒng)與財務管控系統(tǒng)合同同步接口，將經(jīng)法系統(tǒng)中技術(shù)及服務合同和其他資本性的合同類型的合同，進行對應將該類型的合同在經(jīng)法系統(tǒng)中完成審批流程，將合同中的合同信息、合同編號、合同金額和合同單位等信息自動同步至財務管控項目資金審批系統(tǒng)中，同時系統(tǒng)提供過濾查詢將同步失敗的合同系統(tǒng)可再次導入，系統(tǒng)同步和新增的合同編號具有唯一性，單據(jù)流程新增和接口同步無法新增合同編號重復的合同，保證合同信息的完整準確。
4.建全業(yè)務人員的業(yè)務流程和審批制度
系統(tǒng)上線前對各業(yè)務部門組織專題培訓，就財務管控系統(tǒng)安裝、項目資金審批系統(tǒng)介紹和系統(tǒng)應用操作進行專項講解培訓，同時針對幾個重點部門進行專項培訓。由于業(yè)務業(yè)務很多，在系統(tǒng)上線的第一個月派專人在做專項支持，實時對各部門應用中出現(xiàn)的問題做及時的技術(shù)支持。在業(yè)務流程的流轉(zhuǎn)過程中參與業(yè)務相關(guān)的規(guī)章制度，下發(fā)操作手冊和業(yè)務操作說明指導業(yè)務部門人員使用。
二、實現(xiàn)方式
1.依托財務管控平臺建設(shè)項目資金審批系統(tǒng)
根據(jù)前期調(diào)研的業(yè)務需求，設(shè)計了一套項目資金審批系統(tǒng)。具體包括根據(jù)調(diào)研的業(yè)務需求數(shù)據(jù)財務管控項目組創(chuàng)建3個數(shù)據(jù)管理對象和5各系統(tǒng)崗位，設(shè)計7個審批流程和單據(jù)格式，在流程審批結(jié)束后設(shè)計項目資金套打格式，表單中顯示相關(guān)各崗位審批意見及流程信息。同時在項目資金審批流程流轉(zhuǎn)過程中具有集中審批功能，相關(guān)崗位進入系統(tǒng)可批量顯示系統(tǒng)單據(jù)并且批量傳遞單據(jù)。
2.開發(fā)數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)自動接入
財務管控項目負責開發(fā)財務管控與經(jīng)法系統(tǒng)合同同步接口，業(yè)務部門在經(jīng)法系統(tǒng)中完成合同的審批后，其發(fā)起的合同會自動傳遞至財務管控項目資金審批系統(tǒng)，即在項目資金審批系統(tǒng)上線后經(jīng)法系統(tǒng)中履約的合同會自動通過接口同步，保證業(yè)務數(shù)據(jù)的自動同步。對于歷史數(shù)據(jù)采取跨數(shù)據(jù)庫平滑遷移，保證數(shù)據(jù)的完整和準確性。
3.全面實時管控業(yè)務發(fā)生，完善的查詢統(tǒng)計分析功能
在業(yè)務人員填寫單據(jù)過程中增加稽核公式，在業(yè)務發(fā)生的開始時控制各項業(yè)務數(shù)據(jù)準確，業(yè)務單據(jù)傳遞后系統(tǒng)讓業(yè)務人員可實時查看流程審批進度，各部門可批量統(tǒng)計資金支付的進度情況。監(jiān)控各審批流程的審批情況，對未及時審核或者當月未完成的審核流程提供查詢統(tǒng)計功能，在綜合查詢項目資金審批單據(jù)時，系統(tǒng)可根據(jù)合同、項目或者供應商實時提供項目下合同的執(zhí)行情況，如合同的累計掛賬金額和合同的累計支付金額，也可以查詢其中某家單位合同的掛賬和付款情況。
三、實現(xiàn)效果
1.成果一、
完整的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)整理方案，保證系統(tǒng)運行中業(yè)務數(shù)據(jù)的真實性、準確性財務管控項目資金審批系統(tǒng)為保證線上系統(tǒng)穩(wěn)定準確運行，通過數(shù)據(jù)信息整理和流程信息新增，上線單位第一個月錄入供應商信息1314條、項目信息1788條、合同信息10982條。通過期初導入的信息數(shù)據(jù)，并且系統(tǒng)提供完整項目信息新增和維護流程，為項目資金審批系統(tǒng)真實、準確運行提供完整的強有力的支持。
關(guān)鍵詞：
物資工程管理系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計；物資工程；管理工程
1物資工程管理系統(tǒng)的實施設(shè)計背景
傳統(tǒng)手工作業(yè)下，華電能源哈爾濱第三發(fā)電廠在日常的物資工程管理中，往往在合同、物資、財務稽查等方面或多或少的存在這樣或那樣的問題。如：在合同上，物資采購合同、建筑安裝合同、技術(shù)服務合同、修理合同等合同文本均為專責人手動編制紙質(zhì)記錄，無法保障合同的統(tǒng)一性、嚴密性、正確性，合同會簽為專責人將手動編制的文本打印后，逐個找相關(guān)領(lǐng)導進行確認簽字。合同在編制及會簽環(huán)節(jié)浪費了專責人大量的時間和精力。在物資上，部門申請計劃單，物資編制采購合同，入庫單，庫存單，部門編寫領(lǐng)料單，均為人工手動填寫紙質(zhì)單據(jù)。由于工作量大，在填寫各類單據(jù)的同時，填寫錯誤的情況時有發(fā)生，由于長時間庫存累計較多，有的保管員累計的庫存大賬，少的十幾本，多的甚至幾十本，查詢及統(tǒng)計庫存情況、出入庫情況難度很大。在財務稽核上，每月財務稽核期間，專責人要攜帶合同，入庫單，出庫單等等各類單據(jù)，到財務部進行財務稽核，財務要對每筆單據(jù)進行確認，歸類，歸納入賬或者估收，對相關(guān)信息進行統(tǒng)計匯總，由于合同種類繁多，使得財務稽核的工作量巨大，且浪費時間較長。而這些問題恰恰嚴重影響了企業(yè)工作的正常運行，更無法為企業(yè)領(lǐng)導在決策上提供及時、準確的信息，解決問題工作早已刻不容緩。
2物資工程管理系統(tǒng)的設(shè)計目標
為了解決上述問題，讓各部門領(lǐng)導能夠及時地獲得物資及工程上的相關(guān)信息，為領(lǐng)導進行決策提供有力的數(shù)據(jù)支持，在我廠領(lǐng)導的大力支持下，經(jīng)過哈三電廠物資供應部、財務部、科技部、生產(chǎn)技術(shù)部、供熱管理部、計劃營銷部等部門認真研討，制定出完全符合哈三電廠實際需求的物資工程管理系統(tǒng)流程，并預計達到如下目標：第一，取消人工手寫各種紙質(zhì)單據(jù)（合同、入庫單、領(lǐng)料單、稽核單、報賬單、付款審批單等等）。第二，縮短物資查詢庫存、領(lǐng)料時間。第三，縮短財務稽核物資入庫、領(lǐng)料、庫存、財務報賬時間。第四，縮短各類合同及入庫單、領(lǐng)料單、付款審批、報賬領(lǐng)導逐級簽字時間。第五，為相關(guān)領(lǐng)導及時準確地提供信息，輔助決策，減少了人為工作量，提高工作效率。規(guī)范工作流程，提高管理水平。
3物資工程管理系統(tǒng)程序核心與技術(shù)特點
物資工程管理系統(tǒng)的程序核心，采用PDCA的管理思想，即：Plan計劃→Do實施→Check檢查→Action處理的四要素為基準進行系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)工作。而在系統(tǒng)技術(shù)上，則主要采取PHP、HTML編程語言，MYSQL數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)采取的是B/S結(jié)構(gòu)編制，用戶工作界面是通過WWW瀏覽器來實現(xiàn)，極少部分功能邏輯在前端（Browser）實現(xiàn)，主要功能邏輯在服務器端（Server）實現(xiàn)，省去了用戶需下載客戶端的過程。值得注意的是，該系統(tǒng)主要是由華電能源哈爾濱第三發(fā)電廠獨立完成的。因此，在后續(xù)開發(fā)，省級系統(tǒng)上的意義重大。
4物資工程管理系統(tǒng)流程
物資工程管理系統(tǒng)是集物資管理及工程管理于一身的重要管理平臺。物資管理，主要包括：各部門申報月需求計劃，物資審批計劃，分拆給對應業(yè)務員，業(yè)務員根據(jù)計劃編制采購合同，該采購合同逐級網(wǎng)上各級領(lǐng)導會簽，業(yè)務員根據(jù)合同明細進行每項的物資入庫，入庫單逐級審批，部門材料員根據(jù)物資入庫情況，編寫領(lǐng)料單，逐級審批。物資業(yè)務員根據(jù)合同完成情況及發(fā)票情況，編寫物資報賬，財務逐級審批，業(yè)務員根據(jù)合同的報賬情況，編寫合同付款審批單，財務根據(jù)付款審批情況，對供貨方進行付款。物資部可根據(jù)時間、分類、價格、物資名稱等多種條件，查詢庫存、入庫、出庫數(shù)據(jù)。各領(lǐng)料部門可根據(jù)多種條件查詢本部門發(fā)生的領(lǐng)料單。財務部可查詢庫存，入庫，出庫，報賬物資，付款審批等數(shù)據(jù)。工程管理，主要包括：下級部門編寫建筑安裝合同、技術(shù)服務合同、修理合同及免招標申請單、非招標入圍單及確認單。編寫提交后逐級按流程審批。待合同完成后，填寫合同付款審批單，逐級會簽審批。各合同編寫部門可根據(jù)多種條件，查詢本部門發(fā)生的合同具體情況。物資管理流程：下級部門申報月需求計劃，物資主管審批計劃后，分拆給對應業(yè)務員，業(yè)務員根據(jù)計劃編制采購合同，該采購合同逐級網(wǎng)上各級領(lǐng)導會簽，會簽完成后，業(yè)務員根據(jù)合同明細進行每項的物資入庫，入庫單逐級審批，部門材料員根據(jù)物資入庫情況，編寫領(lǐng)料單（即出庫單），逐級審批。物資業(yè)務員根據(jù)合同完成情況及發(fā)票情況，編寫物資報賬程序，財務逐級審批，業(yè)務員根據(jù)合同的報賬情況，編寫合同付款審批單，逐級審批。財務根據(jù)付款審批情況，對供貨方進行付款。物資部可根據(jù)時間、分類、價格、物資名稱等多種條件，查詢物資庫存、物資入庫、物資出庫數(shù)據(jù)。各領(lǐng)料部門可根據(jù)多種條件查詢本部門發(fā)生的領(lǐng)料單。財務部可查詢庫存、入庫、出庫、報賬物資、付款審批等數(shù)據(jù)。工程管理流程：下級部門編寫建筑安裝合同、技術(shù)服務合同、修理合同及免招標申請單、非招標入圍單及確認單。編寫提交后逐級按流程審批。待合同完成后，填寫合同付款審批單，逐級會簽審批。各合同編寫部門可根據(jù)多種條件，查詢本部門發(fā)生的合同具體情況。
5物資工程管理系統(tǒng)的實施效果
自物資工程管理系統(tǒng)實施后，不僅減少了相關(guān)人員填寫各種紙質(zhì)單據(jù)及會簽的工作量，更重要的是物資工程管理系統(tǒng)投入使用后，提高了哈三電廠相關(guān)人員的工作效率，并通過簡潔的程序界面，更加快速、準確地了解哈三電廠物資及工程的各項相關(guān)信息及進度，及時準確地做出各種決策和判斷，提高了哈三電廠物資工程管理的整體水平。截至日前，哈三電廠已實現(xiàn)取消物資工程管理方面所有手寫紙質(zhì)單據(jù)，大大縮短了物資查詢庫存、各部門領(lǐng)料、財務計劃出入庫、庫存、報賬、付款及各類合同及審批單的會簽時間。尤其是利用互聯(lián)網(wǎng)，領(lǐng)導可以在任何時間、任何地方進入系統(tǒng)，隨時查閱與系統(tǒng)管理相關(guān)基本信息，準確定位下屬人員的工作情況，掌握系統(tǒng)執(zhí)行現(xiàn)狀，并方便地生成各種數(shù)據(jù)報表或圖表。
隨著我國信息化飛速發(fā)展和工作精準管理程度的不斷提高，一些大型（尤其是發(fā)電企業(yè)）企業(yè)均已開始重視信息化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工管理的必要性，開始進行信息化系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)籌目標。國華公司于2003年開始統(tǒng)籌建設(shè)信息化系統(tǒng)平臺，經(jīng)過10余年的信息化建設(shè)發(fā)展，已成功建設(shè)了多個信息化系統(tǒng)，并在不同的業(yè)務范圍中起到至關(guān)重要的作用，如財務管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、供應鏈管理系統(tǒng)、供應商管理系統(tǒng)、BFS++管理系統(tǒng)和基建管理系統(tǒng)等。隨著國華公司管理精細化不斷提高，信息化管理需求不斷提升。按照國華公司信息化的管理要求和統(tǒng)籌目標，以公司業(yè)務需求內(nèi)容為導向，全面建設(shè)合同管理、費用中心、影像中心和銀企互聯(lián)信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)公司從業(yè)務到賬務的信息化管理目標，達到業(yè)務標準化、流程規(guī)范化、信息自動化的管理水平。
二、系統(tǒng)概況
財務信息系統(tǒng)（合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)、影像中心）介紹
如下圖所看到的，合同管理、費用中心、影像系統(tǒng)、銀企互聯(lián)是四個獨立建設(shè)的信息系統(tǒng)平臺，都用于不同的業(yè)務模型。與國華公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)無縫集成，使國華公司信息化系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)鏈，將信息數(shù)據(jù)不斷的流轉(zhuǎn)直到業(yè)務生命周期完結(jié)。在整個流轉(zhuǎn)過程中不論組織、項目、合同、職務、人員能夠得到相應的信息數(shù)據(jù)進行查詢和分析。使日常業(yè)務發(fā)生的盲區(qū)逐漸縮小，直至消失。
1.合同管理
（1）合同管理需求
