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時間：2023-06-02 09:03:44
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1.引言
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，在企事業(yè)單位中，檔案管理的信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)工作中重要的組成部分，如今已經(jīng)廣泛運用到了檔案管理工作之中，并且發(fā)揮著重要的作用。近幾年來，檔案管理建設(shè)由傳統(tǒng)模式逐漸過渡到現(xiàn)代模式，并逐步朝著信息化、數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)在結(jié)合單位自身實際情況的同時，運用先進的現(xiàn)代信息技術(shù)統(tǒng)一對檔案信息資源進行科學(xué)有效的管理，這在一定程度上既提高了企事業(yè)單位的工作效率，也有利于檔案管理規(guī)模的不斷擴大和發(fā)展。但在檔案管理事業(yè)的具體發(fā)展轉(zhuǎn)型中，仍舊存在著部分問題尚待解決，只有徹底清除這些阻礙，才能夠不斷推動檔案信息化建設(shè)進程，使之在長期的信息化建設(shè)中得到充分的發(fā)展。
2.檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義
檔案管理信息化是指國家檔案行政管理部門結(jié)合單位自身的實際情況，運用現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)對在檔案工作中涉及的信息資源進行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃，旨在實現(xiàn)檔案信息的傳遞、接受、利用及存儲，并逐步實現(xiàn)資源共享。檔案管理的信息化建設(shè)對現(xiàn)代檔案管理工作具有十分重要的意義。實際上，現(xiàn)代檔案管理工作中的檔案信息多以電子文件的形式保存，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比能夠有效避免檔案的原材料在長時期的保存過程中受到損壞，從而確保檔案資料的完整性和準確性。此外，檔案管理信息化還能夠一定程度上提高各單位檔案工作的辦事效率，在保證檔案信息傳輸速度的同時確保信息的安全性，從而實現(xiàn)信息資源的交流和保存。
3.檔案信息化建設(shè)及檔案管理工作中出現(xiàn)的問題
3.1檔案管理的標準化水平較低。我國對檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，在具體實施過程中更是缺乏良好的規(guī)范性和準確性，部分企事業(yè)單位的檔案管理水平仍舊有待提高。此外，各個地區(qū)和單位檔案管理建設(shè)的進度各不相同，且對檔案的信息化建設(shè)缺乏足夠重視，部分地區(qū)甚至嚴重落后，這也導(dǎo)致各個地區(qū)和單位無法全面有效地開展檔案信息資源的統(tǒng)一建設(shè)，阻礙了檔案管理工作的完善和發(fā)展。
3.2缺乏資金支持。檔案管理信息化建設(shè)需要充足的資金支持來完善工作中的專業(yè)軟硬件設(shè)備，從而為檔案信息化建設(shè)提供相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施支持，也為檔案管理工作提供良好的環(huán)境條件。但從目前信息化建設(shè)發(fā)展過程中看，有關(guān)單位對檔案信息化管理的資金投入力度遠遠不夠，大都缺乏高性能的基礎(chǔ)設(shè)施，部分企業(yè)和單位在后期檔案的儲存和完善中，也未能對檔案進行及時有效的維修升級，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。
3.3對檔案信息化建設(shè)管理的重視程度不夠。部分企事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)的認識不夠全面，重視程度遠遠不夠，也對現(xiàn)代檔案管理模式信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變進程缺少足夠的了解，部分單位內(nèi)部更是缺乏完整的質(zhì)量監(jiān)督體系，從而導(dǎo)致相關(guān)管理人員無法對檔案信息化管理的工作情況進行全面有效的掌握，致使檔案管理工作帶有一定程度的滯后性，這對檔案管理的發(fā)展進程造成了阻礙。
3.4缺少檔案管理信息化的專業(yè)人才。檔案管理的信息化建設(shè)工作對相關(guān)人員的專業(yè)知識和技術(shù)要求較高，不僅要求其掌握專業(yè)的檔案信息化科學(xué)技術(shù)和管理知識，還需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)和工作經(jīng)驗，在具體工作時結(jié)合實際情況對檔案進行數(shù)字化管理。但目前從事檔案管理信息化建設(shè)的專門人才數(shù)量較少且素質(zhì)不高，并且缺乏一定的管理和工作經(jīng)驗，不利于檔案管理及檔案信息化建設(shè)工作水平的提高。
4.加強檔案管理及檔案信息化建設(shè)的措施辦法
4.1推動檔案管理工作規(guī)范化及標準化進程。目前我國各地、各系統(tǒng)的檔案管理工作仍舊缺乏規(guī)范性，在具體檔案管理信息化建設(shè)過程中依舊存在著不少漏洞。對檔案管理及信息化建設(shè)的具體工作流程制定統(tǒng)一的工作標準，這不但有助于企事業(yè)單位提高辦事效率和資源利用率，還能從根本上確保檔案管理的工作質(zhì)量。實際上，技術(shù)人員在將紙質(zhì)資料文字轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的工作過程中，不僅要對檔案資料進行錄入、掃描等工作，還包括檔案歸檔、存儲等其他具體工作程序，這之中的每一步程序都需要具體詳細的行業(yè)規(guī)范來約束，只有這樣，才能將檔案管理和信息化建設(shè)工作落實到實處，以防止日后工作中出現(xiàn)一系列問題。
4.2增強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，首先應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理工作的資金投入。只有各企事業(yè)單位將檔案管理工作的資金落實到位，全面了解和宣傳檔案信息化建設(shè)工作的重要性，才能確保有專門的資金購買質(zhì)量可靠的軟硬件設(shè)施，保證之后檔案管理工作的有序進行。另外，在保證軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施正常運行的同時，也要加強對計算機網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)完善，不斷運用先進的信息多媒體技術(shù)建立健全檔案管理網(wǎng)站，實現(xiàn)信息資源的全面共享。
4.3提高對檔案管理信息化建設(shè)的認識水平。相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定時定期對檔案管理及信息化建設(shè)的工作人員開展培訓(xùn)教育工作，使之充分認識到檔案資料信息化管理的重要性，增強宣傳力度的同時不斷強化對檔案管理模式轉(zhuǎn)變的認識。此外，有關(guān)單位和部門管理階層及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的責(zé)任意識，運用有效措施和手段不斷建立健全檔案管理工作責(zé)任體系，使檔案信息化建設(shè)的工作合理有序進行。
5.加強對檔案管理信息化建設(shè)人才隊伍的培養(yǎng)
檔案管理的人才隊伍建設(shè)及培養(yǎng)是檔案信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，也影響著檔案信息化管理水平的高低。但就目前檔案管理工作的實際情況來說，從事檔案管理信息化建設(shè)的高級人才數(shù)量匱乏，技術(shù)人員的專業(yè)知識水平也有待提升。因此，各企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極引進檔案信息化管理專門人才，不斷壯大檔案信息化建設(shè)的工作隊伍，提高建設(shè)的工作能力和工作水平。另一方面，也要增強對現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)工作人員的管理力度，強化其專業(yè)知識和技能的培養(yǎng)，不斷擴充檔案管理信息化建設(shè)的人才隊伍。
6.結(jié)束語
如今，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會發(fā)展的重要標志之一，檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行，它不但影響著各企事業(yè)單位檔案管理工作水平和質(zhì)量，還對經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展有著重要意義。實際上，檔案管理的建設(shè)是一個長期且復(fù)雜的工作，需要多方面進行配合，只有不斷發(fā)現(xiàn)并及時解決檔案管理及檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的各類問題，才能更好的推動檔案管理工作的發(fā)展進程，實現(xiàn)資源的全面有效利用，不斷加快信息化建設(shè)的步伐。
參考文獻
1.1 信息來源分散復(fù)雜
檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個相關(guān)單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學(xué)的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發(fā)掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對檔案信息的現(xiàn)實需要。
近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。
1.3 人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變
在大力推動檔案信息化建設(shè)的新形勢下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務(wù)意識差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開展。
2 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內(nèi)容復(fù)雜、檔案管理過程復(fù)雜繁瑣，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務(wù)，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復(fù)資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升
信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡化傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機制
檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時，制定相應(yīng)的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個環(huán)節(jié)的政策落實。同時，檔案管理機構(gòu)應(yīng)加強各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動，積極應(yīng)對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，共同解決問題。對電子檔案文件應(yīng)制定新的政策細則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面的績效評估機制應(yīng)當(dāng)予以加強，有意識的提高信息化建設(shè)方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設(shè)的積極推進。
3.2 提高管理人員素質(zhì)
檔案管理信息化建設(shè)的推進，意味著對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態(tài)，夯實檔案管理的專業(yè)知識。同時，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。
加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責(zé)任感和服務(wù)熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側(cè)重于檔案的保管而非檔案信息的服務(wù)。隨著檔案管理信息化的建設(shè)，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務(wù)意識，加強自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動熱情的服務(wù)精神。
3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進程
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0217-01
1 檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)容
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是基礎(chǔ)條件，只有具備了這些條件，才可以更好地開發(fā)利用檔案信息資源。而軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，核心內(nèi)容就是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它可以有效傳輸檔案信息、交換和共享資源等。因此，需要提高計算機管理檔案的普及率，大力建設(shè)檔案管理局域網(wǎng)。
1.2 檔案信息資源建設(shè)
要對檔案目錄數(shù)據(jù)庫科學(xué)建設(shè)，涵蓋館藏案卷級目錄和其他一些重要目錄；建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，按照規(guī)范方法歸檔管理電子文件，數(shù)字化管理傳統(tǒng)檔案，促使檔案信息資源類型得到豐富，提高檔案信息資源利用效率。
1.3 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
要積極、大力開發(fā)檔案信息管理軟件，大力推廣通用性和適用性較強的軟件系統(tǒng)，保證軟件系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)需求得到滿足。
1.4 標準化建設(shè)
要構(gòu)建檔案信息化法制體系和標準規(guī)范，明確規(guī)定檔案管理各個環(huán)節(jié)，如資源描述、存儲、查詢、使用等，對電子文件歸檔和電子檔案管理等進行規(guī)范，促使檔案信息化建設(shè)的標準化和規(guī)范化得到實現(xiàn)。
1.5 安全保障體系建設(shè)
檔案中會存在一些比較重要的信息內(nèi)容，這些信息如果泄露，就會出現(xiàn)較為嚴重的后果，因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，安全保障體系建設(shè)是非常重要的組成部分，需要構(gòu)建檔案信息安全保障體系框架、完善安全管理機制，提高人們的檔案信息安全意識。
1.6 人才隊伍建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中，還有非常重要的一個方面是人才隊伍，那么就需要采取科學(xué)的措施，建設(shè)一支具有較高水平的專業(yè)人才隊伍，，具體包括這些內(nèi)容：大力培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)人員，促使其能夠?qū)π录夹g(shù)和新設(shè)備等積極掌握；普及信息技術(shù)知識等。
2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析
2.1 完善檔案信息化工作體系
只有構(gòu)建了相應(yīng)的工作體系，才可以更加順利地建設(shè)檔案信息化。具體來講，要明確管理體制，完善運行機制，貫徹執(zhí)行電子文件管理等相關(guān)規(guī)定，同時，構(gòu)建電子文件管理機制，以便全程管理電子文件。要結(jié)合檔案法，賦予檔案局相應(yīng)管理職能，在信息化建設(shè)中，檔案部門積極協(xié)調(diào)，對工作體系進行統(tǒng)一建設(shè)。另外，在電子政務(wù)建設(shè)中，也需要適當(dāng)提升檔案信息化工作的比重，以便同步進行檔案信息化建設(shè)。要對法規(guī)制度等進行完善，規(guī)范工作行為，編制檔案信息化建設(shè)專項規(guī)劃和工作任務(wù)分解表等，明確目標任務(wù)、完成時限以及責(zé)任單位等；在此基礎(chǔ)上，完善現(xiàn)有法律法規(guī)，強化監(jiān)督檢查和執(zhí)法。
2.2 推進檔案數(shù)字化和資源共享
資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個中心開展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點。首先，逐步推進檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學(xué)編制工作計劃，強化監(jiān)督檢查工作，以便順利開展檔案數(shù)字化工作；同時，在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財力資源，各部門協(xié)同工作。此外，實行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標準，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。
2.3 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段
檔案信息化建設(shè)主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段；可以提高檔案信息遠程查閱利用服務(wù)能力，結(jié)合我國相關(guān)規(guī)定，科學(xué)設(shè)定檔案公開級別，并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開評估體系，主管部門以固定形式向指定網(wǎng)站上需要公開的信息，各級檔案部門借助鏈接方式整合相關(guān)資源，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢。對于部分無法公開于網(wǎng)絡(luò)上的檔案，可以應(yīng)用政府信息申請公開程序，對使用者身份信息確認之后，提供遠程查閱服務(wù)，借助于網(wǎng)絡(luò)檢索，相關(guān)人員可以更加便捷地查閱檔案。
安全建設(shè)也需要引起重視，要及時升級各種殺毒軟件，應(yīng)用先進的身份認證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，同時強化訪問控制，對標準進行構(gòu)建，明確規(guī)定備份機房和技術(shù)條件，保證檔案信息安全。
3 結(jié) 語
1必須加快檔案管理基礎(chǔ)平臺建設(shè)
檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，是檔案信息資源建設(shè)的保障，是成功建設(shè)各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)的先決條件，檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)的優(yōu)劣，直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設(shè)的平臺和網(wǎng)絡(luò)。首先，我們要加強檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案覆蓋到網(wǎng)絡(luò)的每一個節(jié)點。其次，要加強檔案管理軟件的開發(fā)，使其較好地應(yīng)用于檔案網(wǎng)絡(luò)之中，建立起穩(wěn)固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現(xiàn)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。再者，要對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。同時，需要建立各種規(guī)范化、標準化的目錄和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息服務(wù)的整體水平。
2檔案管理信息化與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展
檔案信息資源是人類社會發(fā)展的歷史產(chǎn)物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設(shè)電子政務(wù)過程中不可缺少的重要信息資源。我們應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)融入于國家電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境內(nèi)，在依法行政、政務(wù)公開的大局中去思考，合理建設(shè)，合理規(guī)劃。這樣，才能使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分，發(fā)揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設(shè)作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設(shè)工作作為政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。兩者合一，穩(wěn)步推進電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。
3提高檔案管理現(xiàn)代化水平
在信息資源洶涌澎湃的當(dāng)今社會，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設(shè)能否良好運行的條件，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門能否順利進一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代管理學(xué)中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會中先進的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業(yè)化和自動化。
