時(shí)間：2023-07-28 09:19:33
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇公司合同檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
一、檔案管理基本情況
廊坊供電公司經(jīng)歷了5個(gè)主要的發(fā)展階段，上級(jí)主管單位經(jīng)過(guò)了多次變更。但是公司一直都將檔案管理工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓。1983年，正式建立了檔案室，到1990年已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、照片四大類(lèi)檔案的統(tǒng)一管理；1998年，獲得了“檔案管理國(guó)家二級(jí)合格證”。
經(jīng)過(guò)多年的不斷建設(shè)和努力，截至目前，廊坊供電公司檔案室室藏檔案20936卷冊(cè)、2365件。所有類(lèi)別檔案均已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在線管理。檔案用房總面積已經(jīng)達(dá)到了377平方米。
二、檔案目標(biāo)管理工作開(kāi)展情況
為確保2016年底前達(dá)到六星級(jí)認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，2016年伊始，廊坊供電嚴(yán)格按照《河北省企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》的要求，認(rèn)真開(kāi)展自查提升工作。在管理過(guò)程中，扎實(shí)推進(jìn)體系化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的“四化”管理模式，力爭(zhēng)做到計(jì)劃同步、管理同步、檢查同步、驗(yàn)收同步，有效提高了管理成效。
1.突出抓好“兩個(gè)完善”，力促檔案管理體系化
持續(xù)完善組織架構(gòu)。廊坊供電公司堅(jiān)持主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、辦公室抓落實(shí)的組織體系，將檔案管理工作列入企業(yè)工作規(guī)劃、公司領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核，保證了檔案管理有目標(biāo)、有計(jì)劃的落實(shí)。同時(shí)，加大了對(duì)基層二級(jí)單位檔案管理的培訓(xùn)與指導(dǎo)，檔案管理組織體系得到進(jìn)一步健全。目前，公司所屬3名專(zhuān)職檔案員全部具有檔案資格證書(shū)，其中2人具有高級(jí)技術(shù)職稱(chēng)；建立二級(jí)檔案室8個(gè)，設(shè)立兼職檔案員8名。持續(xù)完善制度標(biāo)準(zhǔn)。在執(zhí)行國(guó)家電網(wǎng)公司通用制度基礎(chǔ)上，廊坊供電公司結(jié)合工作實(shí)際，完善、細(xì)化了檔案管理的各項(xiàng)要求，充補(bǔ)充修訂了《廊坊供電公司檔案管理制度》《廊坊供電公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》等一系列制度標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作有章可循，實(shí)現(xiàn)了從檔案利用到鑒定銷(xiāo)毀、從檔案移交到獎(jiǎng)懲處罰等各個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依。
2.切實(shí)做到“兩個(gè)嚴(yán)格”，力促檔案管理規(guī)范化
嚴(yán)格流程管控。在日常管理中，堅(jiān)持目標(biāo)清晰、責(zé)任明確、任務(wù)具體的基本原則，嚴(yán)把接收、整理和借閱等各環(huán)節(jié)管控。與公司經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的重要活動(dòng)、產(chǎn)品鑒定、科研課題審定、設(shè)備開(kāi)箱、項(xiàng)目驗(yàn)收等工作，確保均有專(zhuān)兼職檔案員全程參與。對(duì)于多部門(mén)、單位參與的大型工程項(xiàng)目檔案管理工作，由檔案室定期組織協(xié)調(diào)會(huì)，進(jìn)行全過(guò)程跟蹤，避免了由于部門(mén)間推諉扯皮、管理缺位、協(xié)調(diào)不暢等問(wèn)題造成的重要資料丟失。嚴(yán)格歸檔管理。為確保各類(lèi)檔案資料的及時(shí)、有序歸檔，堅(jiān)持按照細(xì)化的《檔案歸檔范圍及保管期限表》《供電企業(yè)檔案分類(lèi)表》進(jìn)行認(rèn)真分類(lèi)、整理、核對(duì)，對(duì)于案卷質(zhì)量不合格的，立即協(xié)調(diào)各單位采取補(bǔ)救措施進(jìn)行完善。堅(jiān)決落實(shí)檔案整理、歸檔月底“清零”工作機(jī)制，逐條檢查索引目錄，并對(duì)清理人、核對(duì)人進(jìn)行登記，確保責(zé)任落實(shí)到專(zhuān)人。有效保證歸檔率、完整率和案卷合格率三個(gè)100%。
3.全力推進(jìn)“兩個(gè)提升”，力促檔案管理科學(xué)化
提升信息化水平。自2004年起，廊坊供電公司就將檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向，從源頭上改變傳統(tǒng)的管理方式，采用清華紫光檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展立卷、歸檔等工作。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的不斷升級(jí)，已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理。提升資源共享效率。2010年，國(guó)家電網(wǎng)公司全面啟用協(xié)同辦公系統(tǒng)，廊坊供電公司充分發(fā)揮系統(tǒng)中檔案管理模塊的作用，在公司內(nèi)部全面推廣檔案資料的網(wǎng)上遠(yuǎn)程查詢(xún)和借閱，為全公司檔案信息資源的高度共享創(chuàng)造了條件。如今公司員工無(wú)論身處何處，只要找到系統(tǒng)內(nèi)局域網(wǎng)計(jì)算機(jī)，都能通^實(shí)體借閱、電話調(diào)檔、網(wǎng)上電子文件借閱等多種形式，快速檢索所需檔案，徹底解決了生產(chǎn)部門(mén)在異地施工調(diào)檔、歸檔等難題，提高了檔案的利用效率。2013至2015年間，檔案室共接待檔案利用者240人次，調(diào)閱檔案1488卷。檔案在設(shè)備檢修、勘測(cè)設(shè)計(jì)、工程施工、項(xiàng)目審計(jì)、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益等方面發(fā)揮了重要憑據(jù)和參考作用。
4.堅(jiān)持做好“兩個(gè)加強(qiáng)”，力促檔案管理現(xiàn)代化
加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案載體的形式、信息的傳播途徑以及保密要求等各個(gè)方面都在發(fā)生著變化。為適應(yīng)新的要求，廊坊供電公司在號(hào)召自學(xué)的基礎(chǔ)上，多次開(kāi)展學(xué)習(xí)日活動(dòng)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)講師和市檔案局專(zhuān)業(yè)工作人員講解最新的管理理論和知識(shí)，專(zhuān)兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平有了明顯提高。加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)。為促進(jìn)檔案管理多元化發(fā)展，我們通過(guò)印發(fā)宣傳冊(cè)，在公司內(nèi)網(wǎng)設(shè)置宣傳欄等形式，常態(tài)化開(kāi)展檔案宣傳工作，鼓勵(lì)和引導(dǎo)廣大干部職工自覺(jué)成為公司檔案建設(shè)的參與者。近年來(lái)，由職工提供的具有存檔價(jià)值的資料越來(lái)越多，極大地豐富了檔案種類(lèi)，對(duì)于多角度記錄公司發(fā)展歷程具有重要意義。
三、下一步工作發(fā)展思路
【分類(lèi)號(hào)】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多、專(zhuān)業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿(mǎn)順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過(guò)合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外，通過(guò)對(duì)合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見(jiàn)一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類(lèi)別，針對(duì)合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類(lèi)別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為：專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，合同數(shù)量大，種類(lèi)多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類(lèi)合同、運(yùn)營(yíng)管理類(lèi)合同、資源開(kāi)發(fā)類(lèi)合同、公司人事及行政事務(wù)管理類(lèi)合同及綜合類(lèi)合同。工程建設(shè)類(lèi)合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢(xún)、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購(gòu)、工程、技術(shù)咨詢(xún)和專(zhuān)題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來(lái)源的合同等。合同按檔案類(lèi)別又可分為管理類(lèi)合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動(dòng)人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門(mén)與相關(guān)部門(mén)審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見(jiàn)書(shū)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)及其修改稿件和會(huì)議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時(shí)有時(shí)無(wú)。
2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類(lèi)合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門(mén)及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營(yíng)公司在運(yùn)營(yíng)期間產(chǎn)生的國(guó)產(chǎn)化、科研技改合同；實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、物資采購(gòu)等合同；辦公室汽車(chē)采購(gòu)、維修合同、辦公用品采購(gòu)、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對(duì)合同評(píng)審過(guò)程不了解，在對(duì)合同進(jìn)行整理組卷時(shí)，常常對(duì)一些看似與合同無(wú)關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對(duì)于過(guò)程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時(shí)合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級(jí)的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價(jià)值尚待開(kāi)發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門(mén)立卷制。