合同管理信息系統(tǒng)主要為改變企業(yè)合同紙質(zhì)管理凌亂的現(xiàn)狀和打破部門間信息數(shù)據(jù)的壁壘，將合同整體進行信息化，數(shù)字化和統(tǒng)一化的管理。從預算、需求計劃到采購過程管理、合同簽訂、執(zhí)行完成，每一個環(huán)?中的信息緊密聯(lián)系，預算信息嚴格進行事前控制，事后分析。并且自動生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了合同相關(guān)環(huán)節(jié)的等待。完成業(yè)務自動生成賬務的管理思路，并自動根據(jù)業(yè)務信息化數(shù)據(jù)完成決策分析報表。整體加強了合同管理業(yè)務流程的規(guī)范、分析決策的支持、企業(yè)核心的競爭力、合同流程的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準確性。
（2）合同管理詳細功能介紹
合同費用預算管理。合同費用類型與財務預算關(guān)聯(lián)，當超合同費用預算時，進行預警，使合同管理工作由淺層被動管理向深層寬幅度主動管理，實現(xiàn)合同費用預算控制。
合同項目計劃管理。項目計劃的制定依據(jù)計劃類別、總金額、項目類型等進行制定，形成詳細的項目計劃單。按崗位職責、人員分權(quán)限設(shè)計，實現(xiàn)流程可定制化。項目計劃由兩部分構(gòu)成，一部分根據(jù)（SCM）采購訂單編號在合同工作臺生成合同，另一部分委外、人工直接在合同模塊項目計劃手工填入形成。
合同臺賬審批管理。審批流依據(jù)合同費用類型及金額大小而制定，審批流設(shè)置結(jié)合各電廠授權(quán)手冊靈活定制。不同階段審批依據(jù)崗位、職責、人員相關(guān)聯(lián)，分配不同的權(quán)限進行管理設(shè)計。合同管理系統(tǒng)中實時顯示最新的審批流轉(zhuǎn)狀態(tài)，審批階段控制分“同意”“退回”“修改”三種，且保存顯示審批歷史記錄，包括修改痕跡。審批簽字可采用“手寫簽字”或“電子簽字”。
合同付款管理。合同付款包括預付款、進度款、結(jié)算款、質(zhì)保金等，合同結(jié)算由合同的經(jīng)辦人帶合同、發(fā)票及驗收單到財務進行結(jié)算?；üこ桃话惴侄啻谓Y(jié)算，人工、委外一般在驗收后一次性結(jié)算。合同付款各階段都顯示是否已付款標識，且付款審批通過后（驗證資金計劃），根據(jù)發(fā)票上已關(guān)聯(lián)的供應商、金額及發(fā)票時間進行付款，并在財務系統(tǒng)中創(chuàng)建分錄、打印憑證。
2.費用中心
（1）費用中心需求
費用中心信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對員工費用報銷體系的數(shù)字化、信息化和統(tǒng)一化的管理，實現(xiàn)了員工單據(jù)填寫的合理性、高效性和規(guī)范性。做到了預算的事前申請、事中控制和事后分析。與合同管理模塊結(jié)合完成企業(yè)經(jīng)營事項業(yè)務的全面管控。并且自動財務憑證生成和自動生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了報銷單據(jù)的等待。費用中心信息系統(tǒng)整體加強了企業(yè)業(yè)務流程的規(guī)范、預算費用的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準確性。
（2）費用中心詳細功能介紹
個人業(yè)務處理。提供在線填單功能，即個人根據(jù)業(yè)務需要選擇相應的業(yè)務單據(jù)類型進行填寫；業(yè)務單據(jù)包括借款單、、還款單、費用報銷單、差旅費報銷單等；在提交單據(jù)未經(jīng)審批之前，個人可以撤消；提交單據(jù)后，系統(tǒng)自動生成唯一的單據(jù)號碼。
提供個人業(yè)務查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據(jù)，支持多維、組合、各種條件查詢；查詢個人審批過的所有單據(jù)，支持組合查詢；查詢個人單據(jù)的審批狀態(tài)；單擊查詢出的記錄可查看具體單據(jù)的情況。
領(lǐng)導審批處理。提供領(lǐng)導審批功能，即領(lǐng)導登錄系統(tǒng)默認界面為待審批業(yè)務清單界面，可點擊查詢每條單據(jù)具體情況；領(lǐng)導可根據(jù)情況審批是否同意單據(jù)；如同意，根據(jù)流程設(shè)定，單據(jù)將轉(zhuǎn)至上一級領(lǐng)導或轉(zhuǎn)至會簽部門審批，或到財務審批；如不同意，可附說明單據(jù)將返回提交人；領(lǐng)導可以對多條單據(jù)進行批處理審批。
財務業(yè)務處理。提供生成記賬憑證功能。單據(jù)審批通過后，財務人員定期可以通過本系統(tǒng)直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證滿足賬務核算系統(tǒng)的要求；本系統(tǒng)處理的常規(guī)單據(jù)能無縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應包括科目、摘要、金額、個人往來、項目等基本信息；財務人員可以單張或批量生成憑證。
3.銀企互聯(lián)
（1）銀企互聯(lián)需求
銀企互聯(lián)系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)財務系統(tǒng)與國內(nèi)商業(yè)網(wǎng)上銀行系統(tǒng)的無縫連接，完成資金預算的實時控制，供應商信息的標準化管理和自動生成付款信息明細與歷史記錄，實現(xiàn)了業(yè)務各個環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享和閉環(huán)操作，將財務人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、審核和錄入工作中解脫出來，減輕勞動強度和規(guī)避資金支付風險，提高財務操作的時效性和準確性。
（2）銀企互聯(lián)詳細功能介紹
銀行支付管理。銀企直聯(lián)系統(tǒng)直接涉及資金安全，并作為公司核心財務系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)的重要接口，把安全性放在系統(tǒng)建設(shè)的首位來考慮。利用多種先進的安全控制技術(shù)，結(jié)合公司自身的內(nèi)部控制體系與相關(guān)管理制度的建設(shè)，充分保證設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應用和數(shù)據(jù)的安全，同時控制內(nèi)外部、前后臺等多方面的安全性，確保交易處理的絕對安全。實現(xiàn)和主要銀行的直連，建立與銀行業(yè)務系統(tǒng)的實時連接通道，利用該通道向銀行發(fā)送交易指令和接收數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)集中高效的資金支付和調(diào)撥。
資金數(shù)據(jù)實時查詢和對賬管理?；阢y企直聯(lián)系統(tǒng)，實時獲取資金賬戶數(shù)據(jù)，實現(xiàn)及時、全面、準確地對企?I所有賬戶的資金變動情況進行有效監(jiān)控，并實現(xiàn)銀企自動對賬。賬務信息銀企同步，銀企互聯(lián)有機連接了企業(yè)財務系統(tǒng)和銀行業(yè)務處理系統(tǒng)，整合了雙方的系統(tǒng)資源，解決了長期困擾企業(yè)的銀企賬務信息不一致問題。
建立與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)間的信息接口。建立與費用報銷系統(tǒng)、基礎(chǔ)核算系統(tǒng)對接，實現(xiàn)信息快速準確傳遞，降低勞動強度，提高財務工作效率?？蓪︺y行提供電子對賬單進行查詢與展示。展示按照指定格式顯示，方便對賬操作。
4.影像中心
（1）影像中心系統(tǒng)需求
影像中心系統(tǒng)是企業(yè)信息化標準化的一部分，主要是將業(yè)務流程中附件進行統(tǒng)一管理。加強企業(yè)各部門原始憑證的上傳效率，為業(yè)務全流程提供支持和依據(jù)，財務可以根據(jù)條形碼管理掃描原始附件快速地找到系統(tǒng)業(yè)務流程，有效地提高了財務處理效率和紙質(zhì)憑證和信息化系統(tǒng)的相互追溯功能。
（2）影像中心系統(tǒng)詳細功能介紹
原始單據(jù)掃描管理。將原始發(fā)票和其他相應的附件，通過高拍功能生成影像后，傳入到影像管理系統(tǒng)，并掛入合同結(jié)算單中，隨后打印出系統(tǒng)自動生成的條形碼粘貼到附件上。將收集的紙質(zhì)票據(jù)通過高拍儀轉(zhuǎn)換為電子圖像數(shù)據(jù)，將電子圖像數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)進行同步傳遞。同時根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)建立圖像索引，圖像能夠方便地進行檢索，有效地提高辦公效率。
條形碼管理。系統(tǒng)依照高拍儀設(shè)備編號規(guī)則自動生成實物條形碼，實物條形碼對系統(tǒng)單據(jù)號起到補充說明的作用。財務部門使用掃描槍對原始單據(jù)上的條形碼進行掃描，此時系統(tǒng)將自動找到對應的合同結(jié)算單或付款單，進行自動生成憑證操作。
憑證查詢管理。將合同、對賬單、發(fā)票等都掃描管理，財務部人員可以通過掃描原始單據(jù)上的條形碼，自動找到過賬后的憑證進行打印查詢。所以通過發(fā)票號、合同號、對賬單號等任何一個信息都可以查詢到相關(guān)的檔案。通過此功能，一次查詢就可以將整個業(yè)務鏈產(chǎn)生的所有檔案全部進行顯示調(diào)閱，極大地改善了審計查檔和調(diào)檔的問題。
三、系統(tǒng)實現(xiàn)的意義和成果
國華公司合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)、影像中心信息系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營事項從手工管理轉(zhuǎn)到信息化管理的過程，將各階段的業(yè)務信息透明、公開的共享給相應職責的崗位責任人，使分散在各部門業(yè)務事項緊密關(guān)聯(lián)，形成了一條標準的業(yè)務鏈，使業(yè)務信息數(shù)據(jù)更加準確、規(guī)范。
合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)和影像中心與國華公司現(xiàn)有的ERP管理系統(tǒng)進行了無縫結(jié)合，將信息數(shù)據(jù)共享使用，加強了信息數(shù)據(jù)的相互流轉(zhuǎn)和業(yè)務規(guī)范，減少了人為的基礎(chǔ)信息維護，加強我公司的各部門之間的聯(lián)動性。
合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)和影像中心信息系統(tǒng)在國華公司成功的使用后，解決了公司日常管理上許多困難點。如：減少了日常的統(tǒng)計工作量、預算的控制風險和人為的信息錯誤，加強了流程的規(guī)范化和數(shù)據(jù)的標準化等。
1.合同管理
（1）實現(xiàn)了日常合同中預算的接口管理，完全達到預算在合同管理中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。
（2）實現(xiàn)合同的全生命周期的管理，從需求計劃到合同會簽再到合同完結(jié)，在合同管理信息系統(tǒng)中每個環(huán)節(jié)都有清晰的生命軌跡。打破了公司各部門信息屏障，使業(yè)務更加標準、流程更加規(guī)范和信息更加準確。
（3）實現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在合同管理信息系統(tǒng)中能夠事前預置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發(fā)送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權(quán)限下看到業(yè)務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。
（4）實現(xiàn)了業(yè)務自動生成賬務憑證管理，在合同管理信息系統(tǒng)中，財務人員可以通過業(yè)務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統(tǒng)生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。
（5）實現(xiàn)了合同管理各環(huán)節(jié)的追溯功能，在合同管理中可以根據(jù)某一環(huán)節(jié)的業(yè)務事項進行前后流程的追溯，使相關(guān)人員能夠?qū)崟r地了解到合同全生命周期的詳細過程。對我公司發(fā)生的人員流動、崗位交接等人動起到了關(guān)鍵作用。
（6）實現(xiàn)了合同管理報表查詢，根據(jù)合同管理信息系統(tǒng)的強大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使用報表工具開發(fā)客戶定制報表，方便日常信息的統(tǒng)計查詢和明細查詢。為公司合同管理部門提供管理上的決策支持。
2.費用中心
（1）實現(xiàn)了日常費用中預算的接口管理，完全達到預算在員工費用日常報銷中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。
（2）實現(xiàn)了員工自助報銷管理，員工可以根據(jù)日常事項，進行自助式的業(yè)務處理，如：借款、費用申請、費用報銷和還款功能，根據(jù)自身的實際情況發(fā)起業(yè)務流程直到業(yè)務辦理完成。
