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時間：2023-06-20 18:03:33
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檔案之有用，源于之其特有的、強大的憑證價值和參考（情報）價值。曾經(jīng)指出：經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，離不開檔案與檔案工作。檔案管理作為國家利益的捍衛(wèi)力，經(jīng)濟發(fā)發(fā)展的拉動力，社會進步的保障力，科技創(chuàng)新和文化繁榮的促進力，其管理具有重要意義。在信息化浪潮中必須確保先進科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結(jié)合，提高檔案工作整體水平。隨著信息時代的發(fā)展。檔案管理方式已發(fā)展到以電子檔案為中心，業(yè)務(wù)處理過程檔案化以應(yīng)用為中心的新模式。本文將對檔案的現(xiàn)代化管理進行分析，提出幾點意見［1］。
1 檔案工作的概述
廣義上的檔案工作是指檔案事業(yè)，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業(yè)務(wù)工作內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用八個環(huán)節(jié)，前六個環(huán)節(jié)稱為基礎(chǔ)工作，后兩個環(huán)節(jié)稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務(wù)性和政治性［2］。
隨著時代進步，現(xiàn)代檔案工作發(fā)生了以下四點轉(zhuǎn)變：
1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機要性轉(zhuǎn)為服務(wù)性、職能性；
1.2 在工作格局方面，從封閉轉(zhuǎn)為開放，從以保管為主導(dǎo)，轉(zhuǎn)為以開發(fā)利用為主導(dǎo)；
1.3 在服務(wù)對象方面，從單純?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為本單位內(nèi)部服務(wù)，轉(zhuǎn)為同時面向全員和社會服務(wù)；
1.4 在服務(wù)方式方法上，從被動的、手工的、內(nèi)向型的服務(wù)，轉(zhuǎn)為主動的、開發(fā)性的、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)
當前檔案管理主要存在的問題為檔案總量偏少，載體形式單一，并且載體結(jié)構(gòu)具有缺陷。
其相應(yīng)的解決措施為：
(1)密切關(guān)注經(jīng)濟社會發(fā)展和各項工作的新領(lǐng)域、新業(yè)務(wù)、新事物，拓展建檔范圍，加強收集工作；
(2)健全檔案管理制度，保障檔案收集完整；
(3)在檔案結(jié)構(gòu)的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。
2 檔案的現(xiàn)代化管理
2.1 構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念。
構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務(wù)和發(fā)展目標：以妥善保存檔案，便捷應(yīng)用為發(fā)展目標。
2.2 解決適用、配套的管理設(shè)施。
不少檔案管理設(shè)施仍停留在50、60年代的木制柜，由于條件有限落實困難，溫濕度控制乏術(shù)。檔案資料堆積混雜，
檔案基本管理設(shè)備缺乏［3］。
因此，在檔案管理中需要注重場所，裝具以及信息化設(shè)施使用情況，確保檔案的妥善管理。
2.3 實行制度化、規(guī)范化、標準化管理。
制度化、規(guī)范化、標準化三者之間有密不可分的關(guān)系。制度是對各方關(guān)系、行為準則、辦事程序作出統(tǒng)一規(guī)定。規(guī)范是對工作的數(shù)量、質(zhì)量、方式、方法等作出統(tǒng)一規(guī)定。標準是對普遍性的業(yè)務(wù)技術(shù)作出統(tǒng)一規(guī)定。制度根據(jù)法律、法規(guī)、政策制定，偏重宏觀，以調(diào)整關(guān)系、規(guī)范秩序為主要目的，有強制性。規(guī)范、標準以科學(xué)、技術(shù)以及普遍性的經(jīng)驗的綜合成果為基礎(chǔ)制定，偏重微觀業(yè)務(wù)，側(cè)重業(yè)務(wù)性、技術(shù)性和操作性，一般屬非強制性。其中，檔案工作的標準化為重中之重。
檔案工作的標準化是一個過程，即標準的制訂和實施的實踐過程。其實質(zhì)為簡單化，統(tǒng)一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。
檔案工作標準化體系的構(gòu)成包括檔案工作基礎(chǔ)標準，檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標準以及與檔案工作標準相關(guān)的標準。
——檔案工作基礎(chǔ)標準。包括檔案專業(yè)基本術(shù)語標準、檔案館代碼編制標準，檔案種類劃分標準，檔案計量單位標準，檔案統(tǒng)計工作標準，等等。
——檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標準。包括檔案收集標準、檔案整理標準、檔案編目與檢索標準、檔案統(tǒng)計標準、檔案鑒定標準，檔案保管與保護標準，等等。
——與檔案工作標準相關(guān)的標準。如：文件制成材料質(zhì)量標準，底圖、藍圖制作規(guī)范，竣工圖編制標準，技術(shù)文件格式，國家機關(guān)公文格式，CAD電子文件光盤存儲與歸檔標準，等等。檔案工作標準體系，就其橫向結(jié)構(gòu)而言，一般分為國際標準、國際區(qū)域性標準、國家標準、行業(yè)或?qū)I(yè)標準、地方標準、企業(yè)標準等。
因此，在檔案工作標準化的實施過程需要增強貫徹標準化的意識；認真學(xué)習、掌握標準文本的內(nèi)容、要求；要有推行標準的保障措施，運用法律、經(jīng)濟、行政手段保證標準的貫徹執(zhí)行。
2.4 大力推進檔案信息化。
檔案信息化既是整個檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，也是體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的主要標志。檔案信息化的三大任務(wù)，分別為文檔一體化管理，電子文件歸檔管理和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。
2.5 著力進行檔案信息資源的有效開發(fā)。
檔案信息資源開發(fā)具有很大的潛在價值，但其目前有以下問題：1、檔案資源匱乏；2、數(shù)字化程度低；3、可檢索性差。因此應(yīng)該大力開展檔案信息資源的有效開發(fā)。
3 結(jié)語
檔案的現(xiàn)代化管理是檔案事業(yè)不斷進步的重要動力和源泉，做好檔案管理，思想上要高度重視，要根據(jù)自身的情況來確定工作思路，加強檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案信息化建設(shè)和實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的查閱和檢索，積極爭取職能部門的支持，存進檔案管理與信息化的結(jié)合，推動其不斷發(fā)展。只有現(xiàn)代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發(fā)展空間。
參考文獻
［1］ 王麗梅. 簡談新時期檔案管理工作的重要性［J］. 青年文學(xué)家, 2011, (10)
0.前言
檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求，檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時展的要求。數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時間、空間的限制，在任何地點、時間只需有一網(wǎng)的電腦，就可以進入檔案管理系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段，而且還能提高檔案的管理效率。
1.檔案工作的信息化
一是隨著社會的發(fā)展，公民的知情權(quán)在很大程度上得到提高。檔案信息的開發(fā)更多地關(guān)注現(xiàn)實和大眾需求，檔案工作者要有信息意識，應(yīng)具備對信息真?zhèn)芜M行準確鑒別、區(qū)別對待的能力。二是現(xiàn)代傳媒技術(shù)的發(fā)展使檔案信息的傳播形式呈現(xiàn)出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應(yīng)高速的信息傳播和應(yīng)用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術(shù)條件下對信息的有效檢索、評價、使用和傳播的能力。三是現(xiàn)代傳播手段給檔案信息傳播帶來了很大的便利，但網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)、病毒、木馬等安全隱患一直存在。檔案工作者必須樹立信息安全意識，在傳播過程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免丟失信息造成信息遺漏。四是隨著公眾的檔案意識和信息意識的增強，利用檔案信息的用戶不再局限于專業(yè)人員和政務(wù)系統(tǒng)工作人員，因此信息傳播內(nèi)容要具備廣泛性與實用性。
2.檔案信息的數(shù)字化
檔案信息化建設(shè)作為一個系統(tǒng)工程，而檔案信息的數(shù)字化則是這個系統(tǒng)工程中的基礎(chǔ)部分，沒有檔案信息的數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)就無從談起。