由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門(mén)及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門(mén)及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)收集，誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門(mén)下屬公司合同檔案管理人員組卷，實(shí)施部門(mén)立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門(mén)的職責(zé)。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過(guò)建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過(guò)合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門(mén)職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過(guò)制度界定各部門(mén)各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過(guò)歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無(wú)直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過(guò)歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁(yè)數(shù)。通過(guò)合同利用制度明確合同正本原件無(wú)特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門(mén)員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開(kāi)展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。
在公司內(nèi)部開(kāi)展法制宣傳，增強(qiáng)公司各部門(mén)合同管理人員法律觀念，增強(qiáng)合同歸檔意識(shí)。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過(guò)培訓(xùn)對(duì)合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過(guò)內(nèi)部溝通交流，為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。
4.4加快合同檔案信息化建設(shè)
公司目前已開(kāi)發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對(duì)接起來(lái)，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢(xún)利用利用。
3.5開(kāi)展合同檔案編研工作，加強(qiáng)合同檔案資源開(kāi)發(fā)。
近年來(lái)，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的提高，很多醫(yī)院的基礎(chǔ)診療設(shè)備和專(zhuān)科設(shè)備投入在增加，在采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備的過(guò)程中，也形成了大量具有法律效力的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類(lèi)繁多、數(shù)量巨大。因此，為了進(jìn)一步完善醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當(dāng)前地方三甲醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，歸納出醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理存在的主要問(wèn)題，并分析了問(wèn)題的成因，最后通過(guò)規(guī)范化的管理視角，提出醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理的幾個(gè)思路，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。
一、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理現(xiàn)狀
由于醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作流程復(fù)雜、涉及的部門(mén)多、特別是大型醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)周期較長(zhǎng)，這就對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見(jiàn)的問(wèn)題。
（一）部分醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料缺乏完整性
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)過(guò)程經(jīng)歷了使用科室提出申請(qǐng)、設(shè)備科組織院內(nèi)市場(chǎng)詢(xún)價(jià)（金額較大的需外出招標(biāo)）、報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)班子審批決策等階段。從使用科室提出申請(qǐng)開(kāi)始，就產(chǎn)生了對(duì)應(yīng)的工作記錄表格，表格需要按要求填寫(xiě)內(nèi)容，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，在多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批、使用科室確認(rèn)簽字、其他部門(mén)共同參與詢(xún)價(jià)并簽字確認(rèn)的過(guò)程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關(guān)材料的情況，因此，在收集采購(gòu)合同檔案材料時(shí)，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
（二）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案收集難度大
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購(gòu)合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關(guān)部門(mén)審核的內(nèi)審合同、院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策批示材料、招標(biāo)（詢(xún)價(jià)）記錄表、使用科室的申請(qǐng)報(bào)告、可行性報(bào)告、職代會(huì)議案和決議批文、招標(biāo)文件、成交通知書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設(shè)備科、招標(biāo)辦、院領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)銷(xiāo)公司等），每個(gè)檔案資料產(chǎn)生的時(shí)間沒(méi)有固定節(jié)點(diǎn)，而且有時(shí)經(jīng)銷(xiāo)公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔后不能封卷
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案屬于醫(yī)療設(shè)備檔案的一個(gè)重要部分，也是整個(gè)醫(yī)療設(shè)備“生命線的開(kāi)端”。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開(kāi)端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。例如某臺(tái)直線加速器采購(gòu)建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，更換了某個(gè)零部件，還填寫(xiě)了檢測(cè)、維修報(bào)告單，那么該維修報(bào)告單、檢測(cè)報(bào)告單就需要及時(shí)收入該設(shè)備對(duì)應(yīng)的檔案盒中。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案不能封卷，直到該設(shè)備報(bào)廢。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案檢索查閱方法單一
醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的信息之源，是醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)劃化、科學(xué)化的基礎(chǔ)。一個(gè)全面、完善的醫(yī)療設(shè)備檔案庫(kù)，對(duì)設(shè)備管理具有深遠(yuǎn)的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開(kāi)展檔案信息庫(kù)建設(shè)，但醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關(guān)工作人員只能通過(guò)Exel表格來(lái)完成醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達(dá)到了一定的預(yù)期效果，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)、系統(tǒng)的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，這樣的查閱方法還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
二、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理中存在問(wèn)題的原因分析
（一）檔案意識(shí)不高
一方面，由于醫(yī)療設(shè)備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會(huì)效益和采購(gòu)效益，所以長(zhǎng)期以來(lái)得不到領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視，極少設(shè)有對(duì)應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位，專(zhuān)職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識(shí)比較淡薄，忽視醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，或者在兼任的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時(shí)間，醫(yī)療設(shè)備檔案管理顯得被動(dòng)、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設(shè)備檔案資料其實(shí)只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規(guī)范
在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案中，從申購(gòu)設(shè)備到醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作結(jié)束，經(jīng)歷了提出申請(qǐng)、委員/專(zhuān)家論證、設(shè)備立項(xiàng)、設(shè)備招標(biāo)/詢(xún)價(jià)、簽訂醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同五個(gè)階段。在這幾個(gè)階段中，形成了大量的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門(mén)不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的購(gòu)置報(bào)告、審批過(guò)程材料、招標(biāo)材料、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷(xiāo)商證件材料以及授權(quán)書(shū)等資料的收集存在較大的困難，各個(gè)部門(mén)所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。
（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理屬于動(dòng)態(tài)管理過(guò)程