（3）實現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在費用中心信息系統(tǒng)中能夠事前預置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發(fā)送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權(quán)限下看到業(yè)務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。
（4）實現(xiàn)了業(yè)務自動生成賬務憑證管理，在費用中心信息系統(tǒng)中，財務人員可以通過業(yè)務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統(tǒng)生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。
（5）實現(xiàn)了員工自助查詢功能，員工可以根據(jù)費用中心信息系統(tǒng)查詢到自己的費用事項辦理的整個過程和現(xiàn)單據(jù)狀態(tài)。直至財務生成憑證為止。
（6）實現(xiàn)了費用中心管理報表查詢，根據(jù)費用中心信息系統(tǒng)的強大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使用報表工具開發(fā)客戶定制報表，方便日常報銷信息的統(tǒng)計查詢和明細查詢。為公司統(tǒng)計費用發(fā)生情況帶來了方便。
3.銀企互聯(lián)
（1）銀企互聯(lián)系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)了 ERP系統(tǒng)付款數(shù)據(jù)與銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)的無縫連接，有效地減少了出納的工作量，和傳統(tǒng)的出納相比，提高了工作效率。
（2）實現(xiàn)了從憑證創(chuàng)建（總賬+應付）到付款信息電子數(shù)據(jù)的全流程傳遞與跟蹤管理，整個支付流程閉環(huán)在系統(tǒng)中完成，降低了人為操作失誤帶來的風險。
（3）功能模塊通過會計人員、資金管理人員權(quán)限劃分，實現(xiàn)了付款管理從憑證制證、發(fā)起付款、支付一級審核與二級審批的四級管理，極大提高了付款管理的準確性，降低了財務人員舞弊風險。
（4）實現(xiàn)安全性訪問支付功能，在保證付款數(shù)據(jù)安全的情況下，實現(xiàn)了付款業(yè)務各個環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享。
（5）在銀企互聯(lián)模塊中設(shè)置了付款相關(guān)數(shù)據(jù)信息的狀態(tài)監(jiān)控與查詢功能，實現(xiàn)企業(yè)預算管理、現(xiàn)金流管理與支付管理的無縫連接和集成，有效提升了資金管理效率。
（6）在銀企互聯(lián)模塊中根據(jù)上級單位及公司領(lǐng)導管理意圖定制了分析管理報表，提升了公司資金支付管理的決策支持能力。
省公司已開發(fā)事權(quán)審批系統(tǒng)（ITSM系統(tǒng)）“天翼靚號團購審批”專用流程（以下簡稱：團購審批流程）模塊，2020年3月26日起，凡以團購項目名義申請的天翼靚號均通過此模塊按照團購審批流程處理。
(一) 定義：天翼靚號團購指以團購名義申請靚號。
(二) 天翼靚號團購申請條件：
1、 提供簽訂的團購合同（有系統(tǒng)合同編號）；如未簽訂合同，不能通過團購名義申請靚號（單個靚號申請也不能寫團購）；
2、 合同中要有明確的主靚號、團購用戶名稱、團購拉動天翼號碼數(shù)量（無拉動數(shù)量的必須承諾每月保底消費金額并上傳“團購保底消費合同號”）、過戶要求、違約責任。若同一團購項目中，存在多個同一等級的高等級移動靚號或多個不同等級的靚號需要審批，選擇一個最高等級的靚號作為主靚號發(fā)起團購流程，并將涉及的其余靚號全部填入“申請事由”欄，以便后續(xù)查詢團購項目整體情況。若其余靚號中涉及高等級或需減免的低等級靚號，仍按《產(chǎn)品統(tǒng)籌字（2018）046號關(guān)于明確天翼號段及靚號管理辦法的通知》逐個號碼發(fā)起ITSM移動靚號審批流程，并簽訂最新靚號協(xié)議。
（二）天翼團購靚號辦理要求：
1、當天翼靚號流程發(fā)起選擇“團購”時，團購界面所填入的“優(yōu)惠號碼”即為該團購項目的主靚號、該號碼應為該項目的最高等級靚號，審批節(jié)點流轉(zhuǎn)也按該靚號等級對應的節(jié)點進行流轉(zhuǎn)。
2、若同一團購項目中，存在多個同一等級的高等級移動靚號需要審批，仍按高等級靚號的審批要求、按單個號碼發(fā)起審批流程、并將該主靚號填入“申請事由”欄。
3、 團購項目審批發(fā)起時，上傳系統(tǒng)的團購清單中的手機號碼均應為“60天內(nèi)新裝且狀態(tài)正常，且與主靚號歸屬于同一分公司”，系統(tǒng)將進行新裝時間校驗，清單中任一號碼不符合此條件，團購清單將不能成功導入。系統(tǒng)將提示“校驗出錯”，并將提供出錯清單下載，具體原因?qū)⒃谠撉鍐沃姓故尽?/p>
4、 團購項目審批發(fā)起時，當填入“團購承諾月消費額”后、“團購保底消費合同號”，系統(tǒng)將進行校驗。
(三)其他事項：無團購協(xié)議的“重要客戶”靚號需求，需與團購項目區(qū)分，按實際情況發(fā)起相應的審批流程。各碼號管理員在進行天翼靚號放號操作前，務必嚴格把關(guān)，對不符合審批要求的一律不得放號。對申請事由中明確說明為“團購 項目”但未走團購審批的，務必退回、不得放號（同一團購的多個主靚號，其中一個已走團購流程的除外）。
（五）管控與考核：
1、團購靚號辦理入網(wǎng)業(yè)務時號碼的客戶姓名、預存保底、辦理套餐必須與申請內(nèi)容一致，審批手續(xù)合規(guī)；團購項目的號碼辦理的套餐不低于申請時承諾的套餐，80%的號碼在網(wǎng)時長不低于一年（如合同內(nèi)約定在網(wǎng)時長低于一年的，按合同要求時長進行管控）；
2、如與申請內(nèi)容不一致，按該靚號標準保底*24考核受理渠道和分公司營銷成本；并對申請單位領(lǐng)導及客戶經(jīng)理按照公司相關(guān)規(guī)定進行考核；并暫停該分公司團購靚號的申請。如合作方未按照團購協(xié)議履約，公司有權(quán)收回團購時申請的號碼；
3、其他發(fā)展質(zhì)量問題按公司發(fā)展質(zhì)量相關(guān)管理辦法進行考核。
二、 優(yōu)質(zhì)號段管控
（一）定義：優(yōu)質(zhì)號段指1-5級號段，規(guī)則詳見附件；
（二）申請要求：各單位因特殊項目或活動申請優(yōu)質(zhì)號段需注明申請事由、客戶名稱、辦理的套餐、申請?zhí)柎a數(shù)量，并按審批流程發(fā)起放號申請；
（三）申請數(shù)量及審批要求：
1、1-2級號段：
（1） 500以內(nèi)（包含500），由分公司正職領(lǐng)導審批同意后發(fā)業(yè)管中心號碼管理員放號；
（3）500以上，由分公司正職領(lǐng)導審批同意-市場部分管領(lǐng)導審核-業(yè)管中心號碼管理員放號；
2、3級號段：
（1）200以內(nèi)（包含200），由分公司正職領(lǐng)導審批同意后發(fā)業(yè)管中心號碼管理員放號；
（2）200-2000（包含2000），由分公司正職領(lǐng)導審批同意-市場部分管領(lǐng)導審核-業(yè)管中心號碼管理員放號；
（3）2000以上，由分公司正職領(lǐng)導審批同意-市場部正職領(lǐng)導審核-業(yè)管中心號碼管理員放號；
3、4-5級號段：
(1) 500以內(nèi)（包含500），由分公司正職領(lǐng)導審批-市場部分管領(lǐng)導審批-業(yè)管中心號碼管理員放號；
（2）500-2000（包含2000），由分公司正職領(lǐng)導審批-市場部正職領(lǐng)導審批-業(yè)管中心號碼管理員放號；
（3）2000以上，由分公司正職領(lǐng)導審批-市場部正職領(lǐng)導審批-公司領(lǐng)導審批-業(yè)管中心號碼管理員放號；
(四)管控與考核：
1、申請?zhí)柎a的客戶名稱必須與申請內(nèi)容一致，辦理的套餐不得低于承諾的套餐價值，80%的號碼在網(wǎng)時長不低于一年（如承諾在網(wǎng)時長低于一年的，按申請時承諾的時長要求進行管控）。對客戶姓名錄入與申請不符的天翼普號，按業(yè)務差錯考核受理渠道，若連號段中包含靚號的，按標準保底*24考核受理渠道和分公司營銷成本；
2、對申請整號段的分公司/商，未完成業(yè)務發(fā)展要求的
（1）后續(xù)將暫緩對該分公司/商整號段的申請。
（2）對分公司/商有權(quán)收回未使用的號碼。
（3）對商發(fā)展的整號段中號碼涉及發(fā)展質(zhì)量問題的（如三無、實名制問題等），按發(fā)展質(zhì)量相關(guān)管理辦法進行考核。
3、申請的連號段，需指定錄入渠道，業(yè)管中心再進行放號，其他非指定渠道不得受理，否則按業(yè)務差錯考核。分公司需自行管控分配至分公司號池的號碼，且負責督促渠道嚴格按照申請內(nèi)容錄入，連號段嚴禁挪用；如因?qū)嶋H情況要調(diào)整用途的，需重新申請報備。申請的連號段如發(fā)現(xiàn)倒賣、違規(guī)挪用，將按照公司要求嚴肅處理。
三、取消單個靚號拉動收入要求，高等級靚號的申請或所有靚號的保底預存減免均需按照要求通過ITSM流程審批。
四、落實責任
發(fā)起團購靚號/優(yōu)質(zhì)連號段的申請人（客戶經(jīng)理/分局長等）作為第一責任人，申請人所屬單位為第一責任單位，責任單位正職領(lǐng)導作為第一管控責任人，須對業(yè)務的真實性及號源的使用負責；業(yè)管中心為號源使用過程管控的責任單位，負責對團購靚號及優(yōu)質(zhì)連號段使用情況建立臺賬，并實時進行監(jiān)督、管控及考核。
五、各部門工作
(一) 市場及客戶經(jīng)營部：負責做好號源政策統(tǒng)籌、風險管控統(tǒng)籌等工作。
(二) 銷售及渠道拓展部：負責指導分公司的銷售組織和執(zhí)行管控，對營業(yè)人員、銷售代表、工程師進行賦能。
【關(guān)鍵詞】
銷售企業(yè)；合同管理；適應市場
廣東、福建等省經(jīng)濟活躍、經(jīng)濟形式復雜多變，做為設(shè)立在該地區(qū)的銷售企業(yè)，隨近十幾年來國家經(jīng)濟發(fā)展，快速發(fā)展。為適應市場變化，企業(yè)需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業(yè)廣東區(qū)公司在華南地區(qū)的分支機構(gòu)變化為例加以闡述。從2000年以來，該企業(yè)在華南地區(qū)跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區(qū)公司為主，管理本地區(qū)（廣東、福建、海南）業(yè)務，人員合并辦公。2010年后華南區(qū)公司各項工作重新分立為各省區(qū)公司管理。組織機構(gòu)先后經(jīng)歷了省市級管理方式―省級公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級管理方式三個階段模式。所轄地區(qū)也分別經(jīng)歷了各省獨立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨立―各省獨立。公司內(nèi)部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經(jīng)濟環(huán)境復雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。
1 公司合同管理制度制定
在華南區(qū)管理時期，最早結(jié)合總公司制度制定華南區(qū)合同管理制度，廣東區(qū)合同管理制度是結(jié)合本區(qū)當前的實際情況，在原華南區(qū)制度基礎(chǔ)上修訂制定。并同時制定《合同管理權(quán)限及合同審查審批程序》?，F(xiàn)行制度建立統(tǒng)一授權(quán)、歸口把關(guān)、各負其責、相對集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應嚴格按照各自的職責權(quán)限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作。
1.1建立統(tǒng)一管理、各負其責、相對集中的管理體制
改變原來的多部門管理，按相對集中歸口把關(guān)、相對集中的方式管理。原來的由各主要業(yè)務部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運動員、又做裁判員的模式，變?yōu)橄鄬薪y(tǒng)一管理后，成為現(xiàn)在的由公司所屬各地市公司、機關(guān)各處室應嚴格按照各自的職責權(quán)限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作，形成職責清晰，工作明確、有效監(jiān)督、規(guī)范控制的合同管理體制。
制度明確規(guī)定訂立書面合同的標準要求。從基本環(huán)節(jié)控制風險。
1.2“各負其責”，嚴格“三項審查”制度
按照“事前預防、統(tǒng)一授權(quán)、相對集中管理、分專業(yè)審查把關(guān)、各負其責、全過程監(jiān)督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業(yè)務主管部門分別對合同項目的經(jīng)濟合理性、可行性、合法性、嚴密性、規(guī)范性、立項依據(jù)、資金渠道、技術(shù)質(zhì)量要求等方面進行審查；公司法律部門及合同管理人員對合同的簽訂、履行、變更和終止等進行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。
公司簽訂合同實行分專業(yè)歸口審查、各負其責的管理體制，包括法律審查、專業(yè)技術(shù)審查、經(jīng)濟商務審查。對未履行三項審查及審批手續(xù)的全同，一律不得簽訂。
