時(shí)間：2023-06-26 10:18:27
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隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡(jiǎn)稱“檔案管理”）也需要與之相適應(yīng)。那么如何看待當(dāng)前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)調(diào)動(dòng)和合理配置成為重中之重。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理的重心應(yīng)放在動(dòng)態(tài)管理上。與之相對(duì)應(yīng)的便是，組織人事部門的人員需要適應(yīng)這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構(gòu)檔案管理內(nèi)容。
一、新常態(tài)下檔案管理存在的問題
1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)系
事業(yè)單位作為向社會(huì)提供公益性技術(shù)服務(wù)的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來。實(shí)則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢(shì)，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)梯隊(duì)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵(lì)職能，但往往被忽視。
2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素
傳統(tǒng)人事檔案管理嚴(yán)格規(guī)范流程，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門協(xié)同激勵(lì)職工實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。
3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求
體制改革就是要人力資源進(jìn)行充分整合和有效配置，也是對(duì)當(dāng)前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評(píng)價(jià)的新常態(tài)來。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機(jī)制相適應(yīng)，也需要與新的人事晉升制度相適應(yīng)。
二、人事檔案管理的新常態(tài)
1.人事檔案管理目的的新常態(tài)
人事檔案管理目的應(yīng)適應(yīng)新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉(zhuǎn)變到“靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構(gòu)成了事業(yè)單位管理者的價(jià)值取向，面對(duì)體制改革這一現(xiàn)實(shí)背景，管理者應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，調(diào)整單位的內(nèi)控機(jī)制，以及在實(shí)施一系列管理職能之前首先明確管理目標(biāo)。
2.人事檔案管理功能的新常態(tài)
通過管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結(jié)構(gòu)封鎖。在保留重視程序的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門形成良性互動(dòng)，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結(jié)合的態(tài)勢(shì)中來。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強(qiáng)的市場(chǎng)環(huán)境相適應(yīng)。
3.人事檔案管理評(píng)價(jià)的新常態(tài)
人事檔案管理的新舊差異還在于對(duì)人事檔案管理工作績效的評(píng)價(jià)上。根據(jù)管理學(xué)原理可知，一項(xiàng)管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應(yīng)。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制也應(yīng)發(fā)生改變，進(jìn)而使新的評(píng)價(jià)機(jī)制能適應(yīng)新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結(jié)果”的內(nèi)在邏輯下，工作績效評(píng)價(jià)中的“新”，應(yīng)與是否與動(dòng)靜結(jié)合的檔案管理目的相契合，還應(yīng)與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。
三、人事檔案管理的內(nèi)容建構(gòu)
1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義
推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實(shí)現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標(biāo)。管理層的重視和被管理層的認(rèn)識(shí)取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義，因此應(yīng)將檔案管理問題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。
2.轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)
組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動(dòng)意識(shí)。因此，為適應(yīng)體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應(yīng)在常規(guī)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和黨建工作中，通過多個(gè)途徑來轉(zhuǎn)換檔案管理人員工作上的主觀意識(shí)。實(shí)踐表明，實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使他們能深刻感受到體制改革對(duì)事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。
3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能
在動(dòng)態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術(shù)人才梯隊(duì)的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。這就要求，需要在管理手段上進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計(jì)算機(jī)信息化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨委決策認(rèn)真完成單位員工基礎(chǔ)信息的錄入工作。
4.完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績效評(píng)價(jià)
對(duì)人事檔案管理工作績效的評(píng)價(jià)，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標(biāo)來展開。在新常態(tài)下，組織人事部門應(yīng)在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下完備評(píng)價(jià)指標(biāo)，完備的重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)人事檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業(yè)務(wù)部門、黨委等三方參與下的評(píng)價(jià)模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門在評(píng)價(jià)中的權(quán)重。
四、問題的拓展
在檔案審核過程中，主要做到以下幾點(diǎn)。一是明確責(zé)任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時(shí)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)關(guān)于干部人事檔案審核的標(biāo)準(zhǔn)、程序和要求。二是重點(diǎn)明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核清查，做到全面收集材料、仔細(xì)鑒別材料、規(guī)范整理材料，認(rèn)定干部的“三齡一歷”時(shí)間清楚，事實(shí)準(zhǔn)確，說服力強(qiáng)。三是目的明確。把檔案工作的準(zhǔn)確、真實(shí)作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項(xiàng)審核確定，力求材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
五、結(jié)論
本文通過對(duì)人事檔案管理目的、手段、評(píng)價(jià)等三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能、完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績效評(píng)價(jià)等四個(gè)方面組成。
參考文獻(xiàn)：
[1]沈全保.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策思考[J].人力資源管理,2015(8).
關(guān)鍵詞：
組織人事檔案管理；事業(yè)單位；新常態(tài)
隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡(jiǎn)稱“檔案管理”）也需要與之相適應(yīng)。那么如何看待當(dāng)前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)調(diào)動(dòng)和合理配置成為重中之重。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理的重心應(yīng)放在動(dòng)態(tài)管理上。與之相對(duì)應(yīng)的便是，組織人事部門的人員需要適應(yīng)這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構(gòu)檔案管理內(nèi)容。
一、新常態(tài)下檔案管理存在的問題
1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)系事業(yè)單位作為向社會(huì)提供公益性技術(shù)服務(wù)的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來。實(shí)則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢(shì)，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)梯隊(duì)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵(lì)職能，但往往被忽視。
2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素傳統(tǒng)人事檔案管理嚴(yán)格規(guī)范流程，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門協(xié)同激勵(lì)職工實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。
3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求體制改革就是要人力資源進(jìn)行充分整合和有效配置，也是對(duì)當(dāng)前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評(píng)價(jià)的新常態(tài)來。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機(jī)制相適應(yīng)，也需要與新的人事晉升制度相適應(yīng)。
二、人事檔案管理的新常態(tài)
1.人事檔案管理目的的新常態(tài)人事檔案管理目的應(yīng)適應(yīng)新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉(zhuǎn)變到“靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構(gòu)成了事業(yè)單位管理者的價(jià)值取向，面對(duì)體制改革這一現(xiàn)實(shí)背景，管理者應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，調(diào)整單位的內(nèi)控機(jī)制，以及在實(shí)施一系列管理職能之前首先明確管理目標(biāo)。
2.人事檔案管理功能的新常態(tài)通過管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結(jié)構(gòu)封鎖。在保留重視程序的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門形成良性互動(dòng)，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結(jié)合的態(tài)勢(shì)中來。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強(qiáng)的市場(chǎng)環(huán)境相適應(yīng)。
3.人事檔案管理評(píng)價(jià)的新常態(tài)人事檔案管理的新舊差異還在于對(duì)人事檔案管理工作績效的評(píng)價(jià)上。根據(jù)管理學(xué)原理可知，一項(xiàng)管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應(yīng)。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制也應(yīng)發(fā)生改變，進(jìn)而使新的評(píng)價(jià)機(jī)制能適應(yīng)新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結(jié)果”的內(nèi)在邏輯下，工作績效評(píng)價(jià)中的“新”，應(yīng)與是否與動(dòng)靜結(jié)合的檔案管理目的相契合，還應(yīng)與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。
三、人事檔案管理的內(nèi)容建構(gòu)
1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實(shí)現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標(biāo)。管理層的重視和被管理層的認(rèn)識(shí)取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義，因此應(yīng)將檔案管理問題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。
2.轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動(dòng)意識(shí)。因此，為適應(yīng)體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應(yīng)在常規(guī)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和黨建工作中，通過多個(gè)途徑來轉(zhuǎn)換檔案管理人員工作上的主觀意識(shí)。實(shí)踐表明，實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使他們能深刻感受到體制改革對(duì)事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。
3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能在動(dòng)態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術(shù)人才梯隊(duì)的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。這就要求，需要在管理手段上進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計(jì)算機(jī)信息化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨委決策認(rèn)真完成單位員工基礎(chǔ)信息的錄入工作。
4.完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績效評(píng)價(jià)對(duì)人事檔案管理工作績效的評(píng)價(jià)，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標(biāo)來展開。在新常態(tài)下，組織人事部門應(yīng)在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下完備評(píng)價(jià)指標(biāo)，完備的重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)人事檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業(yè)務(wù)部門、黨委等三方參與下的評(píng)價(jià)模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門在評(píng)價(jià)中的權(quán)重。
四、問題的拓展
在檔案審核過程中，主要做到以下幾點(diǎn)。一是明確責(zé)任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時(shí)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)關(guān)于干部人事檔案審核的標(biāo)準(zhǔn)、程序和要求。二是重點(diǎn)明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核清查，做到全面收集材料、仔細(xì)鑒別材料、規(guī)范整理材料，認(rèn)定干部的“三齡一歷”時(shí)間清楚，事實(shí)準(zhǔn)確，說服力強(qiáng)。三是目的明確。把檔案工作的準(zhǔn)確、真實(shí)作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項(xiàng)審核確定，力求材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
五、結(jié)論
本文通過對(duì)人事檔案管理目的、手段、評(píng)價(jià)等三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能、完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績效評(píng)價(jià)等四個(gè)方面組成。
參考文獻(xiàn)：
[1]沈全保.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策思考[J].人力資源管理,2015(8).
