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時(shí)間：2022-08-21 17:41:55
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一、學(xué)籍檔案利用概述
學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)校綜合情況的原始記錄，涵蓋了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全部信息，具有憑證作用和參考作用，關(guān)系到學(xué)生的切身利益，學(xué)籍檔案的利用在求職、升學(xué)等方面具有不可替代的作用。高校學(xué)籍檔案利用是高校檔案管理的重要組成部分，在工作中需要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，勤于思考，逐步提高高校學(xué)籍檔案的管理水平和質(zhì)量。
二、學(xué)籍檔案利用情況
對(duì)學(xué)籍檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)和分析，有助于提高管理水平，完善管理質(zhì)量。本文將從利用者類(lèi)型、利用目的、利用時(shí)間三個(gè)方面對(duì)高校學(xué)籍檔案利用情況進(jìn)行分析：
第一、利用者類(lèi)型。利用者類(lèi)型主要有以下五類(lèi)：第一類(lèi)是在讀學(xué)生，新生錄取名冊(cè)是在讀學(xué)生利用的主要學(xué)籍檔案，利用率高。第二類(lèi)是已畢業(yè)的學(xué)生，已畢業(yè)的學(xué)生利用學(xué)籍檔案類(lèi)型多，主要有新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)成績(jī)單、畢業(yè)生登記表等。第三類(lèi)是本校教職工查閱本部門(mén)已歸檔的學(xué)籍材料，用于工作查考。第四類(lèi)是第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。第五類(lèi)是用人單位，用人單位通過(guò)查閱應(yīng)聘人員的學(xué)籍檔案，為聘用與否提供參考。
第二、利用目的。利用目的主要有以下五種：1、“報(bào)名”，指報(bào)名參加各類(lèi)考試和比賽，包括以下內(nèi)容：一、學(xué)業(yè)方面，報(bào)名參加專(zhuān)升本考試、考研、考博、出國(guó)留學(xué)、報(bào)考軍校等；二、求職方面，報(bào)考公務(wù)員、海警、事業(yè)單位等招聘考試；三、技能方面，報(bào)考專(zhuān)業(yè)技能證書(shū)考試等；四、綜合素質(zhì)方面，報(bào)名參加各類(lèi)體育比賽等。2、“審查”，指招聘單位對(duì)即將錄用人員的身份審核，比如公務(wù)員和海警考試通過(guò)之后，錄用單位在政審時(shí)要進(jìn)行身份審查，同時(shí)部分企業(yè)在錄用簽協(xié)議和報(bào)到時(shí)也需要進(jìn)行身份審查。3、“認(rèn)證”，指為第三方學(xué)位認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位和成績(jī)認(rèn)證。 4、“補(bǔ)充”，指已畢業(yè)的學(xué)生補(bǔ)充個(gè)人檔案材料。5、“查考”，指校內(nèi)教職工查閱本部門(mén)歸檔的學(xué)籍檔案，進(jìn)行工作查考。
第三、利用時(shí)間。學(xué)籍檔案利用的高峰時(shí)段在4-5月和10-12月，利用的高峰時(shí)段與高校的運(yùn)行周期相一致。這兩個(gè)時(shí)期新生錄取名冊(cè)利用量大，主要用于在讀學(xué)生報(bào)名參加考試、體育比賽、求職錄用等。
三、學(xué)籍檔案利用工作中需要注意的問(wèn)題
第一、樹(shù)立牢固的安全意識(shí)，維護(hù)檔案完整?！稒n案法》第5條規(guī)定，“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用”。實(shí)際工作中要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，保證查檔人的身份安全。學(xué)籍檔案在大量利用時(shí)，要注意控制利用順序，避免造成混亂。利用完畢要仔細(xì)核查檔案的完整性。在學(xué)籍檔案利用的各個(gè)環(huán)節(jié)中，時(shí)刻把檔案的安全性擺在首位。
第二、制作專(zhuān)門(mén)的檢索工具，提高工作效率。在學(xué)籍檔案中，新生錄取名冊(cè)利用率最高。在查閱的過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題是無(wú)法查到學(xué)生的具置，要從該年錄取入學(xué)的所有學(xué)生中找到某個(gè)學(xué)生的信息如大海撈針，工作效率低下，同時(shí)反復(fù)翻閱檔案，不利于檔案的保護(hù)。
這個(gè)問(wèn)題在本省生源的新生錄取名冊(cè)查閱中尤為突出，因此必須要為本省生源的新生錄取名冊(cè)制作更加細(xì)化的檢索目錄。檢索目錄要逐年進(jìn)行制作，依次錄入序號(hào)、入學(xué)年份、檔號(hào)、學(xué)歷層次、錄取專(zhuān)業(yè)、頁(yè)碼等內(nèi)容，按照招生錄取的專(zhuān)業(yè)進(jìn)行編制，對(duì)不同錄取批次中同一專(zhuān)業(yè)所在頁(yè)碼進(jìn)行匯總，查閱時(shí)只需要翻閱該生所在專(zhuān)業(yè)即可。利用細(xì)化的檢索目錄大大縮短了翻閱的工作量，提高了工作效率，并且p少了檔案的磨損，從而起到保護(hù)檔案的作用。
第三、探索異地辦理的途徑，方便遠(yuǎn)程查檔。少量已畢業(yè)的學(xué)生人在外地，本人不能回到學(xué)校并且無(wú)法找到委托人代其辦理查檔。解決這個(gè)問(wèn)題的辦法是為查檔人提供遠(yuǎn)程查檔，查檔人通過(guò)電話聯(lián)系，說(shuō)明本人情況和查檔內(nèi)容之后，運(yùn)用QQ、郵件、傳真等手段提供本人證件的復(fù)印件，證明查檔人身份，通過(guò)履行查檔手續(xù)確保查檔人身份安全后可以予以辦理。學(xué)籍檔案證明材料辦理完畢后，將材料郵寄給查檔人。在確保查檔安全的前提下，遠(yuǎn)程查檔為查檔人解決了燃眉之急，提供了便利。
四、結(jié)語(yǔ)
學(xué)籍檔案記載了與利用者利益密切相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)，隨著高校畢業(yè)生逐年增多，就業(yè)形勢(shì)日益嚴(yán)峻，高校學(xué)籍檔案的需求量逐年增加。高校檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，更新工作方法，不斷提高工作效率，完善高校學(xué)籍檔案利用工作。
隨著科學(xué)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，如何提高高等學(xué)校檔案管理水平，更好地適應(yīng)新形勢(shì)的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務(wù)，也對(duì)畢業(yè)生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄。準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。信息技術(shù)的快速發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛運(yùn)用，對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應(yīng)現(xiàn)實(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
一、高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）平時(shí)不聞不問(wèn)，用時(shí)“四面出擊”
高校畢業(yè)生在畢業(yè)前，學(xué)校都要求學(xué)生辦理好各種畢業(yè)手續(xù)，但不少畢業(yè)生卻從不過(guò)問(wèn)自己的檔案，畢業(yè)后，檔案在什么地方？是在學(xué)校、還是在生源地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)？學(xué)生從不關(guān)心。檔案里都應(yīng)該放入哪些材料，自己手里應(yīng)該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時(shí)想起來(lái)，我的檔案在哪兒？我報(bào)到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問(wèn)題都出來(lái)了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢(xún)自己的檔案，浪費(fèi)了時(shí)間、人力、財(cái)力，而且在補(bǔ)辦過(guò)程中也給自己造成了不必要的損失。
（二）檔案意識(shí)淡薄，檔案存放“五花八門(mén)”
隨著高校畢業(yè)生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對(duì)減少。一些高校畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案沒(méi)什么用了，所以使許多高校畢業(yè)生想到更多的是趕快通過(guò)自我推薦，找到理想的單位就業(yè)，對(duì)檔案存放沒(méi)有過(guò)多的考慮，這就導(dǎo)致高校畢業(yè)生的檔案存放出現(xiàn)了“五花八門(mén)”的現(xiàn)象，有的一直存放在學(xué)校長(zhǎng)達(dá)幾年甚至十幾年，有的放在各級(jí)教育部門(mén)，有的存放在父母那里，有的存放在曾經(jīng)打工的單位或人才市場(chǎng)，有的早已不知去向，更多的是跟隨個(gè)人“南征北戰(zhàn)”。
（三）一切以就業(yè)為先，檔案后續(xù)材料“零充實(shí)”
由于考錄的公務(wù)員和聘用的事業(yè)單位工作人員的檔案要交到組織人事部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，所以這部分高校畢業(yè)生參加工作后的所有情況會(huì)形成材料及時(shí)的進(jìn)入個(gè)人檔案。但對(duì)于在外打工的高校畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，由于用人單位對(duì)人才檔案要求沒(méi)有形成規(guī)范化、制度化，只重視畢業(yè)證和個(gè)人能力而不重視個(gè)人檔案，導(dǎo)致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于對(duì)檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒(méi)有形成機(jī)制，收集也相當(dāng)困難，致使在外打工的高校畢業(yè)生在打工期間沒(méi)有檔案材料反映自己的經(jīng)歷。工作了幾年，甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，到頭來(lái)自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒(méi)有因?yàn)樽约汗ぷ鏖啔v的增長(zhǎng)而增加，造成自己人生經(jīng)歷歷史記錄的缺失。
二、加強(qiáng)高校畢業(yè)生人事檔案管理的措施
（一）科學(xué)完善檔案的內(nèi)容
高校要根據(jù)本校學(xué)生畢業(yè)時(shí)間，安排時(shí)間統(tǒng)一對(duì)畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行收集、整理。整理時(shí)要按照學(xué)生檔案的形成特點(diǎn)，即基本情況材料、思想道德素質(zhì)材料、科學(xué)文化素質(zhì)材料、黨團(tuán)組織材料、個(gè)人信用材料、身體和心理素質(zhì)材料等進(jìn)行分類(lèi)整理，達(dá)到內(nèi)容完整、條理清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，要把好學(xué)生檔案的最后審核關(guān)，審查檔案材料是否缺項(xiàng)，學(xué)籍材料是否加蓋教務(wù)處印章，行為表現(xiàn)材料是否有學(xué)生工作處(部)或團(tuán)委、學(xué)院(系)里的意見(jiàn)和蓋章等，保證每個(gè)畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，真實(shí)可靠，既要保證學(xué)生檔案內(nèi)容能客觀地反映畢業(yè)生的詳盡情況，為接收單位能夠準(zhǔn)確、全面地了解畢業(yè)生提供可靠的依據(jù)，又要發(fā)揮學(xué)生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)過(guò)程中的作用。依據(jù)學(xué)生檔案積累的內(nèi)容，將學(xué)籍、行為表現(xiàn)和身體素質(zhì)等檔案材料，以表格的形式整理出來(lái)，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學(xué)生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學(xué)生在新的就業(yè)形勢(shì)下公平競(jìng)爭(zhēng)，自立擇業(yè)。
