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時(shí)間：2023-06-14 09:34:59
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中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）03-000-02
一、引言
隨著社會(huì)水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)等方面的快速發(fā)展，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收水平也在發(fā)生著非常大的變化，當(dāng)然不能落后，不能影響企業(yè)的管理建設(shè)水平，不能保障企業(yè)的權(quán)益受到損害。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理建設(shè)的快速提高，我們需要逐步地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理的逐步優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理向一體化發(fā)展，同時(shí)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施與管理更進(jìn)一步發(fā)展。不能把項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理與企業(yè)檔案管理、項(xiàng)目實(shí)施與管理進(jìn)行分類來管理，這樣的話，不利于管理水平的合理化處理，也不利于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程中，人力資源信息的信手拈來，相對(duì)應(yīng)地，就會(huì)在這個(gè)環(huán)節(jié)中，浪費(fèi)信息資源共享時(shí)間。為此，我們需要構(gòu)建完善的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案進(jìn)行合理歸檔、安全存放。
二、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收在企業(yè)檔案管理的過程中起著非常重要的作用
（一）建立健全企業(yè)檔案管理建設(shè)，完善管理制度
在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的過程中，使得企業(yè)檔案管理建設(shè)在不斷地趨于完善，只有不斷地強(qiáng)化建設(shè)，才能符合驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，從而促使其過關(guān)。這也就在客觀上逐漸地建立健全檔案管理建設(shè)，完善檔案管理制度法規(guī)，約束其向規(guī)范化、合理化、一體化、安全化發(fā)展。自然就會(huì)自覺地制定一整套嚴(yán)格的檔案管理制度，讓人們有法可依，時(shí)時(shí)刻刻約束著檔案管理工作從業(yè)人員以及具體的操作人員，這樣才能做到有理有據(jù)。畢竟企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理建設(shè)中占據(jù)著非常重要的地位，為了加快企業(yè)管理的發(fā)展腳步，我們需要漸漸地加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的力度，促進(jìn)檔案建設(shè)不斷地優(yōu)化，從而共同為企業(yè)的發(fā)展壯大而保駕護(hù)航。
（二）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，能夠在很大程度上促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的逐步提高
開展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，使得企業(yè)檔案管理人員與驗(yàn)收人員之間的接觸頻繁，在他們的驗(yàn)收過程中就會(huì)提出一系列關(guān)于檔案業(yè)務(wù)需要提升的問題，換句話說，也就在潛移默化中影響著企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的提高，為他們上了免費(fèi)的課堂，使之逐步地完善檔案管理知識(shí)，增加檔案管理安全防范意識(shí)，并且在彼此交流與合作的過程中，更加拓寬知識(shí)面，如何防潮防霉、防盜、檔案的安全存儲(chǔ)、分類歸檔、備份等方面更加熟悉，能夠在很大程度上促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的逐步提高。從而為企業(yè)建設(shè)和培養(yǎng)一批有能力、有文化、有技術(shù)的專業(yè)型人才而做出自己的貢獻(xiàn)。并且運(yùn)用統(tǒng)一、安全、合理的方式把檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，保存企業(yè)的寶貴財(cái)富，為以后企業(yè)的發(fā)展提供前提條件，促進(jìn)管理建設(shè)的正常、快速、穩(wěn)步前行。
（三）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，能夠在很大程度上優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平以及保密程度的逐步提高
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，需要對(duì)企業(yè)檔案管理的問題進(jìn)行檢查與驗(yàn)收，為了達(dá)到預(yù)期的安全效果，就要求企業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行保存的時(shí)候，綜合考慮保密安全、防潮防霉、備份處理、防盜系統(tǒng)、高科技信息儲(chǔ)存等各方面的因素，把企業(yè)的檔案材料進(jìn)行收集和歸檔，對(duì)于不同類別、不同性質(zhì)、不同價(jià)值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運(yùn)用不同編碼的檔案箱對(duì)個(gè)人履歷、具體的行為能力、在企業(yè)中的層次等檔案進(jìn)行分類保存。使用不同的檔案管理箱對(duì)他們進(jìn)行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，能夠在很大程度上優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平以及保密程度的逐步提高，也就便于統(tǒng)一管理?xiàng)l件的優(yōu)化，進(jìn)而保障企業(yè)的權(quán)益不受損害。
三、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收在項(xiàng)目實(shí)施與管理的過程中起著非常重要的作用
（一）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，能夠在很大程度上優(yōu)化項(xiàng)目實(shí)施與管理
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，使得各單位為了實(shí)現(xiàn)檔案驗(yàn)收工作的目標(biāo)，加快自身項(xiàng)目實(shí)施與管理的步伐，嚴(yán)格按照國家規(guī)定的程序進(jìn)行。對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施和管理需要進(jìn)行招標(biāo)與監(jiān)管，不能以各種理由而推脫，不去招標(biāo)，如此長期發(fā)展下去，能夠在很大程度上優(yōu)化項(xiàng)目實(shí)施與管理。否則，一些項(xiàng)目的實(shí)施與管理沒有經(jīng)過嚴(yán)格的招標(biāo)與監(jiān)管，而是任意妄為，違法操作工程項(xiàng)目，那么就屬于違法行為，可能造成一些無法彌補(bǔ)的損失，那樣的話，就得不償失了。
（二）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，能夠在很大程度上優(yōu)化相關(guān)部門建設(shè)水平的逐步提高
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，使得各單位的相關(guān)部門加強(qiáng)改革與管理的理念，并且在平時(shí)，不斷地催促相關(guān)人員進(jìn)行檔案工作的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，了解檔案管理的知識(shí)，使得部門管理嚴(yán)謹(jǐn)而且規(guī)范，有一種無形的力量在鞭笞著他們不斷前行，從而在很大程度上優(yōu)化相關(guān)部門建設(shè)水平的逐步提高。
四、鑒于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重要性，我們需要不斷地改革與創(chuàng)新
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收在企業(yè)檔案管理和項(xiàng)目實(shí)施與管理的過程中，起著非常重要的作用，鑒于其重要意義，需要我們不斷地改革與優(yōu)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，具體可以闡述為以下幾點(diǎn)：
（一）針對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收檢查結(jié)果中不盡如人意的地方，需要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)地反饋與改革
針對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收檢查結(jié)果中不盡如人意的地方，驗(yàn)收參與人員需要進(jìn)行仔細(xì)地記錄以及匯總，并且把需要改革的地方做出標(biāo)記，然后將統(tǒng)計(jì)出來的資料分析，進(jìn)行及時(shí)地反饋與改革、創(chuàng)新。在反饋與改革的過程中，逐步地優(yōu)化驗(yàn)收工作的效果，改進(jìn)驗(yàn)收途徑，促使檔案驗(yàn)收工作的逐步完善。
（二）逐步地優(yōu)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收程序，讓各驗(yàn)收人員分工合作，共同促進(jìn)驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行
我們?cè)谶M(jìn)行下面檔案驗(yàn)收工作的時(shí)候，需要逐步地優(yōu)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收程序，并且讓各驗(yàn)收人員分工合作，各盡其責(zé)，那個(gè)人員負(fù)責(zé)那個(gè)驗(yàn)收工作，具體的記錄、匯總等則另外安排人，這樣分工明確的檔案驗(yàn)收工作，將大大地提高驗(yàn)收效果，提高準(zhǔn)確程度，從而共同促進(jìn)驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。
五、結(jié)語
綜上所述，我們了解到：項(xiàng)目檔案驗(yàn)收在發(fā)展的過程中，不斷地促使企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展與預(yù)防措施的不斷改進(jìn)；也使得項(xiàng)目實(shí)施與管理更加趨于規(guī)范化、完善化。因此，我們需要對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收進(jìn)行管理，不斷地優(yōu)化檔案驗(yàn)收方法，注重驗(yàn)收實(shí)效，并且對(duì)于檔案驗(yàn)收的成果需要進(jìn)行及時(shí)地匯總、反饋以及改革與創(chuàng)新，在推陳出新的過程中，逐步地完善驗(yàn)收工作，加強(qiáng)驗(yàn)收真實(shí)性，以此對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行客觀地保護(hù)，為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的材料資源。并且快速地促進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施與管理的規(guī)范化、完善化、穩(wěn)定化，使其為各單位的發(fā)展而不斷努力。
參考文獻(xiàn)：
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2現(xiàn)階段建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理現(xiàn)狀
2.1建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理意識(shí)薄弱
現(xiàn)階段，很多建設(shè)項(xiàng)目單位的檔案管理意識(shí)比較薄弱，沒有充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理工作的重要性。在建設(shè)項(xiàng)目管理中，總是存在一種"重建設(shè)、輕檔案"的思想，建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理層都沒有認(rèn)識(shí)到建設(shè)項(xiàng)目檔案是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目管理的重要依據(jù)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理缺乏責(zé)任感。尤其是在建設(shè)項(xiàng)目施工中，因?yàn)榻ㄔO(shè)施工的任務(wù)比較重、項(xiàng)目較多，所以建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層都比較重視工程施工的質(zhì)量與進(jìn)度等，往往忽視了建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，沒有將檔案管理工作落實(shí)到位。建設(shè)單位通常在建設(shè)工程快要完工的時(shí)候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，從而影響到日后建設(shè)單位對(duì)建設(shè)檔案的使用，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量不能完全保證。
2.2項(xiàng)目檔案管理的機(jī)制不健全，運(yùn)行機(jī)制不完善