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案不能封卷，因?yàn)樵摍n案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開(kāi)端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進(jìn)行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷(xiāo)商溝通無(wú)異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門(mén)審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設(shè)備的價(jià)格、保修、付款方式、交貨時(shí)限等信息已確定，但這并沒(méi)有最終結(jié)束，后續(xù)將涉及設(shè)備的安裝驗(yàn)收、維修保養(yǎng)、付款、報(bào)廢等工作，所以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸口管理問(wèn)題
醫(yī)院檔案室，負(fù)責(zé)管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關(guān)系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復(fù)管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個(gè)領(lǐng)域的檔案都具有一定的專(zhuān)業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時(shí)對(duì)檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案規(guī)范化管理思路
要對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，首先，要強(qiáng)化檔案的管理意識(shí)；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理意識(shí)
目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專(zhuān)職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進(jìn)一步完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理，應(yīng)在意識(shí)上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強(qiáng)化醫(yī)院上下的檔案管理意識(shí)，通過(guò)經(jīng)典事件、實(shí)例展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報(bào)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案工作情況，統(tǒng)計(jì)好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強(qiáng)檔案人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，從專(zhuān)業(yè)角度提升專(zhuān)職和兼職檔案員的意識(shí)。
（二）明確醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔范圍
1．醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)階段：大多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)都是由年度計(jì)劃采購(gòu)和臨時(shí)緊急采購(gòu)組成。不管是年度采購(gòu)計(jì)劃還是臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)都是由設(shè)備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備請(qǐng)購(gòu)表格、配置及技術(shù)參數(shù)要求、可行性報(bào)告、提請(qǐng)職代會(huì)審議的議案等。從設(shè)備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報(bào)項(xiàng)目的匯總表格、召開(kāi)論證會(huì)議的會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)照片、參與論證的專(zhuān)家委員投票、會(huì)議討論的原始材料、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議討論結(jié)果的決策批示。從其他相關(guān)部門(mén)層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設(shè)備購(gòu)置許可、同意增配大型醫(yī)用設(shè)備的批復(fù)等。所有這些涉及到設(shè)備購(gòu)置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)階段：醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)活動(dòng)管理權(quán)限，整理需要采購(gòu)的設(shè)備的主要參數(shù)及配置要求，通過(guò)媒體方式公開(kāi)招標(biāo)信息，組織召開(kāi)招標(biāo)會(huì)議，上報(bào)招標(biāo)結(jié)果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標(biāo)議價(jià)記錄表格或書(shū)面記錄、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的招標(biāo)情況報(bào)告、院領(lǐng)導(dǎo)的決策批復(fù)等。投標(biāo)公司的提供的檔案包含：投標(biāo)文件（報(bào)價(jià)表、廠家證件、授權(quán)書(shū)、經(jīng)銷(xiāo)商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標(biāo)的還需要提供中標(biāo)通知書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。
（三）完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學(xué)地整理設(shè)備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專(zhuān)職或兼職的檔案員負(fù)責(zé)收集整理，隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的快速發(fā)展，手工的登記、查詢(xún)效率低，為此，檔案歸檔時(shí)應(yīng)建立對(duì)應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎(chǔ)，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設(shè)備科。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專(zhuān)職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理庫(kù)。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備陸續(xù)進(jìn)入各級(jí)醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理為醫(yī)療設(shè)備管理的重中之重。通過(guò)建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理框架，才能用詳細(xì)的醫(yī)療設(shè)備分析報(bào)告為醫(yī)院購(gòu)置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實(shí)設(shè)備的申請(qǐng)審批手續(xù)資料、招議標(biāo)記錄、招標(biāo)承諾資料等為招標(biāo)采購(gòu)的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)提供技術(shù)依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院
參考文獻(xiàn)：
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合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問(wèn)題，給檔案的查找和利用帶來(lái)了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類(lèi)辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類(lèi)和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對(duì)風(fēng)電企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案種類(lèi)主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無(wú)論是合同檔案的保存、管理還是銷(xiāo)毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2憑證性
近年來(lái)，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來(lái)許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說(shuō)明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書(shū)寫(xiě)形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過(guò)程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類(lèi)的優(yōu)化措施
2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說(shuō)，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類(lèi)管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類(lèi)目、分類(lèi)組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類(lèi)工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開(kāi)展分類(lèi)管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來(lái)，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類(lèi)，如物資類(lèi)、工程類(lèi)等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)等。需要注意的是，無(wú)論采用何種分類(lèi)形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開(kāi)展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類(lèi)時(shí)，也要注重對(duì)新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類(lèi)，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷(xiāo)毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門(mén)，這會(huì)使合同檔案分類(lèi)管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類(lèi)的方法
3.1集分式歸類(lèi)原則為核心的合同檔案分類(lèi)管理
企業(yè)合同檔案的分類(lèi)管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書(shū)檔案的分類(lèi)整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營(yíng)方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類(lèi)、收集、整理的過(guò)程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類(lèi)的原則，進(jìn)行合同檔案的分類(lèi)管理，還要依照《合同法》中的無(wú)名合同和有名合同的不同種類(lèi)，進(jìn)行重新擬定和分類(lèi)，從而增強(qiáng)合同檔案分類(lèi)管理的有效性。
3.2集分式分類(lèi)表
