時(shí)間：2023-05-17 10:06:59
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關(guān)鍵詞：
實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。但由于我國(guó)電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案的調(diào)用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，如何在應(yīng)用電子檔案管理過(guò)程中，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率，已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域亟需解決的問(wèn)題。
1電子檔案管理的基本要求
1.1原始性
電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過(guò)程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類(lèi)的電子文書(shū)檔案，特別是制作磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。
1.2真實(shí)性
電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過(guò)程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。
1.3完整性
電子檔案與其他文書(shū)檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語(yǔ)主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤(pán)的方式亦有所不同；由于專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來(lái)文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。
1.4安全性
電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤(pán)、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問(wèn)題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。
2電子檔案管理存在的問(wèn)題
2.1原始性問(wèn)題
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件的原始性比較容易界定，紙質(zhì)檔案的原始性能夠通過(guò)內(nèi)容、載體、形式表現(xiàn)出來(lái)，人們通過(guò)對(duì)字跡、印記和紙張材料的技術(shù)分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質(zhì)只是一組數(shù)據(jù)，基于二進(jìn)制生成的檔案數(shù)據(jù)在傳輸時(shí)不會(huì)發(fā)生任何變化，因此根本無(wú)法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，如何解決電子檔案管理中的原始性問(wèn)題，顯然已經(jīng)成為制約電子檔案管理水平發(fā)展的關(guān)鍵問(wèn)題。
2.2真實(shí)性問(wèn)題
在電子檔案的管理工作中，必須將紙質(zhì)檔案通過(guò)處理技術(shù)處理為完整的電子檔案。在檔案轉(zhuǎn)錄過(guò)程中，極易由于轉(zhuǎn)錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過(guò)程中難以保證真實(shí)性，將會(huì)給資料參考人員以錯(cuò)誤的判斷，從而影響檔案質(zhì)量。由于電子檔案儲(chǔ)存與數(shù)據(jù)庫(kù)中，由于電子文件的可更改和可修改性質(zhì)，也容易導(dǎo)致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實(shí)性出現(xiàn)問(wèn)題。
2.3完整性問(wèn)題
電子文件主要存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫(kù)中，但當(dāng)遇到檔案需要調(diào)用時(shí)，則會(huì)從數(shù)據(jù)庫(kù)中通過(guò)拷貝流動(dòng)到其他媒介中。如果在拷貝和復(fù)制過(guò)程中程序出現(xiàn)問(wèn)題，或者設(shè)備出現(xiàn)故障，很容易導(dǎo)致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)為電子設(shè)備，因而這些設(shè)備比較容易受到環(huán)境的影響，導(dǎo)致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。
2.4安全性問(wèn)題
網(wǎng)絡(luò)安全一直是我國(guó)在互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)和發(fā)展中的工作重點(diǎn)，但由于互聯(lián)網(wǎng)屬于公共信息分享平臺(tái)，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計(jì)算機(jī)病毒日新月異，很難保證數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和使用過(guò)程中不會(huì)受到安全威脅。一旦數(shù)據(jù)庫(kù)被黑客攻擊，數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)就會(huì)遭到黑客的篡改，影響數(shù)據(jù)的安全性，給珍貴的檔案帶來(lái)不可挽回的損失。
3電子檔案管理的完善策略
3.1電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善
在形成電子檔案的過(guò)程中，必須遵照國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同媒體電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。
3.2電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度
要進(jìn)一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個(gè)文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測(cè)檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說(shuō)明與描述的一致性；電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說(shuō)明等也應(yīng)同時(shí)歸檔；電子檔案所使用的存儲(chǔ)載體是否符合要求。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還要對(duì)電子檔案的歸檔時(shí)間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。
3.3建立嚴(yán)格的保管制度
電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，并建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)。
3.4規(guī)范電子檔案的利用制度
規(guī)范電子檔案的利用制度，一是對(duì)利用過(guò)程的制度管理。檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級(jí)為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對(duì)人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對(duì)其使用權(quán)限進(jìn)行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級(jí)別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對(duì)其授權(quán)的范圍。
綜上所述，電子檔案管理作為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展的必然方向，其技術(shù)應(yīng)用和發(fā)展影響著我國(guó)檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進(jìn)一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國(guó)電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提高我國(guó)電子檔案管理的工作水平，在實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的數(shù)字化管理的同時(shí)，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，為社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。
作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮(zhèn)農(nóng)牧業(yè)技術(shù)綜合服務(wù)中心
水文檔案是在水文觀測(cè)活動(dòng)中產(chǎn)生并歸檔的原始觀測(cè)材料。水文檔案反映水文氣象、陸地水文、海洋水文、水文地質(zhì)等不同領(lǐng)域長(zhǎng)期觀測(cè)積累的水文變化和洪水旱情預(yù)報(bào)的情況，為水利和其他國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)部門(mén)提供基礎(chǔ)資料。由于水文檔案資料涉及到的領(lǐng)域多，應(yīng)用水文資料的行業(yè)廣，做好水文檔案管理工作形勢(shì)比較嚴(yán)峻，隨著信息化的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)、人為、直接和間接管理都可能會(huì)發(fā)生工作管理不到位的情況，這給做好水文檔案管理工作帶來(lái)了很大的難處，筆者結(jié)合自己所在單位的情況，提出以下做好水文檔案工作的措施。
一、實(shí)行工作管理責(zé)任制
（一）建立法律追究責(zé)任制。單位領(lǐng)導(dǎo)干部負(fù)責(zé)人要擔(dān)負(fù)起本單位檔案基本工作管理全面責(zé)任制，重視和關(guān)心本單位檔案管理工作，對(duì)那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認(rèn)真履行管理工作規(guī)范的領(lǐng)導(dǎo)干部實(shí)行責(zé)任追究制。還要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)水文條例》，視情節(jié)輕重，依法追究法律責(zé)任。
（二）落實(shí)行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制。在水文部門(mén)提供給各行各業(yè)的《水資源論證報(bào)告》《水文分析計(jì)算報(bào)告》《工程水文分析報(bào)告》中，要利用水文檔案基礎(chǔ)資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，并把成果編入報(bào)告，才能充分說(shuō)明所分析研究的項(xiàng)目論證報(bào)告。在做某個(gè)項(xiàng)目報(bào)告中可能涉及一部分重要資料，如果這類(lèi)報(bào)告管理工作制度跟不上，報(bào)告中部分水文資料可能會(huì)造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實(shí)行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制，加強(qiáng)規(guī)范化管理。
二、健全檔案管理制度。
