時(shí)間：2023-05-29 09:02:22
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇基建檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
（一）檔案管理機(jī)制不健全
目前高校對基本建設(shè)檔案管理缺乏足夠的重視，檔案管理機(jī)制不健全，缺乏嚴(yán)格的約束和調(diào)控機(jī)制。再加上檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，對檔案管理敷衍了事，往往造成檔案資料不全，檔案內(nèi)容不詳實(shí)，甚至造成許多重要的證件和圖紙的缺失，為高?；窘ㄔO(shè)帶來巨大的損失。
（二）檔案管理與建設(shè)落后
雖然計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷應(yīng)用與檔案管理中，但是由于很多高校對高校基建檔案管理缺乏足夠的重視，致使在高校基建檔案管理中，這方面的技術(shù)缺乏，同時(shí)檔案管理人員知識陳舊、管理手段單一、管理設(shè)備老化，使高?；n案管理與建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后與其他建設(shè)，制約了基建檔案現(xiàn)代化發(fā)展。
（三）檔案管理量質(zhì)低
檔案管理的質(zhì)量是檔案管理人員綜合素質(zhì)的直接體現(xiàn)。但目前高?；n案管理人員由于知識單一，知識水平較低，專業(yè)能力較弱，導(dǎo)致高校基本建設(shè)中的文件在采集、整理、編制、歸檔中存在很多問題，使高?；n案管理質(zhì)量低下。
（四）檔案查閱不便
由于高?；n案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與知識水平總體較低，導(dǎo)致很多檔案分類、整理不當(dāng)，資料不系統(tǒng)、不完整，資料不規(guī)范，而一旦需要檔案資料時(shí)，對其查閱相當(dāng)困難，給檔案使用者帶來極大的不便。
二、完善高?；n案管理的措施
（一）提高檔案質(zhì)量
在收集檔案材料過程中嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，要求參與工程建設(shè)部門的工程建設(shè)的檔案必需完整準(zhǔn)確，對所有工程建設(shè)中形成的有效資料都要嚴(yán)格按照《城建檔案歸檔條例》及《高校檔案歸檔條例》進(jìn)行系統(tǒng)整理，從而從源頭把好檔案材料的質(zhì)量，為基本建設(shè)部門提供高質(zhì)量的一手資料。②
（二）提高檔案管理科學(xué)水平
高?；n案管理中最核心的是對人的管理，首先要針對檔案人員進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及職業(yè)道德素養(yǎng)，使其在檔案管理具體事務(wù)中熟練運(yùn)用各種技能對檔案進(jìn)行整理歸檔，對檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控，確實(shí)擔(dān)當(dāng)起檔案管理的重?fù)?dān)，提高檔案服務(wù)水平。其次，高?；ú块T要確實(shí)擔(dān)起職責(zé)，認(rèn)真對待基建各項(xiàng)工作的檔案，實(shí)行制度管理和統(tǒng)一管理。在此，要完善檔案管理的各項(xiàng)機(jī)制，使檔案管理有嚴(yán)格的制度約束，從而提高檔案管理的科學(xué)水平。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，該技術(shù)已應(yīng)用到社會的各個(gè)領(lǐng)域。目前我國高校檔案管理設(shè)備陳舊、管理手段老化，針對這一問題，高校管理部門應(yīng)重視高?；n案管理工作，加大對基建檔案管理投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，為檔案使用者在查閱時(shí)大開方便之門。
隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富，是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
1基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時(shí)使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計(jì)算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí)，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。
2.3全員檔案意識不強(qiáng)
基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復(fù)編號的；請示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時(shí)也很麻煩。
3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平
隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn)，可以爭取各種機(jī)會參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
學(xué)校發(fā)展過程中的基建檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)整理立卷，而且各個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料也應(yīng)該是獨(dú)立的?；n案的整理對象是單位工程，應(yīng)當(dāng)包含工程各個(gè)階段的依據(jù)性文件，具體包括準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
1．2來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因?yàn)榛üこ添?xiàng)目規(guī)模較大，且設(shè)計(jì)專業(yè)因素較多。工程項(xiàng)目的整個(gè)過程包括從工程項(xiàng)目籌劃到竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段，檔案材料來源涉及到各項(xiàng)工作的參與，包括設(shè)計(jì)部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。
1．3實(shí)用性
作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實(shí)性信息，因此具有很強(qiáng)的實(shí)用性，在學(xué)校的擴(kuò)建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2高?；n案管理工作的問題
2．1缺乏檔案管理意識和規(guī)范的歸檔方法
由于高校基建部門以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對高?；ü芾砉ぷ鞯恼J(rèn)識和重視，因此在很多高校基建檔案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負(fù)責(zé)任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和完整性
高校基建項(xiàng)目從最初到竣工涉及到的領(lǐng)域較廣泛、資料來源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高?；ú块T不主動對基本建設(shè)資料信息進(jìn)行收集和歸檔，會丟失許多工程建設(shè)過程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強(qiáng)的責(zé)任心以及專業(yè)的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性有所缺失。
2．3缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)
高?；n案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點(diǎn)，管理人員往往對基建檔案進(jìn)行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點(diǎn)投放在教學(xué)設(shè)備和師資力量，而忽略了對高?；n案管理工作的投入，因此，當(dāng)前高?；n案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現(xiàn)代化信息搜索、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時(shí)耗力、效率低的后果。
3強(qiáng)化新形勢下高?；n案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高?；n案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵就是完善各種規(guī)章制度。實(shí)際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業(yè)性較強(qiáng)、涉及單位較多，因此應(yīng)當(dāng)及時(shí)指導(dǎo)和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項(xiàng)目后，必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求，同步進(jìn)行基建檔案管理、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責(zé)，確保重要技術(shù)資料歸位，如項(xiàng)目施工、安裝以及竣工等技術(shù)。
3．2實(shí)施規(guī)范化、同步化
對基建檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真實(shí)施同步化和規(guī)范化，保證歸檔文件材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性滿足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應(yīng)當(dāng)用耐久性較強(qiáng)的材料進(jìn)行書寫;保證竣工圖紙編制的規(guī)范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴(yán)重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規(guī)律，根據(jù)文件之間的聯(lián)系合理排列卷內(nèi)文件。為確保基建檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，應(yīng)及時(shí)掌握管理工作開展過程中的各準(zhǔn)確文件資料。