（一）管理人員知識(shí)儲(chǔ)備不足。在當(dāng)今社會(huì)，醫(yī)院作為保障人們生命質(zhì)量的服務(wù)行業(yè)，人們對(duì)醫(yī)護(hù)工作者的要求更多體現(xiàn)在專業(yè)技術(shù)方面，從而忽略了對(duì)檔案進(jìn)行管理的重要意義。工作內(nèi)容的特殊性決定了醫(yī)院內(nèi)部檔案包括圖片、人事、病例等諸多內(nèi)容，因此針對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的相關(guān)要求也極為詳細(xì)，也就是說普通的管理人員無法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的高效管理，并且無法對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案的性質(zhì)和屬性進(jìn)行準(zhǔn)確分類，極易導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失或是資源系統(tǒng)錯(cuò)誤情況的出現(xiàn)，這對(duì)于提高醫(yī)院工作效率是非常不利的。
（二）管理意識(shí)薄弱。醫(yī)院的工作內(nèi)容決定了它在工作職能方面的分類極為詳細(xì)，因此，一份檔案的產(chǎn)生通常需要多個(gè)部門共同合作，并且交由不同的部門進(jìn)行分類管理，而大部分醫(yī)院的工作人員尚且沒有樹立起正確的檔案管理意識(shí)，也無法將檔案、資源和信息三者進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)，極易導(dǎo)致檔案的遺失或破損。另外，也有部分工作人員沒有認(rèn)識(shí)到將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的意義，這也會(huì)在很大程度上制約醫(yī)院檔案管理模式的改革。
二、醫(yī)院檔案管理模式的改革途徑
（一）加強(qiáng)人才建設(shè)。長久以來，檔案管理工作的意義始終沒有引起人們的重視，導(dǎo)致大量醫(yī)院在檔案管理方面存在人才緊缺的情況，這會(huì)在很大程度上影響我國醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展，因此，在對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革的過程中，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)是非常有必要的。一方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，培訓(xùn)管理人員對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)所需的知識(shí)，提高檔案分類的準(zhǔn)確性，另一方面，讓專業(yè)知識(shí)扎實(shí)的管理人員針對(duì)檔案管理的內(nèi)容對(duì)醫(yī)護(hù)工作者進(jìn)行培訓(xùn)，例如如何將病人的資料進(jìn)行快速保存，或是如何實(shí)現(xiàn)多元化檔案的管理等，通過各方的共同努力，加快醫(yī)院檔案管理模式改革的進(jìn)程。
（二）強(qiáng)化檔案效能。受傳統(tǒng)觀念的影響，大部分醫(yī)院?jiǎn)渭儗⒆陨泶嬖诘囊饬x理解為進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)的單位，而對(duì)檔案中部分不同內(nèi)容具有的價(jià)值進(jìn)行了忽略。對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理主要的目的在于對(duì)檔案中的信息進(jìn)行科學(xué)利用，因此，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，需要檔案管理部門的工作人員及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的工作觀念，將被動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行查閱轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)將與檔案相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行宣傳。例如，在對(duì)醫(yī)院文化進(jìn)行建設(shè)的過程中，管理部門就可以對(duì)醫(yī)院所擁有檔案中的照片及其他相關(guān)信息進(jìn)行合理運(yùn)用，為醫(yī)院發(fā)展史的撰寫提供翔實(shí)的圖文資料，真正實(shí)現(xiàn)讓檔案走向社會(huì)的目的，這樣做的好處在于能夠?yàn)闄n案管理工作注入全新的生機(jī)與活力，通過檔案自身所具有的教育功能，實(shí)現(xiàn)促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的目的。另外，在對(duì)醫(yī)院內(nèi)部工作人員進(jìn)行管理的過程中，有關(guān)部門可以選擇對(duì)人事檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行查閱和使用，將不同檔案以及檔案中不同內(nèi)容所具有的效能進(jìn)行充分發(fā)揮，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目標(biāo)，即為醫(yī)院的管理和發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。除此之外，醫(yī)院作為進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)的單位，在醫(yī)療檔案中存在大量的相關(guān)臨床數(shù)據(jù)，對(duì)這部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行合理的運(yùn)用，可以在很大程度上推進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的研究和發(fā)展。
關(guān)鍵詞：
抽水蓄能電站；檔案管理；信息化建設(shè)
抽水蓄能電站的檔案信息化建設(shè)對(duì)于電站具有十分重要的意義，主要利用信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理以及優(yōu)化，從而為電站的生產(chǎn)經(jīng)營以及重要決策提供重要的依據(jù)。本文主要分析電站的檔案信息化以及提出若干建議。
1制度化建設(shè)是抽水蓄能電站檔案信息化建設(shè)的重要保障
1．1制度建設(shè)規(guī)范檔案管理
抽水蓄能電站在建設(shè)初期階段的工程管理任務(wù)特別多并且工程技術(shù)人員沒有對(duì)檔案管理的工作形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，因此，只有依靠相關(guān)制度來規(guī)范檔案管理當(dāng)中的行為切實(shí)保障檔案信息管理可以得到順利開展。此外，檔案管理的制度不但是以往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)而且是檔案管理的重要目標(biāo)，對(duì)協(xié)調(diào)施工單位以及檔案管理部門具有十分重要的意義，是兩者之間聯(lián)系的重要依據(jù)。完善以及全面的管理制度不但應(yīng)當(dāng)為檔案的信息化提供正確以及前進(jìn)的方向，而且可以通過制度的力量達(dá)到檔案管理想要抵達(dá)的目的。
1．2制度規(guī)范的嚴(yán)格落實(shí)
檔案制度由于本身并不是主要的目的，換句話說，規(guī)章制度并不是為了建立而建立，而應(yīng)當(dāng)發(fā)揮效果，關(guān)鍵在于制度落實(shí)、實(shí)施，應(yīng)當(dāng)做到依法以及按照規(guī)章制度管理檔案，從而保障檔案管理系統(tǒng)可以快速、有效的運(yùn)行。其中，抽水蓄能電站的檔案管理工作不但關(guān)聯(lián)施工單位、監(jiān)理單位而且關(guān)系到自身項(xiàng)目公司等多方面的利益，因此，應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、分類工作、整編案卷等工作提出嚴(yán)格的要求，切實(shí)保障檔案的完整性以及準(zhǔn)確性，只有促使員工理解國家以及電力行業(yè)的規(guī)章制度并且強(qiáng)化制度建設(shè)才能發(fā)揮作用，應(yīng)當(dāng)將相關(guān)管理要求以及管理責(zé)任落實(shí)到各個(gè)部門及有關(guān)人員。建立規(guī)章制度是保障檔案管理工作可以順利開展的重要措施。
1．3保障軟硬件到位
在抽水蓄能電站的建設(shè)初步階段，相關(guān)項(xiàng)目檔案管理的硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施都比較匱乏，隨著工程的不斷增加，檔案也隨著工程不斷增加，原來的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的工作需要，因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的資源配置以及管理的工作，從檔案庫房建設(shè)到管理人員配置等都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)，加強(qiáng)各資源配置以及庫房建設(shè)對(duì)于檔案信息化具有十分重要的意義，為檔案信息化的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。
2強(qiáng)化檔案信息化數(shù)字化的建設(shè)水平
首先，檔案的信息化建設(shè)主要是檔案目錄以及數(shù)據(jù)庫的相關(guān)建設(shè)，檔案目錄以及數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對(duì)于蓄能電站具有十分重要的意義。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要是對(duì)非數(shù)字性的目錄實(shí)施加工以及錄入的工作，并且可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。其次，應(yīng)當(dāng)大力推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，在抽水蓄能站檔案信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)需要以及特點(diǎn)，分步驟以及分階段開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。最后，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化電子文件管理工作。在抽水蓄能站應(yīng)當(dāng)依托信息平臺(tái)對(duì)電子文件實(shí)施安全的管理，對(duì)于保障蓄水能站的穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義?？梢越㈦娮庸芾碇行膶?duì)各種電子文件進(jìn)行接收以及存儲(chǔ)的工作，從而對(duì)檔案進(jìn)行有效科學(xué)的管理。