我國(guó)企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱(chēng)為典型合同，是具有規(guī)則和名稱(chēng)的合同形式；而無(wú)名合同又稱(chēng)為非典型合同，是沒(méi)有規(guī)則和名稱(chēng)的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無(wú)名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類(lèi)表，并要在集分式分類(lèi)表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。實(shí)踐證明，集分式分類(lèi)表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類(lèi)的效率，與傳統(tǒng)的分類(lèi)方式相比，無(wú)論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢(shì)，這也是集分式分類(lèi)方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。
3.3分類(lèi)表的使用方法
集分式分類(lèi)法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類(lèi)管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類(lèi)號(hào)、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類(lèi)表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號(hào)、分類(lèi)號(hào)和流水號(hào)，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類(lèi)管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結(jié)語(yǔ)
在日趨激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)開(kāi)展和市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動(dòng)營(yíng)造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類(lèi)的順利開(kāi)展；對(duì)于合同檔案的管理人員來(lái)說(shuō)，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，不斷提升個(gè)人專(zhuān)業(yè)能力，確保合同檔案管理分類(lèi)工作的順利完成。
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在我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，人們的維權(quán)意識(shí)也隨之不斷的提高，合同作為人們維權(quán)的重要依據(jù)，也被越來(lái)越多的人重視與運(yùn)用。企業(yè)合同的定義是，在一個(gè)企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)某一經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的目的，通過(guò)相關(guān)法律條例，由公司法人或相關(guān)負(fù)責(zé)人與其平等的民事個(gè)體之間的共同設(shè)立的及可變更也可以終止的民事的權(quán)力與義務(wù)之間關(guān)系的書(shū)面合同。在企業(yè)之中合同檔案是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目活動(dòng)中產(chǎn)生的，記錄這一項(xiàng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容的重要憑據(jù)就是企業(yè)合同，也是企業(yè)維護(hù)自己權(quán)益的關(guān)鍵憑證，其檔案的歸類(lèi)管理的重要性不言而喻。
一、合同檔案管理的特點(diǎn)以及其內(nèi)容
近幾年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，其涉及的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目活動(dòng)也越來(lái)越多，加上企業(yè)維權(quán)意識(shí)的加強(qiáng)，所產(chǎn)生的合同也日漸增多，要想管理這些合同就要合理化的進(jìn)行歸類(lèi)存檔，為其能更好的為審閱者更方便快捷的查閱這些資料，收集和整理合同材料就是其重要的一個(gè)前提條件，與此同時(shí)其歸類(lèi)整理也是其重中之重。就目前而言，合同檔案所采用的方法是在整個(gè)檔案庫(kù)中歸類(lèi)到文書(shū)檔案與科技檔案之中的分散式管理歸類(lèi)法，這使得查閱有些困難。檔案的管理基本要求按照企業(yè)運(yùn)行情況和其管理方式來(lái)制定合同的內(nèi)容。
我國(guó)最早的法律依據(jù)，在現(xiàn)如今更是市場(chǎng)權(quán)益保護(hù)的法律憑據(jù)的重要組成方式，它是具有法律效益的，有明顯的法律特征，有很強(qiáng)的制約性。在合同進(jìn)行的內(nèi)容里面都是根據(jù)相關(guān)法律來(lái)進(jìn)行的，否則將會(huì)受到制裁，正因?yàn)檫@種法律制約力使其有有力的憑證。[1]對(duì)于合同的甲乙雙方，合同是重要的法律憑證，使得其在形式之前是受到法律保護(hù)的。規(guī)范的合同是運(yùn)用書(shū)面的形式進(jìn)行內(nèi)容擬定，實(shí)行的合同技術(shù)資源的系統(tǒng)和真實(shí)可行的證據(jù)，其中包括：鑒定報(bào)告、責(zé)任書(shū)、技術(shù)合約等一系列操作來(lái)完成的，再按照當(dāng)事人的要求進(jìn)行擬定。
二、企業(yè)合同檔案中出現(xiàn)的問(wèn)題
（一）不利于的合同檔案統(tǒng)計(jì)
現(xiàn)如今還有一些企業(yè)，在經(jīng)濟(jì)合同制定的過(guò)程中，往往忽視對(duì)對(duì)方的嚴(yán)格審查，輕信一些“熟”人的口頭承諾，僅僅只憑借對(duì)方一個(gè)通知單就進(jìn)行物品的交易，這樣以來(lái)對(duì)方一旦失信，就會(huì)引起糾紛，從而影響公司的利益。另外一些企業(yè)雖然擬定的合同，具有一定規(guī)范性，但是其合同內(nèi)容可能會(huì)使用模棱兩可的話，這樣很可能陷入詐騙當(dāng)中。其中關(guān)鍵的就是，這樣口頭和不規(guī)范的合同收集起來(lái)相當(dāng)困難，企業(yè)合同文件過(guò)于分散，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)查找不清楚和丟失的問(wèn)題，造成嚴(yán)重的后果，從而使得公司利益受到損害。
（二）企業(yè)合同過(guò)于分散
企業(yè)在合同簽訂之后，沒(méi)有進(jìn)行合理的檔案規(guī)劃和監(jiān)控措施，導(dǎo)致合同的法律依照不高，也使得履行率非常低下。其主要的表現(xiàn)就是對(duì)要進(jìn)行變更的合同文件沒(méi)有及時(shí)處理，合同文件沒(méi)有及時(shí)傳送，使得整個(gè)合同檔案管理出現(xiàn)了混亂，歸檔沒(méi)有進(jìn)行分類(lèi)等一系列相關(guān)的問(wèn)題，從而使得其造成不必要的損失。無(wú)論是檔案管理部門(mén)或是相關(guān)責(zé)任人都沒(méi)有在進(jìn)行關(guān)注，企業(yè)合同的效率不高，其查找困難，有一部分原因是合同的檔案管理沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的收集和排查，這也正是工作效率不高造成的，這也是其中必要解決的問(wèn)題。
（三）企業(yè)合同檔案不重視
檔案管理除了在合同的有效期內(nèi)進(jìn)行能對(duì)合同雙方進(jìn)行制約和行事權(quán)力以外，其重要的一點(diǎn)就是對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目有效檔案證明，其能在企業(yè)疏通管理流程制定計(jì)劃等一系列的行動(dòng)中為其提供幫助，企業(yè)之間的合同非常有必要的，同時(shí)勞務(wù)合同還能起到抑制員工流失的作用，和維護(hù)員工的勞動(dòng)價(jià)值的重要作用。[2]但是就實(shí)際來(lái)說(shuō)，企業(yè)合同在根本上沒(méi)有起到其相關(guān)的作用，無(wú)論是員工或是領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)其不是很重視忽略了其本身的意義，使得合同的查閱力不高，因?yàn)槠洳恢匾曀院贤瑱n案的管理一直沒(méi)有被整改，還存在著很大的不完整性。
三、企業(yè)合同檔案的歸類(lèi)管理的必要性解決方案
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，合同越發(fā)的重視起來(lái)，企業(yè)合同檔案的歸類(lèi)管理合理化是非常有必要的，上文提到，一般的企業(yè)都是采用分散管理文書(shū)檔案中的方法，這就給日常整理文件帶來(lái)了非常大的不變，下面是提出相應(yīng)的策略：
（一）合同規(guī)范化
合同的相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門(mén)，從合同的特點(diǎn)可以清楚的知道，合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料，不可隨意擬定，應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門(mén)也要隨時(shí)進(jìn)行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定，每年在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。[3]
（二）合同的歸類(lèi)原則
企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類(lèi)型當(dāng)中，因此我們應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，根據(jù)每一個(gè)企業(yè)的不同特點(diǎn)進(jìn)行合同分類(lèi)管理，其中包括在每一個(gè)檔案分類(lèi)中對(duì)合同進(jìn)行單獨(dú)分類(lèi)，建立單獨(dú)的歸檔處理，打破以往過(guò)于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類(lèi)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。
（三）建立合同意識(shí)
各個(gè)部門(mén)的相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)合同必須重視起來(lái)，建立合同確立意識(shí)。檔案管理人員也必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應(yīng)該對(duì)合同進(jìn)行精細(xì)規(guī)劃，可以對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)處理，每一份合同都有自己唯一的標(biāo)號(hào)，方便查找與保管。
四、總結(jié)
企業(yè)合同檔案的歸類(lèi)管理是企業(yè)檔案管理中的重中之重，必須要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行合理的規(guī)劃和終結(jié)，找出其中的問(wèn)題，進(jìn)行相應(yīng)的處理，才能更好的為企業(yè)提供最佳的法律憑證，從基礎(chǔ)的材料收集入手，對(duì)其加強(qiáng)管理，對(duì)每一個(gè)小的環(huán)節(jié)的精細(xì)把控和合理的運(yùn)用都是為了企業(yè)的更好發(fā)展，然而企業(yè)在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天立于不敗之地。
參考文獻(xiàn)：
一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業(yè)檔案分類(lèi)是以工作職能來(lái)劃分的，如黨群、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、人事等十大類(lèi)，每類(lèi)都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類(lèi)合同歸到哪類(lèi)進(jìn)行管理。
Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨(dú)設(shè)成合同檔案門(mén)類(lèi)比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經(jīng)把合同檔案單純?cè)O(shè)置了模塊。其目錄按“檔號(hào)、合同名稱(chēng)、合同編號(hào)、責(zé)任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項(xiàng)來(lái)設(shè)置，查找方便。
