時(shí)間：2023-07-11 09:21:12
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紙質(zhì)資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價(jià)值。硬盤和計(jì)算機(jī)光盤是電子檔案管理的主要存儲(chǔ)介質(zhì)。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的是，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案的存儲(chǔ)，還實(shí)現(xiàn)了資料的傳送和處理。
當(dāng)前，信息化、多元化成為時(shí)展的主題，對(duì)于檔案管理的質(zhì)量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法滿足這一需求。然而，不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)，決定了它的不可替代性。同時(shí)，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關(guān)，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。
1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性
首先，無(wú)論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和整合，并充分運(yùn)用信息化技術(shù)。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理無(wú)論在管理方式上，還是在管理質(zhì)量以及技術(shù)水平上，都明顯優(yōu)于前者。但這一點(diǎn)并不否定兩者基本原理上的共通性。
其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統(tǒng)檔案之間有著密不可分的聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案所管理的信息，具有很大的真實(shí)性，屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)。電子檔案管理，由于受到網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實(shí)性和可靠性，需要傳統(tǒng)的檔案資料來(lái)加以保證。
最后，電子檔案的信息量，隨著傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)而逐漸擴(kuò)大。電子檔案是基于信息技術(shù)而建立的，大容量正是其優(yōu)勢(shì)之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲(chǔ)為電子檔案，同時(shí)還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計(jì)算機(jī)技術(shù)而存在的，因此在調(diào)用所需資料時(shí)，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案時(shí)，可以很方便地調(diào)出，直接獲取所需的資料和信息。
1.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異
1.2.1 管理方式不同
電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案的一級(jí)管理，這是由電子檔案的本質(zhì)特征所決定的，這一點(diǎn)同傳統(tǒng)檔案存在很大的區(qū)別。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的工作量非常大，在管理檔案時(shí)，首先需要確定和填寫檔案的類型以及日期，然后根據(jù)類型的不同選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)位置。在電子檔案管理工作中，管理人員對(duì)于接受到的文件，可以及時(shí)確定檔案的檔案號(hào)，接下來(lái)采取相應(yīng)的主題來(lái)標(biāo)注檔案的類型，檔案號(hào)具有唯一性，整個(gè)操作過(guò)程有著很高的效率。
1.2.2 保管方式不同
電子檔案存儲(chǔ)的載體是硬盤和電子光盤，在長(zhǎng)期的存儲(chǔ)和使用過(guò)程中，硬盤和光盤會(huì)逐漸老化，同時(shí)由于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代技術(shù)的不斷更新，載體的老化將導(dǎo)致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統(tǒng)的檔案管理在一般情況下，不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失的問(wèn)題，并且具有紙質(zhì)備份。同時(shí)，由于無(wú)需網(wǎng)絡(luò)的參與，因此不會(huì)受到病毒入侵的威脅。
1.2.3 歸檔方式不同
可重復(fù)性和可逆性是電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的特性。管理人員修改檔案信息時(shí)，并不會(huì)留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時(shí)更正錯(cuò)誤信息，但是卻提高了電子檔案內(nèi)容失真的可能性。與之不同的是，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在進(jìn)行歸檔操作時(shí)，同類檔案之間的聯(lián)系較強(qiáng)，擺放檔案時(shí)，也是按照科學(xué)的順序來(lái)分類的。檔案管理人員依照相應(yīng)的程序來(lái)進(jìn)行歸檔操作，因此操作的痕跡將會(huì)被保留下來(lái)。這一點(diǎn)保證了檔案的真實(shí)性與原始性，彌補(bǔ)電子檔案管理的不足。
2 電子檔案管理的利與弊
2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
2.1.1 電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展
無(wú)紙化的辦公模式是電子檔案管理的一個(gè)特色，在很大程度上降低了紙質(zhì)文件的使用數(shù)量。制造紙張的原材料是樹木，檔案管理所需的紙張少了，所需的樹木也會(huì)隨之減少，因此有效改善了樹木砍伐的狀況，保護(hù)森林資源。此外，筆墨、訂書釘、曲別針等工具是紙質(zhì)文件的必備工具，隨著紙質(zhì)文件數(shù)量的減少，對(duì)于這些工具的需求也必然有所降低。
2.1.2 電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案管理工作的主要內(nèi)容，即檔案的歸檔、存儲(chǔ)和查詢。傳統(tǒng)檔案管理模式下，這些工作所需的時(shí)間較多，因此檔案管理工作的效率也受到了影響。而電子檔案管理模式下，檔案歸檔、存儲(chǔ)、查詢的時(shí)間明顯縮短，管理效率獲得提升。數(shù)據(jù)傳輸是電子檔案管理所采取的主要方式，既方便了資料的傳遞和共享，又提高了檔案信息管理和查詢的時(shí)效性，并且不需要張貼和打印文件。
2.2 電子檔案管理的弊端
信息載體的老化和變質(zhì)現(xiàn)象，是電子檔案管理工作中不得不面對(duì)的難題，因此必須加強(qiáng)電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質(zhì)老化而導(dǎo)致的無(wú)法讀取資料的問(wèn)題。目前，云技術(shù)是一種較為常用和有效的保護(hù)方式。
電子檔案管理的操作程序較為復(fù)雜，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作。
黑客攻擊和病毒這些潛在的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，在電子檔案的數(shù)據(jù)傳輸和共享過(guò)程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應(yīng)做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護(hù)好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。
雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高，且國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是一些具體的細(xì)則仍不夠完善，相關(guān)部門應(yīng)該推出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
3 結(jié)束語(yǔ)
電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢(shì)，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來(lái)的一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)該在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理時(shí)，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
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結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問(wèn)題：（1）檔案管理工作流程有待進(jìn)一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠(yuǎn)。同時(shí)，由于實(shí)際工作中檔案管理機(jī)制不完善，加上其它因素的干擾，可能會(huì)造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對(duì)而言，電子檔案由于受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持，實(shí)際的應(yīng)用范圍正在擴(kuò)大。與此同時(shí)，為了更好的加深對(duì)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識(shí)別、存儲(chǔ)形式直觀，但在長(zhǎng)時(shí)間的保存中可能會(huì)丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時(shí)可共享、對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求低等。
2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別
2.1 歸檔方式方面有所差異
結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實(shí)際的應(yīng)用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進(jìn)行快速的修改，且不會(huì)留下痕跡，其載體并不固定。實(shí)際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對(duì)檔案進(jìn)行修改。因此，電子檔案歸檔中應(yīng)注重?cái)?shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證及保密機(jī)制等技術(shù)措施的合理運(yùn)用，確保文件在保存與處理的過(guò)程中不會(huì)出錯(cuò)，增強(qiáng)電子文件的真實(shí)可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對(duì)而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡(jiǎn)單。通過(guò)相關(guān)部門出具的證明，可對(duì)既有的檔案材料進(jìn)行修改，修改的過(guò)程中由于其為紙制品，缺乏嚴(yán)格的驗(yàn)證程序，材料的保密性要求并不高。
2.2 歸檔時(shí)間不同
