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時間：2023-06-01 08:56:05
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以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質(zhì)要求較高，需要用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準確無誤，歸檔文件需要嚴格執(zhí)行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環(huán)節(jié)，這樣的檔案管理工作又費時，又費力。引進計算機處理相關(guān)工作，實行辦公自動化，通過信息化技術(shù)和方法的應(yīng)用，加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，運用相關(guān)程序?qū)n案管理工作進行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復(fù)雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準備、設(shè)計、施工、竣工驗收、建立及使用維護等內(nèi)容，區(qū)分保管期限組成案卷，且每個工程項目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費時費工，耗時耗材，引入自動化系統(tǒng)，則方便快捷，利用電子文件非實體歸檔的特效，用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務(wù)，實現(xiàn)隨時辦結(jié)隨時歸檔。
二、提高檔案利用工作的效率
檔案利用的方法是檔案部門為達到迅速、準確、全面、及時地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復(fù)制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設(shè)閱覽室、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢服務(wù)、印發(fā)檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網(wǎng)、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質(zhì)載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據(jù)不同的需求自行選擇相應(yīng)的儲存介質(zhì)，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質(zhì)通過互聯(lián)網(wǎng)或?qū)ｉT的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價值得以更好地體現(xiàn)。
三、保障文書檔案資料安全性
隨著我國改革開放的不斷深入與市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，文書檔案的管理工作與以往完全不同，邁上了一個全新的臺階。文書檔案管理的辦公自動化一般依靠電子計算機等新型辦公設(shè)備與技術(shù)來迅速、準確處理文書檔案信息，從而將辦公效率進一步提高。在文書檔案管理中，辦公自動化的應(yīng)用有著很好的發(fā)展前景和巨大的優(yōu)勢，同時它還有一系列的問題需要處理，這就要求管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度需要不斷加快，同時借助科學有效的手段提高文書檔案的保密性，進而使得文書檔案管理工作可以得到順利高效的開展。
一、文書檔案管理辦公自動化存在的問題
（一）對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高。在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項專業(yè)性和技術(shù)性結(jié)合比較強的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質(zhì)，才能勝任此項工作。具體地說，高層次的知識素養(yǎng)只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應(yīng)用進行熟練的掌握，同時對傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)、原則、方法和理論也要相當熟悉，進而才能以較高水平的專業(yè)技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)將文書檔案工作的管理水平進一步提高。
（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質(zhì)文件的區(qū)別在于缺少固定的形式同時又容易變化，這就導致文件內(nèi)容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發(fā)現(xiàn)改動痕跡。同時，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號等都容易被修改，另外電子文件還無法像紙質(zhì)文件一樣進行蓋章和簽名。因為這些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對文件是否是原件的判斷根本不能通過字跡、印章等特點完成，這也導致了電子文件自身的原始性無法被確定。上述問題考驗著網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性，同時也嚴重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文書檔案管理辦公自動化的有效策略
文書檔案管理中，辦公自動化的有效應(yīng)用具有得天獨厚的優(yōu)勢，同時也使文書檔案管理工作邁上了一個新的臺階。與此同時，文書檔案管理的辦公自動化依舊是亟待解決的問題，針對這些問題，本文從以下幾個方面進行著手解決。
（一）積極進行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善。文書檔案辦公自動化應(yīng)用的前提是必須擁有電子計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及其他類型的數(shù)字化設(shè)備，所以，加快硬件設(shè)備的建設(shè)速度直接決定文書檔案管理辦公自動化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學習與應(yīng)用之中，就必須對文檔管理的硬件環(huán)境進行改善，加快檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度，進而完成文檔技術(shù)設(shè)備與管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，使得檔案管理水平得到進一步的提高。
（二）促使檔案管理人員實現(xiàn)現(xiàn)代化與專業(yè)化的有機結(jié)合。在實現(xiàn)檔案管理辦公自動化的進程中，檔案管理人員的現(xiàn)代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長時間使用導致現(xiàn)階段的檔案管理工作還存有工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平不高亦或是技術(shù)“文盲”的現(xiàn)象，這就致使部分現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理的過程中不能充分地發(fā)揮出自身的優(yōu)勢與作用，實現(xiàn)文檔信息管理的辦公自動化也就是天方夜譚。所以在當前科學技術(shù)水平發(fā)展迅猛的新環(huán)境下，檔案管理的工作人員必須要對自身的憂患意識與時代精神進行強化，認清時展的形勢，借助學習或者是培訓來主動掌握以往的檔案管理的技術(shù)、原則、方法以及理論等專業(yè)技能，除此之外，還應(yīng)該不斷增強對計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的掌握能力，進而完成自身專業(yè)化與現(xiàn)代化的有效結(jié)合。
（三）加強對系統(tǒng)自動化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局。確保網(wǎng)絡(luò)安全，提高網(wǎng)絡(luò)完全的最主要和最有效的措施之一就是對辦公自動化的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對被屏蔽的IP地址與服務(wù)進行過濾，隨后在文檔辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實現(xiàn)有效的隔離防護。通常來講，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻基本都具有認證機制，同時從整體來看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對部分被禁止的業(yè)務(wù)進行封堵；檢測和告警網(wǎng)絡(luò)攻擊；管理進出網(wǎng)絡(luò)的一些訪問行為；記錄經(jīng)過防火墻的信息和活動內(nèi)容。通過這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時效性進一步提高。
三、結(jié)語