后發(fā)制人：如合同數(shù)量不是很多、比較零散時(shí)，可不單獨(dú)設(shè)置模塊，將其歸入對(duì)應(yīng)門(mén)類(lèi)便可；如合同數(shù)量較多也相對(duì)集中，最好另設(shè)一個(gè)模塊單獨(dú)管理。
zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時(shí)分散到各個(gè)類(lèi)別的檔案中去，像“一井水”所說(shuō)，屬于哪一類(lèi)就歸到哪一類(lèi)去，在管理系統(tǒng)中建立合同數(shù)據(jù)庫(kù)，將合同的基本信息，如編號(hào)、名稱(chēng)、合同對(duì)方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見(jiàn)號(hào)等詳細(xì)著錄。既保證原有檔案間聯(lián)系，維護(hù)其完整性和系統(tǒng)性，又實(shí)現(xiàn)了檢索和利用的便捷性。
savvy：還有另外一種方法，那就是實(shí)體集中存放，然后，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，將相應(yīng)的條目或者數(shù)字檔案放到對(duì)應(yīng)的類(lèi)別里去。
郭東升：一般說(shuō)，不將合同入在會(huì)計(jì)類(lèi)、人事類(lèi)。牽涉這兩類(lèi)的合同一般應(yīng)入其相關(guān)行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)。國(guó)家檔案局已經(jīng)出臺(tái)了企業(yè)檔案實(shí)體分類(lèi)整理規(guī)則，應(yīng)該依照規(guī)則結(jié)合本企業(yè)實(shí)際貫徹執(zhí)行。作為企業(yè)，國(guó)家為之出臺(tái)的分類(lèi)暫行規(guī)則，是本單位制訂分類(lèi)方案的基本依據(jù)。企業(yè)應(yīng)該以此為基本框架，結(jié)合單位實(shí)際編制本單位的分類(lèi)方案。
Smxlhy：同意一井水的觀點(diǎn)，合同檔案應(yīng)歸入相應(yīng)類(lèi)別，并區(qū)分不同價(jià)值來(lái)保持文件間有機(jī)聯(lián)系。
一井水：合同是一類(lèi)文書(shū)的名稱(chēng)，而不能把它作為一類(lèi)檔案，企業(yè)檔案基本是按照工作職能來(lái)分類(lèi)，每一項(xiàng)工作職能都會(huì)形成相關(guān)合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門(mén)與內(nèi)容歸入相關(guān)類(lèi)別即可。如合同檔案再單設(shè)一類(lèi)，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。
Savvy：我們單位的合同工作由專(zhuān)門(mén)部門(mén)進(jìn)行主管，并按季度形成管理報(bào)表。合同管理有對(duì)應(yīng)的主管職能部門(mén)、規(guī)章制度和工作人員，本身已形成獨(dú)立的工作體系。確實(shí)合同存在多種分類(lèi)屬性，很多從屬于項(xiàng)目。我們的合同由于分部門(mén)保管，也很自然形成了各總部特點(diǎn)的合同檔案。從檔案整理的角度來(lái)分析，其實(shí)，已經(jīng)區(qū)分了部門(mén)(工作職能)和年度，但作為相對(duì)獨(dú)立的一項(xiàng)工作，把合同檔案單獨(dú)管理更為恰當(dāng)。
郭東升：在企業(yè)檔案整理中，同一類(lèi)目的合同數(shù)量多，應(yīng)該單獨(dú)立卷。而不可用形式分類(lèi)法將其單獨(dú)設(shè)類(lèi)。屬于不同類(lèi)目的合同，應(yīng)該歸在不同類(lèi)目里。
馬帥章：合同應(yīng)與其涉及事項(xiàng)放在一起，保證了某一項(xiàng)工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時(shí)根據(jù)關(guān)鍵詞有效檢索出來(lái)。將合同檔案與其所歸屬事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起，管理利用都很方便！
Zhoumingming：合同檔案能否單獨(dú)設(shè)類(lèi)，主要看是否方便查找利用，不要機(jī)械地用傳統(tǒng)管理模式來(lái)約束它。對(duì)于產(chǎn)生合同數(shù)量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起呢？
馬帥章：合同數(shù)量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項(xiàng)資料放在一起，這樣，也便于理解合同內(nèi)容涉及事項(xiàng)與合同的來(lái)龍去脈。單獨(dú)將合同拿出來(lái)分為一類(lèi)，可在以下兩種情況應(yīng)用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。
小魚(yú)兒：針對(duì)合同檔案的管理問(wèn)題，各單位應(yīng)根據(jù)具體情況具體對(duì)待。機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往合同比較少，大都依據(jù)《規(guī)則》按文書(shū)檔案整理方法進(jìn)行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來(lái)也比較方便。企業(yè)單位，往往企業(yè)合同比較多，可把合同單獨(dú)設(shè)為一類(lèi)，便于更好地為企業(yè)服務(wù)。比如，我們?yōu)橐幻駹I(yíng)企業(yè)指導(dǎo)，在幫助其制訂分類(lèi)方案時(shí)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的各種證照、驗(yàn)資報(bào)告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對(duì)企業(yè)的具體情況，就把各種證照、驗(yàn)資報(bào)告單列了出來(lái)。雖然，不太符合檔案管理的相關(guān)規(guī)則、規(guī)定，但得到了企業(yè)的認(rèn)可。
Savvy：證照、章程、驗(yàn)資報(bào)告使用非常頻繁。這三者一定要單獨(dú)和別的文件區(qū)分開(kāi)，我單位采用的是“復(fù)印+掃描”雙套制。這類(lèi)材料都屬于產(chǎn)權(quán)檔案。
zhouya1117：1.在合同檔案相對(duì)較少的時(shí)候，合同檔案自然不必單獨(dú)設(shè)類(lèi)，屬于不同類(lèi)目的合同，應(yīng)歸檔在不同類(lèi)目中；可采取雙套制的方式，復(fù)印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對(duì)很多的時(shí)候，尤其是針對(duì)某些特殊系統(tǒng)、特殊單位，就應(yīng)單獨(dú)設(shè)置類(lèi)目對(duì)合同檔案進(jìn)行管理。
郭東升：我贊成合同檔案的管理應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況而定的觀點(diǎn)。但我以為，無(wú)論合同多少，屬于不同類(lèi)目的合同，應(yīng)該歸檔在不同的類(lèi)目中，即使在合同檔案相對(duì)很多的時(shí)候。試想，一級(jí)類(lèi)目如果是合同類(lèi)，行政管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、設(shè)備類(lèi)、基建類(lèi)等都要?dú)w為此類(lèi)了，就會(huì)平行類(lèi)目交叉、上下類(lèi)目互不從屬，類(lèi)目混亂不言而喻。
龍正義：如數(shù)量比較多，可專(zhuān)門(mén)劃為一類(lèi)；如數(shù)量較少，則可歸入文書(shū)檔案之中；如是跟某個(gè)項(xiàng)目有關(guān)，則放入該項(xiàng)目檔案之中，這還是傳統(tǒng)的管理手段。如實(shí)現(xiàn)了高度的信息化管理，那所有文件不分種類(lèi)全部可以大流水排序，所謂的分類(lèi)只是文件的一個(gè)標(biāo)簽而已。如找某個(gè)檔案，通過(guò)標(biāo)題、編號(hào)、年度、責(zé)任者等要素來(lái)檢索，甚至可全文檢索，還可自動(dòng)相似性排序，跟該文件內(nèi)容相關(guān)的文件都可以自動(dòng)排列出來(lái)。這時(shí)，檔案實(shí)體如何分類(lèi)如何排序已經(jīng)不重要了。
Savvy：近期，我們就遇到很現(xiàn)實(shí)的合同管理問(wèn)題。要求匯總?cè)亢贤夸?，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門(mén)分別保管；三是分類(lèi)管理，有統(tǒng)有分。
小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門(mén)弄，二或由合同管理部門(mén)弄，我們這邊多是合同管理部門(mén)弄的，相當(dāng)詳細(xì)。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應(yīng)該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。
亓?xí)匀A：據(jù)了解，有些單位對(duì)部分應(yīng)歸檔的合同、協(xié)議、房屋產(chǎn)權(quán)文件等經(jīng)濟(jì)類(lèi)檔案文件資料歸檔不及時(shí)，甚至根本不歸檔，長(zhǎng)期滯留在經(jīng)辦人或單位負(fù)責(zé)人手中，甚至還有的認(rèn)為這些資料已無(wú)用而銷(xiāo)毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產(chǎn)生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認(rèn)為，須做到以下五點(diǎn)：1.加強(qiáng)合同檔案歸檔的宣傳工作，規(guī)范合同的文本格式，增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)和法律意識(shí)；2.把好合同檔案歸檔的關(guān)口，確保合同協(xié)議的及時(shí)、高效歸檔；3.對(duì)歸檔的合同檔案要進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的分類(lèi)，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識(shí)，變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”；5.逐步實(shí)現(xiàn)合同檔案管理信息化，進(jìn)一步加強(qiáng)合同檔案歸檔管理。
月色微涼：本人根據(jù)公司情況，做了一個(gè)《合同檔案整理指引》。
一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類(lèi)合同。
二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類(lèi)合同的文本（正、副）及其相關(guān)附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項(xiàng)目公司的綜合檔案室統(tǒng)一管理，任何部門(mén)和個(gè)人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷(xiāo)毀合同檔案。
三、合同整理方法：1.收集。（1）對(duì)方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經(jīng)辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時(shí)留存一套合同原件、合同相關(guān)附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經(jīng)辦部門(mén)專(zhuān)（兼）職資料員負(fù)責(zé)對(duì)由我方先蓋章的合同跟進(jìn)直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發(fā)生合同糾紛，承辦人員應(yīng)將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時(shí)向本單位的檔案部門(mén)移交歸檔，檔案部門(mén)應(yīng)將這些文件收集齊全后歸入企管類(lèi)檔案。2.整理。（1）合同檔案實(shí)行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來(lái)整理，同一年度、同一保管期限內(nèi)按時(shí)間順序排流水件號(hào)，并按件號(hào)進(jìn)行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個(gè)期限，在檔號(hào)結(jié)構(gòu)中，用數(shù)字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁(yè)。5.蓋檔號(hào)章。（1）合同檔案號(hào)的形成：全宗號(hào)—分類(lèi)號(hào)—年度—保管期限—件號(hào)；（2）蓋檔號(hào)章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內(nèi)容；（3）填寫(xiě)檔號(hào)章里的內(nèi)容：類(lèi)別號(hào)為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準(zhǔn)；保管期限填寫(xiě)：“10年”“5年”等；件號(hào)以合同在同年度同保管期限下的流水號(hào)作為件號(hào)。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進(jìn)行掃描。8.裝盒。（1）統(tǒng)一年度統(tǒng)一保管期限檔案裝一盒，數(shù)量多的可以分盒裝，但是件號(hào)保持連續(xù)；（2）每一盒內(nèi)部合同檔案裝盒順序：卷內(nèi)備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內(nèi)目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。
