時間：2023-05-16 10:11:05
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2.經(jīng)濟合同管理機構(gòu)、人員、制度不落實。首先，很多高校沒有明確的經(jīng)濟合同管理部門，對經(jīng)濟合同的確定缺乏統(tǒng)一的管理，有的高校也主要是流于形式，應(yīng)付檢查，并沒有把經(jīng)濟合同管理工作落到實處[2]。其次，經(jīng)濟合同管理的專業(yè)人才匱乏，由于經(jīng)濟合同的涉及面較廣，專業(yè)性較強，因此要求經(jīng)濟管理人員具備寬廣的知識面和熟練的專業(yè)技能，熟悉《中華人民共和國合同法》等有關(guān)法律法規(guī)。但是，當前大部分高校很少配備專業(yè)的技術(shù)管理人員，把高校經(jīng)濟合同管理看成一項簡單的事務(wù)性工作，甚至直接指定由一般辦公人員管理合同，管理人員的水平參差不齊，無法保證高校在經(jīng)濟活動中規(guī)避風(fēng)險的要求。最后，缺乏具體的經(jīng)濟合同管理制度，我國很多高校都沒有建立起完善的經(jīng)濟合同管理制度網(wǎng)絡(luò)，高校現(xiàn)有的相關(guān)規(guī)定存在很多的問題和缺陷，沒有把經(jīng)濟合同管理看成一項重要的高校管理工作來抓。因此，一旦發(fā)生經(jīng)濟合同糾紛，由于責(zé)任不明確，管理不到位造成的損失只能由學(xué)校自身來承擔。
3.經(jīng)濟合同內(nèi)容不嚴謹、條款不完備。當前，部分高校參與社會經(jīng)濟活動中與外單位簽訂的經(jīng)濟合同不夠嚴謹，不嚴謹就是指簽訂的經(jīng)濟合同不準確和不全面，容易引起誤解和產(chǎn)生歧義，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。訂立合法有效的經(jīng)濟合同，應(yīng)體現(xiàn)雙方的真實意見。不能只講正面，不講反面，如果經(jīng)濟合同本身內(nèi)容不嚴謹，條款不完備，那么一旦發(fā)生違約情況則很難處理，最危險的還是其給學(xué)校帶來不必要的財務(wù)風(fēng)險和經(jīng)濟損失。
4.經(jīng)濟合同履行，缺乏監(jiān)督。經(jīng)濟合同是高校行政管理，特別是高校參與社會經(jīng)濟生活的重要內(nèi)容，涉及面廣，內(nèi)容復(fù)雜。如果對經(jīng)濟合同管理、履行缺乏監(jiān)督，常常導(dǎo)致各種各樣的問題。有些單位視經(jīng)濟合同為兒戲，不依法簽訂經(jīng)濟合同，或簽訂后經(jīng)濟合同后，高興就履約，不高興就不履約[3]。需要變更或解除的經(jīng)濟合同，不按法定程序辦理，口頭打個招呼或找個電話，草率了事。作為簽訂經(jīng)濟合同的主體單位高校，也沒有任何部門對其進行監(jiān)督，致使高校在經(jīng)濟方面受到很大損失。
二、加強高校經(jīng)濟合同管理的主要對策
1.聘請專業(yè)的法律顧問。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和市場競爭的日益加劇，我國的司法體系也越來越健全，無論是個人還是單位，都有相應(yīng)的法律進行約束和指引。這就要求高校經(jīng)濟合同管理人員需要了解和精通我國的各種法律法規(guī)，但是我國的法律體系多于復(fù)雜，涉及的條款眾多，在實際工作中，高校的經(jīng)濟合同管理人員沒有足夠的時間和精力去研究我國的種類繁多的法律條款，這個時候聘任專業(yè)的法律顧問，在學(xué)校的經(jīng)濟合同管理過程中就顯得尤為重要。法律顧問不僅可以為高校在經(jīng)濟合同簽訂過程中提供必要的法律咨詢和處理意見，也可以為高校經(jīng)濟合同管理體系的建立、健全提供相關(guān)建議。所以，聘請專業(yè)的法律顧問，對高校經(jīng)濟活動的順利開展起著舉足輕重的作用。
2.建立、健全經(jīng)濟合同管理體系。高校從傳統(tǒng)的教書育人到參與社會經(jīng)濟活動是一個極其復(fù)雜的過程，經(jīng)濟合同管理必須結(jié)合自身的實際和特點，統(tǒng)一制定具體的、明確的和切實可行的管理體系，要以規(guī)范合同管理、防范風(fēng)險、維護學(xué)校的合法權(quán)益為目的，這是高校經(jīng)濟合同管理中的一項基礎(chǔ)工作，是做好高校經(jīng)濟合同管理的保證和前提。最終，促使高校經(jīng)濟合同管理體系成為學(xué)校社會經(jīng)濟活動的指南和方針，并且為防范經(jīng)濟風(fēng)險起到指導(dǎo)性作用。
3.重視經(jīng)濟合同管理人才的培養(yǎng)和引進。對于國家來說，人才是強國的保障，能有效提升國家的核心競爭力和綜合國力。而對于高校來說，專業(yè)的技術(shù)人才，能為學(xué)校的長遠發(fā)展提供根本保證。經(jīng)濟合同管理作為高校行政管理的重要內(nèi)容，而非一般的事務(wù)性工作，它具有較強的技術(shù)性和專業(yè)性。因此，對經(jīng)濟合同管理人員提出了較高的要求。首先，高校應(yīng)重視經(jīng)濟合同管理人才的培養(yǎng)，邀請經(jīng)濟合同管理方面的專家學(xué)者來校指導(dǎo)工作；定期舉辦專業(yè)培訓(xùn)及提供對外交流的機會。其次，做好人才引進工作，特別需要引進一批熟悉《中華人民共和國招投標法》和《中華人民共和國合同法》的專業(yè)性高級人才，為學(xué)校參與社會經(jīng)濟活動提供強有力的保障[4]。
4.嚴格把關(guān)經(jīng)濟合同簽訂和審查。經(jīng)濟合同管理中，最關(guān)鍵的問題就是能否把好經(jīng)濟合同的簽訂關(guān)和審查關(guān)，這是高校提高經(jīng)濟合同履約率的前提和保證。第一，需要加強組織領(lǐng)導(dǎo)，高校各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是把關(guān)經(jīng)濟合同簽訂和審查的關(guān)鍵，特別是組織審計、財務(wù)、招標以及合同起草單位等多部門領(lǐng)導(dǎo)進行交流和探討并完成會簽手續(xù)[5]。第二，需要負責(zé)經(jīng)濟合同起草和校對的工作人員必須做到細致審查，有效推進工作效率。
二、高校合同管理的現(xiàn)狀分析
（一）合同風(fēng)險意識不強，管理觀念淡薄
在合同管理的過程中，簽約責(zé)任人的法律觀念和風(fēng)險意識，直接影響著以后合同管理的質(zhì)量和效率。由于高校不同于一般的企業(yè)法人，受傳統(tǒng)思維定勢的影響，管理者對學(xué)校合同管理重要性的認識不足、風(fēng)險意識不強、法律觀念相對淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風(fēng)險的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對合同文本的合法性、合規(guī)性進行必要的審核時，由于沒有設(shè)立專門的部門（機構(gòu)）和人員，審核往往難以做到嚴格把關(guān)。而在正式簽約時，又存在“應(yīng)付審計、走過場”的現(xiàn)象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風(fēng)險。在合同履約過程中，缺乏必要的對履約情況進行跟蹤、檢查、監(jiān)督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評價機制。當合同履約出現(xiàn)失誤時，也沒有相應(yīng)的追蹤問責(zé)體系，不易追究責(zé)任，更難挽回損失。
（二）合同多部門簽訂，無專門機構(gòu)管理
一些高校對合同管理重要性的認識不足，缺乏統(tǒng)一歸口管理部門進行集中管理，合同的責(zé)任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設(shè)計、安裝、施工、監(jiān)理、檢測、以及影響房屋結(jié)構(gòu)的維修改造合同由基建部門或新校區(qū)建設(shè)辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設(shè)備、教室、學(xué)生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務(wù)部門管理；資產(chǎn)的采購、處置，資產(chǎn)的出租出借及對外投資合同由資產(chǎn)管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務(wù)合同、聯(lián)合辦學(xué)合同由教學(xué)部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財務(wù)部門管理；科研合作、科技開發(fā)、科技咨詢、科技服務(wù)、成果轉(zhuǎn)讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學(xué)由外事部門管理等。這種由多部門分別進行管理、簽訂的合同管理體制，當產(chǎn)生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時，各部門之間就難免地出現(xiàn)互相推諉扯皮現(xiàn)象，不利于及時、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會造成在合同歸檔過程中，合同及相關(guān)資料分散在學(xué)校的不同管理部門，一些合同文本和證據(jù)資料因不能及時歸檔和保存，或保存不善，甚至發(fā)生丟失，給高校帶來潛在的經(jīng)濟風(fēng)險和法律糾紛隱患。
（三）合同內(nèi)容不夠嚴謹，未經(jīng)嚴格審核批準
高校各類對外合同的簽訂，都必須嚴格依照《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律、法規(guī)，在全面、充分表達雙方真實意圖的基礎(chǔ)上，對合同的實質(zhì)性條款（包括附件）盡可能進行完備地約定。由于高校的合同內(nèi)控制度建設(shè)比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關(guān)鍵的合同審核環(huán)節(jié)，由于沒有設(shè)立專門的部門（機構(gòu)）和人員，或由于合同審核人員專業(yè)知識的欠缺，或相關(guān)的法律知識不足，從而在審核中無法及時發(fā)現(xiàn)不當或不利內(nèi)容和條款；也有的高校合同審核人員確實提出了恰當?shù)男薷囊庖?，往往因為?nèi)部部門之間溝通不暢，合同的經(jīng)辦人員沒有及時糾正這些不足。另外，業(yè)務(wù)主辦部門在實際簽訂合同時，有時礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發(fā)生，覺得這類條款可有可無，忽視對違約責(zé)任、爭議解決等條款的約定。實際上，這些認定違約責(zé)任、確定爭議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據(jù)，同時這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務(wù)。
三、高校合同管理的對策分析
（一）加強教育，提高對合同管理工作的認識
財政部于2012年11月29日了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，要求各行政事業(yè)單位自2014年1月1日起施行，以進一步提升高校內(nèi)部管理水平。高校合同管理是新時期高校依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制的重要組成部分，它直接規(guī)范著高校的對外經(jīng)濟行為。高校各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門工作人員對合同管理工作的認識提升以及他們的法制意識的增強是做好合同管理工作的重要保障。因此，應(yīng)對學(xué)校干部職工開展廣泛深入的普法宣傳教育，加強對專兼職合同管理人員的培訓(xùn)尤為重要與迫切。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使他們進一步增強法制觀念，依法履行管理職責(zé)；同時使廣大干部、職工認識到，建立和完善合同管理機制，加強高校內(nèi)部控制，強化合同管理，是高校避免風(fēng)險、提高經(jīng)濟效益、提升高校競爭力和發(fā)展?jié)摿Φ闹匾Ｕ希彩鞘袌鼋?jīng)濟的必然要求，對于在市場經(jīng)濟條件下維護學(xué)校的利益具有十分重要的意義。
（二）加強合同的制度化規(guī)范化管理
為保障合同在審核、簽訂、履行時以及出現(xiàn)糾紛后都能夠及時有效解決處理，不至于遇到問題束手無策，高校應(yīng)依據(jù)《合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際，建立健全一整套規(guī)章制度體系，制定一系列切實可行的高校合同管理制度，以加強合同的規(guī)范化管理，要從體制上、程序上、權(quán)限上規(guī)范和約束各職能部門履約的行為，以此規(guī)范學(xué)校的合同運作和經(jīng)營行為。例如要完善簽訂合同的授權(quán)委托制度，防治受托權(quán)力的濫用和權(quán)力的過于集中，使學(xué)校法人代表———校長的授權(quán)委托行為規(guī)范化、合法化。同時還要建立和完善合同審核會簽制度、合同專用章使用管理制度、合同追蹤監(jiān)督體系、合同檔案查詢和保管管理制度等。通過一系列制度的精心制定、認真執(zhí)行、監(jiān)督檢查，保證完整、準確、全面履行合同，維護高校的合法權(quán)益。
（三）加強合同簽訂前的審核工作
合同訂立前，應(yīng)通過嚴格的審核會簽程序。合同審核可實行合同小組會簽制。小組成員可由業(yè)務(wù)主辦部門和相關(guān)職能部門如：校辦公室、招投標辦、財務(wù)部門、紀檢審計等部門負責(zé)人以及相關(guān)專業(yè)人員組成。小組成員應(yīng)分工負責(zé)，密切配合，共同為維護學(xué)校經(jīng)濟利益把好關(guān)?？芍攸c審核合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性。如當事人的名稱、地址，合同標的，質(zhì)量和數(shù)量，價款和酬金，付款的時間與方式，質(zhì)保金的收取與退還，后續(xù)的服務(wù)與維保，違約責(zé)任，解決爭議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時應(yīng)注意合同文字的規(guī)范、準確，合同內(nèi)容在邏輯上應(yīng)保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語言，一個概念有多種解釋時要確定一種解釋避免糾紛。會審小組成員審核后應(yīng)在合同會審表上簽署意見。由業(yè)務(wù)主辦部門綜合以上專業(yè)意見拿出較成熟的方案，最后交校領(lǐng)導(dǎo)審查批準。凡對外投資、融資、合作辦學(xué)以及學(xué)校資產(chǎn)聯(lián)合經(jīng)營等重大經(jīng)濟合同（50萬元或100萬元以上）和重要合同（具體金額由各校根據(jù)情況確定）應(yīng)請法律專業(yè)人員對合同的內(nèi)容、條款進行咨詢把關(guān)并簽署意見，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，報校長辦公會或?qū)W校黨委會審定后簽訂。高校在簽訂合同時不僅要講正面的合作，更要強調(diào)反面的責(zé)任。只有這樣，一旦發(fā)生合同違約時，才能確保高校合法權(quán)益不受損失。
（四）加強合同履行的監(jiān)督跟蹤管理
學(xué)校合同一旦訂立，就要開始履行。在此過程中，最重要也是最根本的是加強管理，提高執(zhí)行力，確保全面按時履約。相關(guān)部門要各司其責(zé)，業(yè)務(wù)主辦部門應(yīng)對合同履行情況進行實時跟蹤監(jiān)督，指定專人跟蹤監(jiān)督合同的履行情況，按合同約定條款組織實施，對工程、物資、設(shè)備的質(zhì)量進行監(jiān)督檢查，嚴格監(jiān)督合同履行過程中是否按照合同規(guī)定辦理驗收手續(xù)。涉及到合同中的付款條款，需經(jīng)雙方確認后，由業(yè)務(wù)主辦部門辦理付款申請手續(xù)。學(xué)校財務(wù)部門應(yīng)依據(jù)合同履行收付款職責(zé)，并按審批權(quán)限，經(jīng)申請人、業(yè)務(wù)主辦部門負責(zé)人、審計部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人簽字，報主管該項目的校領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字確認后辦理款項結(jié)算，杜絕違反合同規(guī)定超進度付款現(xiàn)象的發(fā)生。監(jiān)察、審計部門應(yīng)認真履行督查職責(zé)，保障學(xué)校合法權(quán)益不受損失。如屬相關(guān)部門履行不當造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)部門或相關(guān)人員的責(zé)任。