對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理主要有三種方式：第一種是通過計算機人工錄入；第二種是通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件；第三種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由數(shù)碼照相機或掃描儀按頁拍照或掃入計算機制成圖形文件。前兩種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時采用前兩種方式就會暴露出如下致命弱點：采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項工作，差錯率大且核對困難，投入大，收效慢；用OCR字符識別的準確率低，尤其對于手寫體字跡或印刷質(zhì)量稍差的字跡；而第三種方式實現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。如果能采用先進的高速掃描機，那么對檔案信息數(shù)字化無疑是如虎添翼。另外，還因為圖像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。對于實物檔案則可以通過用數(shù)碼相機對實物進行拍照， 以數(shù)字圖像的形式存儲到計算機存儲設(shè)備中。
對于聲像檔案的數(shù)字化主要包含兩方面內(nèi)容：一是將普通攝像機拍攝的模擬視頻信號可以通過專門的視頻采集設(shè)備將之數(shù)字化，并加工成數(shù)字視頻檔案；二是指通過數(shù)碼攝像機拍攝下來的錄像，本身就是數(shù)字視頻，輸入到計算機直接就可以通過視頻編輯軟件加工成數(shù)字化視頻檔案。
通過運用計算機技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的檔案信息都能以數(shù)字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。
3.數(shù)字化檔案信息的管理
我國各級各類企業(yè)檔案部門開展檔案管理數(shù)字化的實踐與探索始于20世紀90年代，隨著計算機、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化的應(yīng)用技術(shù)和水平也隨之不斷發(fā)展和提高，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。第一、檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的建立與應(yīng)用。檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的應(yīng)用，應(yīng)該說是計算機技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點。由于檔案館（室）的庫藏檔案數(shù)量巨大，檔案的利用頻繁，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案部門利用計算機技術(shù)進行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級目錄著錄，以達到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來的優(yōu)勢盡顯無遺。第二、“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門嘗試利用計算機技術(shù)實現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程?！拔臋n一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。第三、檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國檔案工作數(shù)字化管理起步時間較晚，目前還是以針對上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢和潛能并未充分發(fā)掘出來。檔案工作作數(shù)字化管理系統(tǒng)實際上是一個可以涵蓋檔案行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程，如檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理智能化、自動化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實現(xiàn)的基礎(chǔ)。
4.檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)信息的高度共享
檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價值，以往信息存在于一次文獻即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻范疇內(nèi)。人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過因特網(wǎng)可以方便地進行遠程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時間任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。
檔案信息傳輸平臺應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過網(wǎng)絡(luò)連線將各個部門和所屬各單位檔案部門的計算機資源整合在一起。各部門和各單位的個體計算機通過網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，同時為檔案館核心數(shù)據(jù)庫提供檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進入信息交流的大動脈——互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源的共享。
檔案管理現(xiàn)代化是針對于傳統(tǒng)手工檔案管理模式而論的，其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在信息載體管理對象和模式方面的不同。一方面，檔案管理現(xiàn)代化改變以往單單依靠紙質(zhì)管理的不足，實現(xiàn)信息載體的數(shù)據(jù)化管理，整個檔案管理信息可以共享，具有靈活性強，易貯存的優(yōu)勢；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化可以將整個檔案的收集，整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)通過現(xiàn)代化科技手段進行監(jiān)控，實現(xiàn)電子智能化的計算機管理，從而改檔案管理水平，有針對性克服以往“等、靠、要”的檔案管理模式。這樣形成了以數(shù)字化的信息技術(shù)管理模式，有利于發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。從而更好的為社會提供更最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
關(guān)于檔案管理的現(xiàn)代化，對此問題的看法主要有三種觀點，其特點有：①強調(diào)檔案管理中的方法的現(xiàn)代化與手段的現(xiàn)代化。管理方法的現(xiàn)代化是指在檔案管理中，運用現(xiàn)代科學(xué)管理的原理與方對檔案工作進行正確的決策和科學(xué)高效率的管理；管理手段的現(xiàn)代化是指應(yīng)用電子計算機、縮微技術(shù)等現(xiàn)代先進的生產(chǎn)技術(shù)與設(shè)備對檔案管理運行的各個環(huán)節(jié)進行有效的管理與控制。②強調(diào)檔案管理方法與組織的現(xiàn)代化，但也重視檔案管理技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化。這一觀點把檔案組織現(xiàn)代化放在極其重要的位置上，認為只有重視檔案組織與方法的現(xiàn)代化，進而以組織與方法的現(xiàn)代化來推動技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化，這樣能為檔案管理現(xiàn)代化打下一個堅實的基礎(chǔ)。③強調(diào)檔案管理與現(xiàn)代市場經(jīng)濟的形勢相結(jié)合，強調(diào)檔案信息的服務(wù)社會化。在強調(diào)市場經(jīng)濟的同時也重視組織管理的科學(xué)化、檔案館藏布局的與館藏結(jié)構(gòu)的合理化、技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化等要素的現(xiàn)代化。
綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化可以表述為：適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的對檔案工作的新要求，以檔案服務(wù)的社會化為指導(dǎo)，通過檔案管理的組織與方法的現(xiàn)代化，逐步采用現(xiàn)代先進到科學(xué)設(shè)備、管理技術(shù)，使檔案管理達到高質(zhì)高效服務(wù)國家與社會的目的，并使其逐步達到當代世界的先進水平。
二、檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀
1.我國自引進檔案自動化管理技術(shù)以來取得的成效
（1）我國目前已經(jīng)自主研究開發(fā)了檔案管理的計算機管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)涵蓋了大量數(shù)據(jù)，由搜索、統(tǒng)計等項目發(fā)展起來并逐漸完善，提高了搜索效率。