（二）實(shí)施檔案電子化
目前高校網(wǎng)上招生已經(jīng)完全普及，中學(xué)階段的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存已形成，但入學(xué)后的大學(xué)階段檔案卻大多是紙質(zhì)檔案，這與畢業(yè)生檔案管理信息化、檔案利用社會(huì)化的要求極不相符。因此,當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理手段必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，運(yùn)用Visual Basic構(gòu)建的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)、預(yù)覽、編輯。在畢業(yè)生檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
（三）強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識(shí)
高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會(huì)化的服務(wù)體系。通過(guò)不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬信息資源的服務(wù)領(lǐng)域，促進(jìn)檔案信息的社會(huì)共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達(dá)到資源共享。創(chuàng)建起社會(huì)化服務(wù)體系的運(yùn)作模式。通過(guò)成立檔案管理的中介組織，建設(shè)市場(chǎng)化服務(wù)體系，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的應(yīng)有價(jià)值。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)體系的合理設(shè)置，建立一支具有檔案理論知識(shí)和較高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的現(xiàn)代信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，管理好和應(yīng)用好高校畢業(yè)生人事檔案，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務(wù)社會(huì)、服務(wù)畢業(yè)生、服務(wù)用人單位，讓檔案信息化管理在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起到應(yīng)有的作用。
三、總結(jié)
總而言之，人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，因此，高校必須及時(shí)的、積極的加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務(wù)于畢業(yè)生的就業(yè)。
參考文獻(xiàn)：
我的婚姻家庭檔案有：結(jié)婚證，身份證，戶(hù)口本，房產(chǎn)證，一孩化證，孩子出生醫(yī)學(xué)證明、孩子的醫(yī)療報(bào)銷(xiāo)本等等，這部分檔案被我定為永久保存，而且利用價(jià)值很高，固定放在家中的一個(gè)位置，一般不能隨意放置，用完后立即放回原地，由于這個(gè)良好的習(xí)慣，每次在利用這些家庭檔案時(shí)，都能夠及時(shí)準(zhǔn)確的提供出來(lái)，從不翻箱倒柜的去找，節(jié)省時(shí)間，愛(ài)人稱(chēng)贊時(shí)，心中暗喜，深知家庭檔案管理的重要性。
家庭成員學(xué)習(xí)、工作成果檔案：這部分檔案分為電子版和實(shí)物版，電子版的有夫妻雙方各自的個(gè)人簡(jiǎn)歷，工作總結(jié)。存放在電腦中，每次填寫(xiě)完畢后放入各自的文件夾，查找方便。實(shí)物版的有夫妻所有的榮譽(yù)證書(shū)，畢業(yè)證書(shū)，職稱(chēng)資格證書(shū)及聘書(shū)，孩子的小學(xué)畢業(yè)證書(shū)、三好學(xué)生證書(shū)、各種競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書(shū)等。記得孩子在小學(xué)一年級(jí)時(shí)，第一次獲得的“三好學(xué)生”證書(shū)，當(dāng)時(shí)的她心情特別高興，說(shuō)：“媽媽?zhuān)憧创笠碳覊ι先墙憬愫透绺绲莫?jiǎng)狀，貼滿了，你能不能把我的獎(jiǎng)狀也貼在咱家墻上，以后我小學(xué)畢業(yè)后也要將墻貼滿?！焙⒆拥囊笪液芸齑饝?yīng)下來(lái)。隨著時(shí)間的飛逝，孩子已經(jīng)小學(xué)畢業(yè)，升入重點(diǎn)初中，我們很滿意，同時(shí)我們也很欣慰。家庭榮譽(yù)檔案將伴隨著孩子的成長(zhǎng)，時(shí)刻在激勵(lì)孩子，使孩子受益匪淺，信心倍增。這件事令我感觸很深，認(rèn)識(shí)到家庭中建立檔案很有必要。
1.1 教學(xué)檔案不完整
一所學(xué)校比較完整的教學(xué)檔案應(yīng)該包括：開(kāi)設(shè)專(zhuān)業(yè)可行性方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)研究、實(shí)訓(xùn)教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量分析、教學(xué)總結(jié)、教案、考試題庫(kù)、考試成績(jī)以及學(xué)籍管理、學(xué)生教育管理、學(xué)生變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)、新入學(xué)生和畢業(yè)生名冊(cè)、畢業(yè)生反饋等方面的內(nèi)容。據(jù)了解，目前各類(lèi)學(xué)校教學(xué)檔案的收集整理，都不同程度存在以下問(wèn)題。
1.該形成的文件沒(méi)有形成。按經(jīng)驗(yàn)隨意上課已成為某些“老”教師的習(xí)慣，覺(jué)得沒(méi)有必要編寫(xiě)課目新課標(biāo)、擬寫(xiě)教學(xué)進(jìn)度、編寫(xiě)教案、教材分析等教學(xué)文件；學(xué)期教學(xué)總結(jié)時(shí)，往往是開(kāi)個(gè)會(huì)，大致談一談，作作簡(jiǎn)單的記錄；對(duì)新開(kāi)辦專(zhuān)業(yè)，在師資、場(chǎng)地、設(shè)備等辦學(xué)條件論證方面，常常是幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)坐下來(lái)議一議，沒(méi)有形成書(shū)面的可行性報(bào)告；畢業(yè)實(shí)習(xí)材料，實(shí)訓(xùn)教學(xué)管理方面材料很多都沒(méi)有按管理上的要求形成文件。最后有的材料無(wú)法歸檔。
2.文件在運(yùn)行中流失。上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、招生、表彰決定、教育教學(xué)管理等文件，往往在業(yè)務(wù)部門(mén)辦理的過(guò)程中，傳來(lái)傳去傳丟了。如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或處室主任收到或開(kāi)會(huì)帶回的文件材料：規(guī)范學(xué)籍材料、實(shí)施素質(zhì)教育督導(dǎo)評(píng)估報(bào)告、校園安全管理、教學(xué)質(zhì)量目標(biāo)考核等不是按收文處理程序先交辦公室登記后，再傳閱、辦理，而是處室直接辦理，辦理完畢又沒(méi)有及時(shí)歸檔，最后材料丟失。
3.該歸檔的文件或材料未歸檔。教師自編教材、教案、試卷，合編教材，教師在實(shí)施新課程中的自我反思材料、在各種刊物和學(xué)術(shù)上發(fā)表、翻譯的論文、文章等一般都舍不得歸檔；會(huì)議材料、教師參加教學(xué)研討會(huì)、交流會(huì)帶回的材料，多數(shù)留在個(gè)人手中沒(méi)有歸檔。如教師為了出一份質(zhì)量較高的試卷，認(rèn)真研究新課標(biāo)，鉆研教材，花了很多時(shí)間，等學(xué)生考完試后，考卷也一起流失，出現(xiàn)無(wú)法補(bǔ)救的現(xiàn)象。另一種教師自編的教案，在授課的過(guò)程中，教師為了促進(jìn)課標(biāo)新理念與教學(xué)實(shí)踐的結(jié)合，補(bǔ)充了很多典型案例，這樣的教案對(duì)今后很有利用價(jià)值。可教師檔案意識(shí)不強(qiáng)，不肯交檔案室存檔，時(shí)間一久當(dāng)廢紙?zhí)幚怼?/p>
4.形成于校外的材料，如畢業(yè)生反饋等材料，不是在校內(nèi)形成的，容易被忽視，造成這部分材料的欠缺。
5、學(xué)生殘留檔案未歸檔。學(xué)生的檔案是隨著升學(xué)時(shí)，被錄取學(xué)校提著的。但有一部分學(xué)生沒(méi)能繼續(xù)就讀，就參加工作了，他們的檔案就暫存放在原學(xué)校，等需要時(shí)再提著?？捎械膶W(xué)校沒(méi)把殘留的檔案整理歸檔，亂堆在一旁，時(shí)間一久，學(xué)生又沒(méi)來(lái)拿，就處理了，造成有的學(xué)生拿不到檔案，不能提職提薪。
1.2 教學(xué)檔案不準(zhǔn)確
1.有的教師制定的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度純粹是為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門(mén)的檢查，在實(shí)際教學(xué)過(guò)程中根本不按原計(jì)劃、進(jìn)度執(zhí)行，只憑“肚子里的東西”口授而已，這樣的計(jì)劃既不準(zhǔn)確也不真實(shí)。如以往“傳授型”教師已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)課改的需要，課改需要的是“研究型學(xué)者式”的教師。教師是在教學(xué)實(shí)踐中不斷成長(zhǎng)成才的。如果教師在教學(xué)過(guò)程中只憑“肚子里的東西”口授而已，就與新課標(biāo)強(qiáng)調(diào)的上下結(jié)合，強(qiáng)調(diào)問(wèn)題從實(shí)踐中來(lái)，在實(shí)踐中研究，在實(shí)踐中解決，在實(shí)踐中提升相脫離。
2.教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)進(jìn)度一般只是預(yù)設(shè)而已，在教學(xué)實(shí)施過(guò)程中往往還需考慮到專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)與學(xué)生素質(zhì)等問(wèn)題，對(duì)計(jì)劃、進(jìn)度進(jìn)行調(diào)整、修改、補(bǔ)充，但往往沒(méi)有把這些變化情況記錄下來(lái)，或記錄不詳，最后無(wú)法提供利用。
3.教學(xué)管理及學(xué)生管理方面的臺(tái)帳記錄沒(méi)有建立或做得不認(rèn)真。如學(xué)生基本情況統(tǒng)計(jì)，對(duì)學(xué)生獎(jiǎng)懲、成績(jī)、評(píng)語(yǔ)記錄不詳，有的甚至漏填；教師考勤、任課沒(méi)有記錄。這些材料往往要等到學(xué)校評(píng)估或上級(jí)檢查時(shí)，才匆忙進(jìn)行“補(bǔ)課”，這種應(yīng)付檢查補(bǔ)做的記錄，往往與實(shí)際情況不相符合，提供不了真實(shí)的價(jià)值。
1.3 載體材料不規(guī)范
1.教師在編寫(xiě)教案、授課計(jì)劃、撰寫(xiě)總結(jié)、填寫(xiě)學(xué)生成績(jī)、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)籍評(píng)語(yǔ)等材料時(shí)，常常用復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆、鉛筆及其它不耐久的字跡材料。如學(xué)籍評(píng)語(yǔ)上記載著林XX學(xué)生在校年年都是班干部、三好生、成績(jī)優(yōu)秀，尊紀(jì)守法等等。若干年后，這位學(xué)生成了才，回母校想看看當(dāng)年自已在校情況，可提供的是一份當(dāng)年用圓珠筆書(shū)寫(xiě)的，現(xiàn)字跡已模糊不清的材料。
2.表格和表冊(cè)不統(tǒng)一，制作材料五花八門(mén)，既影響案卷質(zhì)量也增加立卷難度。如有的用16K、有的用A4、有的表格橫著寫(xiě)、有的表格豎著寫(xiě)。
2 加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理工作
2.1 提高認(rèn)識(shí)
加大《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳力度，不斷提高教職員工群體檔案意識(shí)，是解決教學(xué)檔案完整性與準(zhǔn)確性的根本前提，尤其是專(zhuān)業(yè)教師的檔案意識(shí)最為重要。