3檔案信息化需要切實(shí)做好檔案安全以及檔案保密工作
3．1檔案的安全工作
抽水蓄能電站的檔案管理工作需要做好檔案信息工作、網(wǎng)絡(luò)安全管理工作、庫房環(huán)境工作以及檔案庫房管理工作。作為企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理從而有效規(guī)避安全隱患。企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)以及作為日常必須執(zhí)行的工作，如果在企業(yè)沒有檔案管理以及無法保障檔案管理的安全性，檔案信息建設(shè)的工作就無從談起也無法開展。因此，切實(shí)保障檔案的安全性應(yīng)當(dāng)做到檔案管理工作和崗位的責(zé)任相互結(jié)合并且建立檔案責(zé)任制度。對(duì)于檔案應(yīng)急措施應(yīng)當(dāng)加緊完善并且建立預(yù)案，一旦檔案信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)了突發(fā)性的問題可以切實(shí)保障檔案信息的安全性以及可靠性。
3．2做好檔案的保密工作
應(yīng)當(dāng)根據(jù)電站的實(shí)際生產(chǎn)情況，對(duì)于不能公開并且涉及重要的、機(jī)密的信息采取有效的措施進(jìn)行保護(hù)。不但應(yīng)當(dāng)采取有效的措施保密，而且應(yīng)當(dāng)明確責(zé)任。其次，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化保密宣傳的工作，從而促使保密的意識(shí)可以深入到每個(gè)員工的內(nèi)心深處。此外，應(yīng)當(dāng)根據(jù)電站以及科研的實(shí)際情況做好解密的工作，處理保密以及解密之間的重要關(guān)系，不但可以為電站提供可靠以及全面的信息，而且保障電站的機(jī)密不被泄露。對(duì)于紙質(zhì)檔案或者磁性介質(zhì)的檔案保管、銷毀環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格做好保密的工作并且確保安全。
醫(yī)院檔案記載著這個(gè)醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本醫(yī)院的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。所以，加強(qiáng)對(duì)這一信息的管理有著極其重要的意義。準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理， 是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。
現(xiàn)我院檔案管理正向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理工作的關(guān)鍵；加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)；對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，是檔案管理工作的保證；建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，是檔案規(guī)范化管理的根本；檔案開發(fā)利用是檔案管理工作的目的。所以，為使醫(yī)院檔案管理工作能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案管理人員的充實(shí)和培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。
1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識(shí)
加強(qiáng)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對(duì)醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的認(rèn)識(shí)。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級(jí)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，才能使檔案工作順利開展。
2 重視檔案的利用
檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。
3 健全制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)
建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。 檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要充實(shí)檔案管理人員并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。
4 開發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
2當(dāng)前縣域配網(wǎng)工程檔案管理中的問題
2.1檔案管理意識(shí)薄弱
縣域配網(wǎng)工程建設(shè)中，主要的任務(wù)是對(duì)工程的規(guī)劃、建設(shè)，很多企業(yè)對(duì)建設(shè)過程中的檔案整理缺少重視，很多重要文件缺少有效的整理和保存。員工在平常工作中，對(duì)過期的文件和沒用的設(shè)計(jì)、圖紙等隨手丟棄，沒有認(rèn)識(shí)到它們對(duì)其它工程的借鑒作用。部分企業(yè)雖然意識(shí)到文件的整理，但是由于沒有專業(yè)的管理人員，同時(shí)把重點(diǎn)放在了工程進(jìn)度上，檔案資料的整理滯后，很多重要資料已經(jīng)缺失。配網(wǎng)工程從初期的規(guī)劃到后期的驗(yàn)收，參與方很多。在資料收集的過程中，企業(yè)經(jīng)常安排一些臨時(shí)性的工作人員，他們對(duì)檔案的管理沒有專業(yè)的方法和管理意識(shí)，在管理中的收集整理缺少系統(tǒng)的安排和應(yīng)有的規(guī)范。這會(huì)導(dǎo)致資料的的不健全和資料分類的不規(guī)范。在未來的資料查閱中，很難快速找到所需資料。
2.2缺乏完善的檔案管理制度
由于檔案管理意識(shí)薄弱，電網(wǎng)企業(yè)對(duì)配網(wǎng)工程項(xiàng)目的檔案管理水平落后。許多企業(yè)對(duì)檔案管理的程序、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，沒有形成檔案管理有效科學(xué)的管理制度，導(dǎo)致檔案管理過程中操作不夠規(guī)范，資料收集不健全，檔案安全性低。由于很多配網(wǎng)工程處于分散狀態(tài)，工程時(shí)間也不統(tǒng)一，如果沒有合理的管理制度，就很容易造成管理上的混亂，一些制度不能得到有效的落實(shí)和執(zhí)行，難免發(fā)生檔案資料的遺失缺損。
2.3檔案管理水平低
現(xiàn)代社會(huì)是信息化、電子化的社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)辦公和電子信息的保存、輸入主要是通過電腦來完成。檔案工作的信息化管理是當(dāng)前檔案管理工作的必然趨勢(shì)和發(fā)展要求。由于配網(wǎng)工程的檔案管理工作長期得不到重視，對(duì)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的建設(shè)水平很低，缺少具備信息化管理水平的專業(yè)檔案管理人員。這些都對(duì)當(dāng)前配網(wǎng)工程的檔案管理工作產(chǎn)生了極大的阻礙和遲滯作用。
3完善縣域配網(wǎng)工程資料檔案管理的措施分析
3.1增強(qiáng)檔案管理意識(shí)
配網(wǎng)工程電力企業(yè)要對(duì)工程建設(shè)過程中的檔案資料的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，在企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案的管理形成整體的規(guī)劃。檔案管理是對(duì)配網(wǎng)工程建設(shè)過程中的全面充分的記錄，也是未來工程建設(shè)的參考和配網(wǎng)工程歷史的研究資料，具有很強(qiáng)的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作看作是配網(wǎng)工程工作的一個(gè)重要部分，充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和檔案管理的重要意義，在具體的工作中指示相關(guān)部門在檔案資料整理時(shí)充分配合。
3.2完善健全檔案管理制度
無規(guī)矩不成方圓。對(duì)檔案管理工作的開展，要有明確的制度確定和工作劃分，有一個(gè)與檔案工作的開展和檔案資料的管理相匹配的制度措施，從而保障檔案管理工作的常規(guī)化、制度化運(yùn)行，保證檔案管理切實(shí)有效起到對(duì)配網(wǎng)工程建設(shè)的積極作用。在一個(gè)工程項(xiàng)目開始籌備時(shí)，就要立即成立全程跟蹤的檔案資料收集小組，對(duì)所在工程項(xiàng)目的文件資料進(jìn)行整理收集和分類，最后統(tǒng)一歸檔管理。在電力系統(tǒng)內(nèi)要建立一套嚴(yán)密的檔案資料整理網(wǎng)絡(luò)，形成對(duì)資料收集和檔案管理的統(tǒng)一制度和科學(xué)規(guī)范。
3.3提高檔案管理水平
根據(jù)電力系統(tǒng)和配網(wǎng)工程建設(shè)的特點(diǎn)，要在電力系統(tǒng)內(nèi)形成完善統(tǒng)一的檔案管理制度和領(lǐng)導(dǎo)小組，使配網(wǎng)工程的檔案管理形成系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的管理制度。加強(qiáng)配網(wǎng)工程檔案管理工作的信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)條件，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理和編目及數(shù)字化處理，對(duì)不同的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的分類，提高檔案資料管理的效率和準(zhǔn)確性。不同單位和企業(yè)的檔案資料可以進(jìn)行資源共享，提供方便快捷的檔案檢索服務(wù)。
一、醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的意義