（2）檔案管理工作逐漸規(guī)范。將檔案進行優(yōu)化管理的前提是數(shù)據(jù)的準確性和完整性，這種嚴謹、規(guī)范的工作態(tài)度落實到每一位工作者身上。
（3）我國還培養(yǎng)了一批優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理工作者。檔案管理逐漸現(xiàn)代化要求工作者既熟悉的掌握計算機基本知識，又能擁有檔案管理的實用技能，這就對檔案管理工作者的知識層面和實踐層面提出雙重考驗，而我國目前正在培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)高素質(zhì)人才。
2.檔案管理自動化亟待改進的地方
（1）管理人才數(shù)量少，素質(zhì)不夠。由于此行業(yè)在我國剛起步，目前設(shè)立檔案管理這一專業(yè)的高校很少，這就決定了相關(guān)人才的數(shù)量少；高校中在深化體制化改革，對新興行業(yè)認知的不夠決定了學(xué)生素質(zhì)不夠。
（2）發(fā)展不平衡。目前辦公自動化和信息自動化已經(jīng)成為一大趨勢，如金融、會計、電信、事業(yè)單位等對其應(yīng)用廣泛，然而其他行業(yè)對于計算機的應(yīng)用比較少，仍人工管理，這就大大降低了辦公效率。應(yīng)用地域也不平衡，如東部沿海地區(qū)對計算機的依賴遠遠大于中西部落后地區(qū)。
（3）認知程度低。目前有的單位的計算機利用率很低，甚至閑置，管理的現(xiàn)代化沒有真正落實，沒有認識到信息管理是一個循序漸進的過程，沒有將信息先正確、準確、分類的編錄到計算機中是不可能利用這些信息的。
三、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施
1.培養(yǎng)現(xiàn)代化人才
在知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展的時代，檔案部門面臨著市場經(jīng)濟、知識經(jīng)濟以及高新技術(shù)應(yīng)用的挑戰(zhàn)。因此，需要培養(yǎng)一批精通專業(yè)知識和信息技術(shù)的高層次檔案信息管理人才，在不斷接收新知識、新方法、新思想的同時，加強技能培訓(xùn)和知識更新，鑄造一個熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理知識以及數(shù)字化技術(shù)知識等新型化的高層次的檔案管理隊伍。
2.扎實做好對數(shù)據(jù)的編錄
高效率的運用好數(shù)據(jù)和信息的前提是在前期準確、完整的輸入數(shù)據(jù)。要實行文件和檔案的一體化，必須認識到前期工作的必要性和重要性，要明確工作目標，對整個工程做出統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排任務(wù)，并且將任務(wù)準確落實到現(xiàn)實中。將成體系的工作分成一個個小的項目，具體安排到小組中甚至明確每個人的責任，實時的把握工作進度，又宏觀的看到整個項目的系統(tǒng)性、綜合性和優(yōu)化性。將數(shù)據(jù)標準化的錄入計算機后，按照檔案數(shù)據(jù)化的規(guī)范編制索引和一系列細節(jié)，保障文檔的質(zhì)量和數(shù)據(jù)的可靠、完整性。
3.提高認知程度
進入信息化時代，計算機技術(shù)融入到辦公體系中是時代潮流，必須認識到信息管理現(xiàn)代化的必要性和意義，提高新一代的青少年甚至整個社會對它的認知?？梢匀ジ咝Ｖ虚_展知識講座或是檔案管理技能的相關(guān)比賽或是辯論賽逐漸增強社會對檔案管理這一行業(yè)的認知。
4.更新檔案管理觀念
當前計算機技術(shù)迅速發(fā)展，計算機在檔案管理的應(yīng)用逐漸深化，依賴性逐漸提高，時代的潮流要求人們的觀念和行動逐漸進化。觀念指導(dǎo)人們的行為，因此，要不斷更新檔案管理的觀念，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理理論，在新興的理念上不斷發(fā)展檔案管理。
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作現(xiàn)代化勢在必行，檔案信息存儲及處理的數(shù)字化、信息收集和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢，檔案管理部門應(yīng)積極應(yīng)用計算機技術(shù)來進行檔案管理，通過不斷探索與實踐，創(chuàng)造出迅速、準確、有效的檔案管理手段，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐。
參考文獻：
中圖分類號：G271
檔案管理現(xiàn)代化，就是應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代管理手段即應(yīng)用先進技術(shù)和先進設(shè)備，對檔案進行科學(xué)管理，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，使檔案的基礎(chǔ)工作、貯藏保護、提供利用等工作達到現(xiàn)代化水平，有效地為國家建設(shè)服務(wù)。其包括檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等三個方面。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已成為檔案界的熱點。因此，有必要對我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)情況進行深入分析和研究，總結(jié)經(jīng)驗，找出問題并提出對策，以真正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟社會建設(shè)。
一、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程
檔案管理現(xiàn)代化也是一個與科技發(fā)展同步的漸進過程，是一個有重點、有步驟地代替手工管理、解決實際問題的發(fā)展進構(gòu)。然而，檔案管理現(xiàn)代化也是一個相對的概念，過去曾經(jīng)先進實用的技術(shù)與管理方法，現(xiàn)在也許就落后于實踐發(fā)展了。因此簡要地回顧―下檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展演變過程，有助于探討當前的檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提供解決問題的對策。
從世界范圍來看，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)端于20世紀60年代檔案管理自動化研究工作。20世紀60年代初，國外一些檔案工作者在計算機專業(yè)人員的幫助下，開始試用計算機管理檔案，并開展了檔案管理自動化研究，如美國、英國、法國、南斯拉夫等。1972年，國際檔案理事會設(shè)立了檔案自動化專業(yè)委員會，負責研究、收集和交流各國檔案管理使用汁算機的情況，并通過召開會議、出版書籍和開展培訓(xùn)等活動，對各國檔案管理自動化起到較好的推進作用。
我國檔案界于20世紀70年代末開始了運用計算機管理檔案的嘗試，至今已有三十幾年時間，也取得了不小的成就。我國計算機檔案管理的發(fā)展，從時間進程上對以分力四個階段：即調(diào)查論證階段、初步實驗價段、技術(shù)攻關(guān)階段、網(wǎng)絡(luò)化及其推廣應(yīng)用階段。
調(diào)查論證階段。1979年開始，個別檔案館開始對計算機在檔案部門的應(yīng)用，進行了調(diào)研和可行性論證工作。
初次實驗階段 。1983年.有少數(shù)幾個檔案館，使用計算機開發(fā)了檔案管理實驗性的應(yīng)用系統(tǒng)。開始了檔案著錄標引方法的摸索，著手制定檔案著錄標引的國家標準。
技術(shù)攻關(guān)階段。從1985年開始，檔案部門攻克了計算機應(yīng)用檔案管理的―些技術(shù)難關(guān)，出現(xiàn)了一些比較好的檔案目錄計算機管理實用系統(tǒng)及應(yīng)用結(jié)果。目錄數(shù)據(jù)已開始準備采用國家標準。
推廣應(yīng)用階段。1987年后，隨著計算機軟硬件技術(shù)的發(fā)展和檔案管理自動化研究的深入，計算機在檔案部門的應(yīng)用，已開始向檔案管理的各個環(huán)節(jié)擴展，檔案管理軟件系統(tǒng)功能也由“點”到“線”再到“面”，呈現(xiàn)不斷提高與完善的趨勢。
20世紀90年代以來，我同的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進入了快速發(fā)展時期。90年代中期，現(xiàn)代化管理開始了網(wǎng)絡(luò)化階段；進入21世紀，則開始了以啟動數(shù)字檔案館建設(shè)為標志的檔案信息化階段。與此同時，我國檔案部門還進行了現(xiàn)代化管理標準的制定與完善，如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤儲存系統(tǒng)的一致性測試》等。這將有力地促進我國檔案管理現(xiàn)代化走上規(guī)范化的發(fā)展道路。
二、我國檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀
近年來，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了很大成績，如適合于機關(guān)檔案工作的文書工作―體化管理系統(tǒng)已大規(guī)模應(yīng)用，各檔案部門已基本實現(xiàn)計算機自動處理的環(huán)節(jié)，光盤技術(shù)在檔案信息的存儲和檢索中進入了實質(zhì)性的應(yīng)用階段，檔案計算機管理正逐步走向網(wǎng)絡(luò)化等。
雖然我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)得到了很大的發(fā)展，但此項工作畢竟是一項較大的系統(tǒng)工程，其發(fā)展過程中仍存在著這樣那樣的問題，如不及時采取措施妥善解決，將制約檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程。
