首頁(yè) > 優(yōu)秀范文 > 檔案管理的重要意義
時(shí)間：2023-07-02 08:22:38
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機(jī)關(guān)干部人事檔案是干部在社會(huì)活動(dòng)中的原始記錄，是組織人事等有關(guān)部門在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、德、能、勤、績(jī)、廉及獎(jiǎng)懲等方面的文件材料，是知人善任，選賢舉能的重要依據(jù)。
一、干部人事檔案的重要作用
（一）干部人事檔案是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業(yè)技術(shù)人才的重要依據(jù)。組織、人事部門負(fù)責(zé)對(duì)干部進(jìn)行培養(yǎng)任用，選拔、輸送干部和專業(yè)技術(shù)人才時(shí)，除派人考察外，還必須查閱干部人事檔案，了解其在德、能、勤、績(jī)、廉等各方面的成長(zhǎng)歷程中的表現(xiàn)，對(duì)擬提拔、輸送的干部進(jìn)行全面分析，權(quán)衡利弊，擇其所長(zhǎng)，避其所短，因人制宜，充分發(fā)揮每個(gè)干部的積極性，建立一支高素質(zhì)的干部隊(duì)伍。
（二）人事檔案是澄清問(wèn)題，維護(hù)個(gè)人利益的可靠憑證。從其形成看，人事檔案伴隨干部成長(zhǎng)的歷程，記錄著當(dāng)時(shí)干部工作情況、參加各項(xiàng)政治、經(jīng)濟(jì)、文化活動(dòng)的情況，是個(gè)人思想和行為的真實(shí)記錄，是令人信服的歷史證據(jù)。從其形勢(shì)看，它保留著真切的歷史標(biāo)記，如當(dāng)事人的親筆手書或親筆簽字以及組織審核認(rèn)可的機(jī)關(guān)印信等，它是個(gè)人歷史和現(xiàn)實(shí)面貌的原始記錄，能比較客觀、全面地反映一個(gè)人各方面的狀況。個(gè)人利益受損、兌現(xiàn)待遇、糾正錯(cuò)誤、調(diào)整工資級(jí)別、職稱評(píng)聘、合同鑒證、身份認(rèn)定、退休等等，都需要檔案作為信證，為解決問(wèn)題提供可靠的線索或憑證，保障個(gè)人的切身利益不受到損害。
（三）干部人事檔案為后人研究歷史提供可靠依據(jù)。每一份干部人事檔案都具有時(shí)代信息，反映當(dāng)時(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化、思想理論等建設(shè)情況。所以說(shuō)干部人事檔案作為檔案的重要組成部分，為后人研究今天的歷史提供每一個(gè)時(shí)代及年代的共性信息。
二、干部人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）工作人員兼職現(xiàn)象較多，責(zé)任意識(shí)淡薄。機(jī)關(guān)干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，由于檔案工作沒(méi)有較強(qiáng)的時(shí)限性，工作人員兼職工作內(nèi)容較多，造成檔案工作者責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，使機(jī)關(guān)干部人事檔案管理人員既不注意檔案材料的收集歸檔，也不按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理檔案，更不善于學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段。
（二）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人員流動(dòng)性較大?；鶎訌氖聶C(jī)關(guān)干部人事檔案管理工作人員多數(shù)為辦公室或人秘科工作人員，綜合性工作內(nèi)容較多，平時(shí)工作任務(wù)繁雜而重要，人事干部檔案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政務(wù)服務(wù)方面工作業(yè)績(jī)比較突出，職務(wù)升遷較快，造成人員調(diào)動(dòng)頻繁，使人事檔案工作者的業(yè)務(wù)水平始終處于初級(jí)階段。再加上部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作指導(dǎo)較少，業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的業(yè)務(wù)知識(shí)，干部人事檔案管理工作較落后。
（三）在干部人事檔案管理中沒(méi)有建立基本的規(guī)章制度。多數(shù)機(jī)關(guān)及事業(yè)基層單位在干部人事檔案管理過(guò)程中，沒(méi)有建立基本的檔案管理制度，更談不上健全干部人事管理制度，沒(méi)有一個(gè)規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，各自為政，主觀臆斷，分類混亂，參差不齊。
三、加強(qiáng)干部人事檔案工作管理的建議
（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái)對(duì)待，并將其納入議事日程。其次，要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，從嚴(yán)監(jiān)督，嚴(yán)把歸檔材料質(zhì)量關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
（二）穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，加強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。專職干部人事檔案管理工作成績(jī)小，職務(wù)晉升慢，直接影響到檔案工作質(zhì)量。因此部門領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)穩(wěn)定檔案隊(duì)伍重要性的認(rèn)識(shí)，配備必要的合格的人事干部檔案管理人員，科學(xué)設(shè)置職務(wù)、職稱，調(diào)動(dòng)管理人員工作積極性，鼓勵(lì)干部人事檔案管理工作者終身從事干部人事檔案管理工作，以保證干部人事檔案管理工作的相對(duì)穩(wěn)定。對(duì)新上崗人員及在崗人員每年度進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，精通專業(yè)知識(shí)，熟練掌握電腦知識(shí)和操作技能，不嗍視工作的新需要，向現(xiàn)代化邁進(jìn)，使人事干部檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。要不斷強(qiáng)化干部人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，使之樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心，責(zé)任心和政治責(zé)任感，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，投入到干部人事檔案管理工作中
檔案是對(duì)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，其客觀的記載了人類歷史中的各個(gè)方面，是人類歷史發(fā)展過(guò)程的真實(shí)寫照。檔案由于是真實(shí)的對(duì)歷史進(jìn)行的記載，所以其具有非常重要的保存價(jià)值。而且在檔案形成過(guò)程中，人們也加大了對(duì)檔案涉及領(lǐng)域的廣度和深度的拓展，確保其更具系統(tǒng)性和完整性，能夠更好的對(duì)歷史進(jìn)行反映。同時(shí)檔案還具有非常重要的參考和借鑒作用，通過(guò)對(duì)檔案所記載的大量信息進(jìn)行分析和篩選，從而為各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)決策提供重要的科學(xué)依據(jù)，確保各項(xiàng)決策的正確性。檔案管理數(shù)字化是充分的在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，在國(guó)家檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃和駔織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)全面在檔案信息資源管理中進(jìn)行慶用，從而加快檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和服務(wù)功能，加快檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)。
一、優(yōu)化了檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)
在當(dāng)前信息化環(huán)境下，在各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，信息技術(shù)得以在各領(lǐng)域不斷的滲透和拓展，在這種大背景下，檔案行業(yè)也加快了信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)來(lái)加快檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于是對(duì)紙質(zhì)載體的檔案進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致使用過(guò)程中會(huì)對(duì)檔案自身帶來(lái)較大的不利影響，不利于檔案的開發(fā)利用。但在檔案數(shù)字化管理模式下，檔案的載體開始向多樣化的發(fā)展，各種磁性介質(zhì)、光盤、照片、錄像帶等都成為檔案的歸檔材料，這些載體在使用過(guò)程中不易損壞，相對(duì)于紙質(zhì)載體來(lái)講具有較多的優(yōu)勢(shì)。特別是在數(shù)字化管理模式下，有效的促進(jìn)了檔案管理人員對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，使其不斷的強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí)和技能，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)更好的掌握各種新技術(shù)和新方法，從而在檔案數(shù)字化管理工作中能夠更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)各種新技術(shù)的應(yīng)用。在檔案數(shù)字管理規(guī)模下，各檔案部門在吸納人員時(shí)更注重對(duì)吸引具有針對(duì)性的專業(yè)型人才，特別是經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)系統(tǒng)教育，能夠熟悉掌握計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的人才。同時(shí)檔案部門也加大了培訓(xùn)和再教育的力度，加強(qiáng)了對(duì)檔案數(shù)字化管理需求下人才的培養(yǎng)，使現(xiàn)有檔案管理人員在培訓(xùn)中不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行掌握，能夠?qū)﹄娮訖n案管理技能熟練深怕，從而提高檔案管理者的知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)改善檔案管理者隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。
