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下文主要講述了合同簽訂前、簽訂中和簽訂后的注意事項：合同簽訂前要嚴(yán)格對合同進行評審；合同內(nèi)容一定要完善，合同的細節(jié)要謹慎描述；對合同的條款嚴(yán)格執(zhí)行，做好合同實施的監(jiān)督；對違背合同的行為加大索賠的力度；工程結(jié)束后要進行嚴(yán)格的檢驗，確保按照合同執(zhí)行工作。
一、合同簽訂前要嚴(yán)格對合同進行評審
合同的條約、條款必須符合雙方利益共贏的特點，合同在簽訂前要進行嚴(yán)格的評審。首先要對合同內(nèi)容進行評審，是否符合當(dāng)初約定的條款制定的合約，對評審內(nèi)容和評審的結(jié)果也要進行詳細的記錄，比如說工程的任何一個環(huán)節(jié)如果出現(xiàn)問題，雙方損失的承擔(dān)比例，評審中對工程材料的質(zhì)量也要進行分析和研究，要在細微之處發(fā)現(xiàn)問題，才能避免重大過失的發(fā)生；其次對合同的簽訂對象的執(zhí)行能力進行嚴(yán)格的評審，看一個施工單位能否對合同履行責(zé)任，除了要看施工單位的施工經(jīng)驗和能力以外，還要重視施工單位人員的整體素質(zhì)和在業(yè)界的評價，施工單位的信譽是反映一個施工單位是否能夠完全履行合同的重要評審條件。
二、合同內(nèi)容一定要完善，合同的細節(jié)要謹慎描述
合同的內(nèi)容是否完善是保障項目能夠保質(zhì)保量完成的關(guān)鍵，與對方簽訂合同，一定要權(quán)衡個中利益，在簽訂前一定要將所有的細節(jié)考慮周全，要盡量避免合同中出現(xiàn)不公平公正的現(xiàn)象，合同的條款必須經(jīng)由雙方共同同意才能進行簽訂。在進行合同談判時，沒有進行書面的簽約就不存在法律效力，在正式簽訂合同前，如果發(fā)生任何突發(fā)狀況，合同的任何一方都有權(quán)撤銷合同；合同內(nèi)容一定要符合國家的規(guī)定，不能觸犯法律和道德的底線，如果對對方的條件不滿意，可以在雙方簽訂合同前，進行合同不公平的陳述，動之以情，曉之以理，要盡量修正有失公平、公正的合約；如果發(fā)現(xiàn)合約的內(nèi)容存在一定的漏洞和風(fēng)險，我們要盡量對風(fēng)險進行控制和轉(zhuǎn)移，如果在簽訂合同前發(fā)現(xiàn)合同中存在風(fēng)險，就不要輕易簽訂合約，要預(yù)防合同中的不明責(zé)任帶來的損失，避免合同對象推卸責(zé)任，造成不可挽回的損失；對合同一定要做到字字不能有疏失，合同制定一定要嚴(yán)謹。
三、對合同的條款嚴(yán)格執(zhí)行，做好合同實施的監(jiān)督
保證施工的過程都能夠嚴(yán)格按照合同簽訂的條約執(zhí)行是合同雙方共同的責(zé)任，合同實現(xiàn)的過程就是雙方實現(xiàn)合同義務(wù)和權(quán)利的過程；是對施工過程中的造價進行有效的控制，降低實施過程中的風(fēng)險，增加經(jīng)濟效益的過程；合同是否能夠履行也是對一個企業(yè)信譽的考驗和企業(yè)的品牌形象的建立的過程；更是企業(yè)是否有能力實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要體現(xiàn)；要想施工的過程完全按照合同的條約進行，就要做好合同實施的監(jiān)督，對合同中的每個細節(jié)都要進行跟蹤、監(jiān)督和控制。對監(jiān)督過程中出現(xiàn)的違規(guī)現(xiàn)象要及早處理，也要對違規(guī)現(xiàn)象進行詳細的記錄，作為結(jié)算工程的依據(jù)。
四、對違背合同的行為加大索賠的力度
在執(zhí)行合同的過程中，要以合同為基準(zhǔn)，要對合同中可能發(fā)生的違背合同的行為加以重視，要加大索賠的力度和增強反索賠的能力，要盡量降低風(fēng)險造成的索賠，加大索賠的力度和反索賠的能力也是為了保障合同雙方的共同權(quán)益和利益，在施工過程中，對施工的效果要嚴(yán)格按照施工的合同進行比對，對特別嚴(yán)重的違背合同的行為申請索賠，或者按照合同的賠償制度進行索賠；索賠的過程一般包括搜集索賠事項的證據(jù)；詳細的說明索賠的條款和數(shù)據(jù)，保留索賠的依據(jù)；對于合同中沒有的施工條約，要進行協(xié)商修改條約之后才能動工；施工的過程中對問題要及早發(fā)現(xiàn)，及早提出，及早重視，及早進行索賠。
五、工程結(jié)束后，要進行嚴(yán)格的檢驗，確保按照合同執(zhí)行工作
工程施工完成后，雙方對工程的質(zhì)量都要進行檢驗，工程中出現(xiàn)的意外事故的處理、工程材料的質(zhì)量等都要進行及時的核算，對重大違約行為的索賠工作一定要及時的結(jié)清，合同的雙方都應(yīng)該盡早履行合同，以免延誤工程的交期。為避免發(fā)包方拖款，在合同制定時就應(yīng)該詳細說明交款的日期和具體的地址，以及延誤交期的后果，延誤交款日期所要做的賠償，承包方要用法律武器保護自己的合法權(quán)益。
六、結(jié)束語
合同的簽訂一定要謹慎，簽訂的雙方都要按照合同的條約嚴(yán)格約束自己的行為，合同簽訂后，對合同的管理一定要完善，合同的執(zhí)行貫穿于施工的所有環(huán)節(jié)，因此有很多不確定因素，加強合同的監(jiān)督和管理，保證施工的質(zhì)量，保證施工嚴(yán)格按照合同規(guī)定順利完成，能夠增強企業(yè)的競爭力和提高企業(yè)經(jīng)濟效益，企業(yè)也就能夠在競爭激烈的時代實現(xiàn)長足發(fā)展。
參考文獻
[1]張繼軍，于國夫.完善合同管理體系，提高精益化水平[J].中國電力教育企業(yè) 經(jīng)營管理，2009(03).