教師是教學(xué)活動(dòng)的指導(dǎo)者和組織者，在教學(xué)中占主導(dǎo)地位。大量的教學(xué)文件形成于教師手中，是他們長(zhǎng)期積累，甚至耗費(fèi)畢生精力與心血的結(jié)晶，珍愛(ài)有加，自我保存得相當(dāng)好，舍不得交出來(lái)，這是完全可以理解的。因此，對(duì)教師要做深入細(xì)致的宣傳工作，用正反兩方面的典型事例，宣傳教學(xué)檔案的重要性以及教學(xué)檔案流失所造成的巨大損失，通過(guò)宣傳，讓他們明白檔案資源是一項(xiàng)社會(huì)財(cái)富，每個(gè)公民都有保護(hù)的義務(wù)與利用的權(quán)利，使之認(rèn)識(shí)到這些珍貴的資料，只有放到檔案部門(mén)，才能得到最安全的保存。同時(shí)，要讓他們認(rèn)識(shí)到，建立教學(xué)檔案是做好學(xué)校管理工作的一項(xiàng)基本要求，是學(xué)校尊重知識(shí)，尊重人才的表現(xiàn)；把教師勞動(dòng)成果作為學(xué)校歷史財(cái)富保存起來(lái)甚至永遠(yuǎn)地流傳下去，是學(xué)校對(duì)教師關(guān)懷和尊重。
2.2 超前控制，嚴(yán)格審核
教學(xué)檔案是由教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)，沒(méi)有前期文件材料的形成，檔案管理就成了“無(wú)水之渠”，缺乏物質(zhì)基礎(chǔ)，因此，只有對(duì)文件材料形成進(jìn)行超前控制，對(duì)檔案收集進(jìn)行嚴(yán)格審核，才能確保教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確。
1.明確歸檔范圍，從文件材料的形成抓起。
教務(wù)處（室）和政教處（室）是重要的教學(xué)督導(dǎo)和學(xué)生安全管理部門(mén)，所有的教學(xué)文件均在這里形成。因此，這兩個(gè)部門(mén)應(yīng)克服重教育教學(xué)、輕檔案材料收集的現(xiàn)象，把教學(xué)文件的形成、收集工作納入教育教學(xué)管理之中，依靠管理來(lái)規(guī)范教學(xué)文件材料的形成并轉(zhuǎn)化為檔案。學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)在每學(xué)期初，將《歸檔通知書(shū)》發(fā)放到這兩個(gè)處（室），明確歸檔范圍，提出具體要求，并定期檢查、督促、指導(dǎo)。教務(wù)處重點(diǎn)抓好以下幾方面材料的形成和歸檔：第一，辦班可行性方案、各學(xué)科教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度、教材要收集匯總，審查修改報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)核定簽發(fā)、交付打印成冊(cè)，然后將定稿和原稿歸檔。同時(shí)，對(duì)尚不會(huì)編寫(xiě)教學(xué)計(jì)劃、進(jìn)度的“老”教師，進(jìn)行幫助、指導(dǎo)。第二，定期開(kāi)展教案、論文評(píng)比活動(dòng)，既活躍學(xué)術(shù)氣氛，交流教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，又可從中選出典型教案、優(yōu)秀論文歸檔。第三，定期檢查計(jì)劃、進(jìn)度的執(zhí)行與變化情況，及時(shí)找出“失真”部分，責(zé)成有關(guān)人員修訂、補(bǔ)充、歸檔。第四，抓好各學(xué)科考試內(nèi)容（包括空白試卷、標(biāo)準(zhǔn)卷、質(zhì)量分析、考試成績(jī)等）與教學(xué)總結(jié)形成文件的收集歸檔。第五，建立學(xué)生基本情況登記、學(xué)籍變動(dòng)登記、獎(jiǎng)懲登記、畢業(yè)生去向登記等方面的臺(tái)帳記錄。在校外形成的材料，要注意收集原始材料和第一手材料，如畢業(yè)生反饋、獲獎(jiǎng)成果等材料要有通報(bào)文件，個(gè)人獎(jiǎng)狀要有復(fù)印件及聲像材料，針對(duì)學(xué)籍檔案形成周期長(zhǎng)，并具有連貫性和系統(tǒng)性等特點(diǎn)，要注重不間斷的積累，待學(xué)生畢業(yè)時(shí)歸檔。政教處（室）應(yīng)將學(xué)生在校內(nèi)外的學(xué)習(xí)和活動(dòng)中，如加強(qiáng)學(xué)生安全教育，請(qǐng)校外輔導(dǎo)員進(jìn)行法制宣傳、交通安全、家教講座等方面所形成的文件材料及時(shí)收集歸檔， 為使教學(xué)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案質(zhì)量，有關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)教學(xué)檔案材料的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，設(shè)計(jì)制作統(tǒng)一規(guī)格的表格和表冊(cè)分發(fā)有關(guān)人員使用。
2.嚴(yán)把材料審核關(guān)
統(tǒng)一規(guī)定教學(xué)材料的的收集時(shí)間，根據(jù)學(xué)校工作周期的特點(diǎn)，教學(xué)材料一般一學(xué)期一匯總，一學(xué)年一歸檔，教學(xué)方面的材料交由教務(wù)處匯總，學(xué)生安全管理方面的材料交由政教處審核。審核時(shí)要“三看”：一看檔案材料項(xiàng)目是否齊全、完整，內(nèi)容是否填寫(xiě)清楚；二看字跡、紙質(zhì)材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)；三看材料內(nèi)容與實(shí)際執(zhí)行情況是否相符。如發(fā)現(xiàn)材料“失真”，要及時(shí)采取措施，責(zé)任糾正，及時(shí)排除材料中的“水分”和“雜質(zhì)”，確保檔案材料的準(zhǔn)確性。同時(shí)，要明確規(guī)定未經(jīng)審核認(rèn)可的材料不能歸檔。
2.3 建立與完善考核及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制
學(xué)校檔案人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真負(fù)責(zé)地將本校形成的教學(xué)文件、材料及時(shí)收集、保管、積累并如期歸檔。避免教學(xué)文件、材料的散失。學(xué)校要把檔案管理納入學(xué)校工作的年度考核。各部門(mén)及有關(guān)人員檔案工作做得好壞，均由學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)考核，根據(jù)年度歸檔率予以評(píng)分，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，做為年度考核的一項(xiàng)依據(jù)。（1）鼓勵(lì)教師有計(jì)劃地編寫(xiě)教材，對(duì)于優(yōu)秀的材料應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；（2）獎(jiǎng)勵(lì)教學(xué)文件形成完整、準(zhǔn)確又執(zhí)行好的教師和教學(xué)人員；（3）獎(jiǎng)勵(lì)教師上交個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的論文，著作等創(chuàng)作材料；（4）獎(jiǎng)勵(lì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)并取得成績(jī)的檔案員。
1.提高大學(xué)生信用意識(shí)、構(gòu)建社會(huì)信用體系的需要
大學(xué)階段只是人生道路上的短暫時(shí)期，畢業(yè)后大學(xué)生將會(huì)以就業(yè)、繼續(xù)求學(xué)深造等方式，步入社會(huì)大環(huán)境中。個(gè)人信用檔案是個(gè)人誠(chéng)實(shí)守信情況的真實(shí)記錄，它能客觀、公正地反映當(dāng)事人的歷史和現(xiàn)狀，是征信活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，也是社會(huì)信用檔案體系的基本組成部分。在高校學(xué)生中建立如實(shí)記錄大學(xué)生信用信息的信用檔案，是大學(xué)生的一筆無(wú)形資產(chǎn)，使其邁向社會(huì)之前就有了良好開(kāi)端，對(duì)學(xué)生誠(chéng)信意識(shí)理念的形成和自我誠(chéng)信行為的培養(yǎng)有著積極的教育意義，其良好的信用記錄對(duì)其今后工作、消費(fèi)、發(fā)展乃至創(chuàng)業(yè)都將發(fā)揮作用和產(chǎn)生積極影響，有利于參加工作后，主動(dòng)參與推動(dòng)整個(gè)社會(huì)的個(gè)人信用體系乃至整個(gè)社會(huì)信用體系的建立與完善，有利于提高全社會(huì)誠(chéng)信素質(zhì)。而若大學(xué)生喪失信用，交往失信，考試作弊，或未按時(shí)還款，或惡意消費(fèi)不還款，被金融機(jī)構(gòu)在媒體曝光，在信用系統(tǒng)中有不良的信用記錄，則對(duì)他一生信用可能都帶來(lái)誠(chéng)信問(wèn)題的嚴(yán)重后果。
2.懲治失信行為，建立公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的需要
目前，各高校對(duì)于違紀(jì)失信的學(xué)生主要采取以教育幫助為主，并結(jié)合校紀(jì)校規(guī)進(jìn)行處罰的措施。這雖起到了一定的作用，但不是長(zhǎng)久之策，許多學(xué)生存在僥幸心理。只有建立信用檔案，才能有效地保護(hù)守信者，懲治失信者，維護(hù)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的公平性、公正性。
3.推動(dòng)國(guó)家助學(xué)貸款工作的需要
國(guó)家助學(xué)貸款工作實(shí)施以來(lái)，出現(xiàn)了不少畢業(yè)生惡意欠款不還的不道德違法現(xiàn)象，增加了銀行貸款風(fēng)險(xiǎn)，危及國(guó)家助學(xué)貸款的進(jìn)一步開(kāi)展。因此，建設(shè)大學(xué)生信用檔案，首先有利于降低銀行貸款風(fēng)險(xiǎn)，提高其積極性。對(duì)于欠款不還的學(xué)生，銀行將會(huì)在信用檔案留下記錄，這將會(huì)督促學(xué)生重視信用檔案，自覺(jué)還款。其次，有利于簡(jiǎn)化助學(xué)貸款審批程序，縮短助學(xué)貸款審批時(shí)間，減少工作量。建立大學(xué)生信用檔案，能增加約束，提高大學(xué)生信用水平，從而提高銀行信任度，審批過(guò)程也會(huì)相應(yīng)簡(jiǎn)化。同時(shí)，銀行在審批貸款過(guò)程中通過(guò)查閱學(xué)生信用檔案，可以了解學(xué)生信用狀況，適當(dāng)減少反復(fù)的審核，有利于提高助學(xué)貸款工作效率。更重要的是建立大學(xué)生信用檔案，可以提高國(guó)家助學(xué)貸款成功率，擴(kuò)大國(guó)家助學(xué)貸款覆蓋面，推動(dòng)國(guó)家助學(xué)貸款的進(jìn)一步開(kāi)展。
二、大學(xué)生信用檔案的基本內(nèi)容
1.大學(xué)生的自然情況。主要是指高校學(xué)生的個(gè)人身份證明和社會(huì)關(guān)系。包括個(gè)人的姓名、性別、出生年月日、學(xué)號(hào)、所在院系、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、特長(zhǎng)、在校擔(dān)任的職務(wù)、學(xué)籍異動(dòng)情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、健康狀況、婚姻狀況、學(xué)歷（畢業(yè)證書(shū)號(hào)碼）、獲得學(xué)位情況；若為研究生，則要包括原來(lái)畢業(yè)院校、曾經(jīng)工作單位、戶(hù)籍、來(lái)源地及家庭成員的姓名及居住地址。畢業(yè)后，就業(yè)的工作單位名稱(chēng)、地點(diǎn)、聯(lián)系方式；不就業(yè)的聯(lián)系方式，如家人或朋友的聯(lián)系方式。升學(xué)所在學(xué)校的名稱(chēng)、聯(lián)系方式、學(xué)校地點(diǎn)。
2.大學(xué)生的經(jīng)濟(jì)情況。主要是指學(xué)生每年所獲得的獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、臨時(shí)困難補(bǔ)助、各種補(bǔ)貼等，包括研究生的普通獎(jiǎng)學(xué)金、導(dǎo)師給予的課題報(bào)酬等。家庭的經(jīng)濟(jì)狀況，每年家人提供的學(xué)習(xí)費(fèi)用，學(xué)生每一學(xué)年的學(xué)費(fèi)、書(shū)費(fèi)、住宿費(fèi)、各種補(bǔ)修費(fèi)，學(xué)生個(gè)人的日常生活費(fèi)等。學(xué)生個(gè)人人身、財(cái)產(chǎn)投保理賠記錄、交稅記錄。學(xué)生個(gè)人的銀行交易記錄，包括個(gè)人在銀行申辦貸款開(kāi)戶(hù)的時(shí)間、種類(lèi)、金額、催款記錄、利息回收、還款、銷(xiāo)戶(hù)及申領(lǐng)信用卡的開(kāi)支、透支、銷(xiāo)卡等情況。
