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時間:2022-11-27 06:27:59
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一、管理背景分析
目前電大所開展的主要教育模式是開放教育,而開放教育是將現(xiàn)有的教學(xué)資源開放出來,供學(xué)習(xí)者自由參考、學(xué)習(xí)。
開放教育具有的基本特征是:以學(xué)生和學(xué)習(xí)為中心,而不是以教師、學(xué)校和教學(xué)為中心;采用各種教和學(xué)的方法;取消和突破種種對學(xué)習(xí)的限制和障礙。開放教育對入學(xué)者的年齡、職業(yè)、地區(qū)、學(xué)習(xí)資歷等方面沒有太多的限制,凡有志向?qū)W習(xí)者,具備一定的文化、知識基礎(chǔ)的,不需要參加入學(xué)考試,均可以申請入學(xué);學(xué)生對課程選擇和媒體使用有一定的自,在學(xué)習(xí)方式、學(xué)習(xí)進(jìn)度、時間和地點等方面也可由學(xué)生根據(jù)需要決定;在教學(xué)上采用多種媒體教材和現(xiàn)代信息技術(shù)手段等等。
那么基于開放教育的以上特征,勢必對基層辦學(xué)機構(gòu)學(xué)籍管理工作提出了更高要求,它不同于傳統(tǒng)高校的學(xué)籍管理工作模式,開放教育的學(xué)籍管理工作更具公開性和服務(wù)性,且信息、科學(xué)化和人性化的管理的要求更為迫切。
基于開放教育從中央電大、省電大到地市級分校、縣級工作站、教學(xué)班多層次管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜性,電大系統(tǒng)學(xué)籍管理工作尤其是地市級分校處在學(xué)籍管理的戰(zhàn)斗一線,不緊緊要面向校本部八年內(nèi)上萬學(xué)生提供的各項學(xué)籍服務(wù),還要指導(dǎo)眾多基層電大工作站的學(xué)籍管理工作,在很多學(xué)籍管理細(xì)化問題的承擔(dān)起了“一線數(shù)據(jù)樞紐處理器”的角色。
如果把整個學(xué)校比喻成一做學(xué)歷制造的工廠,那么學(xué)籍服務(wù)工作從“產(chǎn)品上線”(即學(xué)生報名入學(xué))開始就一直貫穿到“成品下線”(即學(xué)生領(lǐng)到畢業(yè)證),以及文憑發(fā)放后的“售后服務(wù)”。
然而目前學(xué)籍管理工作人員信息技術(shù)使用水平難免具有不均衡性,尤其是那些非IT專業(yè)技術(shù)背景的人員被安排在學(xué)籍管理崗位上時,很難快速進(jìn)入角色,有效保證學(xué)籍管理服務(wù)的質(zhì)量;因此,針對各個學(xué)籍管理模塊,分校層面的學(xué)籍管理工作總結(jié)并推廣的一些重要環(huán)節(jié)信息化管理技巧和經(jīng)驗的重要性就不言而喻了。
二、實際問題提出
譬如學(xué)歷生產(chǎn)環(huán)節(jié)中的【畢業(yè)證書電子照片管理】就是一項工作量大卻很有技巧可言的工作,但是那些技巧是省電大的集團培訓(xùn)中所無法觸及的部分,必須要靠基層學(xué)籍管理人員自己去摸索和探究。
本文將就畢業(yè)證書電子照片的管理技巧展開細(xì)致入微的分析,并立足于分校層面的學(xué)籍管理日常工作,著眼于分校學(xué)籍管理工作的服務(wù)穩(wěn)態(tài)性需求,總結(jié)一套簡而易行的方法。
三、現(xiàn)狀分析及對策選用
畢業(yè)辦證電子照片的管理的分類:
1.紙質(zhì)證書辦理所需電子照片管理
按照現(xiàn)行方法,每學(xué)年的新生入學(xué)后第二學(xué)年下學(xué)期統(tǒng)一參加學(xué)校組織的新華圖片社辦證圖片采集。照相過程中,分校學(xué)籍部門會提前準(zhǔn)備好一份相應(yīng)學(xué)年的所有學(xué)生電子名單,并且提前讓班主任老師分發(fā)照相卡作為學(xué)生拍照的憑證,學(xué)生持照相卡排隊參與拍照并現(xiàn)場錄入拍攝序號,由于現(xiàn)場秩序、手工編寫拍攝序號、錄入拍攝序號等客觀現(xiàn)狀存在不可避免的差錯,導(dǎo)致學(xué)生姓名與實際拍攝序號出現(xiàn)錯位和張冠李戴現(xiàn)象,每次采集完圖片,學(xué)籍人員和班主任老師都要花費大量的精力和時間利用各種途徑來逐個核對學(xué)生姓名與實際拍攝序號是否匹配正確,經(jīng)過反復(fù)核對、糾錯后才能制作出學(xué)生和拍攝序號對應(yīng)正確的名單表,而將從新華社攝像師那里拷貝回來的以拍攝序號命名的電子照片更名為辦證時以學(xué)生身份號碼命名的電子照片時,就可以用到批處理技術(shù)來完成。(具體方法見第四章)
那些由于工作繁忙沒有參加學(xué)校組織的統(tǒng)一拍照的學(xué)生,只能自己利用空余時間去新華圖片社參加散拍,新華圖片社再將這些學(xué)生的電子照片通過電子郵件發(fā)送給學(xué)籍管理員。
2.電子證書上網(wǎng)所需電子照片管理