我們?cè)谡归_正式的分析和討論之前首先要認(rèn)識(shí)清楚兩個(gè)問題，也就是我們?cè)卺t(yī)院內(nèi)部建立檔案管理信息系統(tǒng)的意義，簡(jiǎn)要來說，就是三個(gè)方面的意義。一是能夠?yàn)獒t(yī)院的管理提供科學(xué)有效的管理決策依據(jù)，管理者的決策是必須要建立在能夠反應(yīng)客觀事實(shí)的數(shù)據(jù)和信息資料基礎(chǔ)之上的，而這樣一些數(shù)據(jù)和資料的準(zhǔn)確有效提供就需要醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)來予以提供；二是能夠提高醫(yī)院的整體控制能力，這是因?yàn)楝F(xiàn)代的醫(yī)院管理從本質(zhì)上來講也就是對(duì)于信息的管理，醫(yī)院在一定的目標(biāo)指導(dǎo)下來對(duì)整個(gè)醫(yī)院系統(tǒng)來進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、指揮和控制，而醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)在這一過程中起的就是信息流的作用，將各個(gè)部門內(nèi)的信息經(jīng)過加工處理以后通過數(shù)據(jù)傳輸傳送到醫(yī)院的管理中心去進(jìn)行集中的管理；三是能夠?qū)崿F(xiàn)資源和信息的共享與利用，我們進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的建立就是希望能夠以提供信息和資料的形式來為醫(yī)院的工作提供服務(wù)，因此在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建立就能夠較好的實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，保證信息能夠在整個(gè)平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)良好的暢通，并保證信息在檔案管理中充分的共享和利用。
二、醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的對(duì)策和方法
2.1醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的基本對(duì)策
上文中已經(jīng)明確的闡明，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)在整個(gè)醫(yī)院的信息系統(tǒng)中都是非常重要的組成部分，因此我們?cè)趯?duì)其進(jìn)行建設(shè)的過程當(dāng)中，就應(yīng)當(dāng)充分的考慮到整個(gè)醫(yī)院信息管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際狀況和總體規(guī)劃，以便于保證整個(gè)建設(shè)的進(jìn)程能夠和醫(yī)院信息化的建設(shè)保持同步和一致。下文中將就三個(gè)具體的方面來對(duì)這一觀點(diǎn)予以分析和闡述。
2.1.1將醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)納入到醫(yī)院管理信息系統(tǒng)建設(shè)的總體規(guī)劃當(dāng)中來。我們之所以提出這樣一種要求主要是因?yàn)獒t(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)本身也就是醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的一個(gè)小的分支和部分，與此同時(shí)醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)本身所包含的內(nèi)容也比較多，具體涉及到教學(xué)、科研、醫(yī)院業(yè)務(wù)和基本建設(shè)等多個(gè)方面的內(nèi)容，這也就是說，檔案管理信息系統(tǒng)本身也會(huì)對(duì)總體系統(tǒng)建設(shè)造成影響，且在其中扮演著一個(gè)上通下連的重要作用，換句換說，醫(yī)院實(shí)際管理的過程也就是醫(yī)院檔案信息管理的過程。我們要做的就是保證好這樣一種協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系，以實(shí)現(xiàn)最大程度和范圍的信息共享。
2.1.2建立適用于醫(yī)院檔案管理的信息系統(tǒng)。隨著我們國家最近幾年以來在衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)上的不斷推進(jìn)和進(jìn)步，全國各地很多個(gè)地方的醫(yī)院都已經(jīng)建立起了不同規(guī)模的信息管理系統(tǒng)，并相應(yīng)配備有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，在這樣一個(gè)平臺(tái)之上來進(jìn)行各種應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，包括專家咨詢系統(tǒng)、急門診管理系統(tǒng)、藥品管理系統(tǒng)和電子病歷管理系統(tǒng)等。醫(yī)院在進(jìn)行這樣一些系統(tǒng)的建立時(shí)，就應(yīng)當(dāng)充分的認(rèn)識(shí)和利用醫(yī)院自身環(huán)境條件下能夠有的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境，并根據(jù)實(shí)際的規(guī)模和業(yè)務(wù)量來最終確定醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)要求和狀況，使得這樣一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)既能夠很好的發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，又能夠很好的符合醫(yī)院的實(shí)際要求。
2.1.3開發(fā)和管理輔助決策工程。這主要是因?yàn)獒t(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)往往都是通過對(duì)醫(yī)院內(nèi)部以及外部信息的收集、加工、貯存和檢索等現(xiàn)代方法和手段來進(jìn)行的，基本上能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的有效收集、利用和處理，這樣一些技術(shù)和方法對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部管理水平的提高是很有幫助的，除此之外，還能夠起到較好的為醫(yī)院管理者提供決策支持的作用，這一點(diǎn)更是非常關(guān)鍵的。正是因?yàn)檫@樣，我們?cè)谶M(jìn)行醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的時(shí)候，就要注重對(duì)于信息處理和再生利用功能的開發(fā)。
2.2醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的基本方法
2.2.1信息采集功能：醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)最為基本和前提的功能就是要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)信息數(shù)據(jù)的有效區(qū)分和采集，按照一定的要求來對(duì)檔案進(jìn)行收集、鑒定和篩選的過程，并將有價(jià)值的檔案信息不斷的輸入到整個(gè)檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中去，最終在長期的積累和收集作用下形成豐富有效的信息資源系統(tǒng)。
2.2.2存儲(chǔ)和管理的功能：醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)和管理功能是其最為重要和關(guān)鍵的功能，是整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其價(jià)值和作用的核心所在，這主要是因?yàn)獒t(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)存儲(chǔ)和管理作用的目的就是按照一定的方法來對(duì)系統(tǒng)中已有的信息進(jìn)行揭示、加工和組織，并以檔案條目和機(jī)讀數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)出來。這一過程的實(shí)現(xiàn)就需要對(duì)上述過程中收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行特征描述和信息的貯存，也就是我們?cè)谶@里提到的存儲(chǔ)管理功能中的管理，其最終的目的就是要讓整體的檔案具有有序化和系統(tǒng)化的特點(diǎn)，最終以全文數(shù)據(jù)庫、照片數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等多種形式來便于工作人員的檢索和利用。
2.2.3傳輸和利用的功能：這是醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其價(jià)值和作用的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在這樣一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，用戶就可以直接根據(jù)自己的檢索要求選擇自己能夠理解的檢索和獲取方式來獲得信息，上文中已經(jīng)明確的提到是有多種檢索手段和方法的。用戶通過檔案文件級(jí)目錄機(jī)檢和全文數(shù)據(jù)傳輸?shù)确绞絹硌杆俣鴾?zhǔn)確的獲取自己想要得到的信息。
結(jié)語
通過上文中的分析我們不難看到，建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的基本目的和意義就是實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，這是提高醫(yī)院管理水平和實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化的必然途徑，也是醫(yī)院本身提高競(jìng)爭(zhēng)力的有效方式。因此，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展時(shí)就要切實(shí)的按照統(tǒng)一和適用的原則來進(jìn)行，并在整個(gè)發(fā)展和進(jìn)步的過程中予以改進(jìn)和完善，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化并推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院信息化的管理進(jìn)程。
最近幾年，我國房地產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)出迅猛的發(fā)展趨勢(shì)，在房地產(chǎn)工程建設(shè)當(dāng)中產(chǎn)生了大量的建設(shè)資料，這些資料涉及到房地產(chǎn)工程建設(shè)的方方面面，能夠全面反映工程建設(shè)過程，對(duì)項(xiàng)目管理、住宅建筑的維護(hù)等具有重要的意義。一直以來，管理人員對(duì)房地產(chǎn)工程檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識(shí)，雖然檔案管理制度呈現(xiàn)出不斷完善的趨勢(shì)，但是仍然存在一些問題，如當(dāng)前管理材料不齊全、缺乏有效的管理模式等等，這些問題制約了檔案管理水平的提高。研究這一課題有助于我們正視這些問題，找到解決這些問題的方法，推動(dòng)房地產(chǎn)工程檔案管理水平不斷提高。
