時(shí)間：2023-06-12 09:09:39
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理基本知識范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
一、充分認(rèn)識培養(yǎng)檔案人員職業(yè)素質(zhì)的重要意義
隨著知識經(jīng)濟(jì)的出現(xiàn)，將會(huì)給整個(gè)人類社會(huì)帶來深遠(yuǎn)的影響。與知識信息密切相關(guān)的檔案工作也在發(fā)生著深刻的變化，檔案載體變得更加多樣化，檔案管理手段由傳統(tǒng)的手工操作變?yōu)楝F(xiàn)代化管理，信息管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享已經(jīng)成為可能。這些變化，不僅給檔案工作的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時(shí)也給檔案人員提出了新的更高的要求。面對新的時(shí)代、新的形勢，要造就一支適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求的高水平的檔案人員隊(duì)伍，就要努力加強(qiáng)檔案人員的職業(yè)道德，提高檔案人員的職業(yè)素質(zhì)，這是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保證。因此，檔案人員必須盡快提高自身的綜合素質(zhì)以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。
二、充分理解檔案人員職業(yè)素質(zhì)所包含內(nèi)容。
（一）檔案人員要具有豐富的知識素質(zhì)。
檔案人員的知識素質(zhì)是指檔案人員從事本職工作應(yīng)具備的基本知識。這些基本知識包括科學(xué)文化基礎(chǔ)知識，檔案管理專業(yè)知識，相關(guān)行業(yè)專業(yè)知識和從事檔案工作所必需的輔知識。
1、科學(xué)文化基礎(chǔ)知識。
只有科學(xué)文化基礎(chǔ)知識是對檔案人員知識素質(zhì)的最基本要求。檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)的管理工作，所管理的檔案資料，內(nèi)容豐富。而且技術(shù)知識含量較高，具備最基本的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識是做好檔案工作的前提。特別是現(xiàn)代化的檔案管理迫切需要檔案業(yè)務(wù)精，專業(yè)理論水平高又掌握一定數(shù)字信息化的技術(shù)的復(fù)合型優(yōu)秀檔案人才。
2、檔案管理專業(yè)知識。
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它具有自身的一套專門理論原則和技術(shù)方法。檔案管理人員必須不斷地努力學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案管理的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識，并將這些知識運(yùn)用到實(shí)際工作中，真正做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，才能具備基本的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理的工作要求。
3、相關(guān)行業(yè)專業(yè)知識。
檔案的內(nèi)容包含專業(yè)門類非常廣泛和豐富，它涉及文書、科技、會(huì)計(jì)、特殊載體等內(nèi)容。因此要想成為一名合格的檔案管理人員做好檔案管理工作就必須了解和掌握專業(yè)知識以外其他相關(guān)行業(yè)的專業(yè)知識。
4、輔知識。
要想做好企業(yè)檔案管理工作，檔案管理人員就要學(xué)習(xí)外語、法律、科技信息等輔助知識，擴(kuò)大知識領(lǐng)域，豐富知識內(nèi)容，具備多元化文化結(jié)構(gòu)。
（二）檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的能力素質(zhì)。
檔案人員的能力素質(zhì)是檔案人員從事本職工作應(yīng)具備的基本能力，這些基本能力包括語言文字能力，創(chuàng)新能力，信息開發(fā)能力和運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段能力等。
1、語言文字能力
檔案管理是一種綜合性的工作。它要求檔案管理人員必須具有一定的語言文字能力。只有具備較強(qiáng)的閱讀理解能力和一定的概括表達(dá)能力才能做好檔案的各項(xiàng)管理工作。
2、創(chuàng)新能力
在新形勢下，檔案管理人員要及時(shí)更新觀念，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，沖破傳統(tǒng)老做法的禁錮和束縛，積極創(chuàng)新，勇于開拓。在工作實(shí)踐中不斷探索新路子，發(fā)現(xiàn)新問題，形成新知識，找到新答案不斷為檔案工作注入新的活力，推進(jìn)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。
3、信息開發(fā)能力
檔案是一種不可再生的信息資源，它在企業(yè)中起著舉足輕重的作用檔案信息的開發(fā)和利用是檔案工作的重要組成部分也是檔案工作的根本所在。作為檔案管理人員在工作和學(xué)習(xí)中不斷培養(yǎng)具備一定的信息開發(fā)能力，積極主動(dòng)地開發(fā)、推廣、利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息共享，為企業(yè)的各項(xiàng)建設(shè)提供服務(wù)。
4、運(yùn)用科技手段的能力
為適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展要求，檔案管理人員除熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要加強(qiáng)現(xiàn)代化知識的學(xué)習(xí)，只有不斷更新觀念，優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的基本操作技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源的開發(fā)，從而適應(yīng)和推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。
（三）檔案管理人員應(yīng)具備健康的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)。
檔案人員具備健康的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)是從事檔案管理工作的保證和基礎(chǔ)。只有擁有較好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)才能有效地干好工作，以適應(yīng)各種環(huán)境和工作任務(wù)的變化。
三、提高檔案人員職業(yè)素質(zhì)的方法。
（一）加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
檔案培訓(xùn)是提高檔案人員職業(yè)素質(zhì)的重要途徑。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案管理人員能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，跟上新形勢的發(fā)展，必須對檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力，更新、拓寬、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代化管理的基本操作技能。不斷提高業(yè)務(wù)能力水平，以適應(yīng)和促進(jìn)現(xiàn)代化檔案工作的發(fā)展。