三、我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題
1、檔案管理現(xiàn)代化意識不強。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。多年來，檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，對檔案管理現(xiàn)代化的認識不夠，大多數(shù)單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金投入不足，設(shè)備陳舊落后，對檔案管理現(xiàn)代化進程中出現(xiàn)的新情況、新問題（如電子文件的管理與利用）缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。
2、檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。人才現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。當前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，即計算機檔案管理。電子計算機以其高速運算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段與先進的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學(xué)的專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)還遠遠達不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才就成為了當務(wù)之急。
3、對檔案管理現(xiàn)代化缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和強有力的指導(dǎo)。從總體上看，各級檔案館、各企事業(yè)單位、各系統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)代化工作仍處在“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的標準、規(guī)范，目標不明確，步驟不清楚，重點解決的問題不突出，由此造成購置設(shè)備型號不一，功能各異，技術(shù)設(shè)備不配套，系統(tǒng)操作平臺不一，為檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一、規(guī)范帶來極大的障礙。
4、技術(shù)設(shè)備問題。由于經(jīng)濟條件的限制，部分檔案部門不能在現(xiàn)代化建檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金，使得自身的現(xiàn)代化技術(shù)裝備較差。而且絕大多數(shù)單位檔案室的計算機，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數(shù)卻僅占檔案室檔案總數(shù)的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會計檔案、科技檔案等仍為手工檢索。
四、解決措施
針對目前檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，筆者提出以下解決措施
1、更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，首先是提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認識，他們握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的命運與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學(xué)管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，克服對檔案管理現(xiàn)代化的片面認識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，進而有計劃、有步驟積極而穩(wěn)妥地開展檔案現(xiàn)代化建設(shè)。
2、加強檔案人員的培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力。要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)，以人才資源開發(fā)推動檔案現(xiàn)代化的進程。首先要提高檔案工作人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，樹立標準意識，因為檔案人員的標準意識如何，決定了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量。其次加強對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習與檔案信息化相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識等，從理論和實踐上認真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結(jié)合的問題，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以滿足檔案信息化發(fā)展的需要。
3、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，促進交流、合作。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，絕不能各自為政，必須加強組織領(lǐng)導(dǎo)，搞好宏觀管理。檔案行政管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強協(xié)調(diào)，把檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入，制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理標準，在設(shè)備購置、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、應(yīng)用軟件推廣、人員培訓(xùn)等方面統(tǒng)一布置；規(guī)劃好檔案館、機關(guān)檔案室、科技事業(yè)單位檔案和企業(yè)檔案館（室）的現(xiàn)代化管理工作。需要注意的是檔案管理現(xiàn)代化是一個循序漸進的過程，各級檔案部門條件差異較大。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，推進檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有條不紊地發(fā)展。_
交流、合作，則是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的紐帶和橋梁。檔案工作在國內(nèi)地區(qū)間、省際間的發(fā)展存在著差異，我國與世界上發(fā)達國家的檔案工作也存在著一定的差距。這就需要及時地進行科學(xué)的交流、學(xué)習與合作。認真對照、分析、研究，取長補短，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。
4、加快硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級政府應(yīng)加大財政投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經(jīng)濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。
5、采用現(xiàn)代化管理。這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要途徑和必經(jīng)之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發(fā)展目標，以及為實現(xiàn)這一目標進行計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等一系列活動，后者是運用先進的科學(xué)方法，做好檔案的收集、整理、保護、鑒定及開發(fā)利用。檔案部門及檔案工作者應(yīng)遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，采用科學(xué)的管理方法，最大限度地發(fā)揮人、物、財?shù)男в?，把檔案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的信息中心。
總之，檔案管理現(xiàn)代化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要充分調(diào)動各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個科學(xué)、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。
參考文獻：
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檔案現(xiàn)代化管理就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。著重用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)理論、方法和手段來研究和處理管理工作中的規(guī)律性問題，使管理工作更趨于完善。 我國檔案管理歷史悠久，源遠流長，它客觀真實地記載人類文明的歷程，是人類智慧的結(jié)晶，對我國政治經(jīng)濟的繁榮發(fā)展有著不可磨滅的貢獻。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國檔案管理也一步步邁向現(xiàn)代化。檔案的現(xiàn)代化管理表現(xiàn)在新技術(shù)的運用，信息化的發(fā)展，電子文檔的產(chǎn)生，新思想新方法的出現(xiàn)等。