一、房地產(chǎn)工程檔案管理中內(nèi)容、特點(diǎn)以及存在的問題
1. 房地產(chǎn)工程檔案管理中內(nèi)容、特點(diǎn)
房地產(chǎn)工程建設(shè)中產(chǎn)生的大量的施工建設(shè)資料，這些涉及到工程建設(shè)方方面面的資料，只要對(duì)工程管理具有一定的意義，都可以稱之為檔案，如設(shè)計(jì)、施工、竣工使用、維修及改建擴(kuò)建等文件。具體來說房地產(chǎn)工程檔案的內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：（1）綜合性文件材料，主要是有關(guān)房地產(chǎn)工程建設(shè)方面的一些綜合性的材料，如計(jì)劃任務(wù)書、工程地質(zhì)水文勘察資料、工程地區(qū)抗震資料等等。工程設(shè)計(jì)方面資料，如初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)。（2）工程施工、工程監(jiān)理資料，工程設(shè)計(jì)變更資料等等，這些資料是工程建設(shè)檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，關(guān)系工程建設(shè)的竣工和工程竣工以后的維護(hù)。（3）工程建設(shè)中的各種圖紙資料，如設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖等等。
房地產(chǎn)工程的檔案管理工作與建筑工程項(xiàng)目的其他管理工作相比有著明顯的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：（1）單一獨(dú)立性，在房地產(chǎn)工程檔案管理當(dāng)中，一般采用的單項(xiàng)目管理的方式，并且在項(xiàng)目管理當(dāng)中具有相對(duì)獨(dú)立性的特征。（2）真實(shí)性特征，對(duì)于檔案管理的內(nèi)容來說，應(yīng)該是工程建設(shè)的真實(shí)性的反應(yīng)，是工程報(bào)批、施工、竣工過程中的最真實(shí)的原始記錄，與工程建設(shè)的總體過程保持一致。（3）實(shí)用性的特點(diǎn)，在檔案管理中的所有資料應(yīng)該對(duì)工程建設(shè)具有一定意義的內(nèi)容，無論是工程管理，還是對(duì)工程建設(shè)都具有實(shí)用意義。
2.房地產(chǎn)工程檔案管理中存在的問題
雖然房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)工程檔案管理的認(rèn)識(shí)逐漸加深，在實(shí)踐中也采取了一些措施提高檔案管理水平，但是 在檔案管理當(dāng)中仍然存在很多問題。這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）檔案材料收集不完整
檔案材料收集不完整的問題在房地產(chǎn)檔案管理當(dāng)中最為突出，現(xiàn)在房地產(chǎn)企業(yè)沒有在檔案歸檔上建立起一套完整的體系，在檔案材料收集上只注重綜合性資料和建設(shè)中產(chǎn)生的一些資料，歸檔面非常窄，不能完全反應(yīng)房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程。一些與工程建設(shè)密切相關(guān)的資料常常被忽視，如配套工程檔案、、地下管線、園林綠化等檔案資料，這些也是房地產(chǎn)工程檔案管理的重要內(nèi)容，這些內(nèi)容的缺失嚴(yán)重影響了房地產(chǎn)工程檔案管理的完整性。
（2）檔案管理人員的素質(zhì)和能力偏低
檔案管理工作水平很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)和能力，但是現(xiàn)在極少有房地產(chǎn)公司有專業(yè)的檔案管理人員，從事檔案管理工作的多數(shù)情況下是行政管理工作兼職的，主要是由辦公室負(fù)責(zé)。由于不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，他們?cè)跈n案管理知識(shí)、能力、素質(zhì)等方面的水平較低，由于管理能力和素質(zhì)的限制，導(dǎo)致房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理無法做到詳細(xì)細(xì)致，與當(dāng)前快速發(fā)展的房地產(chǎn)開發(fā)產(chǎn)業(yè)嚴(yán)重不符。另外，由于非專業(yè)人員管理檔案，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案編制比較混亂，根本沒有按照檔案的編制的要求編制檔案材料，也沒有按照規(guī)定建立詳細(xì)的檔案索引，檔案的保存也是凌亂無序，查找起來非常困難。
（3）竣工階段的檔案管理常被人們忽視
房地產(chǎn)工程的檔案管理應(yīng)該貫徹于房地產(chǎn)工程建設(shè)的始終，但是在竣工階段，檔案管理人員往往認(rèn)為檔案管理已經(jīng)結(jié)束，因此被房地產(chǎn)項(xiàng)目的管理者忽視。實(shí)際上在竣工階段產(chǎn)生工程資料也不在少數(shù)，這些資料與工程建設(shè)的可以說是密切相關(guān)，由于部分建設(shè)單位，施工單位和技術(shù)檢測(cè)單位及建筑材料供貨單位之間相互拖欠工程款，有的相互以各自檔案材料作為交換條件等情況發(fā)生，因而造成檔案的歸檔出現(xiàn)停滯的狀態(tài)，使檔案資料殘缺不全。即使是本單位的工作人員，對(duì)于竣工階段的一些交付的檔案資料，很容易被忽視，導(dǎo)致這材料無法及時(shí)歸檔。
二、房地產(chǎn)工程檔案管理問題的對(duì)策
要想提高房地產(chǎn)工程檔案管理的水平，必須分析這些問題形成的原因，在此基礎(chǔ)上根據(jù)現(xiàn)有的資料采取針對(duì)性的措施，來解決這些問題，促進(jìn)房地產(chǎn)工程檔案管理的完善。
1.要重視檔案管理工作
房地產(chǎn)工程建設(shè)的管理者負(fù)責(zé)人應(yīng)該意識(shí)到檔案管理的重要意義，重視房地產(chǎn)檔案管理工作，在工程立項(xiàng)階段就開始收集整理與本項(xiàng)目有關(guān)的工程建設(shè)資料，這樣一方面能保證資料收集的完整性，使檔案資料能夠及時(shí)的歸檔，避免匆匆忙忙的開展檔案管理工作引起的各種混亂的情況發(fā)生。另一方面，從項(xiàng)目的開始就進(jìn)行歸檔工作能夠保證檔案歸檔的順序性，減少后期歸檔整理的工作量。在這一方面，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)要派專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，還要通過制度建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作檢查監(jiān)督力度，并在企業(yè)的績效管理中體現(xiàn)出來，用嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度激勵(lì)檔案管理工作者的積極性、責(zé)任心。
2.建立健全房地產(chǎn)檔案管理制度
當(dāng)前房地產(chǎn)工程檔案管理中的問題與房地產(chǎn)工程檔案管理制度的缺失密切相關(guān)，在房地產(chǎn)工程檔案制度建設(shè)當(dāng)中，應(yīng)該對(duì)歸檔的程序做出詳細(xì)的規(guī)定，使房地產(chǎn)工程建設(shè)的各個(gè)階段的檔案資料都能實(shí)現(xiàn)有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范和完整。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、監(jiān)理單位、施工單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的前期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。在檔案制度建設(shè)當(dāng)中，責(zé)任制度的建設(shè)的最為關(guān)鍵，在責(zé)任制度建設(shè)中責(zé)任追究制度處于核心的位置，在明確各自的管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該明確規(guī)定檔案管理人員應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任。
3.重視竣工階段的檔案歸檔工作
檔案管理人員在房地產(chǎn)工程竣工階段，檔案管理人員可以與工程項(xiàng)目管理人員一起，按照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求，按照分類和順序，對(duì)工程建設(shè)的整個(gè)過程中產(chǎn)生的資料進(jìn)行全面的檢查、審核，確保資料文件材料的真實(shí)性、客觀性和完整性。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)該做到隨時(shí)發(fā)現(xiàn)隨時(shí)解決，盡可能的做到查漏補(bǔ)缺，保證檔案材料的完整性。在竣工階段的歸檔中要認(rèn)真貫徹《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《工程竣工驗(yàn)收備案制度》等文件中的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)把竣工質(zhì)量關(guān)，把檔案的驗(yàn)收、移交作為工程竣工工作的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容來抓，做到工程竣工與檔案歸檔工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在檔案移交的過程中，建設(shè)單位應(yīng)該按照檔案移交的實(shí)際情況決定是否出具《建設(shè)工程檔案合格證》，以保證檔案移交和工程竣工工作的圓滿完成。
1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的意義
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦操作的首要載體。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作質(zhì)量，直接影響社會(huì)保險(xiǎn)制度是否能夠健康運(yùn)行。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)辦理和服務(wù)的記載，是考量經(jīng)辦工作是否依法進(jìn)行的依據(jù)。無論是績效考核、內(nèi)部控制和外部監(jiān)督都需要依托檔案資料。