（二）建立和完善檔案人員競爭機(jī)制。
第一，檔案專業(yè)工作人員的政治素質(zhì)。
檔案專業(yè)工作人員必須具備社會(huì)上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，熱愛黨，熱愛社會(huì)主義，熱愛祖國和人民，堅(jiān)決執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)法律和各項(xiàng)方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計(jì)較個(gè)人利益，有獻(xiàn)身精神。由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，因此，檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國家秘密的政治素質(zhì)。同時(shí)，檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。
第二，檔案專業(yè)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。
檔案專業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。
第三，過硬的業(yè)務(wù)技能。
檔案管理人員是儲(chǔ)備知識、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁，因此，企業(yè)檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識，從而保證企業(yè)檔案管理水平的提高。
二、影響檔案工作者綜合素質(zhì)提高的幾種因素
目前，我國檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，計(jì)算機(jī)及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展。這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。究其根源。首先，有的單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視，從而也未能認(rèn)識到提高檔案人員素質(zhì)的重要性。有的單位領(lǐng)導(dǎo)只注重專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)而忽視了檔案人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對檔案人員的培訓(xùn)教育沒能納入計(jì)劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實(shí)際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動(dòng)力，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力來整合提高新的技能。
三、提高檔案工作者素質(zhì)
面對新時(shí)期檔案工作的需要，檔案管理人員應(yīng)如何提高自身素質(zhì)，本人認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面做起。
第一，愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。
做好檔案管理工作，愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德是前提。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。
職業(yè)道德是同人們的職業(yè)活動(dòng)緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準(zhǔn)則和道德規(guī)范。檔案工作作為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，毫無疑問也必須有自身的職業(yè)道德要求。檔案事業(yè)的發(fā)展要求檔案工作人員各方面素質(zhì)的全面提高，而職業(yè)道德素質(zhì)的提高應(yīng)擺在突出的位置。因?yàn)闆]有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，再好的發(fā)展機(jī)遇也會(huì)錯(cuò)過，再好的發(fā)展條件也會(huì)喪失，再好的業(yè)務(wù)能力也不能很好地發(fā)揮作用。
第二，依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)。
做好檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。根據(jù)新形勢的需要，我局對已有的檔案制度進(jìn)行了修訂，使檔案制度能更加完善。我們的制度包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、文書檔案分類編號辦法等等。在平時(shí)的工作中，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作做到有章可循，按制度辦事。
高職院校以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為主要目標(biāo)，旨在培養(yǎng)出具有大學(xué)知識，而又有一定專業(yè)技術(shù)和技能的人才，其知識的講授是以能用為度，實(shí)用為本。檔案管理是高職院校文秘專業(yè)的核心課程之一，主要培養(yǎng)文秘人員的檔案管理能力。筆者根據(jù)自己在檔案管理課程教學(xué)中的實(shí)踐，體會(huì)到檔案管理課程教學(xué)內(nèi)容與從事文秘工作實(shí)際有很大的距離，教學(xué)效果不佳。那么，檔案管理課程如何進(jìn)行教學(xué)才能與高職院校文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)相適應(yīng)呢？
1 明確教學(xué)培養(yǎng)目標(biāo)，培養(yǎng)專業(yè)文秘人才
檔案管理是文秘工作的重要組成部分，是文秘人員必須掌握的一項(xiàng)基本業(yè)務(wù)能力，科學(xué)地管理好檔案，用好檔案，在需要時(shí)能夠迅速查閱到任意一份歸檔文件，可以極大地提高文秘人員的工作效率。所以，文秘專業(yè)開設(shè)檔案管理課程是為了培養(yǎng)適應(yīng)社會(huì)需要、適應(yīng)就業(yè)崗位需要的合格的文秘人才，而不是專門的檔案人才。然而，當(dāng)前很多高職院校文秘專業(yè)開設(shè)的檔案管理課程與高校檔案學(xué)專業(yè)開設(shè)的檔案管理課程沒有太大區(qū)別，沒有體現(xiàn)出秘書專業(yè)特色，技術(shù)能力特點(diǎn)不突出，與文秘工作崗位實(shí)際需求的檔案管理能力有很大的差距。因此，我們必須首先結(jié)合文秘崗位工作實(shí)際，明確人才培養(yǎng)目標(biāo)，明確教學(xué)目的和重點(diǎn)，研究秘書崗位所需要的檔案管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，使文秘專業(yè)檔案管理課程具有自己獨(dú)立的特色體系，而非沿襲傳統(tǒng)的培養(yǎng)檔案專業(yè)人才的檔案管理課程體系，應(yīng)使文秘人員具備應(yīng)有的檔案管理知識理論和技能，具有較強(qiáng)的檔案意識，在文件處理階段有意識地、專業(yè)地進(jìn)行前段控制，在文件歸檔階段，具備立卷歸檔的基本技能，有能力把文秘工作中的文件和檔案管理程序真正交融在一起，保證檔案的質(zhì)量，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化，使文檔實(shí)體形成一體化、管理一體化、利用一體化，實(shí)現(xiàn)文書工作和檔案工作的完美銜接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
