時間：2023-05-26 09:00:16
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抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系。“內(nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設(shè)計、施工等單位負責人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔案卷數(shù)據(jù)的完整、準確、系統(tǒng)。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務(wù)列入地勘項目指標條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關(guān)單位進行交換、復(fù)制索取以及標準化的網(wǎng)絡(luò)收集等。形成完整有效的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件。
2建立制度，編制方案，完善規(guī)則
長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計劃經(jīng)濟的管理體制，缺少市場經(jīng)濟體制中的競爭意識和對原始數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的關(guān)注意識。只有調(diào)動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導(dǎo)，按標準建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則如：范圍、規(guī)范性引用檔、術(shù)語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質(zhì)項目的設(shè)計檔案、設(shè)施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實施細則，細則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。
數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達到此目標要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅持地質(zhì)項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎(chǔ)檔案歸檔工作。管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項目計劃、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按項目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴格交接手續(xù)，認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
3加強培訓(xùn)依法制檔
目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢的要求。一個單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關(guān)系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員素質(zhì)差的現(xiàn)狀，一是要結(jié)合地勘單位的特點，加強對數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)該組織其學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》。《中華人民共和國檔案法》明文規(guī)定，一個國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。但目前地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理缺乏有力的檔案執(zhí)法機制是一個比較突出的問題。在檔案未形成時，就有檔案資料散落在工程技術(shù)人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)者個人手中的現(xiàn)象，根據(jù)現(xiàn)存在情況，應(yīng)檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內(nèi)容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結(jié)合、跟蹤督辦。結(jié)合正在實施的保密協(xié)議簽定工作形成有法必依、執(zhí)法必嚴的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。認真學習檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓(xùn)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水準偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就難以實現(xiàn)檔案信息化了。因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。
4檔案信息電子化紙質(zhì)檔案數(shù)字化
資料檔案信息化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程,行業(yè)不同,信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機遇,地勘單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì),推動地勘單位的改革與發(fā)展,充分利用好信息化這個武器,走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動其它各項工作的現(xiàn)代化進程。
［摘要］目前地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴重損失，因此，加強地勘單位檔案管理工作，提高地勘人員質(zhì)量意識和建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)管理體系。推動檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，標準化。
