時間：2023-06-13 09:26:01
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在人才交流中心對檔案進行社會化管理的工作過程中，所涉及的相關業(yè)務需要人才交流中心保證高效的工作，實現(xiàn)對檔案的社會化管理。隨著社會的發(fā)展，人才交流中心在工作過程中應當通過對自身功能的轉換，對檔案管理體制進行改革，以適應檔案的社會化管理需求。對人才交流中心的檔案管理業(yè)務進行拓展，可以通過對管理方式的轉變，管理體制的制定以及基礎業(yè)務的挖掘等方面開展。首先，可以將傳統(tǒng)的檔案管理工作轉換為以服務為目的的工作。人才交流中心檔案的社會化管理應當為更多的人才提供方便的檔案管理，因此，管理向服務的轉換能夠對人才交流中心的工作積極性起到有效的促進。傳統(tǒng)的人才檔案管理由于在工作中被動性較強，導致在管理過程中容易出現(xiàn)不同的問題，為我們的檔案管理帶來不必要的麻煩。社會化管理就是為了讓人才交流中心的檔案管理工作面向更多的群眾，提供更完善的服務，發(fā)展更豐富方便的業(yè)務。
在檔案的社會化管理過程中，應當對相應的運轉機制進行制定恰當?shù)囊?guī)則，要符合市場和社會的發(fā)展規(guī)律。由于我們的社會要想獲得長足的進步，對人才的需求是必不可少的。面對越來越多的人才，對人才檔案的管理就需要越來越完善。人才交流中心對自身的服務體制應當進行改進，利用社會的進步形成完善自身工作的動力，結合檔案管理需求制定出符合社會化管理的工作方案。人才交流中心對檔案的社會化管理需要從對基礎的業(yè)務的完善做起，在工作過程中要善于發(fā)現(xiàn)各種新型的，能夠給人才檔案管理帶來更多便利的服務類型。人才交流中心應當意識到自身的工作不僅是對檔案的社會化管理，更是對人才資料信息的服務，通過檔案的社會化管理，為人才流動提供有效的信息，方便政府和相應的企業(yè)了解人才信息。因此，人才交流中心對檔案管理的社會化可以通過對業(yè)務的拓展來實現(xiàn)。
2 提升管理機構水平
人才交流中心的檔案管理社會化水平在一定程度上受到了交流中心管理能力水平的限制，根據(jù)相關的法律規(guī)定，一些企業(yè)的人事部門應當隸屬于人才交流中心。因此，人才交流中心在進行檔案的社會化管理的過程中應當積極聯(lián)合相關企業(yè)認識部門的幫助，對工作過程中的專業(yè)水平進行提升，保證人才的檔案在管理過程中不會出現(xiàn)意外修改和損壞。也只有這樣才可以保證人才檔案的真實性，這對于人才交流中心檔案的社會化管理具有重要的意義。人才交流中心作為溝通人才和企業(yè)之間聯(lián)系的中介，應當意識到自身的重要作用和重要的存在?r值。提升自身的檔案管理水平，能夠形成一個更加良好的平臺，為人才和企業(yè)獲取人才提供有效信息，幫助社會緩解就業(yè)壓力。
為了提升人才交流中心檔案的社會化管理水平，在工作過程中，人才中心應當大力引進先進的管理技術和相關的科技設備?，F(xiàn)在我們生活在信息時代，得利于互聯(lián)網的飛速發(fā)展，我們的所有工作都可以大大的提升效率，同時還可以節(jié)省人力。人才交流中心對現(xiàn)代技術的運用能夠保持其管理的先進性。借助于現(xiàn)代信息管理技術，對人才檔案進行大量的統(tǒng)計分析工作，建立檢索目錄，實現(xiàn)工作過程中效率的提升。同時，一些企業(yè)、視野單位對人才的需求也是人才交流中心進行檔案社會化管理工作所需要考慮的因素。隨著經濟轉型的步伐，我們應當重視我國綜合型人才的利用，這就依賴于人才交流中心對人才檔案的有效管理。人才交流中心借助現(xiàn)代技術對人才檔案的分析，能夠幫助企業(yè)和人才進行有效的匹配，充分發(fā)揮出復合型人才的社會價值。在現(xiàn)實化的檔案管理過程中，通過對專業(yè)水平的提升，使得人才交流中心的檔案社會化管理水平也越來越高。
3 充分發(fā)揮管理服務潛力
人才交流服務中心要實現(xiàn)檔案管理的社會化其目的就是為了給人才和各個企業(yè)提供更多的便利，不僅要改善目前檔案管理十分混亂的現(xiàn)狀，同時還能夠保障相關企業(yè)可以很方便的查找關于人才的檔案，妥善的處理人才入職后檔案管理的后續(xù)工作，保證人才可以真正的得到相應合理的調配，也就是保障我國人力資源的科學化、合理化、人性化分配。
1.發(fā)揮政府人事部門人才服務機構的主渠道作用
依照相應的法律規(guī)定，可以說企業(yè)的人事部門是隸屬于人才服務交流機構的，因為企業(yè)人事部門檔案管理的職能是由國家政府部門中的人事檔案管理部門賦予的，只有這樣才能保證人員的檔案不會因為個人的私欲私自修改，嚴格保證檔案的真實性和可靠性。人才服務交流中心可以說是人才與企業(yè)之間的交流媒介，為人才與企業(yè)之間的交流構建了一個良好的平臺，當然人才交流中心也是人才與企業(yè)之間交流的主要渠道。企業(yè)需要大量的人力資源時可以通過人才交流中心進行尋求，而人才也因為人才交流中心這個平臺而步入理想的企業(yè)，放飛自身的夢想。
2.轉變職能，創(chuàng)新機制，拓展服務領域
二十一世紀人才是第一資源，作為現(xiàn)代社會人才管理中，人才交流服務中心作為現(xiàn)代人才市場管理中重要的組成部分，其本身的職能以及管理的有效性無疑決定了我國現(xiàn)代社會人才交流以及人才流動的速度，在一定程度提升了人才的就業(yè)效率以及社會資源的有效配置。