（一）常規(guī)制度。結(jié)合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對(duì)外服務(wù)制度：一是水文檔案資料的性質(zhì)確定、變更和解除制度；二是信息及網(wǎng)絡(luò)載體管理制度；三是信息系統(tǒng)和信息設(shè)備管理制度；四是水文資料信息公開(kāi)提供審查制度；五是領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業(yè)務(wù)知識(shí)教育和管理制度；七是管理工作實(shí)行年終責(zé)任考核制度等常規(guī)性制度。
（二）日常制度。在單位內(nèi)部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復(fù)印、摘抄、錄制等日常管理制度。
三、完善檔案管理防護(hù)措施
（一）防護(hù)措施到位。檔案管理工作的本質(zhì)特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點(diǎn)放在預(yù)防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發(fā)生，加強(qiáng)人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系。
（二）技術(shù)措施到位。加強(qiáng)對(duì)整個(gè)水文系統(tǒng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理：一是要實(shí)行分級(jí)保護(hù)，信息系統(tǒng)要按照規(guī)定的程度不同，采取不同強(qiáng)度的管理措施。二是計(jì)算機(jī)技術(shù)防護(hù)，設(shè)施、設(shè)備要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及水文行業(yè)信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步運(yùn)行。三是要明確在計(jì)算機(jī)操作規(guī)程中禁止事項(xiàng)。四是明確網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商、提供儀器設(shè)備服務(wù)商雙方的法律責(zé)任，建立規(guī)范審查，嚴(yán)防因網(wǎng)絡(luò)、儀器設(shè)備問(wèn)題損壞檔案資料事件發(fā)生。
（三）人防措施到位。水文行業(yè)內(nèi)部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責(zé)任心強(qiáng)，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。
（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運(yùn)行設(shè)施、設(shè)備放置場(chǎng)所要符合水文行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，要保證信息的完整、可用、可控性。計(jì)算機(jī)在購(gòu)買(mǎi)前必須是未使用過(guò)的，沒(méi)有聯(lián)接過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的，最好是國(guó)產(chǎn)的，這樣才能做到萬(wàn)無(wú)一失。
（五）技防措施到位。單位計(jì)算機(jī)處理涉及水文檔案信息時(shí)，設(shè)施、設(shè)備技術(shù)防護(hù)沒(méi)有達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)要求，存在的安全隱患和漏洞的要責(zé)令停止使用。
四、開(kāi)展檔案管理宣傳教育
（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業(yè)的特殊性，水文檔案從開(kāi)始到形成成果，是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，在收集整編的過(guò)程中要經(jīng)過(guò)很多道工序環(huán)節(jié)，涉及的水文資料及人員很多，擴(kuò)大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業(yè)技術(shù)規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認(rèn)識(shí)到位，這樣才會(huì)取得實(shí)效。
（二）加強(qiáng)檔案管理工作教育培訓(xùn)。單位應(yīng)定期對(duì)工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和人員進(jìn)行新形勢(shì)下的法律法規(guī)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)防范知識(shí)等方面的教育培訓(xùn)，以增強(qiáng)檔案管理意識(shí)和保護(hù)技能。對(duì)從事檔案管理工作人員，要加強(qiáng)對(duì)新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)水文條例》等相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，或講解一些實(shí)際案例作為教育學(xué)習(xí)材料，利用集中授課方式、個(gè)人自學(xué)方式等多種學(xué)習(xí)方式開(kāi)展檔案管理宣傳教育培訓(xùn)。讓傳統(tǒng)檔案管理工作觀念向新時(shí)期檔案管理工作觀念轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高針對(duì)性和實(shí)效性，從而做好水文檔案管理工作。
電子文檔與傳統(tǒng)文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)了新問(wèn)題和挑戰(zhàn)。如何對(duì)電子文檔進(jìn)行科學(xué)有效的管理，更好地為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供服務(wù)，是擺在檔案管理工作者目前的一個(gè)嶄新的課題。
一、電子文檔的優(yōu)勢(shì)
首先是共享性的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風(fēng)險(xiǎn)。而電子文檔在虛擬的計(jì)算機(jī)環(huán)境下，成為了“無(wú)形的信息資源”，打破了紙質(zhì)文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)被多個(gè)需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優(yōu)勢(shì)。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結(jié)合自身所需，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質(zhì)文檔是不能對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行改變的，而電子文檔對(duì)內(nèi)容及格式的改動(dòng)是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對(duì)文件信息進(jìn)行分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等，更好的滿足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護(hù)紙質(zhì)文檔的原件。將文檔數(shù)字化在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的環(huán)境下以數(shù)字化信息的形式的提供給文檔利用者，因?yàn)閿?shù)字化文檔的重復(fù)利用是無(wú)損耗性的，所以并不存在著重復(fù)利用會(huì)使電子文件損耗、老化的現(xiàn)像，使文檔的原件不會(huì)受損，如此一來(lái)電子文檔的利用很好的保護(hù)了文檔原件。在日常環(huán)境下，電子文檔的原件保護(hù)性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質(zhì)文檔上的信息會(huì)隨著利用次數(shù)的的增加，導(dǎo)致紙張載體被損耗，字跡也越來(lái)越老化，紙質(zhì)文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔的復(fù)制、打印不會(huì)對(duì)電子文檔的文件內(nèi)容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會(huì)對(duì)電子文檔的壽命產(chǎn)生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會(huì)受到影響。
二、電子文檔管理存在的問(wèn)題
（一）電子文檔與傳統(tǒng)文檔的保存有很大不同。傳統(tǒng)文檔只要避開(kāi)天災(zāi)人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。而電子文檔則過(guò)多地依賴于軟硬件設(shè)備，如果沒(méi)有設(shè)備，就無(wú)法讀取，同時(shí)，電子文檔易被更改、易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長(zhǎng)期保存。
（二）計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代對(duì)電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新?lián)Q代后，不少以前的老版本電子文檔無(wú)法在新的軟硬件環(huán)境下直接使用，給電子文檔的長(zhǎng)期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)平臺(tái)中，如要使用DOS操作系統(tǒng)下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺(tái)，或在上述平臺(tái)中仿真DOS環(huán)境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計(jì)算機(jī)平臺(tái)中也存在著不同程度的兼容問(wèn)題。
（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)辦公管理的單位，使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)多是本單位或上級(jí)主管部門(mén)設(shè)計(jì)的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統(tǒng)，是由檔案行政管理部門(mén)推廣的、符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。二者的設(shè)計(jì)單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉(zhuǎn)為規(guī)定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。
三、加強(qiáng)電子文檔管理的措施
（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到電子文檔與傳統(tǒng)文檔同樣重要，更要認(rèn)識(shí)到由于電子文檔自身的特點(diǎn)和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)，其保管期限不僅取決于其內(nèi)容，還取決于載體壽命、計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和電子文檔與計(jì)算機(jī)軟硬件的一致性。要統(tǒng)一電子文檔的軟硬件設(shè)施，對(duì)電子文檔的形成、收集、歸檔進(jìn)行全過(guò)程管理，并使管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。應(yīng)規(guī)定電子文檔歸檔的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求。確保電子文檔的真實(shí)性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時(shí)的原始狀況一致）、完整性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和表明屬性的數(shù)據(jù)，包括格式、編排結(jié)構(gòu)、軟硬件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無(wú)缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識(shí)別、存儲(chǔ)系統(tǒng)可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護(hù)，保證電子文檔的內(nèi)容和載體安全。