當(dāng)文件辦理完成后，電子檔案可隨時(shí)進(jìn)行歸檔，或在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門，并需要通過(guò)電子數(shù)碼簽名的方式進(jìn)行身份認(rèn)證，最終由檔案管理工作人員進(jìn)行登記。在管理電子檔案的過(guò)程中，需要進(jìn)行訪問(wèn)限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一整理，并定期對(duì)所有檔案進(jìn)行更新整理，管理中的流程性突出。
2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進(jìn)行操作完成。同時(shí)，檔案部門接收到電子文件后應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對(duì)紙制品材料進(jìn)行存儲(chǔ)，管理中占用一定的空間，并需要嚴(yán)格控制存儲(chǔ)環(huán)境，實(shí)際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進(jìn)行唯一的文件編號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)與檔案號(hào)，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。
3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動(dòng)中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過(guò)程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個(gè)獨(dú)特的特點(diǎn)，就是憑證性、規(guī)范性和時(shí)效性。合同作為企業(yè)對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時(shí)效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時(shí)間長(zhǎng)，在管理過(guò)程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個(gè)企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)簽訂誰(shuí)履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個(gè)職能部門中。檔案管理部門對(duì)合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會(huì)主動(dòng)將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。
在市場(chǎng)條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過(guò)合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問(wèn)部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的模式，企業(yè)法律顧問(wèn)部門對(duì)一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問(wèn)部門一般是會(huì)簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動(dòng)與法律顧問(wèn)部門就企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對(duì)合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時(shí)歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計(jì)、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時(shí)效性。
二、強(qiáng)化合同檔案過(guò)程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過(guò)程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對(duì)方資信調(diào)查資料、來(lái)往文書、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝F(xiàn)場(chǎng)簽證、會(huì)簽單及合同招投標(biāo)過(guò)程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實(shí)施時(shí)間長(zhǎng)，如大型建筑工程需要幾年時(shí)間，特別有些單位只注重主合同的收集，對(duì)相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會(huì)影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟(jì)合同還牽涉到合同參與人員的廉政問(wèn)題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項(xiàng)大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說(shuō)當(dāng)時(shí)該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時(shí)隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機(jī)關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時(shí)合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過(guò)程的影像檔案和會(huì)議紀(jì)要，整個(gè)工程起止過(guò)程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過(guò)程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計(jì)變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機(jī)關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時(shí)、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問(wèn)部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對(duì)方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時(shí)合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對(duì)于我方先行簽章的合同交付對(duì)方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間（如10個(gè)工作日等）內(nèi)取得對(duì)方簽章的正式合同文本，及時(shí)交合同歸口管理部門歸檔。履行時(shí)間長(zhǎng)的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時(shí)交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時(shí)才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔，雙方在談判過(guò)程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會(huì)簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補(bǔ)充協(xié)議 （有補(bǔ)充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營(yíng)許可證等資信資料；對(duì)方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價(jià)及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會(huì)談?dòng)涗?、中?biāo)單位選擇說(shuō)明等。（7）合同履約過(guò)程材料，（履約過(guò)程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書、往來(lái)信函、電報(bào)、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗(yàn)收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收確認(rèn)書、測(cè)試報(bào)告、工作報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過(guò)程中的有關(guān)上級(jí)主管部門及政府（或相關(guān)部門）報(bào)批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時(shí)一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁(yè)數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時(shí)根據(jù)合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬與檔案移交清單認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運(yùn)行條件的單位可將電子文本實(shí)時(shí)邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實(shí)體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機(jī)聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實(shí)行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項(xiàng)一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過(guò)程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對(duì)單項(xiàng)合同（如采購(gòu)、單項(xiàng)工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強(qiáng)的合同（如建筑、財(cái)務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級(jí)類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)編制合同檔案檢索工具，及時(shí)有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對(duì)合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。
二是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作主動(dòng)性和提高法律意識(shí)，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實(shí)例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實(shí)例的編寫是凸顯檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過(guò)制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點(diǎn)，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對(duì)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
關(guān)鍵詞：工程 合同 檔案
Key words: project contract archives