在重大建設(shè)項(xiàng)目施工建設(shè)中，涉及到的工程參建單位會(huì)比較多，比如說建設(shè)項(xiàng)目的法人、施工、設(shè)計(jì)等工程參建單位。由于建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制不健全，檔案部門雖然制定了一系列檔案管理規(guī)章制度，但是存在著形同虛設(shè)的現(xiàn)象，在工程建設(shè)中沒有形成有效的管理機(jī)制，使得建設(shè)單位對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行力不夠。再加上建設(shè)總承包公司對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理任務(wù)分配不明確，不能夠很好的協(xié)調(diào)檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)每個(gè)職能部門的職責(zé)劃分不明確，部門之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設(shè)項(xiàng)目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設(shè)工程質(zhì)量。由于建設(shè)項(xiàng)目管理中檔案管理的運(yùn)行機(jī)制不完善，在建設(shè)項(xiàng)目開始建設(shè)時(shí)，建設(shè)單位很容易忽視項(xiàng)目檔案的管理工作，從而忽視建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過程；還可能導(dǎo)致大部分的資料分散在各個(gè)分包單位，在工程竣工時(shí)，如果建設(shè)單位沒有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設(shè)的監(jiān)督不足，建設(shè)單位沒有按照國家的檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，監(jiān)督不力，致使建設(shè)項(xiàng)目施工的檔案資料收集零亂。
2.3建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理缺乏保障機(jī)制
由于建筑施工單位和監(jiān)理很多時(shí)候都是采用比較靈活的用工制度，而項(xiàng)目檔案管理經(jīng)常會(huì)被認(rèn)為是一項(xiàng)沒有很高技術(shù)含量的工作，最后致使專職管理項(xiàng)目檔案的人員越來越少。建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案資料比較多，而檔案管理人員較少，使得一個(gè)檔案管理人員兼職管理檔案較多，人員流動(dòng)比較頻繁。現(xiàn)階段，很多建設(shè)單位沒有將比較重要的工程檔案文件的形成、積累以及整理歸檔納入到相關(guān)檔案管理人員的職責(zé)范圍，這樣就很很容易造成檔案資料的流散。由此可見，我國的很多建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理缺乏一定的保障機(jī)制，建設(shè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理工作予以重視。
3加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的具體措施
3.1完善建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理制度
檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)本單位建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定一系列可操作的規(guī)章制度，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、移交、整理等管理工作提出具體的要求，從而保證建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理有效執(zhí)行。完善建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理制度，需要由建設(shè)項(xiàng)目單位帶頭建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從而要求項(xiàng)目的施工單位、設(shè)計(jì)單位等配備專職檔案管理人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)期間的工程檔案資料的收集、整理及歸檔。建設(shè)單位還應(yīng)配備一個(gè)專職項(xiàng)目檔案主管人員來負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作，做好整個(gè)項(xiàng)目工程檔案管理的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)工作，明確分配檔案管理部門的職責(zé)，將檔案管理工作真正的滲透到項(xiàng)目建設(shè)的每一個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)。通過建設(shè)單位的對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，整個(gè)項(xiàng)目工程的檔案資料將會(huì)完全處于受控的狀態(tài)，有利于建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理及歸檔，確保了項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)備。
3.2提高項(xiàng)目檔案管理意識(shí)
在這個(gè)信息化時(shí)代，及時(shí)的信息能夠?qū)υ鰪?qiáng)建設(shè)項(xiàng)目管理人員的檔案管理意識(shí)。建設(shè)單位應(yīng)該充分的利用報(bào)刊、電視等媒體，將與項(xiàng)目工程檔案的有關(guān)的重要信息傳播出去，建立一個(gè)檔案管理信息化共享平臺(tái)，通過法律的手段，對(duì)每一個(gè)建設(shè)單位的職責(zé)要明確，利用管理人員與系統(tǒng)的有效結(jié)合，從而增強(qiáng)建設(shè)單位檔案管理人員的管理意識(shí)?，F(xiàn)代建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理也需要與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，建設(shè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目工程的關(guān)注，及時(shí)將有關(guān)信息化的有關(guān)消息反映到建設(shè)單位的管理層，管理層應(yīng)該將這些信息化消息加以提煉，應(yīng)用到建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理規(guī)定中，從而提高項(xiàng)目工程檔案管理人員的管理水平。
3.3檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參加建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收
對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案審閱是工程竣工驗(yàn)收中的法定內(nèi)容，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參加工程的竣工驗(yàn)收，能夠讓檔案管理部門充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中占有的重要位置，從而引起檔案管理部門對(duì)今后檔案管理工作的重視。對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的有關(guān)于檔案管理問題，建設(shè)單位的檔案管理部門應(yīng)該要及時(shí)的解決。檔案管理部門要對(duì)檔案管理堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，才能夠在一定程度上保證項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。
鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案除了具有原始記錄性、系統(tǒng)成套性、完整準(zhǔn)確性、不可再生性等特征外，還有如下幾個(gè)特點(diǎn)：一是科技含量高、保密性強(qiáng)。高鐵技術(shù)目前在世界上處于最前沿、最尖端技術(shù)，很多國家還沒掌握高鐵的核心技術(shù)，有些建設(shè)項(xiàng)目檔案資料還處于保密階段。二是建設(shè)項(xiàng)目多、投資規(guī)模大?！笆晃濉逼陂g，廣鐵集團(tuán)管內(nèi)就有33個(gè)建設(shè)項(xiàng)目上馬，而每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目投資規(guī)模最小都在幾個(gè)億以上，有的建設(shè)項(xiàng)目投資高達(dá)上百億元。三是專業(yè)領(lǐng)域廣、行業(yè)特征明顯。鐵路工程文件和檔案資料包括橋梁、隧道、軌道、編組站、站房、通信、信號(hào)、電力、電氣化、給排水等各個(gè)專業(yè)，也涉及力學(xué)、電子、聲學(xué)、光學(xué)等多個(gè)學(xué)科。四是分散性和復(fù)雜性。鐵路建設(shè)工程點(diǎn)多線長、中間環(huán)節(jié)多、涉及部門廣內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，造成建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集難度大，而且數(shù)量多，整理十分困難。五是要求高、時(shí)效性強(qiáng)。由于鐵路建設(shè)項(xiàng)目工期要求緊，項(xiàng)目文件和檔案資料一經(jīng)形成就必須盡快送到有關(guān)部門和維修接管單位，使項(xiàng)目檔案在保管維修、竣工驗(yàn)收、改建擴(kuò)建和審計(jì)稽查等方面發(fā)揮其特有的作用。
鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題
一是參建單位法制觀念淡薄，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案工作不夠重視。有的建設(shè)單位（在建合資公司）錯(cuò)誤地認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目主要是以建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)體為主，項(xiàng)目檔案工作可有可無；有少數(shù)監(jiān)理單位也認(rèn)為，監(jiān)理單位的任務(wù)是監(jiān)督工程質(zhì)量，項(xiàng)目檔案的收集、整理工作是檔案部門的事，與己無關(guān)；有的施工企業(yè)負(fù)責(zé)人則錯(cuò)誤地認(rèn)為，施工企業(yè)的主要任務(wù)是完成施工任務(wù)，項(xiàng)目檔案工作可以等工程竣工之后再進(jìn)行整理。導(dǎo)致項(xiàng)目檔案工作沒有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，組織機(jī)構(gòu)不健全，管理制度不落實(shí)，檔案人員變動(dòng)頻繁，檔案資料無人收集、整理和保管。當(dāng)建設(shè)項(xiàng)目工程竣工進(jìn)入驗(yàn)收時(shí)，才突擊進(jìn)行資料補(bǔ)收工作。由于平常不注意資料積累和收集，只能依靠少數(shù)人通過“回憶”重新進(jìn)行“編撰”，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目檔案的真賣性、原始性、準(zhǔn)確性和完整性。
二是檔案產(chǎn)權(quán)歸屬關(guān)系模糊，管理責(zé)任主體不明確。在投資主體多元化的體制下，合資修建鐵路容易造成檔案產(chǎn)權(quán)關(guān)系模糊，管理主體職責(zé)不清的問題。有的在建合資公司（項(xiàng)目建設(shè)指揮部）不知道項(xiàng)目檔案工作是項(xiàng)目建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作，必須以在建合資公司（項(xiàng)目法人單位）為領(lǐng)導(dǎo)組織核心，對(duì)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。而是錯(cuò)誤地認(rèn)為，建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是上級(jí)檔案部門的事。甚至有少數(shù)建設(shè)項(xiàng)目指揮部認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目建成竣工后，建設(shè)、施工和監(jiān)理單位都要撤場(chǎng)，人員要轉(zhuǎn)移到新的項(xiàng)目去工作，竣工文件資料要全部移交到接管維護(hù)單位。在這種思想支配下，有的在建合資公司既沒有配備檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案人員，也沒有主動(dòng)增加投入配置檔案工作必備的庫房、裝具等基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，而是將竣工文件資料隨便堆放在一起，檔案資料保管工作存在著極大的安全隱患。
三是投資方檔案部門對(duì)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)不夠。鐵路行業(yè)和地方檔案管理工作的差異，造成鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求不一致。鐵道部由于管轄幅度大，無暇對(duì)邊遠(yuǎn)省份、投資規(guī)模較小的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行全方位監(jiān)管；各鐵路局（集團(tuán)公司）作為鐵道部的下屬單位和出資方代表，若鐵道部授權(quán)委托不明確，則不能主動(dòng)對(duì)新建合資公司項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和監(jiān)管，常常處于較為被動(dòng)的地位；而地方檔案行政管理部門則由于鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案專業(yè)性較強(qiáng)和鐵道部已有固定鐵路行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)以及地方投資比例相對(duì)較少等原因，對(duì)新建鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作也較少問津，使得合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)管工作出現(xiàn)“缺位”的現(xiàn)象。
四是在建合資公司各門類檔案未實(shí)行統(tǒng)一管理，造成個(gè)別類型檔案資料缺項(xiàng)。除了建設(shè)項(xiàng)目檔案外，有的在建合資公司對(duì)文書類、基建類、設(shè)備類、科研類、會(huì)計(jì)類檔案以及聲像類和實(shí)物類檔案沒有實(shí)行統(tǒng)一集中管理，而是分散在公司各個(gè)部門，沒有統(tǒng)一的檔案管理辦法和制度。由于各部門平時(shí)不注意收集積累，沒有及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，結(jié)果造成大量珍貴歷史資料丟失。
五是建設(shè)、監(jiān)理和施工單位檔案人員素質(zhì)不高，未經(jīng)過項(xiàng)目檔案系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)。目前較多建設(shè)項(xiàng)目參建單位并沒有聘用檔案管理的專業(yè)人員，而是由一些非專業(yè)的人員來兼職做檔案工作。因沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，缺乏經(jīng)驗(yàn)，只是依葫蘆畫瓢，盲目照搬其他單位檔案管理中的做法，外加自己主觀的臆想。這樣整理出來的檔案案卷質(zhì)量不高，存在較多的個(gè)人習(xí)慣，缺乏通用性，難以保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范i生。解決問題的措施和對(duì)策