2 與時(shí)俱進(jìn)，更新教學(xué)內(nèi)容，適應(yīng)就業(yè)崗位需求
每年采取集中培訓(xùn)的方式，通過以下培訓(xùn)途徑和內(nèi)容，從職業(yè)素質(zhì)業(yè)務(wù)能力等方面提高圖檔管理人員的整體管理水平"2.1通過企業(yè)文化培訓(xùn)加強(qiáng)圖檔管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)企業(yè)文化是企業(yè)長期發(fā)展的精髓，通過邀請有關(guān)部門勞模市場管理人員做講解或報(bào)告，使圖檔管理人員珍惜自己的工作崗位，認(rèn)識到自身的工作質(zhì)量與企業(yè)信譽(yù)和生產(chǎn)經(jīng)營息息相關(guān)，從而提升所從事工作的榮譽(yù)度，產(chǎn)生強(qiáng)烈的企業(yè)發(fā)展有我的自豪感和責(zé)任感"。邀請企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化部門和設(shè)計(jì)部門的專家，針對圖檔管理人員的工作需要，有針對性的對汽車基本知識企業(yè)產(chǎn)品平臺(tái)機(jī)械制圖知識汽車產(chǎn)品型號和零部件編號規(guī)則等進(jìn)行培訓(xùn)，使圖檔管理人員了解汽車各大總成的構(gòu)造和原理，理解設(shè)計(jì)人員在圖紙更改單中所描述的語言，熟練掌握識圖改圖等基本要領(lǐng)，做到準(zhǔn)確校對設(shè)計(jì)人員更改電子圖和底圖的內(nèi)容正確更改藍(lán)圖，而不是照貓畫虎"經(jīng)過培訓(xùn)和實(shí)踐，圖檔管理人員能發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)人員疏忽造成的一些錯(cuò)誤，提前糾正，確保為工藝檢驗(yàn)人員提供的圖紙工藝文件少出差錯(cuò)減少廢品"。
檔案管理知識培訓(xùn)必須定期組織，可以采取外培內(nèi)培兩種方式"外培方面，一是參加每年省檔案局定期組織的上崗培訓(xùn)，對缺乏檔案管理知識的人員進(jìn)行輪訓(xùn)，掌握檔案學(xué)概論文書檔案管理科技檔案管理電子文件管理與歸檔檔案保管與保護(hù)，夯實(shí)檔案管理理論基礎(chǔ)知識;二是參加省級以上檔案學(xué)會(huì)組織的標(biāo)準(zhǔn)宣貫等專業(yè)性強(qiáng)的培訓(xùn)，如企業(yè)檔案工作規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)檔案歸檔整理辦法和電子文件和信息化管理辦法等;三是組織圖檔管理人員到檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)行實(shí)際考查和學(xué)習(xí)，當(dāng)面交流提問，取長補(bǔ)短，對改善工作方法見效較快"內(nèi)培方面，一是請企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作中有經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，介紹工作經(jīng)驗(yàn)和方法;二是請外出培訓(xùn)回來的人員將所學(xué)內(nèi)容進(jìn)行分享，一人外出學(xué)習(xí)，多人受益;三是邀請檔案局老師到企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行培訓(xùn)交流和指導(dǎo)檢查，這樣有的放矢，更有利于對管理方法的改進(jìn)"內(nèi)培一般可采用脫產(chǎn)一天的時(shí)間集中培訓(xùn)，同時(shí)將檔案管理系統(tǒng)的文件通知要求宣貫到集團(tuán)公司所有單位"。計(jì)算機(jī)和各類信息化軟件在公司的普遍應(yīng)用，不得不對圖檔管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作方面的培訓(xùn)"一是培訓(xùn)計(jì)算機(jī)軟硬件基本知識和辦公自動(dòng)化軟件，掌握基本操作技能;二是培訓(xùn)數(shù)據(jù)庫知識，使圖檔管理人員能積極與程序開發(fā)人員溝通，提出開發(fā)需求或使用中的改進(jìn)意見;三是進(jìn)行pLM(產(chǎn)品生命周期管理)系統(tǒng)操作培訓(xùn)，正確系統(tǒng)任務(wù)，熟練查閱系統(tǒng)中的部件圖紙和文檔版本信息，查閱系統(tǒng)中的工藝路線變更情況以便及時(shí)將圖紙派發(fā)到生產(chǎn)單位"。質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊程序文件和作業(yè)文件，包含企業(yè)各單位的工作流程和操作方法，由各崗位具有多年工作經(jīng)驗(yàn)的人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和工作流程不斷修訂后編制而成的"組織圖檔管理人員學(xué)習(xí)有關(guān)體系文件，了解產(chǎn)品從市場調(diào)研設(shè)計(jì)開發(fā)試制到生產(chǎn)等流程，便于熟練對技術(shù)文件的收集歸檔和整理"圖檔管理人員一般都是人員，學(xué)習(xí)保密知識是必不可少的"掌握保密知識，建立保密臺(tái)帳，做好保密標(biāo)識，熟悉對不同權(quán)限的人員采取不同的借查閱手續(xù)，既維護(hù)檔案文件的安全，又在合理的范圍提供利用，使技術(shù)文件借閱發(fā)放有法可依"。
經(jīng)過三年多培訓(xùn)，培訓(xùn)師收到圖檔管理人員的反饋意見，對培訓(xùn)課件不斷完善，使培訓(xùn)效果越來越好"實(shí)踐證明，全方位培訓(xùn)使圖檔管理人員整體業(yè)務(wù)水平普遍提高，能夠全面勝任崗位工作;加強(qiáng)培訓(xùn)使圖檔管理人員在企業(yè)里有被重視的認(rèn)同感，以更加積極的態(tài)度和創(chuàng)新的意識實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，提高了服務(wù)效率;有利于互相交流，借鑒工作經(jīng)驗(yàn)，高效地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)"。
本文作者：王豐錦工作單位：陜西汽車集團(tuán)有限責(zé)任公司
【中圖分類號】G64.21 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）22-0-02
檔案信息化建設(shè)已成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的最主要的內(nèi)容。因此，加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)，既是《檔案法》賦予檔案部門及工作人員的神圣使命，也是信息化社會(huì)的必然要求。
一、高職院校檔案信息化建設(shè)存在的問題與制約因素
（一）檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低