良好的合同管理，有利于合同的全面履約，能保證工程目標(biāo)的順利實現(xiàn)。加強完善合同的評審、簽約、履約、索賠、結(jié)算等過程的管理，能夠達到合理的確定和控制工程成本，防范工程風(fēng)險，進一步提高經(jīng)濟效益的目的。
一、認真做好合同簽約前的評審工作
合同簽約前，要認真進行合同評審，組織各部門專業(yè)人員對合同發(fā)包人的情況及草擬合同的內(nèi)容進行嚴(yán)格的審查。評審內(nèi)容要有詳細的評審記錄，包括發(fā)包人履約能力的評審，經(jīng)濟實力的情況，發(fā)包人資質(zhì)的審查，施工工期能否滿足施工要求，質(zhì)量目標(biāo)能否有能力達到，所用材料是否符合設(shè)計文件施工規(guī)范的要求，采購材料有無問題，考慮是否需要采用新技術(shù)新工藝，現(xiàn)有的施工技術(shù)能否滿足施工需要，施工人員能否及時就位，資金的撥付能否保障施工的正常進行，合同發(fā)包方社會信譽等方面進行全面風(fēng)險評審，評審要有明確的結(jié)論，要有詳細的風(fēng)險預(yù)防措施等。
二、合同簽訂要謹慎，一字值千金
簽訂合同前要考慮全面，爭取簽訂一份公平公正的施工合同。合同淡判中的發(fā)包方非書面的任何妥協(xié)和許諾，往往不具有法律效力，要依據(jù)現(xiàn)行的法律法規(guī)，本著“合約則進，背約則滯”的原則，曉之以理，動之以情，適當(dāng)陳述利害，修訂過于苛求、顯失公平的不合理條款。簽約前的謹慎措施：(1)先讓熟知精通合同人員參與草擬合同，以提高風(fēng)險識別能力，降低合同風(fēng)險。(2)善于限制風(fēng)險和轉(zhuǎn)移風(fēng)險。對于發(fā)包方的免責(zé)條款應(yīng)認真研究，看是否合法、責(zé)任和權(quán)益是否失衡，切忌輕易接受，防范在履約過程中發(fā)包方應(yīng)用免責(zé)條款推卸責(zé)任，拒絕補償、付款。(3)做到咬文嚼字，注意一字千金。對于合同條款，要認真分析，及時修正不利條款，補充有利條款，注意語言的嚴(yán)謹性和準(zhǔn)確性。比如：“……工程完工后，撥付合同價款的80％……”這句話就很不嚴(yán)謹，因為工程完工后多長時間沒有明確的限定，可能會給工程款的回收帶來一定麻煩，應(yīng)該把時間限制約定的更具體些。如可改為“……工程完工后10日內(nèi)，撥付至合同價款的80％……”再如平方米報價合同中“工程竣工后，結(jié)算按施工的實際面積乘以固定單價結(jié)算”這句話也不嚴(yán)謹，是投影的面積還是展開面積?如果因此發(fā)生糾紛，往往會導(dǎo)致做出不利的意思界定。(4)履行過程中出現(xiàn)設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證等情況，施工單位要及時辦理，為竣工結(jié)算提供充分的依據(jù)和有利的保障。
三、認真履行合同，嚴(yán)格監(jiān)督合同的實施
合同履行過程是實現(xiàn)權(quán)利、義務(wù)的過程，也是控制造價有效降低工程風(fēng)險增加利潤的過程，同時還是體現(xiàn)企業(yè)誠信提升企業(yè)品牌形象增強市場競爭力實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的過程。在合同實際實施過程中，要做到：(1)建全合同管理體系。(2)加強實施階段的合同監(jiān)管。做到合同交底詳細，組織相關(guān)施工人員學(xué)習(xí)合同主要內(nèi)容、各種規(guī)定、管理程序、承包人的合同責(zé)任、工程范圍、工期、質(zhì)量要求等等，有意識的規(guī)避合同的風(fēng)險。(3)及時收集整理有關(guān)合同及補充合同、協(xié)議乃至日常的工地會議紀(jì)要、施工記錄、工作聯(lián)系單、來往信函、洽商工程變更協(xié)議或聯(lián)系單、質(zhì)量檢查驗收記錄等原始材料。
四、加強索賠力度
中圖分類號 F284 文獻標(biāo)識碼：A
1合同管理的內(nèi)容
所謂的合同管理，不僅包括對每個合同的簽定、履行、變更和解除等過程的控制和管理，還包括對所有合同進行籌劃的過程。因此，合同管理的主要工作內(nèi)容有：根據(jù)項目的特點和要求確定施工任務(wù)、承包模式（合同結(jié)構(gòu)）、選擇合同文本、確定合同計價方法和支付方法，合同履行過程的管理和控制、合同索賠等。
2合同管理過程中必經(jīng)的幾個階段以及其的重要性
2.1合同分析
合同分析主要由企業(yè)的合同管理部門或項目中的合同管理人員負責(zé)。重點從合同執(zhí)行的角度去分析、補充和解釋合同的具體內(nèi)容和要求，將合同目標(biāo)和合同規(guī)定落實到合同實施的具體問題和具體時間上，用以指導(dǎo)具體工作，使合同能符合日常工程管理的需要，使工程按合同要求實施，為合同執(zhí)行和控制確定依據(jù)。合同分析階段主要有三個內(nèi)容：
1）分析合同中的漏洞，對有爭議的內(nèi)容做出合理的解釋；
2）分析合同風(fēng)險，并制定合理的風(fēng)險對策；
3）分析合同中規(guī)定的雙方的權(quán)利和義務(wù)，并制定合理的完成方案。
2.2合同交底
合同交底即由合同管理人員在對合同的主要內(nèi)容進行分析、解釋和說明的基礎(chǔ)上，通過組織管理人員和各個工程小組學(xué)習(xí)合同條文和合同總體分析結(jié)果，使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、規(guī)定管理程序，以了解合同雙方的責(zé)任和工作范圍，使大家各項工作協(xié)調(diào)一致，避免執(zhí)行過程中的違約行為。
2.3合同跟蹤
合同跟蹤主要是要對合同的履行情況進行跟蹤與控制，并加強變更管理，保證合同的順利履行。主要依據(jù)是合同以及依據(jù)合同而編制的各種計劃文件；同時要依據(jù)各種實際工作文件，最后還得依據(jù)管理人員對現(xiàn)場情況的直觀了解。
3合同管理在施工項目管理中的分析與應(yīng)用
3.1合同管理過程中易出現(xiàn)的幾個問題
1）應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而沒有簽訂，使企業(yè)存在風(fēng)險。
2）合同文字不嚴(yán)謹，容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實意思。而這種體現(xiàn)只能靠明晰的合同文字。
3）合同條款掛一漏萬。就是說不全面、不完整、有缺陷、有漏洞。常見漏洞的往往是違約條款。詳盡的違約責(zé)任條款可以一一把合同對方將來從事機會主義行為的可能性降到最低程度，并根據(jù)對方當(dāng)事人的交易信譽和對合同未來結(jié)果的預(yù)期，設(shè)計對自己有利但又能為對方所接受的“雙贏”合同。
4）應(yīng)變更合同的沒有書面變更或沒有及時書面變更。在履約過程中合同變更是經(jīng)常發(fā)生的事情，實際中存在合同內(nèi)容變更和合同主體的變更兩種情形。合同變更的目的是通過對原合同的修改，保障合同更好履行，在一定程度上也相當(dāng)于重新合同，必須采取書面形式。
5）合同管理制度執(zhí)行不力，監(jiān)督力度弱，考核不嚴(yán)格。
有的企業(yè)制訂了較為完備的合同管理規(guī)章制度，但是在制度落實上做的不夠；在企業(yè)里，上級部門對下級單位沒有做到經(jīng)常性的監(jiān)督、檢查和考核；考核沒有和薪金報酬掛鉤，缺乏必要的威懾力。
6）管理手段落后導(dǎo)致合同管理效率低，信息傳遞不及時。
在企業(yè)中，相關(guān)職能部門和不同級別層次的管理者都參與合同管理時，很容易出現(xiàn)合同審批環(huán)節(jié)多致使審批效率低的問題，一份合同的簽訂前的審查，常常要花上幾個星期的時間。如果是紙質(zhì)合同，還存在人工送審跑腿費力的問題，甚至丟失合同文本等合同資料，給工作帶來被動。合同管理效率低有時會使企業(yè)錯過某項業(yè)務(wù)的良機；信息傳遞不及時則會使各部門之間溝通變得困難。
3.2 解決合同管理問題的主要對策
全過程把關(guān)、動態(tài)跟蹤管理是合同管理的基本原則，貫穿于合同管理工作中的每一個環(huán)節(jié)。目前，在一些企業(yè)建立了內(nèi)控制度，實際上就是企業(yè)管理體系的具體體現(xiàn)，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營起到了良好的作用，有效降低了經(jīng)營風(fēng)險。由于企業(yè)經(jīng)營的復(fù)雜性，合同管理也是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。
3.2.1完善合同管理機制
企業(yè)若對未來可能發(fā)生的情況作充分估計、對對方行為做出準(zhǔn)確判斷和制約，需要經(jīng)過技術(shù)、經(jīng)濟等職能部門和法律部門做詳細的論證，然后將論證結(jié)果傳遞給企業(yè)決策機構(gòu)，做出盡可能準(zhǔn)確的決定，并對做出決定的合同行為進行跟蹤管理。