3.大學(xué)生的品行記錄。主要指高校學(xué)生入學(xué)前和入學(xué)后的獎(jiǎng)勵(lì)、處分情況等，如考試過(guò)程中是否有作弊行為；在學(xué)校期間勤工助學(xué)，是否有不良表現(xiàn)；在與他人交往時(shí)，是否有欺騙行為以及每學(xué)年的品德評(píng)定等級(jí)。
4.大學(xué)生的信用報(bào)告。主要是對(duì)大學(xué)生在校期間信用狀況的一個(gè)總結(jié)，要標(biāo)列有無(wú)貸款、貸款金額、還貸情況及意愿、是否有重大的失信行為等。高校學(xué)生完成學(xué)業(yè)離開(kāi)學(xué)校前，信用檔案的管理部門(mén)要根據(jù)學(xué)生個(gè)人信用檔案記錄的內(nèi)容，對(duì)高校學(xué)生在校期間的信用情況作出信用評(píng)分，出具個(gè)人信用評(píng)估報(bào)告，作為提供給用人單位的參考資料，為其就業(yè)創(chuàng)造更多便利。學(xué)生畢業(yè)時(shí)學(xué)校不僅向用人單位提供畢業(yè)生的人事檔案，還要向他們提供學(xué)生的個(gè)人信用檔案，從而將其個(gè)人信用記錄從學(xué)校延伸到社會(huì)，納入社會(huì)個(gè)人信用檔案的管理體系。
三、建立大學(xué)生信用檔案應(yīng)注意的問(wèn)題
建立大學(xué)生個(gè)人信用檔案涉及學(xué)生個(gè)人與學(xué)校的各個(gè)部門(mén)。學(xué)工部作為負(fù)責(zé)評(píng)定學(xué)生在校品行的職能部門(mén)與國(guó)家助學(xué)貸款直接參與管理部門(mén)理應(yīng)擔(dān)當(dāng)起大學(xué)生個(gè)人信用檔案的建立和管理。
1.大學(xué)生信用檔案采集的信息要客觀真實(shí)。客觀真實(shí)是檔案的第一大特征，大學(xué)生的信用檔案是大學(xué)生在校期間信用狀況的最原始、最真實(shí)的記錄，這一記錄事關(guān)大學(xué)生的終生。為此大學(xué)生信用檔案的管理部門(mén)要本著對(duì)學(xué)生認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度建立檔案、管理檔案，杜絕有虛假、不確切的記錄。學(xué)生每一次的獎(jiǎng)懲記錄，都要有文件或有關(guān)材料的佐證，并要經(jīng)學(xué)生本人的確認(rèn)。
2.大學(xué)生信用檔案要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。大學(xué)生信用檔案是大學(xué)生個(gè)人在參加社會(huì)活動(dòng)中形成的信用記錄，隨著個(gè)人活動(dòng)范圍的變化，記錄的信息要不斷地更新和豐富，個(gè)人的最新信息要及時(shí)補(bǔ)充，也就是說(shuō)個(gè)人的信用報(bào)告內(nèi)的信息是動(dòng)態(tài)的，并按國(guó)際慣例，正面記錄保留十年，負(fù)面記錄保留七年。
高校函授檔案對(duì)函授畢業(yè)生來(lái)說(shuō)重要性相當(dāng)于身份證。高校函授檔案是函授畢業(yè)生的第一份檔案，函授檔案的用途對(duì)函授畢業(yè)生今后的定級(jí)轉(zhuǎn)正、職稱(chēng)申報(bào)、辦理社會(huì)保險(xiǎn)以及職務(wù)晉級(jí)都有相當(dāng)重要的意義。由于之前的高校函授檔案的沉寂，畢業(yè)后工作中對(duì)檔案沒(méi)有太高的要求，畢業(yè)生對(duì)函授檔案的定位不夠，導(dǎo)致函授畢業(yè)生對(duì)自己的檔案不聞不問(wèn)，更不會(huì)去辦理相關(guān)函授檔案的手續(xù)。
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)人才學(xué)歷證明的要求越來(lái)越高。近幾年，畢業(yè)生在工作中與單位簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，必須要有檔案的跟隨，對(duì)函授檔案的要求提高，促進(jìn)函授畢業(yè)生的檔案流動(dòng)。但是還有很多畢業(yè)生從來(lái)沒(méi)有重視過(guò)檔案的管理，導(dǎo)致檔案流失，真正使用檔案時(shí)找不到檔案。目前函授檔案有三種現(xiàn)象：一是現(xiàn)階段許函授畢業(yè)生工作不穩(wěn)定，沒(méi)有找到十分滿意的工作，一直處于尋找觀望的狀態(tài)，為了方便將檔案留在自己的身邊，長(zhǎng)時(shí)間檔案成為“死檔”。二是畢業(yè)生與單位簽訂勞動(dòng)合同，檔案會(huì)在單位保存，但是由于后期換工作的原因，導(dǎo)致檔案無(wú)人管理，沒(méi)有重視自己的檔案，最終導(dǎo)致檔案成為“棄檔”。三是高校函授畢業(yè)生將自己的檔案放在所在地人才交流中心進(jìn)行管理，費(fèi)用雖高，但是提取方便，當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行母鶕?jù)畢業(yè)生的工作實(shí)際情況，將函授檔案放置在正規(guī)單位保存，以免成為“棄檔”。
2 目前高校函授畢業(yè)生檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 高校函授畢業(yè)生檔案管理技術(shù)落后
高校函授畢業(yè)生檔案管理工作要被重視，并且有計(jì)劃的做好檢查和監(jiān)督，需要技術(shù)的支持。但是目前高校函授檔案管理的技術(shù)落后，管理模式仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，基本設(shè)施不夠先進(jìn)，沒(méi)有使用先進(jìn)的電子管理模式進(jìn)行檔案管理。
2.2 高校函授畢業(yè)生檔案管理意識(shí)落后
部分高校函授檔案管理工作人員對(duì)函授畢業(yè)生檔案管理不夠重視，工作人員的檔案管理意識(shí)薄弱，高校沒(méi)有結(jié)合社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況度函授畢業(yè)生的檔案管理進(jìn)行教育滲透，讓函授畢業(yè)生度檔案管理的重視程度不夠，觀念意識(shí)落后。部分高校只重視教學(xué)檔案的管理，忽視函授畢業(yè)生的檔案管理工作，造成函授畢業(yè)生對(duì)檔案管理出現(xiàn)怠慢的態(tài)度。
2.3 高校函授檔案管理制度不到位
沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，高校函授檔案管理制度的制定不到位，高校檔案管理危機(jī)體現(xiàn)在高校畢業(yè)生函授檔案管理制度沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度上。即便部分制定了關(guān)于高校函授畢業(yè)生檔案管理制度，但是并沒(méi)有進(jìn)行落實(shí)，紙上談兵罷了。高校函授畢業(yè)生檔案管理制度不完善的現(xiàn)象非常普遍。
2.4 高校函授檔案管理制度缺乏監(jiān)管制度
高校畢業(yè)生函授檔案管理制度上缺乏定期檢查和監(jiān)督制度的落實(shí)，由于函授畢業(yè)生檔案的特殊性和社會(huì)的復(fù)雜性，高校函授畢業(yè)生的檔案中存在造假現(xiàn)象，高校畢業(yè)生函授檔案管理工作人員要進(jìn)行定期和不定期的監(jiān)督管理。
3 做好高校畢業(yè)生函授檔案工作的建議
鑒于目前高校畢業(yè)生函授檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題，各大高校函授點(diǎn)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)函授檔案管理相關(guān)內(nèi)容，讓各個(gè)單位通過(guò)高校函授檔案來(lái)了解畢業(yè)生，來(lái)增加函授畢業(yè)生的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。一是要進(jìn)行函授檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，在高校的相關(guān)平臺(tái)上可以在認(rèn)可后查看不涉及隱私的檔案內(nèi)容。高校的檔案管理部門(mén)要充分與學(xué)信網(wǎng)等網(wǎng)站做好銜接工作。將函授畢業(yè)生的檔案相關(guān)信息整理起來(lái)，建立全面的個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，讓函授畢業(yè)生受益。二是要做好高校畢業(yè)生函授檔案轉(zhuǎn)交工作。高校應(yīng)該嚴(yán)格要求函授點(diǎn)對(duì)韓函授畢業(yè)生的檔案進(jìn)行傳遞工作，并制定出檔案管理相關(guān)制度，高校要對(duì)函授畢業(yè)生進(jìn)行思想觀念的更新，讓函授畢業(yè)生意識(shí)到檔案的重要性，并及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)移到畢業(yè)生單位或者當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行?，確保檔案安全存在，避免度函授畢業(yè)生的就業(yè)帶來(lái)不必要的麻煩。對(duì)于就業(yè)的函授畢業(yè)生，一定要清楚工作單位的性質(zhì)。如果是政府機(jī)構(gòu)、國(guó)營(yíng)企業(yè)、事業(yè)單位等單位有權(quán)保管檔案的，放置在單位進(jìn)行管理；如果是民營(yíng)企業(yè)或者是個(gè)體經(jīng)營(yíng)是沒(méi)有權(quán)利保管檔案的，那么就要將檔案放置在人才交流中心進(jìn)行保管，函授畢業(yè)生一定要重視自己的檔案。
4 高校函授畢業(yè)生畢業(yè)檔案管理的思考
隨著教育水平的不斷提高，函授學(xué)歷在社會(huì)中是不被重視的，函授檔案更是無(wú)人問(wèn)津。應(yīng)如何改變這種現(xiàn)狀？
首先，高校函授畢業(yè)生要提高認(rèn)識(shí)，函授是被社會(huì)承認(rèn)的，并沒(méi)有因?yàn)閷W(xué)歷性質(zhì)而廢除函授，充分說(shuō)明函授是有自身的價(jià)值的，函授畢業(yè)生簽訂勞動(dòng)合同和評(píng)職稱(chēng)時(shí)都需要有函授檔案，我們要正確認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)，我們要更新傳統(tǒng)的思想觀念，認(rèn)識(shí)到函授檔案的重要性，并攜手努力，關(guān)注函授，重視函授檔案。函授畢業(yè)生對(duì)待自己的檔案就要像重視自己的畢業(yè)證書(shū)一樣，要愛(ài)護(hù)自己的函授檔案，為日后的工作需要做好充分的準(zhǔn)備。
（一）新進(jìn)人員接收工作：
為完成學(xué)院本年度人才引進(jìn)計(jì)劃，做好新進(jìn)人員接收工作，本學(xué)期主要完成了學(xué)院引進(jìn)人才信息上報(bào);大中專(zhuān)畢業(yè)生接收、改派、二次派遣、落戶(hù)及外地在職人員的引進(jìn);全院勞工合同的新簽、續(xù)訂、招工表勞工合同的整理歸檔四個(gè)方面的工作。
一、優(yōu)化信息化資源建設(shè)
根據(jù)國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》有關(guān)精神，檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，主要包括現(xiàn)有教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和部分全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，用于文件歸檔與電子檔案管理等方面，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。要實(shí)現(xiàn)成人教育教學(xué)檔案信息化管理，信息技術(shù)的應(yīng)用是必不可缺的條件，同時(shí)已經(jīng)成為教學(xué)檔案管理必然的發(fā)展趨勢(shì)。因此，在成人教育教學(xué)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中要充分應(yīng)用信息技術(shù)，通過(guò)采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理和保存檔案信息，進(jìn)一步挖掘教學(xué)檔案的利用價(jià)值，提高其服務(wù)水平，使成人教育教學(xué)檔案以更快捷、更生動(dòng)、更形象的方式為成人教育整體現(xiàn)代化水平的提高創(chuàng)造條件。為成人教育的教學(xué)改革服務(wù)。優(yōu)化信息化資源建設(shè)必須把成人教學(xué)管理與普通高等教育的現(xiàn)代化建設(shè)放在同等地位加以研究和開(kāi)發(fā)，加強(qiáng)對(duì)成人教育教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備、設(shè)施的投入，保證現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。譬如，開(kāi)發(fā)出一個(gè)切實(shí)可行的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)，建立檔案信息網(wǎng)站；利用成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)分類(lèi)建立教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，把各類(lèi)教學(xué)檔案的目錄信息數(shù)字化，等等。為利用計(jì)算機(jī)技術(shù)更好地管理維護(hù)和開(kāi)發(fā)利用教學(xué)檔案奠定基礎(chǔ)。