大多數(shù)高職院校尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍。一方面，專職檔案工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理。有的學(xué)校檔案工作隊(duì)伍中無本科及以上學(xué)歷的人員，學(xué)歷普遍偏低；有的人員是從其他行業(yè)轉(zhuǎn)入檔案管理部門的，不具備檔案管理專業(yè)的必備知識，知識結(jié)構(gòu)及不合理；有的學(xué)校檔案管理人員的年齡偏大，“斷層”現(xiàn)象嚴(yán)重；有的學(xué)校無高級職稱的檔案管理人員，其職稱結(jié)構(gòu)域檔案信息化建設(shè)很不相稱。另一方面，高職院校各部門的兼職檔案員幾乎都未接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識、基本技能。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施簡陋
由于大多數(shù)高職院校是在原中專學(xué)?；A(chǔ)上升格或由大、中專學(xué)校合并組建而成，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，即使千方百計(jì)擠出資金進(jìn)行基本建設(shè)，也只能重點(diǎn)建設(shè)與教學(xué)、科學(xué)緊密相關(guān)的項(xiàng)目，無資金投入檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，因而大多數(shù)高職院校的檔案設(shè)施設(shè)備十分簡陋，少數(shù)學(xué)校沒有專門的檔案館，甚至沒有微機(jī)、空調(diào)等基本設(shè)施，檔案柜陳舊破爛，庫房條件達(dá)不到要求，管理手段基本停留在傳統(tǒng)的階段。
（三）管理體制比較亂
“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制在高職院校尚未真正落實(shí)。目前，有的地方政府還沒有將高職院校的檔案管理工作納入議事日程，政府檔案館路機(jī)構(gòu)除通知學(xué)校檔案工作人員參加一些會(huì)議和培訓(xùn)外，很少過問學(xué)校檔案工作甚至很少涉足學(xué)校進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。
（四）數(shù)字化建設(shè)水平低
大多數(shù)高職院校還未將現(xiàn)有的各種載體檔案通過與計(jì)算機(jī)硬件、軟件結(jié)合而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。沒有計(jì)算機(jī)的檔案室，檔案數(shù)字化管理是一片空白；有計(jì)算機(jī)的檔案室，檔案數(shù)字化管理水平也較低。同時(shí)，有的高職院校檔案室雖然實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部數(shù)字化管理，但未與外界聯(lián)網(wǎng)，也談不上真正的數(shù)字化管理。
（五）檔案利用率極低
大多數(shù)高職院校的檔案資源未得到充分的開發(fā)利用，檔案利用率低，檔案固有的作用未能很好地發(fā)揮出來。據(jù)有關(guān)人員調(diào)差統(tǒng)計(jì)，高職院校檔案案卷年均利用率僅為20%左右。
二、高職院校檔案信息化建設(shè)的路徑與方法
（一）充分提高認(rèn)識，切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念
高職院校檔案是我國整個(gè)檔案事業(yè)的重要組成部分，是高職院校過去和現(xiàn)在的教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種不同形式的歷史記錄，它具有歷史價(jià)值和使用價(jià)值，并具有查考憑據(jù)、參考依據(jù)、科學(xué)研究、宣傳教育等多方面的作用，在高職教育中具有十分重要的意義。搞好檔案信息化建設(shè)，可以促進(jìn)高職院校的全面發(fā)展。要樹立國際化觀念、創(chuàng)新觀念、服務(wù)觀念、法制觀念，用心的觀念指導(dǎo)高職院校檔案信息化建設(shè)。
（二）明確指導(dǎo)思想，確立相關(guān)原則
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在高職院校檔案信息化建設(shè)中，要堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用實(shí)效的指導(dǎo)思想。同時(shí)，要確立相應(yīng)的原則。一是保障重點(diǎn)的原則，就是在可能的人力、財(cái)力條件下，對重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，將這一部分信息化處理后的檔案先行提供利用。二是分類建設(shè)原則，即依據(jù)檔案的性質(zhì)和重要性的不同，按輕重緩急的順序?qū)n案進(jìn)行數(shù)字化加工。三是技術(shù)實(shí)用性原則，就是對檔案數(shù)字化處理要采用最有實(shí)用價(jià)值的模式，如：文本模式較圖像模式的實(shí)用性強(qiáng)，高職院校在進(jìn)行檔案數(shù)字化處理中，以采用文本模式為優(yōu)。
（三）增加經(jīng)費(fèi)投入，務(wù)實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)
經(jīng)費(fèi)短缺，是制約檔案信息化建設(shè)的最主要因素。因此，增加檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，已是當(dāng)務(wù)之急。一方面，各級政府要依法增加對高職教育的經(jīng)費(fèi)投入，以便高職院校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)。另一方面，高職院校要多方籌措資金，投入專項(xiàng)資金進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。通過增加經(jīng)費(fèi)投入，逐步配置防盜、防火、防水、防震、防潮、防塵、防蟲、放有害光、防高溫設(shè)施和裝訂工具、復(fù)印機(jī)、裝裱設(shè)備等必要設(shè)施，裝備縮微攝影機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、光盤等技術(shù)設(shè)備，切實(shí)務(wù)實(shí)檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。
（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高隊(duì)伍素質(zhì)
檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的高低，是關(guān)系檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。因此，要克服對人員培訓(xùn)的舍不得花錢的傾向，堅(jiān)持全員培訓(xùn)，全面提高隊(duì)伍素質(zhì)，要為檔案工作人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)創(chuàng)造良好的條件、出臺(tái)優(yōu)惠政策，選拔檔案工作人員到本科院校的檔案管理專業(yè)學(xué)習(xí)深造，組織檔案管理人員外出考察和調(diào)研，定期舉辦培訓(xùn)班和對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，拓寬視野和知識面，改善知識結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，提高綜合業(yè)務(wù)能力。
（五）建立健全制度，完善管理體制