4加強檔案管理中信息技術(shù)人才的培養(yǎng)
在信息化社會中，決勝的關(guān)鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機技術(shù)的復(fù)合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，加大其培養(yǎng)力度，采用科學(xué)的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。另一方面，必須對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。
1 應(yīng)用檔案管理軟件的優(yōu)點
(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進行掃描，轉(zhuǎn)換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要歸檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要歸檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負責(zé)范圍內(nèi)又未進檔案數(shù)據(jù)庫的檔案時，需要花費很長的時間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)卷號再去庫房查找，費時、費力。檔案進行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無論是自己負責(zé)的檔案，還是他人負責(zé)的檔案，可以實現(xiàn)即時查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負擔(dān)。另外對借閱檔案者，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。
用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對電子檔案目錄進行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時對電子原文進行瀏覽、下載。對電子檔案進行查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會自動記錄網(wǎng)上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進行利用統(tǒng)計。如果用戶需要借閱檔案實體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實體;也可以通過網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請，檔案管理員批準借閱預(yù)約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實體。借閱管理可以進行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動進行控制。
(四)檔案鑒定銷毀工作也實行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計算機管理，操作方便。檔案管理員可以定期進入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對鑒定銷毀申請的處理意見對其進行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續(xù)進行保管或直接進行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。
2 應(yīng)用檔案管理軟件存在的主要問題
(一)檔案人員素質(zhì)有待進一步提高
檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等計算機專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒有人維護、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。
(二)對檔案信息安全不容樂觀
在公司檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)并存，而由于我們對數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計算機病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對安全。
(三)電子檔案的真實性鑒別有一定的難度
紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
(四)電子檔案的法律效力問題
通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
(五)信息化進程有待加快
雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫，但庫存檔案還有一部分沒有進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3 解決問題的途徑
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強全社會利用檔案的意識
首先，檔案人員要抓住有利時機，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊伍
檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時代的要求。有的同行認為，信息時代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。
Abstract: The urban construction archives plays a more and more important role in city construction, has become an important resource for the construction and development of the city. Information is the real goal of urban modernization of archives management. The urban construction archives management informationization, is refers to the system theory and control theory to information theory,, make full use of modern information technology to achieve the urban construction archives management modernization.
Key words: urban construction archives; information
中圖分類號：國71文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）
一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀
隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
1.社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2.檔案管理基礎(chǔ)工作標準化規(guī)范化仍需改進。檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
3.檔案管理的技術(shù)標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
4.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
檔案信息化建設(shè)當(dāng)前的主要任務(wù)，是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，在各級各類檔案館廣泛推廣應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，深入開發(fā)和廣泛利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，深入開發(fā)和廣泛利用檔案信息資源，推進檔案部門上網(wǎng)，提高檔案工作者的素質(zhì)，加快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案信息化建設(shè)包括：
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。只有建設(shè)先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
（2）檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵。檔案信息資源開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息化建設(shè)，必須要從資源建設(shè)抓起，資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。
（3）標準規(guī)范建設(shè)。標準規(guī)范是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障，是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)國際標準和通用規(guī)范逐步推出適合我國國情的相關(guān)標準規(guī)范，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢等。
（4）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。
（5）人才隊伍建設(shè)。人才隊伍是檔案信息化成功之本，對其他各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量有著決定性的影響。人才是最寶貴的資源，是保證檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，因此要堅持以人為本，把工作的重點放在自己力量的基點上，始終把培養(yǎng)人才、建設(shè)隊伍、提高人的素質(zhì)放在第一位，要加大培訓(xùn)力度，有針對性地進行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別要加強對計算機知識與技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面內(nèi)容的培訓(xùn)，不斷提高信息技能。
三、加強城建檔案管理信息化建設(shè)的幾點建議
社會信息化的發(fā)展，要求城建檔案工作必須進行相應(yīng)變革，如果不加快檔案信息化建設(shè)的步伐，城建檔案工作就難以在國家信息化建設(shè)過程中有一席之地，也就會錯失發(fā)展良機。因此，城建檔案部門要進一步開拓創(chuàng)新，與時俱進。
1.要以硬件建設(shè)為突破口，提高城建檔案管理的信息化質(zhì)量。我國檔案部門的硬件建設(shè)嚴重落后，已成為檔案管理工作信息化的一大障礙。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。首先，要把檔案館舍改建改造好，檔案是黨和人民各方面活動的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，必須有一個安全保管的場所，使重要檔案資料得到有效保護。要配備好相應(yīng)的設(shè)施，滿足檔案保管的最起碼的要求；其次，必須實施檔案管理環(huán)境工程，購置檔案消毒殺菌和庫房空氣凈化設(shè)備。