從這些方面可以充分的看出來(lái)，檔案管理數(shù)字化不僅對(duì)檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行了優(yōu)化，而且也加快了檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新速度。
二、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率
檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會(huì)發(fā)展各歷史時(shí)期進(jìn)展的全過(guò)程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識(shí)，使檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。數(shù)字化管理如利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。
一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。
二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時(shí)，就要拆卷，有要對(duì)卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號(hào)，重新裝訂。而利用計(jì)算機(jī)立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時(shí)，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。
三是人工立卷歸檔時(shí)，經(jīng)常需要對(duì)文件進(jìn)行接邊的切邊，稍不留神，就會(huì)破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計(jì)算機(jī)立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時(shí)完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來(lái)，集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。
三、有效保護(hù)了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式
漫長(zhǎng)的社會(huì)發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲(chǔ)歷史，使我國(guó)現(xiàn)存的檔案和書刊，種類眾多，其價(jià)值不可估量，如古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國(guó)時(shí)期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻(xiàn)。這些古老的珍貴文獻(xiàn)和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設(shè)法延長(zhǎng)其保存期限。過(guò)去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達(dá)到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對(duì)這些文獻(xiàn)作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來(lái)，便可以有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間，以防因長(zhǎng)期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達(dá)到了保護(hù)作用。
在當(dāng)前檔案數(shù)字化管理工作中，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成數(shù)字化副本，這樣就避免了紙質(zhì)檔案孤本的諸多弊端，而且提高了檔案的利用率，一份檔案可以同時(shí)提供給多人進(jìn)行使用。同時(shí)檔案管理的數(shù)字化，可以使檔案使用者不再受制于時(shí)間和空間的限制，可以通過(guò)局域網(wǎng)或是廣域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案文件的異地傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案的異地調(diào)閱和利用。檔案使用者只需要通過(guò)一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以查閱到自己所需要的檔案信息，進(jìn)一步對(duì)檔案的利用空間進(jìn)行了拓展，而且檔案使用者也不再受掉于時(shí)間的限制，可以隨時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的利用。
四、結(jié)束語(yǔ)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)不斷發(fā)揮出來(lái)，并在實(shí)際工作中取得了較好的成效，但在檔案數(shù)字化管理工作中還存在著一些不完善的地方，所以需要我們充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要意義，在日常工作中不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，在工作中不斷創(chuàng)新，從而利用新技術(shù)和新方法來(lái)加快推動(dòng)檔案數(shù)字化的發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
0.前言
在社會(huì)公共信息中人事檔案的管理是其中重要的一個(gè)部分，通過(guò)人事檔案的儲(chǔ)備我們可以系統(tǒng)的掌握人才的基本信息，從人力資源開發(fā)和管理的角度來(lái)看，可以通過(guò)這一部分來(lái)確定人才的匹配性，以便更好的運(yùn)用人才，給個(gè)人、企業(yè)以及整個(gè)社會(huì)帶來(lái)更好的經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)人事檔案的數(shù)據(jù)，我們能更好的處理人才和社會(huì)的關(guān)系，起到重要的人才與科技進(jìn)步的協(xié)調(diào)發(fā)展作用。當(dāng)然，人事檔案也是我國(guó)各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及企事業(yè)單位的人才表現(xiàn)記述和評(píng)定，可以促使人才之間的進(jìn)步競(jìng)爭(zhēng)，自然的反應(yīng)人才的品行，給社會(huì)帶來(lái)更大的作用。因此，人事檔案的管理工作也就對(duì)社會(huì)的人力資源管理有著不可或缺的作用。
1.人事檔案管理的重要意義和目前所遇到的問(wèn)題
現(xiàn)代管理理論強(qiáng)調(diào)管理的核心是人的管理，人必須具備一定的能力才可能完成管理過(guò)程。而人事檔案對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都非常重要，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的價(jià)值。它的作用不可被取代，如果沒(méi)有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無(wú)從得以保障。
1.1人事檔案管理的重要意義
對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)利用檔案可以清楚地了解一個(gè)人過(guò)去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)?，F(xiàn)代的機(jī)關(guān)、單位為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準(zhǔn)確地了解一個(gè)人，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。而在用人過(guò)程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總、歸入本人檔案，作為考核依據(jù)，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。
現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實(shí)性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強(qiáng)的法律效力。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時(shí)也為個(gè)人切身利益服務(wù)，幫助解決沒(méi)有檔案就無(wú)法解決的問(wèn)題。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，無(wú)論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審還是職稱評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。
1.2人事檔案管理中存在的問(wèn)題
首先，真實(shí)性是檔案的基本屬性，失真使人事檔案失去了憑證價(jià)值。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料中參加工作的年齡越填越小、學(xué)歷越填越高、工齡越填越長(zhǎng)、有的檔案材料甚至出現(xiàn)了有涂改痕跡的現(xiàn)象，嚴(yán)重削弱了檔案的權(quán)威性、嚴(yán)肅性,使得人力資源管理計(jì)劃中的配置、退休解聘、補(bǔ)充等計(jì)劃不能正確制定,必將給當(dāng)前配置及未來(lái)人力資源的開發(fā)和使用帶來(lái)極大的阻礙,從而有可能使單位錯(cuò)過(guò)很好的發(fā)展機(jī)遇。其次，人事檔案是一個(gè)人社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷的真實(shí)寫照,它是對(duì)一個(gè)人面貌的全面、歷史、客觀地反映，它能使考察者在翻閱檔案時(shí)，如見其人。但是，如今的人事檔案材料單一、內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，根本體現(xiàn)不出個(gè)性特色，在個(gè)人正常晉升和選拔中已經(jīng)失去了參考價(jià)值，進(jìn)而影響了一個(gè)人工作的積極性，導(dǎo)致單位整體工作水平及工作效率的低下,削弱了人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)的價(jià)值。另外，人事檔案歸檔過(guò)程應(yīng)當(dāng)是一個(gè)前后銜接、連續(xù)劃一的有機(jī)整體，但長(zhǎng)期以來(lái)，由于宣傳力度不夠，個(gè)人重視不夠，導(dǎo)致了檔案材料分散、缺失。如：由于工作調(diào)動(dòng)，致使一部分檔案材料滯留在原工作單位；學(xué)生參加工作，檔案留在學(xué)校；取得學(xué)歷文憑，學(xué)歷材料存放在自己手里等等。當(dāng)前，人才流動(dòng)性大，各單位為提高工作效率，采取一系列措施引進(jìn)高素質(zhì)人才，其中就包括為引進(jìn)的人才重新建檔的情況。這些現(xiàn)象，嚴(yán)重破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，降低了人力資源管理的效力。