一是要依法建立健全檔案管理制度，包括修訂原有的規(guī)章制度和制定新的規(guī)章制度，使檔案管理步入制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。二是要理順檔案管理體制，真正建立起“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制。高職院校應(yīng)建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一管理檔案。只有制度健全、管理順暢，才能有效地促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。
（六）搞好總體設(shè)計(jì)，建立信息網(wǎng)絡(luò)
建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化，充分融入現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)世界，是社會(huì)對檔案事業(yè)的必然要求。高職院校要根據(jù)人、財(cái)、物的實(shí)際情況，逐步推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項(xiàng)投資大、周期長的管理技術(shù)工程，其建設(shè)必須遵循系統(tǒng)規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展、標(biāo)準(zhǔn)開的和安全可靠等原則，切實(shí)搞好總體設(shè)計(jì)，確定網(wǎng)絡(luò)的基本功能、建設(shè)任務(wù)、總體思路、組網(wǎng)模式和發(fā)展規(guī)劃等，然后按計(jì)劃分步實(shí)施。首先要抓好檔案網(wǎng)站建設(shè)，即采取虛擬主機(jī)、主機(jī)托管、聯(lián)通專線等不同的技術(shù)方案，按照一定的入網(wǎng)程序建立起高職院校的各自的檔案網(wǎng)站，并采取“以網(wǎng)站服務(wù)補(bǔ)網(wǎng)站維護(hù)”的運(yùn)營模式。其次是搞好檔案館（室）局域網(wǎng)建設(shè)，組成信息網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)上資源共享和信息快速傳輸?shù)幕A(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理和檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。
（七）提高服務(wù)水平，擴(kuò)大利用范圍
服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量是影響檔案利用的重要因素，也是影響檔案信息化建設(shè)的因素之一，因而高職院校檔案工作人員要切實(shí)提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。一是要明確服務(wù)方向，樹立服務(wù)思想，要改善服務(wù)態(tài)度；要開動(dòng)腦筋，研究利用工作的新情況、新特點(diǎn)，解決利用中的新問題，采取各種方式改革服務(wù)手段和方法，主動(dòng)為社會(huì)和學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。二是加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，提高服務(wù)質(zhì)量。高職院校檔案館（室）必須做好檔案收集、鑒定、整理、檢索、編研、保管等基礎(chǔ)工作，才能使檔案利用工作得以順利開展，才能提高服務(wù)質(zhì)量。三是熟悉館（室）藏，了解和研究利用者的需要。四是利用多種途徑和形式提供檔案利用，包括接待查閱、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、制發(fā)檔案證明、開展咨詢服務(wù)、檔案館（室）藏介紹、舉辦陳列展覽、建立檔案目錄中心等。
綜上所述，人類已進(jìn)入信息社會(huì)，信息化浪潮正以不可阻擋之勢席卷全球，信息化水平已成為一個(gè)國家強(qiáng)盛的重要標(biāo)志之一。在這種形式面前，高職院校檔案信息化建設(shè)勢在必行，刻不容緩。
參考文獻(xiàn)
[1]劉庚蘭等.機(jī)關(guān)檔案管理[M].檔案出版社，1991（3）.
[2]湖北檔案局.檔案法規(guī)基本知識[M].中國檔案出版社，1998（3）.
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 007
［中圖分類號］ F231.3 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0011- 02
1 電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)
電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。具體指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。電算化會(huì)計(jì)檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：
（1）電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包含打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外，更重要的是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。
（2）與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案的查閱，對環(huán)境的要求更高。查閱傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
（3）電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存儲(chǔ)需求，且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在；另一方面以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，受存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲(chǔ)有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到損壞。
（4）電算化會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。
（5）對電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。作為電算化會(huì)計(jì)檔案的管理人員，既要了解會(huì)計(jì)基本知識，又要了解計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識。
2 醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題
（1）電算化會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容不夠完整?，F(xiàn)階段醫(yī)院財(cái)務(wù)工作已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)電算化管理，由于對會(huì)計(jì)檔案組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，因此大多數(shù)醫(yī)院定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，而沒有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。同時(shí)醫(yī)院不及時(shí)對會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就很難恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性得不到保證，從而制約了電算化會(huì)計(jì)檔案的利用，更無法適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案的改革和發(fā)展。