2.要以軟件建設(shè)為著眼點，提升城建檔案管理的信息化水平。第一，要建設(shè)好檔案信息網(wǎng)絡(luò)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的核心，是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。要以各級檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)和聯(lián)接各機關(guān)的外部網(wǎng)建設(shè)為基礎(chǔ)，以與黨政機關(guān)聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站建設(shè)為重點，加強檔案管理現(xiàn)代化軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。第二，要提高信息化水平。就城建檔案來看，記錄的是城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作的歷史內(nèi)容，在文件、圖形、聲像的處理方面具有較強的專業(yè)性。這就要求其應(yīng)用軟件的信息處理技術(shù)，必須兼容各種載體形式的文檔，乃至多媒體文件預(yù)覽功能，尤其要考慮對今后必將大量產(chǎn)生的城建電子文件的適用。
3.要以人才建設(shè)為支撐，強化城建檔案管理的保障力平。檔案管理工作水平的高低直接影響到檔案價值的發(fā)揮，而決定檔案信息管理水平的關(guān)鍵在于管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)水平。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的發(fā)展，檔案信息化需要一批既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又具備計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)知識的人才。因此，從長遠角度考慮，城建檔案部門應(yīng)建立一支以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案隊伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。從現(xiàn)階段來講，應(yīng)加強對現(xiàn)有檔案工作者信息化意識的培養(yǎng)，提高檔案人員處理信息的能力，熟練運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段， 對檔案信息資源實施科學(xué)管理與有效開發(fā)利用。要制定切實可行的培養(yǎng)計劃，鼓勵專、兼職檔案人員通過在職培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代水利管理技術(shù)知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用信息技術(shù)的能力，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。
四、結(jié)束語
總之，為了更好地實現(xiàn)信息管理和服務(wù)功能，滿足城市建設(shè)發(fā)展的需要，我們必須加快城建檔案管理信息化建設(shè)的步伐，促使城建檔案現(xiàn)代化的早日實現(xiàn)。
1 檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義
檔案管理信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)平臺等，科學(xué)合理的處置、管理和應(yīng)用檔案信息資源，推進檔案管理現(xiàn)代化進程。檔案管理中檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，數(shù)字技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用，檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和共享等是檔案管理信息化的主要特點。檔案管理信息化建設(shè)的最終目標是提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分挖掘檔案的社會價值，以為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案管理信息化具有明顯優(yōu)勢：第一，利用信息化的檔案管理方式，檔案存在形式由傳統(tǒng)的“紙質(zhì)形式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙噪娮游募樾问降奈淖?、圖片、音視頻”等，檔案資源的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱更為便捷，檔案資源更易于保存、檢索，提高了檔案傳輸速度和傳輸安全性。第二，積極推進檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實施，傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生變革，檔案管理工作的效率和質(zhì)量大大提升。第三，檔案信息化建設(shè)促進了檔案資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，有利于實現(xiàn)檔案資源的共享。
第四，檔案管理信息化建設(shè)有利于促進我國檔案工作標準規(guī)范體系的建設(shè)和檔案管理體制的創(chuàng)新和完善，從而全面推進我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。
2 檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題
2.1 缺乏對檔案管理信息化重要性認識
當(dāng)前，雖然我國的檔案信息化建設(shè)工作取得了一定的進展，但檔案管理工作中“為保管而保管，重保管輕利用”的思想依然存在，思想認識上出現(xiàn)偏差，往往怠于配合、協(xié)助。
2.2 資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善
檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證，但目前因缺乏對檔案信息化建設(shè)的資金投入，相關(guān)的軟硬件設(shè)施配備不全，且維修、更換、升級等未及時跟上，制約著檔案信息化建設(shè)。
2.3 檔案管理的標準化水平低
檔案管理信息化標準的制定和執(zhí)行是信息化建設(shè)的保證，但就目前而言，我國各地、各系統(tǒng)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式尚未建立統(tǒng)一標準和規(guī)范，規(guī)范性有待提高，檔案信息資源建設(shè)落后，無法全面實施。
2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才
由于缺乏一支綜合素質(zhì)高的檔案管理信息化人才隊伍，嚴重阻礙我國檔案管理信息化建設(shè)。目前，部分從事檔案信息化管理的人員的綜合素質(zhì)偏低，其技術(shù)能力、管理經(jīng)驗等不能適應(yīng)新時期n案信息化建設(shè)的需求，同時由于人員的穩(wěn)定性不足，阻礙檔案信息化建設(shè)工作的進展。
3 推進檔案管理信息化建設(shè)的對策
3.1 加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)
檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的核心任務(wù)和基礎(chǔ)工作。加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備。
另一方面，綜合考慮館藏規(guī)模、檔案管理軟件運行要求等諸多因素開發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運行。同時提高檔案管理計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，建立和健全面向社會、服務(wù)公眾的檔案管理網(wǎng)站，以有效實現(xiàn)檔案信息資源的共享。而加強檔案管理信息化的資源體系建設(shè)，應(yīng)積極運用信息技術(shù)與多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等全面整合檔案信息資源，重點加強檔案目錄中心建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
3.2 健全檔案管理信息化的管理制度，重點加強安全管理制度建設(shè)
檔案管理部門應(yīng)不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性、簡明實用性和制度約束的雙向性。
同時應(yīng)嚴格執(zhí)行管理制度，維護制度執(zhí)行的嚴肅性，制定相應(yīng)的獎懲制度，提高制度的權(quán)威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應(yīng)重點健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)提高警惕性，自覺遵守和貫徹相關(guān)的法律、法規(guī)、制度與標準，依法對檔案資源進行管理，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。同時可采用防范病毒的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫自動備份、身份認證、查閱權(quán)限、加密保護等安全防護措施，提高檔案數(shù)字化的安全性，維護網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全。
3.3 加強檔案管理信息化的標準體系建設(shè)
檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網(wǎng)絡(luò)傳輸，每個步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標準，以防止各自為政帶來的一系列問題。因此，應(yīng)制定重點行業(yè)檔案工作規(guī)范，加強檔案管理信息化的標準體系建設(shè)。具體而言就是對檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標識、描述、轉(zhuǎn)化、存儲、查詢、交換與使用等過程制定統(tǒng)一的技術(shù)標準，如音頻文件按照統(tǒng)一格式進行轉(zhuǎn)化、掃描件要達到統(tǒng)一清晰度，以保障檔案信息化工作有統(tǒng)一的工作規(guī)范可以依據(jù)，確保檔案信息化工作有章可循。另外，在檔案管理信息化標準體系建設(shè)過程中應(yīng)避免檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)，提高檔案信息資源的利用率。
3.4 加強認識，促進檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)