當(dāng)然還有一些其他方面的因素，導(dǎo)致人事檔案管理存在諸多問(wèn)題：第一，用人隨意性；第二，人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個(gè)專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨(dú)立的范圍、任務(wù)和程序。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個(gè)過(guò)程，而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)化程度高的特點(diǎn)，把人事檔案管理工作視為見習(xí)崗位，工作人員經(jīng)常流動(dòng)，勢(shì)必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來(lái)很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會(huì)福利待遇，人才流動(dòng)受阻等，讓當(dāng)事人產(chǎn)生諸多不滿，成為影響社會(huì)和諧的因素。
2.解決人事檔案管理的基本措施
隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要的問(wèn)題越來(lái)越突出。因此，檔案管理部門在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，更要注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。要使其端正思想、增強(qiáng)意識(shí)、轉(zhuǎn)變方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要加強(qiáng)溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。要讓檔案管理人員肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識(shí)的重任，提高全民檔案意識(shí)，在全社會(huì)形成人人關(guān)心檔案的良好局面。
現(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。要對(duì)檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性；在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時(shí),要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。
人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源方面，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無(wú)償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會(huì)公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過(guò)微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù),更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
3.結(jié)束語(yǔ)
隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來(lái)諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
人事檔案是匯集單位員工各方面信息的一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，它為國(guó)家單位人力資源的管理工作奠定了重要的信息基礎(chǔ)。而做好人事檔案的管理工作，即圍繞輸入或輸出人事檔案信息開展的業(yè)務(wù)，同樣為該單位的發(fā)展提供了重要保障。換句話說(shuō)，做好單位人事檔案相關(guān)工作，可以極大的促進(jìn)人力資源管理工作，進(jìn)而提高國(guó)家相關(guān)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。具體來(lái)講，人事檔案管理工作具有以下重要作用：
1.在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理工作中的重要作用
對(duì)事業(yè)單位職工個(gè)人而言，人事檔案管理部門可以根據(jù)個(gè)人人事檔案，為單位員工辦理和繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)金、失業(yè)保險(xiǎn)金；辦理大病醫(yī)療統(tǒng)籌，進(jìn)行工資調(diào)整；辦理職稱申報(bào)工作；計(jì)算退休年限；為員工出具相應(yīng)的證明材料等。如遇到從事有毒、有害工作的員工，可根據(jù)其檔案中的工作年限推算其提前退休的年齡。
2.在選拔和任用干部人員時(shí)的重要作用
人事檔案中可以較為詳細(xì)的反映每個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、專長(zhǎng)愛好等情況，是一個(gè)單位人事管理活動(dòng)的主要對(duì)象和內(nèi)容，是處理完畢的具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的文件材料，是體現(xiàn)個(gè)人全面信息的具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性等特點(diǎn)的卷冊(cè)。在考察任用干部時(shí)，是十分重要的參考資料，直接關(guān)系到有關(guān)干部選拔的正確性，國(guó)家相關(guān)單位的發(fā)展。
二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的合理高效利用
從前傳統(tǒng)的手填式紙質(zhì)檔案資料的管理，已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化社會(huì)信息資料的更新速度。而單位人員的不斷增加和流動(dòng)，也導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案資料錄入工作量的日趨繁重。除此以外，由于紙質(zhì)檔案容易破損和變質(zhì)，還提高了檔案管理的成本。因此，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和應(yīng)用，檔案管理工作的形勢(shì)也在發(fā)生著日益變化，檔案信息化建設(shè)正不斷的融入到人們的工作中。
1.計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用減少了人事檔案管理人員的工作量
計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展使人事檔案的建立從信息采集、確認(rèn)、生成、歸檔、管理和利用的整個(gè)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)了智能化、系統(tǒng)化與自動(dòng)化，極大程度的縮減了人力資源管理部門以及相關(guān)工作人員的勞動(dòng)負(fù)荷量，提高了單位人力部門的工作效率?？梢?，計(jì)算機(jī)技術(shù)與人事檔案管理工作相結(jié)合，是體現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化、科技化和信息化的重要標(biāo)志。
2.計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用簡(jiǎn)化了人事信息檢索的難度
在我國(guó)，人事檔案管理工作長(zhǎng)期實(shí)行封閉式管理，加之傳統(tǒng)的檔案管理方法繁瑣，操作復(fù)雜，導(dǎo)致檔案信息不能很好的被用于發(fā)現(xiàn)人才和舉薦人才的實(shí)際工作中。而信息檢索卻是計(jì)算機(jī)技術(shù)最基本的功能之一，檢索人可以迅速的從人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢相關(guān)內(nèi)容，僅是依據(jù)不同的檔案管理系統(tǒng)需要輸入不同的檢索關(guān)鍵詞，有的以姓名檢索，有的以時(shí)間來(lái)檢索，有的則以檔案編號(hào)來(lái)檢索等。這樣的操作，可以大大節(jié)約從頭到尾找信息的時(shí)間。同時(shí)，檔案所查閱的大部分內(nèi)容更有利于發(fā)現(xiàn)人才，推薦人才，為人事決策工作提供重要依據(jù)。
3.計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案信息化管理的水平
由于工作單位幾乎每天都會(huì)有新的人動(dòng)，及時(shí)收集新的檔案信息，及時(shí)跟上信息變動(dòng)腳步，及時(shí)錄入人更內(nèi)容，不斷充實(shí)檔案信息庫(kù)，完善檔案信息庫(kù)，這就對(duì)人事檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件的應(yīng)用，減少了人事檔案管理人員的工作量，為人事檔案管理人員提供了更為充分的搜集人事信息的時(shí)間。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作簡(jiǎn)便，更提高了相關(guān)信息的錄入效率。
三、人事檔案管理工作中存在的不足
1.缺少專業(yè)的人事檔案管理人才
首先，由于新老工作人員更替、機(jī)構(gòu)科室重組等原因，難免造成人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)。而接任的管理人員往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，僅能將相應(yīng)材料裝入檔案盒，缺乏對(duì)檔案重要性的專業(yè)認(rèn)識(shí)，不具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、修裱等有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識(shí)和基本技能，對(duì)檔案材料的收集、管理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)也不了解，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的水平。而在這些管理人員中，更有相當(dāng)一部分人員缺乏對(duì)檔案管理工作的系統(tǒng)規(guī)劃，深深制約著本單位檔案管理工作的開展。其次，由于檔案管理信息化技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)工作人員必須掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)包括計(jì)算機(jī)操作、軟件應(yīng)用等，才能成為一名合格的檔案管理人員并進(jìn)行科學(xué)的檔案管理工作。
2.缺少完善的人事檔案管理制度