3．3提升現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件就是建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施，具體包括:操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲設(shè)備、信息安全系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等。硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，信息化平臺必須憑借網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設(shè)施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)工作。選擇硬件和軟件時(shí)，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)，而要預(yù)留一定的升級空間即具備前瞻性。
關(guān)鍵詞：
基建檔案；檔案管理；模式創(chuàng)新；自來水企業(yè)；體系建設(shè)
隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，基建工程建設(shè)項(xiàng)目自來水公司的基建檔案工作日益復(fù)雜，檔案管理人員在工作過程中需要注意檔案管理的規(guī)范性和條理性。基建檔案是項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的重要檔案，大部分以表格、圖紙、文字等形式存在，包括施工圖紙、文字記錄、施工管理文件、工程預(yù)算及竣工驗(yàn)收等技術(shù)性文件，并直接在基建項(xiàng)目開發(fā)過程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值及利用價(jià)值，它反映了基建項(xiàng)目的招投標(biāo)、施工建設(shè)、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等全過程。在新形勢下，如何對傳統(tǒng)基建檔案進(jìn)行管理，以提高對基建檔案重要性的認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)基建檔案自身價(jià)值，提升公司管理水平，是基建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考的問題。
一、開展基建檔案管理體系創(chuàng)新模式建設(shè)的必要性
（一）必須與時(shí)俱進(jìn)，減少對項(xiàng)目的滯礙
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代檔案工作也隨之不斷完善，以紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)檔案慢慢淡出人們的視線，檔案信息化越來越普及。電子檔案為檔案的內(nèi)容提供了更豐富的載體與環(huán)境，文字、圖片、音頻等成為檔案信息的組成部分。因此，對這些資料進(jìn)行有效管理，可以進(jìn)一步增加對基建檔案的利用價(jià)值，讓決策者能夠根據(jù)之前的基建檔案對即將要進(jìn)行的基建項(xiàng)目進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷，在最大程度上避免錯誤決策的出現(xiàn)，保證公司經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)定性。在新形勢下，傳統(tǒng)的基建檔案管理模式已不適應(yīng)社會的發(fā)展，創(chuàng)新將是基建檔案管理工作未來發(fā)展的方向，所以，我們不能故步自封，這樣容易造成基建檔案管理滯礙，不利于基建檔案本身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。
（二）強(qiáng)化管理制度，促進(jìn)管理質(zhì)量
在傳統(tǒng)的基建檔案管理中，由于其制度和模式出現(xiàn)了嚴(yán)重問題，影響了項(xiàng)目管理工作的順利進(jìn)行，造成基建檔案整理時(shí)間周期長、利用效率低等情況。在實(shí)際工作中，如果堅(jiān)持延續(xù)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行基建檔案管理工作，其質(zhì)量無法得到提升。由此可見，對基建檔案管理體系進(jìn)行模式創(chuàng)新已經(jīng)刻不容緩，必須依靠嚴(yán)格的管理制度和新觀念對傳統(tǒng)的檔案管理體系進(jìn)行調(diào)整，從而推進(jìn)基建檔案管理工作不斷完善，實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量的穩(wěn)定上升。
（三）創(chuàng)新管理觀念，促進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)
目前，很多檔案工作人員缺乏對現(xiàn)代化管理技術(shù)方法掌握的能力，導(dǎo)致很多現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)難以得到應(yīng)用。主要原因是檔案工作人員在思想上、能力上停滯不前，在實(shí)際工作中，也不具備現(xiàn)代化的管理理念。為了讓檔案工作人員素質(zhì)和能力得到提升，必須加大力度從思想上進(jìn)行引導(dǎo)，從技能上加以培訓(xùn)，促進(jìn)其在新的體系下形成新思想、新觀念，使得自身能力得以提升。
二、自來水公司基建檔案管理創(chuàng)新模式建設(shè)的途徑
（一）創(chuàng)新模式引入，重塑管理模式
任何創(chuàng)新的觀念和思想都離不開宣傳，要通過宣傳教育，來傳遞新思想的總體思路和中心價(jià)值，讓檔案工作人員在工作過程中具備這些思維。在宣傳教育過程中，首先要轉(zhuǎn)變基建檔案工作人員的認(rèn)識與狀態(tài)，由于他們長時(shí)間被傳統(tǒng)檔案管理模式熏陶導(dǎo)致對工作認(rèn)識不夠深刻，從而使檔案處于封閉狀態(tài)，更別說檔案利用，他們大多僅僅關(guān)注檔案的基本著錄，對基建檔案的整理和分類缺乏專業(yè)性的認(rèn)知。因此，在創(chuàng)新體系下，要求檔案工作人員必須改變之前的工作狀態(tài)，要做到對圖紙、文字記錄、表格等不同類型方面的收集、整理、分類，這樣才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新體系下對基建檔案管理的條理化。其次，必須重塑基建檔案管理模式，從而增強(qiáng)基建檔案管理過程中的透明化，為基建檔案信息化共享打下基礎(chǔ)。在進(jìn)行基建檔案信息化時(shí)，需要制定嚴(yán)格的輪班制度和多重加密分級權(quán)限賬號設(shè)定，從而保障基建檔案的安全性。
（二）加強(qiáng)制度落實(shí)，關(guān)注信息收集
由于地下管道鋪設(shè)復(fù)雜，如果沒有詳細(xì)的基建檔案作為開工依據(jù)，則無法保證基建項(xiàng)目順利進(jìn)行。同時(shí)，自來水公司的業(yè)務(wù)關(guān)乎廣大百姓日常生活，因此基建項(xiàng)目的開建要嚴(yán)格控制在預(yù)控范圍之內(nèi)。制度的落實(shí)必須加強(qiáng)對基建檔案管理工作的監(jiān)督。因此，要建立基建檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，動員員工積極向監(jiān)督部門及時(shí)反饋相關(guān)信息，便于擴(kuò)大監(jiān)督管理的范圍，避免出現(xiàn)監(jiān)督管理的死角。同時(shí)，還要重視信息的收集。這里說的信息主要圍繞著創(chuàng)新管理體系而制定的制度展開的，主要指工作上存在的不足、缺失等相關(guān)信息，管理人員作為信息收集的對象，采用內(nèi)部交流論壇、設(shè)立意見箱、調(diào)查問卷等方式，全面了解基建檔案工作的實(shí)際情況，最終達(dá)到為自來水公司基建檔案管理工作提供有力依據(jù)的目的。
（三）人性化管理，注重服務(wù)體系建設(shè)
目前，大部分基建檔案工作人員在服務(wù)方面意識缺乏嚴(yán)重，沒有真正認(rèn)識到開展檔案服務(wù)的重要性。檔案服務(wù)體系的建設(shè)是基建檔案管理體系創(chuàng)新的重要組成部分。因?yàn)榛n案工作人員若要掌握基建檔案管理工作的特征，就需要針對不同自來水公司基建項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)構(gòu)建不同的服務(wù)體系。比如，在日常工作中，可能因?yàn)樵摶?xiàng)目檔案信息保密程度不同，需要設(shè)置差異性的服務(wù)范圍以限制某些基建檔案信息被隨意查詢。所以，基建檔案工作人員必須掌握檔案信息共享的尺度，同時(shí)需要關(guān)注普通查閱者心理變化，注重對普通查閱者的態(tài)度。工作中，我們要將良好的服務(wù)體系建設(shè)落實(shí)到位，對相關(guān)人員的服務(wù)理念樹立動態(tài)化的管理思想，并且對服務(wù)模式、范圍等進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，這樣才可能在最大限度上避免服務(wù)工作的停滯，讓自來水公司基建檔案管理工作呈可持續(xù)發(fā)展模式。
綜上所述，由于自來水公司的特殊性，在對其基建檔案管理體系創(chuàng)新模式建設(shè)時(shí)，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，將檔案信息化管理、人性化管理、服務(wù)體系建設(shè)等引入到具體工作中去，以達(dá)到創(chuàng)新思想能夠在基建檔案管理工作中不斷地深入，促進(jìn)創(chuàng)新體系建設(shè)的順利開展。
作者：林燕 單位：臺州自來水有限公司
參考文獻(xiàn)：
[1]曹中友.淺談基建工程檔案管理模式探討[J].蘭臺世界，2013（10）.
Abstract: to strengthen the basic construction archives management, which is beneficial to realize the archives resources, records management, archives utilization efficiency. Therefore, must strengthen the basic construction archives management work, at the same time, we should fully recognize the basic construction archives management faces at present stage, serious study countermeasures, so as to promote the comprehensive development of archives. This article starts with the current situation of grassroots construction archives management, discussed the effective measures, in order to offer reader reference.