1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理組織基礎(chǔ)建設(shè)。各參建單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，認(rèn)真執(zhí)行國家檔案工作法律法規(guī)，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度、管理體制和工作程序。首先，要認(rèn)真落實(shí)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。在建合資公司（建設(shè)指揮部）作為項(xiàng)目檔案的組織、協(xié)調(diào)和管理主體，要明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室（有的公司由工程部負(fù)責(zé)）負(fù)責(zé)全公司的檔案工作，要按照項(xiàng)目所屬關(guān)系，把項(xiàng)目檔案工作納入工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制進(jìn)行監(jiān)督考核，將項(xiàng)目文件的收集、積累和管理納入項(xiàng)目建設(shè)工程計(jì)劃，納入各有關(guān)部門的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，加強(qiáng)檢查和考核。其次，要配備檔案管理機(jī)構(gòu)和人員。在建合資公司要配備適應(yīng)工作需要的專職或兼職檔案工作人員，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，健全日檔案工作的組織保證體系。
2.建立項(xiàng)目檔案管理約束機(jī)制，加強(qiáng)責(zé)任考核。為了確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作落到實(shí)處，首先，在建設(shè)項(xiàng)目合同中要設(shè)立檔案工作條款。要在合同條款中明確規(guī)定設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作的責(zé)任和要求；在項(xiàng)目招投標(biāo)和簽訂設(shè)讓施工合同協(xié)議時(shí)，要明確規(guī)定設(shè)計(jì)施工單位項(xiàng)目竣工圖的編制責(zé)任和完成標(biāo)準(zhǔn)以及項(xiàng)目文件的收集、整理、移交和違約責(zé)任；明確監(jiān)理單位對(duì)竣工文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況的審核責(zé)任，提交監(jiān)理檔案以及有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告的責(zé)任。也可委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)文件的收集和積累工作。其次，堅(jiān)持檔案工作與整個(gè)工程建設(shè)實(shí)行“四同步”。為了保證項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和移交與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，要做到：下達(dá)工程項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；檢查工程項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累、形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定工程項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目檔案文件同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目與檔案部門出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況證明同步。第三，將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和工程評(píng)優(yōu)活動(dòng)有機(jī)結(jié)合起來。為確保工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量，督促單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，可采取如下措施：檔案質(zhì)量（特別是竣工圖編制）達(dá)不到要求的，不能算完成施工任務(wù)，不得進(jìn)行鑒定驗(yàn)收；在規(guī)定期限內(nèi)未完成歸檔任務(wù)的項(xiàng)目，不得評(píng)為優(yōu)質(zhì)工程；竣工文件不齊全、不完整，建設(shè)項(xiàng)目不能驗(yàn)收交接；工程竣工檔案驗(yàn)收不合格者，不能進(jìn)行工程結(jié)算，并扣留工程合同中所預(yù)留的全部工程尾款。
聲像資料的形成與管理應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，應(yīng)反映工程建設(shè)的全過程。施工單位應(yīng)將聲像資料的形成和積累應(yīng)貫穿到工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)加入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程、工程建設(shè)計(jì)劃和年終考核、本單位有關(guān)責(zé)任部門和有關(guān)責(zé)任人的職責(zé)范圍。
1建設(shè)工程檔案管理工作職責(zé)
總承包單位是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的核心，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案管理負(fù)有組織責(zé)任、協(xié)調(diào)責(zé)任、指導(dǎo)責(zé)任、監(jiān)督責(zé)任，只有總承包單位做好各參建單位的組織工作、協(xié)調(diào)工作，讓各參建單位均明確在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中各自的職責(zé)與責(zé)任，并履行自己的職責(zé)，才能確保項(xiàng)目建設(shè)全過程中檔案工作的順利開展。
2建設(shè)工程聲像檔案管理現(xiàn)存的問題
2．1聲像檔案采集設(shè)備存在“一高一低”的現(xiàn)象。“一高”是指聲像設(shè)備數(shù)量多、品質(zhì)高。隨著社會(huì)的發(fā)展及原始記錄累積工作的需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善?！耙坏汀笔侵嘎曄裨O(shè)備管理水平低。“一高一低”的現(xiàn)象造成一些重要的活動(dòng)、重大的事件、重點(diǎn)的時(shí)刻沒能及時(shí)記錄下來。2．2聲相檔案攝錄人員中存在“一優(yōu)一劣”的現(xiàn)象。專職的攝錄人員在各自的單位中直接從事著聲像檔案的采集和積累工作，他們素質(zhì)的高低直接決定了聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一優(yōu)一劣”的現(xiàn)狀?！皟?yōu)”表現(xiàn)在攝錄人員隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是“優(yōu)”的一面;“劣”表現(xiàn)在攝錄人員專業(yè)工齡短、專業(yè)知識(shí)及技能普遍較低這是“劣”的一面。2．3歸檔意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)記錄并完整歸檔。聲像檔案有很強(qiáng)的時(shí)效性，歸檔要求也很特殊。日常積累下來的照片檔案沒歸檔，且大量的照片與底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清;許多珍貴的照片，卻因?yàn)闆]有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值、利用價(jià)值，錄音和錄像的原始記錄積累和歸檔情況更令人擔(dān)憂。2．4建設(shè)工程聲像檔案管理狀況發(fā)展不平衡，差距懸殊。經(jīng)調(diào)查，本單位所屬項(xiàng)目中設(shè)備管理、人員管理、聲像檔案管理都較為規(guī)范的有45個(gè)，占總數(shù)的6．8%;然而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位就有28個(gè)，就占了總數(shù)的62%，占比兩極分化、差距懸殊。
3聲像檔案管理做法———地鐵8號(hào)線項(xiàng)目
中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點(diǎn)，以一種生動(dòng)活潑的形態(tài)出現(xiàn)在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛上這種形式。聲像檔案在火電項(xiàng)目中屬于一個(gè)記錄節(jié)目內(nèi)容的重要載體，同時(shí)也是工程專題和反映工程背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應(yīng)積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達(dá)到聲像檔案完整保存的目的。
聲像檔案的管理狀態(tài)
1.1管理檔案的意識(shí)不足
在聲像檔案的管理工作中未能充分認(rèn)識(shí)到其對(duì)于項(xiàng)目整個(gè)過程記錄的重要性，導(dǎo)致管理意識(shí)的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現(xiàn)象形成的重要原因。聲像檔案的時(shí)效性比較強(qiáng)，對(duì)于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數(shù)單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時(shí)將聲像檔案進(jìn)行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識(shí)，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前大多數(shù)單位仍存在著同一盤磁帶以及同一盤碟重復(fù)多次使用的現(xiàn)象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒有存儲(chǔ)起來。沒有清晰的檔案管理意識(shí)，也就無法及時(shí)有效的將聲像檔案進(jìn)行完整歸檔【1】。
1.2聲像檔案維護(hù)設(shè)備落后
在現(xiàn)今科技急速發(fā)展的狀態(tài)下，多媒體技術(shù)得到了普遍的使用，而聲像也開始廣泛出現(xiàn)在人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦?，但?duì)于聲像檔案的管理仍是采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行，也就是在具有許多其它檔案的文書柜內(nèi)存放聲像檔案，只有部分單位根據(jù)需要布置了聲像檔案專柜或是建立聲像檔案室，大多數(shù)單位還是沿襲著混存方式，不符合有關(guān)規(guī)定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲(chǔ)要求，使得聲像檔案無法進(jìn)行長期保存。
1.3聲像檔案管理方法不先進(jìn)
在管理聲像檔案過程中，應(yīng)根據(jù)周圍綜合性環(huán)境的需要，以音像資料為主要媒體，以項(xiàng)目重大的事件和活動(dòng)為中心，積極主動(dòng)的履行能反映整個(gè)工程的宣傳義務(wù)。但由于聲像檔案不具備先進(jìn)的管理方法，使得檔案存儲(chǔ)受到了嚴(yán)重的制約，導(dǎo)致每個(gè)單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒有建立聲像檔案管理設(shè)備和專職管理團(tuán)隊(duì)，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設(shè)備，卻無法對(duì)有聲像檔案和無聲像檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理【2】。
1.4聲像檔案管理準(zhǔn)則未完善
大多數(shù)單位在管理聲像檔案使沒有健全的管理制度，使得檔案無法進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理。管理準(zhǔn)則的不完善，導(dǎo)致部分單位沒有將有關(guān)制度貫徹落實(shí)好，難以起到應(yīng)有的保護(hù)作用，而該舉措造成了任何時(shí)候都可移交現(xiàn)象，也就是說各科室可以實(shí)行分散保管措施和個(gè)人保管措施，每年進(jìn)行一次檔案室的移交，這樣極易產(chǎn)生無歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無章可循，形成了隨意、自由的處理狀態(tài)。
加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
（一）加大宣傳力度，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)與攝錄人員支持
加大對(duì)聲像檔案宣傳力度，充分利用網(wǎng)絡(luò)各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下新興的檔案載體。同時(shí)，作為一項(xiàng)社會(huì)性的事業(yè)，非檔案部門也可以獨(dú)家之力、朝夕之功建成。因此，公司領(lǐng)導(dǎo)、宣傳部門負(fù)責(zé)人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。
（二）強(qiáng)化管理，制定聲像檔案管理制度
改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí)，各歸檔部門也要建立相應(yīng)的管理制度。規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）增強(qiáng)與檔案部門業(yè)務(wù)聯(lián)系，逐步提高攝錄人員檔案業(yè)務(wù)水平
針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。另外，還要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案管理人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。因此，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫度和濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）建議檔案主管部門參與公司各類重大活動(dòng)