任何一項(xiàng)工程都要有業(yè)主委托設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工，各方之間的責(zé)任與利益不同，只有通過(guò)合同才能形成相互聯(lián)系和相互制約的機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)工程的目標(biāo)。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強(qiáng)工程施工合同的歸檔管理和開發(fā)利用成為工程施工檔案管理部門面對(duì)的重要課題。合同管理是項(xiàng)目管理的核心，其始終貫穿于項(xiàng)目管理的全過(guò)程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進(jìn)工程中各方維護(hù)自身的利益，確保市場(chǎng)上各種工程活動(dòng)的協(xié)調(diào)有序地運(yùn)行。
一、對(duì)工程合同檔案的理解
工程合同是工程施工單位、承包人、建設(shè)單位、發(fā)包人完成某項(xiàng)工程項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、建筑、安裝工作、建設(shè)單位接受工作成果并支付報(bào)酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應(yīng)該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存。合同檔案內(nèi)容包括投標(biāo)、中標(biāo)書、信件以及數(shù)據(jù)、合同書、電傳、電報(bào)、傳真、電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換等，其中市政工程承包合同實(shí)際包括勘察、設(shè)計(jì)、建筑、安裝合同。
二、工程合同檔案管理的任務(wù)
在工程建設(shè)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我們要培養(yǎng)工程合同意識(shí)，使工程各方都認(rèn)識(shí)到如果不簽訂合同將不利于自身和市場(chǎng)的發(fā)展。首先，在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行分析和合同文本審查，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，然后進(jìn)行工程合同的策劃，為報(bào)價(jià)、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見(jiàn)。其次，當(dāng)合同簽訂后，應(yīng)該對(duì)于合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，收集合同實(shí)施過(guò)程中的信息資料，然后對(duì)此進(jìn)行分析，提出合同實(shí)施方面的意見(jiàn)、建議，建立合同實(shí)施的保證體系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加強(qiáng)工程合同檔案管理質(zhì)量
工程合同管理對(duì)材料的收集是管理的基礎(chǔ)工作，對(duì)此，工程施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的聯(lián)系，檔案管理人員也要跟隨施工進(jìn)度在在收集時(shí)做到有的放矢，保證材料收集的連續(xù)性與完整性。收集的材料除了要完整，還應(yīng)該確保其正確。因而工程監(jiān)理還應(yīng)該檢查合同內(nèi)容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規(guī)范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業(yè)檔案部門留存的建設(shè)工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強(qiáng)合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。
3.2建立健全合同檔案管理機(jī)制
21世紀(jì)是法制的社會(huì)，在工程建設(shè)過(guò)程中我們應(yīng)該簽訂合同，明確了發(fā)包人和承包人在工程中的權(quán)利和義務(wù)，因而企業(yè)要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達(dá)到維護(hù)各方權(quán)益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關(guān)鍵問(wèn)題是如何依法履行。我們應(yīng)該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《建筑法》，規(guī)定合同雙方應(yīng)認(rèn)真履行各自的權(quán)利和義務(wù)，任何一方無(wú)權(quán)隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規(guī)定，都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。這樣充實(shí)完善檔案案卷，科學(xué)地規(guī)范檔案法規(guī)，更進(jìn)一步地加強(qiáng)檔案法規(guī)建設(shè)。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責(zé)任單位及責(zé)任人員和歸檔時(shí)限。合同管理人員要認(rèn)真履行自己的職責(zé)，保證縱企業(yè)各層次關(guān)系明確，在企業(yè)《工程技術(shù)資料管理辦法》中應(yīng)明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產(chǎn)生激勵(lì)作用，確保建設(shè)工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時(shí)性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應(yīng)學(xué)會(huì)用現(xiàn)代的科學(xué)理論完善工程合同檔案管理，進(jìn)行動(dòng)態(tài)性、實(shí)時(shí)性的管理，及時(shí)全面地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并要做好必要的保密工作，維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益。
3.3建立健全合同管理網(wǎng)絡(luò)體系
建筑安裝施工企業(yè)具有跨地區(qū)跨省市、施工點(diǎn)多面廣、施工基地遷移頻繁等特點(diǎn)，因而在工程合同管理中往往會(huì)存在一些問(wèn)題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設(shè)類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則實(shí)行公司和分公司兩級(jí)管理，另外可建立起一個(gè)與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、完整的、穩(wěn)固的合同管理網(wǎng)絡(luò)體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網(wǎng)絡(luò)體系就要求合同管理員經(jīng)常咨詢和查看各級(jí)合同檔案管理的工作狀況，每個(gè)季度各級(jí)合同檔案管理員將這段時(shí)期的檔案管理變化情況報(bào)道給公司合同管理員，加強(qiáng)雙方之間的聯(lián)系。第二，每年各級(jí)合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺(tái)帳一并移交公司經(jīng)營(yíng)部門，然后由公司交企業(yè)檔案部門留存。因?yàn)橥暾钠髽I(yè)建設(shè)工程施工合同管理網(wǎng)絡(luò)是信息暢通的渠道，輔以計(jì)算機(jī)的應(yīng)用則更快捷、容量大。第三，企業(yè)檔案部門收到工程合同后應(yīng)該按合同臺(tái)帳、合同編號(hào)進(jìn)行一一的對(duì)照，發(fā)現(xiàn)有缺的要及時(shí)進(jìn)行追回。接著企業(yè)檔案部門還要對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照責(zé)任者、文件題名、時(shí)間、保管期限、文件字號(hào)、密級(jí)、檔案號(hào)制成檔案的二次文獻(xiàn)輸入計(jì)算機(jī)并組卷歸檔。
三、結(jié)束語(yǔ)
工程建設(shè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設(shè)的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質(zhì)量，以更好的為工程各方創(chuàng)造利益，為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
一、醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問(wèn)題
對(duì)合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視合同檔案管理工作，認(rèn)為合同檔案管理不會(huì)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機(jī)制不完善、管理技術(shù)落后等問(wèn)題。在實(shí)際工作過(guò)程中，檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確等會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來(lái)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展?，F(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關(guān)的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開展無(wú)法可依、無(wú)章可循，是當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問(wèn)題之一。以各部門的協(xié)調(diào)制度來(lái)說(shuō)，合同檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合合同檔案管理機(jī)構(gòu)的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門負(fù)責(zé)合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關(guān)部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無(wú)法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會(huì)各行業(yè)都開始利用信息技術(shù)促進(jìn)自身的發(fā)展。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，必須要跟上時(shí)代步伐，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實(shí)踐過(guò)程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進(jìn)自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時(shí)還要利用信息技術(shù)改進(jìn)合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒(méi)有在合同檔案管理工作上靈活運(yùn)用，使得合同檔案管理信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無(wú)法有效地促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理工作中，但是因?yàn)槿狈染ê贤瑱n案管理工作，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)不高：目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在合同檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高的問(wèn)題，導(dǎo)致合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率無(wú)法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時(shí)，醫(yī)院將一些工作能力不強(qiáng)或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開始對(duì)合同檔案資料進(jìn)行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因?yàn)槿狈π畔⒓夹g(shù)方面的能力，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平無(wú)法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問(wèn)題，合同檔案管理工作人員沒(méi)有進(jìn)行整理和收集，造成合同檔案相關(guān)信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實(shí)踐過(guò)程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒(méi)有得到真正落實(shí)，使醫(yī)院合同檔案信息出現(xiàn)不完整問(wèn)題，給醫(yī)院各部門工作帶來(lái)嚴(yán)重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價(jià)值。