［關(guān)鍵詞］地質(zhì)資料檔案管理信息化標準化
二是檔案交接手續(xù)不嚴密。按工作性質(zhì)和崗位職責要求，檔案人員交接應(yīng)是一項認真細致、手續(xù)嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。
三是檔案監(jiān)交工作不嚴格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，就連檔案監(jiān)交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴格，工作程序不完整。
筆者認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。如何做好檔案交接工作，筆者認為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：
一是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責之中。當?shù)貦n案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理。
2、落實行業(yè)標準，完善文書檔案管理在農(nóng)業(yè)科研類單位檔案員培訓(xùn)工作中，對《歸檔文件整理規(guī)則》等行業(yè)標準進行詳細講解，并下發(fā)到各科研單位學習，要求按標準完成文書檔案整理工作；組織基層單位檔案員到標準檔案室參觀，直觀地領(lǐng)會行業(yè)標準；以黑龍江省檔案局執(zhí)法檢查為契機，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，完善農(nóng)業(yè)科研單位檔案標準化建設(shè)。
3、加強法制管理，加大農(nóng)業(yè)科技檔案收集力度文書檔案的管理在院機關(guān)、基層單位均比較重視，而農(nóng)業(yè)科技檔案在制度建設(shè)、規(guī)范整理及流向處置方面顯得相對滯后。加強法制管理，使科技檔案工作法規(guī)化、制度化是科技檔案事業(yè)順利發(fā)展的基本保障。作為從事農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)研究的科研院所，農(nóng)業(yè)科技檔案管理是科研單位檔案管理最重要的工作內(nèi)容。目前，基層單位科研檔案斷檔情況比較嚴重的原因主要有兩點：一是檔案管理人員工作熱情不夠、責任心不強；二是科研人員法律意識淡漠，視科研檔案為私有財產(chǎn)，或有顧慮、擔心知識產(chǎn)權(quán)得不得到保護等?；诖耍瑧?yīng)要求檔案工作人員具有高于他人的檔案觀念、高度的責任心和使命感，加強檔案收集力度，熟悉農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)及立項情況；針對農(nóng)業(yè)科研檔案周期性長的特點要做到跟蹤服務(wù)，使檔案收集工作貫穿整個科研活動的始終。開展以《檔案法》為中心的農(nóng)業(yè)科技檔案法規(guī)體系的宣傳教育，提升工作人員的檔案法制觀念，培養(yǎng)農(nóng)業(yè)類科研人員的法律意識和檔案意識，真正做到依法治檔。在科技檔案管理工作中，管理制度是必須遵循的規(guī)定和準則，制定農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度，特別是科技檔案保管和保密制度，科技檔案借閱及利用制度等還要把這些制度落到實處，使科研人員理解并支持科技檔案歸檔工作。
4、建設(shè)高素質(zhì)檔案工作隊伍工作崗位培養(yǎng)對于農(nóng)業(yè)科技類單位從事檔案管理工作的人員至關(guān)重要，掌握專業(yè)知識的同時，在實際工作中鍛煉并提高業(yè)務(wù)能力。
4．1自主學習檔案管理人員要有積極的學習態(tài)度，進一步掌握與檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)、條例以及各項業(yè)務(wù)知識及行業(yè)標準，使各項工作在法治的框架內(nèi)進行，同時也用法律的武器為檔案管理工作保駕護航按照檔案管理的行業(yè)標準完成農(nóng)業(yè)科研類單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作；積極參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷接收新信息。
4．2后備人才培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)重視后備人才的培養(yǎng)，特別是從事檔案管理工作的新員工，對于個人素質(zhì)高、能力強的年輕一代，經(jīng)過工作崗位的鍛煉，很快會成為檔案管理工作的能手。言傳身教是最好的崗位培訓(xùn)，起到“傳、幫、帶”的良好作用，實現(xiàn)崗位新老交替。
4．3參觀學習檔案管理先進單位檔案管理工作具有一定的封閉性，通常局限在自己的工作環(huán)境中搞業(yè)務(wù)，通過參觀學習，和檔案工作走在前列的單位進行橫向比較，能夠提高檔案管理水平。
5、推進檔案管理信息化建設(shè)檔案管理信息化不僅是管理工作的需要，更是時展的必然。目前農(nóng)業(yè)科研類單位檔案管理程度與現(xiàn)代化水平的要求差距很大，這就需要檔案工作人員做到3點。
5．1樹立現(xiàn)代化檔案管理意識檔案管理信息化是一項長期而艱巨的任務(wù)，其實質(zhì)是檔案管理模式從以檔案實體保管為重心向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務(wù)為重心轉(zhuǎn)變的過程，更是從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變的過程。這個轉(zhuǎn)變要求檔案工作者必須更新思想認識，徹底摒棄整理加保管的傳統(tǒng)觀念，將封閉式管理轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，滿足農(nóng)業(yè)科研工作者及廣大農(nóng)民對檔案信息資源開發(fā)利用的需求。
5．2掌握信息技術(shù)技能信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用為檔案資源的科學保管和開發(fā)利用提供了條件?！叭旨夹g(shù)，七分管理”，先進的技術(shù)需要懂技術(shù)的人去管理，缺乏既懂信息技術(shù)又懂檔案專業(yè)的人才，這是許多單位信息化水平徘徊不前的根源所在。從事檔案管理的工作人員應(yīng)與時俱進，掌握并熟練運用先進的科技手段，通過計算機技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進管理效率和服務(wù)水平的提升，加快檔案工作融入信息社會的步伐。