各級檔案管理部門要摒棄傳統(tǒng)工作理念，積極改變工作思路，樹立現(xiàn)代性的檔案管理理念，可通過培訓(xùn)等手段強化檔案管理人員對檔案管理信息化的理解和認識，創(chuàng)新檔案管理方式及服務(wù)方式，以更好的適應(yīng)時展的新需求。另外，高素質(zhì)的人才支持是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，因此應(yīng)不斷加強檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)。為提高檔案管理信息化人才隊伍綜合素質(zhì)，有必要加強定向培訓(xùn)力度，加強對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、檔案管理信息化技術(shù)?？啥ㄆ诮M織業(yè)務(wù)培訓(xùn)及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)等信息技術(shù)和檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史、檔案管理學(xué)等檔案專業(yè)知識，成為復(fù)合型的檔案專業(yè)人才。同時要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)、較強的開拓創(chuàng)新意識。
總之，檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，各級檔案部門應(yīng)積極推進檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案的公共服務(wù)能力，促進檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，以適應(yīng)時展的需要，更好地服務(wù)社會。
關(guān)鍵詞：
醫(yī)院；檔案管理；信息化
前言
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在開展各種醫(yī)療活動中所形成的具有保留價值意義的原始資料，在新時期，隨著信息技術(shù)的飛速進步，醫(yī)院的信息化程度越來越高，在醫(yī)院管理工作中，信息系統(tǒng)的作用也越來越明顯，但是對于醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，還比較落后，這就對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和有效利用造成一定影響，因此，在新環(huán)境下，如何加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)前醫(yī)院思考的重要問題。
1.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵
對于醫(yī)院檔案資源，主要由會以、文件、報表、記錄、病歷檔案等組成，具有原始記錄、隨時查詢、價值保留等功能，同時醫(yī)院檔案信息還有資源量大、涉及面廣、種類多、使用頻率高等特點，醫(yī)院檔案資源是保證醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、科研、臨床試驗等工作順利進行的重要資源，此外醫(yī)院檔案信息還是體現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平、醫(yī)院管理水平的重要依據(jù)，因此，加強醫(yī)院檔案管理有十分重要的作用。在新環(huán)境下，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化已經(jīng)成為社會各行業(yè)發(fā)展的主要方向，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，能充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資料的優(yōu)勢，并且還能通過檔案信息系統(tǒng)，將檔案信息分類、編目、排序、檢索等融為一體，這極大的提高了醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，這對實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的“無紙化”有極大的作用。
2.現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題
2.1從業(yè)人員檔案信息化觀念低
長期以來，醫(yī)院一直將醫(yī)療服務(wù)放在首要位置，對檔案管理不太重視，即便在信息化建設(shè)極其重要的今天，也有很多醫(yī)院沒有從根本上改變對檔案管理的態(tài)度，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)錯誤的認為檔案管理并不能為醫(yī)院增加經(jīng)濟效益，因此，對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)投入的人力、財力、物力遠遠不足，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理仍處于落后的紙張管理狀態(tài)，由于從業(yè)人員檔案信息化觀念比較差，使得醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)十分緩慢。
2.2醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)更新慢
在經(jīng)濟利益的驅(qū)使下，有很多軟件開發(fā)企業(yè)在對醫(yī)院信息管理系統(tǒng)進行軟件系統(tǒng)開發(fā)時，都集中在醫(yī)療、財務(wù)管理等方面，對于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)軟件開發(fā)并不是很重視，這就導(dǎo)致醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理軟件比較落后，從而嚴重的限制了醫(yī)院檔案管理信息化水平的提高。對于當(dāng)前醫(yī)院檔案管理軟件進行分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理軟件的發(fā)展速度要遠遠落后于計算機硬件技術(shù)水平的發(fā)展，加上現(xiàn)代醫(yī)院對檔案的利用率越來越高，使得現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理軟件已經(jīng)無法滿足醫(yī)院發(fā)展需求。
2.3缺乏統(tǒng)一的檔案管理標準
對于現(xiàn)代化檔案管理，其最重要的一個標志就是實現(xiàn)標準化管理，不管是檔案收集，還是檔案整理，或者是檔案錄入、歸檔，都應(yīng)該有明確的目標，這樣才能最大限度的保證檔案資料的完整，才能避免重要信息的遺漏，確保檔案資源的真正價值。但是從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理情況看，還沒有實現(xiàn)檔案管理的標準化，醫(yī)院各個部門之間的聯(lián)系比較少，同時醫(yī)院各個部門之間都有獨特的特點，檔案規(guī)格、標準都有一定的差異，使得檔案管理難以實現(xiàn)標準化，這就對檔案的收集、整理造成很大影響。
2.4缺乏專業(yè)性人才
對于檔案管理信息化建設(shè)，不僅要求相關(guān)管理人員能熟練的操作計算機，還需要管理人員能準確的處理檔案信息，精通檔案管理的各種業(yè)務(wù)。就目前而言，醫(yī)院檔案管理人員中存在老齡化發(fā)展趨勢，醫(yī)院檔案管理人員大多是從其他后勤部門轉(zhuǎn)過來的，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，也無法熟練的操作計算機，從而嚴重的影響到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。
3.加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對策
3.1強化從業(yè)人員檔案管理意識
對于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，強化從業(yè)人員檔案管理意識是十分重要的，一般而言，領(lǐng)導(dǎo)管理者在醫(yī)院有很高的權(quán)威，因此，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)管理者要不斷提高自身對檔案管理的重視力度，要將檔案管理與醫(yī)療服務(wù)放在同一地位，并為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的支撐，以此促進醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的早日完成。
3.2做好檔案管理軟件開發(fā)工作
注重醫(yī)院檔案管理軟件的更新升級是提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要工作，因此，醫(yī)院必須加強對檔案管理軟件的重視力度。由于檔案管理軟件更新升級需要花費很多資金，所以醫(yī)院要適當(dāng)?shù)脑黾訉n案管理的資金投入，醫(yī)院在選擇軟件開發(fā)公司時，要盡量選擇專業(yè)性強、權(quán)威性高的軟件開發(fā)公司，并將檔案管理系統(tǒng)和醫(yī)院行政辦公系統(tǒng)聯(lián)系在一起，這樣才能更好的發(fā)揮檔案系統(tǒng)的作用。
3.3建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標準
標準化管理對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有十分重要的作用，因此，醫(yī)院要結(jié)合自身的實際情況，從檔案管理出發(fā)，制定相應(yīng)的標準化工作流程，從而促使醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范、標準。在檔案利用方面，除了管理人員，只有擁有權(quán)限的人才能使用，醫(yī)院要逐步完善檔案管理機制，以此提高檔案管理質(zhì)量。
3.4提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)
人才對現(xiàn)代社會發(fā)展有十分重要的作用，對醫(yī)院而言，人才的重要性也是不言而喻，為全面提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)步伐，醫(yī)院要加強對從業(yè)人員的培養(yǎng)，不斷提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，確保從業(yè)人員能以積極的態(tài)度面對檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的全面進行打下良好基礎(chǔ)。
4.總結(jié)
檔案管理信息化建設(shè)對醫(yī)院的全面發(fā)展有十分重要的作用，因此，在新環(huán)境下，醫(yī)院要強化從業(yè)人員檔案管理意識、做好檔案管理軟件開發(fā)工作、建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標準、提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，以此不斷提高醫(yī)院檔案管理信息化水平。
參考文獻：
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摘 要：高校檔案管理信息化建設(shè)，是如今高校管理中必不可少的一個部分。本文就高校檔案管理信息化建設(shè)進行分析，通過對其內(nèi)涵的闡述，根據(jù)其面臨的問題，有針對性地提出相應(yīng)的解決措施，力求為提高各大高校檔案管理信息化建設(shè)作貢獻，實現(xiàn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞 ：高校檔案管理；信息化建設(shè)；相關(guān)對策
