時間：2023-06-06 09:01:11
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇檔案整理規(guī)范范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
合同
委托方：**(以下簡稱“甲方”)
受托方：** (以下簡稱“乙方”)
甲、乙雙方在平等、自愿、合法的基礎(chǔ)上，根據(jù)《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律的規(guī)定，雙方達成如下協(xié)議，共同遵守。
序號
項目
規(guī)格/單位
數(shù)量(預(yù)計)
單價（元）
小計（元）
備注
1
120
盒
元
其他規(guī)格檔案盒折合成4cm計算；
包含需歸檔紙質(zhì)文件全流程規(guī)范化整理歸檔（如編件號、蓋歸檔章、保管期限鑒定、檔案盒信息完善等）。
2
庫房基建檔案整理
4cm/盒
500
/盒
元
其他規(guī)格檔案盒折合成4cm計算；
檔案整理總計：元
一、合同價
二、開工日期：2021年 月日。
三、工作地點：甲方指定的工作地點。
四、服務(wù)周期：甲方完成需進行規(guī)范化整理檔案完整收集并移交乙方后4個月內(nèi)。
五、工作內(nèi)容
1、文書檔案整理：；
六、付款方式
甲方開票信息：
單位名稱：
稅號：
公司地址：
開戶銀行：
電話：
賬號：
七、質(zhì)量保證：
乙方必須按甲方對人員、系統(tǒng)及設(shè)備的要求，按時按質(zhì)按量完成本項目合同約定的所有工作。
八、項目驗收：
1.文書檔案整理必須符合國家檔案局、****相關(guān)檔案整理規(guī)定。
2.乙方在完成相關(guān)工作并提交工作成果后向甲方提出驗收申請，甲方在5 個工作日內(nèi)組織驗收。
3.如需要，甲方可委托第三方機構(gòu)進行驗收，乙方須全力配合，因委托第三方機構(gòu)所產(chǎn)生的費用由乙方承擔(dān)。
4.如驗收未能達到甲方要求，乙方須進行自檢，并在在甲方規(guī)定的時間內(nèi)按甲方要求完成整改，以達到驗收要求。
5.相關(guān)工作驗收合格后，由甲乙雙方共同簽字確認(rèn)。
九、甲方的權(quán)利及義務(wù)
1.甲方負(fù)責(zé)向乙方介紹、解釋本項目相關(guān)工作的基本情況。
2.甲方負(fù)責(zé)向乙方提供工作場所以及住宿。
3.甲方應(yīng)按合同的約定的方式按時支付合同款項。
4.甲方應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項目涉及到的相關(guān)部門。
5.若無質(zhì)量及使用問題，甲方應(yīng)按時組織驗收。
十、乙方的權(quán)利及義務(wù)
1.乙方按照本合同確認(rèn)的內(nèi)容，嚴(yán)格按要求完成項目的工作。
2.負(fù)責(zé)指派專門的技術(shù)人員按時按需按質(zhì)完成項目，在項目實施過程中向甲方解釋所使用的技術(shù)問題。
3.乙方有責(zé)任保證各門類檔案整理工作達到預(yù)期目標(biāo)。
4.如由于乙方的原因造成工作的損失或者延誤，由乙方承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
5.乙方有權(quán)按本合同約定對甲方收取款項。
6.乙方須按合同要求對工作過程中接觸到的所有文件和信息的內(nèi)容保密。
十一、售后服務(wù)
1.乙方提供的服務(wù)成果必須滿足檔案整理要求，對達不到要求者，根據(jù)實際情況，經(jīng)雙方協(xié)商，可按以下情況處理：
（1）重做，由乙方承擔(dān)因重做所發(fā)生的全部費用，并賠償甲方損失。
（2）修改，由乙方承擔(dān)因修改所發(fā)生的全部費用，并賠償甲方損失。
十二、保密
1.雙方應(yīng)當(dāng)對本合同的內(nèi)容、因履行本合同或在本合同履行期間獲得的或收到的對方的商務(wù)、財務(wù)、技術(shù)、產(chǎn)品的信息、用戶資料或其他表明保密字樣的文件或信息的內(nèi)容(簡稱“保密資料”)保守秘密，未經(jīng)信息披露方書面事先同意，不得向本合同以外的任何第三方披露。資料接受方可僅為本合同目的向其確有知悉必要的雇員披露對方提供的保密資料，但同時須指示其雇員遵守本條規(guī)定的保密及不披露義務(wù)。雙方應(yīng)僅為本合同目的而復(fù)制和使用保密資料。
2.除非得到另一方的書面許可，甲乙雙方均不得將本合同中的內(nèi)容及在本合同執(zhí)行過程中獲得的對方的商業(yè)信息向任何第三方泄露。
3.本保密義務(wù)應(yīng)在本合同期滿、解除或終止后仍然有效。
十三、違約責(zé)任
1.若乙方因自身原因未按時完成項目，乙方須按300.00 元/天的標(biāo)準(zhǔn)向甲方承擔(dān)遲延履行違約金，甲方有權(quán)直接從合同金額中扣除，遲延履行違約金總額不超過本合同總價款的 5%，同時甲方有權(quán)單方解除本合同，本合同因此解除的，乙方應(yīng)返還甲方全部已付項目合同費用。
2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的義務(wù)和責(zé)任，并在各階段內(nèi)按時提交合格的階段目標(biāo)成果后，甲方無故終止合同，將視甲方為違約，乙方有權(quán)利向甲方提出經(jīng)濟賠償要求。
3.如乙方提供檔案整理不符合合同約定要求，乙方應(yīng)無償返工，并按約定承擔(dān)逾期完工的違約責(zé)任，若還未達到甲方要求，甲方有權(quán)終止合同。
4.合同履行期內(nèi)，若需變更、終止本合同的，須雙方簽字代表協(xié)商一致后簽訂補充協(xié)議。
十四、合同變更及終止
1.本合同簽訂后，經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，可以對本合同有關(guān)條款進行變更或者補充但應(yīng)當(dāng)以書面形式確認(rèn)。上述文件一經(jīng)簽署，既具有法律效力并成為本合同的有效組成部分。
2.任何一方終止合同，需提前10 個工作日書面通知對方，并說明正當(dāng)終止理由，由雙方簽字代表協(xié)商一致后終止合同。
3.因不可抗力或者國家政策調(diào)整，使得本合同的履行不可能、不必要或者無意義的，任一方均可以解除本合同，雙方均不承擔(dān)責(zé)任。待條件恢復(fù)后，由雙方協(xié)商確定合同變更內(nèi)容。
十五、爭議解決
執(zhí)行本合同或與本合同有關(guān)事項發(fā)生的一切爭議，應(yīng)由甲乙雙方通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成或不愿協(xié)商的，應(yīng)提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決。
十六、不可抗力