（1）一是明確職能分工。企業(yè)里沒有任何一個部門能了解、判斷一切問題，在專業(yè)化分工越來越精細的現(xiàn)代社會，只有分工明確、方向?qū)Ｒ徊拍茏龅酶?。因此需要把合同管理的各項職?zé)分解到企業(yè)相應(yīng)部門或機構(gòu)。如：技術(shù)部門負責(zé)論證和審查合同的經(jīng)濟性、技術(shù)性和合同項目的可行性；財務(wù)部門負責(zé)論證和審查合同資金資產(chǎn)的可支配性、價款或報酬結(jié)算的合理性；法律部門負責(zé)審查合同的合法性和嚴(yán)密性。
（2）二是設(shè)計合理管理程序。這一程序既要整體表現(xiàn)企業(yè)的管理理念，又要具體的體現(xiàn)授權(quán)權(quán)限、部門分工、流轉(zhuǎn)順序等內(nèi)容，一般要重點突出法律部門的把關(guān)職能，因為合同的合法性和嚴(yán)密性是合同得以生效的基礎(chǔ)。在大部分企業(yè)里，管理程序通過會簽審批來體現(xiàn)，從而實現(xiàn)對合同的立項、簽訂、履行、結(jié)算全過程管理。
3.2.2推進合同管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化
企業(yè)的合同數(shù)量與合同管理信息傳遞效果和效率成反比關(guān)系。合同管理比其它管理更需要信息溝通和處理。合同管理信息的暢通是各個管理機構(gòu)及時溝通協(xié)調(diào)必不可少的條件；合同管理效率的高低與否，決定著企業(yè)能否在瞬息萬變的市場競爭形勢下做出及時而正確的決策。同時，在合同管理工作中存在一些“低技術(shù)含量”的工作，如合同登記、合同臺帳、合同檢索等，這些工作雖然“技術(shù)含量”低，但工作量很大，出錯率高，若借助電腦和網(wǎng)絡(luò)來處理，可以收到“一箭雙雕”的效果。因此在合同數(shù)量較多的企業(yè)中，應(yīng)當(dāng)開辟合同管理的網(wǎng)絡(luò)化途徑，開發(fā)合同管理系統(tǒng)軟件。網(wǎng)絡(luò)化管理能極大節(jié)省人力，提高工作效率，方便相關(guān)人查閱監(jiān)督，能夠?qū)崿F(xiàn)合同事務(wù)管理自動化，避免重復(fù)勞動，同時能有效避免合同補簽、倒簽現(xiàn)象，同時實現(xiàn)合同起草、合同會簽審批、合同履行、合同檢索、合同統(tǒng)計分析、合同自動歸檔和導(dǎo)出臺帳等多種功能。
在經(jīng)濟全球化發(fā)展的條件下，企業(yè)也在快速的發(fā)展成長，企業(yè)涉及的層次也越來越廣，從生活水平到虛擬網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容越來越復(fù)雜，在競爭中企業(yè)要謀求發(fā)展，就必須要與其他企業(yè)合作共贏，而靠“朋友義氣”的時代已經(jīng)成為過去，管理合同已經(jīng)成為企業(yè)管理是否理性化、法治化的標(biāo)志。企業(yè)加強管理合同對于企業(yè)在競爭中防范風(fēng)險、減少利益糾紛、促進經(jīng)營管理以及提高效益是十分的重要。加強企業(yè)管理合同，既可以保障自身的利益不被侵犯，又可以確保企業(yè)的權(quán)利與義務(wù)在合法范圍內(nèi)最大的使用，在企業(yè)面對自然風(fēng)險、法律風(fēng)險和商業(yè)風(fēng)險時為企業(yè)發(fā)展保駕護航。如果淡化風(fēng)險的防范意識，管理合同不受重視，企業(yè)的運營將會陷入被動的一方，因此企業(yè)應(yīng)該把管理合同的工作作為企業(yè)基本工作的重要內(nèi)容，法律工作的重點對象。管理合同是一項尤為重要的工作，不再是簡單的要約、簽約等內(nèi)容，而是全方位的科學(xué)的有效管理，在企業(yè)當(dāng)中合同管理工作的提升將直接推動企業(yè)自身的管理水平和經(jīng)濟效益的快速發(fā)展。在保障企業(yè)利益的同時又能夠提高企業(yè)的市場信譽，從而實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟效益最大化。因此，能否有效的管理合同是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理成功與否的重要影響因素。
二、加強企業(yè)管理合同的作用和意義
1.加強合同管理的意義
企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展過程中的一切行為最終都會體現(xiàn)在合同上。企業(yè)實行管理合同的制度，是企業(yè)正確用法律的方法來管理自身的體現(xiàn)，隨著中國社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展和法律制度的不斷完善，合同已成為企業(yè)與企業(yè)之間的義務(wù)和享有的依據(jù)，是雙方相互認可的承諾。管理合同也越來越重要，企業(yè)每年都會簽訂一大批的合同，并履行、變更及解除等等，如果只依靠工商行政管理機構(gòu)的監(jiān)督是遠遠不夠的，所以企業(yè)內(nèi)部加強管理合同，加強企業(yè)的內(nèi)部控制、掌握企業(yè)的經(jīng)營動向、規(guī)避風(fēng)險、提高管理工作水平是非常重要的方式方法。企業(yè)管理合同的好壞將會直接影響到企業(yè)的社會信譽度，從而影響產(chǎn)品效益，產(chǎn)品失效將會直接影響企業(yè)的社會生存，使其不能夠面對大大小小的競爭壓力。沒有有效合理的管理合同的方法，任何一家企業(yè)都不能夠正常的進行生產(chǎn)經(jīng)營活動，從而阻礙了企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略腳步。它也不再是簡單的簽約、承諾等內(nèi)容了，而是一種全方位的科學(xué)管理方法，現(xiàn)代的企業(yè)如果能夠?qū)贤M行有效的管理將會提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益。
2.加強合同管理的作用
（1）企業(yè)而言，加強合同的管理力度，即是在為企業(yè)建立一整套的規(guī)章制度，促使企業(yè)有法可依及時發(fā)現(xiàn)其發(fā)展達的漏洞，從而避免經(jīng)濟損失。
（2）合同管理既可以提高企業(yè)管理的專業(yè)化又能增長企業(yè)的經(jīng)濟效益。企業(yè)通過其合同成本的價格分析，進而達到有效的節(jié)約成本，提高工作效率的目的，從而企業(yè)的經(jīng)濟效益得到較為明顯的提升。
（3）對合同加強其管理，在提升合同審查與審批工作效率的同時，既是在對合同進行科學(xué)有效的管理，無形之中增加了管理的透明度和監(jiān)督力度，為企業(yè)的工作氛圍保持了良好的風(fēng)氣。提升員工的工作效率和積極性。
（4）加強企業(yè)的合同管理工作是減少經(jīng)濟糾紛的有效手段，且在面對糾紛時也能夠依據(jù)合同從而合法的維護企業(yè)自身的利益。因此加強合同管理既是在對合同條款的掌握力度增強，提高其執(zhí)行合同條款的自覺性和法制觀念，做到防患于未然的效果。
三、在企業(yè)發(fā)展中如何實際的運用管理合同
1.企業(yè)發(fā)展中的管理合同
管理合同在企業(yè)發(fā)展的過程中是一種動態(tài)的過程，是通過合理的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置和人員配備，運用科學(xué)的管理方法來完成計劃中的企業(yè)發(fā)展、經(jīng)營策略和目標(biāo)的過程，在發(fā)展的過程中企業(yè)的管理合同大致分為準(zhǔn)備簽訂前的管理、簽訂中的管理、履行合同中的管理、終止合同時的管理。這些環(huán)節(jié)是相互獨立又相互影響的關(guān)系，有著各自的內(nèi)容和特點。加強管理合同對企業(yè)是具有非常重大的特殊意義，在全球經(jīng)濟一體化的同時，企業(yè)要快速的發(fā)展就必然會與其他企業(yè)合作共贏，而企業(yè)通常都是通過履行合同的嚴(yán)格程度來判斷企業(yè)運作是否規(guī)范。
2.科學(xué)實際的運用管理合同
（1）簽訂前規(guī)避潛在風(fēng)險①對企業(yè)的社會影響和信譽，產(chǎn)品生產(chǎn)所需要的材料進行市場調(diào)查，建立檔案，在合同簽訂的過程中提供參考。如果忽略了前期的調(diào)研，造成對企業(yè)和產(chǎn)品市場情況不了解，決策失誤，不僅帶來不了任何經(jīng)濟效益，反之更會造成巨大的經(jīng)濟損失。②在前期做好充分的準(zhǔn)備工作，對企業(yè)的產(chǎn)品進行宣傳與包裝，讓客戶了解企業(yè)的產(chǎn)品用途、質(zhì)量及特點，取得客戶的信任，提高企業(yè)的知名度和社會影響力，為合同簽訂在簽訂的過程中占據(jù)有利地位。