一、檔案的現(xiàn)代化管理內(nèi)涵及具體要求
檔案現(xiàn)代化管理實在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，充分利用新的計算機技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的信息管理。檔案的現(xiàn)代化管理是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法和手段，充分采取先進技術(shù)和設(shè)備，對檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現(xiàn)系統(tǒng)化，定量化，信息化，智力化。
（1）先進的技術(shù)設(shè)備推進了檔案管理工作的現(xiàn)代化。一定水平的設(shè)備、技術(shù)，是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，是現(xiàn)代化程度最直接、最集中的體現(xiàn)。實施現(xiàn)代化管理要作好規(guī)劃，使檔案管理在各個環(huán)節(jié)都采用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)。在檔案設(shè)備配置現(xiàn)代化的衡量標準上，要堅持設(shè)備、技術(shù)的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的效用。
（2）檔案信息化是檔案管理工作現(xiàn)代化的價值體現(xiàn)檔案自身的文化價值社會價值經(jīng)濟價值也才能得以體現(xiàn)。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現(xiàn)。檔案信息化需要開發(fā)大量的數(shù)字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數(shù)字化。信息時代作為信息系統(tǒng)的重要組成部分的檔案信息的數(shù)字化成為檔案發(fā)展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案信息化的建設(shè)是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現(xiàn)信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。
（3）檔案的現(xiàn)代化管理對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現(xiàn)檔案信息為公眾服務(wù)的零時差，推動社會經(jīng)濟文化發(fā)展。
（4）電子文件大量產(chǎn)生，現(xiàn)代科技的日新月異。不斷涌現(xiàn)各種新型的信息載體，（圖文聲像）這就需要檔案工作者能及時收集整理鑒定保管。電子文件越來越多，電子文件和電子檔案的管理將會在未來的檔案學(xué)研究中扮演越來越重要的角色。電子文件種類多，范圍廣，電子文件歸檔和電子檔案長期保存問郵展日益突出。確保電子文件的原始性，真實性可靠性等安全技術(shù)（如加密技術(shù)，簽署技術(shù)，消息認證，身份驗證防火墻等）顯得特別重要。
（5）檔案的現(xiàn)代化管理還體現(xiàn)在管理方法的現(xiàn)代化上。檔案的現(xiàn)代化管理依托的是先進的技術(shù)設(shè)備，與傳統(tǒng)的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開放的思想和心態(tài)，不斷引進相關(guān)學(xué)科的新技術(shù)，新方法，新理論，改善，完善，充實檔案管理，讓檔案管理充滿活力和生機，緊隨現(xiàn)代化步伐，推陳出新，探索一條通往現(xiàn)代化檔案管理的新路。
（6）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理現(xiàn)代化的一個重要標志。計算機的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展是信息時代檔案管理標志。要不斷提高檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化水平，同時要結(jié)合辦公自動化，逐步建設(shè)和完善建設(shè)檔案部門內(nèi)部的局域網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)），依托黨政公務(wù)網(wǎng)建設(shè)區(qū)域性檔案目錄信息網(wǎng)（專網(wǎng)），以國際互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)架公共檔案信息網(wǎng)（外網(wǎng)），最后構(gòu)建形成區(qū)域性的，以至全國性的檔案工作信息網(wǎng)。
二、檔案現(xiàn)代化管理基本條件
檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統(tǒng)的手工管理方法，在新的形勢下產(chǎn)生了一系列問題，檔案管理的現(xiàn)代化已成為一種必然趨勢。
（1）科學(xué)的管理理念和機制，具體包括先進的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協(xié)調(diào)銜接工作。
（2）數(shù)據(jù)準備，具體包括檔案著錄標引工作、檔案標準化工作。
（3）設(shè)備技術(shù)條件，一是要選擇適用的計算機技術(shù)裝置，二是檔案現(xiàn)代化管理專業(yè)人員的配備。
但檔案管理中使用現(xiàn)代化條件與設(shè)備比其它行業(yè)略落后一些。因此，提高檔案管理現(xiàn)代化水平是適應(yīng)社會發(fā)展的必由之路?！艾F(xiàn)代”的概念和科技的水平也是不斷前進的，我們的目標是要實現(xiàn)與國際先進水平接軌，要實現(xiàn)這一目標就必須創(chuàng)新觀念，實現(xiàn)檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。
三、檔案的現(xiàn)代化管理對檔案管理工作者的要求
（1）增強現(xiàn)代化意識。增強現(xiàn)代化意識，就是在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要樹立與現(xiàn)代化建設(shè)目標、規(guī)模和方法相適應(yīng)的思想和觀念、樹立依靠科技進步和科學(xué)管理的觀念，與社會進步相適應(yīng)。在管理科學(xué)理論的指導(dǎo)下，從實際出發(fā)，總結(jié)經(jīng)驗，大膽探索和改革，全面推進科學(xué)管理，形成和強化現(xiàn)代化管理意識。
2 檔案管理現(xiàn)代化的含義和意義
2.1 檔案管理現(xiàn)代化的含義
檔案管理現(xiàn)代化，是指以系統(tǒng)論論為指導(dǎo)，充分運用現(xiàn)代管理的方法，以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為技術(shù)支持手段，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)的定量采集和分析、信息的使用和檔案的智能處理等的活動。比如，利用計算機實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、查詢、檢索、鑒定和打印等功能。對于重要的紙質(zhì)檔案，可以用微縮復(fù)制的辦法制作電子版本，從而減少了對紙質(zhì)檔案的損耗，并且減少了信息存儲空間。電子版文件將越來越多地出現(xiàn)在檔案管理中，并逐步替代紙質(zhì)文檔。
檔案管理現(xiàn)代化是計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展、成熟的必然產(chǎn)物，適應(yīng)了當代社會對檔案管理工作的新要求。通過對檔案的計算機化轉(zhuǎn)換，我們查閱檔案的速度會更快，檔案可以得到更加妥善的保存，并通過檔案網(wǎng)絡(luò)或者圖書館系統(tǒng)等實現(xiàn)資源的共享等好處。當然，檔案管理現(xiàn)代化不是一個一勞永逸的狀態(tài)，它是動態(tài)、變化的，并且要隨著現(xiàn)實的變動而有所調(diào)整。總之，檔案管理現(xiàn)代化是計算機技術(shù)等先進技術(shù)與管理在檔案層面上的融合。
2.2 檔案管理現(xiàn)代化的意義
檔案管理現(xiàn)代化，有助于提升效率，減少人力資源的使用，更好地、更加便捷地利用檔案資源。檔案管理現(xiàn)代化還可以打破原有的管理形式，實現(xiàn)檔案管理有序、開放和共享的利用，提高使用效率，從而更好地實現(xiàn)其價值。
3 檔案管理現(xiàn)代化進程中存在的問題
3.1 檔案的標準化程度低下
檔案的標準化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提條件，也是其應(yīng)有之義。我國的檔案的標準化起步于1980年代。當時，國家制定了許多、成體系的標準化文件。但是檔案的紛繁復(fù)雜以及各自為政的檔案管理，使得標準化的建設(shè)舉步維艱。這極大地造成了資源的浪費，并成為檔案管理現(xiàn)代化的桎梏。
3.2 缺乏高級管理專業(yè)人才
根據(jù)國家技術(shù)職稱的劃分，檔案管理人員有輔助管理人員、專業(yè)管理人員和高級管理人員三個層次。高級管理人員出于金字塔的頂端，需要具備較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、精通檔案管理并能在學(xué)科內(nèi)具有很強的規(guī)劃能力、協(xié)調(diào)能力和決策力。形勢的發(fā)展，需要更多的高層次檔案管理人才，但是，目前的檔案管理工作普遍處于事務(wù)性的工作運轉(zhuǎn)中，復(fù)合型高素質(zhì)人才難覓其蹤跡，致使檔案管理現(xiàn)代化的工作難以有效、快速的推進。許多檔案管理員抱著“做一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，不愿意持續(xù)學(xué)習。同時，本群體的年齡結(jié)構(gòu)偏大、個人素質(zhì)參差不齊、崗位配置不合理等現(xiàn)象屢見不鮮，嚴重地影響了本單位的工作開展。