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）03-0155-03
隨著社會的發(fā)展，科技的進步，辦公自動化逐漸普及到各大高校，這也在一定程度上改變著高校檔案管理的方式，由原本的傳統(tǒng)化逐漸向信息化演變，這不僅給高校檔案管理帶來更大便利，還能與時俱進，使其不被社會淘汰，促進高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。因此如何高效、合理地將信息化建設(shè)利用到高校檔案管理中去，成為各大高校管理員的主要任務(wù)。
有效的檔案信息化管理，不但可以增加檔案資源的可利用率，而且能提高管理者的工作效率，減輕他們的工作量。但是，由于目前的高校檔案管理信息化建設(shè)還面臨著不少的阻礙和問題，因此有針對性地對這些問題進行相應(yīng)地解決很有必要，這也是本文論述的重點。
1 高校檔案管理的基本概念及內(nèi)涵
1.1 基本概念闡述
高校檔案管理是高校管理中必不可少的一部分，它對高校管理的可持續(xù)發(fā)展起決定性作用。高校檔案管理主要由教學(xué)檔案、招生活動、科研管理檔案等部分組成。它將生動形象的事物變成抽象的圖表和文字等等，方便保存，且可供恒遠流傳。高校檔案，是學(xué)校歷史的完整記錄；是學(xué)校教育的實時寫真；是校園活動的紀實。它既可以幫助學(xué)校的教育教學(xué)積累豐富的經(jīng)驗，還能最大程度地為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，貫穿于學(xué)校的每一項工作中，具有深遠的意義。
高校檔案管理信息化的含義是，在進行高校檔案管理時，將檔案管理信息化，利用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)化手段將高校檔案資料進行合理分類、利用、開發(fā)，實現(xiàn)其社會共享的目的，提高其可利用價值。高校檔案管理信息化利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，將高校檔案資源進行整合、分類、管理、二次利用，實現(xiàn)資源共享。
高校檔案管理信息化蘊含豐富的內(nèi)涵，具體內(nèi)涵如下：
（1）它的實現(xiàn)可以充分收集高校各類檔案資源，把數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)作為載體，實現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化。
（2）采用計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，實現(xiàn)高校檔案一體化、自動化管理。集閱覽、記錄、儲存、傳遞、搜索等管理功能于一體。
（3）運用計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，實現(xiàn)資源高度共享，充分體現(xiàn)高校檔案資源的價值。
（4）它是一個將信息技術(shù)進行高度應(yīng)用和推廣的過程；是一個將高校檔案信息、資源進行開發(fā)和二次利用的過程；是一個實現(xiàn)信息服務(wù)最大化價值的過程。
2 高校檔案管理信息化建設(shè)的作用和必要性
隨著社會的進步和科技的發(fā)展，高校檔案管理建設(shè)面臨著不少的問題和挑戰(zhàn)。由于數(shù)字化、信息化時代的到來，計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)影響著人們的日常生活，逐漸成為人們生活、工作以及學(xué)習(xí)的重要工具。而為了實現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化，進行高校檔案管理信息化建設(shè)很有必要，它不僅能夠記錄學(xué)校的歷史演變過程，還能對學(xué)?；顒舆M行紀實，這在一定程度上全面、真實、客觀地體現(xiàn)了學(xué)校的發(fā)展歷程和教育成果，及時進行檔案管理和保存。同時還能夠提高學(xué)校的管理效率，對學(xué)校教育具有深遠影響和意義。
3 高校檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題分析
隨著高校檔案管理信息化建設(shè)的普及，高校檔案管理得到不斷進步和發(fā)展，但是在高校檔案管理信息化建設(shè)的過程中還面臨著不少問題。其問題主要體現(xiàn)在如下幾個方面。
3.1 基礎(chǔ)設(shè)備不完善
高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是齊全的檔案管理設(shè)備，但是根據(jù)高?，F(xiàn)狀來看，大部分高校的檔案管理設(shè)備不夠齊全。一套完善的高校檔案管理設(shè)備是由硬件、軟件設(shè)備兩個部分組成的，其中硬件設(shè)備包括計算機、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀、打印機等，軟件設(shè)備包括數(shù)據(jù)庫、信息處理系統(tǒng)等。
在高校檔案管理信息化建設(shè)中，由于相關(guān)檔案管理人員對其缺乏認知，且重視度不夠，導(dǎo)致高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備無法及時更新，這種情況的出現(xiàn)，阻礙了高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進程。
3.2 高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進度緩慢
由于受傳統(tǒng)化檔案管理方式的影響，導(dǎo)致無法進行系統(tǒng)的信息化管理。在信息化管理普遍應(yīng)用之前，我國都是采用紙質(zhì)管理的方式進行檔案保存，因此難以適應(yīng)信息化管理的進程，加之我國進行高校檔案管理信息化建設(shè)起步太晚，缺乏基礎(chǔ)建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)備不足，這在一定程度上阻礙了高校檔案管理信息化建設(shè)的進程。
3.3 缺乏有針對性的系統(tǒng)管理標準
信息化管理系統(tǒng)標準作為高校檔案資源高度共享的基礎(chǔ)前提，由于高校檔案管理缺乏有針對性的系統(tǒng)管理標準，且沒有完整的管理規(guī)劃，造成檔案管理人員存在盲目性，這對高校檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生直接影響，使之無法實現(xiàn)資源共享，從而阻礙其發(fā)展進程。
3.4 專業(yè)人才不足
在高校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，專業(yè)人才作為必不可少的一個因素，是促進其發(fā)展的關(guān)鍵部分，而專業(yè)的檔案管理人才不僅需要具備扎實的基本知識，還需要擁有熟練的計算機操作技能。但是就目前的高校人才現(xiàn)狀而言，他們在專業(yè)領(lǐng)域存在太多不足，不僅基礎(chǔ)理論知識認知度不夠，還缺乏相關(guān)專業(yè)技能，無法將基礎(chǔ)理論與專業(yè)技能進行巧妙地融合，阻礙高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進程。
3.5 領(lǐng)導(dǎo)認知度不夠
就目前大多數(shù)高校而言，檔案管理作為高校管理過程中的一部分，缺乏高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，他們認為不需要在檔案管理上特意花時間、花精力，應(yīng)該順其自然，按照以前的傳統(tǒng)管理進行即可，不愿意將資金花在檔案管理上。由于他們對檔案管理信息化建設(shè)缺乏認知和了解，造成上述現(xiàn)象的發(fā)生，影響了高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。
4 高校檔案管理信息化建設(shè)的有效措施
綜上所述，高校檔案管理在行信息化建設(shè)的過程中面臨著不少的問題，其中主要的問題包括，基礎(chǔ)設(shè)備不完善、發(fā)展進度緩慢、缺乏有針對性的系統(tǒng)管理標準、專業(yè)人才不足、領(lǐng)導(dǎo)認知度不夠等，為了使高校檔案管理信息化建設(shè)有效進行，本文針對這些問題，提出了相應(yīng)的解決措施。
4.1 加強基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)
4.1.1 基礎(chǔ)設(shè)備的組成和作用
高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備分為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)字化設(shè)備兩部分，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主要包含計算機、路由器、服務(wù)器等等硬件設(shè)備，數(shù)字化設(shè)備主要包含數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等等虛擬化信息資源。計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是基礎(chǔ)設(shè)施的核心內(nèi)容，它是實現(xiàn)資源共享、進行檔案傳輸、信息交換的基礎(chǔ)。所以，建立一個高效的信息化檔案管理具有重大意義，它不但能夠有效地進行資源共享，還能將檔案信息化的優(yōu)點充分體現(xiàn)，實現(xiàn)檔案管理價值最大化。
4.1.2 以完善局域網(wǎng)為前提，實現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)備價值最大化
為了讓高校檔案管理信息化建設(shè)有效進行，高校需雖其原有的局域網(wǎng)進行高度完善和修改，且做到與相鄰高?；蛘咂渌母咝崿F(xiàn)資源共享、進行聯(lián)通，進一步優(yōu)化原有的網(wǎng)站內(nèi)容和模式，提高網(wǎng)站信息量和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)能力。同時，根據(jù)學(xué)?；厩闆r，進行資源整合、規(guī)劃，在原有設(shè)備的基礎(chǔ)上，購置全新的軟件設(shè)備，包括系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備兩部分，前者包含網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、文檔一體化等等，后者包含文件服務(wù)器、掃描儀等等。
4.1.3 完善高校檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)
高校檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)，依附于網(wǎng)絡(luò)教育平臺，而這個平臺是全省統(tǒng)一的，為了完善高校檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)，需先建立全省高校檔案信息網(wǎng)，實現(xiàn)各大高校網(wǎng)絡(luò)信息資源共享，使高校信息網(wǎng)成為成為全省信息網(wǎng)的一部分。
4.1.4 資源設(shè)置建設(shè)
（1）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，方便檔案信息化查詢，這在一定程度上能夠有效地提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，達到資源共享的目的。