二、醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略
創(chuàng)新管理意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量：在制定合同檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，提高合同檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平，從而提高服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)踐過(guò)程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力相結(jié)合，可以促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在日常工作中，還要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理工作人員的監(jiān)督，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性。創(chuàng)新管理機(jī)制，提升管理水平：在創(chuàng)新管理機(jī)制方面，醫(yī)院必須積極學(xué)習(xí)各行業(yè)在合同檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理技術(shù)，以根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況、工作性質(zhì)和特點(diǎn)，制定出符合本醫(yī)院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時(shí)，還必須將該項(xiàng)工作與醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)制度、經(jīng)營(yíng)模式、經(jīng)濟(jì)水平、企業(yè)文化等有機(jī)結(jié)合起來(lái)，確保該制度能夠有效地協(xié)調(diào)各部門之間的合作，共同推進(jìn)合同檔案管理工作的創(chuàng)新。創(chuàng)新管理隊(duì)伍，提高整體素質(zhì)：醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。首先，必須要強(qiáng)化合同檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項(xiàng)工作；其次，必須要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)、信息技術(shù)能力等方面的培養(yǎng)，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會(huì)發(fā)展需求，推動(dòng)醫(yī)院合同檔案管理不斷創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度：信息技術(shù)在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)于提高合同檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實(shí)踐過(guò)程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院合同檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲(chǔ)、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡(jiǎn)化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準(zhǔn)確和完整，有效避免了手工管理方式出現(xiàn)的各種錯(cuò)誤，大大提高了醫(yī)院合同檔案的利用價(jià)值和有效利用率。
作者:金銀善 單位:延邊大學(xué)附屬醫(yī)院
農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同主要包括村權(quán)屬的荒山、荒地、房屋、廠房、果園、水塘等集體資產(chǎn)、資源的承包、租賃、對(duì)外投資合同及土地流轉(zhuǎn)合同，村民委員會(huì)依法投資開發(fā)的建設(shè)項(xiàng)目合同以及合作開發(fā)的建設(shè)項(xiàng)目合同等其他村級(jí)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)涉及的合同。
二、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同的簽訂程序
農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同的簽訂應(yīng)依相關(guān)法律規(guī)定，按范本簽定。因農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同標(biāo)的特殊性，簽訂前，還須按“三資”管理要求經(jīng)幾道程序，對(duì)村集體資產(chǎn)的處置及集體投資或合作開發(fā)的建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)按民主理財(cái)?shù)摹傲健背绦蚍ㄟM(jìn)行。
所謂“六步”程序法即為如下六步。
第一步：由黨支部提議。村黨支部、村民委員會(huì)、村集體經(jīng)濟(jì)組織、十分之一以上村民聯(lián)名或五分之一以上村民代表聯(lián)名提出的項(xiàng)目議案由村黨支部統(tǒng)一受理，并擬出初步意見(jiàn)。
第二步：村“兩委”聯(lián)席會(huì)議商議。村黨支部擬出初步意見(jiàn)后，村支部書記應(yīng)及時(shí)組織召開“兩委”聯(lián)席會(huì)議，研究提出具體意見(jiàn)和建議。
第三步：黨員大會(huì)審議。對(duì)于“兩委”聯(lián)席會(huì)議形成的意見(jiàn)，黨支部應(yīng)及時(shí)召開黨員大會(huì)進(jìn)行討論和審議，黨員會(huì)議參加的人數(shù)應(yīng)超過(guò)全體黨員的2/3，審議的事項(xiàng)，必須實(shí)到會(huì)半數(shù)以上的黨員同意后，方可向村民會(huì)議或村民代表會(huì)議提交。
第四步：議案公告。黨員大會(huì)通過(guò)的議案在提交村民會(huì)議或村民代表會(huì)議前，要采取書面文字形式向村民進(jìn)行公告，廣泛聽取群眾意見(jiàn)，公告時(shí)間不少于三天。
第五步：村民代表會(huì)議或村民大會(huì)決議。村民會(huì)議和村民代表會(huì)議是農(nóng)村民主決策的基本組織形式。一般情況下，農(nóng)村的重大事項(xiàng)可由村民代表大討論決定。議案經(jīng)公告后，黨支部和村委會(huì)應(yīng)及時(shí)組織召集村民會(huì)議或村民代表會(huì)議，對(duì)議案進(jìn)行討論表決。鄉(xiāng)黨委政府應(yīng)派人參加會(huì)議。表決的結(jié)果及時(shí)上報(bào)鄉(xiāng)黨委政府備案。
第六步：結(jié)果公布。對(duì)村民會(huì)議或村民代表會(huì)議形成的決議，要通過(guò)公開欄及時(shí)進(jìn)行公布，公布時(shí)間一般不少于三天。決議事項(xiàng)應(yīng)在村黨支部領(lǐng)導(dǎo)下游村委會(huì)具體組織實(shí)施。
經(jīng)以上這六步程序通過(guò)后，依法簽訂經(jīng)濟(jì)合同，并上報(bào)鄉(xiāng)經(jīng)營(yíng)管理站審核，無(wú)異議后，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并由鄉(xiāng)經(jīng)營(yíng)管理站備案。對(duì)5000元及以上工程建設(shè)項(xiàng)目，在履行以上民主議事“六步”程序后，應(yīng)由村兩委班子組織，依法實(shí)施公開招投標(biāo)，招投標(biāo)項(xiàng)目必須經(jīng)村民會(huì)議或村民代表會(huì)議討論通過(guò)，并在招、投標(biāo)10日前公示。新建項(xiàng)目要編制預(yù)算，報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營(yíng)管理站審核。
特殊情況需要變更合同的，必須由村兩委研究提出意見(jiàn)，報(bào)鄉(xiāng)經(jīng)營(yíng)管理站審核，再經(jīng)鄉(xiāng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，提交村民會(huì)議或村民代表會(huì)議決定，再及時(shí)辦理合同變更手續(xù)，并報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營(yíng)管理站備案。由鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營(yíng)管理站按村建立經(jīng)濟(jì)合同臺(tái)賬，并同經(jīng)濟(jì)合同款項(xiàng)票據(jù)一并輸入“三資”管理軟件，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同管理工作的“四化”管理，即現(xiàn)代化、規(guī)范化、制度化、法制化管理。
三、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)督和管理
各村簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，合同內(nèi)容應(yīng)由鄉(xiāng)鎮(zhèn)委派相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行把關(guān)、完善和修改。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)到鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營(yíng)管理站審核、鑒證，留一份原件在鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營(yíng)管理站備案。凡是程序不合法、內(nèi)容不合法的經(jīng)濟(jì)合同，堅(jiān)決退回，對(duì)合同內(nèi)容不健全、不完善的進(jìn)一步的規(guī)范。
對(duì)因工作不深不細(xì)，特別是違反規(guī)定，擅自、私自、隨意簽訂經(jīng)濟(jì)合同的村負(fù)責(zé)人，將視情節(jié)給予組織處理或黨紀(jì)、政紀(jì)處分；造成經(jīng)濟(jì)損失的，由當(dāng)事的村負(fù)責(zé)人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)賠償；構(gòu)成犯罪的，依法追究當(dāng)事人的責(zé)任。
對(duì)不采取招標(biāo)、投標(biāo)等方式或利用職權(quán)壓價(jià)發(fā)包、出租集體資源的，以及私自決定應(yīng)由民主討論決定事項(xiàng)的，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府責(zé)令限期改正，照成經(jīng)濟(jì)損失的，主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)依法予以賠償。