3.3 檔案管理投入不足
在許多領(lǐng)導(dǎo)的眼中，檔案部門對經(jīng)濟增長和各項業(yè)績沒有什么實際的貢獻，因此不愿意加大資金投入。許多基礎(chǔ)單位的檔案室，偏安于一隅，條件極為簡陋，安全隱患巨大。大量的檔案室不能達到要求的標準條件，建設(shè)既不標準，也不規(guī)范，檔案室的主要工作就是技術(shù)資料的保存、合同等文件的保存和查閱以及少量技術(shù)書籍的內(nèi)部借閱。這極大地限制了檔案管理應(yīng)有的功能。由于資金投入不足，檔案室的自動化、數(shù)字化建?O無從談起，檔案管理現(xiàn)代化成了空中樓閣、水中探月。
4 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議與措施
4.1 加強標準化建設(shè)
檔案管理標準化工作是檔案管理現(xiàn)代化的一項基礎(chǔ)工作，它是新時代下的必然要求。檔案的數(shù)字化，要求建立統(tǒng)一的技術(shù)標準規(guī)范各類檔案的數(shù)字化。因此，要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，有賴于首先制定和規(guī)范各種類型檔案的標準，形成標準化的體系。各類數(shù)字檔案的生成、數(shù)據(jù)的交換、傳遞和共享都應(yīng)建立在統(tǒng)一的檔案管理標準和體系標準之上，以避免檔案管理現(xiàn)代化的過程中出現(xiàn)不必要的混亂和無序，造成重復(fù)建設(shè)。某些部門過于強調(diào)部門利益，不重視檔案管理標準化的行為，實際上是非常有害的短視行為，也不利于檔案管理現(xiàn)代化的開展和要求。因此，本項工作應(yīng)當統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、合理推進。
4.2 實現(xiàn)管理現(xiàn)代化
現(xiàn)代管理科學(xué)是檔案管理現(xiàn)代化的重要保障和靈魂。檔案工作人員應(yīng)當樹立管理出效益的意識，增加自身的管理知識。在檔案管理實踐中，運用先進的科技和管理手段，加強對檔案資源的合理利用，為檔案使用者提供高質(zhì)量的主動服務(wù)，發(fā)揮檔案應(yīng)有的效益。檔案管理人員應(yīng)有管理現(xiàn)代化的意識，加強管理，讓檔案管理逐步從經(jīng)驗式的管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理，并最終實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
4.3 加快復(fù)合型人才的培養(yǎng)步伐
人才是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本。檔案管理現(xiàn)代化難以推進，無法獲得滿意的結(jié)果，歸根到底是人的因素。應(yīng)當加強對檔案管理人員的崗位培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，加強人才隊伍建設(shè)，讓管理者掌握更多的經(jīng)濟、信息技術(shù)、檔案學(xué)等各方面的知識，以便更好地開展工作。對于有條件的單位，應(yīng)當選拔優(yōu)秀的檔案管理者到高等院校、專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)深造，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，掌握相應(yīng)的操作技能，推進檔案管理的現(xiàn)代化。同時，要根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化的實際需要，引進更多的高層次的檔案管理復(fù)合型人才，讓他們把檔案管理的新理念、新知識和新做法帶到檔案管理現(xiàn)代化的工作中來。要培養(yǎng)檔案管理者的奉獻精神，安心工作，熱愛本職工作，鉆研工作，為檔案事業(yè)的新發(fā)展貢獻更多的力量。
4.4 加強管理，增加經(jīng)費投入
0.前言
檔案管理現(xiàn)代化主要包括管理手段的現(xiàn)代化、管理方法的現(xiàn)代化以及產(chǎn)生的管理工作的新模式。檔案管理手段的現(xiàn)代化主要是利用計算機完成文檔一體化管理，運用多媒體技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。
1.檔案管理現(xiàn)代化概述
檔案管理現(xiàn)代化是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益的工作方法。概括起來主要有三方面的工作：一是運用成熟的新技術(shù)，科學(xué)地保管好檔案，延長檔案壽命；二是利用計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，開發(fā)檔案信息資源為社會各界服務(wù)；三是收集、積累、整理電子文件。
1.1檔案資源信息化
檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。
1.2檔案保護現(xiàn)代化
隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學(xué)性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。
1.3檔案管理手段現(xiàn)代化
管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實踐，在實踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當代先進的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。
2.檔案管理現(xiàn)代化的重要性
2.1時展的要求
新世紀、新時代，電子信息技術(shù)的發(fā)展要求必須努力實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。而隨著現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)和高新科技在全世界范圍內(nèi)的迅猛發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡(luò)等第三次科技革命帶來的新技術(shù)、新手段在社會生活的各個領(lǐng)域和部門中得到大范圍的普遍運用。自動化辦公和無紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一個新趨勢，而檔案管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)不可缺少的一環(huán)，必須不斷進行管理方法和理念的改革，使其跟上時展的步伐，朝著實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
2.2工作效率的要求
現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展越來越重視工作效率，辦公自動化正是順應(yīng)這個發(fā)展趨勢而產(chǎn)生的，提高工作效率，節(jié)約辦公時間和辦公資源，是市場經(jīng)濟時代的主流發(fā)展方向。而如果一直沿用過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，就必然會出現(xiàn)辦公效率低下、查詢時間長、管理資源浪費過多等現(xiàn)象，這樣的檔案管理方式嚴重影響了對檔案管理的利用效率。檔案管理部門也很有可能成為企業(yè)的雞肋部門。從另一個角度來說，企業(yè)內(nèi)部實行的辦公自動化也對檔案管理的現(xiàn)代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業(yè)的電子檔案庫，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節(jié)約檔案管理資源。
2.3檔案保護和利用的要求
對檔案的的保護和有效利用也要求企業(yè)早日實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。許多檔案由于存放的時間過長，再加上對檔案的防護措施不足，導(dǎo)致有些紙質(zhì)的檔案材料由于長期因疏于保護而出現(xiàn)脫落、模糊等現(xiàn)象。此外，傳統(tǒng)的檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門的隨時查閱，在企業(yè)內(nèi)部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時間段，幾乎不能同時與他人同時掌握相關(guān)的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實現(xiàn)各項工作的高效性和機動性。
3.實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要措施
3.1實現(xiàn)管理現(xiàn)代化
增強檔案管理現(xiàn)代化意識， 管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現(xiàn)代化的意識， 就會大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學(xué)實踐觀，依靠先進的科技手段， 前沿的管理方法，實現(xiàn)主動式服務(wù)、開放式服務(wù)。引進現(xiàn)代管理的理論和方法， 使檔案管理從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進。
3.2加強各項檔案管理制度建設(shè)