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是服務(wù)參保對(duì)象的重要媒介。社會(huì)保險(xiǎn)也是用人單位保履行義務(wù)和參保人員繳納保險(xiǎn)費(fèi)用的一種歷史憑證，通過此憑證，社保人員享受社會(huì)保險(xiǎn)繳納范圍內(nèi)的各種權(quán)益。隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，廣大參保單位和職工對(duì)服務(wù)的質(zhì)量要求越來越高，維權(quán)意識(shí)不斷增強(qiáng)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的記錄與民眾的社會(huì)保障越來越密切，記錄著民眾享受社會(huì)保險(xiǎn)的詳細(xì)內(nèi)容，服務(wù)范圍將逐漸的擴(kuò)大。
做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是建立健全社會(huì)保障體系的重要保證。黨和國家提出要建立全覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會(huì)保險(xiǎn)體系，保障人民的基本生活，這是構(gòu)建和諧社會(huì)的畢本內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)中國夢(mèng)和改善民生的根本。做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是提高社會(huì)保險(xiǎn)部門服務(wù)質(zhì)量的重要前提。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的重要?dú)v史資料。通過對(duì)檔案資料的整理和分析，可以為保險(xiǎn)行政部門制定保險(xiǎn)費(fèi)用的收繳和保險(xiǎn)服務(wù)的方式提供一些珍貴的歷史資料，完善保險(xiǎn)管理體制。
2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中的主要問題
檔案管理制度亟待完善。社會(huì)保險(xiǎn)項(xiàng)目管理制度的不斷健全，保險(xiǎn)項(xiàng)目的門類增多，辦理社會(huì)保險(xiǎn)的人數(shù)只能多，保險(xiǎn)項(xiàng)目經(jīng)辦機(jī)構(gòu)所形成的的各種圖標(biāo)、文件和憑證等數(shù)量越來越龐大，檔案管理的難度增大，管理的范圍增加，保管時(shí)間的延長和保存方式的多樣化等，缺少統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在繁雜的檔案管理中，由于能力和技術(shù)有限，難免會(huì)出現(xiàn)各種問題。
檔案信息資源共享程度不高。社會(huì)保險(xiǎn)辦理過程中需要大量的文件資料如身份證、死亡證和收入證明等都來自于其他社會(huì)職能部門。這些資料可以直接從這些部門單位的網(wǎng)上進(jìn)行下載，大量的數(shù)據(jù)資料堆積造成了檔案資料的膨脹，部分單位部門的檔案信息形成封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費(fèi)。同時(shí)檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費(fèi)。社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)本身的信息化程度不高，限制著檔案資源的信息共享和信息利用。
檔案信息化管理水平較低。當(dāng)前，檔案的存在形式主要是紙質(zhì)為主，計(jì)算機(jī)信息檔案為輔。紙質(zhì)的檔案占據(jù)了大量的空間，增加了檔案管理的成本，在檔案借閱是提供原件或進(jìn)行復(fù)印時(shí)，很容易造成實(shí)體的損壞，紙質(zhì)的檔案調(diào)閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低。
檔案資源利用不夠充分。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理方式比較單一，主要是檔案的整理、歸檔、閱覽、借出和復(fù)制。檔案僅僅在機(jī)構(gòu)內(nèi)部和參保人員之間進(jìn)行傳遞和借閱，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術(shù)的多媒體化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，檔案的保密水平不夠，不利用檔案信息的利用。
3 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策和建議
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作體系。檔案管理工作體系的建立，必須加強(qiáng)組織建設(shè)，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理的方式，做好檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)和溝通，正確有效的落實(shí)檔案管理工作目標(biāo)。社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的各級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作高度重視，關(guān)系檔案管理工作的現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案工作進(jìn)行詳細(xì)、全面的部署，并將檔案管理工作納入員工考核的范圍之內(nèi)?？h級(jí)以上的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)應(yīng)該建立專門的檔案管理部門和科室，配置專門的人員進(jìn)行管理，制定專門的管理規(guī)章和設(shè)置專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。
完善制度規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。為適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理模式，建立一套完備的業(yè)務(wù)檔案管理制度勢(shì)在必行。系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程和規(guī)章制度，可以大大促進(jìn)檔案工作水平的提高。人力資源和社會(huì)保障部與國家檔案局正在制定《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，準(zhǔn)備出臺(tái)一套符合社會(huì)保險(xiǎn)特點(diǎn)的專業(yè)檔案管理制度，將在科學(xué)界定社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)中所形成文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類方式等方面，為全國制定框架性的管理依據(jù)。
推進(jìn)資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。積極發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。選擇功能完善的檔案管理操作系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的輕松快捷著錄、完整高效統(tǒng)計(jì)和快速準(zhǔn)確檢索。加強(qiáng)電子檔案管理，對(duì)于相關(guān)協(xié)議服務(wù)單位聯(lián)網(wǎng)結(jié)算，對(duì)通過Internet網(wǎng)上經(jīng)辦產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行檔案管理，確保文件的原始性和法律效力。大力開展檔案數(shù)字化加工，對(duì)現(xiàn)存的紙質(zhì)、實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，在業(yè)務(wù)窗口對(duì)檔案資料進(jìn)行前端掃描。
利用檔案資源，提高檔案服務(wù)水平。檔案管理的根本目的是利用。檔案利用是檔案生命力最直接、最有效的體現(xiàn)。積極開展檔案利用需求調(diào)研，確定服務(wù)對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容，提高檔案利用服務(wù)的針對(duì)性。及時(shí)續(xù)編檔案索引目錄，方便各類利用者調(diào)用檔案。深入挖掘信息資源，整理匯編政策經(jīng)辦資料，向社會(huì)公開現(xiàn)行業(yè)務(wù)文件。建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息中心，與社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦窗口、勞動(dòng)保障電話咨詢服務(wù)中心、勞動(dòng)保障網(wǎng)等實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，為社會(huì)各界提供社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息服務(wù)。
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電子檔案是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案管理的最新發(fā)展方向之一?，F(xiàn)結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，探討電子檔案在煤礦企業(yè)檔案管理中的意義。
1 檔案管理的目的和功能
“檔案是歷史的原始記錄，或者說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”。檔案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是為了開發(fā)與利用檔案，因此能否很好地開發(fā)與利用檔案是衡量檔案管理成功的重要內(nèi)容之一。
2 煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)
2.1 信息的廣泛性
煤礦檔案包括科技檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案等?？萍紮n案包括礦建、采煤、掘進(jìn)、機(jī)電、運(yùn)輸、通風(fēng)、地質(zhì)等檔案。信息量巨大是其特點(diǎn)之一。
2.2 使用的頻繁性
煤礦檔案使用頻繁，特別是科技檔案的使用，幾乎每時(shí)每刻都和一線生產(chǎn)緊密聯(lián)系，例如煤礦作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施、機(jī)電設(shè)備檔案等，其使用頻繁性遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他行業(yè)。
3 電子檔案的最新發(fā)展和應(yīng)用
電子檔案這一概念出現(xiàn)于近10年。所謂電子檔案就是電子文件的檔案管理。美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息，可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！?/p>