實際情況,每學(xué)期無論是參加學(xué)校統(tǒng)拍的學(xué)生,還是自己去新華社散拍的學(xué)生,辦理到紙質(zhì)畢業(yè)證書后,依然有一部分學(xué)生在學(xué)信網(wǎng)上的電子學(xué)歷無圖片或者因文憑文字和圖片信息匹配失敗而學(xué)信網(wǎng)上查不到學(xué)歷信息,這個情況,通常只能通過每學(xué)期開學(xué)的“網(wǎng)站圖像更新”來彌補,而這些數(shù)以百計成功利用電子照片辦理了紙質(zhì)學(xué)歷,卻沒有完成電子學(xué)歷上網(wǎng)的圖像更新數(shù)據(jù)上報,通常情況下都是需要重新上報圖像更新數(shù)據(jù)表及電子照片的,傳統(tǒng)的做法是班主任老師圖像更新上報的格式要求及電子照片要求后,由學(xué)生本人統(tǒng)一上報給班主任老師,再由班主任老師將整理好的數(shù)據(jù)匯總給學(xué)籍管理員,學(xué)籍管理員匯總后再上傳給省級電大,這樣顯然是麻煩了學(xué)生也增加了班主任的工作量的,同時也增加了上報的誤差率,因為不是集中處理數(shù)據(jù),每個班主任老師的計算機處理能力不一樣,增加了上報數(shù)據(jù)的差錯率。因此學(xué)籍管理員可以獨自利用辦證電子照片數(shù)據(jù)庫,重新將以“身份證號碼”命名的電子照片批量更名為“姓名+電子注冊號”后,附以網(wǎng)站圖像更新名單后打包上傳給省級電大,再由省級電大報送中央電大,最后報教育部上傳學(xué)信網(wǎng),大大降低差錯率,減少中間環(huán)節(jié),更好的為學(xué)生服務(wù)。在這個批量更改電子照片的過程中,也是可以利用批處理技術(shù)來快速高效完成的批量更名工作的。(具體方法見第四章)
四、技術(shù)介紹及具體執(zhí)行方法
什么是批處理技術(shù)?批處理(Batch),也稱為批處理腳本。顧名思義,批處理就是對某對象進(jìn)行批量的處理。批處理文件的擴展名為bat 。目前比較常見的批處理包含兩類:DOS批處理和PS批處理。PS批處理是基于強大的圖片編輯軟件Photoshop的,用來批量處理圖片的腳本;而DOS批處理則是基于DOS命令的,用來自動地批量地執(zhí)行DOS命令以實現(xiàn)特定操作的腳本。
1.利用批處理技術(shù)給將電子照片命名為學(xué)生“身份證號碼”的步驟如下:
第一步:創(chuàng)建文件夾“給電子照片批量命名”,并放入文件夾“電子照片原始底片N張”和EXCEL表“電大某年圖片采集拍攝序號名單N人.xls”,如圖1所示:
圖1
第二步:在“電大某年圖片采集拍攝序號名單N人.xls”電子表格中創(chuàng)建“批量命名指令”列,并在單元格K2中輸入公式“=”ren IMG_”&A2&”.JPG “&D2&”.jpg””,拖拽K2右下角復(fù)制單元格公式即得K2列數(shù)據(jù),如圖2所示:
圖2
第三步:將“批量命名指令”列數(shù)據(jù)自K2起復(fù)制粘貼到新創(chuàng)建的TXT文本文件中,并另存為“電子照片批量命名程序.bat”至路徑“電子照片原始底片N張”文件夾中,如圖3所示:
圖3
第四步:在“電子照片原始底片N張”文件夾中雙擊“電子照片批量命名程序.bat”,即完成電子照片的批量命名,如圖4所示:
圖4
2.利用批處理技術(shù)將名為身份證號的電子照片更名為“姓名+電子注冊號”的步驟如下:
第一步:創(chuàng)建文件夾“電子照片批量更名”,并放入文件夾“網(wǎng)站圖像更新電子照片N張”和EXCEL表“網(wǎng)站圖像信息更新表.xls”,如圖5所示。
圖5
圖6
圖7
第二步:在“網(wǎng)站圖像信息更新表.xls”電子表格中創(chuàng)建“批量改名指令”列,并在單元格J4中輸入公式“=”ren “&C4&”.jpg “&B4&F4&”.jpg””,拖拽J4右下角復(fù)制單元格公式即得J4列數(shù)據(jù),如圖6所示。
第三步:將“批量改名指令”列自J4起復(fù)制粘貼到新創(chuàng)建的TXT文本文件中,并另存為“電子照片批量更名程序.bat”至路徑“網(wǎng)站圖像更新電子照片N張”文件夾中,如圖7所示。
第四步:在“網(wǎng)站圖像更新電子照片N張”文件夾中雙擊“電子照片批量更名程序.bat”,即完成電子照片的批量更名,如圖8所示。
圖8
五、結(jié)束語
開放教育隸屬成人教育,學(xué)生大部分都是有工作的成年人,空閑時間不多,也很難組織學(xué)生在學(xué)校集中辦理某些行政手續(xù),這就要求我們學(xué)籍管理人員要盡可能的利用簡約快捷高效且低風(fēng)險的最佳方法來完成各項服務(wù)學(xué)生的工作。上文中僅為信息技術(shù)在學(xué)籍管理中很小的一個環(huán)節(jié)但又是關(guān)乎學(xué)生切身利益的非常重要的一個環(huán)節(jié)的應(yīng)用小技巧。它不僅能提高辦證工作的效率,更加能夠提高學(xué)生服務(wù)工作的質(zhì)量。將傳統(tǒng)方法需要幾個工作日上百學(xué)生參與才能完成的事情,優(yōu)化到只需要幾個小時一個人就能很好的完成,這讓筆者深刻的感受到了計算機信息處理技術(shù)的奧妙無窮,也將繼續(xù)在管理實踐中去探索更多行之有效的好方法。
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