（2）采取電子文檔形式進行文檔的保存，提高人們的信息化意識，常常舉辦相關(guān)講座和培訓(xùn)，提高相關(guān)人員信息化技術(shù)水平，推動高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。
（3）加強檔案管理信息化意識，從工作入手，加強電子文檔的收錄、分類等工作，并保證其準確性，促進高校檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展。
4.2 提高相關(guān)人員認知性
4.2.1 提高領(lǐng)導(dǎo)對高校檔案管理信息化建設(shè)的認知度
根據(jù)高校的具體情況，制定高校檔案管理信息化建設(shè)的可行性方案，讓高校領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理信息化的必要性和重要性，讓高校檔案管理信息化建設(shè)順利進行。因此高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化的認同和支持是高校檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，也是其有效進行得保障。
4.2.2 提高高校相關(guān)部門的認知度
這就需要在一定程度上消除各相關(guān)人員對檔案信息化建設(shè)的認知偏差，營造正確的認知氛圍，提高所有人員的積極主動性，配合檔案管理者的基本工作。檔案管理信息化工作的職責(zé)，不僅僅局限于檔案管理人員，它也是整個高校人員的職責(zé)所在，在此過程中需要每個成員利用不同的方式去進行宣傳，達到提高檔案資源、信息可利用率的目的。在宣傳的過程，為高校營造積極主動的工作氛圍，同時提高學(xué)生、老師們對檔案管理信息化的認知意識。
4.3 培養(yǎng)專業(yè)人才
檔案管理工作人員是高校檔案管理信息化建設(shè)過程中的重要部分，它是維持檔案信息及時傳遞給用戶的橋梁，它是檔案管理信息化建設(shè)的操作者。隨著社會的進步、科技的發(fā)展，社會的人才需求越來越大，對人才的要求也越來越高，因此，在高校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，管理人員的素質(zhì)高低，決定他在高校的地位高低。若他們無法與時俱進，依舊以原來的管理方式和思維方式去進行相關(guān)工作，那么他們終究被該行業(yè)所淘汰。所以，檔案管理工作人員應(yīng)隨著時代的變化而變化，將其自身的專業(yè)技能進一步強化，適應(yīng)信息化的進程，采用全新的思維方式積極主動地投身于新型管理模式中去。
為了促進高校檔案管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，需培養(yǎng)較多的專業(yè)人才，而人才的培養(yǎng)工作應(yīng)做到如下幾個部分：
4.3.1 加強專業(yè)知識的培訓(xùn)
完善高校檔案管理工作人員相關(guān)培訓(xùn)制度，開展進一步強化培訓(xùn)課程，把計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)與現(xiàn)代化管理知識相結(jié)合，并列入培訓(xùn)課程，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。
4.3.2 定期組織學(xué)習(xí)交流會
高校應(yīng)進行定期的學(xué)習(xí)交流會，與其他高校進行信息、知識交流，取長補短，引進先進的思想和學(xué)習(xí)方法，提高人員的專業(yè)水平。
4.3.3 設(shè)置績效考核制度
將高校檔案管理人員的培訓(xùn)狀況加入考核內(nèi)容，調(diào)動檔案管理人員在培訓(xùn)過程中的積極主動性，為整個團隊樹立良好的榜樣，同時提高整個團隊的專業(yè)水平。
4.3.4 培養(yǎng)集管理、技術(shù)與一身的人才
高校檔案管理相關(guān)部門，需通過不同渠道招攬優(yōu)秀的計算機網(wǎng)絡(luò)人才，之后，開設(shè)專業(yè)的檔案管理課程，對他們進行相關(guān)的管理培訓(xùn)，培養(yǎng)集管理、技術(shù)于一身的高質(zhì)量人才。
4.4 制定合理的系統(tǒng)管理標準
（1）根據(jù)國家檔案局的相關(guān)準則，嚴格進行高校檔案管理信息化建設(shè)，在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高校的實際情況制定符合學(xué)校發(fā)展的系統(tǒng)管理標準，對對高校檔案管理進行規(guī)范化和系統(tǒng)化。
（2）高校檔案管理部門需積極配合，主動參與到系統(tǒng)管理標準相關(guān)規(guī)范的研究和制定中，加快研究進程，提高相關(guān)規(guī)章的制定效率。
4.5 高校檔案管理信息化資源設(shè)置建設(shè)
4.5.1 完善信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)
檔案管理信息化建設(shè)，有利于實現(xiàn)檔案查詢的信息化，這樣可以提高檔案管理人員的工作效率，減輕他們的工作負擔(dān)，實現(xiàn)資源共享。
4.5.2 強化電子文檔保存意識
電子文檔較紙質(zhì)文檔而言，保存性更久，查詢更方便，閱覽更直觀。因此，提高高校人員電子文檔保存意識很有必要。可以通過采用培訓(xùn)和講座的方式，提高高校人員的信息化技術(shù)水平，實現(xiàn)檔案管理信息化。
4.5.3 從檔案管理部門人員開始，逐一進行信息化培訓(xùn)和講座，提高全員的檔案管理信息化水平。
4.6 建立健全的安全保障體系
隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化在各大高校得以普及，然而越是受到普及的事物，越容易存在安全漏洞。因此，建立健全的安全保障體系很有必要。
由于高校檔案內(nèi)容包含學(xué)校的完整信息、資料和即時動態(tài)，有些信息甚至處于高度機密狀態(tài)，對學(xué)校的發(fā)展有重大意義，其安全性顯得尤其重要。因此在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，高校檔案管理必須做到以計算機管理為主，以人工管理為輔，兩者相互結(jié)合，進行同時管理力求保障所有檔案信息的安全，促進高校檔案管理的發(fā)展。
5 結(jié)束語
根據(jù)全文論述可得，高校檔案管理信息化、自動化已經(jīng)取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，逐漸成為高校檔案管理的主要管理方式。因此，高校檔案管理信息化建設(shè)很有必要，為了提高檔案管理者的工作效率，實現(xiàn)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，讓高校的管理實現(xiàn)最大價值化，需對檔案管理信息化進行不斷完善和改進，根據(jù)其現(xiàn)狀存在的問題，提出相應(yīng)的解決對策，力求高校檔案管理信息化建設(shè)的有效進行，促進高校檔案管理的管理科學(xué)化，加快高校的整體發(fā)展進程。
參考文獻：
（1）陳程。高校檔案管理的信息化建設(shè)探析[J]。魅力中國，2014（13）。
（一）檔案管理的信息化意識不足
實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作，需要大量的時間來逐步完成，而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上，疏于對檔案的管理，忽視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗、缺乏服務(wù)意識，使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而，事實上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益，但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持，間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。
（二）檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下，磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，許多企業(yè)實現(xiàn)了工程設(shè)計、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等，這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損，例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用，嚴重的還會導(dǎo)致系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題。
（三）標準化建設(shè)不夠完善
檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中，必須有相關(guān)的規(guī)范與標準對其進行指導(dǎo)。信息化是一個非常嚴密的信息系統(tǒng)，各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現(xiàn)，為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計算的標準卻難以滿足企業(yè)的需求，企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標準、數(shù)據(jù)交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便，甚至?xí)乐刂萍s企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益和社會效益。
二、改善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議
通過分析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題，可以知道，只有在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，完善檔案管理人員的培訓(xùn)，才能徹底實現(xiàn)檔案管理的信息化水平，可以從以下三個方面進行：
（一）檔案管理人員要提升檔案信息意識
檔案信息化在某種意義上講就是觀念信息化，檔案管理人員是檔案信息化工程的基本力量，他們的能動性關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗，檔案管理人員只有在思想上樹立了檔案信息的意識，認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，才會具有強烈的使命感與責(zé)任心，做到主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)工作，認真做好信息化建設(shè)中的每個流程。
（二）實現(xiàn)管理工具的信息化
一是，配置計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、光盤刻錄機掃描等設(shè)備。計算機系統(tǒng)軟件的開發(fā)或應(yīng)用，都可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓(xùn)和推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。二是，每個員工的檔案全文的數(shù)字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案雙管齊下的工作模式，避免重復(fù)，節(jié)約人力、財力的同時，也大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。三是，對上網(wǎng)的員工檔案信息進行密級界定。首先確定密級標準，對內(nèi)部檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密等級進行界定;其次在網(wǎng)上對檔案信息使用者進行身份驗證，信息查詢權(quán)限針對不同身份的使用者有所不同，身份越高權(quán)限越寬，以保障軟件系統(tǒng)的安全性。
