時間：2023-05-30 08:37:31
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇檔案資料管理措施范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
1.1重視度不夠，信息化意識不強
信息化建設(shè)，尤其是電力工程檔案信息化建設(shè)沒有受到足夠的重視，信息化意識不強是影響檔案信息管理的關(guān)鍵因素。一些電力企業(yè)沒有意識到電力工程檔案信息化建設(shè)的重要性，對其信息化建設(shè)以及信息技術(shù)的管理缺乏全面深入的研究。只注重檔案數(shù)字化，而忽略了相關(guān)發(fā)展配套技術(shù)。這種信息化建設(shè)只是流于形式的存在，不能適應(yīng)電力企業(yè)工程建設(shè)的需要。
1.2缺實用、有價值的電力檔案編研成果
電力檔案的編研工作是主動地、廣泛地、系統(tǒng)地開發(fā)利用電力檔案信息資源，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的一種有效方式。就目前情況看，缺少實用、有價值的檔案編研成果。過去，檔案部門也搞過一些初級編研成果，但隨著計算機應(yīng)用于檔案管理，這些編研成果已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上電力檔案資料管理發(fā)展的需要。
2加強電力工程檔案資料管理措施
2.1重視電力工程檔案資料管理
在電力會議上，必須強調(diào)檔案工作的重要性，同時要求各部門及參建單位積極配合檔案工作，并經(jīng)常深入檔案室了解檔案整理情況，對檔案人員的辛勤工作提出表揚和鼓勵。電力工程檔案與項目建設(shè)是緊密相連的，工程形成的檔案隨著項目建設(shè)的推進(jìn)而逐步增加。由于文件形成與收集部門太多，為了保證工程檔案的完整和齊全，檔案人員明確有關(guān)部門人員的職責(zé)，從工程開工就注重收集檔案，堅持檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行，并遵循工程檔案形成的規(guī)律，及時敦促相關(guān)部門移交檔案，確保檔案工作穩(wěn)步有序開展。
2.2構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系
電力檔案工作是電力工程管理的一項基礎(chǔ)工作，是保障該工程一系列生產(chǎn)、經(jīng)營活動的合法權(quán)益，以及見證各階段歷史真實面貌的維護工作。針對基建期間電力工程檔案資料的要求，為了加強工程竣工文件的管理，確保工程竣工之后能按時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地做好竣工文件的移交、驗收工作，檔案室要求各參建單位按照文件規(guī)定及相關(guān)評價標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范表格，規(guī)范施工過程中形成的文件，并加強與施工、監(jiān)理、設(shè)計、調(diào)試等單位的工作聯(lián)系，對電力工程項目進(jìn)度及時跟蹤，對各單位項目所形成的文件材料隨時抽查，做到心中有數(shù)，同時對各單位工程檔案的收集、整理、歸檔等過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，不合規(guī)范的，及時反饋給各參建單位整改，避免事后不必要的返工。
2.3嚴(yán)格制定并認(rèn)真履行檔案管理制度
要把項目公司的管理方針真正貫徹落實到電力工程的檔案資料管理工作中。在工程一開始，就結(jié)合電力企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及上級有關(guān)項目管理文件，業(yè)主單位檔案部門編制了《項目管理體系文件》等11個檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，收集、整理了主要檔案法律法規(guī)。結(jié)合電力工程的實際情況，實施細(xì)則明確各參建單位在電力工程竣工檔案形成、歸檔、移交等方面的各自職責(zé)及工作要求，規(guī)定了竣工檔案的移交范圍、內(nèi)容、時間、組卷編制規(guī)范等具體要求，并明確提出電力工程的竣工檔案應(yīng)符合有關(guān)檔案法律法規(guī)及基建達(dá)標(biāo)和專項驗收標(biāo)準(zhǔn)的要求。
2.4提高專業(yè)技能，提升業(yè)務(wù)水平
檔案資料管理是一門專業(yè)性較強的工作，同時也是一門藝術(shù)。它不僅僅要求檔案人員確保文件收集的齊全、完整，更要求檔案人員做好檔案的科學(xué)分類、整理和立卷工作。為此，檔案人員除了要熟悉和了解電力工程建設(shè)和生產(chǎn)的流程，還必須了解電力工程所涉及各專業(yè)的部分知識以及各專業(yè)、各單位工程竣工文件形成的過程、內(nèi)容和范圍。檔案人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案工作的優(yōu)劣，特別是各參建單位的檔案人員流動大，業(yè)務(wù)能力參差不齊，大大影響整個工程的檔案資料管理水平。電力工程檔案工作始終堅持全過程的檔案培訓(xùn)教育與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案管理委員會采用多種形式對電力工程檔案網(wǎng)絡(luò)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。在工程檔案管理過程中，檔案管理部門經(jīng)常性地利用各種機會對施工單位資料管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)工作，并組織各施工單位之間進(jìn)行現(xiàn)場交流與互相取經(jīng)活動。根據(jù)工程進(jìn)展情況，配合監(jiān)理方有計劃地組織對各施工單位形成的施工文件包進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保在單位工程竣工驗收后案卷質(zhì)量處于受控狀態(tài)。
2.5全面做好工程檔案的歸檔工作
嚴(yán)格審查各參建單位的檔案，從其是否完整、齊全、準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量及規(guī)范性等方面逐卷、逐頁進(jìn)行。尤其是原材料出廠證件及現(xiàn)場復(fù)試報告，檔案人員要花大量的時間，對原材型號、規(guī)格、復(fù)試報告與跟蹤記錄一一核對，對不合格的案卷提出整改意見并限期完成。在竣工文件正式移交前，執(zhí)行文件編制方（施工單位）、監(jiān)理公司、建設(shè)單位質(zhì)檢部門（工程部、檔案室）三方會審，做好竣工檔案的交接工作。做好施工圖接收和管理。檔案室負(fù)責(zé)接收全部施工圖，了解施工單位所承擔(dān)的施工項目，按照合同要求，分發(fā)給施工單位和相關(guān)部門，并填寫分發(fā)領(lǐng)用記錄，同時也提供施工圖的查、借閱，并對施工圖進(jìn)行整理立卷。設(shè)備文件的收集和整理比較復(fù)雜，檔案人員應(yīng)做大量細(xì)致的工作：①及時掌握設(shè)備到貨和安裝時間，并深入現(xiàn)場了解、核對每一臺設(shè)備的型號、規(guī)格及出廠編號。在盡量將設(shè)備的合格證、出廠試驗報告、說明書、圖紙等收集齊全的前提下，做到與現(xiàn)場標(biāo)識一一對應(yīng)，以便機組投產(chǎn)后開展大小修和技術(shù)改造時設(shè)備文件的查閱。②對不熟悉或分類拿捏不準(zhǔn)的設(shè)備文件，虛心與各專業(yè)專工溝通，廣泛聽取各專工的意見，使設(shè)備檔案分類合理，便于查閱和利用。③對于不符合歸檔要求和缺少的文件材料，與物資部配合，一一催促有關(guān)廠家進(jìn)行整改并補充齊全。
3結(jié)束語
綜上所述，電力工程檔案資料管理工作達(dá)到了齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，案卷質(zhì)量符合要求，能夠真實地反映電力工程建設(shè)的全過程和面貌，而且適應(yīng)市場經(jīng)濟需要，能夠利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檢索，并在生產(chǎn)運行、維護和經(jīng)營管理方面發(fā)揮了比較顯著的作用。
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；檔案資料；管理；措施
對于事業(yè)單位來講，其是為民眾提供服務(wù)的，同普通的企業(yè)區(qū)別的是，其具有公益性與服務(wù)性的特點，且并不以資金收益為主要目的，而是以增進(jìn)社會發(fā)展，為人們?nèi)罕娞峁┓?wù)為根本目標(biāo)。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，存在很多因素限制其發(fā)展，這些因素中有制度因素，也有人為因素。例如：在事業(yè)單位中，任務(wù)較多，設(shè)計內(nèi)容較復(fù)雜，需要的原料也很多，這就無疑加重了檔案管理的作業(yè)量；再例如：事業(yè)單位在運行期間，透明化程度較低，隱藏性較為嚴(yán)重，很難深入對其進(jìn)行了解，在平時的工作與檢查期間，就需要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范要求，從而為檔案的管理工作再次提升了難度。對于事業(yè)單位來講，其檔案管理的水平同其發(fā)展的程度之間存在密切的關(guān)聯(lián)，在平時工作中發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用。從而可見，增強事業(yè)單位的檔案管理工作，優(yōu)化資料管理模式就成為了相關(guān)工作人員應(yīng)重視的問題，以下很對其相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行論述，僅供參考。
1 在事業(yè)單位中，進(jìn)行資料檔案管理工作的意義
事業(yè)單位所涉及到的內(nèi)容相對較多，所以需要保存的數(shù)據(jù)資料也很多，檔案的整理工作數(shù)量較大。因為當(dāng)前事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)缺乏透明化與陽光化，很多都具有隱秘性，因此，進(jìn)行平時的檢查工作時，就需要利用資料進(jìn)行反應(yīng)。對于事業(yè)單位來講，資料檔案的完成程度與質(zhì)量同事業(yè)單位的工作水平之間存在密切的關(guān)聯(lián)。因此，檔案資料管理是事業(yè)單位十分關(guān)鍵的構(gòu)成環(huán)節(jié)之一。依照當(dāng)前的管理思想來看，資料檔案的管理程度也能夠間接反應(yīng)事業(yè)單位整體的管理程度。所以，事業(yè)單位中的管理從業(yè)人員需要對檔案管理的意義及緊迫性進(jìn)行深入認(rèn)識，創(chuàng)建完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真落實日常檔案管理。假如發(fā)現(xiàn)資料檔案中存在不符合標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，則反應(yīng)出在事業(yè)單位的整體管理方面存在不足。
2 對事業(yè)單位的資料檔案管理進(jìn)行優(yōu)化的方法
2.1 增強員工專業(yè)水平，提升員工自身素養(yǎng)
