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時(shí)間：2023-09-06 09:31:27
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隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提升檔案管理的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變思路，加快檔案管理信息化進(jìn)程，推動(dòng)企業(yè)更快、更好地發(fā)展。新形勢(shì)下，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)進(jìn)行檔案管理改革的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性
1.1 是企業(yè)信息化發(fā)展的要求
檔案是企業(yè)重要的參考資料。當(dāng)前，隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的文件和數(shù)據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，為企業(yè)提供了重要的參考依據(jù)，具有長(zhǎng)期的保存價(jià)值。
1.2 是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要
社會(huì)形勢(shì)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新，促進(jìn)了各行各業(yè)的進(jìn)步。企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需求，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作對(duì)于提升企業(yè)的工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，因此要加快企業(yè)信息化管理，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展。隨著各類(lèi)信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，企業(yè)的各類(lèi)文件逐漸增加，給企業(yè)的資料查詢帶來(lái)了一定的困擾。為了促進(jìn)企業(yè)檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設(shè)。另外，由于近年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)發(fā)展的方方面面，所以必須要加強(qiáng)對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理的軟硬件條件，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
1.3 工作效率及工作成本的需要
加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，有效地提升了企業(yè)的工作效率，節(jié)省了企業(yè)的工作成本。我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料在收集的過(guò)程中不僅需要大量的人力、物力、財(cái)力，在查詢過(guò)程中也會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，因此阻礙了企業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用以后，極大地提升了企業(yè)的辦事效率，為企業(yè)日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案的數(shù)量也在無(wú)形之中增長(zhǎng)，這就要求企業(yè)擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存室面積和設(shè)備，增加檔案管理人員，給企業(yè)增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業(yè)的成本，還方便了工作人員的查詢，實(shí)現(xiàn)了資源共享，提升了工作效率。
2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理信息化制度不夠完善
檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進(jìn)行。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)很多企業(yè)一直采用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒(méi)有將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，因此在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天就會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，使得檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中也沒(méi)有發(fā)揮其最大功效，甚至有些企業(yè)只是將檔案管理工作當(dāng)作一種形式，影響了企業(yè)日常管理工作的有效進(jìn)行。
2.2 檔案管理信息化建設(shè)缺乏資金支持
檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設(shè)的效率不高。企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中需要大量的資金和設(shè)備作為支持。但是很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)由于缺少資金，使得信息化建設(shè)的步伐緩慢。另外，部分企業(yè)雖然也設(shè)置了相關(guān)的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但是這些經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開(kāi)展。
2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強(qiáng)
要提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。這是因?yàn)闄n案管理人員在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題影響了檔案管理信息化建設(shè)的效率。比如，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，使得他們?cè)趯?shí)際的工作過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)多種問(wèn)題，如果這些問(wèn)題得不到及時(shí)解決，就會(huì)影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不夠扎實(shí)，導(dǎo)致在使用辦公軟件的過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，阻礙檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行。因此，企業(yè)必須要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，讓檔案管理人員逐漸學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，及時(shí)掌握一些最新的檔案管理技術(shù)，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中來(lái)，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時(shí)間，還能夠節(jié)約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。
2.4 檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)缺失
檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于技術(shù)缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中面臨的一個(gè)非常重要的問(wèn)題。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要的技術(shù)比較專(zhuān)業(yè)，由于人員和設(shè)備配備不到位，導(dǎo)致企業(yè)信息化建設(shè)工作不能得到有效落實(shí)。另外，由于企業(yè)信息化建設(shè)技術(shù)指導(dǎo)和技術(shù)管理缺失，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有完全發(fā)揮其作用。因此，我們說(shuō)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
3.1 建立完善的信息化檔案管理機(jī)制
完善的檔案信息化管理制度對(duì)于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個(gè)方面做起：
第一，對(duì)原有紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行妥善保管，另外，還要對(duì)一些硬盤(pán)中的信息資料進(jìn)行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，防止由于計(jì)算機(jī)損壞帶來(lái)的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過(guò)程中要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，對(duì)檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來(lái)的損失。
3.2 加大對(duì)檔案管理信息化的資全投入
加大資金投入是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設(shè)；其次，企業(yè)要利用現(xiàn)有的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行軟硬件設(shè)備的配備，使資金使用達(dá)到最大化。
3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理信息化建設(shè)的效率。首先要提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德觀念；其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化建設(shè)培訓(xùn)，提升他們的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力；再次，加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效進(jìn)行，進(jìn)而才能促進(jìn)企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。
3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)
企業(yè)檔案信息化管理是指以檔案為基礎(chǔ)，利用信息技術(shù)將企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)流程打通，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，從而有效提高檔案存儲(chǔ)及查詢利用效率，以此提升檔案管理工作水平。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)就是在企業(yè)提升檔案管理工作水平的過(guò)程中，運(yùn)用的信息技術(shù)及解決方案的總和。例如：使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成檔案歸集、整理以及借閱利用，建立數(shù)據(jù)庫(kù)編制數(shù)字化索引目錄等，通過(guò)上述方法打通企業(yè)內(nèi)部檔案信息交流途徑，提高檔案利用效率。
二、民營(yíng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
民營(yíng)企業(yè)在法律允許的范圍內(nèi)擁有完全的經(jīng)營(yíng)自，相比較于國(guó)有企業(yè)，民營(yíng)企業(yè)與政府機(jī)關(guān)不存在管理與被管理關(guān)系。民營(yíng)企業(yè)自負(fù)盈虧，對(duì)自身資產(chǎn)具有完全的處置權(quán)。在檔案管理方面，民營(yíng)企業(yè)同樣擁有完全自。民營(yíng)企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況自主選擇適合的檔案管理方法。
1.民營(yíng)企業(yè)更注重檔案的應(yīng)用價(jià)值及開(kāi)發(fā)價(jià)值
民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在法律框架下具有完全自，企業(yè)所有資產(chǎn)包括企業(yè)檔案均為企業(yè)私有，在檔案管理方面企業(yè)將更多的注意力集中在具有應(yīng)用價(jià)值及開(kāi)發(fā)價(jià)值的檔案上面，如企業(yè)專(zhuān)利、注冊(cè)商標(biāo)等。民營(yíng)企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過(guò)程中形成的技術(shù)資料，如有需要民營(yíng)企業(yè)甚至于可以出借其使用權(quán)乃至出售其所有權(quán)。如江西景德鎮(zhèn)市“景德鎮(zhèn)華御瓷業(yè)有限公司”建立的基礎(chǔ)就是一份估價(jià)為800萬(wàn)元的“琺瑯彩瓷器生產(chǎn)工藝”檔案。
2.民營(yíng)企業(yè)對(duì)于檔案管理重視程度有待提高
民營(yíng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是以追求利益最大化為目的，這就決定了民營(yíng)企業(yè)對(duì)于各部門(mén)在崗位設(shè)置、人員安排上更多考慮投入產(chǎn)出比。對(duì)于直接創(chuàng)造利潤(rùn)的部門(mén)盡可能多的配置資源，而對(duì)于諸如檔案管理之類(lèi)的不能直接創(chuàng)造效益的部門(mén)，往往不受決策者的重視，許多企業(yè)尤其是規(guī)模較小的民營(yíng)企業(yè)甚至不設(shè)專(zhuān)門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)，而將企業(yè)檔案交由其他部門(mén)代為保管。以民營(yíng)經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的浙江省為例，2009年浙江省調(diào)查統(tǒng)計(jì)，年銷(xiāo)售收入500萬(wàn)元以上民營(yíng)企業(yè)開(kāi)展檔案工作的僅占總數(shù)的50%，而對(duì)于1074家規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，已開(kāi)展檔案工作的占81.2%，建立了檔案管理制度的占72.8%。