二、界定教學(xué)檔案內(nèi)容的范圍
1．招生方面的信息，主要包括招生工作文件、招生政策、招生計(jì)劃、招生專(zhuān)業(yè)、招生簡(jiǎn)章、招生宣傳、招生工作總結(jié)、錄取名冊(cè)、入學(xué)考試成績(jī)等錄取材料、入學(xué)安排表、入學(xué)登記表及有關(guān)招生活動(dòng)的記錄等。
2．日常教學(xué)方面的信息，主要包括教學(xué)工作計(jì)劃、專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)大綱、學(xué)期教學(xué)進(jìn)度表、課程表、授課教師個(gè)人信息、教學(xué)檢查、教學(xué)考勤、各專(zhuān)業(yè)課程考試安排、試題庫(kù)、試卷、試場(chǎng)記錄表、試卷分析表、記分冊(cè)、漢語(yǔ)普通話水平測(cè)試和大學(xué)英語(yǔ)四、六級(jí)考試的組織情況等及其各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)記錄。
3．學(xué)籍方面的信息，要求新生入校后認(rèn)真填寫(xiě)有關(guān)學(xué)籍卡片和學(xué)生卡片上的個(gè)人信息，注明某屆、某專(zhuān)業(yè)，為今后查找利用、驗(yàn)證學(xué)歷真?zhèn)翁峁┳钫鎸?shí)準(zhǔn)確的憑證。另外，還包括在校學(xué)生學(xué)籍材料、學(xué)生的學(xué)籍卡、成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍變更材料（即留級(jí)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料。
4．學(xué)位方面的信息，主要包括上級(jí)有關(guān)成人教育學(xué)位工作的文件、學(xué)位申報(bào)名單、學(xué)位考試安排、學(xué)位論文及評(píng)審意見(jiàn)、學(xué)位授予通知等、學(xué)位證書(shū)的辦理等。
5．畢業(yè)方面的信息，包括畢業(yè)生名單、成果性的畢業(yè)論文設(shè)計(jì)、畢業(yè)生成績(jī)總冊(cè)、畢業(yè)照、畢業(yè)學(xué)員通訊錄、畢業(yè)證領(lǐng)取簽收冊(cè)、優(yōu)秀畢業(yè)生評(píng)選材料、畢業(yè)生去向資料、供需計(jì)劃及合同、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查資料、信息反饋材料等。
6．教學(xué)文書(shū)方面的信息，主要包括上級(jí)下達(dá)的有關(guān)成人教育工作的文件，教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的文件，成人教育規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)，成人教學(xué)檢查、評(píng)估及反饋材料，各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料，對(duì)成人教育工作的請(qǐng)示和批復(fù)、各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
三、嚴(yán)格遵循建檔原則
第一，規(guī)范性原則。建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事。建立各級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)組織，落實(shí)各級(jí)管理工作者的崗位職責(zé)，在收集、整理、移交、歸檔到開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中，嚴(yán)格遵循歸檔制度和規(guī)范的歸檔程序，對(duì)所有應(yīng)歸檔的材料，按照嚴(yán)格的歸檔程序及分類(lèi)方法進(jìn)行歸檔。
第二，科學(xué)性原則。嚴(yán)格按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確提示檔案文件的外形特征和內(nèi)容特征，并在案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄、文件字號(hào)目錄、專(zhuān)題目錄等方面實(shí)行計(jì)算機(jī)編制，案卷封面、備考表及脊背均按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)。要根據(jù)成人教育學(xué)籍檔案的特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)歸類(lèi)，設(shè)置的類(lèi)目要盡量準(zhǔn)確，以便對(duì)來(lái)“料”及時(shí)接納，對(duì)號(hào)入座。教學(xué)檔案類(lèi)目排列、檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定要符合檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和邏輯原則。
第三，真實(shí)性原則。教學(xué)檔案的內(nèi)容一定要真實(shí)地反映教學(xué)活動(dòng)的情況，以其特有的原始性，真實(shí)性記錄所發(fā)生的事實(shí)、人員的情況及教學(xué)的過(guò)程，要維護(hù)檔案的歷史原貌，避免私自刪改、涂寫(xiě)，絕不可以各種需要為由對(duì)記錄摻雜某些不真實(shí)的內(nèi)容。
第四，實(shí)用性原則。借助現(xiàn)代化信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)管理手段，對(duì)教學(xué)過(guò)程中形成的文件材料實(shí)物進(jìn)行歸檔整理時(shí)，要求分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊?？蓪㈦娮游募庸?、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，為利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)，使其可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。
第五，保密性原則。由于檔案信息的特殊性，在教學(xué)檔案管理中，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都應(yīng)該對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的保密。凡涉及個(gè)人秘密的檔案信息，或不能公開(kāi)的檔案信息，因其合法的權(quán)益受到法律保護(hù)，均屬于限制利用的范圍。尤其是在檔案信息直接進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的條件下，應(yīng)按保密法，嚴(yán)格對(duì)用戶(hù)界定使用權(quán)限。另外，每學(xué)年要定期歸檔，減少移交檔案材料在時(shí)間上的隨意性，杜絕檔案材料長(zhǎng)時(shí)間積壓甚至于散落流失，確保材料能夠及時(shí)接收、立卷、歸檔、錄入。
四、提升檔案管理者的檔案素養(yǎng)
檔案管理工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性強(qiáng)、程序復(fù)雜、質(zhì)量要求高的工作。這就要求檔案管理者要提升檔案素養(yǎng)，包括責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、規(guī)范意識(shí)、收集意識(shí)、整理意識(shí)、保密意識(shí)和價(jià)值意識(shí)等。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使之能夠熱愛(ài)檔案管理工作，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感和良好的職業(yè)道德規(guī)范。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。通過(guò)學(xué)歷再教育、學(xué)術(shù)講座和會(huì)議交流、崗位培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)等方式，不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，來(lái)更新、擴(kuò)充檔案管理工作者的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高其信息技術(shù)能力，使之在專(zhuān)業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高。第三，檔案管理者自身要不斷學(xué)習(xí)和提高運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)解決問(wèn)題的能力，并借助現(xiàn)代化的管理手段，加大對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)，為成人教育工作的不斷發(fā)展提供高效能的檔案信息支持。第四，要建立切實(shí)可行的人才管理制度和獎(jiǎng)懲規(guī)章制度。選派那些有過(guò)硬的信息化業(yè)務(wù)技能和良好的職業(yè)道德規(guī)范、協(xié)作精神好、吃苦精神強(qiáng)、具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、檔案管理的政策理論要求、基本專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力的人充實(shí)到教學(xué)檔案管理崗位，以保證教學(xué)檔案管理和利用工作的正常進(jìn)行。把年度考評(píng)與工作實(shí)績(jī)結(jié)合起來(lái)，對(duì)認(rèn)真、負(fù)責(zé)、有突出貢獻(xiàn)的工作人員應(yīng)實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，以提高檔案管理人員的工作積極性，使成人教育教學(xué)檔案管理水平得到真正的提高。
五、注重教學(xué)檔案編研
1．要做好編研的選題。要結(jié)合成人教育發(fā)展趨勢(shì)，選取成教工作急需的、可以為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的有利用價(jià)值的題目為編研對(duì)象。要有明確的目的，必須圍繞成教工作的發(fā)展和社會(huì)需求，編研出有利于成人教育發(fā)展的、系列性的、有價(jià)值的參考資料。切忌編研工作與實(shí)際需求相脫節(jié)，只有這樣，才能選擇出既有現(xiàn)實(shí)意義又有完成條件的題目作為編研目標(biāo)，編研成果才能服務(wù)于我們的工作。
2．編研內(nèi)容要宏觀與微觀相結(jié)合。要立足于本單位工作實(shí)際，一方面認(rèn)真研究成人教育檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，另一方面全面了解本校成人教育事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡、實(shí)際現(xiàn)狀、存在的優(yōu)勢(shì)與不足等。在宏觀層面與微觀層面有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，既要突出成人教育綜合管理方面的研究，又要兼顧諸如教學(xué)計(jì)劃等專(zhuān)題性方面的研究；既要重視成人學(xué)歷教育，又要重視成人非學(xué)歷教育；既要研究成人面授教學(xué)工作，更要加強(qiáng)學(xué)生自學(xué)管理的研究；既要突出主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)作用，又要兼顧地方單位的作用；既要研究經(jīng)濟(jì)因素制約辦學(xué)的方面，更要研究教學(xué)質(zhì)量與科學(xué)管理在辦學(xué)中的主導(dǎo)地位。
3．編研應(yīng)關(guān)注學(xué)生信息。不僅要把學(xué)生在校期間的所有信息收集、歸檔，還要拓寬信息來(lái)源，多調(diào)查走訪，搜集與學(xué)員有關(guān)的材料，力求全面真實(shí)反映成人教育學(xué)生的學(xué)習(xí)、品行、能力等。
參考文獻(xiàn)
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［2］何郁群.成人教育學(xué)籍檔案規(guī)范化管理淺談，檔案時(shí)空，2006年第6期.