Keywords: infrastructure at the grass-roots level files; File management; countermeasures
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
前言
基建檔案是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是建設(shè)過程的真實(shí)反映和記錄，又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)?；n案承載了建設(shè)工程的大量信息，基建檔案是在基建過程中積累起來的文字、圖表資料，主要包括綜合管理、項(xiàng)目的可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件（含方案報(bào)建）、工程管理文件、工程監(jiān)理文件、施工文件、竣工文件等。基建檔案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點(diǎn)，隨著社會信息化的飛速發(fā)展，基建檔案的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以基建工程項(xiàng)目為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實(shí)性、專業(yè)性要求，而一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等好多部門，相對的，通過正常程序進(jìn)行建設(shè)的基建，在文件收集過程中，文件材料相對比較完整，但是，對于基層的基本建設(shè)來說，有兩個(gè)特點(diǎn)，一個(gè)是規(guī)模小，二個(gè)是項(xiàng)目本身不規(guī)范，以某分局為例，其下屬各個(gè)中心、中心站、中心站下屬各個(gè)臺站、測點(diǎn)，對這些臺站、測點(diǎn)而言，基建項(xiàng)目可能是整理一塊幾十到一百平米觀測場，找一家施工單位平整土地，水泥抹平，起上圍墻。也可能是在碼頭邊造一個(gè)小的驗(yàn)潮井，簡單的通上電，安裝一下儀器，甚至可能僅僅是翻蓋一下圍墻，相對大的項(xiàng)目一般也可能是造一個(gè)二層小樓，做兩間實(shí)驗(yàn)室，造一個(gè)院子。在這種投資、建造規(guī)模較小的情況下，很多是沒有監(jiān)理、設(shè)計(jì)方參與的或者全程參與的。有些施工甚至無需通過招投標(biāo)，簡單的找個(gè)施工隊(duì)施工就行。
圖1氣象觀測場基建示例
圖2驗(yàn)潮站基建示例
但是從單位基本建設(shè)的管理來說，這些依然是屬于基建項(xiàng)目，要進(jìn)行基建檔案管理?；鶎訂挝辉谝恍┐笮偷幕▽ｍ?xiàng)時(shí)，反而很規(guī)范，設(shè)計(jì)、監(jiān)理、勘察、施工各方協(xié)調(diào)，正規(guī)單位本身對檔案管理的比較嚴(yán)格，而且大項(xiàng)目當(dāng)?shù)爻墙n案館還會提出要求，并進(jìn)行檔案驗(yàn)收，對基層檔案管理人員來說，反而相對比較輕松，恰恰是這些小項(xiàng)目，反而是基層基建檔案管理的重點(diǎn)。
就此對基建檔案管理談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。
一、基建檔案管理存在的問題
（一）管理基層的思想觀念存在偏差
管理基層的思想觀念存在偏差，對基建檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識。工程人員和檔案人員缺乏工程檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不僅不熟悉工作流程，專業(yè)水平也有待考證，工程人員和檔案人員間的檔案移交手續(xù)不規(guī)范，基建檔案的整個(gè)運(yùn)作流程沒有秩序可言。為了適應(yīng)新形勢下的基建檔案管理要求，需要擺正對基建檔案管理的觀念和理清對基建檔案的認(rèn)識，為做好基建檔案工作做好準(zhǔn)備。
（二）基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)尚待完善
有的參建單位從其他部門抽調(diào)幾人兼職草草行事組建了檔案管理部門，但未設(shè)立專職機(jī)構(gòu)，沒有指定工作場所，無法保證檔案資料的質(zhì)量和安全；基建檔案管理的現(xiàn)代化水平跟不上時(shí)代要求，落后的信息技術(shù)無法滿足快速發(fā)展的基建工程項(xiàng)目建設(shè)的基本要求，不僅影響檔案管理的工作效率，單位的經(jīng)濟(jì)效益也大打折扣。
（三）檔案管理人員素質(zhì)不強(qiáng)
現(xiàn)實(shí)狀況來看，還有很多檔案人員不能勝任檔案工作。能完全勝任本職業(yè)務(wù)工作，獨(dú)當(dāng)一面的還是少數(shù)。出現(xiàn)這種局面的原因是多方面的。一方面從領(lǐng)導(dǎo)的角度上看，由于有些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，特別在配備檔案主要領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，很多是從本行政區(qū)域內(nèi)安排一些其他業(yè)務(wù)相對較強(qiáng)的同志來擔(dān)任檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，而實(shí)際從檔案員中提拔的很少，外行領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)行，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)工作在低級水平上惡性循環(huán)也就不足為奇了；同時(shí)也使得從事檔案工作的同志積極性較低；還有些領(lǐng)導(dǎo)過問工作的多，而關(guān)心檔案員個(gè)人思想和實(shí)際問題少，因而檔案人員鉆研業(yè)務(wù)的積極性沒有切實(shí)調(diào)動起來。另一方面由于基層單位的專業(yè)人員因內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)定，限制了專業(yè)人員的業(yè)務(wù)溝通，導(dǎo)致了檔案專業(yè)水平得不到鍛煉提高；重業(yè)務(wù)專業(yè)、輕檔案專業(yè)，也使得檔案業(yè)務(wù)人員的工作熱情無法充分施展。
（四）基建檔案材料收集不齊全
基層基建檔案材料一般是較為規(guī)范的，從一開始接受多家企業(yè)競標(biāo)，到各方論證、相關(guān)審批、實(shí)踐檢驗(yàn)、竣工驗(yàn)收，都有建筑工程檔案管理?xiàng)l例的規(guī)范和相關(guān)制度的約束，所以基建檔案材料的形成應(yīng)該是比較系統(tǒng)和規(guī)范的。但是一些基層小型項(xiàng)目在基建檔案整理中，由于對工程整體建設(shè)沒有前瞻性，對工程建設(shè)過程中所產(chǎn)生的基建檔案材料沒有一個(gè)整體的思路，檔案專職人員也沒有對各施工企業(yè)檔案整理人員提前進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，導(dǎo)致一些施工單位移交的基建的檔案材料不齊，出現(xiàn)錯漏現(xiàn)象?；鶎踊ǖ墓こ添?xiàng)目檔案中，最容易出現(xiàn)的問題是施工材料欠缺，并且出現(xiàn)卷內(nèi)文件目錄著錄的文件級條目與文件內(nèi)容不符等現(xiàn)象。
二、基層基建檔案管理措施
（一）制定一套完整檔案管理制度
由于建設(shè)項(xiàng)目的參建單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣量大，為使基建檔案資料工作納入統(tǒng)一化管理軌道，增強(qiáng)管理的依據(jù)性、權(quán)威性、規(guī)范性，統(tǒng)一工程文件的收集、編制和歸檔整理，必須一開始就制定一套完整的與工程建設(shè)相適宜的檔案管理制度是十分必要的。從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎勵處罰等方面作出明確規(guī)定,對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始,檔案人員應(yīng)向各參建單位宣貫國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》以及《電力建設(shè)施工、驗(yàn)收及質(zhì)量驗(yàn)評標(biāo)準(zhǔn)匯編》等專業(yè)的驗(yàn)收要求,各地還有專門的基建檔案整理要求,在收集和編制竣工資料時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理,從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。
（二）加強(qiáng)人員培訓(xùn)
除各級領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，基建項(xiàng)目負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)或者檔案分管領(lǐng)導(dǎo)也要加大檔案培訓(xùn)。切實(shí)使檔案人員成為多面手，萬事通，問不倒。作為海區(qū)檔案主管部門在實(shí)踐中多進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣貫，要把精力用在如何提高檔案人員業(yè)務(wù)水平上，在加強(qiáng)培訓(xùn)的同時(shí)，還要多給各基層單位交流的機(jī)會，不斷促進(jìn)他們業(yè)務(wù)水平的提高。