（2）電算化會(huì)計(jì)檔案管理缺乏專業(yè)人員。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識和計(jì)算機(jī)知識。目前許多醫(yī)院只重視高級醫(yī)療專業(yè)人才的引進(jìn)，對檔案管理工作不夠重視，會(huì)計(jì)檔案多由財(cái)務(wù)人員兼職管理，遇有上級主管部門檢查時(shí)忙于應(yīng)付， 檔案管理意識滯后。
（3）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度有待完善。目前，《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等文件，僅對會(huì)計(jì)電算化檔案做了基本的要求，未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題及其防范，已不能適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理新的需要。
3 加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的對策
（1）制定嚴(yán)格的管理制度。財(cái)政部、國家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。制定電算化會(huì)計(jì)檔案制度要貫穿管理和保存整個(gè)過程，要根據(jù)檔案的收集、記錄、查閱、移交、銷毀等一系列環(huán)節(jié)制定電算化會(huì)計(jì)檔案的移交程序、銷毀管理辦法和保管方法等各方面的管理制度。
【中圖分類號】TU248.8 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2012）11-0368-01
電視臺(tái)的宣傳檔案不是文字材料、音像等資料的簡單堆放，而是通過有效的管理把這些資料變?yōu)樨S富的信息資源寶庫。這些檔案資料對于電視臺(tái)來說，不僅是工作檢查考核的重要依據(jù)，也是社會(huì)歷史發(fā)展重要的參考資料。因此，做好電視臺(tái)宣傳檔案管理工作非常重要。但是，目前電視臺(tái)宣傳檔案管理中存在一些問題及改善建議，下面我們進(jìn)行詳細(xì)闡述：
一、目前電視臺(tái)宣傳檔案管理中存在的問題
第一，檔案管理意識不強(qiáng)，管理方式落后。目前有些電視臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)對于新形勢下的宣傳檔案管理缺乏足夠的了解，宣傳檔案管理意識不強(qiáng)。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為電視臺(tái)屬于媒體單位，其主要工作是電視節(jié)目的拍攝與制作，卻忽視了拍攝資料的保存和整理，造成大量錄像資料的丟失。在宣傳檔案管理的過程中，工作人員只重視文件型播出型資料的歸檔，卻忽視了其他資料的保存整理。電視臺(tái)部分領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案管理的價(jià)值所在，所以把檔案管理認(rèn)為只是文檔的簡單整理和裝訂，對文檔資料沒有投入必要的資金，很多檔案管理部門仍然采取手工操作，沒有實(shí)現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化管理；
第二，電視臺(tái)宣傳檔案資料收集不全，整理缺乏規(guī)范化。檔案資料的收集是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，因此，做好電視臺(tái)宣傳資料的收集工作顯得非常重要。有些檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能水平比較低，對于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不熟悉，對于電視臺(tái)宣傳資料不能及時(shí)收集歸檔，再加上檔案資料內(nèi)容不全面，不能正確反映節(jié)目的真實(shí)內(nèi)容。檔案資料在整理的過程中，時(shí)間編排方面比較混亂，組卷裝訂不規(guī)范，導(dǎo)致檔案分類混亂，缺乏整體性和科學(xué)性，殘缺不全，不利于檔案資料的作用的充分發(fā)揮；
第三，電視臺(tái)宣傳檔案管理人員業(yè)務(wù)技能水平不高。由于電視臺(tái)對宣傳檔案工作的重視程度不夠，所以對于檔案管理人員的招聘和任用方面比較寬松，因此檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能水平比較低，計(jì)算機(jī)應(yīng)用不熟悉，缺乏專業(yè)的管理知識，導(dǎo)致工作效率低下。再加上電視臺(tái)宣傳檔案缺乏完善的收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，大量珍貴的聲像資料仍然滯留在個(gè)人手中，一定程度上造成寶貴資料的流失，不能實(shí)現(xiàn)宣傳檔案的充分利用。
二、改善措施
從上文得知，目前電視臺(tái)宣傳檔案管理中還存在一些問題，針對這些問題，我們提出以下幾點(diǎn)建議：
第一，加大檔案管理重要性的宣傳力度，大力推廣現(xiàn)代化管理方式。加大檔案管理重要性的宣傳力度，讓電視臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)正確認(rèn)識宣傳檔案管理的價(jià)值，強(qiáng)化管理意識，改變以往的傳統(tǒng)觀念。在宣傳檔案管理方面，改變傳統(tǒng)的手工管理方式，在檔案管理中普及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信鼠資源管理的規(guī)范化和科學(xué)化；
第二，收集到完善的檔案資料，實(shí)現(xiàn)宣傳檔案資料的規(guī)范化管理。電視臺(tái)的編輯記者應(yīng)該堅(jiān)持到一線中采訪和拍攝新聞，形成豐富的具有參考和利用價(jià)值的資料。對于收集到的檔案資料應(yīng)該嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定把文字稿和音像帶進(jìn)行分類整理和存放，并按照時(shí)間先后順序做好必要的目錄檢索，滿足日后方便查找的需要，提高宣傳檔案管理的工作效率。另外，檔案管理人員還要注意做好宣傳檔案的保管工作，室內(nèi)放置必要的設(shè)備，如滅火器、除濕器，保證檔案資料完好無損的存放在干凈、通風(fēng)、整潔的環(huán)境中；
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高和發(fā)展,計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已滲透到各個(gè)領(lǐng)域。經(jīng)過幾年的艱苦努力,我委檔案部門在計(jì)算機(jī)的使用方面已具有一定的規(guī)模和水平。全河共有綜合檔案科室160個(gè),保管檔案近百余萬卷,其中80%以上的檔案室都配備了計(jì)算機(jī),部分大局院檔案科室還建立了自己的數(shù)據(jù)庫,檔案工作基本上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理,有些單位還上了內(nèi)部網(wǎng)。委檔案館建立了“治黃檔案信息計(jì)算機(jī)管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”,錄入檔案目錄條目20余萬條,圖書目錄庫3萬余條,期刊全文庫有水利及相關(guān)專業(yè)文獻(xiàn)204萬篇,初步形成了以治黃信息為主體的覆蓋國內(nèi)水利信息的數(shù)字資源體系,并實(shí)現(xiàn)了檔案信息系統(tǒng)與黃委辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的連接,可以自動(dòng)接收和處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件,這些數(shù)字資源已在我委內(nèi)網(wǎng)上開放,我委辦公網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍內(nèi)的委屬各單位都可以登錄查詢?；緦?shí)現(xiàn)了檔案檢索、提供利用、利用統(tǒng)計(jì)電腦化,大大提高了工作效率。