如因戰(zhàn)爭、嚴(yán)重火災(zāi)、水災(zāi)、臺風(fēng)、地震、政府法令變更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他經(jīng)甲乙雙方認(rèn)可的不可抗拒的因素，導(dǎo)致工期延誤，甲乙雙方均不負(fù)違約責(zé)任。經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，另行商定解決辦法。
十七、合同生效
1.本合同自雙方法定代表人或授權(quán)人簽字并加蓋公章或合同專用章之日起生效, 本合同一式陸份，雙方各執(zhí)叁份，均具有同等的法律效力。
2.本合同于年月日在**（詳細(xì)地址： ）簽訂。
3.本合同附件：
附件一、項目保密協(xié)議
甲方（蓋章）：
地址：
電話：
開戶銀行：
賬號：
聯(lián)系人：
甲方代表簽字：
日期：
乙方（蓋章）：
地址：
開戶銀行：
賬號：
聯(lián)系人及電話：
乙方代表簽字：
日期：
干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項基本工作，工作人員根據(jù)檔案的分類進行分區(qū)管理。通過干部檔案的管理可以真正認(rèn)識熟悉干部的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等等，也是普通工作人員通過領(lǐng)導(dǎo)督促自己學(xué)習(xí)的好方法。本文主要介紹人事檔案審核整理的重要性及如何進行人事檔案審核整理兩個方面的內(nèi)容。
一、干部人事檔案審核整理的重要性
《干部檔案工作條例》第二條指出：干部檔案是干部個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據(jù)。同時，干部的人事檔案審核主要包括年齡、工齡、黨齡（三齡），學(xué)歷、工作經(jīng)歷等。由于這些檔案資料對干部升級、職稱評比有著非常重要的作用，同時由于我國機關(guān)事業(yè)單位落后的人事檔案管理隊伍和檔案管理工作人員的能力欠缺，從而使得干部人事檔案審核整理變得越來越重要。
（一）干部人事檔案管理的重要性。干部檔案管理工作是一項重要的工作內(nèi)容，也是認(rèn)識和了解干部的基本依據(jù)，只有認(rèn)真管理好干部人員的檔案，才可以為干部所在的機關(guān)事業(yè)單位帶來便利。但是，有的機關(guān)事業(yè)單位對干部檔案管理中，雖然設(shè)立了專門的檔案管理室，但是并沒有給檔案管理室配備專業(yè)的檔案管理人員，其中的許多檔案管理人員都是招聘的退休人員或者是沒有相關(guān)知識經(jīng)驗的工作人員。這些人員由于沒有專業(yè)的檔案管理知識素養(yǎng)，并不能很好地去管理檔案相關(guān)工作。比如，檔案管理人員認(rèn)為只要檔案內(nèi)容不丟失、不泄露就認(rèn)為他們的工作做的夠好了，但是，對干部檔案資料內(nèi)容不丟失、不泄露是檔案管理人員必須具備的工作素質(zhì)，此外，還需要保證管理人員對干部的檔案管理熟悉，如果需要找某個領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)資料，而不用去隨便翻找，直接就可以知道所需資料的具置。因此，整理和管理好干部人事檔案變得越來越重要。
（二）干部人事檔案審核的重要性。檔案可以說幾乎包含了一個人的所有信息，不論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是普通人，檔案材料都是重要的。同時，對于干部檔案中干部的學(xué)業(yè)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，這些材料對于后期干部的升遷有著非常重要的影響。特別是對于干部尋找新的工作崗位時，用人單位便會根據(jù)該干部以前的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等確定干部以后的工作方向。但是，由于檔案管理工作人員沒有接受檔案管理相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，對檔案中材料的填寫規(guī)范或填寫要求不是很清楚，從而導(dǎo)致，很多干部檔案資料的內(nèi)容填寫不規(guī)范，內(nèi)容填寫也不完整，更有甚者發(fā)生比較嚴(yán)重的問題。因此，為了避免發(fā)生比較嚴(yán)重的問題，對于干部的檔案資料必須進行嚴(yán)格的審核，只有審核通過才能進行檔案的存檔。從而，干部人事檔案審核對檔案的正常管理起著非常重要的作用。
二、如何進行人事檔案審核整理
（一）如何進行人事檔案整理。人事檔案整理的好壞對干部本人和用人單位都有著很重要的影響，因此，為了使檔案管理工作規(guī)范化，可以從以下兩個方面人事n案整理研究。一方面，人事檔案的整理可以通過不同省份進行整理，這樣不僅可以獲取同一機關(guān)單位的干部人員各省份的分配，同時也給檔案管理工作人員帶來了很大的便利性。另一方便，由于檔案管理工作人員專業(yè)水平較差，如果不能從根本上提高檔案管理人員的能力，也會給以后的檔案管理埋下不必要的麻煩，因此，需要通過對檔案管理工作進行相關(guān)方面的培訓(xùn)，只有這樣才可能在根本上解決問題。
（二）如何進行人事檔案審核。由于干部人事檔案填寫不規(guī)范、不完整將會對干部以后的工作帶來一定的影響，因此，需要對人事檔案審核。同時，干部人事檔案的審核可以從以下兩個方面介紹：一方面，對于干部的檔案資料填寫需要檔案管理相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審核，若領(lǐng)導(dǎo)審核通過后需再次找到檔案管理相關(guān)的專家審核，最后檔案管理部門的最高領(lǐng)導(dǎo)審核，只有全部通過才可以認(rèn)為該干部的檔案信息填寫完整、規(guī)范、正確。另一方面，干部的檔案資料進行審核時，須嚴(yán)格執(zhí)行審核的要義：嚴(yán)、細(xì)。只有嚴(yán)格地審核所有檔案，才能使檔案不會出錯，并且審核檔案時還要保持一定的耐心，認(rèn)真仔細(xì)地一條條審核，特別是“三齡二歷一身份”中每一項內(nèi)容都要嚴(yán)格審核。
三、結(jié)論
干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項基本工作，工作人員根據(jù)檔案的分類進行分省管理。本文主要介紹人事檔案審核整理的重要性及如何進行人事檔案審核整理兩個方面的內(nèi)容。只有做好檔案管理人員培訓(xùn)、加強對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，才會實現(xiàn)檔案管理的規(guī)劃化。
【參考文獻】
檔案的征集是檔案整理、檔案歸檔以及檔案保管等工作的基礎(chǔ)，檔案的整理要以檔案征集的收集數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，檔案的管理要以安放完好的檔案數(shù)據(jù)架構(gòu)為前提，因此滿足這些前提的首要條件就是進行檔案征集工作，從而使接下來的檔案工作內(nèi)容得到保障，因此在檔案征集工作上必須嚴(yán)肅對待，馬虎不得。這也是為后續(xù)的檔案歸檔、管理工作打下良好而穩(wěn)定基礎(chǔ)的前提。為了使檔案的征集工作更具條理性，應(yīng)該對檔案的征集工作進行一定的規(guī)范化管理，進而使其向我們所期望的方向順利發(fā)展。