1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級為審核主體
針對銷售公司最基層單位人員工作性質(zhì)側(cè)重具體銷售業(yè)務，法律專業(yè)人員極少，工作管理中心不同于省、市級管理性公司的特點。將合同審核的管理性工作上移至省市級分公司，即減少基層工作負擔，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級工作側(cè)重點。
1.4加強新業(yè)務、高風險項目的法律審查
對于招投標類合同、投資類高風險合同，公司制度明確規(guī)定：“立項、選商、談判、會審、簽訂的程序進行。”“對合同項目進行必要的考察、論證、落實資金渠道、項目計劃等保證合同全面履行的條件。”“對合同對方當事人的主體資格、資信情況進行審查?！薄斑M行合同談判、組織招標、投標”。
1.5公司合同管理與招投標工作緊密結(jié)合
廣東區(qū)公司招投標管理制度規(guī)定：“招標人應與中標人簽訂書面合同”。
廣東區(qū)公司充分發(fā)揮合同管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，在合同管理信息系統(tǒng)設(shè)置伊始，即將所有列入招標類別的合同審查流程設(shè)置招投標審核。所有相關(guān)合同，必須首先在合同管理信息系統(tǒng)中進行招投標審核，達到招投標標準而未通過招投標審核的合同將被退回，從而避免產(chǎn)生規(guī)避招標、虛假招標的情況發(fā)生。
2 合同管理信息化推廣
以制度做保障，積極、快速推動合同信息化管理。
把合同管理進行網(wǎng)上審查審批等內(nèi)容明確寫入現(xiàn)行制度中。三省合并管理時期，合同數(shù)量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級公司的總體安排，借助于當時的垂直管理、專業(yè)線分工的集中、統(tǒng)一特點，大力推動合同管理全面網(wǎng)絡(luò)化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓，強化合同信息系統(tǒng)的終端用戶使用。加強與當時三省各專業(yè)線、各區(qū)域和各相關(guān)處室的溝通協(xié)調(diào)，各專業(yè)線從初期的不適應信息管理方式至形成習慣、到支持認可合同管理信息系統(tǒng)，認識到管理三省各級合同，合同管理信息系統(tǒng)有著無法比擬的時間、空間優(yōu)勢，即節(jié)約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當時最早一批合同全面上線的企業(yè)之一，系統(tǒng)使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數(shù)量超過550個，合同系統(tǒng)運行合同管理范圍下至零售網(wǎng)點合同上至省級公司投資項目，合同運行數(shù)量達30057份。
3 合同管理細致與效率平衡
作為一個大型企業(yè)，合同管理的細致性和對控制風險的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業(yè)對合同管理審批環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化常抓不懈。公司的流程優(yōu)化是從“娃娃”抓起的，基礎(chǔ)好，也更易治理。從合同流程設(shè)置伊始，便充分考慮到實際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬變的市場變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡潔、無重復的專業(yè)技術(shù)性審核。公司重視做好平時的預防工作，避免頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，日常治理的效果顯著。
合同管理信息系統(tǒng)初始化的早期，流程即是一級審核即可完成三項重要審查，效率高為特點。公司的現(xiàn)行管理制度同時也明確“歸口審查、各負其責”，在現(xiàn)在行制度的同時，也有明確的《合同審查權(quán)限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。
區(qū)分不同類別、不同性質(zhì)、不同情況的合同，本著實際情況，按工作需要進行相應調(diào)整。關(guān)聯(lián)交易合同、有標準文本的合同 、對時限性要求高的合同，符合三項審查及審批要求為上限要求。一般只通過一級審核，少用二級審核，避免相同專業(yè)性、技術(shù)性重復審查。
使用標準文本、金額較小、對時限性要求高、法律關(guān)系簡單的合同，如：公司主要產(chǎn)品銷售、主要產(chǎn)品采購、零售網(wǎng)點銷售、零售網(wǎng)點維修、零售網(wǎng)點房屋租賃等合同，實行一級審查審批，只在二級分公司完成三項審查和審批即可簽訂，通常不同性質(zhì)的審核節(jié)點4個，在承辦人及時督辦的情況下，能夠在短時間內(nèi)完成所有審查審批環(huán)節(jié)并簽訂。對于其它法律關(guān)系簡單的買賣、租賃、技術(shù)服務等合同審查審批合同審核節(jié)點總數(shù)一般為5個，金額小的4個。只有投資建設(shè)類的合同，法律關(guān)系復雜、金額大、無固定的標準文本，而實行二級審核，以嚴控各種風險。
日常控制流程延長，由于部分工作部門的內(nèi)部工作分工需要，時常有相關(guān)部門要求增加流程審核要求。日久天長，流程便會逐漸加長。為控制這一情況發(fā)生。公司流程變化、調(diào)整實行審核制，流程調(diào)整由主要負責人審批，方可增加。同時，不定時安排合同審核流程檢查瘦身。達到日?？刂企w重，效果好于超重后服藥減肥。
4 應急合同審核控制
銷售企業(yè)面向市場，工作難免需要應對“突發(fā)事件”，對時間及價格波動異常敏感的合同也需要應對這類“突發(fā)事件”。這客觀上造成了個別合同事前審核不充分，事后補辦。隨著公司規(guī)模擴大，各類人員的加入，這類情況也隨之復雜。為控制這一情況，公司將其納入二級單位主要負責人的人事業(yè)績指標考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發(fā)生幾率。
5 合同管理薄弱環(huán)節(jié)強化
履行控制，尋找最薄弱環(huán)節(jié)，明確職責。
ERP系統(tǒng)是大型的綜合管理信息系統(tǒng)，幾乎涵蓋了企業(yè)日常經(jīng)營管理的所有方面，ERP系統(tǒng)的實施必然對企業(yè)原有的管理機制、控制流程等產(chǎn)生全面的影響，基于外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營的需要，全面或在一定范圍內(nèi)采用ERP系統(tǒng)加強企業(yè)管理已成為一種必然。企業(yè)管理以財務管理為中心，因此將企業(yè)財務管理思想與ERP系統(tǒng)的流程緊密結(jié)合、提升企業(yè)內(nèi)控水平成為ERP系統(tǒng)實施的主要目標。本文著重于從ERP系統(tǒng)的流程設(shè)計出發(fā)，結(jié)合本企業(yè)實施經(jīng)驗探討在ERP環(huán)境下外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建。
一、 基礎(chǔ)流程規(guī)劃
ERP系統(tǒng)實施是一個長期的分階段的過程，在當前各外貿(mào)業(yè)務的ERP系統(tǒng)實施中，基本處于整合當前企業(yè)資源的第一階段，業(yè)務與管理流程的整合是這一階段的首要任務。對外貿(mào)企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)實施的流程主要涵蓋了外貿(mào)業(yè)務、財務管理、人力資源、企業(yè)辦公、決策支持等，其中在ERP實施第一階段處于核心地位是外貿(mào)業(yè)務流程與財務管理流程的整合，其整合的質(zhì)量，直接影響到信息系統(tǒng)一體化運作的效率，也是未來提升企業(yè)管理能力的基礎(chǔ)。
（一）外貿(mào)業(yè)務流程規(guī)劃
外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務流程，因經(jīng)營產(chǎn)品、客戶、地區(qū)的不同，會有一些差異，但依然有較多的共性。一般而言，外貿(mào)業(yè)務包含報價、成交、簽訂外銷合同、組織貨源、簽訂生產(chǎn)（或采購）合同、生產(chǎn)或采購、成品出入庫、儲運報關(guān)、資金收付、核銷、退稅等過程。上述流程的組織及管理，不同企業(yè)有不同的側(cè)重點。外貿(mào)企業(yè)不同于生產(chǎn)企業(yè)，其業(yè)務細節(jié)受客戶、地區(qū)影響較大，系統(tǒng)中過于體現(xiàn)細節(jié)將難以適應未來業(yè)務的發(fā)展變化。因此，在外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務流程規(guī)劃中，依據(jù)財務管理與風險控制的需要，在業(yè)務流程中選取了合同簽訂、生產(chǎn)與采購、儲運報關(guān)、資金收付作為業(yè)務流程的重要節(jié)點，進行較為細致的規(guī)劃與設(shè)計，以下筆者以所在企業(yè)業(yè)務流程為例，簡要進行介紹。
1.報價成交
外貿(mào)業(yè)務的起點具有一定的模糊性，一般以報價成交開始，也有跳過該過程直接以簽署合同開始的?；诖?，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程規(guī)劃中僅僅將報價、成交過程作為一個業(yè)務人員用于輔助測算的工具，并不作硬性的條款與審核控制，系統(tǒng)為業(yè)務人員報價提供匯率、退稅率、歷史成交與采購信息、費用水平預測等資料輔助決策。如某報價經(jīng)客戶同意而成交，則該部分數(shù)據(jù)可為后續(xù)流程所使用，否則僅僅作為歷史數(shù)據(jù)存檔備查。
2.外銷合同
外銷合同決定了外貿(mào)業(yè)務的銷售價格與數(shù)量，ERP系統(tǒng)中的外銷合同，包含了實際業(yè)務中和外商簽署的實際出口合同信息與相關(guān)的成本測算信息，系統(tǒng)中資金和物流控制，均以此為基礎(chǔ)。因此業(yè)務人員必須錄入真實合同中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如客戶、貿(mào)易國別、價格條件、付款方式、付款計劃、合同金額、采購明細預算等，為提高效率，業(yè)務重點數(shù)據(jù)必須錄入，后續(xù)控制所需數(shù)據(jù)可稍后補錄。
依據(jù)合同數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動計算出該合同項下盈虧指標，按審批權(quán)限遞交審批，合同必須經(jīng)過審批后方能生效并提交簽署，對部分符合預設(shè)條件的合同，系統(tǒng)設(shè)定自動審批通過。合同條款變更時，必須修改合同信息重新提交審批。
此處合同管理實際是對應財務管理中的 “事前預算”部分，依據(jù)該部分內(nèi)容系統(tǒng)按合同與具體款號商品生成盈虧預測表，涵蓋按商品計算的利潤指標，后續(xù)經(jīng)濟事項均以此為基礎(chǔ)進行審核與控制。
3.組織生產(chǎn)與采購
外貿(mào)企業(yè)生產(chǎn)組織與物料采購所需一切單據(jù)，均須以外銷合同為基礎(chǔ)生成。業(yè)務部門提出物料采購的建議供貨方與價格，采購部門負責具體采購，并登記料件入庫、耗用、商檢、測試、交期等信息形成物料采購流程信息，反饋業(yè)務人員以供安排生產(chǎn)或出運。同時依據(jù)建議采購量、采購與實際采購的價差、交期延誤率等指標形成采購部門的考核數(shù)據(jù)。
采購過程中的價格與數(shù)量及其耗用信息全程均由系統(tǒng)按外銷合同信息進行比對，如超出合同預算的合理范圍即發(fā)出預警信息，并要求必須提交審批，該部分的控制對應財務管理中的“事中控制”。
4.成品出入庫
基于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務特點，成品出運實際為由供貨商直送碼頭，事實上并不存在真正的出入庫過程，因此該部分在系統(tǒng)中以登記相關(guān)信息，打印出運所需單據(jù)為主，并不作審核控制。
5.儲運報關(guān)
該部分主要為單儲部門依據(jù)業(yè)務信息制單及復核業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性，儲運報關(guān)流程中單據(jù)處于核心地位，其準確性決定了業(yè)務后續(xù)事項的順利與否。故而在此節(jié)點，系統(tǒng)強化了數(shù)據(jù)核查與流程管理，保證業(yè)務數(shù)據(jù)與單證數(shù)據(jù)、實際數(shù)據(jù)的一致性、準確性，并對報關(guān)、收匯等單據(jù)建立分類跟蹤預警體系，形成儲運進程、單據(jù)流程的一覽信息，提高單儲部門的管理效能。
6.資金收付
外銷業(yè)務資金收付主要包含收匯結(jié)算和國內(nèi)結(jié)算，與財務部門的關(guān)聯(lián)度較大，故該流程與財務流程緊密相關(guān)，主要置于財務流程中規(guī)劃，與財務流程相對獨立的主要是結(jié)算核價過程。
所謂結(jié)算核價，即是成品出運后，供貨商依據(jù)采購或加工合同向外貿(mào)企業(yè)收取貨款前雙方就成品加工或采購的價格作最終確認的過程。存在該過程的原因主要為采購及加工過程中，因工藝、設(shè)計缺陷、單耗變化、客戶要求改變等原因?qū)е聦嶋H成本與合同發(fā)生差異而需要重新確定成品采購單價。外貿(mào)業(yè)務的核價，是對此前業(yè)務成本信息的匯總，在業(yè)務流程中實際處于“事后決算”的地位。相對外銷合同而言，核價單所需信息要求更為準確詳盡，系統(tǒng)按合同、款號、商品種類等匯總在此之前發(fā)生的所有成本與外銷價格信息，由業(yè)務人員與相應數(shù)據(jù)比對后修改確認。分類采購單價、費用水平、單耗、單品利潤、相關(guān)在產(chǎn)品成本預算等主要控制指標均在合同范圍內(nèi)自動生成，并作為供貨商開票結(jié)算的依據(jù)；否則，則需按權(quán)限提交審批或重新核價。