大力宣傳國家《檔案法》，做到嚴格貫徹執(zhí)行。形成領(lǐng)導(dǎo)和員工在思想上做到高度重視，真正認識 檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。使得企業(yè)真正重視檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強檔案管理的各項規(guī)章制度建立和進一步完善，做到思想上高度重視，行動上積極主動，不斷學(xué)習，更好的開展業(yè)務(wù)。
3.3實行檔案管理的規(guī)范化、標準化、信息化
這就要求我們在做好傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸納整理存檔等工作的同時，對于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運轉(zhuǎn)系統(tǒng)的網(wǎng)上辦公等方式，即文件在網(wǎng)上的傳閱、審批、閱辦，到最后事情辦理完畢，文件的歸檔，要極為熟悉。并且在整理電子文檔時更加注重文檔的真實性、完整性、有效性、保密性。實現(xiàn)對電子文檔的前端控制和全程管理，做到電子文檔的網(wǎng)上網(wǎng)下的全程控制、整理和記錄。檔案管理的標準化即要求檔案管理要依據(jù)企業(yè)的特點、標準，運用相關(guān)的輔助計算機應(yīng)用程序系統(tǒng)，來實施企業(yè)的檔案管理。實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索、建立檔案的卷、表、目等目錄，為實現(xiàn)檔案管理的標準化打下良好的基礎(chǔ)，也利于檔案的信息化建設(shè)。檔案管理員對于行業(yè)的檔案管理專業(yè)知識及新的科技手段的學(xué)習也要與時俱進，全面提升自身的綜合素質(zhì)，做到與企業(yè)、時展的腳步保持一致。使企業(yè)的檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，更好的適應(yīng)和服務(wù)企業(yè)管理、發(fā)展的現(xiàn)代化，提升企業(yè)的市場競爭力和發(fā)展?jié)摿Α?/p>
3.4加快復(fù)合型人才培養(yǎng)
Abstract the archives management modernization is an inevitable trend of the development and progress of the related work, but, in the modern management of archives, there are still some problems need to be solved and improved. This paper will discuss in this part, a detailed analysis of the modern management of archives meaning as well as the main existing problems, and reasonable suggestions on the development of related work is presented, in order to better promote the progress and development of this cause.
Keywords file management; modernization of archives work; study;
中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編碼
引言
檔案的現(xiàn)代化管理，主要是通過系統(tǒng)的理論以及現(xiàn)代化的科學(xué)管理方式，來對相關(guān)的工作進行指導(dǎo)，并且采用先進的管理技術(shù)和設(shè)備，充分的發(fā)揮相關(guān)人員的積極性以及主動性、創(chuàng)造性等，對檔案的管理工作進行革新，力求加快實現(xiàn)系統(tǒng)化以及定量化的管理。但是，在實際工作的進展過程當中，還存在有一些方面的問題需要進行解決，例如缺乏高級的管理專業(yè)人員、檔案的標準化程度不能夠符合實際的需求等，這些存在的問題都是阻礙相關(guān)工作進一步前進的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所以，在實踐當中還需要提出具體可行的措施方案，來對相關(guān)的檔案管理工作進行進一步的加強和提升。
檔案管理現(xiàn)代化的含義
在檔案的現(xiàn)代化管理當中，主要是運用現(xiàn)代化的手段、技術(shù)以及相關(guān)的設(shè)備等，充分的發(fā)揮其技術(shù)上的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的檔案管理工作變得更加的智能化、信息化以及定量化，進而對相關(guān)的工作進行加強，提升工作的效率和工作的質(zhì)量。例如，利用相關(guān)的計算機技術(shù)，將檔案進行輸入和輸出等，同時，還可以針對相關(guān)的檔案進行刪除、修改、打印、統(tǒng)計、查詢以及插入等，針對檔案的鑒定工作，也可以利用新型的技術(shù)和手段等，來實現(xiàn)。在檔案的現(xiàn)代化管理當中，與傳統(tǒng)的管理方式相比，其具有速度快、應(yīng)用能力較強、存儲的信息量大并且占用的空間極小等優(yōu)勢，大大的提升了檔案信息的工作效率以及工作的質(zhì)量，同時，也是相關(guān)工作的發(fā)展必然趨勢。
檔案管理現(xiàn)代化存在的問題
在檔案的現(xiàn)代化管理工作的進展當中，存在有一些問題，常見的即是檔案的標準程度較低、缺乏專業(yè)技能強的管理人員等。
（1）檔案的標準化程度較低。進行現(xiàn)代化的檔案管理工作，其相關(guān)檔案的標準化，是一個必要的條件，同時，也是開展相關(guān)工作的基本要素之一。我國的檔案標準化工作是從上個世紀八十年代末開始實行的，根據(jù)相關(guān)標準化的文件的制定，形成了一套標準化的體系。但是，由于檔案的復(fù)雜性較高，所以，我國的檔案主要特點是分散式的管理，由于一些歷史性的原因，檔案的管理走的是一條各自為政的路線，各個單位根據(jù)自身的實際狀況來選擇相應(yīng)的技術(shù)以及設(shè)備等，水平自然也是參差不齊，沒有一個統(tǒng)一的標準。就目前而言，許多相關(guān)的檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，沒有按照國際的慣例標準來設(shè)計，并且在功能至上比較單一、標準化的程度比較低，同時針對相關(guān)的數(shù)據(jù)設(shè)計等方面也不是非常的完整，缺乏較強的共享性。按照目前的這種狀況繼續(xù)發(fā)展的話，必將會對相關(guān)的檔案管理工作造成極大的困難，無法很好的推動和促進其發(fā)展和進步。
（2）缺少高級的專業(yè)管理人員?，F(xiàn)代化的檔案管理工作，其中的操作人員主要是分為管理輔助人員、檔案管理的專業(yè)性人員以及高級的檔案管理人員等。高級的檔案管理人員具有較強的專業(yè)知識以及實踐操作的能力，同時，還能夠根據(jù)實際的情況來制定出科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，并且兼具極強的協(xié)調(diào)能力和決策的能力。但是，在目前的工作當中，此類人員較為缺乏，再加上相關(guān)工作對于檔案管理的高級人才要求不斷的提升、需求量越來越大，就更進一步的加劇了相關(guān)人才的缺乏狀況，所以，全面的提升相關(guān)檔案管理專業(yè)人才的職業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)的技能，是相關(guān)工作當中的重點和要點。
改進的方案措施
根據(jù)上文的詳細闡述和分析，可以對目前檔案管理的現(xiàn)代化工作的進展過程之中主要的問題有著詳細的了解和掌握，接下來，將針對上述的問題和不足之處，提出切實可行的改進方案和措施，力求為相關(guān)工作的進展提供參考的依據(jù)，同時也力求為檔案管理工作的進步做出積極的貢獻。
（1）加強檔案管理的標準化建設(shè)。加強和改進相關(guān)檔案管理的標準化建設(shè)是此項工作當中的重要環(huán)節(jié)。檔案的現(xiàn)代化管理，是建立在現(xiàn)今的技術(shù)以及嚴格的標準之上，而在信息時代當中，更加需要使用一種統(tǒng)一式的管理模式以及標準來對相關(guān)的工作進行加強，進而達到協(xié)調(diào)管理的目的和效果。針對各種類型的檔案，制定出具有針對性的標準，并且形成一套標準化的體系嗎，這樣才能夠突出不同檔案之間的聯(lián)系和區(qū)別，突出特點和性質(zhì)，進而推進工作的進步，加強管理。
（2）加快復(fù)合型人才的培養(yǎng)。除了相關(guān)的制度和體系的建設(shè)，對于檔案管理的專業(yè)人才的培養(yǎng)，也是相關(guān)工作的重點和要點。現(xiàn)代化的檔案管理，不僅需要工作人員具有極強的專業(yè)技能，還需要有著豐富的實踐經(jīng)驗和理論知識，同時兼具寫作、信息技術(shù)以及經(jīng)濟方案的技能。將復(fù)合類型的人才培養(yǎng)作為檔案現(xiàn)代化工作的核心內(nèi)容來進行，加強和改進存在的不足，更新相關(guān)的知識結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)人才的技能和專業(yè)的知識，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，力求促進此項事業(yè)健康的發(fā)展和進步。
（3）強化管理的意識。針對相關(guān)設(shè)備的資金投入，需要大力的加強，同時，針對相關(guān)的檔案管理工作，還需要加強其中工作的協(xié)調(diào)性以及合作交流，發(fā)揮各自的優(yōu)勢和長處。各級部門和單位，需要按照標準來進行建設(shè)，規(guī)范相關(guān)的綜合檔案室，購置必要的檔案柜以及器材等，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)還要定期的對管理工作進行監(jiān)督，對實際的工作狀況進行了解，做到及時的發(fā)現(xiàn)問題并且解決問題。
結(jié)束語