就目前情況來(lái)看，大部分單位并沒(méi)有建立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和督促，及時(shí)做好檔案核查和修復(fù)工作。此外，也少有單位專門建立人事檔案管理的專門制度，針對(duì)人事檔案的收集整理、鑒別歸檔、查閱更新等方面進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，有的管檔部門建立了制度也存在不執(zhí)行或不嚴(yán)格現(xiàn)象，導(dǎo)致常常出現(xiàn)檔案混亂，裝訂不完善，不能真實(shí)詳盡的反映個(gè)人信息的現(xiàn)象。
3.缺少人事檔案信息化管理下的保護(hù)保密意識(shí)
由于現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，針對(duì)檔案管理所設(shè)計(jì)的軟件也越來(lái)越全面和智能化，部分檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生了依賴性，而忽視了紙質(zhì)檔案材料的重要性，降低了對(duì)檔案信息的保護(hù)意識(shí)。需要強(qiáng)調(diào)的是，屬于格外機(jī)密和重要的檔案信息，相關(guān)單位仍應(yīng)同時(shí)采用紙質(zhì)檔案管理的方式進(jìn)行備案，以防止電子檔案不慎丟失或損壞而造成的信息無(wú)法恢復(fù)。此外，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行檔案管理工作的人員更要樹立和加強(qiáng)保密和防范意識(shí)，以防一些機(jī)密檔案內(nèi)容從網(wǎng)絡(luò)途徑被竊取。
關(guān)于人事檔案管理制度很多高校目前還沒(méi)有相關(guān)的正式文件資料，在接觸人事檔案工作三年的時(shí)間里，我深刻的了解到人事檔案對(duì)于一個(gè)單位的重要性，它不僅與個(gè)人的工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，且具有法律效用，更是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是個(gè)人身份、經(jīng)歷、學(xué)歷、資歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等方面的重要證據(jù)。人事檔案還是社會(huì)公共信息中非常重要的一個(gè)組成部分，從人力資源開發(fā)、管理的角度來(lái)看，人事檔案可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，人事檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評(píng)定職稱、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和退休手續(xù)、提供出國(guó)政審和涉外公正材料、出具報(bào)考研究生的相關(guān)材料等等。
那么具體什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內(nèi)容？據(jù)我查閱準(zhǔn)確資料稱：人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，它記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是從個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)出發(fā)等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。
要說(shuō)人事檔案的重要性，我想它的概念足已經(jīng)證明它的重要性。。其實(shí)放大的說(shuō)，人事檔案是與公民個(gè)人關(guān)系最為密切的一種檔案，特別是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，勞動(dòng)力市場(chǎng)的逐步完善，人員流動(dòng)日益頻繁，用人單位和公民個(gè)人在人事檔案移交等方面的手續(xù)不斷增多，人事檔案的主動(dòng)配合管理對(duì)人事手續(xù)的正常辦理和相關(guān)待遇的享受起到了尤為重要的作用。
但在現(xiàn)在的社會(huì)中仍有許多自由人認(rèn)為檔案已經(jīng)不再重要了，有它沒(méi)它都一樣，從來(lái)都不去關(guān)心個(gè)人檔案，甚至都不愿去搭理它。但事實(shí)是這樣嗎？許多大學(xué)生走出校園，踏入工作崗位后往往會(huì)遇到這樣的問(wèn)題：雖然與單位簽訂了勞動(dòng)合同，但是沒(méi)有到單位的人事部門辦理相關(guān)的就業(yè)手續(xù)，等到要去辦理的時(shí)候，又過(guò)了畢業(yè)派遣期限，致使個(gè)人的工資定級(jí)、職稱申報(bào)、社會(huì)保險(xiǎn)等未能及時(shí)辦理而受到影響，這是因?yàn)樗麄冊(cè)诋厴I(yè)后未及時(shí)辦理存檔和落戶手續(xù)而帶來(lái)的嚴(yán)重后果。再例如：從離職人員的角度來(lái)考慮此問(wèn)題，在單位干滿了一年，只要是非本人意愿離職的，都可以領(lǐng)取到失業(yè)救濟(jì)金，但是前提是本人檔案中的所有材料都要齊全。如果個(gè)人沒(méi)有及時(shí)處理好人事檔案的管理問(wèn)題，那面臨的不僅是失業(yè)救濟(jì)金無(wú)法領(lǐng)取，而且直接影響了工齡計(jì)算、職稱評(píng)定、出具以檔案為依據(jù)的證明等，應(yīng)該說(shuō)后果很嚴(yán)重。最后，等到我們達(dá)到退休年齡的時(shí)候，勞動(dòng)局這時(shí)就需要審核我們的檔案，查看檔案中上學(xué)時(shí)的學(xué)籍材料，工作時(shí)所簽訂的勞動(dòng)合同，是否符合正常退休的條件，如果少一樣也都無(wú)法辦理退休。
從以上的幾個(gè)例我們可以看出檔案對(duì)于我們個(gè)人的重要性，它是伴隨我們每個(gè)人一生的，在關(guān)鍵的時(shí)候它起著舉足輕重的作用，所以一定要保管好個(gè)人的人事檔案。那么，作為一個(gè)單位，人事檔案的管理工作更是至關(guān)重要的。。從宏觀意思以上講，加強(qiáng)對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，將可以促進(jìn)個(gè)人和單位的穩(wěn)定發(fā)展，對(duì)構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)有重要意義。
那么結(jié)合我所在單位的實(shí)際現(xiàn)狀，我想從以下幾點(diǎn)制度來(lái)加強(qiáng)管理單位的人事檔案。因?yàn)槲掖致粤私獾?，很多單位目前還沒(méi)有具體的相關(guān)檔案管理制度，我也是在多方面搜集資料，積極學(xué)習(xí)，并結(jié)合實(shí)際情況歸納一些切實(shí)可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鑒學(xué)習(xí)，目的是為了更好的加強(qiáng)管理職工們的人事檔案，給單位和個(gè)人的工作帶來(lái)方便、快捷、嚴(yán)密的管理體系。
第一，人事檔案保管與保密制度。管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。查閱人員要愛護(hù)人事檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料等等。
第二，人事檔案材料收集制度。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集、登記、檢查人事檔案材料，如發(fā)現(xiàn)缺少材料或材料不符合要求，應(yīng)及時(shí)主動(dòng)向有關(guān)部門及本人索取。人事檔案材料形成部門要及時(shí)將材料送交人事處檔案室。送交的檔案材料，必須是辦理完畢的正式材料，必須完整、齊全、真實(shí)，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備。其中由組織上形成的材料應(yīng)有形成材料的時(shí)間、組織印章或領(lǐng)導(dǎo)簽字，個(gè)人撰寫的材料還應(yīng)有形成的時(shí)間、本人簽字等等。
第三，人事檔案材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。
第四，人事檔案檢查核對(duì)制度。。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。另外，檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：
（1）突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：
（2）對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。
（3）發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
第五，人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)、學(xué)歷教育等等原因引起的，轉(zhuǎn)遞人事檔案時(shí)必須通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取，并且轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
第六，人事檔案查（借）閱制度。任何人查閱他人檔案，都必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)查閱的內(nèi)容，為查閱者提供相關(guān)資料，超出領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)查閱范圍的，不得查閱；查（借）閱干部人事檔案的單位或個(gè)人，必須嚴(yán)格遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、拆散、圈劃、抽取、增添、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。人事檔案一般不外借，如必須借出使用時(shí)，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按期歸還。借用期間不得擅自轉(zhuǎn)借其他人。
綜上淺談，足以說(shuō)明建立健全的保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵，所以在日常的人事檔案管理工作中，我們這些管理人員務(wù)必做到管理的規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，準(zhǔn)確化來(lái)積極的帶動(dòng)現(xiàn)整個(gè)社會(huì)的人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，來(lái)增強(qiáng)檔案管理工作的的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進(jìn)一步的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀分析