（三）認(rèn)真做好基建工程檔案的收集工作
基建工程檔案的收集工作不是獨(dú)立的，需要各個(gè)部門和專業(yè)人員的密切配合、通力合作。能否做好收集工作體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)者的工作能力和工程檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而收集工作的成敗則取決于整個(gè)工程項(xiàng)目的管理水平。文件材料收集工作是檔案工作最基礎(chǔ)、最重要的工作，在基建項(xiàng)目中也是一項(xiàng)難度比較大的工作?；üこ添?xiàng)目文件是一種特殊的、不可再生的信息資源，包括有工程依據(jù)性文件、工程管理文件、工程設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收文件、國內(nèi)外設(shè)備隨機(jī)資料等，文件材料數(shù)量多，內(nèi)容繁雜，如果等到整個(gè)工程竣工時(shí)才進(jìn)行檔案的收集，就有可能出現(xiàn)積重難返。因此，要確保基建項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確，就必須注重平時(shí)的收集積累，科學(xué)合理地確定文件歸檔范圍，保證基建工程檔案的收集既不繁雜，又不遺漏，因?yàn)轫?xiàng)目文件的收集工作直接影響基建檔案的內(nèi)在質(zhì)量和以后的參考利用。為此，檔案人員要做到現(xiàn)場辦公，現(xiàn)場收集，參加工程例會，以了解工程的進(jìn)展情況，并作好詳細(xì)記錄，有針對性地開展收集工作；此外，檔案人員還應(yīng)積極參與設(shè)備開箱驗(yàn)收，對隨機(jī)設(shè)備資料做到先歸檔，后利用。
（四）加強(qiáng)竣工文件的管理與移交
嚴(yán)格執(zhí)行工程檔案的歸檔與移交管理制度。檔案的管理與移交應(yīng)該與工程建設(shè)同步進(jìn)行，這樣有利于工程技術(shù)檔案材料的全面收集，保證工程技術(shù)檔案資料齊全；有利于保證工程技術(shù)落后檔案反映內(nèi)容的準(zhǔn)確性，有利于工程技術(shù)檔案保管利用，有利于工程結(jié)束即對技術(shù)檔案進(jìn)行全面的歸檔整理工作。在此期間，檔案人員要經(jīng)常與各參建單位聯(lián)系并現(xiàn)場檢查指導(dǎo)，嚴(yán)格控制歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范及文件材料質(zhì)量，協(xié)助指導(dǎo)他們完成竣工資料編制工作，并組織施工監(jiān)理單位對竣工移交文件進(jìn)行核查。核查無誤后，方可按規(guī)定辦理移交手續(xù)。
（五）材料不完整的措施
針對一些非常小的基建項(xiàng)目，一些“野路子”施工的，除了一方面要發(fā)包單位要加強(qiáng)對施工單位的管理，對一些基礎(chǔ)項(xiàng)目的驗(yàn)收、把關(guān)之外，更要靈活掌握收集的文件材料的類型。
在一些非新建、大型的基建項(xiàng)目中，除了履行正常的審批程序外，上級單位更重視的是對經(jīng)費(fèi)使用文件材料的審查；
一些小型的項(xiàng)目，如需要施工單位出具施工、竣工圖紙的必須在簽訂工程承包合同而非簡單的施工合同或勞務(wù)合同，在正常建設(shè)項(xiàng)目的管理中，圖紙必須經(jīng)過第三方審查后才能使用。
在一些特別小的項(xiàng)目、特別少的經(jīng)費(fèi)情況下，可能就只能“野路子”施工了，在這種情況下，發(fā)包方要多在現(xiàn)場巡查，對一些要求、不足之處盡量通過雙方簽署備忘錄的形式溝通，并通過照片檔案的方式來彌補(bǔ)圖紙等其他類型檔案的不足。
對于有些所謂的小項(xiàng)目來說，他前期所履行的審批手續(xù)、后期所履行的報(bào)驗(yàn)手續(xù)依然必須按照國家規(guī)定執(zhí)行，在基建檔案中，所缺失的可能僅僅是因?yàn)槭┕挝坏牟恢匾?、缺少設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位等一系列單位的參加而導(dǎo)致施工過程這一部分材料，對于其他必要材料而言，仍然需要按照上述內(nèi)容加以重視。
結(jié)束語
隨著建筑行業(yè)的發(fā)展，基建工作量與日俱增，業(yè)務(wù)樓改造、翻修、裝修、翻蓋新蓋等，都離不開參照有關(guān)基建檔案。因此必須加強(qiáng)對基層基建檔案工作的管理，這就要求檔案管理人員首先對基建工程檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行精細(xì)分析，接著采取行之有效的促進(jìn)措施，并不斷完善，形成建設(shè)工程檔案管理的長效機(jī)制，從而確保形成有價(jià)值的檔案資料，對一些微小項(xiàng)目，除一開始合同約定外，可采取一系列補(bǔ)救措施，來使得基層的基建檔案盡量的完整，能夠反映項(xiàng)目的建設(shè)過程。
參考文獻(xiàn)
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（一）基建涉及部門眾多、內(nèi)容雜。監(jiān)獄在制定一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目以后，需要與多個(gè)部門進(jìn)行溝通。最先是需要獲得城建部門的批準(zhǔn)，才能開展規(guī)劃設(shè)計(jì)工作，之后需要與環(huán)保、消防等部門做好溝通，深入實(shí)地開展勘察工作，并與承包單位取得聯(lián)系，采購所需物資。同時(shí)工程監(jiān)督涉及環(huán)節(jié)也很多，參與單位較多，經(jīng)手人員更是數(shù)不勝數(shù)。因?yàn)榍闆r非常復(fù)雜，單位人員很多，辦事人員素質(zhì)也有高有低，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)基建相關(guān)檔案上交不及時(shí)的情況。此外，相關(guān)人員在業(yè)務(wù)能力、文化水平上也存在較大差異，這樣收回的監(jiān)獄基建檔案就不完整，丟失了大量寶貴的材料。
（二）基建項(xiàng)目時(shí)間長，材料容易丟失。對監(jiān)獄基建工程而言，需要經(jīng)過一系列流程，包括提出方案、成立項(xiàng)目、審核批準(zhǔn)、實(shí)地勘察、施工建設(shè)、完成項(xiàng)目等內(nèi)容。在工程建設(shè)期間，容易出現(xiàn)各種問題，從而對其進(jìn)程造成了不利影響，如缺乏足夠的資金，設(shè)計(jì)方案出現(xiàn)變更等。如此一來，要通過較長的時(shí)間才能確認(rèn)，在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)，極易發(fā)生檔案丟失的問題，因?yàn)橄嚓P(guān)負(fù)責(zé)人較多，項(xiàng)目比較分散，很難及時(shí)將責(zé)任人找出來。
（三）基建項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)，易出現(xiàn)誤差。在監(jiān)獄基建工程中，涉及眾多專業(yè)性很強(qiáng)的知識，基本上所有資料都是專業(yè)術(shù)語，包括工程設(shè)計(jì)圖紙、預(yù)算資金分析報(bào)表、合同簽訂書、承包商投保書等，同時(shí)資料的形式也多種多樣，有文字、照片、圖表等，題材也不相同。此外，對于負(fù)責(zé)監(jiān)獄基建檔案管理的人員來說，很少通過專門的培訓(xùn)，不了解監(jiān)獄基建工程運(yùn)作情況，極易發(fā)生錯誤，導(dǎo)致一些重要檔案出現(xiàn)丟失的情況。
二、加強(qiáng)監(jiān)獄基建檔案管理的重要性
（一）能夠促進(jìn)監(jiān)獄建設(shè)與發(fā)展?；n案是監(jiān)獄建設(shè)活動期間產(chǎn)生的第一手資料，通過加強(qiáng)基建檔案管理工作，能夠?qū)⒈O(jiān)獄基建在建設(shè)、改建、維修、使用等方面的情況反映出來。在監(jiān)獄基建檔案管理過程中，重點(diǎn)是做好收集工作，主要包括從開工前到竣工交付使用后整個(gè)過程產(chǎn)生的各種批報(bào)文件、合同協(xié)議、洽商變更等資料。對于監(jiān)獄基建項(xiàng)目而言，具備成本投入高、建設(shè)周期長、涉及環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，所有生成的檔案載體和數(shù)量也很多，且具備極高的保存價(jià)值。因此，加強(qiáng)對監(jiān)獄基建檔案的管理力度，可以有效推動監(jiān)獄的建設(shè)與發(fā)展。
（二）為監(jiān)獄規(guī)劃、建設(shè)和管理提供可靠依據(jù)。監(jiān)獄基建檔案涉及單位眾多，包括工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)等單位，同時(shí)還涉及相關(guān)政府部門，對于建設(shè)工程項(xiàng)目來說，若是缺乏完整、真實(shí)的基建檔案，那么就無法為今后的使用與改造提供依據(jù)。監(jiān)獄基建檔案除了可以將建筑物變化與發(fā)展情況反映出來以外，還可以為監(jiān)獄的規(guī)劃、建設(shè)以及管理提供可靠依據(jù)，在促進(jìn)監(jiān)獄建設(shè)與發(fā)展上發(fā)揮著巨大作用。監(jiān)獄基建檔案可以為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛和科學(xué)研究提供素材，能夠服務(wù)于監(jiān)獄今后的發(fā)展，需要引起監(jiān)獄相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。