1 檔案征集工作的環(huán)節(jié)
檔案征集工作主要指的是人力資源與社會保障局根據(jù)具體的征集計劃來征集所需線索、明確主要的征集對象，通過規(guī)范的程序征集對象進入館內(nèi)，將實際征集的對象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個環(huán)節(jié)：首先是征集計劃的編制；其次是征集對象明確后，檔案征集工作人員和征集對象持有人間的互動過程；第三是對已選的征集對象進行評估鑒定和征集批準(zhǔn)的過程；第四是和征集對象持有人進行征集手續(xù)的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關(guān)文件遞交給館內(nèi)相關(guān)部門的過程。
2 檔案征集工作規(guī)范化管理的手段
2.1 意向申請的規(guī)范化
任何工作的有序開展都需要一個正確而明晰的理論指導(dǎo)，以此為基，能夠使工作有條不紊地進行下去，進而使工作的效率和質(zhì)量都得以保證，并促進此工作過程帶來的經(jīng)濟效益和人文效益的提升。而檔案征集工作也不例外，檔案征集工作也需要有一個明確的目的和工作流程體系為指導(dǎo)。因此在進行檔案征集工作之前，首先要有一個檔案征集的意向，并將這意向通過單位的組織機構(gòu)傳達到員工處。最少應(yīng)傳達到兩人，在意向傳達之后，檔案征集相關(guān)意向的發(fā)起人要就這一事件填寫檔案征集的相關(guān)公文性意向書，以及規(guī)范檔案表格申請書，因為檔案作為一項嚴(yán)肅的書面文件具備一定的法律效益，不能由公民擅自書寫，檔案表格也應(yīng)由國家統(tǒng)一，不能任由公民擅自復(fù)制。
在相關(guān)資料填寫完畢后，將之遞交給上級部門，在上級部門審閱并肯定之后會安排一定的調(diào)查人員核實檔案征集者的相關(guān)資質(zhì)，并且上級部門還會對上述申請文件的真實性予以評定并加蓋工章。為了這一環(huán)節(jié)不出現(xiàn)任何紕漏，進而導(dǎo)致檔案征集意向傳達失敗，申請人應(yīng)就檔案涵蓋的對象的詳細(xì)個人信息整合一份具體的數(shù)字報告，在報告中寫明相關(guān)注意事項，以報告書的形式陳述這一流程中將會涉及到的全部數(shù)字以及相關(guān)詳細(xì)信息，在書面報告紙樣出來后加蓋負(fù)責(zé)部門的公章，并將報告隨申請書一同提交至上級處，以便上級審核。當(dāng)上級的意見隨公章一并返回之后，此征集意向才算傳達完畢，相關(guān)人員必須遵循上述章程嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)步驟，以保證檔案征集工作的規(guī)范化進行。
2.2 制定檔案計劃
檔案征集計劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且，其還是后續(xù)對征集對象予以準(zhǔn)確評估與鑒定的最有力依據(jù)。檔案征集計劃內(nèi)容具體應(yīng)涵蓋征集方式、征集原則、入藏標(biāo)準(zhǔn)、征集范圍等諸多的內(nèi)容" 檔案征集工作人員主要擔(dān)任歸檔人一職，財務(wù)人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項內(nèi)容$征集對象評估報告（副本），征集對象專家鑒定會會議紀(jì)要（正本）、檔案征集協(xié)議（正本）、征集經(jīng)費支付憑證（正本）、征集檔案點交記錄表等。
2.3 對檔案征集對象的評估
通常情況下，在實際的檔案征集工作中，主要是對征集對象進行了全面的評估，而在這一環(huán)節(jié)中，相關(guān)檔案征集工作人員應(yīng)該充分準(zhǔn)備好相關(guān)材料，具體包括了申請表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次，在對征集檔案評估專家的選擇上，將會由檔案館領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一制定。
2.4 對征集來的檔案的審批
對征集而來的檔案不能直接進行歸檔處理首先要對檔案本身進行一定的檢驗和審批程序，進而使檔案的法律效力得到確認(rèn)，從而避免因檔案問題而引發(fā)的經(jīng)濟類、法制類民事糾紛的發(fā)生。具體的審批流程較為簡單，由被征集人將檔案交付給征集者，然后征集者將收到的檔案文件交給具備法律鑒定資質(zhì)的審核部門審核檔案的真實性以及檔案的法律實用性，在審核者確認(rèn)檔案無誤后出具資質(zhì)鑒定證明，然后檔案在交由收集者進行接下來的檔案使用及保管流程。這一系列流程都要以法律為約束，進而保證檔案審批的合理性。此審批環(huán)節(jié)一定要在國家承認(rèn)的地點交由國家委派的檔案審批人員親自執(zhí)行，進而避免因個人審核資質(zhì)的不真實而導(dǎo)致審核失效的情況發(fā)生，這也是間接提升檔案工作效率的合理化方式。
2.5 相關(guān)材料的書面化
在這一環(huán)節(jié)的檔案征集工作中，一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協(xié)議也要一式三份。其中，檔案持有人將會保留一份，另外兩份將由檔案館統(tǒng)一保管。在這一環(huán)節(jié)過程中，要將檔案數(shù)量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協(xié)議清單中。
2.6 尋求專家鑒定
開展專家鑒定會過程中，檔案征集工作者要準(zhǔn)備好所需的材料，擔(dān)任鑒定會的鑒定人員應(yīng)從檔案征集的專家?guī)熘谐槿。詈髮⑿纬晌募鳛閷＜一谡骷瘜ο蠖_展的鑒定會議的會議紀(jì)要。相關(guān)整理工作者要及時有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進行轉(zhuǎn)交的資料包括了檔案征集意向書、申請表、審批表合同、專家鑒定會的會議紀(jì)要等諸多資料的正本。同時，還有征集資料的有關(guān)資料與圖片以及征集的經(jīng)費支出憑證的副本。
結(jié)束語
總而言之，檔案的征集工作是一項法制化的工作，對這一工作的規(guī)范化管理有利于我國檔案工作的順利有序進行，有利于保障被制檔案者的經(jīng)濟利益和人身利益，貫徹了以人為本的政策理念。同時對檔案的征集工作的規(guī)范化管理還有利于提升我國檔案相關(guān)部門的整體執(zhí)行力。因此相關(guān)部門務(wù)必要重視這一點，對檔案征集工作提供一定的政策支持，完善相關(guān)的法規(guī)和法律就能夠使這一項工作處于一個合理的約束范圍內(nèi)，進而在計提的工作流程上得到合理化的管理，從而推動我國檔案事業(yè)的全面和整體化發(fā)展。
參考文獻
[1]楊彩虹.檔案征集工作規(guī)范化管理初探[J].科學(xué)中國人，2016.