7.核銷、退稅
核銷與退稅屬于業(yè)務流程的后續(xù)流程，不影響外銷業(yè)務進行，但對業(yè)務利潤的實現(xiàn)有實質(zhì)性的影響。核銷主要涉及報關(guān)、收匯、出運等單據(jù)的匯總比對，退稅主要設(shè)計報關(guān)、結(jié)算數(shù)據(jù)的比對匹配。該流程主要以紙質(zhì)單據(jù)的手工匹配為主，信息系統(tǒng)對其效率的提高幫助并不大，故而該部分流程任務主要以單據(jù)匹配結(jié)果數(shù)據(jù)導入及差異分析為主，確保后續(xù)業(yè)務核算中退稅金額與實際入賬金額一致。
（二）外貿(mào)財務流程規(guī)劃
財務系統(tǒng)的設(shè)計首要原則是遵循會計準則和企業(yè)會計制度，相對而言財務系統(tǒng)的流程較為標準化，以憑證、日記賬、明細賬、總賬、報表體系為主，結(jié)合業(yè)務流程獲取相關(guān)信息，為財務管理目標服務。事實上財務流程與業(yè)務流程具有較大不同；業(yè)務流程有一條明確的主線，所有的子流程均圍繞這一主線展開，以線性管理為主；而財務流程則具有模塊化的特點，針對一個管理目標，形成了多個管理流程，不同流程間并不必然具有聯(lián)系。因此，本文不再就憑證、賬務體系介紹財務流程，而就外貿(mào)企業(yè)為實現(xiàn)特定管理目標而設(shè)的若干主要財務流程作概要介紹。
1.資金流程
本流程的主要目標在于資金流量管理，結(jié)合了預算管理的部分理念，按資金流動的不同性質(zhì)，分為流入、流出、結(jié)存、計劃等4個主要的子流程進行操作，其中計劃流程貫穿始終，起到數(shù)據(jù)采集與分析的作用。
對外貿(mào)企業(yè)而言，資金流入的主要渠道為外匯收入，外匯權(quán)益的產(chǎn)生源于商品報關(guān)出運，因此該流程的起點為業(yè)務流程中的儲運報關(guān)。由單儲人員管理信用證、制單、交單、收匯登記，業(yè)務人員分拆認定，財務人員審核無誤后制證。主要控制點分為收匯計劃、收匯認定、逾期管理、數(shù)據(jù)修正等過程。流程中依據(jù)業(yè)務儲運狀態(tài)、收匯方式、各節(jié)點時間屬性等自動生成不同的管控數(shù)據(jù)，并隨業(yè)務進程的變化動態(tài)更新，實現(xiàn)從總體至明細，按客戶、合同、運編號、國別地區(qū)等不同維度收匯執(zhí)行情況的管控，分析差異，提供業(yè)務操作及決策依據(jù)。除收匯外，其他資金流入按其重要性也分別建立管控流程，如信貸資源、國內(nèi)收款等，在資金流入流程中，貫穿始終的是計劃與執(zhí)行情況的配套管理。
資金流出主要為采購款和費用支付等，該項流程的起點為申請人提出付款申請。為防范風險，本流程控制點適當前移至付款依據(jù)，即由申請人在付款依據(jù)的基礎(chǔ)上提出付款申請，在各審批點根據(jù)不同的付款依據(jù)提供相關(guān)審核信息，輔助審核人決策。本流程的重點在于付款依據(jù)上，針對發(fā)票、合同、協(xié)議等付款依據(jù)分類，分析相應的數(shù)據(jù)需求，將其置入付款申請中，在不增加申請人工作量的前提下，實現(xiàn)付款的鏈式管理。系統(tǒng)按照歷史數(shù)據(jù)及業(yè)務員付款信息、單證系統(tǒng)交單信息、儲運信息及其他相關(guān)的資金類信息預測未來某一時點企業(yè)資金狀況，設(shè)定預警指標，就未來資金狀況超限提出警示，為企業(yè)相關(guān)人員制定資金使用或籌資規(guī)劃提供決策依據(jù)。
資金結(jié)存主要為存款分布及使用狀況等，受限于銀行數(shù)據(jù)實時獲取權(quán)限尚未開放，當前僅能通過導入銀行數(shù)據(jù)，按日就銀行存貸款信息形成一覽表、總資金變動圖、分銀行、幣種資金變動情況，并通過匯總歷史數(shù)據(jù)，生成存款狀況、匯率等數(shù)據(jù)的歷史變動圖表。
2.往來流程
（1）國內(nèi)往來
國內(nèi)往來管理流程的核心是通過多維度數(shù)據(jù)分析與監(jiān)控，預防壞賬風險，由此目標出發(fā)，將往來管理流程分解為基礎(chǔ)查詢、賬齡分析、原因分析、信用額度管理4個子流程。
基礎(chǔ)查詢側(cè)重于數(shù)據(jù)獲取，按考核單元、部門、客戶等主要核算項組合統(tǒng)計分析國內(nèi)往來情況，該查詢又分為業(yè)務數(shù)據(jù)查詢及財務數(shù)據(jù)查詢，查詢結(jié)果分析可逐層穿透，直至原始單據(jù)，在任一穿透過程均提供財務與業(yè)務數(shù)據(jù)的比對，分析差異并查明原因，保證后續(xù)分析中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性。
賬齡管理主要側(cè)重于當前往來款形成的時間分析，針對核銷后的往來數(shù)據(jù)，按預設(shè)的核算項統(tǒng)計超標往來項目，并向特定人員提供預警信息。
原因分析，重點關(guān)注往來的歷史形成，提供相應的明細信息，并可直接人工查詢。
信用額度管理，即依據(jù)歷史交易情況，針對某客戶或業(yè)務人員設(shè)立一定的信用額度，往來欠款記錄必須限定在額度范圍內(nèi)。該流程主要包含信用額度的計算及額度使用狀況動態(tài)管理。
（2）國外往來
國外往來主要為收付匯管理，該流程貫穿于整個業(yè)務與財務操作進程中，其中財務部分主要為制證與往來分析，包含基礎(chǔ)查詢、賬齡分析、分拆認定管理、匯差處理等。其中基礎(chǔ)查詢與賬齡分析類似于國內(nèi)往來管理，不再贅述。
分拆認定管理主要為復核外匯收支與對應合同、儲運編號的分拆認定情況，其準確性決定了收入及成本核算的準確程度，同時可以按合同、儲運編號、客戶等考核項反映應收應付狀況。
匯差處理主要為外匯實際收付日與記賬日、損益認定日之間由于時間差異導致的匯率差，按往來賬與成本收入入賬時的數(shù)額追溯調(diào)整。通過自動化處理極大的降低了追溯原始會計記錄的工作量，提高了匯差認定的準確性。
3.庫存流程
因外貿(mào)企業(yè)主要出口業(yè)務基本都屬于零庫存業(yè)務，其管理的主要目標是動態(tài)管理庫存的進銷及結(jié)存狀況，及時發(fā)現(xiàn)庫存流轉(zhuǎn)中的異常情況。
國產(chǎn)原材料主要用于生產(chǎn)工廠間調(diào)撥或直接銷售，其管理流程始于業(yè)務部門的采購預算，生產(chǎn)類材料的管理包含于采購預算、訂單采購、入庫、耗用、核價等業(yè)務流程及收受及開具發(fā)票、賬務處理等財務流程中，其管理全程采用預算管理模式，即以預算單全程控制訂購、耗用及結(jié)算情況，按合同號、訂單號、商品等核算項跟蹤購入原材料的預算、使用、結(jié)算、結(jié)余、單位用量情況，在各個業(yè)務環(huán)節(jié)設(shè)定預警指標，對超量訂購、超預算耗用、超期未用材料進行預警及監(jiān)控。
進口原材料管理主要用于進料加工，其管理流程始于外銷進料合同，其流程類似于國產(chǎn)原材料，所不同的是基于進口材料手冊核銷的需要，系統(tǒng)中按合同號、手冊號建立進口原材料臺賬，跟蹤進口材料的預算、進口、付匯、使用、結(jié)算、結(jié)余情況，并設(shè)置進口材料分攤子流程，將合同項下進口材料分攤至對應運編號項下，并按實際付匯匯率折算出進料成本直接或追溯計入相關(guān)出口運編號項下，同時設(shè)定預警指標，對超期未分攤、未核銷的進料進行監(jiān)控。
成品管理主要用于出口銷售及國內(nèi)內(nèi)銷，基于外貿(mào)企業(yè)成品零庫存的特點，該流程相對簡單，按合同號、運編號、考核單元等維度統(tǒng)計成品的購入、結(jié)算、結(jié)余情況，設(shè)定預警指標，對超期成品進行預警提示。
4.損益流程
損益管理是企業(yè)財務管理中較為重要的構(gòu)成部分，是財務分析的重要構(gòu)成部分，經(jīng)過需求分析，外貿(mào)企業(yè)損益管理的主要維度為損益區(qū)間、利潤中心、考核項。
損益區(qū)間是指參與分析的損益數(shù)據(jù)所處的時間段，時間段可以是時間段、月份列表、年度列表等。利潤中心指損益的核算項，可以是公司、業(yè)務部門、業(yè)務組、業(yè)務員、客戶、合同號、運編號等?？己隧椫咐麧?、銷售收入、銷售成本、費用等，損益管理的基本途徑是針對上述維度分類組合，形成所需數(shù)據(jù)源，通過表單化形式顯示，就數(shù)據(jù)結(jié)果分類統(tǒng)計，并可查詢數(shù)據(jù)明細直至憑證，形成類似下列主要損益管理流程：
（1）就設(shè)定時間按考核單元、客戶、運編號、合同號、業(yè)務類別分析：利潤、銷售收入、成本、出口、換匯成本、單位利潤、進口、投資收益、內(nèi)銷、費用的構(gòu)成狀況、收匯情況、國內(nèi)往來情況。
（2）就本年所有月度按考核單元、客戶、運編號、合同號、業(yè)務類別分析：利潤、銷售收入、成本、出口、換匯成本、進口、投資收益、內(nèi)銷、費用、收匯情況、國內(nèi)往來情況的構(gòu)成狀況。
（3）按杜邦方式建立先整體后逐級明細的業(yè)務信息管理平臺，包含產(chǎn)品、客戶、國別、資金、銷售、利潤、利潤、留存利潤、在手業(yè)務、工廠結(jié)算等內(nèi)容；結(jié)合業(yè)務信息，按考核單元分析本月報關(guān)、本年報關(guān)、本月財務出口、本年財務出口、工廠未結(jié)算報關(guān)金額、未收匯金額，并可實現(xiàn)逐級查詢。
（4）建立企業(yè)信息管理平臺，包含資金、利潤、銷售、趨勢預測及經(jīng)營性指標、財務指標的同比、環(huán)比分析。
（5）按業(yè)務完整性原則決定業(yè)務利潤考核，按不同業(yè)務類型設(shè)定單票業(yè)務完成標志，依據(jù)考核區(qū)間將已完成業(yè)務生成業(yè)務考核數(shù)據(jù)，同時將未完成業(yè)務結(jié)轉(zhuǎn)下一考核區(qū)間。
上述管理流程可基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源任意組合，以滿足不同的管理目標。
財務流程的設(shè)計，實質(zhì)上分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)流程與財務管理流程，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)流程的任務是與其他業(yè)務流程相對接，獲取其他業(yè)務流程數(shù)據(jù)并進行財務加工，形成符合財務規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，生成符合標準化的財務報表；財務管理流程則是企業(yè)為實現(xiàn)自身特定的管理目標而設(shè)置，其核心是對全系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行組合分析，按管理目標進行再加工。
二、控制體系
ERP系統(tǒng)的控制體系設(shè)置，實質(zhì)上是基于管理目標，對相關(guān)流程中數(shù)據(jù)的綜合分析利用并進行預警。控制體系隨企業(yè)管理目標的變化而不斷修正，本文僅就當前外貿(mào)企業(yè)已建立的若干管理控制體系做簡要介紹。
（一）管控模型
筆者梳理出適應于外貿(mào)企業(yè)當前管理的5大管控模型：
1.實現(xiàn)財務控制點前移
（1）通過財務業(yè)務一體化建設(shè)，保證了業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性和可使用價值。
（2）ERP系統(tǒng)依據(jù)財務制度、財務管理經(jīng)驗，在業(yè)務流程中設(shè)定財務控制預警點。
（3）通過已經(jīng)發(fā)生和正在發(fā)生的業(yè)務數(shù)據(jù)，按照提前設(shè)計的財務管控模型，對數(shù)據(jù)進行分析、判斷、預警，實現(xiàn)在線的財務監(jiān)管和財務干涉，實現(xiàn)財務控制點前移。
2.成本預算、票據(jù)管理、資金控制模型
（1）合同簽署時制作《預算單》，實現(xiàn)單品成本預測和盈虧預測。
（2）結(jié)算時，在預算單的基礎(chǔ)上制作核價單，實現(xiàn)預算與實際兩方面的管理和控制。
（3）對單耗和加工成本進行控制，對待生產(chǎn)、待采購部分，進行可能單耗和成本的預測。
（4）確定和供貨商的結(jié)算方式，從而確定雙方往來票據(jù)金額和應付款項金額，并以此數(shù)據(jù)作為控制額度，實現(xiàn)對付款時的智能控制和催票管理。
3.基于單項業(yè)務的銷售費用預算和控制模型
（1）通過《合同盈虧預測表》，預估直接銷售費用，如國際運保費、國內(nèi)費用等。
（2）在實際費用支出時，與預算進行比對，并根據(jù)控制模型自動預警或強行止付。
4.單項業(yè)務資金風險控制模型
（1）基于單項業(yè)務，自動進行資金盈余的計算和控制，如果單項業(yè)務的資金盈余小于0，則自動預警或者強行止付。
（2）單項業(yè)務資金虧損時，可使用考核單位滾存利潤支付，在保證資金風險控制的同時，保證了業(yè)務處理的靈活性。
5.經(jīng)營駕駛艙決策模型的建立
總結(jié)和提煉企業(yè)管理層的管理理念，圍繞進出口業(yè)務量、資金、庫存、利潤核算等關(guān)鍵指標，實現(xiàn)時間、部門、客戶、國別多維度的分析。為企業(yè)決策層提供不同層面的決策分析內(nèi)容。
（二）進銷存管理
1.銷售管理
綜合ERP中的報價成交、訂購、發(fā)運、開票、收款、流程的完整銷售流程，區(qū)分普通銷售、委托代銷、分期收款、直運、零售、銷售調(diào)撥等多種類型的銷售業(yè)務，對銷售價格和信用進行三維管理，形成銷售及信用管理網(wǎng)絡(luò)（見圖1）。