總而言之，文書檔案管理工作是現(xiàn)階段社會經(jīng)濟發(fā)展的大勢所趨，檔案資料的完整性與文書檔案管理水平息息相關(guān)，衡量一個單位管理水平的重要標準就是是否實行全面科學化的文書檔案管理。這就對相關(guān)部門提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質(zhì)，加強對文書檔案管理工作的重視，促進各個部門之間的交流與合作，完成文書檔案管理的標準化、安全化和規(guī)范化，保證我國文書檔案管理工作向健康化與正規(guī)化的道路發(fā)展，保障社會效益與經(jīng)濟效益的最終實現(xiàn)。
一、大數(shù)據(jù)與檔案管理
（一）大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)也被稱為海量數(shù)據(jù)，是指一種信息化資源，這種資源通過分析能夠作為決策的依據(jù)。大數(shù)據(jù)具有大量、快速、多樣、價值的特點。信息技術(shù)的發(fā)展推動了大數(shù)據(jù)技術(shù)的誕生，云計算就是其中的一種。大數(shù)據(jù)技術(shù)是指通過分析海量數(shù)據(jù)，從而對其中的規(guī)律進行整理與加工，從而為決策者所利用。大數(shù)據(jù)在解決實際問題中具有重要的作用，關(guān)系到民生領(lǐng)域，能夠改善人們的生活，能夠避免過去由于不了解規(guī)律而產(chǎn)生的錯誤，能夠節(jié)省大量的時間與精力。
（二）檔案管理。檔案是在社會活動中形成的，主要是通過文字、圖像、聲音以及其他方式與載體保存下來的歷史資料。隨著信息時代的發(fā)展，檔案的制作與管理進入信息化時代，電子檔案也就孕育而生。電子檔案是指通過電子化儲存的檔案資料。電子檔案是檔案工作創(chuàng)新的產(chǎn)物，具有紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢，能夠提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要重視檔案的信息化建設(shè)，加強對檔案信息管理的研究，從而讓檔案資料能夠更好地保存。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，其具有可復(fù)制的特點，且在檔案制作的過程中，對于錯誤數(shù)據(jù)的刪改是非常方便的，能夠制定統(tǒng)一的標準，從而便于檢索。電子檔案的應(yīng)用功能能夠提高檔案管理的效率，管理者僅需要通過計算機即可實現(xiàn)檔案的調(diào)取、整理、歸檔與分類。電子檔案最大的特點是數(shù)字化的數(shù)據(jù)，能夠節(jié)省紙張與空間，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別。
二、大數(shù)據(jù)背景下行政辦公檔案電子化管理策略
（一）提高行政辦公檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先需要建立完善的行政辦公檔案管理制度，檔案管理人員需要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，從而提高自身的工作水平。行政辦公檔案管理是醫(yī)院行政辦公工作的重要資源，需要提高檔案管理人員的專業(yè)水平、服務(wù)意識以及實際操作能力。行政辦公檔案的電子化管理工作依賴于檔案管理人員，因此檔案管理人員的專業(yè)水平?jīng)Q定了行政辦公檔案管理的質(zhì)量。電子化檔案技術(shù)對于檔案管理人員有著一定的要求，檔案管理人員除了具備高度的愛崗奉獻精神，還需要具備扎實的信息操作能力，從而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。這些電子檔案能夠為醫(yī)院行政辦公管理提供有效的支持，在現(xiàn)代醫(yī)院中，行政辦公檔案可能涉及眾多科室，這就要求檔案管理人員能夠及時為各部門提供服務(wù)，從而確保醫(yī)院各科室行政辦公管理的有序開展。
（二）提高檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案管理人員要不斷提高自身的服務(wù)意識，從而為行政管理人員帶來更好的使用體驗，將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，改進自身的服務(wù)理念，拓展新的服務(wù)模式，加強行政辦公人員信息反饋的整理，從而提高行政辦公檔案電子化管理的科學性。行政辦公檔案是為了更好地服務(wù)于醫(yī)院行政辦公管理。電子檔案不僅僅是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，更是要利用信息化技術(shù)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對過往管理經(jīng)驗進行分析，從而做好決策管理工作。檔案管理者需要謹記這一點，增強服務(wù)意識，在日常工作中不斷發(fā)現(xiàn)需要改進的地方，從而為行政辦公檔案的電子化管理提供更好的服務(wù)，讓醫(yī)院行政辦公人員獲得更好的服務(wù)體驗?？梢詮膬?yōu)化工作流程著手，在檔案的采集、傳輸以及使用等方面加強資源共享，從而便于行政管理者的工作。
首先，能夠?qū)崿F(xiàn)高效的工作。傳統(tǒng)的文書檔案管理都是人工進行操作的，通過人工的方式收集、整理、儲存文書檔案資料，會造成人財物的浪費，并且工作效率不高，檔案管理服務(wù)與人們的實際需要之間還存在著一定的差距。將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術(shù)處理檔案內(nèi)容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內(nèi)處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
其次，能夠很好地優(yōu)化檔案服務(wù)功能。傳統(tǒng)的文書檔案管理中，資料的共享性不強，檔案資料的查找也遇到一定的困難，服務(wù)效果并不理想。使用辦公自動化技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫，可以通過網(wǎng)絡(luò)查找檔案資料進行應(yīng)用，檔案資料的應(yīng)用率比較高，能夠?qū)崿F(xiàn)更便捷的服務(wù)功能。使用計算機進行精細化管理，使檔案信息與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相連接，使得信息的深度延伸，做好檔案信息的共享以及在線服務(wù)，使得檔案服務(wù)功能得以優(yōu)化實現(xiàn)。
最后，使用辦公自動化技術(shù)還能夠高質(zhì)量地儲存文書檔案資料。文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動化技術(shù)，實現(xiàn)電子檔案的儲存，能夠提高儲存的便利性。此外，還能結(jié)合實際需要，實現(xiàn)紙質(zhì)文檔與電子文檔之間的轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在應(yīng)用上是不方便的，并且在傳輸儲存過程中容易出現(xiàn)損壞，使用辦公自動化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的保管與儲存，使得檔案資料更加完整，提高傳輸儲存的安全性。
二、辦公自動化在文書檔案管理中應(yīng)用的策略
（一）健全文書檔案管理的制度。當前社會不斷發(fā)展，文書檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點，要結(jié)合文書檔案管理的實際情況，不斷提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量，健全文書檔案管理的制度，使得文書檔案管理工作有科學的制度作保障，實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化、標準化管理。由于受到傳統(tǒng)管理理念以及模式的影響，當前的一些文書檔案管理還是分部門管理，不利于文書檔案的整體效果實現(xiàn)，而且部門間缺乏交流合作，文書檔案管理的專業(yè)化、統(tǒng)一化也會受到一定的影響，因此必須進一步完善文書檔案管理制度，實現(xiàn)文書檔案的統(tǒng)一管理，使得文書檔案管理滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。
（二）統(tǒng)一文書檔案管理的技術(shù)標準。文書檔案管理過程中，為了充分發(fā)揮辦公自動化的價值，就需要明確文書檔案管理的特點以及實際需要，科學地分析研究，對辦公自動化技術(shù)進行科學的應(yīng)用，統(tǒng)一文書檔案管理的技術(shù)標準，使得辦公自動化軟件有好的性能，滿足文書檔案管理工作的實際需要，實現(xiàn)高效的文書檔案管理。此外將辦公自動化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理中，還需要注重其系統(tǒng)功能的實現(xiàn)，對相關(guān)的技術(shù)參數(shù)進行規(guī)范，使得文書檔案管理各項工作的開展都有科學的依據(jù)，提高文書檔案管理的效率、安全性。
（三）技術(shù)處理電子檔案。將辦公自動化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案中，建立電子檔案，使得檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容更加準確，實現(xiàn)高效地工作，對電子檔案進行技術(shù)處理，當前辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用逐漸深入，檔案管理中會出現(xiàn)很多新的資料，實現(xiàn)電子檔案管理是極為必要的，這就需要檔案管理人員科學地研究文件資源。對電子檔案進行技術(shù)性的處理，就需要做好接收、處理、儲存等工作，保證文檔內(nèi)容的真實性，技術(shù)處理后，將電子文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x文件，不能進行修改，使得文件的原始性得以保證，使得電子文檔更加安全、可靠。將電子檔案儲存在計算機中，能夠避免檔案信息丟失，對檔案信息進行備份，加密處理。防止檔案資料丟失或被不法人員盜取。