（五）加強合同檔案的歸檔管理
高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門，具體負責(zé)合同的歸檔、管理、查詢工作。校辦公室應(yīng)安排專人對合同檔案進行整理、加工，對所有合同統(tǒng)一編號、分類歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業(yè)務(wù)主辦部門應(yīng)及時按檔案管理要求進行整理，移送校辦檔案管理部門，不得隨意處置、銷毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會簽過程中提出的修改意見及與之相關(guān)的附件（如傳真件、文書、圖表等），變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等）等資料，授權(quán)委托書、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時整理歸檔，建立合同管理登記臺賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門因工作需要借用合同復(fù)印件，應(yīng)由借用部門負責(zé)人簽字，分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。校辦檔案管理部門負責(zé)及時收回借出的合同。各部門應(yīng)對合同進行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復(fù)印件）借給外部門（個人），也不得泄漏合同內(nèi)容。
一、引言
合同管理是高校經(jīng)濟活動的重要組成部分，是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是保障高校合法權(quán)益的有力武器。本文從高校合同管理的現(xiàn)狀入手分析了高校合同管理意義、涉及類別及現(xiàn)存問題，提出了高校目前合同管理中存在缺少統(tǒng)一歸口管理機制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系統(tǒng)防控等問題，導(dǎo)致高校合同管理內(nèi)部控制存在一定的風(fēng)險。鑒于以上問題和風(fēng)險，本文通過對合同組織、合同訂立、合同履行、合同歸檔評估等方面的業(yè)務(wù)流程梳理和內(nèi)控環(huán)節(jié)設(shè)計，提出了應(yīng)通過信息化的聯(lián)動手段，逐步研究建立健全合同的歸口管理、履行監(jiān)控、擬定審核以及歸檔評估等機制，對合同管理進行一定規(guī)范，減少高校合同管理過程中面對的風(fēng)險。
二、高校合同管理現(xiàn)狀
(一)高校合同管理意義
合同管理貫穿于高校經(jīng)濟活動的始終，涉及高校日常管理的多項主要業(yè)務(wù)，需要單位各部門共同參與和管理。高校在經(jīng)濟活動中通過簽訂合同，規(guī)范合同雙方的經(jīng)濟活動開展。一方面有助于高校防范法律風(fēng)險，預(yù)防經(jīng)濟糾紛，維護合法權(quán)益，保證高校經(jīng)濟活動符合法律法規(guī)；另一方面有助于控制高校財務(wù)風(fēng)險，通過合同管理幫助高校節(jié)省交易時間，降低交易成本，加速資金周轉(zhuǎn)，減少費用，提高高校資金使用效率。同時，高校通過加強合同管理，可以有效協(xié)調(diào)高校內(nèi)部各方關(guān)系，有利于提高單位內(nèi)部管理水平，提升高校公共服務(wù)的效率和效果。
(二)高校合同涉及類別
本文所稱的合同是指高校與其他法人之間的協(xié)議。根據(jù)合同訂立的不同形式，主要包括書面形式、口頭形式和其他形式訂立的合同。高校經(jīng)濟合同一般以書面合同為主，即指通過合同書、信件和數(shù)據(jù)電文等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式而訂立的合同。根據(jù)高校合同涉及的主要業(yè)務(wù)，主要包括科研合同、人事與勞動合同、教育合作合同、商標使用許可合同、基建合同、儀器設(shè)備租賃和不動產(chǎn)買賣、租賃合同、修繕合同、貨物采購合同、技術(shù)服務(wù)合同、外事合同等。
(三)高校合同管理問題
1.缺少統(tǒng)一歸口管理機制
根據(jù)財政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評價指標要求，高校應(yīng)建立合同歸口管理機構(gòu)，且對所有合約展開集中劃分與不斷編號，針對法律關(guān)系較為復(fù)雜的合同資料，需要聯(lián)合各機構(gòu)展開集中審核。目前，高校合同由不同部門管理，未建立統(tǒng)一歸口部門，例如，設(shè)備采購合同由資產(chǎn)管理部門管理、工程合同由基本建設(shè)部門管理、科研合同由科技部門管理、重大合同訂立由學(xué)校法律事務(wù)室審核。合同不能統(tǒng)一歸口管理和備案，管理方式方法不能統(tǒng)一，各部門工作職責(zé)分工不明確，組織領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)機制不完善，可能會造成多部門共同管理的邊際盲區(qū)，影響公共服務(wù)的效率和效果。
2.缺失部分合同管理流程
根據(jù)財政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評價指標要求，高校應(yīng)對合同履行情況進行有效監(jiān)控，確定合約實施的責(zé)任人，以最快速度對合約施行狀況進行審查、研究與驗收，針對必須補充、變更或解除合約的狀況，需要根據(jù)法律展開相應(yīng)的審查工作。目前，高校合同管理制度和流程尚不健全，存在缺少合同驗收和結(jié)算規(guī)定、未能實現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合、缺少對合約簽訂、實行、變更狀況等進行登記工作與管理工作，缺乏對合約按期進行劃分匯總和歸檔管理、缺少關(guān)于涉密合同管理的具體規(guī)定、缺少合同糾紛管理規(guī)定等問題，合同管理過程中流程制度的缺失，會阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險防控。
3.缺乏合同信息系統(tǒng)防控
根據(jù)財政部的內(nèi)控建設(shè)要求，高校應(yīng)以信息化為抓手，遵循內(nèi)部控制的原則，全面識別和評估相關(guān)業(yè)務(wù)風(fēng)險，梳理業(yè)務(wù)流程，通過對各個主要經(jīng)濟業(yè)務(wù)的流程銜接點，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的聯(lián)動效應(yīng)，有效實現(xiàn)合同內(nèi)控管理的信息化落地。目前，高校合同的信息化管理往往僅包括合同線上申請、線上審批等功能，缺少合同執(zhí)行、結(jié)算、變更、備案、終止以及歸檔等程序的信息化管理，重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)未實現(xiàn)一體化，缺乏與收支、資產(chǎn)、采購等系統(tǒng)的鏈接，這就導(dǎo)致無法有效依據(jù)合同進行結(jié)算、無法以預(yù)算為來源進行管控等問題，會阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險防控。
三、高校合同管理機制內(nèi)控設(shè)計和措施建議
高校合同管理主要分為合同訂立與履行兩個關(guān)鍵流程。合約簽訂流程涉及合同調(diào)查、擬定文本、審核、簽署等一系列程序。合約履行涉及合約實施、補充、變更、終止、糾紛解決、結(jié)算、歸檔及后評估等一系列程序。在合同管理的各項關(guān)鍵流程中，應(yīng)確定業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控要求，按期審查與評估合同管理的薄弱流程環(huán)節(jié)，使用有效控制手段，最大限度避免風(fēng)險出現(xiàn)的可能性，保障高校根本利益，達到預(yù)期管理目標。
(一)健全合同管理組織體系
對合同組織環(huán)節(jié)的控制是指對合同組織體制、制度流程、部門間溝通協(xié)調(diào)的內(nèi)部控制。合同管理制度的規(guī)范和齊備、合同管理機構(gòu)設(shè)置的合理和協(xié)調(diào)是合同內(nèi)控風(fēng)險防控的基礎(chǔ)。
1.完善合同管理制度和業(yè)務(wù)流程控制機制
建立規(guī)范的合同管理制度和業(yè)務(wù)流程，實行合同管理的分級授權(quán)制度，明確上級單位、高校決策機構(gòu)、業(yè)務(wù)部門、合同歸口部門、監(jiān)管部門的合同管理權(quán)限和職能，確保高校對外簽訂合同經(jīng)過合法授權(quán)，不簽訂超出有關(guān)規(guī)定范圍的合同；同時，高校應(yīng)定期梳理合同管理各個環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程，針對合同的風(fēng)險領(lǐng)域查找、界定關(guān)鍵控制點，明確合同管理在各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制要素，確保合同管理全過程的有效控制。
2.建立合同歸口管理和崗位責(zé)任控制機制
高校應(yīng)明確合同歸口管理部門，設(shè)置合理的合同管理崗位，明確合同管理職責(zé)分工，建立合同歸口管理制度，完善合同管理溝通協(xié)調(diào)制度。高校需要指定非合同執(zhí)行機構(gòu)的其他部門或者是獨立的機構(gòu)視作合同歸口管理機構(gòu)，對所有合同資料采取集中管理方式，構(gòu)建財會機構(gòu)和合同歸口管理機構(gòu)之間的協(xié)調(diào)制度，完成合同管理與預(yù)算管理、收支管理的有機整合。詳細而言，應(yīng)該確定不同環(huán)節(jié)的具體規(guī)定，參加重大合約的起草工作、談判工作、審查工作與簽署工作，參加高校合約糾紛的調(diào)節(jié)、仲裁、訴訟環(huán)節(jié)，定期或不定期地檢查合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，高校需要科學(xué)設(shè)定相關(guān)崗位，確定合約的授權(quán)審批與簽訂權(quán)限，對專用章進行合理的保管，禁止未經(jīng)授權(quán)私自以公司名義對外簽署合約，禁止不法簽署擔保合約、投資合約和借貸合約。
(二)加強合同訂立控制體系
合同訂立環(huán)節(jié)控制是指通過開展合同策劃與調(diào)查，規(guī)范合同談判過程，明確合同文本擬定和審核要求，在權(quán)限范圍內(nèi)簽署合同文本，對合同訂立情況進行登記備案，確保單位合同訂立過程規(guī)范有序。
1.建立合同策劃和談判控制機制
合同策劃是合同控制的起點，高校應(yīng)明確合同簽訂的業(yè)務(wù)和事項范圍，凡是應(yīng)當簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項均應(yīng)簽訂書面合同，嚴禁將需要招標管理或需要高級別領(lǐng)導(dǎo)批準的重大經(jīng)濟合約拆分若干小金額的經(jīng)濟合同，嚴格審核合同策劃目標是否與高校職責(zé)使命和戰(zhàn)略目標一致，加強合同的計劃管理，防止因簽訂合同導(dǎo)致超計劃投資、超成本支出。訂立合同前，還應(yīng)根據(jù)市場實際情況組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判團隊、選擇適宜的洽談方式開展談判，充分做好簽訂合同的準備。
2.建立合同擬定和審核控制機制
高校在對外發(fā)生經(jīng)濟活動時需要擬定正式的書面合同，一般合同應(yīng)由業(yè)務(wù)部門或項目負責(zé)人進行起草、歸口管理部門審核，法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同或重大合同應(yīng)由歸口管理部門參與起草、法律管理部門審核，保證合同內(nèi)容和條款的完整準確。合同擬定結(jié)束之后，高校的相關(guān)機構(gòu)需要對其規(guī)范性、經(jīng)濟性、可行性和嚴密性進行嚴格審核，建立健全的審查控制或合同會審制度。
3.建立合同簽署和登記控制機制
高校應(yīng)合理劃分各類合同的簽署權(quán)限和程序，按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當事人簽署合同，確保合同簽署權(quán)限程序合理、登記備案手續(xù)完善。合同應(yīng)實行合同連續(xù)編號管理，按照統(tǒng)一編號對合同訂立情況進行登記，建立合同管理臺賬，合同經(jīng)編號、審批及簽署后，方可加蓋合同印章。
(三)加強合同履行控制體系
合同履行環(huán)節(jié)控制是指高校借助對合約實施狀況的監(jiān)督，規(guī)范合同補充、轉(zhuǎn)讓和解除等合同變更程序，明確合同結(jié)算要求，妥善處理合同糾紛，詳細登記合同履行和變更情況，確保高校合同履行過程管控嚴格。
1.建立合同履行監(jiān)控機制
合同歸口管理部門應(yīng)當加強對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)控，實行對合同從訂立、履行到終結(jié)的全過程管理，確保合同履行環(huán)節(jié)得到監(jiān)控與監(jiān)督。與高校經(jīng)濟活動相關(guān)的合同應(yīng)當同時提交財會部門作為賬務(wù)處理的依據(jù)并督促對方積極執(zhí)行合同條款，保證合同有效履行。如果發(fā)現(xiàn)對方或自身因素造成無法按期履行合同的情況，需要以最快速度提示風(fēng)險并馬上使用相應(yīng)對策止損。
2.建立合同變更控制機制
高校應(yīng)結(jié)合自身實際情況構(gòu)建合同履行監(jiān)督審查機制，對合約實行過程中簽署補充合約，或變更、解除合約等根據(jù)法規(guī)進行相應(yīng)的審查。與此同時，需要確定合約終止的條件以及應(yīng)當辦理補充、變更、解除、終止的相關(guān)程序，安排專門人員對合約手續(xù)進行二次審核。
3.建立合同糾紛控制機制
當合同出現(xiàn)糾紛問題時，高校需要在規(guī)定期限內(nèi)和對方進行商量與談判。如若達到一致意見的，二者需要簽署書面協(xié)議；如若經(jīng)協(xié)商無法處理時，經(jīng)辦工作者需要向相關(guān)負責(zé)人進行報告，且按照合同約定選取仲裁或訴訟方法進行處理。高校應(yīng)梳理可能存在的合同糾紛問題，明確合同糾紛類型和相關(guān)解決方法方式，建立健全合同糾紛管理方面的制度流程。
(四)建立歸檔評估控制體系
1.建立合同保管與歸檔控制機制
高校應(yīng)在登記并統(tǒng)計合同訂立、履行和變更情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校經(jīng)濟活動業(yè)務(wù)需要對合同文本進行科學(xué)分類和統(tǒng)一編號，按照類別和編號妥善保管合同文本，建立合同臺賬，并與合同訂立、履行的全過程進行信息系統(tǒng)臺賬管理，規(guī)范合同查詢、流轉(zhuǎn)和借閱程序，對合同保管情況實施定期和不定期檢查，確保合同保管安全可靠、查詢快捷方便。合同履行完成后，合同管理人員應(yīng)及時辦理歸檔手續(xù)。
2.建立合同檢查與評估控制機制
高校應(yīng)建立合同管理檢查評估控制機制，定期對全過程的合同管理總體情況進行分析評估，確保合同管理中存在的問題得到整改落實。具體檢查評估合同簽訂是否符合程序、合同審核意見是否得到合理采納、合同是否全面履行、合同糾紛是否得到妥善處理，對合同管理分析評估中發(fā)現(xiàn)的不足應(yīng)及時加以改進。
(五)加強合同管理系統(tǒng)建設(shè)
加強合同管理系統(tǒng)建設(shè)，建立全程聯(lián)動、模塊銜接、信息系統(tǒng)控制機制，建議高校借助業(yè)界先進的內(nèi)控管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)控管理的一體化、可視化、自動化管理。將預(yù)算、采購、資產(chǎn)等管理模塊與合同管理相連接，形成高校關(guān)鍵業(yè)務(wù)模塊的信息系統(tǒng)聯(lián)動機制，使“事前規(guī)劃—事中控制—事后監(jiān)督”有效銜接，實現(xiàn)以預(yù)算管理為主線、以資金管控為核心的合同訂立及履行過程管控。
參考文獻：
[1]財政部.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)[Z].2012-11-29.