想要保證事業(yè)單位中的資料檔案管理工作良好開展，首先就需要增強員工的專業(yè)水平，提升員工的自身素養(yǎng)。對于資料檔案的管理人員來講，應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理水平，同時具備一些人員管理及相關(guān)能力，熟練的電腦操作能力，熟練掌握我國的方針政策。所以，事業(yè)單位在選擇檔案管理從業(yè)人員時，應(yīng)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，細(xì)心選取專業(yè)人才，同時在員工上崗前進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。另外，從事檔案管理的人員應(yīng)具備獨立的觀念，遵紀(jì)守法，樹立良好的職業(yè)責(zé)任感，努力踏實。檔案管理從業(yè)人員應(yīng)時常尋味自己的內(nèi)心，保證資料記錄管理整潔、全面、及時。對平時的工作進(jìn)行自省，保證書寫標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，不存在遺漏、錯誤問題。另外，應(yīng)記錄好各個層面管理人員的意見與建議，并將其落實到工作中，善于總結(jié)，不斷奮進(jìn)，用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度與飽滿的熱情投入工作。
2.2 仔細(xì)劃分管理責(zé)任，明確進(jìn)行分工
當(dāng)前，對于事業(yè)單位中的資料檔案管理從業(yè)人員來講，清楚認(rèn)識到自身的責(zé)任是保證管理良好開展的基礎(chǔ)，唯有員工清晰認(rèn)識到自己應(yīng)該做什么，才可以做到有針對性、有方向性的向著目標(biāo)發(fā)展。在事業(yè)單位中，資料檔案的管理工作一般需要做的主要包含以下內(nèi)容：其一，對自身企業(yè)相關(guān)項目的圖表、資料進(jìn)行整理，對企業(yè)計劃中的圖紙、表格、文件等進(jìn)行分類留存；其二，對日常工作人員的計劃制定及審核進(jìn)行檢查；其三，對管理人員的工作工作情況及檔案記錄進(jìn)行檢查；其四，依照一定循序記錄企業(yè)活動的資料檔案，為將來使用提供依據(jù)；其五，同企業(yè)中的各個部門進(jìn)行交流，做好有關(guān)聯(lián)誼工作；其六，保存好文件、標(biāo)準(zhǔn)的管理工作，同時經(jīng)過批準(zhǔn)的文件，當(dāng)員工借閱時，應(yīng)做好出借記錄；其七，為了確保資料數(shù)據(jù)不被泄露，管理人員應(yīng)控制企業(yè)員工進(jìn)出資料房間；其八，認(rèn)真做好工作記錄，保證完成企業(yè)安排的各項事宜；其九，檔案資料管理人員在發(fā)送資料、圖紙時，應(yīng)留存一份同項目清單共同存檔等。事業(yè)單位中的資料管理人員應(yīng)清楚認(rèn)識到自身責(zé)任，將工作落到實處。
2.3 嚴(yán)抓管理標(biāo)準(zhǔn)，保證有據(jù)可依
在事業(yè)單位進(jìn)行資料檔案管理工作時，應(yīng)行走于高效、標(biāo)準(zhǔn)化的路途上，進(jìn)而需要創(chuàng)建完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。其也是優(yōu)化事業(yè)單位資料檔案管理的基礎(chǔ)。想要對事業(yè)單位的資料檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，就需要先弄明白資料管理的范圍及權(quán)限。
對于事業(yè)單位的檔案管理工作來講，其范圍十分明確，依據(jù)自身企業(yè)的項目特點，一般包含以下內(nèi)容：其一，平時工作的內(nèi)容；其二，相關(guān)文件數(shù)據(jù)的整理與分析；其三，人事管理的制度等。因此，應(yīng)做好保密。依據(jù)事業(yè)單位對資料檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，不可以隨便透露同企業(yè)相關(guān)的文件與機密。不是檔案管理從業(yè)人員，不可以私自查閱資料與檔案，如果由于工作需求，則需要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意才能夠進(jìn)行查閱，并且做好記錄。檔案需要在檔案柜中整齊排放，不可以存放同檔案不相關(guān)的事物。保證做到查詢快捷、保存安全。如果有人員需要借閱檔案，則應(yīng)嚴(yán)格依照流程辦理，做好記錄。如果一些關(guān)鍵文件損壞，則查閱時不可應(yīng)用原件，而應(yīng)用復(fù)印件替代。
3 總結(jié)
總而言之，對與事業(yè)單位來講，資料檔案的管理程度對企業(yè)自身的發(fā)展有著嚴(yán)重的影響，相關(guān)檔案管理從業(yè)人員應(yīng)不斷完善自身，提升職業(yè)道德素養(yǎng)與責(zé)任感，不斷改進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行落實，從而提高事業(yè)單位管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
1 油田企業(yè)檔案資料管理的現(xiàn)狀及存在的問題
1.1 檔案的管理觀念淡薄 油田檔案資料對于油田的開發(fā)具有重要的參考價值，是保障油田工作人員對油田實際情況進(jìn)行分析的基礎(chǔ)。然而，目前部分油田企業(yè)管理者沒有認(rèn)識到檔案資料管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性，管理觀念淡薄，檔案管理工作沒有落到實處，不能切實保證企業(yè)檔案資料的真實性、完整性。甚至部分油田企業(yè)的檔案管理部門形同虛設(shè)，不能切實發(fā)揮作用，檔案管理人員工作積極性不高，這不利于檔案工作的順利開展。
1.2 檔案資料管理制度不健全 目前，我國油田企業(yè)檔案管理工作制度還不夠完善，制度覆蓋面并不全面，對已有的制度落實不到位，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，缺少系統(tǒng)的檔案資料管理程序，很容易造成檔案資料丟失、混亂等現(xiàn)象。
1.3 檔案管理隊伍整體水平較低 隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，油田企業(yè)面臨的市場競爭歸根結(jié)底是人才的競爭。特別是在競爭日益加劇的知識經(jīng)濟時代，對企業(yè)檔案管理人才提出了更高的要求，既要有專業(yè)的檔案管理知識，又要熟練基本的計算機操作等。而從目前油田企業(yè)檔案管理人員的工作狀況和業(yè)務(wù)水平來看，這種高素質(zhì)的、專業(yè)的復(fù)合型人才還比較缺乏。因此，油田企業(yè)必須加快檔案管理人才隊伍建設(shè)，實現(xiàn)知識型人才戰(zhàn)略，加快企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，挖掘檔案管理工作人員的潛能，提升其工作能力，進(jìn)而提升企業(yè)檔案資料管理的整體水平。
1.4 檔案管理信息化水平不高 目前，油田企業(yè)普遍存在對于檔案信息化的建設(shè)管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案信息化管理只是走個過場，響應(yīng)現(xiàn)代化信息建設(shè)的發(fā)展要求，很難為企業(yè)的發(fā)展帶來可觀的經(jīng)濟效益，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作不能滿足企業(yè)信息化發(fā)展建設(shè)的要求。比如，企業(yè)檔案資料信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)重缺乏，資金投入不足，大大降低了油田企業(yè)檔案管理工作的整體水平，無法適應(yīng)新時代的發(fā)展要求。
2 提高油田企業(yè)檔案資料管理有效性的措施
2.1 強化檔案管理意識 油田企業(yè)要想切實做好檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量，最為關(guān)鍵的就是要強化工作人員的檔案管理意識。首先，油田管理者要樹立正確的管理理念，提高對檔案資料管理工作的重視，加大對檔案管理工作的投入力度。其次，還要加強油田企業(yè)文化建設(shè)，做到具有油田特色的檔案資料個性化管理，根據(jù)油田的具體發(fā)展情況，擴大油田檔案資料收集范圍，豐富油田檔案館藏資源，從而提高油田企業(yè)檔案管理工作的有效性。
2.2 完善檔案資料管理制度 建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度是提高油田檔案資料管理工作有效性的關(guān)鍵。首先，必須嚴(yán)格按照各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，統(tǒng)一指導(dǎo)油田檔案管理工作；其次，要建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，明確檔案管理范圍、原則和方法，明確各崗位的職責(zé)。然后，規(guī)范檔案的收集、整理和歸檔的程序，完善檔案材料的傳遞、登記制度，提高歸檔質(zhì)量，從而確保檔案材料的完整性。
2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì) 為了適應(yīng)檔案信息資源管理工作的需要，檔案工作者一定要具備必要的信息能力。首先，檔案管理人員必須加強對新知識和新技能的學(xué)習(xí)和積累，不斷提高信息收集和管理的能力，充分發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性，努力提高自身的知識水平和管理能力，由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。其次，在思想政治方面，檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的政策法規(guī)并在工作中嚴(yán)格遵守，熱愛檔案事業(yè)，在工作中做到嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，求真務(wù)實，保證檔案資料的真實性；然后，在業(yè)務(wù)方面，檔案管理人員要熟練掌握檔案資料管理方面的專業(yè)知識和技能，并不斷學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識，優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，提高工作技能，從而適應(yīng)新時期社會對檔案人員的需求；此外，油田企業(yè)要堅持以人為本，關(guān)心和激勵檔案管理人員，切實幫助他們解決生活和工作中的問題，從而讓他們感受到企業(yè)的溫暖，提高他們工作的積極性，從而保持檔案管理人員隊伍的相對穩(wěn)定，保障檔案資料管理工作的順利開展。
0 引言
隨著建筑業(yè)的發(fā)展，工程項目的建設(shè)越來越多。在項目工程建設(shè)過程中，工程檔案資料質(zhì)量管理是整個項目工程中必不可缺的重要組成部分，對于提高項目施工的整體水平和安全質(zhì)量的保障有著重要的意義。如何在項目建設(shè)過程中進(jìn)行檔案資料質(zhì)量的管理， 確保工程檔案資料的真實性、完整性、有效性，以便更好地為工程項目服務(wù)，已成為工程檔案工作中的重要課題之一。對此，筆者進(jìn)行了相關(guān)的研究介紹。
1 工程檔案資料質(zhì)量管理的內(nèi)容
工程建設(shè)過程中形成的檔案資料，一定要內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、齊全，編制的內(nèi)容、格式等符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范的要求。真實、準(zhǔn)確是指檔案資料記錄，真實、準(zhǔn)確、全面地反映項目建設(shè)的過程及各種事件的真實面貌。檔案資料必須為記錄原件，文（圖）物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字、蓋章手續(xù)完備，資料形成日期與工程建設(shè)同步。檔案資料齊全是指與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、工程建設(shè)的主要過程和節(jié)點狀況、具有保存價值的各種載體資料，均應(yīng)收集齊全。
2 工程檔案資料管理中存在的問題
2.1對檔案資料管理重視不夠