2.企業(yè)合同檔案的整理工作是企業(yè)合同管理的重要內(nèi)容。合同檔案在企業(yè)中屬于比較重要又比較復(fù)雜的檔案群體，應(yīng)該把合同檔案的整理工作當(dāng)作企業(yè)檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容來(lái)抓。企業(yè)合同檔案的整理工作不僅為今后合同的有效保管和利用打下良好基礎(chǔ)，同時(shí)通過(guò)檔案的整理又可以進(jìn)一步了解和檢查合同檔案收集工作的質(zhì)量，保證合同檔案的完整與安全。合同檔案的整理立卷可根據(jù)實(shí)際情況，可按項(xiàng)目組卷，保證其與整個(gè)項(xiàng)目的檔案材料的有機(jī)聯(lián)系，同時(shí)結(jié)合合同辦理的過(guò)程和階段，又要重視合同檔案的時(shí)間聯(lián)系。合同在形成檔案之前，應(yīng)該是按合同性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)的，有買(mǎi)賣(mài)合同，價(jià)款合同，擔(dān)保合同，建設(shè)工程合同等，每一份合同都有其相應(yīng)的合同編號(hào)，本公司目前有柳洪和坪頭兩個(gè)電廠在運(yùn)行發(fā)電，所以有柳洪生產(chǎn)（合同編號(hào)MLHSC）、坪頭生產(chǎn)（合同編號(hào)MPTSC）。有成都辦公樓的建設(shè)（合同編號(hào)MGHCB）。有電量銷(xiāo)售（合同編號(hào)MGHCB）等。一般一個(gè)較大的項(xiàng)目并且?guī)啄曛畠?nèi)可以完工的，按項(xiàng)目進(jìn)行合同檔案的整理，如成都辦公樓建設(shè)合同及支付文件。如果是零散的合同文件、材料，可按年度進(jìn)行集中立卷。例如進(jìn)入發(fā)電期的柳洪、坪頭水電站。
二、正在履行及將要簽訂的合同管理
由于前期開(kāi)發(fā)建設(shè)期沒(méi)有引進(jìn)OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，而現(xiàn)目前先進(jìn)的OA辦公系統(tǒng)的建立，使正在履行及將要簽訂的合同管理，變得越加簡(jiǎn)單易行。目前美姑河公司對(duì)合同的管理主要依據(jù)《四川美姑河水電開(kāi)發(fā)有限公司合同管理實(shí)施細(xì)則》執(zhí)行。合同簽署人對(duì)合同全面負(fù)責(zé)，組織合同的訂立，確定合同條件、訂立方式及合作單位。正在履行和將要簽訂的合同管理主要通過(guò)OA系統(tǒng)登記，合同和合同支付在OA系統(tǒng)中由計(jì)劃合同部統(tǒng)一登記和說(shuō)明審批流程。合同變更由合同執(zhí)行部門(mén)登記和說(shuō)明審批流程。信息化合同管理的投入使合同管理動(dòng)態(tài)化、智能化。四川美姑河水電開(kāi)發(fā)有限公司在成都、美姑兩地辦公，原來(lái)的紙質(zhì)會(huì)簽使合同運(yùn)轉(zhuǎn)周期長(zhǎng)，而現(xiàn)在正在履行和將要簽訂的合同，使用信息化OA管理系統(tǒng)可及時(shí)完成，節(jié)省人力、財(cái)力資源。
一、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題
從以上延慶縣境內(nèi)調(diào)查的數(shù)據(jù)中可以看出，農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案有三個(gè)特點(diǎn)：一是數(shù)量大，二是合同執(zhí)行期限長(zhǎng)，三是個(gè)人承包經(jīng)營(yíng)的多。這說(shuō)明，幾年來(lái)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展政策是穩(wěn)定的，經(jīng)濟(jì)秩序、投資環(huán)境、管理方法具有一定的吸引力，并盤(pán)活了農(nóng)村的資產(chǎn)，取得了一定的資金收益，這些資金對(duì)于農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，興辦公益事業(yè)起到了非常大的作用。同時(shí)，也表明村級(jí)檔案室確實(shí)把絕大多數(shù)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同保管起來(lái)了。但是，就在大量合同簽訂保管過(guò)程中，也存在著重大安全隱患。如：
1、有些村經(jīng)濟(jì)合同長(zhǎng)期不歸檔，散存在個(gè)人手中，嚴(yán)重違反了我國(guó)檔案法的有關(guān)規(guī)定，它直接影響合同的正常履行與合同約定內(nèi)容的監(jiān)管，如丟失或損毀，可能造成經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)不穩(wěn)定。
2、有的村經(jīng)濟(jì)落后，村檔案室保管條件差，不具備永久保存的條件。檔案保管情況達(dá)不到國(guó)家要求，絕大多數(shù)是一個(gè)卷柜或木箱，放在村辦公室，有的村沒(méi)有值班人員，檔案只好放在檔案員或村干部家里。
3、有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村干部對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)及重視程度不高，對(duì)檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，缺少檔案保管保護(hù)設(shè)施。
4、有的農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同的歸檔不全，存在散失、損毀、丟失等現(xiàn)象，將影響村經(jīng)濟(jì)秩序的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，可能引發(fā)社會(huì)的不穩(wěn)定，進(jìn)而導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。
二、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案管理工作應(yīng)采取的措施
針對(duì)以上農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，筆者認(rèn)為：各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)結(jié)合本地實(shí)際，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第十六條規(guī)定，“集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案的所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國(guó)家檔案行政管理部門(mén)有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施?！?/p>
國(guó)家檔案局《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》第六條第七款規(guī)定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)“根據(jù)自愿和可能代管直屬企業(yè)、事業(yè)單位及村委會(huì)具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案”等有關(guān)要求，達(dá)到村經(jīng)濟(jì)合同檔案妥善保管的目的。筆者建議各級(jí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)應(yīng)采取以下措施：
1、要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府要提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真理清村級(jí)經(jīng)濟(jì)合同的管理情況。嚴(yán)格按照檔案法規(guī)定，采取有效措施，實(shí)行村級(jí)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的方法，加大收集散存在個(gè)人手中的合同檔案及其他未歸檔的重要材料，確保合同檔案的安全保管和有效利用。
2、把村檔案室的經(jīng)濟(jì)合同檔案及合同附件（會(huì)議記錄、村民代表會(huì)議記錄、代表簽字簿、公證書(shū)、有關(guān)批示、測(cè)量圖等）全部移交到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室代為保管，鄉(xiāng)鎮(zhèn)為村提供合同復(fù)印件，以便日常利用。
3、縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)部門(mén)在指導(dǎo)村簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，至少簽訂一式三份，甲乙雙方各一份，第三份交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管，形成長(zhǎng)效機(jī)制。
4、加大對(duì)檔案工作的投入，村檔案室均應(yīng)盡快配備鐵制檔案柜，提高村級(jí)檔案的管理水平。
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的經(jīng)濟(jì)合同關(guān)系是最基本的法律關(guān)系，現(xiàn)代社會(huì)也因此被稱(chēng)為合同社會(huì)。合同是一種契約，是當(dāng)事人之間依法確定、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議，是經(jīng)濟(jì)交往活動(dòng)中的重要工具。合同是重要的證據(jù)，按照我國(guó)法律規(guī)定的“誰(shuí)主張，誰(shuí)舉證”原則，丟失證據(jù)不能舉證，因此而造成經(jīng)濟(jì)損失是很難挽回的。
總則
1.1
根據(jù)股份公司現(xiàn)行制度，結(jié)合酒店公司特點(diǎn)，制定工程成本類(lèi)合同管理制度。
1.2
適用范圍：本節(jié)經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定適用于工程承包合同、貨物采購(gòu)合同和技術(shù)服務(wù)合同。本規(guī)定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區(qū)租賃合同、開(kāi)辦費(fèi)涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協(xié)議按特定的程序申報(bào)。
1.2.1
工程承包合同包括：工程承包、工程技術(shù)服務(wù)、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項(xiàng)目部或各酒店項(xiàng)目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。
1.2.2
貨物采購(gòu)合同包括：工程材料設(shè)備采購(gòu)、酒店翻新改造之材料設(shè)備采購(gòu)。
1.2.3
技術(shù)服務(wù)合同包括：可研分析、勘察設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)、造價(jià)咨詢(xún)等顧問(wèn)類(lèi)，檢測(cè)、面積測(cè)繪、宣傳推廣、模型制作等服務(wù)類(lèi)。
2
合同辦理
2.1
合同起草
2.1.1
金額在2萬(wàn)元以上的業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門(mén)負(fù)責(zé)起草，經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同由招標(biāo)經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)起草。