[2]王光玉.檔案征集工作規(guī)范化管理初探[J].檔案學(xué)研究，2009.
行政檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、價值鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。行政人事檔案的重要性隨著信息時代的到來，以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。針對高校行政檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個關(guān)系問題行政人事檔案的重要性、行政檔案服務(wù)手段創(chuàng)新、行政檔案拓展服務(wù)領(lǐng)域、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
一、行政檔案服務(wù)手段創(chuàng)新
（一）建立行政檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)
隨著行政檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，行政檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使行政檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)行政檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”
行政檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在學(xué)校檔案館（室），是學(xué)校信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動上傳收集
目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為行政檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)行政檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，行政檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在行政檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。
（四）開展在線服
傳統(tǒng)的行政檔案利用方式，如到行政檔案部門利用行政檔案、參加行政檔案展覽、閱讀行政檔案復(fù)制件或公布件，特別是到行政檔案部門利用行政檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的行政檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的行政檔案服務(wù)方式所代替。
二、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑
（一）完善各項規(guī)章制度
充分認(rèn)識行政檔案管理的重要性，健全行政檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。一是根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)行政檔案管理規(guī)定，結(jié)合實際，從行政檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的行政檔案管理制度。二是引進先進的行政檔案管理軟件，制定電子行政檔案的管理、分類標(biāo)準(zhǔn)。逐步向自動化轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，同時借助先進的行政檔案管理技術(shù)，逐步建立和完善行政檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。
（二）提高信息化管理水平
以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過程中，高校行政檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了行政檔案的信息存儲量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校行政檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數(shù)字化以及行政檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢，這就對行政檔案管理工作提出了新的要求。實現(xiàn)行政檔案管理工作信息化可以將行政檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時間和精力去研究行政檔案的各種規(guī)律，不斷改善行政檔案的管理水平，有助于學(xué)校管理水平的整體提升。
（三）提高管理人員素質(zhì)
新時期的高校行政檔案管理人員不但要具備較全面的行政檔案業(yè)務(wù)知識和實際能力，還需要樹立行政檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建立一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍，組織行政檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)行政檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術(shù)，靈活運用行政檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。鼓勵大家樹立終身學(xué)習(xí)的意識，逐步提高對行政檔案管理工作重要性的認(rèn)識，使行政檔案管理人員有很強的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅持原則。
另外，做好檔案工作，還需處理好四個關(guān)系，即創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系、創(chuàng)新與現(xiàn)實的關(guān)系、創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系、創(chuàng)新與實踐的關(guān)系
總之，加強高校行政檔案的管理，要從完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質(zhì)等方面著手。行政檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，行政檔案管理工作才能跟上時展的步伐。只有不斷地創(chuàng)新，行政檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。我們要努力做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使檔案工作常常變，時時新，這樣才能使我校行政檔案工作立于不衰之地。