1.檔案內(nèi)容不夠完善和系統(tǒng)。目前很多醫(yī)院還沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，所以忽略了對(duì)檔案內(nèi)容的完善性管理，而且管理人員在進(jìn)行檔案內(nèi)容錄入時(shí)沒(méi)有針對(duì)不同進(jìn)行相應(yīng)的分類，這樣會(huì)丟失一些檔案內(nèi)容，不少檔案內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性，增加了查找的難度，也制約了醫(yī)院信息查找工作的進(jìn)一步落實(shí)。所以，醫(yī)院檔案內(nèi)容的完整性與系統(tǒng)性直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀。2.檔案建設(shè)工作缺乏獨(dú)立性。大部分醫(yī)院并沒(méi)有針對(duì)檔案信息創(chuàng)建獨(dú)立的管理部門，使得檔案建設(shè)工作開展中缺乏一定的獨(dú)立性，這在一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院各類檔案無(wú)法與其他檔案明確劃分。由于醫(yī)院檔案的數(shù)量眾多且種類復(fù)雜，想要有效的根據(jù)檔案內(nèi)容順利的開展醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)工作更是難上加難，尤其是與經(jīng)濟(jì)效益有關(guān)的核算工作，將會(huì)影響醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，所以，醫(yī)院檔案的創(chuàng)建問(wèn)題直接引發(fā)了醫(yī)院檔案管理工作的問(wèn)題。3.檔案內(nèi)容得不到及時(shí)的更新，效用得不到真正發(fā)揮。檔案內(nèi)容會(huì)隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展而有所變化的，所以，在實(shí)際開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行更新。可是，很多醫(yī)院往往忽略了對(duì)檔案及時(shí)有效的更新，導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容嚴(yán)重缺乏時(shí)效性，這樣就可能增加醫(yī)院管理人員的工作難度。另外，如果無(wú)法及時(shí)更新醫(yī)院檔案內(nèi)容，就會(huì)降低醫(yī)院檔案內(nèi)容的真實(shí)性，檔案內(nèi)容也無(wú)法體現(xiàn)出醫(yī)院的真實(shí)經(jīng)濟(jì)狀況，制約著醫(yī)院管理人員的工作落實(shí)，嚴(yán)重的還會(huì)影響醫(yī)院的未來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，影響醫(yī)院資源的配置優(yōu)化，也會(huì)影響醫(yī)院服務(wù)工作的質(zhì)量提升。
二、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值
1.實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案與資料的有效整理。檔案所記載的都是醫(yī)院重要的信息和資源，對(duì)檔案進(jìn)行有效建立能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)檔案的有效整理。通過(guò)檔案管理人員完成對(duì)醫(yī)院檔案的整理，使得醫(yī)院各項(xiàng)資料能夠明確的標(biāo)準(zhǔn)日期和類別，而且依據(jù)檔案內(nèi)容的自身價(jià)值做好分類儲(chǔ)存。通過(guò)檔案管理人員檔案管理工作的落實(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案信息安全性的提升，還能降低醫(yī)院檔案信息的非法篡改，在一定程度上緩解了醫(yī)院管理工作的風(fēng)險(xiǎn)，提升了醫(yī)院管理工作的總體安全性。為內(nèi)部人員資料查看提供了方便。創(chuàng)建醫(yī)院檔案并進(jìn)行有效的管理，能夠?yàn)楦邔尤藛T決策時(shí)提供可靠的依據(jù)，便捷的查看到醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療用品的采購(gòu)、工程及技術(shù)合同和各項(xiàng)醫(yī)療票據(jù)的內(nèi)容，進(jìn)一步把醫(yī)院的現(xiàn)狀控制在一定范圍內(nèi)。醫(yī)院管理人員及檔案管理人員需要不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息的掌握程度，這樣才能有效提升醫(yī)院管理質(zhì)量，并且還能提升醫(yī)院工作人員查找資料的效率，最終充分體現(xiàn)出了醫(yī)院檔案管理工作的自身作用。2.明確醫(yī)院檔案管理的期限。檔案內(nèi)容有效的存儲(chǔ)和管理對(duì)于醫(yī)院之后的發(fā)展有很關(guān)鍵的參考意義。就拿財(cái)務(wù)檔案來(lái)講，醫(yī)院檔案可以對(duì)年度財(cái)務(wù)情況進(jìn)行整體統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而讓醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)告可以按照其管理期限進(jìn)行排列，一些財(cái)務(wù)報(bào)告起到了至關(guān)重要的作用，因此被長(zhǎng)期管理起來(lái)，但是一些財(cái)務(wù)報(bào)告依然能夠通過(guò)自身作用的高低程度進(jìn)行仔細(xì)劃分。如果能夠充分發(fā)揮出醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案資料的重要作用，那么醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案則能夠進(jìn)一步確定下來(lái)。通過(guò)發(fā)揮醫(yī)院檔案資料在管理工作中的作用，能夠提升醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)濟(jì)發(fā)展的安全可靠性，還能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源的合理配置。
三、提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中地位的途徑
1.以增強(qiáng)檔案管理人員技術(shù)專業(yè)性為基礎(chǔ)。醫(yī)院開展管理工作主要是通過(guò)管理專業(yè)人員實(shí)施，所以醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的考核與培訓(xùn)，為其創(chuàng)造學(xué)習(xí)與交流的機(jī)會(huì)，并根據(jù)考核結(jié)果創(chuàng)建相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，這樣能夠提升其學(xué)習(xí)的主動(dòng)性。只有不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，才能充分發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案的自身作用，才能確保醫(yī)院檔案在管理工作中的重要價(jià)值。2.成立獨(dú)立的檔案管理部門。為了確保醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中所形成的各項(xiàng)信息資料得到有效的保存和管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，需要?jiǎng)?chuàng)建獨(dú)立的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的建設(shè)工作，同時(shí)指派專職人員，另外，一些工作人員需要加強(qiáng)檔案管理工作的關(guān)注度，這樣才能更加明確醫(yī)院的收支狀況。3.充分發(fā)揮先進(jìn)信息技術(shù)的作用。科技的快速發(fā)展推動(dòng)了我國(guó)各個(gè)行業(yè)的進(jìn)步，在這種局勢(shì)下醫(yī)院開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)該全面發(fā)揮先進(jìn)信息技術(shù)的作用和優(yōu)勢(shì)，經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析檔案信息在醫(yī)院檔案管理工作中的作用不難發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案在管理工作起到了不可替代的作用。檔案管理人員的操作水平需要進(jìn)一步提升，充分發(fā)掘檔案資料的自身作用，并且創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理單位，并引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，這樣就能夠發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理工作的最大功效，才能充分發(fā)揮檔案資料的自身作用，才能穩(wěn)固自身地位，才能給醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。另外，還要不斷加大醫(yī)院檔案管理工作的宣傳力度，才能讓人們進(jìn)一步了解醫(yī)院檔案管理工作，并推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下醫(yī)療領(lǐng)域得到了非常廣泛的發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)療服務(wù)的要求也越來(lái)越高。為了保證醫(yī)院各項(xiàng)工作能夠有序的進(jìn)行，需要加強(qiáng)檔案管理。首先醫(yī)院需要明確了解醫(yī)院檔案管理的實(shí)際發(fā)展情況，繼而針對(duì)開展醫(yī)院檔案在檔案管理中的價(jià)值及地位提升的途徑進(jìn)行探討和研究。
參考文獻(xiàn)：
[1]邱琳.淺談醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中的價(jià)值和地位[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(9):83-84.
（一）加強(qiáng)觀念的轉(zhuǎn)變
在現(xiàn)代化檔案管理工作中，需要有效的轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理論，推動(dòng)檔案工作向檔案信息中心的過(guò)渡，確保檔案資源能夠得以合理的開發(fā)和利用。作為檔案工作者需要進(jìn)一步加強(qiáng)自身的責(zé)任感和使命感，利用現(xiàn)代化管理手段來(lái)提升檔案管理的水平，使其與時(shí)代的發(fā)展要求相適應(yīng)。進(jìn)一步加快檔案管理工作向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)邁進(jìn)。
（二）提升文化館檔案工作者的素質(zhì)水平
在文化館藝術(shù)檔案管理工作中，檔案人員作為檔案管理的重要因素，其人員的整體素質(zhì)直接關(guān)系到文化檔案的利用水平。所以需要加強(qiáng)文化館檔案工作人員整體素質(zhì)的提升。作為檔案管理人員，由于工作較為繁瑣，所以需要樹立正確的工作態(tài)度和工作，加強(qiáng)日常工作中檔案收集和整理工作。同時(shí)檔案管理人員還要不斷對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟悉的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用。另外文化館還需要為檔案管理人員創(chuàng)造一個(gè)良好學(xué)習(xí)平臺(tái)，加大對(duì)作者的培訓(xùn)力度，從而不斷提升檔案工作者整體能力。