1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議。1996年9月成立了電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》（試行稿）的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日―13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善?？梢?，有關(guān)電子檔案及其管理問題的研究與應(yīng)用正在廣泛開展。
4 電子檔案與傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點(diǎn)
4.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)
電子檔案的優(yōu)點(diǎn)在于：存在形式一般為磁盤（硬盤）及光盤等有形介質(zhì)，存取方便，占用空間小，存儲(chǔ)容量大，便以攜帶和傳輸，可和計(jì)算機(jī)直接連接，可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。
其缺點(diǎn)是保存時(shí)間短（與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年），保密性差，保存條件高（需防磁、防塵、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等），閱讀不方便。
4.2 傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點(diǎn)
傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)點(diǎn)在于：保存時(shí)間長，保密性好，占用空間大，閱讀方便。
其缺點(diǎn)是占用空間大，存儲(chǔ)容量小，不便以攜帶和傳輸，復(fù)制困難，保存條件高（需防蟲、防水、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等）。
5 電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的現(xiàn)實(shí)意義
從以上分析和比較可以看出，電子檔案具有比傳統(tǒng)紙張檔案更多的優(yōu)點(diǎn)。特別是結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，在檔案的應(yīng)用方面，電子檔案更具互補(bǔ)的優(yōu)點(diǎn)，便于攜帶，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。具體在實(shí)踐中有以下的意義：
1）煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理的最新發(fā)展，建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)行電子檔案和傳統(tǒng)紙張檔案雙檔案系統(tǒng)。傳統(tǒng)紙張檔案以完成檔案管理“不使其散失和安全保存”的目的為主，電子檔案以完成“開發(fā)與利用”的目的為主。雙檔案系統(tǒng)不僅有利于傳統(tǒng)紙張檔案的安全保存，更有利于檔案的開發(fā)與利用。
2）電子檔案系統(tǒng)應(yīng)配備專門的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)器（硬盤、光盤）、掃描儀、照相機(jī)、打印機(jī)等。還應(yīng)配備專門電子檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。計(jì)算機(jī)用以對(duì)電子檔案的管理，存儲(chǔ)器（硬盤、光盤）用于電子檔案的存儲(chǔ)，掃描儀、照相機(jī)用于傳統(tǒng)紙張檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)換。
3）可以把科技檔案（包括規(guī)程、措施、圖紙等）和文件等全部數(shù)字化存檔。通過計(jì)算機(jī)和專門的管理軟件分類管理。應(yīng)用和查閱一般以電子文檔的形式給出。存儲(chǔ)格式以Word、CAD等通用格式為主，便于查閱。
4）利用或建立煤礦企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，使所有的電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢。各生產(chǎn)隊(duì)組的技術(shù)員可以隨時(shí)通過電腦終端查閱電子檔案室的授權(quán)文件。
5）為加強(qiáng)保密管理，可以設(shè)立權(quán)限，利用密鑰來管理。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問。如果驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。
6）為了建立完善的電子檔案系統(tǒng)和有效的服務(wù)系統(tǒng)，需要加強(qiáng)人才的專門培養(yǎng)。檔案信息電子化要求管理人員具備較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，而不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代化高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更為稀缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，以至于現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮作用。
7）可實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無紙化，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程，可在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行。這樣檔案的前身以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多以磁盤為載體的機(jī)讀形式。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
中圖分類號(hào)：F 326 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的環(huán)境也發(fā)生了改變。企業(yè)和事業(yè)單位都需要轉(zhuǎn)變自身對(duì)于檔案管理的工作模式，促使內(nèi)部檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。如今，檔案管理應(yīng)該發(fā)揮其現(xiàn)代化的意義，促進(jìn)企事業(yè)單位的工作順利發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理還具有一定的優(yōu)勢(shì)，企事業(yè)單位需要將傳統(tǒng)管理中比較劣勢(shì)的部分摒棄，并汲取現(xiàn)代化管理中比較先進(jìn)的管理理念運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中。檔案管理一定能夠在企事業(yè)單位的經(jīng)營管理中發(fā)揮重要的作用。
一、檔案管理基礎(chǔ)條件
要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，并不是一朝一夕能夠完成的，需要綜合考慮各種因素，在這些因素當(dāng)中，有些還是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理必不可少的條件，這些條件的具體內(nèi)容如下：
（一）經(jīng)濟(jì)條件
管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)首先就需要進(jìn)行相關(guān)設(shè)施的建設(shè)，這便會(huì)涉及資金的投入問題。不管是所投入的設(shè)備，還是改善檔案的保管條件，都需要大量的資金作為支撐，特別是建立數(shù)字化檔案館，所需要投入的資金更多。
（二）技術(shù)條件
實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化最重要的是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，所以也可以說科學(xué)技術(shù)水平直接影響了檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化的建設(shè)。
（三）社會(huì)檔案意識(shí)
所謂檔案意識(shí)主要是指人們對(duì)于檔案的認(rèn)知，也是人們的主觀反映，從另一個(gè)層面來說也就是人們是否能夠認(rèn)識(shí)到檔案自身的價(jià)值和對(duì)社會(huì)發(fā)展所產(chǎn)生的影響。此外，檔案意識(shí)還包括社會(huì)對(duì)其的認(rèn)識(shí)，這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識(shí)在檔案發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳，以使整個(gè)社會(huì)都具有檔案意識(shí)[1]。綜上所述，只有為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)條件，才能夠使其順利的完成，充分發(fā)揮其所具有的作用與意義。
二、現(xiàn)代化檔案管理意義
（一）適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求
知識(shí)經(jīng)濟(jì)與傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)相比較存在很大的不同，主要表現(xiàn)為知識(shí)經(jīng)濟(jì)是否獲得良好的發(fā)展并不是由資本、資源、技術(shù)等因素決定的，而是在于知識(shí)的不斷積累與利用。同時(shí)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是以信息產(chǎn)業(yè)為基礎(chǔ)，其主要強(qiáng)調(diào)了信息服務(wù)的智能化、信息化[2]。所以，知識(shí)經(jīng)濟(jì)能夠按照人們的需要提供相應(yīng)的服務(wù)。