（一）基層路政檔案的特點
1、專業(yè)性。路政檔案是在公路的巡查和執(zhí)法過程中產(chǎn)生的，具有行業(yè)特點的專門檔案。
2、需長期保存。路政事案從發(fā)生到處理再到結(jié)案，整個過程中既有基層公路部門獨立辦案結(jié)案的，也有和法院聯(lián)合執(zhí)行的案件，還有和公安等部門配合勘查和取證的案件。所以有的路政事案時間跨度長，辦案環(huán)節(jié)復(fù)雜。相應(yīng)的路政案件檔案就會整理時間長，保存時間久。
3、連續(xù)性。隨著我國基層政府新建道路的增加和舊道路的改建，公路的產(chǎn)權(quán)和附屬設(shè)施會發(fā)生相應(yīng)的改變，這就需要在原來路政檔案的基礎(chǔ)上，不斷增加和完善路產(chǎn)和路權(quán)，以保證路政產(chǎn)權(quán)檔案的連續(xù)性。
（二）基層路政檔案的作用。
基層路政檔案是路政人員維護路產(chǎn)路權(quán)，嚴(yán)格執(zhí)法的第一手資料，是公路管理的憑證，更是路政管理工作的重要法律憑證，真實記錄和反映了基層路政機關(guān)依法辦案客觀情況；路政檔案可為當(dāng)?shù)卣牡缆芬?guī)劃和改擴建提供原始依據(jù)。在涉及道路規(guī)劃、公路建設(shè)拆遷用地和用地賠償?shù)裙ぷ?，以及公路控制區(qū)的穿埋管線、增設(shè)平交道口等項目時，都需要以路政檔案中的許可檔案為依據(jù)；規(guī)范路政檔案管理工作，提高技術(shù)含量，有助于加快基層路政管理科學(xué)化和現(xiàn)代化進程。
2 基層公路路政檔案管理工作存在的問題
（一）路政檔案管理的相關(guān)規(guī)范制度不健全。由于基層路政檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度在系統(tǒng)性和規(guī)范性方面還比較欠缺，路政?n案管理沒有統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，實際工作中檔案歸檔不及時、檔案管理不系統(tǒng)、檔案不完整、檔案分類不明晰、檔案保管不規(guī)范等問題普遍存在，如一些檔案屬于多個部門進行管理的情況，有些保存于公路管理機構(gòu)的檔案室，還有些則存于路政執(zhí)法部門的檔案室；路政執(zhí)法檔案包括大量的影像資源和電子文檔，而基層管理部門則為路政檔案的管理機構(gòu)，這些基層部門分散于各個公路沿線上，導(dǎo)致了檔案信息不對稱、缺乏系統(tǒng)性有的基層路政部門雖然建立了電子業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，但電子檔案數(shù)據(jù)與紙質(zhì)文件的數(shù)據(jù)卻存在出入，電子系統(tǒng)的錄入工作存在著明顯的滯后現(xiàn)象。
（二）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)不能滿足實際工作需要。基層路政部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，業(yè)務(wù)部門對檔案管理工作也不夠支持和配合，甚至本應(yīng)由外業(yè)干的事也推給內(nèi)業(yè)人員，造成互相扯皮、工作不協(xié)調(diào)?；鶎訌氖侣氛n案管理工作的人員普遍綜合素質(zhì)偏低，沒有專業(yè)的專職人員，一般都是兼職，檔案管理工作相對枯燥乏味，基層業(yè)務(wù)骨干都傾向于從事外業(yè)工作，工作性質(zhì)導(dǎo)致檔案管理從業(yè)人員以對工作也缺乏積極性和主動性。
（三）基層路政檔案管理服務(wù)的手段較為落后。在省市級的交通系統(tǒng)，辦公自動化已經(jīng)普及，檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件和信息化手段也都得到了大力的推廣和應(yīng)用。但基層路路政部門對基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度比較小，尤其是路政檔案管理設(shè)施還是較為落后，路政檔案管理人員要整合各類信息，并要把信息進行電子化歸檔，其工作量相對繁雜；路政檔案管理的信息軟件缺乏通用性，信息技術(shù)設(shè)備型號不統(tǒng)一、檔次參差不齊，硬件環(huán)境也不具有規(guī)范性，導(dǎo)致案卷歸檔、信息使用缺乏系統(tǒng)性，這在很大程度上阻礙了基本路產(chǎn)和路權(quán)的維護水平，不利于提高公路執(zhí)法人員依法辦案的水平和實效。
3 進一步規(guī)范基層路政檔案管理工作的幾點建議
（一）完善制度，推行統(tǒng)一的管理機制。首先，我們應(yīng)加大對公路路政檔案的宣傳力度，明確內(nèi)業(yè)和外業(yè)的職責(zé)分工，并且獲得外業(yè)工作人員的支持和理解，將公路路政外業(yè)工作的處理情況也錄入到電子信息系統(tǒng)中，保證歸檔材料的完整性；其次，要在基層路政部門推行執(zhí)法工作與檔案管理同步進行、相互融合，使執(zhí)法工作和檔案管理的流程相互銜接。要明確執(zhí)法工作和檔案管理的責(zé)任分工，使工作人員明白檔案管理是路政執(zhí)法的重要環(huán)節(jié)，必須要把檔案管理工作納入相關(guān)路政執(zhí)法負(fù)責(zé)人的職責(zé)內(nèi)，改變以往路政執(zhí)法負(fù)責(zé)人只執(zhí)法、不負(fù)責(zé)檔案的情況。要對路政執(zhí)法人員實行“一崗雙責(zé)”，要讓一線路政執(zhí)法人員認(rèn)識到既要執(zhí)法又要收集檔案信息，在執(zhí)法的同時要認(rèn)真收集和整理信息資料，把檔案管理納入路政執(zhí)法人員的考核評價之中，真正做到執(zhí)法和歸檔同步。
實行權(quán)力清單制度是推進行政管理現(xiàn)代化、加強行政機關(guān)自身建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作。把行政機關(guān)權(quán)力以清單形式明確下來，有利于行政機關(guān)及其工作人員清楚自身到底擁有什么職權(quán)和多少職權(quán)，以便更好地履行職能、承擔(dān)責(zé)任。
實行權(quán)力清單制度是推動行政機關(guān)全面正確履行職能、建設(shè)服務(wù)型行政機關(guān)的內(nèi)在要求。通過進一步明確職權(quán)，把該負(fù)的責(zé)任擔(dān)負(fù)起來，把該管的事情管住、管好。通過權(quán)力清單對行政權(quán)力的程序、時限、監(jiān)督方式等加以細(xì)化并公開，有助于規(guī)范行政行為，提高行政效率和服務(wù)水平，方便行政相對人辦事。
實行權(quán)力清單制度是規(guī)范行政權(quán)力運行、建設(shè)法治行政機關(guān)和廉潔行政機關(guān)的重要途徑。它可以進一步推動行政權(quán)力在陽光下透明運行，強化權(quán)力監(jiān)督和責(zé)任追究，切實把權(quán)力關(guān)進制度的籠子，強力推動行政機關(guān)嚴(yán)格依法行政，認(rèn)真履行法定職責(zé)。
1、弊端闡述