針對(duì)企業(yè)重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門派專人攝影錄像，并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保企業(yè)（項(xiàng)目）重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時(shí)、齊全、完善地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
結(jié)語
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得聲音檔案在管理過程中出現(xiàn)較為嚴(yán)重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實(shí)際價(jià)值。因此，本文通過對(duì)聲像檔案的加強(qiáng)管理，說明了聲像檔案的管理工作在電視臺(tái)中有著極為重要的作用和意義
參考文獻(xiàn)
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電力工程檔案是指從電力建設(shè)項(xiàng)目（工程）立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、安裝調(diào)試、生產(chǎn)預(yù)備到竣工投產(chǎn)全過程形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表等。電力企業(yè)如何利用寶貴的工程檔案資源并開展高效管理，使其更好地為電力工業(yè)服務(wù)，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心任務(wù)。
一、電力企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的重要性
電力工程項(xiàng)目檔案管理在電力企業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力項(xiàng)目檔案管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行國家和廣東省有關(guān)項(xiàng)目檔案的法律、法規(guī)、方針政策、電網(wǎng)公司的有關(guān)管理制度，建立有效的項(xiàng)目文件收集歸檔機(jī)制，確保項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展。落實(shí)省公司發(fā)展子戰(zhàn)略和電網(wǎng)規(guī)劃建設(shè)關(guān)于檔案工作的任務(wù)，工程建設(shè)各有關(guān)單位要將項(xiàng)目檔案工作納入工程建設(shè)管理程序，嚴(yán)格控制項(xiàng)目檔案的齊全完整和系統(tǒng)準(zhǔn)確，依法、合理、及時(shí)收集歸檔項(xiàng)目建設(shè)過程的各門類文件材料。執(zhí)行國家和行業(yè)關(guān)于項(xiàng)目檔案的標(biāo)準(zhǔn)，組織編制項(xiàng)目檔案，嚴(yán)格控制項(xiàng)目檔案的規(guī)范性。執(zhí)行國家和行業(yè)關(guān)于項(xiàng)目檔案的管理要求，組織對(duì)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收，評(píng)價(jià)、考核項(xiàng)目檔案管理效果。為項(xiàng)目規(guī)劃、建設(shè)和生產(chǎn)提供檔案信息利用服務(wù)。
二、項(xiàng)目檔案資料管理要求
歸檔的文件達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，滿足生產(chǎn)（使用）、治理、維護(hù)、改建的需要。完整是指工程檔案資料的收集要與建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，在項(xiàng)目的立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收投產(chǎn)的全過程中，各種應(yīng)該歸檔的文件材料都要?dú)w檔。準(zhǔn)確是指對(duì)歸檔文件材料的記載必須與實(shí)物相符，準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)治理各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)情況和歷史過程。系統(tǒng)是指歸檔的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的時(shí)間順序排列，做到層次分明，有機(jī)聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。
在管理過程中嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2008國標(biāo)、《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是做好電力企業(yè)工程檔案管理的基礎(chǔ)，在工程建設(shè)施工中嚴(yán)格過程控制，按照電力工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的文件及時(shí)檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，查漏補(bǔ)缺，使施工記錄做到真實(shí)、完備、及時(shí)，符合歸檔要求。
參照《業(yè)務(wù)規(guī)范》分類表所列的案卷內(nèi)容分別組卷，一個(gè)卷盒放不下同一案卷內(nèi)容的可組成若干卷，題名可寫成×××（一），×××（二）等。歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，不使用復(fù)印件。如原材料的合格證、質(zhì)量證明是復(fù)印件的，需加蓋生產(chǎn)商或供應(yīng)商的公章（紅?。拍軞w檔。管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列；施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列；設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。卷內(nèi)文件的排序及錄入：
（1）工程聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更單應(yīng)按文件的編號(hào)順序排列，逐份錄入。
（2）設(shè)備卷內(nèi)文件的排序：一個(gè)案卷有多個(gè)設(shè)備廠家的，應(yīng)當(dāng)把重大的設(shè)備排在前面，同一廠家和同一型號(hào)設(shè)備按說明書、合格證、廠家試驗(yàn)報(bào)告、廠家圖紙、裝箱單的先后順序排列。說明書的版本、型號(hào)、廠家責(zé)任者一定要錄入（如果說明書沒有日期可按同一設(shè)備型號(hào)合格證或試驗(yàn)報(bào)告的日期錄入）。
（3）竣工圖紙要將工程圖紙目錄作為卷內(nèi)第一份文件錄入，竣工圖的圖號(hào)、設(shè)計(jì)日期、責(zé)任者必須錄入。
項(xiàng)目的土建、電氣部分由不同施工單位承建的，在產(chǎn)生相同分類號(hào)資料組卷時(shí)，施工單位之間要互相溝通，確定案卷的流水號(hào)的排列，即在一個(gè)項(xiàng)目下，同一個(gè)分類號(hào)只能形成一個(gè)案卷流水號(hào)。施工單位在參照《業(yè)務(wù)規(guī)范》中的分類表組卷時(shí)，對(duì)某些同一個(gè)分類號(hào)又同一個(gè)保管期限的資料，在資料很少的情況下，可將多個(gè)案卷資料組成一個(gè)案卷，但擬寫案卷標(biāo)題要詳細(xì)清晰，體現(xiàn)卷內(nèi)資料內(nèi)容。
三、保持電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)的一致
電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作 。它隨電力建設(shè)項(xiàng)目的開始而建立，又隨電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程是同步的。由于參建單位多、建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜，單項(xiàng)工程完工時(shí)間也有早有遲，客觀上給項(xiàng)目工程檔案收集工作帶來一定難度。因此，要加大對(duì)工程檔案的管理力度，狠抓工程檔案管理，根據(jù)電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程，從項(xiàng)目前期的準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目過程的施工階段到項(xiàng)目竣工的驗(yàn)收階段（包括檔案專項(xiàng)驗(yàn)收）來抓，即工程建設(shè)一開始就與開展檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程中要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)要與一整套合格的竣工檔案的驗(yàn)收同步進(jìn)行。
四、強(qiáng)化檔案管理的措施
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.098
［中圖分類號(hào)］G270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2017）02-0-02
1 項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 項(xiàng)目檔案管理普遍存在的問題
在項(xiàng)目施工過程中，領(lǐng)導(dǎo)、基層管理人員及施工人員意識(shí)不到項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，基層單位沒有專職或兼職的檔案管理人員。另外，各單位和部門之間缺乏相互的溝通交流，不落實(shí)檔案管理責(zé)任，往往是重工程建設(shè)，輕檔案管理，在工程完工時(shí)，各單位才開始整理工程資料。種種因素，造成項(xiàng)目檔案資料管理無序，資料流向不明，收集不齊全，組卷、歸檔的檔案存在與工程實(shí)際不符的情況，給工程后繼工作帶來了嚴(yán)重的影響和無法估量的損失。
1.2 當(dāng)前常見的項(xiàng)目檔案管理方法
1.2.1 組建項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組
建立由建設(shè)單位（業(yè)主）牽頭，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位參加的聯(lián)合項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。
施工單位建立以項(xiàng)目經(jīng)理為主，技術(shù)員、施工員為輔的，負(fù)責(zé)管理好施工現(xiàn)場(chǎng)的施工圖紙、設(shè)計(jì)更改通知單、施工更改設(shè)計(jì)、補(bǔ)充設(shè)計(jì)的施工圖紙等檔案資料的團(tuán)隊(duì)。
設(shè)計(jì)單位，由項(xiàng)目施工圖紙的設(shè)計(jì)者和檔案部門的管理人員一起負(fù)責(zé)施工圖紙、文件、計(jì)算數(shù)據(jù)、會(huì)議紀(jì)要等資料的收集、整理。
監(jiān)理單位，由現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場(chǎng)的各種文件、資料，圖紙等管理情況。
建設(shè)單位（業(yè)主）以合同為依據(jù)，以經(jīng)濟(jì)為杠桿組織協(xié)調(diào)各單位，建立健全項(xiàng)目檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確各方責(zé)任。明確工作范圍，明確歸檔時(shí)間，責(zé)任落實(shí)到人。
工程從立項(xiàng)到竣工，由施工單位負(fù)責(zé)收集施工全過程的圖紙、聲像等檔案資料，整理后按時(shí)移交給設(shè)計(jì)單位的檔案管理人員，他們?cè)龠M(jìn)行整理、組卷、文件資料的數(shù)字化加工。
1.2.2 建立完善的項(xiàng)目檔案管理工作流程和管理制度
建立完善的項(xiàng)目檔案管理工作流程和管理制度是保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、齊全的前提。根據(jù)國家、行業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并結(jié)合各單位的實(shí)際情況，建立行之有效的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度和管理工作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的常態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與信息化。
加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)，建立檔案管理工作程序，是做好項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。必須明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求及歸檔責(zé)任人。建設(shè)單位是工程項(xiàng)目的業(yè)主，也是工程和項(xiàng)目檔案的接收者，應(yīng)承擔(dān)好工程建設(shè)過程中檔案管理工作的組織者，把項(xiàng)目檔案納入合同管理，明確各方責(zé)任，組織協(xié)調(diào)各方工作，及時(shí)溝通檔案資料的管理現(xiàn)況，交流檔案管理信息，根據(jù)合同規(guī)定，要求各單位管理好與建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的文件、檔案資料，并整理組卷，按時(shí)向檔案部門移交。
2 信息環(huán)境下的項(xiàng)目檔案管理
2.1 鏈接局域網(wǎng)，建立設(shè)計(jì)單位檔案管理部門網(wǎng)站
建立設(shè)計(jì)單位檔案管理部門網(wǎng)站，搭建檔案信息平臺(tái)，令檔案管理系統(tǒng)通過局域網(wǎng)與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)OA、EIP系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息資源的集中管理，遵循電子文件與實(shí)體文件同步歸檔，本著“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”的原則，由檔案管理部門將條目的主要信息錄入到檔案管理系統(tǒng)中，同時(shí)上傳相應(yīng)的電子文件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享,
2.2 以檔案管理系統(tǒng)為平臺(tái)，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)頁
建立檔案信息網(wǎng)頁，為用戶查詢、檢索提供了極大的方便，用戶不用再跑到檔案部門，足不出戶就可以完成借閱、查看檔案信息、瀏覽電子文件全文、歸還電子檔案等。