5．3加大檔案管理的投入基層單位要把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計劃，列入預(yù)算，增加投入，建立必要的軟硬件設(shè)備環(huán)境，為逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）08-0-01
會計檔案是指單位在財務(wù)管理和會計核算過程中直接形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表及財務(wù)分析報告及具有保存價值的一系列文字資料等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財務(wù)活動的重要史料和證據(jù)。會計檔案既是單位經(jīng)濟活動的歷史記錄，又是單位檔案的重要組成部分，是重要的信息資源。單位的會計檔案是否真實、齊全、準確、完整，整理、歸檔是否科學、合理，保管、移交是否完好、及時，借閱、銷毀是否規(guī)范、嚴密，都將直接影響到單位會計檔案管理的質(zhì)量。
一、會計資料收集要完整、及時
會計資料的收集要以會計業(yè)務(wù)為主線，凡具有保管價值的所有會計事項記錄、核算資料、財務(wù)管理類的資料，都應(yīng)及時收集，不得遺漏，如發(fā)現(xiàn)缺少的資料，應(yīng)及時向有關(guān)的當事人追回或采取必要的補救措施，以確保會計檔案資料的完整性。依據(jù)《會計檔案管理辦法》，會計檔案資料主要包括：
1.會計憑證類：包括外來和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其他會計憑證。
2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。
3.財務(wù)報告類：分為月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明及其他財務(wù)報告。
4.其他類：包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
實行會計電算化單位的會計檔案主要包括三個方面的內(nèi)容：
（1）由計算機打印輸出的各種書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料。這些打印輸出的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料應(yīng)當符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
（2）以磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)存儲的會計數(shù)據(jù)（會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)），在未打印成書面形式之前，應(yīng)當妥善保管并留有副本。這些介質(zhì)都應(yīng)當視同會計資料或檔案保管。
（3）會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料和軟件程序，也應(yīng)當視同會計檔案保管。
二、會計檔案的整理和歸檔要科學、合理
對會計檔案的整理和歸檔要根據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求，制定科學規(guī)范的分類編號方法和歸檔時限，建立會計檔案保管清冊、移交清冊、借閱登記單等，保證會計檔案內(nèi)容完整、整理歸檔及時、手續(xù)完備，并按會計檔案分類編號規(guī)則整理會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，合理確定擺放各類會計檔案的位置，提高利用效率。
1.會計月度終了，將會計憑證按順序排列、整理，連同所屬原始憑證，按要求裝訂成冊，正確填寫記賬憑證封面，填寫并粘貼包角并蓋好騎縫章。正確填寫會計檔案憑證案卷目錄。
2.年度終了，將會計賬簿、會計報表（實行電算化核算的單位，首先應(yīng)打印出紙質(zhì)的會計賬簿、會計報表）及其他資料（主要是銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單）按《會計檔案管理辦法》要求分類整理、編頁碼、裝訂成冊，正確填寫封面各項內(nèi)容，填寫并粘貼標簽，填寫會計檔案賬簿案卷目錄、會計檔案報表案卷目錄及會計檔案其他類案卷目錄。對于上級、財政部門下達專項資金、部門預(yù)算指標等文書檔案也應(yīng)及時收集交由單位檔案部門整理歸檔。
三、會計檔案的保管、移交要完好、及時
在明確會計業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上，指定專人負責單位的會計檔案，負責會計檔案資料的收集、整理、裝訂、保管，并保持相對穩(wěn)定。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制會計檔案移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案移交清冊中應(yīng)列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止時間和檔案編號、應(yīng)保管期限等內(nèi)容。
四、會計檔案借閱、銷毀要規(guī)范、嚴密
各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，須經(jīng)本單位負責人批準，方可提供查閱或復(fù)制，并辦理借閱、復(fù)制登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)建立、健全會計檔案借閱、復(fù)制登記制度。
根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位保管期滿的會計檔案，應(yīng)由本單位檔案部門會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀待銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等。單位負責人必須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見并簽章。會計檔案銷毀時，應(yīng)當由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員參加，并由同級財政部門派員參加監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級審計部門派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)對照會計檔案銷毀清冊上所列內(nèi)容逐一清點核對并在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章。
DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078
聲像檔案能夠?qū)Ⅴr活的現(xiàn)實場景原貌地保存下來,傳諸后世,再現(xiàn)于后人的視、聽覺的感官。因此,較之其他載體材料的檔案就顯示出自己的優(yōu)勢。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案,現(xiàn)就目前聲像檔案的管理現(xiàn)狀及對策談?wù)剛€人的粗淺之見,
1 聲像檔案在檔案中的特殊價值的和特點
聲像檔案是隨著科學技術(shù)的進步而產(chǎn)生的一種信息記錄。它是指國家機關(guān)、企事業(yè)單位和社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。是應(yīng)用錄音、錄像、照相等手段對重要事件進行真實記錄的歷史材料,它具有客觀性、形象性和科學技術(shù)性的特點,能生動形象地再現(xiàn)設(shè)計單位工程設(shè)計方面的工作及成果,客觀反映和記錄設(shè)計工作的真實面貌。它和文字、圖紙檔案一樣,具有現(xiàn)實的查證作用,對研究歷史具有參考使用價值。聲像檔案的作用和價值雖然眾所周知,有目共睹。但在現(xiàn)實檔案管理中聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理難度大、開發(fā)利用少等問題,直接影響了檔案的完整性。
2 聲像檔案管理現(xiàn)狀存在的問題
2.1 檔案意識不強,聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案管理工作起步較晚,認識與經(jīng)驗不足,缺乏科學化、規(guī)范化管理,一些立檔的建筑單位處于無章可循的自由處理狀態(tài)。有些單位或個人意識薄弱,缺乏全局觀念,僅考慮個人或本部門的工作便利,致使部分聲像檔案資料長期留存在個人或科室內(nèi)部保存,沒有及時向檔案室移交,隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整,造成聲像檔案流失,嚴重影響設(shè)計單位聲像檔案的長期保存。問題主要體現(xiàn)在以下幾方面:
(1)拍攝內(nèi)容不完整。導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不完整的主要原因有:一是對拍攝建筑的特性把握不準確,不清楚什么角度、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝;二是拍攝人員技術(shù)水平不高或責任心不強;三是受經(jīng)費限制,攝影攝響設(shè)備未能及時更新,無法拍出好的建筑形象,直接影響工作的開展。
(2)拍攝部門沒有及時整理。目前一些單位從工程項目開工到竣工驗收、拍攝形成了大量的聲像資料,小的工程項目則有幾十張照片,大的工程項目則有幾百張照片、幾十盒錄像帶,然而拍攝部門往往不分時間前后,沒有任何地點、拍攝人等備注說明,僅注上工程名稱就將幾年積累下來的聲像資料移交檔案部門,給檔案部門的整理工作帶來了較大的難度。檔案人員因不了解這些資料的重要程度,難以進行篩選,無法進行整理、登記、分類、編目。還有一部分工程聲像資料由于保管上的疏失,已經(jīng)造成了較大的破壞和損失,在二次利用上留下的后遺癥,有的甚至無法再加以利用。
(3)收集渠道不暢通。由于一部分的拍攝工作由專業(yè)部門完成,另一部分由設(shè)計者或施工單位人員完成,因而檔案部門對拍攝時間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不容易掌握,加上從活動籌備至結(jié)束沒有相應(yīng)的控制措施,致使這些聲像檔案的收集工作處于被動狀態(tài),這些聲像檔案即便移交檔案部門,也是零零散散,缺乏完整性
2.2 管理難度大,保管條件差,聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。像我單位只是將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發(fā)生問題,悔之晚矣!
造成原因主要體現(xiàn)在保管的分散性和管理的不科學性。一是有的建筑單位在聲像檔案資料的形成和管理上各行其是,聲像檔案散存在各個科室,不能統(tǒng)一集中管理;二是一些建筑單位形成的聲像檔案不能及時歸檔,時間長久了,這些聲像檔案的原始信息模糊,造成整體上的不規(guī)范,也給日后查找?guī)砺闊?/p>
2.3 重大活動聲像檔案失控,流失嚴重
眾所周知,每次單位組織重大活動,或設(shè)計項目完工申報優(yōu)秀設(shè)計時,都安排人員攝錄像,形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個設(shè)計所同時參與的大型活動,檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的,各自負責一塊工作,相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中,活動結(jié)束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作,也造成檔案材料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強,加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。
3 加強聲像檔案管理工作的措施
3.1 加強宣傳、提高意識
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看:一要爭取主管部門的大力支持,引起社會的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇,結(jié)合本單位中心工作,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
3.2 加強管理,制定辦法,狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。檔案室將與有關(guān)部門配合出臺《聲像檔案管理辦法》;同時,各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案室移交;在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