（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
當(dāng)前我們處于信息化社會(huì)，在我們生活中信息化技術(shù)應(yīng)滲透到方方面面，網(wǎng)絡(luò)在我們工作和學(xué)習(xí)中成為不可或缺的重要工具。在這種社會(huì)信息化潮流中，文化信息流通速度較快，這就需要文化館需要充分的借助信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)營(yíng)造產(chǎn)生群眾文化活動(dòng)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，確保文化信息能夠得到得到快速的流通，使用戶能夠及時(shí)獲取所需要的信息，確保文化活動(dòng)檔案信息資源能夠與社會(huì)發(fā)展要求相一致，加快文化建設(shè)的進(jìn)程。
二、進(jìn)一步對(duì)文化館檔案管理體制進(jìn)行優(yōu)化
（一）完善相關(guān)規(guī)章制度
法制化為開展檔案控制活動(dòng)的關(guān)鍵前提，同時(shí)為不斷提高檔案控制活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)性水平的保障，為了保證檔案控制活動(dòng)順利開展，則一定要積極貫徹依法治檔，能夠不斷提高其制度化水平。社會(huì)快速進(jìn)步，檔案工作出現(xiàn)了明顯的調(diào)整，特別為檔案控制設(shè)施更新?lián)Q代，設(shè)施層次不斷提高，檔案種類載體多樣化等突出性質(zhì)，推動(dòng)了檔案控制手段同樣應(yīng)當(dāng)進(jìn)行創(chuàng)新，和社會(huì)發(fā)展保持一致。所有檔案人員一定要樹立憂患觀念，產(chǎn)生緊迫感，從業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)還有控制實(shí)施能力等角度持續(xù)增強(qiáng)，持續(xù)發(fā)展，和形勢(shì)標(biāo)準(zhǔn)保持一致，積極貫徹依法治檔，營(yíng)造出科學(xué)合理的檔案法律體系，營(yíng)造完善檔案控制體系。必須通過(guò)上述方式，方可不斷提高檔案控制活動(dòng)自身制度化水平，推動(dòng)其產(chǎn)生應(yīng)有的作用及影響。
（二）統(tǒng)一部門規(guī)劃
通常而言文化館不同檔案資料獨(dú)立控制，不但容易出現(xiàn)遺漏，同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)性水平非常低。經(jīng)過(guò)檔案機(jī)構(gòu)開展綜合控制之后，能夠營(yíng)造出科學(xué)合理的檔案控制體系，營(yíng)造出齊抓共管的局面。
（三）獨(dú)立劃分檔案職能
將檔案室獨(dú)立劃出來(lái)，使其與其他職能科學(xué)在地位上保持平等，使其具有一定的自主性，能夠?qū)ξ幕^內(nèi)的所有文化檔案資料進(jìn)行合理控制，使其在職能方面具有一定的影響作用，這樣才能充分的發(fā)揮檔案室的功能性，確保文化館檔案管理水平的提升。
（四）做好檔案管理的保密工作
一、醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要性
（一）提高醫(yī)院人事管理質(zhì)量。醫(yī)院人事管理質(zhì)量的提升，不僅要對(duì)個(gè)人表現(xiàn)出的工作狀態(tài)、能力、成績(jī)進(jìn)行監(jiān)管，還要借助人事檔案，嚴(yán)格審查個(gè)人學(xué)歷、工作經(jīng)歷、背景等，避免出現(xiàn)學(xué)歷造假、身份造假等情況，所以加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，對(duì)提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量具有非常重要的作用。（二）增強(qiáng)醫(yī)院對(duì)人員的信息保護(hù)工作。人員的信息尤其是個(gè)人隱私信息是受法律保護(hù)的，在法律未允許的前提下不能隨便暴露，醫(yī)院人事檔案管理通過(guò)紙質(zhì)、電子形式進(jìn)行保存，對(duì)保護(hù)人員檔案信息的安全性加上了“雙保險(xiǎn)”，最大限度地避免了因人員信息泄露而產(chǎn)生的嚴(yán)重后果。（三）為醫(yī)院完善整體的管理體系添磚加瓦。醫(yī)院人事檔案管理也是醫(yī)院整體管理體系中的重要組成部分，提升其管理效率和質(zhì)量，本質(zhì)上也是推動(dòng)醫(yī)院整體管理體系的不斷完善，繼而促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的不斷提升。而隨著檔案管理越發(fā)受到社會(huì)的高度重視，其在為醫(yī)院完善整體的管理體系的過(guò)程中也發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。
二、醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策
（一）進(jìn)一步強(qiáng)化紙質(zhì)檔案保存措施。1.加入防火、防水設(shè)備。目前，醫(yī)院人事檔案的安全管理措施并不到位，部分非常重要的檔案材料、對(duì)外合同、醫(yī)院重要人事資料等都被簡(jiǎn)單放入柜子里鎖起來(lái)，一旦遇到火災(zāi)水災(zāi)，難保這些檔案材料不受損害。所以醫(yī)院檔案管理辦公室要對(duì)檔案保存的地方進(jìn)行防火防水處理。2.及時(shí)清理，防止蟲蛀霉變。有些人事當(dāng)時(shí)因?yàn)槌Ｄ瓴粍?dòng)，已經(jīng)嚴(yán)重積灰，極易出現(xiàn)蟲蛀霉變等情況。作為檔案管理員，必須要及時(shí)清理這些重要檔案，及時(shí)噴灑霧狀或放置固體的防蟲劑，同時(shí)要定期把檔案拿出來(lái)曬一曬，防止其出現(xiàn)霉變。（二）定期更新人事檔案信息。1.讓人員定期填寫最新的檔案信息。人員的某些信息，例如家庭住址、手機(jī)號(hào)碼等都是可以變換的，為保證檔案信息的真實(shí)性，醫(yī)院必須讓每名人員定期填寫最新的檔案信息，重點(diǎn)關(guān)注那些常變動(dòng)的信息，如上述提到的家庭住址和手機(jī)號(hào)碼。2.必須修改超過(guò)年限的檔案信息。有些檔案信息由于長(zhǎng)期封存，已經(jīng)超過(guò)了保存年限，對(duì)于這些檔案信息，檔案員不能一刀切地把它們?nèi)慷继幚淼簦切枰匦滦抻喴恍┍容^重要的檔案信息，如果在修訂過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有信息不符的地方，一定要及時(shí)詢問(wèn)本人弄清楚信息，這樣才不會(huì)讓珍貴的檔案信息資源白白流失。（三）完善電子檔案管理手段。1.開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機(jī)APP。電子檔案管理系統(tǒng)通常都是PC版的，但是隨著智能手機(jī)的大面積推廣和普及，醫(yī)院作為電子檔案管理系統(tǒng)的擁有者和使用者，必須要緊跟時(shí)代潮流，積極與軟件企業(yè)合作開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機(jī)APP，這樣既可以方便檔案管理員的工作，又可以為檔案管理提供軟件層面的“雙保險(xiǎn)”，一舉兩得。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全保護(hù)，防止病毒入侵。醫(yī)院人事檔案信息非常珍貴，這也會(huì)引起網(wǎng)絡(luò)黑客的注意，為避免這些重要的資料遭遇黑手，醫(yī)院必須要協(xié)同網(wǎng)絡(luò)管理部門加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全保護(hù)工作，通過(guò)訂購(gòu)專業(yè)的防病毒軟件、防火墻、建立內(nèi)外網(wǎng)隔離系統(tǒng)等方式防止病毒入侵。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，本文分析了醫(yī)院人事檔案管理的重要性以及相關(guān)的管理對(duì)策，人事檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量、增強(qiáng)醫(yī)院對(duì)人員的信息保護(hù)工作以及完善醫(yī)院整體的管理體系三個(gè)方面，而基于其重要性，相關(guān)的管理對(duì)策也需要從紙質(zhì)檔案保存、檔案信息維護(hù)以及電子檔案管理升級(jí)三個(gè)方面進(jìn)行，多管齊下，從而使人事檔案管理工作邁上新臺(tái)階。
【參考文獻(xiàn)】
本文以河南油田檔案管理為例，論述信息化建設(shè)的重要性。在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。檔案部門和各級(jí)政府要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作；另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。
一、加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化
一是檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案目錄數(shù)字化能有效提高檔案查詢和調(diào)閱的效率。河南油田檔案館以加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為首選，建立文書、財(cái)務(wù)、勘探開發(fā)、人事等各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)進(jìn)行檔案利用檢索，提高了檔案利用效率、檔案檢索速度、提高館（室）檔案的了解度以及檔案的查準(zhǔn)率。二是以“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、分批分期”的原則實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化。在全文數(shù)字化工作中優(yōu)先對(duì)特定時(shí)期，特殊原因造成的因形式和保管條件限制而導(dǎo)致部分損毀或即將損毀的檔案，紙質(zhì)較差或酸度較高的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化。三是在做好以上兩方面的同時(shí)，及時(shí)做好每年度電子檔案的歸檔案工作，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)格式，接收單位移交的電子目錄和電子文件以后將電子目錄導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，將電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案。四是依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本地區(qū)，本館的實(shí)際情況，對(duì)館藏中準(zhǔn)備上網(wǎng)公布的檔案，分門別類、分批分期的進(jìn)行數(shù)字處理。
二、依托OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理創(chuàng)建文檔一體化流程全新的理念