三、監(jiān)獄基建檔案管理中存在的問題
（一）對監(jiān)獄基建檔案管理重視程度不足。通常來說，監(jiān)獄基建檔案工程項(xiàng)目周期較長，很多都在半年以上。從基建工程管理來說，場所租借、人員抽調(diào)、班子組合、機(jī)構(gòu)成立等都是臨時(shí)性的，對此很多項(xiàng)目管理人員將工作重心放在項(xiàng)目施工建設(shè)上，在很大程度上忽視了對基建檔案材料的收集、整理等工作。且很多基建檔案管理人員思想上存在誤差，認(rèn)為基建檔案無法為監(jiān)獄帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以投入的時(shí)間與精力有限。隨著項(xiàng)目施工建設(shè)的進(jìn)行，一味狠抓施工進(jìn)度，忽視了工程資料，在基建檔案管理工作上，也顯得非?；靵y，加之很多管理人員為臨時(shí)抽調(diào)，無法保證監(jiān)獄基建檔案的真實(shí)性、完整性。此外，一些項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人思想上也忽視了基建檔案的收集和整理工作，沒有妥善保存。在監(jiān)獄基建施工期間，沒有同步對基建檔案進(jìn)行收集和整理，從而導(dǎo)致基建檔案出現(xiàn)遺漏、丟失的問題。
（二）監(jiān)獄基建檔案管理不夠規(guī)范。在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型建設(shè)過程中，基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目在建設(shè)、管理和投資上出現(xiàn)了翻天覆地的變化。如原來基建項(xiàng)目建設(shè)用地主要由國家進(jìn)行劃撥，不過在市場經(jīng)濟(jì)體制下，基建項(xiàng)目需要經(jīng)過競拍，且隨著項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)行，需要經(jīng)過招投標(biāo)確定施工單位與監(jiān)理單位。而在項(xiàng)目施工建設(shè)期間，還需要經(jīng)過征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴(kuò)建等階段，對于以上基建項(xiàng)目的建設(shè)，與項(xiàng)目運(yùn)作密不可分，從而為監(jiān)獄基建檔案管理帶來了巨大變化，檔案內(nèi)容也更多更復(fù)雜，同時(shí)監(jiān)獄基建檔案建設(shè)程序也更加復(fù)雜。不過在監(jiān)獄基建檔案改革、?化的過程中，都可以看作是一個(gè)學(xué)習(xí)的過程，可以不斷進(jìn)行新的嘗試，而由于監(jiān)獄基建檔案管理缺少規(guī)范性指導(dǎo)，同時(shí)在資料收集、整理、歸檔以及利用等方面標(biāo)準(zhǔn)不明確，影響了監(jiān)獄基建檔案作用的發(fā)揮，需要盡快作出改進(jìn)。
（三）監(jiān)獄基建檔案管理人員素質(zhì)有待提升。從現(xiàn)階段監(jiān)獄基建檔案管理人員現(xiàn)狀來看，不僅素質(zhì)不高，能力也不強(qiáng)，主要表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一，因?yàn)楹芏啾O(jiān)獄基建檔案管理人員為臨時(shí)抽調(diào)，沒有接受專業(yè)檔案培訓(xùn)教育，不了解檔案業(yè)務(wù)，檔案管理方面的知識也很匱乏，為檔案的收集、歸檔和開發(fā)帶來了不利影響。第二，在監(jiān)獄基建工程施工期間，經(jīng)常出現(xiàn)人手不足的情況，檔案管理人員大多是兼職，業(yè)務(wù)非常繁雜，工作量很大，不能將自身全部時(shí)間與精力投入到檔案管理工作中，也疲于應(yīng)對。這樣就導(dǎo)致監(jiān)獄基建檔案管理方法非常落后，無法充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，導(dǎo)致監(jiān)獄基建檔案的編目、檢索、開發(fā)和利用效率很低。
四、加強(qiáng)監(jiān)獄基建檔案管理的問題
（一）切??增強(qiáng)監(jiān)獄基建檔案管理部門服務(wù)意識。對監(jiān)獄基建檔案管理利用來說，除了是檔案管理工作職責(zé)以外，還是檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。不過就現(xiàn)階段監(jiān)獄檔案管理工作情況來說，其利用率還有待提升，分析其原因，主要是監(jiān)獄基建檔案管理人員服務(wù)意識不強(qiáng)，且檔案管理基礎(chǔ)工作很薄弱，對監(jiān)獄基建檔案的查詢與利用帶來了嚴(yán)重的影響。對此，監(jiān)獄基建檔案管理人員需要盡快增強(qiáng)服務(wù)意識，不斷改進(jìn)工作方法，大力宣傳館藏內(nèi)容。由于很多檔案管理人員對監(jiān)獄基建檔案管理工作內(nèi)容與職責(zé)認(rèn)識不到位，需要大力宣傳監(jiān)獄基建檔案管理利用的重要性，確保監(jiān)獄基建檔案利用效率低、方式單一、范圍較小等問題得到解決。在宣傳監(jiān)獄基建檔案的時(shí)候，需要檔案管理人員具備較強(qiáng)的服務(wù)意識，盡快轉(zhuǎn)變工作理念，主動開展服務(wù)工作，不斷提升檔案管理工作水平，確保監(jiān)獄基建檔案的作用充分發(fā)揮出來。
（二）改善監(jiān)獄基建檔案管理的外部環(huán)境。為切實(shí)提升監(jiān)獄基建檔案管理工作水平，改善服務(wù)質(zhì)量，不僅要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識，監(jiān)獄相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要在提高思想認(rèn)識，高度重視基建檔案管理工作，要充分意識到基建檔案管理工作的意義，盡快建立起協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，督促各部門主動做好基建檔案資料的收集、整理、歸檔等工作。監(jiān)獄方面需要不斷改善外部環(huán)境，為基建檔案管理工作的開展創(chuàng)造良好條件，這樣才能促進(jìn)監(jiān)獄基建檔案管理質(zhì)量的提升。
（三）健全監(jiān)獄基建檔案管理制度。從當(dāng)前監(jiān)獄基建檔案管理工作來看，主要參照《城建檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則。這樣一來，雖然能夠讓監(jiān)獄基建檔案更加規(guī)范，但是在某種程度來說，對于監(jiān)獄基建檔案管理工作而言，也需要結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度。通過嚴(yán)格落實(shí)制度，才能確保監(jiān)獄基建檔案管理工作有序開展，促進(jìn)管理水平提升，讓基建檔案得到充分利用。
（四）增加監(jiān)獄基建檔案硬件投入。從以往監(jiān)獄基建檔案檔案工作來看，檔案載體以實(shí)物與紙質(zhì)兩種為主，這樣除了在管理與查閱上非常不方便以外，還極易導(dǎo)致出現(xiàn)損害、丟失的情況。在當(dāng)今信息時(shí)代背景下，要將現(xiàn)代化管理手段用到監(jiān)獄基建檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，便于監(jiān)獄基建檔案的存儲、檢索和查閱，提升監(jiān)獄基建檔案管理的現(xiàn)代化水平。所以，監(jiān)獄需要在基建檔案管理上增加資金投入，不斷改善硬件設(shè)備，如盡快購置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印件等，同時(shí)應(yīng)用好現(xiàn)代化管理技術(shù)，為監(jiān)獄基建檔案的電子化和現(xiàn)代化創(chuàng)造良好條件。此外，在監(jiān)獄基建檔案管理過程中，為更好地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，還要設(shè)計(jì)單位提供相應(yīng)電子版圖紙，確保可以在圖紙上完整、系統(tǒng)地反映工程設(shè)計(jì)情況。針對一些保存價(jià)值較高的圖紙，還需要建立電子檔案，讓其得到長久性保存。
1 前言
基建檔案,全稱是基本建設(shè)檔案,它是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件,包括基建項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的材料。基建檔案是單位基本建設(shè)活動的真實(shí)歷史記錄,也是全面鑒定基建工程質(zhì)量、使用和維護(hù)建設(shè)項(xiàng)目的重要依據(jù)。它是科技人員的勞動成果和智慧的結(jié)晶,是單位的財(cái)富和寶貴資源,是單位資源儲備的一種表現(xiàn)形式。
2 基建檔案管理存在的問題
（1）面對發(fā)展機(jī)遇，國家工程項(xiàng)目建設(shè)管理體制改革進(jìn)一步深化，也頒布了一系列工程項(xiàng)目管理和工程檔案管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，在傳統(tǒng)的基建檔案管理工作中同時(shí)產(chǎn)生了問題和困難?；üこ叹哂泄こ讨芷陂L、流程長、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了基建檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，制約了單位經(jīng)濟(jì)和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