一、編制教學(xué)檔案歸檔范圍的依據(jù)
我校在2010年提出了“黨委領(lǐng)導(dǎo)、行政負(fù)責(zé)、民主管理、教授治學(xué)”新的管理體制并實(shí)施。在新的管理模式下，教學(xué)管理的重心下移到二級(jí)學(xué)院，使之在教育教學(xué)管理上有了更大的自主權(quán)，能夠根據(jù)學(xué)院發(fā)展在教學(xué)計(jì)劃、專(zhuān)業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)等各個(gè)方面充分發(fā)揮管理職能，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案從具體內(nèi)容、歸檔范圍及管理的職責(zé)等發(fā)生了變化，在教學(xué)改革發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生了大量的具有保存價(jià)值的文件資料，需要統(tǒng)一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步加工整理歸檔。
明確教學(xué)檔案的歸檔范圍是做好教學(xué)檔案工作的基礎(chǔ)。鑒于目前教育部和國(guó)家檔案局對(duì)教學(xué)檔案管理的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和要求尚未統(tǒng)一規(guī)定，使得各高等院校教學(xué)檔案工作也明顯呈現(xiàn)多樣狀，且從《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》的內(nèi)容來(lái)看，其中涉及教學(xué)檔案的歸檔部門(mén)不僅限于教學(xué)管理部門(mén)，還涉及學(xué)生工作部、人事處、招生就業(yè)處等相關(guān)部門(mén)，即使有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也難以準(zhǔn)確執(zhí)行。因此，高等院校在實(shí)際工作中亟需編制符合自身教學(xué)檔案工作特點(diǎn)的歸檔范圍及管理辦法。
在2008年教育部與國(guó)家檔案局聯(lián)合的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，第三章第三十五條指出“高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍”，也明確了高校具有編制教學(xué)歸檔范圍的自主權(quán)。
二、高校教學(xué)檔案的特征
高校教學(xué)檔案是高校教師和學(xué)生在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的最直接且具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等載體材料，它是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志之一。教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié)，除具有一般檔案的屬性外還有自身的特征，表現(xiàn)為以下幾方面：
1.廣泛性
隨著高等教育的發(fā)展，相繼出現(xiàn)了很多新的學(xué)科門(mén)類(lèi)，在此基礎(chǔ)上高校專(zhuān)業(yè)規(guī)模也迅速增加，如我校目前有60個(gè)本科專(zhuān)業(yè)，涵蓋理、工、文、經(jīng)、管、法、藝術(shù)等學(xué)科門(mén)類(lèi)。這使得教學(xué)檔案的數(shù)量增加、管理規(guī)模擴(kuò)大，各學(xué)科專(zhuān)業(yè)在人才培養(yǎng)方案、培養(yǎng)計(jì)劃、課程設(shè)置、教學(xué)管理等方面也各具特色，多學(xué)科相互交叉、滲透，使得教學(xué)檔案內(nèi)容越來(lái)越多樣化。
2.周期性
高校的教學(xué)活動(dòng)一般是以每年的九月至次年的六月為一個(gè)學(xué)年度，學(xué)歷教育以四年或者五年為培養(yǎng)周期。因此高校教學(xué)檔案材料有的以學(xué)年劃分，也有會(huì)以自然年度劃分，使得教學(xué)檔案的產(chǎn)生具有了不同的周期特點(diǎn)。
3.通用性
高等院校的學(xué)科專(zhuān)業(yè)設(shè)置都必須以教育部制訂的《普通高等學(xué)校本科專(zhuān)業(yè)目錄》為依據(jù)。各高等院校會(huì)在專(zhuān)業(yè)設(shè)置上具有相同性，隨之所產(chǎn)生的教學(xué)檔案具有一定的通用性。
4.特色性
各高等院校因地域特點(diǎn)、辦學(xué)定位、辦學(xué)規(guī)模及辦學(xué)層次的不同，在人才培養(yǎng)目標(biāo)上也有差異，根據(jù)本科教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系中專(zhuān)門(mén)設(shè)有一個(gè)特色指標(biāo)，各高校在辦學(xué)過(guò)程中逐步形成自身的特色，各高等院校產(chǎn)生的教學(xué)檔案又會(huì)具備與其他高校不同的特點(diǎn)。
三、新體制下教學(xué)檔案的歸檔范圍與管理
1.教學(xué)檔案的分級(jí)制管理模式
根據(jù)我校新體制下教學(xué)管理的實(shí)際情況，教學(xué)檔案可采用四級(jí)管理模式，即校級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)（檔案館）教學(xué)管理部門(mén)及相關(guān)教學(xué)檔案管理部門(mén)（教務(wù)處、人事處、學(xué)生部、招就處）、各教學(xué)單位（學(xué)院、部、實(shí)訓(xùn)中心）教研室（系）和實(shí)驗(yàn)室。學(xué)校檔案館主要?dú)w檔管理宏觀的教學(xué)檔案：如上級(jí)部門(mén)和學(xué)校產(chǎn)生的相關(guān)文件及規(guī)章制度、教學(xué)評(píng)估材料、課程建設(shè)和專(zhuān)業(yè)設(shè)置、招生及學(xué)籍等方面的檔案材料，以及教師和學(xué)生比較重要的記錄和登記表格等。學(xué)院及系（部）保管學(xué)校和本部門(mén)產(chǎn)生的教學(xué)文件及教學(xué)活動(dòng)檔案：如教學(xué)課程檔案、學(xué)生記分冊(cè)、試卷及畢業(yè)論文等數(shù)量較大且又比較微觀的教學(xué)資料，這樣就會(huì)既有利于各單位查詢(xún)，又緩解了學(xué)校檔案館的館藏壓力。教務(wù)處教學(xué)檔案資料的保管范圍介于兩者之間，教務(wù)處作為教學(xué)的組織和綜合管理部門(mén)，既要管理好宏觀的資料，也要保存微觀的資料：如教務(wù)處要保管相應(yīng)的教學(xué)檢查紀(jì)錄，而教師上課的記分冊(cè)則由系部保管，而檢查紀(jì)錄會(huì)反映了全校記分冊(cè)的填寫(xiě)情況，這樣就避免大量的微觀資料占有學(xué)校檔案館的存儲(chǔ)空間。
2.教學(xué)檔案的歸檔范圍
根據(jù)這樣的管理模式，學(xué)校及教學(xué)管理部門(mén)就可以逐級(jí)制定相應(yīng)的歸檔范圍。
（1）學(xué)校檔案館教學(xué)檔案歸檔范圍：主要包括上級(jí)各管理部門(mén)下達(dá)的有關(guān)教育、教學(xué)管理的文件，學(xué)校管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、學(xué)生成績(jī)報(bào)告單、畢業(yè)生登記表和成績(jī)單、學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)材料、畢業(yè)資格以及學(xué)位資格的審核材料等等。
（2）教學(xué)管理及相關(guān)部門(mén)教學(xué)檔案歸檔范圍：教務(wù)處主要?dú)w檔包括上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的教育、教學(xué)管理文件、教學(xué)管理規(guī)章制度、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃和專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程計(jì)劃總表、教學(xué)進(jìn)程表、課程表、校歷表、學(xué)生名冊(cè)、畢業(yè)生質(zhì)量的調(diào)查計(jì)劃和總結(jié)、調(diào)查畢業(yè)生質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)相關(guān)材料等等。人事處主要?dú)w檔教師隊(duì)伍建設(shè)材料：新教師崗前培訓(xùn)、教師年度總結(jié)和考核，教師國(guó)內(nèi)外進(jìn)修記錄、對(duì)學(xué)校骨干教師國(guó)家培訓(xùn)班等方面的文件及形成的材料。學(xué)生部主要?dú)w檔學(xué)生紀(jì)律和獎(jiǎng)懲材料：如學(xué)生各類(lèi)違紀(jì)處分文件、學(xué)生的各種競(jìng)賽活動(dòng)、校園文化活動(dòng)和課外科技活動(dòng)等獲獎(jiǎng)情況。招就處主要?dú)w檔學(xué)生招生就業(yè)工作材料：如學(xué)校年度招生計(jì)劃，錄新生取名冊(cè)，應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)方案，往屆畢業(yè)生就業(yè)統(tǒng)計(jì)等材料。
關(guān)鍵詞：高等院校；學(xué)生學(xué)籍；管理
高等院校學(xué)生在校的各方面情況一般都是記錄在學(xué)籍檔案，學(xué)生在校時(shí)，學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)整理和保管學(xué)籍檔案，學(xué)生離校后，學(xué)籍檔案的整理和保管工作就交由學(xué)生所在單位人事部門(mén)負(fù)責(zé)，也可以交由學(xué)生所在地人才中心負(fù)責(zé)，學(xué)籍檔案既記錄了學(xué)生在校時(shí)的成績(jī)考核，又記錄了學(xué)生參與各種涉外活動(dòng)情況，除此以外，還有學(xué)生在校遵守的紀(jì)律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評(píng)價(jià)等都記錄在案。根據(jù)高等院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容，學(xué)校和各個(gè)用人單位不但能掌握學(xué)生的基本情況，而且可以了解學(xué)生的社會(huì)能力。因此，管理好學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅有利于保障學(xué)生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國(guó)家利益的維護(hù)以及教育質(zhì)量的保障。
一、學(xué)籍管理的內(nèi)涵
1.學(xué)籍，實(shí)際上也可以說(shuō)是對(duì)學(xué)生在校時(shí)期的整個(gè)過(guò)程的記錄。而學(xué)籍管理的過(guò)程，是指建立學(xué)生學(xué)籍檔案的過(guò)程。學(xué)籍檔案管理可分為三大過(guò)程：第一，招生、學(xué)生報(bào)到、新生注冊(cè)、發(fā)放學(xué)生證；第二，記錄學(xué)生成績(jī)和其補(bǔ)考情況，處理學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)以及復(fù)學(xué)等事宜；第三，獎(jiǎng)勵(lì)以及處分，進(jìn)行畢業(yè)證書(shū)的辦理以及發(fā)放。完成學(xué)籍檔案管理的整個(gè)過(guò)程會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，但這個(gè)過(guò)程能夠客觀并整體反映出學(xué)生在校時(shí)的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。
2.高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的特性
首先是應(yīng)用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標(biāo)以及任務(wù)而言，它主要以一線中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅要把普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況以及成績(jī)考核記錄下來(lái)，還要記載學(xué)生的黨、團(tuán)材料。另外，在學(xué)生檔案里，不僅僅只有學(xué)生專(zhuān)業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性，綜合來(lái)看，學(xué)生檔案具有應(yīng)用性這一特點(diǎn)，這一點(diǎn)是尤為重要的。
其次是多樣性 高等院校的生源復(fù)雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。另外，高等院校還有許多來(lái)自省外各個(gè)地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生檔案也具有多樣性。
最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學(xué)生帶走學(xué)生檔案的同時(shí)，又會(huì)有一批新生檔案注入，因此，學(xué)生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學(xué)制短、流動(dòng)性強(qiáng)、穩(wěn)定性差的特點(diǎn)，學(xué)生檔案管理的周期性就尤為明顯。
二、高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的重要性
1.學(xué)生學(xué)籍管理工作的目的是提供利用。學(xué)生在就業(yè)、參軍、考級(jí)考證、入黨、資助等時(shí)候往往需要用到學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學(xué)籍檔案也成了整個(gè)工作的重中之重。從某種程度來(lái)看， 高等院校教育也可以說(shuō)是就業(yè)教育，對(duì)學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學(xué)籍檔案的管理工作尤為重要。
2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學(xué)院教學(xué)與教育的整個(gè)過(guò)程都被記錄在了學(xué)籍檔案中，因此，學(xué)籍檔案管理工作對(duì)于實(shí)現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標(biāo)，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合進(jìn)行教育當(dāng)高等院校教育的陽(yáng)光大道，也是必走之路，把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學(xué)的方向，把工學(xué)結(jié)合作為教學(xué)模式的同時(shí)還應(yīng)結(jié)合校企合作模式，通過(guò)學(xué)籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過(guò)程記載下來(lái)。可見(jiàn)，學(xué)籍檔案管理對(duì)于教學(xué)評(píng)估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學(xué)質(zhì)量和教育水平。
3.學(xué)籍檔案記載著一個(gè)學(xué)生在校時(shí)的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學(xué)生的就業(yè)，因此，對(duì)于促進(jìn)高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學(xué)籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達(dá)到一個(gè)高度，用人單位對(duì)人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學(xué)生往往會(huì)參考學(xué)籍檔案。而于學(xué)生而言，就應(yīng)該不斷完善自己，以通過(guò)重重考核。