長期以來,高等院校的主要任務(wù)是傳授知識、培養(yǎng)人才、科學(xué)研究,較少地參與社會經(jīng)濟活動,涉及的經(jīng)濟行為也相對單一。但隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和深入,高等教育事業(yè)也發(fā)生了根本的變化。辦學(xué)的模式由單一的公辦高校變?yōu)楣k、公辦民助、民辦、中外合作辦等多種方式,資金的籌措方式也由單一的國家撥款變?yōu)檎畵芸?、市場籌措、校辦產(chǎn)業(yè)、科技研究等多種來源形式。因此,高等學(xué)校與社會各行各業(yè)的聯(lián)系也日益緊密,從而與市場經(jīng)濟的融合度也日益加深,高校的發(fā)展已無法脫離市場,獨善其身。由于市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟、契約經(jīng)濟、合同經(jīng)濟,而高校對這套市場經(jīng)濟的游戲規(guī)則,認識不足,重視不夠,因此在參與市場經(jīng)濟活動中,往往會引發(fā)一些合同糾紛,給學(xué)校造成了不良的社會影響和一定的經(jīng)濟損失。因此,高校必須將合同管理擺在學(xué)校管理的重要位置。
一、高校合同管理內(nèi)涵及其特點
高校合同是指以高校法人主體的名義,與其他平等主體的自然人、法人和其它組織之間,在遵循平等、自愿、公平、誠信的基礎(chǔ)上簽訂、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議。合同一經(jīng)簽訂,便具有法律效力,當事雙方必須嚴格按合同約定的條款執(zhí)行,若一方違約必須負擔相應(yīng)的法律責(zé)任。高校的合同管理就是指高校依據(jù)法律和法規(guī),采取法律的、行政的手段,對合同關(guān)系進行組織、控制、協(xié)調(diào)與監(jiān)督,以保護合同當事人的合法權(quán)益,妥善處理合同糾紛,防止和制裁違法行為,保證合同順利實施等一系列管理活動的總稱。因此,高校合同管理水平的高低直接關(guān)系到高校各項事業(yè)能否在合情、合理、合法、健康、有序地軌道中運行,切不可等閑視之。目前,高校所簽訂的合同大致可分為商品買賣合同、建設(shè)工程合同、修繕工程合同、聯(lián)合辦學(xué)合同、委托加工合同、科技服務(wù)合同、資產(chǎn)租賃合同、債權(quán)債務(wù)合同、物業(yè)管理合同、捐贈合同、投資合同等各類涉及經(jīng)濟事項的合同,除經(jīng)濟合同外,還有少數(shù)非經(jīng)濟合同,如人事管理合同、知識產(chǎn)權(quán)合同等,充分體現(xiàn)了高校的三大職能,即教學(xué)、科研、服務(wù)于經(jīng)濟社會。與一般公司、企業(yè)相比,它具有合同種類繁多、金額相對較小、經(jīng)辦部門較多等特點,因此,高校在合同管理上也具有特殊性和復(fù)雜性。
二、高校合同管理的現(xiàn)狀分析
(一)合同觀念淡薄、知識欠缺
由于受傳統(tǒng)思維觀念的影響,管理者對學(xué)校合同管理的重要性認識不足、重視不夠、法律意識淡薄、風(fēng)險意識不強。認為訂立合同僅僅是“走形式”和“跑過場”,或是認為雙方是長期合作伙伴,礙于情面搞口頭的“君子協(xié)議”,不簽訂書面合同;或是不仔細推敲合同的主要條款,不認真審核對方預(yù)先擬定好的合同文本,隨意草率地簽訂合同,致使合同在履行過程中糾紛和違約現(xiàn)象時有發(fā)生,給學(xué)校造成了不良的社會影響和不必要的經(jīng)濟損失。并且部分高校管理人員缺乏合同法律的相關(guān)知識,許多合同的訂立是未經(jīng)學(xué)校法人授權(quán),未使用學(xué)校合同專用章,是由高校下屬非法人單位、部門、學(xué)院等擅自使用部門公章對外簽訂的,根本不符合《中華人民共和國合同法》之規(guī)定,合同簽訂的主體必須是具有民事權(quán)利能力和民事行為能力,依法獨立享受民事權(quán)利和承擔民事義務(wù)的自然人、法人和其它組織。由于高校許多合同的主體不具有獨立的民事主體資格,因此合同的權(quán)利義務(wù)最終還是要由學(xué)校這一合同主體來承擔。 這些問題的存在,表明高校管理者對市場經(jīng)濟中合同的管理重視不夠、認識不清,更對簽訂合同存在的風(fēng)險缺乏足夠的認識。
(二)合同多頭簽訂,管理缺位
高校是由教學(xué)、科研、管理、后勤保障等許多部門組成,有人把它比喻成一個“小社會”,各部門平時都是相對獨立地開展對內(nèi)對外的各項社會活動。由于許多學(xué)校沒有設(shè)置專門的合同管理機構(gòu),因此各部門在對外交往簽訂合同中便各自為政,如:基本建設(shè)項目合同由基建部門負責(zé)簽訂、房屋租賃合同由產(chǎn)業(yè)部門(或后勤部門)負責(zé)簽訂,維修維護合同由后勤部門簽訂、設(shè)備材料采購合同由資產(chǎn)部門負責(zé)簽訂、國內(nèi)合作辦學(xué)由教務(wù)部門負責(zé)簽訂,國外合作辦學(xué)由學(xué)校外事部門負責(zé)簽訂,各類辦班、培訓(xùn)由相關(guān)學(xué)院負責(zé)簽訂,實行目標管理不具有法人資格的單位也獨立對外簽訂合同,凡此種種,不勝枚舉。造成合同誰都能以部門名義對外簽訂,一旦合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題,誰都不負責(zé)任,誰也負不起責(zé)任的局面,最終是學(xué)校作為法人收拾殘局。同時合同的多部門簽訂還會造成合同資料散落在學(xué)校不同的管理部門,如管理不當,往往造成合同資料遺失,不能及時歸檔和保存,以至于學(xué)校在上級部門進行財務(wù)審計、資產(chǎn)清查及其它相關(guān)檢查中到處查找合同資料,同時也不便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)、審計等相關(guān)部門全面了解學(xué)校對外簽訂合同狀況,學(xué)校的權(quán)益是否得到實現(xiàn),會不會給學(xué)校帶來潛在的經(jīng)濟風(fēng)險、稅務(wù)風(fēng)險以及法律糾紛等。
三、高校合同管理的路徑探尋
(一)思想意識上要高度重視
高校合同管理對規(guī)范學(xué)校的各項經(jīng)濟行為,保障和維護高校的合法權(quán)益不受侵犯,有效防范潛在的財務(wù)風(fēng)險,預(yù)防合同糾紛,控制和降低成本費用,提高資金的使用效益,推進依法治校,實現(xiàn)陽光財務(wù),避免“暗箱操作”,預(yù)防和減少腐敗,促進黨風(fēng)廉政建設(shè),促進學(xué)校的各項事業(yè)平穩(wěn)、健康、有序發(fā)展,具有十分重要的意義,因此高校要充分認識加強合同管理的必要性,要主動適應(yīng)新時期市場經(jīng)濟的要求,樹立法律意識、風(fēng)險意識,認真學(xué)習(xí)合同法、公司法、物權(quán)、稅法、價格法、商標法、專利法、招投標法、建筑法等相關(guān)法律知識,掌握合同訂立和管理的技巧和方法,不斷提高合同管理的質(zhì)量水平,同時將對合同管理的要求,列入對高校領(lǐng)導(dǎo)干部的年終考核內(nèi)容,并實行一票否決制,這是做好合同管理工作的思想保證。
(二)組織制度上要集中統(tǒng)一
為實現(xiàn)合同的科學(xué)化、規(guī)范化、標準化管理,高校要從組織制度上采取措施,加強合同管理建設(shè),規(guī)范學(xué)校的合同管理行為。為此,高校應(yīng)制定一套合理的合同管理工作制度,建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級負責(zé)”的管理體制。高校要對合同管理的組織以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、檢查、管理等每一個工作環(huán)節(jié)均作出明確規(guī)定。因此,學(xué)校應(yīng)成立合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由一名校領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥,校辦、財務(wù)、審計、招投標辦、承辦單位等相關(guān)職能部門參與,同時要明確各部門的職責(zé)權(quán)限。學(xué)校財務(wù)部門是合同的管理部門,負責(zé)對承辦單位送審的合同進行初審,并報請校辦、審計、招投標辦、校領(lǐng)導(dǎo)進行終審,對終審?fù)ㄟ^的合同進行歸檔管理,同時對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督。合同承辦單位是合同的履行單位,在訂立合同前,必須嚴格審查對方當事人主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力、資信情況、委托權(quán)限等。同時起草、擬定、送審、報批相關(guān)合同草案。對重大合同,還要聘請專門的法律顧問對合同的內(nèi)容、條款進行全面審查,并簽署意見,以確保學(xué)校的合法權(quán)益得到法律保護。審計部門負責(zé)對合同的可行性、必要性、合同內(nèi)容、合同條款是否維護學(xué)校利益,是否符合學(xué)校有關(guān)財經(jīng)政策和財務(wù)管理規(guī)定,款項支付是否有經(jīng)費來源保障,資金結(jié)算方式是否合理等進行監(jiān)督。招投標辦負責(zé)審查合同標的物的買賣是否符合招投標的管理規(guī)定,應(yīng)納入政府采購范圍的是否納入,是否存在規(guī)避招投標的行為等。校長辦公室負責(zé)合同的授權(quán)委托等手續(xù)的辦理及合同專用章的管理。合同的文本形式,原則上凡國家規(guī)定采用標準合同文本的必須采用標準文本。沒有統(tǒng)一文本的學(xué)?？筛鶕?jù)具體情況分別自行擬定或與對方單位協(xié)商共同擬定。這是做好合同管理的強有力的體制保障。
(三)管理措施上要切實可行
有鑒于高校合同品種繁多,且合同金額從幾千元到幾百萬元幾千萬元,財務(wù)的工作任務(wù)特別繁重,因此高校合同宜區(qū)分不同情況分類進行管理,在合同的訂立和簽署上采取靈活多樣的管理辦法,既不能一放就亂,又不能一統(tǒng)就死。
1.合同訂立方式的設(shè)定
筆者認為應(yīng)根據(jù)合同的金額、性質(zhì),分別采取會簽批準、會審批準、校務(wù)會批準三種合同訂立方式。
(1)會簽:金額在5萬元以下(含5萬元)的合同,采取會簽辦法,會簽部門主要包括:業(yè)務(wù)主管部門、審計處、招投標辦、計財處、校辦。會簽結(jié)果報分管業(yè)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)審批。辦理會簽程序由計財處專人負責(zé),原則上一周內(nèi)辦結(jié),將會簽意見作為簽訂合同的依據(jù)。
(2)會審:金額在5萬元以上的合同,由合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組召開專門會議集中會審。對會審過程中存在的不確定事項或有爭議的合同應(yīng)發(fā)回合同經(jīng)辦部門重新與對方單位進行洽商。將商談結(jié)果再次提交合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組進行重新會審,然后將會審結(jié)果報分管業(yè)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)審批。將會審的意見作為簽訂正式合同的依據(jù),會審一般每兩周一次,如有緊急事項可隨時召集。
(3)校務(wù)會審批:事項特別重要、金額特別巨大的合同(具體金額可根據(jù)學(xué)校的不同情況自行制定),由合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組會審后,并征詢學(xué)校法律顧問的意見,報校務(wù)會進行審批,將校務(wù)會議的審批意見作為簽訂正式合同的依據(jù)。
2.合同簽署權(quán)限的設(shè)定
筆者認為對通過會鑒、會審、校務(wù)會審批通過的合同,由承辦單位憑《合同審批表》送交校辦轉(zhuǎn)呈法人校長簽署,或由法人校長授權(quán)委托相關(guān)負責(zé)人簽署,并由校辦加蓋合同專用章。為了減少合同簽署的時間,簡化合同簽署的過程,提高合同工作效率,筆者認為簽署權(quán)限應(yīng)作相應(yīng)的授權(quán)和下放,不必事無大小都有法人校長親力親為。
(1)金額在5萬元以下(含5萬元)的合同,可由學(xué)校法人授權(quán)由承辦部門、單位負責(zé)人簽署。
(2)金額在5萬元以上、100萬元以下(含100萬元)的合同,可由法人授權(quán)分管業(yè)務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)簽署。
(3)金額在100萬元以上的合同,必須由法人校長親自簽署。
3.合同變更權(quán)限的設(shè)定
合同在執(zhí)行過程中,往往會因為當時考慮不周,或因客觀形勢發(fā)生了變化,雙方在協(xié)商一致的情況下可以對原合同的部分條款進行變更,但必須慎重處理。特別是對方提出的變更請求,必須要慎之又慎,以防止個別單位別有用心,在采取低價中標后,通過不斷變更合同要求從中套取利潤,因此對合同的變更的簽字權(quán)限需加以限定,一般來講變更金額不得超過原合同金額的15%左右,且必須經(jīng)過校合同領(lǐng)導(dǎo)小組會簽或會審,變更金額較大時要經(jīng)過校務(wù)會議研究通過,以防個別人說了算。若變更金額超過原合同金額20%以上時原則上必須重新進行招投標,重新簽訂新的合同。
總之,合同的管理措施和手段即要滿足合同管理的需要,又要方便易行,便于經(jīng)辦人員操作,這樣一方面可以簡化一些工作程序,另一方面可以提高合同的簽訂效率,這是做好合同管理的根本措施。