客觀而論，當(dāng)下社會(huì)正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代與信息時(shí)代并行的高速發(fā)展階段，人才的作用不斷突顯，相關(guān)檔案管理部門(mén)作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也正逐漸得到人們的關(guān)注和重視。因此，應(yīng)當(dāng)充分把握信息時(shí)代的各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及科技環(huán)境，妥善加以引用和建設(shè)，通過(guò)構(gòu)建符合人事檔案管理需求的共享網(wǎng)絡(luò)與發(fā)展平臺(tái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)發(fā)展與創(chuàng)新。
一、信息時(shí)代人事檔案的管理要求
信息化時(shí)代人事檔案管理工作，不僅將用人機(jī)制最基本的真實(shí)性、公信力設(shè)為基礎(chǔ)職能，還將基于當(dāng)前社會(huì)信息科技發(fā)展的大背景，全面推行人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)設(shè)置為根本目標(biāo)。而究其原因，一是便于當(dāng)?shù)卣块T(mén)在進(jìn)行相關(guān)的財(cái)政預(yù)算時(shí)，能夠有針對(duì)性地增加檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)投入，從而鼓勵(lì)相關(guān)研發(fā)部門(mén)更為積極地開(kāi)發(fā)有利于全國(guó)聯(lián)網(wǎng)查詢、調(diào)檔、保證信息安全的計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用系統(tǒng)；二是在相關(guān)管理體系當(dāng)中，全面推行信息化和科學(xué)化管理和業(yè)務(wù)辦理流程，為現(xiàn)代化科技融入人事檔案管理工作當(dāng)中提供廣泛的社會(huì)基礎(chǔ)。當(dāng)然，這一切手段的實(shí)施，還應(yīng)當(dāng)借助穩(wěn)定的法律制度體系支撐，從而為各項(xiàng)檔案管理政策的實(shí)施提供必要的法律依據(jù)。
此外，還應(yīng)遵循動(dòng)態(tài)性原則。由于員工是不斷成長(zhǎng)的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時(shí)更新檔案，就會(huì)造成信息的延遲，影響到人力資源部門(mén)的決斷。為此，檔案管理部門(mén)應(yīng)該及時(shí)根據(jù)時(shí)代的變化、員工狀況的變化、現(xiàn)實(shí)情況的變化，將最新的員工資料及時(shí)補(bǔ)充、記錄在案，強(qiáng)化人事檔案信息的實(shí)效性，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)記錄與動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)要定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內(nèi)容，及時(shí)更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預(yù)見(jiàn)性的決斷。
二、信息時(shí)代人事檔案的安全要求
概括地說(shuō)，信息時(shí)代對(duì)人事檔案的安全要求主要有下述兩點(diǎn)：第一，檔案信息之所以會(huì)面臨危險(xiǎn)，有來(lái)自客觀環(huán)境及人為的各種介質(zhì)因素。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)成為人事檔案生成的重要載體時(shí)，以計(jì)算機(jī)為代表的硬件設(shè)施，其安全與否、其抗災(zāi)害能力如何就成為關(guān)系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲(chǔ)的外在介質(zhì)在遭遇不可抗力災(zāi)害（地震、火災(zāi)或其它類(lèi)型的自然災(zāi)害）時(shí)，其固有的信息數(shù)據(jù)便很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，而遭受?chē)?yán)重?fù)p害；又如，人事檔案管理人員出現(xiàn)擅離職守，或工作失誤對(duì)計(jì)算機(jī)操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導(dǎo)致其無(wú)法還原和備份時(shí)，同樣容易造成人事檔案運(yùn)作系統(tǒng)的全盤(pán)崩潰。由此可見(jiàn)，人事檔案生成和管理過(guò)程中所涉及到的各類(lèi)介質(zhì)以及工作人員的良性操作，是維護(hù)檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。第二，信息化之所以會(huì)給人們生活帶來(lái)便捷、給檔案管理工作人員帶來(lái)快速和高效，離不開(kāi)基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。當(dāng)今社會(huì)大量的檔案信息通過(guò)云端存儲(chǔ)、通過(guò)計(jì)算機(jī)在四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、甚至點(diǎn)對(duì)面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對(duì)外泄露和公開(kāi)的內(nèi)容，如果這些數(shù)據(jù)在云端被攻克，或個(gè)人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。
三、推動(dòng)人事檔案信息化進(jìn)程工作構(gòu)想
（一）科學(xué)設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)
傳統(tǒng)人事檔案管理模式中的員工個(gè)人信息一般為書(shū)面文字形式，信息內(nèi)容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，不符合時(shí)展的要求和人力資源部門(mén)工作的需求，為此，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計(jì)科學(xué)化的認(rèn)識(shí)檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)；同時(shí)，應(yīng)在建立內(nèi)部局域網(wǎng)平臺(tái)，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)代化設(shè)施不足所引發(fā)的有關(guān)信息化進(jìn)程的滯后，需要積極爭(zhēng)取更多支持和投入，依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，來(lái)構(gòu)建積極完備的信息管理系統(tǒng)。具體地說(shuō)，一方面需要政府加大財(cái)政上的投入與扶持，建立起統(tǒng)一、高效地信息檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的同時(shí)，為用戶提供更便捷的咨詢服務(wù)；另一方面則要加強(qiáng)對(duì)于原始紙質(zhì)文字資料的收錄與編輯，將其統(tǒng)一納入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。
（二）強(qiáng)化檔案信息技術(shù)安全定位
只有保障網(wǎng)絡(luò)電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展，為廣大民眾提供更好的服務(wù)。而信息技術(shù)在為人事檔案管理工作帶來(lái)快捷與高效的同時(shí)，也隱藏了一定的風(fēng)險(xiǎn)，存在著檔案信息外泄以及個(gè)人隱私信息公開(kāi)的可能性，這就需要強(qiáng)化檔案管理工作中的安全意識(shí)，完善信息技術(shù)的安全定位。具體地說(shuō)，首先，要注意原有紙質(zhì)檔案信息的保存環(huán)境，防治蟲(chóng)蛀或因自然環(huán)境而毀壞；其次，要注意在紙質(zhì)檔案電子化過(guò)程中電子信息的保存位置，進(jìn)行必要的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控維護(hù)以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的升級(jí)和排查，將電子信息的安全化使用納入有關(guān)的法律體系當(dāng)中，以免不法人員竊取相關(guān)信息而給檔案所有人造成難以彌補(bǔ)的損失和危害。
（三）構(gòu)建立體化的人才服務(wù)體系
信息化時(shí)代展開(kāi)的有關(guān)人事檔案管理工作人員培訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)圍繞下述三方面展開(kāi)：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識(shí)，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業(yè)務(wù)能力之余，要強(qiáng)化其對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)管理和操作、計(jì)算機(jī)應(yīng)用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓(xùn)；其次，要將信息操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用學(xué)習(xí)能力作為競(jìng)爭(zhēng)上崗的重要考評(píng)依據(jù)之一，以此促進(jìn)工作人員不斷提升專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)；第三，要以創(chuàng)新的思維、學(xué)習(xí)的理念不斷吸收新知識(shí)、新內(nèi)容，促進(jìn)工作和服務(wù)質(zhì)量的提升，培養(yǎng)檔案管理人員樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任感來(lái)保障檔案信息安全。
（四）積極開(kāi)展信息安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)
在信息化、數(shù)字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個(gè)人的綜合素質(zhì)，讓業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)代化、科技化、信息化的社會(huì)發(fā)展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項(xiàng)事宜發(fā)展所需。首先，要建立健全人才培訓(xùn)制度，以實(shí)際需求與現(xiàn)狀為參考作出調(diào)整與修正；其次，要面向社會(huì)廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實(shí)人才引進(jìn)制度，將檔案管理專(zhuān)業(yè)，或擁有高級(jí)檔案管理職稱(chēng)的人才納入旗下，儲(chǔ)備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數(shù)據(jù)至云端，及時(shí)構(gòu)筑防火墻藝術(shù)、數(shù)字驗(yàn)證碼及密碼校驗(yàn)技術(shù)和入侵檢測(cè)技術(shù)來(lái)為其安全性提升打下籌碼，避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)。而在數(shù)據(jù)的備份時(shí)，還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會(huì)誘發(fā)的各類(lèi)自然災(zāi)害或是其他會(huì)威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺(tái)，必要時(shí)可增加一定的資金和設(shè)備投入，以完善對(duì)于人事檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。