三、高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足
隨著高等院校的擴(kuò)招，在校學(xué)生的增多，高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的問(wèn)題也越顯得重要。但是遇到的問(wèn)題也越來(lái)越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
1.學(xué)籍檔案管理工作人員態(tài)度不認(rèn)真
學(xué)生在校期間的各方面情況通通記錄在了學(xué)籍檔案中，學(xué)籍檔案也因此成為了用人單位用人時(shí)的考慮因素。但在學(xué)籍管理過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫(xiě)太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評(píng)價(jià)不客觀等方面，從而導(dǎo)致原始檔案喪失真實(shí)性與完整性，實(shí)現(xiàn)不了學(xué)籍檔案原本的作用。
2.學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案的意識(shí)性不強(qiáng)
學(xué)生沒(méi)有意識(shí)到個(gè)人檔案的重要性，對(duì)待個(gè)人檔案不認(rèn)真，在填寫(xiě)自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認(rèn)真，三言?xún)烧Z(yǔ)地應(yīng)付完，典型的是在寫(xiě)思想與生活表現(xiàn)時(shí)，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問(wèn)題，甚至還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學(xué)籍檔案的保管，可能會(huì)造成檔案丟失。
3.電子檔案管理不到位
目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展，學(xué)籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對(duì)于學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對(duì)于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致學(xué)籍檔案容易丟失。
四、加強(qiáng)高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施
學(xué)生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項(xiàng)工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專(zhuān)業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識(shí)管理這“五化”對(duì)策，從而促進(jìn)高等院校完成人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育目標(biāo)。
1.深刻體會(huì)學(xué)籍檔案的重要性。
學(xué)生學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，全體師生都應(yīng)該意識(shí)到其重要性。一方面，對(duì)于學(xué)生學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機(jī)制，并提供給他們專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理工作的價(jià)值。另一方面，學(xué)校應(yīng)帶動(dòng)其它各個(gè)部門(mén)參與管理工作，使得學(xué)籍檔案管理工作取得更好的效果。
2.加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作管理規(guī)范化
學(xué)籍檔案管理工作主要是整理學(xué)生在校期間的各種材料，提供學(xué)籍檔案的利用。學(xué)籍檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，要求這個(gè)過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并科學(xué)，為了使得學(xué)籍管理工作達(dá)到這一水平，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的價(jià)值，確保學(xué)生身心健康成長(zhǎng)，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學(xué)籍檔案管理制度來(lái)規(guī)范整個(gè)工作過(guò)程。
3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化。
如今，網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)幾乎已經(jīng)進(jìn)入了家家戶(hù)戶(hù)的生活與工作，學(xué)籍檔案管理越來(lái)越趨向于信息化。學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏，對(duì)學(xué)姐檔案信息化管理引起重視，強(qiáng)力支持管理信息化。高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)可以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)創(chuàng)建一個(gè)信息平臺(tái)，把學(xué)生的學(xué)籍檔案整理好并存放在這一信息平臺(tái)上，為個(gè)人或單位查詢(xún)資料提供方便。
4.強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。
一方面，學(xué)籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上，學(xué)籍管理人員應(yīng)該努力加強(qiáng)自己的工作能力，不僅要擅長(zhǎng)實(shí)踐操作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)理論知識(shí)，牢牢掌握專(zhuān)業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力；在思想政治上，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針以及政策，做到愛(ài)崗敬業(yè)，并認(rèn)真學(xué)習(xí)工作相關(guān)法律，樹(shù)立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學(xué)校不僅要努力做好學(xué)籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ摹⑻?shí)的工作，還需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升他們的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
5.做好學(xué)籍檔案管理工作， 提供滿意服務(wù)
目前，學(xué)籍檔案管理在畢業(yè)階段進(jìn)行得有些雜亂無(wú)章。學(xué)生在即將離校時(shí)，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時(shí)會(huì)轉(zhuǎn)進(jìn)檔案，此時(shí)工作會(huì)顯得比較繁重，因此有一套專(zhuān)門(mén)的程序來(lái)規(guī)范學(xué)籍檔案的流動(dòng)，并不能隨意轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時(shí)就安排好檔案的進(jìn)出，以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學(xué)校。學(xué)籍檔案有助于學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)行，學(xué)校辦學(xué)離不開(kāi)學(xué)籍檔案管理，做好學(xué)籍檔案管理工作有助于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍檔案可以為學(xué)校提供查詢(xún)服務(wù)，學(xué)校通過(guò)查詢(xún)部分學(xué)籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學(xué)水平，從而制定出有針對(duì)性的教學(xué)檔案，以期辦學(xué)水平再上一個(gè)臺(tái)階。技師院校的學(xué)籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專(zhuān)業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會(huì)對(duì)其給予的評(píng)價(jià)等在學(xué)籍檔案里有所記載，學(xué)校在實(shí)施招生計(jì)劃時(shí)，可以適當(dāng)?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學(xué)籍檔案要為學(xué)生服務(wù)在畢業(yè)離校后，學(xué)生會(huì)經(jīng)常需要用到學(xué)籍檔案，以下是需要利用學(xué)籍檔案的幾種主要情況：
一是辦理繼續(xù)深造時(shí) 如今，就業(yè)難問(wèn)題愈演愈烈，因此，專(zhuān)科學(xué)生傾向于升本，本科學(xué)生忙著考研或留學(xué)。在這種情況下，這些學(xué)生申請(qǐng)報(bào)名時(shí)往往需要用到學(xué)籍檔案，因?yàn)闊o(wú)論你申請(qǐng)的是哪所學(xué)校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學(xué)校蓋章的高考成績(jī)和大學(xué)時(shí)期的成績(jī)，畢業(yè)證明以及學(xué)位證明。而如果是出國(guó)留學(xué)，國(guó)外的一些學(xué)校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學(xué)生更為全面的信息，如：學(xué)生在原就讀學(xué)校的思想政治表現(xiàn)、紀(jì)律表現(xiàn)以及學(xué)校推薦信，這些都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。
二是辦理免修課程 有些學(xué)生可能會(huì)出國(guó)深造，而在國(guó)外的學(xué)校學(xué)習(xí)的某些課程可能會(huì)與原就讀學(xué)校的課程重復(fù)，也可能與某些學(xué)生自修或自考時(shí)的課程相同，這種情況下，學(xué)生可以申請(qǐng)免修課程，而申請(qǐng)免修課程需要學(xué)生在原就讀學(xué)校的該門(mén)課程的成績(jī)證明，這就需要從學(xué)籍檔案里面查詢(xún)。
三是補(bǔ)辦畢業(yè)證明書(shū)。
部分學(xué)生未保管好畢業(yè)證，導(dǎo)致畢業(yè)證丟失時(shí)，需要進(jìn)行重新辦理，而補(bǔ)辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績(jī)單、畢業(yè)證號(hào)。
另外學(xué)籍檔案要為社會(huì)服務(wù)。一方面，社會(huì)往往會(huì)從學(xué)生的政治素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來(lái)考察他們，而這些考察因素都要通過(guò)查詢(xún)學(xué)籍檔案來(lái)了解，而且學(xué)籍檔案可以使造假文憑無(wú)所遁形，因此，通過(guò)學(xué)籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對(duì)于學(xué)生而言，學(xué)籍檔案也是學(xué)生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學(xué)生更好地向社會(huì)推薦自己。
五、結(jié)語(yǔ)
總之，學(xué)生學(xué)籍管理就是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作。因此，為了提升此項(xiàng)工作的質(zhì)量，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性與完整性，從而充分實(shí)現(xiàn)其服務(wù)價(jià)值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，明確工作職責(zé)，專(zhuān)心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
中圖分類(lèi)號(hào)：G643 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2013）34-0005-02
一、高校學(xué)籍檔案的特征
高校學(xué)籍檔案是大學(xué)生被錄入高校后的高考成績(jī)、學(xué)籍表、在校學(xué)習(xí)成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況、畢業(yè)證書(shū)登記及畢業(yè)派遣等諸多方面信息的真實(shí)記錄和反映，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的重要個(gè)人信息記錄。學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成績(jī)的記錄。學(xué)生畢（結(jié)）業(yè)證、學(xué)位證登記表是對(duì)學(xué)生學(xué)歷學(xué)位教育結(jié)果狀況的信息記錄。上述信息做為大學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活的信息記錄，為他們?cè)谖磥?lái)的繼續(xù)教育、就業(yè)及社會(huì)保障服務(wù)等方面做證明具有意義。高校學(xué)籍檔案具有如下基本特征：
1.高校學(xué)籍檔案具有真實(shí)性特征。高校檔案是由不同的學(xué)生管理單位，根據(jù)高校教育管理規(guī)定，在大學(xué)生入學(xué)的不同階段，對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案材料分別整理匯編而成。如招生部門(mén)根據(jù)本地區(qū)的招生計(jì)劃及本高校的招生簡(jiǎn)章，與本地區(qū)教育部門(mén)協(xié)調(diào)共同完成招生工作，在工作過(guò)程中形成新生錄取方面的學(xué)籍檔案。學(xué)生成績(jī)檔案及畢業(yè)證、學(xué)位證登記表等學(xué)籍檔案是由教務(wù)處、各院系在學(xué)生成績(jī)管理過(guò)程和畢業(yè)登統(tǒng)過(guò)程中形成的關(guān)于學(xué)生成績(jī)表、畢業(yè)證登記等方面的學(xué)籍檔案。由于它們是在學(xué)生錄取，學(xué)生成績(jī)管理、學(xué)生畢業(yè)登統(tǒng)過(guò)程中形成并歸納整理出來(lái)的文檔，故具有原始性、真實(shí)性。
2.高校學(xué)籍檔案內(nèi)容具有多樣性特征。高校學(xué)籍檔案內(nèi)容豐富，材料多樣，包含新生錄取登記表、學(xué)生成績(jī)登記表、學(xué)生在校期間獲獎(jiǎng)材料、四六級(jí)英語(yǔ)考試成績(jī)、學(xué)生畢業(yè)證學(xué)位證登記、畢業(yè)生學(xué)籍等多方面內(nèi)容材料，是記錄學(xué)生高校生活材料的綜合體。