建立檔案信息網(wǎng)頁，傳遞建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各單位的檔案管理情況，及時(shí)檔案信息，在各類檔案中為用戶提供方便快捷的查詢和檢索功能，檔案管理工作的效率和質(zhì)量都將得到極大的提高，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理。
2.3 項(xiàng)目檔案數(shù)字化建設(shè)
使用數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及高速掃描技術(shù)將聲像文件、紙質(zhì)文件、電子檔案，系統(tǒng)地組成一定結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
檔案數(shù)字化建設(shè)的主要方法是全文儲(chǔ)存檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化形式的管理，對(duì)檔案信息中的文字內(nèi)容與有圖像信息進(jìn)行融合，把這些相關(guān)信息錄入目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理，并且實(shí)現(xiàn)把目錄數(shù)據(jù)制作成相關(guān)的檢索入口，從而才能更好、更便捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案的全文檢索。這也需要將紙質(zhì)材料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，其可以利用掃描儀進(jìn)行輸入。它還包括了對(duì)圖像文件進(jìn)行壓縮管理后的重命名，并存放在一個(gè)固定的路徑上，在需要時(shí)可以通過文件名查找。有些檔案是需要永久Υ嫻模需要對(duì)光盤進(jìn)行刻錄，這樣才能妥善處理這些問題。
2.4 做好檔案信息資源的提供利用工作
檔案的提供利用工作，是檔案的基礎(chǔ)性管理工作，是檔案功能的再擴(kuò)展，其能夠產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案信息資源的開發(fā)與利用，能有效地促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理信息化的進(jìn)程。在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)時(shí)，要重視對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的分類與整合，將信息集成化，系統(tǒng)化，采用統(tǒng)一的管理模式，減少信息的分散程度。
同時(shí)要注重檔案管理信息化的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化可以提高檔案管理的工作效率，提高檔案信息的利用率。制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要對(duì)檔案信息進(jìn)行分類整合，形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模式，有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。
2.5 依據(jù)不同需求選擇項(xiàng)目檔案管理軟件
項(xiàng)目檔案管理選用軟件應(yīng)注意的事項(xiàng)包括以下幾個(gè)方面。第一，軟件進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，同時(shí)要具備對(duì)信息管理平臺(tái)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)與升級(jí)的功能。第二，軟件要具備安全性與保密性，要有一定的監(jiān)控功能。這樣增強(qiáng)了檔案信息管理查詢的權(quán)限，也可以對(duì)所有的用戶進(jìn)行實(shí)時(shí)的安全監(jiān)控。第三，軟件管理系統(tǒng)必須具備較快的反應(yīng)速度，滿足查詢以及操作的需求。第四，軟件必須符合國家行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，應(yīng)當(dāng)通過國家標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)定。
3 結(jié) 語
建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)，建立檔案部門網(wǎng)站，搭建檔案信息平臺(tái)，以及與協(xié)同辦公系統(tǒng)的無縫對(duì)接，有效地實(shí)現(xiàn)了建設(shè)項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力，檔案信息資源的利用率及共享水平都將得到提高，為社會(huì)的發(fā)展提供更為快捷有效的檔案信息資源的服務(wù)。
主要參考文獻(xiàn)
一、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理在醫(yī)院管理中的重要作用
醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目是醫(yī)院不斷發(fā)展的基礎(chǔ)工作，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案是醫(yī)院基本建設(shè)活動(dòng)過程中一項(xiàng)重要組成部分，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目投入使用后的管理、維修、改擴(kuò)建等有著重要的作用。
（一）為醫(yī)院發(fā)展提供重要依據(jù)
由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜、涉及部門多的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、使用及管理全過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像等形式的文件材料，是檔案管理最基本的目的。同時(shí)又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
（二）反映醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的現(xiàn)狀
醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案記載了醫(yī)院工程建設(shè)的全過程，真實(shí)反映工程項(xiàng)目建設(shè)管理過程中的現(xiàn)實(shí)面貌。在工程建設(shè)中項(xiàng)目檔案收集不齊全、不規(guī)范、不準(zhǔn)確、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮其作用。如，醫(yī)院建設(shè)總體規(guī)劃的規(guī)劃圖、現(xiàn)狀圖、文字說明等有關(guān)檔案的原始材料，門診樓、住宅樓、康復(fù)保健樓等建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料記錄和文字說明材料以及建設(shè)項(xiàng)目公共設(shè)施方面的相關(guān)材料。
（三）是醫(yī)院今后改擴(kuò)建項(xiàng)目的技術(shù)參數(shù)
規(guī)范、準(zhǔn)確建設(shè)項(xiàng)目檔案管理直接關(guān)系到醫(yī)院今后改擴(kuò)建項(xiàng)目的成本、質(zhì)量、進(jìn)度。近年來醫(yī)院新建工程項(xiàng)目連續(xù)不斷，改建、擴(kuò)建、零星維修項(xiàng)目也連續(xù)不斷，建設(shè)項(xiàng)目檔案的重復(fù)使用率不斷上升，尤其是建設(shè)過程中的各種報(bào)批文件、招投標(biāo)資料、圖紙、合同、付款資料、答疑文件、會(huì)議紀(jì)要以及工程建設(shè)項(xiàng)目交付使用過程中存在的有些問題記錄及處理意見等。因此，任何基本建設(shè)項(xiàng)目中缺少了建設(shè)項(xiàng)目檔案就等于缺少了工程建設(shè)項(xiàng)目中的參數(shù)，缺少了改、擴(kuò)建的重要依據(jù)。
二、醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題
（一）不重視檔案管理工作
在醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目管理中，由于大家忙于工程建設(shè)前期手續(xù)，忙于施工建設(shè)過程，趕工期、趕進(jìn)度，希望盡早完工驗(yàn)收投入使用，只看重工程建設(shè)本身而忽視了大量工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理工作。一些醫(yī)院在項(xiàng)目建設(shè)期間，沒有設(shè)立專職檔案人員，沒有專門的檔案存放設(shè)施。一些檔案管理人員是臨時(shí)聘用的，流動(dòng)性比較大，機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定，并且沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，不具備工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的專業(yè)知識(shí)，從而使檔案的收集、整理、歸檔工作與工程建設(shè)不能同步開展，導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目檔案處于放任自流狀態(tài)。另外，在檔案的使用和查看過程中人們經(jīng)常翻閱、使用原始資料，對(duì)紙質(zhì)檔案本身造成一定程度的損壞，甚至有些原始資料不在檔案執(zhí)行部門存放，不在檔案管理人員手里，導(dǎo)致檔案管理存在很大問題，造成收集不完整、不齊全、跟蹤不及時(shí)，特別是項(xiàng)目前期準(zhǔn)備文件散失較多，如某些關(guān)鍵資料保存的是復(fù)印件或者簽字蓋章模糊的資料，使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。
（二）檔案管理制度不健全
醫(yī)院多數(shù)建設(shè)項(xiàng)目存在工程復(fù)雜、周期長、涉及面廣、細(xì)節(jié)多等眾多因素，因此涉及基建、招標(biāo)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等多個(gè)部門，而相關(guān)部門之間沒有完善的建設(shè)項(xiàng)目檔案收集和管理制度，檔案歸檔范圍及責(zé)任劃分不明確，不能采取規(guī)范的管理方法和操作流程，沒有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能。不論是文字形式還是圖紙、圖像、聲像等各種形式形成的檔案資料在收集、整理與歸檔過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并未有詳細(xì)的管理規(guī)定進(jìn)行規(guī)范。由于各部門之間檔案材料形成的時(shí)間不同，檔案材料內(nèi)容不同，這就給及時(shí)、全面收集材料增加了相應(yīng)的難度，許多檔案材料散存在經(jīng)辦人員手中，缺乏規(guī)范的制度約束，以至于檔案管理工作與建設(shè)項(xiàng)目工程進(jìn)度存在些許差異。
（三）檔案材料收集不齊全，建檔不規(guī)范，移交不及時(shí)
任何項(xiàng)目的檔案都是在項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，是具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。近年來，各級(jí)醫(yī)院的改建、擴(kuò)建工程逐漸增多，參與工程建設(shè)的部門大多數(shù)不重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作。由于檔案資料形成的時(shí)間較長，一些在工程施工中發(fā)生的變更、簽證資料、項(xiàng)目前期的隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等往往被有意無意地 忽視。有時(shí)檔案管理人員在日常管理工作中不能及時(shí)分類、整理，隨意放置，不善保管，導(dǎo)致檔案與檔案之間的連續(xù)性差，不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響檔案質(zhì)量。
三、如何加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作
（一）領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作
醫(yī)院工程建設(shè)是醫(yī)院快速發(fā)展的重中之重，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案同樣是重中之重，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，應(yīng)不斷加大對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持力度，指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、圖像、聲像記錄等資料的收集、管理工作。同時(shí)要進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作發(fā)展環(huán)境，真正把檔案管理工作提上日程，制定一套操作性強(qiáng)的工作守則、建檔流程、管理制度，明確崗位責(zé)任，大力關(guān)心與支持檔案工作者，使檔案管理工作規(guī)律化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保把醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作落到實(shí)處。
（二）加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高檔案人員管理水平
建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作本身就是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)力求達(dá)到系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整的要求。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握檔案整理規(guī)范操作方法，使檔案管理人員了解基建工程檔案管理知識(shí)，了解工程建設(shè)程序和工程建設(shè)專業(yè)知識(shí)、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、拓展知識(shí)面、更新理念、提高履行崗位職責(zé)的能力，嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。為了更好地管理工程檔案，檔案管理人員要善于在日常工作中總結(jié)不足，虛心向其他單位的同行學(xué)習(xí)，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，努力探索檔案管理工作的規(guī)律，增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，以保障檔案管理工作有序、高效地開展。
（三）堅(jiān)持事前控制原則，強(qiáng)化全過程管理