鑒于知識(shí)經(jīng)濟(jì)本身的特點(diǎn)，社會(huì)在信息方面的需求，信息技術(shù)快速發(fā)展，其帶來了以下兩方面的影響：首先，社會(huì)能夠要求相關(guān)的信息部門利用其自身所具有的能力對(duì)信息進(jìn)行處理與控制，并為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；其次，相關(guān)技術(shù)的發(fā)展在一定程度上使信息發(fā)生了重大變革，這給信息部門帶來了重大挑戰(zhàn)。檔案部門作為信息部門的一部分，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施以面對(duì)所要到來的挑戰(zhàn)。其應(yīng)當(dāng)采取現(xiàn)代化的管理方式，使檔案信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息，使其能夠更好地為知識(shí)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。如果檔案管理工作不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，便不能夠充分發(fā)揮自身的作用，檔案管理工作也就變得沒有任何意義。
（二）增強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展動(dòng)力
我國黨和政府在進(jìn)入21世紀(jì)以后，很快就提出了可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，在一定程度上體現(xiàn)了人們生態(tài)和環(huán)境保護(hù)意識(shí)。該戰(zhàn)略的提出是在不影響后代的發(fā)展的前提下，獲得所需要的物質(zhì)，其還強(qiáng)調(diào)了經(jīng)濟(jì)同環(huán)境的協(xié)調(diào)發(fā)展，使人類生存能夠與自然達(dá)到和諧發(fā)展的目的，并讓現(xiàn)實(shí)同未來之間相統(tǒng)一。
檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展也是可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的延伸。在檔案管理方面落實(shí)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略是很有的必要的，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先，其是人類在發(fā)展過程中新的構(gòu)成部門，人們總體發(fā)展情況決定了檔案管理的發(fā)展，并利用檔案中的相關(guān)信息為人類提供相應(yīng)的信息服務(wù)，為促進(jìn)人類發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。其次，進(jìn)行檔案管理工作的主體主要是檔案室，現(xiàn)階段在檔案管理主體方面存在很多問題，例如檔案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)過于單一、檔案信息的不充足與社會(huì)需求之間所存在的問題、先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)與低工作水平之間所存在的問題等，這些都是制約我國檔案管理工作發(fā)展的主要問題與原因[3]。所以，如果在其現(xiàn)代化發(fā)展過程中只是借鑒國外的發(fā)展模式和經(jīng)驗(yàn)，沒有先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)作為支撐，將會(huì)使我國檔案事業(yè)完全落后于我國社會(huì)的發(fā)展。
（三）帶動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展
我國經(jīng)濟(jì)與社會(huì)兩者之間的發(fā)展是一個(gè)整體，在這個(gè)整體當(dāng)中，雖然每一個(gè)環(huán)節(jié)之間都會(huì)互相產(chǎn)生影響，互相制約，但也是不可分開的，形成了一個(gè)統(tǒng)一的整體。檔案管理工作在我國社會(huì)與經(jīng)濟(jì)兩者發(fā)展過程中具有重要的意義與作用，是其發(fā)展過程中不可或缺的重要組成部分，檔案管理工作的發(fā)展也會(huì)在一定程度上受到其中各個(gè)環(huán)節(jié)的制約，其也會(huì)對(duì)我國社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國檔案管理不斷發(fā)展的重要保障，也是其同我國社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和諧發(fā)展的重要依據(jù)[4]。
自從實(shí)施了改革開放政策，我國在現(xiàn)代化建設(shè)方面得到快速的發(fā)展，使我國經(jīng)濟(jì)得到了崛起，社會(huì)不斷進(jìn)步。檔案管理工作是同其他事業(yè)共同發(fā)展的，如果不在現(xiàn)代化建設(shè)過程中注重自身的建設(shè)，那么便會(huì)失去發(fā)展的動(dòng)力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)的整體發(fā)展。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，為社會(huì)提供所需要的相關(guān)檔案信息，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。此外，檔案管理與我國社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作的促進(jìn)作用，以便使社會(huì)經(jīng)濟(jì)達(dá)到理想水平。
三、優(yōu)化檔案管理工作的措施
（一）創(chuàng)新檔案管理觀念
為了最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用，檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時(shí)，要學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，重新認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企事業(yè)單位的意義所在[5]?，F(xiàn)代化的企業(yè)管理注重科學(xué)發(fā)展觀，其應(yīng)該符合國家的戰(zhàn)略要求。檔案管理工作當(dāng)中也應(yīng)該將為人民服務(wù)作為工作的核心內(nèi)容，并從人民的角度來進(jìn)行檔案的信息管理工作。檔案管理的創(chuàng)新也需要走為人民服務(wù)的路線。人們能夠從檔案管理部門查詢企事業(yè)單位的公開信息，了解政府的最新動(dòng)向和政策變化。新的時(shí)代造就了新的科學(xué)技術(shù)，信息化技術(shù)的出現(xiàn)正符合了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理應(yīng)該與信息化技術(shù)相結(jié)合，以現(xiàn)代化的管理手段來保存信息，促使信息的完整。檔案管理部門需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統(tǒng)，并將檔案管理所收錄的信息進(jìn)行有效的利用，充分發(fā)揮其價(jià)值。檔案管理人員在工作當(dāng)中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息，促使檔案管理工作更加完善。
（二）規(guī)范檔案管理工作
目前狀態(tài)下，檔案管理工作并不樂觀。檔案管理部門的工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作中的失誤，造成檔案的重復(fù)收錄或者對(duì)檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)其現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理部門需要規(guī)范自身的管理工作，促使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)。首先，檔案管理部門需要保障案卷的完整性，在收錄檔案信息的過程中，管理人員要檢查好卷宗的數(shù)量以及質(zhì)量，并按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)來收錄檔案信息。管理人員還應(yīng)該為卷宗進(jìn)行明確的編碼，以便于工作人員的后期查詢。其次，檔案管理人員需要利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，將紙質(zhì)版的檔案盡量轉(zhuǎn)化為電子檔案。在電子檔案的管理過程中，將電子信息按照一定的檢索系統(tǒng)歸納起來，以便于在查詢檔案信息的過程中，只需要輸入簡(jiǎn)單的關(guān)鍵字，就能夠找到相關(guān)的檔案。最后，檔案管理部門所確立的檔案一定要符合國家的規(guī)定和要求。我國已經(jīng)對(duì)檔案管理工作作出了具體的要求，并明確指出了一些比較重要的、但不需要?dú)w檔的文件處理辦法。規(guī)定中指出，對(duì)于該類文件需要立即銷毀，并不準(zhǔn)檔案管理人員透漏關(guān)于文件的任何信息。
（三）增強(qiáng)檔案管理功能
檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者需要重視檔案管理工作，并在選擇檔案管理人員的過程中提高標(biāo)準(zhǔn)。提高了檔案管理人員的素質(zhì)，才能夠更好地優(yōu)化管理人員的結(jié)構(gòu)。檔案管理工作應(yīng)該設(shè)置專門的管理人員，每個(gè)人需要負(fù)責(zé)的檔案功能不同，其所執(zhí)行的義務(wù)也不同。檔案管理人員要學(xué)習(xí)先進(jìn)的服務(wù)意識(shí)，并將為人民服務(wù)這一理念貫穿整個(gè)工作流程當(dāng)中，就能夠提升檔案管理的工作質(zhì)量。除此之外，檔案管理部門需要為管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。良好的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)能夠使檔案管理人員接觸到更加先進(jìn)的管理理念和管理模式。管理人員學(xué)習(xí)了更加專業(yè)的技能以后，就能夠提升自身的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)于管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)也是為了轉(zhuǎn)變其服務(wù)意識(shí)，樹立起工作的責(zé)任心。
如今，檔案管理已經(jīng)被賦予了非常重要的責(zé)任和地位，其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關(guān)注。檔案管理部門需要做好管理工作，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理體系的建設(shè)。檔案管理部門的管理水平提升直接關(guān)乎到檔案是否能夠發(fā)揮其巨大的效用?？偠灾覈臋n案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理力度，并提升管理人員的素質(zhì)，促使檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量都能夠穩(wěn)步提升，使檔案實(shí)現(xiàn)其真正的社會(huì)價(jià)值。
參考文獻(xiàn)：
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