(四)監(jiān)督體系上要完善到位
合同監(jiān)督體系是一種系統(tǒng)的、全過程的、動態(tài)的跟蹤監(jiān)督管理體系。因此高校要建立和完善合同的財務(wù)監(jiān)督和審計監(jiān)督體系,財務(wù)部門不僅要加強對合同的事前監(jiān)督,既重視對合同簽訂過程的監(jiān)督,同時還要加強對合同的事中、事后監(jiān)督,即合同是否按約定的條款執(zhí)行,執(zhí)行的結(jié)果如何。審計部門要重點審查合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、合理性、嚴密性、可行性,審查其條款和內(nèi)容是否完備、意思表達是否嚴謹清楚、措詞有無模棱兩可、前后有無沖突矛盾。如當事人的名稱和住所、合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、收款或付款的具體時間方式、質(zhì)保金收取與退付、尾款的支付、免費維保的期限,質(zhì)保期后維保、升級收費標準、解決爭議的方法等都是否在合同中具體載明清楚,合同實施過程中的變更、調(diào)整、補充等程序和依據(jù)是否合理充分,合同變更、調(diào)整、補充金額是否超出規(guī)定的標準等。同時建立合同的責(zé)任追究制度,對經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來不簽訂合同,或先斬后奏,事先簽訂合同,再進行會簽、會審的行為,要根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任制的管理要求追究其責(zé)任,這是做好合同管理工作的內(nèi)控機制。
(五)資料保管上要及時完整
高校要建立和完善合同檔案管理制度。學(xué)校財務(wù)要安排專人對合同的檔案進行整理、加工,將合同會簽、會審過程中提出的修改意見、每一份合同包括合同正本、副本及與之有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及相關(guān)單證等附件,合同文本的簽收記錄,合同分批履行的情況記錄,變更、解除合同的協(xié)議(包括文書、電傳等),均應(yīng)妥善保管,按照學(xué)校經(jīng)濟合同的類別,全部登記造冊,建立合同登記臺賬,分類進行整理編號,并注明學(xué)校收款或付款會計憑證號。同時按合同檔案的內(nèi)容、時間、檔案價值等方面,確定各類合同檔案的保管期限,編制成表,對確因工作需要調(diào)閱合同檔案,須填寫“合同檔案查閱單”,經(jīng)相關(guān)負責(zé)人簽批后方能查閱,建立合同資料年度歸檔制度,對當年形成的合同文本及附件、合同臺賬、合同糾紛處理等資料等及時整理歸檔,為以后各方查閱使用提供方便。
總之,高校的合同管理涉及學(xué)校管理工作的方方面面,決不能單純依靠一個部門或幾個部門就能把該項工作做好,必須全校上下統(tǒng)一認識,領(lǐng)導(dǎo)高度重視,部門共同努力,形成齊抓共管的良好的工作局面。只有這樣,高校才可以在激烈的市場競爭中,提高自身參與經(jīng)濟社會生活的能力和水平。
【參考文獻】
中圖分類號:G647 文獻標識碼:A 文章編號:1671－380X(2016)01－0032－05
一、高校維修工程項目
(一)概念
高校維修工程是高校校園公共服務(wù)的一部分，是指高校用于教學(xué)科研及師生生活的建筑、設(shè)施、公共空間、設(shè)備，由于自然或人為原因造成損壞、安全性下降或功能缺失等問題或不足時，以修理、加固、功能恢復(fù)、改造和補償?shù)葹槭┕?nèi)容的項目。［1］(P18)
(二)特征
1.維修施工時間相對集中。因為高校教學(xué)時間安排的緣故，大多維修工程主要在寒暑假期間的兩三個月內(nèi)進行施工，因此在假期來臨前，必然要進行維修工程項目的前期準備工作，如維修項目的審批、招標、合同簽訂、施工進度安排，人員安排等，以保證維修工程在假期里順利的開展及完成。2.維修具有經(jīng)常性。就建筑來說，雖然我國對建筑主體的規(guī)定使用年限一般在五十年以上，但對于易損部位的修繕須經(jīng)常進行，如水電設(shè)備，損耗速度非?？?，建筑內(nèi)補破損需要修補，同時隨著學(xué)校的發(fā)展而新增的實訓(xùn)室或?qū)嶒炇医?jīng)常需要改造，綠化提升改造項目時有進行，因而高校維修工程項目具有經(jīng)常性。3.維修工程項目領(lǐng)域廣數(shù)量多。高校維修工程項目涵蓋的范圍廣，一般來說，高校辦學(xué)時間都較長，建筑面積廣，教學(xué)科研生活設(shè)備多，建筑類型多種多樣，如教學(xué)樓、食堂、學(xué)生公寓、實驗室、學(xué)生活動中心等，因此維修項目也眾多，涉及水電、裝修裝飾、綠化，改造等諸多項目，由于維修工程涵蓋的領(lǐng)域廣泛，數(shù)目眾多，在施工時，必然要按照各項目的緊急程度來安排施工次序，以保證工程的順利進行。
二、維修工程項目合同
(一)合同類型以及其適用范圍
合同是平等主體的公民、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。［2］(P95)高校維修工程合同主要指以高校自身作為一方當事人，針對實現(xiàn)高校自身的維修工程，與中標單位或施工單位簽訂的一系列合同?！吨腥A人民共和國合同法》中根據(jù)合同內(nèi)容不同共分為15個分則，維修工程合同屬于其中的建設(shè)工程合同，依照計算價格方法的差異，工程合同常用分類如下。1.總價合同?？們r合同分為固定總價合同和可調(diào)值總價合同兩種形式。［3］(1)固定總價合同是指根據(jù)投標時雙方同意的價格由乙方進行一次性承包到位，穩(wěn)定不變，不再受外界條件、工程量增減的影響?？⒐ず螅追街Ц逗贤?guī)定的所有工程款，不論實際成本的多少。在此類合同中，承包方擔負所有的風(fēng)險，所以，一般而言，總體報價相對較高。主要適用于下列情形當中:一是預(yù)計在工程具體實施過程中，受外界條件影響較小、項目建設(shè)條件比較平穩(wěn)的工作量較小、期限較短的工程;二是工程結(jié)構(gòu)較簡單，對技術(shù)的要求不高，所承擔的風(fēng)險較小;三是合同雙方所獲得的權(quán)利和應(yīng)該履行的職責(zé)十分清楚，條款完備。(2)可調(diào)值總價合同。其主要適用以下情形，一是工期較長;二是市場上價格因素對總體造價影響。2.單價合同。單價合同是指承包商按工程量報價單內(nèi)分項工作內(nèi)容填報單價，以實際完成工程量乘以所報單價計算工程款的合同。［4］單價合同一般多適用于施工技術(shù)要求高、建設(shè)過程變化影響因素多、工程期限較長的、規(guī)模較大的項目，或者設(shè)計尚未完善，業(yè)主為縮短建設(shè)周期，立即進行招標的工程項目。3.成本加酬金合同。顧名思義，此類合同將實際的工程費用一分為二，其一是直接成本費;另一個則是完成該工程項目的乙方即施工方應(yīng)獲得的報酬，以比例的形式規(guī)定酬金。該工程的適用范圍:一是在時效上要求非常高，必須馬上進行而沒有時間編制詳細計劃的工程，如緊急突發(fā)工程等;二是新型的工程項目，涉及新型技術(shù)的應(yīng)用;三是風(fēng)險特別大的項目。
(二)合同范本
隨著工程管理的規(guī)范發(fā)展，合同范本為滿足實際需要也必然不斷完善，其中最具有代表性的是建筑工程施工合同1999版(GF—1999—0201)和2013版(GF—2013—0201)。合同范本分為協(xié)議書、通用和專用條款以及附件四部分。合同范本為建筑工程領(lǐng)域規(guī)范合同文本。與1999版相比，2013版格式合同更加的完備具體:其一增加了八項制度，如雙向擔保、缺陷責(zé)任期等制度，對工程的調(diào)價、賠償、保險等全方面作了規(guī)定;其二對結(jié)構(gòu)進行了調(diào)整，體系完善，權(quán)責(zé)明確;其三完善了價格類型;最后加強了引導(dǎo)，權(quán)益平衡。不管在法律的適應(yīng)性和市場需求的滿足上，都有了極大的提高，合同內(nèi)容更加詳細嚴謹，對1999版合同范本在實行過程中發(fā)現(xiàn)的不足予以彌補，使其更為符合建筑領(lǐng)域行業(yè)的實際情況，也為建立完善有序的市場秩序做出了貢獻。除此之外，在維修工程領(lǐng)域，還有其他合同文本，如安徽省工商行政管理局和安徽省建設(shè)廳制定的《安徽省小型建筑安裝工程承包合同》(WF21－2001－12)。
三、高校維修工程項目合同管理的主要內(nèi)容
合同管理，是一個動態(tài)的管理過程，其貫穿于項目管理的始終，主要包括合同的訂立、履約、變更、爭議等方面管理內(nèi)容。
(一)經(jīng)濟合同訂立處理流程
學(xué)校維修工程經(jīng)濟合同的訂立必須經(jīng)過相關(guān)部門的一系列審批程序?qū)徍送ㄟ^后才能夠訂立，具體流程如圖1所示:以SZ學(xué)院具體的維修工程項目———SZ學(xué)院東校區(qū)電力線路改造等項目為例，該合同承包方為中國能源建設(shè)集團安徽電力建設(shè)第一工程公司，經(jīng)過國資、財務(wù)、監(jiān)審、后勤管理處等部門會簽并提出意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)進行審批，經(jīng)法人代表授權(quán)后進行簽訂。經(jīng)濟合同的訂立，是一個十分嚴謹?shù)倪^程，必須認真對待，仔細研究分析合同的相關(guān)條款，避免出現(xiàn)漏洞，引起合同糾紛，造成不必要的損失。
(二)履約管理
1.履約管理的定義。在工程合同簽訂完成后，不代表合同管理工作的結(jié)束，恰恰相反，而是進入到關(guān)鍵的履約管理階段，只有經(jīng)過這一過程，才能更好地達成工程項目的目標。合同履約，是整個交易環(huán)節(jié)的核心，是合同雙方依據(jù)合同條款履行應(yīng)當承擔的責(zé)任獲取相應(yīng)權(quán)利的手段。合同履約管理就是為了順利實現(xiàn)合同交易目的，對合同履約階段的工作進行計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等一系列活動的總稱。［5］2.履約管理的合同控制。合同控制是指雙方通過對整個合同實施過程的監(jiān)督、檢查、對比、引導(dǎo)和糾正來實現(xiàn)合同管理目標的一系列管理活動。［6］(P39)在實際過程中，合同雙方都會通過一些措施來保證履約管理的順利進行，以保證各自的權(quán)益，具體措施如下:仔細地研究合同內(nèi)容，提前制定詳細計劃，實時的跟蹤準備工作和完成情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。加強各部門間相互的協(xié)調(diào)與配合。在合同履約管理的過程中，要注意廣泛地收集各方面相關(guān)的資料信息，如施工進度、市場上各種材料的價格、工程量完成情況、主材質(zhì)量、工程質(zhì)量控制等。
(三)變更管理
從一般情況上說，變更指的是合同文本的內(nèi)容發(fā)生增減或者其他的變化。導(dǎo)致變更的原因很多，如進度的變化、工程量的增減。變更類型主要為:設(shè)計變更、工程量變更、工程內(nèi)容變更、施工工藝變更等情況。所有的工程項目在變更管理中，不管是工程內(nèi)容還是工程量條款的變更影響因素主要為費用問題，要加強造價控制，雙方在合同中應(yīng)就變更相關(guān)事宜提前做出明確說明。
(四)爭議管理
所謂的爭議就是指合同糾紛，是指合同從開始生效到結(jié)束全過程中，因為某一動作而產(chǎn)生的爭論。1.爭議產(chǎn)生的原因。(1)主觀成因。合同的訂立雙方對于合同的履行產(chǎn)生了一些理解上的偏差。(2)客觀成因。在履行過程中，遇到外界環(huán)境因素的影響，所造成的損失，由誰承擔存在爭議。2.爭議的解決方式。(1)協(xié)商。在2013版格式合同中闡述為和解，即雙方在和平友善的基礎(chǔ)上，經(jīng)過協(xié)調(diào)商量解決爭議。(2)調(diào)解。如果經(jīng)協(xié)商無法解決問題，則需要向有關(guān)部門申請調(diào)解。如法庭等機構(gòu)。(3)爭議評審。雙方主體可以利用合同條款中規(guī)定的內(nèi)容通過爭議評審來解決。(4)仲裁或訴訟。雙方主體無法進行協(xié)商，并且調(diào)解沒有效果的，可以根據(jù)仲裁條款或者相互約定的協(xié)議向相關(guān)部門提出仲裁申請，反之，可以向法院等機關(guān)尋求司法解決。
四、合同管理存在的問題與解決對策
(一)維修工程合同管理存在的問題
合同及其管理關(guān)系著高校維修工程能否順利地進行，因而必須加強對其重視程度。在工程項目建設(shè)的過程中，如不重視合同管理或合同管理水平不高將影響維修工程項目管理規(guī)范性。存在問題主要如下:1.相關(guān)的法律法規(guī)及合同管理制度不健全。1981年頒布《中華人民共和國經(jīng)濟合同法》，到1999年廢止，頒布《合同法》，對規(guī)范建設(shè)工程合同管理工作起了一定的作用。［7］對于現(xiàn)在的建筑工程行業(yè)領(lǐng)域而言，對涉及利用合同進行違法犯罪行為除在《中華人民共和國刑法》有所規(guī)定之外，其他相關(guān)法律監(jiān)督市場和合同違法行為界定存在一定程度缺失。同時，很多單位都沒有形成一個系統(tǒng)的完善的合同管理過程，合同的訂立、履行、中止、變更、終止等程序不太規(guī)范科學(xué)。2.缺乏專業(yè)性人才，合同意識淡薄，重訂立而輕執(zhí)行。合同管理本身就要求主導(dǎo)者擁有專業(yè)的技術(shù)基礎(chǔ)，還必須了解相關(guān)的法律法規(guī)以及具備統(tǒng)籌全局的能力，很多單位是相關(guān)職能部門人員而不是專業(yè)人員對合同進行管理。不僅如此，部分管理人員合同意識淡薄，把合同僅視為一道程序，一經(jīng)訂立后，就束之高閣，未進行合同交底，對后期的履約管理缺乏重視。3.合同文本存在缺陷，內(nèi)容不夠嚴謹，文檔整理歸檔不及時。部分單位的維修工程合同文本沒有使用規(guī)范文本，部分合同存在缺陷，如文字不嚴謹，條款不完整，職責(zé)不明確，對違約行為、變更等沒有行之有效的規(guī)定，除此之外，還存在合同文本本身用語不當、用詞矛盾和錯誤等不嚴謹行為。同時對于簽訂后的合同不重視，未能及時的整理歸檔。