（2）簽訂中正確維護權(quán)利和義務(wù)①合同內(nèi)容要明確、無誤，包括合同當(dāng)中的所有條款；承諾應(yīng)肯定的答復(fù)，不是含糊不清的，有分歧要及時明確的在有效期內(nèi)提出。事先做好充分準(zhǔn)備，根據(jù)重要的程度組建相應(yīng)的隊伍，做到知己知彼，并制定相應(yīng)的方案，在合同簽訂過程中做好完整的記錄。②事先做好法律咨詢，熟悉相關(guān)的法律知識，必要時向有關(guān)部門請求幫助，并經(jīng)常組織企業(yè)員工學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的法律知識。規(guī)范合同文本的格式，做到合法性，文本內(nèi)容條款齊全、文字含意清晰明了、責(zé)任明確，每一個字都做到準(zhǔn)確無誤才能避免風(fēng)險。③最后雙方意見達成一致，在合同文書上簽字、蓋章（加蓋印章時應(yīng)選擇帶有法律效應(yīng)的印章，受法規(guī)保護的專用特性的法人印章）等必要的手續(xù)，這樣合同才能對雙方具有約束力，并及時送交有關(guān)機關(guān)審批，公證或備案，使合同得到法律的認可并保護。
（3）相互履行①合同簽訂后及時建立賬本，對企業(yè)自身的全部內(nèi)容進行分類登記，科學(xué)高效的管理合同的信息；為企業(yè)管理工作提供支持；增加管理合同的公開化，提高監(jiān)督能力。這樣可以及時了解企業(yè)自身各類合同的履行情況，從而方便企業(yè)管理合同的人員檢查和管理。及時督促企業(yè)按時、按標(biāo)準(zhǔn)的完成合同規(guī)定的進度，發(fā)現(xiàn)問題時也能夠及時處理方法，保障企業(yè)自身的利益和義務(wù)。②在履行合同的過程中，有一方變更合同時，必須依據(jù)法律規(guī)定或者雙方達成共識，變更包括合同內(nèi)容、履行的條款、附加條件等等須得雙方協(xié)商，經(jīng)過對方同意，變更后的內(nèi)容必須保障合法性、遵守法律規(guī)定的程序。
（4）合同終止后在合同終止后對已經(jīng)履行的不應(yīng)終止，對于沒有及時履行的條款終止履行。原本合同上的結(jié)算和條款在合同解除后，仍對雙方企業(yè)具有約束力，在合同終止前，單方或者雙方進行履行行為的當(dāng)事人，在合同解除后，企業(yè)可以要求恢復(fù)應(yīng)有的權(quán)利，合同的解除不能夠影響企業(yè)追訴賠償損失的權(quán)利，依法辦理手續(xù)。合同解除又分為：約定解除；協(xié)議解除；法定解除。而合同解除可能是因為一方要求賠償損失，因此，企業(yè)在合同管理工作當(dāng)中及時了解其合同解除后，債務(wù)債權(quán)是否消滅，做到有法可依的企業(yè)管理。
合同對方當(dāng)事人的主體資格、資信情況以及履約能力要嚴(yán)格審查，防范欺詐行為，減少簽約風(fēng)險。要審查對方的營業(yè)執(zhí)照等證照是否通過年檢，以及對方的經(jīng)營情況、資金狀況，并將資質(zhì)的復(fù)印件和原件認真核對。對于金額較大的交易以及長期合作的對方當(dāng)事人，應(yīng)當(dāng)要求其提供銀行、稅務(wù)、工商等單位對其資信能力出具的證明。
人員的審查訂立合同是一件風(fēng)險性強、技術(shù)要求高的經(jīng)營行為，并且合同一經(jīng)簽訂生效，即具有法律效力。無論是如何將雙方協(xié)商的內(nèi)容體現(xiàn)在合同文本上，體現(xiàn)合法性、合理性和嚴(yán)謹性，還是從法律的角度對簽約時可能出現(xiàn)的風(fēng)險評估和及時應(yīng)對處理，都必須充分借助法律專業(yè)人員的參與，特別是對一些重大、復(fù)雜的合同處理，法律糾紛爭議、法律風(fēng)險判斷等都應(yīng)由企業(yè)法律顧問出具法律意見，保證重大經(jīng)營決策的合法性。因此，合同管理中應(yīng)該讓法律專業(yè)人員進行審簽把關(guān)，并做到審批程序的規(guī)范化管理。這樣才能更好地提高合同風(fēng)險的防范能力，避免合同糾紛帶來的損失。
在簽訂合同之前，首先一定要求對方提供加蓋單位公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件并要核對營業(yè)執(zhí)照原件，因為這么做就是審查合同對方當(dāng)事人的主體資格，確定他是否有簽約能力，這是非常關(guān)鍵的，必要時要通過多種渠道予以確認。其次要對方提供法定代表人或負責(zé)人身份證明，委托人簽訂合同的，要求對方出具法人授權(quán)委托書、人身份證明等。最終合同要有法定代表人或授權(quán)委托人的簽字并加蓋合同章或公章。對于法人的分支機構(gòu)、職能部門等原則上不與之簽訂。對企業(yè)內(nèi)部合同管理而言，應(yīng)實行內(nèi)部授權(quán)管理制度，要嚴(yán)格控制企業(yè)內(nèi)部人員對外簽訂合同的權(quán)限范圍，避免企業(yè)人員任意簽約行為給企業(yè)造成的損害。
為防范欺詐行為，減少交易產(chǎn)生的風(fēng)險，簽訂合同前，一定要審查合同承辦人的資格，尤其要嚴(yán)格審查簽約的委托人的授權(quán)委托書和身份證明，審查應(yīng)該包括該授權(quán)委托書權(quán)限范圍、時間；簽字蓋章，并無涂改之處；查看委托人身份證件原件，核對其提供的身份證明信息是否一致，確保合同的合法性和有效性。要查看對方的營業(yè)執(zhí)照原件，留存加蓋對方公章的復(fù)印件，確定對方是否年檢，查看其經(jīng)營范圍，是否具有進行合同項下的業(yè)務(wù)的法定資格。如果其有擔(dān)保人，也要調(diào)查擔(dān)保人。在合同簽訂前，通過多種方式和渠道對對方的資信情況進行調(diào)查，如對方企業(yè)的行業(yè)地位、銷售產(chǎn)品的主要渠道和所占的市場份額、整體的商業(yè)信譽等；了解和掌握對方的履約能力，如與其他企業(yè)簽訂合同的履約率、財務(wù)報表上體現(xiàn)的盈利能力、是否受到任何影響企業(yè)的商業(yè)信譽或履約能力等情況。對于金額較大的合同，最好要求對方提供相應(yīng)的擔(dān)保。如果對方信譽不高，履約能力不好，而且又不能提供任何擔(dān)保，那么應(yīng)該考慮不與之簽合同；如果實在非要簽訂合同的情況下，要采取分期發(fā)貨按月結(jié)算的方式進行，盡量降低風(fēng)險。
本文作者：劉金娜工作單位：西山煤電（集團）公司多種經(jīng)營管理局
中圖分類號：D923.6文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：
隨著金融危機的日趨影響，市場總體需求仍在逐年減少，重型機械加工制造企業(yè)逐漸感覺到步履維艱。面對嚴(yán)峻的市場形勢和殘酷的市場競爭，如何執(zhí)行好在手合同，如何滿足用戶日趨苛刻的質(zhì)量和交貨期要求，如何防控市場風(fēng)險，將有限的資金用到“刀刃”上？這是我們當(dāng)下必須慎重思考、面對和解決的問題。因此，合同執(zhí)行管理的研究與加強便顯得尤為必要。
經(jīng)營處是S公司的營銷部門之一，所承接的合同產(chǎn)品主要有冶金設(shè)備、磨煤機設(shè)備和壓機設(shè)備三大部分。合同的特點是：①內(nèi)容包含產(chǎn)品設(shè)計、工藝設(shè)計、采購、制造裝配、檢驗、涂裝發(fā)運、現(xiàn)場安裝服務(wù)等各環(huán)節(jié)；②具有時間約束性，合同中規(guī)定了明確的交貨時間，各項工作有機結(jié)合，確保按規(guī)定交貨期將合格的產(chǎn)品交付客戶；③具有成本約束性，項目必須依據(jù)合同規(guī)定的價格進行各項活動。④產(chǎn)品是按單生產(chǎn)，具有技術(shù)密集與資本密集的特征，其產(chǎn)品的設(shè)計、生產(chǎn)和交付具有典型的臨時性和獨特性特點。
一個制造項目的完成是一個復(fù)雜的過程，從前期的項目信息獲得、跟蹤，到后期的現(xiàn)場安裝、調(diào)試、驗收合格，一般需要3-5年左右的時間，因此項目管理的難度大，要求高，需要公司各個不同的部門，包括外協(xié)廠家協(xié)同合作，各負其責(zé)，同步推進，才能保證項目的順利進行和準(zhǔn)時履約。項目的全生命周期主要包括三個階段：項目獲得階段、項目執(zhí)行階段、項目交付階段，項目流程為：信息獲得跟蹤交流投標(biāo)中標(biāo)合同談判合同簽訂項目啟動技術(shù)準(zhǔn)備采購生產(chǎn)檢驗包裝發(fā)運現(xiàn)場安裝調(diào)試驗收合格。
一、項目獲取階段，從信息獲得至簽訂合同。
在項目獲得階段，營銷部起主要作用。銷售人員首先通過網(wǎng)絡(luò)、老客戶、商等各中途徑獲得項目信息，聯(lián)合技術(shù)部門確認信息的可操作性之后，與客戶接觸，進行相關(guān)的商務(wù)和技術(shù)交流。接到客戶的招標(biāo)邀請后，制作投標(biāo)文件投標(biāo)投標(biāo)。若中標(biāo)，與客戶進行合同條款的具體商談，雙方達成一致后簽訂合同。