三、民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)
民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性工程，在推進(jìn)的過(guò)程中不僅要考慮如何提高檔案管理部門(mén)運(yùn)行效率，還要兼顧與企業(yè)內(nèi)其他信息系統(tǒng)的兼容合作，更要顧及到檔案利用部門(mén)的實(shí)際需要，共同提升企業(yè)的管理水平從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。作為檔案管理部門(mén)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與企業(yè)運(yùn)作流程的塑造，通過(guò)及時(shí)改變檔案管理模式、管理制度來(lái)適應(yīng)企業(yè)需要。針對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及信息化條件下檔案管理實(shí)際需要，民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)達(dá)到如下目標(biāo)：①檔案信息化建設(shè)應(yīng)與本企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)同步，檔案信息化管理系統(tǒng)必須與其他信息化辦公系統(tǒng)兼容；②制定統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各門(mén)類(lèi)檔案信息化管理制度統(tǒng)一規(guī)范；③實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)諸如紙質(zhì)檔案、音像資料等實(shí)物檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，進(jìn)而將新生成的具有統(tǒng)一格式的數(shù)字化檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)于專(zhuān)用服務(wù)器內(nèi)；④實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，在企業(yè)內(nèi)部形成共享的知識(shí)庫(kù)，挖掘潛在的集體知識(shí)，提高檢索利用效率；⑤實(shí)現(xiàn)檔案資源開(kāi)發(fā)智能化、利用普及化，打破門(mén)類(lèi)限制，在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)形成統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化知識(shí)的積累；⑥提高管理自動(dòng)化程度，節(jié)約資源并提升安全管理水平。
四、民營(yíng)企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑
1.在信息化背景下理順檔案業(yè)務(wù)流程
在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理流程已不能適應(yīng)當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)提高管理效率的需求，企業(yè)應(yīng)對(duì)原流程進(jìn)行全面分析，融合信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)流程中不合理的部分進(jìn)行改造，設(shè)置新的流程并配置適當(dāng)?shù)慕M織架構(gòu)、人力資源并制定管理規(guī)范。檔案工作業(yè)務(wù)流程主要指移交部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的交接、檔案管理部門(mén)內(nèi)部對(duì)于檔案的處理以及檔案管理部門(mén)與檔案利用部門(mén)之間的銜接。為了理順檔案業(yè)務(wù)流程，應(yīng)從以下幾方面著手：①明確各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)工作內(nèi)容、工作流程及業(yè)務(wù)分工；②根據(jù)信息化管理的需要，約定檔案交接工作的技術(shù)規(guī)格，如檔案格式、歸檔標(biāo)準(zhǔn)及歸檔時(shí)間等；③根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況確定檔案的數(shù)字化保存形式及利用機(jī)制；④根據(jù)實(shí)際需要，確定檔案開(kāi)發(fā)利用的范圍、形式，并建立安全規(guī)范。
2.實(shí)現(xiàn)各門(mén)類(lèi)檔案信息資源整合
傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了檔案庫(kù)房?jī)?nèi)大量檔案信息“沉睡”，利用效率較低，同時(shí)由于缺乏交流也造成了檔案工作重復(fù)建設(shè)。在檔案信息化改造過(guò)程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效整合，應(yīng)將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息化體系內(nèi)，使檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息化建設(shè)同步推進(jìn)、實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)信息資源有效整合。
3.拓展檔案服務(wù)能力
民營(yíng)企業(yè)自誕生之日起，就面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)想要發(fā)展壯大不被市場(chǎng)拋棄，就必須要有自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)也有相同的要求，想要在民營(yíng)企業(yè)內(nèi)存在進(jìn)而發(fā)展壯大，就必須服務(wù)于企業(yè)的中心工作，能夠促進(jìn)企業(yè)提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。就檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，想要在民營(yíng)企業(yè)內(nèi)得到重視，就必須要為企業(yè)積累更多的有形或無(wú)形的知識(shí)儲(chǔ)備，并提高知識(shí)儲(chǔ)備轉(zhuǎn)化為實(shí)際生產(chǎn)力的效率，這就要檔案管理部門(mén)主動(dòng)拓展檔案服務(wù)能力，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：①拓展服務(wù)內(nèi)容，數(shù)字化信息時(shí)代要求信息提供者能夠根據(jù)客戶的需要提供個(gè)性化定制服務(wù)，就檔案服務(wù)來(lái)說(shuō)必須改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)模式，改變等檔案利用部門(mén)上門(mén)來(lái)查閱檔案的服務(wù)模式，主動(dòng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要整合數(shù)據(jù)，針對(duì)具體用戶的具體需要提供經(jīng)過(guò)加工整理的信息資源，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)。②拓展服務(wù)方式，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式一般包括提供檔案閱覽、檔案借出、檔案復(fù)印及開(kāi)具檔案證明等，往往需要投入較多的固定資產(chǎn)，且比較耗時(shí)而效率較低。民營(yíng)企業(yè)對(duì)于檔案工作的重視程度一般不夠，上述工作往往不能有效展開(kāi)。在數(shù)字化信息化時(shí)代，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)依托信息化優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)拓展服務(wù)模式，向相關(guān)部門(mén)主動(dòng)宣傳新的高效檔案利用方式，并根據(jù)實(shí)際情況開(kāi)展相關(guān)操作培訓(xùn)，使各部門(mén)充分掌握信息化檔案利用方式，從而提高檔案信息利用效率。
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）09-0-01
信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，管理信息化是企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源，在企業(yè)信息化建設(shè)中具有重要作用，對(duì)提高工作效率，提升管理質(zhì)量具有積極的意義。本文結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)談一些粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義
1.更好的收集和管理檔案。企業(yè)每年都要產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實(shí)的記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史，對(duì)企業(yè)的發(fā)展提供有利的借鑒。實(shí)行檔案的信息化管理后，必將能夠更好的收集和管理這種信息資源。同時(shí)，企業(yè)檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲(chǔ)和充分共享利用，使得檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)信息化管理、檔案收集整理工作最大限度實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、檔案數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限得到全安控制、檔案利用方式更加簡(jiǎn)單方便，也從整體上提升了企業(yè)信息化。在這樣的條件下，能促進(jìn)檔案信息進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和利用，是企業(yè)生存與發(fā)展的重要保障。
2.可用詳實(shí)的檔案信息支持企業(yè)決策和管理。決策及時(shí)正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來(lái)保證。對(duì)此，檔案信息有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要作用。企業(yè)只有做到與時(shí)俱進(jìn)，并高效地開(kāi)發(fā)與利用檔案信息，才能為企業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)決策依據(jù)。
3.提高檔案利用效率，降低企業(yè)管理成本。從企業(yè)來(lái)講，檔案信息化管理是企業(yè)管理信息化的重要部分。企業(yè)檔案信息化的建設(shè)將為企業(yè)培養(yǎng)各類(lèi)人才打下很好的基礎(chǔ)，也為企業(yè)積累推進(jìn)整體管理信息化的經(jīng)驗(yàn)，有利于企業(yè)推進(jìn)信息化管理提供了科學(xué)的參照方法。從而降低企業(yè)的管理成本，企業(yè)整體管理成本的降低，將為企業(yè)創(chuàng)造新的利潤(rùn)增長(zhǎng)空間。通過(guò)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)流程和管理流程中所必需的紙質(zhì)材料和檔案進(jìn)行電子化，有效節(jié)省了日常管理工作中的紙張等購(gòu)買(mǎi)材料成本，也節(jié)省了庫(kù)房和文檔保管設(shè)備成本開(kāi)支，更可節(jié)省因紙質(zhì)檔案老化對(duì)其采取人工修復(fù)而產(chǎn)生的資金費(fèi)用，從而大幅度減低紙質(zhì)檔案的管理成本，也提高了檔案信息利用效率，省去了許多麻煩。
二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
1.制定企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃制定之時(shí)，應(yīng)服從服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析企業(yè)自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的檔案管理信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，形成一個(gè)規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動(dòng)檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對(duì)企業(yè)信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來(lái)發(fā)展留下擴(kuò)展空間。
2.逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化。檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的管理是以紙質(zhì)檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過(guò)電子掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過(guò)計(jì)算機(jī)直接管理。另一方面要在日常工作中全面推行無(wú)紙化辦公，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。