(二)高校維修工程合同管理流程中注意事項
高校維修工程合同在管理層面還存在一些需要完善和解決的問題，按照合同管理的流程來說，主要在以下方面須加以注意:首先，在合同立項前做好立項篩查，多方論證，簽訂規(guī)范合理完整合同。其次，在合同履行過程中注重合同的約束性，強調(diào)每個合同環(huán)節(jié)的法律責(zé)任的落實。再次，在合同履行時如遇到問題，要按合同約定進行處理，如有未涉及事宜，注意事后的補救，注重對合同管理流程中的法律風(fēng)險控制，提高合同索賠意識。最后，合同履行完畢后要注意合同檔案的完備，及時把合同、相關(guān)圖紙、招標文件、工程量清單、投標文件等資料完整歸檔到高校檔案專門管理單位。
(三)加強維修工程合同管理的措施
1.完善管理體系與制度，加強合同管理建設(shè)。合同管理的核心在于相關(guān)法律，建議對現(xiàn)有合同管理法律法規(guī)予以完善，建設(shè)更為完善合理的合同管理體系與制度。高校維修工程管理部門在合同的訂立、履約、變更等環(huán)節(jié)要加以重視，與此同時，合同資料的管理歸檔，以及相關(guān)的監(jiān)督工作都必須加強力度。合同管理要貫穿維修工程的始終，加強控制，保證項目的良好有序進行，提升維修工程項目的管理水平。同時，有效地避免索賠和糾紛帶來的損失，降低成本，維護權(quán)益。2.強化合同的權(quán)威性，提升人員素質(zhì)。合同一經(jīng)訂立就具有嚴肅性和權(quán)威性，是維修工程施工、管理、質(zhì)量保修的重要依據(jù)。因此高校維修管理部門要根據(jù)高校實際情況制定相應(yīng)的經(jīng)濟合同相關(guān)規(guī)章制度，合同簽訂時要嚴格按程序進行會簽、審批。維修管理部門工作人員必須在思想上高度重視，提高專業(yè)素質(zhì)，加強合同法律意識、合同管理意識，按合同進行管理。同時合同管理及執(zhí)行離不開承包方項目經(jīng)理的參與，要加強對承包方重要崗位人員約束和要求，使其嚴格履行合同，參與到合同管理全過程，建立合同實施保證體系，從而更好的推進維修工程建設(shè)。3.應(yīng)用規(guī)范化合同文本，簽訂符合高校特色的合同條款。為了管理的規(guī)范性及對合同雙方的約束力，建議高校選用格式化合同文本。由于維修工程項目的多樣性，所選取的合同類型也不盡相同，在合同專用條款中簽訂符合自身特色的維修工程合同條款，如SZ學(xué)院一直注重實事求是，根據(jù)高校自身情況，應(yīng)用符合高校特色的合同文本。如金額較小的選用小型建筑安裝工程承包合同文本，金額較大的選用2013版建筑工程施工合同文本，對于期限較長、成本較大的維修工程項目簽訂固定總價或者可調(diào)總價合同。如SZ學(xué)院工科樓報告廳裝修工程，合同采用可調(diào)總價合同。SZ學(xué)院東校區(qū)電力線路改造等項目，采用固定總價合同，簽訂的是2013版建筑工程施工合同，在專用條款中，合同對工期延誤、質(zhì)量保證等各種違約責(zé)任做了詳細的規(guī)定，嚴格按照規(guī)范進行全方位規(guī)定，內(nèi)容完備，各方責(zé)任規(guī)定明確，對索賠和變更管理同樣進行了相關(guān)約定。4.對合同資料整理歸檔，加強訊息溝通。合同文本及相關(guān)文件材料都屬于法律文件，及時整理歸檔到高校檔案管理部門，做好合同的歸檔和存檔工作，有利于項目的完整及查驗，工程項目還會涉及到質(zhì)量保修，如項目竣工驗收后在質(zhì)保期內(nèi)遇到此類問題要依據(jù)合同來解決問題。與此同時，加強項目合同管理，必須加大合同管理共享力度，加強各部門間訊息的交流溝通，采取及時有效的管理手段，以進一步提高項目合同管理水平。合同管理是工程項目管理的重要內(nèi)容，在整個項目的進程中其均有所涉及，因此要強化合同地位的重要性，合同簽訂前要嚴把關(guān)、多協(xié)商，合同簽訂時要規(guī)范、按程序辦理，合同簽訂后要強調(diào)合同的權(quán)威性，嚴格按合同條款進行合同管理，合同要及時歸檔，從而推進維修工程規(guī)范化管理。
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中圖分類號：TU723.1 文獻標識碼：A 文章編號：
一、在新的發(fā)展機遇下，高?；ǔ尸F(xiàn)的特點
1.在基建工作中，資金的籌措是第一大困難和遇到的首要問題。施工項目和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)需要投入大量的資金，除了政府和相關(guān)部門給予部分建設(shè)資金的幫助外，高校自己將要承擔大部分建設(shè)資金所帶來的壓力。高校的建設(shè)已經(jīng)由以前的計劃投資時代跨越到高校自我融資的新時期了，國家只會給予一部分資金的支持。
2.當前我國國有資金的審批和監(jiān)控力度逐漸加大。在高校建設(shè)這一方面，根據(jù)《招標投標法》和國家計委《工程建設(shè)項目招標范圍和規(guī)模標準規(guī)定》的規(guī)定，施工單項合同估算價在200萬元人民幣以上的項目就必須實行招標，而且整個流程要有相關(guān)資質(zhì)的招標公司執(zhí)行操作，合同的簽訂和招標文件必須由招投標管理辦公室進行審核，同時除開設(shè)備采購的所有項目要經(jīng)過審計外，少于200萬元的項目，也要根據(jù)項目規(guī)模的大小及各高校情況，議標或分級招標確立中標單位。
3.合同的審批時間和結(jié)算審計時間較長。合同的審批需要基建部門、審計、財務(wù)、項目負責(zé)人等有關(guān)部門同時提出有關(guān)意見并作出相應(yīng)的修改。在實際工作中，如果合同簽訂不夠細致或者因為工程量的變化，在結(jié)算過程中，需要經(jīng)過雙方對實際工程量的相互認定也會延長結(jié)算時間，這樣會導(dǎo)致工程款不會得到及時的撥付，大多數(shù)時候都需要中標單位進行墊資，以此方式來完成此項工程。
二、高?；ê贤诠芾碇谐霈F(xiàn)的問題
1.包死合同或先施工，后簽合同的方式帶來的一系列風(fēng)險
包死合同相當于在建設(shè)項目投資上，可以對投資的總造價做到心里有底。可是，包死合同處在經(jīng)濟環(huán)境變化很大的情況下，也許就會得到相反的效果。尤其在近幾年消費物價指數(shù)不斷上漲的情況下，很多單位為了達到中標的目的，勢必要將價格壓到最低，當中標后，只要簽訂包死合同，一旦遇到原材料的價格不斷上漲的局面，標的價格就難以支撐這項工程，施工單位很可能降低工程質(zhì)量施工甚至可能引起毀約、停工難以收拾的局面，使得施工方不得不承擔責(zé)任，建設(shè)方的工期延長這樣的互不利好的后果。同樣，先施工，后簽合同的風(fēng)險一樣不小。比如，外墻粉刷的這類工程，多數(shù)時候都在暑假期間開工，而同期招標的項目較多，合同審計的速度就會異常慢。與此同時，施工方已經(jīng)按照中標的方案開始施工，施工過程中，如果出現(xiàn)施工工人不小心將墻體損害等問題時，即便問題最終能夠得到解決，但這樣的糾紛在這樣的期間，建設(shè)方是沒有任何文字約定或紙質(zhì)合同來制約施工單位的。
2.高校合同的審核缺乏具備專業(yè)知識的人才
當前，大多數(shù)高校的施工合同基本由施工方提供樣本，由高校建設(shè)部門修改、簽訂、施行或者應(yīng)用標準合同文件。一般而言，高校制定或?qū)徲嫼贤墓ぷ魅藛T如果不熟悉工程造價管理業(yè)務(wù)，沒有明確具體的工程業(yè)務(wù)條款，很有可能給學(xué)校帶來重大的損失。還有部分高?；ê贤^分散，沒有歸檔，在履約過程中控制監(jiān)督不力，履約完畢后沒有進行總結(jié)和評估，管理松散、粗放。如今，高校合同的訂立還是采取了手工作業(yè)的方式，存儲加工、管理信息的采集和維護手段比較落后，項目管理流程沒有再造和優(yōu)化，使其合同管理的水平太低。
3.施工合同在簽訂時某些條款具有不確定性
不確定性合同條款有：工期長短和開工時間不確定，無法追究施工方的違約責(zé)任；中標價和合同價、合同簽訂單位和中標單位不一致，違反招投標原則。合同上對于通用條款和專用條款的解釋順序有顛倒，很多將通用條款置前；而將專用條款放在后面;對工期延誤、環(huán)保、項目經(jīng)理、治安、安全責(zé)任、項目驗收質(zhì)量要求、管理問題的責(zé)任及民工工資及時發(fā)放的問題等處罰標準不明確，要求不一；對于工程款的結(jié)算條款不具體、不明確；此處不一一列舉條款的不確定性，總之這些問題會給高校帶來風(fēng)險以及大額資金的損失，同時也會帶來糾紛和矛盾。
4.“私下合同”、“口頭協(xié)議”屢禁不止。
在具體的工程實施過程中，有些高校和承包商達成口頭協(xié)議和私下合同的默契,相對于正式正規(guī)的合同而言，這樣會導(dǎo)致承包商偷工減料、材料和設(shè)備的替換等。在快完工時卻通過改簽正式合同的伎倆來逃避檢查，這種流于形式的合同根本不能對承包商起到約束作用。
5.合同在履約階段存在的問題
（1）應(yīng)該變更的合同卻未變更。不少的合同負責(zé)人缺失及時變更合同的意識，最終導(dǎo)致了損失的發(fā)生。合同變更的主要內(nèi)容包括合同主體和合同內(nèi)容的變更這兩種情形。其主要的目的是為了更好的履行合同內(nèi)容或者達到一定的目的而實行對合同的變更；（2）沒有將需要發(fā)出的會議紀要或書函發(fā)出。在合同履約的過程中，將必要的書函適時的發(fā)出是對合同進行動態(tài)管理和促使履約的一種必要手段；（3）分包原因。如果錯選分包商，可能就會發(fā)生違約的情況，工期延長或使工程不了了之；（4）監(jiān)理工程師造就的隱患。在合同履約的過程中，如果監(jiān)理工程師工作能力堪憂，無法及時的解決問題或者發(fā)生指向性錯誤，決策性失誤，就很可能導(dǎo)致工程進度減緩或經(jīng)濟損失。
三、高?；ê贤墓芾韺Σ?/p>
1.基本原則。（1）平等自愿原則。合同的當事人在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，根據(jù)自愿簽立合同，有選擇合同對象、條款內(nèi)容、簽訂時間和依法變更、解除合同的權(quán)利。（2）合法原則。合同的當事人要合法的簽立、履行合同，同時合同內(nèi)容和形式也要符合法律法規(guī)的規(guī)定，不能損害社會公共利益，妨害社會經(jīng)濟秩序；（3）公平原則。合同雙方要秉承公平原則確立各自的權(quán)利和義務(wù)，按照公平的理念履行合同的一系列程序和規(guī)定；（4）誠實守信原則。實事求是的表達簽訂合同的要求、條件及履行能力，不留余地的表達自己的意愿，不可隱瞞，不可欺詐，要顧及對方的實際困難和權(quán)益，善意確立雙方權(quán)利和義務(wù)。
2.提高管理人員的素質(zhì)。首先要正確地選擇管理人員并組織他們學(xué)習(xí)，強化管理能力；然后要建立崗位責(zé)任制，明確權(quán)利責(zé)三者的關(guān)系和重要性，適時給予管理者獎勵。
3.簽立完善的合同并使用示范文本。國家工商局及建設(shè)部公布的一系列全面、嚴謹、準確的合同示范文本，具備很強的操作性，能更加明確雙方的權(quán)責(zé)關(guān)系，能在選擇合同文本上體現(xiàn)公平誠意原則。
4.建立健全管理體系。要規(guī)范對基建合同的管理體系，實行集中管理、統(tǒng)一存檔，應(yīng)用現(xiàn)代化手段對合同信息采集和存儲提供新的手段和方法，提高合同的管理水平，優(yōu)化管理流程，提升管理效率，強化管理力度。
5.提高規(guī)避風(fēng)險的能力。加強對施工單位的資質(zhì)管理和工程建設(shè)的招標管理，建立與工程量清單相配套的合同管理制度。重視合同談判，防止不必要的合同風(fēng)險，在工程實踐中積累經(jīng)驗，提高規(guī)避風(fēng)險的能力。加強合同索賠管理工作，強化索賠意識，提高應(yīng)對索賠的能力。
四、結(jié)束語
高校只有加強對基建合同的管理，才能保證高效基建的順利進行。在管理中，創(chuàng)新合同管理模式，提高效率，必要時可引入FIDIC合同條款管理機制，增強責(zé)任人對非常規(guī)履行情況的處理技能，增強責(zé)任人對違約現(xiàn)象的識別能力，掌握違約處理操作技能，不斷提高合同管理水平，保障基本建設(shè)工作持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。
參考文獻：
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1.1工程合同管理體系的建立與完善
作為市場經(jīng)濟發(fā)展的必然產(chǎn)物，工程合同管理體系的建立與完善，是對市場秩序進行維護及對相關(guān)單位經(jīng)濟利益進行充分保護的主要手段。在工程合同管理與控制中，應(yīng)有效與高?；üこ痰膶嶋H情況相結(jié)合，在確保制度完善的前提下，規(guī)范施工流程，為高?；üこ淌聵I(yè)的發(fā)展提供可靠的保障。合同形式是指與當事人表達意識相同的外在表現(xiàn)形式。書面形式、口頭形式與其他形式是合同的主要形式類型。書面形式的內(nèi)容包括合同書、信件、數(shù)據(jù)電文等。口頭形式的內(nèi)容主要以口頭語言的形式出現(xiàn)。公正、審批及登記等都屬于其他形式。
1.2工程合同管理體系建立的意義