各工程參建單位普遍存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，認(rèn)為工程建設(shè)質(zhì)量以實體為主，忽視工程檔案資料的管理工作，錯誤地認(rèn)為工程檔案資料是為應(yīng)付建設(shè)單位、質(zhì)監(jiān)站等檢查的，與工程質(zhì)量關(guān)系不大。工程檔案資料管理，有些單位沒有領(lǐng)導(dǎo)分管負(fù)責(zé)；沒有或虛設(shè)檔案資料管理制度；管理人員無證上崗，人員變動頻繁或無專人管理；不是隨工程施工進(jìn)展收集整理檔案資料，而是在項目竣工驗收時突擊補編填充資料。有的甚至在竣工驗收后補資料，嚴(yán)重影響檔案資料真實性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性。
2.2 檔案資料管理制度不完善
在工程檔案資料管理方面，國家和地方政府部門均有相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、規(guī)程和規(guī)范等。但在工程施工承包合同中，關(guān)于工程施工檔案資料的收集和管理沒有明確、具體的約定。在工程項目的各參建單位中，檔案資料管理制度沒有或形同虛設(shè)。施工過程中不認(rèn)真按照國家規(guī)定和合同約定，對檔案資料的收集和整理進(jìn)行認(rèn)真的檢查。結(jié)果是施工過程中缺失的檔案資料，在檢查或驗收時臨時制作，并非施工過程中的記錄整理，因而真實性就無法保證。
2.3 從業(yè)人員綜合素質(zhì)有待提高
參建單位的檔案資料管理人員不熟悉業(yè)務(wù)，缺乏相關(guān)的檔案資料專業(yè)管理知識。在建筑行業(yè)中絕大部分是兼職資料人員，有的是施工員兼職，有的是臨時安排的在校實習(xí)人員，有的還兼職多個工地資料員的工作等，大多是未經(jīng)培訓(xùn)的無證上崗人員。不熟悉工程建設(shè)相關(guān)法律、法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對工程檔案資料的收集整理程序不熟悉，缺乏建筑施工方面的專業(yè)知識，導(dǎo)致收集、整理檔案資料不符合標(biāo)準(zhǔn)，反復(fù)修改，不僅保證不了檔案資料的質(zhì)量，而且還延誤了歸檔時間。
3 解決措施
3.1 做好事前控制，保障檔案資料管理質(zhì)量
建設(shè)管理單位是工程檔案質(zhì)量控制管理的主導(dǎo)單位，在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同、協(xié)議中應(yīng)設(shè)立專門條款，明確參建單位工程文件資料的內(nèi)容及其深度符合國家相關(guān)的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出具體要求，制定相應(yīng)的檔案資料管理目標(biāo)考核措施和獎懲辦法等，做好事前控制。
3.2 加強檔案資料管理質(zhì)量意識，搞好過程質(zhì)量管理
從思想上認(rèn)識到工程檔案資料質(zhì)量管理的重要意義，各參建單位進(jìn)駐現(xiàn)場伊始，即要加強對各工程管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的宣傳，使得項目經(jīng)理、總監(jiān)理工程師對工程施工過程中形成的資料質(zhì)量引起足夠重視，建立起有效的工程檔案資料管理質(zhì)量保證體系，制定可行的工程檔案資料質(zhì)量過程控制制度，保證工程檔案資料質(zhì)量控制措施落實到位；加強對現(xiàn)場技術(shù)人員、資料管理人員檔案知識培訓(xùn)和檔案法律法規(guī)的宣傳、提高檔案理論素養(yǎng)，防止工程檔案資料不真實、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，與工程進(jìn)度不同步、資料記錄不及時、出現(xiàn)“回憶錄”等情況的發(fā)生，避免因工程檔案資料驗收不合格，導(dǎo)致資料大量整改、返工，延誤工程驗收的現(xiàn)象發(fā)生，實現(xiàn)工程施工進(jìn)度、質(zhì)量與檔案資料收集整理進(jìn)度、質(zhì)量的有機統(tǒng)一。
3.3 嚴(yán)格持證上崗，規(guī)范檔案資料的形成
施工單位是施工過程檔案資料收集、整理和質(zhì)量管理的關(guān)鍵。人員素質(zhì)和工作過程（或稱工藝流程）的規(guī)范化操作，是質(zhì)量的保證。項目經(jīng)理、技術(shù)人員與檔案資料管理人員，首先必須具有相應(yīng)的任職資格、持證上崗，在實際工作中密切配合、各司其責(zé)，做好各項具體工作。檔案資料管理工作規(guī)范化，就是要嚴(yán)把工程檔案資料形成過程中的質(zhì)量管理。在施工過程中嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，由相關(guān)技術(shù)人員根據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范，對工程項目進(jìn)行認(rèn)真的過程檢查、據(jù)實填寫相應(yīng)表格，形成檔案資料。隱蔽工程，尤其是影響結(jié)構(gòu)安全和使用功能的重要隱蔽工程，施工過程中除符合規(guī)定的檢查記錄外，還必須拍攝重要部位和工序的影像資料留存。隱蔽工程施工過程中，監(jiān)理單位應(yīng)按規(guī)定派員旁站，監(jiān)理施工全過程，對檢查記錄、影像資料等實施監(jiān)理，并見證（簽字確認(rèn)）。
3.4 按合同約定、規(guī)范辦事程序，保質(zhì)按時完成檔案資料
工程檔案資料是在工程建設(shè)的全過程形成的。一個工程項目從立項，到竣工驗收，往往需要幾個月、幾年甚至十幾年（大中型項目）、幾十年（特大型項目）的時間。工程項目檔案資料可按建設(shè)程序劃分為：工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖等部分。工程檔案資料質(zhì)量管理水平，實際是建設(shè)、監(jiān)理、施工單位，是否履行合同約定的程序，嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實際操作形成的結(jié)果。由上述可見：只要建設(shè)、監(jiān)理、施工單位在各自參與建設(shè)的全過程中，認(rèn)真履行合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格按照質(zhì)量控制程序辦事，就必然形成高水平的施工過程檔案資料。
3.5 實行自檢監(jiān)督檢查制度，抓好事后監(jiān)督
明確工程檔案資料形成過程的責(zé)任分工，加強各專業(yè)的溝通、配合和自檢，落實自檢監(jiān)督檢查。各參建單位的相關(guān)責(zé)任人，要定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，遇有特殊情況要隨時檢查。查看表式、工程名稱、文件編號、印章使用是否規(guī)范符合要求；圖文是否清晰、是否是原件；設(shè)計變更、材料替代等情況，導(dǎo)致施工圖紙、工程量、資金的相應(yīng)變更，這方面的過程文件很重要，是否及時收集了；依據(jù)性文件材料、原材料、構(gòu)配件質(zhì)量保證書、試驗技術(shù)文件是否符合技術(shù)要求。抽查項目各項分部工程驗收記錄，工程測量定位記錄的示圖標(biāo)注是否規(guī)范、數(shù)字是否清晰、簽字情況。重點檢查隱蔽工程驗收記錄、混凝土和砌筑砂漿試塊報告、項目監(jiān)理文件，竣工圖的編制內(nèi)容、依據(jù)、質(zhì)量等。
4 結(jié)語
綜上所述，項目工程檔案資料的質(zhì)量管理，對工程的建設(shè)施工起著重要的監(jiān)督指導(dǎo)作用，是項目工程建設(shè)中不可或缺的重要工作。在項目建設(shè)過程中，建設(shè)單位要建立、改善項目工程檔案資料管理制度，不斷加強工程檔案資料管理措施，增強各部門的整體管理意識；同時還要加強工程檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的整體素質(zhì)，從而提高工程檔案資料的質(zhì)量，更好地為工程項目服務(wù)。
中圖分類號：TU984 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
1前言
工程資料發(fā)揮著不可替代的重要作用，工程文件資料是對工程施工全過程的真實記錄，是進(jìn)行工程過程管理、交工驗收和竣工結(jié)算的重要依據(jù)和基礎(chǔ),并為工程竣工后的使用功能、工程擴建、改建和維修提供重要依據(jù)。是質(zhì)量責(zé)任人的有效法律憑證，為工程管理決策者提供準(zhǔn)確、直接的工程信息。在資料收集的過程中，需要依靠行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和程序文件的運行來有效控制資料的完整性、有效性、真實性，在工程文件歸檔資料的審核鑒定過程就需要資料管理人員具有過硬的專業(yè)水平，對工程知識有一定的了解，熟悉《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和企業(yè)體系文件運行的要求。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
2檔案文件記錄、控制工作的主要內(nèi)容 2.1記錄控制工作:對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理、立卷、歸檔。還應(yīng)對記錄的分類標(biāo)識、保存、保護、檢索、保存期限和處置做出規(guī)定。為工程質(zhì)量的檢驗，環(huán)境、職業(yè)健康安全的績效及管理體系有效運行和改進(jìn)提供客觀的證據(jù)。
2.2加強文件控制工作：資料管理人員負(fù)責(zé)本單位所有與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件的控制管理，進(jìn)行管理體系文件的接收、發(fā)放、有效性識別、有關(guān)更改、回收、銷毀等工作。在工作中，經(jīng)常出現(xiàn)由于工作人員的不細(xì)心，導(dǎo)致過期文件、規(guī)范、圖集等資料沒有及時銷毀或更新，文件的接收、發(fā)放登記不齊全，重要文件不能有效識別的事情發(fā)生。
2.3 企業(yè)內(nèi)部人員借閱檔案室的文件，應(yīng)實行檔案借閱審批手 續(xù)，詳細(xì)注明借閱文件的名稱、編號，借閱單位名稱，借閱時間和歸還時間，借閱人必須本人簽字方可。
2.4 企業(yè)作廢的文件應(yīng)以書面形式公布于企業(yè)的內(nèi)部宣傳窗口，詳細(xì)注明作廢文件名稱、編號、版次、作廢時間，及代替文件的名稱和編號，作廢文件應(yīng)有部門主管的批示。
2.5 對有效性文件的識別應(yīng)單獨歸類，填寫有效文件控制清單，并不定期檢查文件的有效時間，超過有效時間的文件，應(yīng)進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。
2.6在企業(yè)運營中，部門與部門之間，項目部與業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計之間，各部門人員之間，所發(fā)放、收集的文件均應(yīng)填寫收、發(fā)文登記表，確認(rèn)文件落實到具體的個人。填寫的資料應(yīng)完整，字跡應(yīng)工整。
2.7 文件的更改應(yīng)注明被更改文件的名稱、編號、版次、更改原因，以及被更改內(nèi)容。
3程序文件及體系運行在項目審核中容易出現(xiàn)的問題
我公司每年3月參加企業(yè)的內(nèi)部審核，4月參加外審，9月參加集團的內(nèi)審，10月參加集團公司的外審，每季度公司還會組織項目巡查，這一系列的檢查活動，都是為了保證項目體系的有效運行，質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全三大目標(biāo)控制在有效范圍內(nèi)的前提下，加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，在循環(huán)的檢查中，使企業(yè)管理水平達(dá)到國家和地方標(biāo)準(zhǔn)，通過對新規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，使之更加的專業(yè)化，規(guī)范化。但是在資料文件的形成階段和收集過程中容易被忽視的地方.