未經(jīng)村民會(huì)議或村民代表會(huì)議討論決定，以集體名義簽訂農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)合同的，由鄉(xiāng)人民政府對(duì)村兩委主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期改正，造成損失的有責(zé)任人承擔(dān)。對(duì)拒不改正的，是村黨支部成員的，按黨紀(jì)有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處理，是村民委員會(huì)班子成員的，依法給予罷免；構(gòu)成違紀(jì)的，給予黨紀(jì)政紀(jì)處分；涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法處理。
各村民主理財(cái)小組負(fù)責(zé)本村經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)督工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營(yíng)管理站要認(rèn)真履行職責(zé)，配合鄉(xiāng)鎮(zhèn)紀(jì)委，結(jié)合村黨風(fēng)廉政建設(shè)工作，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同履行中雙方當(dāng)事人應(yīng)遵守的主要條款及內(nèi)容提前予以告知，并在事后及時(shí)跟蹤檢查落實(shí)情況。凡涉及合同約定資金的，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營(yíng)管理站每月根據(jù)合同約定時(shí)間、金額，進(jìn)行催收，對(duì)多次告知仍不交納的，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營(yíng)管理站將凍結(jié)其備用金。
合同到期，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營(yíng)管理站下發(fā)通知，提示村委及時(shí)進(jìn)行安排。
四、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同的歸檔管理
農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案是否齊全完整規(guī)范、真實(shí)可靠，是保障新農(nóng)村政治穩(wěn)定、村務(wù)公開的基礎(chǔ)，因此，農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案管理工作，應(yīng)認(rèn)真、規(guī)范，達(dá)到“有檔可查、有檔可依、檔在事明”的檔案管理效果。做好農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同的歸檔管理應(yīng)從以下方面入手：
(一）借助三資清查工作，加大對(duì)前期已簽訂農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同的清查力度。通過(guò)“三資”清查，將村檔案室的經(jīng)濟(jì)合同檔案及合同附件以及散存在個(gè)人手中的合同檔案，統(tǒng)一按照檔案法的規(guī)定，采取村級(jí)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的方法，全部由村移交到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室代為保管，鄉(xiāng)鎮(zhèn)為村提供合同復(fù)印件，以便日常利用。對(duì)一些口頭合同或協(xié)議要統(tǒng)一采用書面合同或協(xié)議形式依據(jù)合同法和農(nóng)村集體資產(chǎn)管理的“六步”程序形成正規(guī)的檔案，并于其他合同一并交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室代為保管。最后由鄉(xiāng)鎮(zhèn)合同管理部門將村交來(lái)的經(jīng)濟(jì)合同統(tǒng)一按村分類做文字歸檔，同時(shí)將合同的基本信息和簽訂流程輸入“三資”管理軟件，并將文字檔案掃描入電腦，做成電子文檔保管，實(shí)現(xiàn)合同的現(xiàn)代化管理。確保合同檔案的安全保管和有效利用。
(二）所有合同必須建立臺(tái)賬，登記造冊(cè)。原有集體經(jīng)濟(jì)合同復(fù)印件報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管。對(duì)于現(xiàn)在已發(fā)包或租賃的集體資產(chǎn)、資源，原則上尊重歷史、注重現(xiàn)實(shí)、維持現(xiàn)狀，重在今后管理。但存在嚴(yán)重問(wèn)題或明顯違規(guī)違法的，要重新規(guī)范或予以糾正。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)部門在指導(dǎo)村簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，至少要簽訂一式三份，甲乙雙方各執(zhí)一份，第三份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)委派專人管理，對(duì)各村的經(jīng)濟(jì)合同分村管理，分類別按檔案管理要求歸檔，并形成長(zhǎng)效機(jī)制。
一、企業(yè)合同管理制度的內(nèi)容
1.合同審批制度
企業(yè)合同的審核內(nèi)容主要包括：（1）合同簽訂的根據(jù)是否可靠，準(zhǔn)備的文件與材料是否齊全；（2）合同涉及的項(xiàng)目條款是否到位，資金是否合理合法；（3）合同之中的相關(guān)指標(biāo)與技術(shù)是否與國(guó)家規(guī)定相符；（4）合同約定之中的費(fèi)用是否與有關(guān)規(guī)定相符，是否能夠達(dá)到合同目的；（5）簽約對(duì)方是否具備簽約資格，如有簽約人看其信譽(yù)如何；（6）合同中的具體條款中的權(quán)利與義務(wù)對(duì)簽約雙方是否公平等。
2.授權(quán)制度
企業(yè)的合同管理制度是在合同的簽訂與履行中逐漸樹立起來(lái)的，對(duì)于合同的談判、簽署等都應(yīng)該有具體的履行、負(fù)責(zé)人，而且一定要有實(shí)際可行的具體規(guī)范。根據(jù)合同的性質(zhì)與標(biāo)準(zhǔn)開展權(quán)力的劃分，明確授權(quán)的對(duì)象與范圍，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一，確保合同管理的科學(xué)性與有序性，有助于對(duì)合同開展綜合的管理，便于以后追究相關(guān)責(zé)任。
3.合同報(bào)告制度
合同報(bào)告制度是有效確保企業(yè)健康運(yùn)行的一個(gè)有效方法。合同報(bào)告制度主要包括：在企業(yè)會(huì)議中實(shí)施匯報(bào)制度；在合同訂立階段，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)擬定的合同、具體的職員與相關(guān)分配等，在會(huì)議中向決策領(lǐng)導(dǎo)予以匯報(bào)；在合同起草時(shí)期，相關(guān)部門應(yīng)把草擬中出現(xiàn)的問(wèn)題向有關(guān)部門進(jìn)行請(qǐng)示與匯報(bào)；在合同談判時(shí)期，相關(guān)負(fù)責(zé)部門與工作人員應(yīng)該對(duì)談判的對(duì)象予以主體資格審查并予以匯報(bào)。只有建立起報(bào)告制度，才可以有效確保企業(yè)合同管理的高效性與透明性，有效避免相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。
二、企業(yè)合同簽訂要點(diǎn)和履行中的管理
1.合同簽訂的注意事項(xiàng)
如果企業(yè)合同簽訂的流程不夠規(guī)范，簽訂的合同之中相關(guān)約定不夠清晰，或者文字的表述不夠準(zhǔn)確，將會(huì)使企業(yè)落入合同詐騙的陷阱，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)與責(zé)任的糾紛，從而給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。所以，在合同簽訂過(guò)程中，一定要予以注意。（1）合同簽訂之前應(yīng)該由企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制部門草擬合同的范本，然后由合同的主管單位依據(jù)實(shí)際情況在合同之中填寫金額、數(shù)量、單價(jià)以及費(fèi)率等信息。（2）由合同談判以及合同主辦部門確認(rèn)合同內(nèi)容。如果是重大的合同，則需要風(fēng)險(xiǎn)控制部門相關(guān)人員加入到合同談判之中。合同談判牽涉到別的部門的情況下，其他部門的人員也應(yīng)該積極配合。對(duì)于已有模板的合同且合同內(nèi)容與條款和實(shí)際業(yè)務(wù)符合時(shí)，則應(yīng)該由合同的主辦部門填寫合同，合同一定要通過(guò)書面形式確認(rèn)。
2.合同履行過(guò)程中的監(jiān)督管理
通過(guò)監(jiān)督管理合同的履行情況，能夠在第一時(shí)間了解合同的執(zhí)行狀況及合同中存在的問(wèn)題，能及時(shí)掌握出現(xiàn)的問(wèn)題，從而為風(fēng)險(xiǎn)控制提供一定的時(shí)間，能有效減少甚至避免違約情況的出現(xiàn)。合同履行的監(jiān)管主要包括以下內(nèi)容：（1）合同簽訂之后，合同的主管部門應(yīng)即刻與相關(guān)部門聯(lián)系，準(zhǔn)備并履行合同的相關(guān)工作；（2）合同在簽字、蓋章，而且在約定的生效條件實(shí)現(xiàn)之前，不可以實(shí)際履行。在簽訂的合同生效之后，合同相關(guān)人員應(yīng)全面履行合同內(nèi)容；（3）公司任何人員發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人不根據(jù)合同約定履行義務(wù)時(shí)，應(yīng)該即刻通知主辦部門，然后主辦部門應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行書面催促或者提出索賠等。在提出催促函或者提出索賠時(shí)，都應(yīng)該經(jīng)過(guò)風(fēng)險(xiǎn)管控部門的審核；（4）各部門或人員在收到對(duì)方的催促函與索賠函時(shí)，都應(yīng)該馬上交至合同主辦部門，然后由風(fēng)險(xiǎn)管控部門協(xié)調(diào)主辦部門予以適當(dāng)處理。
三、企業(yè)合同檔案管理的主要環(huán)節(jié)
1.建立合同檔案范圍
合同檔案管理首先應(yīng)該確定合同檔案的范圍，主要包括：合同的正本與附件的原件以及復(fù)印件；合同審核材料；資信調(diào)查材料；合同談判、簽訂一直到履行過(guò)程中的信函、電子郵件、傳真等；爭(zhēng)議處理中產(chǎn)生的和解協(xié)議書、決定書、民事談判書；合同履行中所簽訂的補(bǔ)充協(xié)議等。這些資料都應(yīng)該以存檔的形式保存下來(lái)。
2.履行合同檔案保管的要求
在企業(yè)合同履行完成或者合同的權(quán)利與義務(wù)終止之后，相關(guān)主管部門應(yīng)及時(shí)整理出合同檔案，然后根據(jù)合同編號(hào)，備全合同檔案資料，然后向相關(guān)行政部門提交一份材料清單，通過(guò)行政部門確定之后，由合同的主辦部門移交給相關(guān)行政部門合同原件，然后由行政部門予以裝訂保存。
四、結(jié)語(yǔ)
現(xiàn)代企業(yè)合同管理制度已經(jīng)不是約定、承諾以及簽訂等簡(jiǎn)單的內(nèi)容，其是科學(xué)、全方位的企業(yè)管理制度中的一個(gè)重要組成部分。科學(xué)、有效的企業(yè)合同管理制度能夠提高企業(yè)的管理水平，為企業(yè)帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)效益。
作者:張薇 單位:中國(guó)航發(fā)四川燃?xì)鉁u輪研究院
參考文獻(xiàn)：
工程施工承包合同是施工承包方和業(yè)主兩方在一定時(shí)間內(nèi)為完成某項(xiàng)工程任務(wù)進(jìn)行簽訂的契約。工程施工合同管理則是指業(yè)主委托監(jiān)理方對(duì)工程施工承包合同進(jìn)行的管理，工程監(jiān)理師利用施工承包方和業(yè)主二者之間依法簽訂的合同為準(zhǔn)則，使得工程質(zhì)量得以保證。并且在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)利用比較低的成本費(fèi)用達(dá)到工程項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)，同時(shí)應(yīng)用公平、科學(xué)、合理的原則處理雙方權(quán)利和責(zé)任之間的關(guān)系，對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行有效管理。這也是施工合同管理的基本內(nèi)容的體現(xiàn)。