企業(yè)的信息化建設(shè)步伐加快。為承擔(dān)企業(yè)各種職能和各種業(yè)務(wù)活動(dòng)投入運(yùn)行了各種信息化管理系統(tǒng)，如何適應(yīng)新形式開展檔案工作，使信息系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件做到同步歸檔，是油田檔案工作面臨的新形式，油田經(jīng)過(guò)先后兩次到齊魯石化、揚(yáng)子石化等5家單位考察電子檔案歸檔情況。依據(jù)河南油田實(shí)際情況，建立了依托OA辦公信息系統(tǒng)的文檔一體化體系，使電子文件經(jīng)過(guò)起草、傳閱、審核、會(huì)簽等過(guò)程流轉(zhuǎn)完畢自動(dòng)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)完成歸檔收集的方式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。 實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)經(jīng)過(guò)技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無(wú)逢的互操作平臺(tái)。計(jì)劃在不久的將來(lái)，我們將在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)ERP管理系統(tǒng)、工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)一體化歸檔案管理。
三、建立復(fù)合型的企業(yè)檔案管理隊(duì)伍
加強(qiáng)工作責(zé)任感，樹立現(xiàn)代化管理思想，要在掌握外語(yǔ)、機(jī)算網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)以及電子文件管理知識(shí)上下功夫，使檔案工作者具備一定的適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)。為適應(yīng)信息化檔案的形勢(shì)，我們要具備兩方面的技能，一是具備獲取、加工、利用信息的能力，我們要能夠明確社會(huì)的檔案信息需求，對(duì)所管理和獲取的檔案信息有進(jìn)行綜合分析的能力，并將加工的信息成果以一定的形式為利用者提供全新的、深層次的信息服務(wù)，并且能據(jù)此成為一個(gè)終身學(xué)習(xí)者；二是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案信息的技能。
四、加強(qiáng)電子文件全過(guò)程管理
由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過(guò)程的目的，則應(yīng)對(duì)原稿進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。必要時(shí)應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從人口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案?jìng)浞?、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]范海英.淺談企業(yè)數(shù)字檔案館的開發(fā)與應(yīng)用[J].檔案管理.2011（2）
1.提高對(duì)移民檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
移民檔案包括移民政策與法規(guī)、移民經(jīng)濟(jì)開發(fā)、移民安置規(guī)劃、移民安置實(shí)施等特殊內(nèi)容。移民檔案是移民搬遷安置和扶持發(fā)展全過(guò)程的真實(shí)記錄和客觀反映,是全面鑒定移民安置質(zhì)量和移民工程質(zhì)量的重要依據(jù),是移民工作驗(yàn)收的基礎(chǔ)和依據(jù)。移民檔案以其數(shù)量巨大、時(shí)間跨度長(zhǎng)、涉及面廣、類別眾多,成為不可再生的歷史資源,也成為日后處理各項(xiàng)糾紛、分清原因、確定責(zé)任、避免麻煩,最直接和最有力的憑證材料,并為今后移民工作的進(jìn)一步開展,提供了第一手的參考資料。因此,充分認(rèn)識(shí)移民檔案工作的重要性和必要性,是做好移民檔案工作的前提條件。思想決定行動(dòng),在這個(gè)意義上講,認(rèn)識(shí)程度的高低,也就成為檢驗(yàn)其能否做好移民檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)。特別是有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)和直接從事移民工作的人員,一定要本著對(duì)國(guó)家、社會(huì)和移民高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,對(duì)歷史和子孫高度負(fù)責(zé)的精神,用科學(xué)發(fā)展觀的理論做指導(dǎo),堅(jiān)持以人為本、尊重歷史、尊重科學(xué),高度重視移民檔案工作,不辜負(fù)歷史的重托,加大移民檔案管理工作的投入,采用先進(jìn)技術(shù),把移民檔案管理好,最大限度發(fā)揮移民檔案的作用,實(shí)現(xiàn)移民檔案的價(jià)值。
2.結(jié)合實(shí)際做好收集工作
檔案收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)與前提條件。具體講,在移民檔案收集工作中重點(diǎn)要做好以下材料的收集:
2.1注意移民前期文件材料的收集
無(wú)論是因地質(zhì)災(zāi)害還是經(jīng)濟(jì)建設(shè)引起的移民搬遷都要進(jìn)行前期的調(diào)查和可行性論證,在調(diào)查、分析和評(píng)估的基礎(chǔ)上,確定移民生產(chǎn)安置方針、規(guī)劃等實(shí)施報(bào)告。這些工作形成的檔案資料,是確定移民搬遷與安置項(xiàng)目的依據(jù)。尤其要注意加強(qiáng)對(duì)前期形成的環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、地質(zhì)勘探報(bào)告、各類比例尺地形圖等內(nèi)容檔案的收集,因?yàn)檫@些檔案體現(xiàn)著遷建復(fù)建地區(qū)的生態(tài)環(huán)境和土地承載能力,及開發(fā)、改造、調(diào)整土地的位置和面積,是監(jiān)督質(zhì)量、控制投資、生產(chǎn)安置、承包土地的依據(jù)性檔案。另一方面,要注意地質(zhì)勘探中形成物探報(bào)告、地質(zhì)報(bào)告、鉆孔柱狀圖等內(nèi)容的檔案材料的收集,因?yàn)檫@部分檔案內(nèi)容反映著項(xiàng)目區(qū)域內(nèi)的滑動(dòng)面位置、巖性、地質(zhì)構(gòu)造等地理?xiàng)l件。這是關(guān)系到工程項(xiàng)目的安全、人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全和子孫后代的大事,是防御今后因地質(zhì)結(jié)構(gòu)變化,發(fā)生災(zāi)害的重要依性檔案。
2.2注意各類管理文件材料的收集
管理性文件材料是記述移民工作實(shí)施過(guò)程的重要檔案材料,是維護(hù)移民和移民管理部門雙方利益、解決糾紛的憑證性材料,在收集過(guò)程中應(yīng)予以足夠重視,作為重點(diǎn)進(jìn)行收集。特別是所在省、市頒布的有關(guān)移民內(nèi)容的實(shí)施條例、細(xì)則和補(bǔ)充文件及移民事實(shí)機(jī)構(gòu)與移民對(duì)象簽定的合同協(xié)議等文件材料,都是開展移民工作不可缺少的重要依據(jù),也是后期解決各方糾紛的重要憑證性材料。管理性文件材料還應(yīng)該包括移民事實(shí)與管理機(jī)構(gòu)在移民管理工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料,既包括移民機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理工作的文件材料,也包括移民機(jī)構(gòu)在履行職能過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料,特別是調(diào)解處理糾紛產(chǎn)生的協(xié)議或合同等材料,均應(yīng)作為重要的文件材料予以歸檔。
2.3移民搬遷安置檔案
移民搬遷安置檔案是移民工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在這部分檔案中,首先要?dú)w檔的應(yīng)該是反映搬遷安置過(guò)程與實(shí)際情況的檔案材料。因移民搬遷項(xiàng)目一般實(shí)施工期都較長(zhǎng),搬遷安置規(guī)劃的基準(zhǔn)年與規(guī)劃設(shè)計(jì)水平年之間少則相差一、兩年,多則五年以上。所以,形成的檔案具有時(shí)間長(zhǎng),范圍廣,數(shù)量多,內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)。如移民安置情況統(tǒng)計(jì)表,包括征用耕地的數(shù)量,搬遷人員、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)數(shù)量,項(xiàng)目補(bǔ)償資金的數(shù)額及認(rèn)定移民資格的依據(jù)等材料,都要及時(shí)建立移民搬遷安置檔案數(shù)據(jù)庫(kù),提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),分析移民數(shù)據(jù)信息,提高移民管理工作人員的工作效率,節(jié)省時(shí)間、人力、物力等資源。
2.4移民項(xiàng)目建設(shè)檔案
是在移民安置過(guò)程中,按專項(xiàng)規(guī)劃報(bào)告進(jìn)行的基本建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容,主要應(yīng)包括:城鎮(zhèn)遷建的規(guī)劃設(shè)計(jì);移民安置的土地開發(fā)、改選、結(jié)構(gòu)調(diào)整;企業(yè)還建的技術(shù)改造、重組、招商、對(duì)口支援;電力、通信、供水、學(xué)校等專項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施復(fù)建;地質(zhì)災(zāi)害安全性評(píng)估、預(yù)防、治理和預(yù)警監(jiān)測(cè)系統(tǒng)建設(shè);地面、地下文物保護(hù)措施;植樹造林、種草、污水處理、垃圾填埋等環(huán)境保護(hù)等項(xiàng)內(nèi)容。這些項(xiàng)目檔案的收集,應(yīng)按基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的要求進(jìn)行。具體應(yīng)包括項(xiàng)目前期文件材料、實(shí)施過(guò)程和竣工驗(yàn)收的文件材料。
2.5移民會(huì)計(jì)檔案
移民會(huì)計(jì)檔案是反映移民經(jīng)費(fèi)使用情況的第一手材料。主要包括概算、預(yù)算、決算、憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等幾大類。具體內(nèi)容如下:
1)直接對(duì)每一個(gè)住戶進(jìn)行的補(bǔ)償,包括拆除損壞的房屋以及其他損壞的個(gè)人財(cái)產(chǎn),安置用房、搬遷獎(jiǎng)勵(lì)、搬遷補(bǔ)助、工資補(bǔ)貼以及臨時(shí)過(guò)渡的房租補(bǔ)貼等。