3.高校學(xué)籍檔案形成具有分散性特征。高校學(xué)籍檔案的材料由不同的職能部門(mén)分別形成。如招生部門(mén)形成：新生錄取檔案，教務(wù)部門(mén)形成學(xué)生成績(jī)表、畢業(yè)生登記表等檔案，學(xué)生管理部門(mén)形成學(xué)生的各種獎(jiǎng)懲記錄檔案，各院系形成學(xué)生學(xué)籍登記等學(xué)籍檔案。校檔案館（室）綜合管理全校學(xué)籍檔案，并提供檔案利用服務(wù)。
4.高校學(xué)籍檔案利用的頻繁性特征。高校學(xué)籍檔案是高校利用頻率最高的檔案。學(xué)生在繼續(xù)升學(xué)、就業(yè)、出國(guó)留學(xué)活動(dòng)中需要查閱并出示學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)證中（英）文證明等證明材料。目前在社會(huì)保障活動(dòng)中有些需要社會(huì)化存檔者和一些即將退休人員在整理退休材料時(shí)也需查閱補(bǔ)辦相關(guān)學(xué)籍檔案材料，以提供其相關(guān)畢業(yè)和分派遣證等方面的證明。另外還有一些畢業(yè)證書(shū)學(xué)位證書(shū)丟失者在評(píng)職稱(chēng)等需要時(shí)，也要求補(bǔ)辦學(xué)歷學(xué)位證明等等。諸多方面的需求，使學(xué)生檔案得到頻繁利用。
高校學(xué)籍檔案諸多特點(diǎn)中，真實(shí)性是它的首要特征，決定了高校學(xué)籍檔案的其他特征，也決定了它作為信用憑證材料，能夠起到服務(wù)學(xué)校管理和服務(wù)社會(huì)的雙重作用。
二、高校學(xué)籍檔案的服務(wù)功能
概括地講，學(xué)校學(xué)籍檔案具有服務(wù)校內(nèi)外的兩方面功能。高校學(xué)籍檔案服務(wù)校內(nèi)是指：一方面學(xué)籍檔案是供高校內(nèi)部各職能部門(mén)查閱關(guān)于學(xué)生學(xué)籍等方面的情況，另一方面是給在校學(xué)生的繼續(xù)升學(xué)、出國(guó)留學(xué)時(shí)為相關(guān)單位提供證明。服務(wù)校外是指：為已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生提供在高考錄取證明、研究生錄取證明，本科或研究生成績(jī)單，畢業(yè)證學(xué)位證證明及畢業(yè)分配或派遣證明等。具體看，學(xué)籍檔案具有以下幾方面的功能：
1.學(xué)籍檔案服務(wù)學(xué)校職能部門(mén)的功能。學(xué)籍檔案是高校教學(xué)管理部門(mén)和學(xué)生管理部門(mén)對(duì)學(xué)生管理過(guò)程中形成的原始材料，是對(duì)學(xué)校學(xué)生在校期間綜合信息的反映。學(xué)籍檔案服務(wù)學(xué)校職能部門(mén)的功能，是指學(xué)籍檔案為學(xué)校職能部門(mén)提供查詢(xún)服務(wù)的功能。第一，學(xué)籍檔案為教學(xué)管理服務(wù)。學(xué)籍檔案管理與教學(xué)管理工作緊密相連，相互促進(jìn)。一方面，學(xué)籍檔案是學(xué)校教學(xué)與管理工作結(jié)果的詳細(xì)記錄，如歷年成績(jī)記載、學(xué)籍變動(dòng)、畢業(yè)證書(shū)登統(tǒng)等真實(shí)地記載在學(xué)籍檔案中；另一方面，學(xué)籍檔案中的記錄反過(guò)來(lái)為教學(xué)和管理工作的提高提供了數(shù)據(jù)支持，學(xué)籍檔案的記錄可以反映出一段時(shí)間內(nèi)學(xué)院教學(xué)水平的來(lái)源與去向、學(xué)生的培養(yǎng)層次、學(xué)校教育教學(xué)改革的方向及教學(xué)管理工作的水平。職能部門(mén)通過(guò)查詢(xún)調(diào)取學(xué)籍檔案資料，分析數(shù)據(jù)，為制定新的計(jì)劃、規(guī)劃查詢(xún)依據(jù)。如通過(guò)教學(xué)質(zhì)量檢查或教學(xué)水平評(píng)估材料，從中隨機(jī)抽取學(xué)生成績(jī)做調(diào)查統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前工作的不足，及時(shí)調(diào)整制定新的教學(xué)計(jì)劃，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的進(jìn)一步提高。第二，學(xué)籍檔案為學(xué)生管理服務(wù)。學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生多方面情況，如學(xué)生年齡、出身，家庭主要成員和所從事的職業(yè)、職務(wù)，家庭經(jīng)濟(jì)情況以及本人成長(zhǎng)經(jīng)歷等。學(xué)生管理部門(mén)的老師從中可以了解學(xué)生的成長(zhǎng)環(huán)境，所受到的影響和成長(zhǎng)中可能出現(xiàn)的各種問(wèn)題，以便及時(shí)加以正確引導(dǎo)，從而促進(jìn)了學(xué)生管理工作的順利進(jìn)行。第三，學(xué)籍檔案為學(xué)校發(fā)展提供信息支持。學(xué)籍檔案的動(dòng)態(tài)形成過(guò)程及靜態(tài)實(shí)證材料分析，直接為學(xué)校的改革發(fā)展提供依據(jù)。如畢業(yè)生的畢業(yè)去向，直接反映了社會(huì)對(duì)大學(xué)生的需求狀況，為高校專(zhuān)業(yè)調(diào)整和學(xué)校發(fā)展提供原始信息。
2.學(xué)籍檔案服務(wù)在校大學(xué)生的功能。學(xué)籍檔案是大學(xué)生在校成長(zhǎng)全部過(guò)程的真實(shí)材料記載。在校大學(xué)生在出國(guó)留學(xué)或就業(yè)時(shí)都要向相關(guān)部門(mén)提供學(xué)籍檔案材料。如在校學(xué)生在出國(guó)留學(xué)時(shí)需提供學(xué)生入學(xué)時(shí)的高考成績(jī)、在校學(xué)習(xí)成績(jī)單等；用人單位在與畢業(yè)生簽約時(shí)，用人單位要核實(shí)學(xué)生的畢業(yè)證和學(xué)位證，以確認(rèn)學(xué)生身份，避免假學(xué)歷學(xué)位濫竽充數(shù)。學(xué)籍材料的歸檔及未來(lái)的信用憑證作用，對(duì)在校生也影響頗深，對(duì)督促和激勵(lì)學(xué)生努力學(xué)習(xí)和鍛煉有積極的意義。
3.學(xué)籍檔案服務(wù)畢業(yè)生、服務(wù)社會(huì)的功能。高校畢業(yè)生在就業(yè)后，對(duì)學(xué)籍檔案也有很多需求。主要表現(xiàn)在如下方面：（1）國(guó)外就業(yè)的畢業(yè)生在繼續(xù)求學(xué)時(shí)，要求高校提供他在國(guó)內(nèi)高校就讀的學(xué)習(xí)成績(jī)，學(xué)歷學(xué)位材料。（2）國(guó)內(nèi)畢業(yè)生在就業(yè)后，在職稱(chēng)評(píng)定時(shí)被要求高校提供畢業(yè)證、學(xué)位證材料對(duì)其畢業(yè)證、學(xué)位證加以認(rèn)證。（3）畢業(yè)生畢業(yè)證結(jié)業(yè)證不慎丟失，補(bǔ)辦相關(guān)證件，要根據(jù)畢業(yè)生的學(xué)籍檔案材料，提取其畢業(yè)證學(xué)位證等材料加以認(rèn)證。（4）畢業(yè)生在辦理退休時(shí)社會(huì)保障部門(mén)要確認(rèn)其工齡時(shí)，需要查閱學(xué)籍檔案材料，提取他的畢業(yè)就業(yè)派遣證等方面的證明，對(duì)其畢業(yè)情況加以認(rèn)證。高校學(xué)籍檔案服務(wù)畢業(yè)生的這些社會(huì)功能，對(duì)學(xué)生能否繼續(xù)完成升學(xué)、再就業(yè)、計(jì)算工資工齡等有重要影響。學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的功能在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，社會(huì)保障日益完善的社會(huì)環(huán)境下，保障個(gè)人合法權(quán)益，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。學(xué)籍檔案服務(wù)學(xué)校職能部門(mén)、服務(wù)在校生的功能是學(xué)籍檔案的基本職能，學(xué)籍檔案服務(wù)畢業(yè)生是學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的重要內(nèi)容，也是學(xué)籍檔案日益被社會(huì)重視的重要表現(xiàn)。學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的功能要求高校的學(xué)籍檔案管理要立足現(xiàn)實(shí)，重溫歷史，加強(qiáng)學(xué)籍檔案的整理和補(bǔ)救工作，以期更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的社會(huì)化服務(wù)。
三、完善學(xué)籍檔案管理提高學(xué)籍檔案服務(wù)質(zhì)量
學(xué)籍檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，既承上啟下，又繼往開(kāi)來(lái)。在檔案管理中存在舊問(wèn)題，不利于新時(shí)期學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的新要求；新時(shí)期學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)功能的強(qiáng)化，又要求高校檔案管理不斷創(chuàng)新。
（一）目前學(xué)籍檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題
學(xué)籍檔案是學(xué)生被高校錄取、在學(xué)校學(xué)習(xí)、從高校畢業(yè)及分配或派遣等一系列個(gè)人信息記錄，作為其為社會(huì)服務(wù)的信用憑證，其內(nèi)容是否先進(jìn)，是否便于查詢(xún)，對(duì)于高校檔案能否高效便捷地為學(xué)生提供服務(wù)關(guān)系重大。在高校檔案管理過(guò)程中恰恰出現(xiàn)了相關(guān)的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.受歷史條件限制，學(xué)籍檔案材料內(nèi)容不完整。由于歷史的原因或管理不完善，造成學(xué)籍檔案不完備。缺少學(xué)籍檔案實(shí)證材料。再如由于管理不完善，相關(guān)部門(mén)或院系歸檔不全，造成學(xué)籍檔案信息不完備等等。
2.受管理部門(mén)的影響，學(xué)籍檔案記錄不規(guī)范。比如，畢業(yè)生成績(jī)單，應(yīng)有三個(gè)部門(mén)的公章：學(xué)生所在院系，教務(wù)處及院系主管領(lǐng)導(dǎo)的名章。如由于某些部門(mén)疏忽，致使學(xué)生成績(jī)單會(huì)缺少其中的某個(gè)印章，使學(xué)生成績(jī)公信度受到影響。再如，畢業(yè)學(xué)籍表應(yīng)記載學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全部信息材料。院系在檔案形成過(guò)程中，記錄不規(guī)范，缺少學(xué)生在校的某些信息，使學(xué)生在利用學(xué)籍檔案時(shí)要增加其他部門(mén)的附加材料加以佐證，導(dǎo)致服務(wù)水平降低。
3.受計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)限制，學(xué)籍檔案管理手段不先進(jìn)，電子化程度不高。受檔案電子化程度的影響，有些學(xué)校的學(xué)籍檔案沒(méi)有進(jìn)入到電子查詢(xún)階段，靠人工查詢(xún)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不利于紙質(zhì)檔案的保管，也影響服務(wù)質(zhì)量的提高。
4.受高校檔案館水平建設(shè)的限制，檔案收集和整理不到位。由于有些高校的檔案管理依然是檔案室的水平，檔案員數(shù)量少檔案員自身管理水平限制，使學(xué)籍檔案收集、檔案整理、管理工作不到位，也會(huì)影響學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的質(zhì)量。
發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是解決問(wèn)題的前題，研究對(duì)策是解決問(wèn)題的最好方法，我們要從現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題出發(fā)，不斷研究檔案管理的理論和實(shí)踐，提高服務(wù)質(zhì)量。
（二）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，提高高校學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的質(zhì)量
1.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高學(xué)籍檔案工作人員的素質(zhì)。學(xué)籍檔案管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)高校檔案管理辦法，提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。學(xué)籍檔案管理人員要有定期的崗位素質(zhì)培訓(xùn)，進(jìn)行檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平；加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育，提高對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的地位和作用的認(rèn)識(shí)。
2.建立學(xué)籍檔案管理體系，健全管理制度。實(shí)行實(shí)體化管理體制，高?？筛鶕?jù)實(shí)際情況，明確規(guī)定以學(xué)籍管理部門(mén)為依托，建立以院、系（部）單位為支點(diǎn)的學(xué)籍管理體系；明確學(xué)籍管理部門(mén)的檔案管理人員，各院系的教學(xué)人員為兼職的檔案員，全力輔助學(xué)籍管理部門(mén)完成學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔等工作，為全面管理學(xué)籍檔案提供可靠的組織保證。健全學(xué)籍檔案管理制度，學(xué)籍檔案制度必須掌握學(xué)籍管理的原則，既要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案的法規(guī)，又要以對(duì)學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到以事實(shí)為依據(jù)，以管理制度為準(zhǔn)繩，做到有章可循，有據(jù)可依。
3.加快學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程。學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化是以信息為基礎(chǔ)的，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要實(shí)現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化。學(xué)籍管理人員要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，以靈活多樣的形式，開(kāi)展多種形式的服務(wù)。其次，管理方法的現(xiàn)代化。高校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，把計(jì)算機(jī)手段運(yùn)用到學(xué)籍檔案的管理中，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)查詢(xún)、打印服務(wù)系統(tǒng)，提高工作效率。
綜上所述，學(xué)籍檔案管理作為高校檔案工作的一個(gè)組成部分，應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中不斷摸索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，讓檔案信息真正能及時(shí)有效地為社會(huì)提供服務(wù)，使檔案開(kāi)發(fā)工作逐步走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的軌道。
參考文獻(xiàn)：