（三）全面提高檔案管理信息化水平
檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用逐漸向檔案信息化建設(shè)的方向轉(zhuǎn)變。如今，在計算機系統(tǒng)滲透的形式下，計算機管理軟件的運用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了重大貢獻，在開發(fā)系統(tǒng)和檔案利用過程中發(fā)揮著極為重要的作用。
隨著大量產(chǎn)生的電子文件，如何安全且高效地管理電子檔案已成為企業(yè)不可回避的現(xiàn)實問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可規(guī)避的一項重點工作。檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的計算機系統(tǒng)管理軟件，就可以使企業(yè)的檔案達到高效的管理。
信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件為支撐，僅僅用傳統(tǒng)方式管理大量的電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。
在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，信息化建設(shè)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個行業(yè)中。高校檔案管理關(guān)系到高校各項工作的開展，為高校的日常運轉(zhuǎn)提供了重要的信息資源。檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢，所以要對檔案管理模式進行改革。由于各個高校的情況不同，所以在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中還存在一些問題，影響到檔案管理改革工作的進程，需要對其進行深入的分析，進而制定解決的對策，加快高校檔案管理信息化建設(shè)步伐。
一、高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
（一）檔案管理思想落后，管理意識淡薄
檔案管理是高校開展信息資源管理的重要組成部分，為了適應(yīng)時代的發(fā)展，就需要實行檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率。但是由于部分高校的領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到檔案管理工作的重要性，缺乏全局觀念和戰(zhàn)略眼光，所以不夠重視檔案管理，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加之從事檔案管理的工作人員管理意識淡薄，在管理手段和管理模式方面還比較落后，檔案管理創(chuàng)新意識不強，所以不利于高校開展檔案管理信息化建設(shè)。
（二）管理機制的不協(xié)調(diào)
檔案管理信息化建設(shè)需要對高校所有檔案管理工作進行統(tǒng)一管理，制定完善的管理機制，對檔案管理進行合理規(guī)劃，從而為信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。但是目前部分高校中，對于檔案管理不夠協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，沒有完善的管理體系，往往都是各自為政，呈現(xiàn)條塊的運行模式，并且沒有資源共享的信息平臺，影響到信息化建設(shè)的進程。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是因為高校沒有將檔案管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，在政策、資金以及技術(shù)等方面缺乏必要的支持。
（三）資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后
檔案管理信息化建設(shè)需要充分的資金作為后盾，在人員與技術(shù)方面給予大力的支持。但是有些高校由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，所以在資金方面的扶持力度不夠，沒有充足的資金去購置設(shè)備，并且在技術(shù)以及人員方面不夠完善。有些高校雖然擁有基礎(chǔ)的信息化設(shè)備，但是還沒有形成網(wǎng)絡(luò)化，缺乏必要的技術(shù)支持，無法形成完整的信息網(wǎng)絡(luò)。
（四）管理人員綜合素質(zhì)不高
檔案管理人員是開展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，一切工作的運行都需要管理人員來操作。檔案管理信息化建設(shè)需要檔案管理人員要具有專業(yè)知識，同時還能夠熟練操作計算機，會利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資源進行管理。但是在部分高校中，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)不高，不僅專業(yè)知識欠缺，并且計算機操作不夠熟練，不利于檔案管理信息建設(shè)。
二、高校檔案管理信息化建設(shè)的途徑
（一）加強制度建設(shè)
根據(jù)現(xiàn)行檔案法要求，檔案歸檔由以往的檔案管理部門歸檔立卷轉(zhuǎn)變?yōu)橛筛餍形膯挝环謩e歸檔立卷，然后按規(guī)定時間向檔案館移交歸檔文件。在移交上，要紙質(zhì)文件和電子文件二種同時歸檔。這就要求高校要制定一整套完整切實可行的檔案管理規(guī)章制度，在制度中要明確規(guī)范各部門需要歸檔的文件材料范圍，并要求各部門均安排一名兼職檔案員，兼職檔案員基本上要保證穩(wěn)定，做好本部門日常檔案收集保管工作，并由學(xué)校的檔案管理部門定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在檔案管理系統(tǒng)中給每個部門授以相應(yīng)的權(quán)限，各部門只能在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)完成本部門歸檔文件材料的網(wǎng)上著錄、查詢等。
（二）增加經(jīng)費投入，完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
學(xué)校要配備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機、存儲器等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)軟件設(shè)施。檔案管理軟件要涵蓋對檔案信息的收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能，同時還要適應(yīng)多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng)的運行，具有較強的安全控制能力，并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行連接和交換數(shù)據(jù)的能力等。如果說，僅僅是校園網(wǎng)與檔案館開通并相連接，而檔案館沒有相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)軟件作支持。學(xué)校沒有相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件設(shè)備的投入，那么校園網(wǎng)對于檔案信息化管理來說就形同虛設(shè)了。
（三）建立檔案網(wǎng)站，開展館藏檔案數(shù)字化工作
館藏檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是信息化條件下有效利用館藏紙質(zhì)檔案信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度，直接影響著檔案信息資源的可利用性和共享性。館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)十分重大，工作量大，技術(shù)要求高。要加大人力、物力、財力保障，采用先進信息技術(shù)和辦公手段，對館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進行數(shù)字化，形成電子檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫，加強各類數(shù)據(jù)庫建設(shè)。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，館藏檔案的數(shù)字化工作，提高檔案的利用率并實現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)的目標。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)
檔案信息化建設(shè)，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)鍵，對管理者的知識和能力、專業(yè)技能提出了新要求，要求管理人員要對計算機的操作技能掌握熟練，對檔案專業(yè)知識要精通，對檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)要加強，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們成為既具備檔案管理專業(yè)知識，又熟練掌握現(xiàn)代化信息操作技術(shù)的復(fù)合型人才。
（五）健全檔案信息安全保護機制
一方面，高校要制定合理嚴格的檔案信息安全保密制度，不斷培養(yǎng)和強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能；另一方面，高校應(yīng)采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴密的流程化處理機制，責(zé)任落實到人，建立嚴格的監(jiān)控機制，引入科學(xué)實用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略。根據(jù)電子化檔案信息數(shù)據(jù)安全性的要求，在數(shù)據(jù)管理和使用上，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限；在數(shù)據(jù)管理中，要對數(shù)據(jù)采集、編輯、審核等進行權(quán)限規(guī)定；在數(shù)據(jù)查詢利用上，要考慮查閱者所應(yīng)具備的資格、訪問權(quán)限和查詢范圍。
三、結(jié)束語
高校檔案管理信息化建設(shè)是提高高校信息資源管理水平的重要途徑，對高校日常工作的開展具有重要的作用。為了加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進程，需要強化高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，加大資金的支持，制定完善的管理機制，提高管理人員的綜合素質(zhì)，為實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。
參考文獻