人才交流服務中心必須要褪去傳統(tǒng)的陳舊管理理念，根據(jù)目前的實際情況尋找對于檔案管理社會化的最有效措施，將自身的管理理念，服務模式不斷地進行更新，增加新的服務內容。詳細的介紹就是轉變傳統(tǒng)的思想，將原有的老套的管理理念轉變?yōu)榉绽砟?。人才交流中心對于人才的檔案管理更多的是被動的，只有在企業(yè)對人才的檔案有需求的時候，才會對人才的檔案作出相應的管理工作。而現(xiàn)在要求的是將被動變化為主動，擴展人才服務中心的服務內容，將人與企業(yè)更有效地連接在一起，只要是企業(yè)有需要時，人才服務中心就能馬上的做到人員的調配。不同于以往的只是對人才和檔案的管理工作，而是服務于人才和企業(yè)。使人才檔案管理更加的人性化，使人才服務中心的職能更有效地發(fā)揮出來，充分提升現(xiàn)有人才檔案的利用效率，增加服務附加值，使得人才檔案本身能夠很好地在企事業(yè)單位以及交流服務中心之間充分的流轉，不斷提升人才檔案的使用價值，豐富檔案記錄內容，不斷依據(jù)企業(yè)本身的需求，逐步對現(xiàn)有中心檔案內容進行優(yōu)化，便于企業(yè)實際的內容檢索，以此提高檔案管理的使用效率。建立適應市場化、符合社會化的運行新機制。社會的發(fā)展要求人才交流服務中心不斷改革自身服務理念，轉變事業(yè)單位服務機制，由市場發(fā)展作為改革動力，逐步建立適應市場發(fā)展、符合社會化發(fā)展的運行體系。借助于市場力量，更好地將人才檔案進行市場化的管理，采取合理的績效考核方式，增加員工工作的積極性與主觀能動性，充分實現(xiàn)員工的轉崗以及流動機制，利用市場化的用人機制，激活內部管理和服務，來贏得客戶。做好基礎管理服務，不斷拓展新服務項目。人才交流服務中檔案的管理不僅僅是簡單的提供人才的基礎信息，更為重要的是調節(jié)現(xiàn)有市場需求，不斷進行內容的豐富與擴展，便于政府對于現(xiàn)有人才流動以及管理的了解，幫助政府更好地結合現(xiàn)有人才培養(yǎng)以及企業(yè)人才需求，進行合理地宏觀調控政策。同時，在此基礎上，不斷拓展原有業(yè)務，如注冊資格審查的存檔證明、人才引進、人才測評等不斷提高現(xiàn)有人才交流服務中心檔案管理的多元化，進而滿足企業(yè)以及政府的實際人才管理和調查需求。
3.運用現(xiàn)代技術，提升管理服務水平
二十一世紀是信息時代，在現(xiàn)代互聯(lián)網技術高速發(fā)展的當下。我國人才交流服務中心檔案管理，應該充分借助于現(xiàn)代信息管理技術，運用現(xiàn)代技術，結合MIS、ERP等管理方式，加強檔案管理效率，不斷加快硬件投入和軟件開發(fā)，并且實現(xiàn)檔案管理與企業(yè)需求之間的聯(lián)動機制，能夠依據(jù)不同企業(yè)的需求更快速的對相應人才進行檢索，從而切實有效的提高了自身的服務效率以及企業(yè)人才檢索的有效性。
二、營造社會化環(huán)境，加快社會化公共服務進程
1.以點代面，完善社會化服務功能
人才交流服務中心其檔案的管理，要結合企業(yè)需求，在提供快捷、方便、高效的同時，做好已有的基礎業(yè)務，同時認真解決新的需求服務，基于檔案管理為核心，提供菜單化的管理內容，針對不同類型的人才，提供不同的檔案管理服務，結合人才的特性以及企業(yè)的需求，進行智能匹配，從而使得企業(yè)自身與人才交流服務中心全面對接。如建立專業(yè)技術檔案、業(yè)績檔案等不同類型的個性化檔案。
2.以政策為導向，為社會化管理和服務鋪路搭橋
人才交流服務中心有著重要的社會性質，其目的是服務于個人和服務企業(yè)的社會事業(yè)單位。能夠改善原來人員檔案混亂的問題，幫助企業(yè)了解員工，以及員工的基本情況。也能夠幫助個人做好檔案的管理工作，讓今后在進入事業(yè)單位或者國有企業(yè)后能夠實現(xiàn)檔案的調動工作，合理的改善檔案不明等問題。實現(xiàn)人員的有據(jù)可查，有序管理，實現(xiàn)人力資源的有效調配。
（一）發(fā)揮政府的人事部門的重要作用
政府人事部門的作用就是合理分配人員社會上人才的工作管理工作，保證人才的管理能夠有據(jù)可查，能夠得到相應的合理管轄，人才交流服務中心是企業(yè)與個人的一個交集，人才需要一定的社會的保障，需要企業(yè)為其支付酬薪，而企業(yè)也需要人才交流服務中心為其提供人才的成長情況，一方面是為了調查人才是否存在問題，學歷水平。以及相關資格是否達標，另一方面，能根據(jù)人才的成長經歷為其選擇相應的人才培養(yǎng)路線。促進人才的向上，努力工作。
（二）轉變職能，實現(xiàn)服務社會，服務大眾
人才的管理是在原來對于人才交流服務中心來說，僅僅是人才的檔案的管理，管理工作相對單一，沒有相應的服務機制，對于新時期的要求，人才交流服務中心需要能夠服務相應的企業(yè)和人才，實現(xiàn)服務大眾的目標，這就需要制定一系列的轉變措施。
1、從管理轉向服務
人才交流服務中心在人才檔案的管理中一直處于相對被動的局面，人才交流服務中心沒有相應的交流，而變成了一個檔案的保管機構，不是為市場篩選人才，不主動參加社會的服務工作，每日的工作就是做檔案的整理。然限制器需要人才交流服務中心做到的事情包括服務群眾以及企業(yè)，為檔案的實際的參考價值出一份力氣，增加企業(yè)和個人希望在檔案加入的東西，讓檔案別的更有價值，同時保密性也隨之提升，保護檔案的實用性。減少檔案中無用的成分，符合檔案的管理機制。
2、建立適應市場化、符合社會化的運行新機制。
社會的發(fā)展離不開市場的合理性，在檔案管理的作用之下，市場上用人招聘將走向一個全新的階段，因為資料更加保密。所以企業(yè)能了解市場的上更多優(yōu)秀人才的資料，讓企業(yè)能夠招聘更多出色的人才。利用檔案對人才的狀況進行管理，合理使用市場的用人制度，保護企業(yè)保持戰(zhàn)斗力。既保護了個人的利益有保護了公司的利益。
3、做好基礎管理服務，不斷拓展新服務項目。人才交流服務中檔案的管理不僅僅是簡單的提供人才的基礎信息，更為重要的是調節(jié)現(xiàn)有市場需求，不斷進行內容的豐富與擴展，便于政府對于現(xiàn)有人才流動以及管理的了解，幫助政府更好地結合現(xiàn)有人才培養(yǎng)以及企業(yè)人才需求，進行合理地宏觀調控政策。同時，在此基礎上，不斷拓展原有業(yè)務，如注冊資格審查的存檔證明、人才引進、人才測評等不斷提高現(xiàn)有人才交流服務中心檔案管理的多元化，進而滿足企業(yè)以及政府的實際人才管理和調查需求。