工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不僅涉及建設(shè)過程中的檔案管理工作，還涉及工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施前期的準(zhǔn)備工作，即建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，就應(yīng)開始工程建設(shè)項(xiàng)目文件的收集、整理、審查工作，包括項(xiàng)目建議書、建設(shè)項(xiàng)目用地問題的批復(fù)、建設(shè)項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)的批復(fù)、建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)估報(bào)告、建設(shè)用地的通知、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、建設(shè)項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、國有土地使用證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等，必須堅(jiān)持事前控制原則，很好的保存這些重要性的文件資料。同時(shí)，要重點(diǎn)強(qiáng)化全過程管理，將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理過程中，細(xì)化到工程建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制。在與設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位分別簽訂合同時(shí)，應(yīng)將建設(shè)項(xiàng)目檔案材料的收集整理工作列入合同條款中并且與工程款掛鉤，不提交齊全完整的基建檔案不予付款。這樣就能使參建單位重視檔案工作，并落實(shí)責(zé)任，有效的控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質(zhì)量。
（四）實(shí)行嚴(yán)格的審查監(jiān)督體制，定期開展資料整理檢查與監(jiān)督
醫(yī)院作為工程建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位，要加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確每人的工作職責(zé)，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序，還必須建立嚴(yán)格的審查監(jiān)督制度。對(duì)參與建設(shè)的各施工單位、監(jiān)理單位和部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)工程檔案的產(chǎn)生、收集、整理等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的審查監(jiān)督管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決工程檔案管理中的問題，杜絕“事后補(bǔ)資料”現(xiàn)象發(fā)生，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，保障工程檔案管理的實(shí)效。
（五）逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化
隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)、計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案工作也必然要進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段。因此，電子檔案成了醫(yī)院檔案管理的重要形式，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。在領(lǐng)導(dǎo)重視電子化辦公的同時(shí)，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)基建項(xiàng)目現(xiàn)代化管理模式。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和單位信息化管理實(shí)際情況，通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備與紙質(zhì)檔案，相互關(guān)聯(lián)相對(duì)應(yīng)地建立統(tǒng)一的文件格式，統(tǒng)一的電子檔案模板，統(tǒng)一的文件類型，規(guī)范有序地收集、查閱、篩選、存儲(chǔ)和保管工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的原始性、真實(shí)性、完整性以及長期可讀性。同時(shí)要加強(qiáng)安全管理，可以通過閱讀權(quán)限，設(shè)置密碼等專人專管，杜絕隨意更改檔案，改變電子檔案的文件結(jié)構(gòu)和文件內(nèi)容。
四、結(jié)束語
近年來各大醫(yī)院包括甘肅省中醫(yī)院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且大多數(shù)都是在交叉進(jìn)行，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工程的自身價(jià)值是領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員不可忽視的重要工作之一。醫(yī)院基建檔案反映建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)面貌，是醫(yī)院信息資源之一，是一項(xiàng)對(duì)工程負(fù)責(zé)、對(duì)醫(yī)院負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的重要依據(jù)和保障。因此，檔案管理人員應(yīng)收集、管理和保護(hù)好這種資源，為發(fā)展醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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一、引言
作為有著一定價(jià)值的信息資料，檔案其實(shí)既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識(shí)較為最終的載體。因?yàn)闄n案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學(xué)合理地利用檔案資料可以很好地促進(jìn)工程項(xiàng)目的順利開展、進(jìn)行和結(jié)束。而面對(duì)著飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)以及日益發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理工作如何正確地利用這些先進(jìn)的技術(shù)方式和管理手段，對(duì)促進(jìn)工程項(xiàng)目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環(huán)境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對(duì)于提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的效率、延長工程項(xiàng)目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。
二、探索工程項(xiàng)目檔案管理工作新模式的意義
作為一種非常重要的資料和信息數(shù)據(jù)，檔案有著較高的保存和利用價(jià)值，這也是其會(huì)采取單獨(dú)的各種方式進(jìn)行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發(fā)展的今日，結(jié)合這些發(fā)展區(qū)探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時(shí)也有利于充分地發(fā)揮檔案信息資料的應(yīng)有價(jià)值。而且檔案管理的工作實(shí)質(zhì)其實(shí)是對(duì)工程項(xiàng)目內(nèi)部各種人員管理和工程施工等各方面信息進(jìn)行一個(gè)合理科學(xué)的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細(xì)地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發(fā)生什么問題和情況時(shí)也能夠更加快捷方便地調(diào)查問題的所在并及時(shí)解決，同時(shí)也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時(shí)防微杜漸。
三、新時(shí)期下檔案管理工作的發(fā)展趨向
隨著檔案管理的理念以及技術(shù)手段不斷的更新和發(fā)展，檔案管理的工作也有了發(fā)展的新趨向，其主要有著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：第一，檔案資料信息高度的數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質(zhì)資料和電子媒介等多種方式來進(jìn)行檔案的歸檔和保存儼然成了現(xiàn)下工程項(xiàng)目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數(shù)字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個(gè)重要內(nèi)容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時(shí)檔案資料信息也有了更高的利用價(jià)值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應(yīng)用。第三，檔案管理服務(wù)的方式多元化。隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，檔案管理的服務(wù)方式也在不斷增多，除了紙質(zhì)資料的閱覽只玩，檔案展覽和網(wǎng)上檢索查詢等服務(wù)方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價(jià)值，同時(shí)也進(jìn)一步推動(dòng)了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
四、探索工程項(xiàng)目檔案管理工作的新模式
1.建立新型檔案管理機(jī)構(gòu)。結(jié)合當(dāng)前環(huán)境之下檔案管理工作具有的特點(diǎn)去建立一個(gè)專業(yè)、完善和高效的檔案管理的機(jī)構(gòu)，對(duì)于提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理的部門應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行交流并學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)、科學(xué)的技術(shù)方式和管理經(jīng)驗(yàn)，以便完善工程單位檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的組織。除此之外，也要針對(duì)性地對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)的強(qiáng)化培訓(xùn)和教育，督促工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)我國檔案管理方面的相關(guān)法律法規(guī)，從而提高檔案管理工作人員的意識(shí)，使其深刻認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案管理工作所具有重要性，同時(shí)提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。以上這些措施對(duì)于促進(jìn)工程項(xiàng)目檔案管理的工作科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已然在各個(gè)領(lǐng)域，包括管理領(lǐng)域都得到了較為廣泛的應(yīng)用和普及。所以，新時(shí)期工程項(xiàng)目的檔案管理工作自然也要與信息化技術(shù)進(jìn)行連接，以便檔案的生成和儲(chǔ)存管理都具備信息化特征，同時(shí)也要構(gòu)建出一個(gè)有著數(shù)字化的錄入和系統(tǒng)化的加工的新型檔案管理系統(tǒng)。另外，也要構(gòu)建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對(duì)于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當(dāng)然，因?yàn)楣こ添?xiàng)目的檔案資料也有著其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統(tǒng)安全也是非常需要注意的方面，基于此，設(shè)置檔案資料的公開范圍和相應(yīng)查閱的權(quán)限，同時(shí)利用各種現(xiàn)代化的安全技術(shù)軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項(xiàng)目檔案資料安全的重要措施，對(duì)于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環(huán)境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化模式。想要有效解決工程項(xiàng)目檔案管理工作里出現(xiàn)的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的模式就是當(dāng)務(wù)之急。只有結(jié)合當(dāng)前情況下的行業(yè)特點(diǎn)，分析總結(jié)出檔案管理方面的專業(yè)意見，并制定出具有可行性的、實(shí)際的、并且行之有效的工程項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，才是保證檔案建立科學(xué)的、專業(yè)的和效率最大化的標(biāo)準(zhǔn)化模式的有效措施。除此之外，還需要對(duì)檔案管理工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求，要求他們必須根據(jù)檔案管理的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范進(jìn)行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和有序化的工作，同時(shí)也能夠提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強(qiáng)化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠?yàn)闄n案的管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。作為檔案管理工作中首要的環(huán)節(jié)，立卷歸檔同樣也是檔案管理實(shí)現(xiàn)高效化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作的一個(gè)關(guān)鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據(jù)檔案資料具體的時(shí)效性和文件管理的所出階段來決定立卷歸檔的工作是否要進(jìn)行。