3.建立科學(xué)高效的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案管理信息化建設(shè)最基礎(chǔ)也是最重要的工作，數(shù)據(jù)庫(kù)是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集合，其中既有檔案本身的數(shù)據(jù)信息，也有檔案管理過(guò)程中新生成的信息，所以數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)應(yīng)確保將檔案管理中所涉及的環(huán)節(jié)全面體現(xiàn)，以使用便捷、管理嚴(yán)謹(jǐn)作為原則，防止信息化管理的漏洞出現(xiàn)。檔案生成后應(yīng)及時(shí)和數(shù)據(jù)庫(kù)建立關(guān)聯(lián)，檔案管理人員要對(duì)新檔案的主要內(nèi)容、生成時(shí)間、保密級(jí)別、維護(hù)要求進(jìn)行詳細(xì)的登記，生成序列號(hào)。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)建立后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)變革保存方式，形成以傳統(tǒng)檔案保存和數(shù)字化保存并舉的管理方式，對(duì)檔案實(shí)行掃描和著錄，完成數(shù)字化存儲(chǔ)，方便日后查閱。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不僅要重視檔案本身反映的信息知識(shí)，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識(shí)進(jìn)行收集、歸納、提取。通過(guò)分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，形成一個(gè)完善的檔案知識(shí)庫(kù)。
4.檔案信息資源利用的網(wǎng)絡(luò)化。檔案網(wǎng)站是企業(yè)的檔案部門(mén)在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁(yè)形式給企業(yè)員工提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用。實(shí)現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理以后，借閱者可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交申請(qǐng)，管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核后即可按規(guī)定借閱，借閱者無(wú)須親臨檔案室，這給服務(wù)對(duì)象無(wú)疑帶來(lái)了極大的方便，對(duì)異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然也會(huì)大大提高檔案室的工作效率和檔案的利用率。
三、推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的一些建議
1.企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和大力推動(dòng)。首先企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持檔案信息化建設(shè)工作，在資金、設(shè)備、人員等方面予以大力支持，并把檔案信息化管理納入本企業(yè)的綜合工作計(jì)劃范圍內(nèi)，從各方面關(guān)心檔案信息化工作的進(jìn)程。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過(guò)問(wèn)此項(xiàng)工作，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門(mén)依法開(kāi)展工作，幫助解決工作中出現(xiàn)的困難和存在和問(wèn)題。只有這樣，才能提高全員意識(shí)，從而把檔案信息化建設(shè)各方面的工作真正落到實(shí)處。
2.要加大對(duì)企業(yè)檔案工作信息化的投入。投資是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，資金可以幫助企業(yè)添設(shè)新型的機(jī)械設(shè)備，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)。逐步完善檔案信息安全管理體制，這也是完成檔案信息化建設(shè)的保證。
3.要加大對(duì)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴(lài)于檔案人員素質(zhì)的提高。要做好檔案信息化建設(shè)工作，檔案管理人員的素質(zhì)是最重要的因素之一。必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，以滿足時(shí)代的需要。檔案信息化管理的核心是計(jì)算機(jī)技術(shù)的在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用。因此，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，還必須熟練掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，必須學(xué)會(huì)把現(xiàn)代化手段應(yīng)用于檔案信息管理的技能。
4.建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。信息化建設(shè)的進(jìn)程中，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)改革和發(fā)展的需求。在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)以外，信息化建設(shè)還應(yīng)從標(biāo)準(zhǔn)化制度的層面改革現(xiàn)有的管理工作，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的類(lèi)別、與企業(yè)信息化管理系統(tǒng)對(duì)接、新檔案必須具備的內(nèi)容、數(shù)字化檔案的保存等確立明確的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案的收集、保存、使用應(yīng)從信息化的角度獲得制度保障。在標(biāo)準(zhǔn)化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使企業(yè)上下協(xié)同一致，共同在新的管理標(biāo)準(zhǔn)下開(kāi)展工作。
5.注意新舊管理方式的轉(zhuǎn)變。推行檔案信息化管理必然會(huì)存在一個(gè)由傳統(tǒng)模式向電子化模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程，在此過(guò)程中必須確保日常檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不出現(xiàn)因?yàn)檫^(guò)渡影響檔案的保存和利用。較為妥當(dāng)?shù)姆椒ㄊ窃谶^(guò)渡階段采取雙軌制，即兩種管理模式在一定時(shí)間內(nèi)同時(shí)存在，直到新的模式能正常運(yùn)行為止。這樣做無(wú)疑會(huì)增加檔案室的工作量，但為了保證過(guò)渡的順利進(jìn)行這個(gè)過(guò)程是必要的。
6.保證檔案信息的安全。實(shí)行檔案信息化管理必然存在各種安全問(wèn)題。首先是軟、硬件的安全，比如記錄檔案存貯介質(zhì)（光盤(pán)）的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等。還有檔案信息管理方面的安全，即檔案信息通過(guò)不同方式被外界獲取等。前一種問(wèn)題主要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，例如設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)，光盤(pán)備份異地存放等。后一種安全問(wèn)題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度和檔案管理人員的責(zé)任心和防范意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的規(guī)章制度，避免因檔案管理人員失誤而導(dǎo)致機(jī)密信息的泄漏。
四、結(jié)束語(yǔ)
總之，在科技技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理發(fā)展的主題，而檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設(shè)也成當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，我們既要認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性，還要認(rèn)真面對(duì)她的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。企業(yè)應(yīng)積極創(chuàng)造條件，采取有力措施適時(shí)逐步推進(jìn)檔案信息化管理，適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的步伐。
這導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的工作一直不能展開(kāi)實(shí)施。另外，企業(yè)中不論領(lǐng)導(dǎo)還是員工對(duì)檔案信息化的工作認(rèn)識(shí)不夠深刻，對(duì)其的重視度不夠，認(rèn)為企業(yè)檔案管理是件很簡(jiǎn)單的事情，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起不到什么實(shí)際作用。還有，有些電力企業(yè)由于缺乏建設(shè)檔案信息的技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，而對(duì)企業(yè)的信息資源挖掘不夠深入，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)缺少。對(duì)于現(xiàn)有的檔案信息，缺乏及時(shí)的更新，導(dǎo)致檔案信息老套，對(duì)企業(yè)的發(fā)展并起不到實(shí)際的效果。
（二）檔案信息管理和其它的信息管理沒(méi)有有效的對(duì)接
隨著經(jīng)濟(jì)的市場(chǎng)化，企業(yè)的檔案管理也向著文檔一體化的管理方向發(fā)展，這樣才能做到生產(chǎn)活動(dòng)、文書(shū)管理及檔案管理之間的有效銜接。但現(xiàn)階段，由于電力企業(yè)管理層面及員工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低及對(duì)當(dāng)下的管理信息沒(méi)有及時(shí)了解，導(dǎo)致他們沒(méi)有文檔一體化的管理理念，將文檔管理和其它的數(shù)據(jù)管理分開(kāi)來(lái)管理，從而失去了數(shù)據(jù)間的連接。
（三）檔案管理和電力技術(shù)發(fā)展沒(méi)有很好的融合
電力系統(tǒng)在實(shí)際的運(yùn)行當(dāng)中，涉及到與多方面的內(nèi)容，如電力資源的生產(chǎn)、輸送、輸送的線路選擇及布局構(gòu)建、電力運(yùn)行銷(xiāo)售、電力定價(jià)及結(jié)算等工作。這些工作環(huán)環(huán)相扣，其中任何一個(gè)發(fā)生故障，將會(huì)中斷企業(yè)的整個(gè)運(yùn)行狀態(tài)。所以，要實(shí)現(xiàn)這諸多環(huán)節(jié)的管理，就要建立適合于企業(yè)本身的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)應(yīng)肩負(fù)著電力企業(yè)的管理信息，并隨時(shí)進(jìn)行更新。但在管理系統(tǒng)的構(gòu)建時(shí)，并沒(méi)有考慮到檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，沒(méi)有將檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)管理系統(tǒng)相融合，從導(dǎo)致檔案管理人員不能及時(shí)搜集及掌握企業(yè)信息的核心部分。
二、電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略
檔案信息化就是在檔案的管理當(dāng)中應(yīng)用計(jì)算機(jī)通信技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速管理、開(kāi)發(fā)及應(yīng)用等。要做好檔案管理，主要從以下幾方面著手：
（一）加快企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制訂
要對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行很好地管理，就得建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使檔案信息化工作有規(guī)矩所循。因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基礎(chǔ)，檔案信息只有在有歸規(guī)的條件下，才能更具有目的性的將檔案工作展開(kāi)。在實(shí)際的工作中，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括電子文件歸檔、電子文件的歸檔管理及檔案信息的標(biāo)識(shí)、描述、交換、查詢及使用等方面，通過(guò)將這諸方面的工作做好，才能逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的全面展開(kāi)。
（二）對(duì)檔案信息分門(mén)別類(lèi)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的充分利用
在檔案信息的管理中，要對(duì)不同的信息進(jìn)行很好地標(biāo)識(shí)，這樣才能提高檔案的快速錄入。例如：在檔案的篩選中，如果遇到基礎(chǔ)較好并且具備引目錄的案卷，應(yīng)直接將它們?cè)谌夸浬厦娣诸?lèi)標(biāo)引；如果遇到具有特殊類(lèi)型的檔案信息如“房檔”、“案件”等，應(yīng)將它們的人名、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，并用計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)分類(lèi)。這樣做，可以有效的減少著錄環(huán)節(jié)，從而大大的提高了著錄速度，為檔案信息的進(jìn)一步展開(kāi)提供了保障。
（三）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以加強(qiáng)檔案信息的管理
建立檔案信息的主要目的就是建立起檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，使其在實(shí)際工作中發(fā)揮資源的合理配置。所以，在檔案信息的建設(shè)當(dāng)中，要將檔案信息的基礎(chǔ)性工作做好，將平時(shí)生產(chǎn)中及運(yùn)行當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息及人員資料信息進(jìn)行有效的搜集整理，將檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)工作做好，才能將檔案信息的進(jìn)一步工作深入開(kāi)來(lái)，使檔案信息化工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力得以提高。