（三）運用現(xiàn)代技術，提升管理服務水平
二十一世紀是信息時代，在現(xiàn)代互聯(lián)網技術高速發(fā)展的當下。我國人才交流服務中心檔案管理，應該充分借助于現(xiàn)代信息管理技術，運用現(xiàn)代技術，結合MIS、ERP等管理方式，加強檔案管理效率，不斷加快硬件投入和軟件開發(fā)，并且實現(xiàn)檔案管理與企業(yè)需求之間的聯(lián)動機制，能夠依據(jù)不同企業(yè)的需求更快速的對相應人才進行檢索，從而切實有效的提高了自身的服務效率以及企業(yè)人才檢索的有效性。
二、營造社會化環(huán)境，加快社會化公共服務進程
（一）以點代面，完善社會化服務功能
人才交流服務中心其檔案的管理，要結合企業(yè)需求，在提供快捷、方便、高效的同時，做好已有的基礎業(yè)務，同時認真解決新的需求服務，基于檔案管理為核心，提供菜單化的管理內容，針對不同類型的人才，提供不同的檔案管理服務，結合人才的特性以及企業(yè)的需求，進行智能匹配，從而使得企業(yè)自身與人才交流服務中心全面對接。如建立專業(yè)技術檔案、業(yè)績檔案等不同類型的個性化檔案。二十一世紀人才是第一資源，作為現(xiàn)代社會人才管理中，人才交流服務中心作為現(xiàn)代人才市場管理中重要的組成部分，其本身的職能以及管理的有效性無疑決定了我國現(xiàn)代社會人才交流以及人才流動的速度，在一定程度提升了人才的就業(yè)效率以及社會資源的有效配置。因此，本文結合我國現(xiàn)代人才交流服務中心檔案管理實際情況，探討社會觀管理方式的實施對策與方式。
（二）以政策為導向，為社會化管理和服務鋪路搭橋
1人才交流中心人事檔案的檔案材料收集制度難以有效保障檔案的完整性
由于人事檔案是一個人成長經歷的真實反映［2］，隨著單位職工的經歷不斷變化，其人事檔案的內容也需要連續(xù)不斷地補充與更新，才能真實、全面地反映其人生經歷。目前，因為職工人事檔案由人才交流中心管理，單位對存放在人才交流中心的職工人事檔案內容缺乏了解，而人才交流中心檔案管理模式側重于被動收接、保管、存放，對相關單位轉來的歸檔材料基本不進行審核，平時也不會與用人單位進行主動溝通收集檔案和提供檔案利用。另外工資類材料，鑒定、考核、考察類材料，參加黨團類材料、違犯處罰類材料等需要由相關部門轉交到人才交流中心，這個過程要經過多道環(huán)節(jié)，也很難保證這些材料能完整歸入職工的人事檔案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時，則用人單位對職工人事檔案情況就會一無所知［3］，就會導致許多歸檔范圍內的材料流失，最終將造成職工人事檔案內容不完整，在影響了檔案信息質量的同時，也將可能會嚴重損害到職工個人切身利益。
2職工業(yè)務技術類等資料難以納入人事檔案
人事部門規(guī)定，人事機構受理的歸檔材料必須是正式、原件材料，復印件一般不可用［4］。這一規(guī)定造成職工業(yè)績論文類資料，繼續(xù)教育類資料，健康管理類材料，職稱、培訓、學分等證書類材料，獎勵類材料等難很歸入人才交流中心管理的人事檔案中，因為這些材料原件一般由職工個人保管，復印件又由于違反規(guī)定，很難歸入由人才交流中心管理的職工人事檔案中。而一個人的職業(yè)史、榮譽史是職工重要人事檔案組織部分，另外這些材料恰恰在疾控機構的日常工作及職工的職稱評審、崗位聘任等工作中利用率最高的，如果這些材料不能納入職工的人事檔案，則會對職工人事檔案完整性造成嚴重影響，也影響疾病預防控制日常工作有效開展。
3檔案調閱利用不便，影響檔案的開發(fā)利用
對于疾控機構來講，由于日常工作及職稱評審、崗位聘任等需要，要經常調閱職工人事檔案，而在人事制度下，人事檔案的調閱要經過多道手續(xù)，利用起來極不方便［5］，也增加了單位檔案管理人員的日常工作壓力。新形勢下人事檔案管理工作對策當前，政府對疾控機構的績效考核、疾控機構計量認證評審、職工個人職稱評審、崗位聘任等工作，均需要及時調閱利用人事檔案。因此，筆者認為在人事制度下，縣級疾控機構的人事檔案管理工作不但不應該放松，反而應該加強。結合日常工作經驗，認為縣級疾控機構可以采取下列措施，加強人事檔案管理工作。
1.加強人事檔案管理工作重要性教育。明確應歸檔的材料范圍，使每個職工知道其人事檔案應歸檔的材料，引導職工及時將相關資料移交單位檔案室。
2.檔案室為每位職工建立備份人事檔案。將檔案內容分為:履歷類材料;錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料;學歷、學位、職稱、培訓、學分等證書類材料;業(yè)績、論文類材料;健康管理類材料;工資類材料;獎勵類材料;違犯處罰類材料;參加黨團類材料;其他可供組織參考有保存價值的材料等10個方面內容。本單位建立的人事檔案內容側重于職工的職稱、培訓、學分等證書類材料，業(yè)績、論文類材料，健康管理類材料，獎勵類材料。歸檔材料主要以復印件材料為主。
3.建立健全人事檔案應歸檔材料的歸檔制度。建立包括外出學習登記制度、學分管理登記制度、論文版面費報銷登記制度、獎勵證書登記制度、職稱證書登記制度、繼續(xù)教育學歷學費報銷登記制度等，這些制度具體交由辦公室檔案管理人員執(zhí)行，以確保這些應歸檔材料及時歸檔;另外辦公室人事管理人員及時將工資類材料、參加黨團類材料、違犯處罰類材料、健康管理類材料復印件或原件移交本科室檔案管理人員納入職工備份人事檔案。
1人才交流中心人事檔案的檔案材料收集制度難以有效保障檔案的完整性