而那些需要進(jìn)行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應(yīng)程序還有處理的重點(diǎn)來展開立卷歸檔的整理，同時(shí)也要盡可能避免信息冗余和文件重復(fù)的情況發(fā)生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點(diǎn)對(duì)檔案資料的簡(jiǎn)潔性、完整性和實(shí)用性進(jìn)行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數(shù)字化模式。檔案管理工作的數(shù)字化模式指的是有網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)和檔案信息的綜合管理系統(tǒng)共同進(jìn)行檔案管理，網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)由Web管理的子系統(tǒng)以及信息的子系統(tǒng)組成，而檔案信息的綜合管理系統(tǒng)則是由檔案信息管理的子系統(tǒng)、數(shù)字化處理的子系統(tǒng)、信息服務(wù)的子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理的子系統(tǒng)共同組成?？偟膩碚f，數(shù)字化模式以現(xiàn)代信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，并且將檔案信息當(dāng)作核心內(nèi)容，依靠便捷、高效、先進(jìn)的開發(fā)模式來進(jìn)行檔案管理。其對(duì)于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數(shù)據(jù)、減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)有著非常重要的作用。隨著物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算技術(shù)在國家電網(wǎng)工作領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展，將為工程項(xiàng)目信息的采集、存儲(chǔ)開辟新途徑。不斷研發(fā)、實(shí)現(xiàn)新科技在建筑領(lǐng)域、生產(chǎn)領(lǐng)域拓展應(yīng)用后的項(xiàng)目工程信息轉(zhuǎn)換和管理，形成分別滿足工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)等專業(yè)應(yīng)用及社會(huì)不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環(huán)境改變而導(dǎo)致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發(fā)生，為檔案信息化建設(shè)的深入開展提出了新課題。
五、結(jié)語
綜上所述，面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術(shù)也都發(fā)生了根本性的變化，所以工程項(xiàng)目檔案管理的工作也必然要根據(jù)新時(shí)期的特點(diǎn)來探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學(xué)的檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)建立健全檔案管理的機(jī)構(gòu)。另外，也要對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的教育和培訓(xùn)以提高其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。只有對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理的工作進(jìn)行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現(xiàn)代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進(jìn)其發(fā)展，同時(shí)為工程項(xiàng)目的順利開展和完成提供一份保障。
作者:張葦 單位:國網(wǎng)甘肅省電力公司張掖供電公司
參考文獻(xiàn)：
【 key words 】 owner; Port; Construction projects; File; management
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：一、引言
港口工程檔案是指港口工程建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的，以紙質(zhì)、照片、電子文檔等載體形式存在的全部文字、圖像、聲像文件，是港口工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄。港口工程檔案是項(xiàng)目交工驗(yàn)收、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的依據(jù)；業(yè)主作為項(xiàng)目的組織者和最終使用者,是重要責(zé)任主體,應(yīng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案和竣工備案做好管理。但現(xiàn)在業(yè)主方的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況并不理想,本文通過現(xiàn)狀分析，并針對(duì)問題提出了對(duì)策建議，希望能起到拋磚引玉的作用。
港口建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主方檔案管理現(xiàn)狀分析
1、對(duì)檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分港口建設(shè)業(yè)主對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不能為項(xiàng)目建設(shè)增值，只要能應(yīng)付查檔就行了。業(yè)主方管理人員比較重視建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度、造價(jià)等比較形象的硬件管理,對(duì)建設(shè)項(xiàng)目軟件——檔案管理往往認(rèn)識(shí)不足,對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成、收集、整理、歸檔等不夠重視。輕視檔案工作的思想都表明了部分業(yè)主對(duì)檔案工作缺乏了解。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分業(yè)主方管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、檔案管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
3、檔案利用率低，未發(fā)揮最大效用。有些港口項(xiàng)目建成投入使用十多年后進(jìn)行擴(kuò)建，往往只重視現(xiàn)場(chǎng)勘察工作，而忽視了對(duì)已建項(xiàng)目的檔案查閱工作。其原因主要有：一是存在檔案多頭管理現(xiàn)象，技術(shù)檔案保存在各相關(guān)技術(shù)人員手中，沒有歸納整理；二是檔案檢閱手段原始，造成查閱檔案工作量太大；三是港口使用過程中的維護(hù)工程記載不全，導(dǎo)致檔案記錄的準(zhǔn)確性遭到質(zhì)疑。
4、檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，容易引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的單位管檔部門甚至連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。硬件設(shè)施配備的不足，在很大程度上制約的港口項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理。三、改進(jìn)港口建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主方檔案管理的對(duì)策
1、樹立正確的港口建設(shè)項(xiàng)目檔案管理觀念。港口建設(shè)項(xiàng)目資料全面反映了整個(gè)工程建設(shè)的詳細(xì)情況,它對(duì)工程質(zhì)量的評(píng)定,工程竣工后的收尾工作以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備等都具有重要的利用價(jià)值,從某種意義上講,管理好建設(shè)項(xiàng)目資料與建好項(xiàng)目具有同等重要的價(jià)值,它可以被繼承和積累；但建設(shè)項(xiàng)目形成的文件資料涉及面廣,內(nèi)容繁雜,經(jīng)歷的時(shí)間長,稍有疏忽就可能遺漏,加之施工組織是臨時(shí)機(jī)構(gòu)往往是工程任務(wù)一完成,臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散,而資料也隨之消失。因此,樹立正確的建設(shè)項(xiàng)目資料管理觀念,是做好建設(shè)項(xiàng)目資料管理的前提。
2、建立檔案管理體系，強(qiáng)化組織培訓(xùn)工作。港口項(xiàng)目建設(shè)方組建項(xiàng)目管理辦公室的同時(shí)，應(yīng)設(shè)定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并應(yīng)由項(xiàng)目辦領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作，形成專人負(fù)責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)主管審核的檔案管理體系。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行水運(yùn)工程檔案知識(shí)培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》等規(guī)范性文件，使檔案管理人員了解檔案的重要性，掌握管檔要求，在管理檔案過程中能夠熟練完成檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)工作。
通過定期的自檢或領(lǐng)導(dǎo)督查，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性與完整性。
3、建立檔案電子檢索系統(tǒng)，提高檔案利用率。
3．1進(jìn)行檔案文件的科學(xué)分類。港口工程文件的總體類型可分為立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)審批、工程準(zhǔn)備、施工文件、竣工驗(yàn)收、招投標(biāo)、合同、資金管理及其他9大部分，詳細(xì)分類可見《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》。
3．2建立檔案電子檢索系統(tǒng)
港口工程檔案種類多、數(shù)量大，靠舊式的紙質(zhì)目錄檢索已不能滿足目前高效的辦公要求。而建立檔案電子檢索系統(tǒng)將會(huì)大大提高檔案管理的效率。針對(duì)大型港口項(xiàng)目較多的業(yè)主，建議開發(fā)專門的檢索軟件系統(tǒng)，以達(dá)到快捷、準(zhǔn)確的目的。針對(duì)港口項(xiàng)目較少的主方，建議可以簡(jiǎn)化電子檢索系統(tǒng)，用excel表格進(jìn)行檢索，基本可以滿足日常的檔案管理要求。
3．3及時(shí)更新、定期檢查，提高檔案利用效率
港口工程在數(shù)年甚至數(shù)十年的使用過程中總會(huì)進(jìn)行一些維護(hù)工程，對(duì)工程檔案進(jìn)行及時(shí)更新是非常必要的。同時(shí)，要通過對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，確保檔案真實(shí)、準(zhǔn)確反映港口工程項(xiàng)目情況，為港口工程維護(hù)、改建、擴(kuò)建提供科學(xué)依據(jù)。
4、改善檔案室硬件環(huán)境設(shè)施。
港口工程檔案保管年限長，且檔案資料數(shù)量大，種類多，對(duì)檔案室的環(huán)境設(shè)施要求比較高。作為業(yè)主方，應(yīng)當(dāng)增設(shè)專項(xiàng)資金，對(duì)檔案室進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。使得這些珍貴的檔案資料保存在一個(gè)濕度、溫度都適宜的環(huán)境中。針對(duì)一些項(xiàng)目較少的業(yè)主方，采取委托專業(yè)文印公司打理檔案的方式，在實(shí)踐中也取得了很好的效果。
結(jié)束語
要做好港口建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理,相關(guān)業(yè)主方領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上予以重視，通過培訓(xùn)提高管理人員素質(zhì),完善制度,落實(shí)責(zé)任,加強(qiáng)溝通,勤于檢查督促；這樣,建設(shè)項(xiàng)目資料的及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性才能得到保證,才能為港口建設(shè)項(xiàng)目交工驗(yàn)收、維護(hù)、改建、擴(kuò)建提供可靠的依據(jù)。
關(guān)鍵詞：供熱項(xiàng)目；檔案管理；編制
Key words： heating project；archives management；compilation
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）16-0019-03
0 引言
供熱項(xiàng)目檔案資料是在項(xiàng)目實(shí)施過程中與工程進(jìn)度同步形成的，是從供熱項(xiàng)目立項(xiàng)開始直到實(shí)施結(jié)束、竣工驗(yàn)收為止，各階段所產(chǎn)生的、與供熱系統(tǒng)相關(guān)的各種文件、資料、設(shè)計(jì)圖紙、圖表、計(jì)算資料、試驗(yàn)報(bào)告與試驗(yàn)資料、工程照片、記錄照片、錄像、光盤等。供熱項(xiàng)目檔案資料作為一種從科技和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域衍生出來的重要的科技信息資源，在企業(yè)的運(yùn)營和管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在日常工作隨時(shí)注意對(duì)檔案資料的收集、整理或者檢索、應(yīng)用，促進(jìn)檔案系統(tǒng)日趨完善、規(guī)整，同時(shí)達(dá)到通用的要求，對(duì)于供熱項(xiàng)目的順利實(shí)施，以及供熱設(shè)備的維護(hù)和管理，都有非常重要的意義。本文結(jié)合供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)及分類管理原則，針對(duì)當(dāng)前管理工作中存在的問題通過建立信息化操作平臺(tái)、加強(qiáng)部門人員培訓(xùn)等措施來改善現(xiàn)狀，全面提高檔案管理水平。