綜上所述，根據(jù)對檔案現(xiàn)代化管理的詳細分析和闡述，論述了相關(guān)工作當中存在的不足之處，并且提出了合理化的建議，力求更好的推動檔案管理工作的進步和發(fā)展。
參考文獻
首先，知識經(jīng)濟時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經(jīng)濟形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點永遠都不會改變。在知識經(jīng)濟時代，能夠以檔案形式存存的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟時代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕馭的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。
第二，依托先進的技術(shù)設(shè)備，知識經(jīng)濟將推動檔案事業(yè)發(fā)展進程。知識經(jīng)濟是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進和技術(shù)設(shè)備是知識經(jīng)濟的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術(shù)設(shè)備已運用于社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域。檔案工作也是如此。汁算機已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術(shù)存檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微編復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進程，使之進入現(xiàn)代化管理的先進行列。
第三，知識經(jīng)濟將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟不僅意昧著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進的、科學(xué)的管理思想和管理方法。存管理方法上知識經(jīng)濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進圖書館學(xué)，情報學(xué)的相關(guān)理論，加強基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。
第四，知識經(jīng)濟時代，對檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟時代的核心內(nèi)容。實質(zhì)經(jīng)濟時代的檔案人員要具備較高的專業(yè)知識、自然科學(xué)知識和相關(guān)應(yīng)用知識。這樣，才能使先進的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能推動檔案事業(yè)的發(fā)展。
二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作巾只要掌握了以下重點便幕本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進。
檔案管理的一個重要日的就是要使檔案為社會所用。而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的足為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各個宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否放的情情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和求入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。面對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄人然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質(zhì)教育。
加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標注，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化。
計算機技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標準化為叢礎(chǔ)的。以為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)腱要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。
6、要強化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。
要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把梢窠工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關(guān)檔案丁作整體水平的同時，嬰向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，存注重國有經(jīng)濟領(lǐng)域檔案工作的同時，把非公有制經(jīng)濟領(lǐng)域檔案工作納人服務(wù)范疇。
7、培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化島層次管理人才。
檔案是開展業(yè)務(wù)活動的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標題及檔號不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎(chǔ)上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關(guān)科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業(yè)、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應(yīng)用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
1 檔案管理存在的問題
1.1 檔案管理手段落后。目前，我國的檔案管理還比較落后，很多檔案管理部門沒有電腦等現(xiàn)代化管理設(shè)備對信息進行集中存儲處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設(shè)施也不具備。管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費時費力，效力低下，而且影響到檔案的長期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作要向現(xiàn)代化管理邁進，是當務(wù)之急的一項改革。
1.2 管理從業(yè)人員素質(zhì)不高。目前，我國專科學(xué)校檔案管理的工作人員普遍素質(zhì)比較低，大多數(shù)以前都不是學(xué)檔案管理的，沒有高學(xué)歷，對自身工作的認識也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學(xué)習本職工作的積極性，創(chuàng)新更無從談起。有的工作人員就是高等?？茖W(xué)校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時工，專業(yè)人才相當匱乏。檔案管理還是過去計劃經(jīng)濟體制下的工作的延續(xù)，相對比較呆板，沒有活力，領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，導(dǎo)致高等?？茖W(xué)校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高等?？茖W(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。
1.3 對檔案工作重視不夠。這個問題普遍存在，領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識都比較淡薄。例如：形成的材料處室上交不及時，造成年度立卷歸檔工作不能按時完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個人的手中，都嚴重影響了學(xué)校檔案的系統(tǒng)性和完整性。
1.4 資源不足和浪費。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求。
2 進一步強化檔案意識，妥善確立檔案工作目標
2.1 強化檔案意識，規(guī)范檔案管理。檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，應(yīng)將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。學(xué)校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習與宣傳，增強各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。
2.2 增強檔案意識，建立高等?？茖W(xué)校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制。檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習與宣傳活動。結(jié)合實際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學(xué)校檔案工作。建立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機構(gòu)。