由于人事檔案是一個人成長經歷的真實反映［2］，隨著單位職工的經歷不斷變化，其人事檔案的內容也需要連續(xù)不斷地補充與更新，才能真實、全面地反映其人生經歷。目前，因為職工人事檔案由人才交流中心管理，單位對存放在人才交流中心的職工人事檔案內容缺乏了解，而人才交流中心檔案管理模式側重于被動收接、保管、存放，對相關單位轉來的歸檔材料基本不進行審核，平時也不會與用人單位進行主動溝通收集檔案和提供檔案利用。另外工資類材料，鑒定、考核、考察類材料，參加黨團類材料、違犯處罰類材料等需要由相關部門轉交到人才交流中心，這個過程要經過多道環(huán)節(jié)，也很難保證這些材料能完整歸入職工的人事檔案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時，則用人單位對職工人事檔案情況就會一無所知［3］，就會導致許多歸檔范圍內的材料流失，最終將造成職工人事檔案內容不完整，在影響了檔案信息質量的同時，也將可能會嚴重損害到職工個人切身利益。
2職工業(yè)務技術類等資料難以納入人事檔案
人事部門規(guī)定，人事機構受理的歸檔材料必須是正式、原件材料，復印件一般不可用［4］。這一規(guī)定造成職工業(yè)績論文類資料，繼續(xù)教育類資料，健康管理類材料，職稱、培訓、學分等證書類材料，獎勵類材料等難很歸入人才交流中心管理的人事檔案中，因為這些材料原件一般由職工個人保管，復印件又由于違反規(guī)定，很難歸入由人才交流中心管理的職工人事檔案中。而一個人的職業(yè)史、榮譽史是職工重要人事檔案組織部分，另外這些材料恰恰在疾控機構的日常工作及職工的職稱評審、崗位聘任等工作中利用率最高的，如果這些材料不能納入職工的人事檔案，則會對職工人事檔案完整性造成嚴重影響，也影響疾病預防控制日常工作有效開展。
3檔案調閱利用不便，影響檔案的開發(fā)利用
對于疾控機構來講，由于日常工作及職稱評審、崗位聘任等需要，要經常調閱職工人事檔案，而在人事制度下，人事檔案的調閱要經過多道手續(xù)，利用起來極不方便［5］，也增加了單位檔案管理人員的日常工作壓力。新形勢下人事檔案管理工作對策當前，政府對疾控機構的績效考核、疾控機構計量認證評審、職工個人職稱評審、崗位聘任等工作，均需要及時調閱利用人事檔案。因此，筆者認為在人事制度下，縣級疾控機構的人事檔案管理工作不但不應該放松，反而應該加強。結合日常工作經驗，認為縣級疾控機構可以采取下列措施，加強人事檔案管理工作。
1.加強人事檔案管理工作重要性教育。明確應歸檔的材料范圍，使每個職工知道其人事檔案應歸檔的材料，引導職工及時將相關資料移交單位檔案室。
2.檔案室為每位職工建立備份人事檔案。將檔案內容分為:履歷類材料;錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料;學歷、學位、職稱、培訓、學分等證書類材料;業(yè)績、論文類材料;健康管理類材料;工資類材料;獎勵類材料;違犯處罰類材料;參加黨團類材料;其他可供組織參考有保存價值的材料等10個方面內容。本單位建立的人事檔案內容側重于職工的職稱、培訓、學分等證書類材料，業(yè)績、論文類材料，健康管理類材料，獎勵類材料。歸檔材料主要以復印件材料為主。
3.建立健全人事檔案應歸檔材料的歸檔制度。建立包括外出學習登記制度、學分管理登記制度、論文版面費報銷登記制度、獎勵證書登記制度、職稱證書登記制度、繼續(xù)教育學歷學費報銷登記制度等，這些制度具體交由辦公室檔案管理人員執(zhí)行，以確保這些應歸檔材料及時歸檔;另外辦公室人事管理人員及時將工資類材料、參加黨團類材料、違犯處罰類材料、健康管理類材料復印件或原件移交本科室檔案管理人員納入職工備份人事檔案。
用人單位：請?zhí)顚憜挝坏娜Q
學校名稱：
(見說明1)
相關說明
1、就業(yè)協(xié)議書是辦理畢業(yè)生就業(yè)派遣報到手續(xù)的依據(jù)，教育廳以此簽發(fā)畢業(yè)生就業(yè)報到證。
2、單位隸屬指用人單位的隸屬部門，如省屬、市屬、部委直屬或屬于其它總公司。
3、所有制性質指用人單位屬于國有、集體還是私營、外企。
4、檔案轉寄地址處填寫檔案管理部門地址，一般小型企業(yè)和私營企業(yè)的檔案管理部門是單位所在地人事局的人才交流中心，行政、事業(yè)單位直接填寫單位人事部門地址，教育單位檔案一般由上級教育局人事科管理。
二、民辦院校就業(yè)檔案服務程序
1.開具證明。擇業(yè)期內未落實就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業(yè)生可以享受一下服務：憑就業(yè)報到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業(yè)期內沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進行檔案的提取。
3.對于自謀職業(yè)、出國留學、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內自謀職業(yè)或自費出國留學以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學籍檔案是指學生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機構簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報到證后才能得以實現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業(yè)生進入國家機關、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。
2.個別沒有檔案管理權的單位違規(guī)接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關規(guī)程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。
二、民辦院校就業(yè)檔案服務程序