通過基于銷售訂單的全流程預算管理，監(jiān)控訂單進行過程中的利潤水平變化，及時對利潤造成重大影響的因素變動進行預警；同時以訂單為核心，對其相應的票據(jù)、應收、資金狀況進行一體化管理，保證應收應付款項的發(fā)生與實際權(quán)益的變動相一致，避免因代收代付、委托收支、預收預付等經(jīng)濟事項導致的或有經(jīng)濟糾紛。
2.采購管理
采購管理包含了從詢價、訂貨、到貨、入庫、開票到采購結(jié)算等流程，區(qū)分普通采購、受托代銷、分期付款、直運等多種類型的采購業(yè)務，對采購價格進行嚴格控制，對采購時間進行精細管理，對采購單據(jù)進行上下追溯，形成采購管理網(wǎng)絡(luò)（如圖2）：
其管理核心是控制采購成本、管理物料周轉(zhuǎn)進程，動態(tài)監(jiān)測采購進程中物料、票據(jù)與資金的匹配狀態(tài)，監(jiān)控采購成本異動，通過物料與票據(jù)周轉(zhuǎn)進程嚴格控制預付款，并隨時與采購進程比對，保障資金安全。
3.庫存管理與核算
外貿(mào)企業(yè)業(yè)務以零庫存出口業(yè)務為主，故對存貨的管理要求相對較低，僅需滿足企業(yè)日常出入庫、盤點、調(diào)撥、耗用等業(yè)務需要，并對庫存量、庫存成本、周期盤點、庫齡進行實時反映和監(jiān)控。財務主要從資金的角度管理存貨的出入庫業(yè)務，核算企業(yè)的入庫成本、出庫成本、結(jié)余成本，反映和監(jiān)督存貨的入庫、耗用、結(jié)存和資金占用情況。按存貨、部門、倉庫進行核算，支持多種計價方式，自動進行出入庫成本調(diào)整，處理各種異常；自動提取存貨跌價準備，形成完整的存貨賬簿，動態(tài)反映存貨資金的增減變動，為降低庫存，加速資金周轉(zhuǎn)提供管理基礎(chǔ)。
（三）流動資金管理
1.管理模型
實現(xiàn)流動資金管理的流程模塊主要涉及以下8項流程：（1）賬戶管理：銀行賬戶與內(nèi)部核算賬戶管理。（2）票據(jù)管理：對票據(jù)的購置、領(lǐng)用、作廢、報銷、催辦等進行管理。含對托收單據(jù)、承兌匯票、信用證、保證金等各環(huán)節(jié)進行管理。（3）融資管理：對貸款、貼現(xiàn)、保函、背書、信托資金劃轉(zhuǎn)等進行管理。（4）結(jié)算管理：內(nèi)部結(jié)算、外部結(jié)算。（5）資金成本核算：針對籌資支出，核算各級核算單位的資金成本。（6）額度管理：對客戶、各級核算單位實際資金額度進行管理。（7）資金預測：匯總資金收支預算情況，預測未來資金狀況。（8）資金決策及報表管理。上述流程最終形成資金管理網(wǎng)絡(luò)（見圖3）。
2.主要控制手段
（1）付款計劃包括：對應付款、預付款、應付票據(jù)等應付款項及工資和應付費用進行綜合管理，并對所有付款事項進行控制；對編制預算或事先預測的付款項目，提供實際付款金額和預算金額的比較，并進行控制；對超預算的付款事項進行預警管理；依據(jù)歷史現(xiàn)金流出信息，預測未來以日、周或月為單位現(xiàn)金流出；應付管理模塊中對供貨商賬戶進行控制，提供賬戶分析、預警報告、逾期清單以及靈活的信函功能，提供多種形式的對賬單和賬戶清單。
（2）收款計劃包括：對應收賬款、預收賬款、應收票據(jù)、應收出口退稅以及其他應收款的綜合管理，并對所有收款事項進行反映；建立賬齡分析制度和壞賬確認、收款確認及催賬機制；提供歷史的現(xiàn)金流入信息，并預測未來的現(xiàn)金流入；結(jié)合應付的現(xiàn)金流出管理，提供歷史的現(xiàn)金流量信息，預測未來的現(xiàn)金流量。
（3）資金頭寸管理包括：實時查詢企業(yè)內(nèi)部各級核算單位資金存量、資金來源及分布管理；集成賬務系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、應收/應付系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)相關(guān)流程數(shù)據(jù)，實時查詢資金成本并計入相關(guān)考核單位；對外建立與銀行、非銀行金融機構(gòu)等合作伙伴的數(shù)據(jù)處理的接口，及時接收匯率、利率、資金變動等外部信息，及時核對賬務與實際資金信息差異。
（四）審批管理
外貿(mào)企業(yè)審批流程應與用戶權(quán)限管理緊密結(jié)合，嚴格按照從逐級審批權(quán)限，同級業(yè)務員不得互相修改查詢他人數(shù)據(jù)。
系統(tǒng)按其業(yè)務部門、業(yè)務員、合同號建立索引存放數(shù)據(jù)。實現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活輸入、輸出和處理，并按層次性數(shù)據(jù)設(shè)置權(quán)限。不同部門、不同業(yè)務員間不能互訪數(shù)據(jù)，但上級可訪問下級（部門、人員）數(shù)據(jù)，所有者可訪問其合同執(zhí)行的后續(xù)數(shù)據(jù)（單證、核算等）；設(shè)有部門經(jīng)理、主管經(jīng)理簽字權(quán)限，簽字后數(shù)據(jù)將不能進行刪改。
系統(tǒng)按其審批性質(zhì)分為業(yè)務審批（合同協(xié)議審批、外運單審批、核銷單領(lǐng)用審批）、付款審批（出口費用付款審批、內(nèi)購貨款付款審批、進口開證審批、進口付款審批）。業(yè)務審批實際上涉及到業(yè)務的各個環(huán)節(jié)。
對同一合同、單證或付款等內(nèi)容，可同時進行多人匯審，并簽署個人意見。
審批功能設(shè)置時除考慮到職務上的差別，還應考慮到不同人員審批金額與審批類型（不同類型的合同、不同性質(zhì)的付款）的不同，比如超過部門經(jīng)理審批金額上限或換匯水平的合同會自動轉(zhuǎn)交上級主管審核。
根據(jù)企業(yè)的實際管理設(shè)定自行定義審批內(nèi)容，在各個審批環(huán)節(jié)，分析其審批所需信息，提供迅捷的快捷查詢功能，瀏覽歷史業(yè)務信息、客戶往來信息、成本盈利水平比對信息、預算與實際進程信息、資金信息等等，為審批人作出準確判斷提供信息保障。同時依據(jù)預設(shè)的風險管控條件，在單項業(yè)務的各審批環(huán)節(jié)自動提供風險提示信息，如委托付款、代開發(fā)票、超限額付款等信息，將風險管控貫穿于整個審批流程中。
（五）決策分析體系
通過建立的決策分析體系，使經(jīng)營管理層可以及時、準確地對企業(yè)經(jīng)營成果進行有效分析，以此評價和判斷企業(yè)的財務狀況、經(jīng)營成果、經(jīng)營績效、財務風險、獲利能力等，實現(xiàn)控制點的前移。
ERP系統(tǒng)提供自定義功能及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。實現(xiàn)各個業(yè)務環(huán)節(jié)、業(yè)務內(nèi)容的動態(tài)實時的進行數(shù)據(jù)挖掘、取、匯總，以及時、準確地進行企業(yè)經(jīng)營狀況分析，動態(tài)實時地獲得企業(yè)的真實經(jīng)濟運行狀況。
基于此管理目標，系統(tǒng)建立了KPI（績效管理）分析體系，基于ERP系統(tǒng)的模塊化結(jié)構(gòu)，外貿(mào)企業(yè)可基于不同的管理目標快速制定出基于自身企業(yè)管理體系的KPI分析體系，如：財務比率分析（標準財務比率、理想財務報表、杜邦財務分析體系）；多期比較分析；結(jié)構(gòu)百分比分析；趨勢分析等。
通過上述KPI分析體系模版，以杜邦比率分析、企業(yè)績效評價、獲利能力評價、成本差異、異常財務指標、現(xiàn)金流量分析為手段，建立決策分析體系（見圖4）。
在外貿(mào)企業(yè)的ERP系統(tǒng)中，財務系統(tǒng)具有核心地位，是整個企業(yè)管理的數(shù)據(jù)歸集與處理中心，一個完善財務信息系統(tǒng)，對于在ERP環(huán)境下的企業(yè)商業(yè)風險預警機制和風險管理系統(tǒng)具有良好的支持作用，并對企業(yè)成本領(lǐng)先戰(zhàn)略體系和全面成本管理系統(tǒng)予以保障。作為企業(yè)謀求新市場條件下競爭優(yōu)勢的先進管理手段，ERP系統(tǒng)所涉及的方面和應當實現(xiàn)的目標是不斷擴展的,在日趨激烈的市場競爭中,任何管理方法和手段的最終目標只有一個,即開發(fā)、保持和發(fā)展企業(yè)的競爭優(yōu)勢,使企業(yè)在競爭中立于不敗之地。
主要參考文獻：
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[3]曾毅.SQL SERVER 數(shù)據(jù)庫技術(shù)大全.
一、采購成本控制
1.公司采購與付款審批流程
采購審批：采購部門根據(jù)各部門上報的計劃制定“外購件采購申請單”或簽訂采購合同倉庫主管簽字分管采購業(yè)務的領(lǐng)導簽字辦公室價格稽核員簽字財務負責人簽字總經(jīng)理簽字。
付款審批：業(yè)務員根據(jù)采購合同填寫《付款審批領(lǐng)用單》分管采購業(yè)務領(lǐng)導簽字質(zhì)控部領(lǐng)導簽字辦公室價格稽核員簽字財務經(jīng)理復核總經(jīng)理審批超過額度金額，執(zhí)行公司相關(guān)制度規(guī)定的控制流程出納付款 出納在系統(tǒng)中錄入付款信息財務經(jīng)理復核。
2. 財務部管控要點
財務部門在審核采購付款時，應實施以下控制活動：
（1）采購付款的前提條件為必須簽訂書面合同，按合同管理流程審批，對無合同評審付款的，會計應當在付款單上拒絕簽字；對超出合同額的支付，涉及合同增量補付款的，要求采購員簽訂補充協(xié)議，按合同管理流程審批后，方能辦理支付手續(xù)并付款；必須取得供應商合同原件或傳真件，如為傳真件，需按期收回原件。
（2）按合同約定需要預付購貨款的，由采購員提供合同復印件并填寫付款通知書，注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號，按批準物資采購的權(quán)限辦理付款批準手續(xù)后，交公司財務部門辦理預付貨款業(yè)務。會計在審核付款時，必須審核采購合同原件，核對付款金額是否與合同上約定的采購數(shù)量與金額一致；會計根據(jù)上月簽訂的合同，編制《合同原件統(tǒng)計表》，合同必須留一份在財務部備查。便于對供應商付款情況進行跟蹤核對。
（3）出納應嚴格執(zhí)行財務支出相關(guān)規(guī)定，依據(jù)權(quán)限審批齊全的單據(jù)對外辦理付款。付款單據(jù)未審批，未經(jīng)審批程序擅自變更收款主體，合同執(zhí)行與對外付款的前置要求尚未滿足的，包括收取客戶保證金，辦理擔保或質(zhì)押手續(xù)等，出納有權(quán)拒絕付款。
（4）對無合同的采購，應要求提交“外購件采購申請單”，審核申請單是否經(jīng)有權(quán)審批人審批，付款金額是否與申請單上的采購數(shù)量與金額一致；
（5）審核《付款審批領(lǐng)用單》是否經(jīng)有權(quán)審批人審批；
（6）審核供應商是否在公司物資采購合格供應商名錄約定范圍內(nèi)；
（7）審核采購價格是否在公司物資采購指導價格表限定價格內(nèi)，超過指導價格的，必須提交經(jīng)有權(quán)審批人審批的價格審批表。
對上述審核中不符合內(nèi)控要求的，財務部門一律不予付款。
二、生產(chǎn)環(huán)節(jié)的成本控制
1.成本控制實施流程
制定各物料的預算成本清單及工時物料―技術(shù)部提品的物料清單間根據(jù)產(chǎn)品的制作的流程憑技術(shù)部下發(fā)的物料明細單領(lǐng)料產(chǎn)品入庫后，財務部按實際生產(chǎn)情況計算出實際成本，比較預算與實際的差異。
2.財務部管控要點
（1）跟蹤整個成本控制流程，根據(jù)技術(shù)部門下發(fā)的物料清單，嚴格監(jiān)控審批流程。具體包括是否經(jīng)相關(guān)責任人簽字，是否經(jīng)過領(lǐng)導審批、下發(fā)的物料清單是否經(jīng)過辦公室核價簽字。
（2）核價后的物料清單移交財務部后，財務部復核物料清單手續(xù)是否完善后歸檔。
（3）領(lǐng)料過程中與下發(fā)的物料清單有偏差的，必須要見總經(jīng)理簽字的《偏差領(lǐng)料審批單》。
（4）產(chǎn)品按照預算標準生產(chǎn)入庫后，財務部按照預算標準計算物料成本，按實際生產(chǎn)情況計算出實際成本，比較物料與實際的差異，分析是數(shù)量差異還是價格差異，由物料成本管理小組分析其原因，制定整改措施。
（5）各部門根據(jù)財務部分析的差異進行整改，修改相應產(chǎn)品的成本物料清單。財務部審核修改后的物料清單，如未有效的改進，財務部不予審批，并報相關(guān)領(lǐng)導處理。
（6）財務應督促倉庫嚴格按照物料清單進行發(fā)料。倉庫以技術(shù)部下發(fā)的物料清單作為出庫單辦理出庫手續(xù)，“物料清單”必須簽字手續(xù)齊全。
（7）生產(chǎn)部上報的實際工時及技術(shù)部上報的物料工時手續(xù)必須齊全，財務部依據(jù)合理的方法進行分配出產(chǎn)品的直接人工。
三、售后服務成本控制
1.售后服務工作流程
（1）售后服務派遣單下發(fā)流程
銷售部根據(jù)客戶投訴或要求填寫派遣單生產(chǎn)部核實工時、工費并簽字技術(shù)部門后附材料清單并簽字采購部核計外購件價格，辦公室對價格進行復核確認并簽字財務部匯總核算成本并簽字報售后服務領(lǐng)導審批確認。
（2）產(chǎn)品出現(xiàn)故障的售后服務流程
出現(xiàn)產(chǎn)品故障，售后人員填寫《售后服務記錄單》―售后人員對發(fā)生費用的售后服務事項報公司有權(quán)審批的領(lǐng)導批準―需要現(xiàn)場解決的售后服務事項應對故障進行分析和診斷，由公司售后服務組及質(zhì)控部完成質(zhì)量責任界定―售后人員完成故障處理，應現(xiàn)場填寫售后服務卡。
2.質(zhì)量事故定損工作流程