行政事業(yè)單位在發(fā)展中，人事檔案管理工作意義重大。其對企業(yè)的發(fā)展，對企業(yè)日常管理工作，和團隊建設(shè)等等工作影響大，可以為行政事業(yè)單位日常管理工作和團隊建設(shè)提供理論依據(jù)，實現(xiàn)資源合理應(yīng)用目標(biāo)，行政事業(yè)單位可以依據(jù)人事檔案對工作人員升值，開展工作調(diào)整、對工作人員工作考核和績效考核等等工作影響較大。但是當(dāng)下我國企業(yè)在人事檔案管理工作中存在自身弊端，特別是當(dāng)下行政單位中，人事檔案管理難度較大，阻礙企業(yè)發(fā)展，需要加以完善和及時處理。下文將詳細(xì)對人事檔案管理弊端進行分析和研究。
1.1人事檔案管理意識弊端
人事檔案管理管理意識低、觀念關(guān)注度不高，是影響人事檔案管理有序開展主要問題之一。行政事業(yè)單位管理人員發(fā)展中，較為關(guān)注行政事業(yè)單位自身經(jīng)濟發(fā)展，認(rèn)為人事檔案管理不重要，沒有實際價值，對政事業(yè)單位長遠發(fā)展沒有實際意義。政事業(yè)單位主要管理負(fù)責(zé)人員存在這一思維誤區(qū)，導(dǎo)致下級管理工作人員對人事檔案認(rèn)知度不高，行為散漫，人事檔案管理財務(wù)支出較少，人力資源和財力無法保證，降低管理效率。其次，由于管理意識薄弱，行政事業(yè)單位沒有建立合理化管理目標(biāo)和管理關(guān)注方案，管理工作人員在關(guān)注期間，沒有標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，關(guān)注效率低下，沒有方向[1]。
1.2信息化技術(shù)弊端
現(xiàn)階段行政事業(yè)單位信息技術(shù)技術(shù)水平低下，由于政事業(yè)單位主要負(fù)債人員和管理人員對政事業(yè)單位忽視，沒有引進先進科學(xué)技術(shù)開展管理關(guān)注，導(dǎo)致在實際管理環(huán)節(jié)，依據(jù)人力資源手工開展管理關(guān)注，降低工作人員關(guān)注積極性，影響管理關(guān)注有序開展。其次，工作人員自身關(guān)注能力低下，人事檔案管理團隊構(gòu)建缺失凝聚力，由于個人工作能力低下，影響整個團隊工作能力，一些工作人員在關(guān)注中，沒有結(jié)合人事檔案特點，開展管理關(guān)注，缺失管理科學(xué)性和規(guī)范性[2]。
2、政事業(yè)單位人事檔案管理工作有序開展
2.1提高對人事檔案管理關(guān)注重視度
行政事業(yè)單位需要樹立全新發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合市場經(jīng)濟發(fā)展特點，建立全面人事檔案管理方案和目標(biāo)，提高對人事檔案管理關(guān)注重視度和關(guān)注度，在單位內(nèi)部和管理部門宣傳，增加工作人員認(rèn)知度，讓關(guān)注人員了解自身想法，利于工作人員全面貫徹檔案管理關(guān)注要求，有方向開展管理關(guān)注。其次，行政事業(yè)單位也需要給予人事管理這工作人力支持和物力支持，優(yōu)化制度弊端，構(gòu)建一個一體化制度體系，為工作人員實際管理工作提供理論依據(jù)和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展[3]。
2.2提高信息化應(yīng)用水平
信息技術(shù)是當(dāng)下社會不同企業(yè)人力資源和人事檔案管理的主要方法，行政事業(yè)單位也要提高對信息技術(shù)關(guān)注，利用信息化技術(shù)開展人事檔案管理工作，提高 人事檔案管理工作有序開展。詳細(xì)來說，其主要包括兩個不同方面信息化建設(shè)，其一：做好信息化硬件建設(shè)工作。行政事業(yè)單位需要增加財務(wù)支出力度，大力采購 信息裝置和設(shè)備，引進先進技術(shù)和設(shè)備，為工作人員營造良好工作條件。例如：行政事業(yè)單位可以購買掃描設(shè)備、電腦設(shè)備等等。把傳統(tǒng)紙文本形式運作為電子文檔形式，實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，其二：行政事業(yè)單位完善軟件系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建人事檔案管理體系，保證體系建設(shè)合理性[4]。
2.3完善團隊建設(shè)，提高工作人員工作能力
檔案室為誰整理檔案？至今都沒有一個明確的答案。在每年的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，總會有人對按照進館標(biāo)準(zhǔn)整理檔案的方法提出質(zhì)疑：這種方法真的便于保管和利用？雖然這種檔案整理方法能夠最大限度地保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系，但它遠不如按文號整理來得方便。這就不得不讓人們思考檔案室究竟在為誰整理檔案？為方便誰利用整理檔案？即使按進館標(biāo)準(zhǔn)整理檔案的方法無法證明其科學(xué)性和實用性，檔案室也不能按自己的整理方法整理檔案，即便是不需要移交檔案館的檔案。很顯然，檔案室不是在為本單位整理檔案，而是為檔案館整理檔案。
二、檔案室該為誰整理檔案
檔案室應(yīng)該為本單位整理檔案，還是應(yīng)該為檔案館整理檔案？從《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》內(nèi)容看其規(guī)范的檔案整理都是為檔案館管理檔案規(guī)定的。它對檔案整理的案卷質(zhì)量要求完全是按照進館要求來規(guī)范的。檔案館接收進館檔案往往都制定有檔案館接收檔案標(biāo)準(zhǔn)的《規(guī)定》或《辦法》。這些《規(guī)定》中都對檔案整理的質(zhì)量和規(guī)范有詳細(xì)的要求，并按要求整理好，達不到標(biāo)準(zhǔn)的不予接收。這分明是在說檔案整理是為檔案館整理。但是《河南省檔案局實施細(xì)則》第十三條規(guī)定：“歸檔文件實行兩套制。一套按《規(guī)則》進行文件級整理；一套按不同發(fā)文字號進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發(fā)文匯集，封面上不標(biāo)注保管期限?！边@足夠引起我們的深思！
檔案室是機關(guān)的內(nèi)部組織機構(gòu)，是機關(guān)為適應(yīng)檔案管理的自身需要建立的一種專業(yè)組織。檔案室的重要任務(wù)是服務(wù)于本機關(guān)。顯而易見，它的服務(wù)方向、對象、范圍必然基本局限于機關(guān)單位內(nèi)部，它的基本功能是為本機關(guān)單位收集、整理、保管、提供利用本機關(guān)單位產(chǎn)生的檔案。當(dāng)然它也有為國家積累檔案的義務(wù)。但是，它首先為本機關(guān)單位整理檔案，其次為國家檔案館積累檔案。機關(guān)檔案室和檔案館也只是移交檔案的關(guān)系。機關(guān)檔案室在整理檔案時是以方便單位內(nèi)部的保管利用為標(biāo)準(zhǔn)的，檔案室完全有權(quán)選擇自己整理和管理檔案的方式。檔案室移交的檔案，只要收集的齊全，有目可查，就已經(jīng)算是經(jīng)過規(guī)范整理了。很顯然，檔案室應(yīng)該為本機關(guān)單位整理檔案。