高?；窘ㄔO(shè)中工程項目價格、工期及質(zhì)量等都需要通過合同進行確定，對合同雙方的權(quán)責(zé)利三方關(guān)系有著明確的規(guī)定。因此必須重視工程建設(shè)和合同管理，有效控制工程整體造價。合同管理貫穿于整個高?；窘ㄔO(shè)的過程，為達到施工建設(shè)的預(yù)期目標，必需將合同管理落實到高校基本建設(shè)的整個過程及各個階段，確保合同管理與其他管理內(nèi)容緊密聯(lián)系，一起為工程項目管理系統(tǒng)的構(gòu)建提供可靠的保障。合同分析、資料、時間、實施控制及索賠管理等都是合同管理的主要內(nèi)容，只有將各項內(nèi)容充分結(jié)合，才能實現(xiàn)高?；ǖ纳鐣б媾c經(jīng)濟效益。
2高?；窘ㄔO(shè)過程中合同管理存在的問題
作為社會經(jīng)濟發(fā)展與市場競爭力提升的重要保障，工程造價管理水平的提升對高?；ㄊ聵I(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。目前工程合理管理已經(jīng)成為高校基建施工單位迅速發(fā)展及競爭力提升的主要因素，同時對施工單位經(jīng)濟效益提升起到關(guān)鍵性作用。合同管理的重要性與艱巨性由工程建設(shè)的復(fù)雜性所決定。因多方面因素的制約，高?；窘ㄔO(shè)過程中合同管理存在滯后的現(xiàn)象，如合同法律意識較低、合同管理體系不完善及缺乏專業(yè)合同管理人員等都是高?；窘ㄔO(shè)過程中存在的合同管理問題。
2.1合同法律意識較低
合同成立的重要條件就是合同當事人主體的合理性，也就是說合同當事人必須具有一定的民事權(quán)利能力與民事行為能力，高?；ü芾聿块T的合同主體不明確，為此必須對其項目法人與法人委托等有關(guān)規(guī)定加以完善。為規(guī)范建筑市場的合同管理，國家工商局與建設(shè)部制定了《建筑工程施工合同示范文本》，對雙方責(zé)任、權(quán)利及義務(wù)進行了明確地規(guī)定。但大多數(shù)高?；ㄟ^程中，不選用標準合同文本簽訂合同，簽約時選用的文本一般為自制，具有不規(guī)范性當文本條件較為籠統(tǒng)、含糊，將導(dǎo)致合同條款存在諸多漏洞，這種合同無法對施工建設(shè)各個階段起到制約作用。
2.2合同管理體系不完善
合同風(fēng)險規(guī)避與風(fēng)險轉(zhuǎn)移意識較低，對合同保險、擔保及索賠不重視，或缺少相關(guān)條款等都會加大高?；ㄊ┕ぶ械娘L(fēng)險系數(shù)。因?qū)W期學(xué)年制的特性，各大高校極為重視建設(shè)工期，對合同管理制度的執(zhí)行則極為忽視，這種情況的大量出現(xiàn)，導(dǎo)致合同管理體系不完善等問題的產(chǎn)生。歸檔管理、分級管理及授權(quán)管理機制在合同管理中的不健全，加大了合同管理的難度。
2.3專業(yè)合同管理人員的缺乏
工程建設(shè)涉及較多內(nèi)容，其專業(yè)面極為廣泛。在合同管理中要求工作人員必須具備較高的專業(yè)知識技能，與相關(guān)的造價管理知識等。但現(xiàn)階段，高校基建施工中存在專業(yè)合同管理人員缺乏等問題，在設(shè)計變更、合同變更等方面無法做到得心應(yīng)手。
3高?；窘ㄔO(shè)過程中合同管理水平的提升
在高?；窘ㄔO(shè)過程中合同管理與控制是其核心內(nèi)容，為確保工程建設(shè)的正常運行，必須進行以合同管理為核心的項目管理體系的建立，通過提升合同管理水平，可以對高校基本建設(shè)中的工程造價進行有效控制，更是確?；椖抗こ陶w質(zhì)量的重要保障。
3.1加強合同法律意識
在高校基礎(chǔ)建設(shè)工程合同簽訂時，合同雙方應(yīng)認真審查合同的合法性與嚴密性，確保合同文本簽訂時具有全面性、準確性等特點。在法律意識強化的過程中，應(yīng)對合同糾紛產(chǎn)生的因素進行有效控制，在最低范圍內(nèi)控制合同糾紛率，確保全面履行合同相關(guān)條款。為實現(xiàn)市場經(jīng)濟秩序的有序性，相關(guān)部門必須合同管理加以重視。在正常履行合同過程中，嚴禁在資金不到位的情況下，進行招標工作，避免施工許可證在沒有備案與審查施工合同的情況下發(fā)放，必需做到有法可依。
3.2完善合同管理體制
高?；窘ㄔO(shè)工程中，通過合同管理模式的建立，可以對合同管理體制進行有效完善，也是合同管理水平提升的重要方式。工程建設(shè)中施工雙方應(yīng)對合同管理機構(gòu)的設(shè)置及合同歸檔管理工作加以重視，在簽訂、審查及履行合同中，必需嚴格遵循相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)相關(guān)建設(shè)程序，達到合同管理行為規(guī)范的目的。作為市場經(jīng)濟發(fā)展的必然產(chǎn)物，工程擔保的推行及工程保險制度的建立，是對市場秩序進行維護及對相關(guān)單位經(jīng)濟利益進行充分保護的主要手段。在工程擔保與工程保險制度推行中，應(yīng)有效與我國高校建設(shè)工程的實際情況相結(jié)合，在確保制度完善的前提下，進行擔保制度的運用。3.3提高合同管理人員素質(zhì)在強化高?；窘ㄔO(shè)工程合同管理隊伍建設(shè)中，應(yīng)加大培養(yǎng)合同管理人才。目前高?；窘ㄔO(shè)工程合同管理人員素質(zhì)的提升可以從以下幾點入手：首先，合同管理人員由優(yōu)秀人才擔任；其次，組織加強學(xué)習(xí)；最后，崗位責(zé)任制的建立，特殊情況下，應(yīng)遵循持證上崗制度，進行合同管理人員的選擇。
隨著國家科教興國戰(zhàn)略的實施，我國高校近幾年來迎來了前所未有的發(fā)展，校園規(guī)劃與建設(shè)成為社會建筑行業(yè)關(guān)注的熱點區(qū)域，高?；窘ㄔO(shè)工作者遇到了很多問題，其中建設(shè)工程合同管理問題顯得尤為突出，高校也出現(xiàn)了因合同制訂不明而產(chǎn)生的法律糾紛，因此對高校建筑工程合同管理中存在的問題進行深入的分析并尋找相應(yīng)的解決對策是十分有意義。
1、高校建設(shè)工程合同管理現(xiàn)狀及存在問題
從目前高校工程建設(shè)合同管理的現(xiàn)狀看，合同管理的重要作用未受到重視，管理的技術(shù)含量相對較低，雖然學(xué)校也出臺了一些管理文件來規(guī)范合同的管理，但實際執(zhí)行并不盡人意。合同的簽訂階段和實施階段均無規(guī)范的管理模式，沒有專業(yè)技術(shù)人員管理合同，或缺乏對合同管理人員的培訓(xùn)。
1.1 合同條款不規(guī)范，合同變更隨意性大
許多高校建設(shè)項目對招標條件和目的不夠重視，只是為了滿足招標投標的過程要求而走形式，主要目的就是為了選擇施工企業(yè)而忽視了經(jīng)濟合同的簽訂。
合同價中暫定價過多，合同造價閉合不嚴，人為地留下價格調(diào)整空間。而且無相應(yīng)的施工變更簽證管理規(guī)定，簽證管理松散隨意性大。
1.2 合同簽訂不嚴謹
在高校工程建設(shè)中，承發(fā)包雙方普遍對合同不夠重視，在簽訂合同時根本就沒有考慮到把合同作為解決糾紛的依據(jù)，在這種情況下簽訂的合同就缺乏可操作性與完備性。例如：對于工期較長的工程，在施工期間一些材料價格發(fā)生較大波動時，調(diào)整方法沒有約定：在施工期間，一些材料特別是大宗主要材料市場價格超過(降低)了雙方約定的價格，雖然寫明了可以調(diào)整，但沒有寫明調(diào)整的幅度范圍。對于工程施工合同中明確了的需要發(fā)包方認質(zhì)認價的材料，由于某種原因，承包方?jīng)]有及時找發(fā)包方聯(lián)系，對材料進行認質(zhì)認價，使得承包方單獨采購的材料價格發(fā)包方不予以確認，造成了雙方在結(jié)算時的爭議糾紛。
1.3 缺少規(guī)范的合同文本
合同的核心是標的價款，而施工合同的價款不同其他合同價款，因為在施工過程中修改、調(diào)整、補充隨時可能發(fā)生，許多款項是不可預(yù)見的。雖然建設(shè)部和國家工商總局制定了《建設(shè)工程施工合同》(示范文本)，但是，合同示范文本在經(jīng)濟合同的核心部分工程造價的約定和調(diào)整，存在許多不足。特別是目前尚無統(tǒng)一的分包合同示范文本?？偝邪膛c專業(yè)分包商之間及各分包商之間經(jīng)常因合同界面不清，責(zé)、權(quán)、利不明確而相互推諉，影響建設(shè)的順利進行。
1.4 缺乏專業(yè)的合同管理人才
高校工程建設(shè)項目具有間斷性，學(xué)校對工程建設(shè)管理人員的素質(zhì)要求不高，很少培養(yǎng)和配備專業(yè)的技術(shù)管理人員。一旦進行工程建設(shè)，職能部門只能調(diào)配工作人員進行管理。大部分學(xué)校將合同管理簡單地視為一種事物性工作，甚至直接指定由一般辦公人員管理合同，一旦發(fā)生糾紛，就會缺少必要的法律支持。
2、高校建設(shè)工程合同管理的對策
2.1 要樹立基建管理中的一切行為均以合同作為唯一依據(jù)的意識，合同運用于項目管理的各個方面，以合同、經(jīng)濟手段管理和實施管理。合同當事人雙方必須共同按計劃履行合同，實現(xiàn)合同所要達到的各類預(yù)定目標。對于合同的變更，合同的執(zhí)行矛盾等其他內(nèi)容，應(yīng)認真按《合同法》《建筑法》《招標投標法》等相關(guān)法律法規(guī)履行。
2.2 要根據(jù)具體工程的情況和現(xiàn)實的社會經(jīng)濟環(huán)境條件，強化合同準備工作，堅持以施工圖進行工程招標，最大限度地避免和減少工程實施過程中的不確定因素和隨意性；強化工程招標中的合同意識，努力完備和詳細一切技術(shù)資料和現(xiàn)場環(huán)境條件，使承包單位能夠以最小的風(fēng)險在完全公平的環(huán)境中進行投標競爭；嚴密制定合同文件，合理確定工程合同范圍，事前分析可能存在的不確定事件和風(fēng)險，有針對性的采取保護措施；工程合同價以中標價格為基礎(chǔ)再增加3％作為工程不可預(yù)見費用，充分考慮和保證承包單位的利益，引導(dǎo)承包單位注重技術(shù)方案的競爭，集中力量用于工程的實施，從而保證工程的質(zhì)量和進度。
2.3 要認真對待工程合同索賠的管理。索賠是指合同履行過程中，當事人一方不履行或未正確履行其義務(wù)，而使另一方受到損失，受損失的一方通過一定的合法程序向違約方提出經(jīng)濟或時間的補償要求。針對基本建設(shè)工程的特點，目前的工程索賠主要是承包方向發(fā)包方提出的工期或費用索賠。處理合同索賠要遵循以下原則：索賠必須以法律或合同為依據(jù)；索賠必須建立在損害后果已客觀存在的基礎(chǔ)上；索賠應(yīng)采用明示的方式，不能有任何口頭上的承諾；嚴格按索賠程序操作，說明理由，分析原因，有依有據(jù)，合情合理，同時在時間上應(yīng)有明確的法律概念。
2.4 培養(yǎng)合格的專業(yè)人才，監(jiān)理合同履約監(jiān)督機制和評價體系加強合同管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，培養(yǎng)合格的合同管理人才，提高合同管理的技術(shù)含量，同時加強工程合同相關(guān)法律法規(guī)、工程索賠及各類工程糾紛仲裁和訴訟知識培訓(xùn)，推廣合同管理理念，提高合同管理整體水平。
3、高校工程建設(shè)項目合同管理建議
3.1 從組織上采取措施，實施規(guī)范化、制度化、標準化的合同管理，制定一整套合同管理的有關(guān)工作制度和規(guī)定，對合同管理的組織、合同管理的程序以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、檢查、清理等每一個工作環(huán)節(jié)均作出明確規(guī)定。不管涉及到何種合同，都應(yīng)認真閱讀理解，搞清楚合同當事人雙方的權(quán)利與義務(wù)，盡量采用規(guī)范的合同文本。
3.2 建立起項目合同管理程序，實現(xiàn)全過程、動態(tài)的合同跟蹤管理要重視合同的簽訂管理，強化合同實施過程中的變更、調(diào)整、補充等的管理，保證合同履行的統(tǒng)一性和連續(xù)性。必須重視合同變更處理的程序和依據(jù)，發(fā)生重大變更時，應(yīng)同時進行合同變更；發(fā)生與約定不符的情況時，要及時協(xié)商，簽訂補充協(xié)議，并明確相應(yīng)作廢的條款、協(xié)議，以便對建設(shè)項目合同管理進行動態(tài)控制，真正實現(xiàn)全過程管理。
一、高校經(jīng)濟合同管理中存在的主要問題
1.法律觀念淡薄，風(fēng)險意識不強。在法治社會中，法律應(yīng)具有最大的權(quán)威和最高的效力，任何組織和個人都必須服從法律，嚴格辦事，有效地規(guī)避風(fēng)險。然而很多高校由于對經(jīng)濟合同中存在的法律關(guān)系缺乏足夠的認識，把經(jīng)濟合同簡單的理解為經(jīng)濟交往活動中的一種書面記錄而不注意保管，有時甚至礙于面子、人情等不簽訂任何書面交易憑據(jù)，或者只是抱著一種“走過場”的心態(tài)草率的簽訂經(jīng)濟合同[1]。這顯然沒有認識到合同與市場、合同法律、合同管理這三者之間關(guān)系的重要性，導(dǎo)致合同簽訂生效后，在履行過程中給學(xué)校帶來了極大的潛在財務(wù)風(fēng)險。
2.經(jīng)濟合同管理機構(gòu)、人員、制度不落實。首先，很多高校沒有明確的經(jīng)濟合同管理部門，對經(jīng)濟合同的確定缺乏統(tǒng)一的管理，有的高校也主要是流于形式，應(yīng)付檢查，并沒有把經(jīng)濟合同管理工作落到實處[2]。其次，經(jīng)濟合同管理的專業(yè)人才匱乏，由于經(jīng)濟合同的涉及面較廣，專業(yè)性較強，因此要求經(jīng)濟管理人員具備寬廣的知識面和熟練的專業(yè)技能，熟悉《中華人民共和國合同法》等有關(guān)法律法規(guī)。但是，當前大部分高校很少配備專業(yè)的技術(shù)管理人員，把高校經(jīng)濟合同管理看成一項簡單的事務(wù)性工作，甚至直接指定由一般辦公人員管理合同，管理人員的水平參差不齊，無法保證高校在經(jīng)濟活動中規(guī)避風(fēng)險的要求。最后，缺乏具體的經(jīng)濟合同管理制度，我國很多高校都沒有建立起完善的經(jīng)濟合同管理制度網(wǎng)絡(luò)，高?，F(xiàn)有的相關(guān)規(guī)定存在很多的問題和缺陷，沒有把經(jīng)濟合同管理看成一項重要的高校管理工作來抓。因此，一旦發(fā)生經(jīng)濟合同糾紛，由于責(zé)任不明確，管理不到位造成的損失只能由學(xué)校自身來承擔。