3.3 加強監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時,針對不同單位現(xiàn)狀,采取不同方式進行分類指導(dǎo),力爭整體水平的提高。
對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下功夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
1.2缺乏高綜合素質(zhì)的辦公室檔案管理人員從檔案管理學的角度來看，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作不僅是一項專業(yè)性極高的工作，更需要技術(shù)性較強、專業(yè)素質(zhì)高的工作人員來進行。而當前的情況最為突出的也就是人員素質(zhì)問題，因事業(yè)單位的特殊性，在人事改革的過程中，由于機構(gòu)調(diào)整和重組，工作人員與崗位之間會發(fā)生變化，這就導(dǎo)致了一些不具備專業(yè)檔案管理能力的人員或者說業(yè)務(wù)能力不強的人員從事了辦公室檔案管理工作。而對于這些專業(yè)素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力尚有欠缺的職工來講，單位沒能給予一定的培訓(xùn)與指導(dǎo)，也使得職工對工作產(chǎn)生消極情緒，更不利于辦公室檔案工作。
1.3缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各種各樣的現(xiàn)代化技術(shù)與手段運用到事業(yè)單位管理工作中。就事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作而言，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，給辦公室檔案管理工作帶來了極大的方便。而由于對檔案工作的不重視，缺乏資金的投入，許多事業(yè)單位在引進現(xiàn)代信息技術(shù)到辦公室檔案管理工作上做得不夠好。而為了檔案資源的信息化與數(shù)字化，并逐步實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部資源共享，更應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代的計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進一步促進事業(yè)單位辦公室檔案管理的信息化與現(xiàn)代化水平。此外，因從事檔案管理工作的人員缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的了解與應(yīng)用，對于靈活的設(shè)備與軟硬件使用還存在一定的問題，這也是導(dǎo)致現(xiàn)代化信息技術(shù)得不到有效利用的重要原因。
2事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路
2.1建立并完善辦公室檔案管理制度首先，制度的完善是任何管理工作的前提，想要提高事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作，就必須有一個有效的途徑和方法，建立辦公室檔案管理工作的規(guī)章制度并不斷完善其制度環(huán)境，以保證辦公室檔案工作的規(guī)范性。其次，必須依據(jù)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實際情況出發(fā)，建立相應(yīng)的管理機制，并不斷從制度上來改進和促進檔案管理的規(guī)范性與科學性，以實現(xiàn)檔案管理工作的需要。同時，要提高從業(yè)職員對辦公室檔案管理工作重要性的認識，建立相應(yīng)的約束機制來引起重視，要求職工嚴格的執(zhí)行檔案管理的制度規(guī)范，并逐步構(gòu)建和完善制度。
2.2提高辦公室檔案管理人員的綜合水平辦公室檔案管理工作水平的高低是決定事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而為了更好的管理辦公室檔案，人員的因素必不可少。前面介紹過，辦公室檔案管理工作是一個系統(tǒng)性較強，綜合性高的工作，因此，其對于從業(yè)人員的要求也較高。事業(yè)單位必須明確好辦公室檔案管理的崗位職責，從能力與責任上來完善隊伍建設(shè)，出于崗位變動的考慮，要確保檔案管理人員的整體水平，應(yīng)不斷開展能力培訓(xùn)與實踐性的培訓(xùn)活動，以提升檔案管理人員的能力與知識，進一步提升其管理經(jīng)驗，增強責任感，扎實檔案管理的理論基礎(chǔ)與實踐知識，以此來確保事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的隊伍水平。
2.3推動現(xiàn)代化的信息技術(shù)的運用事實上，檔案管理向信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢，也必然是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的方向。所以，在實際的辦公室檔案管理工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運用起來，切實從計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來指導(dǎo)檔案管理工作，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展?？梢酝ㄟ^借鑒國外一些先進的檔案管理經(jīng)驗，利用光盤、縮微等技術(shù)，或者聲像等技術(shù)來實現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案工作的數(shù)字化。除此之外，還應(yīng)加大對事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入，并加快現(xiàn)代化管理進程的發(fā)展，以充分發(fā)揮出信息社會中檔案管理的價值。另外，必須加強事業(yè)單位檔案管理工作的經(jīng)費投入，通過資金的投入，與加大宣傳力度，促進辦公室檔案管理工作的健康發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管理；新形勢
0 引言