（四）加強(qiáng)檔案管理中的互相交流
由于企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)是由專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)的，因此，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和用戶需求之間難免會(huì)存在問(wèn)題。如果這種問(wèn)題不及時(shí)給予解決，便會(huì)使運(yùn)行中的調(diào)節(jié)性和整體性的問(wèn)題得不到解決，從而在某種程度上影響了系統(tǒng)的功能發(fā)揮。所以，在檔案系統(tǒng)的構(gòu)建時(shí)，要求設(shè)計(jì)人員和用戶之間進(jìn)行很好地交流，使檔案管理在實(shí)際的運(yùn)行當(dāng)中，為用戶設(shè)計(jì)專(zhuān)門(mén)的交流平臺(tái)，使系統(tǒng)運(yùn)行更加的良好。
在一個(gè)企業(yè)中，安全管理是支撐企業(yè)的核心，特別是對(duì)于生產(chǎn)企業(yè)而言，安全責(zé)任重于泰山。隨著信息化的不斷發(fā)展，企業(yè)的信息化建設(shè)和應(yīng)用水平的不斷提高，類(lèi)似辦公OA系統(tǒng)、ERP和EMS等辦公系統(tǒng)的建設(shè)在不斷完善，被廣泛采用。信息化是企業(yè)提高管理效率、提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的有力手段，但在卷煙行業(yè)中，部分企業(yè)在信息化和安全管理的融合過(guò)程中做得不夠完善，對(duì)信息化的重要性和信息化帶來(lái)的高效率等方面認(rèn)識(shí)不足，因此，加快卷煙生產(chǎn)企業(yè)信息化的建設(shè)工作勢(shì)在必行。
1.2原因分析
造成卷煙生產(chǎn)企業(yè)管理現(xiàn)狀的原因是多方面的：①意識(shí)淡薄。沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到信息化給卷煙生產(chǎn)安全管理帶來(lái)的革命性變化，忽視了信息化建設(shè)。②資金缺乏。卷煙企業(yè)沒(méi)有足夠的資金支持信息化建設(shè)，造成信息化建設(shè)滯后。③技術(shù)匱乏。這是制約卷煙生產(chǎn)企業(yè)信息化建設(shè)的主要原因，缺乏必要的技術(shù)支持必然會(huì)造成信息化建設(shè)滯后。具體而言，還有以下幾個(gè)方面的原因。
1.2.1安全管理人員隊(duì)伍素質(zhì)偏低
在進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中，必然需要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才。在大多數(shù)卷煙生產(chǎn)企業(yè)中，相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人員素質(zhì)較低，在信息化的應(yīng)用和建設(shè)方面存在一定的障礙和劣勢(shì)，進(jìn)一步制約了卷煙企業(yè)的發(fā)展。
1.2.2安全信息系統(tǒng)投入風(fēng)險(xiǎn)較大
信息安全系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜、長(zhǎng)期的工作，需要長(zhǎng)時(shí)間的設(shè)計(jì)和調(diào)試。在企業(yè)中進(jìn)行大量的資金投入是建成信息系統(tǒng)的必要基礎(chǔ)，但由于其具有的不確定性和回報(bào)周期較長(zhǎng)等特點(diǎn)，在資金投入時(shí)，必然會(huì)影響到管理層的決策。
1.2.3安全信息系統(tǒng)建成模式單一
在我國(guó)當(dāng)前的信息安全信息化建設(shè)中，模式單一是其弊端，原因是可借鑒的經(jīng)驗(yàn)和先例較少，且在現(xiàn)行的信息建設(shè)平臺(tái)中，大部分采用了相同的工作方式和運(yùn)行原理，缺乏新意，創(chuàng)新程度較低，進(jìn)一步制約了信息安全的發(fā)展。
2卷煙企業(yè)安全管理信息化建設(shè)的意義
加強(qiáng)卷煙生產(chǎn)企業(yè)安全管理信息化建設(shè)有重要的意義和作用，是實(shí)現(xiàn)卷煙企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展、提高效率的重要保證。在信息化高速發(fā)展的今天，信息化對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)而言都具有重要的意義，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要手段。卷煙企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化后將大大提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。
2.1是現(xiàn)代煙草農(nóng)業(yè)發(fā)展的客觀要求
在當(dāng)今社會(huì)中，信息已成為一種重要資源，成為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的重要支柱。信息化的發(fā)展必然會(huì)推動(dòng)現(xiàn)代煙草業(yè)的發(fā)展，使卷煙生產(chǎn)更具系統(tǒng)化和專(zhuān)業(yè)化，從而提高卷煙的生產(chǎn)效率。在現(xiàn)代卷煙生產(chǎn)中，卷煙行業(yè)具有的分散性、時(shí)變性和經(jīng)驗(yàn)性等都是制約卷煙行業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的因素，而信息化是解決卷煙行業(yè)中存在問(wèn)題的有力武器，信息化會(huì)滲透到卷煙生產(chǎn)行業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)和領(lǐng)域，改造傳統(tǒng)的卷煙生產(chǎn)，從而帶動(dòng)現(xiàn)代煙草行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。
2.2是現(xiàn)代煙草物流發(fā)展的必然選擇
我國(guó)煙民人群龐大，但因其分散程度較高，因此，必須有效發(fā)展煙草物流。煙草行業(yè)要想打造現(xiàn)代煙草農(nóng)業(yè)，必然要進(jìn)一步推動(dòng)煙草物流業(yè)的發(fā)展。信息化提高了煙草物流的時(shí)效性和連續(xù)性，降低了煙草物流的成本，使物流的可操作性得到了進(jìn)一步提高。信息化可在物流的分揀、配送和綜合管理等方面發(fā)揮重要的作用，使煙草產(chǎn)業(yè)的供應(yīng)鏈更加優(yōu)化，進(jìn)一步提高供應(yīng)鏈的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。
2.3可有效加強(qiáng)煙草行業(yè)安全生產(chǎn)管理
信息化可對(duì)卷煙生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督管理，使卷煙行業(yè)監(jiān)管更具效率，提高了卷煙的生產(chǎn)效率。卷煙質(zhì)量是卷煙生產(chǎn)企業(yè)的重中之重，信息化安全信息管理的建設(shè)可有效提高檢測(cè)水平和質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改生產(chǎn)環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題和缺陷，提高了卷煙行業(yè)的安全性，從而確保了卷煙生產(chǎn)的質(zhì)量。
3卷煙企業(yè)信息化建設(shè)的措施和建議
3.1提高思想認(rèn)識(shí)
信息化的首要前提是提高思想認(rèn)識(shí)，只有更多的人認(rèn)識(shí)到信息化的重要性和必要性，才會(huì)促使更多的資源流入這方面。要提高單位領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)，在現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)中，誰(shuí)能掌握第一手資料，便能掌握先機(jī)，從而獲得更多機(jī)會(huì)，信息的充足程度決定了企業(yè)的發(fā)展程度；要提高單位職工的認(rèn)識(shí)，企業(yè)的發(fā)展與每一個(gè)員工息息相關(guān)，因此，身為企業(yè)的一份子，要將企業(yè)的利益放在首位，理解信息化對(duì)企業(yè)的重要性。
3.2開(kāi)展人才培訓(xùn)
信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，需要有大量的專(zhuān)業(yè)人才參與其中，才可有效建立和完善。因此，加大人才的培養(yǎng)力度是加快企業(yè)信息化的重要步驟之一。要建立完整的信息處理平臺(tái)，就要要求各部門(mén)協(xié)同配合、共同工作。只有各部門(mén)團(tuán)結(jié)一致，才能更快地建立完整的信息處理平臺(tái)。
中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-01-00-01
檔案信息化建設(shè)是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象，根據(jù)社會(huì)、國(guó)家檔案管理部門(mén)的要求，開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理綜合過(guò)程。近年來(lái)，企業(yè)的檔案管理部門(mén)建設(shè)了“收、管、存、用”功能于一體的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，建設(shè)了以檔案數(shù)字化加工、數(shù)字檔案開(kāi)放鑒定、查閱利用等網(wǎng)絡(luò)化管理流程，從而建立了檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)，分類(lèi)分級(jí)實(shí)行一站式檔案信息服務(wù)需求。
一、開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作的重要性
檔案信息化是科學(xué)、系統(tǒng)管理企業(yè)各門(mén)類(lèi)檔案，拓寬檔案業(yè)務(wù)部門(mén)為企業(yè)服務(wù)的重要手段，檔案管理模式從傳統(tǒng)的實(shí)體管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化信息管理，檔案數(shù)字化工作是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必要途徑，為了提高檔案利用效率和確保檔案原件的安全，企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)做好檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作，在開(kāi)展數(shù)字化工作中需要對(duì)三個(gè)方面工作加以重視：
（一）保證檔案的完整性。必須有效保證檔案信息的完整性，對(duì)每個(gè)案卷、全宗檔案全部進(jìn)行數(shù)字化，不能視檔案信息的重要程度、敏感程度等減少數(shù)字化內(nèi)容，避免人為造成檔案信息不完整現(xiàn)象，給檔案管理和提供利用造成障礙。
（二）重視檔案的目錄質(zhì)量。目錄質(zhì)量是檔案數(shù)字化的重心工作，檢索效果的決定因素。在對(duì)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索時(shí)，要將用戶的檢索需求轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的關(guān)鍵字，計(jì)算機(jī)再將這些關(guān)鍵字與數(shù)據(jù)庫(kù)中每條目錄數(shù)據(jù)的內(nèi)容進(jìn)行一一匹配，如果匹配成功，則得出相應(yīng)的檢索結(jié)果，所以在每條目錄數(shù)據(jù)中，題名是不是準(zhǔn)確全面地揭示文件材料的內(nèi)容，責(zé)任者、文號(hào)、成文時(shí)間是不是準(zhǔn)確等等，直接關(guān)系到檔案檢索的效果和準(zhǔn)確性。
（三）確保檔案數(shù)據(jù)安全。掃描數(shù)據(jù)處理是數(shù)字化工作又一重點(diǎn)工作，掃描時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，確保不損傷檔案原件，檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)著錄人員的技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)工作責(zé)任心，檔案掃描可采用平板掃描的方式，經(jīng)過(guò)去黑去邊、糾斜、剪裁等技術(shù)處理，形成一套原文原貌版檔案圖像數(shù)據(jù)。為了便于利用，最好應(yīng)在此基礎(chǔ)通過(guò)掃描圖像優(yōu)化軟件對(duì)圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行去污、文字加深或變淺等修飾處理，形成一套高清版數(shù)據(jù)。并對(duì)驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)及時(shí)備份，為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，采取在線、離線相結(jié)合的辦法實(shí)現(xiàn)多套備份，并定期進(jìn)行檢驗(yàn)。
二、信息化建設(shè)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的積極作用
企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)先進(jìn)的信息化管理，在數(shù)字時(shí)代大環(huán)境中，企業(yè)檔案信息化建設(shè)也在有序的發(fā)展，建設(shè)過(guò)程中一定要將先進(jìn)的科技手段、科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式有機(jī)結(jié)合，為確保檔案工作與企業(yè)信息化管理同步發(fā)展，充分發(fā)揮信息化建設(shè)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的積極作用。
（一）轉(zhuǎn)變實(shí)物管理檔案的模式，有利于提高檔案信息資源的管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實(shí)體的收集、鑒定、整理、利用等為主，檔案數(shù)據(jù)信息受到時(shí)間、地域條件的限制，信息不能夠充分發(fā)揮利用效果。而實(shí)行檔案信息化后，能夠很好的激活現(xiàn)存檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，方便借閱人員查找和參考，縮短周期，從而為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)贏得時(shí)間。