2.1.2
金額在2萬(wàn)元以下（含）的業(yè)務(wù)事項(xiàng)可不用簽訂合同，但應(yīng)參照股份公司管理制度中零星采購(gòu)和緊急采購(gòu)程序處理。
2.2
合同談判
所有經(jīng)濟(jì)合同的談判，至少有二個(gè)部門(mén)的二名以上經(jīng)辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經(jīng)濟(jì)合同的談判。
3
合同審批及簽訂
3.1
合同簽訂的主體：
3.1.1
工程承包、貨物采購(gòu)合同由酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司工程部辦理。
3.1.2
技術(shù)服務(wù)合同由酒店公司設(shè)計(jì)部辦理。
3.1.3
造價(jià)服務(wù)合同由酒店公司成本控制部辦理。
3.2
合同資料的報(bào)備：
3.2.1
合同簽訂后，由合同經(jīng)辦人員將合同簽訂相關(guān)檔案（包括申請(qǐng)單、審批單、報(bào)價(jià)單、合同文本及各審批人審批意見(jiàn)的電子版原件等）的完整資料上報(bào)酒店公司成本控制部。
3.3
未成立酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司的合同由酒店公司本部相應(yīng)部門(mén)代為辦理，股份公司法務(wù)部代為審批法律意見(jiàn)。
3.4
審批程序
3.4.1
股份公司經(jīng)辦的酒店第一類(lèi)招標(biāo)（采購(gòu)）合同按股份公司管理制度執(zhí)行。
3.4.2
酒店公司經(jīng)辦的第二類(lèi)招標(biāo)（采購(gòu)）、地方類(lèi)招標(biāo)（采購(gòu)）及直接委托合同，逐級(jí)報(bào)酒店公司總經(jīng)理審批執(zhí)行。
4
經(jīng)濟(jì)合同的履行
4.1
合同管理責(zé)任部門(mén)：
4.1.1
工程承包、貨物采購(gòu)、監(jiān)理合同：所屬酒店項(xiàng)目部或項(xiàng)目公司。
4.1.2
造價(jià)咨詢(xún)合同：酒店公司成本控制部。
4.1.3
各項(xiàng)目設(shè)計(jì)服務(wù)類(lèi)及酒店技術(shù)服務(wù)類(lèi)合同：酒店公司設(shè)計(jì)部。
4.1.4
酒店項(xiàng)目施工圖設(shè)計(jì)服務(wù)類(lèi)合同：酒店項(xiàng)目部及酒店項(xiàng)目公司設(shè)計(jì)部。
4.1.5
合同管理責(zé)任部門(mén)的負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)合同履行的主要責(zé)任人。
4.2
合同臺(tái)帳建立：
4.2.1
工程承包、貨物采購(gòu)、造價(jià)咨詢(xún)及監(jiān)理合同臺(tái)帳：所述酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司成本控制部負(fù)責(zé)建立。
4.2.2
設(shè)計(jì)服務(wù)類(lèi)及酒店技術(shù)服務(wù)類(lèi)合同臺(tái)帳：酒店公司設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)建立。
4.2.3上述合同臺(tái)帳每月25日?qǐng)?bào)酒店公司成本控制部審核后、由后者統(tǒng)一報(bào)股份公司成本控制部備案。
4.3
股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立非前述合同臺(tái)帳，跟蹤監(jiān)督非前述合同執(zhí)行情況，并于每月月底將該臺(tái)帳電子版通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)配合收集、整理和及時(shí)提交非前述合同執(zhí)行的相關(guān)資料。
4.4
前述合同執(zhí)行過(guò)程中、以及完畢后，合同管理責(zé)任部門(mén)應(yīng)依據(jù)《供方履約評(píng)估指引》的規(guī)定進(jìn)行合同執(zhí)行評(píng)估，經(jīng)酒店公司成本控制部審核后報(bào)股份公司成本控制部備案。
5
合同檔案管理
5.1
合同簽訂后，股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門(mén)（即含各酒店項(xiàng)目部和各酒店項(xiàng)目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門(mén)需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門(mén)提供復(fù)印件。
5.2
關(guān)鍵詞 ：合同；合同管理；財(cái)務(wù)管理
一、加強(qiáng)合同財(cái)務(wù)管理的意義
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)間的交易越來(lái)越頻繁，也越來(lái)越規(guī)范，更多地采用訂立合同的方式來(lái)進(jìn)行。在這種大背景下，企業(yè)合同管理的重要性也越來(lái)越明顯。通常意義下的合同管理指的是企業(yè)對(duì)于與交易對(duì)手的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱(chēng)。
加強(qiáng)企業(yè)合同的財(cái)務(wù)管理具有非常重要的意義。首先，企業(yè)合同本身蘊(yùn)含了大量的財(cái)務(wù)信息。常見(jiàn)的企業(yè)合同包括銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、轉(zhuǎn)讓合同、租賃合同等，構(gòu)成了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算與財(cái)務(wù)報(bào)表編制的原始憑證，加強(qiáng)合同的財(cái)務(wù)管理有助于保證信息的準(zhǔn)確。其次，由于企業(yè)與外部單位和個(gè)人的交易通常是通過(guò)合同來(lái)進(jìn)行，所以加強(qiáng)合同的財(cái)務(wù)管理可以在一定程度上降低企業(yè)交易的風(fēng)險(xiǎn)，有利于維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。第三，加強(qiáng)合同的財(cái)務(wù)管理，可以增強(qiáng)合同在財(cái)務(wù)上的合規(guī)性，更準(zhǔn)確地滿(mǎn)足企業(yè)自身財(cái)務(wù)制度以及外部監(jiān)管部門(mén)的要求，維護(hù)企業(yè)形象，避免聲譽(yù)受損。
財(cái)務(wù)部門(mén)參與合同管理應(yīng)該是全流程的，從合同簽訂前的起草與談判，到合同的簽訂，再到合同執(zhí)行階段變更事項(xiàng)管理，最后到合同的后評(píng)價(jià)等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要積極參與。財(cái)務(wù)部門(mén)需要做的工作包括但不限于參與合同管理辦法的制定、合同簽訂時(shí)的財(cái)務(wù)合規(guī)性審核，合同檔案的整理、合同變更事項(xiàng)的財(cái)務(wù)管理等。
二、企業(yè)合同中管理中存在的問(wèn)題
1.財(cái)務(wù)人員不能充分參與企業(yè)合同管理
財(cái)務(wù)人員應(yīng)參與到企業(yè)合同管理過(guò)程中，但很多企業(yè)并沒(méi)有很好的做到這一點(diǎn)。造成這種局面的原因有兩方面：財(cái)務(wù)人員自身的原因。包括財(cái)務(wù)人員參與合同管理的意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)掌握不足，無(wú)法有效了解合同內(nèi)容等；合同歸口部門(mén)的原因。包括沒(méi)有認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理對(duì)企業(yè)合同管理的重要意義，擔(dān)心財(cái)務(wù)人員的介入會(huì)影響業(yè)務(wù)拓展等。種種原因的背后其實(shí)是企業(yè)文化的問(wèn)題，認(rèn)為財(cái)務(wù)人員就只做會(huì)計(jì)核算工作，但事實(shí)上對(duì)于以盈利為目的的企業(yè)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)管理涉及到企業(yè)管理的方方面面，當(dāng)然也包括合同管理，財(cái)務(wù)人員可以從財(cái)務(wù)的角度保證業(yè)務(wù)合規(guī)，并為企業(yè)積極爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)利益，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
2.缺乏有效的財(cái)務(wù)管理制度
企業(yè)合同涉及財(cái)務(wù)管理內(nèi)容一般包括企業(yè)合同管理制度、委托授權(quán)制度、合同審查制度、印章管理制度、檔案管理制度和統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度等。有效的企業(yè)合同管理應(yīng)該是制度規(guī)定明確，執(zhí)行落實(shí)到位，監(jiān)督問(wèn)責(zé)機(jī)制健全。但很多企業(yè)根本就沒(méi)有制定這些制度規(guī)范，或者制定的內(nèi)容很不系統(tǒng)，導(dǎo)致實(shí)際操作中做不到有規(guī)可循、有據(jù)可依，且在實(shí)際工作中對(duì)制度的監(jiān)督和落實(shí)不到位，導(dǎo)致制度流于形式，效果大打折扣。
3.合同管理不規(guī)范
很多企業(yè)在合同管理方面做得不夠系統(tǒng)和科學(xué)，隨意性比較強(qiáng)，缺乏統(tǒng)籌安排。比如有的企業(yè)合同沒(méi)有統(tǒng)一的格式，各個(gè)部門(mén)在簽訂合同時(shí)以對(duì)方企業(yè)的文本為主，條款不全面，容易遺漏本企業(yè)關(guān)注的重要條款。有些企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)早已經(jīng)發(fā)生然后來(lái)補(bǔ)簽合同，使合同簽訂流于形式。有些企業(yè)的合同分類(lèi)管理做的不好，比如所有的合同沒(méi)有按照銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、轉(zhuǎn)讓合同、租賃合同等類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，甚至對(duì)合同都沒(méi)有登記編號(hào)，這樣就無(wú)法形成比較成體系的合同檔案，無(wú)法及時(shí)提供給使用者查閱。也有的企業(yè)對(duì)合同的保管不當(dāng)，在交易完成后遲遲不轉(zhuǎn)交合同副本給財(cái)務(wù)部門(mén)，使財(cái)務(wù)人員無(wú)法及時(shí)登記交易信息，及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，并向決策者傳遞相關(guān)信息，向稅務(wù)機(jī)關(guān)及時(shí)納稅。還有的企業(yè)合同財(cái)務(wù)管理的信息化水平比較低，財(cái)務(wù)人員對(duì)合同進(jìn)行登記、變更事項(xiàng)管理時(shí)全部依賴(lài)手工，這樣不僅會(huì)使得管理效率低下，出錯(cuò)的概率也會(huì)大大提高。
三、加強(qiáng)企業(yè)合同管理的措施
（一）實(shí)施有效的財(cái)務(wù)管理
1.合同審核制度
企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)要參與合同的審核，包括前期的制定和后期的執(zhí)行，審核內(nèi)容包括涉及企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的財(cái)務(wù)關(guān)鍵問(wèn)題以及合同是否符合國(guó)家和企業(yè)財(cái)務(wù)制度規(guī)定。其中涉及企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的財(cái)務(wù)關(guān)鍵問(wèn)題包括：價(jià)格是否合理以及企業(yè)在稅務(wù)方面的考慮、支付方式及發(fā)票的開(kāi)具與收取等。涉及財(cái)務(wù)合規(guī)性的問(wèn)題包括：合同內(nèi)容是否符合國(guó)家投資要求，是否符合監(jiān)管部門(mén)的行業(yè)限制條件，是否符合企業(yè)上級(jí)部門(mén)及自身的管理要求，合同的具體細(xì)節(jié)是否滿(mǎn)足會(huì)計(jì)核算要求等。在合同的具體執(zhí)行過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員也要審核承辦部門(mén)是否按照合同的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并保留好相關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算憑證。