（2）基建檔案管理意識不強(qiáng)，對檔案保護(hù)工作缺乏應(yīng)有的重視?；ú块T出于方便工作考慮，不能主動上交基建文件材料。從專業(yè)角度來講。檔案人員雖具備檔案專業(yè)知識，但缺乏工程建設(shè)方面的知識，不熟悉基建項(xiàng)目流程。而基建部門工作人員及施工技術(shù)人員雖有較豐富的基建工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識，但對于基建檔案的日常積累和保管缺乏經(jīng)驗(yàn)和必要的重視，雙方各有所長卻不能互通有無，缺乏溝通與交流，導(dǎo)致基建檔案的收集歸檔工作不能正常開展。
3 基建檔案管理的對策
（1）增強(qiáng)檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念。基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認(rèn)識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，通過檔案利用事例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認(rèn)識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。
（2）建立完善的基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。要深化職能，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以制度的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員自建設(shè)項(xiàng)目開始，就積極介入、深入基層，加強(qiáng)工程建設(shè)人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位的實(shí)際情況和具體要求，制定基建檔案管理實(shí)施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確基建檔案的歸檔范圍、歸檔要求以及基建檔案的移交與整理、保存與借閱等方面的具體規(guī)定。這樣就可以在基建檔案管理過程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加基建檔案資料整理的可操作性，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。
（3）做好基建檔案管理工作，建立基建檔案管理機(jī)制。基建檔案業(yè)務(wù)工作是基建檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。
1）加強(qiáng)基建檔案的收集工作，基建工程各階段相互銜接，一個(gè)環(huán)節(jié)連著一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展，所以，制定基建檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等規(guī)定的具體分解圖表，抓住工程關(guān)鍵階段進(jìn)行收集，檔案部門要實(shí)行全過程跟蹤服務(wù)，改進(jìn)工作方法和態(tài)度，貫徹落實(shí)基建檔案工作的規(guī)定和措施，采取業(yè)主負(fù)責(zé)制、獎懲制、崗位責(zé)任制等工作機(jī)制，分工明確，責(zé)任到人，確保各參建單位履行基建檔案歸檔移交的責(zé)任。
我院是一所有著百年以上歷史的百年老院，基建檔案對醫(yī)院的發(fā)展顯得尤為重要。隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性
基建檔案在醫(yī)院管理中的作用如下：
1、對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
2、為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
3、基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。
基建檔案在醫(yī)院管理中有如上如此重要的作用。因此我們在收集醫(yī)院基建檔案資料時(shí)，必須抓住幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，注意以下幾個(gè)問題：
1.明確工程檔案資料收集范圍
要做好醫(yī)院基建檔案資料收集工作，就必須對工程檔案資料的收集有一個(gè)明確的范圍?？偟膩碚f，每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段，而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。所以，在訂立檔案資料收集范圍時(shí)，建設(shè)單位的資料員要事先了解清楚工程項(xiàng)目的規(guī)模和使用功能等情況，以便在資料收集和匯總時(shí)做到心中有數(shù)，同時(shí)對照有關(guān)文件要求，列出必須收集的檔案資料清單，并把清單印發(fā)到各有關(guān)單位和部門。
2.落實(shí)好檔案資料收集的責(zé)任
每一個(gè)工程項(xiàng)目都會牽涉多個(gè)單位和醫(yī)院內(nèi)部多個(gè)部門(科室)。不同單位和部門在工程的各個(gè)階段又有不同的資料收集任務(wù)，所以必須落實(shí)好各單位、各部門的責(zé)任。在工程準(zhǔn)備階段，大量的文件是由醫(yī)院即建設(shè)單位收集。但到了施工階段。就會牽涉到不同的施工單位。如果建設(shè)項(xiàng)目是實(shí)行總承包的，需由各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理。
此外，為了確保每個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料能按時(shí)、按質(zhì)、按范圍收集齊全，建設(shè)單位還應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責(zé)任。
3.指導(dǎo)好各施工單位和部門進(jìn)行資料收集、整理工作
一般來說，較大的工程項(xiàng)目其施工單位的管理都比較規(guī)范，他們都會配備專職的檔案資料管理員。但是，醫(yī)院建設(shè)大項(xiàng)目畢竟不多，更多的是一些中小項(xiàng)目和維修項(xiàng)目，而這些小項(xiàng)目往往是由一些掛靠公司承包，這些小公司為了節(jié)約成本，很少有專職檔案資料管理人員專門從事資料收集工作，大多是由施工員兼資料管理員，他們對檔案資料管理既不很熟悉，又不大重視。因此，建設(shè)單位的檔案資料管理員一定要在工程開工前，對各有關(guān)單位的資料管理人員進(jìn)行資料管理責(zé)任交底，必要時(shí)進(jìn)行簡要的技術(shù)講解，提醒注意事項(xiàng)。我院就曾遇到過以下情況，某施工單位派駐工地的施工員(兼資料管理員)，在責(zé)任交底時(shí)，該施工員由于對資料管理的時(shí)限性和重要性認(rèn)識不足，對我院檔案資料管理員提出的要求有點(diǎn)不以為然，結(jié)果在工程竣工后很長時(shí)間都沒有向我院提交該收集的資料，甚至把部分消防產(chǎn)品生產(chǎn)合格證都丟失了，后來花了好長時(shí)間才把資料補(bǔ)齊，嚴(yán)重影響了工程項(xiàng)目質(zhì)監(jiān)驗(yàn)收。經(jīng)此教訓(xùn)之后，我們對以后的建設(shè)項(xiàng)目特別注意做好施工單位的資料收集整理的指導(dǎo)工作，除了印發(fā)資料收集范圍和清單之外，還要求施工單位備有存放資料的文件柜，用不同的文件盒分門別類把不同時(shí)期的資料保存下來，定期進(jìn)行整理。
4、充分利用IT技術(shù)進(jìn)行基建檔案現(xiàn)代化管理
Abstract: With the development of market economy, the infrastructure file management work more and more in-depth development of. The new case the infrastructure file management face, therefore, this paper combined with years of the File management practical experience of the problems existing in the infrastructure file management elaborate, and takes relevant countermeasures. For counterparts reference!Keywords: file management; infrastructure; problems; countermeasures
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