（二）統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。近年來(lái)，很多單位都在開(kāi)展信息化建設(shè)工作，通過(guò)建立集中統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)、科技、特殊載體、實(shí)物等門(mén)類(lèi)檔案的統(tǒng)一管理，增強(qiáng)了企業(yè)整體管控能力，通過(guò)檔案數(shù)字化管理，極大地提高檔案管理水平，提升檔案服務(wù)能力。
（三）利用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件材料隨辦隨歸。傳統(tǒng)檔案工作采用“末端收集”的方式，即各類(lèi)文件材料一般在年終或工程結(jié)束后才進(jìn)行收集整理，會(huì)造成檔案資料收集、錄入不完整，使用時(shí)經(jīng)常脫節(jié)，不能發(fā)揮檔案有效利用的效果。
三、新時(shí)期強(qiáng)化企業(yè)檔案管理幾點(diǎn)思考
企業(yè)檔案的管理工作是以生產(chǎn)服務(wù)為中心，檔案信息化能夠滿足企業(yè)科學(xué)管理檔案的要求，并能充分發(fā)揮信息資源為企業(yè)各領(lǐng)域工作服務(wù)的目的。為此，檔案業(yè)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)抓好以信息化建設(shè)為重點(diǎn)的檔案工作，要確立全新的管理觀和服務(wù)觀，發(fā)揮和共享檔案信息資源的全新作用，以創(chuàng)新理念來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。
（一）梳理細(xì)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)高效管理。檔案管理信息化建設(shè)是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案業(yè)務(wù)有效管理，將手工管理檔案模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)集成管理方式，在此過(guò)程中，檔案的業(yè)務(wù)流程發(fā)生了重組，檔案信息收集、檢索、管理方式在轉(zhuǎn)變，由于公文處理與檔案管理進(jìn)行了有機(jī)結(jié)合，文檔一體化能夠完成各門(mén)類(lèi)檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、編研、利用工作可通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)完成。
（二）加強(qiáng)電子檔案管理，保證信息安全。在信息化時(shí)代下，電子文件大量產(chǎn)生，必須加強(qiáng)對(duì)收集的電子文件進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理，確保其安全、可靠，并永久處于準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，對(duì)形成的電子檔案安全保護(hù)包括載體、內(nèi)容信息、網(wǎng)絡(luò)等，電子文件要采取保真、保密、長(zhǎng)期可讀技術(shù)措施，同時(shí)應(yīng)用檔案系統(tǒng)安全策略來(lái)防范，
中圖分類(lèi)號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）14-0208-01
1、引言
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在快速發(fā)展，現(xiàn)如今已經(jīng)進(jìn)入了信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)間，現(xiàn)代化信息技術(shù)被應(yīng)用到了各行業(yè)和各領(lǐng)域中。我國(guó)企業(yè)也因?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化技術(shù)的沖擊開(kāi)始了改革。企業(yè)的管理也應(yīng)用了信息化技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被電子檔案所替代，這也是企業(yè)順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
2、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析
2.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)
檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對(duì)檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對(duì)此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門(mén)的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)是影響檔案管理效率的因素之一。
2.2 企業(yè)檔案管理工作的不足
企業(yè)想要在未來(lái)求得更好的發(fā)展就要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提升檔案管理水平，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展決策提供基礎(chǔ)和指導(dǎo)。但是目前很多企業(yè)在檔案管理工作中仍然存在很多不足之處，為此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)分析檔案管理工作的不足及原因，進(jìn)而采取針對(duì)性的解決措施。
2.3 來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的威脅
互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)也覆蓋了社會(huì)生活的各個(gè)方面。但是由于網(wǎng)絡(luò)的架構(gòu)不完善、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議不夠強(qiáng)大以及人為的原因等，使得網(wǎng)絡(luò)在使用過(guò)程中存在諸多的安全隱患。一方面，一些非人為因素造成的安全隱患，比如計(jì)算機(jī)硬件受潮、電源斷電或漏電、受到其他輻射或者干擾等，會(huì)使得電子檔案信息安全問(wèn)題無(wú)法得到保障，甚至?xí)斐呻娮訖n案的丟失。另一方面，電子檔案的開(kāi)放利用中會(huì)出現(xiàn)人為的操作失誤而造成安全漏洞，使電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)生癱瘓，電子檔案信息受到威脅。而這些漏洞常常會(huì)使檔案信息發(fā)生丟失或者篡改等情況，使得檔案信息無(wú)法讀取或者讀取錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響電子檔案開(kāi)放利用中的信息安全問(wèn)題。
2.4 信息化建設(shè)和安全管理滯后
近年來(lái)，在電子檔案管理上，我國(guó)已經(jīng)逐漸向信息化建設(shè)發(fā)展，有關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)也已經(jīng)建立了一定的數(shù)據(jù)庫(kù)。然而，這些數(shù)據(jù)庫(kù)的管理和規(guī)范沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，而且數(shù)據(jù)庫(kù)之間相互獨(dú)立，沒(méi)有建立起一定的聯(lián)系，這就給電子檔案信息安全造成了巨大的安全問(wèn)題。此外，網(wǎng)絡(luò)安全的管理和發(fā)展也是制約電子檔案開(kāi)放利用中信息安全的一大因素，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)要不斷進(jìn)步，如果只是在出現(xiàn)信息安全問(wèn)題以后，才進(jìn)行技術(shù)的更新和改良，那信息安全問(wèn)題就不能得到有效的解決，起不到真正的預(yù)防作用。在安全管理方面，電子檔案相關(guān)管理人員在日常的檔案管理工作中，沒(méi)有意識(shí)到信息安全的重要性，缺乏對(duì)電子檔案開(kāi)放利用中信息安全的認(rèn)識(shí)，加之對(duì)一些工作人員的培訓(xùn)工作做得不到位，使得他們對(duì)電子檔案信息安全不重視，工作態(tài)度缺乏嚴(yán)密性，直接影響電子檔案信息安全。
3、檔案信息化管理措施
3.1 提高電子檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)
電子檔案管理工作者是電子檔案安全工作的主體，檔案管理工作者的綜合素質(zhì)直接決定了電子檔案的安全和管理效果。所以，要重點(diǎn)培養(yǎng)電子檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力，提高其綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理培訓(xùn)，使其數(shù)量掌握電子檔案管理技g和實(shí)際操作能力，并且提高其電子檔案的安全意識(shí)。不僅如此，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷更新，電子檔案管理工作者也要適應(yīng)這種發(fā)現(xiàn)，掌握新的信息技術(shù)，熟練操作新的設(shè)備，不斷的提高自身的技術(shù)、技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)電子檔案管理的發(fā)展。
3.2 加強(qiáng)檔案管理工作
隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來(lái)越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過(guò)電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門(mén)，保證電子文件歸檔制度化、專(zhuān)業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過(guò)程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問(wèn)題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長(zhǎng)期儲(chǔ)存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過(guò)程中需要解決好電子文件的保存問(wèn)題，對(duì)于長(zhǎng)期儲(chǔ)存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
3.3 加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)
互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)，因此安全問(wèn)題尤為重要。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，包括很多方面，比如數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、數(shù)據(jù)的鏈接等。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，必須培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)人才，利用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段，開(kāi)發(fā)相P的網(wǎng)絡(luò)安全軟件和系統(tǒng)，減少對(duì)電子檔案信息安全的威脅。及時(shí)備份數(shù)據(jù)，避免因硬件損壞造成信息丟失，從而可以補(bǔ)救電子檔案信息。在現(xiàn)階段，電子檔案信息安全有著滯后性，而這種滯后性不能得到有效解決，因此電子檔案信息安全隱患無(wú)處不在，在這樣的情況下，建立檔案信息備份和恢復(fù)具有十分重要的意義。這樣能夠避免信息丟失，使系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保證檔案信息的完整性。
3.4 重視信息安全，確保企業(yè)檔案信息的絕對(duì)安全
首先，企業(yè)管理者和檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷更新觀念，全面認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，充分做好檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案的應(yīng)用。同時(shí)，檔案信息是檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視信息安全性和準(zhǔn)確性。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多企業(yè)都利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案信息的管理，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提升檔案管理工作效率，檔案的應(yīng)用價(jià)值也有所提升，但是需要注意的是，互聯(lián)網(wǎng)面對(duì)著復(fù)雜的環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)安全成為威脅企業(yè)檔案信息的重要因素。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，國(guó)家政府部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極制定相應(yīng)的法律規(guī)定，為企業(yè)檔案信息管理創(chuàng)造良好的條件。企業(yè)的管理人員應(yīng)當(dāng)完善檔案管理制度和責(zé)任，由專(zhuān)門(mén)的管理人員定期進(jìn)行檔案安全管理隱患的排查，確保每個(gè)環(huán)節(jié)處于安全環(huán)境中。
4、結(jié)語(yǔ)
隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，信息化時(shí)代的到來(lái)，在我國(guó)的檔案管理工作中，信息化和數(shù)據(jù)化體現(xiàn)得越來(lái)越突出，但是電子檔案信息安全管理機(jī)制不夠完善，管理不夠規(guī)范，加之網(wǎng)絡(luò)自身存在著一定的不穩(wěn)定性，使得檔案信息安全受到很大的威脅。因此，要加強(qiáng)基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，對(duì)提高電子檔案開(kāi)放利用中的信息安全有著十分重要的意義。
參考文獻(xiàn)
[1] 梅龍.淺析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2016，（12）：35-36.