3.經(jīng)濟合同內(nèi)容不嚴謹、條款不完備。當前，部分高校參與社會經(jīng)濟活動中與外單位簽訂的經(jīng)濟合同不夠嚴謹，不嚴謹就是指簽訂的經(jīng)濟合同不準確和不全面，容易引起誤解和產(chǎn)生歧義，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。訂立合法有效的經(jīng)濟合同，應(yīng)體現(xiàn)雙方的真實意見。不能只講正面，不講反面，如果經(jīng)濟合同本身內(nèi)容不嚴謹，條款不完備，那么一旦發(fā)生違約情況則很難處理，最危險的還是其給學(xué)校帶來不必要的財務(wù)風(fēng)險和經(jīng)濟損失。
4.經(jīng)濟合同履行，缺乏監(jiān)督。經(jīng)濟合同是高校行政管理，特別是高校參與社會經(jīng)濟生活的重要內(nèi)容，涉及面廣，內(nèi)容復(fù)雜。如果對經(jīng)濟合同管理、履行缺乏監(jiān)督，常常導(dǎo)致各種各樣的問題。有些單位視經(jīng)濟合同為兒戲，不依法簽訂經(jīng)濟合同，或簽訂后經(jīng)濟合同后，高興就履約，不高興就不履約[3]。需要變更或解除的經(jīng)濟合同，不按法定程序辦理，口頭打個招呼或找個電話，草率了事。作為簽訂經(jīng)濟合同的主體單位高校，也沒有任何部門對其進行監(jiān)督，致使高校在經(jīng)濟方面受到很大損失。
二、加強高校經(jīng)濟合同管理的主要對策
1.聘請專業(yè)的法律顧問。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和市場競爭的日益加劇，我國的司法體系也越來越健全，無論是個人還是單位，都有相應(yīng)的法律進行約束和指引。這就要求高校經(jīng)濟合同管理人員需要了解和精通我國的各種法律法規(guī)，但是我國的法律體系多于復(fù)雜，涉及的條款眾多，在實際工作中，高校的經(jīng)濟合同管理人員沒有足夠的時間和精力去研究我國的種類繁多的法律條款，這個時候聘任專業(yè)的法律顧問，在學(xué)校的經(jīng)濟合同管理過程中就顯得尤為重要。法律顧問不僅可以為高校在經(jīng)濟合同簽訂過程中提供必要的法律咨詢和處理意見，也可以為高校經(jīng)濟合同管理體系的建立、健全提供相關(guān)建議。所以，聘請專業(yè)的法律顧問，對高校經(jīng)濟活動的順利開展起著舉足輕重的作用。
2.建立、健全經(jīng)濟合同管理體系。高校從傳統(tǒng)的教書育人到參與社會經(jīng)濟活動是一個極其復(fù)雜的過程，經(jīng)濟合同管理必須結(jié)合自身的實際和特點，統(tǒng)一制定具體的、明確的和切實可行的管理體系，要以規(guī)范合同管理、防范風(fēng)險、維護學(xué)校的合法權(quán)益為目的，這是高校經(jīng)濟合同管理中的一項基礎(chǔ)工作，是做好高校經(jīng)濟合同管理的保證和前提。最終，促使高校經(jīng)濟合同管理體系成為學(xué)校社會經(jīng)濟活動的指南和方針，并且為防范經(jīng)濟風(fēng)險起到指導(dǎo)性作用。
3.重視經(jīng)濟合同管理人才的培養(yǎng)和引進。對于國家來說，人才是強國的保障，能有效提升國家的核心競爭力和綜合國力。而對于高校來說，專業(yè)的技術(shù)人才，能為學(xué)校的長遠發(fā)展提供根本保證。經(jīng)濟合同管理作為高校行政管理的重要內(nèi)容，而非一般的事務(wù)性工作，它具有較強的技術(shù)性和專業(yè)性。因此，對經(jīng)濟合同管理人員提出了較高的要求。首先，高校應(yīng)重視經(jīng)濟合同管理人才的培養(yǎng)，邀請經(jīng)濟合同管理方面的專家學(xué)者來校指導(dǎo)工作；定期舉辦專業(yè)培訓(xùn)及提供對外交流的機會。其次，做好人才引進工作，特別需要引進一批熟悉《中華人民共和國招投標法》和《中華人民共和國合同法》的專業(yè)性高級人才，為學(xué)校參與社會經(jīng)濟活動提供強有力的保障[4]。
二、高?；üこ毯贤耐晟拼胧?/p>
1.加強對投標人的資格審查，嚴格招標文件的審核制度
首先，要加強對投標人主體的資格審查。在高校基建工程施工中，建設(shè)項目的工程質(zhì)量與施工人員的水平、施工者的管理水平以及施工企業(yè)的信譽有著較大聯(lián)系。所以，高校必須對承包方進行嚴格的資質(zhì)審查，尤其是部分施工企業(yè)是第一次參加工程建設(shè)。投標人主體的資格對后期合同的有效性影響重大，所以在進行工程招標時，必須嚴格投標人的主體資格審查制度，確保其資質(zhì)水平與工程項目的規(guī)模和范圍相適應(yīng)。在公開招標前，高校應(yīng)當對投標企業(yè)的法人資格、資質(zhì)水平以及在冊固定資產(chǎn)規(guī)模、企業(yè)專業(yè)技術(shù)人員規(guī)模等進行嚴格的審查，對投標企業(yè)的在建項目實地考察。其次，要嚴格招標文件的審核制度。合同的簽訂離不開招標文件，它是合同最關(guān)鍵的部分之一。若招標文件自身不規(guī)范或者不符合法律要求，將會導(dǎo)致承發(fā)包方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的不對等，也為埋下了糾紛隱患。所以，必須嚴格招標文件的審核制度，在招標文件中將具體的工程內(nèi)容、技術(shù)標準、材料要求以及質(zhì)量的要求、承攬模式以及工程款的支付方式、權(quán)利義務(wù)進行嚴格審查，為之后的簽訂合同做好鋪墊。
2.制定嚴謹?shù)暮贤瑮l款，保證承發(fā)包方的權(quán)益
由于高校基建工程的特殊性，所以合同在執(zhí)行時具有內(nèi)容復(fù)雜、范圍較廣、周期較長的特點。所以在制定合同時必須按照程序進行，確保合同條款的嚴謹性。在簽訂大型工程項目合同時，應(yīng)當組織造價、法律、施工等各個方面的專業(yè)人才共同研究，對合同中的條款進行反復(fù)的琢磨，仔細推敲，避免存在歧義或者模糊的詞句。在合同中除了主要條款之外，還應(yīng)當將其他經(jīng)常被忽視但是作用非常關(guān)鍵的條款進行規(guī)定，比如延期竣工的賠償標準、施工安全的標準、發(fā)生安全事故的責(zé)任劃分問題、禁止分包的要求、合同解除的條件等等。一份有效的施工合同能夠確保高校的利益不受侵害。另外，在合同中應(yīng)當將學(xué)校以及承辦方的權(quán)利和義務(wù)明確，在確保高校利益的同時，應(yīng)當做到合同內(nèi)容的公平、公平以及合理。這樣，承包方的利益也能通過合同來保障，避免在施工中產(chǎn)生糾紛，有利于施工的正常進行。
3.提高合同法律意識，加強合同制度建設(shè)
首先，高校要提高施工管理人員的法律意識，培養(yǎng)合同實施過程中的風(fēng)險意識，嚴格按照合同內(nèi)容執(zhí)行。在施工管理過程中，所有的工作都要圍繞合同內(nèi)容開展，按合同要求辦事，同合同標準來管理人。比如在施工當中，如果工程發(fā)生變更則應(yīng)當保留書面記錄，如果發(fā)現(xiàn)承包方做出違反合同規(guī)定的行為要及時予以制止。如果承包方嚴重違反合同內(nèi)容，并且給學(xué)校帶來了比較重大的損失，則需要通過相關(guān)的程序追求承包方的責(zé)任，要求其按照合同規(guī)定進行賠償。其次，高校的基建管理部門要加強合同制度建設(shè)，優(yōu)化合同管理制度，確保施工管理者能夠嚴格遵循相應(yīng)的程序以及規(guī)范進行實際操作，促進工程管理水平的整體性提高。要加強對有關(guān)人員的培訓(xùn)力度，確保從工程招標開始到竣工結(jié)算結(jié)束實施全過程的監(jiān)管。
【中圖分類號】 F237；G647.5 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）19-0087-05
一、引言
隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承等方面的對外交流與合作不斷加強，在交流與合作過程中，所需簽訂的各類合同應(yīng)運而生。黨的十八屆三中全會確立了全面深化改革的總體目標，高等教育領(lǐng)域深化綜合改革不斷推進，高校越來越多地參與各類市場經(jīng)濟活動，對外經(jīng)濟合作日趨頻繁，高校所涉及的各類經(jīng)濟合同也層出不窮。自從財政性教育經(jīng)費支出占GDP比例實現(xiàn)4%以后，國內(nèi)經(jīng)濟形勢和社會對教育的關(guān)注發(fā)生變化，社會對教育的關(guān)注已由幫助教育呼吁增加投入，轉(zhuǎn)變?yōu)楦P(guān)注教育經(jīng)費的合法合規(guī)使用和產(chǎn)出效益。經(jīng)濟合同管理（以下簡稱合同管理）作為高校經(jīng)費使用與規(guī)范管理的途徑、媒介和手段，重要性尤為突出。
隨著財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的實施，行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制逐漸成為包括非營利組織在內(nèi)的經(jīng)濟實體的關(guān)注重點[ 1 ]。高校合同管理作為內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面的重要內(nèi)容，存在風(fēng)險管理意識薄弱，缺少預(yù)算管理、歸口管理等現(xiàn)象，導(dǎo)致高校承受經(jīng)濟損失、法律糾紛、名譽受損的風(fēng)險，從而影響了高校教育事業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展。加強高校合同管理的內(nèi)部控制建設(shè)，實行經(jīng)濟合同全過程內(nèi)部控制管理已經(jīng)刻不容緩。
二、高校經(jīng)濟合同管理的現(xiàn)狀
（一）管理主體和分工不明確
高校經(jīng)濟合同管理納入學(xué)校行政管理隸屬關(guān)系的大框架中，沒有嚴格制定歸口管理的模式，造成合同管理秩序混亂。如基建合同由基建部門管理，資產(chǎn)租賃合同以及維修合同由后勤部門管理，物資采購合同由資產(chǎn)處管理，聯(lián)合辦學(xué)合同由各二級學(xué)院管理等。這種多頭對外、多頭管理的模式使得學(xué)校不能全面掌握對外經(jīng)濟合作內(nèi)容，造成學(xué)校資源和資金留置在外，易發(fā)生業(yè)務(wù)部門坐收坐支，給學(xué)校帶來經(jīng)濟風(fēng)險。
（二）流程設(shè)計和崗位管理不合理
不少高校的合同管理流程不夠科學(xué)合理，有的高校過于復(fù)雜煩瑣，有的高校過于簡單。流程中沒有必要的牽制和審批環(huán)節(jié)，流程管理形同虛設(shè)；沒有有效的審批授權(quán)管理，合同金額不論多大均由某一個人審批；存在一個人包干全部合同管理的現(xiàn)象，從申請到審核再到執(zhí)行和監(jiān)督，沒有形成有效的崗位分離，沒有設(shè)置互相牽制的崗位，不能形成互相監(jiān)督檢查機制[ 2 ]。
（三）預(yù)算控制不嚴肅
高校對合同預(yù)算編制不夠重視，預(yù)算編制未細化，并且監(jiān)管力度不強導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行很隨意，往往沒有嚴格按照“先預(yù)算―后計劃―再實施”的程序進行。如高校采購合同的簽訂遇到的首要門檻就是預(yù)算編制，而實踐中多數(shù)高校對采購項目并未進行充分調(diào)研和認證，導(dǎo)致預(yù)算編制忽高忽低，加之后期執(zhí)行的隨意性導(dǎo)致預(yù)算與實際相脫節(jié)，難以達到“無預(yù)算不執(zhí)行、有預(yù)算不超支”的目標。
（四）風(fēng)險防范意識淡薄
高校管理人員長期受計劃經(jīng)濟觀念的影響，難以適應(yīng)市場經(jīng)濟的氛圍，缺乏法律知識的認知和風(fēng)險防范意識，對于經(jīng)濟合同的簽訂存在應(yīng)付了事的態(tài)度和“走形式”的思想，“內(nèi)部解決”、“暗箱操作”等情況普遍存在，合同的執(zhí)行更看重習(xí)慣和人情而忽視合同條款的簽訂。合同管理過程中各部門職責(zé)多流于形式，使得高校經(jīng)濟合同風(fēng)險得不到有效控制，法律糾紛和違約現(xiàn)象屢見不鮮[ 3 ]。
（五）審計監(jiān)督工作不到位
高校經(jīng)濟合同受部門眾多、時間跨度較大等因素的影響在簽訂及執(zhí)行過程中存在許多隱患，尤其是在基建及批量采購等大額合作項目上更易出現(xiàn)[ 4 ]。高校在對外經(jīng)濟合作上設(shè)置了審計監(jiān)督環(huán)節(jié)，但基本是宏觀制度層面的要求，并沒有確立各環(huán)節(jié)的管理細則，致使審計監(jiān)督部門在合同訂立和執(zhí)行過程中一直處于相對被動狀態(tài)，對經(jīng)濟合同的管理難以做到實質(zhì)性控制。
（六）合同歸檔管理不規(guī)范