我們不得不承認(rèn)：有相當(dāng)多的單位由于各種原因推行不力，致使每年歸檔立卷成了單位檔案部門的一項繁重而主要的工作。如果站在我們設(shè)計的由文書（業(yè)務(wù)）部門整理檔案的角度看，整理檔案更應(yīng)該是為本單位了。文書（業(yè)務(wù)）部門，不是檔案部門，與檔案館（局）沒有任何關(guān)系。就沒有必要按照檔案館整理檔案的方法整理檔案。
三、幾點思考
（一）理清幾個問題
1.標(biāo)準(zhǔn)的問題。要認(rèn)清檔案部門的標(biāo)準(zhǔn)性質(zhì)，檔案部門的標(biāo)準(zhǔn)基本上都是推薦性標(biāo)準(zhǔn)，而不是強制性標(biāo)準(zhǔn)。《河南省機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》，《河南省機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證辦法》中第六條明確規(guī)定：“機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證工作，……等級認(rèn)證采取自愿申報、逐級認(rèn)證的方法?！痹谌魏螘r候、任何情況下，都不能把推薦性標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)作強制性標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。在指導(dǎo)檔案室整理檔案中業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)是推薦推薦性檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案館接收檔案時也不能以此為標(biāo)準(zhǔn)來接收檔案。
2.檔案室與檔案館的關(guān)系問題。檔案室與檔案館的關(guān)系就是一個移交檔案和接收檔案的關(guān)系。但是，在對待檔案的整理上，一定要明確認(rèn)清檔案室與檔案館的關(guān)系，并且處理好這種關(guān)系，特別是在對待檔案室的檔案整理上，應(yīng)該尊重檔案室的選擇。
3.檔案整理方法問題
（1）檔案館的檔案整理方法不一定適合檔案室。檔案室整理檔案主要是為自己利用方便而整理保存的，其次才是為檔案館積累檔案。在檔案室提供利用檔案中，一般都是以利用單份檔案為主，而且以查文號為主。也就是說檔案部門設(shè)計的檔案整理方法，并不適合檔案室的檔案整理和提供利用。而僅僅是為檔案館保管檔案提供利用設(shè)計的。
一是加強人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)。挑選認(rèn)真負(fù)責(zé)、有工作經(jīng)驗的同志專職負(fù)責(zé)檔案整理，并派人多次到縣檔案局請教學(xué)習(xí)，就檔案收集、整理、期限劃分、裝訂、目錄錄入、保管等相關(guān)內(nèi)容進行了系統(tǒng)規(guī)范的培訓(xùn)。
根據(jù)衛(wèi)生部衛(wèi)生監(jiān)督規(guī)范要求，監(jiān)督所對日常工作制訂了詳細(xì)的工作程序，明確各項工作應(yīng)遵循的原則、工作方法、步驟以及工作中應(yīng)保存的資料和保存資料應(yīng)涵蓋的信息等，這些資料將作為檔案資料的重要來源，并以此作為評價工作質(zhì)量高低的重要依據(jù)。
二、檔案管理方式
檔案按照科技事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行收集、整理，實行所、科兩級負(fù)責(zé)、全所統(tǒng)一管理的模式。
（一）成立組織。監(jiān)督所成立檔案管理委員會，設(shè)專職檔案管理員，負(fù)責(zé)全所檔案資料的收集、整理、管理、使用，并負(fù)責(zé)對各科檔案的收集、整理、管理、使用進行監(jiān)督、指導(dǎo)。各科室設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科資料的收集、整理、歸檔。
（二）資料的收集、歸檔。一是完整性資料。完整性資料按照工作程序要求，明確歸檔的資料，各科室應(yīng)于次年1月15日前移交所檔案室，所檔案管理委員會指定專人負(fù)責(zé)檔案的接收。交資料時，接收人應(yīng)逐項審核移交檔案的完整性、規(guī)范性，符合要求的交接雙方簽字，由檔案室按檔案管理要求裝訂成卷，對不符合要求但可彌補的由科室在規(guī)定時間內(nèi)進行充實完善，符合要求后再移交。對不可彌補的，由科室寫出說明交檔案室一并整理歸檔。二是跨年度性資料。對一些年度內(nèi)不能完成的工作，由所檔案管理委員會審核簽字認(rèn)可，待工作完成后資料再移交歸檔。三是延續(xù)性、活動性資料。對一些延續(xù)性、活動性內(nèi)容不能固定的資料，科室每年寫出總結(jié)性材料報所檔案管理委員會，所檔案管理委員會逐項審核后，形成活頁檔案，由科室保管。如工作延續(xù)性終止或資料內(nèi)容不再變化，隨時按程序整理歸檔。
（三）檔案資料的保管。各科移交資料整理歸檔后，對反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的資料以及在基礎(chǔ)工作中形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價值和保存價值的檔案，原則上由所檔案室統(tǒng)一管理。科室使用頻繁或需在一段時間內(nèi)集中使用的資料，科室可辦理借閱手續(xù)，由科室保管。
（四）電子檔案的管理。隨著辦公自動化速度的加快，一些檔案資料電子化速度也在加快，所按照各項工作程序研制開發(fā)了相應(yīng)軟件，對這類檔案資料，年終也需隨文字材料一起移交檔案室，所檔案管理委員會按標(biāo)準(zhǔn)審查合格后收集整理，刻錄光盤存檔。
三、考核
嚴(yán)格的考核是規(guī)范檔案管理，促進工作上水平的關(guān)鍵。各科檔案管理考核由所檔案管理委員會負(fù)責(zé)，納入所綜合目標(biāo)管理考核中，從資料的收集、整理，到檔案資料的管理、使用都有明確的考核細(xì)則和量化標(biāo)準(zhǔn)?？己朔譃槎ㄆ诳己恕⒉欢ㄆ诳己撕湍杲K移交檔案考核3種形式。
（一）定期考核。定期考核即是所檔案管理委員會每季度對各科資料的完整性、規(guī)范性進行檢查，對檢查出的問題提出改正意見限期改正，并在下次檢查中作為必查內(nèi)容進行復(fù)查，再次檢查仍不合格的予以通報批評，并按標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)管理得分。
（二）不定期考核。不定期考核即是所檔案管理委員會不定期抽查科室資料，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改正意見，并作為定期檢查時的必查內(nèi)容。再次檢查仍不改正的將依照標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)管理得分。
（三）年終移交檔案考核。年終移交檔案時，所檔案管理委員會對各科資料完整性、規(guī)范性、及時性進行全面細(xì)致的考核，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范、不及時的，責(zé)令其限期改正，對逾期不進行改正或造成檔案資料缺失不能彌補的，除通報批評和按標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)得分外，并取消其先進科室評選資格，有關(guān)責(zé)任人不得評為年度考核優(yōu)秀和先進工作者。