二、項目執(zhí)行階段，從項目啟動至設(shè)備檢驗包裝結(jié)束。
在項目執(zhí)行階段，主要由生產(chǎn)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)部門完成。合同簽訂后，銷售人員即下發(fā)至各相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行前期準(zhǔn)備，在收到客戶的預(yù)付款之后通知項目正式啟動。在S公司，項目的銷售人員在執(zhí)行階段擔(dān)負項目經(jīng)理角色。項目經(jīng)理一般要組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門召開項目啟動會議,在項目啟動會上項目經(jīng)理應(yīng)將客戶的特殊要求進行反饋,告知項目的計劃和工作安排,討論項目的特殊需求和項目可能出現(xiàn)的困難的解決方案。項目啟動會不可能對項目所有可能出現(xiàn)的問題進行預(yù)測和解決，一般只是得出初步行動的計劃。在項目啟動后的執(zhí)行過程中，項目經(jīng)理要定期或不定期的與各部門的項目成員溝通，以了解項目的進度。并在此期間向客戶提供他們所需要的信息和資料。
項目經(jīng)理在合同執(zhí)行過程中擔(dān)當(dāng)客戶與各業(yè)務(wù)部門之間的“窗口”，負責(zé)將客戶的需求變更及時地反饋給各業(yè)務(wù)部門；并負責(zé)溝通客戶完成合同中規(guī)定的客戶應(yīng)盡義務(wù)，以避免客戶與廠內(nèi)各業(yè)務(wù)部門之間互相影響而耽誤項目進度。
三、項目交付階段，從設(shè)備發(fā)運至用戶驗收合格。
在項目交付階段，項目經(jīng)理與客戶聯(lián)系好交付時間、地點及交付方式，并通知客戶安排好交付后的卸裝、存儲事宜。項目經(jīng)理了解到客戶安裝設(shè)備的計劃安排后，及時安排售后服務(wù)人員到現(xiàn)場指導(dǎo)安裝。安裝完成后，項目經(jīng)理要安排工程師到現(xiàn)場進行設(shè)備調(diào)試，并與客戶一起通過設(shè)備驗收。
S公司項目組織架構(gòu)圖如圖1所示，基本上沿襲了國有企業(yè)的職能式的項目管理模式。一個項目的完成主要涉及到銷售、技術(shù)、生產(chǎn)、采購、財務(wù)五大職能條線。在項目執(zhí)行階段，生產(chǎn)條線起主要作用，其他各條線圍繞生產(chǎn)全力配合。生產(chǎn)處通過定期召開（每周一次）生產(chǎn)調(diào)度會、產(chǎn)品專題會協(xié)調(diào)指揮各部門，以保證項目順利進行。
圖1 項目組織架構(gòu)圖
基于以上的項目組織架構(gòu)，經(jīng)營處的合同執(zhí)行管理工作不同于項目經(jīng)理負責(zé)制下全生命周期的協(xié)調(diào)管理工作。而是要立足于目前S公司經(jīng)營處合同管理科人員數(shù)量及能力的現(xiàn)狀，立足于合同管理科與營銷科分居兩處的現(xiàn)狀，立足于項目經(jīng)理的主要精力仍是承接訂單與資金回籠的現(xiàn)狀，加強生產(chǎn)條線、營銷項目經(jīng)理以及用戶之間的協(xié)調(diào)管理工作。其工作范疇主要包括：
一、合同輸出
1、合同管理人員在核對合同技術(shù)協(xié)議、審批手續(xù)等齊全后，將買賣雙方簽字蓋章的合同及相關(guān)文件分發(fā)至技術(shù)中心、生產(chǎn)計劃處、資產(chǎn)財務(wù)部、物資處、外協(xié)處、質(zhì)量檢驗處、審計監(jiān)察室等有關(guān)部門。
2、營銷項目經(jīng)理應(yīng)組織進行必要的合同交底，以便讓各職能處室明確合同執(zhí)行中各自應(yīng)關(guān)注的難點和重點，如交貨期、技術(shù)上的特別要求、重要外購件的時間要求、用戶應(yīng)盡義務(wù)的節(jié)點以及相關(guān)法則等。
二、合同執(zhí)行
1、營銷項目經(jīng)理一般在收到用戶的預(yù)付款后發(fā)出投產(chǎn)通知單，項目正式啟動。
2、合同投產(chǎn)后，合同管理科專職人員參與專題會議，及時了解、跟蹤、溝通、反饋產(chǎn)品的技術(shù)準(zhǔn)備情況、生產(chǎn)進度和配套情況。項目經(jīng)理應(yīng)關(guān)注、了解合同執(zhí)行過程，按節(jié)點督促用戶履行合同規(guī)定的用戶應(yīng)盡義務(wù)。
3、產(chǎn)品完工并具備發(fā)貨條件后，項目經(jīng)理應(yīng)在核實用戶的收獲情況及資金狀況無問題后，開出發(fā)貨通知。
4、合同管理科應(yīng)掌握發(fā)貨信息，建立產(chǎn)品發(fā)貨臺賬，并根據(jù)實際情況動態(tài)更新。
5、產(chǎn)品發(fā)貨后，項目經(jīng)理還應(yīng)繼續(xù)關(guān)注開箱驗收、安裝調(diào)試和質(zhì)保期間設(shè)備運行階段出現(xiàn)的問題，做好內(nèi)外聯(lián)系、溝通工作。
三、制造過程中及交貨后問題的處理
由于經(jīng)營處合同的復(fù)雜多樣、按單非標(biāo)生產(chǎn)，在生產(chǎn)制造過程中不可避免的會出現(xiàn)各種各樣的問題，項目經(jīng)理可根據(jù)不同的類型分別與有關(guān)部門聯(lián)系接洽。詳見表1：歸口負責(zé)部門列表。
建設(shè)工程合同是承包人進行工程建設(shè)、發(fā)包人支付價款的合同。根據(jù)合同法規(guī)定，內(nèi)容包括：工程范圍、建設(shè)工期、中間交工工程、開工和竣工時間、工程質(zhì)量、工程造價、技術(shù)資料交付時間、材料和設(shè)備供應(yīng)責(zé)任、撥款和結(jié)算、竣工驗收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保修期、雙方相互協(xié)作等條款。對基本條款、合同完整性有一個全面了解，有助于企業(yè)經(jīng)營對責(zé)、權(quán)、利在合同中的管理。
其次，必須了解建設(shè)工程合同的特點。
一、合同生命期長。
合同從取得標(biāo)書投標(biāo)中標(biāo)獲得合同評審談判簽訂合同工程施工驗收保修合同結(jié)束，合同管理是一個較長的過程。
二、由于工程價值量大、價高（即“標(biāo)的”大），合同直接影響企業(yè)經(jīng)濟效益。
合同管好，可避免虧本、可盈利，否則要受較大經(jīng)濟損失。特別目前建筑市場競爭激烈，承包合同條件苛刻，以低價中標(biāo)，承包利潤下降，合同管理中稍有失誤即會導(dǎo)致工程虧本。
三、由于實施過程中內(nèi)外的干擾事件多，合同變更頻繁。
合同實施必須按變化了的情況不斷地調(diào)整。這要求合同管理必須是動態(tài)的，合同控制和合同變更管理顯得極為重要。
四、合同管理工作極為復(fù)雜、繁瑣。
1.工程體積龐大（造價動輒千萬），結(jié)構(gòu)復(fù)雜，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)高，要求相應(yīng)的合同實施的技術(shù)水平和管理水平高。
2.工程的參與單位和協(xié)作單位多，涉及業(yè)主、監(jiān)理、分包商、供應(yīng)商、設(shè)計、政府部門等，責(zé)任劃分、交叉銜接、協(xié)調(diào)等極為復(fù)雜和困難。
3.實施過程的復(fù)雜性：從合同評審、簽訂到實施，涉及落實、檢查、協(xié)調(diào)，在整個過程若有脫節(jié)，勢必造成前功盡棄，導(dǎo)致經(jīng)濟損失。
4.實施過程中，大量文字資料收集、處理、保存尤為重要。
五、合同管理受外界影響大、風(fēng)險大。
由于工程實施時間長，涉及面廣，受外界環(huán)境的影響大，影響因素包括投資條件、政策性調(diào)整和自然環(huán)境的變化等。這些因素承包商難以預(yù)測、不能控制，且會妨礙合同的正常實施，造成經(jīng)濟損失。合同本身存有難以預(yù)測的風(fēng)險。由于建筑市場競爭激烈，不僅低價中標(biāo)，而且業(yè)主常常提出一些苛刻的合同條款，如單方面約束性條款和責(zé)權(quán)利不平衡的條款。
由于以上特點，加強合同管理極為重要，要取得一定的經(jīng)濟效益，必須提高合同管理水平。
第三，合同管理應(yīng)做好以下步驟和工作。
一、建立健全崗位責(zé)任制，責(zé)任到人。
設(shè)置專職合同管理員，大的工程項目應(yīng)配備項目部合同專管員，傳遞信息，跟蹤合同履行情況。
合同管理員職責(zé)為：負責(zé)合同管理的承上啟下、橫向關(guān)系的溝通、談判；合同評審；對外溝通；合同交底；合同跟蹤；文檔的處理、整理、保管（含索賠、反索賠文書記錄）。
二、建立合同評審分析制度，預(yù)測風(fēng)險。
合同評審就是要做到對合同心知肚明。