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。
一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應(yīng)對方法
文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學習成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
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中圖分類號：S182文獻標識碼：A文章編號：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
當前，信息技術(shù)的大范圍應(yīng)用使人們的生活習慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動化具有了現(xiàn)實基礎(chǔ)。傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的弊端日益凸顯，為了提高檔案管理工作效率，就要將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理工作中。然而，在實際的應(yīng)用過程中還存在著諸多的問題，如電子文件的保密性缺乏保障、檔案管理人員的技術(shù)水平較低等，這就需要我們采取有效的措施，不斷提高文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用水平。
1辦公自動化在文書檔案管理中應(yīng)用的意義
1.1提高檔案管理的效率
在傳統(tǒng)的文書檔案管理的過程中，檔案資料的收集、整理與儲存都是由人工進行操作的，這樣不僅效率低，同時還會造成大量的人力、物力與財力的浪費，使檔案管理服務(wù)與人們的實際需要存在著一定的差距。將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術(shù)處理檔案內(nèi)容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內(nèi)處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
1.2推動文書檔案的標準化與規(guī)范化進程
將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理中，可以推動文書檔案的標準化與規(guī)范化進程。文本歸檔工程主要包括兩個方面的內(nèi)容：第一是歸檔工作以紙質(zhì)文檔為對象；第二是歸檔工作以電子文書為歸檔對象。利用網(wǎng)絡(luò)對文書進行歸檔，在一定的標準與要求下進行文書管理與檔案管理，對每一個環(huán)節(jié)都進行規(guī)范，并對管理權(quán)限與具體內(nèi)容加以解釋說明，這些內(nèi)容規(guī)范和權(quán)限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現(xiàn)實基礎(chǔ)，還給文書檔案管理工作提供了管理依據(jù)。
1.3節(jié)省了存儲空間
在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，一般都會占用大量的空間進行存儲，而將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理中，可以大大節(jié)省存儲空間。在自動化的發(fā)展環(huán)境下，相關(guān)設(shè)備得到了進一步的普及，許多的文書檔案都是以電子文件的形式呈現(xiàn)在大家面前，這就會大大節(jié)省檔案的存儲空間。在今后的發(fā)展過程中，電子檔案的數(shù)量會變得越來越多，因此在查詢的過程中也需要采用電子化的方式進行，相信在不久的將來，辦公自動化將會得到進一步的普及，更好的為社會發(fā)展做出貢獻。
2文書檔案管理中辦公自動化應(yīng)用所面臨的問題
2.1電子文件的保密性缺乏保障
對于電子檔案管理來說，由于其是一種動態(tài)的管理方式，它具有開放性與共享性的特點，所以電子檔案資料的保密性缺乏保障，具體表現(xiàn)為如下幾點：第一，雖然電子檔案在處理過程中會使用偽造技術(shù)，但在原文件上處理會導致文件內(nèi)容發(fā)生一定的變化，其痕跡不會得到保障；第二，文書檔案在傳輸?shù)倪^程中會根據(jù)需要進行修改排版，而資料中的蓋印與簽名無法進行修改，這就使得文書檔案資料無法保持最初的形態(tài)；第三，隨著近年來網(wǎng)絡(luò)黑客、竊密技術(shù)的不斷發(fā)展與提高，從而使電子文書檔案的保密性受到威脅。
2.2檔案管理人員的技術(shù)水平較低
由于電子文書檔案管理工作具有較高的技術(shù)性與專業(yè)性，所以其對檔案管理人員的要求也比較高。對于檔案管理人員來說，其不僅要掌握一定的檔案管理方法，還要具備相應(yīng)的計算機操作技術(shù)，能夠靈活運用檔案的信息管理軟件。然而，從當前情況來看，雖然文書檔案管理人員大多數(shù)都掌握了先進的檔案管理技術(shù)，但信息處理技術(shù)操作水平較低，在文書檔案管理辦公自動化的處理過程中缺乏專業(yè)復(fù)合型人才，對文書檔案管理工作的開展勢必會造成一定的影響，難以提高文書檔案管理水平。
3文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用策略
3.1提高文書檔案的安全性
為了將辦公自動化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要采取相應(yīng)的措施，提高文書檔案的安全性。首先，可以利用縮微技術(shù)將蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件，這樣不僅可以避免電子文件文化檔案被篡改，還能夠減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；第二，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；第三，將電子文件進行備份與驗證，以避免電子文件的丟失與失真。對于需要進行永久保存的電子文件，還要將其制成紙質(zhì)文件或縮微品；第四，利用路由器和防火墻等措施實現(xiàn)辦公自動化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的安全。
3.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為文書檔案管理的核心人物，對文化檔案管理的有效性起著十分重要的作用，因此，要想提高文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，改善硬件環(huán)境，加大硬件建設(shè)與投入的力度。只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能對這些設(shè)備了解、學習直至熟練運用，達到增強業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果；其次，以“自學為主，培訓為輔”的模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機制。通過不斷學習獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學習成績作為業(yè)績考核的一部分；最后，促進檔案部門間與區(qū)域間的相互交流與合作，不斷擴大自身的交際面。通過進行經(jīng)常性的交流與溝通，可以借鑒兄弟單位的經(jīng)驗與方法，通過利用網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代通訊技術(shù)，來對檔案管理人員的信息源進行擴充，培養(yǎng)其創(chuàng)新思維。
3.3將文書檔案管理技術(shù)操作標準統(tǒng)一化
在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動化的實際應(yīng)用價值得到最大程度的發(fā)揮，應(yīng)當準確把握文書檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學化分析的基礎(chǔ)上，對辦公自動化軟件加以優(yōu)化利用，統(tǒng)一文書檔案管理技術(shù)操作標準，保證文書檔案管理中辦公自動化軟件具備良好的應(yīng)用性能，使其能夠更好的滿足文書檔案管理工作的需求，促進文書檔案管理工程的順利開展。另外，將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案中，應(yīng)當確保其具有強大的系統(tǒng)功能，并要對相關(guān)技術(shù)參數(shù)進行規(guī)范，使文書檔案管理的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與數(shù)據(jù)接口具有一定的標準性與可靠性，從而促進電子文書檔案安全性和可靠性的有效提升。
結(jié)束語
綜上所述，在文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動化具有諸多的優(yōu)勢，為了將辦公自動化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要提高文書檔案的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將文書檔案管理技術(shù)操作標準統(tǒng)一化，不斷提高文化檔案管理的辦公自動化應(yīng)用水平。
作者：張曉霞
參考文獻
[1] 宋玲玲.談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2017，03：196.