一.前言 基建檔案是指基本建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案。國家檔案局、國家計(jì)委在《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》中明確指出:“基建檔案是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)(使用)的全過程中形成、應(yīng)歸檔保存的文件,包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)(使用)等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的全部文件材料。同時(shí)規(guī)定各單位要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理檔案的原則,管理好基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料,確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確安全和有效利用。”基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程,應(yīng)始終同它所反映的工程實(shí)體保持一致?；n案在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著積極作用。首先它是對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、檢查、監(jiān)督的重要依據(jù);其次是對工程事故原因分析、責(zé)任認(rèn)定、提出改進(jìn)方法的技術(shù)依據(jù);第三是工程驗(yàn)收階段,驗(yàn)收工程質(zhì)量的必備條件;第四是建設(shè)單位維權(quán)的依據(jù);第五是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建的憑證。
二.基建檔案管理存在的問題
（1）傳統(tǒng)的基建檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，基建檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一，如歸檔的基建檔案質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門帶來一定的負(fù)擔(dān)?；üこ虣n案管理工作程序不規(guī)范，沒有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能，基建檔案管理措施不完善，對當(dāng)前的改革形式和現(xiàn)代管理方法缺乏研究和思考。
(2)面對發(fā)展機(jī)遇，國家工程項(xiàng)目建設(shè)管理體制改革進(jìn)一步深化，也頒布了一系列工程項(xiàng)目管理和工程檔案管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，在傳統(tǒng)的基建檔案管理工作中同時(shí)產(chǎn)生了問題和困難。基建工程其有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了摧建檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下.制約了單位經(jīng)濟(jì)和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
（3）基建檔案管理意識不強(qiáng),對檔案保護(hù)工作缺乏應(yīng)有的重視。基建部門出于方便工作考慮,不能主動上交基建文件材料。從專業(yè)角度來講,檔案人員雖具備檔案專業(yè)知識,但缺乏工程建設(shè)方面的知識,不熟悉基建項(xiàng)目流程。而基建部門工作人員及施工技術(shù)人員雖有較豐富的基建工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識,但對于基建檔案的日常積累和保管缺乏經(jīng)驗(yàn)和必要的重視,雙方各有所長卻不能互通有無,缺乏溝通與交流,導(dǎo)致基建檔案的收集歸檔工作不能正常開展。
(4)收集難度大?；n案收集難是眾所周知的問題,由于基建檔案具有成套性、專業(yè)性、形成周期長、涉及部門多等特點(diǎn),使基建檔案的收集工作具有相當(dāng)難度
（5）檔案知識缺乏由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。
三：基建檔案管理的對策
（1）建立健全基建檔案管理制度是搞好基建檔案管理工作的保證基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
（2）加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn).開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案工作的有力保證。
1.1檔案意識淡薄，材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠，導(dǎo)致高校的基建部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。
1.2制度不嚴(yán)，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實(shí)施了多年，但是，許多高校沒有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，沒有細(xì)則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計(jì)劃、崗位責(zé)任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現(xiàn)在經(jīng)費(fèi)保障問題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設(shè)備和經(jīng)費(fèi)支持，但學(xué)校每年用于檔案的專項(xiàng)費(fèi)用很少，使基建檔案管理缺少必要的設(shè)施和設(shè)備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
1.3歸檔的基建檔案質(zhì)量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍低，在已歸檔的基建檔案中，一般學(xué)校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。還有的學(xué)校因?yàn)槲茨苓M(jìn)行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進(jìn)一步整理。
1.4檔案載體不豐富。按規(guī)定，施工過程每個(gè)階段均要留下照片或是電子文件，但實(shí)際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料，給學(xué)校造成不可彌補(bǔ)的損失。
2完善高校基建檔案管理的對策
2.1更新觀念，重視高校基建檔案管理。首先，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)意識。檔案提供利用是檔案工作的中心內(nèi)容，也是檔案管理工作最為活躍的一個(gè)環(huán)節(jié)。但基建檔案的利用率卻不是很高，其中，很大的一個(gè)原因就是基礎(chǔ)工作薄弱，被動服務(wù)，直接制約了檔案利用工作的開展。檔案部門工作人員社會競爭意識不強(qiáng)，參與意識淡薄，檔案利用工作僅僅停留在等待利用者上門查詢，停留在收集保管檔案上，缺乏主動性，從而使利用工作相對滯后。其次，廣泛宣傳營造良好的外部環(huán)境。使得大家能主動配合工作取得高?；n案管理的良性循環(huán)。
2.2制定和實(shí)施符合高校特點(diǎn)的基建檔案管理制度和保障措施
2.2.1完善日常的高?；n案管理制度，是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。首先，要制定詳盡合理的基建檔案歸檔方法。以往，各個(gè)高校的基建檔案歸檔范圍都是根據(jù)建設(shè)部門的《城建檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則來規(guī)定，認(rèn)為這樣做，收集的材料比較齊全，但收集的材料太多，因此，高校的基建檔案管理者應(yīng)從本校的實(shí)際出發(fā)制定基建檔案歸檔范圍，這樣，既減少了歸檔收集時(shí)的工作強(qiáng)度，又使檔案能在利用范圍內(nèi)較齊全規(guī)范。其次，實(shí)行部門立卷制度是做好高?；n案管理的關(guān)鍵之一，可以提高部門歸檔意識，擴(kuò)大檔案宣傳力度，增強(qiáng)立卷部門的責(zé)任感，整理的案卷質(zhì)量也較高。除了部門立卷之外，進(jìn)行立卷改革也相當(dāng)重要，把檔案實(shí)體由傳統(tǒng)的以“卷”為單位改為以“件”為單位進(jìn)行歸檔，這樣做，更為靈活簡便。最后，制定基建檔案接收移交制度，可以改變檔案館對基建檔案管理的被動局面，從而主動有效地指導(dǎo)、監(jiān)督基建檔案及時(shí)規(guī)范歸檔，將工作變被動為主動。
2.2.2建立特殊時(shí)期的高?；n案管理辦法。除了日常的高?；n案管理，還有一些特殊時(shí)期（如學(xué)校的合并時(shí)期）的基建檔案管理也應(yīng)加以考慮。學(xué)校在合并期間的基建檔案管理應(yīng)從思想上重視，制度上保證。國家對合并過程中的檔案管理有明確規(guī)定，要求“堅(jiān)持集中統(tǒng)管原則，確保安全保密”。遵循基建檔案實(shí)體和人財(cái)物“相對集中管理”的辦法，對于相鄰學(xué)校的合并，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)基建檔案實(shí)體的相對集中和人財(cái)物的高度融合；對于遠(yuǎn)距離合并的學(xué)校，可以從實(shí)際出發(fā)，按相對集中的思路進(jìn)行融合。具體做法可視情況而定，但在運(yùn)行機(jī)制上應(yīng)實(shí)現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一。轉(zhuǎn)貼于