2.合同檔案管理制度
企業(yè)合同檔案是企業(yè)非常重要的商業(yè)機(jī)密，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要參考資料，也是企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算的重要原始憑證。企業(yè)應(yīng)該高度重視合同檔案管理，承辦部門(mén)應(yīng)該在合同簽署后的第一時(shí)間將合同副本送交財(cái)務(wù)部門(mén)；如果公司規(guī)定由財(cái)務(wù)部門(mén)歸檔的，財(cái)務(wù)部門(mén)則應(yīng)該做好合同的登記、編號(hào)、建檔工作，歸檔時(shí)要注意分類(lèi)的原則，具體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)可按照合同承辦部門(mén)、簽署合同主體、合同業(yè)務(wù)類(lèi)型、合同簽署時(shí)間、合同生效時(shí)間、合同履行進(jìn)度等。企業(yè)還應(yīng)該對(duì)合同檔案的查詢(xún)、借閱、復(fù)印等工作做出明確規(guī)定，并做好查詢(xún)登記工作。
3.合同變更事項(xiàng)管理制度
很多時(shí)候，企業(yè)合同會(huì)由于各種原因?qū)е略贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行，需要進(jìn)行合同變更或者終止。如果出現(xiàn)這種情況，財(cái)務(wù)人員需要快速反應(yīng)、迅速行動(dòng)，詳細(xì)了解合同變更事由，判斷變更的性質(zhì)及其對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的影響。如無(wú)正當(dāng)理由，不得隨意變更合同；如理由恰當(dāng)，審批手續(xù)完備，則要及時(shí)更新合同檔案，并做好登記工作，涉及會(huì)計(jì)處理變更的要及時(shí)恰當(dāng)處理。
（二）強(qiáng)化合同執(zhí)行中的財(cái)務(wù)管理
1.銷(xiāo)售合同的管理
企業(yè)的銷(xiāo)售合同一般有現(xiàn)貨交易、賒銷(xiāo)、分期收款等多種結(jié)算方式。其中最需要關(guān)注的就是賒銷(xiāo)合同。因?yàn)橘d銷(xiāo)合同中雖然與貨物相關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益和風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移，但是企業(yè)并沒(méi)有收到實(shí)際的現(xiàn)金，有一定的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。在銷(xiāo)售合同的管理中，財(cái)務(wù)部門(mén)要做好以下工作：一是提醒業(yè)務(wù)部門(mén)催收貨款，把企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果落袋為安；二是認(rèn)真審核相關(guān)合同憑證是否與真實(shí)的交易背景相符，并及時(shí)恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行賬務(wù)處理；三是根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)制度的規(guī)范和客戶(hù)的要求準(zhǔn)確開(kāi)好發(fā)票。
2.采購(gòu)合同的管理
企業(yè)的采購(gòu)合同一般有現(xiàn)貨交易、預(yù)付貨款、分期付款等多種結(jié)算方式。其中最需要關(guān)注的就是預(yù)付貨款合同。因?yàn)轭A(yù)付貨款合同中企業(yè)并沒(méi)有收到實(shí)際的貨物，有一定的違約風(fēng)險(xiǎn)。在采購(gòu)合同的管理中，財(cái)務(wù)部門(mén)要做好以下工作：一是提醒業(yè)務(wù)部門(mén)催收貨物，確保企業(yè)采購(gòu)的物資在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)運(yùn)輸?shù)轿?；二是認(rèn)真審核相關(guān)合同憑證是否與真實(shí)的交易背景相符，并及時(shí)恰當(dāng)?shù)倪M(jìn)行賬務(wù)處理；三是催促交易對(duì)手開(kāi)好發(fā)票，并審核發(fā)票真?zhèn)巍⒔痤~、科目、抬頭等關(guān)鍵要素的準(zhǔn)確性。
3.轉(zhuǎn)讓合同的管理
企業(yè)的轉(zhuǎn)讓合同需要關(guān)注兩種，一種是預(yù)付交易款但沒(méi)有收到對(duì)價(jià)資產(chǎn)的合同，這一點(diǎn)與采購(gòu)合同中的預(yù)付貨款合同類(lèi)似，財(cái)務(wù)人員要做好提醒業(yè)務(wù)部門(mén)催收對(duì)價(jià)資產(chǎn)、認(rèn)真審核相關(guān)合同憑證并及時(shí)恰當(dāng)進(jìn)行賬務(wù)處理、催促并審核發(fā)票等工作。另一種是發(fā)出對(duì)價(jià)資產(chǎn)但沒(méi)有收到交易款項(xiàng)的合同，這一點(diǎn)與銷(xiāo)售合同中的賒銷(xiāo)合同類(lèi)似。財(cái)務(wù)人員要做好提醒業(yè)務(wù)部門(mén)催收貨款、審核合同憑證并進(jìn)行賬務(wù)處理、及時(shí)準(zhǔn)確開(kāi)好發(fā)票等工作。
（三）提高合同管理水平
企業(yè)要努力提高合同管理的系統(tǒng)性和科學(xué)性，要盡量統(tǒng)一合同格式，規(guī)范簽署流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的分類(lèi)管理，并做好合同檔案的整理和保管。企業(yè)要努力提高合同管理的信息化、自動(dòng)化水平，建立起合同管理的數(shù)據(jù)庫(kù)。企業(yè)的合同管理應(yīng)該達(dá)到這樣一種水平，就是財(cái)務(wù)人員能隨時(shí)根據(jù)相關(guān)要求，按照合同承辦部門(mén)、簽署合同主體、合同業(yè)務(wù)類(lèi)型、合同簽署時(shí)間、合同生效時(shí)間、合同履行進(jìn)度等維度統(tǒng)計(jì)并查詢(xún)到每一個(gè)合同，形成電子化的合同檔案，并可對(duì)每一個(gè)合同進(jìn)行實(shí)時(shí)執(zhí)行追蹤和后評(píng)價(jià)。合同到期時(shí)，能自動(dòng)提醒續(xù)簽，避免企業(yè)重大業(yè)務(wù)因?yàn)闆](méi)有簽訂合同而導(dǎo)致的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門(mén)可定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行橫向或縱向?qū)Ρ确治?，為企業(yè)決策層提供智力支持。
四、結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)要切實(shí)加強(qiáng)合同的管理，一是財(cái)務(wù)人員積極參與企業(yè)的合同管理，發(fā)揮出應(yīng)有的專(zhuān)業(yè)作用；二是制定嚴(yán)格規(guī)范的合同管理相關(guān)制度，并且加強(qiáng)監(jiān)督落實(shí)，保證實(shí)際執(zhí)行到位；三是企業(yè)要提高合同財(cái)務(wù)管理的系統(tǒng)性和科學(xué)性，以及合同財(cái)務(wù)管理的信息化、自動(dòng)化水平。從根本上講，就是要形成企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)積極參與合同管理并發(fā)揮充分作用的企業(yè)文化。企業(yè)財(cái)務(wù)人員不僅僅要做好合同的會(huì)計(jì)核算工作，還要審核合同的經(jīng)濟(jì)效益和合規(guī)性，并監(jiān)督合同的進(jìn)度執(zhí)行，還要能夠通過(guò)研究分析合同相關(guān)數(shù)據(jù)，為管理層提供決策支持。
參考文獻(xiàn)：
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第2條 本制度根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及其相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況制定，適用于企業(yè)各銷(xiāo)售部、業(yè)務(wù)部門(mén)、各子公司及分支機(jī)構(gòu)的銷(xiāo)售合同審批及訂立行為。
第2章 銷(xiāo)售格式合同編制與審批
第3條 企業(yè)銷(xiāo)售合同采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式和條款，由企業(yè)銷(xiāo)售部經(jīng)理會(huì)同法律顧問(wèn)共同擬定。
第4條 企業(yè)銷(xiāo)售格式合同應(yīng)至少包括但不限于以下內(nèi)容。
1.供需雙方全稱(chēng)、簽約時(shí)間和地點(diǎn)。
2.產(chǎn)品名稱(chēng)、單價(jià)、數(shù)量和金額。
3.運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、交貨期限、交貨地點(diǎn)及驗(yàn)收方法應(yīng)具體、明確。
4.付款方式及付款期限。
5.免除責(zé)任及限制責(zé)任條款
6.違約責(zé)任及賠償條款。
7.具體談判業(yè)務(wù)時(shí)的可選擇條款。
8.合同雙方蓋章生效等。
第5條 企業(yè)銷(xiāo)售格式合同須經(jīng)企業(yè)管理高層審核批準(zhǔn)后統(tǒng)一印制。
第6條 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員與客戶(hù)進(jìn)行銷(xiāo)售談判時(shí)，根據(jù)實(shí)際需要可對(duì)格式合同部分條款作出權(quán)限范圍內(nèi)的修改，但應(yīng)報(bào)銷(xiāo)售部經(jīng)理審批。
第3章 銷(xiāo)售合同審批、變更與解除
第7條 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員應(yīng)在權(quán)限范圍內(nèi)與客戶(hù)訂立銷(xiāo)售合同，超出權(quán)限范圍的，應(yīng)報(bào)銷(xiāo)售經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)、總裁等具有審批權(quán)限的責(zé)任人簽字后，方可與客戶(hù)訂立銷(xiāo)售合同。
第8條 銷(xiāo)售合同訂立后，由銷(xiāo)售部將合同正本交檔案室存檔，副本送交財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)。
第9條 合同履行過(guò)程中，因缺貨或客戶(hù)的特殊要求等，銷(xiāo)售部或客戶(hù)提出變更合同申請(qǐng)，由雙方共同協(xié)商變更，重大合同款項(xiàng)應(yīng)經(jīng)總裁審核后方可變更。
第10條 根據(jù)合同規(guī)定的解除條件、產(chǎn)品銷(xiāo)售的實(shí)際和客戶(hù)的要求，銷(xiāo)售部與客戶(hù)協(xié)商解除合同。
第11條 變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按訂立合同時(shí)規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，須報(bào)公證機(jī)關(guān)重新公證。
第12條 銷(xiāo)售合同的變更、解除一律采用書(shū)面形式(包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無(wú)效。
第13條 企業(yè)法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)指導(dǎo)銷(xiāo)售部辦理因合同變更和解除而涉及的違約賠償事宜。
第4章 銷(xiāo)售合同的管理
第14條 空白合同由檔案管理人員保管，并設(shè)置合同文本簽收記錄。
第15條 銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)員領(lǐng)用時(shí)需填寫(xiě)合同編碼并簽名確認(rèn)，簽訂生效的合同原件必須齊備并存檔。
第16條 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員因書(shū)寫(xiě)有誤或其他原因造成合同作廢的，必須保留原件交還合同管理檔案人員。
第17條 合同檔案管理人員負(fù)責(zé)保管合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議等。
第18條 銷(xiāo)售合同按年、按區(qū)域裝訂成冊(cè)，保存××年以作備查。
第19條 銷(xiāo)售合同保存××年以上的，合同檔案管理人員應(yīng)將其中未收款或有欠款單位的合同清理另冊(cè)保管，已收款合同報(bào)銷(xiāo)售經(jīng)理批準(zhǔn)后作銷(xiāo)毀處理。