一、簡(jiǎn)述合同管理于工程監(jiān)理的重要性
（一）合同具有較強(qiáng)的法力約束效力
工程監(jiān)理是施工管理中的重要環(huán)節(jié)，建設(shè)單位的業(yè)主或者建設(shè)單位通過(guò)招標(biāo)的方式對(duì)施工單位進(jìn)行擇優(yōu)錄取，將項(xiàng)目管理工作交予其監(jiān)管。工程承包合同和監(jiān)理委托合同是監(jiān)理工程師進(jìn)行監(jiān)理工作的依據(jù)。委托是一種契約關(guān)系，委托是以契約形式存在的一種雙方之間的合作關(guān)系，而工程監(jiān)理的管理是以管理性的政府監(jiān)理經(jīng)濟(jì)法律和委托過(guò)程中的社會(huì)監(jiān)理經(jīng)濟(jì)法律的綜合。工程承包合同以國(guó)家經(jīng)濟(jì)合同法作為法律依據(jù)。監(jiān)理工作的依據(jù)是委托雙方簽訂的合同，合同一旦具有法力效力就可以說(shuō)監(jiān)理工作受到法律的保護(hù)。從以上論斷可以看出，合同管理在監(jiān)理工作中的重要地位。
（二）加強(qiáng)合同管理有助于監(jiān)理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)
建立目標(biāo)控制一方面在于采取科學(xué)有效的方法和手段，另一方面主要是取決于合同管理和控制的好壞與否。項(xiàng)目施工的行為和過(guò)程要滿足合同的要求，一方面建設(shè)行為要合乎合同規(guī)范，施工建設(shè)過(guò)程要得到監(jiān)理工程師的肯定，另一方面工程建設(shè)效果也要讓業(yè)主滿意。因此，加強(qiáng)合同管理有助于建立目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
（三）加強(qiáng)費(fèi)用控制是做好監(jiān)理工作的有效手段
費(fèi)用控制時(shí)間里工作中四大控制內(nèi)容的核心，也是進(jìn)行進(jìn)度控制與質(zhì)量控制的有效手段。費(fèi)用、進(jìn)度、質(zhì)量控制目標(biāo)的制定是經(jīng)過(guò)合同形式確定的。因此，合同管理在整個(gè)監(jiān)理工作中是最基本的工作也是重要的手段。監(jiān)理工程師在項(xiàng)目施工中進(jìn)行的監(jiān)理工作其實(shí)質(zhì)上也就是合同管理工作。建立行業(yè)在建設(shè)市場(chǎng)中作為主體之間參與到建設(shè)工程的管理環(huán)節(jié)中，要想做好監(jiān)理工作，除了要協(xié)調(diào)好工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、以及項(xiàng)目投資外，還要讓所有參與工程建設(shè)管理的監(jiān)理人員切實(shí)認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性。這樣才能讓建設(shè)施工更好、更快的達(dá)到預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)。
二、監(jiān)理工作中合同管理的內(nèi)容
合同履行管理和合同文檔資料管理都屬于合同管理的具體內(nèi)容。合同履行管理也叫做合同控制管理，即在工程施工過(guò)程中，依據(jù)合同上所列出的條款規(guī)定，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目雙方的建設(shè)行為及過(guò)程實(shí)行科學(xué)有效地控制監(jiān)督，確保合同得以順利執(zhí)行。合同文檔資料管理又稱為合同檔案管理，從屬于建立檔案管理的一環(huán)節(jié)。其中包括合同管理、與合同有關(guān)的文件、函件、電子信息資料、傳真資料、電子郵件、電子數(shù)據(jù)、各種證明、影像資料、工程紀(jì)實(shí)和圖紙的分析和使用的系統(tǒng)管理工作。
合同檔案是工程技術(shù)檔案的重要組成部分，也是證實(shí)合同是否的有效法律證據(jù)，這進(jìn)一步說(shuō)明合同檔案管理的重要性。監(jiān)理工程師主要在施工階段進(jìn)行合同管理工作。合同管理的主要內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面：（1）建設(shè)工程項(xiàng)目分開承包管理；（2）工程施工變更管理；（3）工程延期管理；（4）合同賠償管理；（5）協(xié)調(diào)合同糾紛；（6）管理合同支付；（7）合同檔案管理；（8）管理工程各項(xiàng)保險(xiǎn)。
三、監(jiān)理工作中合同管理的措施
（一）管理好合同事件
基于施工合同的履行時(shí)根據(jù)所有合同事件的處理完結(jié)而完成的，因此，監(jiān)理工程師可以對(duì)施工方在編制工程計(jì)劃的時(shí)候提出要按照分項(xiàng)工程來(lái)進(jìn)行合同事件表的制定，實(shí)行責(zé)任落實(shí)到位，工作安排恰當(dāng)，以便更好的進(jìn)行合同管理工作。同時(shí)監(jiān)理工程師也必須按照合同事件表實(shí)施對(duì)合同事務(wù)的監(jiān)督控制和處理。對(duì)于正常的一般的合同時(shí)間只要做好統(tǒng)計(jì)，而存在違約行為的合同事件或者是涉及到工程變更的事件就要嚴(yán)格按照合同條例進(jìn)行處理。
（二）合同履行的信息管理
合同履行情況的好壞與否要由信息來(lái)證實(shí)，也就是說(shuō)要靠客觀數(shù)據(jù)來(lái)證明，而不是主觀的判斷或者概述。文檔資料是否全面和可靠很大程度上影響到管理工作的好壞。一個(gè)良好的工程監(jiān)理系統(tǒng)首先都有一個(gè)良好的信息管理系統(tǒng)，而且進(jìn)行信息化方式進(jìn)行管理。在信息管理系統(tǒng)中要充分做好合同管理子系統(tǒng)與其他各項(xiàng)信息系統(tǒng)之間的相互溝通和聯(lián)系工作，各子系統(tǒng)輸入輸出的信息構(gòu)成合同管理系統(tǒng)的信息結(jié)構(gòu)。比如各項(xiàng)工程的開工時(shí)間、工程完成日期、工程質(zhì)量檢測(cè)、費(fèi)用結(jié)算、施工安全數(shù)據(jù)記錄等按照工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程造價(jià)分別輸入并與計(jì)劃值進(jìn)行比較，合同事件履行的情況便可一目了然。
（三）合同文件的管理和整理
1.企業(yè)檔案工作邊緣化
企業(yè)降低管理成本，削減管理層次，精簡(jiǎn)管理機(jī)構(gòu)，裁減管理人員，以提高市場(chǎng)應(yīng)變能力。在企業(yè)扁平化過(guò)程中，檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員往往成為清理的重點(diǎn)對(duì)象。許多企業(yè)在薪酬方面，檔案人員的工資水平低于其他部門工作人員，甚至一些具有高中級(jí)技術(shù)職稱的檔案人員不再享受原有的職稱待遇。如某大型國(guó)企，建設(shè)初期，檔案機(jī)構(gòu)是處級(jí)單位，檔案工作遇到難處，主管經(jīng)理通過(guò)檔案處領(lǐng)導(dǎo)的信息反饋，能及時(shí)掌握實(shí)情，在人、財(cái)、物方面對(duì)檔案部門給予了極大的支持，而且工資待遇與其他處室也完全相同，因此，當(dāng)時(shí)的檔案工作開展得相當(dāng)順利。如今，檔案機(jī)構(gòu)幾經(jīng)精減，最終變?yōu)榭萍?jí)部門，今天合并到技術(shù)中心，明天又掛靠到公司辦公室，檔案工作不再是所屬部門工作的重點(diǎn)，集團(tuán)高管也不掌握檔案機(jī)構(gòu)工作的實(shí)際情況，使其工作不能提到企業(yè)工作的議事日程上。同時(shí)，隨著企業(yè)的做大做強(qiáng)，其主業(yè)由當(dāng)時(shí)的一條生產(chǎn)線變?yōu)槠邨l生產(chǎn)線，下屬公司也逐步增多，檔案的館藏量由原來(lái)的兩萬(wàn)多卷，增加到九萬(wàn)多卷，過(guò)去基本上保存紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)在還要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，人員少了，工作量卻增加了，而工資待遇卻沒(méi)有增加。造成的直接后果就是檔案人員工作無(wú)積極性，企業(yè)檔案管理水平的下降。
2.企業(yè)檔案管理模式的老化
檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)從根本上動(dòng)搖了傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子檔案的歸檔模式、標(biāo)準(zhǔn)至今未得到很好的解決。許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)，面對(duì)大量電子文件的涌現(xiàn)，仍然固守傳統(tǒng)的針對(duì)檔案實(shí)體的管理模式，使得企業(yè)的電子文件自生自滅，造成了檔案資源的嚴(yán)重流失。由于部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，看不到檔案信息資源給其帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以不注重企業(yè)信息化建設(shè)，使得企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)，ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)，以及財(cái)務(wù)、銷售、供應(yīng)等管理系統(tǒng)與企業(yè)檔案電子管理系統(tǒng)相脫節(jié)，造成了企業(yè)大量電子檔案信息資源的流失。
檔案信息化建設(shè)的目的在于如何利用信息技術(shù)更好地為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)。不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)為迎合上級(jí)檔案部門檢查或與同行業(yè)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，只重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，忽視檔案信息資源的開發(fā)與利用，使得檔案信息管理模式實(shí)效性不高。筆者認(rèn)為企業(yè)應(yīng)將重要職能管理機(jī)構(gòu)的軟件管理系統(tǒng)與檔案電子信息管理系統(tǒng)相連接，使檔案機(jī)構(gòu)成為從企業(yè)各個(gè)職能部門所形成的電子檔案信息源頭，采集大量檔案信息資源，從根本上確保企業(yè)檔案信息資源收集工作的完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)。
3.企業(yè)檔案工作面臨困境的根本原因
企業(yè)檔案工作陷入困境的根本原因是，企業(yè)為提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，將絕大部分資源與精力集中在生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、人力資源管理等能直接創(chuàng)造價(jià)值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上。傳統(tǒng)的企業(yè)管理機(jī)構(gòu)注重保存企業(yè)歷史，忽視了創(chuàng)造現(xiàn)實(shí)價(jià)值，而且還需要投入不菲的人力、物力和財(cái)力，增加企業(yè)管理成本，自然就成為被精簡(jiǎn)的對(duì)象，因而被企業(yè)管理層冷落。
總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案工作要努力適應(yīng)以資產(chǎn)為紐帶的管理模式，企業(yè)主業(yè)是什么，檔案管理的重點(diǎn)就是什么，它是為提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)的。企業(yè)檔案工作如何適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，為企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中求得生存和發(fā)展，是擺在企業(yè)檔案人員面前的一個(gè)急需解決的問(wèn)題。隨著國(guó)家工作重心轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)建設(shè)之后，企業(yè)由生產(chǎn)型轉(zhuǎn)為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)型，企業(yè)對(duì)檔案需求的內(nèi)容和數(shù)量也相應(yīng)發(fā)生了變化，這就需要我們檔案工作者解放思想、更新觀念，樹立市場(chǎng)意識(shí)，不斷探索，勇于創(chuàng)新。