檔案管理工作具有管理性和服務(wù)性，事業(yè)單位通過對檔案資料的科學管理，不僅能夠為單位發(fā)展提供依據(jù)，使單位處于高效有序的發(fā)展之中，而且能幫助單位鞏固管理、樹立良好形象。隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位改革也提上日程，事業(yè)單位檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性管理工作也面臨越來越來的新問題，雖然事業(yè)單位正努力完善檔案管理工作，可是仍然存在許多不足。本文重點分析了當前我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，針對檔案管理者面臨的一些新形勢提出了相關(guān)改革策略。
1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
隨著我國網(wǎng)絡(luò)化、信息化的不斷深入，當前事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了許多問題，主要體現(xiàn)在：
1.1 檔案管理制度不健全
常言道：“無規(guī)矩不成方圓”，完善的規(guī)章制度是檔案管理工作高效運行的基本保障。當前一些事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，檔案管理制度不健全，甚至部分單位根本沒有形成一套正規(guī)的檔案管理制度。在這種情況下，檔案管理工作無章可循，管理方式、管理標準都不統(tǒng)一，檔案管理者往往認為只要保證檔案不泄露、不丟失便完成了工作，結(jié)果造成檔案管理混亂、工作效率低下等一系列問題。
1.2 檔案管理技術(shù)和手段缺乏創(chuàng)新
“科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，科技的發(fā)展對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的要求。然而，當前我國在事業(yè)單位檔案管理方面的手段和方法仍然很陳舊，尤其是信息技術(shù)引入不足，還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理為主，隨著事業(yè)單位信息量的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅效率低下，而且出錯率高、安全性差，嚴重制約著檔案管理工作的提高。
1.3 檔案管理人員素質(zhì)相對薄弱
事業(yè)單位擁有一批專業(yè)的檔案管理人員是保證檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。然而當前事業(yè)單位檔案意識淡漠，認為檔案管理是一項普通的材料整理工作，通常把檔案管理工作交給一些普通文職人員負責。而且在事業(yè)單位改革過程中崗位的變動較大，許多有經(jīng)驗的員工被調(diào)走，上任的人員大多是新手，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，工作中管理意識和管理能力都不強。實際上檔案管理工作專業(yè)性很強，需要有專業(yè)知識和專業(yè)修養(yǎng)的檔案管理者來完成，檔案管理者的綜合素質(zhì)也將直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量。例如有些事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏重視，讓普通文職人員負責檔案管理工作，造成檔案管理者抱著“做一天和尚撞一天鐘”態(tài)度，工作積極性差、工作效率低下，檔案管理極其混亂。
2 完善事業(yè)單位檔案管理工作的新舉措
面對檔案管理中出現(xiàn)的新問題，檔案管理者應(yīng)積極應(yīng)對，努力開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。具體做到以下幾點：
2.1 加強業(yè)務(wù)學習和培訓(xùn)
隨著事業(yè)單位檔案管理工作對管理者的要求不斷提高，檔案管理者要樹立終身學習理念，加強對業(yè)務(wù)的學習和培訓(xùn)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，從而適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求，力求成為具有高水平的檔案管理人才。檔案管理者一方面要繼續(xù)鞏固檔案管理基礎(chǔ)理論和知識，同時要加強對檔案管理技術(shù)的學習，掌握檔案管理領(lǐng)域的信息技術(shù)手段，學會將電子信息技術(shù)和信息檢索工具運用到檔案管理之中。此外，檔案管理者還要注重相互之間的經(jīng)驗交流，通過交流實現(xiàn)取長補短。
2.2 強化檔案管理意識
檔案管理不是一項無足輕重的工作，而是具有很強的服務(wù)性，在事業(yè)單位發(fā)展中承擔著為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考和依據(jù)的重任。檔案管理者應(yīng)該認識到檔案管理工作的重要性，切實從工作態(tài)度和工作質(zhì)量上改善自身的不足。面對當前事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，檔案管理者要樹立檔案管理意識，提高自身職業(yè)道德水平，增強服務(wù)意識、改善服務(wù)質(zhì)量，并在做好本職工作的基礎(chǔ)上力求改革創(chuàng)新，利用新的技術(shù)手段加大對信息資源的開發(fā)，使得檔案信息資源的價值盡可能的發(fā)揮出來，力求成為一名高素質(zhì)的檔案管理者。
2.3 學會科學管理檔案
事業(yè)單位檔案管理者要適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求，學會科學管理檔案資料。對此，檔案管理者首先要定期審查單位檔案，對于過期無效的資料及時整理清除，以免占用存儲空間，而對于重要部分予以妥善保留。其次，目前仍有許多事業(yè)單位的檔案管理部門只有少量的計算機及落后的軟件設(shè)備，這與現(xiàn)代化的發(fā)展水平是不相符合的，落后的技術(shù)水平導(dǎo)致了檔案檢索效率低下，因此事業(yè)單位檔案管理部門要跟上信息時代的步伐，利用計算機、光盤、數(shù)碼相機等輔的技術(shù)手段提升檔案管理質(zhì)量，及時更新檔案信息和內(nèi)容，盡可能的為單位提供充實豐富的新信息，從而促進單位的科學發(fā)展。
3 結(jié)語
總之，隨著事業(yè)單位對檔案管理的不斷重視和完善，檔案管理工作有了一定突破，但是信息技術(shù)的發(fā)展使得愈來愈多的檔案信息資源需要有效管理，于是對事業(yè)單位檔案管理者提出了新的要求。事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革具有重要的意義，檔案管理者要與時俱進，不斷提高自身綜合素質(zhì)，努力做好事業(yè)單位檔案管理工作。