1.開具證明。擇業(yè)期內未落實就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業(yè)生可以享受一下服務：憑就業(yè)報到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業(yè)期內沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進行檔案的提取。
3.對于自謀職業(yè)、出國留學、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內自謀職業(yè)或自費出國留學以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學籍檔案是指學生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機構簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報到證后才能得以實現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業(yè)生進入國家機關、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。
2.個別沒有檔案管理權的單位違規(guī)接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關規(guī)程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。
廣西壯族自治區(qū)氣象局（簡稱區(qū)氣象局）下轄區(qū)局機關、各直屬事業(yè)單位、各市、縣氣象局，由中國氣象局垂直管理。隨著廣西氣象事業(yè)的發(fā)展，編外職工已成為廣西氣象人力資源不可或缺的組成部分。從區(qū)局直屬事業(yè)單位（實體）到各市、縣氣象局；從工勤崗位到專業(yè)技術崗位、管理崗位，編外職工都普遍存在。編外職工的存在有效地彌補了廣西氣象系統(tǒng)基層業(yè)務崗位和技能型崗位人員的不足，為廣西氣象事業(yè)的發(fā)展做出了積極的貢獻。對這部分人員的管理是否科學、規(guī)范，不僅關系到用人單位和編外職工的切身利益，更關系到廣西氣象事業(yè)的發(fā)展大業(yè)。為了進一步探索編外職工管理的新途徑，本文在調研的基礎上，結合多年人事工作的實踐，提出了對廣西氣象編外職工統(tǒng)一由廣西區(qū)氣象局人才交流中心人事的管理新設想，并對此設想的可行性進行分析。
一、編外職工的基本情況
為了了解編外職工的有關情況，以便出臺相應的管理辦法，我們在近年曾經面向全區(qū)氣象縣級及以上各單位進行了一次調研，調研由廣西區(qū)氣象局人才交流中心（又稱“廣西區(qū)人才交流中心氣象分部”，簡稱區(qū)局人才中心）具體組織實施。調研內容涉及編外職工的基本狀況、管理狀況、存在的問題、統(tǒng)一由區(qū)局人才中心人事的可行性以及管理的相關建議等。從調研的數(shù)據(jù)來看，廣西氣象編外職工的基本情況為：
1.編外職工在廣西氣象系統(tǒng)廣泛存在
編外職工人數(shù)占職工總數(shù)的比例達20.5%，有89.3%的單位有編外職工存在。編外職工的組成情況為：縣級氣象局占42%；市級氣象局占28%；區(qū)局直屬事業(yè)單位（實體）占30% 。
2.所從事的崗位以專業(yè)技術崗位和工勤崗位為主
編外職工在專業(yè)技術崗位的占73%，在工勤崗位的占25%，在管理崗位的較少，占2%。
3.編外職工的結構較復雜，整體素質不高
人員構成主要有大中專畢業(yè)生、下崗職工、進城務工人員、提前退休人員等。年齡結構以中青年為主，30歲及以下占63%；31-40歲的占總數(shù)的22%。學歷層次偏低，中專及以下的占60%，本科及以上占8%。具有專業(yè)技術職稱的編外職工很少，有初級職稱的占22%，有中級職稱的僅占2%，高級職稱的比例則為零，整體素質有待提高。
二、存在的主要問題
1.人事管理不規(guī)范
主要體現(xiàn)在：
管理的方式五花八門。各市局及其直屬單位編外職工由市局人事科進行人事管理，科技服務部門聘用的人員由本部門自行管理，縣局聘用的人員由縣局自行管理并報市局人事科備案。南寧市局駐南寧本部和區(qū)局直屬事業(yè)單位（實體）的聘用人員則大部分采用單位自行管理與委托區(qū)局人才中心人事相結合的方式進行人事管理。管理方式的混亂，容易出現(xiàn)用人單位職責不清，責任不明的狀況。
合同管理不規(guī)范。一是合同的版本混亂。有8%的編外職工沒有與單位簽訂用工合同，簽了合同的也五花八門，有簽聘用合同的，有簽勞動合同的，并且沒有一個相對統(tǒng)一的版本。二是合同簽訂的期限混亂。有一年一簽的，有半年一簽的等等，沒有根據(jù)各類崗位的情況統(tǒng)籌考慮。根據(jù)勞動合同法，簽訂了2次有固定期限勞動合同后，再次續(xù)簽合同時，必須簽訂無固定期限的勞動合同，這將會給用工單位帶來很大的用工風險。
檔案管理較混亂。約10%的編外職工檔案放在用人單位，26%的檔案放在當?shù)厝瞬沤涣髦行幕騾^(qū)局人才中心，64%編外職工檔案自己都不知道放在哪里或根本就沒有檔案。人事檔案是單位選人用人的主要依據(jù)，沒有集中、統(tǒng)一的檔案管理，編外職工的檔案情況用工單位無法如實、及時地掌握，給用工帶來很大的隱患。
2.權益保障和激勵機制不健全
編外職工的工資、社保、福利等權益方面有待改善，尤其在社保方面，按政策繳全社會保險（五險）的編外職工只有57%，大部分市、縣局和少數(shù)區(qū)局實體未按當?shù)匾?guī)定依法繳納、繳全相關社保；部分單位還沒有出臺與《勞動合同法》相適應的編外職工的管理辦法和制度，已出臺的制度也不夠完善，編外職工的培訓、晉升、工資增長等激勵機制也不健全，這些都影響編外職工隊伍的穩(wěn)定和發(fā)展。