二、信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案工作的沖擊
進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我們正在步入信息社會(huì)，信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的方向和趨勢(shì)。檔案信息化是檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將原有的紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件數(shù)字化，將新產(chǎn)生的檔案信息系統(tǒng)地組織成具備有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，使企業(yè)檔案管理部門為企業(yè)的發(fā)展提供可靠、全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息，有計(jì)劃有步驟地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的共享。
檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)與前提，主要包括系統(tǒng)軟件、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等。企業(yè)檔案部門要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的資金與實(shí)力，配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，保證系統(tǒng)軟硬件設(shè)施的質(zhì)量與性能，滿足檔案信息化業(yè)務(wù)的順利開展。
檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，主要包括檔案信息的數(shù)字化、檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息檢索的自動(dòng)化、檔案信息管理的一體化及檔案信息資源共享五個(gè)方面。
總之，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，企業(yè)必須大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為企業(yè)及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、創(chuàng)新是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題
創(chuàng)新是一種精神，一種態(tài)度，一種深層次的文化，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。只有創(chuàng)新，才有發(fā)展，因?yàn)閯?chuàng)新是對(duì)常規(guī)的突破和發(fā)展。創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。只有將檔案管理緊緊融入企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)和管理中，檔案的管理才能有生機(jī)與活力。企業(yè)檔案創(chuàng)新工作應(yīng)在創(chuàng)新思維、創(chuàng)新管理、創(chuàng)新人才方面下工夫。
1.創(chuàng)新思維
牛頓說(shuō)：“我只是整天想著去發(fā)現(xiàn)而已”。創(chuàng)新思維是可以培養(yǎng)的，只要擁有創(chuàng)新的意念，整天想著去發(fā)現(xiàn)，思路就會(huì)源源不斷地涌現(xiàn)出來(lái)。
創(chuàng)新需要打破思維定式。作為檔案部門，往往習(xí)慣了數(shù)十年所形成的老傳統(tǒng)、老套路，恪守老經(jīng)驗(yàn)、老做法，日復(fù)一日，年復(fù)一年地從事重復(fù)性工作。但經(jīng)驗(yàn)告訴我們那只是過(guò)去成功的過(guò)程，并不代表未來(lái)如何成功。隨著企業(yè)的迅速發(fā)展，檔案收集范圍及數(shù)量日趨增大，傳統(tǒng)的檔案分類規(guī)則，已不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要。我們打破了常規(guī)，將文書前四類檔案調(diào)整為三類，即黨群檔案、行政檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案，將技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理檔案合并為經(jīng)營(yíng)管理檔案。因?yàn)椋⒕聿块T檔案人員很難準(zhǔn)確分清其業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的文書檔案，那個(gè)屬技術(shù)管理類、那個(gè)屬于經(jīng)營(yíng)管理類，鑒于兩者都屬于企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案文件，所以統(tǒng)一歸屬經(jīng)營(yíng)檔案類。黨、政、工、團(tuán)自發(fā)文及上級(jí)來(lái)文的紅頭文件――為黨群檔案；行政辦公室自發(fā)及上級(jí)來(lái)文的紅頭文件――為行政檔案。在檔案的整理方面，我們重在收集檔案文件的內(nèi)容完整，不再注重文件的裝訂。如此，效果是檔案分類準(zhǔn)確，查找方便快捷，為立卷歸檔人員減少了大量繁瑣的工作環(huán)節(jié)，大大提高了工作效率。
2.創(chuàng)新管理
在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的一切活動(dòng)都是圍繞創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化這一根本目標(biāo)而展開的。企業(yè)檔案工作發(fā)展的內(nèi)部動(dòng)力應(yīng)源于為企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)服務(wù)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化服務(wù)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作“重藏輕用”，注重保管企業(yè)基本活動(dòng)的歷史記錄，忽視積極主動(dòng)地為企業(yè)的現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。如我企業(yè)建設(shè)初期，我們只注重對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件材料及紅頭文件檔案的收集與保管。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，各子公司及下屬單位的各類檔案逐漸形成，甚至造成積壓。我集團(tuán)公司檔案機(jī)構(gòu)為加強(qiáng)對(duì)二級(jí)單位的管控力度，開展了深入基層調(diào)研與幫扶工作，使許多直接為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益的重要職能機(jī)構(gòu)的檔案被及時(shí)接收與歸檔。如機(jī)關(guān)職能處室的各種經(jīng)營(yíng)管理檔案、集團(tuán)各控股法人單位的會(huì)計(jì)檔案、產(chǎn)品質(zhì)量辦證書等產(chǎn)品檔案、技術(shù)研發(fā)、科技創(chuàng)新的科研檔案、大型設(shè)備采購(gòu)的國(guó)內(nèi)外合同檔案、國(guó)內(nèi)外備品備件合同檔案、物料采購(gòu)合同檔案、技術(shù)改造項(xiàng)目檔案等，由此豐富了企業(yè)檔案的館藏量，擴(kuò)大了檔案服務(wù)范疇，為企業(yè)的技術(shù)改造、財(cái)務(wù)審計(jì)、股票上市、反傾銷、資產(chǎn)核算、質(zhì)量、安全、環(huán)境認(rèn)證等提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)，體現(xiàn)了檔案工作為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、獲得高額利潤(rùn)、服務(wù)大局的宗旨。
3.創(chuàng)新人才
人，是社會(huì)進(jìn)步的主體，是檔案工作的第一資源，是開拓檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的根本所在。
檔案人員素質(zhì)直接影響檔案工作和檔案信息資源的開發(fā)與利用。
長(zhǎng)期以來(lái)，檔案人員由于不受企業(yè)的關(guān)注，往往處于安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取、知識(shí)老化、狹窄的現(xiàn)象比較多見(jiàn)，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。
近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深入到人們的日常生活中，對(duì)于檔案管理部門而言，檔案的存儲(chǔ)以及收發(fā)工作在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下能夠更加高效快捷的進(jìn)行。目前，電子化檔案已經(jīng)成為了一種發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理部門通過(guò)將檔案存放在云端來(lái)拓展檔案的傳播空間，讓需求者能夠在第一時(shí)間快速的檢索到自己想要的檔案。然而，正是這種快捷性，為一些不法分子提供了犯罪的機(jī)會(huì)。網(wǎng)絡(luò)本身具有開放性以及虛擬性的特點(diǎn)，一些惡意軟件或是黑客很容易利用這種漏洞來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行攻擊或是惡意讀取、修改。因此，檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理成為了檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容。
一、網(wǎng)絡(luò)檔案管理存在的弊端
（一）管理人員思想上不夠重視
隨著信息化的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的檔案被存放至互聯(lián)網(wǎng)上。這些檔案不僅是個(gè)人信息的檔案，還包括一些工程或是國(guó)家級(jí)別的安全信息問(wèn)題。因此檔案面臨的安全威脅級(jí)別并不低，并且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，這種威脅已經(jīng)呈現(xiàn)出頻繁并且向著更高技術(shù)性的趨勢(shì)發(fā)展。然而，在這種狀況下，檔案部門的管理人員在安全管理這一方面的重視程度仍舊不足，只關(guān)心檔案有沒(méi)有適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求進(jìn)行了電子化，仍不去加強(qiáng)對(duì)這些電子檔案的安全管理。
（二）傳輸手段的不安全
檔案的收集與管理是為了讓人們能夠更好的利用檔案，而不是說(shuō)在收集之后就置之不管。因此檔案是要經(jīng)常被移出與收錄的。在交接過(guò)程中，傳輸方式主要是以軟件為主。目前我國(guó)使用最為廣泛的傳輸軟件無(wú)非就是MSN與騰訊QQ，這類軟件雖然會(huì)在數(shù)據(jù)傳輸時(shí)進(jìn)行加密認(rèn)證，但認(rèn)證級(jí)別并不高，一些技術(shù)較強(qiáng)的黑客能夠輕易將數(shù)據(jù)截獲，讀取之后再釋放，讓檔案?jìng)鬏旊p方都無(wú)法察覺(jué)。
（三）管理人員自身能力不達(dá)標(biāo)