【參考文獻】
2.建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。
二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。
3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。
三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進行實質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設(shè)。標準化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。
3.開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進行。
4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。
信息社會把建設(shè)單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。
摘要：建設(shè)單位的檔案管理是建設(shè)單位管理工作中的重要部分。依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應(yīng)當今時代的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理建設(shè)工程檔案已經(jīng)成為提高建設(shè)單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)條件以及存在的問題，勾畫出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的架構(gòu)，并列出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的必要條件所需措施。
關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
檔案工作制度
為了保證機關(guān)檔案工作的順利開展必須建立健全機關(guān)檔案工作規(guī)章制度。在我市近幾年的檔案工作執(zhí)法檢查中，我們發(fā)現(xiàn)，有相當一部分機關(guān)單位沒有健全的檔案工作制度，有的單位甚至根本就沒有建立檔案工作制度。由于缺乏制度的指導(dǎo)和約束，檔案人員一味埋頭苦干，結(jié)果檔案的整理不規(guī)范，檔案的保管不合要求，檔案的利用也達不到應(yīng)有的效果。大家都知道，完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要以相的制度做保障所謂“無規(guī)矩不成方圓”，要使機關(guān)檔案工作有章可循、有法可依，機關(guān)檔案部門必須建立縫全機關(guān)檔案工作規(guī)章制度并納入有關(guān)部門和人員的崗位責任中監(jiān)督實施。機關(guān)檔案工作需要建立的規(guī)章制度主要有：
(1)檔案的歸檔制度(主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求)；
(2)檔案的保管制度(主要包括檔案的安全保護和庫房、設(shè)備管理措施)：
(3)檔案的保密制度(3z要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求)；
(4)檔案的利用制度(主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續(xù))。
檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映單位的整體發(fā)展狀況。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。
檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。
階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃；在任務(wù)、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。 檔案管理要不斷發(fā)展，為單位服務(wù)
新時期檔案的管理工作必須要不斷地走向開放，要重視服務(wù)。首先來講，檔案管理必須要從封閉走向開放，這主要是因為檔案的管理要為整個大局服務(wù)，要為經(jīng)濟的向前發(fā)展服務(wù)，為職工和群眾來服務(wù)，我們就必須要根據(jù)當下形勢的發(fā)展要求，將檔案管理工作不斷的開放，在管理的過程中要重視對外的交流，充分的利用檔案，發(fā)揮它們的優(yōu)勢，并在開放的過程中不斷地賦予這些檔案以新的活力。其次，檔案管理必須要從以往重視保管的思維中跳脫出來，加強服務(wù)，我們重視保管是理所應(yīng)當?shù)模侵皇潜９軣o疑會輕視這些檔案本身所具有的價值，所以必須要重視對現(xiàn)有資料的研究和開發(fā)，要改變以往被動的服務(wù)狀態(tài)，努力積極的主動服務(wù)，甚至是超前服務(wù)，盡可能地將服務(wù)的范圍擴展到經(jīng)濟發(fā)展的趨向之中，圍繞社會熱點和焦點問題，總結(jié)當下的時事熱點問題，及時的為決策者提供相關(guān)的信息服務(wù)；最后，檔案管理必須要改變以往那種只為機關(guān)服務(wù)的狀態(tài)，積極的為單位職工服務(wù)。在這個過程中，要牢牢的樹立服務(wù)大眾的意識，在服務(wù)的過程中還需要不斷的擴展服務(wù)的深度與廣度，從而在根本上滿足基層的群眾對于檔案信息的需求，也只有這樣，才能真正的實現(xiàn)檔案的自身價值。
建立檔案館(室)網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。
目前，國內(nèi)許多單位檔案館(室)利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化；如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺(室)與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。
1 機關(guān)單位檔案管理實現(xiàn)信息化的意義
筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的機關(guān)單位檔案多為紙質(zhì)檔案，在管理與存儲過程中，容易破損，存儲占用空間大，保存成本高。將機關(guān)單位檔案進行信息化管理，把檔案保存到政府數(shù)據(jù)平臺，不用擔心檔案受到自然環(huán)境破壞，也不用擔心因為人員翻看破壞資料完整性，還節(jié)省了存儲空間，減少機關(guān)單位的用紙量，提升綠色政務(wù)辦公的形象。信息化檔案管理不再需要大量的人力進行維護，管理，備份，減少了檔案工作人員整理與裝訂檔案的時間，提高了工作效率，節(jié)約了人力成本[1]。
機關(guān)單位檔案電子化管理方便信息查找共享，節(jié)約時間，提高效率。例如，上級部門在政審環(huán)節(jié)需要來查詢某個人的檔案信息，詢多年之前資料，按照原來的紙質(zhì)檔案信息管理方法，需要工作人員去檔案庫，細翻查找大量的檔案，消耗大量時間，也增加了工作量。然而通過建立機關(guān)單位信息化檔案管理平臺，管理員僅僅需要錄入關(guān)鍵詞即可實現(xiàn)信息的查詢及定位，在一定程度上節(jié)省了人力及時間，提升了服務(wù)水平，體現(xiàn)以人為本的理念。
2 機關(guān)單位檔案電子管理的問題呈現(xiàn)
調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，雖然機關(guān)單位檔案電子管理提升了服務(wù)水平及運行效率，但是在實踐層面受多因素制約，仍存在諸多問題。
2.1 電子檔案安全性有待提升
在機關(guān)單位電子檔案的過程中，安全問題是制約其發(fā)展的關(guān)鍵。如果一旦在運行過程中出現(xiàn)泄漏，則失去了檔案電子化管理的意義，還很可能造成嚴重的后果，影響國民經(jīng)濟發(fā)展及社會的穩(wěn)定。隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，黑客技術(shù)也在提升自身技術(shù)水平，在機關(guān)單位電子檔案的傳輸、收集及歸檔等環(huán)節(jié)，稍有不慎不法分子就會入侵，從而使得機關(guān)網(wǎng)絡(luò)遭到病毒侵害或者非法入侵，產(chǎn)生信息泄露在所難免。
2.2 電子檔案管理機制不完善
筆者調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，當前機關(guān)單位在電子檔案管理中，制度建設(shè)體系存在漏洞。如某些機關(guān)單位在進行電子檔案管理中，沒有劃定責任人及具體的工作任務(wù)，導(dǎo)致管理中扯皮現(xiàn)象屢見不鮮，影響了工作效率。同時，缺乏科學的分類劃分模式，是制約機關(guān)單位電子檔案有序運行的主要因素，時常導(dǎo)致運行混亂，影響了電子檔案管理工作的可持續(xù)運行發(fā)展。
2.3 電子檔案人員綜合素質(zhì)偏低
基于目前機關(guān)單位電子檔案的發(fā)展現(xiàn)況來看，機關(guān)單位的電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)比較低、團隊內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)缺乏合理性、對新鮮事物的接受能力較差等問題，嚴重制約了機關(guān)單位電子檔案的發(fā)展，影響了檔案管理的效率及質(zhì)量[2]。所以，對機關(guān)單位電子檔案方面改革，首先要加強電子檔案人員綜合素質(zhì)以及專業(yè)知識的培訓(xùn)力度，提升從業(yè)人員的服務(wù)質(zhì)量和綜合能力，使得機關(guān)單位電子檔案工作健康、可持續(xù)發(fā)展。
3 強化機關(guān)單位電子檔案管理的對策措施
結(jié)合機關(guān)單位電子檔案管理上暴露的諸多問題，筆者從三個方面展開對策設(shè)計，旨在提升其綜合運行質(zhì)量。
3.1 技術(shù)創(chuàng)新，提升電子檔案“安全系數(shù)”
在創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的時代背景下，機關(guān)單位電子檔案人員需要具備一定的創(chuàng)新能力，在實踐過程中通過學習來解決目前遇到的相對棘手的安全隱患問題，從而能夠提供良好的解決方案，為快速發(fā)展提供應(yīng)對措施，或在具體學習實踐中結(jié)合問題進行分析思考，提煉出新方法、新觀點、新技術(shù)等，從而對現(xiàn)有技術(shù)??現(xiàn)創(chuàng)新，來提高機關(guān)單位電子檔案人員的運行穩(wěn)定性。同時，技術(shù)水平的提升才是保障機關(guān)單位電子檔案安全管理的根基。要在機關(guān)內(nèi)部進行責任明晰，將具體職責落實到人，制定工作細則，要求安全管理工作嚴格按照規(guī)范開展。同時針對遇到的安全故障，應(yīng)不定期地開展專項培訓(xùn)，使得技術(shù)水平不斷提升， “安全系數(shù)”匹配時展[3]。
3.2 建立健全電子檔案管理機制
新時期下，應(yīng)充分明晰大數(shù)據(jù)平臺的核心技術(shù)特征，按照機關(guān)單位的實際運維特點，對電子檔案進行優(yōu)化設(shè)計。首先，要強化責任主體的意識，要求機關(guān)單位檔案負責部門應(yīng)盡快制定電子檔案的管理機制，采用量化的指標將工作進行細化，制定檔案責任關(guān)聯(lián)機制，確保保密制度落實，制定工作開展的細則文件，使檔案管理工作有條不紊的進行。其次，要加強資金及技術(shù)投入，確保電子檔案的管理機制切實發(fā)揮價值，為機關(guān)單位信息化的開展扮演了重要的角色效應(yīng)。最后，在完善機制的過程中，機關(guān)單位要充分運用大數(shù)據(jù)信息平臺，實現(xiàn)了對電子檔案的優(yōu)化管理及匯總分析，在一定程度上避免了傳統(tǒng)模式下人工進行檔案管理的無序性、低精確度等多重問題，從而提升機關(guān)單位電子化信息檔案管理的便捷性及可靠性。與此同時，機關(guān)單位通過運用大數(shù)據(jù)信息平臺，基于算法分析完成對平臺的推廣性及判斷性，強化數(shù)據(jù)融合的效率，保證數(shù)據(jù)在傳輸中的一致性和可靠性，使得資源實現(xiàn)了優(yōu)化布置。將機關(guān)單位檔案管理與大數(shù)據(jù)發(fā)展相互融合，強化了對檔案管理的規(guī)劃性及有效性，明晰了資源規(guī)劃的特點、來源及分類，在很大程度上提升了檔案管理的綜合質(zhì)量，同時也便捷了檔案的處理及不同部門之間的有效交流[4]。
3.3 強化人才隊伍建設(shè)
檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。
檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個
階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