四、總結(jié)與建議
人事檔案記錄著最真實(shí)、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對(duì)真實(shí)與全面，并在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行認(rèn)真清查，詳細(xì)準(zhǔn)確地核對(duì)人員信息，剔除無(wú)效、虛假信息，對(duì)員工提供的虛假材料進(jìn)行甄別與清除，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類(lèi)儲(chǔ)備，強(qiáng)化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數(shù)據(jù)庫(kù)，為企事業(yè)單位人力資源部門(mén)提供最全面、最準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。
目前，我國(guó)現(xiàn)行法律規(guī)定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務(wù)中所面臨的問(wèn)題以書(shū)面形式反映到有關(guān)法制部門(mén)，再由法制部門(mén)呈送給國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)，以此依據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)實(shí)不斷完善管理規(guī)范，為此，人事檔案管理在信息化進(jìn)程中，還應(yīng)以完善的立法體系作為保障，系統(tǒng)地整理所面臨的共性問(wèn)題，例如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開(kāi)等方面內(nèi)容，報(bào)送給有關(guān)部門(mén)報(bào)備，使之將其制度化、規(guī)范化，再通過(guò)構(gòu)建有效的法律制度和規(guī)劃來(lái)進(jìn)一步保障人事檔案更趨向于規(guī)范化管理。
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中圖分類(lèi)號(hào)：R661 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）11-0356-01
一、檔案管理存在的問(wèn)題
1、當(dāng)前不少單位沒(méi)有建立綜合檔案室，各種門(mén)類(lèi)載體檔案沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象比較嚴(yán)重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機(jī)關(guān)的深宅大院內(nèi)，儼然一個(gè)保密機(jī)關(guān)，較為封閉。
2、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料沒(méi)有及時(shí)收集歸檔，散存在部門(mén)或個(gè)人據(jù)為己有的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規(guī)的權(quán)威沒(méi)有真正樹(shù)立起來(lái)，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。一種違法行為的長(zhǎng)期存在并呈普遍性，至少說(shuō)明相關(guān)法律法規(guī)缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)是做好全社會(huì)檔案工作的充分和必要條件，如何培養(yǎng)全社會(huì)的檔案意識(shí)是每個(gè)檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
二、培養(yǎng)檔案管理意識(shí)
1、探索新時(shí)期檔案宣傳的新方法建立好愛(ài)國(guó)主義教育基地，充分發(fā)揮愛(ài)國(guó)主義教育基地的教育功能，教育青少年學(xué)生；省、市級(jí)檔案部門(mén)可編寫(xiě)圖文并茂、內(nèi)容豐富的檔案通俗讀物，服務(wù)學(xué)生教育工作；普及檔案知識(shí)，讓學(xué)生完整保存成長(zhǎng)足跡，通過(guò)整理、制作個(gè)人成長(zhǎng)檔案，學(xué)生們重溫自己的成長(zhǎng)歷程，增強(qiáng)檔案意識(shí)；走進(jìn)學(xué)校，為學(xué)生開(kāi)設(shè)檔案專(zhuān)題講座。
2、加強(qiáng)檔案立法、執(zhí)法力度。檔案法規(guī)是檔案工作的指南針，依法治檔，用強(qiáng)制力強(qiáng)化檔案意識(shí)的培養(yǎng)。營(yíng)造以法促規(guī)范，以法促發(fā)展的良好的工作氛圍，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理，完善執(zhí)法機(jī)制，重拳強(qiáng)化檔案意識(shí)。
3、加強(qiáng)制度建設(shè)。其中關(guān)鍵的是開(kāi)展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區(qū)年度綜合目標(biāo)績(jī)效考核制度，這兩項(xiàng)制度對(duì)機(jī)關(guān)單位及其工作人員的檔案工作及意識(shí)的全面提高尤為重要，且見(jiàn)效迅速，各地應(yīng)全面建立。加強(qiáng)重大活動(dòng)和重點(diǎn)工程檔案管理制度建設(shè)，對(duì)擴(kuò)大檔案的知名度與提高檔案意識(shí)也大有裨益。
4、重視新農(nóng)村檔案工作。在我國(guó)農(nóng)村人口占絕大多數(shù)，一個(gè)地方其他檔案工作做得很好，農(nóng)村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識(shí)的覆蓋面也大有問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)，只重視機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案工作，農(nóng)村檔案未引起足夠的重視。正因?yàn)檗r(nóng)村檔案的薄弱，所以應(yīng)格外關(guān)注。
5、要全面推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作。隨著改革開(kāi)放的步伐，民營(yíng)企業(yè)遍地開(kāi)花，已成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的一支強(qiáng)大力量，民營(yíng)企業(yè)檔案意識(shí)的重要性日益突出。通過(guò)挖掘檔案的利用價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造效益，使越來(lái)越多的民營(yíng)企業(yè)家認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，建立符合企業(yè)自身發(fā)展需要的檔案管理體系，促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案意識(shí)的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。
三、如何做好檔案管理工作
1、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開(kāi)展；領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個(gè)單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。
2、愛(ài)崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無(wú)，因此，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看 ，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作 。
3、綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。
4、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來(lái)那些傳專(zhuān)統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。
四、總結(jié)
綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái)，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來(lái)的不利影響，充分發(fā)揮我國(guó)特有的管理優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持走中國(guó)特色社會(huì)主義檔案管理道路，一定會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。
參考文獻(xiàn)
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目前，我國(guó)檔案管理工作水平雖然步入了全新的階段，即由原來(lái)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦碾娮有畔⒒瘷n案，但是在檔案管理工作中仍存在者效率低、質(zhì)量差等問(wèn)題，究其根本是由于檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度不足造成的。檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的不重視可以體現(xiàn)在對(duì)檔案文件和材料的收集不完整、對(duì)檔案的保存不完善以及對(duì)檔案的分類(lèi)不合理等幾個(gè)方面。第一，提升重視程度。檔案管理工作是一項(xiàng)具有多元化、步驟性強(qiáng)的工作，可以粗略劃分為檔案的采集、分類(lèi)、保存、調(diào)動(dòng)等幾個(gè)板塊的內(nèi)容。隨著現(xiàn)代化檔案管理工作的推進(jìn)，許多檔案管理人員對(duì)于檔案的采集過(guò)分依賴于信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行，而不再仔細(xì)地核對(duì)或?qū)彶?，從而?dǎo)致部分檔案缺失、遺漏或錯(cuò)誤采集等。這主要是由于這些檔案管理人員對(duì)檔案管理工作不重視造成的，從而體現(xiàn)為工作態(tài)度馬虎、管理意識(shí)低下等現(xiàn)象。第二，加強(qiáng)程序性。檔案管理工作所牽涉的范圍較廣、工作時(shí)間具有不確定性，只有將每個(gè)環(huán)節(jié)都落到實(shí)處，才能保證檔案管理工作不出紕漏和差錯(cuò)。然而，要保證檔案管理工作的有序開(kāi)展，僅僅提高檔案管理工作人員對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，有關(guān)部門(mén)還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的程序性建設(shè)，為檔案管理工作提供可靠的保障。在實(shí)際檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)各類(lèi)檔案管理工作的性質(zhì)和流程制定相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)不同類(lèi)型的檔案采取不同的收集方式和管理措施，以提高檔案的保存和利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源優(yōu)化。