經(jīng)常出現(xiàn)的合同問題，如合同中缺少某些重要的、必不可少的條款，但雙方已簽字，難以或不可能再作修改或補充；再如合同規(guī)定含混，難以分清雙方的責(zé)任和權(quán)益，不同條款、文件之間的規(guī)定和要求不一致；又如合同條款不完整、漏洞太多，對可能發(fā)生的情況未作估計和規(guī)定；另如合同雙方對同一條款的理解大相徑庭，事前缺少溝通；最后如合同的某些條款對自己極為不利，隱藏著極大的風(fēng)險，或過于苛刻。
合同的評審可以有效地避免上述情況的發(fā)生，或使大家對它們有清醒的認識和準(zhǔn)備。
合同評審主要有以下三方面：
1.工程合同目標(biāo)評審，即工期、質(zhì)量、價格。根據(jù)合同要求，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀，完成任務(wù)的可行性評審及采取的措施。
2.合同完整性評審。用標(biāo)準(zhǔn)的合同結(jié)構(gòu)對照該合同文本，明確是否缺失條款，雙方責(zé)、權(quán)、利關(guān)系是否表達清楚等。
3.合同的風(fēng)險性評審。風(fēng)險可能有如下幾種：1）承包商應(yīng)承擔(dān)的風(fēng)險：工程變更的補償范圍和補償條件，即風(fēng)險包干范圍；合同價格的調(diào)整條件；業(yè)主、工程師的權(quán)限；其他風(fēng)險型條款。2）合同條文不全面、不完整、責(zé)權(quán)利不平衡。3）條文含糊不清，不嚴(yán)密。4）業(yè)主為轉(zhuǎn)嫁風(fēng)險，提出的單方約束性的、過于苛刻的條款。
合同評審后，應(yīng)針對各部門評審分析得出的合同存在的問題和風(fēng)險，采取相應(yīng)的措施，提出建議、對策，將結(jié)果以最簡潔的文字形式表達，形成評審意見，提供給合同的談判、履行、實施，做到心里有數(shù)，規(guī)避風(fēng)險，把風(fēng)險降到最低，做到有的放矢。最后，在簽訂合同后應(yīng)形成合同交底，整理出談判未解決的問題以及應(yīng)對建議，供合同實施時實時應(yīng)對風(fēng)險。
三、樹立索賠和反索賠意識，提高經(jīng)濟效益。
建設(shè)工程的特點是量大、投資多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、技術(shù)和質(zhì)量要求高、工期長。產(chǎn)生索賠及反索賠的原因有：工程本身和其所處的環(huán)境有許多不確定性，如地質(zhì)變化、市場變化、政府部門干擾等；合同中難免有考慮不周的條款、缺陷和不足之處；業(yè)主的要求導(dǎo)致工程變更；工程參加單位多，交叉施工影響工程等。
一般只要不是承包商原因，而是由于外界干擾造成的工期延長和成本增加，都有可能提出索賠。這包含兩種情況：
1.發(fā)包方違約，未履行合同責(zé)任，如未按合同規(guī)定及時交付圖紙造成工程延誤，承包商可提出賠償要求。
2.發(fā)包方未違反合同，而由于其他原因，如合同范圍內(nèi)的工程變更、惡劣氣候條件、國家法令的修改等，造成損失，承包商可提出補償要求。
索賠的根本目的在于保護自身利益，追回損失。索賠建立在非自身原因的基礎(chǔ)上，要客觀、合法、合理，證據(jù)確實。
反索賠有反駁對方的索賠要求、防止對方索賠兩種含義。
出現(xiàn)索賠或反索賠事件均應(yīng)對照合同及相關(guān)法律法規(guī)，進行分析，分清責(zé)任，收集證據(jù)。證據(jù)應(yīng)具有真實性、全面性、及時性，并具備法律證明效力。
證據(jù)可從以下幾方面文件中搜集：合同及其組成文件；來往文書；會議紀(jì)要；進度計劃和實際進度；現(xiàn)場的工程文件；工程照片；氣候報告；檢查驗收、技術(shù)鑒定等報告；水電、道路運行記錄和證明；材料憑據(jù)（采購、訂貨、運輸、進場、使用）；政府部門的人工、材料、機械、費用等資料；各種會計核算資料（如已發(fā)工資）；國家政策性文件署。
事件發(fā)生（前、后）應(yīng)形成書面索賠文件。文件內(nèi)容主要有題目、事件、理由、影響、結(jié)論、成本、工期拖延，后附相關(guān)證據(jù)。報告要求事件是真實的，責(zé)任是清楚的，強調(diào)影響，文字簡潔，用詞婉轉(zhuǎn)。
四、建立合同管理文檔，提高管理水平。
合同管理文檔就是將與合同相關(guān)資料歸檔，主要是建立“三表一檔”：
1.工程合同一覽表（臺賬，以單位工程分列）
內(nèi)容包括：項目名稱、業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計、規(guī)模（面積、層數(shù)、高度、跨度）、造價、工期（總?cè)諝v天、開竣工時間，分計劃時間和實際時間）、質(zhì)量、保修、責(zé)任人（項目經(jīng)理或承包人）等。
此表可供查詢工程承攬情況及年結(jié)轉(zhuǎn)情況，對企業(yè)經(jīng)營提供決策資料。
2.工程合同履約情況一覽表（以單位工程分列）
內(nèi)容包括：項目名稱、業(yè)主、造價、工期（總?cè)諝v天、計劃和實際開工日期）、月度完成工作量累計等。后附每月統(tǒng)計報表作為原始資料。
此表可供查詢項目工期及工作量完成情況，對工程款支付情況及進度計劃調(diào)整提供分析資料。
3.竣工工程合同一覽表（以單位工程分列）
內(nèi)容包括：同工程合同履約情況一覽表，另增加實際造價、實際工期、實際質(zhì)量。
此表可供查詢保修期，并作為資料積累，為企業(yè)投標(biāo)類似工程及中長期生產(chǎn)計劃提供決策資料。
4.單位工程合同文檔
內(nèi)容包括：
合同文件匯總（參照合同范本，含評審報告、合同交底）；
來往文書匯總（含紀(jì)要、文件）；
索賠及反索賠文書匯總（含相關(guān)證據(jù)，簽證格式見08清單計價規(guī)范）；
竣工文件匯總（結(jié)算書、竣工報告等）。
對合同管理文檔的要求是：
（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視
目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)績高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒有專設(shè)檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現(xiàn)的問題沒有及時認真的產(chǎn)生防范意識，導(dǎo)致部門和個人都沒有明確的崗位責(zé)任心，更加沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對自己的工作性質(zhì)存在認知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業(yè)知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經(jīng)常會出現(xiàn)由于不及時歸檔合同資料導(dǎo)致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發(fā)的原因之一。
（二）合同檔案資料收集困難
有效的合同包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行方式、違約責(zé)任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復(fù)雜環(huán)節(jié)。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責(zé)任方達成共識，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復(fù)雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風(fēng)險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見不統(tǒng)一又要重復(fù)協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規(guī)范性得不到有效保障。
（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范
大部分中小企業(yè)沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導(dǎo)致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責(zé)，缺乏責(zé)任心，在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習(xí)慣來對合同檔案進行歸納和分類，沒有依托相應(yīng)的合同管理專業(yè)制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。
2 企業(yè)檔案管理工作改進意見
（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法