3.管理監(jiān)控不到位
缺乏可操作性強的相關對編外職工采用自行管理方式的單位，是否依法用工，各項規(guī)章制度是否執(zhí)行，執(zhí)行的情況如何，各項措施是否到位，由于沒有統(tǒng)一的管理，因而不能實行有效監(jiān)控。
4. 管理人員對相關政策掌握不夠
業(yè)務操作不規(guī)范、不熟練，并缺乏可操作性強的、規(guī)范的業(yè)務指導，制約了管理的規(guī)范化、科學化。
三、由區(qū)局人才中心對編外職工統(tǒng)一人事的可行性分析
1.人事的現(xiàn)狀
廣西氣象系統(tǒng)有26%的編外職工實行了人事，其中1%在當?shù)厝瞬沤涣髦行模?5%委托區(qū)局人才中心。自2004年成為廣西壯族自治區(qū)人才交流中心（簡稱廣西區(qū)人才中心）的氣象分部以來，區(qū)局人才中心一直致力于做好本系統(tǒng)編外職工的人事工作，并已對92%的區(qū)局直屬事業(yè)單位（實體）和南寧市氣象局本部的編外職工實行了人事，人數(shù)占本系統(tǒng)編外職工總數(shù)的25%，人員100%簽訂了規(guī)范的勞動合同、繳納了法律規(guī)定的全部社會保險，檔案管理較規(guī)范有序。
2.可行性分析
對區(qū)局人才中心統(tǒng)一人事的可行性調研中有79.4%的調查問卷認為可行，8.8%認為有條件可行。調研情況表明，經區(qū)局人才中心人事的單位在依法用工、規(guī)范管理方面普遍較好。近幾年區(qū)局人才中心對區(qū)局直屬事業(yè)單位（實體）和南寧市局駐南寧本部編外職工人事的實踐證明，統(tǒng)一人事不僅在駐南寧的單位中是切實可行的，在各市、縣局也是切實可行的。
（1）在政策層面上，有國家政策法規(guī)和組織上的保障
根據(jù)國家政策規(guī)定，只有政府人事部門批準或者授權的人才服務機構，才能從事人事工作。區(qū)局人才中心是廣西區(qū)人才中心的氣象分部，獲得區(qū)人才中心的授權，有資質和能力從事人事工作。
（2）在管理、監(jiān)控層面上，能有效解決編外職工管理上存在的諸多問題
從全區(qū)氣象系統(tǒng)的層面上，對編外職工實行全面、規(guī)范的管理，制訂統(tǒng)一的管理規(guī)范和可操作程序，統(tǒng)一合同文本和基本內容，設定工資、福利管理的大框架，統(tǒng)一培訓、考核等，能有效解決管理方式混亂，規(guī)范勞動合同的管理，理順勞動關系，明確用工雙方的責任、權利、義務；能有效規(guī)范人事檔案的管理，及時為用工單位提供詳實的信息；能有效解決管理監(jiān)控不到位的問題，有利于形成直接、有效的管理監(jiān)控體系，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題；在工資、社保、福利的大框架下，充分利用區(qū)局人才中心人員專業(yè)性強，既熟悉氣象系統(tǒng)的情況，又便于了解全區(qū)地方上的信息的特點，協(xié)助用工單位制訂和構建合理可行的制度和機制，如工資分配制度、社保、福利制度、培訓制度、獎懲制度、考核、晉升制度等，并使它們充分發(fā)揮激勵的功效，從而增強編外職工的歸屬感和穩(wěn)定性。
（3）對于用工單位的意義
實行人事，不但有利于規(guī)范用工行為，保障用工單位的合法權益，減少與勞動者的糾紛，有效地規(guī)避合同執(zhí)行過程中的潛在風險，而且可以提高工作效率、減少管理成本，使用工單位從繁雜的人事管理事務中解脫出來，從而致力于單位的中心任務。
（4）對職工個人的意義
只有實行人事，才能解決許多實際問題，從而保障自身的切身利益和合法權益，解決后顧之憂。通過人事，大、中專畢業(yè)生可以轉正定級、初定專業(yè)技術職稱；可以認定干部身份；所有人員可以連續(xù)計算工齡；可以跟在職人員一樣晉升、調整檔案工資；評聘相關的技術職稱或考取相應工人技術等級；可以依法簽訂勞動合同、繳納社會保險、享受國家和地方政策規(guī)定的福利待遇；可以按規(guī)定參加業(yè)務知識和技能培訓，并享有繼續(xù)教育的權利，從而提高業(yè)務水平和自身綜合素質。
（5）能有效解決委托當?shù)厝瞬沤涣髦行娜耸轮写嬖诘膯栴}
委托當?shù)厝瞬沤涣髦行娜耸麓嬖诘膯栴}：一是人員檔案不在單位人事部門，而當?shù)厝瞬沤涣髦行牡臋n案借閱、查詢、復印相關材料的程序煩瑣，給用人單位和編外人員都帶來不便。二是當?shù)厝瞬沤涣髦行闹挥衅赣煤贤侗?，沒有勞動合同范本，這與勞動合同法中用工雙方必須簽訂勞動合同的規(guī)定相矛盾。用人單位還得自己解決勞動合同范本問題。三是當?shù)厝瞬沤涣髦行膶趧雍贤炗喌钠谙奘欠窈线m不好把握，對合同中規(guī)定的工資、福利等條款是否執(zhí)行到位也沒法監(jiān)控，除非發(fā)生勞動糾紛。
（6）具有較強的可操作性
第一，操作上存在的主要問題。經調研，由區(qū)局人才中心對市、縣局實行人事在操作上存在的主要問題有：
一是中間環(huán)節(jié)太多，可能會出現(xiàn)時效性問題。比如有時招聘編外人員是根據(jù)某項短期工作需要而定的，等聘用人員到位時，該項工作可能已經完成了。二是現(xiàn)實性問題。例如檔案存放在區(qū)局人才中心，下面市、縣單位或個人想要查閱檔案或復印檔案中的相關材料時，還要跑到南寧來，這既不現(xiàn)實，也不方便。三是社保問題。下面市、縣編外人員的社會保險統(tǒng)一在南寧繳納雖然可以操作，但是不太現(xiàn)實，也不方便，還是以屬地化為好。
第二，突破操作瓶頸，統(tǒng)一實行人事切實可行。針對操作上存在的主要問題，制定切實可行的操作方案：