電子檔案數(shù)量龐大，涉及到的范圍也越來(lái)越廣，網(wǎng)絡(luò)中對(duì)檔案的管理人員在一開始接受培訓(xùn)合格后上崗，在當(dāng)時(shí)的條件下是能夠保障檔案安全的。但是由于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，在短短幾年的時(shí)間內(nèi)就深入到生活學(xué)習(xí)的各個(gè)角落，因此檔案在管理技術(shù)上也要隨之提高。但是，由于思想上的局限性，檔案管理工作者往往會(huì)疏于對(duì)自身能力的提高，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)并不能有效了解，為管理工作帶來(lái)弊端。
二、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理與加密的措施
（一）做好電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理
在資料收集的過(guò)程中，紙質(zhì)文件是必不可少的。紙質(zhì)檔案相當(dāng)于一份證明的“原件”，而這類原件的電子化就是將其掃描之后的文件形式。對(duì)于一份檔案來(lái)說(shuō)，若是需要經(jīng)常性的被查閱或是移交，這個(gè)過(guò)程中檔案比較容易受到損壞或是遺失。因此檔案若是要進(jìn)行轉(zhuǎn)移，可以使用電子檔案。同時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)原件也應(yīng)該妥善保存，盡管已經(jīng)有了電子檔案，但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全，一旦電子檔案遭到破壞就難以恢復(fù)。因此紙質(zhì)檔案一來(lái)可以提供原件，二來(lái)能夠保障電子檔案遭到損壞之后能夠及時(shí)彌補(bǔ)。
（二）合理選擇文件格式
檔案的電子化有多種格式可以選擇，對(duì)于不同用途的檔案應(yīng)該選擇不同的格式來(lái)保存。對(duì)于檔案管理部門而言，每年都應(yīng)該對(duì)電子檔案進(jìn)行至少一次的讀取，保證其有效性。在發(fā)現(xiàn)文件損壞或是無(wú)法讀取的情況時(shí)，應(yīng)該及時(shí)與檔案建設(shè)部門聯(lián)系，保障檔案的完整性。
對(duì)于一些需要編輯的文件，像是人事檔案或是工作檔案，可以采用word格式進(jìn)行存儲(chǔ)，以便于在檔案信息需要更新時(shí)能夠方便的進(jìn)行修改；對(duì)于一些像是工程的管理材料檔案或是合同等檔案，可以使用pdf格式來(lái)存儲(chǔ)，這種圖片文件的格式更有利于檔案的安全保存。
（三）制定健全的法律法規(guī)
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境需要有效的制度去完善，對(duì)于一項(xiàng)信息系統(tǒng)，其政策法規(guī)是對(duì)運(yùn)行中各項(xiàng)機(jī)制有機(jī)整合的標(biāo)準(zhǔn)，也是網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)的原則。完善法律法規(guī)的建設(shè)首先就是要建立好一個(gè)管理目標(biāo)，要求能夠有效反映當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點(diǎn)，并根據(jù)現(xiàn)有法規(guī)的漏洞來(lái)進(jìn)行優(yōu)化。
完善的規(guī)定不僅是針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全管理而言的，也還要加強(qiáng)對(duì)信息人才、信息技術(shù)以及信息投資的培養(yǎng)。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放性的環(huán)境，應(yīng)該具備綜合性較強(qiáng)管理?xiàng)l文。在信息安全方面，管理者要提出行之有效的安全管理?xiàng)l例，每個(gè)網(wǎng)絡(luò)中的成員都應(yīng)遵守，這樣才能共同構(gòu)建一個(gè)安全和諧的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
（四）做好檔案保密工作
在網(wǎng)絡(luò)中，一些檔案是可以供人們?yōu)g覽的，例如人事檔案、個(gè)人簡(jiǎn)歷等，而一些檔案是不能夠任意下載的，就像是工程或是國(guó)家檔案。按照我國(guó)《保密法》及其實(shí)施細(xì)則，對(duì)檔案的管理應(yīng)該要分為保密檔案與非保密檔案。并且像是具有保密年限的檔案，一旦時(shí)間到了就應(yīng)馬上解密，供人們?yōu)g覽。對(duì)檔案的保密程度劃分要嚴(yán)密，過(guò)于貴重的保密應(yīng)慎重入網(wǎng)。按照保密程度的不同，采取的安全協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)也不一樣。
（五）完善檔案保密技術(shù)
1、對(duì)稱型加密技術(shù)
使用單獨(dú)的密鑰對(duì)文件進(jìn)行加密，在解密時(shí)也運(yùn)用同一密鑰。這種保密方法的計(jì)算量比較小，系統(tǒng)響應(yīng)速度快，比較適合一般檔案的管理。
2、不對(duì)稱加密技術(shù)
不對(duì)稱加密使用的是公共秘鑰，需要傳輸雙方用公密與私密結(jié)合來(lái)完成。這種方式適合于分布式系統(tǒng)中的加密，在使用過(guò)程中，應(yīng)注意密鑰的妥善保存。
3、不可逆加密
這種加密技術(shù)指的是數(shù)據(jù)一旦被加密，就無(wú)法進(jìn)行解密，只有在輸入相同數(shù)據(jù)并且經(jīng)過(guò)相同加密算法之后才能夠得到相同的加密數(shù)據(jù)。這種技術(shù)適用于數(shù)據(jù)量不大的情況，例如合同檔案或是工程招標(biāo)投標(biāo)檔案。
三、結(jié)語(yǔ)
中圖分類號(hào)：F301.2；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-0432（2013）-04-0054-1
0 引言
近些年來(lái)，電子信息技術(shù)的發(fā)展為人類的生活帶來(lái)了極大方便，豐富了人們的商務(wù)活動(dòng)。目前，利用網(wǎng)絡(luò)開展交易已經(jīng)成為人們購(gòu)物交易的重要組成部分。在傳統(tǒng)的交易管理中，所產(chǎn)生的各種合同檔案等手續(xù)，將逐漸被電子文本所取代，這就給傳統(tǒng)的交易檔案管理思想帶來(lái)了挑戰(zhàn)。電子檔案的逐漸增多，為檔案的管理帶來(lái)了極大不便，采用現(xiàn)代化的電子檔案智能化管理，逐漸成為電子檔案管理的新趨勢(shì)。
1 電子檔案管理的特點(diǎn)和現(xiàn)狀
電子檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理，紙質(zhì)的文件逐漸被電子文件所取代，而電子文檔具有虛擬性、復(fù)雜性和集成性的特點(diǎn)。首先，電子檔案主要發(fā)生在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間中，并且電子檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的交易記錄和交易信息具有虛擬性。在進(jìn)行電子交易時(shí)，會(huì)產(chǎn)生很多虛擬的電子檔案，其檔案管理數(shù)量多，虛擬性強(qiáng)，在管理上存在著一定難度。其次，電子檔案具有復(fù)雜性，電子商務(wù)檔案通過(guò)數(shù)字信息直接存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)上，人們無(wú)法用肉眼識(shí)別文件信息，只能借助于計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行閱讀和記錄。同時(shí)，存儲(chǔ)在介質(zhì)上的信息不盡相同，這在客觀上就造成了電子商務(wù)檔案信息的復(fù)雜性。最后，相對(duì)于單一的紙質(zhì)檔案，電子檔案信息具有集成性，很多復(fù)雜的電子信息可以存儲(chǔ)在同一份存儲(chǔ)介質(zhì)上。因此，在管理電子商務(wù)檔案時(shí)，要針對(duì)其檔案特點(diǎn)進(jìn)行合理的管理。目前，隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展，電子檔案管理正在朝著智能化管理方向上發(fā)展。
2 國(guó)土資源電子檔案管理智能化趨勢(shì)
2.1 電子檔案信息存儲(chǔ)的智能化
電子檔案的存儲(chǔ)和查詢以及改寫都需要依賴于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。電子檔案的智能化存儲(chǔ)主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)的運(yùn)算和控制功能存儲(chǔ)到相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備之中。智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，通常能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)資源的透明式管理和訪問(wèn)，同時(shí)還要能夠完成存儲(chǔ)資源的虛擬化和統(tǒng)一管理，分級(jí)存儲(chǔ)管理，存儲(chǔ)安全控制和存儲(chǔ)設(shè)備安全預(yù)警等一系列功能。在未來(lái)，智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)可以集存儲(chǔ)與管理與一體，能夠保證存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)能夠被應(yīng)用系統(tǒng)安全訪問(wèn)，并確保數(shù)據(jù)在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)可以迅速恢復(fù)。對(duì)電子檔案而言，電子檔案信息存儲(chǔ)智能化可以有效提高存儲(chǔ)系統(tǒng)的實(shí)用性和可靠性，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)系統(tǒng)的運(yùn)行故障，及時(shí)保護(hù)數(shù)據(jù)不受損壞?？傊?，智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)功能，將會(huì)提高整個(gè)電子檔案的管理。
2.2 國(guó)土資源電子檔案信息檢索的智能化
電子檔案信息管理智能化不僅包括電子商務(wù)信息存儲(chǔ)智能化，還包括電子信息檔案檢索智能化。電子檔案信息的檢索在電子商務(wù)信息智能存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，以文獻(xiàn)和檢索詞的相關(guān)度為基礎(chǔ)，按照相關(guān)度進(jìn)行匹配排序，在結(jié)果排序的同時(shí)考慮相關(guān)性和重要性，使相關(guān)性分析更為準(zhǔn)確，更能將與用戶愿望最相關(guān)的文獻(xiàn)排在前面，提高電子檔案信息檢索的效率。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子商務(wù)檔案智能化信息檢索將會(huì)更加人性化，利用人工智能開展電子檔案信息檢索會(huì)提高電子檔案的管理，為電子檔案管理提供更為智能化的、人性化的管理。
2.3 國(guó)土資源電子檔案應(yīng)用的智能化
電子檔案的智能化存儲(chǔ)和智能化查詢?yōu)殡娮拥捻樌M(jìn)行提供了重要的作用。借助于電子檔案信息，智能化的存儲(chǔ)和查詢系統(tǒng)可以為企業(yè)提供較為便利的數(shù)據(jù)分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的將相關(guān)資源進(jìn)行整合，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，為企業(yè)的營(yíng)銷策劃提供數(shù)據(jù)支持。其次，在進(jìn)行企業(yè)客戶資源管理同時(shí)，智能化的電子檔案信息管理可以提供智能化的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，通過(guò)智能化的客戶管理系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)對(duì)客戶的服務(wù)質(zhì)量，提高客戶的滿意度。最后，電子檔案智能化管理中，智能化的數(shù)據(jù)分析和資料查詢將會(huì)大大節(jié)省國(guó)土資源檔案管理員工的工作量，提高的工作效率。
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