多數(shù)高校尚未建立完善的合同檔案管理制度。合同檔案分散在各相關(guān)業(yè)務(wù)部門，沒有配備合同專員進行集中統(tǒng)一管理。同時，高校合同檔案管理尚未引進合同管理信息系統(tǒng)，依然采取手工作業(yè)的方式，信息采集和維護手段較為落后，導(dǎo)致合同檔案的登記、更新不及時或遺漏，不便于后期工作人員的查閱和使用，影響了合同內(nèi)容的信息化展示，校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門難以掌握學(xué)校的對外經(jīng)濟活動情況，給高校帶來潛在的經(jīng)濟風(fēng)險[ 5 ]。
三、高校經(jīng)濟合同管理現(xiàn)狀的原因分析
（一）合同管理制度體系建設(shè)不健全
1.授權(quán)審批制度不規(guī)范
高校實行校長負責(zé)制即高校對外經(jīng)濟合作必須以校長作為合同的法定簽約人，未經(jīng)授權(quán)任何二級單位或個人均不得擅自對外簽約合作關(guān)系。而實際工作中，由于經(jīng)濟合同簽訂的時效問題，從前期調(diào)研到最終簽訂往往都是由有合同需求的二級業(yè)務(wù)部門自行完成，未實行有效的逐級授權(quán)審批負責(zé)制，因此經(jīng)常出現(xiàn)合同管理流程上的不合理。
2.合同管理實施缺少崗位牽制
高校合同不同于其他事業(yè)單位，具有其自身鮮明的特點，應(yīng)切合實際制定相關(guān)實施細則。盡管各高校紛紛出臺了合同管理規(guī)定，但內(nèi)容上并沒有細化。對合同立項、協(xié)商、擬定、審核、簽約、歸檔、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)的配套制度并沒有進行全面細致的部署，未實現(xiàn)有效的崗位牽制，導(dǎo)致當前高校合同管理的松散、混亂。
3.監(jiān)督體系不完善
合同監(jiān)管是一個動態(tài)過程，貫穿高校對外經(jīng)濟合作活動的始終。高校雖設(shè)立了紀檢審計部門，對合同的審核和簽訂進行了合法合規(guī)性審查，卻沒有利用其部門職責(zé)，跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行情況，也沒有結(jié)合財務(wù)部門制定的預(yù)算方案審計學(xué)校實時用款情況，因此合同執(zhí)行過程中發(fā)生的糾紛等問題難以及時反饋和解決。
4.責(zé)任追究制度不嚴格
對合同管理情況實施嚴格的考核獎懲機制能夠有效促進各項工作環(huán)節(jié)的規(guī)范化。高校普遍存在重獎輕罰或重獎不罰的現(xiàn)象，工作出問題無人買單或一味遷就責(zé)任人，不能嚴格制定和落實問責(zé)機制，難以形成良性的責(zé)任導(dǎo)向，不利于高校內(nèi)控機制的有效運行。
（二）管理組織架構(gòu)設(shè)計不合理
合同管理沒有頂層設(shè)計，在實施環(huán)節(jié)也沒有歸口管理部門，沒有形成分工合作、有效協(xié)調(diào)的管理機制。職能部門之間職責(zé)劃分不明確，在責(zé)任和義務(wù)面前互相推諉，在權(quán)力和利益面前互相爭搶。
（三）信息化建設(shè)落后
1.對合同信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用不重視
合同管理信息化要求對合同實施以無紙化為目標的辦公模式。高校合同多為手工管理，往往需要耗費大量的精力和人力；即便部分高校已經(jīng)引入合同管理系統(tǒng)，但尚未與財務(wù)系統(tǒng)連接，無法提取財務(wù)系統(tǒng)中已有的確切信息，不能掌握合同支付進度，增加了合同執(zhí)行過程中潛在的經(jīng)濟風(fēng)險。
2.“信息孤島”阻礙信息公開和民主監(jiān)督
良好的信息溝通平臺能保證信息的及時性，有利于高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的開展。高校各職能部門之間、各業(yè)務(wù)人員之間缺少工作的互動與信息的交流，沒有積極、動態(tài)地投入到對外合作的每一個環(huán)節(jié)中，使得合同信息失去時效性和真實性。系統(tǒng)與系統(tǒng)之間缺少數(shù)據(jù)互通共享，各自為政，封閉保守。更為重要的是影響和阻礙了信息公開和民主監(jiān)督的開展。
（四）缺少合同管理專業(yè)人才
高校注重對外經(jīng)濟活動效益，忽視了對管理人員職業(yè)道德、法制教育等方面的培訓(xùn)，并且由于高校合同管理員并非專業(yè)出身，使得管理者對合同風(fēng)險管控的必要性認知不足，法律意識淡薄，導(dǎo)致了管、辦及監(jiān)督各相關(guān)部門實際工作的隨意性。高校經(jīng)濟合同管理涉及領(lǐng)域廣泛，包括會計、審計、基建、法律等專業(yè)性很強的學(xué)科知識。現(xiàn)階段，對于配備這類具有扎實專業(yè)基礎(chǔ)的管理人才是多數(shù)高校合同管理工作的一個瓶頸。同時，高校對現(xiàn)有管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)不夠重視，使得合同管理水平停滯不前。
（五）缺少合同執(zhí)行績效評價
高校對合同管理沒有樹立績效觀念，績效意識薄弱。沒有設(shè)置合理的業(yè)務(wù)考核指標體系，沒有明確合同管理流程中的崗位責(zé)任制。對于合同的簽訂、履行、保管等各環(huán)節(jié)的管理情況缺少考評。另外，對合同項目本身的執(zhí)行也缺少績效評價，產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益沒有具體評價和考量。
四、加強高校經(jīng)濟合同管理的對策與建議
遵循高校內(nèi)部控制的全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性、文化性和創(chuàng)新性原則，按照不相容崗位相分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、歸口管理、預(yù)算控制、財產(chǎn)保護控制、會計控制、單據(jù)控制、信息內(nèi)部公開，以及記錄控制、財務(wù)分析控制、績效考評等控制方法，結(jié)合高校實際情況，筆者認為應(yīng)從以下方面加強高校合同管理[ 6 ]。
（一）規(guī)范合同管理工作流程
合理設(shè)置合同管理流程，明確各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所對應(yīng)的管理部門，建立職能部門之間分工負責(zé)、稽核牽制的流程體系。具體見經(jīng)濟合同管理一般流程圖（圖1）和以采購合同為例的經(jīng)濟合同內(nèi)控流程圖（圖2）。
（二）加強合同管理內(nèi)部控制制度建設(shè)和制度執(zhí)行力
制度建設(shè)是管理工作的基石。為了高校經(jīng)濟活動的規(guī)范化和科學(xué)化，首先要以完善制度為目標，健全的管理制度體系才是高校內(nèi)部控制建設(shè)的大方向。第一，要根據(jù)《合同法》等法律政策和高校實際情況建立高校合同管理辦法，對合同的策劃、立項、談判、編制、會審、簽訂、歸檔、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)進行全面部署，實行崗位分離，達到有效內(nèi)部牽制的目的。第二，要建立合同管理辦法配套制度，對合同運作過程中的每個環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的實施細則，使每個程序的執(zhí)行都有據(jù)可依。相關(guān)配套制度主要涵蓋授權(quán)審批制度、檔案管理制度、考核追究制度、歸口管理制度等。嚴格執(zhí)行各項制度，落實責(zé)任追究，提高制度執(zhí)行力，制度建設(shè)才有實際效果，合同管理工作才能順利有效地開展[ 7 ]。
（三）落實合同全程性跟蹤監(jiān)督管理
合同管理是全程性、動態(tài)性的管理，從前期策劃到簽訂后的執(zhí)行以及歸檔，都要進行實時監(jiān)管，并指定專員跟蹤合同管理工作的各個環(huán)節(jié)。對于重點崗位要突出監(jiān)控力度，或不定期采取輪崗制，在監(jiān)督管理的過程中要把領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟責(zé)任審計制度日?；⒁?guī)范化。使用合同管理跟蹤提醒系統(tǒng)，使合同從簽訂到履行完畢的各個環(huán)節(jié)清晰流暢，能夠隨時查看合同進度和執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題也能及時采取應(yīng)對措施，很大程度上提高了工作效率和效果。
（四）嚴格財務(wù)預(yù)算控制
預(yù)算管理是高校內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。加強合同預(yù)算管理，科學(xué)合理地編制合同執(zhí)行預(yù)算，并按照精細化管理要求全面細致地測算合同執(zhí)行全過程的預(yù)算。在合同執(zhí)行期間，確保?？顚Ｓ?，維護預(yù)算的嚴肅性，遇到實際重大變化，如確需變更預(yù)算的，需按照原申報程序和審批權(quán)限進行調(diào)整。加強年度合同預(yù)算結(jié)余管理，對于當年已經(jīng)完工合同項目，應(yīng)收回合同預(yù)算余額；對于跨年度的合同項目應(yīng)按照規(guī)定進行年度間結(jié)轉(zhuǎn)。
預(yù)算控制除了要對單位的經(jīng)濟活動和資源使用情況進行事前安排，還要進行事中和事后監(jiān)督控制，財務(wù)部門定期提供合同預(yù)算執(zhí)行情況報告，審計部門對報告進行分析并提出建設(shè)性意見，以保證學(xué)校經(jīng)濟活動的開展能夠嚴格按照預(yù)算機制進行。
（五）重視對合同管理人員的培養(yǎng)
領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度和合同管理人員的素質(zhì)是高校合同管理水平能否真正提高的重要因素，因此，樹立積極的工作態(tài)度，加強人員的綜合素質(zhì)，有利于高校管理水平的提升。重視對合同管理人員的法制和道德教育，使他們樹立遵紀守法、勤政廉潔的理念，創(chuàng)造良好的管理工作環(huán)境。提高合同管理人員的業(yè)務(wù)技能，定期組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)培訓(xùn)，如聯(lián)系兄弟院校交流討論、實地考察合同管理工作突出的單位、邀請業(yè)內(nèi)專家來校指導(dǎo)或通過公開招聘、競爭上崗等多種方式選聘優(yōu)秀人才來壯大管理隊伍等。
（六）推進合同信息化管理
高校合同管理信息化建設(shè)應(yīng)納入學(xué)校管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃。信息技術(shù)部負責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、購置、運行、維護和安全保障，建立統(tǒng)一的信息共享平臺，實現(xiàn)不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享。將合同管理從簽訂到履行完畢的各個環(huán)節(jié)流程納入信息化系統(tǒng)，有效地利用軟件功能進行控制并提高管理效益。歸口管理部門應(yīng)設(shè)置專員對合同檔案進行整合歸檔，分類統(tǒng)計、連續(xù)編號，確保紙質(zhì)檔案信息與系統(tǒng)信息相互對應(yīng)、口徑一致，方便后期監(jiān)督調(diào)閱。
（七）建立合同管理考核評價機制
高校應(yīng)當建立和完善合同管理人員的激勵約束機制，設(shè)置合理的業(yè)務(wù)考核指標體系，明確合同管理流程中的崗位責(zé)任制。對于合同的簽訂、履行、保管等各環(huán)節(jié)的管理情況進行考評，出現(xiàn)問題時客觀地分析原因，落實責(zé)任追究，形成良性的責(zé)任導(dǎo)向，避免合同管理流于形式，并以此作為確定合同管理人員薪酬和職級調(diào)整等方面的重要參考依據(jù)。
五、討論
學(xué)者們對高校內(nèi)部控制的研究觀點基本分為兩大類：一是全面內(nèi)部控制，其控制內(nèi)容不僅包括高校的經(jīng)濟事務(wù)，還包括非經(jīng)濟事務(wù)，比如教學(xué)事務(wù)、學(xué)生事務(wù)、科研事務(wù)、人事事務(wù)等[ 8 ]；二是非全面內(nèi)部控制，其控制內(nèi)容主要針對高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)，比如預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、建設(shè)項目、經(jīng)濟合同等。按照這兩類思想，對高校合同的內(nèi)部控制也存在兩種觀點：一是全部合同，既包括不涉及經(jīng)濟的業(yè)務(wù)合同，也包括經(jīng)濟合同；二是僅指經(jīng)濟合同。本文雖然是針對高校經(jīng)濟合同所進行的研究，但筆者認為其他非經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同應(yīng)參照經(jīng)濟合同的管理程序執(zhí)行。因為，非經(jīng)濟業(yè)務(wù)合同在各個環(huán)節(jié)上同樣存在法律風(fēng)險、當事人員廉政風(fēng)險、合同違約導(dǎo)致高校聲譽受損風(fēng)險等，所以在其策劃、簽訂、執(zhí)行、歸檔、評價、信息公開等環(huán)節(jié)也應(yīng)該嚴格按照經(jīng)濟合同的管理規(guī)范執(zhí)行，這也是高校內(nèi)部控制全面性原則、創(chuàng)新性原則的體現(xiàn)。
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