合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計、設(shè)備采購、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計、采購、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)和其他等。再將合同文件按照合同前期準(zhǔn)備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個類型。
另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。
（二）明確企業(yè)合同檔案的責(zé)任人和責(zé)任部門
根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項目負責(zé)人和企業(yè)內(nèi)負責(zé)本項目的各承辦或職能部門，有責(zé)任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負責(zé)本項目的各承辦或職能部門，應(yīng)負責(zé)收集合同文件，并對合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和成果質(zhì)量負責(zé)；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負責(zé)整理和收集，并對其整理質(zhì)量負責(zé)。
合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責(zé)制度，將合同檔案管理職責(zé)明確到部門及崗位職責(zé)上去，明確獎懲制度，對于出現(xiàn)問題的部門及個人予以適當(dāng)?shù)膽土P，對于業(yè)績優(yōu)秀的人員應(yīng)予以嘉獎，以此來調(diào)動員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。
（三）加強合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)
企業(yè)管理人員應(yīng)該定期給合同歸檔管理人員提供培訓(xùn)，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業(yè)務(wù)綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領(lǐng)導(dǎo)能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責(zé)任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應(yīng)盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。
甲乙雙方經(jīng)協(xié)商就乙方經(jīng)營管理由甲方開發(fā)的_________酒店相關(guān)事宜達成如下條款：
一、_________酒店建成后，由乙方負責(zé)其商務(wù)酒店的經(jīng)營和管理。商務(wù)酒店管理范圍：____樓以下(含____樓)全部建筑，共________________間客房，建筑面積約___________ 平方米。
二、管理期限：自_________酒店開業(yè)后________________年。
三、雙方責(zé)、權(quán)、利
1.甲方應(yīng)確保上述商務(wù)酒店________間客房全部交由乙方經(jīng)營、管理。
2.鑒于乙方承擔(dān)了甲方業(yè)主的回報責(zé)任，故甲方同意將________酒店____樓約________ 平方米建筑面積的西餐、咖啡廳及____樓全部約________________ 平方米建筑面積的配套用房產(chǎn)權(quán)無償轉(zhuǎn)讓給乙方，轉(zhuǎn)讓手續(xù)在綜合驗收結(jié)束后________天內(nèi)辦理完畢;并不受本條第________項的限制。
3.為提高酒店經(jīng)營的抗風(fēng)險能力，甲方同意在酒店經(jīng)營期內(nèi)，由乙方經(jīng)營管理_________酒店地下一、二層約________平方米配套物業(yè)(包括車庫、娛樂、健身設(shè)施等)，收益歸乙方所有，用于彌補因異常情況可能發(fā)生的酒店經(jīng)營虧損。
4.乙方應(yīng)保證在經(jīng)營期間內(nèi)向酒店業(yè)主支付不低于______%的年回報額，并確保由非銀行金融機構(gòu)對上述回報進行擔(dān)保，乙方受讓的二樓、三樓物業(yè)應(yīng)作為該非銀行金融機構(gòu)的抵押物。
四、酒店經(jīng)營期滿，乙方將不再享有地下室全部物業(yè)的經(jīng)營、收益權(quán)。
五、本合同未盡事宜，由雙方協(xié)商解決。
六、在履行本合同過程中如有糾紛，則首先由雙方友好協(xié)商;若協(xié)商未果，則由______仲裁委員會仲裁解決。
七、本合同書一式四份，甲乙雙方各執(zhí)兩份，經(jīng)雙方代表簽字、蓋章后生效。
八、本合同項下的面積以房管部門最后核定為準(zhǔn)，面積的差異不影響雙方的權(quán)利義務(wù)。
甲方：________房地產(chǎn)開發(fā)有限公司
代表簽字(蓋章)________________
甲乙雙方經(jīng)協(xié)商就乙方經(jīng)營管理由甲方開發(fā)的_________酒店相關(guān)事宜達成如下條款：
一、_________酒店建成后，由乙方負責(zé)其商務(wù)酒店的經(jīng)營和管理。商務(wù)酒店管理范圍：____樓以下（含____樓）全部建筑，共________________間客房，建筑面積約___________ 平方米。
二、管理期限：自_________酒店開業(yè)后________________年。
三、雙方責(zé)、權(quán)、利
1．甲方應(yīng)確保上述商務(wù)酒店________間客房全部交由乙方經(jīng)營、管理。
2．鑒于乙方承擔(dān)了甲方業(yè)主的回報責(zé)任，故甲方同意將________酒店____樓約________ 平方米建筑面積的西餐、咖啡廳及____樓全部約________________ 平方米建筑面積的配套用房產(chǎn)權(quán)無償轉(zhuǎn)讓給乙方，轉(zhuǎn)讓手續(xù)在綜合驗收結(jié)束后________天內(nèi)辦理完畢；并不受本條第________項的限制。
3．為提高酒店經(jīng)營的抗風(fēng)險能力，甲方同意在酒店經(jīng)營期內(nèi)，由乙方經(jīng)營管理_________酒店地下一、二層約________平方米配套物業(yè)（包括車庫、娛樂、健身設(shè)施等），收益歸乙方所有，用于彌補因異常情況可能發(fā)生的酒店經(jīng)營虧損。
4．乙方應(yīng)保證在經(jīng)營期間內(nèi)向酒店業(yè)主支付不低于______%的年回報額，并確保由非銀行金融機構(gòu)對上述回報進行擔(dān)保，乙方受讓的二樓、三樓物業(yè)應(yīng)作為該非銀行金融機構(gòu)的抵押物。
四、酒店經(jīng)營期滿，乙方將不再享有地下室全部物業(yè)的經(jīng)營、收益權(quán)。
五、本合同未盡事宜，由雙方協(xié)商解決。
六、在履行本合同過程中如有糾紛，則首先由雙方友好協(xié)商；若協(xié)商未果，則由______仲裁委員會仲裁解決。
七、本合同書一式四份，甲乙雙方各執(zhí)兩份，經(jīng)雙方代表簽字、蓋章后生效。
八、本合同項下的面積以房管部門最后核定為準(zhǔn)，面積的差異不影響雙方的權(quán)利義務(wù)。
甲方：________房地產(chǎn)開發(fā)有限公司
代表簽字（蓋章）________________
2、____________（以下簡稱“管理公司”），是根據(jù) 法律注冊及存在的公司，法定地址：………………。
鑒于：
雙方同意訂立合同如下：
第1條 定 義
經(jīng)雙方接受后，下列之各措辭，用于本合同以及所有有關(guān)之附加或更改文件 時，有以下之定義。
1.1 酒店－－應(yīng)解釋為建筑物之所在地，而其建筑物包括家私、裝置設(shè)置及營業(yè)設(shè)備，其細則詳列在后，酒店又應(yīng)解釋為依據(jù)本合同而產(chǎn)生之營業(yè)運作。
1.2 工程地址--應(yīng)解釋為大約有＿＿＿平方米之工地，位于＿＿＿＿市＿＿＿路＿＿＿號及＿＿＿部分房屋，如附表（一）之地圖所示，在其上將會建成
“酒店以及所有主動或被動之附屬建筑物”。
1.3 建筑物--應(yīng)解釋為所有在性質(zhì)上或指定上視為地產(chǎn)物業(yè)的樓房及設(shè)施，以及包括所有為該等樓房及設(shè)施所設(shè)之設(shè)備，例如：熱力系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)，所有 水管類裝置和電器設(shè)備，戶外及戶內(nèi)之標(biāo)志，升降機等等。