目前，人才流動服務機構對流動人員人事檔案管理的方法與手段陳舊、落后，仍以傳統(tǒng)手工操作和管理紙質實體為主,勞動強度大，工作效率低。不少人才流動服務機構僅僅充當檔案保管員角色，局限于人事檔案的接收、保管及有限利用，檔案內容不能得到及時、有效的補充與更新。因此，要提高檔案工作效率，為社會、公眾提供優(yōu)質的檔案信息服務，就必須與時俱進,摒棄過去單一的手工操作方法，發(fā)揮檔案管理主體作用，充分利用計算機輔助管理和現(xiàn)代信息技術，建立流動人員人事檔案信息庫，集收集、整理、鑒定、保管、利用及補充、更新等工作于一身。同時，還應結合流動人員人事檔案管理工作特點與社會利用需求，建立科學的檢索工具,努力開發(fā)檔案信息管理軟件,將不屬于保密范疇和或不具有知識產權的那部分人事檔案信息實行網絡化公開服務。此外，還應充分調動和發(fā)揮檔案人員的積極性與創(chuàng)造性，積極主動開發(fā)檔案信息潛在資源，為社會、企業(yè)（單位組織）及公眾提供更廣泛的利用。
思想觀念創(chuàng)新
《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》第四條和第十九條關于人才流動服務機構的性質和服務宗旨的界定，說明人才流動服務機構本身具有一定商業(yè)色彩，對流動人員人事檔案享有獨特的管理權限。加之受“多頭管理”和“重收費、輕管理”等思想的影響，人事檔案的接收、轉移及利用手續(xù)相當煩瑣：一般須持有離職單位的證明、接收單位的證明、人事檔案保管機構的相關證明等才可轉移、利用有關檔案。這就為某些單位壟斷人才，限制個人自由發(fā)展，防止人才流失，提供了借口和特權。同時也導致了大量“棄檔族“和”死檔案“的形成，使得人們對人事檔案管理部門的工作與服務質量失去了信心，對人事檔案的可信程度、完整程度產生了懷疑，從而弱化了對人事檔案的重視。因此，面對廣泛而急劇的人才流動，我們要轉變觀念、簡化手續(xù)、健全管理制度，以維護人事檔案的完整與安全，杜絕人才壟斷或不經專門渠道或機要通道而由個人攜帶人事檔案的錯誤行為，減少人事檔案被篡改、偽造、損毀，甚至被遺棄的可能。同時，要加快改革步伐，建設社會化服務型的人事檔案保管中心，引進西方CRM管理理念[2]，并將其運用到為社會公眾服務領域,凝成“公眾關系管理理念指導我們的工作實踐。亦即建立以委托者為中心的人事檔案補充、完善、更新管理服務網絡，委托者憑身份證可以通過人才交流機構網站查詢有關的檔案法律法規(guī)、政策,組織活動及個人基本信息（包括檔案的補充、更新、繳費等）。企業(yè)組織、個人與人才交流中心都要順應時展潮流，及時更新觀念，建立良好的聯(lián)系，互通有無，以維護人事檔案的完整性、真實性、動態(tài)性及內容的豐富性。
技術、服務創(chuàng)新
多數(shù)人才交流服務機構以保管檔案實體為主，對流動人員人事檔案信息資源的開發(fā)利用甚少。尤其是流動人員人事檔案的補充與完善工作基本還是零起點。[3]因此,要加強專業(yè)技術和服務創(chuàng)新,將效益與服務統(tǒng)籌結合。
（一）要加快網絡化、電子化、信息化建設，建立和完善信息管理體制。成立專門負責信息收集、處理、、管理的信息部門，使檔案信息能夠及時、準確的得到全面收集處理和充分提供利用,提高人事檔案服務的社會效益。
（二）建立合理的收費制度，包括檔案轉移或移交手續(xù)費、保管費及咨詢服務費等。建立定期鑒定和催繳制度，派專人負責?？蓞⒄漳承┎块T的收費方法，對流動人員檔案保管費可采用由公司定期繳納或公司代為收取的方式。對于那些待業(yè)或失業(yè)人員的檔案，保管費可憑其待業(yè)或失業(yè)證明，適當給予減免。而對于有支付能力卻沒有按時繳納的可先通過郵件或電話方式及時催繳，逾期不繳者可視具體情況收取一定的滯納金，科學、合理地挖掘檔案的經濟效益。
（三）國家及地方政府部門應加大對流動人員人事檔案管理的投入，加強基礎設施建設和專業(yè)、技術人才培養(yǎng)，減輕人才交流中心的經濟壓力，使人才交流中心由商業(yè)性向社會公共服務性轉變。
（四）對流動人員人事檔案定期進行檢查，確認并及時對檔案進行補充、完善，防止檔案中斷，為檔案委托者提供良好的、全面的、優(yōu)質的社會化服務。
人事檔案是客觀記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據(jù)。
近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統(tǒng)人事體制的產物早已風光不再，尤其在高校畢業(yè)生中，涌現(xiàn)了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業(yè)生檔案中存在著內容不完整、信息不準確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業(yè)生在就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險、退休手續(xù)的辦理和各項證明的出具等方面。
高校畢業(yè)生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點：
1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據(jù)，人事檔案的功能在那個時期也最為強大。時代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價體系，對于干部的現(xiàn)實的工作能力的考核標準取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時發(fā)揮著人事服務功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。
2、檔案管理落后。高校畢業(yè)生的檔案無論是在校期間還是畢業(yè)后進入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風險。