3.1項目各級管理人員或?qū)I(yè)分包人員未能及時向項目總工或?qū)I(yè)工程師提供各自的相關(guān)資料，導(dǎo)致資料形成時間滯后。移交資料的過程中，未能逐個填寫移交資料，收、發(fā)文登記不及時，若資料遺失，易出現(xiàn)雙方推卸責(zé)任的情況。
3.2隱蔽工程的資料填寫的不完整，施工用原材料和輔材收集不夠齊全，復(fù)試材料存在時間差。建筑工程的內(nèi)在質(zhì)量只能通過查看施工過程中形成的資料來獲取信息，若不夠完整、準(zhǔn)確，資料對工程質(zhì)量的內(nèi)部描述就不夠清楚，也不能作為有據(jù)的參考。通常容易忽視建筑輔材收集的齊全性（如：焊絲、膨脹螺栓、套筒、管件等），對隱蔽工程內(nèi)容的細(xì)節(jié)描述也不夠清楚，施工記錄間斷，如此就不能發(fā)揮檔案資料的查證作用。
3.3 施工組織設(shè)計和施工專項方案里列出的規(guī)范、圖集存在過期未作廢的情況，項目部未能及時更換新的規(guī)范、圖集。對有效文件的識別控制不及時，甚至存在有的有效文件沒有出現(xiàn)在有效文件控制清單里面。
3.4 各層管理人員對施工工藝和工序的標(biāo)準(zhǔn)要求存在投機性，在施工過程中，有的施工工序或管理程序比較繁瑣，一些剛進(jìn)入施工企業(yè)的青年同志缺乏約束性，以繁化簡。而一些分包管理人員為追求利益最大化，偷工減料，簡略施工工藝的要求，或套用作廢的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，造成質(zhì)量隱患。需要項目部人員加強監(jiān)管，保證施工質(zhì)量。
3.5企業(yè)現(xiàn)行質(zhì)量、職業(yè)健康安全與環(huán)境管理體系文件及其日常運行記錄等的管理內(nèi)容在項目上得不到重視。任何一個項目都具有唯一性、一次性和不可逆轉(zhuǎn)的特點。在項目運行中，不需要歸檔的過程性管理資料的收集留存得不到重視，除重點工程和評優(yōu)工程外，一般工程項目往往把這些工作當(dāng)成應(yīng)付檢查的作業(yè)，通常是在被確定審查的前幾日，項目部人員才進(jìn)行大批量突擊趕補，如此一來，質(zhì)量、職業(yè)健康安全與環(huán)境管理體系文件運行的本意就被曲解了，也發(fā)揮不了其作用。
4施工企業(yè)對工程項目檔案管理的措施
4.1加強項目職能考核，確立檔案責(zé)任制
工程文件資料的管理項目經(jīng)理為第一責(zé)任人，完整與正確性由項目總工（主任工程師）負(fù)責(zé),資料員負(fù)責(zé)資料收發(fā)、核查、匯總、整理、編制、移交、歸檔。項目經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)對項目文件資料工作的分工和管理，協(xié)調(diào)好同業(yè)主、管理公司、監(jiān)理及分包等單位的資料管理管理，同時協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部內(nèi)部相關(guān)人員的資料編制、收集、歸檔、保管、整理的之間的關(guān)系。與建設(shè)單位在簽訂工程合同時，合同中應(yīng)對工程竣工檔案的編制責(zé)任、編制份數(shù)、移交期限及編制費用做出明確的規(guī)定；項目總工（主任工程師）應(yīng)每月組織商務(wù)、技術(shù)、生產(chǎn)、材料、質(zhì)量、安全、分包單位等有關(guān)部門（人員）召開一次文件資料管理例會，對文件資料工作進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決，并應(yīng)至少每月一次對資料內(nèi)容的正確性等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時改正。項目經(jīng)理部設(shè)專職資料員，負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、報驗、分類整理、歸檔、保管及發(fā)放工作。擔(dān)任該崗位人員須是經(jīng)過培訓(xùn)并取得上崗證后方可從事該項管理工作。資料員負(fù)責(zé)收集工程所在地有關(guān)工程文件資料管理的要求和規(guī)定，并及時將有關(guān)信息提供給上一級資料室。
4.2加強對施工技術(shù)資料的要求與控制
【中圖分類號】G647.24
0引言
高校教學(xué)檔案作為高等學(xué)校的教學(xué)以及科研實踐管理重要的記錄材料，對于實現(xiàn)高效管理的規(guī)范化、制度化以及精細(xì)化也具有重要的意義。隨著信息技術(shù)在檔案管理方面應(yīng)用的不斷拓展，在高校教學(xué)檔案資料管理中借助信息技術(shù)，提高高校教學(xué)檔案資料的管理水平，已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案資料管理工作的重要內(nèi)容。這對于實現(xiàn)高校教學(xué)檔案資料管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及電子化也具有重要的意義。
1高校教學(xué)檔案管理特點分析
高校教學(xué)檔案作為高等院校日常教學(xué)過程中重要的記錄材料，其檔案管理工作的特點主要有以下幾方面：
（1）高校教學(xué)檔案資料的種類形式較多。對于高校而言，不同院系以及專業(yè)的教學(xué)活動種類較多，各種各樣的課堂內(nèi)外教學(xué)活動、實驗課程、社會實踐、實習(xí)考察等教學(xué)內(nèi)容，均會產(chǎn)生各種各樣形式復(fù)雜的原始教學(xué)材料。這些原始的教學(xué)材料的形式也是多種多樣的，紙質(zhì)文本、影響照片、標(biāo)本以及樣本等，因此也造成教學(xué)檔案資料的保存方式的多樣化。
（2）高校教學(xué)檔案資料的專業(yè)性較強，對于檔案保管人員的素質(zhì)要求也較高。高校檔案資料中，除了與學(xué)生管理以及黨建生活等資料具有一定的相關(guān)性外，其余的資料都與高校的專業(yè)領(lǐng)域具有較強的相關(guān)性。由于不同院系以及不同專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容具有較大的差異，因而在教學(xué)檔案資料的整理歸檔以及保存上對于保管人員也提出了較高的要求。
（3）教學(xué)檔案資料的整理歸檔周期較為固定。由于高校的教學(xué)以及活動都是按照提前預(yù)定的教學(xué)課時以及學(xué)期計劃安排開展的，因此教學(xué)檔案資料的產(chǎn)生以及整理周期性較強。
（4）高校教學(xué)檔案資料的數(shù)量較多。高校院系以及專業(yè)劃分多，因而導(dǎo)致教學(xué)的原始資料也較多。除了這些教學(xué)檔案資料外，高校的日常教學(xué)工作、教學(xué)改革、人才培養(yǎng)、教學(xué)實踐、學(xué)生活動、學(xué)生管理等都會產(chǎn)生大量的教學(xué)檔案資料，而且這些檔案資料的內(nèi)容豐富、涉及范圍領(lǐng)域較廣，因而數(shù)量規(guī)模也較大。
2高校教學(xué)檔案資料管理問題分析
（1）高校教學(xué)檔案信息化管理模式落后。當(dāng)前我國在對高校教學(xué)檔案資料的信息化管理上，仍然采用路后封閉式的管理模式，高校內(nèi)部教學(xué)檔案資料在管理上對于數(shù)據(jù)信息共享平臺的建設(shè)重視程度不足，因而造成了大量的高校教學(xué)檔案資料得不到有效的利用，資料的信息資源價值也得不到有效的開發(fā)，教學(xué)檔案資料一旦整理歸檔后，便很少得到二次開發(fā)利用，不僅造成了大量人力物力資源的浪費，而且對于檔案資料管理工作的長期開展十分不利。
（2）高校檔案管理信息化建設(shè)投入不足。當(dāng)前部分高校對于高校檔案資料管理重視程度不足，因而對于高校教學(xué)檔案資料的信息化建設(shè)的資金投入較少，甚至沒有投入足夠的資金用于購置檔案管理信息化建設(shè)所必須的軟硬件設(shè)施，因而導(dǎo)致高校檔案資料信息化管理方面基礎(chǔ)條件較差，直接制約了檔案管理信息化體系建設(shè)的順利開展。
3高校檔案資料信息化管理體系建設(shè)完善策略研究
（1）轉(zhuǎn)變管理觀念，提高對高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重視程度。確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，首先必須轉(zhuǎn)變高校教學(xué)檔案資料管理的傳統(tǒng)觀念，充分認(rèn)識到教學(xué)檔案資料信息化建設(shè)管理的重要性，針對高校教育檔案資料信息化管理制定完善的管理制度與可行的落實措施。其次，高校檔案管理部門應(yīng)該強化信息化管理措施的落實力度，可以采取自上而下垂直管理的方式，大力推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)的開展。
（2）加大對于高校教育檔案資料管理的投入力度。為高校教學(xué)檔案資料管理信息化建設(shè)投入充裕的資金支持，是保證信息化體系建設(shè)順利開展的基礎(chǔ)保障。高校財務(wù)預(yù)算管理部門應(yīng)該為檔案資料信息化管理工作預(yù)留必要充足的資金，用于購買信息化建設(shè)所必需的計算機、服務(wù)器、復(fù)印掃描設(shè)備以及存儲器等基本的數(shù)字化硬件設(shè)施。同時也應(yīng)該購置功能完善、安全性高的檔案資料處理應(yīng)用管理軟件，通過這些措施為高校檔案資料管理提供良好的基礎(chǔ)條件。
（3）針對高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺。首先高校檔案管理部門應(yīng)該利用高校內(nèi)部的校園網(wǎng)絡(luò)，逐步構(gòu)建以教學(xué)科研管理部門、院系以及專業(yè)班級為層次的檔案多級管理體系。其次，由高校的檔案管理工作人員對檔案資料網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行維護，重點是針對訪問權(quán)限的設(shè)置、信息數(shù)據(jù)庫的安全以及軟硬件設(shè)施的檢查方面，進(jìn)而保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫狀態(tài)的安全可靠。通過這些措施，充分提高高校教育檔案資料的利用效率。
（4）強化培訓(xùn)教育，提高教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。由于高校教育檔案資料的信息化管理對于檔案管理工作人員的要求較高，因此高校檔案管理部門應(yīng)該對工作人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)教育，通過提高工作人員的能力水平，確保檔案資料信息化管理工作的順利開展。培訓(xùn)教育工作的重點應(yīng)該主要集中在新的檔案資料管理理念、檔案管理信息化體系建設(shè)的要求、檔案管理內(nèi)容已經(jīng)實施手段、各種計算機以及服務(wù)器的維護操作、各種檔案管理軟件的使用，通過全方位的教育培訓(xùn)，實現(xiàn)檔案管理工作人員整體能力水平的提升，為檔案資料管理信息化的建設(shè)提供必要的人力以及智力支持。
結(jié)語
高校教學(xué)檔案資料管理信息化作為當(dāng)前高校教學(xué)檔案資料管理的重要內(nèi)容，也是實現(xiàn)高校檔案資料管理體系改革的關(guān)鍵措施。因此，高校檔案資料管理部門應(yīng)該充分明確高校教學(xué)檔案資料管理的特點，并結(jié)合信息化管理的基本要求，對高校教學(xué)檔案資料形成系統(tǒng)、長期、完善的信息化管理建設(shè)，以此提高高校教學(xué)檔案資料整體管理水平與管理效率，進(jìn)一步規(guī)范高?；A(chǔ)信息資料數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，為高校的科研教育以及日常管理提供良好的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
事業(yè)單位主要是以公益服務(wù)業(yè)務(wù)為主的非盈利社會團體與組織，它的服務(wù)內(nèi)容涵蓋了增進(jìn)社會福利、滿足社會文化、科學(xué)、教育等方面。對于事業(yè)單位而言，檔案資料管理至關(guān)重要，其實效性與否對事業(yè)單位工作水平的高低起到了決定性作用，是事業(yè)單位工作中不可或缺的重要一環(huán)。對于事業(yè)單位而言，提高檔案資料管理水平已經(jīng)是當(dāng)前的首要目標(biāo)任務(wù)，必須及時有效的實現(xiàn)。
1. 事業(yè)單位檔案資料管理的重要性
事業(yè)單位檔案資料真實的記錄了單位日常工作情況和一些關(guān)鍵活動，記載著事業(yè)單位一切工作事項。通常情況下，事業(yè)單位工作有著明顯的復(fù)雜性，存在大量的事務(wù)，實際存儲的資料龐大，需要整理的檔案繁多。目前，因事業(yè)單位還未做到陽光透明化的運轉(zhuǎn)目標(biāo)，仍存在隱蔽性與不公開性，因此在檢查與規(guī)范事業(yè)單位日常工作質(zhì)量情況時應(yīng)根據(jù)相關(guān)資料進(jìn)行，事業(yè)單位檔案資料保存的完整與質(zhì)量高低與否將直接關(guān)系事業(yè)單位工作是否能順利有序運行，可見加強事業(yè)單位檔案資料管理的重要性。從現(xiàn)代管理理念角度出發(fā)，檔案資料管理水平如何還決定了事業(yè)單位內(nèi)部管理水平。事業(yè)單位應(yīng)對產(chǎn)生的檔案資料有效保管，充分認(rèn)識到做好檔案資料管理的必要性與緊迫性。事業(yè)單位檔案資料不僅詳細(xì)的記錄了事業(yè)單位的工作情況、核心事件，而且在事業(yè)單位日后的工作中發(fā)揮著重要的監(jiān)督、指導(dǎo)、借鑒作用，是推動事業(yè)單位穩(wěn)定有序發(fā)展的前提保障。
2. 提高事業(yè)單位檔案資料管理的具體途徑及方法
檔案資料管理是現(xiàn)代事業(yè)單位工作的核心環(huán)節(jié)，要想增強事業(yè)單位管理工作水平，就應(yīng)不斷強化檔案資料管理，通過一系列有效的措施，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理有序運行。
2.1培養(yǎng)一批優(yōu)秀的人才隊伍，增強作業(yè)人員素質(zhì)
為了保證檔案資料管理的有效性，提高檔案的整理工作水平，應(yīng)不斷增強檔案管理者的綜合素質(zhì)。對于檔案資料管理者，不僅要掌握了解檔案管理方面的知識，還必須學(xué)習(xí)人事管理方面的知識及先進(jìn)的計算機操作知識，因此事業(yè)單位在選聘檔案資料管理員時應(yīng)首選專業(yè)水平高、技能好的人員，并在上崗前加強有關(guān)技能、知識培訓(xùn)。檔案資料管理者應(yīng)對自身工作加強審核，防止工作有不完善之處，善于總結(jié)工作經(jīng)驗，時刻保持謹(jǐn)慎認(rèn)真的態(tài)度做好自己分內(nèi)之事。
2.2仔細(xì)劃分管理職責(zé)，保證權(quán)責(zé)分明
準(zhǔn)確劃分事業(yè)單位中從事檔案資料管理工作人員的職責(zé)權(quán)限對于事業(yè)單位工作的有序運轉(zhuǎn)也起到了一定的作用。事業(yè)單位檔案資料管理者實際承擔(dān)的職責(zé)任務(wù)是對涉及到本單位工作的所有檔案資料及圖表進(jìn)行全面的收集；對作業(yè)人員作業(yè)中設(shè)置與調(diào)整計劃的審批實況嚴(yán)格檢查；準(zhǔn)確獲悉管理者檔案資料的記錄與整理情況；有秩序的登記單位活動檔案資料，從而方便隨時提取；和其他部門有效交流、協(xié)調(diào)，構(gòu)建良好的合作關(guān)系；通過批準(zhǔn)借閱外單位的文件，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行借閱手續(xù)的辦理，為了提高文件資料的保密性，相關(guān)人員不得隨意的進(jìn)出資料室；等。要想保證工作水平與質(zhì)量，就需要資料員及時有效的匯總與整理工作資料，各司其責(zé)，嚴(yán)格按規(guī)定辦事。
2.3加強信息化建設(shè)
當(dāng)前時期，隨著檔案資料管理工作越來越復(fù)雜，為了保障其較高的管理效率，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)觀念，樹立適應(yīng)于現(xiàn)代社會的檔案資料管理理念，進(jìn)一步加快信息化建設(shè)進(jìn)程。首先購進(jìn)用于信息化建設(shè)的硬件設(shè)施，比如，計算機、刻錄機等實用性高的工具。其次，不斷增強工作人員的業(yè)務(wù)水平，這對于檔案資料管理信息化與現(xiàn)代化目標(biāo)的實現(xiàn)具有重要意義。倘若檔案工作人員缺乏現(xiàn)代化意識，那么將直接的阻礙檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的順利有效實施。如果檔案管理不具備現(xiàn)代化觀念，就算現(xiàn)行的檔案保護與管理設(shè)施是最佳的，也不能將其定義為檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理信息化與現(xiàn)代化目標(biāo)實現(xiàn)中，相關(guān)人員應(yīng)緊密結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)與科學(xué)的管理手段，樹立滿足現(xiàn)代社會需求的檔案意識，使檔案管理從過去的被動式服務(wù)向主動式服務(wù)方向發(fā)展，把過去封閉式服務(wù)向開放式服務(wù)方向發(fā)展，從而推動檔案工作高效高質(zhì)量的運行。
3.結(jié)論
綜上所述可知，事業(yè)單位檔案資料管理是事業(yè)單位必不可少的一個重要環(huán)節(jié)，對事業(yè)單位的健康發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用，所以要求單位全員必須樹立正確合理的檔案管理意識，嚴(yán)抓各項工作環(huán)節(jié)，進(jìn)一步加快檔案建設(shè)進(jìn)程，通過高效完善的措施強化檔案資料管理，為社會公眾服務(wù)，為事業(yè)單位服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]張兵.淺談事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應(yīng)用[J].才智，2011年20期.
[2]安豐艷.加強檔案管理必須重視檔案資料的搶救工作[J].商業(yè)文化（上半月），2011年06期.
中圖分類號：TL372 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
在進(jìn)行建筑工作檔案管理的時候，需要結(jié)合建筑工程檔案的真實情況以及管理人員的需要，主動的去整理和歸納一些需要的信息，這些都是需要在檔案中完整的呈現(xiàn)的，需要將這些信息整理統(tǒng)計成一份科學(xué)完善的報表，提供給管理決策人員作出科學(xué)的判斷，為項目工作的實施提供有力的保障。
一、工程項目資料的管理工作中存在的問題
（一）企業(yè)工程項目資料管理中存在管理意識薄弱
工程項目的負(fù)責(zé)人以及管理人員對于工程資料的認(rèn)識不到位，管理意識薄弱。不能將對資料的有效管理落實到實處僅是口頭說說。主要工作內(nèi)容放在了抓工期、抓工程的質(zhì)量、以及工程的安全等方面。認(rèn)為只要按時保質(zhì)保量地完成項目建設(shè)就可以，完全沒有認(rèn)識到項目工程資料的重要性以及實用性。從而導(dǎo)致了工程的建設(shè)之中檔案資料的整理以及管理。
（二）施工單位的疏忽
對于施工建設(shè)過程中的資料，施工單位不是一步一步按照施工的每個具體環(huán)節(jié)來記錄產(chǎn)生資料，大多數(shù)的情況是在這個項目工程將要竣工的時候在突擊弄資料。這樣不能真實有效地記錄工程中的每個環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容就使得工程資料的真實性大大減弱。不能真正起到工程資料的有效實用價值。
（三）對建筑工程中檔案資料的管理不到位
建筑工程的檔案資料包含了多方面的數(shù)據(jù)資料，其中包括管理、施工、設(shè)計、質(zhì)檢等部門。 各部門分工合作， 致使檔案資料完整存在相當(dāng)大的難度。例如，在工程施工或竣工驗收過程中，檔案管理人員必須到現(xiàn)場才能對有關(guān)施工問題的檔案規(guī)整記錄，檔案資料記錄的全面性和準(zhǔn)確度才能得到保證。如若不然，施工過程中的檔案就得不到及時整理，或者在工程竣工驗收過程中出現(xiàn)差錯，而且這些差錯很難被發(fā)現(xiàn)。
（四）建筑工程中檔案的管理制度不健全
目前，施工企業(yè)的檔案管理依據(jù)是 20 世紀(jì) 80年代末國家有關(guān)部門頒布的城市建設(shè)檔案管理規(guī)定，該規(guī)定對檔案資料管理的具體步驟沒作詳細(xì)規(guī)定。 雖然有的地區(qū)制定了相關(guān)的制度，但是宣傳不到位，施工企業(yè)管理人員對此沒有給予足夠重視，直接導(dǎo)致了建筑工程檔案資料管理制度無法落實。
二、項目工程資料管理的重要性表現(xiàn)在以下幾個方面
（一）項目工程資料對于城市的發(fā)展建設(shè)具有重要的意義
建筑是一個城市最主要的一部分，項目工程資料在城市的規(guī)劃和建設(shè)中形成了對國家和社會具有一定價值的文字、聲像以及圖紙等等重要的文件資料。這些資料是傳承這個城市文明的有效的載體，項目建設(shè)資料的有效記錄是對城市中的建筑的全過程中的每個環(huán)節(jié)的真是記錄，是一筆很寶貴的資源。與其說是對于工程的一種記錄不如說是一座值得后人借鑒的知識寶庫，通過在我們生活的城市中的建筑的有效詳實地記錄無形中形成了一種潛在的生產(chǎn)力。通過記錄在以后對它的研究、管理甚至開發(fā)利用，會有效推動城市的發(fā)展以及我國經(jīng)濟社會的而發(fā)展，為社會創(chuàng)造出更多的財富造福大眾。
（二）建筑工程檔案資料管理職責(zé)應(yīng)該得到規(guī)范
一個合格的建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員只有明確了自身的工作目標(biāo)，才能提高工作效率。就當(dāng)前建筑行業(yè)的發(fā)展形勢來看，建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員的職責(zé)是：搜集、記錄、規(guī)整企業(yè)相關(guān)部門的檔案資料和數(shù)據(jù)；對工程施工部門的施工過程、進(jìn)度進(jìn)行檢查；檢查工程中的各項檔案資料的記錄情況；對工程建設(shè)的有關(guān)資料做好記錄，在需要時能夠及時找到；檢查各部門的工作進(jìn)展程度；加強與企業(yè)管理人員的聯(lián)系，對于建筑工程設(shè)計中有更改的地方做好跟蹤記錄；對企業(yè)圖紙、文件等要妥善保管，對借出去的資料要做好相關(guān)記錄；獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)許可以后到其他企業(yè)借閱資料；建筑工程的檔案資料多為機密性文件，檔案管理從業(yè)人員要對進(jìn)出資料室的人員進(jìn)行盤查；對于企業(yè)安排給個人的其余的工作也要認(rèn)真完成。 只有檔案資料管理工作得到保障，建筑企業(yè)的其他工作才得以更好開展。
（三）對建筑工程中檔案資料管理制度進(jìn)行優(yōu)化
建筑工程中的檔案資料管理是一個龐大的工程，要想保證管理的有效性，就必須采用制度化的管理措施，使得檔案資料的管理更加規(guī)范合理。 這成為建筑工程順利實施的堅強后盾。 要進(jìn)行檔案管理制度的優(yōu)化，首先要對檔案管理的范圍做一個界定。 建筑工程中的檔案資料界限明確，它主要包含了建筑工程資料、設(shè)備檔案、有關(guān)工程建設(shè)的內(nèi)部資料等，其機密程度很高，對于這些資料的管理必須要嚴(yán)格保密。 作為一個合格的建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員，必須要有良好的職業(yè)道德和扎實的專業(yè)基礎(chǔ)，對企業(yè)的檔案資料根據(jù)企業(yè)制度進(jìn)行妥善保管，并且實施嚴(yán)格保密制度，不得有任何故意泄露公司機密的行為。
三、加強工程項目資料的管理的措施
（一）提高建筑工程中檔案資料管理從業(yè)人員的素質(zhì)
要做好建筑工程中檔案管理工作，首先要從提高從業(yè)人員素質(zhì)做起。 檔案資料管理從業(yè)人員必須接受相關(guān)的專業(yè)教育，對建筑工程的相關(guān)知識和國家政策有一定的了解，有一定的計算機操作能力。因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案資料管理從業(yè)人員的選拔時一定要嚴(yán)格，不能，要對所選人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)。此外，檔案資料管理從業(yè)人員要具有高度的責(zé)任感，按照國家法律和公司規(guī)定辦事，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好自己的本職工作。
（二）建筑工程檔案資料管理職責(zé)應(yīng)該得到規(guī)范
建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員的職責(zé)是：搜集、記錄、規(guī)整企業(yè)相關(guān)部門的檔案資料和數(shù)據(jù)；對工程施工部門的施工過程、進(jìn)度進(jìn)行檢查；檢查工程中的各項檔案資料的記錄情況；對工程建設(shè)的有關(guān)資料做好記錄，在需要時能夠及時找到；檢查各部門的工作進(jìn)展程度；加強與企業(yè)管理人員的聯(lián)系，對于建筑工程設(shè)計中有更改的地方做好跟蹤記錄；對企業(yè)圖紙、文件等要妥善保管，對借出去的資料要做好相關(guān)記錄；獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)許可以后到其他企業(yè)借閱資料；建筑工程的檔案資料多為機密性文件，檔案管理從業(yè)人員要對進(jìn)出資料室的人員進(jìn)行盤查；對于企業(yè)安排給個人的其余的工作也要認(rèn)真完成。 只有檔案資料管理工作得到保障，建筑企業(yè)的其他工作才得以更好開展。
（三）對建筑工程中檔案資料管理制度進(jìn)行優(yōu)化
建筑工程中的檔案資料界限明確，它主要包含了建筑工程資料、設(shè)備檔案、有關(guān)工程建設(shè)的內(nèi)部資料等，其機密程度很高，對于這些資料的管理必須要嚴(yán)格保密。對于需要借閱檔案資料的人員要進(jìn)行嚴(yán)格盤查，不得讓其他人員直接接觸檔案資料。 如果該人員獲得了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)需要進(jìn)行相關(guān)檔案資料的查閱，檔案資料管理人員必須對他的證件進(jìn)行仔細(xì)查閱，確認(rèn)無誤后才能允許他查閱檔案資料，并做好有關(guān)記錄工作。 對于整理好的檔案資料要排列整齊有序，切不可亂堆亂放，也不要把不相關(guān)的雜物和檔案資料放在一塊，確保檔案查找方便、快速。 要注意檔案資料的外借時間，對于借閱期限已滿但是還未歸還的檔案資料要及時追回。 為了保證檔案資料的完整性和清晰度，對容易破損的資料要加以保護。 檔案資料管理人員應(yīng)運用現(xiàn)代化的知識理念提高工作效率。
四、結(jié)束語
我國的建筑業(yè)在持續(xù)不斷地發(fā)展，在得到了發(fā)展機遇的同時也面臨了一些問題。建筑資料是對我國建筑具有很重要作用的一項資料，但是這項工作的管理現(xiàn)在面臨著一些問題，本人結(jié)合工作經(jīng)驗對這項工作的重要性以及應(yīng)如何開展工作進(jìn)行了論述，希望對以后工作有所幫助。
參考文獻(xiàn)
二、水利建設(shè)項目檔案資料管理制度執(zhí)行的對策
泉州市石壁水庫位于南安市水頭鎮(zhèn)大盈溪上游，總庫容6147萬立方米，是一座集防洪、供水、灌溉、發(fā)電等功能為一體的重要中型水庫。近年來，不斷加大水庫建設(shè)投入，先后開展了除險加固工程、灌區(qū)節(jié)水改造、信息化建設(shè)等工程項目。在水利建設(shè)過程中，石壁水庫檔案管理部門深入探討如何強化水利建設(shè)項目檔案資料管理制度的執(zhí)行力度，結(jié)合工作實踐，采取以下措施。
（一）明確檔案資料管理各參建單位應(yīng)負(fù)的職責(zé)是根本
1.明確檔案資料管理各參建單位應(yīng)負(fù)的職責(zé)有利于歸檔制度的執(zhí)行。歸檔制度是保證水利建設(shè)項目形成的各種檔案資料能夠完整、準(zhǔn)確、及時歸檔的一項重要制度，也是文件材料和檔案鑒定的重要依據(jù)。準(zhǔn)確反映水利建設(shè)項目的設(shè)計、施工、竣工驗收、監(jiān)理過程的歸檔制度涵蓋了各參建單位檔案資料的形成與積累，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，滿足水利建設(shè)項目各項工作查考利用的需要。2.由于各參建單位在水利項目建設(shè)的工作性質(zhì)不同，應(yīng)參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，制定適應(yīng)各參建單位檔案資料的形成與積累規(guī)律管理，操作性較強的檔案資料工作職責(zé)，確保項目檔案資料管理符合國家規(guī)范。
（二）細(xì)化水利項目建設(shè)單位檔案資料管理的責(zé)任是關(guān)鍵
為確保歸檔水利建設(shè)項目檔案資料的質(zhì)量，細(xì)分各參建單位的所承擔(dān)的工作職責(zé)，能夠保證檔案資料形成與積累、歸整理工作順利開展。1.水利項目建設(shè)單位的責(zé)任。建立健全建設(shè)單位的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和各項目檔案工作的負(fù)責(zé)人。項目建設(shè)單位的檔案管理部門要負(fù)責(zé)建設(shè)單位形成的項目檔案的收集與整理、立卷歸檔，同時組織、監(jiān)督和檢查各參建單位的檔案資料管理工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作，及時向有關(guān)檔案管理機構(gòu)移交已經(jīng)組卷的水利建設(shè)項目檔案。2.水利建設(shè)項目勘察、設(shè)計單位的責(zé)任。將水利建設(shè)項目文件的管理列入項目計劃，按照項目所屬關(guān)系，將項目檔案工作納入項目負(fù)責(zé)人和檔案人員崗位責(zé)任制。勘察、設(shè)計單位檔案資料管理部門，應(yīng)將本單位形成的水利建設(shè)項目文件立卷后向建設(shè)單位移交。3.水利建設(shè)項目施工單位的責(zé)任。施工單位負(fù)責(zé)整編承包水利建設(shè)項目施工范圍內(nèi)，工程施工技術(shù)文件和水利工程項目竣工圖。水利建設(shè)項目實行總承包的，檔案人員要監(jiān)督、指導(dǎo)各分包單位檔案資料的收集與整理分包范圍內(nèi)的水利建設(shè)項目檔案，施工單位應(yīng)對施工資料的真實性、完整性和有效性負(fù)責(zé)。4.水利建設(shè)項目監(jiān)理單位的責(zé)任。《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)定》第十四條“工程建設(shè)監(jiān)理程序”規(guī)定：工程建設(shè)監(jiān)理應(yīng)”參與工程竣工驗收，簽署建設(shè)監(jiān)理意見”，并在“建設(shè)監(jiān)理任務(wù)完成后，向項目法人提交“工程建設(shè)監(jiān)理檔案資料”。因此，監(jiān)理單位對水利建設(shè)項目檔案資料的管理應(yīng)負(fù)有兩方面的責(zé)任：一方面，是對水利工程建設(shè)項目產(chǎn)生的檔案資料，特別是對竣工圖的完整、準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督和審查的責(zé)任：另一方面．應(yīng)對監(jiān)理工作中形成的檔案資料進(jìn)行整理、歸檔與移交。
（三）依據(jù)項目生命期，做好水利項目建設(shè)各階段檔案資料管理制度執(zhí)行的監(jiān)督與協(xié)調(diào)工作
項目生命期確定了將水利建設(shè)項目的開始和結(jié)束連接起來的整個階段，反映了在項目檔案資料的管理過程中，誰做什么和怎么做，如何確保項目檔案資料質(zhì)量符合國家制定的有關(guān)規(guī)范。這些工作內(nèi)容是通過各參與水利項目建設(shè)的單位收集與整理項目檔案資料來體現(xiàn)，每個階段的項目任務(wù)各異，各階段形成的項目文件比較完整地重現(xiàn)水利項目建設(shè)全過程。在水利建設(shè)項目檔案資料管理工作中，強化檔案資料管理工作的執(zhí)行力度，必須依據(jù)項目檔案形成與積累的生命期，加強建設(shè)單位與監(jiān)理單位對項目全過程檔案資料管理制度執(zhí)行的監(jiān)督與協(xié)調(diào)工作。一是項目開工前的組織與協(xié)調(diào)。根據(jù)水利檔案管理規(guī)定，歸檔的檔案資料應(yīng)具有真實性、完整性和系統(tǒng)性。參與水利項目建設(shè)的各方應(yīng)從工程建設(shè)準(zhǔn)備階段，就應(yīng)指定檔案資料管理的責(zé)任機構(gòu)與責(zé)任人，負(fù)責(zé)參建單位歸檔檔案資料的收集、整理與移交工作，履行其檔案資料的管理職責(zé)。此時，建設(shè)單位的檔案部門應(yīng)與監(jiān)理單位一起做好檔案資料管理制度的執(zhí)行、監(jiān)督、工作。在項目開工前，檢查各參建單位是否已落實檔案管理制度，專、兼職檔案資料人員能否適應(yīng)水利建設(shè)項目檔案資料管理的要求，針對建設(shè)項目檔案資料形成情況，制定歸檔范圍與保管期限表。同時要求參與項目建設(shè)各方認(rèn)真編寫《交工檔案資料編制說明》，并組織建設(shè)、施工、監(jiān)理單位進(jìn)行討論確認(rèn)，形成各參建單位達(dá)成共識的《《交工檔案資料編制說明》，作為項目建設(shè)檔案資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)性文件。二是施工過程中檔案資料質(zhì)量的檢查指導(dǎo)與控制。具備經(jīng)驗豐富、專業(yè)知識過硬、責(zé)任心強的檔案人員，才能在施工過程對檔案資料的管理真正在起到檢查與指導(dǎo)作用。首先，檔案管理人員要與項目管理技術(shù)人員密切配合，共同制定項目歸檔范圍與保管期限。在施工過程，建設(shè)單位要建立檔案資料管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，對施工單位的兼職檔案員提供適時服務(wù)，及時解決項目檔案收集與整理存在的問題。其次，充分發(fā)揮監(jiān)理單位對項目檔案資料的實時監(jiān)控功能。監(jiān)理人員每天都工作在施工現(xiàn)場，能夠隨時檢查施工單位形成的工序報驗材料和隱蔽工程報驗材料的檔案資料是否符合標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容是否真實有效。歸檔的檔案資料，經(jīng)監(jiān)理工程師確認(rèn)工程實體同見證材料數(shù)據(jù)檔案相符，施工單位才能進(jìn)行歸檔檔案資料的組卷。最后，做好項目中間交工前的檔案資料的檢查與指導(dǎo)。各單位在中間交接驗收前，組織參建各方人員對交工資料進(jìn)行綜合檢責(zé)，但由于時間限制．一般也只會以抽查形式出現(xiàn)，歸檔資料有些會存在遺漏現(xiàn)象。這種情況的處理，需要提前通知施工單位進(jìn)行自查，以確認(rèn)的《交工資料編制說明》為依據(jù)，及時解決檔案資料不規(guī)范的問題。在綜合檢查時，建設(shè)單位、監(jiān)理單位的各專業(yè)項目管理人員和專兼職檔案員一定要到現(xiàn)場，分專業(yè)進(jìn)行檢查，對即將調(diào)離施工現(xiàn)場的技術(shù)人員整理的交工文件，要全部檢查，出現(xiàn)問題，立即整改?？⒐D部分重點確認(rèn)變更到圖與實物相符。隨機資料要重點檢查與設(shè)備開箱清單是否定相符，有無檔案資料遺失情況，因種種原因而丟失的資料，應(yīng)與廠家取得聯(lián)系補齊丟失的資料。對未進(jìn)行儀表聯(lián)校等部分資料，中間交工后要隨時跟蹤檢查，檔案資料完整系統(tǒng)后歸入交工文件中。三是編制文件竣工階段，嚴(yán)格檔案資料歸檔制度的執(zhí)行。水利建設(shè)項目施工及設(shè)備安裝調(diào)測完成后，施工單位根據(jù)項目建設(shè)開始階段簽訂的《交工檔案資料編制說明》編制竣工文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核竣工文件，依據(jù)歸檔范圍，要求竣工文件編制單位進(jìn)一步收集所缺少的重要文件，文件數(shù)量應(yīng)滿足合同或者協(xié)議規(guī)定的份數(shù)。嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料歸檔制度，例如，建設(shè)單位檔案部門配合監(jiān)理部門，審核項目文件整理與歸檔的質(zhì)量。同時檢查項目文件的組卷是否遵循水利建設(shè)項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；項目文件的組卷應(yīng)達(dá)到分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
中圖分類號： TU198 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
1、建筑工程檔案的特點
工程建筑檔案能綜合反映出工程項目的所有內(nèi)容資料，它不但包括工程項目的方案設(shè)計，各項合同和協(xié)議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現(xiàn)場的水文地質(zhì)和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項目建設(shè)中主要資料，如施工中使用材料的質(zhì)量證明文件、試驗報告資料、開竣工的報告、圖紙會審、設(shè)計變更和技術(shù)交底等；同時還有監(jiān)理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結(jié)等重要文件。建筑工程資料的特點包括：
⑴一次性：因建筑工程項目自開始到結(jié)束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結(jié)束都只有一套；
⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個過程，是建筑項目建設(shè)變化的見證，故建筑工程檔案具備真實性、完整性，明確地記錄著工程的情況；
⑶實用性：建筑工程檔案能反映出工程建設(shè)的真實情況，具備保存及使用的價值。不但是項目后期的管理、維修和擴建的主要依據(jù)，而且也可作為同類型的項目建設(shè)參考的依據(jù)，故其實用性較強。
2、建筑工程檔案管理的重要作用
在城市快速發(fā)展的過程中，建筑施工工程也隨之增多。在高樓大廈平地而起的過程中，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作對保障建筑工程的施工質(zhì)量有莫大的幫助，也在改善人民生活和促進(jìn)經(jīng)濟發(fā)展方面起到了一定的促進(jìn)作用。建筑工程檔案管理工作的重要性還不止于此，現(xiàn)詳細(xì)分析如下：
（1）在城市建設(shè)和規(guī)劃管理中起著重要作用。由于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是城市建設(shè)活動積累下來的豐富的經(jīng)驗，也是城市建設(shè)技術(shù)儲備的重要手段之一，因此，建筑工程檔案資料的歸檔管理工作在城市規(guī)劃和建設(shè)管理過程中發(fā)揮著重要的作用。城市建筑物的擴展和維修以及改建工作也都要以建筑工程檔案資料為基礎(chǔ)，所以必須加強管理工作的進(jìn)行。
（2）城市防災(zāi)和災(zāi)后重建的重要基礎(chǔ)。在預(yù)防自然災(zāi)害破壞以及城市的災(zāi)后重建工作中，建筑工程檔案資料有助于我們發(fā)現(xiàn)建筑工程的薄弱環(huán)節(jié)，也有助于我們恢復(fù)城市災(zāi)前的本來面目或者為城市的改建提供參考依據(jù)。另外，由于建筑工程檔案真實記錄了城市建設(shè)的全過程以及各建筑物之間的內(nèi)在聯(lián)系，因此，建筑工程后期的檢測和維修以及災(zāi)后破損建筑的拆除和重建都要借鑒建筑工程檔案資料的內(nèi)容，所以必須做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作。
（3）建筑工程的使用和管理業(yè)離不開建筑工程檔案資料的支持。建筑物的后期使用和管理業(yè)始終離不開檔案資料的支持。建筑工程使用過程中遇到問題首先用到的就是查閱建筑工程檔案資料，因此，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是必須也必要的。另外，建筑工程檔案資料對于同類工程的設(shè)計和建設(shè)也具有重要的參考和借鑒價值，是促進(jìn)建筑工程科學(xué)技術(shù)發(fā)展的基石。
3、建筑工程檔案管理中存在的主要問題
在建筑工程檔案管理的問題上，有很多的影響因素，比如說制度的問題，管理上存在的缺陷，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)等等，這些都會影響到整個檔案管理過程，下文中就是本人結(jié)合自己所學(xué)所見整理所成。
3.1、檔案管理制度缺失，管理模式缺乏統(tǒng)一
關(guān)于建筑工程檔案管理的工作，我國政府在2001年的時候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業(yè)并沒有將檔案管理工作重視起來，政府所規(guī)定的一些利于規(guī)范項目建設(shè)的措施，很多企業(yè)并沒有照此實施，通常都是根據(jù)自己的想法開展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過程中就容易出現(xiàn)混亂的情況。
3.2、檔案管理人才匱乏，專業(yè)素質(zhì)參差不齊
很多的檔案管理人員由于自身的專業(yè)水平不到位，沒有經(jīng)過專業(yè)知識的培訓(xùn)，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設(shè)立檔案管理這項工作的負(fù)責(zé)人，所以嚴(yán)重缺乏對檔案管理知識熟練的專業(yè)人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質(zhì)大都不一致，且對檔案管理工作的認(rèn)識過于傳統(tǒng)，并沒有跟上現(xiàn)代管理的節(jié)奏。另一方面，因為檔案管理這份工作相對來說比較枯燥，薪資待遇也不是很高，很多從業(yè)人員在做了一段時間之后就會由于各種因素的干擾，產(chǎn)生一些負(fù)面情緒，出現(xiàn)對現(xiàn)在生活狀態(tài)不滿的情況，這樣最后就會導(dǎo)致工作責(zé)任心的缺失，自然工作效率也不高。
3.3、歸檔完整率、真實性有待提高
大多數(shù)的施工企業(yè)沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的國家規(guī)定的程序，對檔案的操作程序進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保存，同時還出現(xiàn)一些為了使項目看起來更加完善，很多工作人員采取美化問題的工作方式來編制管理檔案，這種做法嚴(yán)重的影響了檔案的完整性和真實性，降低了檔案本身存在的價值。
4、改進(jìn)建筑工程檔案資料管理的措施
4.1、積極健全建筑工程檔案管理制度
建立健全的建筑工程檔案資料管理制度，是有效管理檔案資料的基礎(chǔ)，建筑單位在建筑項目成立之初就應(yīng)該積極按照國家的相關(guān)規(guī)定，建立相關(guān)的管理制度，并且制定統(tǒng)一的檔案資料管理模式。還應(yīng)該明確建筑施工人員、建筑管理人員等相關(guān)人員在檔案資料管理中承擔(dān)的責(zé)任，保證能夠真實記錄相關(guān)的檔案資料，為建筑單位的合法權(quán)益提供保障。
4.2、加大對檔案資料管理人員的培訓(xùn)力度
檔案資料管理人員是整個建筑工程檔案資料管理工作的核心所在，加強對檔案資料管理人員的培訓(xùn)工作，能夠有效的保證工程檔案的質(zhì)量，提高檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。建筑單位應(yīng)該積極的開展相關(guān)的會議，或者是聘請專業(yè)人員來對其進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高管理人員的素質(zhì)。還應(yīng)該積極提高檔案資料管理人員對于建筑工程方面的知識，以便在具體的檔案資料管理中能夠真實的將檔案歸檔。
4.3、利用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計
在計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，建筑工程單位應(yīng)該積極利用這些技術(shù)來對建筑檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計管理，可以構(gòu)建一個記錄檔案信息的系統(tǒng)，及時的記錄建筑工程中各個環(huán)節(jié)的真實情況，全面保證建筑工程檔案資料的完整性，并且進(jìn)行嚴(yán)格的控制。
4.4、拓寬新領(lǐng)域，擴大收集范圍
對國家基建項目歸檔范圍所規(guī)定的合同監(jiān)理大綱、工作總結(jié)、月報、質(zhì)量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極協(xié)同工程技術(shù)人員根據(jù)工程過程出現(xiàn)的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續(xù)性，反映工程運作全過程。
4.5、嚴(yán)格保證竣工驗收檔案資料的質(zhì)量，保證其能夠發(fā)揮憑證作用
在建筑工程竣工驗收時，建筑單位的檔案管理人員應(yīng)該同工程項目管理人員，按照相關(guān)規(guī)定對建筑工程中的所有文件進(jìn)行全面審核檢查，務(wù)必保證竣工材料的真實性和完備性，全面符合檔案歸檔的要求。并且應(yīng)該積極嚴(yán)格的貫徹相關(guān)規(guī)定，將竣工檔案驗收作為整個工程驗收的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，保證工程建筑檔案資料的完整準(zhǔn)確。
總之，建筑工程檔案是對建筑過程中各個環(huán)節(jié)的真實和客觀記錄，對其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)性的作用，建筑檔案管理工作對于加快建筑工程技術(shù)的完善，推動城市建設(shè)工作的開展具有極其重要的作用，因此需要我們高度重視，并采取游有效的措施解決存在的問題，從而確保工程順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)
眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復(fù)雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時間內(nèi)如果沒有出現(xiàn)工程質(zhì)量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結(jié)束工程，但在短時間內(nèi)，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導(dǎo)致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。
1.2建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下。
作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準(zhǔn)備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當(dāng)前，很多建筑企業(yè)對于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析，而缺少對資料的堅定，嚴(yán)重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進(jìn)而影響對檔案的優(yōu)化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制。
因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設(shè)輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認(rèn)為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認(rèn)為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對工程檔案管理進(jìn)行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會化的服務(wù)，以幫助建設(shè)單位對建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)等方面進(jìn)行控制，因此，監(jiān)理方還要對工程檔案資料的管理負(fù)起責(zé)任。嚴(yán)把各個環(huán)節(jié)的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識。
當(dāng)前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴(yán)重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識與認(rèn)識，糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術(shù)人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應(yīng)有組織、有計劃地進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律學(xué)習(xí)，使其充分掌握專業(yè)知識的情況下，進(jìn)一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，強調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責(zé)任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責(zé)任意識，明確法人的職責(zé)，構(gòu)建職責(zé)明確，科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發(fā)揮作用。
2.2建立并完善檔案資料管理的相關(guān)機制。
缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業(yè)共同的問題，也是嚴(yán)重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起建筑工程檔案建設(shè)工作，將工作計劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負(fù)責(zé)。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負(fù)責(zé)人，并成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對工程檔案管理工作進(jìn)行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關(guān)制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設(shè)中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導(dǎo)建筑工程檔案組織機構(gòu)，根據(jù)市場的需求，建立開放、推廣、服務(wù)為一體的機制，進(jìn)一步開拓企業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域。
2.3明確分工，協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)。
建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當(dāng)大，這些原件又與建筑工程有著密切的關(guān)系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴(yán)格按照國家頒布的相關(guān)規(guī)定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進(jìn)行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺進(jìn)行相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業(yè)的相關(guān)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續(xù)的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。
2.4打造綜合素質(zhì)較高的工程檔案資料管理團隊。
建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務(wù)能力強，綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復(fù)雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)，成立相關(guān)的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進(jìn)行自我提升的同時制定相關(guān)的行為規(guī)范，對檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃。