質(zhì)控部在接到售后反饋記錄單據(jù)后，對質(zhì)量事件應予以評估，界定售后質(zhì)量定損部門承責，并對費用、報價提出質(zhì)控部意見，供公司領(lǐng)導審批， 質(zhì)量責任界定涉及到技術(shù)、采購、生產(chǎn)部門責任時，質(zhì)控部應提供部門承責比例及金額。
3.財務部管控要點
（1）售后人員出差至外地的差旅費用參見差旅費相關(guān)管理制度中的一般人員標準，售后服務組駐外跟蹤服務人員費用見售后服務組駐外人員管理相關(guān)制度。財務部進行復核費用標準時嚴格執(zhí)行上述制度，對超支的費用不予報銷。
（2）財務部在審核售后費用時，銷售內(nèi)勤應將售后的產(chǎn)品的合同號寫在報銷單上并簽字，財務做會計分錄時按照合同號掛售后費用的輔助項目。
（3）對由于時間原因需及時領(lǐng)料及發(fā)生售后費用時，應督促質(zhì)控部完成質(zhì)量定責工作，售后服務人員出差回來報銷必須要附質(zhì)控部出具的經(jīng)由公司領(lǐng)導簽字認可的質(zhì)量定責報告，否則不予以報銷。
（4）財務部審核售后費用報銷單時，一定要見附在報銷單上的“售后服務卡 ”，該卡是否包括提供的產(chǎn)品使用情況的跟蹤服務內(nèi)容，是否有用戶在用戶簽字欄中的簽署意見，是否對服務質(zhì)量作出了評價。對不符合規(guī)定的，一律不予以報銷。
（5）每季末財務部應按產(chǎn)品清理售后服務費用，建立臺賬。臺賬應包含合同號、產(chǎn)品名稱、售后人員姓名、售后費用的金額、發(fā)生質(zhì)量事故的原因及責任部門等。臺賬打印后經(jīng)財務經(jīng)理及銷售部經(jīng)理簽字后報總經(jīng)理。
（6）售后服務審批程序中，財務部應區(qū)分無償?shù)氖酆蠓占坝袃數(shù)氖酆蠓帐马棥?/p>
加強和規(guī)范合同管理，對企業(yè)規(guī)范交易行為，防范交易風險，控制運營成本，提升管理水平，具有重要意義。武漢石化逐步成為華中地區(qū)煉化產(chǎn)能“龍頭”，市場交易大幅上升，合同主體復雜，類別繁雜、數(shù)量及金額大、管理層級多，經(jīng)營過程中存在著大量風險，原有分散管理的合同管理模式已遠遠不能適應企業(yè)發(fā)展的新形勢和新要求。為此，中國石化積極探索實施合同管理信息系統(tǒng)，取得了顯著成效。
一、突出合同綜合管理，建立“統(tǒng)一管理、分級負責、分專業(yè)審查”的管理體制
按照集中歸口管理，多專業(yè)一體化運作的思路，明確企管法規(guī)部門為合同綜合管理部門，提高對合同運行的控制力，初步建立起以適度集權(quán)、有效授權(quán)、規(guī)范操控為特征的合同管理體制。
（一）實行“三個統(tǒng)一”的集中管理
統(tǒng)一制度：武漢石化制定了統(tǒng)一合同管理辦法，嚴格實行領(lǐng)導一支筆簽約制度、公司領(lǐng)導審批制度和依據(jù)合同付款制度，形成了可操作性強的管理制度體系。統(tǒng)一分工：公司明確規(guī)定合同綜合管理部門負責合同管理制度和流程制定、法律審查以及監(jiān)督管理，合同專業(yè)管理部門負責各自主管范圍內(nèi)的技術(shù)審查，合同經(jīng)濟管理部門負責經(jīng)濟審查。統(tǒng)一平臺：以合同管理和財務結(jié)算系統(tǒng)為基礎(chǔ)，并把市場準入、招標等系統(tǒng)接入，作為合同運行平臺，使合同立項、簽訂、審查審批、履行管理等能夠規(guī)范有序進行。
（二）實行“三級負責”的授權(quán)管理
針對武漢石化所屬單位多、管理層級多、合同量大，難以做到公司完全集中管理的實際情況，綜合合同種類。按照領(lǐng)導班子成員分工實行年度授權(quán)，對內(nèi)控權(quán)限指引中的重點內(nèi)容進行劃分，將合同審批審查權(quán)交權(quán)限領(lǐng)導。分級負責的授權(quán)管理，實現(xiàn)了不同業(yè)務類別、風險等級的合同都能得與之相應的管理。
（三）實行“三項審查”的簽約管理合同管理部門嚴格按職責和流程進行技術(shù)、經(jīng)濟、法律審查，不得簽約未按規(guī)定進行三項審查的合同。技術(shù)審查主要審查合同相對人資質(zhì)是否具有訂立及履行合同的能力、項目工作量、質(zhì)量、驗收、履行期限等專業(yè)性條款；經(jīng)濟審查主要審查計劃（預算）等簽約依據(jù)、價格、價款支付期限和方式等條款；法律審查主要審查各方當事人主體資格、合同條款是否存在違法違規(guī)內(nèi)容，各審查部門審核意見是否齊備并符合規(guī)定等內(nèi)容。通過三項審查把關(guān)，有效防控了交易風險。
二、優(yōu)化合同系統(tǒng)功能，實現(xiàn)合同管理與業(yè)務管理的有機融合
按照集團公司的統(tǒng)一部署，武漢石化穩(wěn)步推進合同管理信息系統(tǒng)的運用，不斷完善和優(yōu)化系統(tǒng)功能，實現(xiàn)了各類合同全面上線運行。
（一）完善系統(tǒng)功能設(shè)置，合同管理各個環(huán)節(jié)得到有效控制通過完善合同管理相應環(huán)節(jié)的流程設(shè)置，使交易過程所涉及各項管理有機融合。完善簽約依據(jù)審批功能，依據(jù)計、預算簽約；完善市場準入、招標審批功能，優(yōu)選合格供應商；完善合同簽訂審批功能，規(guī)范有效簽訂合同；完善履行付款審批功能，財務部門依據(jù)合同系統(tǒng)付款審批單對外付款。實現(xiàn)從市場準入、合同選商、簽訂、變更解除到履約結(jié)算全過程信息化、標準化封閉管理。
（二）推行系統(tǒng)集成對接，全面提升合同運行質(zhì)量武漢石化全面推進合同系統(tǒng)與財務結(jié)算系統(tǒng)對接，通過系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息自動傳輸，使財務部門嚴格依據(jù)合同進行結(jié)算付款，有效提升了合同履行質(zhì)量和效率。
（三）強化分析評價功能，發(fā)揮合同信息對經(jīng)營管理的支持作用把合同簽約主體、市場準入、選商、簽訂、履行、合同運行效率等信息細化為40多個具體分析要素，定期或不定期對系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)進行橫、縱向的比對分析，實時掌握合同運行管理情況，及時發(fā)現(xiàn)合同簽訂、履行過程中存在的問題，并針對問題對合同管理制度流程進行優(yōu)化完善。對于合同系統(tǒng)反映出的專業(yè)管理問題，及時向公司提出管理意見和建議，為公司經(jīng)營決策提供依據(jù)，較好發(fā)揮了合同信息在經(jīng)營管理中的服務和支持作用。
三、優(yōu)化合同審查審批流程，提高合同運行質(zhì)量和效率
武漢石化制定了年度合同轉(zhuǎn)委托授權(quán)書，明確了領(lǐng)導會簽審批的目標、原則和標準，通過優(yōu)化流程、簡化環(huán)節(jié)、做到了既規(guī)范管理、又提高效率。
（一）審查必要性原則無實質(zhì)審查內(nèi)容的職能部門不再審查，采用招標選商的合同，在合同系統(tǒng)中上傳相關(guān)招投標資料；使用標準文本簽訂合同的，除變動條款審查外，其余條款不再重復審查；對關(guān)聯(lián)交易合同、內(nèi)部合同、金額小風險小的合同，相應簡化審查內(nèi)容。
（二）不重復審查原則，減少審查環(huán)節(jié)同一合同審查部門對同一交易事項僅做一次審查；同一合同審查部門內(nèi)容不交叉審查。
（三）高效及時原則，明確審查權(quán)限所有合同都必須經(jīng)過財務、法律、計劃部門審查；審查會簽人員在2個工作日提出審批意見，對于超期審查人員在公司范圍內(nèi)通報。
四、抓住合同管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，強化合同全過程控制
（一）嚴格選商管理，提高簽約主體資質(zhì)能力公司建立了嚴格的市場準入和招標管理制度，實行統(tǒng)一管理、分類審查、分級負責的管理體制，規(guī)范選商審查程序，確保合同相對人主體適格。同時對供應商履約情況進行考核，對出現(xiàn)質(zhì)量、安全問題等重大違約行為時，及時與其終止合同關(guān)系，保障了交易安全。
（二）規(guī)范簽約管理，確保事前簽訂合同公司對影響合同正常簽訂的計劃、預算、價格等簽約依據(jù)滯后等管理行為做出相應調(diào)整，理順業(yè)務管理制度流程，合同管理部門參與項目計劃的制訂及申報、重大項目論證、招標、談判等工作，制訂合同簽約計劃，督促和指導相關(guān)部門提前準備合同簽約資料，保證及時、規(guī)范簽訂合同。
（三）嚴格考核兌現(xiàn)，強化責任落實嚴格合同管理系統(tǒng)指標管理，嚴考核、硬兌現(xiàn)，對不完成指標的單位及合同經(jīng)辦人進行考核。嚴格合同管理人員考核，實行合同管理人員持證上崗制度，合同綜合管理部門每年對合同管理人員工作情況進行考核，考核不合格的，取消其合同管理員資格。
經(jīng)過多年來不懈努力，武漢石化合同管理水平顯著提升，法律管理取得明顯成效，有效地支持和保障了公司各項生產(chǎn)經(jīng)營活動，在交易額和合同數(shù)量大幅增加的情況下，合同管理質(zhì)量和效率都有較大提高，從而推動企業(yè)管理水平不斷提升，為武漢石化戰(zhàn)略發(fā)展提供了基礎(chǔ)保障。
二、合同管理信息化可以實現(xiàn)工程項目合同管理處于實時監(jiān)控狀態(tài)。
傳統(tǒng)合同管理模式往往僅關(guān)注事前審查程序是否完善，合同簽訂前的法律風險，對合同履行過程中、后的管理無人跟蹤和監(jiān)控。建立合同管理信息化系統(tǒng)，可為項目實現(xiàn)事前、事中、事后，全面、動態(tài)監(jiān)管合同，例如事前審批職能明確，固化各環(huán)節(jié)審查風險點，對合同中涉及法律問題的如工期、價款及支付方式、違約金、履約保證金、爭議管轄法院的選擇等，都有明確的約定和要求。“事中”實時監(jiān)控合同履行狀態(tài)，合同額是合約人員填入，通過開發(fā)設(shè)計使系統(tǒng)自動提醒每一合同履行節(jié)點，實時自動收集進入系統(tǒng)的合同資料、完善合同資料歸檔工作，“事后”與訴訟、仲裁等專項法律事務系統(tǒng)銜接、實現(xiàn)聯(lián)運管理。
三、合同管理信息化，可以實現(xiàn)開發(fā)、成本、施工、材料、財務等業(yè)務系統(tǒng)的聯(lián)動管理。
傳統(tǒng)合同管理模式由于只注重事前合同文本審批，缺乏多角度業(yè)務審查以及事中與事后監(jiān)管手段，導致項目實際成本與計劃成本，資金支出與收入，貨物的入庫與出庫等履行情況未能及時反映到相應業(yè)務系統(tǒng)。而合同管理信息化系統(tǒng)可以成為其他業(yè)務系統(tǒng)的主要互聯(lián)通道，如投資管理系統(tǒng)與招投標管理系統(tǒng)，兩者作為合同管理的前端管理流程，與合同管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，從投資和招標立項、合同審批到合同正式成立、履行，全流程監(jiān)控企業(yè)投資、招標行為的法律風險，同時為項目成本、財務、生產(chǎn)等業(yè)務系統(tǒng)聯(lián)動。通過每個合同履行節(jié)點，分析出項目計劃成本的實際成本情況，成本的對比也可通過系統(tǒng)實時進行，隨時查看項目成本的控制情況。每個合同的財務數(shù)據(jù)也可直接采集，并復核產(chǎn)生的財務憑證，使業(yè)務數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)保持一致，達到財務數(shù)據(jù)的高度統(tǒng)一，每個合同應付款及賬款可以迅速地反應出來，企業(yè)債權(quán)、債務更明晰，及早發(fā)現(xiàn)資金缺口，及時應對，這樣我們可以避免許多不必要的經(jīng)濟糾紛。
四、合同管理信息化可以提高合同審查、審批效率，節(jié)約管理成本。
傳統(tǒng)合同管理模式中一個合同從審批到簽訂，最少都要二、三天時間，項目合同如今雖然也可通過網(wǎng)絡(luò)郵件傳輸，消除了物理距離的限制，但在合同審批中各職能部門的風險審查難以溝通，一些合同中發(fā)現(xiàn)的問題重復提出。而進行了合同管理信息化后，這些問題都可以解決，合同信息化利用信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程辦公，不僅提高了傳輸速度，有效節(jié)約時間，同時，文本實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，實現(xiàn)了部門聯(lián)動，減少了部門審查核對時間，提高了工作效率。通過信息系統(tǒng)，相關(guān)業(yè)務人員可以從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務中解放出來，將大部分時間投入到專業(yè)分析等業(yè)務工作中，將進一步優(yōu)化管理，節(jié)約管理成本，提高經(jīng)濟效益。
五、合同管理信息化能夠科學高效管理合同數(shù)據(jù)，及時反映項目經(jīng)營狀況。
傳統(tǒng)合同管理模式中由于缺少一個系統(tǒng)的信息化管理手段的支持，很難及時真實反饋相關(guān)數(shù)據(jù)，也無法通過數(shù)據(jù)反映企業(yè)經(jīng)營管理中一些真實狀況。通過合同管理信息化系統(tǒng)，可以科學高效地管理合同信息數(shù)據(jù)。項目合同中每個系統(tǒng)都要有預警數(shù)據(jù)線，項目成本超出報警、項目超付款報警、項目欠付款數(shù)額達一定比例報警等等，這些信息數(shù)據(jù)多角度反映項目合同管理情況，從而及時發(fā)現(xiàn)和預警法律風險，能預知風險，及早制定對策，出現(xiàn)糾紛時盡早介入，努力化解矛盾。從而使合同管理信息化在防范經(jīng)營風險中發(fā)揮著重大的作用。
目的
規(guī)范在外開模及模具零部件委外加工流程，確保外委加工模具、零部件滿足我公司要求。
2.