2.2.3保障制度（措施）的制定和實(shí)施。重大制度的落實(shí)，還需有配套的相關(guān)保障制度或措施，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，保障制度的制定和實(shí)施，同樣離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。一是經(jīng)費(fèi)保障制度。二是將檔案管理納入部門考核，是一種變壓力為動力的可行辦法。三是高校檔案館參加高校基建項(xiàng)目的驗(yàn)收。高素質(zhì)工作人員是良好的工作質(zhì)量的基本保證，基建檔案管理人員的素質(zhì)是高?；n案管理的關(guān)鍵點(diǎn)之一。
高校的部門立卷制度給檔案工作帶來了一定的成效，在進(jìn)行高?；n案部門立卷時(shí)，一定要確定基建檔案管理工作的兼職檔案員。在學(xué)校的基建部門設(shè)立一位基建檔案管理兼職檔案員，并建立起一個(gè)高效的基建檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。要確保基建檔案兼職檔案員具有一定穩(wěn)定性和一定的基建檔案工作時(shí)間。因?yàn)?，基建檔案與別的檔案部門不同，它的難度之一，是涉及的部門和人員較多，只有確立一位盡職的基建檔案兼職檔案員，才能確保高校基建檔案得到規(guī)范的管理。配備的兼職檔案員應(yīng)具有較高的思想道德品質(zhì)、扎實(shí)深厚的文化素養(yǎng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S能力和熟練的專業(yè)技能。此外，基建檔案員還應(yīng)具有一定的穩(wěn)定性。學(xué)校還應(yīng)該為檔案員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會，不斷提高檔案員的理論和業(yè)務(wù)水平。
3加大基建檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐
1.1檔案意識淡薄，材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠，導(dǎo)致高校的基建部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。
1.2制度不嚴(yán)，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實(shí)施了多年，但是，許多高校沒有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，沒有細(xì)則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計(jì)劃、崗位責(zé)任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現(xiàn)在經(jīng)費(fèi)保障問題上?；n案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設(shè)備和經(jīng)費(fèi)支持，但學(xué)校每年用于檔案的專項(xiàng)費(fèi)用很少，使基建檔案管理缺少必要的設(shè)施和設(shè)備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
1.3歸檔的基建檔案質(zhì)量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍低，在已歸檔的基建檔案中，一般學(xué)校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。還有的學(xué)校因?yàn)槲茨苓M(jìn)行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進(jìn)一步
1.4檔案載體不豐富。按規(guī)定，施工過程每個(gè)階段均要留下照片或是電子文件，但實(shí)際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料，給學(xué)校造成不可彌補(bǔ)的損失。
2完善高?；n案管理的對策
2.1更新觀念，重視高?；n案管理。首先，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)意識。檔案提供利用是檔案工作的中心內(nèi)容，也是檔案管理工作最為活躍的一個(gè)環(huán)節(jié)。但基建檔案的利用率卻不是很高，其中，很大的一個(gè)原因就是基礎(chǔ)工作薄弱，被動服務(wù)，直接制約了檔案利用工作的開展。檔案部門工作人員社會競爭意識不強(qiáng)，參與意識淡薄，檔案利用工作僅僅停留在等待利用者上門查詢，停留在收集保管檔案上，缺乏主動性，從而使利用工作相對滯后。其次，廣泛宣傳營造良好的外部環(huán)境。使得大家能主動配合工作取得高校基建檔案管理的良性循環(huán)。
2.2制定和實(shí)施符合高校特點(diǎn)的基建檔案管理制度和保障措施
2.2.1完善日常的高校基建檔案管理制度，是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。首先，要制定詳盡合理的基建檔案歸檔方法。以往，各個(gè)高校的基建檔案歸檔范圍都是根據(jù)建設(shè)部門的《城建檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則來規(guī)定，認(rèn)為這樣做，收集的材料比較齊全，但收集的材料太多，因此，高校的基建檔案管理者應(yīng)從本校的實(shí)際出發(fā)制定基建檔案歸檔范圍，這樣，既減少了歸檔收集時(shí)的工作強(qiáng)度，又使檔案能在利用范圍內(nèi)較齊全規(guī)范。其次，實(shí)行部門立卷制度是做好高?；n案管理的關(guān)鍵之一，可以提高部門歸檔意識，擴(kuò)大檔案宣傳力度，增強(qiáng)立卷部門的責(zé)任感，整理的案卷質(zhì)量也較高。除了部門立卷之外，進(jìn)行立卷改革也相當(dāng)重要，把檔案實(shí)體由傳統(tǒng)的以“卷”為單位改為以“件”為單位進(jìn)行歸檔，這樣做，更為靈活簡便。最后，制定基建檔案接收移交制度，可以改變檔案館對基建檔案管理的被動局面，從而主動有效地指導(dǎo)、監(jiān)督基建檔案及時(shí)規(guī)范歸檔，將工作變被動為主動。
2.2.2建立特殊時(shí)期的高?；n案管理辦法。除了日常的高?；n案管理，還有一些特殊時(shí)期（如學(xué)校的合并時(shí)期）的基建檔案管理也應(yīng)加以考慮。學(xué)校在合并期間的基建檔案管理應(yīng)從思想上重視，制度上保證。國家對合并過程中的檔案管理有明確規(guī)定，要求“堅(jiān)持集中統(tǒng)管原則，確保安全保密”。遵循基建檔案實(shí)體和人財(cái)物“相對集中管理”的辦法，對于相鄰學(xué)校的合并，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)基建檔案實(shí)體的相對集中和人財(cái)物的高度融合；對于遠(yuǎn)距離合并的學(xué)校，可以從實(shí)際出發(fā)，按相對集中的思路進(jìn)行融合。具體做法可視情況而定，但在運(yùn)行機(jī)制上應(yīng)實(shí)現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一。
2.2.3保障制度（措施）的制定和實(shí)施。重大制度的落實(shí)，還需有配套的相關(guān)保障制度或措施，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，保障制度的制定和實(shí)施，同樣離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。一是經(jīng)費(fèi)保障制度。二是將檔案管理納入部門考核，是一種變壓力為動力的可行辦法。三是高校檔案館參加高?；?xiàng)目的驗(yàn)收。高素質(zhì)工作人員是良好的工作質(zhì)量的基本保證，基建檔案管理人員的素質(zhì)是高?；n案管理的關(guān)鍵點(diǎn)之一。
高校的部門立卷制度給檔案工作帶來了一定的成效，在進(jìn)行高?；n案部門立卷時(shí)，一定要確定基建檔案管理工作的兼職檔案員。在學(xué)校的基建部門設(shè)立一位基建檔案管理兼職檔案員，并建立起一個(gè)高效的基建檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。要確?；n案兼職檔案員具有一定穩(wěn)定性和一定的基建檔案工作時(shí)間。因?yàn)?，基建檔案與別的檔案部門不同，它的難度之一，是涉及的部門和人員較多，只有確立一位盡職的基建檔案兼職檔案員，才能確保高校基建檔案得到規(guī)范的管理。配備的兼職檔案員應(yīng)具有較高的思想道德品質(zhì)、扎實(shí)深厚的文化素養(yǎng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S能力和熟練的專業(yè)技能。此外，基建檔案員還應(yīng)具有一定的穩(wěn)定性。學(xué)校還應(yīng)該為檔案員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會，不斷提高檔案員的理論和業(yè)務(wù)水平。
3加大基建檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐