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）09（b）-0245-01
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反應(yīng)著問題處理、領(lǐng)導決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程。檔案信息作為一種特定的資源，有相當一部分信息是社會公眾信息，檔案信息的屬性決定了它是一種歷史記錄，只有當決策時需要回溯性利用時，它才能發(fā)揮其管理功能。檔案信息資源開發(fā)就是從館藏檔案中，挖掘和揭示出人們在管理、研究、生產(chǎn)、生活及其他方面所需要的信息。一個單位或企業(yè)要想有效地開發(fā)并利用檔案資源，必須熟悉和掌握檔案本身的特點、檔案信息開發(fā)的主體、客體及實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用的途經(jīng)和手段。針對實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題談一點粗淺的認識。
1 文書檔案的管理與利用
檔案信息資源能否被充分開發(fā)利用，在很大程度上取決于檔案用戶和檔案開發(fā)人員的情報素質(zhì)。如果設(shè)計或管理人員沒有充分認識到檔案是一種信息資源，他就不會成為檔案用戶。文檔管理現(xiàn)代化，是加強文檔管理工作的必由之路，管理方法、手段的落后，直接影響文件和檔案質(zhì)量，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。要把握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)，傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人來完成，在信息社會中，人對檔案的管理主要是依靠信息技術(shù)，但人文管理在其中也起著極其重要的核心作用，信息技術(shù)終歸只是工具及方法，究其原因有：一是人是信息的生產(chǎn)者、組織者、利用者及信息資源的管理者和決策者，人在檔案信息的管理中起決定性的作用；二是信息技術(shù)只是信息資源管理的工具。有許多問題，如檔案信息資源的完整性、信息資源的供給。所以，檔案管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，更要注重計算機知識、信息技術(shù)學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。
2 應(yīng)用辦公自動化后文書檔案管理的優(yōu)點
2.1 辦公效率大幅提高，文件和文字信息得到充分交流與共享
在以往傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理，將文件與檔案管理分成兩步：第一步即由文秘部門完成文件的生成、收文的處理、文檔的預(yù)立卷及移交檔案部門；第二步即由檔案部門完成檔案的保管、查閱及提供利用。手工勞動不僅勞動強度大，而且由于重復(fù)性勞動多，使人易疲勞、疏忽等，容易造成文件整理缺漏而導致檔案的不完整，還造成文件和信息查找困難。最突出的弱點就是辦公效率低下，這與當今飛速發(fā)展的經(jīng)濟時代的快節(jié)奏是格格不入的。在使用計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。在紙質(zhì)文件管理環(huán)境中，除了普發(fā)文件外，大量的文件（檔案）都是“孤本”，即使存在副本或文件匯編，其數(shù)量也很有限。這不僅加大了保存上的風險，而且也給利用帶來了諸多不便，利用者的人數(shù)、利用的時間與地點都受到了限制。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可以說是一種聚集在固定場所、固定時間內(nèi)為有限的利用者所用的“有形的資源”。而在電子環(huán)境下，這種“有形”的觀念被打破，同一份文件，可以為眾多需要它的利用者所“共享”。并且通過網(wǎng)絡(luò)這個平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
2.2 文件保存的穩(wěn)定性，傳遞的速度和安全性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長的多。電子文件的復(fù)用性遠遠優(yōu)越于其他載體形式的文件，這是由數(shù)字信息利用的無損性決定的，重復(fù)利用不會導致文件本身的老化。將其與記錄在紙載體上的信息作比較，隨著利用次數(shù)的增多，載體的損傷程度和字跡老化的程度也會不斷增加；而一份電子文件無論多少次顯示在計算機屏幕上或是打印到紙張上，其信息都不會受到任何損失和破壞，正當?shù)睦没顒硬粫﹄娮游募男畔勖a(chǎn)生絲毫損傷，而其“原件”仍保存在磁帶、磁盤或光盤中，也不受損失和破壞，對于利用頻繁和用量較大的檔案（如圖紙），特別有益于原件的保護。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，直接通過網(wǎng)絡(luò)工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
3 改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實際問題，提出以下舉措：（1）針對安全性問題，在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。設(shè)備的配備，各單位可根據(jù)自己業(yè)務(wù)范圍的大小和工作量的多少來配備，可多可少，條件充許的可一次到位，配好配足。條件不充許的可先滿足正常工作的基本要求。（2）針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強工作人員的教育培訓。培訓過程中，同時也是宣傳和統(tǒng)一認識、統(tǒng)一作法的過程。對檔案管理人員不但要培訓，提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)能力。對形成人員也要培訓，使他們明確管理要求，以做好本職工作，對檔案管理人員的培訓，還要進行計算機知識和應(yīng)用軟件的培訓，進行相關(guān)知識專業(yè)知識的培訓。否則，形成人員應(yīng)用軟件形成的電子文件我們不懂，就無法參與管理。要更新現(xiàn)有人員的知識庫，學習新知識，以適應(yīng)新工作。
參考文獻
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，社會生活的各個領(lǐng)域都已經(jīng)離不開計算機技術(shù)的參與，計算機已經(jīng)成為維持社會生活正常運行而無可替代的重要工具。尤其是在辦公領(lǐng)域，因計算機技術(shù)的加入，而變得異常高效、節(jié)能，說計算機技術(shù)為企事業(yè)單位的日常辦公帶來一場巨大的革命一點也不為過，同時這也為辦公自動化引入檔案管理領(lǐng)域打下了堅實的基礎(chǔ)。檔案管理的日常工作，其繁瑣程度以及高勞動強度是為大家所知的，因此，檔案管理領(lǐng)域引入辦公自動化技術(shù)，對于企事業(yè)單位必然會產(chǎn)生促進作用。
1.加強檔案管理自動化的意義
每一份檔案對于企事業(yè)單位的發(fā)展都有著特殊的意義，不但要對其進行妥善保存，而且還要長時間保存。但是過去以紙張為載體的檔案管理，經(jīng)常面臨著水、火、蟲等災(zāi)害的威脅，單位經(jīng)常投入大量的經(jīng)費來加強這方面的管理，同時也因檔案規(guī)模大，無法對其逐一進行備份，每年都會有部分檔案因上述問題而導致?lián)p壞，給單位的發(fā)展帶來了很大困擾。而且部分檔案需要經(jīng)常、反復(fù)的進行查閱，這就無法避免的對原件造成了磨損，同時也有被遺失的風險。部分單位已經(jīng)選擇利用掃描錄入的方式對檔案進行電子化處理，但是對于電子檔案的保護、管理、查閱也存在著很多問題，需要我們進一步探討。就目前檔案管理辦公自動化的現(xiàn)狀來看，存在著標準化滯后，管理軟件繁多，沒有進行統(tǒng)一化管理，這些問題都影響了檔案管理整體水平的提高?，F(xiàn)階段迫切解決的問題并不是硬件設(shè)施建設(shè)的問題，而是如何使硬件設(shè)備正常發(fā)揮出功能的問題。網(wǎng)絡(luò)化、信息化，已經(jīng)成為社會各界所廣泛關(guān)注的問題，它也是人類社會發(fā)展的主要趨勢，檔案管理必須要順應(yīng)這一發(fā)展趨勢，利用好各種優(yōu)勢，做好自身建設(shè)。
2.將檔案管理與辦公自動化相融合的措施
2.1做好宣傳工作，提高領(lǐng)導重視程度
一項工作的能否順利展開與前期的宣傳工作，以及單位領(lǐng)導干部的重視程度有非常重大的關(guān)系，所以，檔案管理人員必須要積極主動的做好檔案管理的宣傳與匯報工作，以便得到上級領(lǐng)導的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級領(lǐng)導的同意條件下，通過專題講座、培訓教育以及發(fā)放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠?qū)n案管理信息化有一個必要的認識，以爭取到領(lǐng)導、員工對檔案管理工作有一個充分的認識和理解，為檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、信息化打下基礎(chǔ)。
2.2統(tǒng)一規(guī)范，加強標準化建設(shè)
想要做好檔案管理辦公自動化的標準化建設(shè)，可以從以下幾個方面進行考慮：首先，加強檔案管理體制建設(shè)。據(jù)筆者了解，現(xiàn)階段我國很多單位的檔案管理與文件管理是分開進行的，分別隸屬于兩個管理部門，這就使得檔案管理部門無法對文件的前期進行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對管理體制加以規(guī)范。單位可以考慮在內(nèi)部對檔案管理與文件管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導，協(xié)調(diào)管理，促進兩者同步發(fā)展。使檔案管理部門能夠?qū)ξ募那捌谔幚磉M行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門的職責范圍之內(nèi)，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎(chǔ)。其次，規(guī)范檔案管理流程標準。對文件前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進行標準化處理。最后，對技術(shù)操作進行標準化。檔案信息管理系統(tǒng)在設(shè)計的過程中，必須要考慮到兼容性、實用性以及高效性，對技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標準進行規(guī)范化設(shè)置，比如數(shù)據(jù)的安全標準、接口標準以及非同一類型的數(shù)據(jù)實施轉(zhuǎn)化的標準等等，只有對整個系統(tǒng)進行標準化處理，才能夠提高工作效率，降低錯誤發(fā)生的機率。
2.3完善對電子檔案的監(jiān)督管理職能
單位在選擇檔案系統(tǒng)管理軟件的過程中，必須要選擇已經(jīng)通過檔案管理相關(guān)機構(gòu)認證，可以廣泛使用的系統(tǒng)軟件。單位內(nèi)部在安裝管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)時，必須要有上級檔案管理部門參與驗收工作。在對電子文檔進行存儲時，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存?zhèn)溆?。也就是說，從系統(tǒng)軟件購買到安裝使用整個過程都必須進行嚴格的監(jiān)督，以防止為日后的使用埋下隱患。
2.4加強硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)
在硬件設(shè)施建設(shè)方面，保證各部門之間硬件設(shè)施的兼容性與匹配性，保證計算機在安全環(huán)境下運行，同時確保信息在傳送過程中的穩(wěn)定性與安全性。在軟件設(shè)施建設(shè)方面，要及時對安全漏洞進行修補，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時開放，以防止計算機病毒、黑客對系統(tǒng)的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸?shù)母咝浴?/p>
2.5對系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進行有效隔離
在單位辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間設(shè)置一道物理隔離層，是辦公自動化系統(tǒng)安全性、有效性的前提。第一個保護層是路由器，路由器要將所有的IP地址進行屏蔽，再有選擇的對部分地址接入到辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。第二個保護層是防火墻。絕對大部分的防火墻都有認證機制的，防火墻包括以五個基本功能，即：對進、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、信息實施過濾；對進、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的訪問進行有效管理；封堵禁止操作的業(yè)務(wù)；對通過防火墻的信息內(nèi)容進行有效記錄；對攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的行為進行檢測與提醒。
2.6加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)
任何一個體系的執(zhí)行，最終都會落實到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化更好融合的一個重要前提。檔案管理人員除了要具有堅定的政治立場，純熟的檔案管理知識，同時還要具有熟練的計算機操作技能，不斷努力學習，更新自己的知識架構(gòu)，與時俱進，為實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮出自己應(yīng)有的作用。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)事故時有發(fā)展，電腦病毒日益泛濫，黑客的入侵技術(shù) 也在不斷更新，這些都會對要案信息管理構(gòu)成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術(shù)，努力提高自己的綜合素質(zhì)，為檔案管理工作以及單位事業(yè)的發(fā)展貢獻出自己的力量。
3.總結(jié)：
綜上所述，經(jīng)濟與科技的快速發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)人們對檔案管理的需求，辦公自動化的出現(xiàn)有其必然性，它必將會在提高檔案管理工作效率，以及工作質(zhì)量方面發(fā)揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領(lǐng)導重視程度；統(tǒng)一規(guī)范，加強標準化建設(shè)；完善對電子檔案的監(jiān)督管理職能；加強硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)；對系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進行有效隔離；加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等方面入手。
參考文獻：
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當今社會已進入信息時代，隨著高科技的飛速發(fā)展、辦公自動化的產(chǎn)生，計算機設(shè)備和技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各項事業(yè)的各個環(huán)節(jié)。特別是以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段為代表的“信息高速公路”的開通，使人們處理信息的手段發(fā)生了翻天覆地的變化，為辦公自動化奠定了牢固的環(huán)境基礎(chǔ)，提供了物質(zhì)條件的技術(shù)手段。辦公自動化是辦公領(lǐng)域中的革命，這場革命給傳統(tǒng)的手工管理、人工操作的舊辦公方式帶來了極大的沖擊。公司面對競爭日趨激烈的市場，積極轉(zhuǎn)變觀念，端正經(jīng)營思想，狠抓企業(yè)內(nèi)部管理，運用靈活的經(jīng)營方式，保持經(jīng)濟效益持續(xù)提高，經(jīng)濟技術(shù)指標連年來均保持在國內(nèi)同行先進水平。工程質(zhì)量一次交驗合格率100%，優(yōu)良品率年年保持在80%以上。公司擁有各類先進施工機具約2000臺（套），總功率約20000千瓦。主要裝備包括1500噸/米、300噸/米塔吊、10噸～30噸龍門吊、8噸～120噸汽車吊、Φ630毫米大型彎管機、大型刨邊機、折邊機、卷板機、油壓機、卷揚機、各類先進的計量器具、檢測儀器和各種先進的施工工具、運輸車輛等等。
一、文書處理中的辦公自動化
文書處理是指文件的起草、修改、存儲和打印的全部過程。辦公自動化系統(tǒng)提供的文件編輯功能，實現(xiàn)了文字處理現(xiàn)代化，即利用計算機或其他文字處理設(shè)備對文字、圖像、報表等進行自動的編排、換算和合成，使之成為工作需要的人工智能信息。手工的文字處理，每改一稿，必須重新謄寫，到定稿打印時，還要重新從頭到尾的打印或排版。而在辦公自動化系統(tǒng)中，由于使用了計算機等作為文字處理設(shè)備，文件一次輸入，便可多次重復(fù)修改或輸出，大大提高了起草文稿的工作效率。
在辦公自動化系統(tǒng)中，文件一次輸入就可以多次享用，不僅可以修改，而且可以進行辦理和傳遞。在文件的內(nèi)部傳遞上，每到一文，文書人員按規(guī)定進行相關(guān)項目的著錄，注明日期、文件編號、系統(tǒng)名稱、文件作者、標題、主題詞等，同時填寫文件具體的承辦處室，然后文件通過預(yù)設(shè)的內(nèi)部傳遞途徑，自動進入該處室的文件處理系統(tǒng)，各處室打開自己的終端，按命令進入系統(tǒng)，取出文件就可以辦理。在辦公自動化環(huán)境下根據(jù)文書工作和檔案工作的有關(guān)規(guī)定進行文件立卷、歸檔，使這些信息既可供公文處理時反復(fù)使用，又可解除檔案部門重復(fù)集中錄入數(shù)據(jù)之苦，充分發(fā)揮了計算機一次輸入和多次輸出的優(yōu)勢。
二、檔案工作的辦公自動化
1．檔案收集管理的辦公自動化。辦公自動化系統(tǒng)中的檔案信息管理系統(tǒng)，是在文書處理部門日常工作各環(huán)節(jié)中形成的數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上進行檔案的收集、整理、鑒定和保管的。在辦公自動化的信息管理系統(tǒng)中，機讀檔案的產(chǎn)生縮短了文件形成和收集之間所經(jīng)過的時間，較容易地對文件資料進行必要的管理、核對和移交。檔案室與產(chǎn)生檔案的各處室之間由計算機網(wǎng)絡(luò)連接，使生成的機讀檔案由計算機終端通過計算機網(wǎng)絡(luò)隨時傳輸?shù)綑n案室的數(shù)據(jù)庫。在檔案整理方面，辦公自動化技術(shù)沖破了傳統(tǒng)的整理方法和分類原則，它可以根據(jù)用戶不同的需要，對檔案進行自由分類，自由組合。對于機讀檔案的保管，一般以盤或卷為單位。至于機讀檔案的鑒定，則可在機讀立卷時同時進行，其鑒定標準可與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的鑒定標準相一致。
2．檔案信息開發(fā)的辦公自動化。檔案信息開發(fā)是指檔案管理系統(tǒng)將輸入進來的、經(jīng)過篩選和加工處理的檔案信息，根據(jù)社會各方面的需要提供給人們，它可以通過編目、編研和利用三項手段得到實現(xiàn)。檔案編目檢索工作是檔案管理工作中的獨立環(huán)節(jié)，是檔案管理專業(yè)中理論性和技術(shù)性最強的工作，它不但需要淵博的科學技術(shù)知識，還需要一定的語言知識、計算機應(yīng)用能力。檔案編目對檔案信息的開發(fā)利用起著“前提”性作用，面對數(shù)以萬計、形式多樣的檔案，在人工操作中如果沒有一定的檢索工具，人們查找利用它，就像大海撈針一樣困難。因此，使用先進的檔案檢索工具是檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展不可缺少的重要手段。這個問題，在辦公自動化環(huán)境中很容易解決。機讀文件在向檔案部門移交以前，已經(jīng)建立起能進行各種目錄組合和全文利用的系統(tǒng)，本身具備檢索功能。在此基礎(chǔ)上，檔案信息管理系統(tǒng)就可以實現(xiàn)其檢索、編目、編研之功能，同時還可進行目錄的自動組合，形成一個比較完備的檔案檢索工具體系，這樣就能全方位、多角度地反映檔案室的室藏內(nèi)容，可以輕松地利用計算機根據(jù)一定主題或?qū)ｎ}進行全文或部分章節(jié)的自動匯編，達到檔案編研利用之目的。計算機自動編目速度快、質(zhì)量高、能克服人工編目深度、廣度不足的缺點，而且也符合規(guī)范化、標準化的要求，它能將利用者所需的檔案信息通過屏幕顯示輸出或打印、復(fù)制出來，并能及時、準確地提供利用，與文書工作達到信息資源共享，使傳統(tǒng)的檔案室藏概念得到升華。
三、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點
1．簡化文件的排序編號。文書檔案管理中，大部分單位是按年度、組織機構(gòu)分類，所以每年檔案在編制案卷號時都是按機構(gòu)固定的排列順序進行編制，這就要求所有部門的歸檔材料必須全部集中到檔案部門后才能進行編號，因此只要一個部門沒能按時歸檔就會使整個編號工作無法正常進行。運用辦公自動化系統(tǒng)后，采用單位文件分散式歸檔，文件的排序依然可以以部門為單位，但沒有必要固定部門的順序，可以按移交紙質(zhì)文件的時間順序，隨時進行編號歸檔。采用集中歸檔，可以不按部門排列，只要文件辦理完畢就可以進行編號歸檔。
2．辦公效率提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的一大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏下、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有效。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
3．文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企業(yè)事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息總閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部目錄管理到內(nèi)、外部目錄和內(nèi)容合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立并聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
4．文件與檔案管理形成一個有機的整體。傳統(tǒng)的文件處理和檔案管理是屬于兩個不同的部門-辦公室和檔案室，由于業(yè)務(wù)銜接得不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準確性、完整性受到影響。同時傳統(tǒng)的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運用辦公自動化系統(tǒng)后，利用計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠不受空間的限制，使得兩個不同的部門在網(wǎng)絡(luò)中充分的將各自的業(yè)務(wù)銜接起來。
綜上所述，隨著辦公自動化的不斷推廣和應(yīng)用，計算機進人文書和檔案工作領(lǐng)域已是一個不爭的現(xiàn)實。用計算機制作文件、統(tǒng)計和處理數(shù)據(jù)已日益普及，大大減輕了勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和工作質(zhì)量。計算機技術(shù)促進了“文檔”一體化的實現(xiàn)，使辦公自動化正朝著高層次、綜合應(yīng)用的方向發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域?qū)絹碓綇V泛。
結(jié)合公司，作為安裝施工企業(yè)辦公自動化在文書與檔案的運用也有了長足的進步，企業(yè)的實力不斷增強，施工領(lǐng)域不斷拓寬。公司對內(nèi)狠抓管理，對外積極參與市場競爭，取得了良好的業(yè)績。近十余年來，公司加大投入，注重工程質(zhì)量，創(chuàng)優(yōu)奪杯，碩果累累。公司積極穩(wěn)步地推進管理現(xiàn)代化，加強基礎(chǔ)管理，強化專業(yè)管理，積極推廣應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)。曾先后取得檔案管理國家一級、計量管理二級、標準化管理三級、會計工作三級、全面質(zhì)量管理等證書。公司按國際慣例，堅持“項目法”施工，落實完善經(jīng)濟責任承包制，努力運用目標管理辦法，以切實保證企業(yè)方針目標的實現(xiàn)。
公司致力于推進技術(shù)進步，不斷開發(fā)和采用新技術(shù)、新工藝、新材料；同時努力提高機械裝備水平，積極引進新型施工裝備及機具，以真正提高企業(yè)的施工技術(shù)水平和施工能力。
參考文獻：
[1]基于文書流轉(zhuǎn)的辦公自動化系統(tǒng)的分析與設(shè)計[J].2003.
0 引言
伴隨著現(xiàn)代企業(yè)信息化的發(fā)展，企業(yè)信息化和辦公自動化已成為主流的趨勢，為文檔一體化的實現(xiàn)創(chuàng)造了比較好的條件，而文書檔案作為企業(yè)檔案中的重要組成部分，在新的辦公自動化管理環(huán)境下如何更好地管理，以及借助信息化的發(fā)展如何助力知識管理的推進，本文將圍繞著這兩個方面進行闡述。
1 辦公自動化的應(yīng)用對企業(yè)文書檔案管理的影響
1.1 為實現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件
對多數(shù)企業(yè)而言，文件處理工作與檔案管理工作是分設(shè)兩個職能部門管理的，如辦公室和檔案室，辦公室負責文書處理工作，檔案室負責檔案管理工作。兩個部門以歸檔為界線，文件在歸檔前屬辦公室管理，歸檔后屬檔案室管理。在這種管理制度下，文件在兩個相對封閉的部門中分開運行，文書處理和檔案管理工作各自獨立，前后沒有關(guān)聯(lián)起來，導致文書部門收集不全文件、檔案部門收集不全檔案、業(yè)務(wù)部門利用不全檔案。
而在辦公自動化條件下，可以把辦公用的紙面上的公文、流程轉(zhuǎn)移到計算機上來執(zhí)行，大量的電子文件就在自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生，實現(xiàn)從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制，避免了前述問題。同時也將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體。
1.2 提高了文書檔案的管理、利用的效率
企業(yè)檔案的識別、收集、標識、分類、立卷、歸檔、應(yīng)用、鑒別和銷毀是企業(yè)檔案管理的基本流程，而有了辦公自動化系統(tǒng)，歸檔前的文檔的處理就可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)，提高了企業(yè)檔案管理的水平和效率。
2 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理的措施和方法
2.1 將OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)銜接起來
企業(yè)在新建辦公自動化系統(tǒng)時，為避免辦公自動化系統(tǒng)中文件管理的功能與檔案管理系統(tǒng)的功能不銜接、不兼容，檔案管理部門要提前介入?yún)⑴c其設(shè)計規(guī)劃，與系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，在滿足文件處理工作的基礎(chǔ)上充分考慮檔案管理的需求，兼顧后期的歸檔和利用，使兩個不同階段不同性質(zhì)的工作有效地結(jié)合起來，整體上做好流程和總體框架的設(shè)計，保證文件傳遞的安全性、準確性和時效性。
2.2 實現(xiàn)在線實時歸檔
在線實時歸檔是從文檔一體化管理出發(fā)，使電子文件從形成、流轉(zhuǎn)到最后辦理完畢后及時歸檔在系統(tǒng)中得到了實現(xiàn)，實現(xiàn)了檔案全生命周期的系統(tǒng)化管理。
下面將針對企業(yè)網(wǎng)上制發(fā)的文件和接收外單位的文件來實現(xiàn)在線的實時歸檔。
企業(yè)網(wǎng)上發(fā)文，由文件的起草人在起草電子文件時就對文件的內(nèi)容價值進行鑒定，內(nèi)容的鑒定需接受檔案部門的監(jiān)督和指導；文件草擬完畢后進行審核簽發(fā)復(fù)核校對等，直到正式簽署形成，流轉(zhuǎn)到歸檔環(huán)節(jié)進入到檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫或者計算機服務(wù)系統(tǒng)。檔案部門在第一次鑒定的基礎(chǔ)上，進行第二次鑒定，對鑒定為需要長期保管的文件下載下來，存儲到光盤或者移動硬盤中保存，并確認有些文件是否需要印制成紙質(zhì)保存，通過雙套制來降低檔案保管的風險。
對于企業(yè)需接收的外單位來文首先進行收文登記（如接收的是紙質(zhì)文件，需掃描放進系統(tǒng)中），收文管理也是辦公自動化的一部分且和檔案管理系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)的，接收登記后進行審核分發(fā)辦理等，后續(xù)的處理流程同企業(yè)網(wǎng)上發(fā)文。
2.3 電子文件的安全管理
隨著辦公自動化的應(yīng)用，系統(tǒng)中產(chǎn)生了大量的電子文件，而如何保證電子文件的信息安全至關(guān)重要。需要做到以下幾點：
①實現(xiàn)系統(tǒng)安全功能的完整性，運用加密、防火墻技術(shù)及計算機病毒防護措施等。
②建立完善的安全管理制度，在此基礎(chǔ)上，建立檔案信息安全保密的工作小組（可由公司保密部門、文秘人員及其他相關(guān)部門組成），貫徹落實安全責任制，保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全。
③強化管理人員的安全意識，系統(tǒng)要建立身份認證，設(shè)定用戶權(quán)限，在權(quán)限內(nèi)規(guī)范操作規(guī)程，按要求維護。
④對電子檔案數(shù)據(jù)備份兩種以上媒介，定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時恢復(fù)；將記錄媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟蹤軟件版本升級硬件設(shè)備更新?lián)Q代的情況，及時做好數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換。
2.4 根據(jù)企業(yè)自身情況，對永久或者長期保存的重要文書檔案進行“雙套制”歸檔保管
盡管采取了多份備份、防病毒、防刪除等多種的形式進行防范，為了保險起見，多數(shù)單位仍舊采用檔案紙質(zhì)原件歸檔與數(shù)字檔案資源同時歸檔并存的方式，在沒有根本性解決方案前，仍然會延續(xù)下去。
保管的紙質(zhì)文件主要是用于查原件和長期保管，平時日常查閱主要是網(wǎng)上查詢電子版。
2.5 建立文書檔案的現(xiàn)代管理模式
傳統(tǒng)文書檔案管理模式主要是手工管理，內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等。其中在整理紙質(zhì)歸檔文件時，因為沒有計算機檢索采取的多是人工立卷歸檔，歸檔案卷的質(zhì)量依賴于立卷人自己的經(jīng)驗和理解，沒有完全統(tǒng)一的立卷標準。
而辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，為現(xiàn)代文書檔案管理模式的建立提供了技術(shù)條件。在辦公自動化環(huán)境下，電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔成為主要的歸檔部分，所有的電子文件都在相關(guān)系統(tǒng)中產(chǎn)生，相應(yīng)的文書檔案管理的一系列工作包括文件的擬定、審核、簽發(fā)、登記、編號等各個環(huán)節(jié)必須按照系統(tǒng)的要求規(guī)范操作，以保證所流轉(zhuǎn)的文件信息的規(guī)范性、準確性。同時在保證辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)結(jié)合的基礎(chǔ)上，明確電子文件歸檔和檔案人員整理的流程和環(huán)節(jié)，對著錄的標準也要進行統(tǒng)一規(guī)定。
2.6 制定相應(yīng)的標準規(guī)范體系，加強規(guī)劃和部署
制定相應(yīng)的標準規(guī)范是非常重要的。一方面，為推進文件生成規(guī)范化、制度化，按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機關(guān)公文格式》的細則規(guī)定，結(jié)合企業(yè)公文形成、運轉(zhuǎn)特點，聯(lián)合制定相應(yīng)的公文行文規(guī)則、辦理流程和歸檔細則，明確歸檔范圍。另一方面，根據(jù)《電子文件歸檔和管理規(guī)范》要求，結(jié)合系統(tǒng)建設(shè)需求，合理解決OA 辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔的規(guī)則制定、端口對接等問題，實現(xiàn)系統(tǒng)間“無縫”對接和公文形成到歸檔前全程管理。
3 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理的利用
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，如何從海量的檔案中快速準確的查詢到使用者所需要的檔案信息一直是傳統(tǒng)檔案管理的難題之一。而辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，很好地解決了這一問題，從技術(shù)上擺脫了手工檢索的弊端，從業(yè)務(wù)上經(jīng)過系統(tǒng)的梳理，都是結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)，兩方面保證了檔案的高效利用。
辦公化系統(tǒng)中文檔流轉(zhuǎn)的信息都可以為檔案管理所利用，這樣在利用檔案時，按照相應(yīng)的關(guān)鍵詞進行搜索，能迅速且多方面的查詢到所需要的信息，在有權(quán)限的前提下，或者經(jīng)過相關(guān)人員的審批下就可以瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供多維度的查詢視角，如文檔信息按照項目或者部門分類流轉(zhuǎn)等，提高了檔案信息檢索的效率。
4 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案的管理如何助力知識管理推進
在當下的知識經(jīng)濟時代，人們越來越認識到知識對社會進步的重要推動作用?，F(xiàn)代企業(yè)的核心競爭力更是少不了知識管理的推進。而檔案作為企業(yè)知識信息的重要載體，在知識管理過程中必將發(fā)揮其重要作用。
通過辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)文書檔案信息的科學管理，各業(yè)務(wù)部門的文件處理人員將有關(guān)重要的文件、資料及時通過公司的辦公自動化系統(tǒng)處理，文件流轉(zhuǎn)完畢后網(wǎng)上歸檔到檔案管理系統(tǒng)， 檔案人員對其進行鑒定、整理和加工提煉，形成各類企業(yè)知識庫，經(jīng)提煉的信息又可以通過辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為用戶所使用，促進員工的知識交流，使文書檔案管理逐步向檔案知識管理模式邁進。
參 考 文 獻
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載著社會發(fā)展的歷史過程，客觀的反映著各種問題及解決方法，是人類社會進步的證明者。文書檔案管理是以收集、整理和保存文檔資料作為工作內(nèi)容的。文書檔案管理的過程中會涉及到方方面面的資料信息，如果管理不當，將會影響文書檔案的價值，造成一定的影響。社會的進步，就促使著文書檔案的管理工作也要與時俱進，不能在只靠著傳統(tǒng)模式來管理經(jīng)營，而是要實現(xiàn)“文檔一體化”的科學管理模式。
一、傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題
文書檔案是機關(guān)團體、企事業(yè)單位進行科學管理、經(jīng)營決策、問題處理、信息交流、研究開發(fā)等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內(nèi)容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質(zhì)文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費大量的人力、物力、財力來進行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：
（一）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性
在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關(guān)的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進行繁瑣的登記。如果是在當?shù)剡€好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費了大量的時間，也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現(xiàn)文檔的價值，所以說它缺乏時效性。
（二）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存
在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質(zhì)多數(shù)都是紙質(zhì)文件，而紙質(zhì)文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質(zhì)的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復(fù)，但也有無法修復(fù)的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補。所以說紙質(zhì)文檔不利于長久保存。
（三）傳統(tǒng)模式下的文檔管理的復(fù)雜化
在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進行詳細的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當復(fù)雜的流程，不但需要大量的人員來進行分類整理，還要進行一定的維護，在還文檔時還要有一套流程來進行登記?？偸窃谥貜?fù)著工作，卻效率很低。
二、辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢
隨著社會的不斷發(fā)展，科學技術(shù)的進步，計算機的出現(xiàn)帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優(yōu)勢，給文檔管理工作帶來了極大的改變。技術(shù)的革新，使得文檔管理也日益科學化、合理化、規(guī)范化。但是文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發(fā)揮它應(yīng)有的價值。既然說過了傳統(tǒng)文檔管理的弊端，現(xiàn)在就來說下，在辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢。
（一）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理使用的時效性強
在文檔管理中實行信息化管理，使文檔信息可以實時在線，需求者就可以通過一定的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行及時的查閱，使文檔信息能否充分的達到資源共享的目的。且查閱時所進行的個人信息登記也變得簡單明了，由于是計算機檢索，便自動的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進行多次借閱，不用反復(fù)登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時間與人力，沒有造成不必要的浪費，在很大程度上提高了使用的效率，且能進行及時的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動化環(huán)境下文書檔案的使用時效性變增強了。
（二）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長久保存
在傳統(tǒng)文檔管理中的文檔基本上都是紙質(zhì)載體，不宜長久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案可以用多種載體來進行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進行保存，如果需要可以實時的進行查閱，方便了解所需的實體文檔的最新動態(tài)。因為保存的多樣性，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產(chǎn)生的損傷，這樣既方便了需要者同時也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長了文檔的使用壽命。
（三）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的精簡化；
傳統(tǒng)文書檔案的管理有一套比較復(fù)雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現(xiàn)差錯，做起來很不方便。但是在辦公自動化環(huán)境下，有了計算機的協(xié)助，使復(fù)雜的工作變得簡單，操作上也不需要耗費太多的時間和精力，而且還能提高文檔的質(zhì)量，減少時間和空間，以便于使用。
文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動化環(huán)境中可以設(shè)定一定的局域來訪問使用某些方面文檔的資料，從而來加強其保密性質(zhì)。因為工具的方便，也使文檔的查閱變得簡單而快捷，甚至可以通過一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。
總 結(jié)：
伴隨著科技的進步，科學的發(fā)達，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)漸漸地不能適應(yīng)人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學管理，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動化是信息社會時代的重要標志之一，為了更好的服務(wù)全人類，文檔管理的現(xiàn)代化進程將永不停止。
參考文獻：