黃委檔案館的“治黃檔案信息計(jì)算機(jī)管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”項(xiàng)目完成后,將在此基礎(chǔ)上,應(yīng)用先進(jìn)的Intranet組網(wǎng)技術(shù),充分利用委檔案館的館藏資源,通過國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)和虛擬專用網(wǎng)絡(luò),建立一個(gè)覆蓋廣泛的增值網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái),建成一個(gè)虛擬的綜合的數(shù)字檔案館和全河檔案目錄中心,為黃委領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工提供決策支持及信息服務(wù)。這樣,既可以提高檔案的利用水平,增加檔案的館藏量,實(shí)現(xiàn)資源共享,又能使檔案管理信息化、自動(dòng)化,提高工作效率。
2黃委計(jì)算機(jī)檔案管理人員的狀況
黃委現(xiàn)有專職檔案人員218人,兼職檔案人員498人,專職檔案人員中35歲以下的有73人。據(jù)了解,在眾多的檔案人員中至今還沒有一名從事計(jì)算機(jī)的專業(yè)人員,只有部分人員參加了黃委系統(tǒng)內(nèi)部舉辦的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)培訓(xùn)班。他們經(jīng)過學(xué)習(xí),雖初步掌握了電腦的基本理論和一般的操作技能,但也只能完成基本的計(jì)算機(jī)管理工作,對工作中出現(xiàn)的電腦硬件或軟件問題還不能排除。也有少部分同志通過實(shí)踐和學(xué)習(xí),積累了豐富的經(jīng)驗(yàn),能夠勝任目前的工作。但是,隨著計(jì)算機(jī)知識更新的加快,硬件設(shè)備更新?lián)Q代的加快,黃委檔案的計(jì)算機(jī)管理將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)嶄新的局面。實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是我們的目標(biāo),這就需要大批計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才,根據(jù)檔案部門的現(xiàn)有條件,靠引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才是不現(xiàn)實(shí)的,因此培養(yǎng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才成為檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。
3如何培養(yǎng)黃委檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才
根據(jù)黃委檔案的計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的需要和檔案干部的人員結(jié)構(gòu),培養(yǎng)計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才要實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)規(guī)劃和短期計(jì)劃相結(jié)合,既要滿足當(dāng)前的急需,又要兼顧中長期發(fā)展的需求。
3.1利用委信息中心的設(shè)備和技術(shù)力量,舉辦短期電腦培訓(xùn)班
可計(jì)劃在1~2年內(nèi)舉辦三期初級班,讓40歲以下的檔案人員普遍接受一次電腦基礎(chǔ)知識教育,初步掌握電腦基礎(chǔ)知識和一般的操作技能,使他們能勝任一般的計(jì)算機(jī)管理工作。然后舉辦兩期提高班,讓有一定電腦基礎(chǔ)知識和操作經(jīng)驗(yàn)的檔案人員參加學(xué)習(xí),提高他們的電腦綜合應(yīng)用能力。
初級班對象:40歲以下并且未參加過電腦培訓(xùn)的檔案人員。
教學(xué)目的:通過學(xué)習(xí),使學(xué)員掌握電腦基本知識,掌握操作電腦的基本方法及簡單軟件的應(yīng)用。
教學(xué)內(nèi)容:中文錄入法、OFFICE辦公軟件、WINDOWS、電腦著錄。提高班對象:參加過初級班學(xué)習(xí)并且經(jīng)過一年以上的電腦實(shí)際應(yīng)用的檔案人員。
教學(xué)目的:通過學(xué)習(xí),提高學(xué)員電腦綜合應(yīng)用能力,使他們的操作技能得到進(jìn)一步鞏固和提高,掌握電腦維護(hù)的一般技能。
教學(xué)內(nèi)容:操作系統(tǒng)及常用軟件的安裝和使用、多媒體、硬件維護(hù)。
3.2委托高校代培檔案計(jì)算機(jī)管理專門人才
短期培訓(xùn)班只能滿足當(dāng)前的急需,隨著我委檔案管理的現(xiàn)代化和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案部門對計(jì)算機(jī)技術(shù)人才需求會(huì)越來越迫切。培訓(xùn)檔案的計(jì)算機(jī)管理專門人才,光靠檔案部門的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的師資力量和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,委托他們?yōu)闄n案部門培養(yǎng)專門的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。根據(jù)我委檔案部門具體情況和對計(jì)算機(jī)人才的需求,有目的地挑選檔案系統(tǒng)中那些德才兼?zhèn)?、又具備?jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識的年輕干部參加學(xué)習(xí),經(jīng)過系統(tǒng)學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)知識,將來成為檔案的計(jì)算機(jī)管理專門人才。根據(jù)黃委檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的需要,應(yīng)盡快委托地方高校舉辦一個(gè)電腦應(yīng)用技術(shù)高級培訓(xùn)班?？刹扇≈v授和自學(xué)相結(jié)合的教學(xué)方式,每次集中進(jìn)行半個(gè)月的學(xué)習(xí),全部課程在一年半內(nèi)完成。教學(xué)內(nèi)容應(yīng)包括:
(1)數(shù)據(jù)庫:數(shù)據(jù)庫基本原理、Foxpro基本知識、運(yùn)用Foxpro開發(fā)應(yīng)用程序。
(2)網(wǎng)絡(luò)技術(shù):計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基本概念、局域網(wǎng)的構(gòu)造、Internet&Intranet、網(wǎng)絡(luò)綜合布線。