二、對(duì)檔案管理工作人員綜合能力方面的要求
在新時(shí)期下，檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化和信息化，因此，在對(duì)檔案管理工作人員的綜合能力要求方面也逐漸傾向于向更高、更全面的方向發(fā)展，具體可以體現(xiàn)在對(duì)檔案管理人員學(xué)習(xí)能力、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用能力以及綜合思維分析能力等幾個(gè)方面。第一，學(xué)習(xí)能力的要求。就現(xiàn)階段而言，檔案管理工作已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，從檔案材料的收集、登記、歸檔和調(diào)動(dòng)等方面均可以通過(guò)信息技術(shù)來(lái)完成，這也就要求檔案管理者不斷適應(yīng)現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展，并不斷與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)和技術(shù)。檔案管理人員只有擁有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展，從而在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，以保證檔案管理工作的順利開(kāi)展并促進(jìn)其健康發(fā)展。第二，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用能力的要求?，F(xiàn)代化背景下對(duì)于檔案的管理工作需要將收集、整合、管理與信息化技術(shù)相互連接起來(lái)，因此，檔案管理工作人員需要具有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并不斷培養(yǎng)和提升其自身的現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用能力，以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。第三，綜合思維分析能力的要求。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程在檔案管理工作中的不斷深入，檔案管理人員不能只對(duì)現(xiàn)有的檔案材料進(jìn)行采集和管理，還需要具有較為全面的思維及分析能力，對(duì)細(xì)微的信息進(jìn)行及時(shí)的處理。同時(shí)，檔案管理者還應(yīng)從大方面著手，對(duì)有內(nèi)在聯(lián)系的檔案資料進(jìn)行對(duì)比分析，發(fā)現(xiàn)其隱藏的微觀數(shù)據(jù)。此外，對(duì)于較為復(fù)雜的檔案材料要及時(shí)歸檔和處理，發(fā)現(xiàn)其內(nèi)部存在的聯(lián)系與規(guī)律，以為今后的調(diào)檔和使用提供便捷。
三、對(duì)檔案管理工作人員心理素質(zhì)方面的要求
通過(guò)上文的闡述可以清楚的了解到，檔案管理工作的程序性很強(qiáng)，且在實(shí)際工作中步驟繁雜、管理人員的能力不易體現(xiàn)，是一種較為枯燥乏味但需要認(rèn)真對(duì)待的工作。因此，從事這一項(xiàng)管理工作的人員，除了具備良好的綜合素質(zhì)和較高的思想政治覺(jué)悟之外，還應(yīng)擁有良好的心理素質(zhì)。只有擁有良好的心理素質(zhì)，才能在飛速發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)中從事相對(duì)于枯燥單一的檔案管理工作，并將這份工作處理得井井有條。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化已成為必然趨勢(shì)，檔案的生成方式已轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案生成方式。這就要求檔案工作人員必須具備一定的信息素養(yǎng)，改變傳統(tǒng)的管理方式，適應(yīng)數(shù)字化和信息化的要求，在檔案管理中多運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，檔案管理人員必須提高自身的信息素養(yǎng)。
一、信息化對(duì)檔案管理人員提出信息素養(yǎng)要求
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用于各行各業(yè)的管理工作中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和各種管理信息系統(tǒng)普遍應(yīng)用，在檔案管理工作中產(chǎn)生大量的電子文件和電子數(shù)據(jù)，使檔案工作收集的內(nèi)容、管理和利用的方式、開(kāi)發(fā)的途徑等都與傳統(tǒng)方式不同。新技術(shù)的發(fā)展要求檔案工作者熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，做好庫(kù)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案管理水平和服務(wù)水平；檔案資源的收集從紙質(zhì)載體檔案向多種載體形式檔案的收集發(fā)展，新的檔案載體形式要求采用新的管理方式，電子文件的信息安全及規(guī)范化管理成為檔案工作者面臨的新課題。檔案工作者必須適應(yīng)環(huán)境變化要求，掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，這就對(duì)信息化條件下的檔案管理人員提出了提高信息素養(yǎng)的要求。而目前許多檔案管理人員信息素養(yǎng)較低。主要表現(xiàn)在信息工具運(yùn)用能力程度不高。
首先，懂計(jì)算機(jī)編程的檔案管理人員較少，能開(kāi)發(fā)高水平軟件或者對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，功能擴(kuò)展的的就更少了，工作中以使用現(xiàn)成的商業(yè)應(yīng)用軟件為主，稍微碰到點(diǎn)問(wèn)題就束手無(wú)策。其次，熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、能進(jìn)行高水平網(wǎng)頁(yè)建設(shè)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接公布信息，開(kāi)展宣傳活動(dòng)的不多，不能勝任檔案信息披露與外部需要的接合面的要求。能擔(dān)負(fù)起檔案信息化建設(shè)軟硬件規(guī)劃， 建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)，管理本部門(mén)服務(wù)器的就更少了，多數(shù)需要外聘專(zhuān)業(yè)的人員，增加了檔案管理工作的成本。再次，許多檔案工作人員在思想觀念上還沒(méi)有完全跟上信息時(shí)代的發(fā)展，很多檔案人員仍安于做“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”。這種狀況勢(shì)必影響檔案工作的信息化建設(shè)。總而言之，信息化社會(huì)環(huán)境對(duì)檔案人員提出信息素養(yǎng)要求，而檔案工作目前卻缺乏具有高信息素養(yǎng)的復(fù)合型人才。
二、檔案管理人員應(yīng)具備的信息素養(yǎng)
(一)應(yīng)掌握一定的信息開(kāi)發(fā)知識(shí)
開(kāi)發(fā)信息資源是一門(mén)學(xué)問(wèn)，有著完整的理論體系和方法。檔案工作者應(yīng)該把檔案工作和信息工作結(jié)合起來(lái)，用信息學(xué)的理論和方法來(lái)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，這是信息化條件下檔案工作人員必須具備的信息素養(yǎng)。
(二)應(yīng)具有系統(tǒng)的信息開(kāi)發(fā)能力
檔案人工作員信息開(kāi)發(fā)就是有目的的進(jìn)行信息收集、積累、文獻(xiàn)資料二次加工、編制各種檢索工具、匯編各種專(zhuān)題資料等過(guò)程，為單位各方面工作直接提供信息利用，最大限度發(fā)揮檔案信息的作用。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制背景下，信息對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，采用什么樣的方式和方法，使檔案信息資源發(fā)揮最大作用，需要檔案人員提高信息素養(yǎng)，掌握信息學(xué)知識(shí)，了解信息規(guī)律, 既能匯集信息，也能深加工信息。
(三)應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)方面的知識(shí)
信息化環(huán)境最大的特點(diǎn)是對(duì)計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)不僅可以隨時(shí)對(duì)所有文件進(jìn)行多角度的分類(lèi)、檢索， 也可以快速地組織出各種專(zhuān)題目錄及索引，這使得檔案管理方法和管理手段日趨數(shù)字化，因此檔案工作人員必須努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的知識(shí)，提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段，采用新型優(yōu)質(zhì)軟件，提高檔案的管理水平。在日常的檔案信息管理過(guò)程中，能夠科學(xué)管理好、維護(hù)好本部門(mén)的局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)，推動(dòng)應(yīng)用好系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。利用現(xiàn)代科技整合檔案信息資源，把豐富的檔案信息資源直接推到利用者面前，由利用者擇舍，保持檔案信息使用通道的方便流暢，更好地適應(yīng)利用者需要。
(四)應(yīng)具備較強(qiáng)的判斷能力
由于數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展，信息的搜集環(huán)境日益開(kāi)放化，如果檔案信息管理不善，很容易發(fā)生信息泄露事件。這就要求檔案人員不斷提高自己的政治素質(zhì)，具備較強(qiáng)的判斷能力，妥善處理好開(kāi)放與保密的關(guān)系，靈活機(jī)動(dòng)地提供利用信息。檔案管理是每一個(gè)單位職能活動(dòng)的一個(gè)組成部分，這決定了檔案室主要是為本部門(mén)服務(wù)，對(duì)社會(huì)僅提供諸如學(xué)歷、工資、親屬關(guān)系等項(xiàng)證明。而即使在單位內(nèi)部，也要求檔案人員能按照不同檔案種類(lèi)、不同檔案內(nèi)容、不同部門(mén)及查閱人員群體來(lái)正確區(qū)分檔案的開(kāi)放、保密的程度，保持適度開(kāi)放，做到既有利于工作的開(kāi)展又不致信息泄露。所以檔案人員既要講求原則，嚴(yán)格按保密制度辦事，同時(shí)又要有較強(qiáng)的判斷能力，對(duì)新用途的掌握靈活機(jī)動(dòng)。嚴(yán)格執(zhí)行借閱保密制度，準(zhǔn)確、快速地給查檔人員提供有關(guān)檔案材料。
三、提高檔案工作人員信息素養(yǎng)的對(duì)策
(一)強(qiáng)化檔案工作人員的信息意識(shí)
過(guò)去檔案所包含的豐富信息固化在紙質(zhì)載體上，限制信息的疏通、傳遞，信息的功能發(fā)揮受到很大限制。信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理進(jìn)入了信息化時(shí)代。樹(shù)立檔案工作人員信息意識(shí)成為迫切的需要。信息技術(shù)的發(fā)展一方面為檔案工作的發(fā)展提供了有利條件，另一方面也使檔案信息資源的泄密變得更加容易。檔案管理首先是保證檔案信息資源的安全，所以在信息化的背景下必須強(qiáng)化檔案工作人員的信息意識(shí)，對(duì)外防止信息被竊取，對(duì)內(nèi)防止信息泄密。強(qiáng)化信息意識(shí)是檔案管理人員提高信息素養(yǎng)的基礎(chǔ)和前提。