中圖分類(lèi)號(hào)：C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是“數(shù)字化項(xiàng)目”建設(shè)的重要組成部分，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，發(fā)掘、摘取檔案資源，向社會(huì)提供更多有價(jià)值的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。它以檔案信息資源建設(shè)為核心，以加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，努力適應(yīng)信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源規(guī)范化，為企業(yè)管理創(chuàng)新和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息。采取什么樣的推進(jìn)策略，進(jìn)而有效地提高檔案管理水平，促使檔案信息化，最終達(dá)到更好地為企業(yè)管理提供服務(wù)，這已成為檔案工作者當(dāng)前思考的重要問(wèn)題。
1.信息化管理的必要性和緊迫性
計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使我們進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。作為檔案事業(yè)重要組成部分的企業(yè)檔案工作，信息化建設(shè)已經(jīng)成為自身發(fā)展建設(shè)的必然，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，加快檔案信息化管理步伐。
1.1企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要
企業(yè)檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)極其重要性。企業(yè)檔案是一項(xiàng)以管理為中心內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的技術(shù)基礎(chǔ)工作和技術(shù)保障性工作，它具有成套性、專(zhuān)業(yè)性、動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。隨著企業(yè)體制改革進(jìn)一步深入，檔案門(mén)類(lèi)不斷增多，電子政務(wù)的實(shí)施使辦公自動(dòng)化程序得到提高和普及，檔案載體類(lèi)型已由過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為圖片、音像、磁盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩(wěn)定因素增加。
1.2檔案工作人員提高自身素質(zhì)的需要
隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)管理對(duì)檔案信息的需求日益增長(zhǎng)，從而管理者的知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)提出了全新的要求。同時(shí)，由于辦化自動(dòng)化加快了檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，電子文件等新型載體的不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足對(duì)這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內(nèi)容結(jié)構(gòu)及檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化。
1.3檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用的需要
隨著社會(huì)信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關(guān)注，社會(huì)對(duì)檔案信息的依賴(lài)程度越來(lái)越高，而且更需要提供一些加工過(guò)的、系統(tǒng)的、全面的檔案信息服務(wù)。對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，信息化是一項(xiàng)全新的工作，是一個(gè)系統(tǒng)工程，是檔案工作一次質(zhì)的飛躍。紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)對(duì)人類(lèi)文明的迅速發(fā)展起到強(qiáng)有力的助推作用，而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長(zhǎng)、傳遞速度快和易復(fù)制等特點(diǎn)，具有很強(qiáng)的生命力。一個(gè)虛擬的世界將極大地改變?nèi)祟?lèi)生活生存環(huán)境，對(duì)人類(lèi)文明產(chǎn)生深刻的影響。如今，要從有紙的檔案到無(wú)紙的檔案信息化的飛躍，檔案工作將面臨“脫胎換骨”，其對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。
2.推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)遇到的困難
2.1資金投入規(guī)模大，籌集資金難
加快檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購(gòu)置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等設(shè)備，開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等，這些都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。同時(shí)，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續(xù)維修、更換、升級(jí)費(fèi)用有多大可想而知。
2.2建設(shè)任務(wù)繁重，工作見(jiàn)效難
在檔案信息化進(jìn)程中，一是要對(duì)現(xiàn)存檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過(guò)掃描儀、縮微等手段，將文書(shū)、音像、照片、書(shū)籍等轉(zhuǎn)換成電子文件。二是要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用。三是要對(duì)客戶提供隔離、數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全。五是要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步，對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級(jí)而失去效用，造成資源損毀。六是要雙管齊下，在檔案信息化完成之前，實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與電子文檔并存，既要按老方法管理紙質(zhì)檔案，又要按信息化要求數(shù)據(jù)化電子文檔，工作量是雙倍甚至是多倍的。這樣，要實(shí)現(xiàn)全部意義的檔案信息化，建成數(shù)字檔案工作運(yùn)行體制，在財(cái)政投入沒(méi)有一個(gè)大的突破和復(fù)制技術(shù)沒(méi)有大幅度提高的情況下，也許需要數(shù)年或者更長(zhǎng)的時(shí)間。
2.3隊(duì)伍建設(shè)要求高，求人才難
檔案信息化對(duì)檔案人員的思想觀念、專(zhuān)業(yè)技能、寫(xiě)作水平及綜合素質(zhì)都有較高的要求。工作人員要有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能、獲取判斷運(yùn)用信息的能力、精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，是既會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才。但受傳統(tǒng)用人體制的制約，檔案工作人才競(jìng)爭(zhēng)難以順利開(kāi)展，加上檔案部門(mén)待遇不高，優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來(lái)，進(jìn)來(lái)后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門(mén)人員老面孔，工作老方法，進(jìn)步不快，活力不強(qiáng)。
2.4應(yīng)對(duì)環(huán)境變化，服務(wù)方式轉(zhuǎn)變難
檔案部門(mén)向來(lái)處在一種封閉的環(huán)境下運(yùn)作，至今仍存在思想觀念陳舊，墨守成規(guī)，飽食終日，不思進(jìn)取，無(wú)所作為，應(yīng)變能力不強(qiáng)，競(jìng)爭(zhēng)力不高等現(xiàn)象。而檔案信息化面對(duì)的是看不見(jiàn)的顧客，是背靠背的服務(wù)，服務(wù)方式是公開(kāi)的透明的全方位的，這就要求我們要更新服務(wù)理念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)質(zhì)量。
3.當(dāng)前項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的對(duì)策
項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)促使檔案部門(mén)開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，對(duì)于檔案部門(mén)和利用者來(lái)說(shuō)都是一種革命性的變革，這不僅表現(xiàn)在利用的方式上，更是表現(xiàn)在工作理念上的主要變化。
3.1要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)運(yùn)用微機(jī)管理檔案進(jìn)程，提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平，充分發(fā)揮檔案室的各項(xiàng)功能和作用。加強(qiáng)內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)與辦公網(wǎng)絡(luò)的接口，并在辦公網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，完成各部室向檔案室的遠(yuǎn)程歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化。
3.2檔案信息資源建設(shè)
一、國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)展的必然
當(dāng)前計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)深入到企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各個(gè)層面，海量的電子文檔、音頻文件和視頻文件等多種形式的企業(yè)電子檔案資源，這些電子檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)變化與科研活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面都發(fā)揮著不可替代的作用，是國(guó)有企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境的信息保障。因此，只有將檔案管理方式融入信息化的方式，才能讓企業(yè)檔案管理也隨著時(shí)代的進(jìn)步而發(fā)展，從而更好的提高國(guó)有企業(yè)檔案資源的整合、保存、管理、查找與共享利用，以幫助企業(yè)更好的進(jìn)行企業(yè)管理。
二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程
企業(yè)檔案信息化進(jìn)程大致經(jīng)歷了四個(gè)階段：
第一階段：20世紀(jì)90年代初期，計(jì)算機(jī)開(kāi)始普及并逐步運(yùn)用到企業(yè)辦公的文檔管理中，這一階段的檔案管理大多是采用與紙質(zhì)文檔管理相結(jié)合的目錄信息一體化的管理階段，公文與檔案工作管理流程有機(jī)結(jié)合起來(lái)；
第二階段：20世紀(jì)90年代末期，隨著計(jì)算機(jī)越來(lái)越普及，財(cái)務(wù)、營(yíng)銷(xiāo)、考勤、薪資等各種各樣的信息管理系統(tǒng)開(kāi)始被各大企業(yè)重視并推廣使用，也由此產(chǎn)生了海量的電子文檔，企業(yè)檔案管理開(kāi)始轉(zhuǎn)向電子文檔管理；
第三階段：21世紀(jì)初，企業(yè)對(duì)檔案管理的發(fā)展提出了重大的挑戰(zhàn)。面對(duì)海量的檔案信息，企業(yè)需要提高企業(yè)電子檔案資源的整合、保存、管理、共享利用以及全文檢索功能，因此，進(jìn)入了數(shù)字檔案管理及全文檢索階段，實(shí)現(xiàn)了電子檔案批量引入、全文檢索、脫機(jī)存儲(chǔ)以及跨平臺(tái)的模糊檢索和全文瀏覽等功能；