(3)主頁制作:HTML簡介、FrontPage。
專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)：培養(yǎng)掌握文秘基本理論和操作技能，了解和掌握相關(guān)法律知識，從事法律文秘業(yè)務(wù)的高級技術(shù)應(yīng)用性專門人才。
專業(yè)核心能力：法律文秘操作技能。
專業(yè)核心課程與主要實(shí)踐環(huán)節(jié)：刑法概論、民商法概論、行政法原理與實(shí)務(wù)、訴訟法概論、應(yīng)用寫作、法律文書、秘書學(xué)基礎(chǔ)、檔案學(xué)基礎(chǔ)、社會(huì)學(xué)基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與辦公自動(dòng)化、電子信息管理、社會(huì)調(diào)研、應(yīng)用文寫作、秘書業(yè)務(wù)訓(xùn)練、辦公自動(dòng)化設(shè)備使用、文秘業(yè)務(wù)綜合實(shí)訓(xùn)、畢業(yè)論文等，以及各校的主要特色課程和實(shí)踐環(huán)節(jié)。
就業(yè)面向：國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、法律服務(wù)部門的文秘及相關(guān)崗位。
本專業(yè)培養(yǎng)具有必備的法學(xué)和文秘專業(yè)的基本理論知識和法律職業(yè)崗位文秘工作技能的復(fù)合型高等應(yīng)用性專門人才。
主要課程：法理學(xué)、憲法學(xué)、刑法學(xué)、民法學(xué)、文獻(xiàn)檢索、司法筆錄訓(xùn)練、書記員工作概論、檔案管理、法律文書訓(xùn)練、現(xiàn)代漢語與基礎(chǔ)寫作、秘書理論與實(shí)務(wù)、計(jì)算機(jī)與應(yīng)用。
修業(yè)年限：基本學(xué)制三年，最長修業(yè)年限五年。
培養(yǎng)目標(biāo)：本專業(yè)主要培養(yǎng)具備法律事務(wù)執(zhí)業(yè)能力、掌握秘書技能、會(huì)英語、會(huì)電腦的應(yīng)用復(fù)合型人才。學(xué)生畢業(yè)時(shí)，要求取得國家秘書職業(yè)資格證書。
主要課程：大學(xué)英語、英語視聽說、專業(yè)英語、秘書實(shí)務(wù)、檔案管理、企業(yè)管理概論、法律文書、民法、行政法與行政訴訟法、合同法、國際經(jīng)濟(jì)法、公司法、稅法、電子商務(wù)、商務(wù)談判、溝通技巧、多媒體技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)頁制作等。
專業(yè)特色：注重塑造形象、提升品味;注重強(qiáng)化實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，培養(yǎng)學(xué)生復(fù)合型多元化的職業(yè)能力。
職業(yè)前景：學(xué)生畢業(yè)后，既能勝任各類企事業(yè)單位的法務(wù)助理工作，又能從事法庭助理、書記員、律師助理職業(yè)，還能從事各類企事業(yè)單位的行政助理和商務(wù)管理工作。本專業(yè)就業(yè)面廣，適應(yīng)性強(qiáng)，并有潛力成為高級管理人才。
培養(yǎng)目標(biāo)和要求
(一)培養(yǎng)目標(biāo)
培養(yǎng)擁護(hù)黨的基本路線，法律文秘專業(yè)第一需要的德、智、體、美全面發(fā)展的高技能人才和高素質(zhì)的勞動(dòng)者，學(xué)生應(yīng)在掌握專業(yè)必備的基本理論知識和專門知識的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)掌握從事本專業(yè)領(lǐng)域?qū)嶋H工作的能力、技術(shù)和技能，具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。
(二)素質(zhì)、知識和能力基本要求
1. 素質(zhì)基本要求
堅(jiān)持黨的基本路線，努力成為中國特色社會(huì)主義的建設(shè)者和接班人;樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，具有辯證唯物主義和歷史唯物主義思想;誠實(shí)守信，團(tuán)結(jié)合作，遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，具有高尚的社會(huì)公德和職業(yè)道德;具有本專業(yè)的基本理論知識，掌握本專業(yè)的高新技術(shù)和技能;養(yǎng)成正確的審美意識、審美情趣和美感，具有一定的認(rèn)識美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力;積極向上、心理健康，具有自我調(diào)控、建立和諧人際關(guān)系的知識與技能;積極參加體育鍛煉，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生、生活習(xí)慣，具有一定的體育健身知識和技能，身體素質(zhì)達(dá)到國家大學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)。
2. 知識基本要求
(1)掌握語言文學(xué)類、政治哲學(xué)類等基本知識。
(2)掌握法律專業(yè)知識、文秘方面基本理論和基本知識，其中包括辦文、辦事、辦會(huì)方面的基本方法和基本理論。
(2)掌握管理學(xué)、秘書心理學(xué)的基本理論和基本知識。
(3)掌握民事訴訟、刑事訴訟等程序的基本知識。
(4)掌握辦公室管理、檔案管理的基本理論與基本知識，懂得檔案和信息處理的基本規(guī)則和法律法規(guī)。
(5)掌握公共關(guān)系、社交禮儀的基本知識和基本規(guī)則。
(6)掌握法律公文及其它常用應(yīng)用文的寫作知識。
(7)熟練掌握計(jì)算機(jī)的理論知識，能運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行法律文秘事務(wù)運(yùn)作。
3. 能力基本要求
(1)熟練運(yùn)用漢語語言的能力，其中包括心領(lǐng)神會(huì)的能力、口頭表達(dá)能力、法律咨詢、中文寫作能力。
(2)運(yùn)用法律文秘知識進(jìn)行辦文的能力。
(3)運(yùn)用法律文秘知識進(jìn)行辦事的能力。
(4)運(yùn)用法律文秘知識進(jìn)行辦會(huì)的能力。
(5)具有較強(qiáng)的法律文書制作和公文處理能力。
(6)運(yùn)用法律和文秘的基本理論知識從事法律文秘運(yùn)作的能力。
(7)運(yùn)用基本法律知識進(jìn)行法律咨詢、司法調(diào)解和解決一般法律問題的能力。
(8)公關(guān)活動(dòng)策劃能力和人際溝通、接待協(xié)調(diào)能力。
(9)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公事務(wù)處理、法律秘書實(shí)務(wù)活動(dòng)的能力。
(三)證書要求
1.獲取相應(yīng)的普通話等級證書。
2.獲取全國大學(xué)生英語應(yīng)用能力考試B級以上證書或大學(xué)四極以上證書。
3.獲取全國高等院校計(jì)算機(jī)等級考試二級證書或勞動(dòng)部門計(jì)算機(jī)操作中級以上證書。
二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。
針對會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：
一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。
針對會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：
一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