(二)加強(qiáng)檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)
信息化的檔案管理方式要求檔案工作人員必須具備信息化處理技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟硬件開(kāi)發(fā)與維護(hù)等相關(guān)技術(shù)都要有一定的掌握，才能適應(yīng)信息化對(duì)檔案工作人員的素養(yǎng)要求。這就必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，建立健全在崗檔案人員信息技術(shù)培訓(xùn)制度，經(jīng)常性的對(duì)檔案人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，并使這種培訓(xùn)經(jīng)?；?、制度化。要鼓勵(lì)檔案人員到高等院校在職進(jìn)修信息技術(shù)?？梢蚤_(kāi)展針對(duì)性、應(yīng)用性項(xiàng)目培訓(xùn)，通過(guò)報(bào)告、講座、結(jié)合參觀訪問(wèn)、實(shí)習(xí)交流等多樣化方式加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)方面的學(xué)習(xí)。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展各種形式的遠(yuǎn)程培訓(xùn)和網(wǎng)上課程學(xué)習(xí)，提高檔案人員的信息化素養(yǎng)。
(三)提高檔案工作人員的綜合素養(yǎng)
信息化條件要求檔案工作人員要掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和具備計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，由檔案業(yè)務(wù)人員向檔案技術(shù)型人才轉(zhuǎn)變，由消極的庫(kù)房保管員向積極的信息管理者轉(zhuǎn)變，承擔(dān)起檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開(kāi)發(fā)、傳播和利用的重要任務(wù)。這對(duì)檔案工作人員的綜合素養(yǎng)提出了極高的要求，成為檔案工作發(fā)展的關(guān)健因素。檔案工作者必須根據(jù)檔案工作出現(xiàn)的新特點(diǎn)不斷學(xué)習(xí)、更新自己的知識(shí)、提高自己的水平，以適應(yīng)時(shí)展對(duì)檔案工作提出的新要求。檔案部門(mén)還應(yīng)該引進(jìn)吸收外來(lái)行業(yè)特別是計(jì)算機(jī)管理行業(yè)的高素質(zhì)人才，培養(yǎng)檔案部門(mén)中的復(fù)合型人才。檔案工作人員還廣泛開(kāi)展學(xué)術(shù)研究和交流。使自身的綜合素養(yǎng)不斷提高。
總之，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的技術(shù)條件，也對(duì)檔案管理人員提出了新的素質(zhì)要求。檔案管理人員必須強(qiáng)化信息意識(shí)，加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升自身的信息素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)，才能適應(yīng)信息化對(duì)檔案工作人員的要求。
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信息技術(shù)管理的優(yōu)勢(shì)是十分明顯的，其能夠讓醫(yī)院的管理工作變得更加的快捷高效，是醫(yī)院管理體制的一次重大變革。
一、醫(yī)院信息化檔案管理的重要性
一方面，醫(yī)院能夠通過(guò)高效合理的檔案管理收集到具有價(jià)值的信息資料，通過(guò)對(duì)信息資料的深入分析，又能夠找到醫(yī)院在服務(wù)能力、醫(yī)療能力等方面的問(wèn)題，這樣醫(yī)院才能制定針對(duì)性的措施進(jìn)行學(xué)習(xí)和改善。而現(xiàn)代城市的發(fā)展促使醫(yī)院的規(guī)模越來(lái)越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，既浪費(fèi)紙張資源和空間資源，也容易因?yàn)闄n案保存不當(dāng)產(chǎn)生很多嚴(yán)重的后果。而信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠解決這些問(wèn)題，容納海量的檔案信息，提高醫(yī)院檔案信息的全面性和真實(shí)性。這樣檔案信息才具有更高的利用價(jià)值，也能夠促進(jìn)醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷提高。
另一方面，醫(yī)院檔案管理的信息化能夠增強(qiáng)醫(yī)院與病人之間的聯(lián)系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，信息化的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫(yī)院就診，醫(yī)生也能快速找到病人的病歷，節(jié)省診療的時(shí)間；而醫(yī)生專(zhuān)家之間也能夠進(jìn)行更加暢通的學(xué)術(shù)交流，相互學(xué)習(xí)借鑒成功的診療經(jīng)驗(yàn)。這對(duì)于提高醫(yī)生總體的醫(yī)學(xué)水平也具有重要的意義。
二、信息化檔案管理的特點(diǎn)
與傳統(tǒng)的人工檔案管理方式相比，信息技術(shù)支撐下的醫(yī)院檔案管理有一些新的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。首先，信息化時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作具有較強(qiáng)的時(shí)效性。信息技術(shù)下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫(xiě)資料和收集Y料的過(guò)程中所耗費(fèi)的時(shí)間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫(yī)院的檔案管理經(jīng)常涉及到病人的過(guò)往病史、個(gè)人信息等等，應(yīng)該在需要的時(shí)候以最快的速度調(diào)度出來(lái)供病情參考，才能為挽救病人節(jié)約更多寶貴的時(shí)間。
其次，信息化檔案管理更加重視對(duì)檔案的綜合運(yùn)用。由于紙質(zhì)檔案搬運(yùn)起來(lái)部分不便，很多檔案都是收集起來(lái)放到保管室封閉管理，而沒(méi)有充分發(fā)揮檔案資料對(duì)于醫(yī)院建設(shè)的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡(jiǎn)單快捷，工作人員只需要進(jìn)行一些計(jì)算機(jī)操作，就能迅速的調(diào)取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來(lái)，為醫(yī)院的發(fā)展決策提供更多可靠的參考，并促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的全面提高。
三、醫(yī)院信息化管理建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)
醫(yī)院檔案管理工作的信息化離不開(kāi)先進(jìn)技術(shù)的支持，為此，醫(yī)院必須不斷引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件技術(shù)，從硬件技術(shù)上為檔案管理的信息化創(chuàng)造良好的環(huán)境。這就要求醫(yī)院相關(guān)部門(mén)密切關(guān)注該領(lǐng)域的最新技術(shù)，花費(fèi)更多的資金和精力去引入先進(jìn)的信息技術(shù)和軟件系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)該將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子信息，并按照一定的規(guī)律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫(yī)生和病人隨時(shí)查詢。同時(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)還應(yīng)該以提高綜合服務(wù)水平為導(dǎo)向，建設(shè)檔案管理電子系統(tǒng)的信息平臺(tái)。因?yàn)榇罅糠睆?fù)的檔案編寫(xiě)工作都是由醫(yī)院內(nèi)部工作人員進(jìn)行的，而醫(yī)生和病人只要能夠通過(guò)信息平臺(tái)查詢到想要的資料即可。因此，醫(yī)院必須建設(shè)完善的檔案信息平臺(tái)，滿足實(shí)際的使用需要。
（二）加強(qiáng)人才建設(shè)
當(dāng)然，醫(yī)院檔案管理的信息化必然意味著對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的需求。只有擁有R檔牡蛋腹芾碇識(shí)，并熟練掌握電子信息系統(tǒng)操作方法，同時(shí)還具備一定醫(yī)學(xué)知識(shí)的工作人員才能勝任這一工作。醫(yī)院引入的大量現(xiàn)金設(shè)備和軟件系統(tǒng)都需要專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理和操作，檔案管理及其信息平臺(tái)的建設(shè)才能正常進(jìn)行。這就要求醫(yī)院建立起一支現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍，包括建立起健全的人才引進(jìn)制度和管理制度，以優(yōu)厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷提高其專(zhuān)業(yè)技術(shù)和思想素質(zhì)。這樣檔案管理工作人員才能跟上時(shí)代的變化，及時(shí)掌握新技術(shù)，并且以認(rèn)真踏實(shí)的工作態(tài)度對(duì)待檔案管理工作。
（三）加強(qiáng)制度管理
為了保證醫(yī)院檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化進(jìn)程，醫(yī)院還應(yīng)該通過(guò)有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強(qiáng)法律法規(guī)的相關(guān)宣傳，使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統(tǒng)的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當(dāng)?shù)睦谩Ｍㄟ^(guò)法律宣傳，能夠使各部門(mén)明確檔案管理的職責(zé)所在，同時(shí)也了解信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的規(guī)則。另一方面，也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的監(jiān)督，對(duì)收集資料、保存資料的過(guò)程進(jìn)行檢查，以保證資料數(shù)據(jù)的正確性和真實(shí)性。檔案管理信息化過(guò)程中的各項(xiàng)操作都應(yīng)該符合規(guī)范，避免違規(guī)行為。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常重要的一部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的重要趨勢(shì)。因此面對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)應(yīng)當(dāng)引起高度的重視，采取科學(xué)有效的建設(shè)策略，讓醫(yī)院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。
參考文獻(xiàn)
[1]唐啟科.醫(yī)院檔案管理如何適應(yīng)醫(yī)院信息化要求的對(duì)策研究[J].中國(guó)保健營(yíng)養(yǎng)，2012，20：4736-4737.
隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用在我們的生活中和工作中，在醫(yī)院的檔案管理工作也逐漸的開(kāi)始應(yīng)用信息技術(shù)。信息技術(shù)管理的優(yōu)勢(shì)是十分明顯的，其能夠讓醫(yī)院的管理工作變得更加的快捷高效，是醫(yī)院管理體制的一次重大變革。
一、醫(yī)院信息化檔案管理的重要性
一方面，醫(yī)院能夠通過(guò)高效合理的檔案管理收集到具有價(jià)值的信息資料，通過(guò)對(duì)信息資料的深入分析，又能夠找到醫(yī)院在服務(wù)能力、醫(yī)療能力等方面的問(wèn)題，這樣醫(yī)院才能制定針對(duì)性的措施進(jìn)行學(xué)習(xí)和改善。而現(xiàn)代城市的發(fā)展促使醫(yī)院的規(guī)模越來(lái)越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，既浪費(fèi)紙張資源和空間資源，也容易因?yàn)闄n案保存不當(dāng)產(chǎn)生很多嚴(yán)重的后果。而信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠解決這些問(wèn)題，容納海量的檔案信息，提高醫(yī)院檔案信息的全面性和真實(shí)性。這樣檔案信息才具有更高的利用價(jià)值，也能夠促進(jìn)醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷提高。
另一方面，醫(yī)院檔案管理的信息化能夠增強(qiáng)醫(yī)院與病人之間的聯(lián)系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，信息化的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫(yī)院就診，醫(yī)生也能快速找到病人的病歷，節(jié)省診療的時(shí)間；而醫(yī)生專(zhuān)家之間也能夠進(jìn)行更加暢通的學(xué)術(shù)交流，相互學(xué)習(xí)借鑒成功的診療經(jīng)驗(yàn)。這對(duì)于提高醫(yī)生總體的醫(yī)學(xué)水平也具有重要的意義。
二、信息化檔案管理的特點(diǎn)
與傳統(tǒng)的人工檔案管理方式相比，信息技術(shù)支撐下的醫(yī)院檔案管理有一些新的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。首先，信息化時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作具有較強(qiáng)的時(shí)效性。信息技術(shù)下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫(xiě)資料和收集Y料的過(guò)程中所耗費(fèi)的時(shí)間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫(yī)院的檔案管理經(jīng)常涉及到病人的過(guò)往病史、個(gè)人信息等等，應(yīng)該在需要的時(shí)候以最快的速度調(diào)度出來(lái)供病情參考，才能為挽救病人節(jié)約更多寶貴的時(shí)間。
其次，信息化檔案管理更加重視對(duì)檔案的綜合運(yùn)用。由于紙質(zhì)檔案搬運(yùn)起來(lái)部分不便，很多檔案都是收集起來(lái)放到保管室封閉管理，而沒(méi)有充分發(fā)揮檔案資料對(duì)于醫(yī)院建設(shè)的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡(jiǎn)單快捷，工作人員只需要進(jìn)行一些計(jì)算機(jī)操作，就能迅速的調(diào)取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來(lái)，為醫(yī)院的發(fā)展決策提供更多可靠的參考，并促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的全面提高。
三、醫(yī)院信息化管理建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)
醫(yī)院檔案管理工作的信息化離不開(kāi)先進(jìn)技術(shù)的支持，為此，醫(yī)院必須不斷引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件技術(shù)，從硬件技術(shù)上為檔案管理的信息化創(chuàng)造良好的環(huán)境。這就要求醫(yī)院相關(guān)部門(mén)密切關(guān)注該領(lǐng)域的最新技術(shù)，花費(fèi)更多的資金和精力去引入先進(jìn)的信息技術(shù)和軟件系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)該將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子信息，并按照一定的規(guī)律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫(yī)生和病人隨時(shí)查詢。同時(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)還應(yīng)該以提高綜合服務(wù)水平為導(dǎo)向，建設(shè)檔案管理電子系統(tǒng)的信息平臺(tái)。因?yàn)榇罅糠睆?fù)的檔案編寫(xiě)工作都是由醫(yī)院內(nèi)部工作人員進(jìn)行的，而醫(yī)生和病人只要能夠通過(guò)信息平臺(tái)查詢到想要的資料即可。因此，醫(yī)院必須建設(shè)完善的檔案信息平臺(tái)，滿足實(shí)際的使用需要。
（二）加強(qiáng)人才建設(shè)
當(dāng)然，醫(yī)院檔案管理的信息化必然意味著對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的需求。只有擁有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，并熟練掌握電子信息系統(tǒng)操作方法，同時(shí)還具備一定醫(yī)學(xué)知識(shí)的工作人員才能勝任這一工作。醫(yī)院引入的大量現(xiàn)金設(shè)備和軟件系統(tǒng)都需要專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理和操作，檔案管理及其信息平臺(tái)的建設(shè)才能正常進(jìn)行。這就要求醫(yī)院建立起一支現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍，包括建立起健全的人才引進(jìn)制度和管理制度，以優(yōu)厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷提高其專(zhuān)業(yè)技術(shù)和思想素質(zhì)。這樣檔案管理工作人員才能跟上時(shí)代的變化，及時(shí)掌握新技術(shù)，并且以認(rèn)真踏實(shí)的工作態(tài)度對(duì)待檔案管理工作。
（三）加強(qiáng)制度管理
為了保證醫(yī)院檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化進(jìn)程，醫(yī)院還應(yīng)該通過(guò)有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強(qiáng)法律法規(guī)的相關(guān)宣傳，使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統(tǒng)的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當(dāng)?shù)睦谩Ｍㄟ^(guò)法律宣傳，能夠使各部門(mén)明確檔案管理的職責(zé)所在，同時(shí)也了解信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的規(guī)則。另一方面，也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的監(jiān)督，對(duì)收集資料、保存資料的過(guò)程進(jìn)行檢查，以保證資料數(shù)據(jù)的正確性和真實(shí)性。檔案管理信息化過(guò)程中的各項(xiàng)操作都應(yīng)該符合規(guī)范，避免違規(guī)行為。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常重要的一部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的重要趨勢(shì)。因此面對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)應(yīng)當(dāng)引起高度的重視，采取科學(xué)有效的建設(shè)策略，讓醫(yī)院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。
參考文獻(xiàn)：
[1]唐啟科.醫(yī)院檔案管理如何適應(yīng)醫(yī)院信息化要求的對(duì)策研究[J].中國(guó)保健營(yíng)養(yǎng)，2012，20：4736-4737.
1、對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2、人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專(zhuān)職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問(wèn)題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。
3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
4、檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專(zhuān)業(yè)人員管理。由于受專(zhuān)業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。
5、檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無(wú)。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。
二、人事檔案管理對(duì)策及思考
1、嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類(lèi)存放、清理排序后及時(shí)歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。
2、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買(mǎi)空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱(chēng)評(píng)聘等個(gè)人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。
3、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-3973（2013）010-176-02
1 引言
進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)正逐步向信息化、數(shù)字化時(shí)代轉(zhuǎn)變。科技檔案在企業(yè)或公司中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位，在經(jīng)濟(jì)技術(shù)的推動(dòng)下，工作環(huán)境也變得日益復(fù)雜，檔案管理工作的作用逐漸突出，尤其是科技檔案管理。由于管理工作復(fù)雜，工作量多，加大了管理難度，在當(dāng)前信息化、數(shù)字化時(shí)代，必須引進(jìn)信息化管理，對(duì)其中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)予以解決，從而為公司企業(yè)管理提供依據(jù)。
2 科技檔案和科技檔案管理
2.1 科技檔案