2)對(duì)受影響的單位、社區(qū)的補(bǔ)償,如對(duì)搬遷的單位的財(cái)產(chǎn)損失的補(bǔ)償,對(duì)需要搬遷的新基地的征地補(bǔ)償,以及企業(yè)停產(chǎn)的損失補(bǔ)償。在農(nóng)村,這類補(bǔ)償包括對(duì)鄉(xiāng)、村的農(nóng)地補(bǔ)償,鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)搬遷的補(bǔ)償,停產(chǎn)停工的補(bǔ)償,搬遷的補(bǔ)償?shù)鹊?。另?由于耕地減少而所需的勞力安置補(bǔ)償都屬于這一類。
3)搬遷的費(fèi)用預(yù)算里包含著項(xiàng)目的內(nèi)容和移民安置戰(zhàn)略進(jìn)行實(shí)施而需要的費(fèi)用,并包括不可預(yù)見費(fèi)用,如物價(jià)上漲等因素。
4)實(shí)物指標(biāo)補(bǔ)償,內(nèi)容包括對(duì)專業(yè)設(shè)施,公共基礎(chǔ)設(shè)施,文物古跡等內(nèi)容的補(bǔ)償。
5)移民經(jīng)費(fèi)內(nèi)包括移民戶和移民單位補(bǔ)償資金結(jié)算書等。這些檔案清楚記載著各單位、每一戶、每一人補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用,涉及成百上千的單位及千家萬(wàn)戶的切身利益,是調(diào)解裁決移民糾紛的憑證和依據(jù),詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案也為幾年調(diào)整一次概算,每年測(cè)算一次移民補(bǔ)償投資的價(jià)格指數(shù)和差價(jià)奠定了基礎(chǔ),成為“靜態(tài)控制,動(dòng)態(tài)管理”的依據(jù)。
3.加強(qiáng)管理,提高移民檔案的管理水平
加強(qiáng)管理,首先是要加強(qiáng)對(duì)移民檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),完善相關(guān)的檔案管理制度,并在人員、經(jīng)費(fèi)、檔案管理設(shè)備設(shè)施等方面為移民檔案工作的開展創(chuàng)造條件、提供保障,使檔案工作與單位現(xiàn)代化管理水平同步發(fā)展。其次要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè),在完成檔案收集工作的同時(shí),要加強(qiáng)檔案整編工作,努力提高檔案管理水平,這也是體現(xiàn)移民檔案管理出效益的關(guān)鍵。按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理各類移民檔案是加強(qiáng)移民檔案管理的基礎(chǔ)。具體應(yīng)注意以下原則:對(duì)移民分戶檔案,一定要按戶進(jìn)行整理建檔,特別要注重土地房屋產(chǎn)權(quán)證的整理;對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案要按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定,按項(xiàng)目進(jìn)行整理;對(duì)文書檔案按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》或《歸檔文件整理規(guī)則》的要求按件進(jìn)行整理;對(duì)會(huì)計(jì)檔案要按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,分別按報(bào)表、賬簿、憑證、其他等四類進(jìn)行整理立卷;對(duì)聲像、光盤等特殊載體檔案的整理,要按照《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。同時(shí)還要進(jìn)一步加強(qiáng)移民檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),從而提高移民檔案管理水平。這也是最大限度發(fā)揮移民檔案作用的必由之路。
醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個(gè)重要組成部分，是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要參考價(jià)值。當(dāng)前，如何準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，對(duì)促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要作用，筆者結(jié)合多年檔案管理實(shí)踐，探討一下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的幾條途徑。
1加強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)
加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無(wú)的模糊認(rèn)識(shí)。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級(jí)干部檔案工作認(rèn)識(shí)，才能使檔案工作順利開展。
2健全醫(yī)院檔案管理制度
醫(yī)院檔案管理制度內(nèi)容十分廣泛，如檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法之中。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜、部門眾多而又分散、專業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管要求及機(jī)密程度高低差異懸殊等特點(diǎn)，因此，應(yīng)建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門、醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各科室干部和醫(yī)護(hù)技術(shù)人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會(huì)影響檔案的收集工作。這就需要建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫(yī)院全員檔案意識(shí)、積極配合檔案部門工作主動(dòng)歸檔的同時(shí)，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性。
3拓展醫(yī)院檔案歸檔范圍
醫(yī)院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問(wèn)題。因此，拓展歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營(yíng)方面，所進(jìn)行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應(yīng)實(shí)行歸檔收集。又如提倡采購(gòu)招標(biāo)，其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。所以，要進(jìn)一步健全檔案管理組織，落實(shí)專人收集。
4重視檔案資源的開發(fā)利用
檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，一方面，通過(guò)檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)；另一方面，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。
5加強(qiáng)病案的規(guī)范化建設(shè)
檔案管理必須強(qiáng)調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育，提高對(duì)病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，使醫(yī)務(wù)人員從思想上以予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)病案書寫規(guī)章制度，加強(qiáng)病案書寫規(guī)范化的培訓(xùn)，要實(shí)行專人負(fù)責(zé)。當(dāng)前在病歷書寫中存在代上級(jí)醫(yī)師簽名的現(xiàn)象，反映了各級(jí)醫(yī)師對(duì)病案書寫的嚴(yán)肅性缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，要強(qiáng)化管理抓落實(shí)。實(shí)行監(jiān)督制度，對(duì)病歷實(shí)行抽查，有獎(jiǎng)有罰， 要使職工明確病歷既反映了一個(gè)人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。病歷質(zhì)量低下，很可能由此引起醫(yī)患糾紛。
6積極制定相應(yīng)的考核制度
檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，要使各級(jí)嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，還須建立相應(yīng)的考核制度。筆者所在醫(yī)院將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，將檔案管理與科主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化。
7實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化
充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計(jì)算機(jī)管理，將檔案內(nèi)容按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)等分門別類地輸入計(jì)算機(jī)，這具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，使查檔案材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始勞動(dòng)，變得在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問(wèn)題。這樣既是人類勞動(dòng)能力的解決，更是工作質(zhì)量的飛躍。加大電子檔案管理相關(guān)規(guī)范的宣傳教育，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
8實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化
地區(qū)醫(yī)院積極實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化，辦公設(shè)備自動(dòng)化，保管設(shè)施配套化，建立了人事檔案專用庫(kù)房，做到檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室“三室”分開，配備計(jì)算機(jī)，打孔切紙機(jī)和打印復(fù)印、擋描一體機(jī)及照相機(jī)等器材設(shè)備，并在檔案庫(kù)房添置空調(diào)、滅菌機(jī)、去濕機(jī)及滅火器等設(shè)備，嚴(yán)格執(zhí)行防火，防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等六防措施，確保了檔案保管的安全，為檔案保存提供了更為舒適的環(huán)境。