范圍
適用于需付款的公司模具零部件加工、委外開模、委外單工序加工作業(yè)及設(shè)計外委。
3.
職責
3.1
市場部負責整套模具委外的供應商開發(fā)、外委加工報價（至少3家），供應商供貨時效性和質(zhì)量控制、組織外協(xié)加工供應商的模具驗收等事宜。
3.2
車間負責根據(jù)人員、產(chǎn)能、資源情況填寫需委外的模具及模具單工序委外加工申請單，報項目部及主管經(jīng)理批準。
3.3
項目部負責對委外模具、模具零部件及單工序加工的申請，根據(jù)公司整體生產(chǎn)情況的審核并簽署意見，上報主管經(jīng)理批準。帶材料和標準件的由項目部負責材料的規(guī)整并列清單辦理相關(guān)交接手續(xù)。
3.4
技術(shù)質(zhì)量部負責提供委外加工的技術(shù)資料，提供并要求相關(guān)部門簽訂委外保密協(xié)議。
3.5
計財部負責發(fā)票檢查及付款、扣款。
4.
流程
4.1
因公司設(shè)備能力限制或交貨期要求需要委外加工范圍包括：線切割、熱處理、單工序加工、整套模具委外加工等。
4.2
由需求單位填寫《委外加工申請單》，經(jīng)項目部審核后，送公司主管經(jīng)理審核，報公司總經(jīng)理或其授權(quán)人審批有效，委外加工申請單要明確填寫：加工項目、加工內(nèi)容、工藝工時、委外事由等。
4.3
經(jīng)審核有效后，相關(guān)職能部門分不同委外類型情況按公司相關(guān)管理制度及流程辦理合同簽訂、材料領(lǐng)用、出門、回公司等相關(guān)手續(xù)。
5.
流程圖（見附頁1）
6.
《委外加工申請單》（見附頁2）
7.
委外各相關(guān)職能部門要認真履行職責，對工期、質(zhì)量、價格、過程控制負責，要嚴格執(zhí)行公司相關(guān)管理制度和流程，所有外委資料（申請單、合同、保密協(xié)議、詢價單、供應商資料等）需要存檔備查。
需求單位
《委外加工申請單》
項目部審核
主管經(jīng)理審核
總經(jīng)理或授權(quán)人審批
單工序外委項目部
設(shè)計外委
技術(shù)質(zhì)量部
整套外委
市場部
供應商選擇、詢價
部領(lǐng)導、主管、經(jīng)理審批
簽合同備案
按制度流程辦手續(xù)
驗收
返回公司
需求單位
設(shè)計公司選擇、詢價
簽合同備案
按制度流程辦手續(xù)
供應商選擇、詢價
簽合同備案
按制度流程辦手續(xù)
驗收
返回公司
部領(lǐng)導、主管、經(jīng)理審批
部領(lǐng)導、主管、經(jīng)理審批
附件1流程圖
附件2
項目（整套）外委申請單
申請單位
時間
合同號
項目
委外內(nèi)容
委
外
原
因
委
外
情
況
委
外
價
格
中圖分類號：TM621.3 文獻標識碼：A 文章編號：1673-1069（2016）19-52-2
引言
資產(chǎn)報廢及處置全過程數(shù)字化管理系統(tǒng)是針對國有資產(chǎn)的報廢、處置、結(jié)算的應用而開發(fā)，能夠幫助發(fā)電企業(yè)建立一個規(guī)范及時的物資報廢、處置、結(jié)算數(shù)據(jù)庫，同時實現(xiàn)發(fā)電企業(yè)普通物資（含粉煤灰、石膏等電廠衍生物）及固定資產(chǎn)的報廢、處置及結(jié)算流程實現(xiàn)在管理系統(tǒng)及電子商務網(wǎng)的開發(fā)和應用，使普通物資及固定資產(chǎn)的報廢、處置及結(jié)算流程程序化（見圖1）。該系統(tǒng)完全按照資產(chǎn)處置標準開發(fā)，將使處置工作更加高效、規(guī)范，便于國有資產(chǎn)的管控，將繁復的物資報廢、處置程序格式化，方便查閱歷史記錄，并便于統(tǒng)計分析。同時，可提高資產(chǎn)利用率、降低發(fā)電企業(yè)運行成本，優(yōu)化發(fā)電企業(yè)資源，提高發(fā)電企業(yè)的經(jīng)濟效益和市場競爭力。通過應用本系統(tǒng)的資產(chǎn)報廢審批模塊、資產(chǎn)處置審批模塊、資產(chǎn)出租出售模塊以及出售出租確認模塊，以規(guī)范化、高效化處置資產(chǎn)為目標，管理者能夠隨時適時了解資產(chǎn)報廢情況、資產(chǎn)處置情況及資產(chǎn)出售結(jié)算情況，將資產(chǎn)報廢、處置、結(jié)算集成在一個數(shù)據(jù)共享的信息系統(tǒng)中。
1系統(tǒng)介紹
1.1資產(chǎn)報廢流程
1.1.1發(fā)起報廢申請流程需要報廢的資產(chǎn)（發(fā)電企業(yè)通常有：生產(chǎn)類、通用辦公設(shè)備（IT）類、通用辦公家具類）由資產(chǎn)使用者提交報廢鑒定申請（資產(chǎn)歸個人管理使用的由使用人本人提出發(fā)起報廢流程，資產(chǎn)歸相關(guān)分部或者部門管理使用的由相關(guān)分部或部門發(fā)起報廢流程）。資產(chǎn)報廢審批流程根據(jù)各發(fā)電企業(yè)管理制度需經(jīng)過必要的審批之后才可報廢。1.1.2鑒定通常資產(chǎn)報廢還需經(jīng)過再鑒定，生產(chǎn)類資產(chǎn)報廢由發(fā)電企業(yè)經(jīng)營管理方面主管生產(chǎn)技術(shù)的部門組織技術(shù)鑒定，通用辦公IT類設(shè)備由發(fā)電企業(yè)經(jīng)營管理方面主管IT信息的部門組織技術(shù)鑒定，通用辦公家具類由發(fā)電企業(yè)主管后勤的部門組織技術(shù)鑒定。再鑒定部門必須按表格要求詳細填寫報廢物資信息，報廢物資原值由財務人員提供。再鑒定人員必須對報廢物資數(shù)量、重量、殘余價值等參數(shù)進行詳細再鑒定（滿足物資報廢處置的要求）并提供最終的價值再鑒定報告。因技術(shù)復雜或者限于本企業(yè)的技術(shù)力量不能自行組織鑒定的，可聘請外部專家或者委托專業(yè)機構(gòu)進行鑒定。根據(jù)實際鑒定情況，申請報廢的資產(chǎn)一般分為三類：第一類，經(jīng)修理或修復可以繼續(xù)使用，這類資產(chǎn)還具有使用價值，不同意報廢，使用部門經(jīng)過修理或修復之后繼續(xù)使用；第二類，申請報廢的資產(chǎn)，不具備原使用價值，但可以轉(zhuǎn)為他用，這類資產(chǎn)也具有使用價值，可進行二次利用；第三類，若申請報廢的資產(chǎn)完全不可修復或者不可二次利用的，這類資產(chǎn)不具備使用價值，可同意報廢。1.1.3判斷是否屬于固定資產(chǎn)由財務部資產(chǎn)管理專責對所要報廢的物資是否屬于固定資產(chǎn)進行判斷，屬于固定資產(chǎn)的填寫資產(chǎn)原值。1.1.4原值超過100萬元以上的資產(chǎn)報廢申請若發(fā)電企業(yè)同意報廢的資產(chǎn)成批或者單件原值超過100萬元的，還需將報廢申請報集團公司審批，具體由負責鑒定管理的部門負責報集團公司審批，即生產(chǎn)類資產(chǎn)報廢由發(fā)電企業(yè)經(jīng)營管理方面主管生產(chǎn)技術(shù)的部門負責申報，通用辦公IT類設(shè)備由發(fā)電企業(yè)經(jīng)營管理方面主管IT信息的部門負責申報，通用辦公家具類由發(fā)電企業(yè)主管后勤的部門負責申報。原值超過100萬元以上的資產(chǎn)報廢經(jīng)集團公司批復同意報廢才可報廢。
1.2報廢資產(chǎn)移交
經(jīng)同意報廢的資產(chǎn)由提出申請流程的人員或部門及時移交倉庫保管，倉管同時做好移交登記，并分類放置，妥善保管。
1.3報廢資產(chǎn)處置
①發(fā)起處置申請流程倉庫根據(jù)不同部門移交來的報廢資產(chǎn)進行分類，達到一定數(shù)量發(fā)起處置申請流程，并根據(jù)報廢申請選擇是否是固定資產(chǎn)，固定資產(chǎn)的流轉(zhuǎn)到財務部填寫資產(chǎn)原值。②負責出售的資產(chǎn)處置部門根據(jù)所處置資產(chǎn)的屬性出具初步處置意見。③若為非固定資產(chǎn)或100萬元以下固定資產(chǎn)項目，根據(jù)審批同意的處置方式進行處置。④單價或者批量原值達到100萬元以上的資產(chǎn)項目，還需按照以下程序進行：a委托評估公司進行資產(chǎn)評估；b評估之后，負責出售的資產(chǎn)處置部門根據(jù)評估報告負責將處置申請形成請示文件，報集團公司審批；c集團同意處置方案后，財務部進行報備案；d備案完畢，資產(chǎn)分部根據(jù)集團批復的方案進行處置。⑤處置。倉庫做好處置記錄，填寫處置結(jié)果。⑥報廢資產(chǎn)的處置原則物資報廢處置工作多而雜亂，應本著“化繁為簡，分門別類，規(guī)范高效”的原則進行處置。a針對普通廢舊鋼鐵類、且報廢頻繁的資產(chǎn)。采取簽訂年度單價出售合同的辦法，隨時報廢隨時出售，大大縮短了處置時間，更重要的是避免了因長時間堆放現(xiàn)場造成的氧化腐蝕損失。b針對固定資產(chǎn)類報廢資產(chǎn)的處置。嚴格按照國有資產(chǎn)處置管理辦法，該評估的委托專業(yè)公司進行評估，該財務備案的配合做好財務備案工作，該報集團審批的及時報集團批復，該委托產(chǎn)權(quán)交易中心掛牌交易的進行委托處置。固定資產(chǎn)類的報廢資產(chǎn)按照“報廢一單處置一單”的原則。c針對危險廢棄物的處置。嚴格按照國家相關(guān)規(guī)定，處置單位必須是具有危險廢棄物處置資質(zhì)的單位，一般通過簽訂年度處置合同的方式進行處置。
1.4處置合同審批流程
對于同意報廢及同意處置要交易的資產(chǎn)，一定要簽訂出售或處置合同。合同審批同意，方能處置資產(chǎn)。
1.5數(shù)量確認結(jié)算流程
①倉庫按照實際處置發(fā)生的數(shù)量（一般有過磅單的按照磅單數(shù)據(jù)），及時發(fā)起該流程；②負責出售的資產(chǎn)處置部門根據(jù)已經(jīng)簽訂的合同，及倉庫提交的數(shù)量做好與交易單位的對賬結(jié)算工作：③財務部根據(jù)已經(jīng)核對的數(shù)量開具發(fā)票并跟蹤款項回收情況。
2系統(tǒng)的優(yōu)越性
該系統(tǒng)經(jīng)過兩年多時間的實踐應用，其優(yōu)越性已經(jīng)得以體現(xiàn)，可應用范圍廣闊，可大范圍普及使用。
2.1資產(chǎn)報廢、處置、結(jié)算規(guī)范性
國有資產(chǎn)的報廢、處置過程通過電子流程固化，避免了國有資產(chǎn)報廢、處置、結(jié)算過程的隨意性，數(shù)字電子流程化的審批方式，宜于跟蹤、保存和統(tǒng)計，加強了對國有資產(chǎn)處置的管控的力度，防范了國有資產(chǎn)處置的風險。
2.2資產(chǎn)報廢、處置過程高效性
該系統(tǒng)將報廢、處置紙質(zhì)審批流程變?yōu)閿?shù)字電子化流程后，大大提高了流程審批的效率，不再是傳統(tǒng)的拿著紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)方式，需要人工跟蹤，且容易丟失，電子流程，審批者可方便的完成相關(guān)流程的審批，出差或者休假時還可通過遠程辦公方式進行審批，不會耽誤工作，節(jié)省了審批時間，提高了工作效率，減少人工傳遞等大量常規(guī)工作，周期平均縮短了30％，降低處置成本約20%。
2.3可應用范圍的廣闊性
該系統(tǒng)除應用于資產(chǎn)報廢、處置及結(jié)算工作外，還應用到了粉煤灰、石膏、石子煤等所有要處置的資產(chǎn)的管理中，同時出租項目同樣適用于該系統(tǒng)進行管理，所以應用的范圍非常廣。
2.4理念的先進性
與電子商務網(wǎng)相結(jié)合的公開出售資產(chǎn)處置方式，擴大投標單位參與面，提高報廢資產(chǎn)的出售價值。2.5流程的閉環(huán)性資產(chǎn)從報廢、處置申請、招標、合同審批、到出售數(shù)量確認、結(jié)算及款項回收的全程信息化管理，實現(xiàn)整個出售流程的閉環(huán)操作。2.6制度的合規(guī)性以“公開、公平、公正”為原則，“陽光”操作，確保管理制度的順利實施，規(guī)避國有資產(chǎn)處置制度上的風險。
3結(jié)束語
關(guān)于資產(chǎn)報廢和處置過程的信息化管理，尚屬首次探索實踐。該項目被廣東省企業(yè)管理現(xiàn)代化成果評審委員會審定為第二十三屆廣東省企業(yè)管理現(xiàn)代化創(chuàng)新成果二等獎。
參考文獻