所謂科技檔案，即是指與生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)的各種形式的資料，一般分有基建檔案、農(nóng)工生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案及科研醫(yī)療檔案等?？萍紮n案有其特殊性，可表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：（1）和普通檔案相比，科技檔案專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，主要體現(xiàn)在內(nèi)容性質(zhì)和形成領(lǐng)域等；（2）科技檔案種類(lèi)繁雜，特點(diǎn)顯著，其多元性主要是因?yàn)樯a(chǎn)活動(dòng)的專(zhuān)業(yè)性造成的；（3）科技檔案還具備成套性和實(shí)用性。在企業(yè)中，作為一種知識(shí)儲(chǔ)備，科技檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)提供相關(guān)資料和情報(bào)，提升企業(yè)的生產(chǎn)力，進(jìn)而增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
2.2 科技檔案管理
科技檔案管理指的是利用一定的方法和模式對(duì)科技檔案進(jìn)行管理，以保證其安全性?？萍紮n案管理通常包括以下幾點(diǎn)：（1）收集。對(duì)科技生產(chǎn)中形成的資料進(jìn)行采集，將其集中在專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)進(jìn)行管理，以便最終實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理；（2）整理。對(duì)采集到的檔案資料進(jìn)行處理，按內(nèi)容或形式特點(diǎn)將其分類(lèi)，以便查閱；（3）鑒定。檔案資料多種多樣，層次有高有低，用途也不盡相同，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)鑒別，按照檔案質(zhì)量和保存價(jià)值劃分保管等級(jí)，沒(méi)有實(shí)際用處的，應(yīng)處以銷(xiāo)毀；（4）保管。主要是指借助一定的技術(shù)，運(yùn)用合理的手段和方法，保護(hù)檔案的安全和完整，盡量延長(zhǎng)其使用壽命，保證其能夠正常發(fā)揮作用；（5）統(tǒng)計(jì)。通過(guò)一系列相關(guān)參數(shù)對(duì)科技檔案的數(shù)量等方面進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，對(duì)其總的狀況能夠?qū)崟r(shí)了解，起到監(jiān)督的作用，同時(shí)也能夠?yàn)橄乱徊桨l(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)字依據(jù)；（6）提供利用。指發(fā)揮主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造一些科學(xué)合理的新方法，對(duì)科技檔案信息進(jìn)行深一步開(kāi)發(fā)，以滿足工作需求。
在21世紀(jì)，現(xiàn)代信息技術(shù)迅速興起，并取得了很大成就，在科技檔案管理中，也開(kāi)始引進(jìn)信息技術(shù)，依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)組成一個(gè)新的平臺(tái)，為科技生產(chǎn)活動(dòng)提供相應(yīng)的技術(shù)條件，為組織管理工作提供信息依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的綜合發(fā)展，從而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
3 科技檔案管理存在的問(wèn)題
科技檔案管理工作繁重，且需細(xì)心，受諸多因素影響，管理中常會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。
3.1 管理模式落后
檔案管理有多種方法模式，雖然同是收集整理保管工作，但模式不同，取得的效果也各有所異。在當(dāng)前信息化時(shí)代，許多企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)新技術(shù)有所忽視，雖然也能進(jìn)行管理，但效率不高，浪費(fèi)時(shí)間，還容易出現(xiàn)失誤。若采取信息化管理，能夠加快查閱速度，有利于提升工作效率。
3.2 服務(wù)手段滯后
計(jì)算機(jī)技術(shù)已遍布社會(huì)各個(gè)角落，還在繼續(xù)發(fā)展，功能也越來(lái)越齊全，有些檔案管理部門(mén)疏于更新，使用的計(jì)算機(jī)較老，只能做一些基礎(chǔ)的簡(jiǎn)單處理，對(duì)于最新的計(jì)算機(jī)以及相關(guān)設(shè)備（如掃描儀等）則缺乏購(gòu)置，不能及時(shí)進(jìn)行技術(shù)交流和信息分享，不利于其信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
3.3 服務(wù)方式較為被動(dòng)
檔案管理部門(mén)是為企業(yè)提供一定的服務(wù)的，但方式過(guò)于被動(dòng)，和外界交流不夠，服務(wù)對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容以及方式范圍等都比較狹隘。
3.4 信息開(kāi)發(fā)力度不夠
過(guò)于依賴檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而忽略了其實(shí)際作用，在查閱檔案時(shí)，往往只是記錄使用的目的，沒(méi)有更深的解析，以致于良好的信息反饋機(jī)會(huì)錯(cuò)失。在引進(jìn)實(shí)例時(shí)，沒(méi)有將其進(jìn)行匯編并重返社會(huì)，以致于邊研工作跟不上，而信息是不斷變化的，邊研工作無(wú)法滿足要求，在信息資源開(kāi)發(fā)這方面，尚有欠缺。在新的形勢(shì)下，檔案管理部門(mén)要想提升管理效率，必須綜合考慮，從思想、組織、管理、服務(wù)等多方面進(jìn)行管理。
3.5 管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
在部分檔案管理部門(mén)，有些管理員是兼職，由于缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，雖然很少犯大錯(cuò)誤，但對(duì)一些細(xì)節(jié)往往處理得不夠好。如圖書(shū)館檔案管理室，多是由學(xué)生兼職，在管理中，由于長(zhǎng)期借閱，或受檔案室內(nèi)環(huán)境影響，檔案易出現(xiàn)損壞等現(xiàn)象，學(xué)生很少會(huì)因此而重視。另外，檔案管理人員對(duì)實(shí)際的生產(chǎn)情況并不了解，再加上態(tài)度不認(rèn)真，在進(jìn)行采集的過(guò)程中，可能會(huì)漏掉，以致于資料殘缺不全。
4 針對(duì)科技檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的對(duì)策
4.1 轉(zhuǎn)變觀念
首先應(yīng)對(duì)科技檔案管理加以重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)階層，務(wù)必要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將其納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃范圍內(nèi)，實(shí)行崗位負(fù)責(zé)制，對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核。檔案管理部門(mén)應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，保證有組織、有計(jì)劃的管理，以免出現(xiàn)混亂。相關(guān)建設(shè)經(jīng)費(fèi)應(yīng)算入年度財(cái)務(wù)預(yù)算，并考慮增加檔案的保管數(shù)量，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，加大成本投入，購(gòu)置高性能的計(jì)算機(jī)，其他設(shè)備如掃描儀、服務(wù)器等設(shè)備也應(yīng)配置齊全。
4.2 創(chuàng)新組織機(jī)構(gòu)
檔案管理需有專(zhuān)門(mén)的檔案室和專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，同時(shí)建立一套完善的管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)于檔案管理人員，除了基本的專(zhuān)業(yè)知識(shí)考核，還應(yīng)培養(yǎng)其綜合能力，通過(guò)培訓(xùn)，保證每個(gè)管理人員都能夠?qū)τ?jì)算機(jī)有個(gè)深刻了解，并熟悉掌握實(shí)踐操作技能，并提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)手工型向技術(shù)型的轉(zhuǎn)變，并進(jìn)一步發(fā)展。
4.3 改變管理模式
為保證檔案的完整性和便捷性，應(yīng)采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理體制。在本單位中，盡量實(shí)行宏觀領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)所屬單位，主要起監(jiān)督、檢查作用，并予以一定的指導(dǎo)，防止出現(xiàn)檔案散化管理的情況。在管理機(jī)制方面，總經(jīng)理負(fù)責(zé)整個(gè)管理，總工程師分管，技術(shù)和檔案部門(mén)齊抓共管，實(shí)行責(zé)任承擔(dān)制，將責(zé)任真正落實(shí)。管理方式尤為重要，為充分發(fā)揮科技檔案的效用，應(yīng)實(shí)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)，加大信息化建設(shè)的力度，合理利用信息資源，從實(shí)體保管模式向數(shù)字化保管模式逐漸轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理。
4.4 改變管理方法
合理的方法在檔案管理中起著異常關(guān)鍵的作用，在信息化科技檔案管理中，首先應(yīng)選擇適宜的檔案管理軟件，不管是系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、管理模塊，還是與辦公自動(dòng)化系數(shù)數(shù)據(jù)接口，都要達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。注意數(shù)據(jù)信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中的錄入，做好目錄檢索，方便以后的查詢維護(hù)工作，通過(guò)查找目錄及掃描等方式，實(shí)現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步完成信息化建設(shè)。
4.5 改變服務(wù)方式
手工式的管理方式顯得比較被動(dòng)，為實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)，需對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以不受地域空間限制，同時(shí)開(kāi)通在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享，工作效率提升，使科技檔案的保密性得到良好的保障，并可以隨時(shí)進(jìn)行交流，從而促進(jìn)企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)。
4.6 做好檔案保護(hù)工作
雖然信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化，在線查閱，但有些檔案以紙張或其他實(shí)體形式保管為佳。而紙張一旦受潮或其他原因影響，再加上頻繁的借閱，容易出現(xiàn)破損，借閱者需小心謹(jǐn)慎，禁止亂涂亂畫(huà)。如有破損，管理人員應(yīng)盡量修復(fù)，并隨時(shí)保證檔案室的環(huán)境適合檔案資料的保管。
5 結(jié)束語(yǔ)
科技檔案對(duì)企業(yè)起著十分重要的作用，加強(qiáng)管理，可以進(jìn)一步挖掘檔案的價(jià)值，掌握其有用信息，并加以利用。隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式也應(yīng)改進(jìn)，在信息化的大環(huán)境下，應(yīng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，逐漸實(shí)現(xiàn)信息化的科技檔案管理。
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