1.4 家私，裝置和設(shè)備或簡稱f.f.e--應(yīng)解釋為所有家私、裝置、辦公室設(shè)備、裝飾（無論固定或可移動、包括地毯和墻身裝修），廚房、酒吧、洗燙設(shè)備、 電話設(shè)備、浴室水設(shè)備、物料運送設(shè)備，貨物車和所有其它酒店業(yè)設(shè)備和物資（指 使用年限一年以上，單位價值超過人民幣八百元的企業(yè)固定資產(chǎn)）。
1.5 營業(yè)設(shè)備或簡稱o.e--應(yīng)解釋為一般用于酒店營業(yè)運作之小件，例如：銀器、被單、臺布等物、陶器皿，小型廚房用具和制服，包括使用年限在一年以內(nèi)，單件價值人民幣八百元以下的低值易耗品購置，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按酒店統(tǒng)一會 計制度及中外合資會計法規(guī)定處理。
1.6 統(tǒng)一制度--應(yīng)解釋為管理公司集團所采用之最新一期由美國酒店和酒店業(yè)公會所出版之“酒店統(tǒng)一會計制度”。此統(tǒng)一制度不得違反中華人民共和國財 政部頒發(fā)的“中外合資經(jīng)營企業(yè)會計制度”和其他規(guī)定。
1.7 會計年度--應(yīng)解釋為由一月一日開始至十二月三十一日止之十二個月期間，第一會計年度應(yīng)由開業(yè)第一天開始至同年之十二月三十一日止。
1.8 獨立公共會計師--應(yīng)解釋為按中華人民共和國法律規(guī)定在中國注冊的中國注冊會計師。
1.9 總收入--應(yīng)解釋為營業(yè)收入減去工商統(tǒng)一稅后之營業(yè)收入。任何直接或間接發(fā)生于“酒店”經(jīng)營之全部收入，包括所有房間總銷售、寫字樓公寓收入、 食物或飲料銷售、洗衣、電話、電報和電傳的收入，服務(wù)費等其他酒店操作及其 設(shè)備使用費及租賃費等等。也包括商場營業(yè)收入或商場出租收入及業(yè)主對外投資收入，固定資產(chǎn)收入，存款利息，各種賠償收入除7.1（d）或（e）條外，其他 按7.3條處理]和在顧客帳單上所加的任何小帳以及用人民幣代替外幣結(jié)算時，所 產(chǎn)生的差額。
1.10 營業(yè)毛利或簡釋g.o.p--營業(yè)毛利應(yīng)解釋為每一會計年度（或其一部分）之總收入額與酒店營業(yè)支出之差額。
1.11 營業(yè)支出--應(yīng)依據(jù)統(tǒng)一制度，包括下列項目
（a）薪俸，費用和工資，以及其他常規(guī)的或時有的，為酒店營業(yè)員工派發(fā)之其它款項，包括總經(jīng)理，以及任何員工福利和糧款費用，起居住所、交通、員工 膳食、其它雜項福利，因上述薪俸之有關(guān)法令或法規(guī)而產(chǎn)生之應(yīng)付款項或稅項。
（b）為酒店而消耗的食品和飲料成本，和一般情況下為收益而發(fā)生之成本。
（c）依據(jù)當(dāng)?shù)亟?jīng)驗，經(jīng)董事會批準(zhǔn)的實際發(fā)生的呆帳。
（d）因酒店營業(yè)有關(guān)雇用之獨立公共會計師以及用酒店之需要而聘請的法律顧問費用。
（e）第8.2條所指定付于管理公司之基本管理費。
（f）第7.1條所指定付于管理公司之基本管理費。
（g）所有因正常酒店管理所需之營業(yè)設(shè)備，購入和更換之開支，包括1.5所列開支條。
（h）所有廣告、業(yè)務(wù)推廣和公共關(guān)系開支。
（i）第5.3.3條所指定由管理公司集團提供之廣告和業(yè)務(wù)推廣支出內(nèi)之酒店應(yīng)承擔(dān)的份額。
（j）因酒店消耗而發(fā)生的熱力、水、電、煤氣、電話和任何其它公用設(shè)施費用支出。
（k）付于推銷及信用卡公司之傭金、費用及開支和預(yù)定費用。
（l）為維持酒店之良好操作狀況而產(chǎn)生之修葺、保養(yǎng)及更換費用，除第6. 1條和第6.2條屬業(yè)主責(zé)任范圍的費用外，均列入營業(yè)支出。
（m）一般情況下由酒店或由管理公司在酒店所產(chǎn)生之營業(yè)費用。
（n）為酒店營業(yè)任何直接稅項、關(guān)稅、牌照費的繳付，但不包括第1.12條注明的費用。
1.12 獨立費用--下列項目應(yīng)解釋為“獨立費用”，不應(yīng)包括在“營業(yè)支出” 之內(nèi)。
（a）酒店裝飾、固定附屬裝置和設(shè)備的折舊。
（b）本酒店的資本和房地產(chǎn)稅項。
（c）本酒店土地使用費。
（d）開業(yè)前支出的攤銷。
（e）第6.1條重置儲備金的開支。
（f）由業(yè)主委任的審計師、律師和其他專業(yè)顧問費和任何特別費用。
（g）獎勵性管理費。
（h）本酒店業(yè)主所得稅，固定資產(chǎn)稅和利得稅。
1.13 開房率--應(yīng)解釋為酒店實際出租了的客房數(shù)除以酒店可供出租的客房數(shù)（不包括從香港地區(qū)及外國聘請來的人員的宿舍）的百分比。
1.14不可抗力--下述情況均構(gòu)成不可抗力之事件。
（a）戰(zhàn)爭、侵略、反叛、革命、*及內(nèi)戰(zhàn)。
（b）政府以統(tǒng)治者身份所作出的措施、政府條例和命令。
（c）地震或任何因自然力量發(fā)生而被影響及不可合理預(yù)測或抗拒的事故。
（d）勞工糾紛。
（e）其他非管理公司可合理控制的而嚴(yán)重地影響管理公司經(jīng)營酒店的能力的事故。
第2條 酒店計劃、建筑及設(shè)備
2.1 工程地址財產(chǎn)所有權(quán)
將建酒店之工地圖列于本合同的附錄（一）。
2.2 酒店規(guī)模
酒店將擁有下列：
……套房間及有關(guān)配套設(shè)備，在中國政策許可范圍內(nèi)，包括但不限于：
……中西餐廳
……酒吧（廊）
……咖啡座
……多用途禮堂
……歌舞廳
……運動/健康設(shè)備
……商店
2.3 建筑進行程序
為進行酒店的建筑、布置、配備及裝飾，酒店業(yè)主將對自行聘請及保留所有
有關(guān)及需要的建筑師、承包商、室內(nèi)設(shè)計師及其它專家和顧問的費用負責(zé)。酒店業(yè)主應(yīng)于六十天內(nèi)給與管理公司一份酒店設(shè)計、建筑及配備總時間計劃，而由管 理公司提出意見。
2.4 酒店驗收
管理公司將協(xié)助酒店業(yè)主在酒店建筑設(shè)備安裝及完成時之接收程序，酒店業(yè) 主答應(yīng)在一段合理時間內(nèi)執(zhí)行所有必要措施彌補管理公司向其提出之合理建議。
第3條 酒店開業(yè)前事項
3.1 酒店開業(yè)前管理公司所提供的服務(wù)
在“酒店”開業(yè)之前，管理公司或管理公司集團受業(yè)主之委托，從事下列活動：
……設(shè)立開業(yè)前之預(yù)算案，呈交酒店業(yè)主批準(zhǔn)后執(zhí)行。
……確立酒店之總體組織和計劃開業(yè)前之各項活動。
……為酒店設(shè)立管理控制和會計制度。
……按照中華人民共和國適用法規(guī)，挑選和招募來自各階層之酒店員工，需 要時，履行培訓(xùn)計劃。
……協(xié)助組織和成立酒店內(nèi)之各不同部門。
……承擔(dān)分析各項應(yīng)保項目，和協(xié)商保險計劃，在中國保險公司投保。
……采購開業(yè)所需的物品。
……制訂并執(zhí)行酒店之市場營銷策略。
……承擔(dān)廣告和公共關(guān)系計劃（確定宣傳媒介，擬定宣傳材料，傳送文件予旅行社，以及介入管理公司集團的廣告和公開宣傳等）。
……承擔(dān)業(yè)務(wù)推廣和訂房運作。
……組織開業(yè)典禮。
酒店業(yè)主應(yīng)以本身費用開支使管理公司有適合之辦公地方充分完成其在此段 之責(zé)任。
管理公司應(yīng)聯(lián)同酒店業(yè)主采取必要措施，獲得因酒店供應(yīng)、管理和經(jīng)營而需 要之牌照和準(zhǔn)許證。
3.2 酒店開業(yè)前之預(yù)算
（a）開業(yè)前預(yù)算表應(yīng)如以下第3.5條之規(guī)定由管理公司于不遲于開業(yè)前六個月呈交酒店業(yè)主批準(zhǔn)。
（b）預(yù)算應(yīng)包含所有開業(yè)前活動之成本和支出。
（c）其應(yīng)再包含：
……開業(yè)前酒店總經(jīng)理、營業(yè)經(jīng)理和按人員編制在開業(yè)前委派給酒店的所需 人員的工資。
……招募和培訓(xùn)酒店委任員工成本包括有需要時在本集團內(nèi)其它酒店之培訓(xùn) 費用。
……開業(yè)前廣告和業(yè)務(wù)推廣之成本。
……開幕典禮之成本。
……一切關(guān)于所有需要之經(jīng)營和行政成本，包括領(lǐng)取所有需要之執(zhí)照和準(zhǔn)許 證成本、律師和顧問費用。
……酒店部分開業(yè)時，部分經(jīng)營所需之資金。
酒店業(yè)主應(yīng)依據(jù)下列時間表存放包含本預(yù)表之資金于8.1條所述的銀行帳戶， 和使管理公司得以運用。