3、轉移手續(xù)繁瑣。隨著我國經濟的發(fā)展，各地行政管理條塊分割嚴重。各地區(qū)在檔案轉移和管理上要求不統(tǒng)一。嚴格的地區(qū)在辦理手續(xù)上需要十個以上的程序，不嚴格的地區(qū)甚至存在現(xiàn)用現(xiàn)管的現(xiàn)象。對檔案轉移的要求不同，導致轉移要求的口徑不一致，具體到當事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時間在一個不重要的環(huán)節(jié)。檔案轉移手續(xù)的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區(qū)交接轉移。
4、多年積累后的檔案管理費用高。各地人才交流中心收費標準不一定，以我區(qū)人才交流中心為例，學生轉正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費，如果積累多年，也數(shù)目可觀。有相當一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時再提檔交管理費，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規(guī)定時間繳納寄存費而變成“死檔”。
5、檔案管理意識不強。畢業(yè)生對于檔案的認識不深，認識不到檔案的功能、重要性和流轉要求。有些畢業(yè)生認為，一證（畢業(yè)證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業(yè)生認為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學歷、職稱等相關材料還可以直接放進去，對檔案的嚴肅性缺乏基本的了解。
那么，檔案真的已經可有可無了嗎？
目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發(fā)揮決定性作用，但檔案在當今中國人事體制中仍發(fā)揮著不可替代的作用，主要表現(xiàn)在以下幾方面：1、在辦理社會保險過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業(yè)經歷的相關資料以及解除勞動關系的材料將是領取失業(yè)保險金的必要手續(xù)。檔案中的招工材料和從業(yè)資料是計算和領取養(yǎng)老保險金的最為重要的依據(jù)。2、在正規(guī)單位的招聘和任用中，檔案的流轉手續(xù)和材料的完備程度或將成為成功與否的關鍵一環(huán)。3、檔案材料的完備與否，決定著轉正定級、職稱評定、工齡計算等一系列與個人利益相關的因素。4、檔案材料是干部身份認定的唯一依據(jù)。在現(xiàn)有退休制度下，檔案的遺失可能會導致縮短工作時間。
針對高校畢業(yè)生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：
一、高校在就業(yè)指導環(huán)節(jié)需加強對檔案重要性的講解，提高畢業(yè)生對檔案管理的重視。
在教育部要求下，各高校都開設了就業(yè)指導課，但更多的是灌輸一些就業(yè)形勢、面試技巧、就業(yè)協(xié)定等相關內容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應該讓學生了解檔案對個人發(fā)展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉遞的流程和查詢辦法等內容，使學生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關注。
二、檔案管理部門應加大規(guī)范檔案管理的力度。
由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現(xiàn)填寫不規(guī)范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實性和實用性大打折扣。各級檔案管理部門應該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉遞過程中制定嚴格的管理條例，建立人事檔案的管理檔案，責任明晰，規(guī)范檔案管理。
三、提高檔案管理人員素質和業(yè)務水平。
檔案管理是一項專業(yè)性強的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德及高度的責任感。加強檔案管理，就需對檔案管理人員進行繼續(xù)教育與培訓，提高其道德品質和政治素養(yǎng)，提高業(yè)務水平，根據(jù)不同時期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質提升計劃，以提高檔案管理的整體工作質量。
四、加快建設檔案的信息化、網絡化。
隨著科技的進步和我國人事制度改革的深入，紙質檔案和人工查閱已經遠遠的落后于社會的發(fā)展，檔案管理的信息化、網絡化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網絡化，可以提高檔案信息的重復利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉遞手續(xù)的繁瑣，同時便于紙質檔案的保存。
高校畢業(yè)生的檔案管理問題已經逐步的引起高校、畢業(yè)生及用人單位的廣泛關注，為避免檔案問題成為制約高校畢業(yè)生發(fā)展和未來保障的絆腳石，增強檔案管理意識、加強檔案管理水平和檔案管理信息化已經刻不容緩。
【參考文獻】
[1]遲耀林.淺談人事檔案管理的作用[J].世紀橋，2011（11）：151-152.