第四階段：采用物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等技術(shù)構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案館，使企業(yè)信息化與檔案信息化實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接，讓檔案資料更安全，檔案管理更智慧，這也是信息化環(huán)境下企業(yè)檔案信息管理未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。
三、國(guó)有企業(yè)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析
我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案信息化實(shí)踐進(jìn)程受多種因素限制，進(jìn)展并不是十分順利，發(fā)展速度相對(duì)其他領(lǐng)域信息化較為遲緩些，主要有以下三個(gè)方面的原因：
1. 受傳統(tǒng)管理體制影響，檔案管理意識(shí)淡薄
我國(guó)國(guó)有企業(yè)的部分領(lǐng)導(dǎo)者受傳統(tǒng)體制和觀念影響，大多只注重企業(yè)的生產(chǎn)效益，而對(duì)于與經(jīng)濟(jì)效益無(wú)關(guān)的企業(yè)檔案管理意識(shí)淡薄，片面認(rèn)為檔案信息化只是檔案存儲(chǔ)信息化，忽略了對(duì)電子檔案管理的利用和管理，導(dǎo)致對(duì)檔案管理信息化建設(shè)科研投入過(guò)少，硬件基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)于簡(jiǎn)單粗糙，企業(yè)檔案管理與生產(chǎn)信息化建設(shè)脫節(jié)，對(duì)企業(yè)檔案的利用缺乏整合與規(guī)劃，更不要談信息共享和檢索了。
2. 缺乏合格的信息化應(yīng)用和管理人才
當(dāng)前國(guó)有企業(yè)中檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性普遍不強(qiáng)，很多人員既不是檔案管理專(zhuān)業(yè)出生，又缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，再加上人員年齡結(jié)構(gòu)老化，對(duì)當(dāng)前的信息管理技術(shù)缺乏足夠的知識(shí)，無(wú)法擔(dān)負(fù)起對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用、維護(hù)和管理工作。另外，?m然企業(yè)辦公自動(dòng)化已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但是基層專(zhuān)業(yè)人員的匱乏，無(wú)法做到檔案信息即時(shí)錄入和資源共享，使得企業(yè)檔案工作者被動(dòng)的成為信息錄入者，無(wú)法滿足利用需求。
3. 缺乏合理的檔案管理制度
我國(guó)的《檔案法》是1987年審議通過(guò)，并于1996年進(jìn)行修正后推廣實(shí)施的，受當(dāng)時(shí)技術(shù)限制，檔案法中并未涉及到電子檔案的相關(guān)內(nèi)容，因此，檔案信息化在目前的檔案法律中的屬于空白。我國(guó)大型國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)方面的制度和規(guī)定沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)可循，電子檔案信息安全方面問(wèn)題也對(duì)缺乏法律保護(hù)和約束，這些都極大的阻礙了國(guó)有企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。
四、國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)涉及的范圍廣、覆蓋的檔案種類(lèi)多、數(shù)據(jù)量大并且內(nèi)容復(fù)雜，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、充足的資金保障，還需要有成熟的檔案管理模式和管理標(biāo)準(zhǔn)和先進(jìn)的技術(shù)支持，要做到與企業(yè)信息化進(jìn)程、國(guó)家信息化進(jìn)程相互呼應(yīng)，可以從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行：
1. 領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視
要在大型國(guó)有企業(yè)做好檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要有高度認(rèn)識(shí)，將檔案管理信息化建設(shè)提到日程上來(lái)，高度重視電子檔案管理工作并納入企業(yè)整體規(guī)劃，檔案管理信息化建設(shè)需要投入很大的人力、物力和財(cái)力，工作浩大，而且在短時(shí)間內(nèi)難以收獲明顯成效，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持才能使檔案管理信息化建設(shè)順利開(kāi)展。
2. 培養(yǎng)復(fù)合型高素質(zhì)檔案信息化人才
檔案信息化是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理模式的革新，因此對(duì)檔案管理人員的信息化素養(yǎng)要求很高，既要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，又要有信息化知識(shí)和技能。人才隊(duì)伍在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中起著關(guān)鍵性的主導(dǎo)作用。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)網(wǎng)絡(luò)和硬件的維護(hù)、軟件的開(kāi)發(fā)需要專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，對(duì)企業(yè)檔案資料進(jìn)行收集、整理、歸檔、編目、立卷需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，建設(shè)企業(yè)信息資源和實(shí)現(xiàn)檔案信息規(guī)范化的過(guò)程更離不開(kāi)熟悉檔案管理方面的高素質(zhì)人才，因此，一只高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍是國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的根本保證。檔案信息化人才的結(jié)構(gòu)主要分為三個(gè)方面：
（1）研究型人才。在國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，研究型人才是科技領(lǐng)軍人，負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)等各種問(wèn)題的研究，使用新的技術(shù)和工具開(kāi)發(fā)出高效、適用、開(kāi)放的檔案管理軟件和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
（2）管理型人才。負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)，使維護(hù)檔案信息化建設(shè)過(guò)程良性運(yùn)轉(zhuǎn)，協(xié)調(diào)好開(kāi)發(fā)人員與使用人員之間的溝通，負(fù)責(zé)對(duì)使用人員的培訓(xùn)，管控檔案信息化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
（3）操作型人才。負(fù)責(zé)建設(shè)完成后的檔案管理系統(tǒng)的終端操作，需要熟悉電腦操作，了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和電腦維護(hù)常識(shí)。
這三種人才缺一不可，相互溝通、協(xié)作、配合才能保證國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得可觀成績(jī)。
3. 統(tǒng)一建設(shè)企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
企業(yè)檔案信息化最終目的就是要實(shí)現(xiàn)在整個(gè)國(guó)有企業(yè)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的檔案信息共享，而實(shí)現(xiàn)信息共享的關(guān)鍵在于要對(duì)企業(yè)中各個(gè)部門(mén)的眾多系統(tǒng)之間制定整齊劃一的標(biāo)準(zhǔn)，比如對(duì)數(shù)字檔案的定義、存儲(chǔ)、術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、業(yè)務(wù)流程化、文件格式、文件壓縮方式、加密算法、數(shù)字水印等等都要實(shí)行統(tǒng)一的規(guī)則，只有這樣才能保證檔案信息在企業(yè)內(nèi)部通行無(wú)阻。
4. 建立企業(yè)檔案信息化管理的安全體系
檔案管理的特殊性和保密性要求檔案管理信息化建設(shè)具有超強(qiáng)的安全保障體系，這其中包括了三個(gè)方面的內(nèi)容：
（1） 硬件設(shè)施的安全保障
企業(yè)檔案信息的企業(yè)的重要資源，在檔案信息化建設(shè)及維護(hù)過(guò)程中，必須確保檔案管理信息系統(tǒng)的環(huán)境安全、線路安全和設(shè)備安全，一旦無(wú)法預(yù)知或不可控的災(zāi)難發(fā)生時(shí)，要確保檔案信息不丟失。對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行硬件進(jìn)行常規(guī)巡?撕臀?修保養(yǎng)，確保硬件安全運(yùn)行；按時(shí)查看服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)和操作日志，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患，加強(qiáng)機(jī)房的環(huán)境監(jiān)督保養(yǎng)工作，排查安全隱患。
（2）網(wǎng)絡(luò)安全保障
網(wǎng)絡(luò)具有高度的開(kāi)放性，在給人們便捷的同時(shí)，也為病毒、木馬、黑客提供了有乘之機(jī)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的漏洞，黑客可以入侵到檔案系統(tǒng)中竊取企業(yè)的檔案資料，甚至破壞和涂改系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)，給檔案信息的安全帶來(lái)了威脅，給企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。可以采取以下措施來(lái)防止丟失?c破壞數(shù)據(jù)并防止計(jì)算機(jī)病毒傳染破壞系統(tǒng)：使用防火墻技術(shù)部署內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全策略，定期掃描服務(wù)器和終端客戶機(jī)中的文件，嚴(yán)格管理好檔案文件的訪問(wèn)權(quán)限，完善數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，采購(gòu)先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件，保證用戶數(shù)據(jù)的安全性和服務(wù)的多元化，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)資源共享的可靠性。
（3）以構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案館為目標(biāo)
加強(qiáng)信息化管理，已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的一個(gè)主要趨勢(shì)和途徑。檔案信息化建設(shè)是時(shí)展的需要，是企業(yè)檔案工作的主流，是企業(yè)檔案管理改革的方向。
一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是通過(guò)運(yùn)用終端設(shè)備的信息化采集（收集）工具，以數(shù)據(jù)中心的存儲(chǔ)為載體，以數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)的檔案信息庫(kù)為系統(tǒng)核心，采用檔案信息管理軟件系統(tǒng)為應(yīng)用管理的平臺(tái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化信息在終端與數(shù)據(jù)中心之間進(jìn)行互聯(lián)，以達(dá)到管理人員或一般用戶對(duì)檔案相關(guān)資源進(jìn)行Internet/LAN的應(yīng)用管理的目的，以實(shí)現(xiàn)信息化管理模式和輔助實(shí)體管理模式的最優(yōu)結(jié)合。積極推進(jìn)各類(lèi)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，加速局域網(wǎng)建設(shè)，將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為重要信息。將傳統(tǒng)的檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)、系統(tǒng)等軟硬件的處理，轉(zhuǎn)化為相對(duì)應(yīng)的數(shù)字信息，并存儲(chǔ)于檔案館數(shù)據(jù)信息中心，管理人員或者一般人員可以根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限在客戶端對(duì)其進(jìn)行信息的調(diào)用、借閱及處理等，使檔案資源得到了最大功能的發(fā)揮。造就一支高素質(zhì)的檔案信息化人才隊(duì)伍。人才是最寶貴的資源，是檔案信息化建設(shè)成功與持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性
隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的廣泛普及和深入，網(wǎng)絡(luò)化工作模式已經(jīng)滲入到當(dāng)今社會(huì)各行各業(yè)，人們必須以網(wǎng)絡(luò)的高效率來(lái)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要。但是由于種種原因，我國(guó)的檔案管理在信息化和信息化的進(jìn)程中普遍處于相對(duì)滯后的階段。隨著我國(guó)企業(yè)各項(xiàng)管理工作向信息化發(fā)展，企業(yè)檔案信息在企業(yè)日常管理中的地位越來(lái)越重要。為了更有效、更快捷地開(kāi)發(fā)和應(yīng)用檔案信息資源，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)管理工作中的作用，就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化來(lái)逐漸替代和優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式。這其中包括運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息檢索技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案檢索的自動(dòng)化、運(yùn)用縮微技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案存貯的縮微化、運(yùn)用現(xiàn)代通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化等。檔案工作的信息化已經(jīng)成為檔案人員不得不面對(duì)的新課題，企業(yè)檔案工作的信息化建設(shè)己成為企業(yè)檔案的發(fā)展趨勢(shì)。
三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
1.檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低
檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理信息化的關(guān)鍵。合格的檔案信息化管理工作者掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，具備檔案信息加工提煉能力，更重要的是把有價(jià)值檔案信息快速有效地傳遞給檔案利用者。這就要求檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)。而目前，檔案管理人員的整體素質(zhì)較低，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，熟練掌握計(jì)算機(jī)的人才匱乏，絕大多數(shù)人都不能運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和工具。缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用的敏銳意識(shí)，特別是通曉檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才匱乏，影響了檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展。
2.檔案管理信息化缺乏安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
檔案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正確處理開(kāi)放與保密、檔案利用與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系。檔案信息化加強(qiáng)了檔案部門(mén)與外部門(mén)間的聯(lián)系，但也相應(yīng)帶來(lái)了像電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問(wèn)等造成的安全問(wèn)題。這也是眾多檔案管理部門(mén)遲遲不愿意上網(wǎng)的重要原因。
3.對(duì)檔案的重視程度不夠
長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
四、建立企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)的方法
人才資源信息是一個(gè)國(guó)家、地區(qū)、行業(yè)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的必要前提，是社會(huì)進(jìn)步的必要條件。針對(duì)我國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)滯后，計(jì)算機(jī)管理檔案不成熟，缺乏一支既熟悉檔案工作又精通計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)意識(shí)淡漠的現(xiàn)狀，應(yīng)采取如下方法：
1.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，從實(shí)際出發(fā)。做好企業(yè)內(nèi)部員工的培訓(xùn)工作。作為信息社會(huì)的主要工具，計(jì)算機(jī)必須普及到每一個(gè)部門(mén)，更廣泛具體地使用于人事信息管理與利用工作，取代大量重復(fù)性的手工操作。現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)需要大量投資，需要專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人才來(lái)建設(shè)和做好網(wǎng)絡(luò)的日常維護(hù)工作。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要從實(shí)際出發(fā)，因地制宜，循序漸進(jìn)，做到逐步擴(kuò)大，逐步完善。
2.搞好建設(shè)，抓基礎(chǔ)工作。檔案整理、檔號(hào)編制的規(guī)范化、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，都是建網(wǎng)的條件。準(zhǔn)備工作做得充分、細(xì)致、精湛，信息網(wǎng)的建設(shè)才能搞好。
3.必須實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化。在標(biāo)準(zhǔn)化方面要有各種嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，要求做到各種數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)一致或兼容，同時(shí)要求檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化、著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)化和檔號(hào)編制的規(guī)范化。
4.搞好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中是一項(xiàng)最費(fèi)時(shí)、費(fèi)工的工作。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立從一開(kāi)始就要標(biāo)準(zhǔn)化。目前必須依照檔案著錄表、檔案分類(lèi)法、檔案標(biāo)引等標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做。
5.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。現(xiàn)代人力資源信息網(wǎng)的建設(shè)需要有高素質(zhì)、懂技術(shù)的人才來(lái)做，除檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)知識(shí)外，最起碼應(yīng)該懂得一些信息科學(xué)知識(shí)和信息經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí).不然的話，就會(huì)因?yàn)閺臉I(yè)人員的素質(zhì)不高而影響檔案資源的有效利用。
總之，為了適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案工作可持續(xù)發(fā)展要求，各企業(yè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源開(kāi)發(fā)為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總格局，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中。因此，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。
二、創(chuàng)新是人事檔案工作發(fā)展的時(shí)代要求
檔案事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)創(chuàng)新，只有通過(guò)檔案工作的創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。信息化時(shí)代企業(yè)人事檔案管理只有服務(wù)于社會(huì)，跟上未來(lái)發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。1.從服務(wù)方式上創(chuàng)新。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，人事檔案的密級(jí)定為“秘密”級(jí)以上，這便給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，為提供利用設(shè)置了重重關(guān)卡，使人事檔案工作的服務(wù)內(nèi)容趨于閉塞?！耙匀藶楸尽薄ⅰ盀槿嗣穹?wù)”是檔案工作的中心所在，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作，要使檔案工作的作用充分發(fā)揮出來(lái)，檔案服務(wù)方式必須有所創(chuàng)新。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，能更多地體現(xiàn)出人事信息的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化與開(kāi)放化。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，使人事檔案不再神秘，每個(gè)人都可以在權(quán)限范圍內(nèi)，自由查閱自己的基本信息和其他相關(guān)信息。檔案管理從閉塞走向開(kāi)放，從以往的紙頁(yè)翻閱到如今的網(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，人事信息數(shù)據(jù)只需要一次錄入就可以多次反復(fù)利用，大大提高了檔案管理人員的工作效率。2.人事檔案對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的作用。對(duì)人事檔案管理的形態(tài)要有所創(chuàng)新，不能始終局限在接收、整理、轉(zhuǎn)遞等傳統(tǒng)的工作形態(tài)，要發(fā)揮人事檔案的作用，主動(dòng)分析人事檔案信息，較全面、歷史地再現(xiàn)各類(lèi)人才的面貌、特點(diǎn)以及專(zhuān)長(zhǎng)，有助于從人事檔案中探索人才成長(zhǎng)規(guī)律，更好地發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，并為企業(yè)和部門(mén)合理地推薦優(yōu)秀人才，使得各類(lèi)人才揚(yáng)長(zhǎng)避短、在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中充分發(fā)揮才能貢獻(xiàn)自己的力量。人事檔案作為考察和了解人才的重要依據(jù)，有助于企業(yè)開(kāi)發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)人才的廣泛需求。如果沒(méi)有詳細(xì)的人事檔案信息分析，我們就無(wú)法清晰地了解企業(yè)整體的人才儲(chǔ)備情況，也就無(wú)法進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)。由此可見(jiàn)，做好企業(yè)人事檔案工作，對(duì)于人力資源需求預(yù)測(cè)是至關(guān)重要的。所以，企業(yè)人事部門(mén)要以企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn)，做好人事檔案管理和人事檔案信息綜合分析，為企業(yè)人力資源管理提供有效的服務(wù)。