【中圖分類號】 G647 【文獻標(biāo)識碼】 A 【文章編號】1671-1270(2012)01-0028-02
照片檔案是國家機構(gòu)、社會組織及個人在社會活動中直接形成的、具有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。作為一種信息記錄，照片檔案以其特殊的載體形式，生動具體的形象，清晰的畫面，真實地記錄了人們從事政治、經(jīng)濟、文化生活的全貌，再現(xiàn)了歷史的精彩瞬間，具有珍貴的歷史價值和經(jīng)濟價值。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,照相器材也在不斷更新?lián)Q代。從黑白照片到彩色照片,從膠片成像到數(shù)碼拍照,照片載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為光盤,產(chǎn)生了質(zhì)的變化。這樣,照片檔案的歸檔工作隨之而來出現(xiàn)了新的問題?？茖W(xué)、規(guī)范地管理照片檔案，對于保存和研究歷史以及促進檔案工作的全面發(fā)展都具有十分重要的意義。下面筆者就高校照片檔案的特點和管理中存在的問題提出解決問題的一些粗淺看法和建議。
一、照片檔案的特點
照片檔案以其特殊的載體形式?jīng)Q定了它不同于其他紙質(zhì)檔案的特點，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
（一）真實性。照片一般都是現(xiàn)場直拍的、反映當(dāng)時當(dāng)?shù)氐那榫昂腿宋锏那闆r，有較強的時間和空間感，具有客觀的真實性。
（二）形象性和生動性。照片給人以直觀的感受，既可以看到它的外形特征，又能使記錄的事物形意結(jié)合，把轉(zhuǎn)瞬即逝的情景真實、形象地記錄下來，既可以記錄宏觀世界的各種事物，又可以記錄微觀世界的諸多現(xiàn)象，生動而具體，給人留下深刻的印象，從而加深了人們對事物的認(rèn)識和了解。
（三）廣泛的交流性。照片檔案信息豐富，其內(nèi)容直觀能夠吸引較多的利用者，有一些珍貴的照片檔案常常被反復(fù)利用。底片和照片可以復(fù)制和翻拍，進行廣泛的交流、滿足各類利用者的需要。
二、照片檔案管理中存在的問題
隨著社會不斷進步和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，照片檔案在高校工作中多層次、大范圍地產(chǎn)生。而當(dāng)前照片檔案工作中卻存在許多問題，抑制了照片檔案的保管和利用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）材料收集不齊全，且收集到的材料質(zhì)量不高。當(dāng)前在高校照片檔案工作中存在一個普遍問題，就是許多會議和活動檔案工作人員不能直接參與，多數(shù)檔案工作人員不是照片檔案材料的直接形成者,對照片檔案材料歸檔的質(zhì)量控制力不足。而個別攝影者由于不了解照片檔案的重要性和攝影水平不高的問題，不能及時完整地向檔案室移交照片檔案材料，就算移交了也難以保證照片檔案材料的質(zhì)量，存在圖象大小不一，模糊不清。要么就是有名片無底片或無文字說明，由于檔案工作人員不在現(xiàn)場，不了解當(dāng)時的情況，所以不能正確擬寫文字說明。有些攝影者或是將數(shù)碼照片僅保存于本人計算機硬盤中,未定期進行刻錄光盤及異地保管,數(shù)據(jù)安全存在極大隱患，數(shù)據(jù)一旦丟失，將無法彌補。
（二）檔案整理不夠規(guī)范。檔案工作人員不能嚴(yán)格按照《照片檔案管理規(guī)范》進行整理，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是對收集到的照片檔案材料不能正確鑒別。不會收集具有代表性和典型性,反映工作活動全貌,主題鮮明、影像清晰、畫面完整的照片檔案材料歸檔，而是將收集到的照片檔案材料通通保存，這樣不僅影響保管也不利于利用。二是照片未進行規(guī)范化整理與著錄。未按規(guī)范重新進行命名管理,且沒有反映照片時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等確切內(nèi)容的說明。目前，在照片檔案的整理過程中，存在較為普遍的現(xiàn)象：一是底片未歸檔，有的是收集時已經(jīng)遺失，有的則是整理過程中，因個別人員業(yè)務(wù)知識膚淺，誤認(rèn)為照片檔案只是保留照片，底片沒有用處，因而將底片擅自處理；二是文字說明不規(guī)范，文字說明是照片檔案的重要組成部分，是對照片所反映的事件、時間、地點、人物等加以注釋、補充的資料，沒有它，許多照片就無從考究。文字說明由事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素構(gòu)成，編寫時要綜合運用這六要素簡明扼要，要著重揭示照片的主題。
三、做好照片檔案工作的幾點建議
（一）提高認(rèn)識，加強學(xué)習(xí)和宣傳。為做好照片檔案的收集工作，必須從以下幾個方面入手。一是檔案工作部門要按照《高校檔案管理規(guī)定》、《照片檔案管理規(guī)范》，結(jié)合實際制定本單位切實可行的照片檔案歸檔制度并組織管檔人員和攝影人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，提出具體明確的歸檔范圍和歸檔要求。二是加大宣傳力度，提高對照片檔案的歸檔意識。目前，高校師生對照片檔案的認(rèn)識比較淡薄，他們不了解照片檔案歸檔的范圍和要求，因此檔案部門應(yīng)大力宣傳照片檔案的價值和重要性，使他們了解照片檔案在高等教育、科研中的重要地位和作用，擴大照片檔案在高校的影響，使照片檔案收集工作獲得校內(nèi)外各界的支持。作為檔案工作部門，應(yīng)時刻關(guān)心學(xué)校大事，對學(xué)校開展的一切重大活動所形成的照片進行跟蹤收集，以保證照片檔案信息的完整和齊全。
（二）加大收集力度。完整的照片檔案要求底片、照片、文字說明三部分齊全，缺一不可。收集時要注意檢查，發(fā)現(xiàn)遺漏或底片與照片的影像不相符、缺文字說明等，應(yīng)找有關(guān)部門或相關(guān)人員核對補齊。并且要保持照片及其他文件材料的有機聯(lián)系，原則上與其對應(yīng)的文字材料的保管期限一致，便于保管和利用。與其他門類的檔案工作一樣，收集照片檔案材料是照片檔案工作的第一步,是開展整理工作的基礎(chǔ),沒有這一步工作,整理工作就無從談起。檔案工作者應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變照片檔案的收集方式,由被動收集轉(zhuǎn)為主動收集。
（三）進一步規(guī)范照片檔案整理工作。按照《照片檔案管理規(guī)范》進行規(guī)范整理，一是對底片進行分類、編號、裝袋、上卷、案卷排列與編號；其次，對照片進行分類、組卷、上卷、編號、填寫文字說明、填卷內(nèi)目錄備考表、案卷封面編目、案卷排列與編號、編制照片檔案案卷目錄。
（四）適應(yīng)技術(shù)更新,數(shù)碼攝影技術(shù)的發(fā)展,使攝影成本大為降低,攝影者可以在一次拍攝任務(wù)中產(chǎn)生大量的照片,雖然降低了成本，但攝影者要對大量的照片進行鑒定和篩選，給攝影者增加了工作量。因此，不但對攝影器材要及時給予更新，而且對攝影者要給予支持和鼓勵。