1 供嵯钅康牡蛋柑氐恪⒎擲嗉暗蛋副嘀圃則
1.1 供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)
1.1.1 成套性
對(duì)于供熱管網(wǎng)項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)（核準(zhǔn)、可研、評(píng)估）、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目管理、項(xiàng)目施工到項(xiàng)目竣工，形成的檔案相互聯(lián)系、不可根據(jù)供熱區(qū)域的延伸和熱負(fù)荷的需要，可能還會(huì)有新建鍋爐工程，還會(huì)涉及設(shè)備維修、改造等，生成相應(yīng)的檔案。因此，供熱管兩項(xiàng)目從建設(shè)到生產(chǎn)運(yùn)營所形成的檔案有較強(qiáng)的獨(dú)立性、成套性特點(diǎn)。
1.1.2 復(fù)雜性和多樣性
對(duì)于熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目，為了最大限度發(fā)揮供熱潛力，使供熱管網(wǎng)在安全、穩(wěn)定的狀態(tài)下充分滿足采暖高峰期的熱負(fù)荷需求，同時(shí)有效平衡熱網(wǎng)投資。需要建設(shè)與供熱管網(wǎng)配套的調(diào)峰熱源廠，在電廠突發(fā)故障后，以確保供熱管網(wǎng)持續(xù)供熱維持熱力系統(tǒng)正常運(yùn)行。調(diào)峰熱源廠主要選用燃煤高溫?zé)崴仩t為階段性調(diào)峰鍋爐，經(jīng)換熱站進(jìn)行熱力交換后為終端用戶送出采暖低溫水。熱力管網(wǎng)工程主要包括一次管網(wǎng)和二次管網(wǎng)。一次管網(wǎng)指的是蒸汽網(wǎng)、高溫水網(wǎng)，二次管網(wǎng)主要指的是居民小區(qū)的供暖網(wǎng)，兩套管網(wǎng)系統(tǒng)通過設(shè)在廠外的熱力站實(shí)現(xiàn)連接，采暖熱水網(wǎng)由熱網(wǎng)站引出后直接連接各換熱站，利用換熱站中的水換熱加熱。二級(jí)熱水網(wǎng)直接連接終端用戶。熱水網(wǎng)和蒸汽網(wǎng)均以預(yù)制保溫管直埋敷設(shè)到位，過路段采用鋼套鋼管直埋敷設(shè)，架空管道采用無推力旋轉(zhuǎn)補(bǔ)償器對(duì)管道熱膨脹進(jìn)行補(bǔ)償，直埋管道采用外壓式波紋補(bǔ)償器。
因此，對(duì)于像熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目一類的專業(yè)多、輻射面廣、采用不同方式供熱的項(xiàng)目，就需要加強(qiáng)熱網(wǎng)技術(shù)的研究，相應(yīng)的檔案系統(tǒng)也應(yīng)該建立起來。檔案管理人員應(yīng)該熟悉供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)，根據(jù)這些特點(diǎn)制定出可靠的管理方案才能提高檔案管理效率。
1.2 供熱項(xiàng)目檔案編制原則
1.2.1 熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目
熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目即以發(fā)電為主、供熱為輔的供熱項(xiàng)目。借助兩臺(tái)機(jī)組抽汽管道抽汽，再通過換熱站和配套的熱力管網(wǎng)輸送終端用戶，相應(yīng)的銷售檔案和技術(shù)資料一律參考DIVT241―2012《火電建設(shè)項(xiàng)自文件收集及植案整理規(guī)范》，按照規(guī)范的目錄號(hào)和分類號(hào)進(jìn)行編制。
1.2.2 過渡熱源項(xiàng)目及配套熱源項(xiàng)目
在供熱項(xiàng)目前，在初期必須先投建配套的蒸汽鍋爐，以滿足項(xiàng)目在建期間的用汽需要。為了充分發(fā)揮供熱系統(tǒng)的供熱能力，特別是在系統(tǒng)出現(xiàn)事故的條件下保證持續(xù)供熱，滿足熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)在采暖高峰期的熱負(fù)荷需求，除了蒸汽鍋爐，還須建設(shè)調(diào)峰熱源項(xiàng)目。
對(duì)于過渡熱源和配套的調(diào)峰熱源項(xiàng)目的檔案資料，從項(xiàng)目通過審批，到設(shè)計(jì)、施工，再到交付后投入運(yùn)營，每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料都是相對(duì)獨(dú)立的，但從整體來看所有的檔案資料基于項(xiàng)目建設(shè)過程又構(gòu)成了一個(gè)檔案系統(tǒng)。為確保對(duì)過渡及配套熱源項(xiàng)目檔案資料規(guī)范化，應(yīng)該將該部分的文件、資料從整個(gè)項(xiàng)目中區(qū)分出來，做成獨(dú)立的檔案系統(tǒng)進(jìn)行妥善管理。
2 供熱項(xiàng)目檔案管理中存在的問題
2.1 檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行不到位
當(dāng)前，由于企業(yè)及施工各方對(duì)檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，檔案管理人員對(duì)形成的原始資料不注意及時(shí)存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全，實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上，缺乏完善的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，而供熱項(xiàng)目建設(shè)一般牽扯多方，且各自相互獨(dú)立，容易出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。
2.2 檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高
建立一支專業(yè)化的人才隊(duì)伍是提高檔案管理效率的基本前提。要做好檔案管理工作，檔案管理人員首先要具備足夠的專業(yè)水準(zhǔn)。但是在現(xiàn)實(shí)條件下，部分供熱企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)注程度高于一切，對(duì)供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理不重視，配備的檔案人T少，而且從事工程項(xiàng)目資料管理的人員大多是臨時(shí)抽調(diào)、沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員，他們身兼數(shù)職、不穩(wěn)定，又不了解其專業(yè)知識(shí)、工作程序、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，使檔案不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，在工程竣工、移交上帶來很多不必要的麻煩。
2.3 檔案歸檔不及時(shí)且質(zhì)量不高
有的供熱項(xiàng)目建設(shè)長達(dá)數(shù)年，其中征地、環(huán)境保護(hù)批復(fù)等重要文件辦理周期較長，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性、階段性和成套性，部分供熱企業(yè)對(duì)重點(diǎn)供熱項(xiàng)目建設(shè)過程中生成的文件、資料沒有在第一時(shí)間進(jìn)行收集整理或者不能定期整理歸檔，不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完整移交，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程建設(shè)的進(jìn)度；部分鍋爐、管網(wǎng)的竣工圖和相關(guān)技術(shù)資料缺失，現(xiàn)有資料修改質(zhì)量達(dá)不到歸檔要求，導(dǎo)致最終形成的竣工圖與現(xiàn)實(shí)狀況存在差距；歸檔中有些數(shù)據(jù)存在明顯的誤差，審核人簽署時(shí)存在部分?jǐn)?shù)據(jù)項(xiàng)漏缺的問題，有的工程圖紙違背了編制規(guī)則，部分標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，造成最終收集的竣工圖出現(xiàn)很大的誤差，甚至部分?jǐn)?shù)據(jù)失真。按照相關(guān)規(guī)定，項(xiàng)目竣工后必須進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收并辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)重新組織工作人員話費(fèi)大量時(shí)間和精力來突擊補(bǔ)充檔案資料，而此時(shí)由于周期過長，致使檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性受到影響。
3 供熱項(xiàng)目檔案管理思路
3.1 基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)加快建設(shè)檔案資料信息化管理平臺(tái)
當(dāng)前，隨著網(wǎng)絡(luò)科技在檔案領(lǐng)域的逐漸普及，項(xiàng)目檔案資料的收集效率及檔案管理水平大幅度提升。檔案工作不再局限于紙質(zhì)，而是通過一套支持快速錄入、修改、打印、檢索和整理等操作功能的檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)（見圖1），這給檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，為了應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員必須全面掌握檔案管理軟件的操作方法，利用信息手段將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，大幅度提高檔案錄入效率，同時(shí)組建檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，對(duì)紙質(zhì)文件和電子文件同步管理，促進(jìn)信息資源共享，為供熱項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。
3.2 建立健全供熱項(xiàng)目檔案管理制度
要保證供熱項(xiàng)目檔案資料完整，就必須建立一套統(tǒng)一的檔案管理模式，結(jié)合國家政策以及行業(yè)中的相關(guān)規(guī)定，在供熱項(xiàng)目實(shí)施的現(xiàn)實(shí)條件的基礎(chǔ)上秉承“規(guī)范、合理、實(shí)用”的原則建立或完善檔案管理制度，按照文件資料的形成、收集、分類匯總、移交的工作順序重新樹立檔案工作流程，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)提出規(guī)范化的工作要求，以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件資料的集中管理。另外，要根據(jù)文件資料的形成過程組建專業(yè)化的檔案工作組，由負(fù)責(zé)人集中協(xié)調(diào)各個(gè)組員的工作任務(wù)，明確個(gè)成員以及各相關(guān)部門的職責(zé)和義務(wù)，使檔案管理工作真正成為供熱項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)之一，基于工作目標(biāo)建立業(yè)務(wù)考核體系，確保工程檔案的規(guī)范性和完整性。
3.3 梳理檔案管理流程，加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)
為了實(shí)現(xiàn)供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案的有序管理，提高企業(yè)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，全面推進(jìn)檔案宣傳培訓(xùn)工作，將相關(guān)制度、歸檔文件范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、整理流程到各個(gè)參建單位，并進(jìn)行有針對(duì)性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確，提高他們做好供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感，及時(shí)將工程建設(shè)過程中形成的資料歸檔并送交專門檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。
3.4 根據(jù)供熱項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度及時(shí)搜集并完善相應(yīng)的檔案資料
在供熱項(xiàng)目實(shí)施過程中，為了在保證相關(guān)文件、資料真實(shí)可靠的前提下將其及時(shí)歸檔保管，檔案管理部門必須在項(xiàng)目實(shí)施開始前提前介入，并在項(xiàng)目實(shí)施過程中和實(shí)施后實(shí)時(shí)關(guān)注文件、資料的生成和收集，使檔案工作真正滲透到項(xiàng)目實(shí)施的全過程。負(fù)責(zé)收集和整理文件、資料的檔案工作人員，必須主動(dòng)深入現(xiàn)場(chǎng)展開跟蹤調(diào)研并提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保隨時(shí)掌握第一手資料，特別是要對(duì)關(guān)系到項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的資料加強(qiáng)跟蹤收集工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。
4 結(jié)束語
供熱項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)中不可或缺的數(shù)據(jù)信息，涉及到工程建設(shè)的方方面面，因此必須把供熱項(xiàng)目檔案工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道，全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代化管理水平，為建設(shè)一流的供熱項(xiàng)目項(xiàng)目提供檔案方面的保證。在本文中，筆者結(jié)合供熱工程檔案資料的特點(diǎn)、分類管理原則及檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析和探討，從明確各參與方責(zé)任、規(guī)范化收集整理和實(shí)行科學(xué)化管理體系、加強(qiáng)檔案管理人員的指導(dǎo)等方面提出了加強(qiáng)檔案資料的管理措施，從而為整個(gè)項(xiàng)目的管理提供了必要的保障。在實(shí)際管理工作中，不同的供熱項(xiàng)目在檔案資料的搜集和整理方面會(huì)有不同的要求，檔案管理工作人員應(yīng)該結(jié)合具體項(xiàng)目的特點(diǎn)及檔案管理要求有針對(duì)性的開展檔案工作，使檔案管理真正成為整個(gè)供熱項(xiàng)目的有效保障。
參考文獻(xiàn)：
[1]王輝.關(guān)于供熱企業(yè)檔案管理工作的探討[J].黑龍江史志，2014-10-08.
